「プロファイル」サイト設定では、メッセージや予定表アイテムなどの Microsoft® Outlook アイテムが Outlook からオブジェクト・ストアに追加されるときの処理を決定します。新しいプロファイルを追加したり、既存のプロファイルを変更することができます。以下の見出しは設定項目を表します。
「プロファイル名」フィールドおよび「プロファイルの説明」フィールドを使用して、プロファイルにラベルをつけます。既存のプロファイルを編集する場合、各フィールドに更新後の情報を入力します。このフィールドで指定するプロファイル名は、ユーザーが Outlook から E メール・アイテムを追加するときにプロファイル・リストに表示されます。
「アクセス・ロールの選択」をクリックして、作成または編集を行ったプロファイルにアクセスするユーザー・グループを指定します。
各オプションの横にある設定で、追加処理中にオプションを変更可能にするか指定します。E メール・メッセージの追加中にユーザーがプロファイルを選択すると、指定した E メール・メッセージ・オプションがプロファイルに表示されます。ユーザーが設定を変更できるかどうかは、「編集可能」、「読み取り専用」、「非表示」の 3 つのオプションで決定します。
Outlook アイテムは、.msg (E メール形式)、.txt (テキスト形式)、またはその両方の種類で追加することができます。プロファイルに E メール・メッセージを追加するときのファイルの種類を指定します。「E メールを .msg ファイルとして追加」オプションおよび「E メールを .txt ファイルとして追加」オプションの横にある「はい」を選択すると、E メール・メッセージを .msg ファイルと .txt ファイルの両方で追加するように指定します。
.msg ファイルや .txt ファイルの追加時に使用するエントリー・テンプレートを割り当てるように選択すると、ユーザーのタスクを簡素化することができます。「To」や「Subject」など特定の E メール情報は、.msg ファイルや .txt ファイルがオブジェクト・ストアに追加されるときに、E メールからクラス・プロパティーに自動的にマッピングされます。
エントリー・テンプレートを選択すると、そのエントリー・テンプレートの名前がプロファイルに表示されます。
.msg ファイルや .txt ファイルがオブジェクト・ストアに追加されると、「From」、「To」、「CC」などの特定の E メール情報は、E メール・クラスまたは E メール・サブクラスのプロパティーの表示名ではなく、完全な E メール・アドレスで表示できます。E メール・アドレスの表示形式は、SMTP アドレスによって決まります。例えば、「From」プロパティー・フィールドに表示される完全な E メール・アドレスは、JaneD@ibm.com や Doe, Jane[jdoe@ibm.com] などのようになります。エントリー・テンプレートを選択しない場合や、「削除」をクリックしてテンプレートを削除した場合、デフォルトでは「ドキュメントの追加」ウィザードが使用されます。
ヒント: ユーザーが同時に複数の Outlook アイテム (.msg ファイル、.txt ファイル、添付ファイル) を追加することがわかっている場合、エントリー・テンプレートをプロファイル・オプションに割り当てます。エントリー・テンプレートを指定しない場合、ユーザーは .msg ファイル、.txt ファイル、添付ファイルを追加するたびに「ドキュメントの追加」ウィザードを使用しなければなりません。エントリー・テンプレートを使用すると、追加処理の速度が向上します。
E メール・オプションの設定が「読み取り専用」と「編集可能」のどちらであっても、ユーザーは割り当てられたエントリー・テンプレートを変更することはできません。ユーザーに対し、エントリー・テンプレートを使用して複数のドキュメントを追加する場合は追加処理を完了するよう伝えます。すべてのドキュメントを追加する前にユーザーが処理を取り消すと、処理全体が取り消されます。
「はい」を選択すると、Outlook アイテムのコピーは、アイテムがオブジェクト・ストアに追加されると「削除済みアイテム」フォルダーに移動します。
注意: 「非表示」を選択する場合、このオプションについてユーザーに伝えます。ユーザーには、Outlook アイテムが「削除済みアイテム」フォルダーに移動することがわかりません。
追加するメッセージにリンクするか指定します。「いいえ」、「はい」、「段階的に削除する」の中から選択します。
リンクを使用すると、ドキュメントを整理できます。異なるタイプのオブジェクトをリンクすることができます。例えば、.msg ファイルの Outlook アイテムに添付ファイルをリンクすることができます。あるミーティングに関してさまざまな E メールと追加添付ファイルがある場合、E メールと添付ファイルをリンクすることにより、ミーティングに関するすべてのドキュメントをまとめておくことができます。
添付ファイルがリンクできるのは .msg ファイルと .txt ファイルの E メール・メッセージだけです。また、追加する Outlook アイテムとリンクする Outlook アイテムは、すべて同じオブジェクト・ストアに格納しておく必要があります。
「段階的に削除する」を選択した場合、別の E メール・アイテムにリンクしているドキュメントが削除されると、リンク・オブジェクトとそのドキュメントにリンクしたファイルもすべて削除されます。
注意: 「非表示」を選択する場合、ユーザーに対し、このオプションの選択内容に基づいて作成または削除されたリンクが表示される場合があることを伝えます。
Outlook アイテムは 1 つまたは複数の添付ファイルを含むことがあり、添付ファイルのファイル・タイプが異なる場合もあります。追加処理では、E メール・メッセージ全体を単一のユニットとして追加することも、各添付ファイルを個別に追加することもできます。このセクションでは、添付ファイルを独立したオブジェクトとしてオブジェクト・ストアに追加するオプションについて説明します。
「はい」を選択すると、E メール・メッセージに含まれた添付ファイルを追加処理中に追加します。
添付ファイルを追加する際にエントリー・テンプレートを使用するように選択することもできます。エントリー・テンプレートを選択すると、そのエントリー・テンプレートの名前が表示されます。ユーザーが Outlook アイテムごとに複数の添付ファイルを追加する場合、このオプションにエントリー・テンプレートを割り当てることを推奨します。
エントリー・テンプレートを選択しない場合や、「削除」をクリックしてテンプレートの使用を不可能にした場合、デフォルトでは「ドキュメントの追加」ウィザードが使用されます。
E メール・クラスまたは E メール・サブクラスを使用して添付ファイルを追加するか指定します。
「はい」を選択すると、ドキュメントの追加時のクラス選択を E メール・クラスおよび E メール・サブクラスに制限します。添付ファイルがオブジェクト・ストアに追加されるとき、添付ファイルを含む E メール・メッセージからのプロパティー情報が、E メール・クラスまたは E メール・サブクラスで定義された対応するプロパティーに表示されます。
Outlook アイテムと添付ファイルの間にリンクを作成するように指定した場合、このオプションを「はい」に設定してください。
添付ファイルの追加時に使用するクラスを制限しない場合は、「いいえ」を選択します。
注意: 「非表示」を選択する場合、ユーザーには設定が表示されず、追加する添付ファイルにこのクラスが割り当てられることが伝わりません。また、「添付の追加」オプションが「非表示」に設定されている場合、このオプションはユーザーのアクセス権にかかわらず自動的に「非表示」に設定されます。
このオプションは、IBM InfoSphere Enterprise Records 用に構成されたシステムでのみ使用できます。
「はい」を選択して、「単一レコードとして宣言」オプションを使用すると、E メール・メッセージ全体とその添付ファイルを 1 つのレコードとして宣言します。宣言処理は、最後の Outlook アイテムがオブジェクト・ストアに正常に追加されたときに発生します。
注