Öffnen eines Dokuments mit Microsoft Office-Anwendungen und Outlook

Sie können ein Dokument öffnen, indem Sie doppelt auf den Dateinamen klicken. Ist die Microsoft® Office-Anwendung oder Outlook mit IBM FileNet Workplace XT unter Verwendung von Integration for Microsoft Office oder Application Integration integriert, können Sie Dokumente in diesen Anwendungen öffnen, indem Sie sie beispielsweise aus einem Objektspeicher auschecken oder in der Liste der Favoriten bzw. der Auscheck-Liste auswählen.

Office-Anwendung

Wenn Ihre integrierte Office-Anwendung Integration for Microsoft Office verwendet, können Sie ein Dokument durch Doppelklicken auf den Dateinamen öffnen. Sie können auch die Gruppe Öffnen auf der Registerkarte IBM ECM verwenden. Die Gruppe enthält die verfügbaren Aktionen zum Öffnen eines Dokuments.

Sie können ein Dokument in einer mit Application Integration integrierten Office-Anwendung mit Workplace XT öffnen, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

Outlook

In Outlook können Sie Dokumente mit der Funktion Durchsuchen öffnen. Sie können auch bestimmte Dokumentversionen öffnen. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Nachricht beim Senden hinzuzufügen. Nach dem Senden der E-Mail fügen Sie die Nachricht einem Objektspeicher hinzu. Das Outlook-Objekt kann auch automatisch aus dem System gelöscht werden, nachdem die E-Mail hinzugefügt wurde. Dies wird durch eine Site-Voreinstellung in Application Integration oder eine Site-Voreinstellung in Application Integration BCS festgelegt.

Hinweise zum Arbeiten mit Office-Anwendungen und Outlook

Dateitypen

Dateitypen werden in den Site-Voreinstellungen definiert. Die Site-Voreinstellungen bestimmen den Typ der Dateien, die in Workplace XT angezeigt werden, nachdem Sie ein Dokument aus Outlook geöffnet oder eingefügt haben. Sie stellen außerdem sicher, dass bestimmte Dateitypen korrekt in Workplace XT erkannt und angezeigt werden, sobald Sie ein Dokument aus einer integrierten Anwendung hinzugefügt haben.

Einige Dateitypen, wie z. B. EXE- und WAV-Dateien, werden möglicherweise nicht korrekt in einer Office-Anwendung geöffnet. Wählen Sie zum korrekten Anzeigen dieser Dateien die Option Als Kopie öffnen, speichern Sie die Datei lokal und öffnen Sie diese dann in ihrer ursprünglichen Anwendung. Außerdem können Sie Ordnereigenschaften wie Ordnername und Sicherheit beim Öffnen eines Dokuments bearbeiten, aber nicht beim Hinzufügen eines Dokuments.

So öffnen Sie Dokumente:

  1. Klicken Sie doppelt auf den Dateinamen des Dokuments, das Sie öffnen möchten. Alternativ können Sie in einer Office-Anwendung oder in Outlook die Menüs FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT oder die Registerkarte IBM ECM suchen.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, abhängig von Ihrer Anwendung:
Integration for Microsoft Office
Application Integration
Office-Anwendungen
Outlook
Office-Anwendungen
Outlook
Sie können mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken und Öffnen oder Auschecken und öffnen aus dem Popup-Menü auswählen.

Navigieren Sie in der Office 2007-Multifunktionsleiste auf der Registerkarte IBM ECM zur Gruppe Öffnen und wählen Sie eine Option zum Öffnen eines Dokuments. Sie können auch die Funktionen zum Durchsuchen bzw. Suchen oder die Liste Zuletzt verwendete Dokumente benutzen oder Dokumente über den Ordner Favoriten oder über Eigene Auscheckvorgänge aufrufen.

Sie können mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken und Öffnen auswählen.

Klicken Sie im Menü IBM ECM auf Durchsuchen und wählen Sie das zu öffnende Dokument durch Durchsuchen bzw. Auswahl in der Liste Zuletzt geöffnete Dokumente aus oder suchen Sie das gewünschte Dokument im Ordner Favoriten oder über Eigene Auscheckvorgänge.

Klicken Sie auf Dokument öffnen und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Objekt auswählen und suchen Sie den Objektspeicher und den Ordner, in dem sich das Dokument befindet. Weitere Informationen zum Auswählen der richtigen Aufgaben für das Öffnen eines Dokuments in einer Office-Anwendung finden Sie in Objekt auswählen.
  • Klicken Sie auf Eigene Auscheckvorgänge, um eine Liste aller Dokumente anzuzeigen, die Sie momentan entnommen haben. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie öffnen möchten.
Klicken Sie im Menü FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT auf öffnen.

Suchen Sie den Objektspeicher und Ordner, in dem das Dokument gespeichert ist.

Weitere Informationen zum Auswählen der richtigen Aufgaben für das Öffnen eines Dokuments finden Sie in Objekt auswählen.