Utilisation de la recherche simple

La recherche simple est la recherche par défaut lorsque vous ouvrez la page de recherche pour la première fois. Elle fournit une méthode de recherche rapide et personnalisée permettant de trouver différents types d'objet. Elle fonctionne avec vos paramètres de préférences utilisateur. Celles-ci définissent les critères de recherche par défaut utilisés par la page de recherche et déterminent le mode d'affichage des résultats.

Les préférences utilisateur déterminent par exemple le type d'objet à rechercher, la librairie dans laquelle rechercher, en filtrant par état de version et classe d'objet, et les propriétés sur la base desquelles effectuer la recherche dans la page de recherche. Entrez les valeurs de propriété et de contenu à rechercher dans la page de recherche, et modifiez éventuellement le type d'objet ou la librairie.

Vous pouvez rapidement accéder à la page Préférences de l'utilisateur - Recherche simple en cliquant sur Modifier en bas de la page de recherche. Après avoir cliqué sur Accepter pour sauvegarder les changements apportés aux préférences utilisateur, cliquez sur Quitter pour retourner à la page de recherche. Pour plus d'informations sur la définition des préférences utilisateur, reportez-vous à la rubrique Paramètres de recherche.

Si vous voulez accéder aux modèles de recherche, cliquez sur Utiliser le modèle de recherche à partir de la recherche simple.

Spécifier la librairie dans laquelle effectuer la recherche

Vous pouvez modifier la librairie dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche à tout moment. Cliquez sur le lien Modifier la recherche dans et une autre page apparaît et affiche les librairies organisées en arborescence, dans lesquelles vous pouvez localiser une autre librairie pour y effectuer une recherche.

De plus, vous pouvez aussi définir la vue Recherche par défaut pour une librairie spécifique. La fonction par défaut que vous avez choisie remplace la vue Recherche par défaut des préférences utilisateur et devient la nouvelle vue Recherche par défaut pour une librairie spécifique. Sélectionnez d'abord la librairie à l'aide du lien Modifier la recherche dans puis cliquez sur Définir comme recherche par défaut dans pour définir cette librairie comme librairie par défaut.

Cases à cocher

Les cases à cocher au bas de la page sont déterminées par votre administrateur. Elles ont été conçues pour faciliter la recherche basée sur des critères de recherche courants. Au lieu de définir des critères de recherche personnalisés comme "Ajouté par =" dans vos préférences utilisateur puis de sélectionner votre nom d'utilisateur sur la page de recherche, vous pouvez tout simplement cocher la case "Créé par moi".

Critères de recherche

Les critères de recherche affichent initialement les paramètres sélectionnés pour la Vue Recherche dans les préférences utilisateur. Les paramètres fournissent des critères globaux qui s'appliquent à toutes vos recherches. Vous pouvez utiliser les valeurs par défaut des préférences utilisateur ou les modifier.

Les sections suivantes présentent les paramètres de recherche et les options que vous pouvez utiliser et que vous devez définir lors de la saisie de vos critères de recherche.

REMARQUE La liste des propriétés disponibles et des critères de recherche est toujours déterminée par le type d'objet sélectionné et les préférences utilisateur de recherche définies pour ce type d'objet.

Propriétés et opérateurs de recherche

Vous ne pouvez pas regrouper les propriétés ou modifier l'ordre dans lequel elles sont traitées dans la page de recherche simple. Pour réorganiser les propriétés, modifiez leur ordre à partir de la page Préférences de l'utilisateur - Recherche simple. Les opérateurs de recherche doivent également être configurés dans vos préférences utilisateur.

Opérateurs de recherche

L'opérateur Contient peut être utilisé pour les caractères génériques. Il remplace l'opérateur Similaire à. En effet, les autres opérateurs ne reconnaissent pas ce type de caractère.

Les opérateurs commence par et se termine par peuvent inclure n'importe quel nombre de caractères, y compris aucun caractère. Ces deux opérateurs remplacent l'utilisation du signe pour cent (%) avant ou après un caractère. Auparavant vous utilisiez A% pour trouver des valeurs commençant par A. Vous utilisez maintenant l'opérateur Commence par.

