Schriftstückklasse und Aktenplan-Speicherorte festlegen
Der erste Schritt beim Erstellen einer Erfassungsvorlage für die Schriftstückdeklaration besteht darin, die Schriftstückklasse und Aktenplan-Speicherorte festzulegen. Der Endbenutzer kann die ausgewählte Schriftstückklasse nicht ändern.
Wenn Sie Benutzern das Ändern der voreingestellten Aktenplan-Speicherorte ermöglichen möchten, müssen Sie die Option zum Anzeigen der Aktenplan-Speicherorte eines Schriftstücks auswählen. Wenn Sie die Option zum Ausblenden der Aktenplan-Speicherorte eines Schriftstücks auswählen, wird die Assistentenseite Schriftstück katalogisieren nicht angezeigt, wenn ein Benutzer ein Schriftstück mithilfe der Vorlage deklariert.
So definieren Sie die Schriftstückklasse und Aktenplan-Speicherorte:
- Legen Sie die Zugriffsebene für die Schriftstückklasse fest.
- Wählen Sie Schreibgeschützt aus, um zu verhindern, dass der Benutzer die Schriftstückklasse ändert. Dies ist die Standardeinstellung.
- Wählen Sie Ausblenden aus, um zu verhindern, dass dem Benutzer die Schriftstückklasse angezeigt wird.
- Klicken Sie auf Klasse auswählen, um die Schriftstückklasse anzugeben. Die Baumstrukturauswahlseite Klasse auswählen wird geöffnet.
- Ist diese noch nicht erweitert, klicken Sie auf die Pluszeichen (+), um den Objektspeicher und die Schriftstückklassen auf den verschiedenen Ebenen zu öffnen.
- Navigieren Sie zum Klassennamen im entsprechenden Objektspeicher und wählen Sie ihn aus. Die Baumstruktur wird geschlossen, wenn Sie eine Klasse auswählen.
- Legen Sie die Zugriffsebene für die Aktenplan-Speicherorte fest.
- Wählen Sie Bearbeitbar aus, um dem Benutzer das Ändern der Aktenplan-Speicherorte zu ermöglichen.
- Wählen Sie Schreibgeschützt aus, um dem Benutzer die Aktenplan-Speicherorte anzuzeigen, aber Änderungen zu verhindern.
- Wählen Sie Ausblenden aus, um zu verhindern, dass dem Benutzer die Aktenplan-Speicherorte angezeigt wird.
- Optional. Geben Sie gegebenenfalls die voreingestellten Aktenplan-Speicherorte an. Wenn Sie als Zugriffsebene Schreibgeschützt oder Ausblenden festlegen, müssen Sie mindestens einen Aktenplan-Speicherort für das Schriftstück angeben.
- Klicken Sie auf Aktenplan-Speicherort auswählen, um die Kategorie oder den Ordner auszuwählen, in der bzw. dem das Schriftstück deklariert werden sollte. Die Seite Schriftstücke deklarieren - Aktenplan-Speicherorte auswählen wird in der Ansicht Durchsuchen geöffnet.
- Wählen Sie gegebenenfalls die Ansicht Suchen oder Direktaufrufe auf, um die gewünschten Kategorien zu suchen. Blättern Sie andernfalls zu der entsprechenden Kategorie oder zum entsprechenden Ordner.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten Aktenplan-Speicherorte aus. Für manche Kategorien oder Ordner stehen möglicherweise keine Kontrollkästchen zur Verfügung, da sie nicht ausgewählt werden können. Sie können diese jedoch öffnen und darin nach auswählbaren Ordnern suchen.
- Klicken Sie auf Zur Auswahl hinzufügen. Ihre Auswahlmöglichkeiten werden unter Aktenplan-Speicherorte ausgewählt aufgelistet.
- Navigieren Sie gegebenenfalls zu anderen Speicherorten, die zuvor nicht sichtbar waren, und wählen Sie ihre Kontrollkästchen aus.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, um Ihre Auswahl zu speichern und zur Seite zum Hinzufügen der Schriftstückdeklarationsvorlage zurückzukehren.
- Klicken Sie gegebenenfalls auf Neue hinzufügen, um weitere Aktenplan-Speicherorte auszuwählen, und wiederholen Sie Schritt 4. Sie können auch unter einem ausgewählten Ordner auf Entfernen klicken, um ihn aus der Liste zu entfernen.
- Optional. Wenn Sie Benutzern das Auswählen von Aktenplan-Speicherorten ermöglichen, können Sie eine Startadresse auswählen.
- Klicken Sie auf Aktenplan-Speicherort auswählen. Die Seite Schriftstücke deklarieren - Aktenplan-Speicherorte auswählen wird geöffnet.
- Wählen Sie das Optionsfeld der Startkategorie aus oder navigieren Sie zu einem Ordner auf einer niedrigeren Ebene und wählen Sie stattdessen diesen Ordner aus.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, wenn Sie den Aktenplan-Speicherort für den Start ausgewählt haben.
- Klicken Sie auf Entfernen, wenn Sie den von Ihnen ausgewählten Aktenplan-Speicherort für den Start nicht mehr verwenden möchten.
- Wählen Sie Auf ausgewählten Ordner bzw. dessen Unterordner einschränken aus, wenn Sie die Klassifizierung auf den angegebenen Ordner oder seine Unterordner beschränken möchten. Die Benutzer können den Startordner oder eine niedrigere Ebene, jedoch keine höhere Ebene auswählen.
HINWEIS Wenn Sie keinen Startordner angeben, wird der Standardaktenplan verwendet, der in der Sitevorgabe des Objektspeichers (Ansicht Objektspeicher) angegeben ist. Ist dieser nicht angegeben, wird die Startadresse zum Durchsuchen der Sitevorgabe Allgemein entnommen (Allgemeine Einstellungen, Schriftgutverwaltung).
- Geben Sie an, ob der Schritt Aktenplan-Speicherorte für den Endbenutzer angezeigt wird.
- Wählen Sie die Option zum Anzeigen der Aktenplan-Speicherorte eines Schriftstücks aus, um dem Benutzer das Anzeigen oder Bearbeiten der Auswahl zu ermöglichen. Wenn Sie keine Aktenplan-Speicherorte angegeben haben, müssen Sie diese Option auswählen, um dem Benutzer das Auswählen mindestens eines Aktenplan-Speicherorts zu ermöglichen.
- Wählen Sie die Option zum Ausblenden der Aktenplan-Speicherorte eines Schriftstücks aus, um zu verhindern, dass dem Benutzer die Aktenplan-Speicherorte angezeigt werden, die Sie ausgewählt haben.