Einführung in IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records ist eine zusätzliche Komponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mithilfe von IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige elektronische Akten für digitale und in physischer Form vorliegende Informationen erstellen und pflegen. IBM InfoSphere Enterprise Records dient zur Verwaltung von Akten beliebiger Art und unabhängig vom Informationsträger (Speichermedium) oder Format. Für das Arbeiten mit IBM InfoSphere Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was eine "Akte" (engl. Record) ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.

Akten und Metadaten

Im Zusammenhang mit IBM InfoSphere Enterprise Records sind Akten Metadaten, also Dateien, die Informationen über andere elektronische Dateien (Dokumente) oder physische Objekte (Schriftgut, Unterlagen) enthalten und referenzieren. Akten dienen dazu, Dokumente oder physische Objekte innerhalb von Unternehmen, Organisationen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaften zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten - und auch zu vernichten. Die Metadaten sind Attribute wie Medientyp, Format, Autor, Gegenstand, Prüfer, Lagerort (Standort) und Veröffentlichungsdatum. Je nach ihrer Art und Funktion unterliegen Akten und Schriftgut möglicherweise gesetzlichen Normen und Richtlinien.

Ein elektronisches Dokument kann eine einzelne Datei (etwa ein MS-Word-Dokument), ein digitales Foto oder ein Satz von zusammengehörigen Dateien sein, die als ein Objekt behandelt werden (etwa eine E-Mail-Nachricht mit den beigefügten Anlagen). Elektronische Dateien werden in Objektspeichern und anderen Repositories aufbewahrt. Wenn ein Dokument als Akte deklariert wird, übernimmt IBM InfoSphere Enterprise Records dessen Verwaltung, einschließlich Schutz vor unbefugter Einsichtnahme (Sicherheit) sowie ggf. Klassifizierung. Dies bewirkt in vielen Fällen eine Änderung des Zugriffs. Beispielsweise hat der Autor plötzlich nicht mehr das Recht, das Dokument zu bearbeiten.

Physische Objekte können Videobänder, Mikrofichen, Festplatten, DNA-Muster, Schriftstücke, Urkunden und Fotos sein. Diese können in Schachteln ("Boxen"), Ablageschränken oder Archiven untergebracht sein. Die Akte enthält dann einen Vermerk über den tatsächlichen Aufbewahrungsort des physischen Objekts.

Der Begriff Akte (engl. Record) wird sowohl für die elektronische Metadaten-Datei verwendet als auch für das Dokument oder Schriftgut (Objekt), das als Akte deklariert wurde. Meist ist aus dem Zusammenhang ersichtlich, was gemeint ist - das physische Objekt oder das elektronische.

Ein Repository mit Dokumenten, die als Akten dekaliert werden können, wird als Akten-Repository oder als Records Object Store (ROS) (deutsch: Akten-Objektspeicher) bezeichnet. In IBM InfoSphere Enterprise Records angelegte Akten werden in Repositories gespeichert, die als File Plan Object Stores (FPOS) bezeichnet werden (bzw. dt: Aktenplan-Objektspeicher). Beide Objektspeicher sind Teil der Content Engine.

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Erstellung von Akten aus verschiedenen Quellen. Jede Akte verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

In der folgenden Abbildung wird dargestellt, wie Akten in verschiedenen Repositorys gespeichert werden können. Dazu gehört ein Repository mit FileNet-Webinhalten, MS Office-Dokumenten und Audiodateien, ein Repository mit Videobändern, Mikrofilmen und CD-ROMs sowie ein Repository mit Verträgen, Patenten und Genehmigungen. Jede Akte verweist auf die Informationen, die vom System verwaltet werden.

Aktenverwaltung (Records Management)

Unter "Aktenverwaltung" oder "Records Management" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Ordnen, Aufbewahren, Nutzen, Wiederauffinden (Retrieval) und Aussondern von Akten. Mit anderen Worten umfasst das Records Management sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus einer Akte anfallen - von der Erstellung bis zur Vernichtung.

