Mehrfachinhaltsdokument verwalten

Einem Mehrfachinhaltsdokument ist eine Dokument-ID zugewiesen, das Dokument besteht jedoch aus mehreren elektronischen Dateien. Sie verfügen beispielsweise über ein Angebot, das sowohl ein Textverarbeitungsdokument als auch ein Tabellenkalkulationsdokument enthält. Für Überwachungs- und Aufbewahrungszwecke möchten Sie denselben Namen, dieselben Eigenschaften und denselben Speicherort für dieses Dokument verwenden, obwohl es zwei Dateien umfasst. Sie können dazu ein Mehrfachinhaltsdokument zum Gruppieren der Dateien verwenden. Beim Arbeiten mit einem Mehrfachinhaltsdokument haben Sie Zugriff auf alle Dateien (abhängig von Ihren Sicherheitsberechtigungen).

Sie können Inhaltselemente je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und jede Version eines Dokuments kann als Inhaltselemente unterschiedliche Versionen aufweisen. Dies bedeutet, dass die Inhaltselementdateien einer speziellen Version des Dokuments zugeordnet werden. Sie müssen ein Dokument auschecken, um Inhaltselemente hinzufügen oder entfernen zu können. Wenn Sie ein Mehrfachinhaltsdokument auschecken, wird ein Reservierungsobjekt für die neue Version des Dokuments erstellt. Dieses Reservierungsobjekt enthält nicht die Mehrfachinhaltsinformationen. Das heißt, dass die Mehrfachinhaltselemente nicht automatisch von einer Version zur nächsten übertragen werden. Wenn Sie die neue Version des Dokuments einchecken, müssen Sie der neuen Dokumentversion manuell alle Inhaltselemente hinzufügen.

Der Administrator Ihres Standorts legt fest, welche Benutzer den Inhalt eines Mehrfachinhaltsdokumentes anzeigen können und welche Benutzer zum Speichern oder Löschen von Inhaltselementen für das Dokument berechtigt sind. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie nur das erste im Dokument enthaltene Element anzeigen. Sie wüssten jedoch, dass das Dokument andere Elemente enthält.

So erstellen Sie ein Mehrfachinhaltsdokument:

  1. Fügen Sie das erste Element für das Dokument mit dem Assistenten zum Hinzufügen oder über eine Erfassungsvorlage hinzu.
  2. Checken Sie das Dokument aus.
  3. Verwenden Sie die Aktion Inhalt speichern, um das erste Element des Dokuments zu speichern.
    1. Wechseln Sie zum Dokument. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und klicken Sie auf Inhalt speichern.
    2. Klicken Sie auf Durchsuchen, die Datei für das erste Element zu suchen.
    3. Nachdem Sie diese erste Datei akzeptiert haben, wird sie als erstes Inhaltselement festgelegt.
  4. Verwenden Sie die Aktion Inhalt speichern, um das nächste Inhaltselement hinzuzufügen.
    1. Wechseln Sie zum Dokument. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und klicken Sie auf Inhalt speichern.
    2. Stellen Sie sicher, dass die Option Als neue Sekundärdatei speichern ausgewählt ist.

      TIPP Sie können ein bestimmtes Inhaltselement bei Bedarf auch durch eine andere Datei ersetzen, indem Sie die Datei in der Liste auswählen.

    3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen.
    4. Nachdem Sie diese zweite Datei akzeptiert haben, wird sie als nächstes Inhaltselement festgelegt.
  5. Wiederholen Sie Schritt 4 bei Bedarf, um weitere Dateien als zusätzliche Elemente hinzuzufügen.
  6. Checken Sie die Datei ein.

    HINWEIS Wenn Sie den Auscheck-Vorgang abbrechen (anstatt die Datei einzuchecken), geht der gesamte Inhalt verloren, der seit dem letzten Einchecken gespeichert wurde.

  7. Stellen Sie im Schritt "Datei auswählen" sicher, dass die Option "Gespeicherter Inhalt" ausgewählt ist, und klicken Sie auf Fertig stellen.

