宣告已分類的實體記錄

當您在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中瀏覽某個檔案計劃物件儲存庫時,請按一下「宣告實體記錄」來啟動「記錄宣告精靈」。 此精靈包括三個步驟:

目錄記錄

  1. 按一下「選取類別」。精靈將開啟「記錄類別選取」頁面。
  2. 依預設,僅「標記記錄」類別可用。如果您的網站新增了其他類別,請選取適當的類別並按一下「接受」。
  3. 指定檔案計劃位置。
    1. 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,按一下「新增」。 如果要移除某個檔案計劃位置,請按一下其說明之下的「移除」。

      在 Workplace 中,按一下「選取檔案計劃位置」。
    2. 導覽至某個位置的相應層級並選取勾選框。

      如果您之前已經建立了捷徑,可以選取「捷徑」並從該清單中選取捷徑。選取您想要使用的位置的勾選框,並按一下「新增到選取」。

      您可以按一下「搜尋」以搜尋某個位置。選取「標題」或「檔案計劃識別碼」。預設運算子為 "like",它可讓您搜尋部分名稱。輸入字串並按一下「搜尋」。

    3. 選取位置後,按一下「新增到選取」。
    4. 對常用位置,按一下「新增到捷徑」。在以後的宣告中,您可以從捷徑視圖選取位置,而不是在瀏覽視圖中進行導覽。
    5. 按一下「接受」。
  4. 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。

設定屬性

  1. 在屬性欄位中輸入所需的資訊。視您選取的類別不同,所需的欄位也不同。預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
  2. 如果您要宣告的記錄是其他記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此已分類的記錄,即回條的來源。回條會記錄已分類的記錄,但是此回條並不總是已分類的。如需回條的相關資訊,請參閱回條
  1. 按一下「下一步」。

設定分類屬性

  1. 如果要選取安全分類手冊 (SCG) 或來源文件,請按一下衍生自。此步驟是可選的。

    附註當您在「衍生自」頁面中按一下「接受」時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將摘要顯示的所有欄位資料,連同空格,複製到「設定分類屬性」步驟的對應欄位中。 如果您之前在這些欄位中輸入了其他資料,並且僅在「衍生自」頁面上審查資訊,請按一下「取消」(而不是「接受」)以保留手動輸入的資料。

  2. 透過從下拉功能表中選取「最高秘密」、「秘密」或「機密」來指定初始分類的值。

    附註  如果您擁有在初始分類層級中查看項目的許可權,則「現行分類」預設為與「初始分類」相同的值。否則,您需要在安全權限層級中指定值。

  3. 按一下「分類原因」。IBM InfoSphere Enterprise Records 會開啟「選取值」頁面,供您新增及移除「分類原因」。
    1. 如果要新增「分類原因」,請按一下「新增值」,然後選取「作用中的」(對於新記錄)或「已取代」(對於舊記錄)。
    2. 從選項清單中選取原因並按一下「接受」。
    3. 請根據需要繼續新增足夠多的原因。
    4. 如果要移除原因,請強調顯示該原因,然後按一下「移除所選的項目」圖示:移除所選的項目圖示
    5. 完成選取後,按一下「接受」。
  4. 在「分類代理」欄位中,輸入目前管理實體記錄的代理名稱(例如,國防部)。
  5. 完成其餘可選的欄位。
  6. 輸入所需資訊後,按一下「完成」。