Workplace indeholder guider, der kan hjælpe dig med at tilføje de forskellige typer objekter. Guiderne er næsten identiske, men de gennemgås separat i dette emne og i Tilføj en folder. Du får adgang til disse guider enten via en informationsside eller fra siden Forfatter > General Tools.
Guiderne Tilføj dokument eller Add Object tilføjer et nyt dokument eller et tilpasset objekt til et objektlager. Når du tilføjer et nyt dokument eller tilpasset objekt, skal du angive placering, dokumentklasse, egenskaber og sikkerhed for dokumentet eller det tilpassede objekt. Det sidste trin i tilføjelsen af et dokument er valg af fil, der skal tilføjes, medmindre du er ved at tilføje et dokument inde fra et Office-program eller Outlook.
Tip: I stedet for at bruge guiden Tilføj dokument kan du vælge og bruge en indgangsskabelon, og derved udføre dokumenttilføjelsesprocessen hurtigere. Der er flere oplysninger om indgangsskabeloner i Arbejd med indgangsskabeloner.
Du kan foruden at tilføje et dokument ved hjælp af en guide og via et indbygget Office-program eller Outlook også tilføje et dokument til en folder.
Sådan starter du guiden
Bemærkninger
Bemærk: Idet offline Outlook-foldere opbevares i .PST-filer, et beskyttet Microsoft-format, kan du ikke sende elementer via e-mail, som er lagret i sådanne filer direkte til objektlagre ved hjælp af Programintegration i Workplace. Du skal i stedet for flytte sådanne e-mail-beskeder tilbage til din Outlook Indbakke eller en anden online Exchange-serverbaseret folder og derefter gennemføre tilføjelsesoperationen.
Der vises muligvis en bekræftelsesside i slutningen af guiden. Der er flere oplysninger i Bekræftelsesprompt.
Klik på et af følgende guidetrin for at få flere oplysninger.
Når du tilføjer en folder fra siden Forfatter, skal du først vælge en folderplacering. Som regel skal du også vælge en folder, når du tilføjer et dokument eller et tilpasset objekt, men din webstedsadministrator kan have bestemt, at en folder ikke er nødvendig. Er det tilfældet, kan du, når du har valgt et objektlager, vælge det næste trin (angivelse af egenskaber) uden at vælge en folder.
Når du arbejder på siden Gennemse, vælges din aktuelle folderplacering automatisk.
Sådan vælger du en folder
Hvis du ikke tilføjer et dokument eller tilpasset objekt til en folder, kan du ikke anvende Gennemse for at finde dokumentet senere. Du skal anvende Søg for at finde det.
Siden Set Properties viser standardobjektklassen og de egenskaber, der er tildelt denne klasse. Du kan vælge en underklasse, der er oprettet af din systemadministrator.
Sådan ændrer du objektklassen
Klik på linket Change Class øverst på siden, og vælg en klasse. His du vil tilføje klassificerede dokumenter til et recordobjektlager, skal du vælge en klassificeret dokumentklasse.
Sådan angiver du egenskaber
Bemærk: Tilpassede objekter kan ikke angives som et overordnet dokument for sammensatte dokumenter.
Hvis du tilføjer en Outlook-besked eller tekst fra en Outlook-besked, vises kun e-mail-basisklassen og dens underklasser. Hvis du er ved at tilføje vedhæftninger, er alle klasser tilgængelige.
Sikkerhedsindstillinger bestemmer, hvilke brugere og grupper der kan få adgang til det dokument eller tilpasset objekt, du tilføjer, og de styrer de tilladelser, der er tildelt hver gruppe eller bruger. Du kan også anvende en sikkerhedspolitik til at styre sikkerhedsindstillingerne for et dokument.
Sådan tildeler du en sikkerhedspolitik til et dokument
Sådan angiver eller ændrer du sikkerhed
Du skal vælge en fil for at gennemføre dokumenttilføjelsesprocessen.
Bemærk: Denne opgave vises ikke, hvis du er ved at tilføje et dokument inde fra et Office-program eller Outlook, fordi du skal først vælge dokumentet, inden du starter tilføjelsesprocessen. Navnet på filen vises i sektionen Oversigt i bunden af siden Tilføj dokument.
Hvis File Tracker er tilgængelig, skal du vælge Delete Local File, hvis du ønsker, at den lokale kopi af det dokument, du tjekker ind, skal slettes fra din arbejdsstation, når dit dokument er tjekket ind. Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for denne mulighed. Luk den lokale kopi, inden du gennemfører sletningen. Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben. Dette kan ske, efter du har angivet, at du ønsker, at den lokale fil skal slettes.