Paramètres des critères de propriété

La page de recherche contient jusqu'à cinq propriétés vous permettant de définir vos critères de recherche. Vous pouvez entrer des valeurs pour toutes les propriétés disponibles ou laisser ces valeurs vides afin de ne rechercher que dans le contenu de vos documents. Les propriétés disponibles sont déterminées par les préférences utilisateur définies pour le type d'objet sélectionné.

REMARQUE 

La recherche traite les valeurs de propriété dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées, ligne par ligne, et ignore les propriétés sans valeur. Si vous avez entré trois ou plus de trois propriétés, toutes les propriétés avec ET sont d'abord traitées en tant que groupe. Si un OU est utilisé entre deux groupes de propriété liées par ET, les résultats du premier groupe de propriétés liées par ET sont ajoutés au second groupe de propriétés liées par ET. Par exemple, une recherche de propriété A et de propriété B ou de propriété C et de propriété D est d'abord traitée en obtenant les résultats de la propriété A et propriété B puis en y ajoutant les résultats obtenus pour la propriété C et propriété D.

Une fois les valeurs de propriété traitées, les options de recherche et la valeur du contenu sont vérifiées.

Options de recherche

Pour personnaliser davantage votre recherche, des options de recherche peuvent également être disponibles au bas de la page. Votre administrateur définit et détermine les options affichées. Par exemple, sélectionnez une ou plusieurs options pour limiter votre recherche aux documents PDF ajoutés au cours de la semaine dernière, en cochant les cases "Ajouté la semaine dernière" et "Documents PDF".

Paramètres de contenu

Si vous activez la préférence "Afficher le contenu" (sélectionnez Afficher), vous pouvez ensuite saisir du texte à rechercher dans les documents. Votre administrateur doit avoir activé l'indexation de recherche pour que la librairie recherche les contenus de documents. Il peut y avoir un décalage entre le moment où un document est ajouté à une librairie et le moment où le système met à jour les index de recherche.

REMARQUE  Les caractères < et > ne sont pas pris en charge dans les recherches de contenu. Ils représentent des mots-clés dans Verity : en cas de recherche sur ces caractères, un message d'erreur Verity apparaît. Utilisez plutôt le modificateur Dans la zone, qui recherche les balises HTML et XML et se compose généralement de ces caractères, par exemple <nom>.

Lorsque vous entrez un mot, la recherche traite toutes les formes de ce mot. Par exemple, si vous entrez le mot jour, la recherche renvoie des documents contenant les mots jour, jours et journalier. Si vous entrez le mot classe, la recherche renvoie des documents contenant les mots classe, classes, classer, classé ou classeur.

Si vous entrez plusieurs mots, tous ces mots doivent figurer dans le document. Si, par exemple, vous tapez rapport mensuel, seuls les documents contenant à la fois les mots " rapport" et " mensuel " sont renvoyés en tant que résultats.

Pour rechercher une expression dont les mots sont dans un ordre spécifique, placez l'expression entre guillemets. Par exemple, "baleine bleue" ne renvoie que les documents contenant l'expression baleine bleue. Les documents contenant baleine et bleue mais dans lesquels ces deux mots ne figurent pas l'un à côté de l'autre sont ignorés.

Les guillemets permettent également de rechercher une orthographe ou une casse spécifique. Par exemple, "star" renvoie " star ", mais pas " starifier " ni " Star ".

Caractères génériques de valeur de contenu

Utilisez un astérisque (*) pour remplacer zéro, une ou plusieurs lettres, nombres ou traits de soulignement ( _ ). Par exemple, bo*s renvoie les résultats bois, bosse, booster et boas. Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer un seul caractère alphanumérique tel que ?on, qui renvoie son, don, mon, ton.

Résultats de la recherche

Les résultats de recherche renvoyés dépendent non seulement des paramètres de critères de contenu et de propriété, mais également des préférences utilisateur définies dans Etendue de la recherche et Plage. Ces paramètres, que l'on trouve dans la page Recherche générale sous Paramètres de contenu, permettent de définir le degré de proximité que les mots d'un document doivent observer pour être considérés comme des résultats possibles. Le paramètre par défaut recherche parmi 1 000 mots ceux qui semblent proches les uns des autres.

Si l'option Classement selon la pertinence est activée, les résultats de la recherche sont triés, le document avec le plus de concordances apparaissant en tête de liste. Si l'option Classement selon la pertinence est désactivée, les résultats ne sont pas triés.

