报告配置和先决条件

本主题提供:

在可以生成报告之前,您必须执行以下为该报告所列示的所有先决条件。在安装 IBM InfoSphere Enterprise Records 的过程中,您必须还已经配置了报告服务器。有关更多信息,请参阅 IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide

IBM InfoSphere Enterprise Records 报告

以下报告基于当前选定的缺省归档计划,该归档计划由管理员确定。要生成报告,请在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中选择“报告”选项卡,然后按照提示输入作为报告基础的具体配置条件。

为报告输入条件时,通常您可以输入信息,也可以选择信息。但是,为了确保信息正确无误,最初您应该采用选择的方式,直到您已熟悉所预期的数据。例如,当指定归档计划的部分时,您必须指定完整路径,并以 /Records Management 开头。

对于很多报告,您必须运行处理扫描以获得最新信息。有关更多信息,请参阅运行处理扫描。要对生成报告进行优化,请参阅性能

用户执行的操作

此报告基于最后一个修改者的姓名。它并不显示指定用户所执行的每个操作。例如,如果用户创建了报告而且其他人并未编辑此报告,那么该用户仍为最后一位修改者,并且此报告将列示该创建事件。如果其他人修改了报告,那么创建者的姓名将不会显示在该记录的报告中,因为他/她不再是最后一个修改者。

运行此报告前,请执行以下先决条件:

报告将仅列示启用审计后执行的操作。有关更多信息,请参阅审计

注意:只有在下列情况下,此报告才会显示删除事件:

用户执行的操作
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
用户名 输入用户名,或者单击“选择用户”以搜索并选择您要查询其操作的用户。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的操作日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的操作日期。
RM 实体类型 通过从列表中单击一个或多个 RM 实体(使用 Shift + click 或 Ctrl + click)进行选择。
报告类型

选择“详细”可以查看“事件名称”、“实体类型”、“用户名”、“操作日期”、“实体名称”和“全部实体”。

选择“摘要”可以查看“事件名称”、“事件类型”和“全部实体”。

处理操作涉及的类别和文件夹

此报告显示了哪些类别和文件夹受指定处理操作的影响。您必须先前已将处理调度分配到类别或文件夹。运行处理扫描以查看最新信息。有关更多信息,请参阅添加操作 将处理调度与实体关联以及运行处理扫描

类别和文件夹(按处理操作排列)
属性 描述
处理操作 从下拉列表中选择处理操作,该下拉列表包括“审阅”、“导出”、“转移”、“销毁”、“过渡转移”、“截止”或“重要审阅”。
开始日期 单击日历图标并选择报告的开始日期。这定义了执行选定处理操作所在周期的开始。
结束日期 单击日历图标并选择报告的结束日期。这定义了执行选定处理操作所在周期的结束。.
报告类型

选择“详细”可以查看“阶段执行日期”、“处理调度名称”、“实体类型”、“创建日期”、“创建者”和“实体名称”。

选择“摘要”可以查看“阶段执行日期”、“处理调度名称”、“实体类型”和“全部实体”。

归档计划中定义的处理调度

本报告列示了在特定归档计划中显示的处理调度。有关处理调度的更多信息,请参阅处理调度

归档计划中定义的处理调度
属性 描述
报告类型

选择“详细”可以查看“处理调度名称”、“操作名称”、“实体类型”和“实体名称”。

选择“摘要”可以查看“处理调度名称”、“实体类型”和“全部实体”。

分配到记录类型的处理调度

运行此报告前,请执行以下先决条件:

分配到记录类型的处理调度
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
处理调度名称 单击“选择处理调度”以从显示的列表中选择处理调度或输入名称。请注意,如果您选择的或输入的文本显示在任何其他调度名称中,那么该调度也将被选定。
报告类型

选择“详细”可以查看“调度名称”、“实体名称”、“创建日期”、“创建者”和记录总数。

选择“摘要”可以查看“调度名称”和记录总数。

与处理调度关联的电子类别和文件夹

此报告显示了哪些类别和文件夹与指定的处理调度相关联。有关更多信息,请参阅将处理调度与实体关联

与处理调度相关联的电子类别和文件夹
属性 描述
处理调度名称 单击“选择处理调度”以从显示的列表中选择处理调度或输入名称。请注意,如果您选择的或输入的文本显示在任何其他调度名称中,那么该调度也将被选定。
RM 实体类型 通过从列表中单击一个或多个 RM 实体(使用 Shift + click 或 Ctrl + click)进行选择。
报告类型

选择“详细”可以查看“调度名称”、“操作名称”、“RM 实体类型”、“创建日期”、“创建者”和“RM 实体名称”。

选择“摘要”可以查看“调度名称”、“操作名称”、“RM 实体类型”和“全部实体”。

电子文件夹和记录(按保护标记排列)(仅限于 PRO)