Hvis dine Workplace-logonoplysninger ikke matcher en IS-konto, bliver du bedt om at logge på med dine IS-kontooplysninger. Disse oplysninger gemmes, så længe du er logget på Workplace med din aktuelle browsersession for efterfølgende interaktioner med IS.
Du kan tilføje et nyt dokument til en folder ved hjælp af siden Gennemse eller siden Forfatter.
Sådan tilføjer du et dokument til en folder i Workplace
Bemærk: Handlingen Tilføj dokument er også tilgængelig fra folderens informationsside.
Denne profil bestemmer den proces, der skal bruges ved tilføjelse af dine Outlook-elementer til et objektlager. Den oprettes i webstedsindstillingerne af din webstedsadministrator. Afhængigt af de indstillinger, der er defineret i webstedsindstillingerne, kan du muligvis ændre indstillingerne i profilen.
Bemærk: Nogle af indstillingerne, der er defineret af din webstedsadministrator, kan være skjulte, men du skal stadig udføre de specifikke trin, der kræves af de skjulte indstillinger. Kontakt din webstedsadministrator for at få flere oplysninger.
Profilen angiver, om Outlook-elementet tilføjes ved hjælp af guiden Tilføj dokument eller en indgangsskabelon. Guiden Tilføj dokument indsamler de oplysninger, der kræves for at gennemføre tilføjelsesprocessen. Indgangsskabeloner er foruddefinerede med oplysninger, og det betyder, at du kan springe nogle eller samtlige sider, der vises i guiden Tilføj dokument, over under en tilføjelsesproces. Hvis du tilføjer flere vedhæftninger, skal du sikre dig, at den profil, du anvender, er tildelt til en indgangsskabelon. Indgangsskabelonen bevirker, at tilføjelsesprocessen kan udføres hurtigere. Du undgår at skulle bruge guiden Tilføj dokument for hver vedhæftning, du tilføjer.
Den indgangsskabelon, der er tildelt profilen, kan have en hvilken som helst dokumentklasse eller underklasse tildelt. Afhængigt af den tildelte klasse eller underklasse kan bestemte egenskaber, såsom Fra, Til og Cc, inkluderes, når først en .msg- eller .txt-fil er tilføjet til et objektlager. Når du f.eks. tilføjer dine Outlook-elementer til et objektlager, mappes specifikke e-mail-oplysninger, såsom Til og Emne, automatisk fra e-mailen til klasseegenskaberne, når din filer tilføjes til et objektlager.
Hvis du annullerer en tilføjelsesprocedure, mens du bruger en indgangsskabelon, som automatisk starter en anden proces, såsom en arbejdsgang, annulleres tilføjelsesproceduren, men den automatiske proces startes stadigvæk.
Bemærkninger
Foruden en e-mail-klasse og -underklasse kan den profil, du anvender, også angive en dokumentklasse eller -underklasse. Enten klassen eller underklassen kan medtage bestemte e-mail-egenskaber, såsom Fra, Til og Cc, når først en .msg- eller .txt-fil er tilføjet til et objektlager. Det format, som e-mail-adressen vises i, bestemmes af din SMTP-adresse. En fuldstændig e-mail-adresse, som vises i egenskabsfeltet Fra, kunne f.eks. være JaneD@ibm.com eller Due, Jane[jdue@ibm.com].
Profilindstillingen angiver, om der oprettes link mellem dit Outlook-element og vedhæftningerne. Linkindstillingen bestemmes af din webstedsadministrator.
Bemærk: Hvis du tilføjer en meddelelse og vedhæftning, og din webstedsadministrator har aktiveret din indstilling for Links, skal dine dokumenter tilføjes til det samme objektlager.
Indstillingen Declare Record er kun tilgængelig på systemer, der er konfigureret for InfoSphere Enterprise Records.
Denne profilindstilling bestemmer, om et Outlook-element med flere vedhæftninger skal erklæres som en enkelt record, når Records Management aktiveres. Denne indstilling bestemmes af din webstedsadministrator.
Sådan tilføjer du et dokument til et objektlager
Find det Outlook-element, du til tilføje til et objektlager.
Klik på Tilføj på menuen FileNet P8. Siden Select Profile vises, hvor du kan vælge den profil, du vil bruge til tilføjelse af elementet. Du kan også revidere nogle af profilindstillingerne.
Bemærk: Idet offline Outlook-foldere opbevares i .PST-filer, et beskyttet Microsoft-format, kan du ikke sende elementer via e-mail, som er lagret i sådanne filer direkte til objektlagre vha. Programintegration. Du skal i stedet for flytte sådanne e-mail-beskeder tilbage til din Outlook Indbakke eller en anden online Exchange-serverbaseret folder og derefter gennemføre tilføjelsesoperationen.