Revidér et dokument
Når du foretager ændringer til et dokument i et objektlager, skal du starte med at tjekke dokumentet ud ved hjælp af handlingen Tjek ud. Når du har foretaget dine ændringer, kan du tjekke dokumentet ind i objektlageret igen. Når du tjekker et dokument ind, opdateres oplysningerne om dokumentversion, og dokumentet bliver igen tilgængeligt for udtjekning. Andre brugere kan når som helst få vist og downloade en kopi af et document, uanset om det er tjekket ud.
Hvis File Tracker er installeret, spores et dokument på din lokale arbejdsstation, når du tjekker det ud fra et objektlager. Du har derfor nemt ved at finde dokumentet, hvis du vil annullere udtjekningen, gemme det eller tjekke dokumentet ind. En anden nyttig funktion er, at du kan automatisk slette den lokale kopi af et dokument fra din lokale arbejdsstation, når du har gennemført en indtjekningsprocedure eller annullerer en udtjekningsprocedure. Det er din webstedsadministrator, der bestemmer dine sletningsrettigheder.
Du kan revidere et dokument på følgende måder:
Tjek et dokument ud
Når du tjekker et dokument ud, åbnes det til redigering, og samtidig låses det i objektlageret, indtil du tjekker en ny version af det ind. Afhængigt af webstedsindstillingerne for objektlageret, tjekkes dokumentet ud i tilstanden Samarbejdende eller Eksklusiv. En samarbejdende udtjekning betyder, at du med den nødvendige tilladelse kan tjekke et dokument ind, selvom dokumentet aktuelt er tjekket ud af en anden. En eksklusiv udtjekning betyder, at dokumentet er tjekket ud af en specifik bruger, og kun den bruger kan tjekke det ind igen.
Sådan tjekker du et dokument ud
- Brug Gennemse eller Søg til at navigere til det dokument, du vil tjekke ud.
- Højreklik på dokumentets navn, og klik på Tjek ud. Hvis du vil vælge mere end et dokument, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for de objekter, du vil tjekke ud. Hvis du vil vælge alle elementerne på en side, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for titelrækken for listen over objekter. Klik i Menuen Handlinger i Tjek ud. Gennemgå objektlisten for at sikre dig, at du har valgt de korrekte objekter.
Bemærk: Hvis Tjek ud ikke vises på menuen, kan et eller flere af de dokumenter, du har valgt, ikke tjekkes ud. Er det tilfældet, skal du vælge et andet sæt dokumenter.
- Vælg en af følgende muligheder:
- Hvis File Tracker er tilgængelig, vises på siden Tjek ud den biblioteksplacering på din arbejdsstation som det dokument, du tjekker ud, vil blive downloadet til. Klik på Gem som for at ændre placeringen, eller klik på Gem, hvis du vil acceptere placeringen. Du kan også vælge Åbn fil, hvis dokumentet skal åbnes straks efter download. Desuden viser siden Tjek ud også version og navn på det dokument, du har tjekket ud.
Bemærk: Hvis du klikker på Luk uden at vælge en placering til lagring af det dokument, du tjekker ud, tjekkes det ud, men det downloades ikke, og det spores heller ikke af File Tracker.
- Hvis File Tracker ikke er tilgængelig, vises på siden Tjek ud version og navn på det dokument, du tjekker ud. Hvis du har behov for det, skal du klikke på Download for at downloade en kopi af dokumentet til din lokale computer.
Sådan tjekker du et dokument ud fra et Office-program
Du tjekker et dokument ud fra et objektlager for at ændre dokumentets indhold. Mens dokumentet er tjekket ud, kan du udføre en af følgende handlinger:
- Udføre en række midlertidige lagringer af dokumentets indhold.
- Få vist en liste dokumenter, der aktuelt er tjekket ud til dig, ved hjælp af en udtjekningsliste.
- Opdatere folderegenskaber, såsom Foldernavn og Sikkerhed, i et dokument, der er tjekket ud, ved hjælp af menupunktet Get Info.
- Klikke fra FileNet P8 på Åbn > Select Item for at gennemse og søge efter et dokument.
- Finde det objektlager og den folder, hvor dokumentet er lagret. I Vælg element finder du flere oplysninger om valg af relevante opgaver til brug ved udtjekning af et dokument fra et Office-program.
Bemærk: Hvis du klikker på Annullér i dialogboksen Gem som for at annullere udtjekningen, har dokumentet ikke længere tilstand som tjekket ud. Du skal annullere udtjekningen. Dialogboksen Gem som vises kun, hvis din webstedsadministrator har angivet Ja for indstillingen Show Save As. Kontakt webstedsadministratoren for at få flere oplysninger om denne indstilling.
