Introduction à IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records fait partie de la suite IBM FileNet P8. IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de créer et de maintenir de façon précise, fiable et sécurisée, des enregistrements de données physiques et électroniques. IBM InfoSphere Enterprise Records gère les enregistrements, quel que soit leur type, leur format ou leur support de stockage. Pour comprendre IBM InfoSphere Enterprise Records, il faut comprendre ce qu'est un enregistrement et les bénéfices apportés par un système de gestion d'enregistrements.

Enregistrements et métadonnées

Dans le contexte d'IBM InfoSphere Enterprise Records, un enregistrement est fait de metadonnées - un fichier qui référence et contient des informations sur un autre fichier électronique (un document) ou sur un objet physique. Le fait de créer un enregistrement permet de placer l'objet ou le document sous contrôle d'un gouvernement ou d'une entreprise, qui pourra spécifier son mode de stockage, d'accès et d'élimination finale. Les métadonnées prennent la forme de propriétés d'enregistrement, telles que le type de support, le format, l'auteur, le sujet, le correcteur, l'emplacement et la date de publication. Le contrôle peut être exercé en conformité avec les directives et les normes gouvernementales correspondantes au type d'enregistrement.

Les documents électroniques peuvent correspondre à un fichier unique (document Word, photo digitale), ou à un ensemble de fichiers étroitement liés pouvant être traités comme un seul objet (courriel et pièces jointes). Les fichiers électroniques sont situés dans des librairies ou dans d'autres référentiels. Lorsque vous déclarez un document en tant qu'enregistrement, IBM InfoSphere Enterprise Records gère le document, y compris sa sécurité et son éventuelle classification. Ceci a souvent un effet sur l'accès au document et peut éventuellement empêcher son auteur d'y apporter des modifications.

Les objets physiques peuvent correspondre à des bandes vidéo, des disques durs, des échantillons d'ADN, des documents imprimés ou des photos. Ils peuvent être stockés dans des boîtes ou des classeurs, au sein d'entrepôts ou d'autres installations d'archivage. L'enregistrement assure un suivi de l'emplacement de l'objet physique.

Le terme d'enregistrement est souvent employé de façon informelle pour désigner soit le fichier de métadonnées, soit le document ou objet déclaré en tant qu'enregistrement. En général, le contexte permet de préciser le sens souhaité.

Les référentiels qui contiennent des documents pouvant être déclarés comme enregistrements sont nommés référentiels d'enregistrements, ou librairies d'enregistrements (ROS). Les enregistrements créés dans IBM InfoSphere Enterprise Records sont stockés dans des référentiels appelés librairies de plan de fichiers, ou librairies FPOS. Ces deux librairies font partie de Content Engine.

L'illustration suivante présente la création d'enregistrements à partir de sources différentes. Chaque enregistrement pointe vers les données gérées par le système.

La figure ci-après montre comment les enregistrements peuvent être stockés dans différents référentiels, par exemple dans un référentiel contenant des données FileNet Web Content, des documents MS-Office et des fichiers audio; dans un deuxième référentiel contenant des courriers électroniques, dans un troisième référentiel contenant des cassette vidéo, des microfilmes et des CD-ROM, et dans un quatrième référentiel contenant des contrats, des brevets et des autorisations. Chaque enregistrement pointe vers les informations gérées par le système.

Gestion des enregistrements

La gestion des enregistrements fait référence aux activités de planification, de contrôle et d'organisation, visant à encadrer la création, le stockage, l'utilisation, la restitution et l'élimination d'enregistrements. En d'autres termes, la gestion des enregistrements comprend l'ensemble des activités nécessaires à la conservation d'enregistrements tout au long du cycle de création, utilisation active, stockage inactif et élimination.

Utilité de la gestion des enregistrements

Afin de vous assurer de données d'organisation précises, complètes et faciles d'accès, vous devrez mettre en place un système de gestion des enregistrements fiable. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre un temps non négligeable en activités non-productives, comme la localisation manuelle de données ou la recherche d'enregistrements manquants ou mal classés.

En l'absence d'un système de gestion des enregistrements, il peut s'avérer difficile de repérer, d'interpréter et de suivre les lois et réglementations en termes de tenue d'archives. Vous vous exposez alors à de graves amendes, sanctions et autres conséquences légales. En l'absence d'une gestion et d'une conservation appropriées des enregistrements, vous encourrez également des risques liés aux procédures judiciaires, à la confidentialité ainsi qu'à la sécurité de données cruciales ou vitales.

Utilisez IBM InfoSphere Enterprise Records pour atténuer les risques susmentionnées. IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de préserver vos données importantes sous forme d'enregistrements, toujours disponibles grâce à des techniques de recherche, tandis que les enregistrements inactifs ou d'importance secondaire sont détruits ou archivés.

