Dispositions-Rückstellungen

Es können Situationen auftreten, in denen Sie den normalen Dispositionszeitplan für eine oder mehrere Einheiten aussetzen müssen, um sicherzustellen, dass sie über die genehmigte Aufbewahrungsfrist hinaus verfügbar bleiben. Beispiele wären ein gerichtliches Verfahren oder eine polizeiliche Untersuchung, während der die Akten nicht ausgesondert oder vernichtet werden dürfen, auch wenn dies im Dispositionszeitplan so vorgesehen war. In solchen Fällen können Sie für die Akten oder den betreffenden Container eine Rückstellung veranlassen. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dann diese Rückstellung aufheben, damit die normalen Dispositionsaktionen ihren Lauf nehmen können.

Rückstellungen sind möglich für Aktenkategorien, Aktenordner, Bände und Akten. Sie können vor dem Abgrenzungsdatum oder während einer beliebigen Phase danach veranlasst werden. Wenn ein Container zurückgestellt wird, gilt die Rückstellung für sämtliche darin gespeicherten Einheiten. Solange die Rückstellungen wirksam sind, kann das System keinen Workflow anstoßen, der mit der Dispositionsaktion für die betreffenden Einheiten verbunden ist. Mit anderen Worten: Der dazugehörige Dispositionszeitplan wird zeitweilig unwirksam. Es ist auch kein manuelles Löschen der betroffenen zurückgestellten Einheiten möglich.

Sie können für ein und dieselbe Einheit auch mehrere Dispositions-Rückstellungen veranlassen. Rückstellungen können manuell oder bedingt verhängt werden, je nach den festgelegten Kriterien. Für bedingte Rückstellungen sucht ein Sweep-Prozess nach Einheiten, die mit den Kriterien übereinstimmen, und stellt sie automatisch zurück. Bedingte Rückstellungen werden dynamisch angewendet. Es ist jederzeit möglich, die Rückstellung auf weitere Einheiten, die die Bedingungen erfüllen, auszudehnen. Dies geschieht während des nächsten geplanten Rückstellungs-Sweep.

Wenn eine Einheit zurückgestellt wird, müssen Sie angeben, welche Dispositions-Rückstellung zu verwenden ist. Deshalb müssen Sie zunächst Dispositions-Rückstellungen konfigurieren und dem System hinzufügen. Rückstellungen können aktiv oder inaktiv sein. Nur aktive Rückstellungen können Entitäten auferlegt werden.