Per ricercare specifiche entità di IBM InfoSphere Enterprise Records, oltre alla scheda Ricerca è anche possibile utilizzare modelli di ricerca o ricerche memorizzate create in Workplace. Quando un progettista dei modelli di ricerca salva una ricerca nella directory <FPOS>:\Records Management\Templates e immette IBM InfoSphere Enterprise Records come nome applicazione, la ricerca viene visualizzata nella scheda Ricerca. Selezionare Modelli di ricerca e ricerche memorizzate per visualizzare l'elenco di ricerche nella scheda Ricerca di IBM InfoSphere Enterprise Records. Solo le ricerche create specificando IBM InfoSphere Enterprise Records nel campo Nome applicazione sono visibili in IBM InfoSphere Enterprise Records.
Gli utenti che hanno accesso alla pagina Autore -> Strumenti avanzati di Workplace possono creare e modificare le ricerche utilizzando Progettazione ricerca. Nella creazione dei modelli è possibile utilizzare la proprietà Tipo entità RM per includere o escludere dai risultati della ricerca le entità specifiche di IBM InfoSphere Enterprise Records. La tabella seguente elenca le entità di IBM InfoSphere Enterprise Records e i rispettivi valori:
RMEntityType |
Valore |
Tipo di oggetto* |
---|---|---|
Categoria record |
101 | Cartelle |
Cartella record |
102 | Cartelle |
Cartella record elettronici |
105 | Cartelle |
Contenitore fisico |
106 | Cartelle |
Cartella record ibridi |
108 | Cartelle |
Cartella record fisici |
110 | Cartelle |
Volume |
103 | Cartelle |
Record elettronico |
301 | Documento |
Record di e-mail |
302 | Documento |
Contrassegno | 303 | Documento |
*Gli oggetti personalizzati sono elementi quali azioni, posizioni, tipi di record e così via. È possibile vederne un elenco aprendo il menu a discesa Sottoclasse oggetto in Progettazione ricerca.
Nella progettazione della ricerca, è possibile elencare i tipi di entità che appariranno come caselle di controllo nel modello; specificarli nella pagina Tipi di oggetto. Se si utilizza un modello di ricerca, immettere i valori nella tabella precedente oppure selezionare la casella di controllo Filtra risultati rispetto alle classi selezionate: per cercare un particolare tipo di entità.
Per ulteriori informazioni sulla creazione di ricerche memorizzate e modelli di ricerca, consultare la guida in linea di Progettazione ricerca.
Una ricerca memorizzata è una ricerca i cui criteri sono già stati definiti dalla persona che l'ha creata ed è sufficiente fare clic sul suo nome per eseguirla e ottenere i risultati, proprio come se si aprisse una cartella.
L'icona delle ricerche memorizzate è:
Un modello di ricerca consente generalmente di vedere i criteri di ricerca e immettere valori propri,
ma non di modificare le proprietà in base alle quali effettuare la ricerca o gli operatori. L'utente specifica semplicemente i valori per i criteri che sono stati preselezionati dall'autore del modello. L'icona
dei modelli di ricerca è:
NOTA IBM InfoSphere Enterprise Records supporta solo l'opzione VQL per una ricerca o modello di ricerca che include un elemento CBR (Content-Based Retrieval). Altre opzioni CBR, quali ALL e NONE, non sono supportate.
VQL è un linguaggio di query supportato dal software Autonomy K2 alla base di Content Search Engine. Per ulteriori informazioni sulla sintassi VQL, fare riferimento alla documentazione Autonomy installata sul server K2 Master Administration:
http://<nomehost_server_Master_Administration>:9990/verity_docs/
Per utilizzare un modello di ricerca o una ricerca memorizzata
I risultati della ricerca sono visualizzati nella parte inferiore della pagina. È possibile ordinare i risultati facendo clic sulle intestazioni di colonna, accedere alle pagine di informazioni facendo clic sulle icone Ottieni informazioni, visualizzare documenti, aprire cartelle ed eseguire operazioni utilizzando il menu di contesto di un'entità. Per eseguire un'operazione su più entità, selezionare le loro caselle di controllo e scegliere l'azione desiderata dal menu Azioni a più selezioni.