Adicionar padrão de nomeação

Um padrão de nomeação fornece uma forma para nomear automaticamente categorias de registros e os registros para atender suas normas.Quando um usuário cria uma destas entidades que tem um padrão de nomeação associado, o nome é automaticamente fornecido na etapa Definir propriedades.O sistema não impede que o usuário altere aquele nome.

Números incrementais são atribuídos e usados assim que a etapa Definir propriedades aparece.Se você cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será usado.

Nomear automaticamente os registros

Para nomear automaticamente os registros, insira um padrão de nomeação no campo Padrão de registro do contêiner pai.O padrão de registro é uma propriedade desse contêiner.Portanto, todos os registros declarados naquele container irão adquirir o próximo nome na seqüência do padrão e serão incrementados de acordo com o valor inserido no campo Incrementar padrão de registro por.Consulte Sobre padrões de nomeação para obter ajuda para desenvolver o padrão.

Nomear automaticamente as categorias e pastas

Para nomear automaticamente as categorias e pastas, siga estas etapas.

  1. Adicionar um padrão de nomeação na guia Configurar.Consulte Para adicionar um padrão de nomeação.
  2. Adicione os níveis de padrão a partir da página de confirmação ou mais tarde nas páginas de informações.Consulte Para adicionar um nível de padrão.
  3. Atribuir um padrão de nomeação para um plano de arquivo.Consulte Para atribuir um padrão de nomeação para um plano de arquivo.

Sobre a sintaxe do padrão de nomeação

Seu processo administrativo pode requerer que os nomes das pastas iniciem com a letra A, seguido por dois dígitos representando o ano, um hífen, e a seguir um número de pasta, como A07-000005. O padrão a seguir cria tais nomes:

A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]

Neste padrão, A é o primeiro caractere, AA representa o ano, e \d é um numeral.O sistema fornece automaticamente os valores para o padrão entre colchetes [].Portanto, AA é substituído pelos dois últimos dígitos do ano atual.\d é substituído por dígitos incrementais.Você especifica o valor incremental em outro campo ao inserir a seqüência.

Vamos considerar outro exemplo de um padrão de nomeação de registro. Você deseja criar uma regra de nomenclatura para as pastas nas séries "KX" seguidas por um ano de 2 dígitos, ponto, mês de 2 dígitos, hífen e dois conjuntos de numerais incrementais, como "KX07.06-0004-03." O padrão a seguir preencheria este requisito:

KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Você também pode usar padrões personalizados para criar parâmetros com base em metadados. Por exemplo, as suas políticas de organização podem exigir que a convenção de nomenclatura da pasta de registro seja de um ano, espaço, assunto (metadados) da pasta de registro, espaço, e um número de 5 dígitos, como "2006 Loan 00005." Para isso, você pode criar um padrão de nomenclatura com as seguintes especificações:

[AAAA] [ESTE.AssuntoEmail] [\d\d\d\d\d]

ou

[AAAA] [Pai.AssuntoEmail] [\d\d\d\d\d]

O sistema irá fornecer os valores padrão para o ano e assunto por estarem entre colchetes [].ESTE.AssuntoEmail é um padrão personalizado.Portanto, o sistema irá fornecer o valor padrão do campo de metadados, AssuntoEmail, que você especifica para o pai da pasta de registros.

Você precisa especificar o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado.Também, se não houver um valor disponível para a propriedade especificada, um erro é gerado.Este padrão personalizado é aplicável somente para as entidades no nível 2 ou abaixo (3, 4, e assim por diante) no plano de arquivo.O Nível do plano de arquivo é outro campo que você completa ao adicionar um nível de padrão.

DICAS

Não use caracteres que sejam nomes inválidos.Por exemplo, não use o caractere de barra (/) ao incorporar datas.Os caracteres inválidos são:

\ / : * ? " < > |

Para assegurar que os usuários não excedam o número de caracteres que você especificou no padrão de nomeação, delimite o padrão de nomeação usando os símbolos ^ e $.Por exemplo, se você cria um padrão de nomeação, \d\d\d anexe o símbolo ^ no início do padrão de nomeação e o símbolo $ no fim do padrão de nomeação, como abaixo mostrado:

^\d\d\d$

Isto irá assegurar que quando o usuário insere um valor, o número de caracteres inseridos não exceda o número de caracteres especificados na seqüência do padrão.

