定義並執行搜尋

您可以搜尋記錄、磁區、記錄資料夾和記錄種類。您可以選擇的搜尋選項會隨著搜尋模式(「動態」或「靜態」)而不同。 如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱設定搜尋預設值

您還可以存取搜尋範本和已儲存的搜尋。選取搜尋類型之後,您可以指定下列類型的搜尋準則來縮小搜尋範圍:

您可以在每一個頁面上修改預設搜尋準則。

「搜尋」標籤包括至「搜尋範本」和「已儲存的搜尋」的鏈結。「搜尋設計程式」在 Workplace 中建立這些預先設計的搜尋,並將它們標示為由 Records Manager 使用。「搜尋範本」指定一些搜尋準則,並留下一些可編輯的欄位以便您自訂搜尋。「已儲存的搜尋」是內含您無法編輯之所有搜尋準則的搜尋。當您按一下已儲存搜尋的名稱時,您只會看到結果(就如同您開啟了一個資料夾)。

如何定義並執行搜尋

  1. 選取「搜尋」標籤。
  2. 根據您要搜尋的實體的類型(記錄種類記錄資料夾磁區記錄)按一下適當的搜尋鏈結,或選取搜尋範本和已儲存的搜尋
  3. 當您輸入所有的搜尋準則時,請按一下搜尋

如果要指定搜尋的位置(搜尋位置)

搜尋範圍」顯示搜尋的預設位置,您可以如下進行變更。

  1. 按一下「選取資料夾」。
  2. 導覽至並選取來限制搜尋的種類、子種類或資料夾。路徑末尾顯示目前選取的資料夾。
  3. 按一下「接受」。
依類別過濾和最大結果

在「依類別過濾」欄位中,您可以將傳回的結果限制為僅包括特定類別的實體。例如,如果您選取記錄作為實體類型,則可以透過指定類別類型(電子、電子郵件、標記或其他自訂類別)縮小搜尋範圍。

  1. 按一下「選取類別」。
  2. 從「選取過濾類別」頁面選取類別類型。
  3. 按一下「選取過濾類別」選取類別類型。
  4. 如果要傳回所選類別的子類別中的實體,請選取「包括子類別」勾選框。
  5. 在「最大結果」欄位中,輸入在結果中傳回的最大實體數。(範圍為 50 到 5000。)

    只有當「搜尋模式」為「靜態」時才能使用「最大結果」欄位。如需詳細資料,請參閱設定搜尋預設值

指定屬性

定義搜尋準則時,您最多可以根據七個屬性來搜尋實體。您可以為這些屬性中的任意屬性或所有屬性輸入值。對於已分類的記錄,您可以根據目前或初始分類、降級、升級、取消日期或事件分類或補充的標記輸入搜尋準則。您也可以將屬性值保留為空白,並根據其他搜尋準則搜尋實體。

如果要選取一組屬性

  1. 按一下「變更」。
  2. 在「屬性準則設定」區域,從一或多個「屬性名稱」功能表中選取屬性名稱。
  3. 按一下對應排序結果所依據之屬性的圓鈕。
  4. 選取運算子。屬性決定了可用的運算子。
  5. 按一下「接受變更」。

如需此頁面上設定的相關資訊,請參閱設定搜尋預設

如何輸入值和設定運算子

對於要包括在搜尋中的每個運算子,您必須透過輸入文字、從功能表或其他頁面選取值,或從日曆選取日期來指定值。僅具有值的屬性才可用在搜尋中。

  1. 為每個屬性勾選運算子。您可以從功能表中選取運算子或接受預設值。
  2. 為要使用的每個屬性輸入值。
  3. 選取「AND」或「OR」來表示兩個屬性之間的關係。僅當兩個值均為真時,AND 運算子才會傳回結果。如果兩個屬性值任一為真,OR 運算子就會傳回結果。

