Introduzione a IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records è un componente aggiuntivo della suite di prodotti IBM FileNet P8. IBM InfoSphere Enterprise Records consente di creare e gestire record accurati, sicuri e affidabili per informazioni elettroniche e fisiche. IBM InfoSphere Enterprise Records può essere utilizzato per gestire record di qualsiasi tipo, a prescindere dal supporto o dal formato di archiviazione. Per conoscere IBM InfoSphere Enterprise Records occorre comprendere la nozione di record e il motivo per cui si utilizza un sistema di gestione dei record.

Record e metadati

Nel contesto di IBM InfoSphere Enterprise Records, un record corrisponde a metadati, ossia a un file che fa riferimento e contiene informazioni su un altro file (documento) elettronico o oggetto fisico. Un record viene creato se si desidera mettere un documento o un oggetto fisico sotto il controllo dell'azienda o della Pubblica amministrazione, specificandone le modalità di archiviazione, accesso ed eventuale eliminazione. I metadati sono in forma di proprietà di record, ad esempio tipo di supporto, formato, autore, oggetto, revisore, posizione e data di pubblicazione. Questo tipo di controllo a cui vengono sottoposti i record è stabilito dagli standard e dalle linee guida fissati dalla Pubblica amministrazione per il tipo di record.

Un documento elettronico può essere un file singolo, come un documento di Word, una foto digitale o un insieme di file correlati che possono essere trattati come un unico oggetto, ad esempio un messaggio e-mail e i relativi allegati. I file elettronici sono presenti in archivi di oggetti e altri repository. Quando un documento viene dichiarato come record, IBM InfoSphere Enterprise Records gestisce il documento in tutti i suoi aspetti, inclusi la sicurezza e la possibile classificazione. Ciò spesso determina il cambiamento del tipo di accesso al documento e può impedire la modifica di quest'ultimo da parte dell'autore.

Gli oggetti fisici possono consistere di videocassette, microfilm, dischi rigidi, campioni di DNA, documenti cartacei stampati e foto. Essi possono essere conservati in contenitori o file cabinet all'interno di magazzini e altre strutture di archiviazione protette. Il record tiene traccia della posizione dell'oggetto fisico.

Il termine record viene spesso utilizzato per indicare in modo informale il file di metadati o il documento o l'oggetto dichiarato record. In genere, l'utilizzo previsto è indicato dal contesto.

Un archivio contenente documenti che possono essere dichiarati record viene definito archivio di record o Records Object Store (ROS). I record creati in IBM InfoSphere Enterprise Records sono archiviati in repository denominati archivi oggetti piano file o FPOS (File Plan Object Store). Entrambi gli archivi di oggetti fanno parte di Content Engine.

La figura seguente mostra la creazione di record da origini diverse. Ciascun record punta alle informazioni gestite dal sistema.

Nella figura seguente viene illustrato come è possibile archiviare i record in repository diversi, incluso uno che può contenere contenuto Web FileNet, documenti MS Office, file audio; un'altro che può contenere e-mail; un terzo che può contenere videocassette, microfilm e CD-ROM; e un'altro che può contenere contratti, brevetti e permessi. Ogni record punta alle informazioni gestite dal sistema

Gestione dei record

Il termine gestione dei record fa riferimento ad attività dirigenziali, quali la pianificazione, il controllo e l'organizzazione ai fini della creazione, della memorizzazione, dell'utilizzo, del recupero e dell'eliminazione di record. In altri termini, la gestione dei record comprende tutte le attività da eseguire per gestire i record durante le fasi del loro ciclo di vita (creazione, utilizzo attivo, archiviazione inattiva e disposizione).

Importanza della gestione dei record

Per garantire che le informazioni dell'organizzazione siano precise, complete e facilmente accessibili, è necessario impostare un sistema affidabile di gestione dei record. In assenza di un sistema di questo tipo, è possibile investire una notevole quantità di tempo in attività non produttive, come l'individuazione manuale delle informazioni o la ricerca di record mancanti o archiviati in modo errato.

Senza un sistema di gestione dei record, può risultare difficile individuare, interpretare e conformarsi alle norme e ai regolamenti specifici in materia. Ciò può portare a severe multe, penali e altre conseguenze di natura legale. Se i record non vengono gestiti correttamente, si possono verificare inoltre rischi associati a dispute o cause legali, nonché problemi di riservatezza e sicurezza delle informazioni critiche e vitali.

Utilizzare IBM InfoSphere Enterprise Records per contenere i rischi summenzionati. IBM InfoSphere Enterprise Records può essere utilizzato per conservare informazioni importanti sotto forma di record disponibili all'occorrenza mediante tecniche di ricerca, mentre i record non essenziali o inattivi vengono distrutti o archiviati.

