Et sammensat dokument grupperer dokumenter med et fælles tema eller emne, hvorved du har mulighed for at få vist relaterede dokumenter, uden at du behøver kende dokumenternes navne og placeringer.
Gruppering og etablering af relationer mellem dokumenter involverer tilknytning af et overordnet dokument med et eller flere underordnede dokumenter. Overordnede og underordnede dokumenter oprettes uafhængigt af hinanden. Når du etablerer, hvordan dokumenter relaterer til hinanden i et sammensat dokument, gemmes oplysningerne i et link, der oprettes. Dette link er et andet end det link, du kan opretter for at sammenkæde forskellige typer objekter, såsom foldere, dokumenter og tilpassede objekter.
De dokumenter, som indgår i et sammensat dokument, kan være placeret forskellige steder i et objektlager. Du kan ikke oprette et sammensat dokument, der består af tilpassede objekter og foldere, og du kan heller ikke oprette et sammensat dokument, der indeholder dokumenter, som er placeret i forskellige objektlagre. Hvis der ikke eksisterer nogen umiddelbar hierarkisk relation mellem dokumenterne, du kan oprette et overordnet dokument, der ikke har noget indhold (dette er en ekstern fil), og angive, at de relaterede dokumenter er underordnet i forhold til det overordnede dokument.
Når du opretter et sammensat dokument, skal du først oprette det overordnede dokument, og derefter skal du tilknytte yderligere dokumenter som underordnede dokumenter. Du udfører lignende procedurer for overordnede og underordnede dokumenter som for standarddokumenter. Du kan f.eks. få vist informationssiderne for overordnede og underordnede dokumenter samt oplysningerne for de link, der knytter dokumenterne sammen. Både overordnede og underordnede dokumenter kan være versioneret, og du kan tildele et navn til linket mellem det overordnede og det eller de underordnede. Ved hjælp af særlige indstillinger, mens du tilføjer, revidere eller indsætter et underordnet dokument, kan du administrere dokumentet, hvis dets overordnede dokument versioneres eller slettes.
Du kan desuden ændre den rækkefølge, som underordnede dokumenter vises i, i det overordnede dokuments liste over underordnede dokumenter, vælge yderligere underordnede dokumenter, indsætte nye dokumenter og fjerne link, der forbinder dokumenterne.
Handling
|
Oplysninger
|
Opret et overordnet dokument |
- Når du tilføjer det til objektlageret (manuelt eller ved hjælp af en indgangsskabelon). De underordnede dokumenter skal allerede findes i objektlageret.
- Når du tjekker en ny version ind.
- Ved at vælge Change Compound på dets pop-up-menu. Når først dokumentet er konverteret, kan det knyttes til de underordnede dokumenter og andre overordnede dokumenter. Du kan også omdanne et sammensat dokument til et standarddokument. Men du kan ikke omdanne et sammensat dokument til et standarddokument, hvis der er knyttet underordnede dokumenter til det. Du skal først fjerne de tilknyttede underordnede dokumenter.
Denne handling er muligvis ikke tilgængelig, når du åbner:
- informationssiden til et dokument, som er et reservationsobjekt.
- et dokument fra et indbygget program, f.eks. Word eller Excel.
|
Tilknyt underordnede dokumenter til et overordnet dokument |
- Når du tilføjer det overordnede dokument til objektlageret
- Når du tjekker en ny version ind
- Når du får vist dets informationsside (Fremvisningen Underordnede dokumenter)
- Brug linket Vis, mens du tilføjer et dokument for at få vist en liste over underordnede dokumenter, der er knyttet til et bestemt overordnet dokument. Desuden kan du også udføre yderligere handlinger, såsom at revidere den rækkefølge, som dokumenterne vises i, når du har mere end ét underordnet dokument.
|
Linkoplysninger og linkegenskaber for sammensatte dokumenter |
Fremvisningen af linkegenskaberne for sammensat dokument på informationssiden er skrivebeskyttede og giver blot et øjebliksbillede af komponentforholdet mellem et bestemt underordnet dokument og dets overordnede dokument. De viste oplysninger giver dig mulighed for at administrere forholdet mellem et underordnet dokument og et overordnet dokument, når f.eks. et overordnet dokument versioneres eller slettes.
De egenskabsoplysninger, der vises, oprettes, første gang du tilknytter et underordnet dokument til et overordnet dokument. Redigér de egenskaber, der vises på denne side, når du reviderer det underordnede dokument.
