建立檔案計劃
這個主題將簡短帶您逐步完成在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中建立檔案計劃的機制,您可以遵循其中的鏈結進入其他提供詳細資訊的主題。
作業按照您應該執行的一般順序列出(即執行其他作業 [例如定義處置排程] 之前,您必須先執行某些作業 [例如新增動作和事件])。
- 審查記錄管理的安全需求並進行必要的調整。系統投入使用之後,調整預設安全設定是很複雜的。通常,將安全設定指派到群組而不是單個使用者,這將使您的系統在本質上更便於維護。如需相關資訊,請參閱安全。
- 也可以新增命名型樣,其將定義您要在不同實體(例如在檔案計劃下建立的記錄種類和資料夾)上實施的命名型樣規則。在開始新增您要對其實施規則的實體之前,您應該先定義這些命名型樣規則,然後將命名型樣與檔案計劃相關聯。
- 也可以變更磁區名稱字尾(是一個作為磁區名稱中的字尾的遞增值)的配置。(依預設,字尾的值為 "00000"。)由於新增任何類型的記錄資料夾(方框除外)都會自動建立磁區,因此您應該在開始新增記錄資料夾之前配置該磁區名稱字尾。請參閱配置磁區名稱字尾。
- 也可以建立新的處置工作流程或自訂現有的處置工作流程,並將它們傳送到 Process Engine 伺服器。將與動作相關聯的任何工作流程均必須可用才能建立相關聯的動作。請參閱建立和修改工作流程。
- 新增在實體上執行的處置動作(例如毀損或移至儲存空間)。您必須在定義處置排程之前新增動作。如果您要將記錄儲存器或記錄資料夾標記為重要儲存器(即它們包含的記錄是必須定期審查的重要記錄),請一定要新增一或多個「重要審查」類型的動作。雖然這不是強制的,但您可以在建立儲存器實體時將其標記為「重要」,這要求您指定「重要審查」動作和循環事件。請參閱新增動作。
- 新增在指定條件(例如財政季度結束)下發生的事件,系統根據這些條件在實體上觸發特定動作。定義使用這些事件的處置排程之前您必須新增事件。如果您要將記錄儲存器或記錄資料夾標記為「重要」儲存器,請務必要新增一或多個循環事件。請參閱事件。
- 也可以新增任意預先定義的日期,這些日期是系統在實體上觸發特定動作的日期(通常為一次性事件)。定義使用這些日期的處置排程之前您必須新增預先定義的日期。請參閱新增預先定義的日期。
- 定義處置排程。雖然這不是強制的,但您可以在建立實體時將處置排程與實體相關聯。另外,如果您的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案包括使用記錄類型,您必須先定義好處置排程,才能建立它的相關記錄類型。
請參閱定義處置排程。
- 也可以新增記錄類型,這些記錄類型提供一種將記錄與處置排程(不同於目前與記錄的母項記錄種類或記錄資料夾相關聯的處置排程)相關聯的方法。請參閱新增或修改記錄類型。
- 選取性地執行任何類別和屬性自訂作業,例如,建立 IBM InfoSphere Enterprise Records 類別的子類別、新增屬性至類別中,以及自訂屬性在使用者介面中的顯示方式。
請參閱建立子類別、將屬性新增至類別和自訂屬性的顯示。
- 如果您的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案包括管理實體記錄,請新增位置。
當您新增實體(例如實體記錄資料夾)時,您必須提供其位置。請參閱新增位置。
- 新增您的檔案計劃。請參閱新增檔案計劃。
- 建立您的檔案計劃階層,其中包括新增記錄種類和新增記錄資料夾。請參閱新增記錄種類和新增記錄資料夾。
建立好檔案計劃之後,您應該重新檢視現有的 IBM InfoSphere Enterprise Records 配置設定,執行一些其他配置作業。
請參閱配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以取得摘要。
如需有關將檔案計劃從一個物件儲存庫移轉到另一個物件儲存庫(例如,要將檔案計劃從開發環境或測試環境移到生產環境)的資訊,請參閱檔案計劃匯入匯出工具。