In genere, categorie, cartelle e volumi vengono chiusi automaticamente quando viene soddisfatta una condizione definita dalla relativa pianificazione di disposizione associata. Tuttavia la chiusura può anche essere eseguita manualmente. Quando si crea uno di questi contenitori, esso viene aperto per impostazione predefinita ed è possibile aggiungervi delle entità figlia. La chiusura di un contenitore ne avvia il processo di disposizione e di conseguenza non è più possibile aggiungere entità figlia.
In genere, non si ha la necessità di riaprire un contenitore chiuso, ma questa operazione è comunque consentita per aggiungere record non disponibili al momento della chiusura del contenitore. Ad esempio, se un contenitore è stato chiuso alla fine dell'anno, ma un record relativo a quell'anno risulta disponibile successivamente, è possibile riaprire il contenitore, aggiungere il record e richiudere il contenitore. È possibile recuperare record da contenitori chiusi o aperti.
Quando un'entità viene chiusa, anche le relative entità figlia vengono chiuse. Se si riapre un'entità, le entità figlia non vengono riaperte automaticamente. Per riaprire un'entità figlia, aprire dapprima le entità principali. Per aggiungere un record a un volume riaperto, selezionare esplicitamente quel volume.
Amministratori e manager di record possono chiudere e riaprire categorie di record, cartelle di record o volumi.
Per chiudere manualmente un contenitore
NOTA Le entità che sono state chiuse vengono contrassegnate con
l'icona di chiusura:
Per riaprire un'entità
NOTA Le entità che sono state chiuse e riaperte vengono contrassegnate con
l'icona di riapertura: