Categorias, pastas e volumes

Este capítulo fornece informações sobre os contêiners disponíveis no IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obter informações adicionais específicas sobre como gerenciar contêineres físicos, consulte Entidades físicas.

Categorias dos registros

Uma categoria de registro é um contêiner que categoriza um conjunto de registros relacionados em um plano de arquivo. Você usa tipicamente categorias de registros para classificar registros com base em categorias funcionais. Uma categoria de registro contém subcategoriais e pastas de registros. No entanto, você não pode criar uma categoria de registro e uma pasta de registros no mesmo nível de hierarquia. Nos modelos de dados Base e DoD, você pode declarar registros diretamente em categorias. O modelo de dados PRO não permite isto. Por padrão, as entidades filhas herdam a segurança e a agenda de disposição do contêiner pai. Para obter mais informações sobre segurança e herança de disposição, consulte Segurança de objeto e Herança da agenda de disposição.

Uma categoria de registro tem um nome e uma ID. Ambos aparecem no caminho separados por um hífen. O nome e a ID precisam ser únicos no container pai.

Pastas de registros

Uma pasta de registros é uma coleção de registros relacionados. Use a pasta de registros para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Por padrão, entidades filhas de uma pasta de registros herdam a segurança e a agenda de disposição da pasta de registros. Você pode criar pastas de registros eletrônicos, físicos, de caixa e híbridos sob uma categoria de registro para gerenciar registros eletrônicos e físicos.

Uma pasta de registros tem um nome e uma ID. Ambos aparecem no caminho separados por um hífen. O nome e a ID precisam ser únicos no container pai.

Pasta eletrônica

Uma pasta eletrônica é usada para armazenar registros eletrônicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta eletrônica também pode armazenar registros físicos (papel ou outros itens físicos).

Pasta física

Uma pasta física armazena registros físicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel. Com base na estrutura de armazenamento físico da organização, você pode modelar a hierarquia das pastas físicas no Gerenciador de Registros.

Caixa

Uma caixa é um contêiner para registros físicos e fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, você poderia criar um "Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas Físicas". Diferentemente de outros tipos de pastas, uma caixa pode conter outras pastas (especificamente, pastas e caixas físicas, mas não pastas eletrônicas ou híbridas), assim como registros (somente registros físicos). No entanto, uma caixa não usa volumes.

Pasta híbrida

Uma pasta híbrida podem conter registros eletrônicos e físicos e contém um ou mais volumes. Observe que não há diferenças comportamentais entre uma pasta eletrônica e uma pasta física. No entanto, uma pasta híbrida tem metadados adicionais que descrevem uma entidade física, incluindo a localização principal. Para obter informações sobre uma localização principal, consulte Localizações.

Volumes

Um volume serve como uma subdivisão lógica de uma pasta de registros em unidades menores e mais facilmente gerenciadas. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registros (com exceção de uma caixa) sempre contém ao menos um volume, que é automaticamente criado pelo sistema quando a pasta de registros é criada. Após isto, você pode criar qualquer número de volumes em uma pasta de registros. Observe, no entanto, que em qualquer determinado momento, somente um volume na pasta permanece aberto. Por padrão, o volume atual está aberto. Um volume é automaticamente fechado quando você adiciona um novo volume e quando o critério especificado é preenchido. Por exemplo, um volume contendo registros de um ano de um calendário específico, pode ser fechado automaticamente no fim daquele ano calendário.

Um volume será do mesmo tipo de sua pasta de registros pai (eletrônica, física ou híbrida) e pode conter o mesmo tipo de registros que seu pai. No entanto, um volume não pode conter uma subpasta ou outro volume. Um volume herda o planejamento de disposição da pasta de registros sob a qual é criada. Você não pode definir uma planejamento de disposição que seja independente da pasta de registros pai.

Contêineres ativos vs inativos

Quando você cria uma categoria de registros ou uma pasta de registros, ela será marcada como Ativa. No entanto, você pode marcar o contêiner como inativo após criá-lo. Quando você marca um contêiner como inativo, o sistema impede que novas entidades sejam criadas, movidas, copiadas ou arquivadas nesse contêiner. Quaisquer contêineres filhos também são marcados como inativos. Além disso, os usuários não podem visualizar contêineres inativos ao declarar um registro. Marcar um contêiner como inativo é útil quando for necessário rever e aprovar o contêiner antes de torná-lo disponível para uso geral.

Contêineres abertos x fechados

Quando você cria uma entidade de contêiner, ela é aberta por padrão. Se você desejar restringir a criação de entidades filhas em um contêiner, mas ainda permitir a recuperação de registros da mesma, poderá fechar esse contêiner a qualquer momento após a criação. Quaisquer contêineres filhos também são marcados como fechados.