此报告显示了先前为选定的安全性分类标记了哪些文件夹和/或记录。您必须为建立您的分类的数据库输入用户标识和密码。您可以查看您的分类或更低分类的信息。

电子文件夹和记录(按保护标记排列)
属性 描述
安全性类别 选择一个或多个安全性类别(“最高机密”、“机密”、“保密”、“受限”或“非保密”)
RM 实体类型 选择一个或两个实体类型(您希望将报告用于实体类型)
报告类型 选择“详细”可以查看“安全性类别”、“RM 实体类型”、“创建日期”、“创建者”和“RM 实体名称”。选择“摘要”可以查看“安全性类别”、“RM 实体类型”和“全部实体”。

在特定时间段内创建的电子文件夹

此报告显示了在特定时间段内创建了哪些电子文件夹。

在特定时间段内创建的电子文件夹
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的创建日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的创建日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“创建日期”、“创建者”和“RM 实体名称”。

选择“摘要”可以查看“创建日期”和“创建的记录文件夹的数目”。

用户在特定时间段内创建的电子记录

本报告列示了在您指定的时间段内指定用户所创建的电子记录。

用户在特定时间段内创建的电子记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的创建日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的创建日期。
由用户创建 输入用户名,或者单击“选择用户”以搜索并选择您要为其生成报告的用户。
报告类型

选择“详细”可以查看“创建者”、“创建日期”和“RM 实体名称”。

选择“摘要”可以查看“创建者”、“创建日期”和“已创建实体的数目”。

用户在特定时间段内查看的电子记录

此报告显示 IBM InfoSphere Enterprise Records 用户在您指定的时间段内查看的记录。运行此报告前,请执行以下先决条件:

有关审计的更多信息,请参阅启用或禁用审计

报告列示的只是启用审计后所查看的记录。

用户在特定时间段内查看的电子记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的查看日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的查看日期。
查看用户 输入用户名,或者单击“选择用户”以搜索并选择您要为其生成报告的用户。
报告类型

选择“详细”可以查看“查看者”、“查看日期”、“创建者”、“创建日期”、“RM 实体名称”和记录总数。

选择“摘要”可以查看“查看者”、“查看日期”和“全部实体”。

在特定时间段内打开和关闭的电子卷

此报告显示了在您指定的时间段内打开或关闭了哪些电子卷。对于您可以为二者查询的详细报告;对于摘要报告,您可以指定打开或关闭。有关打开或关闭卷的方法的信息,请参阅

在特定时间段内打开和关闭的电子卷
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的开放/关闭日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的开放/关闭日期。
操作 单击“开放”和/或“关闭”复选框(根据情况),这取决于报告内应包括的内容。
报告类型

选择“详细”可以查看“开放日期”、“关闭日期”(任一个或两者)、“关闭者”、“创建日期”、“创建者”和“RM 实体名称”。

选择“摘要”可以查看“开放日期”(或“关闭日期”)以及开放的或关闭的实体数目。

与处理调度相关联的文件夹和记录

此报告显示了在指定时间段内将指定的处理调度与哪些文件夹和记录进行了关联。

与处理调度相关联的文件夹和记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
处理调度名称 单击“选择处理调度”以从显示的列表中选择处理调度或输入名称。如果您选择的或输入的文本显示在任何其他调度名称中,那么该调度也将被选定。该字段区分大小写。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的关联日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的关联日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“处理调度”、“实体类型”、“操作名称”、“分配日期”、“创建日期”、“创建者”和“实体名称”。

选择“摘要”可以查看“分配日期”、“处理调度”和“实体类型”。

处理操作涉及的文件夹和记录

此报告显示了受指定操作影响的实体。您必须先将此操作与一个或多个处理调度关联并将处理调度与一个或多个类别或文件夹关联,才能生成此报告。运行处理扫描以获取报告中的最新信息。

注意:此报告只包含有关文件夹的信息。

相关联的文件夹和记录(按处理操作排列)
属性 描述
处理操作 从下拉列表中选择处理操作,该下拉列表包括“审阅”、“导出”、“转移”、“销毁”、“过渡转移”、“截止”或“重要审阅”。
开始日期 单击日历图标并选择报告的开始日期。这定义了执行选定处理操作所在周期的开始。
结束日期 单击日历图标并选择报告的结束日期。这定义了执行选定处理操作所在周期的结束。
报告类型

选择“详细”可以查看“操作名称”、“实体名称”、“阶段执行日期”、“申报日期/归档日期”、“创建者”、“调度名称”、“标识”、“位置”、“记录类别/文件夹标识符”、“媒体类型”和“格式”。

选择“摘要”可以查看“操作名称”、“RM 实体类型”和“全部实体”。

处于挂起状态的文件夹和记录

此报告显示了哪些文件夹和记录当前处于挂起状态。先前必须已创建一个或多个挂起并将它们应用于实体。日期是指该挂起的应用时间。

处于挂起状态的文件夹和记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早挂起日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚挂起日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“实体类型”、“实体名称”、“创建日期”、“创建者”、“挂起日期”、“挂起名称”、“标识”、“位置”、“记录类别/文件夹标识符”、“媒体类型”和“格式”。

