Lastnosti definirajo informacije o objektu, kot na primer dokumenti in mape. Vsi objekti, do katerih lahko dostopite v shrambi objektov, pripadajo razredu. Razred določa lastnosti in vedenje objekta. Vse mape na primer pripadajo razredu Mapa, vsi dokumenti pa pripadajo razredu Dokument. Vedenje in lastnosti za mapo so različne od vedenja in lastnosti za dokument. Dokumente lahko na primer odjavite, ne morete pa odjaviti map.
Vaš skrbnik definira lastnosti za določen razred in lahko izdela nove podrazrede razreda. Če vaše spletno mesto na primer potrebuje obračunsko kodo projekta za vse dokumente, lahko skrbnik doda lastnost "Koda projekta" v osnovni razred Dokument. Če mora vaše spletno mesto uveljaviti nekatere lastnosti za nekatere tipe dokumentov, ne pa tudi za druge, lahko vaš skrbnik definira enega ali več podrazredov za obravnavanje dodatnih lastnosti. Vaši dokumenti s poročili o stroških lahko potrebujejo lastnosti za obračunske kode, vaši marketinški dokumenti pa lahko potrebujejo lastnosti za kode projektov, datume izdaje projektov in soglasja vodstva. Ko dodate ali prijavite dokument, izberete ustrezen razred za dokument, nato pa izpolnite vrednosti lastnosti.
Nekatere vrednosti lastnosti izdela sistem in jih ni mogoče neposredno spremeniti. Sistemske lastnosti, kot sta na primer izdelovalec objekta in datum izdelave, so nastavljene takrat, ko je objekt dodan v shrambo objektov. Druge lastnosti, kot je na primer datum spreminjanja objekta in oseba, ki je objekt spremenila, posodobi sistem, ko je spremenjen objekt, njegove lastnosti ali njegova zaščita.
Lastnosti imajo različne tipe in omejitve. Tip lastnosti določa metodo, s katero podate vrednost. Na splošno lahko enostavno sledite navodilom na strani. Nekateri specifični nasveti in zahteve so navedeni v vsakem od naslednjih razdelkov. Aplikacija, s katero integrirate z Microsoft® Officeovimi aplikacijami, določa, kako dostopite do lastnosti za svoje dokumente.
Lastnosti, dodeljene za dokument ali mapo, lahko posodobite ali do njih dostopite, ko jih dodate v shrambo objektov, oziroma lahko spremenite objekte, kot je na primer prijava dokumenta ali shranjevanje vsebine odjavljenega dokumenta. Vnosna predloga, s katero dodate dokument, določa, ali lahko izberete razred ali dodelite razred za dokument. Spremenite lahko lastnosti, dodeljene dokumentu, a ne razredu, vendar pa lahko spremenite lastnosti in razred, dodeljen mapi.
Ko shranite vsebino, lahko kliknete Shrani z lastnostmi, da spremenite lastnosti dokumenta, kot tudi shranite novo vsebino, preden dokument prijavite nazaj v shrambo objektov.
Uporabite ukaz Prikaži/Spremeni lastnosti na zavihku IBM ECM ali izberite Lastnosti s pojavnega menija. Potem ko izberete dokument ali mapo, lahko kliknete tudi Pokaži podrobnosti na dnu podokna Brskanje. Informacije o objektu so prikazane v podoknu Podrobnosti, informacije pa si lahko ogledate in jih spremenite za vsak objekt, ki ga izberete, potem ko kliknete Spremeni.
Nekaterim vašim dokumentom lahko vaš skrbnik dodeli lastnosti, ki vsebujejo življenjski cikel. Življenjski cikel dokumenta vsebuje različna stanja, skozi katera gre dokument v času svojega obstoja. Stanja življenjskega cikla aplikacije za posojilo se lahko na primer zgodijo v naslednjem vrstnem redu:
Stanja odražajo vrstni red dejanskih premikov aplikacije za posojilo od enega procesa do drugega. Ko dokument prehaja iz enega stanja v naslednjega, je stanje življenjskega cikla posodobljeno. Po odobritvi je dokument na primer povišan v svoje drugo stanje (Odobritev). Ko banka financira posojilo, je dokument znova povišan v svoje stanje Financiranje.
Nekaterim lastnostim je lahko dodeljeno načelo življenjskega cikla dokumenta. Načelo življenjskega ciklusa dokumenta je dodeljeno razredu dokumenta in ga uporablja vaš skrbnik. Stanje življenjskega cikla je prikazano, vi pa lahko življenjski ciklus spremenite, ko so vam dodeljena ustrezna dovoljenja.
Nekaterim lastnostim za dokumente in mape lahko vaš skrbnik dodeli označevanja. Označevanja temeljijo na specifičnih vrednostih lastnosti in omogočajo dostop do dokumentov ali map. Ko je označevanje uveljavljeno za objekt, so nastala dovoljenja za dostop za objekt kombinacija nastavitev njihovih izvirnih dovoljenj za dostop in nastavitev označevanj. Nastavitve označevanj lahko določijo, kdo ima dostop do objekta, ki mu je dodeljeno označevanje, in kdo lahko spremeni ali odstrani dodeljeno označevanje.
Lastnosti dokumenta si lahko ogledate na strani z informacijami, ko odprete, dodate ali vstavite dokument. Ko je dokument odjavljen, lahko lastnosti dokumenta spremenite na meniju Pridobi informacije ali jih spremenite pri prijavi dokumenta, če vam to dopušča vaš skrbnik spletnega mesta. Poleg urejanja vrednosti lastnosti lahko prav tako vstavite nekatere od teh vrednosti v Officeove dokumente.
Če želite izdelati sestavljen dokument, morate dostopiti do strani z informacijami dokumenta. Izdelava sestavljenega dokumenta ni na voljo z menijske možnosti Pridobi informacije v integriranih aplikacijah.
V programu Workplace, ko si ogledujete lastnosti odjavljenega dokumenta, si dejansko ogledujete lastnosti različice, ki je v stanju V obdelavi ali Izdano. V programu Application Integration si ogledujete lastnosti različice, ki je v stanju Rezervirano. Ko delate z odjavljenimi dokumenti, lahko to povzroči naslednje nepričakovano vedenje:
Če si želite ogledati ali spremeniti lastnosti v Officeovih aplikacijah in Outlooku, storite naslednje
Izberite eno od naslednjih možnosti, odvisno od vaše aplikacije:
Officeove aplikacije | Outlook |
---|---|
|
|