Workplace proporciona asistentes para agregar cada tipo de objeto. Estos asistentes son casi idénticos, pero se tratan por separado en este tema y en Agregar carpeta. Puede acceder a estos asistentes desde una página de información o desde la página Autor > Herramientas generales.
Los asistentes para agregar documentos u objetos agregan un documento nuevo o un objeto personalizado a un almacén de objetos. Cuando se agrega un documento nuevo o un objeto personalizado, debe definir la ubicación, la clase del documento, las propiedades y la seguridad. El último paso para agregar un documento es seleccionar el archivo que agregar a menos que se vaya a agregar un documento desde dentro de una aplicación de Office o Outlook.
CONSEJO En lugar de utilizar el asistente para Agregar documento, puede seleccionar y utilizar una plantilla de entrada para acelerar el proceso de agregar documentos. Para obtener más información acerca de las plantillas de entrada, consulte Trabajar con plantillas de entrada..
Además de agregar un documento utilizando un asistente y mediante una aplicación integrada de Office o Outlook, puede agregar un documento a una carpeta.
Para iniciar el asistente
NOTAS
NOTA Puesto que las carpetas Outlook sin conexión se alojan en archivos .PST, un formato propio de Microsoft, no se pueden agregar directamente elementos de correo electrónico almacenados en esos archivos a almacenes de objetos utilizando Workplace Application Integration. En su lugar, primero tendrá que trasladar esos correos electrónicos a su Bandeja de entrada de Outlook o a alguna otra carpeta basada en servidores de intercambio en línea y, a continuación, completar la operación de agregación.
Puede que se muestre una página de confirmación al final del asistente. Consulte Solicitud de confirmación para obtener más información.
Haga clic en uno de estos pasos del asistente para obtener más información:
Cuando se agrega una carpeta desde la página Autor, primero debe seleccionar una ubicación de carpeta. Por norma general, también debe seleccionar una carpeta cuando agrega un documento o un objeto personalizado, pero el administrador del sitio puede especificar que no se necesite una carpeta. En ese caso, tan pronto como seleccione un almacén de objetos, el paso siguiente (Definir propiedades) quedará seleccionable y podrá proceder sin necesidad de seleccionar una carpeta.
Cuando se trabaja en la página Examinar, la ubicación de la carpeta actual se selecciona automáticamente.
Para seleccionar una carpeta
Si no agrega un documento u objeto personalizado a una carpeta, no lo podrá examinar en otro momento. Para localizarlo, deberá realizar una búsqueda del documento u objeto.
La página Definir propiedades muestra la case de objeto predeterminada (básica) y las propiedades asignadas a dicha clase. Puede seleccionar una subclase que haya creado el administrador del sistema.
Para cambiar la clase de objeto
Haga clic en el vínculo Cambiar clase en la parte superior de la página y seleccione una clase. Para agregar documentos clasificados al almacén de objetos de registros, seleccione una clase de documento clasificado.
Para definir las propiedades
NOTA Los objetos personalizados no pueden especificarse como un documento principal para documentos compuestos.
Si va a agregar un mensaje de Outlook o un texto a partir de un mensaje de Outlook, sólo se mostrará la clase básica de correo electrónico y sus subclases. Si agrega adjuntos, todas las clases estarán disponibles.
La configuración de Seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder al documento u objeto personalizado que va a agregar y controlar los permisos otorgados a cada grupo o usuario. También puede aplicar una directriz de seguridad para controlar la configuración de seguridad para un documento
Para asignar una directriz de seguridad a un documento
Para definir o modificar la seguridad
Para finalizar el proceso de adición de documentos, debe seleccionar un archivo.
NOTA Esta tarea no aparece si se agrega un documento desde una aplicación de Office o desde Outlook porque primero se debe seleccionar el documento antes de iniciar el proceso de agregar el documento. El nombre del archivo aparece en la sección Resumen, en la parte inferior de la página Agregar documento.
Si File Tracker está disponible, puede hacer clic en Eliminar archivo local si desea que la copia local del documento que está incorporando se elimine de la estación de trabajo cuando haya terminado el proceso de incorporación. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación. Es posible que encuentre situaciones en las que un archivo se elimina mientras sigue abierto. Esto puede ocurrir después de especificar que deseaba eliminar el archivo local.
