Deklarieren eines klassifizierten physischen Datensatzes

Wenn Sie in IBM InfoSphere Enterprise Records einen Aktenplan-Objektspeicher durchsuchen, können Sie mit Physischen Datensatz deklarieren den Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken öffnen. Dieser Assistent enthält drei Schritte:

Katalogakte

  1. Klicken Sie auf "Klasse auswählen". Der Assistent öffnet die Seite "Aktenklassenauswahl".
  2. Standardmäßig ist nur die Klasse "Markerakte" verfügbar. Wenn in Ihrer Umgebung weitere Klassen hinzugefügt wurden, wählen Sie die entsprechende Klasse und klicken Sie auf Akzeptieren.
  3. Geben Sie ein Dateiplan-Verzeichnis an.
    1. Klicken Sie in IBM InfoSphere Enterprise Records auf Neu hinzufügen. Um einen Speicherort zu entfernen, klicken Sie auf "Entfernen" direkt unter der Beschreibung.

      Klicken Sie in Workplace auf Aktenplan-Speicherort auswählen.
    2. Navigieren Sie zur entsprechenden Ebene und aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

      Wenn Sie bereits Kurzbefehle eingerichtet haben, können Sie "Kurzbefehle" wählen und Ihre Auswahl dann aus der Liste treffen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des gewünschten Speicherorts und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".

      Sie können auf "Suchen" klicken, um nach einem Verzeichnis zu suchen. Wählen Sie den Titel oder die Dateiplan-ID aus. Der Standardoperator ist "entspricht" und ermöglicht Ihnen das Suchen nach einem Teil des Namens. Geben Sie eine Textzeichenfolge ein und klicken Sie auf Suchen.

    3. Wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
    4. Klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", wenn Sie den Speicherort häufiger verwenden. In späteren Deklarationen können Sie dann den Speicherort aus der Liste "Kurzbefehle" auswählen, anstelle nach ihm zu suchen.
    5. Klicken Sie auf "Akzeptieren".
  4. Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Eigenschaften festlegen" überzugehen.

Eigenschaften festlegen

  1. Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der gewählten Klasse. Folgende Felder sind erforderlich:
  2. Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer anderen Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf, und suchen dann nach der klassifizierten Quellakte. Empfangsbestätigungen dienen der Kontrolle klassifizierter Akten, sind jedoch selbst meist nicht klassifiziert. Weitere Informationen zu Empfangsbestätigungen finden Sie unter Empfangsbestätigungen.
  1. Klicken Sie auf "Weiter".

Festlegen von Klassifikationseigenschaften

  1. Um ein Sicherheitsklassifikationshandbuch (SCG - Security Classification Guide) oder ein Quellendokument auszuwählen, klicken Sie auf "Abgeleitet von". Dieser Schritt ist optional.

    HINWEIS Wenn Sie auf der Seite "Abgeleitet von" auf Akzeptieren klicken, kopiert IBM InfoSphere Enterprise Records Daten aus allen in der Zusammenfassung angezeigten Feldern, einschließlich der Leerzeichen, in die entsprechenden Felder im Schritt "Klassifikationseigenschaften festlegen". Wenn Sie früher andere Daten in diese Felder eingegeben hatten und sich jetzt nur die Informationen auf der Seite "Abgeleitet von" ansehen, klicken Sie auf "Abbrechen" (statt Akzeptieren), um die Daten beizubehalten, die von Hand eingegeben worden waren.

  2. Wählen Sie einen Wert für die ursprüngliche Klassifikation aus der Dropdown-Liste: "Streng geheim", "Geheim" oder "Vertraulich".

    HINWEIS Für "Aktuelle Klassifikation" wird standardmäßig derselbe Wert wie für "Ursprüngliche Klassifikation" verwendet, wenn Sie berechtigt sind, Objekte auf der Ebene ihrer ursprünglichen Klassifizierung zu sehen. Andernfalls müssen Sie einen Wert auf der Ebene Ihrer Befugnis angeben.

  3. Klicken Sie auf Gründe für Klassifizierung. IBM InfoSphere Enterprise Records öffnet die Seite "Werte auswählen", auf der Sie Klassifizierungsgründe hinzufügen oder entfernen können.
    1. Um einen Grund für Klassifizierung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neuen Wert hinzufügen" und wählen dann entweder "Aktiv" (für neue Datensätze) oder "Veraltet" (für alte Datensätze).
    2. Wählen Sie den gewünschten Grund in der Auswahlliste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
    3. Fügen Sie beliebig viele Gründe hinzu.
    4. Um einen Grund zu entfernen, markieren Sie ihn und klicken auf das Symbol "Ausgewählte Elemente entfernen" Symbol 'Ausgewählte Elemente entfernen':
    5. Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
  4. Geben Sie im Feld "Klassifizierungsbehörde" den Namen der Behörde ein, die aktuell den physischen Datensatz verwaltet (zum Beispiel das Verteidigungsministerium).
  5. Füllen Sie ggf. die übrigen optionalen Felder aus.
  6. Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".