Six onglets sont disponibles dans l'application IBM InfoSphere Enterprise Records. Chacun de ces onglets affiche une page permettant d'exécuter différentes tâches liées à la gestion des enregistrements.
L'onglet Parcourir dispose d'un volet principal listant les entités comprises dans l'entité en cours. La colonne de gauche contient des cases à cocher servant à sélectionner une ou plusieurs entités à traiter. Utilisez la case à cocher de la ligne d'en-tête pour sélectionner ou désélectionner la totalité des entités de la liste. D'autres icônes apparaissent à gauche des noms d'entité. L'icône juste à gauche du nom indique le type de l'entité. Cliquez sur le nom ou sur l'icône pour ouvrir l'entité. D'autres icônes s'affichent éventuellement pour indiquer l'état de l'entité, en attente ou inactive, par exemple. Placez votre curseur sur une icône pour afficher une info-bulle indiquant sa signification.
Vous pouvez afficher ou masquer les catégories et sous-catégories de la structure d'arborescence à gauche du volet principal. Pour l'afficher, cliquez sur Afficher l'arborescence des catégories. Vous pouvez dès lors :
Le chemin affiché sous les onglets indique votre emplacement actuel dans le plan de fichiers. Cliquez sur un élément du chemin pour accéder à un autre emplacement. Dans le chemin ci-dessous, CSPRO est un plan de fichiers, Compagnie est une catégorie d'enregistrement de CSPRO, et Benefices pourrait être une sous-catégorie ou un dossier d'enregistrement de la catégorie Compagnie.
Chemin : CSPRO > Compagnie > Benefices
Cliquez sur un élément du chemin pour accéder au niveau correspondant du plan de fichiers.
Toutes les entités ont une icône Obtenir des informations, () pour afficher ses pages d'information qui présentent toutes sortes de métadonnées associées à cette entité.
Le menu Actions de sélection multiple permet d'exécuter une même action sur plusieurs entités simultanément. Ceci permet d'effectuer des modifications identiques et simultanées sur un jeu d'entités. Le menu est disponible à partir des résultats de la recherche et de la page Parcourir.
Activez les cases à cocher d'une ou plusieurs entités, puis cliquez sur le menu Actions de sélection multiple pour choisir une action appropriée pour l'ensemble des entités sélectionnées. La liste d'actions est différente si vous avez sélectionné une ou plusieurs entités et si vous avez sélectionné différents types d'entités. Seules les actions pouvant être appliquées à l'ensemble des entités sélectionnées apparaissent dans le menu déroulant. La plupart des procédures de l'aide sont adaptées aux sélections multiples. Si vous exécutez une action sur une entité unique, il est plus rapide de cliquer sur son nom avec le bouton droit de la souris et de sélectionner l'action dans le menu contextuel. En cliquant sur Obtenir des informations, vous pouvez également exécuter des actions à partir de la page d'informations d'une entité. Ceci permet d'exécuter plusieurs actions différentes ou de consulter les informations avant d'exécuter une action.
Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs enregistrements, et les copier ou les supprimer. Un assistant s'ouvre alors pour l'action demandée.
Il y a deux raisons d'utiliser le filtrage : réduire le nombre d'entités qui s'affichent dans une liste, et voir quelles entités de sont pas dans la liste à cause du nombre maximal de résultats que vous avez indiqué. Dans ce dernier cas, un message vous signale qu'il existe plus de résultats. Notez que les entités sont renvoyées au fur et à mesure de leur détection par Content Engine, ce qui ne correspond pas nécessairement à un ordre particulier.
Pour utiliser le filtrage, saisissez du texte compris dans le nom ou l'ID des entités à afficher et cliquez sur Rechercher. Toutes les entités qui ne contiennent pas ce texte sont effacées de la liste, faisant place à d'autres entités le contenant. Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer le texte du champ de filtrage, puis sur Rechercher pour revenir à une liste non filtrée.
Le nombre d'entités affichées dans une liste dépend de la valeur Nombre maximal de résultats des objets et dossiers personnalisés dans vos paramètres utilisateur Workplace. Accédez à la page Rechercher > Objets personnalisés pour afficher et réinitialiser cette valeur pour les enregistrements. Votre administrateur doit activer les objets personnalisés dans la zone Paramètres généraux de la page Généralités des Préférences du site. Certaines entités pouvant contenir à la fois des enregistrements et des conteneurs, vous pouvez également indiquer un nombre maximal de résultats pour les dossiers. Ainsi la liste pourrait contenir le nombre maximal de dossiers et le nombre maximal d'enregistrements. Si le nombre maximal est 50 pour les enregistrements et pour les dossiers, 100 éléments au plus pourraient figurer dans la liste : 50 enregistrements et 50 dossiers.
L'onglet Recherche vous permet de rechercher différents types d'entités IBM InfoSphere Enterprise Records, en fonction des critères choisis. Si toutes les entités à afficher sont situées dans le même conteneur parent, alors il est recommandé d'afficher l'entité parent et de filtrer la liste. Par contre, si les entités sont situés dans différents conteneurs parents ou appartiennent à des types distincts, la recherche est le seul moyen pour les afficher ensemble. Leur affichage permet alors d'exécuter une action du menu Actions de sélection multiple. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Recherche et extraction d'entités.
L'onglet Elimination permet de gérer les plannings d'élimination, les mises en attente et les types d'enregistrement.
Pour retourner à la page principale d'élimination après avoir terminé vos travaux sur un type d'enregistrement, sélectionnez Elimination dans le chemin, ou cliquez à nouveau sur l'onglet Elimination.
L'onglet Physique contient les liens spécifiques aux entités physiques, par exemple :
L'onglet Rapports vous permet de choisir dans une liste de rapports qui affichent des données statistiques sur les différentes activités liées à IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour ce faire, sélectionnez un type de rapport, saisissez les critères d'entrée et affichez le rapport généré. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Génération de rapports.
L'onglet Configuration contient des liens pour créer et gérer les éléments suivants :