IBM InfoSphere Enterprise Records 简介

IBM InfoSphere Enterprise Records 是 IBM FileNet P8 产品套件的附加组件。IBM InfoSphere Enterprise Records 使您能够为电子信息和物理信息创建和维护准确、安全并且可靠的记录。您可以使用 IBM InfoSphere Enterprise Records 来管理任何类型的记录,而与存储介质或格式无关。您对 IBM InfoSphere Enterprise Records 的理解依赖于您对记录概念以及使用记录管理系统的原因的理解。

记录和元数据

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的上下文中,记录是元数据 - 这是一个文件,它引用且包含关于另一个电子文件(文档)或物理对象的信息。您可以创建记录以使文档或物理对象由公司或政府来控制,公司或政府将指定文档或对象存储、访问及最终处理的方式。元数据的格式为记录属性,例如介质类型、格式、作者、主题、审阅员、位置和发布日期。您可以按照针对该记录类型的政府标准和方针的要求来控制记录。

电子文档可以是单个文件,例如 Word 文档、数码照片或一组可以作为一个对象进行处理的相关文件(例如电子邮件消息及其附件)。电子文件存在于对象库及其他存储库中。您将文档申报为记录后,IBM InfoSphere Enterprise Records 将负责管理文档(包括其安全性以及可能的分类)。这通常会更改对文档的访问权,且可以禁止作者更改文档。

物理对象可以由录像带、缩微胶卷、硬盘驱动器、DNA 样本、打印的纸质文档和照片组成。它们可以存储在仓库内的箱子或档案柜中及其他安全档案设备中。记录将记录物理对象的位置。

术语记录经常用于非正式地指元数据文件或申报为记录的文档或对象。通常,上下文会明确是哪种用法。

包含可以申报为记录的文档的存储库称作记录存储库或记录对象库(ROS)。在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中创建的记录存储在称为归档计划对象库(FPOS)的存储库中。两个对象库都是 Content Engine 的一部分。

以下图表描述从不同的源创建记录的过程。每个记录均指向由系统管理的信息。

下图描述如何在不同的存储库中存储记录。其中一个存储库包含 FileNet Web 内容、MS Office 文档和音频文件,第二个存储库包含电子邮件,第三个存储库包含录像磁带、缩微胶卷和 CD-ROM,最后一个存储库包含合同、专利和许可。每个记录都指向由系统管理的信息

记录管理

记录管理指管理的活动,例如对记录的创建、存储、使用、检索和处理进行计划、控制和组织。换而言之,记录管理包括在记录的创建、活动使用、非活动存储和处理的整个生命周期中,您执行以保持记录的所有活动。

需要记录管理

要确保组织的信息准确、完整且易于使用,您需要设置一个可靠的记录管理系统。否则,您可能在与生产无关的活动(例如手动查找信息或搜索缺少的或归档错误的记录)上耗费大量时间。

在没有记录管理系统的情况下,查找、解释和遵守记录保持法规和规章可能变得很困难。这可能导致严重的罚款、处罚和其他法律后果。如果您没有正确维护和管理记录,还可能遇到与关键重要信息的诉讼、机密性和安全性关联的风险。

使用 IBM InfoSphere Enterprise Records 来降低上面提到的风险。您可以使用 IBM InfoSphere Enterprise Records 将有价值的信息保留为记录(有需要时,可以借助搜索技术来获得这些记录),并销毁不重要或不活动的记录或者对其进行归档。

IBM InfoSphere Enterprise Records 在记录管理方面的角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 使您能够管理整个企业的记录,而不依赖于存储介质。IBM InfoSphere Enterprise Records 的目标是确保:

通过使用 IBM InfoSphere Enterprise Records,您可以:

IBM InfoSphere Enterprise Records 的功能和优点

下表列示 IBM InfoSphere Enterprise Records 的功能以及该功能所具有的优点。

功能
优点
集中记录的存储库
  • 使整个企业信息的使用广泛而有效。
  • 由于相关信息及时有效而可做出有效的决定。
层次结构中用于存储电子文档和物理文档的记录的虚拟位置和容器
  • 控制文档硬拷贝集合和电子文件。
  • 模拟实际办公室环境。
  • 模拟实际物理存储结构的虚拟位置和容器。
  • 通过减少记录管理和检索所需的办公室空间、设备和人员开支来控制成本。
易用的搜索功能
  • 及时而轻松地访问所需信息,而无需使用复杂的查询语法。
记录的保留和处理规则

用户定义控制包括:

  • 记录应该保留的持续时间。
  • 在其保留计划末尾对记录进行的处理。
  • 记录被销毁之前对记录进行的审阅。

记录的审计过程、保留期的自动记录及记录的处理过程的初始化

  • 记录不会意外地销毁、改变、窜改、损坏或丢失。
  • 记录仅根据处理调度或作为审计过程的一部分被销毁
  • 对不再需要的记录进行处理以减少存储空间需求。
记录的导入和导出
  • 组织不经常需要但为了遵守政府法规而需要保留的记录可以导出到其他位置。
  • 记录可以从其他记录存储库导入。
记录的相应安全性控制
  • 未经授权的用户无法访问记录。
  • 用户不会意外地删除记录。记录可以由记录管理员删除或作为审计过程的结果被删除。
  • 用户仅能执行那些他们有相应访问权的记录相关的操作。
与 FileNet P8 Workplace、Workplace XT、Microsoft® Office 和 Microsoft Outlook 集成

从以下位置手动或自动申报记录:

  • Workplace 或 Workplace XT
  • Microsoft Outlook、Word、Excel 和 Power Point
  • 条目模板

IBM InfoSphere Enterprise Records 中的用户角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 提供了基于角色的用户安全性模型,并包括记录管理员、记录主管、特权用户(DoD 和 Base)或记录审阅员(PRO)及记录用户的相应角色。每个角色将确定属于该角色的用户可以执行哪个任务。有关更多信息,请参阅 IBM InfoSphere Enterprise Records 安全角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 安装类型

在安装 IBM InfoSphere Enterprise Records 应用程序之前,您必须选择能够满足记录管理需求的安装类型(数据模型)。以下是可用的数据模型:

IBM InfoSphere Enterprise Records 实体类型

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,记录存储在包含不同记录管理实体的分层结构中。以下图表描述这些实体的分层结构,跟有每个实体的简要说明:

下图描述记录的分层结构,其中,文件计划对象库位于顶层。

以下是一个记录管理实体层次结构的示例

归档计划

常规管理(类别)

通信文件(文件夹)

程序简短说明(文件夹)

2006 管理培训会议(卷)

2007 管理培训会议(卷)

信息管理(类别)

电信中心消息(文件夹)

运算符的数字表(文件夹)