Quando crei una categoria o una cartella record, questa verrà contrassegnata come Attiva. Tuttavia, è possibile contrassegnare specificatamente un'entità come Non attiva dopo averla creata. Gli utenti non possono aggiungere nuove entità a una categoria o una cartella non attiva e non vedranno le categorie o cartelle non attive quando dichiarano un record. Contrassegnare un'entità come non attiva è utile quando è necessario revisionare e approvare una categoria o una cartella record prima di renderla disponibile per l'uso generale.
Quando si contrassegna un'entità come Non attiva, anche tutti i suoi contenitori figlio sono automaticamente contrassegnati come Non attivi. In qualsiasi momento, è possibile contrassegnare un'entità Non attiva come Attiva, tuttavia i contenitori figlio non diventano automaticamente Attivi. Occorre contrassegnare esplicitamente queste entità come Attive.
Su un'entità non attiva, è possibile eseguire qualsiasi altra operazione come la ricerca, il recupero, l'utilizzo o il riposizionamento dell'entità. Su un'entità non attiva è possibile anche avviare azioni di disposizione.
Per contrassegnare uno o più contenitori come Attivi
Per contrassegnare un contenitore come Non attivo