So löschen Sie ein vorhandenes Inhaltselement:

  1. Das Dokument muss bereits ausgecheckt sein und mindestes 2 Inhaltselemente enthalten. Das heißt, Sie haben mit der Aktion Inhalt speichern mindestens 2 Inhaltselemente dem Dokument hinzugefügt, das Dokument aber noch nicht eingecheckt.
  2. Wechseln Sie zu dem Dokument mit den Mehrfachinhaltselementen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und klicken Sie auf Inhalt speichern.
  3. Wählen Sie die Dateinamen, die Sie aus dem Dokument löschen möchten.

So laden Sie ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen herunter:

HINWEIS Bei Auswahl von zwei oder mehr Dokumenten mit mehreren Inhaltselementen wird nur das erste Element jedes dieser Dokumente heruntergeladen.

  1. Wechseln Sie zum vorhandenen Dokument mit mehreren Inhaltselementen und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Popup-Menü zu öffnen, oder rufen Sie die Informationsseite für das Dokument auf.
  2. Klicken Sie auf Download. Daraufhin wird die Seite "Inhalt herunterladen" geöffnet.
  3. Wählen Sie die Dateinamen, die Sie herunterladen möchten. Zum Auswählen aller Objekte aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der ersten Zeile (Spaltenüberschrift).
  4. Klicken Sie auf "Akzeptieren". Wenn Sie mehrere Dateien ausgewählt haben, wird eine komprimierte Datei mit dem Namen der ersten Datei auf den lokalen Computer heruntergeladen.

Mehrfachinhaltsdateien anzeigen

Wenn alle Inhaltselemente Bilder sind, können Sie die Mehrfachinhaltsdateien ganz im Image Viewer anzeigen. Beachten Sie Folgendes beim Arbeiten mit Mehrfachinhaltsdateien, die eine Mischung aus Bildern und anderen Elementen enthalten:

Inhalt speichern

Während Sie ein Dokument ausgecheckt haben, können Sie kleinere Änderungen speichern, ohne das Dokument wieder in den Objektspeicher einzuchecken. Wenn Sie das Dokument speichern, werden die Änderungen gespeichert, das Dokument bleibt jedoch weiterhin ausgecheckt und es ändern sich weder sein Versionsstatus noch seine Eigenschaften.

Die Aktion "Inhalt speichern" wird zudem verwendet, um ein Dokument zu erstellen und es mit mehreren Inhaltsobjekten zu aktualisieren. Dies bedeutet, dass ein Dokument aus mehreren unterschiedlichen elektronischen Dateien bestehen kann.

HINWEISE 

So speichern Sie ein Dokument:

  1. Wechseln Sie zu dem (ausgecheckten) Dokument, das Sie speichern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und klicken Sie auf Inhalt speichern.
  2. Klicken Sie auf der Seite "Inhalt speichern" auf Durchsuchen, um die lokale Datei für die Speicherung zu suchen.

    Wenn File Tracker verfügbar ist, können Sie auf Lokale Datei löschen klicken, wenn die lokale Kopie des Dokuments, die Sie speichern, nach Abschluss des Speichervorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Schließen Sie vor Abschluss des Speichervorgangs die lokale Kopie. Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option außer Kraft setzen können oder nicht.

    Hinweis Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist und nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.

  3. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
  4. Akzeptieren Sie die Änderungen.

Inhalt löschen

Mit der Aktion Inhalt löschen werden ein oder mehrere Inhaltselemente aus einem Dokument mit unterschiedlichen Inhalten gelöscht, ohne dass hierbei das gesamte Dokument gelöscht wird.

Dokument

Listet den Namen des von Ihnen ausgewählten Dokuments auf.

Primärdatei

Listet den Dateinamen des ersten Inhaltselements des Dokuments auf. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Dateinamen, um den zugehörigen Inhalt zu löschen. Wenn Sie die Primärdatei löschen, wird die erste Sekundärdatei in der Liste zur neuen Primärdatei.

Sekundärdateien

Listet die Dateinamen der zusätzlichen Inhaltselemente des Dokuments auf. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den gewünschten Dateinamen, um ein oder mehrere Inhaltselemente zu löschen.