Vous gérez les documents dans une librairie en utilisant les actions qui vous permettent d'organiser vos documents. Vous pouvez classer les documents dans des dossiers, déplacer les documents dans différents dossiers ou supprimer des documents. Vous pouvez aussi enregistrer des modifications peu importantes apportées à un document sans le restituer dans la librairie.
Vous pouvez classer un ou plusieurs documents, recherches, objets personnalisés ou formulaires dans plusieurs dossiers. L'élément n'est pas dupliqué dans tous les dossiers, mais chaque dossier contient une référence à cet élément. Vous pouvez ensuite modifier l'élément depuis n'importe quel emplacement si vous possédez les droits d'accès suffisants. Lorsque vous classez les documents dans des applications Office 2007 intégrées à l'aide d'Integration for Microsoft Office, vous copiez des documents d'un emplacement et les collez à un autre emplacement.
Vous pouvez également déclasser des éléments d'un dossier spécifique. Lorsque vous déclassez un élément, vous le retirez de son dossier actuel. Lorsque vous déclassez un élément de tous ses dossiers, il est conservé dans la librairie mais le seul moyen de le localiser est de le rechercher. Si l'élément n'est pas classé dans au moins un dossier, vous ne pouvez pas y accéder.
Classement d'un élément dans un nouveau dossier | Déclassement d'un élément d'un dossier |
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Vous pouvez déplacer un document, un modèle de recherche, un formulaire ou un objet personnalisé d'un dossier vers un autre dans la même librairie. Lorsque vous déplacez un document dans des applications Office 2007 intégrées utilisant Integration for Microsoft Office, vous sélectionnez un document à un emplacement et vous le collez à un autre emplacement.
Pour déplacer un élément
ATTENTION Lorsque vous supprimez un élément, tel qu'un document, il est complètement supprimé de la librairie à laquelle il appartient. Il est impossible de récupérer un élément supprimé, et l'administrateur ne peut pas non plus récupérer cet élément.
Suppression d'un élément
Lorsque vous empruntez un document, il peut s'avérer nécessaire d'enregistrer des modifications mineures sans pour autant le restituer dans la librairie. Lorsque vous enregistrez le document, vos modifications sont stockées, mais le document est toujours marqué comme emprunté.
L'action Enregistrer le contenu permet également de créer et de mettre à jour un document comportant plusieurs éléments de contenu. Pour plus d'informations sur les documents à contenu multiple, reportez-vous à la rubrique Gestion d'un document à contenu multiple.
REMARQUE Veillez à restituer votre document après avoir effectué toutes les modifications. Si vous annulez l'emprunt au lieu de restituer le document, celui-ci revient à la version antérieure et toutes les modifications enregistrées sont alors perdues.
Pour enregistrer un document
L'enregistrement d'un document dans Workplace et au sein d'une application Microsoft Office intégrée comporte différentes étapes. Accédez au document emprunté que vous souhaitez enregistrer et consultez la section appropriée ci-dessous pour des instructions.
Workplace et Application Integration | Applications Office 2007 utilisant Integration for Microsoft Office |
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Depuis une application Office intégrée, cherchez l'onglet IBM ECM, et procédez comme suit :
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