Für das Zugreifen auf eine Erfassungsvorlage von Workplace XT und über eine integrierte Office-Anwendung sind unterschiedliche Schritte erforderlich.
Sie können das Verfahren zum Hinzufügen neuer Dokumente optimieren, indem Sie (oder ein Administrator) eine Erfassungsvorlage entwerfen, die Standardinformationen bereitstellt. Mit einer Erfassungsvorlage können Sie z. B. die Dokumentklasse und andere Dokumenteigenschaften automatisch zuweisen. Eine Erfassungsvorlage kann einem bestimmten Ordner zugeordnet sein. Wenn Sie ein Objekt einem Ordner mit einer zugeordneten Erfassungsvorlage hinzufügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstelle des Standardassistenten verwendet. Ist mehr als eine Erfassungsvorlage dem Ordner zugeordnet, können Sie die gewünschte auswählen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten. Weitere Informationen zum Zuordnen von Erfassungsvorlagen zu einem Ordner finden Sie in Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen.
Anweisungen hierzu finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
Workplace XT |
Integration for Microsoft Office und Application Integration |
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Navigieren Sie zu einer Erfassungsvorlage und wählen Sie die Aktion Öffnen oder Erweitert öffnen.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Dokument mit Vorlage hinzufügen.
- Fügen Sie ein Dokument einem Ordner hinzu, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugeordnet ist.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Integration for Microsoft Office
- Wählen Sie in Office-Anwendungen in der Multifunktionsleiste von Microsoft® Office 2007 auf der Registerkarte IBM ECM zuerst den Objektspeicher, der die zu verwendenden Erfassungsvorlagen enthält. Klicken Sie auf Erfassungsvorlagen, um ein bestimmte Erfassungsvorlage auszuwählen.
Sie können auch ein Dokument hinzufügen, das gerade geöffnet ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und wählen Sie Dokument hinzufügen aus. Der Ordner kann eine oder mehrere zugehörige Erfassungsvorlage(n) haben. Geben Sie Informationen in die Felder ein, die durch die Erfassungsvorlage definiert sind, die dem Ordner zugewiesen ist.
- Für Outlook können Sie E-Mails und E-Mail-Anlagen hinzufügen, indem Sie diese in einen Ordner ziehen oder die Menüoptionen verwenden. Wenn der Ordner über keine bestimmte zugehörige Erfassungsvorlage verfügt, wird eine Erfassungsvorlage basierend auf der Ihrer E-Mail zugewiesenen E-Mail-Klasse bereitgestellt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mails oder E-Mail-Anlagen, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie Anlage zu IBM ECM hinzufügen aus.
HINWEIS Eine Erfassungsvorlage kann zu einem bestimmten Ordner gehören. Wenn Sie ein Objekt einem Ordner mit einer zugeordneten Erfassungsvorlage hinzufügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstelle des Standardassistenten verwendet. Ist mehr als eine Erfassungsvorlage dem Ordner zugeordnet, können Sie die gewünschte auswählen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten. Weitere Informationen zum Zuordnen von Erfassungsvorlagen zu einem Ordner finden Sie in Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen.
Application Integration
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