添加卷
当您创建记录文件夹时,系统会在该记录文件夹下自动创建卷。通常,使用卷来限制项数,可能按月份或年份来划分记录。当您打开新卷时,旧卷将自动关闭。不再有其他记录将自动添加至已关闭的卷,尽管您可以手动添加它们(如有必要)。例如,如果记录必须在当前已关闭的卷中,那么您可以打开旧卷并以手动方式添加该记录。然后再次关闭卷。
您可以将新的电子卷、物理卷或混合卷添加到记录文件夹。卷的类型必须与其文件夹类型相同。不能添加框卷。
卷可继承记录文件夹(此卷在该记录文件夹下创建)的处理调度。您无法定义独立于父记录文件夹的处理调度。此外,您无法在卷下创建子文件夹或卷。
如何添加卷
- 以记录主管或记录管理员的身份登录,然后打开要在其中创建卷的记录文件夹。
- 单击“添加卷”:

设置属性
- 输入或修改显示的属性值。在此页面上,可以对某些属性进行编辑。其他属性要求您先单击属性名,然后才能对值进行编辑。
在“卷名”字段中,将预先填写模式名,该模式名基于您在配置期间选择的模式。您可以在“卷名”字段中输入任何名称,但卷名不能重复。卷名不能包含下列任何字符:
\ / : * ? " < > |,
有关显示的属性的更多信息,请参阅属性参考。
- 单击“下一步”设置重要记录信息或从左面板选择其他步骤。
设置重要记录
如果在新卷下创建的所有记录均需要进行持续的审阅和更新,那么您可以将该卷标记为“重要”。必须存在一个或多个重要审阅操作,然后才能完成该步骤。有关创建该操作的帮助信息,请参阅添加操作。还必须存在一个或多个重现事件触发器。有关创建重现事件的帮助信息,请参阅添加重现事件。
- 从“重要记录指示符”菜单中,选择 True。
- 可选:输入重要记录描述。
- 从“重要记录审阅操作”菜单中,选择根据重要记录的定期审阅和更新周期启动的操作。
- 从“重要记录审阅和更新周期”菜单中,选择将对此卷中的重要记录触发定期审阅的适当重现事件。
- 单击“下一步”以设置卷的安全性。
设置安全性 - 可选
安全性设置确定了可以访问卷的组和用户,并控制授予每个组或用户的许可权。对实体设置的安全性标记可能会代替您在此处指定的安全性设置。
- 添加新用户或组。
- 单击“添加新项”。
- 从菜单的“选择”中选择域。
- 选择“用户”或“组”。
- 输入用户或组名称的前几个字符,然后单击“搜索”。
- 从列表中选择一个或多个名称并单击“接受”。
- 如有需要,请更改用户或组的许可权。
- 单击“标题”列中的用户名或组名称以更改该用户或组的访问权。
- 为每个许可权选中相应的“允许”或“拒绝”复选框。“允许”可代替组权限以使用户或组执行相关功能;“拒绝”可代替组权限以防止该用户或组访问此功能。
- 单击“接受”。
- 在确认页面中,单击“完成”,然后单击“确定”。