IBM InfoSphere Enterprise Records enthält Workflows zur Automatisierung der Überprüfungs- und Dispositionsprozesse von Aktenkategorien, Aktenordnern, Bänden und Akten. Ein Workflow enthält Aufgaben, Verfahrensschritte, Personen, Ein- und Ausgabeinformationen sowie Tools für jeden Schritt in einem Geschäftsvorgang.
Sie können bestehende Workflows bearbeiten und neue Workflows erstellen. Die meisten der IBM InfoSphere Enterprise Records-Workflows werden automatisch gestartet, entweder als Resultat des Dispositions-Sweep-Vorgangs oder bei Ausführung einer mit dem Workflow verbundenen Aktion. Die beiden Workflows "Physical Record Management (PRM)" und "Erstellen eines Aktenordners" müssen manuell gestartet werden.
Beim Erstellen einer Dispositionsphase in einem Dispositionszeitplan, müssen eine Dispositionsaktion und ein Dispositions-Workflow verbunden werden. Wenn die Aufbewahrungsfrist von Einheiten in einer bestimmten Phase abläuft, beginnt die Disposition. Sie müssen die Dispositionsaktion manuell starten und diese löst dann den damit verbundenen Dispositions-Workflow aus. Weitere Informationen zum Dispositionsvorgang finden Sie unter:
Bevor Sie Workflows starten können, müssen Sie einige Konfigurationsaufgaben ausführen. Diese Aufgaben werden gewöhnlich während der Installation von IBM InfoSphere Enterprise Records ausgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zur Vorbereitung der Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records-Workflows im IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Die folgenden Workflows werden in IBM InfoSphere Enterprise Records bereitgestellt.
Allgemeine Informationen zum Abschließen der Dispositions-Workflows finden Sie unter Verwenden der Dispositions-Workflows.
Das System zeigt Nachrichten mit Informationen zum Status, Fehlern und Prüffehlern an, die während der Durchführung eines Workflows auftreten. Es gibt vier verschiedene Nachrichtstypen:
Ein Transkript ist eine XML-Datei, die vom System generiert wird, wenn die Dispositionsaktion erfolgreich auf Einheiten angewendet wird, deren Disposition genehmigt wurde. Diese Datei enthält Informationen über:
Das System sendet diese Datei automatisch als eine Anlage an den Schriftgutmanager. Der Schriftgutmanager kann diese Datei anzeigen, sie auf einem lokales Laufwerk speichern oder sie in einem Browser öffnen.
IBM InfoSphere Enterprise Records zeigt eine Warnung an, wenn der angegebene Wert für die verschiedenen obligatorischen Felder eines bestimmten Workflow-Schritts falsch ist oder fehlt. Wenn Sie keinen Wert für das Standortfeld im Schritt "Physische Übertragung" des Zwischenübertragungs-Workflow festgelegt haben, dann wird die Warnnachricht angezeigt.
IBM InfoSphere Enterprise Records zeigt Informations- und Statusnachrichten für die Workflows "Physical Record Management" und "Aktenordner erstellen" an. Die Nachrichten enthalten den Status oder andere relevante Informationen zu den Einheiten. Wenn beispielsweise der aktuelle Besitzer einer physischen Einheit deren Freigabe verzögert hat, zeigt IBM InfoSphere Enterprise Records die Seite als Arbeitselement im Posteingang des nächsten Empfängers der Einheit an.
Weitere Informationen zu Informations- und Statusnachrichten finden Sie unter:
Fehler- und Ausnahmenachrichten zeigen die betroffenen Einheiten sowie den Grund für den Fehler im Workflow-Schritt. Beispiel: Sie haben den Abgrenzungsschritt einen Stapel von zehn Einheiten abgeschlossen und zwei dieser Einheiten wurden erneut geöffnet. In diesem Fall zeigt die Nachricht an, dass die Abgrenzungsaktion für die beiden geöffneten Einheiten nicht beendet werden konnte.
Klicken Sie auf der Benachrichtungsseite auf "Abschließen", um den misslungenen Workflow-Schritt abzuschließen und das Arbeitselement aus dem Posteingang zu entfernen. Sie können dann das Problem berichtigen und den Workflow erneut starten, um den Schritt ordnungsgemäß abzuschließen. Im obigen Beispiel können Sie die beiden Einheiten, für die der Abgrenzungsschritt misslang, schließen und den Workflow erneut starten.