コンテンツまたはプロパティー、またはそれら両方を基準にドキュメントまたはフォルダーを検索できます。Workplace XT では、この検索は、「拡張検索」ページまたは「マイ・サーチ」セクションの検索から実行できます。また、検索結果を特定の Microsoft Excel コンマ区切り (CSV) ファイルにエクスポートして、ローカルで保存することもできます。
統合された Office 2007 アプリケーションで、コンテンツまたはプロパティー、またはそれら両方を基準にドキュメントを検索するには、検索を行っている現在のオブジェクト・ストアに索引を付ける必要があります。
ヒント: 名前を基準にドキュメントまたはフォルダーを素早く検索するには、Workplace XT で単純な検索を使用します。詳細については、「プロパティーによる検索 (単純な検索)」を参照してください。
検索するオブジェクト・ストアを選択します。必要に応じて、特定のサブフォルダーを選択してより絞り込んだ検索を行えます。また、選択したフォルダーに検索対象を制限したり、選択したフォルダーのすべてのサブフォルダーに検索対象を広げたりすることもできます。
Workplace XT で、スクリーン・リーダーを使用しているときにオブジェクト・ストアを切り替えた場合、そのオブジェクト・ストア内のフォルダーやドキュメントのリストはただちに読み取られません。ご使用のブラウザーによっては、スクリーン・リーダーによる処理に先立って、ドキュメントやフォルダーのリストがロードを終えるのを待つ必要があります。
ドキュメントまたはフォルダーを検索するには、Workplace XT で適切なオプションを選択します。また、特定のドキュメント・クラスまたはフォルダー・クラスも選択できます。クラスを指定すると、特定のクラスに割り当てられたアイテムのみが検索結果に表示されます。クラスはフォルダーのような階層構造になっています。検索範囲を広げてクラスのサブクラスを含めるかどうか選択することができます。たとえば、Medical と Auto というサブクラスを持つ. Claims という名前のクラスがあるとします。クラスが Claims であるドキュメントのみを検索するか、Claims およびそのすべてのサブクラスについて検索するかを選択できます。
「キーワード」フィールド (Workplace XT) または「次を含むドキュメント」フィールド (Integration for Microsoft Office) に 1 つ以上の単語 (検索する情報を最も適切に表している単語または語句) を入力し、「検索」をクリックします。ドキュメント内、またはフルテキスト索引処理用に構成されたストリング・プロパティー内の特定の単語または語句を検索できます。
検索の有効性を最大化するために役立つヒントを次に示します。
完全一致語または完全一致語句 |
完全に一致する語句を検索するには、語句を二重引用符で囲みます。 統合された Office 2007 アプリケーションの場合、「オプション」をクリックして「完全一致語句 (Match Exact Phrase)」を選択します。完全に一致する語句の検索は、固有名詞や一般的な語句を検索する場合に特に役立ちます。例えば、John Adams を検索すると、アメリカ大統領の John Adams および John Quincy Adams を含むドキュメントが検索結果として表示されます。 この場合、"John Adams" と入力すると、John Adams を含むドキュメントだけが検索結果に表示されます。 検索語に類似する単語も検索されます。例えば、month と入力すると、month または months という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。 単語の変化形を除外するには、単語を二重引用符で囲みます。すべての検索語の単語の変化形を除外するには、「完全一致語」検索オプションを選択します。 |
大文字と小文字の区別 |
「完全一致語」検索オプションを指定して単語の変化形を除外する場合は、「大文字と小文字を区別 (Match case)」(Workplace XT) または「大/小文字の区別」(Integration for Microsoft Office) 検索オプションを選択して、大文字と小文字を区別して検索することもできます。 大文字のキーワードを二重引用符で囲んだ場合、検索結果で大文字と小文字は区別されません。 |
一般的な単語の検索 |
通常、the、in、and などの一般的な単語は検索で無視するように構成されます。語句の一部として一般的な単語を検索するには、二重引用符で囲みます。 |
ワイルドカード文字の使用 |
検索対象のドキュメントで使用されているスペルやその他の変化形が不確実な場合は、検索語にワイルドカード文字を使用できます。
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すべてのキーワードの検索 |
入力したすべての単語または語句に一致するものを検索できます。たとえば、FileNet P8 と入力して、Any を選択すると、FileNet または P8という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。「すべて」を選択すると、両方の単語を含むドキュメントのみが検索されます。 |
近接性を基準にしたキーワードの検索 |
キーワード間の近接度を基準にして、キーワードを検索できます(このオプションを選択すると、すべてのキーワードが自動的に検索されます)。検索条件との一致とみなすキーワードの近接度を指定できます。範囲を指定しない場合 (0 を入力した場合)、検索結果の順位付けが異なる点だけを除き、すべてのキーワードの検索と同じになります。 たとえば、FileNet P8 Platform に関連するドキュメントを検索する際に、FileNet P8 Platform と入力し、すべての単語を検索するとします。この場合、他の FileNet 製品を取り上げたドキュメントや、他のプラットフォームを取り上げたドキュメントが表示される可能性があります。「すべて」の代わりに「次に近接」を選択すると、FileNet と P8 の近くに出現する platform を含むドキュメントのみを検索できます。 |
検索するドキュメントのバージョンを選択すると、検索をさらに制限または拡張できます。デフォルトでは、検索結果として最新バージョンのドキュメントが表示されます。ただし、マイナー・バージョンである場合があります。「リリース済み」を選択すると、検索結果として最新のメジャー・バージョンのみが表示されます。「すべて」を選択すると、ドキュメントのすべてのバージョンが検索されます。
