文件和記錄管理

記錄管理是一個處理程序,包括標識您的公司需要作為公司記錄保留的文件,規劃用於識別保留記錄的原因、保留時間以及記錄最終處理的授權者的保留排程。記錄管理可以確保重要的記錄在適當的時間段內保持可用,以備內部使用者或外部審核員參照。記錄管理也可以為文件(及其內容)定義其他安全性,以確保只有已核准的使用者才具有存取重要業務資料的權限,並確保該資料一旦成為記錄便無法變更。在大多數情況下,政府遵循規定和公司指導方針將決定必須記錄的項目以及組織、分類和保留記錄的方式。

網站管理者可以配置 Workplace XT 來使用選用的 IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式。(IBM InfoSphere Enterprise Records 先前稱為 IBM FileNet Records Manager。)從 Workplace XT,您可以識別應該是公司記錄的文件。之後,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將其他內容和安全性套用至文件,並將它存檔於「宣告為記錄」程序期間所指定的其他資料夾位置。在文件成為記錄之後,文件的原始所有者和其他使用者可能不再具有對此文件的原有存取權。

如果要使正確標識記錄的處理程序更簡單,您的管理者可以為您的網站建立「宣告為記錄」項目範本。範本可提供預先定義的記錄種類或位置和內容值,以簡化識別記錄的程序。

如果您的文件有多個版本,則對於如何為文件系列建立記錄,您可有數種選擇:

對網站配置 IBM InfoSphere Enterprise Records 之後,屬於「宣告為記錄」存取角色的成員使用者在新增或移入文件時,會在確認頁面上看到「宣告為記錄」按鈕。「宣告為記錄」和「將版本宣告為記錄」動作列示在資訊頁面和尚未宣告為記錄之文件版本的蹦現功能表中。

僅可以將文件版本宣告為記錄一次。如果要決定文件版本是否已經宣告為記錄,請執行下列其中一個動作:

附註  如果您在剛剛所宣告文件的蹦現功能表中看到「宣告為記錄」,請按一下路徑中的最後一個項目來重新整理功能表。

複合文件 (包括 DITA 文件)

宣告文件時,如果文件是複合文件的一部分,則請注意可能會出現問題。將子項文件新增至母項文件時,可以指定會妨礙相關文件的一般處理排程的設定。阻止刪除任何文件(子項文件或母項文件)的設定可能會由於要刪除文件而干擾要刪除這些文件的一般排程。同樣,刪除其母項文件時刪除子項文件的指定可能會干擾子項文件的一般處理排程。請參閱配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以取得關於各設定之結果的詳細資料。

附註  使用 DITA 檔功能的所有應用程式都會將元件建立成複合文件;因此,套用至複合文件的規則也會套用至 DITA 檔。

由於複合文件具有特殊圖示,因此您可以在將其宣告為記錄之前輕鬆標識母項文件並尋找其子項文件及其鏈結。請注意,如果擁有適當的修改內容權限,也可以在已將其宣告為記錄之後,再將其他子項文件新增到母項文件。您還可以變更與子項文件相關聯的設定。(如果要執行該操作,請選取「修改子系」,而不要選取下面程序中的「鏈結資訊」。)

子項文件沒有特別圖示。為防止出現非預期的後果,我們建議您:

  1. 先按一下其他現有文件的「取得資訊」圖示,然後再將其宣告為記錄。
  2. 選取「母項文件」視圖。
  3. 如果存在母項文件,請按一下其「取得資訊」圖示。
  4. 選取其「子項文件」視圖。
  5. 從您計劃將其宣告為記錄之子項文件的動作功能表中,選取「鏈結資訊
  6. 請注意刪除母項後即刪除阻止刪除的設定。
  7. 請參閱配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以決定是否應該將這份文件宣告為記錄。
將文件宣告為記錄

請執行下列其中一個動作以啟動「宣告為記錄」精靈:

根據後續步驟中的需要按一下「說明」。