Introduction à IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records fait partie de la suite IBM FileNet P8.
IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de créer et de maintenir de façon précise, fiable et sécurisée, des enregistrements de données physiques et électroniques. IBM InfoSphere Enterprise Records gère les enregistrements, quel que soit leur type, leur format ou leur support de stockage. Pour comprendre IBM InfoSphere Enterprise Records, il faut comprendre ce qu'est un enregistrement et les bénéfices apportés par un système de gestion d'enregistrements.
Enregistrements et métadonnées
Dans le contexte d'IBM InfoSphere Enterprise Records, un enregistrement est fait de metadonnées - un fichier qui référence et contient des informations sur un autre fichier électronique (un document) ou sur un objet physique. Le fait de créer un enregistrement permet de placer l'objet ou le document sous contrôle d'un gouvernement ou d'une entreprise, qui pourra spécifier son mode de stockage, d'accès et d'élimination finale. Les métadonnées prennent la forme de propriétés d'enregistrement, telles que le type de support, le format, l'auteur, le sujet, le correcteur, l'emplacement et la date de publication. Le contrôle peut être exercé en conformité avec les directives et les normes gouvernementales correspondantes au type d'enregistrement.
Les documents électroniques peuvent correspondre à un fichier unique (document Word, photo digitale), ou à un ensemble de fichiers étroitement liés pouvant être traités comme un seul objet (courriel et pièces jointes). Les fichiers électroniques sont situés dans des librairies ou dans d'autres référentiels.
Lorsque vous déclarez un document en tant qu'enregistrement, IBM InfoSphere Enterprise Records gère le document, y compris sa sécurité et son éventuelle classification. Ceci a souvent un effet sur l'accès au document et peut éventuellement empêcher son auteur d'y apporter des modifications.
Les objets physiques peuvent correspondre à des bandes vidéo, des disques durs, des échantillons d'ADN, des documents imprimés ou des photos. Ils peuvent être stockés dans des boîtes ou des classeurs, au sein d'entrepôts ou d'autres installations d'archivage. L'enregistrement assure un suivi de l'emplacement de l'objet physique.
Le terme d'enregistrement est souvent employé de façon informelle pour désigner soit le fichier de métadonnées, soit le document ou objet déclaré en tant qu'enregistrement. En général, le contexte permet de préciser le sens souhaité.
Les référentiels qui contiennent des documents pouvant être déclarés comme enregistrements sont nommés référentiels d'enregistrements, ou librairies d'enregistrements (ROS). Les enregistrements créés dans IBM InfoSphere Enterprise Records sont stockés dans des référentiels appelés librairies de plan de fichiers, ou librairies FPOS. Ces deux librairies font partie de Content Engine.
L'illustration suivante présente la création d'enregistrements à partir de sources différentes.
Chaque enregistrement pointe vers les données gérées par le système.

Gestion des enregistrements
La gestion des enregistrements fait référence aux activités de planification, de contrôle et d'organisation, visant à encadrer la création, le stockage, l'utilisation, la restitution et l'élimination d'enregistrements.
En d'autres termes, la gestion des enregistrements comprend l'ensemble des activités nécessaires à la conservation d'enregistrements tout au long du cycle de création, utilisation active, stockage inactif et élimination.
Utilité de la gestion des enregistrements
Afin de vous assurer de données d'organisation précises, complètes et faciles d'accès, vous devrez mettre en place un système de gestion des enregistrements fiable. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre un temps non négligeable en activités non-productives, comme la localisation manuelle de données ou la recherche d'enregistrements manquants ou mal classés.
En l'absence d'un système de gestion des enregistrements, il peut s'avérer difficile de repérer, d'interpréter et de suivre les lois et réglementations en termes de tenue d'archives. Vous vous exposez alors à de graves amendes, sanctions et autres conséquences légales. En l'absence d'une gestion et d'une conservation appropriées des enregistrements, vous encourrez également des risques liés aux procédures judiciaires, à la confidentialité ainsi qu'à la sécurité de données cruciales ou vitales.
