È possibile dichiarare i record in diversi modi, ad esempio tramite:
Per un'installazione Base o DoD, è possibile dichiarare un record in un volume, una cartella record o una categoria record. Per un'installazione PRO, è possibile dichiarare un record in una cartella record o un volume. Per dichiarare un record, è necessario assicurarsi che l'entità in cui verrà dichiarato il record sia aperta.
Se viene dichiarato in una cartella record, il record viene automaticamente assegnato al volume attivo presente in tale cartella. L'ultimo volume creato è sempre il volume attivo finché non viene chiuso. Se fosse necessario dichiarare un record in un volume chiuso, è possibile riaprire il volume, quindi selezionare manualmente il volume riaperto.
NOTA È possibile creare modelli di immissione per semplificare la dichiarazione dei record. IBM InfoSphere Enterprise Records include un modello di immissione di esempio per la dichiarazione dei record di e-mail. È possibile utilizzare questo modello per dichiarare i record di e-mail da Workplace. Per informazioni sull'importazione del modello di dichiarazione e-mail di esempio, vedere il file Leggimi del pacchetto software di IBM InfoSphere Enterprise Records. IBM InfoSphere Enterprise Records include inoltre un flusso di lavoro di esempio per la dichiarazione dei record. Questo flusso di lavoro mostra agli esperti di sviluppo software le modalità di dichiarazione di un documento tramite l'API e il flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere "Install a sample workflow" nel manuale IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Se si desidera dichiarare un documento come record e il documento presenta più di una versione, sono disponibili diverse modalità di creazione del record per la serie di documenti (per ulteriori informazioni, vedere Gestione di documenti e record). Si noti, tuttavia, che non è possibile dichiarare più di sedici versioni di un documento come singolo record.
NOTA Dopo che un utente dei record ha dichiarato un documento come record, altri utenti che non dispongono come minimo del ruolo di utente dei record non possono più accedere alla pagina delle informazioni sul documento. Questa limitazione è predefinita.
Per velocizzare il processo di dichiarazione dei record, la procedura guidata Dichiara come record e i modelli di immissione Dichiara come record supportano la mappatura automatica dei valori delle proprietà dal documento al record. Quando un documento viene dichiarato come record, i nomi simbolici delle proprietà della classe documento vengono confrontati con i nomi simbolici delle proprietà della classe record. Se i nomi corrispondono, il valore della proprietà documento viene automaticamente assegnato come valore della proprietà record corrispondente. Ad esempio, se la classe documento presenta la proprietà "Colore" e anche la classe record presenta la proprietà "Colore", il valore della proprietà del documento verrà automaticamente mappato alla proprietà del record. Allo stesso modo, se si dichiara un messaggio e-mail da Outlook utilizzando la classe record di e-mail predefinita, i valori delle proprietà Oggetto, A, CC, Da, Inviato il e Ricevuto il verranno automaticamente mappati.
La mappatura delle proprietà viene effettuata indipendentemente dal fatto che il modello di immissione includa la fase Imposta proprietà record. Nei casi in cui vengano selezionate più versioni di un documento per la dichiarazione, la mappatura delle proprietà si baserà sulla versione più recente del documento selezionato per l'azione di dichiarazione. Versioni diverse di un documento possono presentare classi e proprietà diverse. Le proprietà vengono sempre mappate in base alle proprietà della versione più recente del documento.
Le seguenti regole descrivono le modalità di mappatura di una proprietà comune alle classi documento e record.
NOTA Gli alias delle proprietà possono essere mappati da un archivio oggetti a un altro. Tutte le mappature delle proprietà tengono conto delle impostazioni definite dall'amministratore per la mappatura delle proprietà da un archivio oggetti a un altro archivio oggetti.