Aramanın saklanması

Bir aramayı kullanıcıların kullanımına açmak için, aramayı bir nesne deposundaki bir klasöre eklemeniz gerekir Kullanmak istediğiniz klasör yoksa, aramayı eklemeden önce ya da eklerken yaratabilirsiniz. Aşağıdaki Yeni klasör eklenmesi ya da Arama yaratmadan önce klasör eklenmesi başlıklı kısma bakın.

NOT Bir saklanmış aramanın ya da arama şablonunun belirli bir uygulamayla kullanılabileceğini belirtmek için Uygulama Adı özelliğini kullanın. Örneğin, Uygulama Adı'nın özellik değeri RM olabilir. Böylece, bu özellikle tanımlanan saklanmış arama ya da arama şablonu yalnızca Records Manager ile kullanılabilir.

Bu özellik değeri boş bırakılırsa, saklanmış aramaya ya da arama şablonuna Workplace XT'den erişilebilir.

  1. Dosya menüsündeki Yeni Ekle seçeneğini belirleyin ya da Yeni Ekle düğmesini tıklatın.
  2. Varsayılan (son kullanılan) nesne deposunun ve klasörün değiştirilmesi gerekiyorsa, Göz At düğmesini kullanarak aramanız için yeni bir yer seçin. Aramanın belgeleri nerede aradığından bağımsız olarak herhangi bir nesne deposunu seçebilirsiniz. Hedef kullanıcıların da erişimi olan bir yeri seçin. Kullanıcıların aramayı göz atma yoluyla ya da kısayollar sayfasında bulup seçebilmeleri gerekecektir.
  3. Aramayı koymak istediğiniz klasöre gidin. Listedeki bir öğeyi çift tıklabilir ya da öğe seçiliyken düğmesini tıklatabilirsiniz. Vurgulanmış klasörü seçmek için Seç düğmesini tıklatın. Daha yüksek bir düzeye yedeklemek isterseniz, Burada ara kutusundaki açılan menüyü ya da pencernin üst kısmındaki simgeleri kullanın. Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatarak, aramanız için yeni bir klasör de yaratabilirsiniz. Aşağıdaki Yeni klasör eklemek için kısmına bakın. Simgelerle ilgili ayrıntılar için Alt klasör seçilmesi başlıklı konuya bakın.
  4. Klasör seçtikten sonra (İleri düğmesini tıklattığınızda önceki ekrana dönülür), kullanıcıların aramayı bulmalarına yardımcı olmak için başlık, tanım ve uygulama adı girin. Değiştirilen bir aramayı saklarken, İleri düğmesini tıklatmadan önce, özellikleri denetleyin ve gerekiyorsa güncelleyin.
  5. Belge Başlığı, Tanım ve Uygulama Adı isteğe bağlıdır. Ancak, belge başlığı girmezseniz, kullanıcı "tanımsız ad" sözcüklerini görür. Daha sonra aramayı dışarı alma girişiminde bulunan kullanıcılar, adı olmayan bir simge görürüler.
  6. Güvenlik ayarlarını belirtmek için İleri düğmesini ya da varsayılan güvenlik ayarlarını kabul etmek ve saklamayı tamamlamak için Son düğmesini tıklatın.
  7. Güvenlik ayarlarını tanımlıyorsanız, Son düğmesini tıklatmadan önce, varsayılan ayarları denetleyin ve gerekiyorsa güncelleyin. Bu güvenlik ayarları, aramanın bulmak üzere tanımlandığı belgelere değil, aramanın kendisine erişimi denetler.
  8. Durum satırında Başarıyla Saklandı iletisini gördükten sonra, Başlat seçeneğini kullanarak ya da aramayı kullanacak bir kullanıcı adıyla oturum açarak, aramayı önizleyebilirsiniz.

Yeni klasör eklemek için

Bir aramayı saklarken, aramayı saklamak için yeni bir klasör yaratabilirsiniz.

  1. Klasör eklemek istediğiniz nesne deposuna ya da alt klasör eklemek istediğiniz klasöre gidin. (Gerekiyorsa Göz At düğmesini tıklatın.)
  2. Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatın.
  3. Klasör için sınıf seçin. (Göz At düğmesini tıklatarak, Sınıf alanı için ek seçenekler olup olmadığını saptayabilirsiniz. Ek sınıfları görmek için, Windows üzerinde yukarı dönük üçgeni tıklatın ya da Mac üzerinde sağa dönük üçgeni tıklatın.) Farklı klasör sınıfları farklı özellikler görüntüleyebilir.
  4. En azından gerekli özellik verilerini (kırmızı yıldız imiyle gösterilir) girin ve İleri düğmesini (güvenliği ayarlamak için) ya da Son düğmesini tıklatın.
  5. Klasöre ilişkin güvenliği gözden geçirin ya da güncelleyin (İleri düğmesini tıklattıysanız) ve Son düğmesini tıklatın.

Artık, bu sayfanın başında (dördüncü adım) açıklandığı gibi, aramayı saklamayı tamamlayabilirsiniz.

Arama yaratmadan önce klasör eklemek için

  1. Göz At ekranında nesne deposunu seçin.
  2. İçinde yeni klasör yaratmak istediğiniz klasöre gidin ya da nesne deposunun kök düzeyinde kalın.
  3. Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatın.
  4. Yeni klasör eklemek için yukarıdaki 3 - 5 arası adımları izleyin.