レコード・フォルダーの作成ワークフローの使用

必要なレコード・フォルダーを作成するためのセキュリティー権限がない場合、要求を送ることによってレコード・フォルダーを作成できます。フォルダーに関する詳細を指定したら、Records Manager (デフォルトのワークフローが変更された場合は他の権限ユーザー) 用のワークフローが起動します。この要求は、Workplace で作成します。

注:  「レコード・フォルダーの作成」ワークフロー機能は、必要に応じて管理者によってインストールされるため、環境によって使用できない場合があります。

「レコード・フォルダーの作成」ワークフローが起動すると、Workplace の RecordsManagerApproval パブリック受信トレイにレコード・フォルダー作成要求がワーク・アイテムとして表示されます。Records Manager がこの要求を承認した場合、フォルダーが作成され、「正常に作成されました」というワークフロー・メッセージが受信トレイに届きます。要求が承認されなかった場合、拒否を示すメッセージが届きます。ワークフローを受信トレイから削除するには、「完了」ボタンをクリックします。

レコード・フォルダーの作成要求

「レコード・フォルダーの作成ワークフロー」を起動するには

  1. Workplace の場合、「オーサー」ビューに移動し、「汎用ツール」を選択します。Workplace XT の場合、「参照」モードに移動し、「ツール」リンクを選択します。
  2. レコード・フォルダーの要求」をクリックします。
  3. 作成するフォルダーのタイプを選択します。
  4. フォルダーの名前を入力します。
  5. 新しいフォルダーの作成先となるカテゴリーまたはフォルダーを選択します。
  6. 起動」をクリックします。

注:  「ツール」リンクは、「サイト設定」>「ツール統合」で構成していないと利用できません。

レコード・フォルダー作成の承認

承認ステップ・ページでは、Records Manager はレコード・フォルダー作成要求を承認または拒否し、その理由を入力できます。また、このページにはユーザーが作成を要求したフォルダーの名前とパスも表示されます。ページの上部には、ワークフローの承認ステップの実行手順が表示されます。インストラクションのテキストが表示されない場合は、インストラクション・アイコン をクリックします。

レコード・フォルダーの作成を承認または拒否するには

  1. Workplace または Workplace XT で、「タスク」ビューに移動し、「パブリック受信トレイ」を選択します。
  2. RecordsManagerApproval」を選択します。
  3. レコード・フォルダーの作成を承認する場合は、「フォルダー作成」をクリックします。IBM InfoSphere Enterprise Records アプリケーションの「レコード・フォルダーの追加」ページが表示されます。このページで、ファイリング計画の指定されたロケーションに要求されたレコード・フォルダーを作成します。レコード・フォルダーの作成の詳細については、「レコード・フォルダーの追加」を参照してください。
  4. レコード・フォルダーを作成したら、「承認判断」ドロップダウン・リストから「承認」を選択します。承認しない場合は、「承認判断」ドロップダウン・リストから「拒否」を選択します。
  5. 「理由」テキスト・ボックスに、レコード・フォルダー作成要求を拒否した理由を入力します。
  6. 適用」をクリックして必要な変更内容を保存するか、または「終了」をクリックして変更内容を破棄します。承認ステップ・ページが閉じられ、ワーク・アイテムが引き続き受信トレイに表示されます。
  7. 再割り当て」をクリックして、レコード・フォルダー作成の承認タスクを別のユーザーに割り当てます。
  8. 状況」をクリックして、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローの状況をチェックします。
  9. 終了したら、「完了」をクリックします。