Verwalten physischer Akten

Beim Deklarieren einer physischen Akte geben Sie an, wo das Objekt aufbewahrt wird, seinen Ablageort. Da physische Objekte an andere Orte bewegt werden müssen, damit mit ihnen gearbeitet werden kann, weisen solche Akten auch ein Feld "Standort" auf, das Auskunft über ihren gegenwärtigen Ort gibt. Standorte werden vor der Deklaration einer physischen Akte auf der Registerkarte "Physisch" erstellt.

Um ein physisches Objekt einsehen zu können, muss es ausgecheckt werden. Dadurch wird ein Workflow gestartet, der überwacht, wo das Objekt sich befindet, und der Benutzer, die auf dasselbe Objekt zugreifen wollen, in eine Warteschlange stellt. Wenn ein angefordertes Objekt schon ausgecheckt ist, können Sie es reservieren lassen. Ein "Hüter" erhält eine Anforderung für eine Akte und führt den Workflow-Schritt durch, der die Zustellung besorgt. Der Benutzer bestätigt den Erhalt des (leihweise zur Verfügung gestellten) Objekts und organisiert d essen Rückgabe (Check-In) in einem weiteren Schritt desselben Workflow.

Wenn physische Akten mit Strichcode versehen sind, können Benutzer mithilfe der Option "Physische Elemente scannen" auf der Registerkarte "Physisch" sehen, ob eine Akte schon ausgecheckt ist. Die gleiche Option kann auch anzeigen, welche physischen Einheiten sich an einem bestimmten Standort befinden. Geben Sie zu diesem Zweck den Strichcode oder die Beschreibung des Standorts ein.

Physische Akten können in IBM InfoSphere Enterprise Records und in Workplace deklariert werden. IBM InfoSphere Enterprise Records erfordert eine Erfassungsvorlage. Eine Standardvorlage wird zusammen mit dem System bereitgestellt. Sie können zusätzliche Erfassungsvorlagen für die Verwendung in IBM InfoSphere Enterprise Records oder Workplace erstellen.