注 Workplace XT のキーワード検索では、VQL 照会 (Autonomy K2 照会言語を使用する照会) はサポートされていません。VQL 照会を実行するには、検索テンプレートまたは保管済み検索を使用する必要があります。
1 つまたは複数のプロパティーを選択して検索条件として使用できます。選択できるプロパティーおよび関連付けられた選択リストは、選択するドキュメントやフォルダー・クラスと関連付けられたものです。これには非表示のプロパティーや検索不可能なプロパティーは含まれません。サブクラスを検索に含める場合は、すべてのサブクラスのプロパティーおよび選択リストを使用することもできます。条件を指定した後でドキュメントまたはフォルダー・クラスを選択した場合、新しいクラスで無効となるプロパティーや値は、条件リストから自動的に破棄されます。
検索条件を追加する場合は、すべての検索条件を満たすオブジェクトを検索するのか、または 1 つ以上の検索条件を満たすオブジェクトを検索するのかを選択する必要があります。
以下に、検索条件を追加する際に役立つ基本的なヒントを示します。
+ および - アイコンを使用して、条件を追加または削除します。+ をクリックすると、現在選択されている条件のすぐ下に、新しい条件が追加されます。
キーボード・ヒント Workplace XT 内のいくつかのフィールド値は、... ボタンを使用してリストから選択する必要があります。(このボタンは、値を入力するのではなく値をリストから選択するために使用されます)。 この方法で選択した値をクリアするには (「検索場所」フィールドや「クラス」フィールドを除く)、... ボタンにフォーカスを移動して、Delete キーを押します。
「次で始まる」、「次で終わる」、および「次を含む」オプションを使用する場合、ストリング・ベースのプロパティー値にワイルドカードの文字を使用できます。
注: 検索テキストの先頭にパーセント記号を使用した場合、または「次を含む」または「次で終わる」オプションを使用した場合には、オブジェクト・ストアの検索用索引全体が検索されます。索引のサイズが大きい場合は、検索結果が表示されるまで時間がかかることがあります。
検索結果で表示される列は、検索条件で使用されたプロパティーと、選択されたオブジェクト・ストアに対するサイト設定で指定されたプロパティーの組み合わせで構成されています。プロパティーを検索条件として追加し、値を空白にすることで、検索結果に追加したプロパティーを表示できます。統合された Office 2007 アプリケーションで「列の選択」をクリックし、リストから、検索結果に追加または除去する列名を選択します。
Workplace XT の場合、検索を実行する前に、検索結果のソート順序を設定するプロパティーを選択できます。昇順または降順でソートすることができます。異なるプロパティーを選択してソート順序を設定すると、それ以前に選択されていたプロパティーでのソート順は自動的に無効となります。
統合された Office 2007 アプリケーションの場合、検索結果の順序をソートできます。
注 検索にキーワードが含まれる場合、プロパティーを選択してソートを行うことはできません。検索結果は、適合率ベースの評価システムを使用して自動的にソートされます。最も適合率の高い項目が、検索結果の最上部に表示されます。
1 つのプロパティーから複数の値を検索する場合、検索する値の数だけ、そのプロパティーをリストして値を選択する必要があります。たとえば、Breeds という名前のプロパティーに値が複数あるとします。Collie または Poodle を検索する場合は、次のように検索基準を選択します。
次の条件のうちいずれかを満たすアイテムを検索する場合:
Breeds = Collie
Breeds = Poodle
いくつかのプロパティー選択リストは、入力内容に基づき選択をフィルターリングすることができます。選択リストには、入力したテキストで始まるすべての選択が表示されます。また、アスタリスク (*) をワイルドカード文字として使用することもできます。たとえば、*Cla と入力すると、Auto Claims および Claim Processing というクラスが検索されます。(入力したテキストの最後には、常に暗黙のアスタリスクが存在します。)
ヒント リスト全体を表示するには、"*" と入力します。
Workplace XT の場合、各ドキュメントの要約情報を組み込んで、それを検索結果に表示することを選択できます。
検索オプションを 1 つ以上選択すると、検索をさらに制限または拡張できます。検索オプションは、ドキュメントまたはフォルダーの検索で一般的に使用されるプロパティーに基づきます。
オプションは、一般的に選択される条件へのショートカットです。例えば、所有 (「自分の作成分」) や変更日 (「先月追加分」) といった条件、または PDF ドキュメントといったドキュメント・タイプが挙げられます。オプションを 1 つ以上選択すると、検索結果を絞り込むことができます。
デフォルトでは、検索結果として最新バージョンのドキュメントが表示されます。ただし、マイナー・バージョンである場合があります。「リリース済み」を選択すると、検索結果として最新のメジャー・バージョンのみが表示されます。「すべて」を選択すると、ドキュメントのすべてのバージョンが検索されます。
特定のプロパティーまたは値を頻繁に検索する場合は、それらを検索デフォルトとして保存するか、「マイ・サーチ」(Workplace XT) または「保存済みの検索」(Integration for Microsoft Office) で名前付きサーチとして保存できます。
統合された Office 2007 アプリケーションの場合、検索の名前を入力し、「保存」をクリックします。「保存済みの検索」に移動し、保存した検索の名前を強調表示します。右クリックして、「デフォルトとして設定」を選択します。次に検索を開くときには、デフォルトの検索を使用できます。
検索結果をソートするには、列の見出しをクリックします。ソート順序を逆にするには、見出しをもう一度クリックします。以下の場合、ソートを行うことはできません。
1 つ以上のドキュメントを選択して表示したり、これらのドキュメントに対してさまざまな Workplace XT のアクションまたは統合された Office 2007 アプリケーションのアクションを実行したりできます。実行できるアクションは、ツールバー、リボン・バー、またはポップアップ・メニューに表示できます。
Workplace XT の場合、各検索結果に関する要約記述を表示できます。記述を表示するには、要約を表示するための特定の条件を選択する必要があります。