申报物理记录
如果您的系统有任何设置为使用“DoD 分类”数据模型的对象库,那么您必须首先指出物理记录应为已分类还是未分类。该步骤适用于未分类的物理记录。要申报已分类的物理记录,请参阅申报已分类的物理记录。
要在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中申报物理记录,可以使用条目模板。如果条目模板包括归档计划位置,那么会在用户调用申报操作的位置以及在模板指定的所有位置中申报物理记录。记录主管或记录管理员可以使用 Workplace 中的“添加条目模板”工具创建或修改物理记录申报模板。有关条目模板的更多信息,请参阅创建用于申报物理记录的条目模板。
以下过程假定您正在使用缺省的 IBM InfoSphere Enterprise Records 物理记录申报模板。
如何在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中申报物理记录
- 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,浏览至归档计划中的适当位置,然后单击“申报物理记录”。
- 如果显示在“选择向导”页面中,请单击“申报未分类的记录”单选按钮,然后单击“下一步”。
- 在您要使用的条目模板的名称下方,单击“选择”。
设置属性
- 提供属性字段中所需的信息。字段会根据您使用的类的不同而不同。例如,缺省“标记记录”类中的必填字段如下所示:
- 介质类型:例如:CD 或录像带
- 格式:例如 CDR 或 VHS
- 作者/创始人:创建或拥有物理记录的人员的姓名
- 主题:物理记录的简要描述
- 发布日期:物理记录的创建日期。
- 起始位置:物理记录的当前位置。当您单击该链接时,向导将打开显示位置列表的页面。单击所需位置下方的“选择”。向导将关闭页面并返回“设置属性”步骤。
- 如果您要申报的记录是已分类记录的回执,请单击“ReceiptOf”,然后浏览至并选择回执指向的已分类记录。有关信息,请参阅回执。
- 输入所需信息后,请单击“完成”。
- 如果您有多个要申报的记录,请再次选择条目模板。如果完成,请单击“退出”。
如何在 Workplace 中申报物理记录
- 添加新文档。在“选择文件”步骤中,选择“无”作为文件类型。
- 在确认页面中,单击“申报为记录”。
- 选择未分类的记录选项。有关已分类的记录的信息,请参阅申报已分类的物理记录。
- 单击“接受”以使用向导,或单击“选择”以使用条目模板。
- 对于条目模板,请浏览至 FPOS 对象库、记录管理/模板文件夹,选择条目模板,然后单击“接受”。您必须选择由系统管理员设计的模板;IBM InfoSphere Enterprise Records
中使用的缺省模板不能在 Workplace 中进行使用,这是因为它假定已选择归档计划位置。
- 要使用向导,请完成以下步骤。
对记录进行分类
- 单击“选择类”,然后选择相应的类。在缺省情况下,所有的 FPOS 对象库均可提供“标记记录”类。您可能有管理员所提供的其他选项。
- 单击“选择归档计划位置”并浏览至相应实体。由于物理记录仅能位于一个物理位置,因此通常您只能选择一个归档计划位置(例如混合文件夹、框或物理记录文件夹)。
- 选中相应实体的复选框并单击“添加至选择内容”。
- 您可以从任何先前创建的快捷方式进行选择,而不必使用缺省的“浏览”视图。请单击左侧栏中的“快捷方式”。
- 您还可以按名称搜索类别或文件夹。单击左侧栏中的“搜索”。
- 将实体添加至“选定的归档计划位置”后,您可以单击“添加至快捷方式”以备将来使用。
- 选择完相应的位置后,请单击“接受”。
- 单击“下一步”以继续“设置属性”步骤。
设置属性
- 提供属性字段中所需的信息。字段会根据您使用的类的不同而不同。例如,缺省“标记记录”类中的必填字段如下所示:
- 介质类型:例如:CD 或录像带
- 格式:例如 CDR 或 VHS
- 作者/创始人:创建或拥有物理记录的人员的姓名
- 主题:物理记录的简要描述
- 发布日期:物理记录的创建日期。
- 起始位置:物理记录的当前位置。当您单击该链接时,向导将打开显示位置列表的页面。单击所需位置下方的“选择”。向导将关闭页面并返回“设置属性”步骤。
- 如果您要申报的记录是已分类记录的回执,请单击“ReceiptOf”,然后浏览至并选择回执指向的已分类记录。有关信息,请参阅回执。
- 输入所需信息后,请单击“完成”。
关于条形码
如果您有提供了条形码数据的硬件和软件,那么可以将条形码数据直接扫描到活动字段中,也可以从本地计算机复制该数据并将其粘贴到 IBM InfoSphere Enterprise Records 中的相关字段。为使用“物理”选项卡中的“扫描物理项”,您可以在条形码字段中输入任何文本。