コンテナーを閉じる/開く

カテゴリー、フォルダー、およびボリュームは、通常、それぞれに関連付けられた廃棄スケジュールで定義されている条件が満たされると自動的に閉じますが、手動で閉じることも可能です。これらの各コンテナーは、作成するとデフォルトで開かれ、その中へ子エンティティーを追加することができます。コンテナーを閉じると廃棄プロセスが開始され、それ以降、子エンティティーを追加することはできなくなります。

いったん閉じたコンテナーは、通常、再び開くことはありませんが、コンテナーを閉じた時点では使用できなかったレコードを追加できるように、再び開くことができるようにはなっています。たとえば、ある年の末日にコンテナーを閉じた後に、その年のレコードが遅れて到着した場合は、コンテナーを再び開き、そのレコードを追加した上で再度コンテナーを閉じることができます。レコードは、閉じたコンテナーと開いたコンテナーのどちらからでも取得することができます。

エンティティーが閉じると、その子エンティティーもすべて自動的に閉じます。ただし、エンティティーを再び開く場合は、その子エンティティーが自動的には開くことはありません。子エンティティーを再び開くには、最初にその親エンティティーを開く必要があります。再び開いたボリュームにレコードを追加する場合は、そのボリュームを明示的に選択することが必要です。

レコード管理者および Records Manager は、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを閉じたり、再び開いたりすることができます。

コンテナーを手動で閉じるには

  1. 閉じるカテゴリー、フォルダー、またはボリュームを参照または検索します。
  2. 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。(代わりに、各エンティティーを右クリックして、コンテキスト・メニューを使用することもできます。)
  3. 「複数選択アクション」メニューから「閉じる を選択します。
  4. 「エンティティーを閉じる」ページが表示されます。エンティティーを閉じる理由を入力し、「閉じる」をクリックします。ただし、そのエンティティーを開いたままにしておく場合は、「終了」をクリックします。
  5. エンティティーを閉じる際に表示されるメッセージを確認したら「OK」をクリックします。

注:  既に閉じているエンティティーには、そのマークとして「閉じる」アイコン閉じるアイコン が表示されます。

エンティティーを再び開くには

  1. 再び開くカテゴリー、フォルダー、またはボリュームを参照または検索します。
  2. 名前を右クリックして、「再び開く再び開くアイコン を選択します。
  3. エンティティーを再び開く際に表示されるメッセージを確認したら「OK」をクリックします。

注:  いったん閉じた後に再び開いたエンティティーには、そのマークとして「再び開く」アイコン再び開くアイコン が表示されます。