E-Mail senden
Mit der Aktion Mail senden können Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument, Ordner oder benutzerdefinierten Objekt senden oder ein Dokument als E-Mail-Anlage senden. Personen, die eine E-Mail mit einem Link erhalten, müssen sich anmelden und müssen die entsprechenden Zugriffsrechte besitzen, bevor sie das verknüpfte Objekt öffnen können. Personen, die eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, können das angehängte Dokument ohne Anmelden öffnen.
TIPP Wenn Sie einen Link an ein Dokument von einer Listenansicht senden, öffnet der Link die freigegebene oder aktuelle Version des Dokuments, auch wenn das Dokument später aktualisiert wird. Um einen Link an eine bestimmte Version des Dokuments zu senden, verwenden Sie Hyperlink anzeigen anstelle von Mail senden. Weitere Informationen finden Sie in Hyperlink zu Objekt anzeigen.
Wenn Sie ein Objekt als Link senden, wird der Name des Dokuments bzw. Ordners als Link-Text angezeigt. Beispiel: Lautet der Name des Dokuments MeinDokument, wird MeinDokument angezeigt.
HINWEIS Ihr Siteadministrator muss die Sitevorgaben Allgemeine Einstellungen für E-Mail festlegen, bevor Sie die Aktion Mail senden verwenden können. Zudem müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse unter Benutzereinstellungen für E-Mail-Einstellungen angeben, um einen Link oder eine Anlage von Workplace aus senden zu können.
So senden Sie eine Verknüpfung oder Dokumentanlage:
- Wechseln Sie zum gewünschten Objekt oder suchen Sie es.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Objektnamen und klicken Sie auf Mail senden. Wenn Sie mehrere Objekte auswählen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Objekten, die Sie senden möchten. Wenn alle Objekte auf der Seite ausgewählt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Titelzeile für die Liste der Objekte. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf Mail senden.
- Workplace öffnet eine Mail-Nachricht. Vervollständigen Sie bei Bedarf die Felder der E-Mail.
- Geben Sie an, was Sie senden möchten:
- Klicken Sie auf Als Link senden, um eine Verknüpfung mit dem Objekt als Bestandteil des E-Mail-Texts einzuschließen. Wenn Sie mehrere Objekte auswählen, die als Verknüpfung gesendet werden sollen, wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, die eine Verknüpfung für jedes der von Ihnen ausgewählten Objekte enthält.
- Klicken Sie auf Als Anlage senden, um eine Kopie des Dokuments als Anlage der E-Mail zu senden. Abhängig von der Einstellung Multiple Files Use Compression in der Sitevorgabe Komprimierte Datei aus mehreren Dateien erstellen werden mehrere als Anhang gesendete Dokumente in eine komprimierte Datei, die alle Dokumente enthält, konvertiert, bevor Sie an die Nachricht angehängt werden. Der Name der komprimierten Datei orientiert sich an dem ersten Objekt in der Liste.