Cada entidad de IBM InfoSphere Enterprise Records tiene un conjunto de páginas de
información a la que puede acceder haciendo clic en su icono Obtener información
(). Las páginas de información de una entidad proporcionan información de las propiedades en
diferentes vistas. Con los permisos de seguridad pertinentes, puede ver y modificar los valores de las propiedades de la entidad. En
las páginas de información puede realizar diferentes acciones en la entidad que está
visualizando. Estas acciones habitualmente se corresponden con el menú contextual de
la entidad en la ficha Examinar.
Para ver y modificar las propiedades de una entidad
Si ha modificado propiedades en una determinada vista pero no las aplica antes de pasar a otra página de propiedades, la página modificada queda señalada con un icono de lápiz. Si no hace clic en Aplicar en cada página que modifica, no olvide volver a las páginas que tengan un icono de lápiz y haga clic en Aplicar. De lo contrario, los cambios se perderán una vez salga de las páginas de información.
Las propiedades son de sólo lectura o se pueden editar en función de los derechos que tenga asignados el rol del usuario.
Para imprimir las propiedades de una entidad
En el vínculo Vista imprimible de la esquina superior derecha de algunas páginas de información, hay una lista exclusiva de propiedades en un formato apto para imprimir. En cualquier entidad, la lista de vistas imprimibles suele ser la misma, sea cual sea la página de información desde la que se acceda al informe. El contenido del informe varía según la clase de entidad.
La siguiente tabla describe las vistas disponibles en las páginas de información. Cada tipo de entidad dispone de su propio conjunto de vistas.
Vista | Descripción |
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Propiedades | La vista Propiedades es la predeterminada al abrir la página de información de una entidad. Esta vista muestra las propiedades asociadas con la entidad actual. Un asterisco rojo denota que un valor d epropiedad es necesario. Esta vista se usa para comprobar y modificar las propiedades de la entidad. |
Clasificación de seguridad | Vista que muestra las propiedades de clasificación de seguridad. La vista Clasificación de seguridad se usa para editar las propiedades de metadatos del registro clasificado, una vez se haya archivado el registro. Para obtener más información, consulte Ver y modificar propiedades de clasificación de seguridad. |
Disposición | Con la vista Disposición se modifica el programa de disposición asociado con la entidad. Esta vista permite heredar el programa de disposición de la entidad superior o asociar otro programa de disposición. También puede cambiar el usuario o grupo designado para la disposición de la entidad. Para obtener más información sobre cómo asociar otro programa de disposición con una entidad, consulte Cambiar el programa de disposición asociado con una entidad. |
Registro vital | Mediante la vista Registro vital, puede especificar si la categoría o carpeta contiene registros vitales. En esta vista, se selecciona el evento que activará la actualización o revisión histórica de registros vitales, así como la acción que se debe iniciar en cuanto tenga lugar el evento de revisión. Para obtener más información, consulte Definir registros vitales. |
Condición | La vista Condición permite especificar los criterios de activación de un evento interno. Puede seleccionar los operadores de condición, especificar valores de propiedad y crear condiciones de tipos de unión que activen el evento interno. También puede definir más propiedades para el tipo de entidad seleccionada. Para obtener más información, consulte Agregar un evento interno. |
Seguridad | Con la vista Seguridad puede ver o editar la configuración de seguridad de una entidad (en función de los permisos de seguridad). La configuración de seguridad determina los usuarios y grupos que pueden acceder a la entidad, y controla sus permisos de seguridad. También puede aplicar una directriz de seguridad para controlar la configuración de seguridad. Para obtener más información sobre cómo especificar la seguridad de una entidad, consulte Definir o modificar la seguridad de un objeto. |
Archivado | La vista Archivado sólo está disponible en los registros. Se utiliza para obtener una lista de entidades en las que se ha archivado el registro seleccionado. Se puede ver:
Para obtener más información, consulte Ver los contenedores donde se archiva un registro. |
Detalle | La vista Detalle, de sólo lectura, muestra las propiedades de una entidad u objeto asociado y sus valores. En categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros, la vista Detalle muestra las propiedades organizadas por categorías en varios grupos como General, Disposición, Vital, Físico y Detalles adicionales del registro. Puede mostrar y ocultar las propiedades que pertenecen a un grupo específico haciendo
clic, respectivamente, en los iconos de mostrar y ocultar que hay junto al nombre del
grupo: |
Vínculos | Un vínculo representa una relación entre dos entidades. Mediante la vista Vínculos se visualizan los vínculos asociados con una entidad. La vista Vínculos aparece en la página de información sólo de registros y carpetas de registros. Para obtener más información, consulte Ver y modificar vínculos. |
Historial | La vista Historial permite hacer el seguimiento de las operaciones efectuadas en cada entidad de IBM InfoSphere Enterprise Records. El seguimiento de las entidades en IBM InfoSphere Enterprise Records permite controlar las operaciones que se realizan en las entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records, por ejemplo creación, eliminación, acceso, traslado, copia y reubicación de un programa de disposición. Para obtener más información sobre cómo efectuar el seguimiento de una entidad, consulte Utilizar la vista Historial de IBM InfoSphere Enterprise Records. |
Retenciones | En la vista Retenciones puede ver, modificar o eliminar las retenciones de eliminación colocadas en la entidad. Para obtener más información, consulte Retenciones de disposiciones. |
Motivo | Al visualizar páginas de información de un programa de disposición, Motivo es la vista predeterminada. Si va a cambiar alguna cosa, especifique el motivo del cambio. De lo contrario, seleccione la vista pertinente. |
Programa | En esta vista puede cambiar el nombre del programa, la descripción y la autoridad de disposición del programa de disposición seleccionado. |
Fases | Si el programa de disposición en pantalla consta de fases, aparecen en esta vista. Para eliminar una fase, haga clic en su casilla de verificación. Para agregar fases, haga clic en Agregar nuevo. Haga clic en el título de una fase para obtener información más detallada o para modificar la información. |
Entidades retenidas | Esta vista muestra las entidades en las que se ha colocado una retención concreta. En esta vista puede eliminar la retención en una entidad o utilizar una búsqueda para filtrar la visualización de las entidades retenidas. Para obtener más información, consulte Ver y modificar entidades retenidas. |
Las páginas de información también contienen acciones apropiadas para el tipo de entidad. Se ubican en la parte inferior del panel izquierdo. La siguiente tabla describe las acciones disponibles en las páginas de información.
