Endringer av et dokument i et objektlager omfatter at du først sjekker ut dokumentet ved hjelp av handlingen Sjekk ut. Når du har utført endringene, kan du sjekke dokumentet inn igjen i et objektlager. Når du sjekker inn et dokument, oppdateres dokumentversjonsinformasjonen, og dokumentet er tilgjengelig for utsjekking. Andre brukere kan alltid vise og laste ned en kopi av et dokument, uavhengig av om det er sjekket ut.
Hvis du har installert File Tracker, spores et dokument på den lokale arbeidsstasjonen etter at du har sjekket det ut fra et objektlager. Deretter kan du enkelt finne dokumentet hvis du vil avbryte utsjekkingen, lagre eller sjekke inn dokumentet. En annen nyttig funksjon er at du automatisk kan slette den lokale kopien av et dokument fra den lokale arbeidsstasjonen når du har fullført en innsjekking eller avbrutt en utsjekkingsprosedyre. Slettefunksjonene fastsettes av administratoren.
Du endrer et dokument på følgende måter:
Når du sjekker ut et dokument, åpnes det for redigering og låses i objektlageret til du sjekker inn en ny versjon. Avhengig av stedspreferansene for objektlageret sjekkes dokumentet ut i samarbeidsmodus eller eksklusiv modus. En samarbeidsutsjekking betyr at hvis du har den nødvendige tillatelsen, kan du sjekke inn et dokument selv om dokumentet for øyeblikket er sjekket ut til en annen bruker. En eksklusiv utsjekking betyr at dokumentet sjekkes ut av en bestemt bruker, og bare denne brukeren kan sjekke dokumentet inn igjen.
Slik sjekker du ut et dokument
MERK Hvis Sjekk ut ikke vises på menyen, er det ikke mulig å sjekke ut ett eller flere av de valgte dokumentene. Velg et annet sett med dokumenter.
MERK Hvis du klikker på Lukk uten å velge en plassering der dokumentet du sjekker ut, skal lagres, sjekkes dokumentet ut, men lastes ikke ned eller spores av File Tracker.
Slik sjekker du ut et dokument fra en Office-applikasjon
Du sjekker ut et dokument fra et objektlager for å endre innholdet i dokumentet. Når dokumentet er sjekket ut, kan du gjøre ett av følgende:
MERK Hvis du klikker på Avbryt i dialogboksen Lagre som for å avbryte utsjekkingen, er ikke dokumentet lenger i utsjekket status. Du må avbryte utsjekkingen. Dialogboksen Lagre som vises bare hvis administratoren setter preferansealternativet Show Save As til Ja. Kontakt administratoren for mer informasjon om denne innstillingen.
Bruk en liste over utsjekkinger til å vise dokumenter som for øyeblikket er sjekket ut til deg. Bare dokumenter som er knyttet til Office-applikasjonen du bruker for øyeblikket, og dokumentene som er sjekket ut av deg, vises i listen. Hvis du for eksempel bruker Word, vises bare Word-dokumenter i listen.
Listen brukes også til å opprette filsporing når du utfører en prosedyre som krever en tilknytning mellom det lokale dokumentet og det tilsvarende dokumentet i et objektlager, for eksempel sjekker inn eller lagrer et dokument. Hvis sporing ikke er opprettholdt, blir du bedt om å bruke listen til å opprette filsporingen. Eksempel: Du sjekker ut et dokument og sjekker det nå inn igjen fra en Office-applikasjon. Hvis du velger det, inneholder listen en liste over dokumenter som er sjekket ut til deg, og du kan knytte det lokale dokumentet til ett av disse utsjekkede dokumentene.
Slik får du tilgang til en liste over utsjekkinger fra en Office-applikasjon
Velg ett av alternativene nedenfor, avhengig av hvilken applikasjon du bruker.
Application Integration BCS |
Application Integration |
---|---|
|
|
Når du sjekker inn et dokument, oppdateres dokumentversjonsinformasjonen, og dokumentet er tilgjengelig for utsjekking av andre. Andre brukere kan alltid vise og laste ned en kopi av et dokument, uavhengig av om det er sjekket ut. Hvis du vil ha mer informasjon om dokumentversjoner, se Håndtere dokumentversjoner.
Du kan bruke veiviseren for innsjekking eller hurtiginnsjekking til å sjekke inn et dokument fra Workplace eller fra en integrert applikasjon. Forskjellen mellom de to prosedyrene er at hurtiginnsjekking gir en raskere metode for å sjekke inn et dokument uten å endre dokumentklassen, egenskapene eller sikkerheten.
Trinnene i innsjekkingsveiviseren kan variere avhengig av hvordan dokumentet sjekkes inn, og hvordan administratoren har tilpasset Workplace. Hvis dokumentet ble opprettet med oppføringsmal, kan malen angi at dokumentet må sjekkes inn med den nyeste versjonen av oppføringsmalen. Ettersom oppføringsmaler vanligvis gir et enklere grensesnitt, vil du kanskje se færre trinn enn når du sjekker inn dokumenter som er opprettet uten en oppføringsmal.
