Poiché le entità fisiche non sono visibili online, è necessario fare in modo che gli elementi vengano spediti. Con questa procedura denominata assegnazione viene lanciato anche il flusso di lavoro Physical Records Management (PRM), che tiene traccia della posizione delle entità in ciascuna fase. È possibile assegnare record singoli (uno alla volta) o qualsiasi contenitore con elementi fisici al suo interno.
Il flusso di lavoro PRM riguarda l'intero ciclo di prenotazione, ricezione e rilascio dell'entità all'utente successivo. Il flusso di lavoro tiene traccia anche dei ritardi nella ricezione o nel rilascio dell'entità. Tiene traccia inoltre delle entità perdute in transito o dall'utente attualmente indicato come in possesso dell'entità. Tenere traccia di un'entità tramite il flusso di lavoro PRM presuppone ovviamente che tutti i partecipanti registrino in qualsiasi momento e con precisione la posizione di un'entità, eseguendo tempestivamente le attività presenti nella propria casella di posta in arrivo.
Le entità fisiche possono essere assegnate tramite Workplace o IBM InfoSphere Enterprise Records. Se l'assegnazione avviene da Workplace, accedere a FPOS e aprire la cartella Records Management. Successivamente, aprire la cartella del piano file e cercare l'oggetto nella posizione appropriata all'interno del piano file.
Per informazioni sullo stato di assegnazione di un'entità, selezionare la relativa icona Ottieni informazioni e quindi la pagina Dettaglio. Nella sezione Fisico della pagina sono visualizzati la posizione, la posizione iniziale, lo stato di assegnazione e l'autore dell'assegnazione dell'entità. Se l'entità ha un codice a barre, è possibile controllarne lo stato di assegnazione anche utilizzando Esegui scansione voci fisiche nella scheda Fisico. Vedere Scansione di un'entità fisica. Infine, è possibile selezionare il pulsante Stato nella fase del flusso di lavoro PRM per ottenere lo stato tramite l'applicazione Tracker.
Man mano che l'entità si sposta e gli utenti la ricevono e la rilasciano, vengono generate voci di lavoro. Alcune di esse compaiono nella casella di posta in arrivo di un utente, mentre altre nelle caselle di posta in arrivo pubbliche. Le impostazioni di sicurezza dell'utente e di gruppo stabiliscono chi può visualizzare le caselle di posta in arrivo pubbliche, aprire una fase di flusso di lavoro e vedere lo stato di assegnazione di un'entità utilizzando Esegui scansione voci fisiche. Il flusso di lavoro PRM è in grado di inviare voci di lavoro alle caselle di posta in arrivo pubbliche.
ATTENZIONE Se un'entità viene contrassegnata come definitivamente perduta, non è possibile indicarne il ritrovamento in una data successiva. Chiunque tenti di assegnare l'entità in futuro riceverà il messaggio di entità perduta.
L'assegnazione di un'entità inizia con la selezione di Avvia / Scarica nel menu di scelta rapida. Successivamente, le voci di lavoro vengono visualizzate nelle caselle di posta in arrivo personali dei partecipanti o nelle caselle di posta in arrivo pubbliche. Quando un'entità viene assegnata per la prima volta, il sistema indica che l'utente richiedente l'ha assegnata alla posizione specificata. Tuttavia, il custode deve rilasciare l'elemento prima che pervenga all'utente richiedente.
Quando un elemento è già scaricato, altri utenti richiedenti impostano una Data di prenotazione. La data di prenotazione viene utilizzata per assegnare priorità in caso di più richieste. L'entità viene trasferita ad altri utenti in base alla data di prenotazione più prossima, come indicato dalle voci di lavoro nella coda PhysicalEntitiesReserveQueue. Il sistema non attende la data di prenotazione per generare nuove voci di lavoro.
Se il custode o il proprietario corrente dell'entità richiede un servizio di consegna anziché una consegna manuale, la coda di consegna riceve una voce di lavoro. Il servizio di consegna provvede a consegnare l'elemento o a indicare che è andato perduto. Quando il custode o il servizio di consegna indica che l'elemento è stato consegnato, l'utente richiedente riceve una voce di lavoro Ricezione. Se il servizio di consegna indica che l'elemento è andato perduto, viene inviata una voce di lavoro alla coda di individuazione perdita.