Le rôle d'IBM InfoSphere Enterprise Records dans la gestion des enregistrements

IBM InfoSphere Enterprise Records vous permet de gérer les enregistrements de toute l'entreprise, quels que soient leurs supports de stockage. L'objet d'IBM InfoSphere Enterprise Records est de s'assurer que :

En utilisant IBM InfoSphere Enterprise Records, vous pouvez :

Fonctionnalités et avantages d'IBM InfoSphere Enterprise Records

Le tableau ci-dessous présente la liste des fonctionnalités d'IBM InfoSphere Enterprise Records et les avantages qui leur sont liés.

Fonctionnalité
Avantage
Référentiel centralisé des enregistrements
  • Utilisation et disponibilité élargie des données dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Prise de décisions efficace grâce à la disponibilité en temps réel des informations pertinentes.
Emplacements et conteneurs virtuels pour un stockage hiérarchique des enregistrements de documents électroniques et physiques.
  • Maîtrise des collections de tirages papier de documents et des fichiers électroniques.
  • Simulation d'un environnement bureautique réel.
  • Les emplacements et conteneurs virtuels imitent la structure physique réelle du stockage.
  • Maîtrise des coûts grâce aux dépenses réduites en terme d'espace, d'équipement et de personnel bureautique nécessaire à la gestion et à la restitution des enregistrements.
Fonctionnalités de recherche simples d'utilisation
  • Accès simple et rapide aux information requises sans utilisation de syntaxes de recherche complexes.
Règles de conservation et d'élimination d'enregistrements

Maîtrise par l'utilisateur des réglages de :

  • Durée de conservation d'un enregistrement.
  • Traitement de l'enregistrement en fin de planning de conservation.
  • Révision des enregistrements avant destruction.

Procédures de vérification des enregistrements, suivi automatisé des périodes d'expiration et lancement des procédures d'élimination des enregistrements

  • Les enregistrements ne sont pas accidentellement détruits, altérés, manipulés, endommagés ou perdus.
  • Les enregistrements ne sont détruits que conformément au planning d'élimination ou dans le cadre d'une procédure de vérification.
  • Les enregistrements devenus inutiles sont éliminés afin de réduire les besoins de stockage.
Importation et exportation d'enregistrements
  • Les enregistrements rarement utilisés par l'organisation mais dont la conservation est liée aux réglementations gouvernementales peuvent être exportés vers un emplacement différent.
  • Les enregistrements peuvent être importés à partir d'autres référentiels d'enregistrements.
Contrôles de sécurité adaptés des enregistrements
  • Les utilisateurs non autorisés n'ont pas accès aux enregistrements.
  • Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer accidentellement des enregistrements. Les enregistrements peuvent être supprimés par un administrateur d'enregistrements ou à la suite d'une procédure de vérification.
  • Les utilisateurs ne peuvent effectuer que les opérations liées aux enregistrements pour lesquelles ils disposent des droits d'accès appropriés.
Intégration à FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office, et Microsoft Outlook

Déclaration manuelle ou automatique d'enregistrements à partir de :

  • Workplace ou Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel, et Power Point
  • Modèles d'entrée

Rôles utilisateurs dans IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records offre un modèle sécurisé fondé sur les rôles, incluant les rôles d'administrateur d'enregistrements, de gestionnaire d'enregistrements, d'utilisateur privilégié (versions DoD et de base) ou de réviseur d'enregistrements (PRO), et d'utilisateur d'enregistrements. Chaque rôle détermine les tâches qu'un utilisateur appartenant à ce rôle peut effectuer. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Rôles de sécurité dans IBM InfoSphere Enterprise Records.

Types d'installation d'IBM InfoSphere Enterprise Records

Avant d'installer l'application IBM InfoSphere Enterprise Records application, vous devrez choisir le type d'installation (modèle de données) correspondant à vos besoins de gestion d'enregistrements. Voici les modèles de données disponibles :

Types d'entités IBM InfoSphere Enterprise Records

Dans IBM InfoSphere Enterprise Records, les enregistrements sont stockés dans une structure hiérarchique contenant différentes entités de gestion d'enregistrements. L'illustration suivante présente la structure hiérarchique de ces entités, ainsi qu'une brève explication de chacune d'entre elles :

Le graphique ci-dessous présente une structure hiérarchique d'enregistrements avec une librairie de plans de fichiers au niveau supérieur de la hiérarchie.

Voici un exemple de hiérarchie des entités de gestion des enregistrements.

Plan de fichier

Gestion générale (catégorie)

Fichiers de correspondance (dossier)

Exposés de programme (dossier)

Conférence de formation à la gestion 2006 (volume)

Conférence de formation à la gestion 2007 (volume)

Gestion des données (catégorie)

Messages du centre de télécommunications (dossier)

Feuille de chiffres de l'opérateur (dossier)