新しいドキュメントの追加プロセスを円滑にするために、ユーザーや管理者は、デフォルトの情報を提供するエントリー・テンプレートを設計できます。例えば、エントリー・テンプレートを使用して、ドキュメント・クラスおよびその他のドキュメント・プロパティーを自動で割り当てることができます。エントリー・テンプレートは、特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準のウィザードではなく、エントリー・テンプレートが自動的に使用されます。複数のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられている場合、使用するエントリー・テンプレートを選択することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。
Integration for Microsoft Office および Application Integration |
Workplace |
次のいずれかを行います。
Integration for Microsoft Office
- Office アプリケーションの場合、Microsoft® Office 2007 リボンの「IBM ECM 」タブの下で、まず、使用するエントリー・テンプレートを含むオブジェクト・ストアを選択します。「エントリー・テンプレート」をクリックして、目的のエントリー・テンプレートを選択します。
現在開いているドキュメントを追加することもできます。フォルダーを右クリックして、「ドキュメントの追加」を選択します。フォルダーは、1 つ以上のエントリー・テンプレートに関連付けることができます。フォルダーに関連付けられているエントリー・テンプレートによって定義されたフィールドに情報を入力します。
- Outlook の場合、E メールおよび E メール添付ファイルをフォルダーにドラッグするか、メニュー・オプションを使用することにより、これらを追加することができます。特定のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられていない場合、E メールに割り当てられた E メール・クラスに基づいてエントリー・テンプレートが提供されます。
追加する E メールまたは E メール添付ファイルを右クリックして、「IBM ECM に E メールを追加」を選択するか、「添付を IBM ECM に追加」を選択します。
注意: エントリー・テンプレートは、特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準のウィザードではなく、エントリー・テンプレートが自動的に使用されます。複数のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられている場合、使用するエントリー・テンプレートを選択することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。
Application Integration
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次のいずれかを行います。
- 「オーサー」をクリックして「オーサー」ページを表示します。必要に応じて、「汎用ツール」をクリックします。
- 「ドキュメントの追加」で、追加するオブジェクト・タイプに応じて「テンプレートを使用して追加」をクリックします。
- ドキュメントの追加
- 新規フォルダーの追加
- 新規カスタム ObjectSW の追加
- 「ショートカット」をクリックし、「テンプレート」をクリックしてエントリー・テンプレートにアクセスし、追加作業を開始します。
- エントリー・テンプレート名をダブルクリックして、追加作業を開始します。
- フォルダーにエントリー・テンプレートが関連付けられていない場合、デフォルトの E メール・クラスを使用します。関連付けられている場合は、ユーザーは有効なエントリー・テンプレート・リストから 1 つ選択することができます。
フォルダーの関連付けは少し複雑であるため、この項目についての独立したトピックが必要であるかもしれません。
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