Anzeigen und Ändern von Entitätseigenschaften über Informationsseiten

Jeder Entität von IBM InfoSphere Enterprise Records ist eine Gruppe von Informationsseiten zugeordnet, auf die Sie durch Klicken auf das entsprechende Symbol "Informationen abrufen" zugreifen können (Symbol 'Informationen abrufen'). Die Informationsseiten einer Entität stellen Eigenschaftsinformationen in Ansichten bereit. Benutzer mit ausreichenden Zugriffsberechtigungen können die Eigenschaftswerte der Einheit anzeigen und ändern. Über die Informationsseiten können Sie verschiedene Aktionen für die angezeigte Entität ausführen. Diese Aktionen entsprechen normalerweise dem Kontextmenü der Entität auf der Registerkarte "Durchsuchen".

So zeigen Sie die Eigenschaften einer Einheit an und ändern sie:

  1. Klicken Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" einer beliebigen Einheit. Die Standardansicht der meisten Einheiten ist die Seite "Eigenschaften". Eine ausführlichere Beschreibung zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie unter Eigenschaften - Referenz.

    HINWEIS  Das Feld "Datenträgername" ist bereits mit einem Musternamen ausgefüllt, der auf dem Muster basiert, das Sie während der Konfiguration ausgewählt haben. Sie können einen beliebigen Namen in das Feld "Datenträgername" eingeben, es dürfen jedoch keine doppelten Datenträgernamen vorkommen. Der Datenträgername darf die folgenden Zeichen nicht enthalten:

    \ / : * ? " < > |,
  2. Zur Anzeige weiterer Informationen klicken Sie einfach im oberen Teil des linken Fensterbereichs auf den Namen der entsprechenden Informationsseite.

    Einige Eigenschaften werden beim Aussonderungsscanvorgang oder bei der Rückstellung der Aussonderung aktualisiert, so dass sich die Werte nach der Ausführung dieser Prozesse ändern können.
  3. Wählen Sie den Text aus und ersetzen Sie ihn oder wählen Sie Werte aus Menüs oder anderen Dialogfeldern aus, um die Eigenschaftswerte zu ändern.
  4. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  5. Zum Schließen der Informationsseite klicken Sie auf "Beenden".

Wenn Sie Eigenschaften in einer bestimmten Ansicht geändert haben, sie aber nicht anwenden, bevor Sie eine andere Eigenschaftenseite aufrufen, wird die geänderte Seite mit einem Stiftsymbol markiert. Wenn Sie beim Ändern von Seiten nicht auf jeder Seite auf "Anwenden" klicken, stellen Sie sicher, dass Sie zu jeder Seite mit Stiftsymbol zurückkehren und auf Anwenden klicken, da andernfalls die Änderungen beim Verlassen der Informationsseiten verloren gehen.

Auf der Grundlage der entsprechenden funktionalen Berechtigungen für Ihre Rolle werden Eigenschaften als schreibgeschützt oder bearbeitbar angezeigt.

So drucken Sie die Eigenschaften einer Einheit:

Der Link "Druckbare Ansicht" oben rechts auf manchen Informationsseiten stellt eine eindeutige Liste der Eigenschaften in einem druckbaren Format bereit. Für eine Entität ist die druckbare Liste normalerweise dieselbe, unabhängig von der Informationsseite, von der aus Sie auf den Bericht zugreifen. Sie fallen jedoch je nach Einheitentyp unterschiedlich aus.

  1. Klicken Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" der Einheit.
  2. Klicken Sie auf einer beliebigen Seite, die rechts oben das Druckersymbol aufweist, auf "Druckbare Ansicht".
  3. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Drucken". Die HTML-Seite wird gedruckt.

Die folgende Tabelle beschreibt die Ansichten, die auf den Informationsseiten verfügbar sind. Jeder Einheitentyp verfügt über einen eigenen Satz von Ansichten.

