Tilføj et dokument

Workplace indeholder guider, der kan hjælpe dig med at tilføje de forskellige typer objekter. Guiderne er næsten identiske, men de gennemgås separat i dette emne og i Tilføj en folder. Du får adgang til disse guider enten via en informationsside eller fra siden Forfatter > General Tools.

Guiderne Tilføj dokument eller Add Object tilføjer et nyt dokument eller et tilpasset objekt til et objektlager. Når du tilføjer et nyt dokument eller tilpasset objekt, skal du angive placering, dokumentklasse, egenskaber og sikkerhed for dokumentet eller det tilpassede objekt. Det sidste trin i tilføjelsen af et dokument er valg af fil, der skal tilføjes, medmindre du er ved at tilføje et dokument inde fra et Office-program eller Outlook.

Tip: I stedet for at bruge guiden Tilføj dokument kan du vælge og bruge en indgangsskabelon, og derved udføre dokumenttilføjelsesprocessen hurtigere. Der er flere oplysninger om indgangsskabeloner i Arbejd med indgangsskabeloner.

Du kan foruden at tilføje et dokument ved hjælp af en guide og via et indbygget Office-program eller Outlook også tilføje et dokument til en folder.

Sådan starter du guiden

Klik på et af følgende guidetrin for at få flere oplysninger.

Vælg folder

Når du tilføjer en folder fra siden Forfatter, skal du først vælge en folderplacering. Som regel skal du også vælge en folder, når du tilføjer et dokument eller et tilpasset objekt, men din webstedsadministrator kan have bestemt, at en folder ikke er nødvendig. Er det tilfældet, kan du, når du har valgt et objektlager, vælge det næste trin (angivelse af egenskaber) uden at vælge en folder.

Når du arbejder på siden Gennemse, vælges din aktuelle folderplacering automatisk.

Sådan vælger du en folder

  1. Navigér gennem objektlagrene og det tilknyttede folderhierarki.
  2. Vælg den folder, du ønsker, eller klik på ikonen Add Folder for at tilføje en ny folder til den angivne placering.
  3. Klik på Næste.

Hvis du ikke tilføjer et dokument eller tilpasset objekt til en folder, kan du ikke anvende Gennemse for at finde dokumentet senere. Du skal anvende Søg for at finde det.

Angiv egenskaber

Siden Set Properties viser standardobjektklassen og de egenskaber, der er tildelt denne klasse. Du kan vælge en underklasse, der er oprettet af din systemadministrator.

Sådan ændrer du objektklassen

Klik på linket Change Class øverst på siden, og vælg en klasse. His du vil tilføje klassificerede dokumenter til et recordobjektlager, skal du vælge en klassificeret dokumentklasse.

Sådan angiver du egenskaber

  1. Gennemgå egenskaberne, der er tilknyttet til det objekt, der er ved at blive tilføjet eller tjekket ind. En rød stjerne identificerer egenskaber, der kræver en indgang for at fortsætte.
  2. Angiv eller revidér de viste egenskabsværdier. Nogle egenskaber kan redigeres direkte på denne side, mens andre kræver, at du klikker på egenskabsnavnet eller en kalenderkontrolikon for at redigere værdierne. Kontakt din webstedsadministrator for at få hjælp til ukendte egenskaber.
  3. Opdatér klassifikationsværdierne for klassificerede dokumenter efter behov.
  4. I forbindelse med sammensatte dokumenter skal du vælge Ja eller Nej for at angive, om det dokument, du tilføjer, skal være et sammensat dokument. Klik på Add Child for at tilføje underordnede dokumenter, som skal knyttes til det dokument, du aktuelt er ved at tilføje. Dette dokument kaldes for det overordnede dokument. Klik på Vis for at få vist underordnede dokumenter, der er knyttet til det overordnede dokument.

    Bemærk:  Tilpassede objekter kan ikke angives som et overordnet dokument for sammensatte dokumenter.

  5. Klik på Næste for at fortsætte.

Hvis du tilføjer en Outlook-besked eller tekst fra en Outlook-besked, vises kun e-mail-basisklassen og dens underklasser. Hvis du er ved at tilføje vedhæftninger, er alle klasser tilgængelige.

Angiv sikkerhed

Sikkerhedsindstillinger bestemmer, hvilke brugere og grupper der kan få adgang til det dokument eller tilpasset objekt, du tilføjer, og de styrer de tilladelser, der er tildelt hver gruppe eller bruger. Du kan også anvende en sikkerhedspolitik til at styre sikkerhedsindstillingerne for et dokument.

