I record non più necessari possono essere sostituiti con altri record. Ad esempio, si può sostituire un record contenente i dettagli personali dei dipendenti relativi a dicembre 2006 con uno contenente quelli di aprile 2007, oppure il record di un documento con quello dell'ultima versione aggiornata dello stesso documento. Quando si stabilisce un'associazione di sostituzione fra due record, ciascuno contiene un collegamento ipertestuale all'altro.
I record sostituiti da altri restano accessibili.
Per sostituire un record durante la dichiarazione
Quando si dichiara un record, è possibile indicare se esso sostituisce un record esistente.
Prima di completare la dichiarazione di un record non classificato, fare clic su Cambia valore per modificare la selezione. Verrà aperta una finestra nella quale si può cancellare il campo selezionando Rimuovi oggetto oppure scegliere un altro record facendo clic su Seleziona oggetto. Se si sta dichiarando un record classificato, fare clic su Sostituisce per modificarne il valore o su Cancella per rimuoverlo.
Se il nuovo record è già stato dichiarato senza scegliere l'opzione Sostituisce, è comunque possibile specificare in un secondo momento che il nuovo record andrà a sostituirne uno esistente.
Per sostituire un record dopo la dichiarazione
Nella pagina delle informazioni relative al record sostituito, nel campo Record sostituiti, è indicato il nome del nuovo record che lo sostituisce. Nella pagina delle informazioni relative al nuovo record, nel campo Sostituisce, è indicato il nome del record meno recente. Fare clic su Sostituisce per cambiare il record sostituito o su Cancella per rimuoverne il nome del record.