「宣告為記錄項目範本」精靈的第二步是指定記錄內容值,以及哪些內容為隱藏、可編輯或唯讀。可用的內容視上一步選取的記錄類別而定。
為了加速宣告記錄的程序,「宣告為記錄」精靈和「宣告為記錄」項目範本,均支援將內容值從文件類別自動對映到記錄類別內容。也就是說,當文件宣告為記錄時,文件類別內容符號式名稱會與記錄類別內容符號式名稱相比較。如果名稱相符,則文件內容的值會自動指派為相符的記錄內容的值。例如,所使用的文件類別有「顏色」內容,記錄類別也有「顏色」內容,則文件內容的值會自動對映到記錄內容。
這些規則決定內容對映:
不論項目範本是否顯示「設定記錄內容」步驟,內容對映都會發生。
附註 不同物件儲存庫的內容可能有別名。也就是說,對於管理者定義用來將一個物件儲存庫的內容對映到另一個物件儲存庫的設定,任何內容對映都會將其納入考量。
下表顯示文件類別和內容類別中,名稱為「顏色」的內容對映。
文件和記錄內容值 | 值 1 | 值 2 | 值 3 | |
---|---|---|---|---|
文件類別內容值 | 藍色 | 空白 | 藍色 | |
範本的記錄類別內容值 | 黃色 | 黃色 | 空白 | |
結果 | 文件物件內容值 | 藍色 | 空白 | 藍色 |
記錄物件內容值 | 藍色 | 黃色 | 藍色 |
如果文件類別有不止一個內容具有相同的符號式名稱,則會依此順序評估內容,並使用符合記錄類別內容之符號式名稱的第一個內容:
如果選取文件的多個版本來宣告,則內容對映會根據針對宣告動作選取之文件的最新版本。也就是說,文件的不同版本可以有不同的類別和內容。內容一律根據文件最新版本的內容對映。
如需文件類別和內容的相關資訊,請參閱「Content Engine 管理的說明」。