Gestion des versions de document

La gestion des versions est un processus-clé dans la gestion de contenu. Les documents avec lesquels vous travaillez dans le cadre de votre activité peuvent subir de nombreuses transformations au cours de leur vie. C'est pour cette raison que des informations de version vous sont fournies pour vous aider à gérer le contenu de vos documents. Les différentes versions d'un document constituent un historique des changements apportés à ce document depuis sa création. Elles sont créées au fil de vos différentes opérations de réservation et de restitution du document. Une version est un document appartenant à la classe Document ou à l'une de ses sous-classes. Chaque version est enregistrée et conservée de façon individuelle dans la libraire et représente le document tel qu'il existait à un moment précis de son histoire. Les différentes versions d'un document constituent la série de versions de celui-ci.

Certaines modifications ne sont pas prises en compte dans les versions :

Une icône située en regard d'un document indique si le document est restitué ou réservé, et spécifie l'état de la version du document réservé. Le numéro de la version principale du document est également affiché (sauf s'il a été supprimé par votre administrateur de site). Une réservation concerne toujours la version actuelle d'un document. La version actuelle d'un document est la version la plus récente de sa série de versions. Vous pouvez ouvrir et afficher d'autres versions du document depuis la page Informations ou Propriétés du document. Vous pouvez promouvoir, rétrograder ou supprimer des versions de document.

Pour plus d'informations sur les versions de document, voir A propos de la gestion de versions.

Promotion d'une version de document

Vous pouvez promouvoir un document de version secondaire et lui attribuer l'état de version principale sans avoir à le réserver et à le restituer. Lorsque vous promouvez la version, le numéro de la version principale est incrémenté de 1 et le numéro de la version secondaire est défini sur zéro (0). Par exemple, si la version 0.1 est promue, le numéro de version devient 1.0 et il n'existe aucune autre version du document. Si la version 1.4 est promue, le numéro de version devient 2.0 et la version 1.4 n'existe plus. En revanche, toutes les autres versions restent inchangées.

Vous ne pouvez pas promouvoir un document tant qu'il est réservé.

Pour promouvoir une version de document

  1. Accédez au document que vous souhaitez promouvoir. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Actions supplémentaires > Promouvoir la version.
  2. Le cas échéant, si des règles de sécurité ont été appliquées, vérifiez si elles vous permettent d'effectuer cette action. Si aucune règle n'a été définie, vous pouvez le faire en cliquant sur Assigner une règle. Pour plus d'informations, voir Règles de sécurité.
  3. Vérifiez les paramètres de sécurité affichés et effectuez les modifications appropriées. Pour plus d'informations, voir Définition des autorisations de sécurité.
  4. Cliquez sur Accepter pour terminer l'action.

Rétrogradation d'une version de document

Vous pouvez rétrograder un document de version principale en version secondaire sans avoir à le réserver et à le restituer. Lorsque vous rétrogradez la version, le numéro de la version principale est décrémenté de 1 et le numéro de la version secondaire est incrémenté de 1. Par exemple, si la version 1.0 est rétrogradée et qu'une version secondaire 0.22 existe, le numéro de version devient 0.23. Si la version 4.0 est rétrogradée et qu'aucune version secondaire n'existe, le numéro de version devient 3.1.

Vous ne pouvez pas rétrograder un document tant qu'il est réservé.

Pour rétrograder une version de document

  1. Accédez au document que vous souhaitez rétrograder. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Actions supplémentaires > Rétrograder la version.
  2. Cliquez sur Accepter pour terminer l'action.

Suppression d'une version de document

Vous pouvez supprimer une version de document particulière de la série de versions si nécessaire.

ATTENTION  Lorsque vous supprimez une version de document, l'objet est totalement supprimé de l'application. Il est impossible de récupérer une version supprimée d'un document.

Pour supprimer des versions spécifiques d'un document

  1. Accédez au document dont vous souhaitez supprimer la version. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Actions supplémentaires > Supprimer des versions.
  2. Dans la page Supprimer des versions, cochez la case Eléments sélectionnés située à gauche des versions que vous souhaitez supprimer. Pour sélectionner toutes les versions répertoriées, cochez la case située dans la ligne de titre de la liste des éléments.
  3. Cliquez sur Accepter pour terminer l'action.