- Angiv det objektlager, som dokumentet er placeret i.
Udtjekningsliste
Brug en udtjekningsliste til at få vist de dokumenter, der aktuelt er tjekket ud til dig. Det er kun dokumenter, der er knyttet til det Office-program, du aktuelt bruger, og de dokumenter, der er tjekket ud af dig, som vises i listen. Hvis du f.eks. bruger Word, er det kun Word-dokumenter, der vises i listen.
Listen bruges også til at etablere filsporing, når du udfører en procedure, der kræver en
tilknytning mellem dit lokale dokument og det tilsvarende dokument i et objektlager, såsom indtjekning eller lagring af et dokument. Hvis sporing ikke er vedligeholdt, bliver du bedt om at bruge listen til at etablere filsporingen. Du tjekker f.eks. et dokument ud og er nu i gang med at tjekke det ind igen fra et Office-program. Der vises en oversigt over de dokumenter, du aktuelt har tjekket ud, og du kan tilknytte dit lokale dokument til et af de udtjekkede dokumenter.
Sådan får du adgang til en liste over dokumenter, der er tjekket ud fra et Office-program
Vælg en af følgende muligheder, afhængigt af dit program.
Application Integration BCS |
Programintegration |
- Gå til gruppen Åbne under skillebladet IBM ECM på Office 2007-båndet, og klik på Checkouts.
- Vælg under Gennemse det udtjekkede dokument, du vil åbne. Du kan filtrere dokumenterne efter det program, de er oprettet i, f.eks. Word eller Excel, når listen over dokumenter er lang.
|
- Klik i menuen FileNet P8 på Åbn dokument, og peg på My Checkouts.
- Angiv det objektlager, som dokumentet er placeret i.
- Klik i listen over dokumenter, der aktuelt er tjekket ud fra det valgte objektlager, på Vælg under dokumentnavnet. Det valgte dokument åbnes i et Office-program.
|
Tjek et dokument ind
Når du tjekker et dokument ind, opdateres oplysningerne om dokumentversion, og dokumentet gøres tilgængeligt for andre til udtjekning. Andre brugere kan altid få vist og downloade en kopi af et dokument, uanset om det er tjekket ud. Der er flere oplysninger om dokumentversioner i Administrér dokumentversioner.
Du kan bruge guiden Tjek ind og Quick Check In til at tjekke et dokument ind fra Workplace eller fra et indbygget program. Forskellen mellem de to procedurer er, at Quick Check In stiller en hurtig metode til rådighed for indtjekning af et dokument, uden at dokumentklasse, egenskaber eller sikkerhed ændres.
Trinene i guiden Tjek ind kan variere, afhængigt af hvordan dokumentet er blevet tjekket ind, og hvordan din webstedsadministrator har tilpasset Workplace. Hvis dokumentet er oprettet ved hjælp af en indgangsskabelon, kan skabelonen angive, at dokumentet skal tjekkes ind ved hjælp af den seneste version af indgangsskabelonen. Da indgangsskabeloner som regel stiller en simpel brugergrænseflade til rådighed, vises muligvis færre trin end, når tjek ind af dokumenter udføres uden en indgangsskabelon.
Sådan starter du guiden Tjek ind
- Klik på Check In Document på siden Author.
- Navigér til objektlageret og folderen, der indeholder det ønskede dokument. Højreklik på dokumentnavnet, og vælg derefter Check In på menuen.
- Navigér til objektlageret og folderen, der indeholder det ønskede dokument. Klik på Get Info for at åbne dokumentets informationsside. Klik på Check In.
- Åbn i et Office-program det dokument, du vil tjekke ind i et objektlager. Vælg på programmets Fil-menu FileNet P8, og klik på Check In Document > Use Check In Wizard eller
Check In Document > Quick Check In.
Klik på et af følgende trin i guiden Check In document for at få flere oplysninger. Muligvis vises alle disse trin ikke.
Vælg et dokument (siden Author)
- Klik på Check In Document på siden Author.
- Vælg det objektlager, der indeholder det dokument, du vil tjekke ind. Alle dokumenter i det pågældende objektlager, som du har tjekket, vises.
- Klik på Select under det dokument, du ønsker.
Set properties
På siden Set Properties vises standardobjektklassen og de egenskaber, der er tildelt klassen. Du kan vælge en underklasse, der er oprettet af din systemadministrator.