Utilisez IBM InfoSphere Enterprise Records pour atténuer les risques susmentionnées.
IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de préserver vos données importantes sous forme d'enregistrements, toujours disponibles grâce à des techniques de recherche, tandis que les enregistrements inactifs ou d'importance secondaire sont détruits ou archivés.
Le rôle d'IBM InfoSphere Enterprise Records dans la gestion des enregistrements
IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de gérer les enregistrements de toute l'entreprise, quels que soient leurs supports de stockage. L'objet d'IBM InfoSphere Enterprise Records est de s'assurer que :
- les enregistrements sont aisément accessibles dans l'ensemble de l'entreprise en cas de besoin ;
- les enregistrements sont éliminés dès lors qu'ils deviennent inutiles ou superflus au regard des exigences légales, réglementaires ou administratives.
En utilisant IBM InfoSphere Enterprise Records, vous pouvez :
- créer et conserver une structure hiérarchique de stockage des enregistrements (plan de fichiers) ;
- gérer à la fois les enregistrements électroniques et physiques ;
- sécuriser des librairies contenant des enregistrements ;
- créer des règles de conservation et d'élimination d'enregistrements ;
- forcer l'archivage ou la destruction d'enregistrements en fonction de ces règles ;
- contrôler l'accès aux enregistrements ;
- restituer des enregistrements en fonction de critères de recherche ;
- détruire les enregistrements dont l'organisation n'a plus l'utilité.
Fonctionnalités et avantages d'IBM InfoSphere Enterprise Records
Le tableau ci-dessous présente la liste des fonctionnalités d'IBM InfoSphere Enterprise Records et les avantages qui leur sont liés.
Fonctionnalité |
Avantage |
Référentiel centralisé des enregistrements |
- Utilisation et disponibilité élargie des données dans l'ensemble de l'entreprise.
- Prise de décisions efficace grâce à la disponibilité en temps réel des informations pertinentes.
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Emplacements et conteneurs virtuels pour un stockage hiérarchique des enregistrements de documents électroniques et physiques. |
- Maîtrise des collections de tirages papier de documents et des fichiers électroniques.
- Simulation d'un environnement bureautique réel.
- Les emplacements et conteneurs virtuels imitent la structure physique réelle du stockage.
- Maîtrise des coûts grâce aux dépenses réduites en terme d'espace, d'équipement et de personnel bureautique nécessaire à la gestion et à la restitution des enregistrements.
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Fonctionnalités de recherche simples d'utilisation |
- Accès simple et rapide aux information requises sans utilisation de syntaxes de recherche complexes.
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Règles de conservation et d'élimination d'enregistrements |
Maîtrise par l'utilisateur des réglages de :
- Durée de conservation d'un enregistrement.
- Traitement de l'enregistrement en fin de planning de conservation.
- Révision des enregistrements avant destruction.
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Procédures de vérification des enregistrements, suivi automatisé des périodes d'expiration et lancement des procédures d'élimination des enregistrements |
- Les enregistrements ne sont pas accidentellement détruits, altérés, manipulés, endommagés ou perdus.
- Les enregistrements ne sont détruits que conformément au planning d'élimination ou dans le cadre d'une procédure de vérification.
- Les enregistrements devenus inutiles sont éliminés afin de réduire les besoins de stockage.
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Importation et exportation d'enregistrements |
- Les enregistrements rarement utilisés par l'organisation mais dont la conservation est liée aux réglementations gouvernementales peuvent être exportés vers un emplacement différent.
- Les enregistrements peuvent être importés à partir d'autres référentiels d'enregistrements.
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Contrôles de sécurité adaptés des enregistrements |
- Les utilisateurs non autorisés n'ont pas accès aux enregistrements.
- Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer accidentellement des enregistrements. Les enregistrements peuvent être supprimés par un administrateur d'enregistrements ou à la suite d'une procédure de vérification.
- Les utilisateurs ne peuvent effectuer que les opérations liées aux enregistrements pour lesquelles ils disposent des droits d'accès appropriés.