Quando l'utente richiedente completa la voce di lavoro Ricevimento indicando che l'elemento è stato ricevuto, una voce di lavoro Rilascio sostituisce la voce di lavoro Ricevimento nella casella di posta in arrivo personale. Se l'utente richiedente indica che l'elemento non è stato ricevuto, viene inviata una voce di lavoro alla coda di individuazione perdita.
Il gruppo di individuazione perdita trova e consegna l'elemento o indica che è andato definitivamente perduto. Il ritrovamento e la consegna dell'elemento genera una voce di lavoro Ricevimento nella casella di posta in arrivo dell'utente. L'indicazione di elemento perduto dà luogo all'invio di messaggi ai partecipanti interessati (utenti nelle code di attesa e di riserva) e tutte le voci di lavoro rimanenti vengono terminate. Un elemento deve essere indicato come definitivamente perduto solo se si è certi che l'entità non verrà ritrovata in futuro. Non è possibile indicare in seguito che un'entità perduta è stata ritrovata. Tutti gli utenti che tentano di assegnare l'entità in futuro riceveranno un messaggio relativo allo stato perduto.
Quando il proprietario corrente dell'entità ha terminato di utilizzare l'elemento, completerà la voce di lavoro Rilascio e consegnerà l'entità alla persona successiva o al custode, che completerà quindi la voce di lavoro Ricevimento.
Se si tenta di assegnare un'entità il cui contenitore padre sia a sua volta assegnato, verrà visualizzato un messaggio e sarà possibile solo chiudere la finestra della fase iniziale. È possibile assegnare il contenitore padre, in modo da essere inseriti nella coda insieme ad altre persone in attesa, oppure provare ad assegnare l'entità figlio in un secondo momento.
Allo stesso modo, se si tenta di assegnare un contenitore quando uno o più degli elementi in esso contenuti sono a loro volta assegnati, verrà visualizzato un messaggio Scarica elemento figlio. In questo caso, occorrerà riprovare più tardi.
Per assegnare un oggetto fisico
Le varie fasi del flusso di lavoro hanno in comune alcuni elementi.
Nella parte superiore della finestra dovrebbero essere presenti istruzioni per l'esecuzione della fase, scritte dalla persona che progetta il flusso di lavoro. Se le istruzioni non sono presenti, fare clic sulla freccia accanto al termine Istruzioni.
Se l'entità è un contenitore, è possibile fare clic sul nome per aprirlo e vederne il contenuto. Se l'entità è un record fisico singolo, non ha contenuto e verrà quindi visualizzato il relativo messaggio.
È possibile inserire commenti direttamente nella casella Commenti o fare clic sull'icona gialla nella parte inferiore della casella di testo per visualizzare una finestra di dimensioni maggiori in cui scrivere o leggere commenti più lunghi senza doverne scorrere il contenuto.
Le voci del menu variano a seconda della fase. Vedere le informazioni di seguito per ciascun tipo di fase. Inoltre, le istruzioni nella parte superiore della finestra del flusso di lavoro devono fornire indicazioni su cosa selezionare.
Fare clic su Posizione per visualizzare un elenco di posizioni. Fare clic su Seleziona sotto la posizione in cui si desidera che l'entità venga consegnata.
Fare clic sull'icona del calendario per selezionare la data in cui si desidera prenotare un'entità. Se l'entità non è al momento assegnata, selezionare la data odierna. Se l'entità è assegnata, è possibile selezionare la data odierna o una data futura, ma il sistema non visualizza necessariamente la data selezionata. Il sistema determina le date di prenotazione man mano che l'entità si sposta da una posizione all'altra.
Durante le varie fasi vengono mostrate informazioni, quali la persona che era in possesso dell'elemento, la posizione dell'elemento, le date di prenotazione e richiesta e la persona che lo deve ricevere.
È possibile modificare le informazioni, applicare le modifiche con il pulsante Applica e successivamente chiudere la finestra con il pulsante Chiudi senza eseguire ulteriori operazioni. La voce di lavoro rimane nella stessa casella di posta in arrivo. Ciò risulta utile quando si desidera dichiarare che un elemento è al momento perduto, ma si ritiene di poterlo ritrovare. In tal modo, si evita di dover eseguire l'azione più definitiva mediante il pulsante Completa.
Apre una finestra in cui selezionare un altro utente per l'esecuzione della fase. Immettere alcuni dei caratteri iniziali del nome e fare clic su Ricerca. Selezionare l'utente e fare clic su Continua. Per ulteriori informazioni, vedere Riassegnazione di una voce di lavoro.