Systemegenskaberne er også skrivebeskyttede og kan ikke redigeres. Afhængigt af dine brugerindstillinger kan systemegenskaberne være skjulte. Klik på Show System Properties eller Hide System Properties for at skifte mellem at vise og skjule systemegenskaberne.
Du kan få adgang til linkegenskaberne for sammensat dokument, når du åbner informationssiden for et overordnet dokument eller et underordnet dokument. |
Overordnede dokumenter |
Procedure |
Sådan opretter du et overordnet dokument, når du tilføjer dokumentet
|
- Tilføj et dokument til et objektlager, og vælg Ja i feltet Sammensat dokument.
- Hvis du vil tilføje et underordnet dokument nu, skal du klikke på Add Child og navigere til dokumentet, når du har klikket på Vælg. (Du kan tilføje et underordnet senere fra informationssiderne.)
- Vælg de relevante indstillinger.
- For Keep with new Parent version skal du vælge Ja (standardværdien) for at bevare det overordende-underordnede forhold, når det overordnede dokument revideres og tjekkes ind som en ny version. Vælg Nej for at bryde forholdet, når det overordnede dokument tjekkes ind i en ny version.
- For Delete when Parent deleted skal du vælge Ja for at slette det underordnede dokument, når dets overordnede dokument slettes. Vælg Nej for at beholde det underordnede dokument i objektlageret, hvis det overordnede slettes.
- For Prevent Delete skal du vælge den relevante indstilling, afhængigt af hvad du vil forhindre i at blive slettet.
- Valgfrit - Angiv et navn til linket. Det vises i kolonnen Linknavn på det overordnede dokuments informationsside (fremvisningen Underordnede dokumenter).
- Afslut tilføjelse af dokumentet.
|
Sådan konverterer du et dokument til et overordnede dokument ved hjælp af handlingen Change Compound. |
- Vælg et dokument, og klik derefter på Get Info for at få vist de tilgængelige handlinger. Klik på Change Compound, og udfør derefter handlingen.
- Acceptér ændringen.
|
Underordnede dokumenter
|
Procedure |
Sådan viser du de underordnede dokumenter, der er knyttet til et overordnet dokument |
- Gennemgå de aktuelle underordnede dokumenter, eller klik på Add Child for at tilføje et nyt underordnet dokument.
- Hvis du har mere end et underordnet dokument, kan du udføre yderligere handlinger.
- Fortsæt med at fuldføre tilføjelses- eller revideringsprocessen.
|
Sådan tilføjer eller reviderer du et underordnet dokument
|
- Find det overordnede dokuments informationsside, fremvisningen Child Documents, inden du fortsætter med at tilføje eller revidere et underordnet dokument.
- Udfør en af følgende handlinger:
- Hvis du er ved at tilføje et nyt underordnet dokument, skal du klikke på Add Child.
- Hvis du er ved at indsætte et underordnet dokument i et eksisterende sæt underordnede dokumenter, der er knyttet til et overordnet dokument, skal du klikke på Insert Child på menuen Handlinger.
- Hvis du er ved at revidere et eksisterende underordnede dokument, skal du vælge dokumentet og derefter klikke på Modify Child på menuen Handlinger.
- Udfør en af følgende handlinger under Child Document:
- Vælg Dokument for at identificere det dokument, du vil tilføje som et underordnet dokument. Klik på Vælg for at finde dokumentet. Når du finder dokumentet, skal du angive, om der skal oprettes link til den frigivne version, den aktuelle version eller en version af det underordnede dokument. Der er flere oplysninger om valg af disse versioner i Vælg objekt.
Afhængigt af det dokument og den version, du vælger, skal du muligvis angive og vælge en etiket til komponentbinding. Etiketten bestemmes af den dokumentklasse, der er tildelt det underordnede dokument, du er ved at tilføje. Det er en indstilling, der sikrer, at de specifikke dokumenter, du tilføjer eller ændrer, indgår i et sammensat dokument. Foruden at tildele en etiket skal du også vælge det felt, der vises ud for etiketten, for at aktivere indstillingen.
- Vælg External File for at angive en URL-sti til en fil, der er placeret uden for dit programmiljø.
- Udfør følgende handlinger under Indstillinger:
- For Keep with New Parent version skal du vælge Ja for at bevare et underordnet-overordnet forhold, når først det overordnede dokument er tilføjet til et objektlager.
