重要でなくなったレコードは、破棄した上で別のレコードに置き換えることができます。たとえば、2006 年 12 月時点での従業員の詳細情報が含まれているレコードを置き換え、2007 年 4 月時点での情報が含まれているレコードに置き換えることができます。また、同じドキュメントの最新バージョンの別レコードでレコードを置き換えることもできます。置き換えられるレコードとそれに置き換わるレコードとの間に、破棄についての関連付けが設定されると、相互に移動可能なリンクがそれぞれのレコードに作成されます。
レコードは、破棄されても、アクセスすることはできます。
宣言の際にレコードを置き換えるには
レコードを宣言する際、それを新規レコードとして、既存のレコードと置き換えるよう指定することができます。
分類されていないレコードの宣言を行っている場合は、それを終了する前に「値の変更」をクリックして選択値を変更することができます。表示されるウィンドウでは、「オブジェクトの削除」をクリックするとフィールドをクリアすることができ、「オブジェクトの選択」をクリックすると別のレコードを選択することができます。分類されたレコードの宣言を行う場合、値を変更するには「置き換え」をクリックし、値を削除するには「クリア」をクリックします。
既に宣言を行っている新規レコードに対しては、「破棄」オプションを選択していない場合でも、既存のレコードを破棄してこれに置き換えるよう後で指定することができます。
宣言を行った後にレコードを置き換えるには
置き換えられた既存レコードの情報ページを表示すると、そのレコードと置き換えられた新規のレコードの名前が「置き換えられたレコード」フィールドに表示されます。また、新しいレコードの情報ページを表示すると、そのレコードによって置き換えられた古いレコードの名前が「破棄」フィールドに表示されます。新規のレコードに置き換えるレコードを変更する場合は「破棄」をクリックし、レコード名を削除するには「クリア」をクリックします。