Administrar un documento multicontenido

Un documento multicontenido tiene una ID de documento asignada, pero el documento consta de más de un archivo electrónico. Por ejemplo, puede tener una propuesta que contenga un documento de proceso de texto y un documento de hoja de cálculo. Con fines de rastreo y retención, preferiría utilizar el mismo nombre, las mismas propiedades y la misma ubicación para este documento, aunque esté compuesto por dos archivos. Puede hacerlo utilizando un documento multicontenido para agrupar los archivos. Cuando trabaja con un documento multicontenido, tiene acceso a todos los archivos (en función de su acceso de seguridad).

Puede agregar o eliminar elementos del contenido según convenga, y cada versión del documento puede tener diferentes archivos como elementos de contenido. Es decir, los archivos de elementos de contenido están asociados a una versión específica del documento. Para poder agregar o eliminar elementos de contenido, primero debe extraer el documento. Cuando extrae un documento multicontenido, se crea un objeto de reserva para la nueva versión del documento. Este objeto de reserva no conlleva información del multicontenido. Es decir, los distintos elementos de contenido no se transfieren automáticamente de una versión a la siguiente. Cuando registra la nueva versión del documento, debe agregar manualmente cada uno de los elementos de contenido en la nueva versión del documento.

El administrador del sitio es quien determina qué usuarios pueden ver los contenidos de un documento multicontenido y qué usuarios pueden guardar o eliminar elementos de contenido de un documento. Si no dispone del acceso correspondiente, sólo podrá ver el primer elemento contenido en el documento. En otras palabras, no sabrá que el documento contiene otros elementos.

Para crear un documento multicontenido

  1. Añada el primer elemento de documento utilizando el asistente para agregar o una plantilla de entrada.
  2. Extraiga el documento.
  3. Utilice la acción Guardar contenido para guardar el primer elemento del documento.
    1. Vaya hasta el documento. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Guardar contenido.
    2. Haga clic en Examinar para localizar el archivo para el primer elemento.
    3. Una vez aceptado, este primer archivo se convierte en el primer elemento de contenido.
  4. Utilice la acción Guardar contenido para agregar el siguiente elemento de contenido.
    1. Vaya hasta el documento. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Guardar contenido.
    2. Asegúrese de que la opción Guardar como archivo secundario nuevo está seleccionada.

      CONSEJO Si es necesario, también puede sustituir un determinado elemento de contenido con otro archivo seleccionando el archivo de la lista.

    3. Haga clic en Examinar para localizar el archivo.
    4. Una vez aceptado, este segundo archivo se convierte en el siguiente elemento de contenido.
  5. Repita el paso 4 tantas veces como sea necesario para agregar más archivos como elementos adicionales.
  6. Registre el archivo.

    NOTA  Si cancela la extracción (en lugar de registrar el archivo), se omitirá todo el contenido guardado desde el último registro.

  7. En el paso correspondiente a Seleccionar archivo, asegúrese de que el botón de opción Contenido guardado está seleccionado, y haga clic en Finalizar.

Para eliminar un elemento de contenido existente

  1. El documento debe estar extraído y contener al menos dos elementos de contenido. Es decir, ha utilizado la acción Guardar contenido para agregar al menos dos elementos de contenido al documento, pero aún no ha registrado el documento.
  2. Vaya hasta el documento que contiene los elementos multicontenido. Haga clic con el botón derecho en el documento y haga clic en Eliminar contenido.
  3. Seleccione el nombre de cada archivo que desea borrar del documento.

Para descargar un documento de elementos multicontenido

NOTA  Si selecciona dos o más documentos multicontenido, sólo se descargará el primer elemento de cada uno de ellos.

  1. Navegue hasta el documento multicontenido existente y haga clic con el botón derecho del ratón para abrir el menú emergente, o abra la página de información del documento.
  2. Haga clic en Descargar. Se abrirá la página Descargar contenido.
  3. Seleccione el nombre de cada archivo que desea descargar. Para seleccionar todos los objetos, marque la casilla de verificación de la primera fila (encabezado de columna).
  4. Haga clic en Aceptar. Si selecciona más de un archivo, se descargará en el equipo local un archivo comprimido con el nombre del primer archivo.

Ver archivos multicontenido

Si todos los elementos de contenido son imágenes, los archivos multicontenido se pueden ver completamente en el visor de imágenes. Sin embargo, se debe tener en cuenta el comportamiento siguiente al trabajar con archivos multicontenido que incluyen imágenes junto con otros elementos:

Guardar contenido

Mientras tiene un documento extraído, puede querer guardar cambios menores sin volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Si guarda el documento se almacenan los cambios, pero el documento sigue extraído y su estado de versión y propiedades no cambian.

La acción Guardar contenido también se utiliza para crear y actualizar un documento con varios objetos de contenido. Esto es, un documento puede componerse de varios archivos electrónicos distintos.

NOTAS 

Para guardar un documento

  1. Vaya al documento (extraído) que desea guardar. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Guardar contenido.
  2. En la página Guardar contenido, haga clic en Examinar para localizar el archivo local que quiere guardar.

    Si File Tracker está disponible, puede hacer clic en Eliminar archivo local si desea que la copia local del documento que está guardando se elimine de la estación de trabajo cuando haya terminado el proceso de guardado. Cierre la copia local antes de finalizar el proceso de guardado. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.

    NOTA  Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.

  3. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
  4. Acepte los cambios.

Eliminar contenido

La acción Eliminar contenido elimina uno o más elementos de contenido de un documento multicontenido sin eliminar todo el documento.

Documento

Lista el nombre del documento que ha seleccionado.

Archivo principal

Lista el nombre de archivo del primer elemento de contenido del documento. Seleccione la casilla de verificación junto a este nombre de archivo para eliminar su contenido. Si se elimina el archivo principal, el primer archivo secundario de la lista pasará a ser el nuevo archivo principal.

Archivos secundarios

Lista los nombres de archivo de los elementos de contenido adicionales del documento. Seleccione la casilla de verificación junto a los nombres de archivo deseados para eliminar uno o más elementos de contenido.