레코드 폴더 추가

이 주제는 레코드 폴더를 레코드 카테고리에 추가하는 방법을 설명합니다. 레코드 폴더를 최저 레벨의 레코드 카테고리 아래에만 추가할 수 있습니다. 즉, 레코드 카테고리에 하위 카테고리가 있는 경우에는 이 카테고리에 레코드 폴더를 추가할 수 없습니다. 또한 활성 레코드 카테고리에만 레코드 폴더를 추가할 수 있습니다. 레코드 폴더 아래에 하위 폴더를 작성할 수 없습니다. 레코드 폴더에는 볼륨 또는 레코드만 포함될 수 있습니다. 네 가지 유형의 폴더, 즉 전자 폴더, 실제 폴더, 실제 상자 및 혼성 폴더가 함께 제공됩니다. 사용자 사이트에서 추가적인 사용자 정의 폴더를 작성했을 수 있습니다.

IBM InfoSphere Enterprise Records의 PRO 설치에서 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator)만 레코드 폴더를 추가할 수 있습니다. DoD 및 Base 설치에서는 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator) 외에도 허가된 사용자가 레코드 폴더를 추가할 수 있습니다. 레코드 폴더 작성에 필요한 보안 권한을 가지고 있지 않으면 Workplace에서 레코드 폴더 작성 워크플로우를 실행할 수 있습니다. 이 워크플로우를 실행할 때 승인을 위해 레코드 관리자에게 레코드 폴더 작성 요청을 보냅니다. 자세한 내용은 레코드 폴더 작성 워크플로우 사용을 참조하십시오.

기본적으로 새로 작성된 레코드 폴더는 상위 엔티티에서 이름, ID 및 열린 날짜를 제외한 모든 특성을 상속합니다. 이러한 상속된 값을 변경할 수 있습니다.

참고  파일 계획의 모든 레벨에서 101개 이상의 레코드 카테고리 및 레코드 폴더를 작성하지 마십시오(자세한 내용은 파일 계획 참조).

레코드 폴더 추가

  1. 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator)로 로그인하고 파일 계획을 찾아보아 레코드 폴더를 작성할 레코드 카테고리에 액세스하십시오.
  2. 레코드 폴더 추가 레코드 폴더 추가 아이콘를 클릭하십시오. 다음 단계를 수행하십시오.

클래스 설정

  1. 작성할 레코드 폴더의 유형을 클릭한 후, 다음을 클릭하여 특성 설정 단계로 진행하십시오.

폴더 유형에 대한 추가적인 정보는 카테고리, 폴더 및 볼륨을 참조하십시오.

특성 설정

  1. 표시된 특성 값을 입력하거나 수정하십시오. 일부 특성은 이 페이지에서 직접 편집할 수 있지만 일부 특성은 특성 이름을 클릭하여 값을 편집해야 합니다. 빨간색 별표는 해당 특성에 대한 값을 지정해야 함을 나타냅니다.

    표시된 특성에 대한 자세한 내용은 특성 참조를 참조하십시오. 폴더에 추가되는 레코드에 자동으로 이름을 지정하는 레코드 패턴을 입력할 경우 이 필드에 직접 패턴을 입력하십시오. 패턴 구성에 대한 도움말은 이름 지정 패턴 구문 정보를 참조하십시오.

  2. 다음을 클릭하여 레코드 폴더에 대한 처리 스케줄을 설정하거나 왼쪽 패널에서 다른 단계를 선택하십시오. 취소를 클릭하여 레코드 폴더 추가 마법사를 종료하십시오.

