設定記錄類別和檔案計劃位置

在建立「宣告為記錄」項目範本時,首要步驟是設定記錄的記錄類別和檔案計劃位置。一般使用者無法變更所選取的記錄類別。

如果您想要容許使用者變更預設檔案計劃位置,您必須選取「顯示記錄檔案計劃位置步驟」選項。如果您選取「隱藏記錄檔案計劃位置步驟」選項,當使用者使用該範本宣告記錄時,不會顯示「型錄記錄」精靈頁面。

如何定義記錄類別和檔案計劃位置

  1. 設定記錄類別的「存取層次」。
  2. 按一下「選取類別」以指定記錄類別。這時會開啟「選取類別」樹狀結構選擇頁面。
    1. 如果尚未展開,請按一下 + 號以開啟物件儲存庫和記錄類別層次。
    2. 導覽至適當的物件儲存庫並從中選取類別名稱。當您選取類別時,此樹狀結構會關閉。
  3. 設定檔案計劃位置的存取層次。
  4. 可選。如果需要,請指定預設檔案計劃位置。如果您將存取層次設為「唯讀」或「隱藏」,則必須為記錄指定一個或多個檔案計劃位置。
    1. 按一下「選取檔案計劃位置」,以選取應該宣告記錄的種類或資料夾。這時會在「瀏覽」視圖中開啟「宣告記錄 - 選取檔案計劃位置」頁面。
    2. 必要的話,請選取「搜尋」或「捷徑」視圖來尋找所要的種類。否則,請瀏覽至適當的種類或資料夾。
    3. 選取所要的檔案計劃位置的勾選框。某些目錄或資料夾可能沒有勾選框(因為它們不允許選取),但是您可以開啟它們以尋找其內部可選的資料夾。
    4. 按一下「新增至選擇」。您的選擇會列在「選取的檔案計劃位置」之下。
    5. 必要的話,請導覽至之前沒有出現的其他位置,並選取其勾選框。
    6. 按一下「接受」以儲存您的選擇,並回到「新增宣告記錄範本」頁面。
  5. 必要的話,按一下「新增」以選取其他檔案計劃位置,並重複步驟 4。您也可以在任何選取的資料夾下方按一下「移除」,即可從清單中移除它。
  6. 可選。如果您容許使用者選取檔案計劃位置,您可以選取開始位置。
    1. 按一下「選取檔案計劃位置」。這時會開啟「宣告記錄 - 選取檔案計劃位置」頁面。
    2. 選取開始種類的圓鈕,或導覽至較低階資料夾,並改為選取它。
    3. 當您選取了開始檔案計劃位置之後,按一下「接受」。
    4. 如果您不想再使用所選取的開始檔案計劃位置,請按一下「移除」。
    5. 如果您想要將分類限制為指定的資料夾或其子資料夾,請選取「限制為選取的資料夾或其子資料夾」。使用者可選取開始資料夾,或較低層而非較高層的資料夾。

      附註  如果您未指定開始資料夾,會使用指定在物件儲存庫網站喜好設定(「物件儲存庫」視圖)中的預設檔案計劃。若未設定,則會從「一般」網站喜好設定(「一般設定、記錄管理」)中取得開始瀏覽位置。

  7. 指定是否對一般使用者顯示「檔案計劃位置」步驟。