Acciones de información | |
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Eliminar La acción Eliminar sirve para suprimir una entidad. Para obtener información sobre cómo eliminar varias entidades, consulte los temas siguientes: |
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Cerrar Esta acción se usa para limitar la creación entidades secundarias en una categoría de registro, carpeta de registros o volumen. Consulte Cerrar o reabrir categorías, carpetas o volúmenes. |
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Cambiar ubicación Sirve para trasladar una categoría de registro o carpeta de registros y todo su contenido a otra ubicación del plan de archivos. Consulte Cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros. |
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Reabrir Con esta acción se vuelve a abrir una categoría de registro, carpeta de registros o volumen cerrados. Consulte Cerrar o reabrir categorías, carpetas o volúmenes. |
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Activar Emplee esta acción para reactivar una categoría de registro o carpeta de registros inactivos. Consulte Activar o desactivar categorías o carpetas. |
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Desactivar Esta acción se utiliza para desactivar una categoría de registro o carpeta de registros inactivos. Si un contenedor está inactivo, no se pueden crear entidades dentro de él y, cuando declaren un registro, los usuarios no verán el contenedor desactivado. Consulte Activar o desactivar categorías o carpetas. |
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Poner en retención La acción Poner en retención se usa para suspender o para detener la ejecución de acciones de disposición en una categoría de registro, carpeta de registros, volumen o registro. Asimismo, si una entidad está en retención, no se puede suprimir mediante la acción Eliminar. Consulte Colocar entidades en retención (manual). |
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Iniciar disposición Utilice esta acción para ejecutar un programa de disposición de una entidad. Consulte Iniciar un programa de disposición. |
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Archivo Esta acción se emplea para hacer referencia a un registro en otra ubicación del mismo plan de archivos. Consulte Registros de archivos. |
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Mover Sirve para trasladar un registro de una ubicación a otra del mismo plan de archivos. Para obtener más información, consulte Trasladar registros. |
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Crear vínculo Esta acción se utiliza para crear un vínculo de un registro o carpeta de registros a otro objeto. Para obtener más información, consulte Crear un vínculo. |
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Iniciar/Extraer La acción Iniciar/Extraer se usa para iniciar un flujo de trabajo. Para obtener información general sobre flujos de trabajo, consulte Flujos de trabajo. |
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Copiar Esta acción sirve para copiar un registro a otra ubicación del mismo plan de archivos. Consulte Copiar un registro. |
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Desclasificar Esta acción se utiliza para eliminar cualquier nivel de clasificación de un registro. |
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Ascender clasificación Utilice esta acción para subir el nivel de clasificación de un registro. Este vínculo sirve para clasificar un registro que estaba desclasificado, o para ascender su nivel de clasificación actual, por ejemplo de Secreto a Alto secreto. |
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Degradar clasificación Utilice esta acción para bajar el nivel de clasificación de un registro. Puede usar este vínculo para degradar el nivel de clasificación actual, por ejemplo de Alto secreto a Secreto. Para pasar de cualquier nivel de clasificación a Desclasificado, utilice Desclasificar. |
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Ver información del documento Se utiliza para visualizar las páginas de información de Workplace del registro. Consulte Ver la información de documentos de un registro. |
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Gestionar nivel de pauta Especifique las cadenas de pautas de asignación de nombre que, de forma automática, asignan nombres a entidades en distintos niveles del plan de archivos. |
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Ejecutar secuencia de comandos de seguridad Se utiliza para agregar miembros a los grupos de IBM InfoSphere Enterprise Records y definir la seguridad completa de carpetas y clases relacionadas con IBM InfoSphere Enterprise Records. Consulte Definir seguridad. |
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Importar plantillas Se utiliza para importar la plantilla física y la plantilla de búsqueda de IBM InfoSphere Enterprise Records. Consulte Importar plantillas de muestra. |
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Convertir a FPOS y ROS Se utiliza para agregar un almacén de objetos del plan de archivos (FPOS) a un almacén de objetos de registros (ROS) configurado. Consulte Convertir a FPOS y ROS. |
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Incluir documento clasificado Se utiliza para indicar si el almacén de objetos contendrá documentos clasificados. Consulte Agregar las propiedades del documento clasificado. |
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Incluir propiedades de NARA Se utiliza para indicar si el almacén de objetos contendrá documentos con propiedades NARA (National Archives and Records Administration). Consulte Agregar las propiedades de NARA. |