Records Management - ein notwendiges Übel

Um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind, ist ein zuverlässiges Records Management-System unerlässlich. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten, Schriftstücken usw., die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.

In Abwesenheit eines Record-Management-Systems kann es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Akten einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre und Geheimhaltung vertraulicher Informationen.

Verwenden Sie IBM InfoSphere Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Wenn Sie Ihre wertvollen Informationen mit IBM InfoSphere Enterprise Records als Akten speichern, können Sie jederzeit mit den Suchfunktionen darauf zugreifen und die nicht mehr benötigten Akten entweder langfristig archivieren oder bei Bedarf vernichten.

Die Rolle von IBM InfoSphere Enterprise Records im Records Management

Mit IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie Ihre Akten innerhalb des ganzen Unternehmens unabhängig von den verwendeten Speichermedien führen. Die Vorteile von IBM InfoSphere Enterprise Records:

Mithilfe von IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie die folgenden Aufgaben erledigen:

Funktionen und Vorteile von IBM InfoSphere Enterprise Records

Die folgende Tabelle enthält die Funktionen von IBM InfoSphere Enterprise Records sowie die Vorteile der jeweiligen Funktion.

Funktion
Vorteil
Zentrales Repository für Akten
  • Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
  • Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Akten für elektronische und analoge Dokumente innerhalb einer Hierarchie
  • Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
  • Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
  • Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
  • Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen, beim Personal für die Aktenverwaltung und die Recherche
Intuitive Suchfunktionen
  • Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Akten

Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte:

  • Aufbewahrungsfrist für Akten
  • Behandlung der Akte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  • Prüfung der Akten vor ihrer Vernichtung

Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Akten

  • Keine versehentliche Vernichtung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Akten
  • Vernichtung von Akten nur nach Vernichtungsplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
  • Nicht länger benötigte Akten werden vernichtet, so dass Platz frei wird
Importieren/Exportieren von Akten
  • Akten, auf die nicht häufig zugegriffen wird, die jedoch noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können an einen anderen Ort exportiert werden
  • Akten lassen sich aus anderen Repositories importieren
Geeignete Sicherheitsmechanismen für Akten
  • Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
  • Kein versehentliches Löschen durch Benutzer Löschen der Akten durch einen Administrator oder als Ergebnis eines Audit-Verfahrens
  • Benutzer können nur Vorgänge ausführen, für die sie die erforderlichen Rechte besitzen
Integration in FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office und Microsoft Outlook

Manuelle oder automatische Deklaration von Akten von diesen Stellen aus:

  • Workplace oder Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel und Power Point
  • Eingabevorlagen

Benutzerrollen in IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit den folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftgutmanager, privilegierter Benutzer (DoD und Base) oder Schriftgutprüfer (PRO) und Schriftgutbenutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben der betreffende Benutzer ausführen kann. Weitere Informationen finden Sie unter IBM InfoSphere Enterprise Records-Sicherheitsrollen.

Arten von IBM InfoSphere Enterprise Records-Installationen

Vor der Installation der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" wählen Sie die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:

Arten von IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheiten

In IBM InfoSphere Enterprise Records sind die Akten in einer hierarchischen Struktur abgelegt, die verschiedene Aktenverwaltungs-Einheiten (auch: Entitäten) enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

In der folgenden Abbildung wird eine hierarchische Aktenstruktur dargestellt, in der sich Aktenplan-Objektspeicher auf der höchsten Ebene befinden.

Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Aktenverwaltungseinheiten.

Aktenplan

Geschäftsleitung (Kategorie)

Korrespondenzdateien (Ordner)

Programmbesprechungen (Ordner)

2006 Management-Schulungskonferenz (Band)

2007 Management-Schulungskonferenz (Band)

Informationsmanagement (Kategorie)

Telekom-Center-Nachrichten (Ordner)

Bediener-Nummernblätter (Ordner)