Impostazione di una pianificazione di disposizione
Dopo avere impostato una pianificazione di disposizione, un utente autorizzato deve associarla a una categoria record, a una cartella record o a un tipo di record. Le pianificazioni di disposizione possono essere definite da un manager o amministratore dei record. Nel modello di dati PRO, una pianificazione di disposizione può essere assegnata a un'entità da un manager dei record, da un amministratore dei record o da un autore delle revisioni. Nel modello di dati Base e DoD, una pianificazione di disposizione può essere assegnata a un'entità da un manager o da un amministratore dei record.
Le pianificazioni di disposizione possono presentare varie fasi, durante le quali le entità interessate sono soggette a una serie di fasi di disposizione quali revisione, esportazione, trasferimento o distruzione. Sebbene una pianificazione di disposizione non debba essere composta da più fasi, in genere ne include due:
- Una fase di limite, che consente di terminare il periodo attivo dell'entità.
- Una fase che consente di specificare la disposizione finale al termine della fase di limite.
Per impostare una pianificazione di disposizione
- Selezionare la scheda Disposizione.
- Fare clic su
Pianificazioni di disposizione
- Fare clic su
Aggiungi pianificazione di disposizione
Fase 1 Descrizione
pianificazione
- Immettere il nome e la descrizione della pianificazione.
- Immettere il nome dell'autorità responsabile della disposizione delle entità e fare clic su Avanti.
Fase 2 Impostazione trigger
In questa fase si imposta la condizione che attiva il limite delle entità. Il limite può essere automatico o soggetto ad approvazione. Per richiedere l'approvazione, specificare un'azione limite di disposizione. Per un limite automatico, non specificare alcuna azione limite.
- Fare clic sul relativo pulsante di opzione per selezionare il trigger che attiva il limite.
- Se necessario, impostare un Offset evento di disposizione per specificare un intervallo temporale tra l'inizio del limite e l'avvio della relativa azione limite.
- Se lo si desidera, selezionare un'azione limite di disposizione da associare alla pianificazione.
- A ciascuna azione limite (precedentemente aggiunta utilizzando la scheda Configura di IBM InfoSphere Enterprise Records) è
associato un flusso di lavoro. La pulitura disposizioni avvia automaticamente tale flusso di lavoro una volta raggiunto il limite, più l'eventuale offset. Il menu a discesa Azione limite di disposizione contiene esclusivamente le azioni appartenenti al tipo di azione Limite. Per ulteriori informazioni sulle azioni, vedere Azioni.
- Il menu a discesa Base limite fornisce un insieme di proprietà data IBM InfoSphere Enterprise Records che consentono di calcolare
le date limite in base alle proprietà delle singole entità IBM InfoSphere Enterprise Records. Se non si modifica l'impostazione [Data evento], Pulitura disposizioni utilizza la data dell'evento trigger per calcolare il limite. Pulitura disposizioni aggiunge l'offset evento di disposizione alla data base limite per calcolare la data
limite.
Ad esempio, per impostare la data limite sul valore di 2 anni dopo la creazione del record,
impostare la data Base limite su "Data creazione" e l'Offset evento di disposizione su 2 anni. Pulitura disposizioni utilizza quindi la data di creazione di ciascun record per calcolare la data limite.
- Fare clic su Avanti per creare uno o più periodi di mantenimento, noti come fasi, per la pianificazione corrente. Se si fa clic su Fine, le entità associate alla pianificazione di disposizione non avranno un periodo di mantenimento specifico.
Fase 3 Impostazione fasi
Associando le fasi a una pianificazione di disposizione è possibile eseguire varie operazioni su un'entità a intervalli diversi. Ciascuna fase specifica un'azione di disposizione e un periodo di mantenimento per un'entità. Ad esempio, per sottoporre a revisione un'entità prima dello smaltimento, aggiungere due fasi alla pianificazione di disposizione. La prima fase specifica una revisione dell'entità, mentre la seconda ne specifica lo smaltimento.
IBM InfoSphere Enterprise Records esegue le diverse fasi di una pianificazione di disposizione nell'ordine in cui vengono aggiunte alla
pianificazione.