Résultats maximum détermine le nombre maximal de résultats à afficher simultanément. Si vous définissez ce paramètre sur une valeur élevée, la recherche risque de s'en trouver ralentie.

REMARQUE Vous ne pouvez pas accéder aux paramètres Classement selon la pertinence, Etendue de la recherche et Plage à partir du bouton Modifier de la page de recherche. Pour modifier ces paramètres, cliquez sur le lien Préférences en haut à droite de la page de recherche et accédez à la vue Général des paramètres de recherche dans les préférences utilisateur. Les paramètres Résultats maximum peuvent être modifiés à partir de la page Modèle de recherche.

Les résultats de votre recherche sont affichés dans la liste des éléments trouvés. Utilisez les menus déroulants d'affichage pour modifier l'affichage de vos résultats. Le menu Affichage détermine si vos résultats seront affichés en vue détaillée ou en vue magazine. Le menu d'affichage des éléments détermine le nombre d'éléments affichés sur la page.

Cliquez sur Menu Actions pour afficher la liste des actions que vous pouvez effectuer sur les éléments sélectionnés.

Pour configurer et exécuter la recherche simple

  1. Cliquez sur Recherche dans la liste des vues. Si vous voyez Utiliser la recherche simple, cliquez dessus.
  2. Vérifiez le critère Rechercher dans en haut de la page pour vous assurer que vous effectuez la recherche au bon endroit. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Modifier Rechercher dans pour définir la librairie appropriée. Vous pouvez également limiter la recherche à un dossier de la librairie.
  3. Pour changer l'objet sur lequel porte votre recherche, cliquez sur la liste déroulante Rechercher et sélectionnez un nouveau type d'objet. Les critères de propriété sont modifiés en fonction de votre sélection. Par défaut, la recherche porte sur les documents et cette liste n'apparaît pas. Pour afficher cette liste, allez à Préférences de l'utilisateur, Vue Recherche, page Général, et sélectionnez Afficher pour Afficher le menu déroulant Rechercher.)
  4. Si vous sélectionnez le type d'objet Document, sélectionnez Option de version, si la case est disponible. Vous devrez éventuellement cliquer sur le bouton Modifier pour définir l'option de version.
  5. Si les propriétés disponibles vous conviennent, entrez les valeurs à rechercher.
  6. Si la propriété contient une valeur utilisateur ou groupe, il se peut qu'une valeur par défaut apparaisse.
  7. Pour modifier les propriétés disponibles, cliquez sur Modifier. La page Préférences de l'utilisateur s'ouvre.
    1. Procédez aux changements voulus, puis cliquez sur Accepter. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Paramètres de recherche.
    2. Dans les nouvelles propriétés disponibles, entrez des valeurs à rechercher.
  8. Si nécessaire, définissez des conditions de contenu.
  9. Si nécessaire, cochez des cases au bas de la page. Celles-ci peuvent être utilisées en plus des critères de recherche ci-dessus, ou en remplacement. Remarque : ces options de recherche sont liées par AND avec d'autres critères de recherche, donc veillez à ne pas définir des combinaisons impossibles, en sélectionnant par exemple deux utilisateurs différents comme créateur d'un document.
  10. Pour lancer la recherche, cliquez sur Rechercher.
  11. Passez en revue les résultats de la recherche. Remarquez que le Menu Actions est disponible et que vous pouvez modifier votre liste à l'aide des menus d'affichage.
  12. Pour effectuer une action sur un ou plusieurs éléments de résultat, cochez la case située à gauche des éléments. Cliquez sur une action pour l'appliquer aux éléments sélectionnés. Par exemple, pour emprunter un ensemble de documents, cliquez sur Emprunter.

    REMARQUE La liste des actions n'inclut que les actions susceptibles d'être exécutées sur tous les éléments sélectionnés. Par exemple, si vous tentez de restituer un document qui n'a pas été emprunté, une erreur survient.

  13. Vous pouvez cliquer sur Afficher les critères de recherche ou Masquer les critères de recherche pour activer ou désactiver l'affichage des critères de recherche.

REMARQUE Pour effacer les résultats et les critères de recherche et restaurer les paramètres d'origine, cliquez sur Effacer.