Sådan tildeler du en sikkerhedspolitik til et dokument

  1. Klik på Assign Policy, hvis der ikke er tildelt nogen sikkerhedspolitik.
  2. Klik på Get info for at få vist oplysninger om eventuelle sikkerhedspolitikker, der vises.
  3. Klik på Vælg under navnet på den sikkerhedspolitik, du vil tildele.
  4. Klik på Unassign Policy for at ændre eller fjerne en tildelt sikkerhedspolitik.
  5. Der er flere oplysninger om sikkerhedspolitikker og deres anvendelse i Brug en sikkerhedspolitik.

Sådan angiver eller ændrer du sikkerhed

  1. Gennemgå de eksisterende sikkerhedsindstillinger.
  2. Klik på Add New for at tilføje nye brugere eller grupper. Siden Set Security - Select Users/Groups åbnes, hvor du kan søge efter specifikke navne.
    1. Vælg det domæne, du vil søge i. Klik på pil ned ud for Vælg i, og vælg derefter det ønskede domænenavn fra listen.
    2. Vælg indstillingen Brugere eller Grupper for at begrænse listen over navne, der kan tilføjes.
    3. Skriv det eller de første tegn på navnene, der skal søges efter. Hvis du f.eks. vil finde brugere ved navn aalberto og amoss, skal du skrive a. Alle brugernavne, der starter med "a" vises. Du kan begrænse søgningen ved at angive flere tegn. Skriver du f.eks. aal, returneres aalberto og aallen, men ikke alemon eller amoss.
    4. Klik på Søg. Efter et kort øjeblik vises alle forekomster.
      • Hvis antallet af forekomster er større end standardantallet for visning, vises alle forekomster ikke. Du skal så ændre søgekriterierne og klikke på Søg igen for at få vist flere resultater.
      • Når du er tilfreds med resultaterne, skal du vælge de ønskede navne fra listen. Du kan bruge Ctrl+klik eller Skift+klik til at vælge mere end et navn i listen.
    5. Klik på Accept for at fortsætte angivelse af sikkerhed for de valgte navne. Siden Set Security åbnes igen med navnet på den nye bruger eller gruppe i listen over autoriserede brugere.
  3. Hvis der er brug for det, kan du ændre adgangsrettighederne for en bestemt bruger eller gruppe.
    1. Klik på bruger- eller gruppenavnet i kolonnen Titel. Siden Set Security - Settings åbnes.
    2. Markér eller fjern markering af afkrydsningsfelter for hhv. at tillade eller nægte adgangsniveauer. Der er flere oplysninger i Administrér sikkerhed.
    3. Klik på Accept.
  4. Klik på Næste for at fortsætte, hvis du er ved at tilføje et dokument. Hvis du tilføjer et tilpasset objekt, skal du afslutte tilføjelsen af det tilpassede objekt.

Vælg fil

Du skal vælge en fil for at gennemføre dokumenttilføjelsesprocessen.

Bemærk:  Denne opgave vises ikke, hvis du er ved at tilføje et dokument inde fra et Office-program eller Outlook, fordi du skal først vælge dokumentet, inden du starter tilføjelsesprocessen. Navnet på filen vises i sektionen Oversigt i bunden af siden Tilføj dokument.

Sådan vælger du filen

  1. Vælg en af følgende indstillinger:
  2. Afslut tilføjelse af dokumentet.

Tilføj et dokument til en folder

Du kan tilføje et nyt dokument til en folder ved hjælp af siden Gennemse eller siden Forfatter.

Sådan tilføjer du et dokument til en folder i Workplace

  1. Navigér fra siden Gennemse til den bestemte folder (klik på dens navn for at åbne den).
  2. Klik på Tilføj dokument under stien.

    Bemærk:  Handlingen Tilføj dokument er også tilgængelig fra folderens informationsside.

  3. Klik på Change Class, hvis det er nødvendigt at vælge en anden klasse. Dit valg af klasse styrer de egenskaber, der er knyttet til dokumentet.
  4. Gennemgå og angiv de egenskaber, der er knyttet til det nye dokument, og gem dine indstillinger for Egenskaber.
  5. Gennemgå og angiv den sikkerhed, der er knyttet til det nye dokument, og gem dine sikkerhedsindstillinger. Der er flere oplysninger om sikkerhed i Administrér sikkerhed.
  6. Vælg din fil på en af følgende måder:
  7. Afslut tilføjelse af dokumentet.

