您可以用多個方法宣告記錄,例如透過:
對於 Base 或 DoD 安裝,您可以在磁區、記錄資料夾或記錄種類中宣告記錄;對於 PRO 安裝,您可以在記錄資料夾或磁區中宣告記錄。如果要宣告記錄,您需要確定您要在其中宣告記錄的實體為開啟狀態。
如果您在某個記錄資料夾中宣告記錄,則該記錄將會自動指派給存在於此資料夾中的作用中的磁區。最後建立的磁區始終是作用中的磁區,除非將其關閉。如果您需要在一個關閉的磁區中宣告記錄,請重新開啟此磁區並手動選取重新開啟的磁區。
附註 您可以建立項目範本以有助於宣告記錄。IBM InfoSphere Enterprise Records 包含一個用來宣告電子郵件記錄的範例項目範本。 您可以使用此範本從 Workplace 宣告電子郵件記錄。(如需匯入範例電子郵件宣告範本的相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 套裝軟體的 Readme 檔。) 另外,IBM InfoSphere Enterprise Records 也包括一個用來宣告記錄的範例工作流程。 此工作流程向軟體開發專家演示了如何使用 API 和工作流程宣告文件。如需相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和升級手冊中的「安裝範例工作流程」。
如果您將某個文件宣告為記錄,並且此文件具有多個版本,您有多個選項來為此文件系列建立記錄(請參閱文件和記錄管理以取得相關資訊)。但是,請注意,您最多僅可以將十六個文件版本宣告為單一記錄。
附註 記錄使用者將文件宣告為記錄後,其他不是記錄使用者(作為最低限度)的使用者,不能再存取此文件的資訊頁面。此限制是設計好的。
如果要加快宣告記錄的過程,宣告為記錄精靈和宣告為記錄項目範本支援從文件到記錄的屬性值的自動對映。將文件宣告為記錄時,會將文件類別屬性符號名稱與記錄類別屬性符號名稱進行比較。如果名稱相符,則會自動將相符的記錄屬性的值指派給文件屬性中的值。比方說,如果文件類別具有「顏色」屬性,且記錄類別也具有「顏色」屬性,則文件屬性的值會自動對映至記錄屬性。同樣,如果您使用預設電子郵件記錄類別宣告來自 Outlook 的電子郵件訊息,則將自動對映 Subject、To、CC、From、Sent On 和 Received On 的屬性值。
無論項目範本是否顯示「設定記錄屬性」步驟,都會發生屬性對映。如果選取了多個要宣告的文件版本,屬性對映將根據選取用於宣告動作的文件的最新版本。文件的不同版本可能具有不同的類別和屬性。始終根據文件的最新版本的屬性來對映屬性。
以下規則說明了屬性對映工作是如果作用於此文件和記錄類別的常用屬性的。
附註 利用別名,屬性可以從某個物件儲存庫放到另一個物件儲存庫。任何屬性對映都會考慮從一個物件儲存庫到另一個物件儲存庫的對映屬性的管理員定義的設定。