Si la información de inicio de sesión de Workplace no coincide con una cuenta de IS, se le pedirá que inicie la sesión con la información de cuenta de IS. Esta información se guardará mientras esté conectado a Workplace con la sesión actual del navegador para las interacciones posteriores con IS.
Puede agregar un documento nuevo a una carpeta mediante la página Examinar o la página Autor.
Para agregar un documento a una carpeta en Workplace
NOTA La acción Agregar documento también está disponible en la página de información de la carpeta.
Este perfil determina el proceso en el cual sus elementos de Outlook son agregados a un almacén de objetos. Es creado por su administrador de sitio en Preferencias del sitio. Dependiendo de la configuración definida en Preferencias del sitio, podrá cambiar la configuración del perfil.
NOTA Algunas de las opciones definidas por su administrador de sitio pueden estar ocultas, pero aún así debe completar ciertos pasos obligatorios para las opciones ocultas. Consulte a su administrador de sitio para obtener más información.
El perfil especifica si el elemento de Outlook se agrega utilizando el Asistente para agregar una plantilla de entrada. El Asistente para documentos recopila la información necesaria para completar el proceso de agregación. Las plantillas de entrada tienen información predefinida que le permite omitir todas o algunas de las páginas que aparecen en el Asistente para agregar documentos durante un proceso de agregación. Además, si va a agregar varios archivos adjuntos, asegúrese de que el perfil que está utilizando está asignado a una plantilla de entrada. La plantilla de entrada acelera el proceso de agregación. Evita tener que usar el Asistente para agregar Documentos en cada archivo adjunto que desea agregar.
La plantilla de entrada asignada al perfil puede tener cualquier clase o subclase de documento asignado. Dependiendo de la clase o subclase que se asigne, las propiedades especificas del correo electrónico, tales como De, Para y CC se pueden incluir una vez que se agregue un archivo .msg o .txt a un almacén de objetos. Por ejemplo, cuando agrega elementos de Outlook a un almacén de objetos, la información específica del correo electrónico, por ejemplo Para y Asunto, se asigna automáticamente a las propiedades de clase cuando se agrega el archivo a un almacén de objetos.
Si cancela un procedimiento de agregación mientras utiliza una plantilla de entrada que automáticamente inicia otro proceso, como por ejemplo un flujo de trabajo, el procedimiento de agregación se cancela aunque el proceso automático sigue abierto.
NOTAS
Además de la clase y subclase de correo electrónico, el perfil que utiliza también puede especificar la clase o subclase de un documento. Ya sea clase o subclase, puede incluir propiedades especificas del correo electrónico, tales como De, Para y CC, una vez que se agrega un archivo .msg o .txt a un almacén de objetos. El formato en que aparece la dirección de correo electrónico está determinado por su dirección SMTP. Por ejemplo, una dirección completa de correo electrónico que aparezca en el campo de propiedad De podría ser JaneD@ibm.com o Doe, Jane[jdoe@ibm.com].
La configuración del perfil especifica si los vínculos son creados entre su elemento de Outlook y los archivos adjuntos. La definición del vínculo está determinada por su administrador de sitio.
NOTA Si agrega un mensaje y un archivo adjunto y su administrador de sitio activó su configuración de Vínculos, sus documentos deben agregarse al mismo almacén de objetos.
La opción de declaración de registro sólo está disponible para sistemas configurados para InfoSphere Enterprise Records.
Esta configuración de perfil determina si un elemento de Outlook con varios archivos adjuntos será considerado como un único registro cuando está habilitada la Gestión de registros. Esta configuración se determina a través de su administrador de sitio.
Para agregar un documento a un almacén de objetos
Localice el elemento de Outlook que desea agregar a un almacén de objetos.
En el menú FileNet P8, haga clic en Agregar. En la página Seleccionar Perfil puede elegir el perfil que quiere utilizar para agregar el elemento. También puede modificar algunas de las configuraciones del perfil.
NOTA Puesto que las carpetas Outlook sin conexión se alojan en archivos .PST, un formato propio de Microsoft, no se pueden agregar directamente elementos de correo electrónico almacenados en esos archivos a almacenes de objetos utilizando Application Integration. En su lugar, primero tendrá que trasladar esos correos electrónicos a su Bandeja de entrada de Outlook o a alguna carpeta basada en servidores de intercambio en línea y, a continuación, completar la operación de agregación.