Ver y editar archivos adjuntos

Puede ver los archivos adjuntos de un elemento de trabajo y añadir, si es necesario nuevos objetos adjuntos. El archivo adjunto puede estar formado por un solo objeto o una colección de ellos, tales como documentos, una carpeta, una búsqueda guardada, una plantilla de búsqueda, una plantilla de publicación o un archivo de definición de flujo de trabajo.

Si el adjunto es una carpeta, cualquiera que procese el elemento de trabajo podrá acceder a todo el contenido de la carpeta. El contenido de la carpeta no se considera parte del adjunto y no aparece listado como objeto de archivo adjunto.

Por ejemplo, el flujo de trabajo Informe de costes incluye dos archivos adjuntos llamados Formulario de costes y Recibos de costes. El Formulario de costes es un solo objetos, asignado a la hoja de cálculo FormularioCostes.xls por la definición de flujo de trabajo. Recibos de costes es un marcador de posición para que pueda asignar hasta cinco archivos de imagen digitalizados de facturas físicas.

La persona que diseñó el flujo de trabajo decide cuántos archivos adjuntos son necesarios y cuándo se asignan objetos al adjunto. Es decir, si el objeto está asignado a la fase de diseño o si puede asignar objetos a un archivo adjunto mientras el flujo de trabajo está activo. Además, el diseñador del flujo de trabajo puede hacer a algunos adjuntos de sólo lectura, para que no pueda cambiarse el objeto asignado al archivo adjunto.

Si el archivo adjunto es una colección de objetos, puede agregar más objetos de los indicados por el diseñador. Por ejemplo, puede tener 6 recibos (y no 5) para añadir al adjunto Recibos de costes del ejemplo de arriba.

NOTA  En un paso de flujo de trabajo que utilice CE_Operations para una operación de publicación, al seleccionar copiar publicación el archivo adjunto es devuelto inmediatamente y el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Al seleccionar una operación de transformación (PDF o HTML), se publica el nuevo documento en formato PDF o HTML, pero no se devuelve como archivo adjunto: el flujo de trabajo va al siguiente paso sin el documento transformado como adjunto.

Para ver un archivo adjunto

  1. Desplácese hasta el elemento de trabajo deseado en Tareas.
  2. Haga clic sobre el nombre del elemento de trabajo para abrir la página Paso de tarea o haga clic en Obtener información para abrir la página de información. En la página de paso de tarea, puede abrir y editar el objeto adjunto. En la página de información sólo puede ver la información del adjunto.
  3. Haga clic en Archivos adjuntos de la barra de fichas para mostrar en pantalla la lista de archivos adjuntos.
  4. Haga clic en el vínculo nombre de uno de los adjuntos de la lista para ver la lista de objetos que tenga asignados Si no hay ningún objeto asociado al archivo adjunto, en lugar del nombre del objeto se mostrará No asignado.
  5. Opcional. Para abrir y ver el objeto adjunto, haga clic en el vínculo nombre del objeto.

    NOTA Si utiliza Netscape 6.0 o superior y no puede abrir un archivo UNC adjunto, póngase en contacto con el administrador de su sistema. Un nombre de archivo adjunto UNC es similar a file:\\nombre_máquina\recurso_compartido\directorio\archivo.ext. Por ejemplo: file:\\D:\JanuaryReports\Region7.xls.

  6. Opcional. Para ver las propiedades del objeto, haga clic en Obtener información.

Para asignar un objeto a un archivo adjunto

  1. Vaya a la vista Archivos adjuntos de la página Paso de tarea del elemento de trabajo.
  2. Haga clic en el nombre del archivo adjunto que desee. Aparecerá en pantalla una descripción del archivo adjunto.
  3. Haga clic en Asignar bajo la descripción del objeto de archivo adjunto deseado. Se abrirá la página Asignar archivo adjunto - Seleccionar elemento en la que podrá examinar o buscar el objeto que quiera asignar al archivo adjunto.
  4. Desplácese hasta el almacén de objetos y la carpeta del objeto deseado.
  5. Haga una de estas opciones con el objeto deseado:
  6. En la página Paso de tarea haga clic en Aplicar.

Para eliminar un objeto de archivo adjunto asignado

  1. Vaya a la vista Archivos adjuntos de la página Paso de tarea.
  2. Haga clic en el nombre del archivo adjunto deseado.
  3. Haga clic en No asignar bajo la descripción del archivo adjunto que quiera eliminar.
  4. Haga clic en Aplicar.
  5. Siga trabajando en el elemento de trabajo y pulse en Salir para cerrar la página Paso de tarea.

Para agregar un nuevo objeto a una colección de archivos adjuntos

  1. Vaya a la vista Archivos adjuntos de la página Paso de tarea.
  2. Haga clic en Editar archivo adjunto. Se abrirá la página Editar archivos adjuntos.
  3. En la parte inferior de la página, haga clic en Agregar nuevo. Se abrirá una página de selección simplificada en la que puede examinar o buscar el objeto deseado.
  4. Desplácese hasta el almacén de objetos y la categoría del objeto deseado.
  5. Haga una de estas opciones con el objeto deseado:
  6. En la página Editar archivos adjuntos haga clic en Aplicar.