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Intégration à FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office, et
Microsoft Outlook |
Déclaration manuelle ou automatique d'enregistrements à partir de :
- Workplace ou Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel, et Power Point
- Modèles d'entrée
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Rôles utilisateurs dans IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records offre un modèle sécurisé fondé sur les rôles, incluant les rôles d'administrateur d'enregistrements, de gestionnaire d'enregistrements, d'utilisateur privilégié (versions DoD et de base) ou de réviseur d'enregistrements (PRO), et d'utilisateur d'enregistrements.
Chaque rôle détermine les tâches qu'un utilisateur appartenant à ce rôle peut effectuer. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Rôles de sécurité dans IBM InfoSphere Enterprise Records.
Types d'installation d'IBM InfoSphere Enterprise Records
Avant d'installer l'application IBM InfoSphere Enterprise Records application, vous devrez choisir le type d'installation (modèle de données) correspondant à vos besoins de gestion d'enregistrements. Voici les modèles de données disponibles :
- Base: Inclut les principales fonctions et propriétés de gestion d'enregistrements. L'installation Base d'IBM InfoSphere Enterprise Records est l'installation recommandée, car elle comprend un nombre minimal de propriétés tout en satisfaisant la plupart des besoins. En termes de fonctionnement, l'installation Base fournit les mêmes capacités que l'installation DoD.
- DoD: Répond à la norme 5015.2 chapitres 2 et 4 du département de la Défense américain (DoD),
qui établit les orientations de mise en oeuvre et de procédure pour la gestion des enregistrements au sein du DoD.
En outre, l'installation DoD d'IBM InfoSphere Enterprise Records définit des interfaces systèmes spécifiques et des critères de recherche, et répond aux règles de base de gestion d'enregistrements décrites dans la réglementation actuelle de l'agence américaine National Archives and Records Administration (NARA).
- PRO: Répond aux exigences relatives à la gestion des enregistrements électroniques du Public Record Office (PRO) britannique.
Types d'entités IBM InfoSphere Enterprise Records
Dans IBM InfoSphere Enterprise Records, les enregistrements sont stockés dans une structure hiérarchique contenant différentes entités de gestion d'enregistrements. L'illustration suivante présente la structure hiérarchique de ces entités, ainsi qu'une brève explication de chacune d'entre elles :

- Librairie: Fait référence à un référentiel d'objets et à un ensemble de services de stockage et d'extraction associés. Une librairie peut être :
- Une librairie de plans de fichiers (FPOS): Contient le plan de fichiers, c'est à dire toute la hiérarchie d'entités de gestion d'enregistrements que vous créez.
- Une librairie d'enregistrements (ROS): Contient des documents qui peuvent être déclarés comme enregistrements dans une librairie de plans de fichiers.
FileNet recommande de configurer des librairies distinctes pour les enregistrements (métadonnées) et les documents déclarés comme enregistrements. Ainsi, la FPOS contient la structure du plan de fichiers, alors que la ROS contient des documents dont certains sont déclarés comme enregistrements. Classiquement, de nombreux utilisateurs ayant accès à la ROS ne devraient pas pouvoir accéder aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la FPOS. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
- Plan de fichiers : Définit l'organisation des enregistrements. Un plan de fichier vous permet de stocker des enregistrements au sein d'une hiérarchie structurée, conçue pour préserver le contexte des enregistrements. Vous pouvez par exemple créer des plans de fichier reproduisant les fonctions d'entreprise d'une organisation. Dans ce cas, les enregistrements pourront être classés dans cet agencement sur la base de ces fonctions. Vous pouvez aussi associer un modèle de nommage à un plan de fichiers. Toutes les entités créées dans le plan de fichiers suivront le modèle de nommage des enregistrements.
