報告配置和必要條件

此主題提供:

您必須先執行報告的所有必備前提(如下所示),然後才能產生此報告。另外,在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝期間,您必須已配置好「報告伺服器」。 如需相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和升級手冊

IBM InfoSphere Enterprise Records 報告

以下報告是以目前所選的由管理員確定的預設檔案計劃為基礎的。如果要產生報告,請在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中選取「報告」標籤,然後遵循提示輸入特定配置準則來作為報告基礎。

輸入報告的標準時,通常您可以輸入資訊,也可以選取資訊。但是,為了確保資訊正確無誤,最初您應該選取資訊,直到您已熟悉預期的資料為止。例如,指定檔案計劃的部分時,您必須指定完整路徑,以 /Records Management 開頭。

對於許多報告,您必須執行處置清理以取得最新資訊。如需相關資訊,請參閱執行處置清理。如果要使產生報告最佳化,請參閱效能

使用者執行的動作

此報告以上一個修改者的名稱為依據。它並不顯示指定的使用者執行的每個動作。例如,如果使用者建立了報告,且其他人並未對其進行修改,則此使用者仍為上一個修改者,報告將列出此建立事件。如果其他人修改了報告,則建立者的名稱將不會顯示在此記錄的報告中,因為他/她已不再是上一個修改者。

執行此報告前,請執行以下必備前提:

報告將僅列出啟用審核後所執行的動作。如需相關資訊,請參閱審核

附註  僅在出現下列情況時,報告才會顯示刪除事件:

使用者執行的動作
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
使用者名稱 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要查詢其動作的使用者。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的動作日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的動作日期。
RM 實體類型 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「事件名稱」、「實體類型」、「使用者名稱」、「動作日期」、「實體名稱」和「全部實體」。

選取「摘要資訊」可以查看「事件名稱」、「事件類型」和「全部實體」。

種類和資料夾(依處理動作)

此報告顯示了指定處理動作影響的種類和資料夾。您必須先前已將處置排程指派給種類或資料夾。執行處置清理可以查看最新資訊。如需相關資訊,請參閱新增動作將處置排程與實體相關聯以及執行處置清理

種類和資料夾(依處置動作)
屬性 說明
處理動作 從下拉清單中選取處理動作(包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」)。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的開始。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的結束。.
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。

檔案計劃中定義的處置排程

此報告列出了在檔案計劃中顯示的處置排程。如需有關處置排程的相關資訊,請參閱處置排程

檔案計劃中定義的處置排程
屬性 說明
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「處置排程名稱」、「動作名稱」、「實體類型」和「實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。

為記錄類型配置的處置排程

執行此報告前,請執行以下必備前提:

配置給記錄類型的處置排程
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
處置排程名稱 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。請注意,如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「排程名稱」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」和記錄總數。

選取「摘要資訊」可以查看「排程名稱」和記錄總數。

與處置排程關聯的電子種類和資料夾

此報告顯示了已與指定的處置排程相關聯的種類和資料夾。如需相關資訊,請參閱將處置排程與實體相關聯

與處置排程關聯的電子種類和資料夾
屬性 說明
處置排程名稱 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。請注意,如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。
RM 實體類型 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

電子資料夾和記錄(依保護性標記,僅限於 PRO)

此報告顯示了先前為所選的安全分類所標記的資料夾和/或記錄。您必須為建立您的分類的資料庫輸入使用者 ID 和密碼。您可以查看您的分類或更低分類的資訊。

電子資料夾和記錄(依保護性標記)
屬性 說明
安全種類 選取一或多個安全種類(「最高秘密」、「秘密」、「機密」、「受限」或「未分類」)
RM 實體類型 選取您需要其報告的一個或兩個實體類型
報告類型 選取「相關資訊」可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。選取「摘要資訊」可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

在特定期間內建立的電子資料夾

此報告顯示了在特定的時段內建立的電子資料夾。

在特定期間內建立的電子資料夾
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「建立日期」和「已建立的記錄資料夾的數目」。

