Verwenden der Dispositions-Workflows

Die verschiedenen Dispositions-Workflows sind sich in Form und Aussehen sehr ähnlich und befinden sich in Ihrem Workplace-Posteingang und dem öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval".

So starten Sie einen Workflow:

  1. Öffnen Sie Ihren persönlichen Posteingang
    1. Klicken Sie in Workplace in der linken Seitenleiste auf die Aufgabenansicht.
    2. Klicken Sie in Workplace XT auf das Aufgabensymbol.
  2. Wenn sich der gewünschte Workflow nicht in Ihrem Posteingang befindet, klicken Sie auf "Öffentliche Posteingänge" und anschließend auf "RecordsManagerApproval".
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Workflow.

Die im Folgenden aufgezählten Felder und Schaltflächen kommen in den meisten Workflows vor. Zusätzliche Felder werden in der Beschreibung der einzelnen Typen von Workflow-Schritten erläutert.

Anweisungen

Am oberen Rand des Fensters sollten Anleitungen zum Abschließen des jeweiligen Schritts angegeben sein. Diese Anleitungen werden vom Workflow-Designer zusammengestellt. Wenn sie nicht angezeigt werden, klicken Sie auf "Anweisungen", um das Feld mit den Anweisungen zu öffnen.

Einheitenname

Hier finden Sie eine Liste von Einheiten mit mindestens einem Eintrag. Wenn es sich bei der Einheit um eine elektronische Akte oder einen elektronischen Container handelt, können Sie auf den Namen klicken, um die Akte anzuzeigen oder den Ordner zu öffnen und dessen Inhalt einzusehen. Wenn die Einheit ein physischer Datensatz ist, hat sie keinen Inhalt. Sie können auch auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken, um die Informationsseiten der Einheit anzuzeigen.

Übertragungszuordnung

Eine Übertragungszuordnung ist ein Objekt von IBM InfoSphere Enterprise Records, das Content Engine-Eigenschaftennamen mit XML-Eigenschaftenname verbindet, die das Transfer-Tool von IBM InfoSphere Enterprise Records zum Erstellen einer XML-Datei beim Export von IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheiten verwendet. Sie können im Dropdown-Menü "Übertragungszuordnung" ein Übertragungszuordnungsobjekt wählen. Weitere Informationen zu Übertragungszuordnungsobjekten finden Sie unter Übertragungszuordnungen.

Weitere Informationen zum Transfer-Werkzeug von IBM InfoSphere Enterprise Records finden Sie unter IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer.

Prüfungskommentare

Sie können einen Kommentar direkt in das Textfeld eingeben oder auf das gelbe Symbol unten im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zum Eingeben oder Lesen von längeren Kommentaren ohne Betätigung der Bildlaufleiste zu öffnen. Nach Eingabe des Texts im großen Fenster klicken Sie auf "Aktualisieren" und anschließend auf "Schließen".

Prüfungsbescheid

Klicken Sie für jede einzelne Einheit, deren Workflow-Aktion Sie genehmigen möchten, auf "Genehmigen".

Wählen Sie "Zurückweisen", um die Aktion zu diesem Zeitpunkt nicht auszuführen. In diesem Fall sollten Sie einen Grund angeben.

Wählen Sie "Zurückstellen", um die Rückstellung der Einheit zu veranlassen. Die Rückstellung muss außerhalb des Workflowschritts vorgenommen werden. Beim Abschluss des Workflows erhalten Sie eine diesbezügliche Nachricht. Die Einheit wird in den Status zurückgeführt, in dem Sie sich vor der Disposition befunden hat. Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Rückstellung zu einer Einheit finden Sie unter Zurückstellen von Einheiten.

Wählen Sie "Plan ändern", um für die Einheit einen anderen Dispositionszeitplan einzusetzen. Der neue Dispositionszeitplan muss außerhalb des Workflow-Schritts zugewiesen werden. Die Einheit wird in den Status zurückgeführt, in dem Sie sich vor der Disposition befunden hat. Anweisungen zum Ändern eines Dispositionszeitplans finden Sie unter Ändern des mit einer Einheit verbundenen Dispositionszeitplans.

Informationsspalten

Je nach Schritt werden verschiedene einheitenbezogene Informationen angezeigt, die keine Benutzereingabe erfordern.

Schaltflächen "Anwenden" und "Schließen"

Sie können Informationen ändern, anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Vorgangsobjekte verbleiben im selben Posteingang. Der Vorgang "Anwenden" ist auch zum Abschließen eines Workflow erforderlich, in dem ein Element zurückgestellt wurde.

Schaltfläche "Neu zuweisen"

Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf "Suchen". Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgangsobjekt neu zuweisen.

Schaltfläche "Status"

Diese Schaltfläche öffnet die Anwendung Tracker. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Status anzeigen.

Schaltfläche "Abschließen"

Diese Schaltfläche schließt den Workflow-Schritt ab und verschiebt die Einheiten in den nächsten Schritt des Dispositionsprozesses.