Apre l'applicazione Tracker. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione dello stato del flusso di lavoro.
Completa la fase del flusso di lavoro ed è l'opzione che normalmente viene scelta.
Per completare la fase iniziale
La fase di ricezione è indicata nella casella di posta in arrivo come una fase di approvazione, anche se quando la si apre, il titolo della pagina è Fase ricezione. Quando l'utente precedente (o custode) rilascia l'elemento, l'utente successivo nella coda passa alla fase di ricezione. Se non si è ancora ricevuto l'elemento, è possibile vedere chi lo consegnerà, la sua ultima posizione e in che modo verrà consegnato. Se l'elemento non viene ricevuto dopo un ragionevole tempo di attesa, è possibile indicare che non è stato ricevuto. In tal modo viene generata una voce di lavoro per la coda di individuazione perdita. Nel caso si tratti del custode, questi passerà a una fase di ricezione quando l'ultimo utente rilascerà l'elemento.
Per completare la fase di ricezione
NOTA È possibile che l'entità non sia stata ricevuta a causa di un ritardo dovuto al servizio di consegna o all'utente che ha attualmente scaricato l'entità. È possibile inoltre che l'entità sia andata perdura in transito. In questo caso, si riceverà una voce di lavoro con un messaggio indicante lo stato dell'entità.
La fase di rilascio è indicata nella casella di posta in arrivo come una fase di approvazione, anche se quando la si apre, il titolo della pagina è Fase rilascio. La fase di rilascio deve essere completata dal proprietario corrente dell'entità, che può essere il custode o un utente che ha assegnato l'elemento. Occorre indicare il metodo di consegna se vi sono ritardi nella consegna o se l'elemento è andato perduto. Consegnare l'elemento all'utente richiedente nella posizione assegnata.
Per completare la fase di rilascio
Quando un utente prenota un'entità ed è la persona successiva nella coda a riceverla, la voce di lavoro nella coda di attesa mostra il nome dell'utente come utente richiedente. Gli utenti autorizzati ad accedere alla coda possono visualizzare le informazioni, ma non devono eseguire alcuna operazione.
Per visualizzare la fase della coda di attesa
La casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesReserveQueue contiene voci di lavoro per ciascun utente in attesa di consegna. Gli utenti autorizzati possono aprire ciascuna voce di lavoro per vedere chi ha richiesto l'entità, nonché le relative date e posizioni richieste. È possibile modificare le date di prenotazione per cambiare le priorità degli utenti.
Per completare la fase della coda di riserva
Quando un'entità viene dichiarata perduta, il sistema invia una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se si dispone dell'autorizzazione ad accedere a questa casella di posta, è possibile fare clic sulla voce di lavoro per visualizzare la pagina Fase individuazione perdita e aggiornare lo stato. L'entità verrà individuata e consegnata oppure verrà dichiarata definitivamente perduta. Tutti gli utenti interessati verranno avvisati e tutti i flussi di lavoro PRM avviati per tale entità termineranno. Inoltre, quando un utente tenterà di avviare un flusso di lavoro per tale entità, il sistema invierà immediatamente una notifica sullo stato perduto dell'entità.
Per completare la fase di individuazione di elemento perduto
ATTENZIONE Se un'entità viene contrassegnata come definitivamente perduta, non è possibile indicarne il ritrovamento in una data successiva. Chiunque tenti di assegnare l'entità in futuro riceverà il messaggio di entità perduta. Se l'elemento perduto è un contenitore successivamente ritrovato, il relativo contenuto non può essere assegnato. Chiunque tenterà di assegnare elementi da un contenitore precedentemente perduto riceverà un messaggio indicante che il padre è già assegnato.
Quando un utente seleziona il servizio di consegna per l'invio di un'entità fisica, il sistema invia una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se si dispone dell'autorizzazione ad accedere a questa casella di posta, è possibile fare clic sulla voce di lavoro per visualizzare la pagina Fase consegna e completare la relativa fase.
Per completare la fase di consegna
La pagina Fase messaggio informa l'utente dello stato dell'entità fisica per la quale è stato avviato il flusso di lavoro PRM. Questa pagina viene inviata come voce di lavoro alla casella di posta in arrivo. La si riceverà in una delle seguenti situazioni:
Per completare la fase messaggio, fare clic su Completa.