「検索」ビューでは、検索テンプレートや、単純検索とも呼ばれるカスタマイズ済み検索にアクセスできます。これらを使用すると、オブジェクト・ストア内に保存されたドキュメントやフォルダー、カスタム・オブジェクトに移動できます。
「検索」ビューのほかに「参照」ビューでも保管済み検索や検索テンプレートを使用できます。左サイドバーにあるオブジェクト・ストアを選択すると、ページの「フォルダー」および「検索」領域に保存済み検索が表示され、「見つかったアイテム」領域に検索テンプレートが表示されます。検索を実行するには、任意の検索名をクリックします。保管済み検索の結果は別の「参照」ウィンドウに表示されます。パスを使用して別の保管済み検索をバックアップおよび試行できます。検索テンプレートを選択すると「検索ビュー」ウィンドウが表示されます (このウィンドウの機能については下記を参照してください)。
検索テンプレートは、「拡張オーサー・ツール」に含まれる「Search Designer」へのアクセス権を持つ管理者が作成および管理します。管理者は、各テンプレートの検索対象のアイテム、およびテンプレートの保管先を決定します。ユーザーは、テンプレートを使用してアイテムを検索します。また、検索テンプレートのブックマークを作成したり、「情報の取得」をクリックして特定の検索テンプレートのプロパティーを表示したりすることもできます。
単純な検索では、多くのユーザーが使用する可能性の高い検索に対して管理者が構成できるチェック・ボックスがあります。デフォルトの設定を次の図に示します。「自分の作成分」および「先週追加分」チェック・ボックスをオンにするだけで、ユーザーが先週追加したドキュメントがすべて検索されます。また、Word 文書や Excel シート、PDF ドキュメントなど、いずれかのドキュメントの種類を選択して、検索対象をさらに絞り込むこともできます。ページで選択したすべての検索オプションに合致するオブジェクトのみが検索され、検索結果が返されます。
これらのチェック・ボックスでほとんどのケースに対応できますが、検索のユーザー設定に基づいて、オブジェクトごとに表示される検索基準およびオプションを使用して、検索を独自にカスタマイズすることもできます。一部のデフォルトの検索オプションは管理者が指定します。ただし、ユーザーも設定を変更できます。また、ドキュメント、フォルダー、カスタム・オブジェクトなど、検索するオブジェクトを指定することもできます。デフォルトの「検索」ページの表示は単純な検索です (下図参照)。
単純な検索と検索テンプレートを切り替えるには、「検索」ページで「単純な検索の使用」または「検索テンプレートの使用」をクリックします。単純な検索の場合、検索するオブジェクト・ストアの名前が表示されます。検索テンプレートの場合、検索テンプレートの保管先のパスと検索基準が表示されます。特定の検索テンプレートの検索基準の表示/非表示を切り替えるには、「検索基準の表示」または「検索基準の非表示」をクリックします。
単純な検索と検索テンプレートの切り替えのほかに、検索するオブジェクト・ストア、および使用する検索テンプレートを変更することもできます。これには、「検索」ページの上部にある「検索テンプレートの変更」リンクおよび「検索場所の変更」リンクを使用します。いずれかのリンクをクリックすると、ツリー・ビュー構造に整理されたオブジェクト・ストアが別のページに表示されます。このページで、別の検索テンプレートを指定したり、検索するオブジェクト・ストアを変更したりします。
注意: 選択した「検索選択モード」ユーザー設定によっては、検索を変更したときにフラット・リストまたはフォルダー・ナビゲーションが表示されることがあります。フラット・リストには、オブジェクト・ストアとオブジェクト・ストア内に格納されているすべての検索が表示されます。フォルダー・ナビゲーションでは、オブジェクト・ストアが表示され、すべての検索を格納しているフォルダーをナビゲートできます。
ユーザー設定でデフォルトの検索ビューを指定するほかに、「単純な検索」ビューと「検索テンプレート」ビューの両方で特定のオブジェクト・ストアのデフォルトの検索ビューを設定することもできます。いずれかのビューで指定したデフォルト設定は、「デフォルトの検索ビュー」ユーザー設定を変更し、特定のオブジェクト・ストアのデフォルトの検索ビューになります。「検索テンプレート」ビューでは「デフォルトに設定」をクリックします。「単純な検索」ビューでは「デフォルト検索場所として設定」をクリックします。
単純な検索を使用した作業の詳細については、「単純な検索に関する作業」を参照してください。
オブジェクト・ストアに保存されている検索テンプレートを使用した作業の詳細については、「検索テンプレートに関する作業」を参照してください。
オブジェクト・ストアに保存されている保存済み検索を使用した作業の詳細については、「保存済み検索に関する作業」を参照してください。