文档和记录管理

记录管理是一个处理程序,用于标识您的公司需要作为公司记录保留的文件,规划用于识别保留记录的原因、保留时间以及谁有权可以对其进行最终处理。记录管理可以确保重要的记录在适当的时间阶段内可用,以供内部用户或外部审计员参考。记录管理还可以为文档(及其属性)定义附加的安全性以确保仅由经过审批的用户访问重要的商业数据,并且确保数据变为记录后便无法更改。大多数情况下,政府法规和公司指导方针将确定必须记录的项以及组织、分类和保留记录的方式。

站点管理员可以将 Workplace XT 配置为与可选的 InfoSphere Enterprise Records 应用程序配合使用。(IBM InfoSphere Enterprise Records 以前称为 IBM FileNet Records Manager。)在 Workplace XT 中,您可以确定应作为公司记录的文档。然后,IBM InfoSphere Enterprise Records 将其他属性和安全性应用于该文档,并将它归档到您在“声明为记录”步骤中指定的其他文件夹位置。文档成为记录之后,文档的原始所有者和其他用户可能不再拥有对其原有的访问权。

要使正确标识记录的过程更为简单,您站点的管理员可以为站点创建“声明为记录”条目模板。模板可以提供预定义的记录分类或位置和属性值以简化标识记录的过程。

如果文档有多个版本,则对于如何为文档系列创建记录,您有多种选择:

为站点配置了 IBM InfoSphere Enterprise Records 之后,作为“声明为记录”访问角色成员的用户在添加或检入文档时会在确认页面上看到“声明为记录”按钮。“信息”页面和尚未声明为记录的文档版本的弹出菜单中列出了“声明为记录”和“将版本声明为记录”操作。

仅可以将文档版本声明为记录一次。要确定是否已将某个版本声明为记录,请执行以下操作之一:

注意:如果您在刚声明的文档的弹出菜单中看到了“声明为记录”,请单击路径中最后的项来刷新菜单。

复合文档(包括 DITA 文档)

请注意,如果文档是复合文档的一部分,则声明该文档时可能会遇到问题。当将子文档添加至父文档时,可以指定影响相关文档的常规处理计划的设置。防止删除任何文档(父文档和子文档)的设置在应删除文档时可能影响删除文档的常规计划。同样,指定在删除其父文档时删除该子文档可能影响子文档常规处理进程。请参阅配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以了解有关各种设置的结果的详细信息。

注意:任何使用了 DITA 文件功能的应用程序均会将组件创建为复合文档;因此,那些应用于复合文档的规则同样适用于 DITA 文件。

由于复合文档父文档有一个特殊的图标,因此您可以轻松地识别它,并在将其子文档声明为记录前浏览该父文档的子文档及其链接。请注意,通过相应的修改属性权限,稍后可将其他子文档(将其声明为记录后)添加至父文档。您还可以更改与子文档相关联的设置。(要执行该操作,请在以下步骤中选择“修改子级”而非“链接信息”。)

子文档没有特殊的图标。为避免意想不到的后果,我们建议您:

  1. 在将其他现有文档声明为记录前,单击它们的“获取信息”图标。
  2. 选择“父文档”视图。
  3. 如果有父文档,请单击其“获取信息”图标。
  4. 选择其“子文档”视图。
  5. 从您计划声明为记录的子文档的操作菜单中选择“链接信息”
  6. 请注意“删除父级时删除”“禁止删除”设置。
  7. 请参阅配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以确定您是否应将此文档声明为记录。
将文档声明为记录

执行以下操作之一以启动“声明为记录”向导:

在后续步骤中,可以根据需要单击“帮助”