O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e disposição de categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas de procedimento, pessoal, informações de entrada e saída, e ferramentas para cada etapa em um processo administrativo.
Você pode modificar fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalho do IBM InfoSphere Enterprise Records são ativados automaticamente como resultado do processo de Varredura de Disposição ou a execução de uma ação associada com o fluxo de trabalho. No entanto, o fluxo de trabalho Gerenciamento de registro físico e o fluxo de trabalho Criar pasta de registros precisam ser iniciados manualmente.
Quando você cria uma fase de disposição em uma agenda de disposição, deve associar uma ação de disposição e um fluxo de trabalho à fase. Quando o período de retenção de entidades em uma determinada fase chega ao fim, as entidades estão no prazo para disposição. Você deve iniciar manualmente a ação de disposição que inicia o fluxo de trabalho de disposição associado. Para obter mais informações sobre o processo de disposição, consulte:
Antes de começar a usar os fluxos de trabalho, é necessário concluir tarefas de configuração. Estas tarefas geralmente são concluídas durante a instalação do IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte "Prepare-se para configurar os fluxos de trabalho do IBM InfoSphere Enterprise Records" no Guia de Instalação e Upgrade do IBM InfoSphere Enterprise Records.
A seguir estão os fluxos de trabalho fornecidos no IBM InfoSphere Enterprise Records.
Para obter informações gerais sobre como concluir fluxos de trabalho de disposição, consulte Usar os fluxos de trabalho de disposição.
O sistema exibe mensagens de notificação que incluem informações sobre status, falha e erros de validação encontrados enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Há quatro tipos de mensagens de notificação que incluem o que se segue:
Uma transcrição é um arquivo XML que o sistema gera quando a ação disposição é executada com sucesso nas entidades aprovadas para disposição. Este arquivo contém informações sobre:
O sistema envia automaticamente este arquivo como um anexo para o gerente de registros. O gerente de registros pode visualizar este arquivo, salvá-lo em uma unidade local ou abri-lo em um navegador.
O IBM InfoSphere Enterprise Records exibe uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os vários campos em uma etapa específica de um fluxo de trabalho estiver incorreta ou ausente dos campos necessários. Se você não tiver especificado o valor do campo Local na etapa de Transferência Física do fluxo de trabalho da Transferência Temporária, o IBM InfoSphere Enterprise Records exibirá uma mensagem de aviso.
O IBM InfoSphere Enterprise Records exibe informações e mensagens de status para os fluxos de trabalho Gerenciamento de Registro Físico e Criar Pasta de Registros. As mensagens contêm o status de entidades ou quaisquer outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se o portador atual de uma entidade física tiver atrasado o release da entidade, o IBM InfoSphere Enterprise Records coloca a mensagem como um item de trabalho na Caixa de Entrada da pessoa que está programada para receber a entidade.
Para obter mais informações sobre as mensagens de informações e de status, consulte:
Mensagens de falha e exceção mostram as entidades afetas e os motivos da falha de uma etapa de fluxo de trabalho. Por exemplo, você concluiu a etapa Corte para um lote de dez entidades e dentre essas dez entidades duas foram reabertas. Nesta situação, a mensagem irá indicar que a ação de Corte não pôde ser concluída para as duas entidades e exibirá a causa da falha.
Na etapa Mensagem, você pode clicar em Concluir para concluir a etapa do fluxo de trabalho que falhou e remover o item da caixa de entrada. Você pode corrigir o problema e iniciar novamente o fluxo de trabalho para concluir a etapa apropriadamente. No exemplo acima, você pode fechar as duas entidades para as quais a etapa Cortar falhou e iniciar o fluxo de trabalho novamente.