Zugriffsberechtigungseinstellungen werden verwendet, um zu steuern, wer den Inhalt und die Eigenschaften anzeigen und ändern oder Dokumente veröffentlichen kann. Wenn Ihre Sitevorgaben entsprechend festgelegt sind, können Sie Zugriffsberechtigungen einstellen, wenn Sie neue Dokumente hinzufügen, wenn Sie ein Dokument einchecken, wenn Sie ein Dokument veröffentlichen oder wenn Sie die Informationen für ein Objekt anzeigen. Sie müssen die nötigen Zugriffsberechtigungen haben, um die Berechtigungseinstellungen anzeigen oder ändern zu können. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
Sie können auch Zugriffsberechtigungseinstellungen anzeigen und ändern, die Dokumenten und Ordnern in einer über Integration for Microsoft Office integrierten Microsoft Office 2007-Anwendung zugewiesen wurden. Wenn Sie für ein Dokument oder einen Ordner Details und Eigenschaften anzeigen, können Sie die dem Dokument zugewiesenen Zugriffsberechtigungseinstellungen ansehen oder ändern.
Normalerweise werden Zugriffsberechtigungseinstellungen auf Grundlage der Dokumentklasse erstellt, die Einstellungen können jedoch auch aus einer Erfassungsvorlage, einer Berechtigungsstrategie, aus der Ordnervererbung oder von einer externen Quelle, wie InfoSphere Enterprise Records, abgeleitet werden. Wenn ein Benutzer beispielsweise ein neues Dokument hinzufügt, basieren die Berechtigungen für das Dokument auf den Berechtigungseinstellungen, die der Administrator für die Dokumentklasse festgelegt hat. Sofern Ihre Sitevorgaben dies vorsehen, können Sie die Berechtigungen für einen Ordner, ein benutzerdefiniertes Objekt, ein Dokument oder eine Suche explizit festlegen. Dokumente können eine Berechtigungsstrategie verwenden, die aus einer oder mehr Berechtigungsvorlagen besteht, in denen die Berechtigungen für eine Dokumentklasse basierend auf dem Dokumentstatus definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Zugriffsberechtigungen festlegen.
Neben den für ein Dokument definierten Berechtigungen kann der Administrator zusätzliche Berechtigungseinstellungen für einzelne Eigenschaften definieren, die der Klasse des Dokuments zugeordnet sind. Sie können beispielsweise ggf. über die erforderlichen Zugriffsrechte zum Hinzufügen eines Dokuments in einem bestimmten Ordner und einer bestimmten Dokumentklasse verfügen. Wenn Sie die Eigenschaften für ein Dokument festlegen, können die Eigenschaften, die Sie bearbeiten können, ggf. über Eigenschaftszugriffsmasken gesteuert werden. Mit diesen Masken kann ggf. auch festgelegt werden, welche Werte Ihnen angezeigt werden und in der Liste der Eigenschaftswerte zur Auswahl stehen. Der Administrator definiert diese Einstellungen.
Zugriffsrollen steuern den Zugriff auf Ansichten, erweiterte Werkzeuge und Aktionen. Der Administrator kann Rollen definieren, die den Zugriff auf bestimmte Seiten, Modi und Befehle gewähren bzw. verweigern. Wenn Sie nicht einer bestimmten Zugriffsrolle angehören und eine Funktion auf eine bestimmte Rolle festgelegt ist, können Sie nicht auf die Funktion zugreifen.
Beispiel: In Ihrer Abteilung werden ausschließlich neue Dokumente in einem Objektspeicher hinzugefügt. In diesem Fall kann der Administrator die Workplace-Anwendung so konfigurieren, dass für die Mitglieder Ihrer Gruppe nur die Seiten der primären Ansichten "Durchsuchen" und "Autor" angezeigt werden. Ihren Abteilungsmitgliedern kann zudem ggf. nur ein Teilsatz der verfügbaren Aktionen auf der Informationsseite und in den Kontextmenüs angezeigt werden.