    比方說,如果您有名稱為 Human Resources 的多值屬性,而且想搜尋 Payroll 或 Recruitments,請輸入下列準則:

    Human Resources = Payroll     OR
    Human Resources = Recruitments

    您也可以輸入如下的搜尋準則:

    Human Resources = Payroll, Recruitments

附註   如果您在「DoD 分類」的資料模型上使用「初始分類」屬性,則分類輸入欄位為字串欄位。所有使用運算子,如大於 (>)、小於或等於(< 或 =)的比較,均根據您所輸入的文字而定。因此,Unclassified 大於 Classified,因為 U 是英文字母的第十七個字母,C 是第三個字母。

指定內容

如果要搜尋記錄,您可以指定宣告文件(在記錄物件儲存庫中)的內容,或記錄屬性(檔案計劃物件儲存庫中的 meta 資料)文字中的單字或片語。您的網站管理者必須配置搜尋引擎以編製屬性的索引。 您可以使用 AND 或 OR 運算子來結合屬性搜尋與內容搜尋。

如果搜尋模式是「靜態」,且您使用 OR 運算子,搜尋會先處理屬性搜尋。 如果傳回的結果數目等於或超出「結果數目上限」值,搜尋會停止,不會搜尋內容。 因此,結果可能不包括任何具有所要求的內容之文件。如需搜尋模式的相關詳細資料,請參閱設定搜尋預設值。當搜尋模式是「動態」時,這個模式仍會先處理內容搜尋,後面接著屬性搜尋,而「動態」模式會傳回所有項目。

如何搜尋內容

  1. 在「內容包含」文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。
  2. 對「位於」值,選取「meta 資料」以尋找屬性中的文字,或選取「內容」以尋找宣告文件中的文字。

    在您的搜尋中指定內容時,搜尋結果頁面會包含「等級」直欄,顯示相對於搜尋準則的百分比。「等級」是預設的排序直欄,初始是以降冪排序。只有當「搜尋模式」為「動態」時才有「等級」直欄。

  3. 設定運算子為 AND 以指定實體必須包含您輸入的文字並且屬性也必須為真。如果內容或者屬性條件之一必須為真,則設定運算子為「OR」。

附註

依親項類型過濾

您可以根據記錄之母項實體的類型和屬性來搜尋記錄。

如何選取母項實體

  1. 按一下「並依親項類型過濾」右側的「選取」。
  2. 選取在其中必須找到記錄的親項類型。
  3. 按一下「接受」以返回至搜尋頁面。
  4. 輸入運算子和值或按一下「變更」指定其他屬性。

    對母項實體搜尋準則的任何變更,都會反映在此實體類型的「我的搜尋」頁面。例如,如果您選取將記錄資料夾作為母項,並且變更此處的屬性集,則會在下次搜尋時直接為記錄資料夾設定相同的屬性值。

指定搜尋準則完成後,請按一下「搜尋」。

搜尋結果

如果搜尋模式是「靜態」,「最大結果數」值會限制傳回的結果數。如果搜尋模式是「動態」,傳回的結果不會受「最大結果數」值的限制。如需「最大結果數」和「搜尋模式」的相關資訊,請參閱設定搜尋預設值

搜尋結果包含實體名稱和您在搜尋準則中指定的所有屬性值。如果屬性(例如補充標記)有多個值,將會在此欄中顯示「顯示明細」鏈結。按一下此鏈結會顯示此屬性的所有值。

您可以對搜尋結果執行下列作業:

 如果您按一下某個子種類的「取得資訊」圖示,且沒有母項種類的存取權,IBM InfoSphere Enterprise Records 會顯示一則錯誤。

搜尋錯誤

如果檔案計劃階層包含大量的記錄種類、記錄資料夾和記錄,則「搜尋」可能會導致錯誤,包括逾時錯誤。關於您可以修改來消除這些錯誤的設定,請參閱「P8 疑難排解手冊」中的「IBM InfoSphere Enterprise Records」一節。