Para adicionar um padrão de nomeação

  1. Efetue o login como um Administrador de registros e selecione a guia Configurar .
  2. Clique em Padrões de nomeação.
  3. Clique em Adicionar padrão de nomeação.
  4. Na página Adicionar padrão, insira um nome e descrição para o padrão.
  5. Selecione Nome ou Identificador no menu suspenso Aplicar nome ou ID .Dependendo do valor selecionado, o nome ou identificador da categoria de registros ou pasta de registros, será automaticamente gerada de acordo com o padrão associado.
  6. Clique em Avançar.
  7. Defina a segurança para o padrão de nomeação e clique em Concluir.
  8. Na página de confirmação, clique em Adicionar nível de padrão para adicionar níveis ao padrão de nomeação.Se você deseja adicionar níveis mais tarde, clique em OK para fechar a página Adicionar padrão .Consulte Modificar um padrão de nomeação para obter informações sobre como adicionar padrões mais tarde.

Para adicionar um nível de padrão

Um nível de padrão fornece os detalhes do padrão a serem aplicados nas categorias de registros e pastas de registros.Você especifica um ou mais níveis no plano de arquivo e o tipo de entidade à qual ele se aplica.Quando uma nova entidade daquele tipo é criada no nível especificado, ela é automaticamente nomeada de acordo com a seqüência do padrão e do número incremental.

Este procedimento continua da página de confirmação após você clicar em Adicionar nível de padrão.Se você estiver adicionando mais tarde os níveis de padrão, consulte Modificar um padrão de nomeação.

  1. Insira um Número de nível de plano de arquivo.O nível na hierarquia do plano de arquivo é representado por um número, onde a primeira categoria no plano de arquivo é 1. Sua primeira subcategoria é 2. Se aquela subcategoria tem uma pasta de registros, seu nível é 3.
  2. Para Tipo de entidade coincidente, selecione Categoria de registros ou Pasta de registros.Por exemplo, se você especifica 3 como o nível e a Categoria de registros como o tipo de entidade, todas as categorias de registros que existam no terceiro nível no plano de arquivo irão seguir o padrão de nomeação especificado.
  3. Especifique a Seqüência do padrão, como acima descrito.Consulte Sobre padrões de nomeação.A seqüência do padrão precisa aceitar caracteres numéricos.
  4. Insira um valor para Incrementar padrão de registro por.Usando um valor de 1, cada nova categoria ou pasta afetada pelo padrão será incrementada no próximo nível mais alto.Um incremento de 2 usa cada outro número.Este campo deve ser maior do que zero.
  5. Clique em Incluir. Isto lista o padrão na parte inferior de tela e limpa os campos para que você possa adicionar padrões adicionais para outras entidades e níveis.
  6. Clique em Sair quando terminar de adicionar níveis de padrões.

Exemplo

Se você deseja que as subcategorias na categoria de registro de nível superior sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 2 e selecione Categoria de registros como o tipo.Se você deseja que as pastas de registros naquela subcategoria sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 3 e selecione Pasta de registros como o tipo.Tendo ambos estes níveis de padrão no padrão de nomeação, resulta em subcategorias no nível 2 e pastas de registros no nível 3 sendo automaticamente nomeadas.

Para adicionar ou modificar mais tarde os níveis de padrão

  1. Navegue para o padrão de nomeação (guia Configurar, Padrão de nomeação) e clique em seu botão Obter informações.
  2. Selecione Gerenciar nível de padrão na barra lateral.
  3. Se estiver adicionando um nível de padrão, complete os campos como descrito em Para adicionar um nível de padrão acima.Se estiver modificando um nível de padrão, continue para a etapa 4.
  4. Selecione o botão do padrão.Isto copia os dados existentes para os campos.
  5. Altere os campos como necessário e clique em Editar.
  6. Quando terminar, clique em Sair

Para atribuir um padrão de nomeação para um plano de arquivo

Esta etapa é necessária para ativar a nomeação automática.

  1. Navegue para o nível raiz do plano de arquivo, para que o caminho exiba somente o nome do plano de arquivo.
  2. Clique em Obter informações para o plano de arquivo (justo abaixo do caminho).O campo Padrão de nomeação está na página Propriedades.
  3. No menu suspenso Padrão de nomeação, selecione o nome do padrão que deseja usar.
  4. Clique em Aplicar e em seguida em Sair.