È inoltre possibile definire più periodi di mantenimento alternativi all'interno di una fase. Questi ultimi forniscono periodi di mantenimento variabili in base al valore di una proprietà.
Qualora non si verifichi alcuna delle condizioni per il mantenimento alternativo, viene utilizzato il periodo
di mantenimento predefinito di IBM InfoSphere Enterprise Records. Qualora si verifichi più di una condizione
per il mantenimento alternativo, IBM InfoSphere Enterprise Records applica il periodo di mantenimento
alternativo più lungo.
NOTA La definizione di una serie di periodi di mantenimento
alternativi o l'incremento della complessità dei rispettivi criteri incide sulle prestazioni del calcolo di
tali periodi.
Una volta applicata l'azione limite su un'entità, a questa si applica la prima fase della pianificazione
di disposizione. Al termine del periodo di mantenimento della prima fase, le entità sono soggette all'azione di disposizione associata a tale fase.
Una volta completata l'azione di disposizione associata, la fase successiva della pianificazione ha inizio
dopo avere ottenuto l'approvazione da parte di un utente autorizzato.
Per aggiungere una nuova fase alla pianificazione di disposizione
- Fare clic su Aggiungi nuovo per aprire la pagina Proprietà fase.
- Immettere un nome e una descrizione della fase.
- Selezionare un'azione fase dal menu a discesa.
- Le azioni sono state create in precedenza utilizzando la scheda Configura di IBM InfoSphere Enterprise Records.
- IBM InfoSphere Enterprise Records completa l'azione sulle entità al termine della fase.
- A ciascuna azione è associato un flusso di lavoro predefinito che viene avviato da IBM InfoSphere Enterprise Records per tale
azione.
NOTA Le fasi di trasferimento o distruzione delle entità sono
fasi finali. Non è possibile aggiungere un'altra fase dopo questo tipo di azioni.
- Nel campo Richiede screening, selezionare Vero per richiedere una revisione
delle entità prima di avviare il flusso di lavoro associato alla fase. Se lo screening non è necessario, selezionare False.
- Se per la fase si è selezionata l'azione Trasferimento, Esportazione o Trasferimento provvisorio, è necessario immettere un percorso nel campo Destinazione esportazione. Il percorso può essere:
- In un server remoto. Ad esempio, \\<nome server>\<nome cartella>.
- Una cartella in un'unità locale. Ad esempio,<unità locale>:\<nome cartella>.
- Specificare un periodo di mantenimento di default per le entità in questa fase. È necessario inserire un valore se NON si assegnano periodi di mantenimento alternativi.
- Per impostare le condizioni in base alle quali le entità rimangono nella fase per intervalli di durata maggiore o minore a seconda di una proprietà, attenersi alla seguente procedura per creare periodi di mantenimento alternativi.
- Fare clic su Aggiungi nuovo per visualizzare la schermata Mantenimento alternativo.
- Selezionare il nome di una proprietà dal menu a discesa.
- Selezionare un operatore dall'elenco a discesa.
- Specificare il valore della proprietà. Il valore immesso dipende dalla proprietà.
- Selezionare Base di mantenimento come data di inizio del periodo di mantenimento.
- Specificare i giorni del periodo di mantenimento in anni, mesi e giorni. Il valore qui specificato
viene aggiunto alla base di mantenimento. In corrispondenza della data risultante, l'azione fase viene
applicata all'entità.
- Fare clic su Accetta per aggiungere il mantenimento alternativo alla pianificazione corrente e tornare alla schermata Proprietà fase.
- Continuare ad aggiungere periodi di mantenimento alternativi per ciascuna condizione facendo clic su Aggiungi nuovo.
I dati relativi al periodo di mantenimento alternativo precedente vengono inseriti in tutti i campi
per consentire la modifica dei campi richiesti. Se necessario, è possibile selezionare la casella di controllo Rimuovi di un periodo di mantenimento alternativo e fare clic su Applica per eliminare tale condizione.
- Completare la fase facendo clic su Accetta. La fase e i dettagli vengono
aggiunti all'elenco delle fasi della pianificazione.
- Per aggiungere altre fasi, fare clic su Aggiungi nuovo. In caso contrario, fare clic su Fine per completare la pianificazione di disposizione.