Adicionar uma categoria de registro
Você pode adicionar uma categoria de registro em um plano de arquivo na hierarquia de entidades de gerenciamento de registros. Você também pode adicionar uma categoria de registro em outra categoria de registro ao criar uma subcategoria. No entanto, observe que você somente pode adicionar uma subcategoria em uma categoria de registro ativa. Somente um Gerente de Registros ou um Administrador de Registros pode adicionar uma categoria de registro.
Por padrão, a nova categoria de registro recém criada herda todas as propriedades, exceto o Nome, Identificador e Data aberta, de sua categoria de registro pai. Você pode alterar os valores herdados.
NOTA Em qualquer nível do plano de arquivo, você não deve criar mais de 100 categorias de registros e pastas de registros (consulte Planos de Arquivos para obter informações adicionais).
Para adicionar uma categoria de registro
- Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e navegue para o plano de arquivo no qual deseja criar a categoria de registro. Se você deseja criar uma subcategoria, abra a categoria de registro apropriada.
- Para abrir o assistente, clique em Adicionar
Categoria do Registro:
.
Em seguida, execute as seguintes etapas.
Definir propriedades
- Insira ou modifique os valores exibidos da propriedade. Algumas propriedades podem ser editadas diretamente nessa página, enquanto outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que você precisa especificar um valor para aquela propriedade.
Para obter mais informações sobre propriedades exibidas, consulte Referência de propriedades. Se estiver inserindo um Padrão de registro que nomeia automaticamente os registros a serem adicionados na categoria, insira o padrão diretamente neste campo. Para obter ajuda no desenvolvimento de um padrão, consulte Sobre a sintaxe de padrão de nomeação.
- Clique em Avançar para definir o planejamento de disposição para a categoria de registro ou selecione outra etapa no painel esquerdo. Clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar categoria de registro.
Definir disposição
- Há três possibilidades. Uma agenda de disposição pode já ter sido pré-selecionada (a caixa Herdar está marcada). Uma agenda de disposição pode estar listada, mas a caixa Herdar não está marcada. Para usá-la, clique em Herdar. Pode não haver informações de disposição. Em todos os casos, clique em Procurar agenda para selecionar uma agenda ou alterá-la. Clique em Limpar agenda para deixar a disposição em branco por agora. Você pode rever as páginas de informações de qualquer agenda atribuída ao clicar no ícone Obter informações.
- Quando você procura um planejamento, clique em Selecionar abaixo do nome do planejamento de disposição que deseja atribuir a esta categoria.
- Se necessário, especifique a Autoridade de disposição designada para o descarte da categoria de registro quando está estiver no prazo de descarte.
Por padrão, a autoridade de disposição especificada para o planejamento de disposição selecionado será automaticamente atribuída como a autoridade de disposição para a categoria de registro. Se uma autoridade de disposição não for definida para o planejamento selecionado, a autoridade de disposição que você define para a categoria será aplicável.
Se você decide especificar agora a autoridade de disposição, e define mais tarde o planejamento de disposição, a autoridade de disposição definida para o planejamento irá sobrepor a autoridade de disposição que foi anteriormente definida para a categoria de registro.
- Clique em Avançar para definir o Registro vital ou selecione outra etapa no painel esquerdo.
Definir registros vitais
Se os registros criados na categoria de registro requerem revisões e atualizações contínuas, você pode marcar a categoria de registro como Vital nesta etapa. Todos os registros criados na categoria serão automaticamente classificados como Vitais.
- Para especificar que os registros nesta categoria são vitais, selecione Verdadeiro no menu suspenso Indicador de registro vital.
- Se desejado, insira uma descrição dos registros vitais a serem adicionados nesta categoria de registro.
- No menu Ação de revisão de registro vital, selecione a ação que será iniciada com a revisão periódica ou com o ciclo de atualização de registros vitais. O menu lista as ações de Revisão vital criadas como descrito em Adicionar uma ação.
- No menu Revisão e ciclo de atualização de registro vital, selecione o evento que irá acionar a revisão periódica ou a atualização de registros vitais na categoria. O menu lista os eventos recorrentes anteriormente criados, como descrito em Adicionar um evento recorrente.
- Clique em Avançar para definir a segurança e concluir a categoria de registro.
Definir segurança
As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar a categoria de registro e controla as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança que você aqui especifica podem ser sobrepostas por um conjunto de marcações de segurança na entidade.
- Analise as configurações de segurança existentes. Consulte Especificar a configuração de segurança para obter informações sobre cada direito de acesso.
- Se você deseja alterar os direitos de acesso para um usuário ou grupo específico listado na página, clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título. A página Configurações de segurança é exibida, na qual é possível especificar as permissões de segurança para diferentes usuários e grupos.
- Para adicionar novos usuários ou grupos, clique em Adicionar novo. Para remover um usuário ou grupo existente da lista, selecione a opção Remover para aquele usuário ou grupo. Para obter mais informações, consulte Adicionar usuários e grupos em um objeto.
- Para salvar as modificações nas configurações de segurança e concluir a criação da categoria de registro, clique em Concluir.
- Clique em OK para reconhecer a mensagem sobre a adição com êxito de uma categoria de registro e sair do assistente.