Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner auf der Basis des Namens suchen, können Sie die einfache Suche in Workplace XT verwenden oder einen Dokumentnamen bzw, Ordnernamen als Suchkriterium in einer integrierten Office 2007-Anwendung eingeben. Beide Suchen suchen nach einer Übereinstimmung im Dokumenttitel und im Ordnernamen (Eigenschaften).
TIPP Verwenden Sie die erweiterte Suche in Workplace XT, wenn Sie komplexere Suchen erstellen oder nach Dokument- oder Ordnereigenschaften suchen wollen, die nicht als Optionen in der einfachen Suche verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie in Suchen nach Eigenschaften (erweiterte Suche).
Wählen Sie die Position aus, die durchsucht werden soll. Die Suche zeigt zunächst immer den Standardobjektspeicher an, der von Ihrem Administrator festgelegt wurde.
Geben Sie den Suchtext ein. Die einfache Suche sucht nach Text am Anfang des Dokumenttitels oder Ordnernamens. Durch Auswahl der entsprechenden Option können Sie entweder nach Dokumenten oder nach Ordnern (oder nach beiden) suchen. Es muss mindestens eine Option ausgewählt werden. In einer integrierten Office 2007-Anwendung werden die für jede Eigenschaft eingegebenen Informationen in die Suchkriterien eingeschlossen.
HINWEIS Wenn Sie in Workplace XT mit einem Sprachausgabeprogramm arbeiten und eine Suchfehlernachricht schließen, geht der Fokus auf dem vor dem Fehler gelesenen Element oder Feld verloren.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff Platzhalterzeichen verwenden. Die folgenden Tipps enthalten weitere Informationen.
HINWEIS Sie können zwar ein Prozentzeichen an den Anfang Ihres Suchbegriffs setzen, allerdings wird in diesem Fall der gesamte Suchindex des betreffenden Objektspeichers durchsucht. Bei umfangreichen Indizes kann es daher sehr lange dauern, bis Ergebnisse zurückkommen.
Sie können Ihre Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie eine oder mehr Suchoptionen auswählen. Die Suchoptionen basieren auf Eigenschaften, die beim Suchen nach Dokumenten und Ordnern häufig verwendet werden.
Optionen sind Abkürzungen zu häufig ausgewählten Kriterien, etwa Eigentümer (Von mir erstellt) oder Änderungsdatum (Vom letzten Monat) oder Dokumenttypen wie PDF-Dateien. Durch die Auswahl von einer oder mehr Optionen können Sie die Suchergebnisse einschränken.
Wenn Ihre Suchkriterien in einer integrierten Office 2007-Anwendung Benutzernamen einschließen, können Sie eine Liste dieser Namen suchen und darauf zugreifen. Die Namen werden in Listen mit 100 Elementen angezeigt. Wenn Sie z. B. Dokumente suchen, die von allen Benutzer hinzugefügt wurden, deren Name mit G beginnt, wird eine Liste angezeigt, die bis zu 100 Namen enthält, die mit G beginnen. Sind mehr als 100 Namen vorhanden, können Sie die Suchkriterien optimieren, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Standardmäßig liefert die Suche die neueste Version eines passenden Dokuments, welches auch eine Nebenversion sein kann. Wenn Sie jedoch Freigegeben auswählen, beschränkt sich die Suche auf die aktuelle Hauptversion. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.
Hinweis Für integrierte Office 2007-Anwendungen: Wenn Sie Ordner durchsuchen und Aktuelle Version auswählen, werden freigegebene Versionen der Dokumente zurückgegeben. Wenn Sie einen Objektspeicher durchsuchen, werden Versionen der Dokumente zurückgegeben, die noch in Bearbeitung sind.
Sie können eine oder mehr Eigenschaften als Suchbedingungen auswählen. Wenn Sie Ihrer Suche Bedingungen hinzufügen, müssen Sie auswählen, ob die gefundenen Objekten mit allen Bedingungen oder beliebigen der Bedingungen übereinstimmen müssen.
Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in Gespeicherte Suchen speichern.
Sie können die Ergebnisse durch Klicken auf die Spaltenüberschrift sortieren. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Spalten mit mehreren Werten können nicht zum Sortieren der Ergebnisse verwendet werden.
Sie können ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen in Workplace XT oder in einer integrierten Office 2007-Anwendung auswählen. Die verfügbaren Aktionen werden in der Symbolleiste, in der Multifunktionsleiste oder im Popup-Menü angezeigt.