概要文件站点首选项确定将 Microsoft® Outlook 项(例如邮件项和日历项)从 Outlook 添加到对象库的流程。您可以添加新概要文件或修改现有概要文件。以下标题针对设置。
使用“概要文件名称”和“概要文件说明”字段标记概要文件。编辑现有概要文件时,请在这些字段中输入更新的信息。用户从 Outlook 添加电子邮件项时,您在这些字段中指定的概要文件名称将显示在概要文件列表中。
单击“选择访问角色”以指定有权访问您正在创建或编辑的概要文件的用户组。
在每个选项旁边,请指定在添加流程中是否可以修改这些选项。如果用户在添加电子邮件消息时选择了概要文件,那么您指定的电子邮件消息选项将显示在该概要文件中。可确定用户是否能够修改设置的三个选项为“可编辑”、“只读”或“隐藏”:
可以将 Outlook 项添加为 .msg 类型(电子邮件格式)和/或 .txt 类型(文本格式)。您需要在概要文件中指定文件类型,作为要添加电子邮件消息的类型。选择“将电子邮件添加为 .msg 文件”和“将电子邮件添加为 .txt 文件”选项旁边的“是”,以指定将电子邮件消息添加为 .msg 和 .txt 文件。
您可以选择分配在添加 .msg 和 .txt 文件时要使用的条目模板,以简化用户的任务。特定电子邮件信息(例如收件人和主题)将在 .msg 或 .txt 文件添加到对象库时从电子邮件自动映射到类属性。
选择条目模板后,条目模板的名称将在概要文件中显示。
在将 .msg 或 .txt 文件添加到对象库后,特定电子邮件信息(例如发件人、收件人和抄送)会在电子邮件类或子类属性中显示完整电子邮件地址而不仅仅是显示名称。电子邮件地址的显示格式取决于您的 SMTP 地址。例如,“发件人”属性字段中显示的完整电子邮件地址可为 JaneD@ibm.com 或 Doe, Jane[jdoe@ibm.com]。如果您不选择条目模板或单击“移除”删除模板,那么会根据缺省设置使用“添加文档”向导。
提示:如果您知道用户会同时添加多个 Outlook 项(.msg 或 .txt 文件和附件),那么可向概要文件选项分配条目模板。如果不指定条目模板,那么对于每个添加的 .msg 或 .txt 文件或附件,用户必须使用“添加文档”向导。条目模板可加速添加流程。
不管电子邮件选项上的设置是“只读”还是“可编辑”,用户均无法更改已分配的条目模板。告知用户,使用条目模板添加多个文档时,必须完成添加流程。如果他们在添加所有文档之前取消流程,那么会取消整个流程。
选择“是”以在将 Outlook 项添加到对象库之后,将该项的副本移至“已删除项”文件夹。
注意:如果您选择“隐藏”,请告知用户此选项的相关信息。他们将不会知道他们的 Outlook 项会被移至“已删除项”文件夹。
指定是否链接正在添加的邮件。选择“否”、“是”或“是,级联删除”。
链接将组织您的文档。它们允许您将一种类型的对象链接至另一种类型。例如,您可以将附件链接至 .msg 文件格式的 Outlook 项。如果您有关于特定会议的多个电子邮件和其他附件,那么您可以将它们进行链接,以确保将所有有关该会议的文件放在一起。
您只能将附件链接至 .msg 或 .txt 文件格式的电子邮件消息。所有要添加和链接的 Outlook 项必须位于同一对象库中。
“级联删除”意味着如果删除了链接有其他电子邮件项的文档,那么也会删除该文件的链接对象以及所有链接的文件。
注意:如果您选择“隐藏”,请告知用户基于您为此选项所作的选择,他们可能会看到链接被创建或删除。
由于 Outlook 项通常包含不同文件类型的一个或多个附件,所以您可以将整条电子邮件消息作为一个单位进行添加或单独添加每个附件。本部分提供了将附件作为单独对象添加到对象库的选项。
选择“是”以在添加流程中添加包括在电子邮件消息中的附件。
添加附件时,您还可以选择要使用的条目模板。选择条目模板后,将显示条目模板的名称。如果用户要为每个 Outlook 项添加多个附件,请考虑将条目模板分配至此选项。
如果您不选择条目模板或单击“移除”阻止使用模板,那么缺省情况下会使用“添加文档”向导。
指定是否使用电子邮件类或子类添加附件。
选择“是”以在添加文档时将类选择限制于电子邮件类或子类。将附件添加到对象库时,包含附件的电子邮件消息的属性信息会显示在相应属性(在电子邮件类或子类中定义)中。
如果您已指定要在 Outlook 项和附件之间创建的链接,那么将此选项设置为“是”非常重要。
如果不想限制添加附件时所使用的类,请选择“否”。
注意:如果您选择“隐藏”,用户将无法看到设置,并且不会知道分配至他们所添加附件的类。另外,如果将“添加附件”选项设置为“隐藏”,那么无论用户的访问权如何,此选项均会被自动设置为“隐藏”。
此选项仅在为 IBM InfoSphere Enterprise Records 配置的系统上可用。
选择“是”以使用“声明为单个记录”选项来将整个电子邮件及其附件声明为一个记录。声明流程会在将上个 Outlook 项成功添加到对象库时进行。
注意: