新增磁區

當您建立記錄資料夾時,系統會自動在此記錄資料夾下建立一個磁區。磁區通常用來限制項目的數目,多數情況下按照月或年劃分記錄。當您開啟新磁區時,舊磁區將自動關閉。雖然您可以在必要的時候手動新增記錄,但是記錄不會自動新增到關閉的磁區中。例如,如果一個記錄必須位於某個磁區中,但這個磁區現已關閉,則可以開啟這個舊磁區,然後手動新增記錄。然後再次關閉磁區。

您可以將電子、實體或混合式磁區新增至記錄資料夾。磁區的類型必須與其資料夾的類型相同。您不能新增箱盒磁區。

磁區將繼承建立磁區所在記錄資料夾的處置排程。您不能定義獨立於母項記錄資料夾之外的處置排程。另外,您也不能在磁區下建立子資料夾或磁區。

如何新增磁區

  1. 以記錄管理員或記錄管理者身分登入,並開啟要在其下建立磁區的記錄資料夾。
  2. 按一下「新增磁區」:「建立磁區」圖示

設定屬性

  1. 輸入或修改顯示的屬性值。部分屬性可以在這個頁面中編輯。其他屬性則需要按一下屬性名稱才能編輯值。

    「磁區名稱」欄位會根據您於配置期間所選取的型樣,預先填入型樣名稱。您可以在「磁區名稱」欄位中輸入任何名稱,但是磁區名稱不能重複。您不能將下列字元加入磁區名稱中:

    \ / : * ? " < > |,

    如需顯示屬性的相關資訊,請參閱屬性參照
  2. 按「下一步」以設定重要記錄資訊或從左側畫面中選取其他步驟。

設定重要記錄

如果建立在新磁區中的所有記錄需要不斷地審查和更新,則可以將磁區標記為「重要」。必須存在一或多個重要審查動作,才能完成此步驟。如需關於建立此動作的說明,請參閱新增動作。另外,循環事件觸發程式頁必須存在。如需關於建立循環事件的說明,請參閱新增循環事件

  1. 從「重要記錄指示器」功能表中選取「True」。
  2. 選用項目:輸入重要記錄說明。
  3. 從「重要記錄檢閱動作」功能表中,選取將與重要記錄之定期檢閱和更新週期一起啟動的動作。
  4. 從「重要記錄檢閱和更新週期」功能表中,選取要觸發此磁區內重要記錄之定期檢閱的適當循環事件。
  5. 按「下一步」為磁區設定安全。

設定安全 - 選用

安全設定確定了可存取磁區的群組和使用者,並控制授與每個群組或使用者的權限。您在此處指定的安全設定可能會被在實體上設定的安全標記置換。

  1. 新增使用者或群組。
    1. 按一下「新增」。
    2. 從「選取」功能表中選取網域。
    3. 選取「使用者」或「群組」。
    4. 輸入使用者或群組名稱的最前面幾個字元,然後按一下「搜尋」。
    5. 從清單中選取一或多個名稱,然後按一下「接受」。
  2. 如有需要變更使用者或群組的權限。
    1. 按一下「標題」欄中的使用者或群組名稱以變更該使用者或群組的存取權限。
    2. 針對各個權限適當選取「允許」或「拒絕」勾選框。「允許」會允許置換群組權限以使使用者或群組可以執行關聯功能;「拒絕」會拒絕置換群組權利以阻止使用者或群組存取此功能。
    3. 按一下「接受」。
  3. 按一下「完成」,然後按一下確認頁面上的「確定」。