定义处理调度

授权用户可以定义处理调度并将其与记录类别、记录文件夹或记录类型进行关联。记录主管或者记录管理员可以定义处理调度。在 PRO 数据模型中,记录主管、记录管理员或审阅员均可以将处理调度分配给实体。在 Base 和 DoD 数据模型中,记录主管或记录管理员而可以将处理调度分配给实体。

处理调度具有多个阶段,其中受影响的实体包括在处理步骤(例如审阅、导出、转移或销毁)中。处理调度不需要多个阶段,但是其一般包括两个阶段:

如何定义处理调度

  1. 选择“处理”选项卡。
  2. 单击 “处理调度”
  3. 单击 “添加处理调度”
步骤 1:描述调度
  1. 输入调度的名称和描述
  2. 输入负责处理实体的权限的名称,然后单击“下一步”
步骤 2:设置触发器

在该步骤中,您可以设置触发实体截止的条件。截止可以为自动或需要核准。要获得核准,请指定处理截止操作。对于自动截止,请勿指定处理截止操作。

  1. 单击相应的单选按钮以选择启动截止的触发器。
  2. 如有需要,请设置“处理事件”偏移以指定截止开始和相关截止操作启动之间的时间间隔。
  3. 如有需要,请选择要与调度关联的处理截止操作。
  4. 单击“下一步”以为当前调度创建一个或多个保留期(称为阶段)。如果您单击“完成”,那么与处理调度关联的实体没有特定的保留期。

步骤 3:设置阶段

将阶段与处理调度关联允许在不同间隔对实体执行不同的操作。每个阶段均为实体指定处理操作和保留期。例如,要在处理前审阅实体,请在处理调度中添加两个阶段。第一个阶段指定实体的审阅,第二个阶段指定实体的处理。IBM InfoSphere Enterprise Records 将按照您将阶段添加到处理调度的顺序来执行该调度中的各个阶段。

您还可以在阶段内定义多个“备用保留”。备用保留可根据属性值来提供变量保留期。如果未将任何备用保留条件设置为 True,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将使用缺省保留期。如果多个备用保留条件为 True,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将应用保留期最长的备用保留。

注意:备用保留的数目或其条件的复杂性将影响保留计算的性能。

IBM InfoSphere Enterprise Records 对实体应用截止操作后,处理调度的第一个阶段将应用于该实体。在第一阶段的保留期后期,实体到期要进行与阶段关联的处理操作。IBM InfoSphere Enterprise Records 完成相关联的处理操作后,调度中的下一个阶段将在授权用户核准后开始。

如何在处理调度中添加新阶段

  1. 单击“添加新项”以打开“阶段属性”页面。
  2. 为阶段输入名称和描述。
  3. 从下拉列表中选择“阶段操作”。

    注意:用于转移或销毁实体的阶段是最终阶段。您无法在这些操作类型后添加其他阶段。

  4. 在“是否需要进行筛滤”字段中,请选择 True,以在启动与每个阶段关联的工作流之前审阅实体。如果不需要进行筛滤,请选择 False
  5. 对于此阶段,如果要选择“转移”、“导出”或“过渡转移”操作,请在“导出目标”字段输入一个位置。该位置可以是:
  6. 在该阶段指定实体的“缺省保留时间”。如果您不需要分配备用保留期,那么值是必需的。
  7. 要设置条件以便实体根据属性在阶段中保留相对较长或较短时间,请完成以下步骤以创建备用保留期。
    1. 单击“添加新项”以显示“备用保留”屏幕。
    2. 从下拉菜单中选择属性名。
    3. 从下拉列表中选择运算符。
    4. 指定属性值。输入的值取决于属性。
    5. 选择“保留基准”作为保留期的起始数据。
    6. 以年、月和日为单位指定“保留期天数”。IBM InfoSphere Enterprise Records 会将此处指定的值添加到“保留基准”。在结果日期,IBM InfoSphere Enterprise Records 将阶段操作应用于实体。
    7. 单击“接受”以将该备用保留添加至当前调度并返回“阶段属性”屏幕。
    8. 通过单击“添加新项”继续为每个条件添加备用保留。IBM InfoSphere Enterprise Records 将在所有字段中填充来自先前备用保留的数据,以便您更改必填字段。如有必要,您可以选中备用保留的“除去”复选框,然后单击“应用”以除去该条件。
  8. 单击“接受”以完成该阶段。IBM InfoSphere Enterprise Records 会将该阶段和详细信息添加至调度中的阶段列表。
  9. 要添加更多阶段,请单击“添加新项”。否则,单击“完成”以完成处理调度。