Ablegen von Akten

Wenn Sie eine Akte ablegen, erstellen Sie eine Referenz auf diese Akte an einem anderen Speicherort im selben Aktenplan. Dabei wird die Akte nicht etwa dupliziert. Statt einer Kopie der Akte wird lediglich eine Referenz (ein Verweis) angelegt, der auf die Akte an ihrem ursprünglichen Ort zeigt. Sie können gleichzeitig eine oder mehr Akten ablegen.

Beim Ablegen einer Akte sollten Sie folgende Regeln beachten:

Auswirkungen auf die Sicherheit beim Ablegen von Akten

Wenn eine Akte in mehr als einem Container deklariert wird, können Sie die übergeordnete Einheit für die Sicherheit während der Deklaration festlegen. Das Ablegen der Akte in einen anderen Ordner nach der Deklaration ändert die übergeordnete Sicherheit nicht, so lange der Container geführt wird und die Akte in diesem Container abgelegt bleibt. Sie können sehen, welche Einheit in Bezug auf Sicherheit übergeordnet ist, indem Sie die Informationsseite "Abgelegt in" aufrufen. Eine genauere Beschreibung finden Sie im Thema "Sicherheit" unter Ablegen von Akten.

Auswirkungen auf die Disposition beim Ablegen von Akten

Wenn eine Akte in übergeordnete Container abgelegt wird, die unterschiedliche Dispositionszeitpläne aufweisen, ist der Zeiger auf die Akte vom Dispositionszeitplan der übergeordneten Einheit betroffen. Wenn also ein übergeordneter Container einen 5-Jahres-Zeitplan aufweist und ein anderer einen 2-Jahres-Zeitplan, dann erscheint die Akte nach zwei Jahren nicht mehr in dem übergeordneten Container mit dem 2-Jahres-Zeitplan, jedoch nach wie vor im Container mit dem 5-Jahres-Zeitplan.

So legen Sie eine oder mehrere Akten ab:

  1. Suchen Sie die Akten, die abgelegt werden müssen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen.
  3. Wählen Sie im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" den Befehl "Datei". (Oder rechtsklicken Sie auf eine einzelne Akte und wählen Sie im Kontextmenü "Datei".)
  4. Navigieren Sie zu der Stelle im Aktenplan, an der Sie die Akten ablegen wollen, und klicken Sie auf Ablegen.
  5. Es erscheint eine Frage zur Bestätigung des Vorgangs. Klicken Sie auf OK, um wieder zum Aktenplan zurückzukehren.

Hinweis  Zum Anzeigen der Ablageposition einer Einheit wählen Sie die Ansicht "Abgelegt in" ihrer Informationsseiten aus.