- For indstillingen Delete when Parent Deleted skal du vælge Ja for at angive, at det underordnede dokument skal slettes, når det tilknyttede overordnede dokument slettes.
- For Prevent Delete setting skal du vælge den relevante indstilling for at forhindre et bestemt underordnet eller overordnet dokument i at blive slettet. Indstillingerne Ingen og Of Parent er tilgængelige for eksterne filer.
- Klik på Change Class for at vælge en linkklasse for det overordnede dokument, som du er ved at tilføje, eller angiv egenskabsværdier for linkklassen.
|
Sådan reviderer du indstillinger for underordnede dokumenter senere |
- Klik på det overordnede dokuments Get Info-ikon, og vælg derefter fremvisningen Underordnede dokumenter.
- Vælg det underordnede dokument, du vil ændre.
- Vælg Modify Child på menuen Handlinger.
- Revidér de relevante felter.
|
Sådan får du vist indholdet af relaterede dokumenter |
- Klik på titlen på et vilkårligt underordnet dokument i listen Underordnede dokumenter, der vises for et overordnet dokument.
- Klik på Select Child for at få vist relationshierarkiet. For at få vist indholdet af et underordnet dokument på et lavere niveau skal du vælge dets overordnede dokument. Det underordnede dokument vises, og du kan klikke på dets titel.
- Når du har valgt et underordnet dokument i hierarkiet Select Child, kan du gå tilbage i stien Children for til et andet overordnet dokument. Herved vises dets underordnede dokumenter, og du kan klikke på en titel for at få vist dets indhold.
Bemærk: Hvis du bruger InfoSphere Enterprise Records, skal du være forsigtig ved valg af Indstillinger. En indstilling, der forhindrer dokumenter i at blive slettet, kan have en forstyrrende indvirkning på den normale plan for sletning af dokumenter, når dokumenter bliver klar til sletning. Ligeledes kan angivelse af, at et underordnet dokument skal slettes, når dets overordnede slettes, have en forstyrrende indvirkning på det underordnede dokuments normale dispositionsproces. Der er flere oplysninger i Oversigt over konfiguration af IBM InfoSphere Enterprise Records. |
Sådan ændrer du rækkefølgen på underordnede dokumenter
|
- Vælg et underordnet dokument fra fremvisningen Underordnede dokumenter, eller når du få vist de relaterede underordnede dokumenter for et bestemt overordnet dokument ved hjælp af linket Vis under en tilføjelses- eller revideringsproces.
- Klik på Modify Order på menuen Handlinger.
- Udfør en af følgende handlinger:
- Klik på Move First for at flytte det angivne dokument op til toppen af listen over underordnede dokumenter.
- Klik på Flyt op for at flytte det angivne dokument en plads op i listen over underordnede dokumenter.
- Klik på Flyt ned for at flytte det angivne dokument ned i listen over underordnede dokumenter.
- Klik på Move Last for at flytte det angivne dokument til slutningen af listen over underordnede dokumenter.
|
Sådan fjerner du et underordnet dokument |
- Åbn fremvisningen Underordnede dokumenter. Vælg et dokument, du vil fjerne, og klik derefter på menuen Handlinger for at få vist de tilgængelige handlinger.
- Klik på Remove Child, og klik derefter på Fjern for at gennemføre handlingen. Linket mellem et bestemt overordnet og underordnet dokument fjernes, men det underordnede dokument forbliver i et objektlager, når du har gennemført denne proces.
|
Sådan administrerer du linkegenskaber for sammensatte dokumenter |
- Udfør en af følgende handlinger for at få adgang til linkegenskaberne for et overordnet dokument eller et underordnet dokument:
- Vælg det underordnede dokument, og klik derefter på det relaterede link til det overordnede dokument. Ud for linkegenskabernes værdi, f.eks. i kolonnen Linknavn, skal du klikke på knappen Info for at få adgang til Link-informationsside.
- Vælg det overordnede dokument, og klik derefter på linket til det relaterede underordnede dokument. Vælg det underordnede dokument med de linkoplysningsegenskaber, du vil have vist. Klik på Link Info på menuen Handlinger for at få adgang til Link-oplysningssiden.
- Gennemgå de aktuelle linkoplysninger, der definerer forholdet mellem det pågældende overordnede dokument og dets underordnede dokumenter.
|