Aggiunta di una cartella record
In questa sezione viene spiegato in che modo aggiungere una cartella record a una categoria record. È possibile aggiungere una cartella record solo sotto il livello più basso di una categoria record. Ciò significa che, se una categoria record contiene una sottocategoria, non è possibile aggiungervi una cartella record. Inoltre, è possibile aggiungere una cartella record solo a una categoria record attiva. Non è possibile creare una sottocartella nella cartella record. Una cartella record può contenere solo volumi o record.
IBM InfoSphere Enterprise Records viene fornito con quattro tipi di cartella record: cartella elettronica, cartella
fisica, scatola fisica e cartella ibrida. Nel sito potrebbero essere state create cartelle personalizzate aggiuntive.
Nell'installazione PRO di IBM InfoSphere Enterprise Records, solo un manager dei record o un amministratore dei record può aggiungere
una cartella record. Nelle installazioni DoD e Base, oltre al manager dei record o all'amministratore dei record, gli utenti con privilegi possono aggiungere una cartella record. Se non si dispone delle autorizzazioni di sicurezza necessarie per la creazione di una cartella record, è possibile avviare il flusso di lavoro Crea cartella record da Workplace. Quando viene avviato questo flusso di lavoro, una richiesta di creazione della cartella record viene inviata al manager dei record per l'approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Uso del flusso di lavoro Crea cartella record.
Per impostazione predefinita, la nuova cartella record creata eredita dall'entità padre tutte le proprietà eccetto Nome, Identificativo e Data apertura. Questi valori ereditati possono essere modificati.
NOTA A qualsiasi livello del piano file, non si devono creare più di 100
categorie record e cartelle record (per ulteriori informazioni, vedere Piani
file).
Per aggiungere una cartella record
- Eseguire l'accesso come manager dei record o amministratore dei record, quindi ricercare il piano file per accedere alla categoria record in cui si desidera creare una cartella record.
- Fare clic su Aggiungi cartella
record:
.
Eseguire quindi le fasi riportate di seguito.
Imposta classe
- Fare clic sul tipo di cartella record da creare, quindi fare clic su Avanti per passare alla fase Imposta proprietà.
- Le cartelle record elettroniche possono archiviare record elettronici e fisici
- Le cartelle record fisiche possono archiviare record fisici
- La scatola è destinata ai record fisici ed è possibile utilizzarla per la creazione di un magazzino
- Le cartelle record ibride possono archiviare record elettronici e fisici.
Per ulteriori informazioni sui tipi di cartella, vedere Categorie, cartelle e volumi.
Imposta proprietà
- Immettere o modificare i valori delle proprietà visualizzate. Alcune proprietà possono essere modificate direttamente da questa pagina, mentre per altre è necessario fare clic sul nome della proprietà per effettuarne la modifica.
Un asterisco rosso indica che è necessario specificare un valore per la proprietà contrassegnata.
Per ulteriori informazioni sulle proprietà visualizzate, vedere Guida di riferimento delle proprietà. Se si desidera immettere un modello di record che denomini automaticamente i record aggiunti alla cartella, immettere il modello direttamente in questo campo. Per ulteriori informazioni sulla costruzione del modello, vedere Informazioni sulla sintassi dei modelli di denominazione.
- Fare clic su Avanti per impostare la pianificazione di disposizione per la cartella record oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra. Fare clic su Annulla per uscire dalla procedura Aggiunta guidata cartella record.
Imposta disposizione
- Esistono tre possibilità. Una pianificazione di disposizione potrebbe essere stata preselezionata (la casella Eredita è selezionata). Una pianificazione di disposizione potrebbe essere presente nell'elenco, ma la casella Eredita non è stata selezionata; per utilizzare la pianificazione, fare clic su Eredita. Potrebbero non essere presenti informazioni sulla disposizione. In tutti i casi, fare clic su Sfoglia pianificazione per selezionare una pianificazione o modificare la selezione. Fare clic su Cancella pianificazione per lasciare momentaneamente vuoto il campo relativo alla disposizione. È possibile rivedere le pagine delle informazioni di qualsiasi pianificazione assegnata facendo clic sulla relativa icona Ottieni informazioni.
- Una volta terminata la ricerca della pianificazione, fare clic su Seleziona sotto il nome della pianificazione di disposizione che si desidera assegnare alla cartella.
- Se necessario, specificare l'autorità di disposizione che si occuperà dello smaltimento della cartella record al momento prestabilito.
Per impostazione predefinita, l'autorità di disposizione specificata per la pianificazione di disposizione selezionata verrà assegnata automaticamente quale autorità di disposizione per la cartella record. Se non è stata impostata alcuna autorità di disposizione per la pianificazione selezionata, verrà applicata l'autorità di disposizione impostata per la cartella. Se si decide di specificare subito l'autorità di disposizione e impostare la pianificazione di disposizione in un secondo momento, l'autorità di disposizione impostata per la pianificazione sostituisce l'autorità di disposizione precedentemente impostata per la cartella record.
- Fare clic su Avanti per impostare il record vitale per la cartella record oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra.
Imposta record vitale
Se i record creati nella cartella record richiedono revisioni e aggiornamenti continui, è possibile contrassegnare la cartella record come Vitale in questa fase. Ciascun record creato in tale cartella viene automaticamente classificato come Vitale.
- Per specificare che i record presenti nella cartella sono vitali, selezionare Vero dal menu a discesa Indicatore record vitale.
- Se lo si desidera, è possibile immettere una descrizione dei record vitali da aggiungere alla cartella record.
- Dal menu Azione revisione record vitale, selezionare l'azione che verrà avviata con il ciclo di revisione o aggiornamento periodico dei record vitali. Il menu elenca le azioni di revisione vitale precedentemente create come descritto in Aggiunta di un'azione.
- Dal menu Revisione record vitale e ciclo di aggiornamento, selezionare l'evento che attiverà la revisione o l'aggiornamento periodico dei record vitali all'interno della cartella. Il menu elenca eventi ricorrenti precedentemente creati come descritto in Aggiunta di un evento ricorrente.
- Fare clic su Avanti per impostare la sicurezza e completare la creazione della cartella.
Imposta sicurezza
Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere alla cartella record e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente o gruppo. Le impostazioni di sicurezza specificate in questa fase possono essere sostituite dai contrassegni di sicurezza impostati sull'entità.
- Rivedere le impostazioni di sicurezza esistenti. Per informazioni sui diritti di accesso, vedere Specifica delle impostazioni di sicurezza.
- Per modificare i diritti di accesso di un utente o un gruppo specifico elencato nella pagina, fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo. Viene visualizzata la pagina Impostazioni di sicurezza in cui è possibile specificare le autorizzazioni di sicurezza di diversi utenti e gruppi.
- Per aggiungere nuovi utenti o gruppi all'elenco, fare clic su Aggiungi nuovo. Per rimuovere un utente o un gruppo esistente dall'elenco, selezionare l'opzione Rimuovi per tale utente o gruppo. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di utenti e gruppi a un oggetto.
- Per salvare le modifiche alle impostazioni di sicurezza e completare la creazione della cartella record, fare clic su Fine.
- Fare clic su OK per confermare la lettura del messaggio relativo all'aggiunta corretta di una cartella record, quindi uscire dalla procedura guidata.