Usar o fluxo de trabalho Criar pasta de registros

Se você não tem permissões de segurança para criar uma pasta de registros que precisa, poderá enviar uma solicitação para sua criação. Após fornecer os detalhes sobre a pasta, um fluxo de trabalho é iniciado para um Gerente de registros (ou outro usuário autorizado se o fluxo de trabalho padrão foi alterado). Você faz esta solicitação no Workplace.

NOTA  A função do fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro é opcionalmente instalada pelo administrador, e pode não estar disponível no seu ambiente.

Quando o fluxo de trabalho Criar pasta de registros é iniciado, a solicitação de criação da pasta de registros é exibida como um item de trabalho nas Caixas de entrada públicas de RecordsManagerApproval no Workplace. Se o Gerente de registros aprova a solicitação, a pasta é criada e você recebe uma mensagem "fluxo de trabalho criado com êxito" em sua caixa de entrada. Se a solicitação não foi aprovada, você receberá uma mensagem sobre a rejeição. Clique no botão Completar para remover o fluxo de trabalho de sua caixa de entrada.

Solicitar a criação de uma pasta de registros

Para iniciar o fluxo de trabalho Criar pasta de registros

  1. No Workplace, siga para a visualização Autor e selecione Ferramentas gerais. No Workplace XT, vá para o modo Procurar e selecione o link Ferramentas.
  2. Clique em Solicitar pasta de registros.
  3. Selecione o tipo de pasta que deseja criar.
  4. Especifique um nome para a pasta.
  5. Selecione a categoria ou pasta na qual deseja criar a nova pasta.
  6. Clique em Iniciar.

NOTA  O link Ferramentas está somente disponível após ter sido configurado em Preferências de Site > Integração de Ferramentas.

Aprovar a criação de uma pasta de registros

A página Etapas de aprovação ajuda o Gerente de registros a aprovar ou rejeitar a solicitação de criação da pasta de registros e inserir os motivos para a aprovação ou rejeição. Esta página também exibe o nome e caminho da pasta onde o usuário solicitou a criação da pasta. No topo da página, você pode visualizar as instruções para completar a etapa Aprovar do fluxo de trabalho. Se o texto de instrução não estiver visível, clique no: ícone Instrução

Para aprovar ou rejeitar a criação de uma pasta de registro

  1. No Workplace, ou no Workplace XT, vá para a visualização Tarefas e selecione Caixas de entrada públicas.
  2. Selecione RecordsManagerApproval.
  3. Se você aprovar a criação da pasta de registros, clique em Criar pasta. Isto abre a página Adicionar Pasta de Registro do aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records que permite que você crie a pasta de registro solicitada no local especificado no planejamento de arquivos. Para obter mais informações sobre como criar pastas de registros, consulte Adicionar uma pasta de registros.
  4. Após ter criado a pasta de registros, selecione Aprovado na lista suspensa Decisão de aprovação. Se não aprovar, clique em Rejeitar na lista suspensa Decisão de aprovação.
  5. Insira o motivo para rejeitar a solicitação de criação de pasta de registros na caixa de texto Motivo.
  6. Clique em Aplicar para salvar as alterações solicitadas, ou clique em Sair para ignorar as alterações. Isto fecha a página da etapa Aprovação deixando o item de trabalho na caixa de entrada.
  7. Clique em Reatribuir para atribuir a tarefa de aprovação da criação da pasta de registros para algum outro usuário.
  8. Clique em Status para verificar o status do fluxo de trabalho Criar pasta de registros.
  9. Quando terminar, clique em Completo.