申报已分类的电子记录
只有分配到“记录用户组”中的用户可以从 Workplace 或 Workplace XT 中申报已分类的电子记录。
要从 Workplace 或 Workplace XT 中申报已分类的电子记录,请通过完成以下其中一项操作来启动“记录申报”向导:
- 在添加或检入文档之后,请在确认页面上选择“申报为记录”。
- 从文档的上下文菜单或“属性信息”页面中,选择“申报为记录”。
在“记录申报”向导中:
- 选择“申报已分类的记录”单选按钮,然后单击“接受”。
- 单击“选择类”。
- 选择一个对象库,然后单击“接受”。
其余的向导步骤包括:
对记录进行分类
- 选择相应的类。对于电子记录,按照系统管理员所提供的来选择“电子记录”或它的其中一个子类。
- 单击“选择归档计划位置”并浏览至归档计划的相应级别。
- 缺省情况下,会选择“浏览”视图,但您可以使用左面板中的其他选项。
- 如果您先前已创建快捷方式,请选择“快捷方式”并从此列表中选择一个快捷方式。选中您要使用的位置的复选框并单击“添加至选择内容”。您也可以通过选中快捷方式的复选框并单击“除去快捷方式”来除去列表上您不再需要的快捷方式。
- 如果您至少知道实体名称的一部分,请单击“搜索”。选择“标题”或“归档计划标识符”。缺省运算符为“like”,此运算符允许您搜索名称的部分内容。输入文本字符串并单击“搜索”。
- 选中一个或多个位置的复选框并单击“添加至选择内容”。单击错误添加内容的任何位置下方的“除去”。单击“添加至快捷方式”以将所有这些位置添加到快捷方式列表。
- 完成位置的列表后,请单击“接受”。
- 单击“下一步”以继续“设置属性”步骤。
设置属性
- 提供属性字段中所需的信息。必填字段会根据您选择的类的不同而有所不同。“电子记录”类中的必填字段为:
- 介质类型:输入介质类型,例如电子文件。
- 格式:输入格式,例如文本、PDF 或 Word。
- 作者/创始人:输入创建或拥有文件的人员的姓名。
- 主题:输入内容的简要描述。
- 发布日期:输入文件的创建日期。
- 如果您要申报的记录是其他已分类记录的回执,请单击“ReceiptOf”,然后浏览至并选择作为回执源的已分类记录。通常回执是不分类的。有关回执的信息,请参阅回执。
- 输入“设置属性”步骤中的所需信息后,请单击“下一步”。向导将打开“设置分类属性”步骤。
设置分类属性
-
要选择安全性分类指南(SCG)或源文档,请单击“派生自”。此步骤为可选步骤。
- 要选择 SCG、SCG 小节或 SCG 主题,请单击“安全性分类指南”区域中的“添加新项”,并选择所需的 SCG 元素。选择 SCG 元素会根据 SCG 名称、发布日期和创始人生成记录的“派生自”属性。
- 要选择一个源文档,请单击“源文档”区域中的“添加新项”,并在文本框中输入源文档的描述。源文档不提供其他信息,因此您需要完成“设置分类属性”步骤中的必填字段。
- 要除去安全性分类指南或源文档,请单击“除去”列内相应的对话框,然后单击“除去”。
- 添加或除去所需的分类指南元素和源文档后,请单击“接受”。
注意:当您在“派生自”页面上单击“接受”时,IBM InfoSphere Enterprise Records
会将摘要中显示的所有字段中的数据(包括空白)复制至“设置分类属性”步骤的相应字段。如果您先前已在这些字段中输入过其他数据,而现在仅仅是对“派生自”页面上的信息进行审阅,请单击“取消”(而不是“接受”)以保留手动输入的数据。
- 如果您没有选择指南,那么您必须通过从下拉菜单中选择“最高机密”、“机密”或“保密”为“初始分类”指定一个值。
注意:如果您有权在初始分类级别查看各个项,那么在缺省情况下,“当前分类”的值与“初始分类”的值相同。否则,您需要指定您的安全性许可所在级别的值。
- 如果您没有选择指南,请单击“分类原因”。
- 单击“添加新值”。
- 单击“活动”或“停用”,然后选择相应的值。
- 单击“接受”。
- 添加所需数量的值。
- 要除去值,请突出显示该值,然后单击“除去所选项”图标:

- 完成选择后,请单击“接受”。
- 在“分类代理”字段中,输入目前管理记录的代理名称,例如国防部。
- 填写所有剩余的可选字段。
- 输入所需信息后,请单击“完成”。
注意:
- IBM InfoSphere Enterprise Records 用户界面未提供用于将复合文档的所有部件申报为单个记录的机制。但是,您可以将各个子文档或父文档申报为记录。另外,以后还可以使已被申报为记录的文档成为复合文档的记录部件。某些复合文档设置(例如防止删除或在父代被删除时删除子代)会影响记录的正常处理。因此,IBM InfoSphere Enterprise Records 不支持对作为复合文档部件的记录进行处理。
- 任何使用达尔文信息类型体系结构(DITA)文件功能的应用程序都会将组件创建为复合文档。因此,先前注意事项中提到的适用于复合文档的差别也适用于 DITA 文件。