Ansicht Beschreibung
Eigenschaften Die Ansicht "Eigenschaften" wird beim Öffnen der Informationsseiten einer Einheit standardmäßig angezeigt. Hier finden Sie alle mit der betreffenden Einheit verbundenen Eigenschaften. Ein roter Stern zeigt an, dass ein Eigenschaftswert erforderlich ist. Diese Ansicht dient hauptsächlich dazu, die Eigenschaften einer Einheit zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.
Sicherheitsklassifikation Diese Ansicht enthält die Eigenschaften zum Thema Sicherheitsklassifikation. In der Ansicht "Sicherheitsklassifikation" können Sie die Metadaten-Eigenschaften von klassifizierten Akten nach deren Ablage bearbeiten. Nähere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Ändern von Sicherheitsklassifikations-Eigenschaften.
Disposition In der Ansicht "Disposition" ändern Sie den derzeit mit der Einheit verbundenen Dispositionszeitplan. Dazu können Sie entweder den Dispositionszeitplan der übergeordneten Einheit übernehmen ("erben") oder der Einheit einen anderen Zeitplan zuordnen. Außerdem können Sie den Benutzer oder die Gruppe ändern, die für die Disposition der Einheit zuständig ist. Anweisungen zum Verbinden eines anderen Dispositionszeitplans mit einer Einheit finden Sie unter Ändern des mit einer Einheit verbundenen Dispositionszeitplans.
Kritische Akte In der Ansicht "Kritische Akte" können Sie angeben, ob die Kategorie bzw. der Ordner kritische Akten enthält. Außerdem wählen Sie hier das Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten auslöst, sowie die Aktion, die bei Eintritt der Überprüfung ausgeführt wird. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie unter Kennzeichnen von kritischen Akten.
Bedingung In der Ansicht "Bedingung" werden die Auslösekriterien für ein internes Ereignis definiert. Dazu wählen Sie Bedingungsoperatoren, legen Eigenschaftswerte fest und erstellen Bedingungen mit einem Verbindungsoperator. Darüber hinaus können Sie auch zusätzliche Eigenschaften für den ausgewählten Einheitentyp definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines internen Ereignisses.
Sicherheit In der Ansicht "Sicherheit" können Sie die Sicherheitseinstellungen einer Einheit anzeigen und ändern (vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte). Die Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Benutzer und Gruppen auf die Einheit zugreifen dürfen, und steuern deren Berechtigungen. Außerdem können Sie den Einstellungen eine Sicherheitsstrategie zuweisen. Informationen zum Angeben der Sicherheit einer Entität finden Sie unter Einstellen oder Ändern der Sicherheit eines Objekts.
Abgelegt in

Die Ansicht Abgelegt in wird nur für Schriftstücke angezeigt. Mit dieser Ansicht können Sie eine Liste der Entitäten anzeigen, in der das derzeit ausgewählte Schriftstück abgelegt ist. Die Ansicht enthält Folgendes:

  • den vollständigen Pfad der Einheiten in der Ablage der Akte
  • das Erstellungsdatum der Akte
  • den Benutzer, der die Akte erstellt hat

Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen der Container, in denen eine Akte abgelegt wurde.

Details

Über die Ansicht Details können Sie die schreibgeschützten Eigenschaften einer Entität/eines zugeordneten Objekts und die entsprechenden Werte prüfen.

Bei Aktenkategorien, Aktenordnern, Bänden und Akten werden die Eigenschaften in Gruppen wie "Allgemein", "Disposition", "Kritisch", "Physisch" und "Zusätzliche Akteneinzelheiten" gegliedert. Sie können Eigenschaften anzeigen und ausblenden, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, indem Sie auf die Symbole zum Anzeigen und Ausblenden von Details neben dem Gruppennamen klicken: Details anzeigen Details ausblenden.

