Schriftstück katalogisieren

Beim Schritt Schriftstück katalogisieren wählen Sie eine Klasse und einen Speicherort für das Schriftstück aus. Wenn Sie mit einer Vorlage arbeiten, werden diese Daten u. U. automatisch angegeben. Es besteht auch die Möglichkeit, dass dieser Schritt ausgeblendet ist.

So klassifizieren Sie das Schriftstück:

  1. Um eine Klasse auszuwählen oder zu ändern, klicken Sie auf Klasse auswählen.
    1. Für nicht klassifizierte Schriftstücke wählen Sie die Klasse in der Verzeichnisstruktur. Ist diese noch nicht erweitert, klicken Sie auf die Pluszeichen (+), um den Objektspeicher und die Schriftstückklassen auf den verschiedenen Stufen zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf die gewünschte Klasse. Die Verzeichnisstruktur wird geschlossen.
    2. Für klassifizierte Schriftstücke navigieren Sie nach Bedarf durch die Ordnerstruktur, bis Sie die benötigte Klasse finden, und klicken auf Akzeptieren.
  2. Es wird mindestens ein Aktenplan-Speicherort benötigt. Klicken Sie auf Aktenplan-Speicherort auswählen bzw. Neue hinzufügen, um den Aktenplan-Speicherort auszuwählen.
    1. Navigieren Sie zur benötigten Kategorie bzw. zum benötigten Schriftstückordner.

      HINWEIS  Sie müssen zum Deklarieren eines Schriftstücks in einem erneut geöffneten Datenträger den Datenträger explizit auswählen.

    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden gewünschten Aktenplan-Speicherort. Für manche Kategorien oder Ordner stehen möglicherweise keine Kontrollkästchen zur Verfügung, da sie nicht ausgewählt werden können. Sie können diese jedoch öffnen und darin nach auswählbaren Ordnern suchen.
    3. Klicken Sie auf Zur Auswahl hinzufügen, um Ihre Auswahl der Liste Ausgewählte Aktenplan-Speicherorte hinzuzufügen. Wenn Sie zu einer höheren Ebene zurücknavigieren möchten, um einen weiteren Speicherort hinzuzufügen, klicken Sie im Pfad auf die gewünschte höhere Ebene.
    4. Wenn alle benötigten Speicherorte in der Liste der ausgewählten Speicherorte angezeigt werden, klicken Sie aufAkzeptieren.
    5. Klicken Sie bei Bedarf auf Neue hinzufügen und wiederholen Sie die Schritte a bis d, um weitere Aktenplan-Speicherorte hinzuzufügen.
    6. Ändern Sie bei Bedarf die primäre übergeordnete Berechtigung, indem Sie in der Spalte Primär ein anderes Optionsfeld aktivieren.
  3. Klicken Sie auf Weiter.