Ruolo di IBM InfoSphere Enterprise Records nella gestione dei record

IBM InfoSphere Enterprise Records consente di gestire i record all'interno dell'azienda, indipendentemente dal supporto di archiviazione. Lo scopo di IBM InfoSphere Enterprise Records è garantire che:

Con IBM InfoSphere Enterprise Records è possibile:

Funzioni e vantaggi di IBM InfoSphere Enterprise Records

La tabella seguente riporta le funzioni di IBM InfoSphere Enterprise Records e i relativi vantaggi.

Funzione
Vantaggio
Archivio centralizzato per i record
  • Utilizzo diffuso e ampia disponibilità delle informazioni all'interno dell'azienda.
  • Decisioni efficaci grazie alla disponibilità immediata delle informazioni importanti.
Luoghi e contenitori virtuali per l'archiviazione dei record relativi a documenti elettronici e fisici in una struttura gerarchica
  • Controllo sulle raccolte di documenti stampati e sui file elettronici.
  • Simulazione di un ambiente di ufficio reale.
  • I luoghi e i contenitori virtuali modellano l'effettiva struttura di archiviazione fisica.
  • Controllo dei costi tramite la riduzione delle spese sostenute per lo spazio da adibire a uffici, per le attrezzature e per il personale richiesti per la gestione e il recupero dei record.
Funzioni di ricerca di facile utilizzo
  • Accesso facile e immediato alle informazioni richieste senza l'uso di una complicata sintassi di ricerca.
Regole di conservazione ed eliminazione dei record

Controllo definito dall'utente su:

  • Tempo di conservazione di un record.
  • Trattamento del record al termine del piano di conservazione.
  • Analisi dei record prima della loro distruzione.

Procedure di verifica per record, monitoraggio automatizzato del periodo di conservazione e avvio del processo di eliminazione dei record

  • I record non vengono accidentalmente distrutti, modificati, manipolati, danneggiati o perduti.
  • I record vengono distrutti solo in base alla pianificazione di disposizione o nell'ambito di una procedura di verifica.
  • I record non più necessari vengono eliminati per ridurre i requisiti di archiviazione.
Importazione ed esportazione dei record
  • I record non frequentemente richiesti dall'organizzazione ma che devono essere conservati ai fini della conformità alle leggi della Pubblica amministrazione possono essere esportati in un'altra posizione.
  • I record possono essere importati da altri archivi di record.
Controlli di sicurezza appropriati per i record
  • Gli utenti non autorizzati non possono accedere ai record.
  • Gli utenti non possono eliminare accidentalmente i record. I record possono essere eliminati da un amministratore dei record o in seguito a una procedura di verifica.
  • Gli utenti possono eseguire solo le operazioni correlate ai record per le quali possiedono i diritti di accesso appropriati.
Integrazione con FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office e Microsoft Outlook

Dichiarazione manuale o automatica dei record da:

  • Workplace o Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
  • Modelli di immissione

Ruoli dell'utente in IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records fornisce un modello di sicurezza basato sui ruoli e comprende i ruoli di amministratore dei record, manager dei record, utente con privilegi (DoD e Base) o autore delle revisioni dei record (PRO) e utente dei record. Ciascun ruolo determina le attività che possono essere eseguite da un utente ad esso appartenente. Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli di sicurezza di IBM InfoSphere Enterprise Records.

Tipi di installazioni di IBM InfoSphere Enterprise Records

Prima di installare l'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records, occorre scegliere il tipo di installazione (modello di dati) che risponde alle proprie esigenze di gestione dei record. Sono disponibili i seguenti modelli di dati:

Tipi di entità IBM InfoSphere Enterprise Records

In IBM InfoSphere Enterprise Records, i record sono memorizzati in una struttura gerarchica che contiene diverse entità di gestione dei record. La seguente figura mostra la struttura gerarchica di queste entità, seguita da una breve descrizione di ciascuna di esse:

Nell'immagine seguente viene illustrata una struttura gerarchica di record in cui un archivio oggetti piano file si trova al livello superiore.

Di seguito è riportato un esempio di gerarchia di entità di gestione di record:

Piano file

Gestione generale (categoria)

File di corrispondenza (cartella)

Briefing programma (cartella)

Conferenza 2006 sulla formazione del personale dirigente (volume)

Conferenza 2007 sulla formazione del personale dirigente (volume)

Gestione informazioni (categoria)

Messaggi centro telecomunicazioni (cartella)

Fogli numero operatore (cartella)