Löschen einer Akte

Mit dem Löschen einer Akte wird das Dokument gelöscht, das als Akte deklariert wurde. Die Metadaten einer Akte werden standardmäßig zur selben Zeit gelöscht, aber Sie können die Metadaten der Akte auch beibehalten. Sie können die Metadaten der Akte beibehalten, um sie in eine XML-Datei zu exportieren und die Metadaten der Akte später zu löschen. Zur Aufbewahrung der Metadaten muss der Aktenplan entsprechend konfiguriert sein. Siehe Konfigurieren zur Aufbewahrung von Metadaten.

Eine Akte wird vernichtet, wenn sie das Ende ihres Aufbewahrungszeitraums erreicht und vom System ausgesondert wird. Bei Bedarf kann ein Schriftgutadministrator sie auch manuell löschen.

Gemäß DoD-Standards ist auch ein Schriftgutmanager zum Löschen von Akten befugt. Im Gegensatz dazu darf ein Schriftgutmanager nach PRO-Standard keine Akten aus dem Objektspeicher löschen.

So löschen Sie eine einzelne Akte:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Akte und wählen Sie "Löschen".
  2. Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Löschvorgang zu bestätigen, oder auf"Beenden", wenn Sie die Akte doch nicht löschen wollen.

So löschen Sie eine oder mehrere Akten:

  1. Suchen Sie in der Dateiplan-Hierarchie nach den Datensätzen, die gelöscht werden soll.
  2. Wählen Sie die Kontrollkästchen links neben den zu löschenden Datensätzen aus.
  3. Wählen Sie die Option Löschen im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" aus.
  4. Prüfen Sie im Fenster "Löschen", dass die zu löschenden Datensätze ausgewählt sind, und klicken Sie auf Löschen. Ihre Datensätze werden ohne weitere Warnung gelöscht.
  5. Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung des Löschvorgangs auf OK, um zur Seite "Durchsuchen" zurückzukehren.