Una pauta de asignación de nombres ofrece un modo de asignar nombres automáticamente a categorías de registros, carpetas de registros y registros para que satisfagan sus convenciones. Si un usuario crea una de estas entidades que tiene una pauta de asignación de nombres asociada, el nombre se proporciona automáticamente en el paso Definir propiedades. El sistema no impide que el usuario cambie ese nombre.
Los números incrementales se asignan y se acaban tan pronto como aparece el paso Definir propiedades. Si se cancela el proceso de creación de la entidad, nunca se utilizará ese número.
Para asignar nombres a registros automáticamente, introduzca una pauta de asignación de nombres en el campo Patrón de registro del contenedor superior. La pauta de registro es una propiedad del contenedor. Por ello, todos los registros declarados en ese contenedor adquirirán el nombre siguiente en la secuencia de la pauta y se incrementarán de acuerdo con el valor que introduzca en el campo Incrementar pauta de registros en. Consulte Acerca de las pautas de asignación de nombres para recibir ayuda en la construcción de la pauta.
Para asignar nombres a categorías y carpetas automáticamente, siga estos pasos.
Es posible que los procesos empresariales necesiten que los nombres de carpetas comiencen por la letra A, seguida de dos dígitos para indicar el año, un guión y un número de carpeta, como A07-000005. La pauta siguiente crea dichos nombres:
A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]
En esta pauta A es el primer carácter, AA representa el año y \d es un numeral. El sistema proporciona automáticamente valores predeterminados para las pautas incluidos en corchetes []. Así, AA se sustituye por los dos últimos dígitos del año en curso. \d se sustituye por dígitos incrementales. Debe especificar el valor del incremento en otro campo al introducir la cadena.
Pensemos en otro ejemplo de una pauta de asignación de nombres de registros. Desea crear una regla de asignación de nombres para las carpetas de la serie "KX" seguida de los dos dígitos para el año, dos dígitos para el mes, un guión y dos conjuntos de numerales incrementales, como "KX07.06-0004-03".
KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
También puede utilizar pautas personalizadas para crear pautas basadas en metadatos. Por ejemplo, es posible que las directrices de su empresa necesiten que la convención para la asignación de nombres de la carpeta de registros sea año, espacio, asunto (metadatos) de la carpeta de registros, espacio y un número de 5 dígitos, como "2006 Préstamo 00005".
[AAAA] [ESTE.CorreoAsunto] [\d\d\d\d\d]
o bien
[AAAA] [Superior.CorreoAsunto] [\d\d\d\d\d]
El sistema proporcionará los valores predeterminados para el año y el asunto porque se encierran en []. ESTE.CorreoAsunto es una pauta personalizada. Por ello, el sistema ofrecerá el valor del campo de metadatos CorreoAsunto que especifique para el superior de la carpeta de registros.
Debe especificar el nombre simbólico de la propiedad mientras se crea una pauta personalizada. Asimismo, si no hay valores disponibles para la propiedad especificada, se genera un error. Esta pauta personalizada sólo es aplicable a las entidades del nivel 2 o inferior (3, 4, etc.) en el plan de archivos. Nivel de plan de archivos es otro campo que se completa al agregar un nivel de pauta.
SUGERENCIAS
No utilice caracteres que no sean válidos para los nombres. Por ejemplo, no utilice una barra inclinada (/) al incorporar las fechas. Los caracteres no válidos son:
\ / : * ? " < > |
Para asegurarse de que los usuarios no superen el número de caracteres que haya especificado en la pauta de asignación de nombres, delimite la pauta de asignación de nombres mediante los símbolos ^ y $. Por ejemplo, si crea la pauta de asignación de nombres \d\d\d, agregue el símbolo ^ al comienzo de esta pauta y el símbolo $ al final de la pauta de asignación de nombres, tal como se muestra a continuación:
^\d\d\d$
De este modo se asegura que si un usuario introduce un valor el número de caracteres introducidos no supere el número especificado de caracteres en la cadena de pauta.
Para agregar una pauta de asignación de nombres
Para agregar un nivel de pauta
Un nivel de pauta ofrece los detalles de la pauta que se aplicarán a las categorías de registros y las carpetas de registros. Especifique uno o más niveles del plan de archivos y el tipo de entidad al que se aplica cada uno. Si se crea una nueva entidad de ese tipo en el nivel especificado, automáticamente se le asigna un nombre de acuerdo con la cadena de pauta y el número incremental.
Este procedimiento continúa a partir de la página de confirmación después de hacer clic en Agregar nivel de pauta. Si desea agregar niveles de pauta posteriormente, consulte Modificar una pauta de asignación de nombres.
Ejemplo
Si desea que las subcategorías de una categoría de registro de nivel superior reciba un nombre de forma automática, cree una pauta para el nivel 2 y seleccione Categoría de registro como tipo. Si también desea que las carpetas de registros de esa subcategoría reciban un nombre de forma automática, cree una pauta para el nivel 3 y seleccione Carpeta de registros como tipo. Si se cuenta con estos dos niveles en la pauta de asignación de nombres, se produce la asignación automática de nombre de las subcategorías del nivel 2 y las carpetas de registros del nivel 3.
Para agregar o modificar niveles de pauta posteriormente
Para asignar una pauta de asignación de nombres a un plan de archivos
Este paso es necesario para activar la asignación de nombres automática.