Vorlagen definieren

Der Schritt Vorlagen definieren definiert die Sicherheitsvorlage, die in jedem der möglichen Status des Dokuments verwendet werden soll.

Dokumentstatus hängen mit den Dokumentversionen zusammen. Wenn ein Dokument die Umwandlung von einer Nebenversion in eine Hauptversion durchläuft, verfügt das Dokument immer über einen von vier möglichen Status. Die Sicherheitsrichtlinie definiert, welche Sicherheit automatisch auf das Dokument angewendet wird, wenn es eingecheckt, ausgecheckt, höher oder niedriger gestuft wird. Standardmäßig werden folgende Dokumentstatus verwendet:

HINWEIS  Ihr Siteadministrator kann die Namen der Dokumentstatus für Ihre Site ändern.

Sie können eine Sicherheitsvorlage für jeden dieser vier Status definieren. Je nach Geschäftsanforderungen müssen Sie möglicherweise keine Vorlage für jeden Status definieren. Wenn keine Sicherheitsvorlage für einen bestimmten Dokumentstatus vorhanden ist, wird die vorhandene Sicherheit für das Dokument in den nächsten Status übertragen.

Sie können ebenfalls neue benutzerdefinierte Anwendungsvorlagen erstellen. Eine Anwendungsvorlage kann nur von benutzerdefinierter Software angewendet werden und benötigt Softwareentwicklungsunterstützung.

Sie können eine Vorlage für einen bestimmten Status definieren und dann die Vorlage inaktivieren. Die Vorlage wird im Objektspeicher für die zukünftige Verwendung gespeichert, aber nicht auf Dokumente angewendet, solange sie inaktiviert ist.

So definieren Sie eine Sicherheitsvorlage:

  1. Klicken Sie auf Definieren oder Ändern unter der Beschreibung für die gewünschte Sicherheitsvorlage. Wenn Sie eine neue benutzerdefinierte Anwendungsvorlage definieren müssen, klicken Sie alternativ hierzu auf Anwendungsvorlage hinzufügen. Der Assistent für neue Sicherheitsvorlagen wird geöffnet.
  2. Definieren Sie die Eigenschaften und die Sicherheit für die neue Vorlage.
    1. Geben Sie auf der Seite Eigenschaften festlegen eine Beschreibung für die neue Vorlage ein.
    2. Wenn Sie die Vorlage inaktivieren wollen, wählen Sie das Kontrollkästchen Inaktivieren aus.
    3. Wenn Sie eine Anwendungsvorlage definieren, müssen Sie eine gültige Vorlagen-ID eingeben. Diesen Wert sollten Sie von Ihrem Siteadministrator oder Systementwickler erhalten.
    4. Klicken Sie auf Weiter.
  3. Fügen Sie im Schritt Sicherheit definieren die Benutzer und Gruppen hinzu, die von dieser Vorlage angewendet werden sollen.
    1. Klicken Sie auf Neu hinzufügen. Daraufhin wird eine Seite eingeblendet, auf der Sie nach bestimmten Namen suchen können.
    2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Auswählen die Domäne aus.
    3. Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der Namen zu präzisieren, die zum Hinzufügen verfügbar sind.
    4. Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit den Namen aalberto und amoss ausfindig machen möchten, geben Sie a ein. Alle mit a beginnenden Benutzernamen werden zurückgegeben. Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
    5. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Zeit werden die übereinstimmenden Namen angezeigt.
      • Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen das Limit für die Standardanzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Suchkriterien ändern und dann erneut auf Suchen klicken, um weitere Ergebnisse anzuzeigen.
      • Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie die gewünschten Namen in der Liste aus. Durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste bzw. Umschalttaste können in der Liste mehrere Namen ausgewählt werden.
    6. Akzeptieren Sie den Wert, um mit der Festlegung der Sicherheit für die ausgewählten Namen fortzufahren. Die Seite Berechtigungen festlegen wird erneut eingeblendet und die Liste der autorisierten Benutzer enthält die neuen Benutzer- bzw. Gruppennamen.
  4. Legen Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe fest.
    1. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe in der Spalte Titel.
    2. Aktivieren oder inaktivieren Sie die Kontrollkästchen Erteilen und Verweigern, wie für diesen Benutzer oder diese Gruppe gewünscht. Weitere Informationen finden Sie in Sicherheit verwalten.
    3. Akzeptieren Sie die Zugriffsrechte.
  5. Beenden Sie den Vorgang und wiederholen Sie die obigen Schritte, soweit dies für jeden Status erforderlich ist, der eine Sicherheitsvorlage benötigt. .

So löschen Sie eine vorhandene Sicherheitsvorlage: