Dieses Thema behandelt die Möglichkeiten zur Anpassung von IBM InfoSphere Enterprise Records durch den Administrator. Es enthält Verknüpfungen zu weiteren Informationen. Informationen zur Anpassung von IBM InfoSphere Enterprise Records durch Entwickler finden Sie unter Hilfe für IBM InfoSphere Enterprise Records Development.
IBM InfoSphere Enterprise Records unterstützt die Unterteilung bestimmter Entitätsklassen in Unterklassen. Die nachstehenden Klassen können durch Unterklassen ergänzt werden:
Gründe zur Einrichtung von Unterklassen sind: Bedarf für zusätzliche (benutzerspezifische) Eigenschaften, die nur für eine Untermenge einer IBM InfoSphere Enterprise Records-Klasse gelten, Einschränkung bestimmter Vorgänge auf eine Untermenge (etwa das Subskribieren von Ereignissen oder Audit-Ereignissen).
Sie können aber auch bestehenden Klassen benutzerspezifische Eigenschaften hinzufügen und die Art und Weise ändern, wie die Eigenschaften in der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" angezeigt werden (Ändern des angezeigten Namens, Festlegen von vordefinierten Eigenschaftswerten). Siehe Erstellen von Unterklassen, Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
IBM InfoSphere Enterprise Records stellt Workflows zur Automatisierung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Aktenverwaltung bereit, wie z. B. die Überprüfung von Entitäten vor ihrer Vernichtung. Diese Workflows können Sie bei Bedarf ändern, um sie auf die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens anzupassen. So können Sie zusätzliche Schritte hinzufügen, überflüssige Schritte löschen oder die Reihenfolge der Aufgaben ändern. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf für zusätzliche Workflows haben, die nicht in IBM InfoSphere Enterprise Records enthalten sind, können Sie auch neue erstellen. Siehe Erstellen und Ändern von Workflows.
Für die Optimierung des Prozesses zum Deklarieren von Akten können Sie eine oder mehr Erfassungsvorlagen eigens für diesen Zweck erstellen. In einer solchen Vorlage legen Sie die Standardinformationen (etwa Aktenklassen, Aktenplan-Speicherort und Eigenschaften) fest. Außerdem können Sie bestimmte Seiten des Assistenten "verstecken", um so die Erfassung zu beschleunigen oder dafür zu sorgen, dass der Benutzer bestimmte Voreinstellungen gar nicht sieht. IBM InfoSphere Enterprise Records enthält eine Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Akten. Diese Vorlage können Sie ändern. Ebenso können Sie neue Vorlagen für die Deklaration von physischen und von elektronischen Akten erstellen. Stellen Sie beim Speichern einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Akten sicher, dass Sie die Datei im Ordner <FPOS>\RecordsManagement\Templates speichern, damit die Vorlage in der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" sichtbar ist. Siehe Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Akten und Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Erstellen von Akten.
Die Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" enthält die Registerkarte "Suche", mit der Benutzer schnell auf Entitäten in einem Aktenplan zugreifen können. Zusätzlich können Sie aber auch gespeicherte Suchen und Suchvorlagen erstellen, mit deren Hilfe die Benutzer komplexere Suchvorgänge durchführen können. Gespeicherte Suchen sind komplexe Suchvorgänge, die automatisch ausgeführt werden können. Suchvorlagen sind teilweise ausgefüllte Suchanfragen mit Benutzerinteraktion. IBM InfoSphere Enterprise Records stellt eine Suchvorlage bereit, die Suchkriterien für einige IBM InfoSphere Enterprise Records-spezifische allgemeine Merkmale für Entitäten enthält. Weitere Informationen zum Erstellen von gespeicherten Suchvorgängen und Suchvorlagen finden Sie unterAbout Search Designer in Help for Search Designer. Wenn Sie eine gespeicherte Suche oder eine Suchvorlage zur Verwendung mit IBM InfoSphere Enterprise Records speichern, müssen Sie den Wert für die Eigenschaft "Anwendungsdname" auf "RM" setzen.
IBM InfoSphere Enterprise Records enthält verschiedene Berichte mit statistischen Ansichten verschiedener Aktivitäten, die mit IBM InfoSphere Enterprise Records ausgeführt werden. Sie können diese Berichte anpassen (z. B. Felder hinzufügen und löschen oder Berichtsparameter ändern) und Sie können neue Berichte erstellen, die in der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" angezeigt werden. Siehe hierzu Anpassen eines Berichts und Erstellen eines Berichts.