특성은 문서 및 폴더와 같은 오브젝트에 대한 정보를 정의합니다. 오브젝트 저장소에서 액세스할 수 있는 모든 오브젝트는 한 클래스에 속합니다. 클래스는 오브젝트의 특성과 동작을 결정합니다. 예를 들어, 모든 폴더는 폴더 클래스에 속하고 모든 문서는 문서 클래스에 속합니다. 폴더의 동작 및 특성은 문서의 동작 및 특성과 다릅니다. 예를 들어, 문서는 체크아웃할 수 있지만 폴더는 체크아웃할 수 없습니다.
시스템 관리자는 특정 클래스에 대한 특성을 정의하고 클래스의 새 서브클래스를 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 사이트에 모든 문서의 프로젝트 계정 코드가 필요한 경우, 관리자는 "프로젝트 코드" 특성을 기본 문서 클래스에 추가할 수 있습니다. 사이트에서 일부 특성을 일부 유형의 문서에는 적용하지만 다른 유형의 문서에는 적용하지 않아야 하는 경우, 관리자는 하나 이상의 서브클래스를 정의하여 추가 특성을 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 비용 보고서 문서에는 계정 코드의 특성이 필요할 수 있지만 마케팅 문서에는 프로젝트 코드, 프로젝트 릴리스 날짜 및 관리 승인에 대한 특성이 필요할 수 있습니다. 문서를 추가하거나 체크인할 때 문서의 해당 클래스를 선택한 다음 특성 값을 채웁니다.
일부 특성 값은 시스템이 작성하며 직접 수정할 수 없습니다. 오브젝트 작성자 및 작성된 날짜와 같은 시스템 특성은 오브젝트가 오브젝트 저장소에 추가될 때 설정됩니다. 오브젝트가 수정된 날짜 및 수정자와 같은 기타 특성은 오브젝트, 오브젝트 특성 또는 오브젝트 보안이 수정될 때 시스템에 의해 업데이트됩니다.
특성에는 다양한 유형 및 제한사항이 있습니다. 특성 유형은 값을 지정할 때 사용하는 방법을 결정합니다. 일반적으로 페이지에 있는 지시사항을 그대로 따를 수 있습니다. 다음 각 섹션 아래에 고유 요구사항 및 팁이 나열됩니다. Microsoft® Office 애플리케이션과 통합하는 데 사용하는 애플리케이션에 따라 문서 특성에 액세스하는 방법이 달라집니다.
문서 또는 폴더를 오브젝트 저장소에 추가하거나 오브젝트를 수정할 때(예: 문서 체크인 또는 체크아웃된 문서의 컨텐츠 저장) 문서 또는 폴더에 지정된 특성을 액세스하고 업데이트할 수 있습니다. 문서를 추가하는 데 사용하는 입력 템플리트는 클래스를 선택할 수 있는지 또는 클래스를 문서에 지정할 수 있는지 여부를 판별합니다. 문서에 지정된 특성은 수정할 수 있지만 클래스는 수정할 수 없습니다. 그러나 폴더에 지정된 특성 및 클래스는 수정합니다.
컨텐츠를 저장할 때 특성 포함 저장을 클릭하여 문서의 특성을 수정하고 오브젝트 저장소로 문서를 다시 체크인하기 전에 새 컨텐츠를 저장할 수 있습니다.
IBM ECM 탭 아래에서 특성 보기/수정 명령을 사용하거나 팝업 메뉴에서 특성을 선택하십시오. 문서 또는 폴더를 선택한 후 찾아보기 분할창의 하단에 있는 세부사항 표시를 클릭할 수도 있습니다. 오브젝트에 대한 정보가 세부사항 분할창에 표시되고 수정을 클릭한 후 선택하는 모든 오브젝트에 대한 정보를 보고 수정할 수 있습니다.
일부 문서에는 관리자가 라이프사이클을 포함하는 특성을 지정할 수 있습니다. 문서 라이프사이클에는 문서 수명 동안 문서가 거치는 여러 단계가 포함됩니다. 예를 들어, 대출의 라이프사이클 상태는 다음 순서로 발생할 수 있습니다.
이러한 상태는 실제 대출 애플리케이션이 한 프로세스에서 다른 프로세스로 이동하는 순서를 반영합니다. 문서가 한 상태에서 다음 상태로 이동할 때 라이프사이클 상태는 업데이트됩니다. 예를 들어, 승인 시 문서는 두 번째 상태(승인)로 올라갑니다. 은행에서 대출 자금을 지원하면 문서는 다시 자금 지원 상태로 올라갑니다.
일부 특성에는 문서 라이프사이클 정책이 지정될 수 있습니다. 문서 라이프사이클 정책은 문서 클래스에 지정되고 관리자가 사용합니다. 라이프사이클 상태가 표시되고 사용자에게 권한이 지정되어 있으면 사용자가 라이프사이클을 수정할 수 있습니다.
문서 및 폴더의 일부 특성에는 관리자가 마킹을 지정할 수 있습니다. 마킹은 특정 특성 값에 따라 다르며 마킹을 사용하여 문서 또는 폴더에 액세스할 수 있습니다. 마킹이 오브젝트에 적용될 때 오브젝트에 대한 결과 액세스 권한은 원래 액세스 권한에 대한 설정과 마킹 설정의 조합입니다. 마킹 설정은 마킹이 지정된 오브젝트에 대한 액세스 권한이 있는 사용자 및 지정된 마킹을 수정하거나 제거할 수 있는 사용자를 결정할 수 있습니다.
문서 열기, 추가 또는 삽입 시 정보 페이지에서 문서의 특성을 볼 수 있습니다. 문서가 체크아웃될 때 정보 가져오기 메뉴에서 문서 특성을 수정하거나 사이트 관리자가 허용한 경우 문서를 체크인할 때 문서 특성을 수정할 수 있습니다. 특성 값 편집 외에도 Office 문서에 이러한 값의 일부를 삽입할 수 있습니다.
혼합 문서를 작성하려는 경우 문서 정보 페이지에 액세스해야 합니다. 통합된 애플리케이션의 '정보 가져오기' 메뉴 옵션에서는 혼합 문서 작성을 할 수 없습니다.
Workplace에서 체크아웃된 문서의 특성을 보는 경우에는 실제로 진행 중 또는 릴리스됨 상태인 버전의 특성을 보는 것이고 Application Integration에서는 예약 상태인 버전의 특성을 보는 것입니다. 이로 인해 체크아웃된 문서 관련 작업을 할 때 다음과 같이 예상치 못한 동작이 발생할 수 있습니다.
Office 애플리케이션 및 Outlook에서 특성 보기 또는 수정
애플리케이션에 따라 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
Office 애플리케이션 | Outlook |
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