Slik starter du innsjekkingsveiviseren
Klikk ett av trinnene nedenfor i veiviseren for innsjekking av dokument for mer informasjon. Du vil kanskje ikke se alle trinnene.
Set Properties-siden viser standard objektklasse (basis) og visere egenskapene som er tilordnet til klassen. Du kan velge en underklasse administratoren har opprettet.
Slik endrer du objektklasse
Klikk på linken Change class øverst på siden, og velg en klasse.
Slik angir du egenskaper
Sikkerhet beskytter dokumentene i Workplace. Det styrer tillatelsen som gis til brukere og grupper for å vise eller arbeide med objekter. Du kan endre sikkerheten når du sjekker inn et dokument.
Slik tilordner du en sikkerhetspolicy
Slik angir eller endrer du sikkerhet
Fullfør innsjekkingen av dokumentet ved å velge filen som er kilden for dokumentinnholdet.
MERK Hvis du sjekker inn et dokument fra en Office-applikasjon, trenger du ikke å velge en fil. Dokumentet er allerede åpent og valgt, og plasseringen dokumentet ble sjekket ut fra, er sporet i utsjekkingslisten.
Hvis File Tracker er tilgjengelig, velger du Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentet du sjekker inn, skal slettes fra arbeidsstasjonen når dokumentet sjekkes inn. Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for dette alternativet eller ikke. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen.
Hvis påloggingsinformasjonen for Workplace ikke samsvarer med en IS-konto, blir du bedt om å logge på med IS-kontoinformasjonen. Denne informasjonen lagres så lenge du er logget på Workplace med den gjeldende nettleserøkten for etterfølgende samhandlinger med IS.
Hurtiginnsjekking gir en rask metode for å sjekke inn et dokument uten å endre dokumentklassen, egenskapene eller sikkerheten. Den eneste veivisersiden som vises, er Select File-siden, der du kan finne den nye versjonen av dokumentet. Hurtiginnsjekking bruker standardinnstillingen for "Check in as major version" (Egenskaper-siden), som definert av administratoren.
Slik sjekker du inn et dokument med den samme informasjonen som ved utsjekking
Delete Local File vises hvis File Tracker er tilgjengelig. Velg dette alternativet hvis du vil at den lokale kopien av dokumentet du sjekker inn, skal slettes fra arbeidsstasjonen så snart innsjekkingen er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen. Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for dette alternativet eller ikke.
MERK
Hvis påloggingsinformasjonen for Workplace ikke samsvarer med en IS-konto, blir du bedt om å logge på med IS-kontoinformasjonen. Denne informasjonen lagres så lenge du er logget på Workplace med den gjeldende nettleserøkten for etterfølgende samhandlinger med IS.
Slik sjekker du inn et dokument fra en Office-applikasjon
Når du har endret et dokument, klikker du Sjekk inn dokument på menyen FileNet P8.
Du kan avbryte utsjekkingen av et dokument for å gjøre dokumentet tilgjengelig for andre for utsjekking. Du kan for eksempel ha sjekket ut dokumentet for å gjøre endringer og senere funnet ut at endringene ikke var nødvendig. Når du avbryter utsjekkingen, returneres dokumentet til den forrige versjonsstatusen og versjonsnummeret det hadde før utsjekkingen. Hvis du vil ha mer informasjon om dokumentversjoner, se Håndtere dokumentversjoner.
MERK
Slik avbryter du en utsjekking fra Forfatter-siden i Workplace
Det vises en liste over alle dokumentene som er sjekket ut til deg fra objektlageret. Du kan klikke Objektlagre i banen for å velge et annet objektlager.
Når File Tracker er tilgjengelig, vises Avbryt utsjekking-siden. Den viser hvor den lokale kopien av dokumentet du sjekket ut fra et objektlager og deretter lastet ned på arbeidsstasjonen, er plassert. Klikk Bla gjennom for å angi filen som samsvarer med dokumentutsjekkingen du vil avbryte. Bruk også Bla gjennom til å finne et dokument hvis det tidligere var sporet, men ikke lenger tilgjengelig.
I tillegg klikker du Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentutsjekkingen du avbryter, skal slettes fra arbeidsstasjonen når avbrytingsprosedyren er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen.
MERK Det kan forekomme tilfeller der filen slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.
Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for alternativet Delete Local File eller ikke.
Slik avbryter du en utsjekking fra Bla gjennom eller Søk
Når File Tracker er tilgjengelig, vises Avbryt utsjekking-siden. Den viser hvor den lokale kopien av dokumentet du sjekket ut fra et objektlager og deretter lastet ned på arbeidsstasjonen, er plassert. Klikk Bla gjennom for å angi filen som samsvarer med dokumentutsjekkingen du vil avbryte. Bruk også Bla gjennom til å finne et dokument hvis det tidligere var sporet, men ikke lenger tilgjengelig.
I tillegg klikker du Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentutsjekkingen du avbryter, skal slettes fra arbeidsstasjonen når avbrytingsprosedyren er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen.
MERK Det kan forekomme tilfeller der filen slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.
Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for alternativet Delete Local File.
Slik avbryter du en utsjekking fra en Office-applikasjon