定义和运行搜索

您可以搜索记录、卷、记录文件夹和记录类别。您可以选择的搜索选项取决于搜索方式,即“动态”或“静态”。有关搜索方式的详细信息,请参阅设置搜索缺省值

您还可以访问搜索模板和存储搜索。在选择搜索类型之后,可以通过指定下列类型的搜索条件来优化搜索:

您可以在每个页面上修改缺省的搜索条件。

“搜索”选项卡包含指向“搜索模板和存储搜索”的链接。搜索设计者在 Workplace 中创建这些预先设计的搜索,并对其进行标记以供 Records Manager 使用。搜索模板可以指定某些搜索条件并使某些字段可编辑,以便您对搜索进行定制。存储搜索是包含您无法编辑的所有搜索条件的搜索。当您单击存储搜索的名称时,您将只看到结果,就像是打开了一个文件夹。

如何定义和运行搜索

  1. 选择“搜索”选项卡。
  2. 根据您要搜索的实体类型(记录类别记录文件夹记录)单击相应的搜索链接,或者选择“搜索模板和存储搜索”
  3. 在输入所有搜索条件之后,请单击“搜索”

如何指定搜索位置(搜索范围)

搜索范围字段将显示搜索的缺省位置,您可以如下所示对其进行更改。

  1. 单击“选择文件夹”
  2. 浏览并选择类别、子类别或文件夹,以便只搜索该类别、子类别或文件夹。路径的末尾将显示当前选择的文件夹。
  3. 单击“接受”
“按类过滤”和“最大结果数”

在“按类过滤”字段中,可以对返回的结果进行限制,以使其只包括特定类中的实体。例如,如果您已选择记录作为实体类型,那么可以通过指定类的类型(电子类、电子邮件类、标记类或其他定制类)来优化搜索。

  1. 单击“选择类”
  2. 在“选择过滤器类”页面中,选择类的类型。
  3. 单击“选择过滤器类”以选择类的类型。
  4. 如果要返回所选类的子类中的实体,请选中“包括子类”复选框。
  5. 在“最大结果数”字段中,输入在结果中返回的实体的最大数目。(范围是 50 到 5000。)

    仅当“搜索方式”是“静态”时,“最大结果数”字段才可用。有关详细信息,请参阅设置搜索缺省值

指定属性

在定义搜索条件时,可以根据多达 7 个属性来搜索实体。您可以输入任意或所有这些属性的值。对于已分类记录,您可以根据当前或初始分类、降级、升级、销密日期或事件或补充标记来输入搜索条件。另外,也可以将属性值保留为空,并根据其他搜索条件来搜索实体。

如何选择一组属性

  1. 单击“更改”
  2. 在“属性条件设置”区域中,从一个或多个“属性名”菜单中选择属性名。
  3. 为某一属性单击单选按钮,您要将结果按照该属性进行排序。
  4. 选择运算符。可用的运算符随属性不同而有所变化。
  5. 单击“接受更改”

有关此页面中的设置的更多信息,请参阅设置搜索缺省值

如何输入值和设置运算符

对于每个要包括在搜索中的运算符,您必须通过输入文本、从菜单或另一页面中选择值或者从日历中选择日期来指定值。只有具有值的属性才能用于搜索。

  1. 为每个属性选中运算符。您可以从菜单中选择运算符或接受缺省运算符。
  2. 对于要使用的每个属性,输入一个值。
  3. 选择 ANDOR 以指示两个属性之间的关系。仅当两个值均为 True 时,“AND”运算符才会返回结果。如果只有其中一个值为 True,那么“OR”运算符将会返回结果。

    例如,如果有一个名为 Human Resources 的多值属性,并且您想要搜索 Payroll 或 Recruitments,请输入以下条件:

    Human Resources = Payroll     OR
    Human Resources = Recruitments

    也可以输入如下搜索条件:

    Human Resources = Payroll, Recruitments

注意:如果使用“DoD 分类”数据模型的“初始分类”属性,那么分类输入字段将是字符串字段。所有使用运算符(例如大于 >、小于 < 或等于 =)进行的比较都将根据您输入的文本进行。因此,Unclassified 大于 Classified,这是因为 U 是英语字母表中的第 17 个字母,而 C 是第 3 个字母。

指定内容

如果您正在搜索记录,那么可以指定包含在已申报文档内容(在记录对象库中)或记录属性文本(归档计划对象库中的元数据)中的字词或短语。站点管理员必须配置搜索引擎才能对属性建立索引。通过使用 AND 或 OR 运算符,可以将属性搜索与内容搜索相结合。

如果搜索方式是“静态”,并且您使用 OR 运算符,那么搜索将先处理属性搜索。如果返回的结果数等于或超出“最大结果数”的值,那么搜索将停止并且不再搜索内容。因此,结果可能未包括任何包含所请求内容的文档。有关搜索方式的详细信息,请参阅设置搜索缺省值。如果搜索方式是“动态”,那么该方式将先处理内容搜索,接着处理属性搜索,而“动态”方式将返回所有内容。

如何搜索内容

  1. 在“内容包含”文本框中,输入包含在搜索中的文本。
  2. 对于范围值,请选择元数据以便在属性中查找文本,或者选择内容以便在已申报的文档中查找文本。

    如果在搜索中指定内容,那么搜索结果页面将包含“级别”列,该列将显示百分比值以指示与搜索条件的相关程度。“级别”是缺省排序列,最初按降序排序。仅当“搜索方式”是“动态”时,“级别”列才可用。

  3. 将运算符设置为 AND,这表示实体必须包含您输入的文本,并且属性还必须为 True。如果内容或属性条件都必须为 True,请将运算符设置为“OR”

注意:

按父类型过滤

可以根据记录的父实体的类型和属性来搜索记录。

如何选择父实体

  1. 单击“并按父类型过滤”右侧的“选择”
  2. 选择一定可以在其中找到记录的父类型。
  3. 单击“接受”以返回搜索页面。
  4. 输入运算符和值或单击“更改”以指定其他属性。

    对父实体的搜索条件所作的任何更改都将反映在该实体类型的“我的搜索”页面中。例如,如果您选择记录文件夹作为父代,并且在此更改属性设置,那么在您下次直接搜索记录文件夹时,将为其设置相同的属性值。

指定搜索条件完成后,请单击“搜索”

搜索结果

如果搜索方式是“静态”,那么返回的结果数受“最大结果数”值限制。如果搜索方式是“动态”,那么返回的结果数不受“最大结果数”值影响。有关“最大结果数”和“搜索方式”的信息,请参阅设置搜索缺省值

搜索结果包括实体名称以及在搜索条件中指定的所有属性值。如果属性(例如“补充标记”)具有多个值,那么在该列中将显示“显示详细信息”链接。当您单击该链接时,将显示该属性的所有值。

您可以对搜索结果执行下列操作:

如果您单击子类别的“获取信息”图标,但您无权访问父类别,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将显示错误。

搜索错误

如果归档计划层次结构包含许多记录类别、记录文件夹和记录,那么搜索操作可能会引起错误 (包括超时错误)。要了解为了消除这些错误而可以修改的设置,请参阅 P8 Troubleshooting Guide 中的 IBM InfoSphere Enterprise Records 一节。