Sådan ændrer du objektklassen
Klik på linket Change Class øverst på siden, og vælg en klasse.
Sådan angiver du egenskaber
- Gennemgå egenskaberne, der er knyttet til det objekt, der er ved at blive tilføjet eller tjekket ind. En ikon angiver, hvilke egenskaber der kræves, for at en indgang kan fortsætte.
- Angiv eller revidér de viste egenskabsværdier.
Nogle egenskaber kan redigeres direkte på denne side, mens andre kræver, at du klikker på egenskabsnavnet eller en kalenderkontrolikon for at redigere værdierne. Kontakt din systemadministrator for at få hjælp til ukendte egenskaber.
- I forbindelse med sammensatte dokumenter skal du vælge Ja eller Nej for at angive, om det dokument, du tilføjer, skal være et sammensat dokument. Klik på Add Child for at tilføje underordnede dokumenter, som skal knyttes til det dokument, du aktuelt er ved at tilføje. Dette dokument kaldes for det overordnede dokument. Klik på Vis for at få vist underordnede dokumenter, der er knyttet til det overordnede dokument.
- Klik på Næste for at fortsætte.
Set security
Sikkerhed beskytter dine dokumenter i Workplace. Den styrer de tilladelser, der tildeles både brugere og grupper med hensyn til visning af og arbejde med objekter. Du kan ændre sikkerheden, når du tjekker et dokument ind.
Sådan tildeles en sikkerhedspolitik
- Klik på Assign Policy, hvis der ikke er tildelt nogen sikkerhedspolitik.
- Klik på Get info for at få vist oplysningerne om de sikkerhedspolitikker, der vises.
- Klik på Vælg under navnet på den sikkerhedspolitik, du vil tildele.
- Klik på Unassign
Policy for at ændre eller fjerne en tildelt sikkerhedspolitik.
- Der er flere oplysninger om sikkerhedspolitikker og deres anvendelse i Brug en sikkerhedspolitik.
Sådan angiver eller ændrer du sikkerhed
- Gennemgå de eksisterende sikkerhedsindstillinger.
- Klik på Add New for at tilføje nye brugere eller grupper.
Siden Set Security - Select Users/Groups åbnes, hvor du kan søge efter specifikke navne.
- Vælg det domæne, du vil søge i. Klik på pil ned ud for Vælg i, og vælg derefter det ønskede domænenavn fra listen.
- Vælg indstillingen Brugere eller Grupper
for at begrænse listen over navne, der kan tilføjes.
- Skriv det eller de første tegn på navnene, der skal søges efter.
Hvis du f.eks. vil finde brugere ved navn aalberto og amoss, skal du skrive a. Alle brugernavne, der starter med "a" vises. Du kan begrænse søgningen ved at angive flere tegn. Skriver du f.eks. aal, returneres aalberto og aallen, men ikke alemon eller amoss.
- Klik på Søg. Efter et kort øjeblik vises alle forekomster.
- Hvis antallet af forekomster er større end standardantallet for visning, vises alle forekomster ikke. Du skal så ændre søgekriterierne og klikke på Søg igen for at få vist flere resultater.
- Når du er tilfreds med resultaterne, skal du vælge de ønskede navne fra listen. Du kan bruge Ctrl+klik eller Skift+klik til at vælge mere end et navn i listen.
- Klik på Accept for at fortsætte angivelse af sikkerhed for de valgte navne. Siden Set Security
åbnes igen med navnet på den nye bruger eller gruppe i listen over autoriserede brugere.
- Hvis der er brug for det, kan du ændre adgangsrettighederne for en bestemt bruger eller gruppe.
- Klik på bruger- eller gruppenavnet i kolonnen Titel. Siden Set Security - Settings åbnes.
- Markér eller fjern markering af afkrydsningsfelter for hhv. at tillade eller nægte adgangsniveauer. Der er flere oplysninger i Administrér sikkerhed.
- Klik på Accept.
- Klik på Næste for at fortsætte.
Vælg en fil
Gennemfør indtjekning af dit dokument ved at vælge den fil, som er kilden for dit dokumentindhold.
Bemærk: Hvis du er ved at tjekke et dokument ind fra et Office-program, behøver du ikke at vælge en fil. Du har allerede åbnet dokumentet, og placeringen, hvorfra dit dokument er tjekket ud, spores allerede af Check Out List.
Sådan vælger du en fil til indtjekning
- Vælg en af følgende muligheder:
- Ved hjælp af Local File kan du søge efter en fil på din arbejdsstation eller dit netværksdrev.