使用者在特定期間內建立的電子記錄

此報告列出了在您指定的時段內由指定的使用者建立的電子記錄。

使用者在特定期間內建立的電子記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。
由使用者建立 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要為其產生報告的使用者。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「建立者」、「建立日期」和「已建立實體的數目」。

使用者在特定期間內檢視的電子記錄

這份報告會顯示在您指定的時段內,IBM InfoSphere Enterprise Records 使用者檢視了哪些記錄。 執行此報告前,請執行以下必備前提:

如需稽核的相關資訊,請參閱啟用或停用審核

報告僅列出啟用審核後所檢視的記錄。

使用者在特定期間內檢視的電子記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的檢視日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的檢視日期。
由使用者檢視 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要為其產生報告的使用者。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「檢視者」、「檢視日期」、「建立者」、「建立日期」、「RM 實體名稱」和「記錄總數」。

選取「摘要資訊」可以查看「檢視者」、「檢視日期」和「全部實體」。

在特定期間內開啟和關閉的電子磁區

此報告顯示了在您指定的時段內開啟和/或關閉的電子磁區。對於相關資訊報告,您可以同時查詢開啟和關閉的電子磁區;而對於摘要資訊報告,您要指定開啟或關閉的電子磁區。如需有關開啟或關閉磁區之方式的資訊,請參閱磁區

在特定期間內開啟和關閉的電子磁區
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的開啟/關閉日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的開啟/關閉日期。
動作 根據報告中應包括的內容,按一下「開啟」和/或「關閉」勾選框(如果可用)。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「開啟日期」、「關閉日期」(其中之一或兩者)、「關閉者」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「開啟日期」(或「關閉日期」)以及開啟的或關閉的實體數目。

與處置排程關聯的資料夾和記錄

此報告顯示了在指定的時段內與指定的處置排程相關聯的資料夾和記錄。

與處置排程關聯的資料夾和記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
處置排程名稱 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。此欄位區分大小寫。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的關聯日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的關聯日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「處置排程」、「實體類型」、「動作名稱」、「配置日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「配置日期」、「處置排程」和「實體類型」。

資料夾和記錄(依處理動作)

此報告顯示了受指定動作影響的實體。必須將動作與一或多個處置排程相關聯並將處置排程與一或多個種類或資料夾關聯後,才能產生此報告。執行處置清理以取得報告中的最新資訊。

附註 此報告僅包括有關資料夾的資訊。

關聯的資料夾和記錄(依處置動作)
屬性 說明
處理動作 從下拉清單中選取處理動作,包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的開始。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的結束。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「動作名稱」、「實體名稱」、「階段執行日期」、「宣告日期/歸檔日期」、「建立者」、「排程名稱」、「ID」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。

選取「摘要資訊」可以查看「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

暫存區的資料夾和記錄

此報告顯示了目前暫存區中的資料夾和記錄。您必須先前已經建立了一或多個暫存區,並已將其套用至實體。日期是指套用暫存區的時間。

暫存區的資料夾和記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的暫存區日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的暫存區日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」、「暫存區日期」、「暫存區名稱」、「ID」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。

選取「摘要資訊」可以查看「實體類型」和「全部實體」。

電子記錄的位置(依應用程式類型)

此報告依建立關聯文件的應用程式類型顯示記錄的位置。報告使用已宣告之記錄的「格式」欄位中的資料。在 Base 和 PRO 資料模型中宣告電子記錄時,「格式」欄位是可選項目;而在 DoD(國防部)資料模型中宣告電子記錄時,該欄位是必需項目。只要「格式」欄位中的值與您可以為此報告選取的格式類型之一的值相符,即會為報告選取此記錄。

電子記錄的位置(依應用程式類型)
屬性 說明
應用程式類型 按一下「選取應用程式類型」,並從隨後顯示的清單中選取應用程式類型。如有必要,請按一下「下一頁」以移至應用程式類型的下一頁。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「應用程式類型」、「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」(包括位置)。

選取「摘要資訊」可以查看「應用程式類型」、「位置」和「實體數目」。

要降級或取消分類的記錄(僅限於 DoD 已分類)

此報告列出了排定將在指定的時段內降級或取消分類的記錄。僅當經過足夠長的時間,從而某些記錄的分類要發生此變更時,此報告才會產生結果。使用者將僅能查看與其自身安全分類相同或低於其自身安全分類的記錄。「依事件降級」在報告中不可用。

應該降級或取消分類的記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以導覽至您需要其報告的檔案計劃的部分。路徑結尾列出相應實體時,請按一下「確定」。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
分類動作 選取「降級」可以找到其分類將從最高秘密或秘密變為較低分類的記錄。選取「取消分類」可以找到其分類將從最高秘密、秘密或機密變為未分類的記錄。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「依日期降級」、「目前分類」、「記錄標題」和「降級」選項的「降級說明」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。

選取「摘要資訊」可以查看「依日期降級」、「目前分類」和「降級」選項的「記錄標題」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。

沒有關聯處置排程的記錄資料夾

如果您先建立記錄資料夾,再建立記錄資料夾的處置排程,則稍後在您準備好指派資料夾的處置排程時,使用此報告可以找到這些資料夾。此報告套用至整個檔案計劃。

沒有關聯處置排程的記錄資料夾
屬性 說明
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「實體名稱」、「ID」、「建立日期/歸檔日期」、「建立者」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。

選取「摘要資訊」僅可查看每個「實體類型」中的實體數目。

在特定期間內所做的審查決策

此報告列出了已為其做出指定審查決策的所有種類、資料夾和記錄。此報告套用至整個檔案計劃。先前您必須已建立處置排程,將它們套用於適當的 IBM InfoSphere Enterprise Records 資料夾,再執行「處置清理」。 檢閱人員必須已完成其工作流程收件匣(或 RecordsManagerApproval 公共收件匣)中的工作。

執行此報告之前,您必須透過完成此程序來建立自訂物件:

  1. 在 Enterprise Manager (EM) 中,移至「FPOS」>「記錄管理」>「RM 主要」>「系統配置」。
  2. 按一下選取「新建 > 自訂物件」。
  3. 輸入自訂物件的名稱,然後按一下「下一步」。
  4. 選取「列出隱藏的類別」勾選框。
  5. 從清單中,選取「系統配置」類別。
  6. 在「屬性名稱」欄位中,輸入以下準確字串:"Disposal Phase Required"
  7. 在「屬性值」欄位中,輸入 "1"
  8. 完成建立物件。
  9. 重新整理物件儲存庫。
在特定期間內所做的檢閱決策
屬性 說明
審查決策 從下拉功能表中選取審查決策,包括「核准」、「拒絕」、「保留」或「變更排程」。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的審查日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」、「階段決策日期」(日和時間)、「審查備註」、「建立日期」和「建立者」。

選取「摘要資訊」可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」和「全部」。

結構化檔案計劃檢視

此報告列出了檔案計劃所選部分中的種類和/或資料夾。日期是指建立實體的時間。

結構化檔案計劃檢視
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
RM 實體類型 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最後的建立日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「建立者」、「建立日期」、「實體名稱」和此實體類型的總數。

選取「摘要資訊」僅可查看此實體類型的數目。

要處理的重要記錄

此報告顯示了在您指定的時間範圍內要進行審查(或其他已配置的動作)的重要記錄。定期啟動動作時,您必須先設定好重要審查動作和循環的日期。記錄的重要指示器必須設定為 True。執行處置清理可以在執行此報告之前更新記錄。如需相關資訊,請參閱設定重要記錄

要處置的重要記錄
屬性 說明
指定檔案計劃的部分 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最早日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最晚日期。
報告類型

選取「相關資訊」可以查看「審查日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取「摘要資訊」可以查看「審查日期」和記錄的總數。