- Catégorie d'enregistrement : catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. La création de catégories d'enregistrement permet de classer les enregistrements par catégories fonctionnelles. Une catégorie peut contenir des sous-catégories ou des dossiers d'enregistrement (mais pas les deux). Les modèles de données Base et DoD permettent la déclaration d'enregistrements directement dans une catégorie d'enregistrement, contrairement au modèle de données PRO. De plus, vous pouvez associer à chaque catégorie des règles de conservation et d'élimination. Ces règles s'appliquent alors à l'ensemble des enregistrements et dossiers d'enregistrement créés au sein de la catégorie.
- Dossier d'enregistrement: Sert de conteneur pour des enregistrements liés. Il permet de gérer les enregistrements en fonction des périodes d'expiration et des éliminations spécifiées. Afin de gérer les enregistrements électroniques ou physiques, vous pouvez créer au sein d'une catégorie des dossiers électroniques, physiques ou hybrides.
- Dossier électronique : Utilisé pour stocker des enregistrements électroniques. Ce type de dossier peut également contenir des marqueurs. Un marqueur est une entrée électronique pour un enregistrement physique ne pouvant être stocké dans un fichier physique. Il peut s'agir par exemple de grands plans de bâtiments, de cassettes vidéo ou d'une base de données.
- Dossier physique : Stocke des enregistrements d'éléments physiques, tels que des documents papier. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier. Vous pouvez organiser la hiérarchie des dossiers physiques dans IBM InfoSphere Enterprise Records sur le modèle de votre structure de stockage physique.
- Boîte : Une boîte est dotée d'un mécanisme permettant de reproduire des entités physiques contenant d'autres entités physiques. Vous pouvez, par exemple, créer un "entrepôt" contenant des "étagères", contenant elles-mêmes des "boîtes", contenant elles-mêmes des "dossiers physiques." Une boîte peut contenir une autre boîte, un dossier physique ou un enregistrement.
- Dossiers hybrides : Fait référence à une collection d'enregistrements électroniques et physiques liés.
- Volume : Sert de sous-classe logique d'un dossier d'enregistrement en unités plus petites et plus faciles à manipuler. Un volume n'existe qu'en lien avec le dossier. Chaque dossier d'enregistrement contient au moins un volume, créé automatiquement par le système lors de la création du dossier. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité au sein d'un dossier d'enregistrements.
- Record: Un enregistrement contient les métadonnées d'un document ou d'un objet physique placé sous le contrôle de l'application IBM InfoSphere Enterprise Records. Un enregistrement peut hériter certains comportements de son dossier de création. Il peut s'agir par exemple du planning d'élimination du dossier d'enregistrement parent. Vous pouvez classer les enregistrements avec les catégories suivantes :
- Enregistrement électronique : Pointe vers un document électronique.
- Marqueur : Pointe vers un objet physique ou un document papier.
- Enregistrement référent : Un enregistrement essentiel nécessaire pour répondre à des responsabilités opérationnelles en cas d'urgence dans l'entreprise. Les enregistrements référents font l'objet d'une révision et d'une mise à jour régulière.
- Enregistrement permanent : Un enregistrement identifié comme ayant une valeur, par exemple historique, suffisante pour nécessiter une conservation à long terme, au-delà de la durée normale de conservation administrative, légale ou fiscale.
- Types d'enregistrement : Vous pouvez associer un type d'enregistrement avec des enregistrements ayant des caractéristiques communes. Un type d'enregistrement peut par exemple permettre de spécifier un planning d'élimination commun ou faciliter la recherche et la restitution d'enregistrements. Les types d'enregistrement sont utiles lorsqu'un groupe d'enregistrements contenus dans un dossier doit avoir un planning d'élimination différent de celui actuellement défini pour le dossier d'enregistrements.
Voici un exemple de hiérarchie des entités de gestion des enregistrements.
Plan de fichier
Gestion générale (catégorie)
Fichiers de correspondance (dossier)
Exposés de programme (dossier)
Conférence de formation à la gestion 2006 (volume)
Conférence de formation à la gestion 2007 (volume)
Gestion des données (catégorie)
Messages du centre de télécommunications (dossier)
Feuille de chiffres de l'opérateur (dossier)