Löschen einer Kategorie, eines Ordners oder eines Bands
Sie können keine Datensatzkategorie löschen, die andere Datensatzkategorien, Datensatzordner, Bände oder Datensätze enthält. Sie können jedoch einen Datensatzordner oder Band löschen, der Datensätze enthält. Außerdem können Sie keine Containerentität löschen, für die Sie eine Rückstellung der Aussonderung angegeben haben.
Im Base- und DoD-Datenmodell kann eine Datensatzkategorie vom Schriftgutmanager und vom Schriftgutadministrator gelöscht werden. Im PRO-Datenmodell hingegen ist dies dem Schriftgutadministrator vorbehalten.
Sie können eine Containerentität wie folgt löschen:
- Verwenden Sie die Aktion "Löschen", die im Kontextmenü des Containers (oder auf seiner Seite "Informationen") verfügbar ist. Nur der Schriftgutadministrator kann mithilfe dieser Methode eine Entität manuell löschen.
- Verwenden Sie den Aussonderungsmechanismus, das heißt, wenn der Aufbewahrungszeitraum einer Entität abgelaufen ist und die Aussonderungsaktion "Vernichten" ist, wird die Entität nach einer Zustimmung durch den Schriftgutmanager gelöscht.
Weitere Informationen zum Aussondern von Entitäten mithilfe der Aktion "Vernichten" finden Sie unter Verwenden des Workflows "Vernichten".
Durch beide Methoden wird die Entität logisch gelöscht, das heißt, Sie können nicht mehr über IBM InfoSphere Enterprise Records darauf zugreifen, aber sie bleibt im Objektspeicher, oder sie wird permanent aus dem Objektspeicher gelöscht. Die Vorgehensweise beim Löschen hängt davon ab, ob der Aktenplan zur Verwahrung von Metadaten konfiguriert ist. Siehe Konfigurieren zur Aufbewahrung von Metadaten.
So löschen Sie eine einzelne Containereinheit manuell:
- Durchsuchen Sie den Aktenplan, um die Einheit zu finden, die gelöscht werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Einheit und wählen Sie "Löschen".
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Löschvorgang zu bestätigen, oder auf"Beenden", wenn Sie es sich anders überlegt haben.
So löschen Sie manuell mehrere Ordner und mehrere Datensätze, mehrere Kategorien oder mehrere Bände von derselben Seite:
- Durchsuchen Sie die zu löschenden Einheiten.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen links neben den zu löschenden Einheiten aus.
- Wählen Sie die Option Löschen im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" aus.
- Prüfen Sie im Fenster "Löschen", dass die zu löschenden Einheiten ausgewählt sind, und klicken Sie auf Löschen.
- Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf den Stern neben allen Einheiten, für die die Löschanforderung fehlgeschlagen ist, um zusätzliche Informationen zu dieser Einheit anzuzeigen.
- Klicken Sie auf OK, um zur Seite "Durchsuchen" zurückzukehren.