Verknüpfungen Eine Verknüpfung stellt eine Beziehung zwischen zwei Einheiten dar. In der Ansicht "Verknüpfungen" werden die verschiedenen Verknüpfungen einer Einheit angezeigt. Sie ist nur auf den Informationsseiten von Aktenordner und Akten verfügbar. Nähere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Ändern von Verknüpfungen.
Verlauf Über die Ansicht Verlauf können Sie die Operationen überwachen, die für jede IBM InfoSphere Enterprise Records-Entität ausgeführt werden. Durch die Überwachung von Entitäten in IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie die Operationen überwachen, die für IBM InfoSphere Enterprise Records-Entitäten durchgeführt werden, wie Erstellen, Aussondern, Zugriff auf, Verschieben, Kopieren und Neuzuordnen eines Aussonderungszeitplans. Weitere Informationen zum Überwachen einer Entität finden Sie im Abschnitt zum Verwenden der IBM InfoSphere Enterprise Records-Verlaufsansicht.
Rückstellungen In der Ansicht "Rückstellungen" können Sie die Dispositions-Rückstellungen einer Einheit anzeigen, ändern und löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Dispositions-Rückstellungen.
Grund Wenn Sie Informationsseiten für einen Aussonderungszeitplan anzeigen, ist die Standardsicht "Grund". Wenn Sie eine Änderung vornehmen, sollten Sie einen Grund dafür angeben. Andernfalls wählen Sie die gewünschte Ansicht.
Zeitplan In dieser Ansicht ändern Sie den Namen, die Beschreibung und die Dispositions-Autorität des ausgewählten Dispositions-Zeitplans.
Phasen Wenn der angezeigte Dispositionszeitplan Phasen aufweist, so werden diese in dieser Ansicht aufgelistet. Zum Entfernen einer Phase klicken Sie auf das dazugehörige Kontrollkästchen, zum Hinzufügen weiterer Phasen wählen Sie "Neu hinzufügen". Um nähere Informationen zu einer Phase zu erhalten oder diese Informationen zu ändern, klicken Sie auf den Namen der Phase.
Zurückgestellte Einheiten Diese Ansicht zeigt Entitäten an, für eine bestimmte Rückstellung angewendet wird. In dieser Ansicht können Sie die Rückstellung für eine Entität entfernen oder mit einem Suchvorgang die Anzeige der zurückgestellten Entitäten filtern. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Ändern zurückgestellter Entitäten.

Aktionen auf den Informationsseiten

Auf den Informationsseiten können auch dem jeweiligen Einheitentyp entsprechende Aktionen ausgeführt werden. Diese befinden sich im unteren Teil des linken Fensterbereichs. Die folgende Tabelle beschreibt die Aktionen, die auf den Informationsseiten verfügbar sind.

  Aktionen auf den Informationsseiten

Symbol 'Löschen'

Löschen  Mit der Aktion "Löschen" können Sie eine Entität löschen. Informationen zum Löschen verschiedener Entitäten finden Sie in den folgenden Themen:

