Associer un planning d´élimination avec une entité

Les utilisateurs autorisés (gestionnaires ou administrateurs d'enregistrements, ou réviseur en version PRO, gestionnaires ou administrateurs d'enregistrements en version DoD ou Base) peuvent associer un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement ou un dossier d'enregistrement à tout moment. Les conteneurs enfants héritent du planning d'élimination tel qu'il est décrit ci-dessous.

Propagation du planning d'élimination

Après avoir créé une catégorie ou un dossier, lorsque vous lui associez un planning d'élimination, celui-ci peut se propager à ces conteneurs enfants comme suit :

Associer une planning d'élimination à une catégorie ou un dossier d'enregistrement

Il vous est possible d'associer un planning d'élimination à une catégorie ou un dossier d'enregistrement au moment de sa création ou ultérieurement. Les procédures permettant d'associer un planning d'élimination au moment de la création sont comprises dans la rubrique concernant l'ajout d'un conteneur. Pour les catégories d'enregistrement, voir Etape 2 : définition de l'élimination. Pour les dossiers d'enregistrement, voir Etape 3 : définition de l'élimination. Procédez de la manière suivante pour assigner un planning d'élimination pour la première fois après une création. Reportez-vous à Modifier le planning d'élimination associé à l'entité pour modifier un planning existant.

Pour associer un planning d'élimination ultérieurement  

  1. Rendez-vous sur le conteneur auquel vous voulez assigner le planning d'élimination et cliquez sur son icône Obtenir des infos .
  2. Cliquez sur Elimination dans le panneau gauche.
  3. Cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning d'élimination.
  4. La page Sélectionner un planning d'élimination s'affiche avec une liste de plannings d'élimination. Cliquez sur Sélectionner sous le nom d'un planning.
  5. Après avoir sélectionné un planning d'élimination, un nouveau menu déroulant s'affiche. Sélectionnez l'option adéquate pour indiquer vos préférences de propagation de ce nouveau planning d'élimination aux conteneurs enfants. Reportez-vous à Propagation du planning d'élimination ci-dessus.
  6. Si besoin, tapez les informations d'Autorité d'élimination conformément aux règles de votre organisation.

    REMARQUE  Par défaut, l'autorité d'élimination spécifiée pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement assignée comme autorité d'élimination du conteneur. Si aucune autorité d'élimination n'est établie pour le planning choisi, l'autorité d'élimination que vous établirez pour ce conteneur s'applique. Si une autorité d'élimination a été établie lors de la création du conteneur sans qu'un planning d'élimination ne lui soit assigné, l'autorité d'élimination du planning prendra le pas sur l'autorité d'élimination établie antérieurement.

  7. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.
  8. Pour fermer la page, cliquez sur Quitter.

REMARQUE  Les enregistrements associés à un type d'enregistrement peuvent avoir un planning d'élimination différent de celui du conteneur parent. Le planning d'élimination associé au type d'enregistrement a la priorité sur le planning du conteneur. Cependant, lors d'un balayage, un message d'avertissement de conflit d'élimination s'ouvre dans le fichier journal de balayage si le planning associé au conteneur parent comporte des périodes de conservation d'extinction plus courtes que celles du planning associé au type d'enregistrement.