廃棄スケジュールの定義

権限のあるユーザーが、廃棄スケジュールを定義し、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはレコード・タイプと関連付けます。廃棄スケジュールは、Records Manager または Records Administrator だけが定義できます。PRO データ・モデルでは、Records Manager、Records Administrator、またはレビューアーが廃棄スケジュールをエンティティーに割り当てることができます。Base および DoD データ・モデルでは、Records Manager または Records Administrator が廃棄スケジュールをエンティティーに割り当てることができます。

廃棄スケジュールには複数のフェーズが存在する場合があります。その場合、対象エンティティーは、レビュー、エクスポート、転送、破棄などの廃棄手順に従って処理されます。廃棄スケジュールにはフェーズが複数ある必要はありませんが、通常、次の 2 つのフェーズが含まれます。

廃棄スケジュールを定義するには

  1. 「廃棄」」タブを選択します。
  2. 廃棄スケジュール」をクリックします。
  3. 廃棄スケジュールの追加」をクリックします。
手順 1   スケジュールの定義
  1. スケジュールの名前と説明を入力します。
  2. エンティティーを廃棄する廃棄権限の名前を入力し、「次へ」をクリックします。
手順 2  トリガーの設定

このステップでは、エンティティーのカットオフをトリガーする条件を設定します。カットオフは自動的に行われるか、または承認を必要とします。承認を必要とする場合、廃棄カットオフ・アクションを指定します。自動カットオフにする場合、廃棄カットオフ・アクションは指定しないでください。

  1. 該当するラジオ・ボタンをクリックし、カットオフを開始するトリガーを選択します。
  2. 必要な場合、「廃棄イベント」オフセットを設定して、カットオフの開始から関連カットオフ・アクションの起動までの間隔を指定します。
  3. 必要な場合は、スケジュールに関連付ける「廃棄カットオフ・アクション」を選択します。
  4. 現在のスケジュールの 1 つまたは複数の保存期間 (フェーズ) を作成するには、「次へ」をクリックします。「終了」をクリックした場合、廃棄スケジュールに関連付けられるエンティティーには特定の保存期間が設定されません。

手順 3  フェーズの設定

廃棄スケジュールにフェーズを関連付けると、エンティティーに対して異なる間隔でさまざまな操作を実行できます。各フェーズでは、そのエンティティーの廃棄アクションと保存期間を指定します。たとえば、廃棄前にエンティティーをレビューするには、廃棄スケジュールに 2 つのフェーズを追加する必要があります。第 1 フェーズではエンティティーのレビューを指定し、第 2 フェーズではエンティティーの廃棄を指定します。廃棄スケジュールに含まれる複数のフェーズは、IBM InfoSphere Enterprise Records により、そのスケジュールに追加した順に実行されます。

また、複数の「代替保存期間」をフェーズの中に定義できます。代替保存期間は、プロパティー値に基づく可変の保存期間です。代替保存条件のいずれも True ではない場合、IBM InfoSphere Enterprise Records により、デフォルト保存期間が使用されます。複数の代替保存条件が True の場合、IBM InfoSphere Enterprise Records により、保存期間が最も長い代替保存期間が適用されます。

注:   代替保存期間の数や保存期間条件の複雑さは、保存期間の計算時のパフォーマンスに影響します。

IBM InfoSphere Enterprise Records によるエンティティーのカットオフ・アクションの適用後、廃棄スケジュールの第 1 フェーズがエンティティーに適用されます。第 1 フェーズの保存期間の最後に、そのフェーズに関連付けられている廃棄アクションが実行されます。IBM InfoSphere Enterprise Records により関連付けられている廃棄アクションが完了すると、権限ユーザーによる承認後に廃棄スケジュールの次のフェーズが開始されます。

廃棄スケジュールに新しいフェーズを追加するには

  1. 追加」をクリックして、「フェーズ・プロパティー」ページを開きます。
  2. フェーズの名前と説明を入力します。
  3. ドロップダウン・メニューから「フェーズ・アクション」を選択します。

    注:   エンティティーの転送または破棄を行うフェーズは最終フェーズです。このタイプのアクションの後には別のフェーズを追加できません。

  4. フェーズに関連付けられているワークフローの起動前にエンティティーのレビューが必要な場合、「要スクリーニング」フィールドで「True」を選択します。スクリーニングが不要である場合、「False」を選択します。
  5. フェーズに対し「転送」、「エクスポート」、または「暫定転送」アクションを選択した場合、「エクスポート先」フィールドにロケーションを入力します。ロケーションの候補は次の通りです。
  6. このフェーズにおけるエンティティーの「デフォルト保存期間」を指定します。代替保存期間を割り当てない場合、この値を指定する必要があります。
  7. 条件を設定して、エンティティーの保存期間をプロパティーに基づいてより長く、または短くする場合、次の手順を実行して代替保存期間を定義します。
    1. 追加」をクリックします。「代替保存期間」画面が表示されます。
    2. ドロップダウン・メニューからプロパティー名を選択します。
    3. ドロップダウン・リストから演算子を選択します。
    4. プロパティー値を指定します。入力する値は、プロパティーによって異なります。
    5. 保存期間の開始日として「保存ベース」を選択します。
    6. 「保存期間」を年、月、および日で指定します。ここで指定する値が IBM InfoSphere Enterprise Records により「保存ベース」に追加されます。最終的な日付に、フェーズ・アクションが IBM InfoSphere Enterprise Records によりエンティティーに適用されます。
    7. 承認」をクリックして代替保存期間を現在のスケジュールに追加し、「フェーズ・プロパティー」画面に戻ります。
    8. 条件ごとに代替保存期間を追加するには、「追加」をクリックします。すべてのフィールドには前の代替保存期間のデータが IBM InfoSphere Enterprise Records により入力されているので、必要なフィールドを変更します。必要な場合、代替保存期間の「削除」チェック・ボックスを選択し、「適用」をクリックしてその条件を削除します。
  8. 承認」をクリックしてフェーズを終了します。スケジュールのフェーズ・リストにフェーズとその詳細が IBM InfoSphere Enterprise Records により追加されます。
  9. フェーズをさらに追加するには、「追加」をクリックします。それ以外の場合は、「終了」をクリックして廃棄スケジュールを完了します。