Hvis File Tracker er tilgængelig, skal du vælge indstillingen Delete Local File, hvis du ønsker, at den lokale kopi af det dokument, du tjekker ind, skal slettes fra din arbejdsstation, når dit dokument er tjekket ind. Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for denne mulighed. Luk den lokale kopi, inden du gennemfører sletningen.
- Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben, og efter du har angivet, at du ville slette den lokale fil.
- Hvis du gemte indholdet, inden du tjekkede dokumentet ind, er indstillingen Saved Content valgt som standard og angiver, at du ønsker at tjekke det aktuelt gemte dokument ind. Indstillingerne External File og Ingen er ikke tilgængelige.
- External File tilføjer en reference til en URL-sti for en fil, der er placeret uden for Workplace-miljøet, f.eks. som en webside.
- Ingen angiver et eksternt element, der ikke kan gemmes elektronisk, men kan repræsenteres og spores af en samling egenskaber. F.eks. et sæt videoøvelsesbånd.
- External Services tilføjer en reference til et dokument, der er lagret i et andet system, såsom FileNet Image Services (IS). Din webstedsadministrator skal konfigurere den eksterne systemforbindelse og stille bibliotekssystemoplysninger til rådighed for dig. Du skal udfylde følgende felter for Image Services-integration. Disse felter kan variere for andre eksterne tjenester.
- Library Name Angiv IS-bibliotekets symbolske (domæne) navn (ikke det todelte IS-biblioteksnavn)
- Dokument-id Angiv IS-dokumentets id-nummer
- Sidetal Angiv et sidetal for at definere en standardside, som dokumentet skal åbnes på. Ellers skal du angive 0.
Hvis dine Workplace-logonoplysninger ikke matcher en IS-konto, bliver du bedt om at logge på med dine IS-kontooplysninger. Disse oplysninger gemmes, så længe du er logget på Workplace med din aktuelle browsersession for efterfølgende interaktioner med IS.
- Afslut indtjekning.
Der vises muligvis en bekræftelsesside i slutningen af guiden. Der er flere oplysninger i Bekræftelsesprompt.
Quick Checkin
Handlingen Quick Checkin stiller en hurtig metode til rådighed til indtjekning af et dokument uden at ændre dokumentklasse, egenskaber eller sikkerhed. Den eneste guideside, der vises, er siden Vælg fil, hvor du skal finde den nye version af dokumentet. Quick Checkin anvender standardindstillingen for "Check in as major version" (siden Egenskaber), som er defineret af din webstedsadministrator.
Sådan tjekker du et dokument ind ved hjælp af samme oplysninger som ved udtjekning
- Navigér til det dokument, du vil tjekke ind, højreklik på dokumentnavnet, og vælg Quick Checkin på menuen.
- Vælg en af følgende muligheder:
- Ved hjælp af Local File kan du søge efter en fil på din arbejdsstation eller dit netværksdrev.
Delete Local File vises, hvis File Tracker er tilgængelig. Vælg denne indstilling, hvis du ønsker, at den lokale kopi af det dokument, du tjekker ind, skal slettes fra din arbejdsstation, når indtjekningsproceduren er udført. Luk den lokale kopi, inden du gennemfører sletningen. Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for denne mulighed.
Bemærk:
- Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben, og efter du har angivet, at du ville slette den lokale fil.
- Hvis du gemte indholdet, inden du tjekkede dokumentet ind, er indstillingen Saved Content valgt som standard og angiver, at du ønsker at tjekke det aktuelt gemte dokument ind. Indstillingerne External File og Ingen er ikke tilgængelige.
- External File tilføjer en reference til en URL-sti for en fil, der er placeret uden for Workplace-miljøet, f.eks. som en webside.
- Ingen angiver et eksternt element, der ikke kan gemmes elektronisk, men kan repræsenteres og spores af en samling egenskaber. F.eks. et sæt videoøvelsesbånd.
- External Services tilføjer en reference til et dokument, der er lagret i et andet system, såsom FileNet Image Services (IS). Din webstedsadministrator skal konfigurere den eksterne systemforbindelse og stille bibliotekssystemoplysninger til rådighed for dig. Du skal udfylde følgende felter for Image Services-integration. Disse felter kan variere for andre eksterne tjenester.
- Library Name Angiv IS-bibliotekets symbolske (domæne) navn (ikke det todelte IS-biblioteksnavn)
- Dokument-id Angiv IS-dokumentets id-nummer
- Sidetal Angiv et sidetal for at definere en standardside, som dokumentet skal åbnes på. Ellers skal du angive 0.