Symbol 'Schließen' Schließen Mit der Aktion "Schließen" können Sie die Erstellung von untergeordneten Entitäten innerhalb einer Schriftstückkategorie, eines Schriftstückordners oder eines Bands beschränken. Weitere Informationen finden Sie unter Schließen und erneutes Öffnen von Kategorien, Ordnern oder Bänden.
Symbol 'Verschieben' Verschieben  Mit der Aktion "Verschieben" können Sie eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner mit dem gesamten Inhalt innerhalb desselben Aktenplans an eine andere Position verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Verschieben einer Aktenkategorie oder eines Aktenordners.
Symbol 'Erneut öffnen' Erneut öffnen  Mit der Aktion "Erneut öffnen" können Sie eine geschlossene Schriftstückkategorie, einen geschlossenen Schriftstückordner oder einen geschlossenen Band erneut öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Schließen und erneutes Öffnen von Kategorien, Ordnern oder Bänden.
Symbol 'Aktivieren' Aktivieren  Mit der Aktion "Aktivieren" können Sie eine inaktive Schriftstückkategorie oder einen inaktiven Schriftstückordner erneut aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren/Deaktivieren von Kategorien und Ordnern.
Symbol 'Inaktivieren' Deaktivieren Mit der Aktion "Deaktivieren" können Sie eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner inaktivieren. In inaktiven Containern können keine neue Einheiten erstellt werden, und sie werden den Benutzern beim Deklarieren einer Akte auch nicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren/Deaktivieren von Kategorien und Ordnern.
Symbol 'Zurückstellen' Zurückstellen  Mit der Aktion "Zurückstellen" können Sie die Ausführung von Aussonderungsaktionen für eine Schriftstückkategorie, einen Schriftstückordner, einen Datenträger oder ein Schriftstück aussetzen oder stoppen. Zurückgestellte Einheiten können mithilfe der Aktion "Löschen" nicht entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelle Rückstellung von Einheiten.
Symbol 'Disposition initiieren' Disposition initiieren  Mit der Aktion "Disposition initiieren" können Sie einen Aussonderungszeitplan für eine Entität ausführen. Informationen hierzu finden Sie unter Anstoßen eines Dispositionszeitplans.
Symbol 'Datei' Datei  Mit der Aktion "Datei" können Sie innerhalb desselben Aktenplans auf ein anderes Schriftstück an einer anderen Position verweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Ablegen von Akten.
Symbol 'Verschieben' Verschieben  Mit der Aktion "Verschieben" können Sie ein Schriftstück innerhalb desselben Aktenplans von einer Position an eine andere verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Verschieben von Akten.
Symbol 'Link erstellen' Link erstellen  Mit der Aktion "Link erstellen" können Sie einen Link von einem Schriftstück oder Schriftstückordner auf ein anderes Objekt erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Verknüpfung.
Symbol 'Starten/Auschecken' Starten/Auschecken Mit der Aktion "Starten/Auschecken" können Sie einen Workflow starten. Allgemeine Informationen zu Workflows finden Sie unter Workflows.
Symbol 'Kopieren' Kopieren  Mit der Aktion "Kopieren" können Sie ein Schriftstück innerhalb desselben Aktenplans an eine andere Position kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter Kopieren einer Akte.
Symbol 'Klassifikation aufheben' Klassifikation aufheben  Mit der Aktion "Klassifikation aufheben" können Sie alle Klassifizierungsstufen von einem Schriftstück entfernen.
Symbol 'Klassifikation aktualisieren' Klassifikation aktualisieren  Mit der Aktion "Klassifikation aktualisieren" können Sie ein Upgrade für die Klassifikation eines Schriftstücks durchführen. Mit diesem Link können Sie ein zuvor nicht klassifiziertes Schriftstück klassifizieren oder ein Upgrade für die aktuelle Klassifikationsstufe durchführen, beispielsweise von "Geheim" auf "Streng geheim".
Symbol 'Downgradeklassfikation' Downgradeklassfikation  Mit der Aktion "Downgradeklassfikation" können Sie die Klassifikation eines Schriftstücks herabstufen. Mit dieser Verknüpfung können Sie die aktuelle Klassifikationsstufe herabsetzen, z. B. von "Streng geheim" auf "Geheim". Das Herabstufen von einer beliebigen Klassifikationsstufe auf "Nicht klassifiziert" ist nur über die Aktion "Klassifikation aufheben" möglich.
Symbol 'Dokumentinformationen anzeigen' Dokumentinformationen anzeigen  Mit der Aktion "Dokumentinformationen anzeigen" können Sie die Workplace-Informationsseiten des Schriftstücks anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen der Dokumentinformationen einer Akte.
Symbol 'Musterebene verwalten' Musterebene verwalten  Geben Sie die Musterzeichenfolgen für Namensmuster ein, die automatisch verschiedene Entitäten auf verschiedenen Stufen im Aktenplan benennen.
Symbol 'Sicherheitsskript ausführen' Sicherheitsskript ausführen  Mit der Aktion "Sicherheitsskript ausführen" können Sie den IBM InfoSphere Enterprise Records-Gruppen neue Mitglieder hinzufügen, um die gesamte Sicherheit für IBM InfoSphere Enterprise Records-bezogene Klassen und Ordner festzulegen. Siehe Sicherheit festlegen.
Symbol 'Vorlagen importieren' Vorlagen importieren  Mit der Aktion "Vorlagen importieren" können Sie die IBM InfoSphere Enterprise Records-Vorlage zum Deklarieren physischer Schriftstücke und die IBM InfoSphere Enterprise Records-Suchvorlage importieren. Siehe Beispielvorlagen importieren.
Symbol 'In FPOS und ROS konvertieren' In FPOS und ROS konvertieren Mit der Aktion "In FPOS und ROS konvertieren" können Sie einem konfigurierten Schriftstück-Objektspeicher (ROS) einen Aktenplan-Objektspeicher (FPOS) hinzufügen. Siehe In FPOS und ROS konvertieren.
Symbol 'Klassifiziertes Dokument einbeziehen' Klassifiziertes Dokument einbeziehen Mit der Aktion "Klassifiziertes Dokument einbeziehen" können Sie angeben, ob der Objektspeicher klassifizierte Dokumente enthalten soll. Siehe Einstellungen für klassifizierte Dokumente hinzufügen.
Symbol 'NARA-Eigenschaften einbeziehen' NARA-Eigenschaften einbeziehen Mit der Aktion "NARA-Eigenschaften einbeziehen" können Sie angeben, ob der Objektspeicher Dokumente mit NARA-Eigenschaften (National Archives and Records Administration) enthalten soll. Siehe NARA-Eigenschaften hinzufügen.