Outlook-profiler

Denne profil bestemmer den proces, der skal bruges ved tilføjelse af dine Outlook-elementer til et objektlager. Den oprettes i webstedsindstillingerne af din webstedsadministrator. Afhængigt af de indstillinger, der er defineret i webstedsindstillingerne, kan du muligvis ændre indstillingerne i profilen.

Bemærk:  Nogle af indstillingerne, der er defineret af din webstedsadministrator, kan være skjulte, men du skal stadig udføre de specifikke trin, der kræves af de skjulte indstillinger. Kontakt din webstedsadministrator for at få flere oplysninger.

Guiden Tilføj dokument og indgangsskabeloner

Profilen angiver, om Outlook-elementet tilføjes ved hjælp af guiden Tilføj dokument eller en indgangsskabelon. Guiden Tilføj dokument indsamler de oplysninger, der kræves for at gennemføre tilføjelsesprocessen. Indgangsskabeloner er foruddefinerede med oplysninger, og det betyder, at du kan springe nogle eller samtlige sider, der vises i guiden Tilføj dokument, over under en tilføjelsesproces. Hvis du tilføjer flere vedhæftninger, skal du sikre dig, at den profil, du anvender, er tildelt til en indgangsskabelon. Indgangsskabelonen bevirker, at tilføjelsesprocessen kan udføres hurtigere. Du undgår at skulle bruge guiden Tilføj dokument for hver vedhæftning, du tilføjer.

Den indgangsskabelon, der er tildelt profilen, kan have en hvilken som helst dokumentklasse eller underklasse tildelt. Afhængigt af den tildelte klasse eller underklasse kan bestemte egenskaber, såsom Fra, Til og Cc, inkluderes, når først en .msg- eller .txt-fil er tilføjet til et objektlager. Når du f.eks. tilføjer dine Outlook-elementer til et objektlager, mappes specifikke e-mail-oplysninger, såsom Til og Emne, automatisk fra e-mailen til klasseegenskaberne, når din filer tilføjes til et objektlager.

Hvis du annullerer en tilføjelsesprocedure, mens du bruger en indgangsskabelon, som automatisk starter en anden proces, såsom en arbejdsgang, annulleres tilføjelsesproceduren, men den automatiske proces startes stadigvæk.

Bemærkninger 

Dokumentklasser og -underklasser

Foruden en e-mail-klasse og -underklasse kan den profil, du anvender, også angive en dokumentklasse eller -underklasse. Enten klassen eller underklassen kan medtage bestemte e-mail-egenskaber, såsom Fra, Til og Cc, når først en .msg- eller .txt-fil er tilføjet til et objektlager. Det format, som e-mail-adressen vises i, bestemmes af din SMTP-adresse. En fuldstændig e-mail-adresse, som vises i egenskabsfeltet Fra, kunne f.eks. være JaneD@ibm.com eller Due, Jane[jdue@ibm.com].

Link

Profilindstillingen angiver, om der oprettes link mellem dit Outlook-element og vedhæftningerne. Linkindstillingen bestemmes af din webstedsadministrator.

Bemærk:  Hvis du tilføjer en meddelelse og vedhæftning, og din webstedsadministrator har aktiveret din indstilling for Links, skal dine dokumenter tilføjes til det samme objektlager.

IBM InfoSphere Enterprise Records

Indstillingen Declare Record er kun tilgængelig på systemer, der er konfigureret for InfoSphere Enterprise Records.

Denne profilindstilling bestemmer, om et Outlook-element med flere vedhæftninger skal erklæres som en enkelt record, når Records Management aktiveres. Denne indstilling bestemmes af din webstedsadministrator.

Sådan tilføjer du et dokument til et objektlager

  1. Find det Outlook-element, du til tilføje til et objektlager.

  2. Klik på Tilføj på menuen FileNet P8. Siden Select Profile vises, hvor du kan vælge den profil, du vil bruge til tilføjelse af elementet. Du kan også revidere nogle af profilindstillingerne.

    Bemærk:  Idet offline Outlook-foldere opbevares i .PST-filer, et beskyttet Microsoft-format, kan du ikke sende elementer via e-mail, som er lagret i sådanne filer direkte til objektlagre vha. Programintegration. Du skal i stedet for flytte sådanne e-mail-beskeder tilbage til din Outlook Indbakke eller en anden online Exchange-serverbaseret folder og derefter gennemføre tilføjelsesoperationen.