儲存搜尋
如果要使搜尋可供使用者使用,您必須將它新增至物件儲存庫中的資料夾。
如果您要使用的資料夾尚不存在,您可以在新增搜尋之前或之際建立它。
請參閱下面的如何新增資料夾或建立搜尋之前如何新增資料夾。
附註 使用「應用程式名稱」內容來指示已儲存的搜尋或搜尋範本,以供特定的應用程式使用。例如,RM 可以是「應用程式名稱」的內容值。利用此內容定義的已儲存搜尋或搜尋範本,只能供 Record Manager 使用。
如果此內容值保留空白,則可以從 Workplace XT 存取已儲存的搜尋或搜尋範本。
- 從「檔案」功能表選擇「新增」,或按一下「新增」按鈕。
- 如果預設(前次使用)物件儲存庫和資料夾需要變更,請按一下「瀏覽」按鈕,以選擇搜尋的新位置。不論搜尋是在何處尋找文件,您可以選擇任何物件儲存庫。
請選擇預定使用者有權存取的位置。
他們需要能夠瀏覽至搜尋,或在捷徑頁面上找到它,才能選取它。
- 導覽至您要放置搜尋的資料夾。您可以按兩下清單中的項目,或在選取項目時按一下「開啟」按鈕。按一下「選取」按鈕,以選取強調顯示的資料夾。
如果您想要備份至較高層次,請使用「查看範圍」方框中的下拉功能表,或視窗頂端的圖示。
您也可以使用「新增資料夾」按鈕,為您的搜尋建立新的資料夾。
請參閱下面的如何新增資料夾。如需圖示的其他詳細資料,請參閱選取子資料夾。
- 選取資料夾之後(會回到您按「下一步」的前一個畫面),輸入標題、說明和應用程式名稱,以協助使用者以後尋找搜尋。
儲存已修改的搜尋時,請檢查內容,必要的話,在按「下一步」之前,請更新它們。
- 「文件標題」、「說明」和「應用程式名稱」是可選的。不過,如果您未輸入「文件標題」,
使用者會看到 "undefined
name"。後來試圖移出搜尋的任何人將看到沒有名稱的圖示。
- 按「下一步」以指定安全性設定,或按一下「完成」,以接受預設安全性設定,並完成儲存。
- 如果您指定安全性設定,請檢查預設值,必要的話,在按一下「完成」之前,請更新它們。這些安全性設定控制對搜尋本身的存取,而不是針對該搜尋設計來尋找的文件。
- 看到狀態行出現「已順利儲存」的訊息之後,您可以透過啟動選項,或以即將使用該搜尋的使用者身分登入,來預覽搜尋。
如何新增資料夾
儲存搜尋時,您可以建立用來儲存搜尋的新資料夾。
- 導覽至您要新增資料夾的物件儲存庫,或您要新增子資料夾的資料夾。(必要的話,按一下「瀏覽」)。
- 按一下「新增資料夾」按鈕。
- 選擇資料夾的類別。(按一下「瀏覽」按鈕,以查看「類別」欄位是否有其他選擇。按一下 Windows 上的向上三角形,
或 Mac 上的向右三角形,以顯示更多類別)。
不同資料夾類別可能顯示不同內容。
- 至少輸入必填內容資料(由紅色星號指示),然後按「下一步」(以設定安全性)或「完成」。
- 檢閱或更新資料夾的安全性(如果您按「下一步」),然後按一下「完成」。
現在您可以完成儲存搜尋,如本頁面頂端所述(步驟
4)。
在建立搜尋之前如何新增資料夾
- 在「瀏覽」中,選取物件儲存庫。
- 導覽至您要建立新資料夾的資料夾,或停留在物件儲存庫的 root 層次。
- 按一下「新增資料夾」按鈕。
- 完成上述步驟 3 到 5 來新增資料夾。