Ajouter une catégorie d´enregistrement

Vous pouvez ajouter une catégorie d'enregistrement à un plan de fichiers dans la hiérarchie des entités de gestion des enregistrements. Vous pouvez également ajouter une catégorie d'enregistrement à une autre en créant une sous-catégorie. Notez toutefois que vous ne pouvez ajouter une sous-catégorie à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter une catégorie d'enregistrement.

La toute nouvelle catégorie d'enregistrement héritera par défaut de toutes les propriétés de sa catégorie d'enregistrement parent, hormis les Nom, Identifiant et Date d'ouverture. Ces valeurs héritées sont modifiables.

REMARQUE  Vous ne devez créer plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement à aucun niveau du plan de fichiers (voir Plan de fichiers pour plus d'informations).

Pour ajouter une nouvelle catégorie

  1. Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et trouvez le plan de fichiers sous lequel vous souhaitez créer une catégorie d'enregistrement. Si c'est une sous-catégorie que vous souhaitez créer, ouvrez la catégorie d'enregistrement appropriée.
  2. Pour ouvrir l'assistant, cliquez sur Ajouter une catégorie d'enregistrement: icône Ajouter une catégorie d'enregistrement. Puis passez aux étapes suivantes.

Définir les propriétés

  1. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page ; pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge vous indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété.

    Pour de plus amples informations sur les propriétés affichées, reportez-vous à Référence des propriétés. Si vous souhaitez entre un Modèle d'enregistrement pour nommer automatiquement les enregistrements ajoutés à la catégorie, saisissez directement le modèle dans ce champ. Pour obtenir de l'aide dans l'élaboration du modèle, reportez-vous à A propos de la syntaxe du modèle de nommage.
  2. Cliquez sur Suivant pour établir un plan d'élimination pour la catégorie d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du tableau de gauche. Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter une catégorie d'enregistrement.

Définir l'élimination

  1. Il existe trois possibilités : Un planning d'élimination peut déjà avoir été présélectionné (la case Hériter est cochée). Un planning d'élimination peut déjà avoir été assigné sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter. Il peut n'y avoir aucune information d'élimination. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir les plannings afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Supprimer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez corriger les pages d'informations d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
  2. Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner situé sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez assigner à cette catégorie.
  3. Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer la catégorie d'enregistrement lorsqu'elle devra l'être.

    L'autorité d'élimination spécifiée par défaut pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement assignée en tant qu'autorité d'élimination de la catégorie d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est établie pour le planning choisi, l'autorité d'élimination que vous établirez pour cette catégorie s'applique. Si vous choisissez de spécifier l'autorité d'élimination à ce stade, et d'établir le planning d'élimination ultérieurement, l'autorité d'élimination établie pour ce planning passera outre l'autorité d'élimination que vous avez choisie précédemment pour la catégorie d'enregistrement.

  4. Cliquez sur Suivant pour régler les Enregistrements essentiels ou sélectionnez une autre étape à partir du tableau de gauche.

Définir des documents essentiels

Si les enregistrements créés dans la catégorie d'enregistrement demandent des corrections et des mises à jour permanentes, vous pouvez, dans cette étape, désigner la catégorie d'enregistrement comme Essentielle. Tous les enregistrements créés dans cette catégorie sont donc automatiquement classés comme étant Essentiels.

  1. Afin de spécifier que les enregistrements de cette catégorie sont essentiels, sélectionnez Vrai dans le menu déroulant de l'Indicateur d'enregistrements essentiels.
  2. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une description des enregistrements essentiels qui seront ajoutés dans cette catégorie d'enregistrement.
  3. Dans le menu Action de correction des enregistrements essentiels, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec les révisions périodiques et les cycles de mise à jour des enregistrements essentiels. Le menu répertorie les actions de Correction essentielle antérieurement créées selon Ajouter une action.
  4. Dans le menu Correction des enregistrements essentiels et Cycle de mise à jour, sélectionnez l'événement qui déclenchera les révisions périodiques ou les cycles de mise à jour des enregistrements essentiels de cette catégorie. Le menu répertorie les événements récurrents créés antérieurement selon Ajouter un événement récurrent.
  5. Cliquez surSuivant pour établir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de cette catégorie d'enregistrement.

Définir la sécurité

Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder à la catégorie d'enregistrement, et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les marquages de sécurité choisis pour l'entité.

  1. Vérifiez les paramètres de sécurité existants. Consultez Spécifier les paramètres de sécurité pour plus d'informations sur les droits d'accès.
  2. Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre si vous souhaitez modifier les droits d'accès pour un utilisateur ou groupe spécifique référencé sur la page. La page des Paramètres de sécurité s'affiche et vous pouvez y spécifier les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
  3. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour de plus amples informations, consultez Ajouter des utilisateurs ou des groupes à un objet.
  4. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du plan de fichiers, cliquez sur Terminer.
  5. Cliquez sur OK pour valider le message vous indiquant que l'ajout d'une catégorie d'enregistrement est réussi et pour quitter l'Assistant.