A l'aide de Workplace XT, vous pouvez ajouter, extraire et afficher des éléments, tels des documents et des dossiers enregistrés dans un référentiel appelé conteneur d'objets. Vous pouvez utiliser Workplace XT pour parcourir des listes de documents et de dossiers organisés d'une façon particulière. Par exemple, votre système peut organiser tous les documents d'application de prêt en fonction du nom du participant, plaçant tous les noms commençant par A-F dans un dossier, G-K dans un autre dossier, etc.
Vous pouvez également rechercher les documents répondant à des critères spécifiques. En suivant l'exemple ci-dessus, vous pouvez souhaiter extraire du conteneur d'objets toutes les applications de prêt supérieures à un certain montant, quel que soit le nom du participant.
Lorsque vous extrayez des documents suite à des opérations de navigation ou de recherche, vous utilisez de différentes manières la liste de documents et de dossiers générée. Vous pouvez accéder aux fonctionnalités de Workplace XT à partir des liens de bannière, de la barre d'outils et des menus contextuels, et vous pouvez effectuer les procédures communes suivantes sur les listes d'éléments : tri du contenu, sélection de plusieurs éléments et pagination pour la navigation rapide dans de longues listes.
Pour plus d'informations, voir Recherche par navigation de documents et de dossiers et Recherche de documents et de dossiers.
Workplace XT inclut des fonctionnalités de navigation et de recherche qui vous permettent de trouver des éléments spécifiques enregistrés dans un conteneur d'objets et d'accéder aux fonctionnalités pour l'utilisation des dossiers et des documents. Workplace XT est similaire à Workplace, ces deux applications incluant certaines fonctionnalités identiques. Toutefois, les procédures que vous suivez pour effectuer une activité peuvent être différentes.
La bannière dans la partie supérieure des modes de navigation et de recherche identifie l'utilisateur en cours et fournit des liens pour la navigation et les options.
Les options du menu Outils sont réparties en fonction du type de tâche à effectuer, création de modèles, de règles de sécurité, d'abonnements aux flux de travaux et de flux de travaux, par exemple. Vous pouvez télécharger des applications, telles Application Integration and eForms à partir de ce menu. De plus, vous pouvez utiliser ce menu pour effectuer des tâches d'administration, telles la configuration de préférences de site. La bannière ne s'affiche pas sur Tâches et Mon interface utilisateur. Pour plus d'informations sur les options de menu, voir Utilisation des outils liés aux actions.
D'autres liens de bannière incluent les éléments suivants :
ASTUCE : Lorsque vous effectuez une recherche dans l'aide en ligne, la recherche renvoie plusieurs rubriques Workplace qui ne s'appliquent pas à Workplace XT. Vous pouvez réduire la recherche aux rubriques d'aide Workplace applicables en ajoutant à vos mots clés AND "Workplace XT". Ainsi, il est garanti que toutes les rubriques renvoyées s'appliquent à Workplace XT. Cliquez sur Conseils pour la recherche sur la page de recherche pour obtenir plus d'informations.
La barre d'outils permet d'accéder aux éléments suivants :
Le bouton Actions inclut un menu d'actions supplémentaires liées à un élément sélectionné. Par exemple, une action spécifique, telle Annuler la réservation, n'est pas disponible si l'élément sélectionné n'est pas réservé.
Un menu contextuel est accessible lorsque vous cliquez à l'aide du bouton droit sur un élément. De la même manière que les modes et les actions disponibles dans la barre d'outils, les actions disponibles dans le menu contextuel dépendent de l'élément sélectionné. Par exemple, si un document sélectionné n'est pas réservé, l'option Annuler la réservation n'est pas disponible.
Lors de l'utilisation de listes d'éléments, vous pouvez trier le contenu, parcourir la liste, sélectionner un ou plusieurs éléments et exporter la liste d'éléments dans un fichier CSV Microsoft Excel spécifique et l'enregistrer localement.
Il est possible de trier le contenu d'une liste mais cette opération ne peut s'effectuer qu'une colonne à la fois. Le tri peut également s'effectuer en fonction de l'application à laquelle les documents sont associés d'après le type MIME de l'application. Par exemple, vous pouvez trier une liste en fonction des documents Microsoft Word d'après le type MIME de Word. Pour effectuer le tri en fonction du type MIME, placez votre curseur sur la première colonne avant le nom de cette dernière puis cliquez sur le premier triangle.
Tous les types MIME uniques sont triés par ordre alphabétique. Des types MIME différents peuvent être attribués à des applications identiques et lorsque vous les triez, des groupes de la même application peuvent être générés.
Pour trier d'après une colonne, cliquez sur le titre de la colonne. Un triangle après le nom de la colonne indique la colonne utilisée pour le tri ainsi que l'ordre de tri. Le triangle vers le haut indique un ordre croissant, tel A à Z ou 0 à 9 et le triangle vers le bas indique un ordre de tri décroissant. Les noms des en-têtes de colonne sont configurés par l'administrateur de votre site, les noms d'en-tête de colonne peuvent donc être différents. Il peut également exister des instances dans lesquelles vous ne pouvez pas effectuer le tri d'après certaines colonnes car les noms attribués à des colonnes spécifiques peuvent ne pas exister dans un conteneur d'objets que vous utilisez.
Il existe quelques exceptions au tri du contenu :
Lorsque vous triez des éléments de liste par le nom d'utilisateur dans une application intégrée Office utilisant Integration for Microsoft Office, la liste est triée par le nom court affecté à l'utilisateur ; cependant c'est le nom d'affichage qui apparaît dans la colonne de tri.
Les éléments d'une liste et d'une hiérarchie peuvent être organisés dans des groupes et vous pouvez parcourir les groupes consécutifs. Le nombre d'éléments indiqués pour un groupe est défini par l'administrateur de votre site. Par exemple, un groupe de 15 éléments peut être attribué à la page 1 dans la hiérarchie de dossiers. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez dans la première page incluant un groupe de 15 éléments, cliquez sur le numéro suivant ou sur les flèches directionnelles pour accéder au groupe précédent ou suivant.
Toutefois, si vous sélectionnez une page autre que la première page lors de l'affichage d'une liste et que vous triez ensuite la liste, la liste est triée mais vous revenez à la première page des éléments et non à la page à partir de laquelle vous avez effectué le tri.
En sélectionnant plusieurs éléments, vous pouvez appliquer la même action à tous les éléments en une seule opération. Par exemple, vous avez pu attribuer la même règle de sécurité à tous les documents sélectionnés.
Pour sélectionner plusieurs éléments dans une liste, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis utilisez le bouton gauche de la souris pour cliquer sur chaque élément que vous souhaitez sélectionner.
Pour sélectionner une plage de documents consécutifs, sélectionnez le premier document de la plage, maintenez la touche Maj enfoncée puis sélectionnez le dernier élément de la plage.