Hinzufügen einer Aktenkategorie

Sie können einem Aktenplan in der Hierarchie der Aktenveraltungshierarchie eine Aktenkategorie hinzufügen. Ebenso können Sie eine Aktenkategorie einer anderen Aktenkategorie hinzufügen, d.h. eine Unterkategorie erstellen. Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Unterkategorie nur einer aktiven Aktenkategorie hinzufügen können. Nur ein Schriftgutmanager oder ein Schriftgutadministrator kann eine Aktenkategorie hinzufügen.

Standardmäßig erbt die neu erstellte Aktenkategorie sämtliche Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von der übergeordneten Aktenkategorie. Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.

HINWEIS Jede Ebene des Aktenplans sollte maximal 100 Aktenkategorien und Aktenordner enthalten (weitere Informationen finden Sie unter Aktenpläne).

So fügen Sie eine Aktenkategorie hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder Schriftgutadministrators an und durchsuchen Sie den Aktenplan, dem Sie eine neue Aktenkategorie hinzufügen wollen. Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen möchten, öffnen Sie die entsprechende Kategorie.
  2. Zum Öffnen des Assistenten klicken Sie auf Schriftstückkategorie hinzufügen: Symbol'Schriftstückkategorie hinzufügen'. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.

Eigenschaften festlegen

  1. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern. Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für die Eigenschaft einen Wert festlegen müssen.

    Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie unter Eigenschaften - Referenz. Bei Eingabe eines Aktenmusters, das Akten automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Eine Anleitung zum Erstellen des Musters finden Sie unter Benennungsmustersyntax.
  2. Klicken Sie auf "Weiter",, um den Dispositionszeitplan für die Aktenkategorie festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt. Klicken Sie auf "Abbrechen", um den Assistenten zu beenden.

Aussonderung festlegen

  1. Es gibt drei Möglichkeiten: Unter Umständen wurde bereits ein Dispositionszeitplan voreingestellt (das Kästchen "Erben" ist abgehakt). Unter Umständen ist ein Dispositionszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht abgehakt. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben". Möglicherweise liegen keine Dispositionsinformationen vor. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Disposition im Moment leer lassen wollen. Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
  2. Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf Auswählen unterhalb des Namens des Aussonderungszeitplans, den Sie dieser Kategorie zuweisen wollen.
  3. Geben Sie erforderlichenfalls die Aussonderungsberechtigung ein, die für die Aussonderung der Schriftstückkategorie zuständig ist.

    Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für die Schriftstückkategorie zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für die Kategorie festgelegte. Wenn Sie die Aussonderungsberechtigung zu diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Aussonderungszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Aussonderungsberechtigung, die für den Zeitplan eingestellt wird, die für die Schriftstückkategorie bestimmte.

  4. Klicken Sie auf "Weiter",, um die kritische Akte festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt.

Kritische Akte festlegen

Wenn die in dieser Kategorie erstellten Akten ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie die Aktenkategorie in diesem Schritt als "kritisch" kennzeichnen. Alle in dieser Kategorie erstellten Akten werden automatisch als "kritisch" kategorisiert.

  1. Um die Akten in dieser Kategorie als kritisch zu definieren, wählen Sie "True" aus dem Dropdown-Menü "Kritischer Akten-Indikator".
  2. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der kritischen Akten ein, die dieser Kategorie hinzugefügt werden sollen.
  3. Wählen Sie im Menü "Prüfaktion für kritische Akte" die Aktion, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung angestoßen werden soll. Das Menü enthält die Prüfaktionen, die früher erstellt wurden (gemäß der Beschreibung in Hinzufügen einer Aktion).
  4. Wählen Sie im Menü "Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für kritische Akte" das Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten in dieser Kategorie anstoßen soll. Das Menü enthält die Ereignisse, die früher erstellt wurden (gemäß der Beschreibung in Hinzufügen eines wiederkehrenden Ereignisses.
  5. Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und die Aktenkategorie abzuschließen.

Sicherheit festlegen

Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf die Aktenkategorie zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Sicherheitseinstellungen können unter Umständen durch die Sicherheitsmarkierungen der Einheit außer Kraft gesetzt werden.

  1. Überprüfen Sie die Zugriffsberechtigungseinstellungen. Eine Beschreibung der Sicherheitseinstellungen finden Sie unter Festlegen der Sicherheitseinstellungen.
  2. Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte "Titel", wenn Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe auf der Seite ändern möchten. Die Seite "Sicherheitseinstellungen" wird angezeigt, auf der Sie die Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen können.
  3. Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen von Benutzern oder Gruppen aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Benutzern und Gruppen.
  4. Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen der Aktenkategorie klicken Sie auf "Fertig stellen".
  5. Klicken Sie auf OK, um die Meldung über das Hinzufügen der Aktenkategorie zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.