Hinzufügen eines Bands

Beim Erstellen eines Aktenordners erstellt das System automatisch auch einen untergeordneten Band. Bände dienen im Allgemeinen dazu, die Anzahl der Objekte einzuschränken und sie zum Beispiel nach Monat oder Jahr einzuordnen. Beim Öffnen eines neuen Bands wird der vorherige automatisch geschlossen. Einem geschlossenen Band werden automatisch keine weiteren Bände hinzugefügt, hingegen ist ein manuelles Hinzufügen durchaus möglich. Wenn sich ein Schriftstück beispielsweise in einem Datenträger befinden muss, der nun geschlossen ist, können Sie den alten Datenträger öffnen und das Schriftstück manuell hinzufügen. Schließen Sie dann den Datenträger wieder.

Sie können Schriftstückordnern neue elektronische Datenträger, physische Datenträger oder Hybriddatenträger hinzufügen. Der Datenträgertyp muss der gleiche wie sein Ordnertyp sein. Sie können keine Boxendatenträger hinzufügen.

Ein Datenträger erbt den Dispositionszeitplan seines übergeordneten Aktenordners. Das Erstellen eines Dispositionszeitplans unabhängig vom übergeordneten Aktenordner ist nicht möglich. Auch können Sie unterhalb eines Bands keinen Unterordner und keinen weiteren Band anlegen.

So fügen Sie einen Band hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder als Schriftgutadministrator an und öffnen Sie den Schriftstückordner, unter dem Sie den Datenträger erstellen wollen.
  2. Klicken Sie auf Datenträger hinzufügen: Symbol 'Datenträger hinzufügen'

Eigenschaften festlegen

  1. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Manche Eigenschaften können direkt auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern.

    Das Feld "Datenträgername" ist bereits mit einem Musternamen ausgefüllt, der auf dem Muster basiert, das Sie während der Konfiguration ausgewählt haben. Sie können einen beliebigen Namen in das Feld "Datenträgername" eingeben, es dürfen jedoch keine doppelten Datenträgernamen vorkommen. Der Datenträgername darf die folgenden Zeichen nicht enthalten:

    \ / : * ? " < > |,

    Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie unter Eigenschaften - Referenz.
  2. Klicken Sie auf "Weiter",, um die kritische Akte festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt.

Kritische Akte festlegen

Wenn die in dem neuen Band erstellten Akten ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Band als "kritisch" kennzeichnen. Vor Durchführung dieses Schritts muss jedoch mindestens eine kritische Überprüfungsaktion vorhanden sein. Die Anleitung zum Erstellen einer solchen Aktion finden Sie unter Hinzufügen einer Aktion. Außerdem muss auch mindestens schon ein Auslöser (wiederkehrendes Ereignis) definiert sein. Die Anleitung zum Erstellen eines wiederkehrenden Ereignisses finden Sie unter Hinzufügen eines wiederkehrenden Ereignisses.

  1. Wählen Sie im Menü "Kritischer Aktenindikator" die Option Wahr aus.
  2. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für das kritische Schriftstück ein.
  3. Wählen Sie im Menü "Prüfaktion für kritische Akte" die Aktion aus, die zusammen mit der periodischen Überprüfung und Aktualisierung notwendiger Schriftstücke eingeleitet werden soll.
  4. Wählen Sie im Menü "Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für kritische Akte" das wiederkehrende Ereignis aus, das die periodische Überprüfung der notwendigen Schriftstücke in diesem Datenträger auslösen soll.
  5. Klicken Sie auf "Weiter", um die Sicherheitseinstellungen für den Band vorzunehmen.

Sicherheit festlegen - Optional

Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Band zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Sicherheitseinstellungen können unter Umständen durch die Sicherheitsmarkierungen der Einheit außer Kraft gesetzt werden.

  1. Fügen Sie neue Benutzer oder Gruppen hinzu.
    1. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen".
    2. Wählen Sie die Domäne im Menü "Auswählen in" aus.
    3. Wählen Sie "Benutzer" oder "Gruppen"..
    4. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Benutzer- oder Gruppennamens ein und klicken Sie auf "Suchen".
    5. Wählen Sie einen oder mehrere Namen in der Liste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
  2. Ändern Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe, wenn Sie dies wünschen.
    1. Klicken Sie auf den betreffenden Benutzer- oder Gruppennamen, um die Zugriffsrechte zu ändern.
    2. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um Rechte zu erteilen oder zu verweigern. "Erteilen" und "Verweigern" übersteuern bereits vorhandene Benutzer- oder Gruppenrechte in Bezug auf die betreffenden Funktionen.
    3. Klicken Sie auf "Akzeptieren".
  3. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf Fertigstellen und dann auf OK.