Hvis dine Workplace-logonoplysninger ikke matcher en IS-konto, bliver du bedt om at logge på med dine IS-kontooplysninger. Disse oplysninger gemmes, så længe du er logget på Workplace med din aktuelle browsersession for efterfølgende interaktioner med IS.
Sådan tjekker du et dokument ind fra et Office-program
-
Klik på Check In Document på menuen FileNet P8, når du har ændret et dokument.
- Klik på Quick Check In, eller klik på Use Check In Wizard, og angiv de nødvendige oplysninger for dokumentet.
Annullér en udtjekning
Du kan annullere udtjekningen af et dokument for at gøre dokumentet tilgængeligt for andre til udtjekning. Du kan f.eks. have tjekket dokumentet ud for at foretage nogle ændringer, men beslutter senere, at ændringerne er overflødige. Når du annullerer udtjekningen, vender dokumentet tilbage til den forrige versionsstilstand og det forrige versionsnummer, som det havde før, det blev tjekket ud. Der er flere oplysninger om dokumentversioner i Administrér dokumentversioner.
Bemærkninger
- Hvis du har gemt indholdet af et dokument og senere annullerer udtjekningen af dokumentet, går det gemte indhold tabt, og dokumentet vender tilbage til den seneste version, der er tjekket ind.
- Når File Tracker er tilgængelig, indeholder siden Annullér udtjekning flere oplysninger. Se de specifikke procedurer nedenfor for at få flere oplysninger.
Sådan annullerer du en udtjekning fra siden Forfatter i Workplace
- Klik på Annullér udtjekning. Siden Check Out List åbnes.
- Vælg det objektlager, hvor dokumentet er placeret.
En liste over alle de dokumenter, der aktuelt er tjekket ud til dig fra det objektlager, vises. Du kan klikke på Objektlagre i Sti for at vælge et andet objektlager.
- Klik på Vælg under beskrivelsen for det dokument, du ønsker.
Når File Tracker er tilgængelig, vises siden Annullér udtjekning. Den angiver placeringen af den lokale kopi af det dokument, du har tjekket ud fra et objektlager og efterfølgende downloadet til din arbejdsstation. Klik på Gennemse for at angive den fil, som svarer til den dokumentudtjekning, du vil annullere. Brug Gennemse til også at finde et dokument, hvis det tidligere er blevet sporet, men ikke længere er tilgængeligt.
Du kan desuden klikke på Delete Local File, hvis du ønsker, at den lokale kopi af den dokumentudtjekning, du er ved at annullere, skal slettes fra din arbejdsstation, når annulleringsproceduren er udført. Luk den lokale kopi, inden du gennemfører sletningen.
Bemærk: Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben, og efter du har angivet, at du ville slette den lokale fil.
Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for indstillingen Delete Local File.
- Klik på Accept for at gennemføre handlingen.
Sådan annullerer du en udtjekning fra Gennemse eller Søg
- Find det dokument, du ønsker, ved hjælp af Gennemse eller Søg.
- Højreklik på dokumentnavnet, og vælg Annullér udtjekning på menuen. Hvis du vil vælge mere end ét dokument, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for de objekter, du vil arkivere. Hvis du vil vælge alle elementerne på en side, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for titelrækken for listen over objekter. Klik på Annullér udtjekning på menuen Handlinger. Gennemgå objektlisten for at sikre dig, at du har valgt de korrekte objekter.
- Navnet på det valgte dokument vises på siden Annullér udtjekning.
Når File Tracker er tilgængelig, vises siden Annullér udtjekning. Den angiver placeringen af den lokale kopi af det dokument, du har tjekket ud fra et objektlager og efterfølgende downloadet til din arbejdsstation. Klik på Gennemse for at angive den fil, som svarer til den dokumentudtjekning, du vil annullere. Brug Gennemse til også at finde et dokument, hvis det tidligere er blevet sporet, men ikke længere er tilgængeligt.
Du kan desuden klikke på Delete Local File, hvis du ønsker, at den lokale kopi af den dokumentudtjekning, du er ved at annullere, skal slettes fra din arbejdsstation, når annulleringsproceduren er udført. Luk den lokale kopi, inden du gennemfører sletningen.
Bemærk: Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben, og efter du har angivet, at du ville slette den lokale fil.
Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for indstillingen Delete Local File option.
- Acceptér den annullerede udtjekning.
Sådan annullerer du en udtjekning fra et Office-program
- Åbn din kopi af det udtjekkede dokument i et Office-program.
- Klik på Annullér udtjekning på menuen FileNet P8.
- Klik på OK. Din udtjekning er annulleret.