Le preferenze relative ai profili determinano il processo mediante il quale le voci di Microsoft® Outlook, ad esempio messaggi e voci del calendario, vengono aggiunte ad un archivio oggetti da Outlook. È possibile aggiungere un nuovo profilo o modificare quelli esistenti. Le sezioni seguenti descrivono le impostazioni disponibili.
Utilizzare i campi Nome profilo e Descrizione profilo per etichettare un profilo. Se si modifica un profilo esistente, immettere le informazioni aggiornate nei suddetti campi. Il nome profilo specificato in questi campi viene visualizzato in un elenco di profili quando l'utente aggiunge una voce di email da Outlook.
Fare clic su Seleziona ruoli accesso per specificare i gruppi di utenti che avranno accesso al profilo creato o modificato.
Indicare accanto ad ogni opzione se la stessa può essere modificata durante un processo di aggiunta. Quando gli utenti selezionano un profilo durante l'aggiunta di un messaggio email, le relative opzioni specificate vengono visualizzate nel profilo. Le tre opzioni che determinano se gli utenti possono modificare le impostazioni sono Modificabile, Sola lettura o Nascondi:
Le voci di Outlook possono essere aggiunte come file .msg (formato email) o .txt (formato di testo) oppure come entrambi. Il tipo di file scelto per l'aggiunta di messaggi e-mail deve essere specificato in un profilo. Selezionare Sì accanto alle opzioni Aggiungi email come file .msg e Aggiungi email come file .txt per aggiungere i messaggi email come file .msg e .txt.
È possibile scegliere di assegnare un modello di immissione da utilizzare durante l'aggiunta di un file .msg e .txt allo scopo di rendere più semplici le operazioni degli utenti. Informazioni email specifiche, come A e Oggetto, vengono automaticamente mappate dall'e-mail alle proprietà della classe quando il file .msg o .txt viene aggiunto ad un archivio oggetti.
Dopo aver selezionato un modello di immissione, il relativo nome viene visualizzato in un profilo.
Informazioni email specifiche, come Da, A e Cc, possono essere visualizzate con un indirizzo email completo al posto di un semplice nome di visualizzazione nelle proprietà della classe o sottoclasse e-mail dopo l'aggiunta di un file .msg o .txt ad un archivio oggetti. Il formato in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail viene determinato dall'indirizzo SMTP. Ad esempio, un indirizzo email completo visualizzato nel campo della proprietà Da potrebbe essere MariaR@filenet.com o Rossi, Maria[mrossi@filenet.com].Se non si seleziona un modello di immissione o si fa clic su Rimuovi per eliminare un modello, come impostazione di default viene utilizzata la Procedura guidata di aggiunta documento.
SUGGERIMENTO Assegnare un modello di immissione all'opzione del profilo se si prevede che gli utenti aggiungeranno più voci di Outlook (file .msg o .txt e allegati) contemporaneamente. Se non si specifica un modello di immissione, gli utenti devono utilizzare la Procedura guidata di aggiunta documento per ogni file .msg o .txt o per ogni allegato aggiunto. Il modello di immissione rende più rapido il processo di aggiunta.
Se l'opzione è impostata su Sola lettura o Modificabile, gli utenti non possono modificare il modello di immissione assegnato. È opportuno segnalare agli utenti che devono completare l'operazione di aggiunta quando aggiungono più documenti utilizzando un modello di immissione. Se l'operazione viene annullata prima di aver aggiunto tutti i documenti, viene annullato.l'intero processo.
Selezionare Sì per spostare nella cartella Voci eliminate la copia di una voce di Outlook aggiunta a un archivio oggetti.
NOTA Se si seleziona Nascondi, è necessario informare gli utenti dello spostamento della voce di Outlook nella cartella Voci eliminate.
Specificare se i messaggi aggiunti devono essere collegati. Selezionare No, Sì o Sì, eliminazione a cascata.
I link consentono di organizzare i documenti in quanto rendono possibile il collegamento di oggetti di qualsiasi tipo tra loro. Ad esempio, è possibile collegare allegati a una voce Outlook in formato .msg. Se si hanno vari messaggi e-mail e diversi allegati relativi ad una riunione, è possibile collegarli tra loro in modo da mantenere insieme tutti i documenti riguardanti quella riunione.
È possibile collegare solo gli allegati di un messaggio email in formato .msg o .txt. Tutte le voci di Outlook che si intende aggiungere e collegare devono trovarsi nello stesso archivio oggetti.
Eliminazione a cascata indica che se si elimina un documento a cui sono collegate altre voci email, vengono eliminati anche l'oggetto link e i file collegati a quel documento.
NOTA Se si seleziona Nascondi, è necessario informare gli utenti che potrebbero essere visualizzati link creati o eliminati a seconda dell'impostazione dell'opzione.
Poiché le voci di Outlook spesso includono uno o più allegati in formati file diversi, è possibile aggiungere un intero messaggio email come singola unità oppure aggiungere ogni allegato separatamente. Questa sezione descrive le opzioni per l'aggiunta di allegati a un archivio oggetti come oggetti indipendenti.
Selezionare Sì per aggiungere allegati inclusi in un messaggio email durante un processo di aggiunta.
È inoltre possibile scegliere il modello di immissione da utilizzare per l'aggiunta di allegati. Dopo la selezione di un modello di immissione, viene visualizzato il nome del modello. Se gli utenti aggiungono molteplici allegati per ogni voce di Outlook, è necessario considerare l'assegnazione di un modello di immissione a questa opzione.
Se non si seleziona un modello di immissione o si fa clic su Rimuovi per impedire l'uso di un modello, per default viene utilizzata la Procedura guidata di aggiunta documento.
Specifica se gli allegati vengono aggiunti utilizzando la classe o la sottoclasse e-mail.
Selezionare Sì per limitare la selezione alla classe o sottoclasse e-mail durante l'aggiunta del documento. Le informazioni sulle proprietà incluse nel messaggio email contenente l'allegato vengono visualizzate nelle proprietà corrispondenti, definite nella classe o sottoclasse e-mail, quando l'allegato viene aggiunto a un archivio oggetti.
È importante impostare questa opzione su Sì se devono essere creati link specificati tra una voce di Outlook e gli allegati.
Selezionare No per poter utilizzare qualsiasi classe durante l'aggiunta di allegati.
NOTA Se si seleziona Nascondi, gli utenti non vedono l'impostazione e non sanno quale classe è assegnata agli allegati che aggiungono. Inoltre, se l'opzione Aggiungi allegati è impostata su Nascondi, questa opzione viene automaticamente impostata su Nascondi indipendentemente dai diritti di accesso dell'utente.
Questa opzione è disponibile solo sui sistemi configurati per InfoSphere Enterprise Records.
Selezionare Sì per utilizzare l'opzione Dichiara come record singolo e dichiarare un intero messaggio email e i relativi allegati come un unico record. Il processo di dichiarazione viene eseguito dopo l'aggiunta dell'ultima voce di Outlook a un archivio oggetti.
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