처리 설정

  1. 다음과 같은 세 가지 가능성이 있습니다. 처리 스케줄이 미리 선택되었을 수 있습니다(상속 상자가 선택되어 있음). 처리 스케줄이 나열될 수 있지만 상속 상자가 선택되어 있지 않습니다. 처리 스케줄을 사용하려면 상속을 클릭하십시오. 처리 정보가 없을 수 있습니다. 모든 경우에서 스케줄 찾아보기를 클릭하여 스케줄을 선택하거나 변경하십시오. 스케줄 지우기를 클릭하여 처리를 우선은 공백으로 두십시오. 정보 가져오기 아이콘을 클릭하여 할당된 스케줄의 정보 페이지를 검토할 수 있습니다.
  2. 스케줄을 찾아볼 때 이 폴더에 할당할 처리 스케줄 이름 아래의 선택을 클릭하십시오.
  3. 필요한 경우, 레코드 폴더를 처리할 때 레코드 폴더의 처리에 대해 지정된 처리 권한을 지정하십시오.

    기본적으로 선택한 처리 스케줄에 대해 할당된 처리 권한은 자동으로 레코드 폴더에 대한 처리 권한으로 할당됩니다. 선택한 스케줄에 대해 처리 권한이 설정되지 않으면 폴더에 대해 설정한 처리 권한이 적용됩니다. 지금 처리 권한을 지정하고 처리 스케줄을 나중에 설정하려면 스케줄에 대해 설정한 처리 권한이 이전에 레코드 폴더에 대해 설정한 처리 권한을 덮어씁니다.

  4. 다음을 클릭하여 레코드 폴더에 대한 필수 레코드를 설정하거나 왼쪽 패널에서 다른 단계를 선택하십시오.

필수 레코드 설정

레코드 폴더 아래에 작성된 레코드를 계속해서 검토 및 업데이트해야 할 경우 이 단계에서 레코드 폴더를 필수로 표시할 수 있습니다. 이러한 폴더 아래에 작성된 모든 레코드는 자동으로 필수로 분류됩니다.

  1. 이 폴더의 레코드가 필수가 되도록 지정하려면 필수 레코드 표시기 드롭다운 메뉴에서 을 선택하십시오.
  2. 원하는 경우 이 레코드 폴더에 추가될 필수 레코드에 대한 설명을 입력하십시오.
  3. 필수 레코드 검토 조치 메뉴에서 필수 레코드의 주기적 검토 또는 업데이트 주기로 실행될 조치를 선택하십시오. 메뉴에 조치 추가에서 설명한 대로 이전에 작성된 필수 검토 조치가 나열됩니다.
  4. 필수 레코드 검토 및 업데이트 주기 메뉴에서 폴더 내 필수 레코드의 주기적 검토 또는 업데이트를 실행할 이벤트를 선택하십시오. 메뉴에 반복 이벤트 추가에서 설명한 대로 이전에 작성된 반복 이벤트가 나열됩니다.
  5. 다음을 클릭하여 보안을 설정하고 폴더를 마치십시오.

보안 설정

보안 설정은 레코드 폴더에 액세스할 수 있는 그룹 및 사용자를 결정하며, 각 그룹 또는 사용자에게 부여된 권한을 제어합니다. 여기서 지정한 보안 설정은 엔티티에서 설정한 보안 표식으로 재설정될 수 있습니다.

  1. 기존 보안 설정을 검토하십시오. 각 액세스 권한에 대한 내용은 보안 설정 지정을 참조하십시오.
  2. 페이지에 나열된 특정 사용자 또는 그룹에 대한 액세스 권한을 변경하려면 제목 열에서 사용자 또는 그룹 이름을 클릭하십시오. 다른 사용자 및 그룹의 보안 권한을 지정할 수 있는 보안 설정 페이지가 표시됩니다.
  3. 새 사용자 또는 그룹을 목록에 추가하려면 새로 추가를 클릭하십시오. 목록에서 기존 사용자 또는 그룹을 제거하려면 해당 사용자 또는 그룹에 대해 제거 옵션을 선택하십시오. 자세한 내용은 오브젝트에 사용자 및 그룹 추가를 참조하십시오.
  4. 보안 설정에 대한 수정을 저장하고 레코드 폴더 작성을 마치려면 완료를 클릭하십시오.
  5. 확인을 클릭하여 레코드 폴더 추가 성공에 대한 메시지를 확인하고 마법사를 종료하십시오.