选择“摘要”可以查看“实体类型”和“全部实体”。

应用程序类型所对应的电子记录的位置

按照创建关联文档的应用程序的类型,此报告显示了记录的位置。报告可使用申报记录的“格式”字段中的数据。在基本数据模型和 PRO 数据模型中申报电子记录时,“格式”字段为可选条目,但在 DoD 数据模型中该字段为必填字段。只要“格式”字段中的值与您可以为此报告选择的其中一种格式类型相匹配,就将为此报告选择该记录。

电子记录的位置(按应用程序类型排列)
属性 描述
应用程序类型 单击“选择应用程序类型”,并从接下来显示的列表中选择一个应用程序类型。如有必要,请单击“下一页”以转至应用程序类型的下一页。
报告类型

选择“详细”可以查看“应用程序类型”、“创建者”、“创建日期”和“RM 实体名称”(包括位置)。

选择“摘要”可以查看“应用程序类型”、“位置”和“实体数目”。

到期进行降级或销密的记录(仅限于“DoD 分类”)

此报告列示了要在指定时间段内计划进行降级或销密的记录。仅当过了足够长的时间,这样某些记录到期要在分类中进行该更改时此报告才会生成结果。用户将要看到的只是等于或低于它们本身安全性分类的记录。此报告中无法使用“降级事件”。

到期进行降级或销密的记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”以浏览至归档计划的部分(您希望将报告用于该归档计划部分)。当在路径的末端列示相应的条目时,请单击“确定”。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
分类操作 选择“降级”可以查找要从最高机密或机密移动到较低分类的记录。选择“销密”可以查找要从最高机密、机密或保密移动到非保密的记录。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“降级”选项的按日期的“降级”、“当前分类”、“记录标题”和“降级指令”。对于“销密”选项,报告将显示“销密日期”、“当前分类”和“记录标题”。

选择“摘要可以查看“降级”选项的按日期的“降级”、“当前分类”和“记录标题”。对于“销密”选项,报告将显示“销密日期”、“当前分类”和“记录标题”。

没有相关处理调度的记录文件夹

如果您在创建记录文件夹的处理调度前创建记录文件夹,那么当您准备好分配它们的处理调度时,稍后请使用此报告来查找这些文件夹。此报告可应用于整个归档计划。

没有相关联处理调度的记录文件夹
属性 描述
报告类型

选择“详细”可以查看“实体类型”、“实体名称”、“标识”、“创建日期/归档日期”、“创建者”、“位置”、“记录类别/文件夹标识符”、“媒体类型”和“格式”。

选择“摘要”仅可以查看每个“实体类型”中的实体数目。

在特定时间段内作出的审阅决定

此报告列示了已为其做出指定的审阅决定的所有类别、文件夹和记录。此报告可应用于整个归档计划。您先前必须已创建处理调度并将其应用于相应的 IBM InfoSphere Enterprise Records 文件夹以及运行处理扫描。审阅员必须已经完成他们工作流收件箱(或 RecordsManagerApproval 公用收件箱)中的任务。

在运行此报告之前,您必须通过完成此步骤来创建定制对象:

  1. 在 Enterprise Manager(EM)中,转到“FPOS”>“记录管理”>“RM Master”>“系统配置”。
  2. 单击并选择“新建”>“定制对象”。
  3. 输入定制对象名称,并然后单击“下一步”
  4. 选中“列示隐藏的类”复选框。
  5. 从列表中,选择“系统配置”类。
  6. 在“属性名”字段中,准确地输入以下字符串:“Disposal Phase Required”。
  7. 在“属性值”字段中,输入“1”。
  8. 完成创建对象。
  9. 刷新对象库。
在特定时间段内作出的审阅决定
属性 描述
审阅决定 从包括“核准”、“拒绝”、“挂起”或“更改调度”的下拉菜单中选择审阅决定。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的审阅日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最晚的日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“阶段决定日期”(月份)、“调度名称”、“实体类型”、“阶段决定日期”(日和时间)、“审阅注释”、“创建日期”和“创建者”。

选择“摘要”可以查看“阶段决定日期”(月份)、“调度名称”、“实体类型”和“全部”。

结构化归档计划视图

此报告列示了归档计划选定部分中的类别或文件夹(或两者)。日期指的是创建实体的时间。

结构化归档计划视图
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
RM 实体类型 通过从列表中单击一个或多个 RM 实体(使用 Shift + click 或 Ctrl + click)进行选择。
开始日期 单击日历图标并选择报告所基于的最早的创建日期。
结束日期 单击日历图标并选择报告所基于的最后的创建日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“实体类型”、“创建者”、“创建日期”、“实体名称”和该实体类型的总数。

选择“摘要”仅可以查看该实体类型的数目。

到期进行处理的重要记录

此报告显示了在您指定的时间范围内哪些重要记录到期要进行审阅(或其他已配置的操作)。当周期性地启动操作时,您必须先前已经设置了重要审阅操作和重复日期。记录的重要标识符必须设置为 True。运行处理扫描以在运行此报告之前更新记录。有关更多信息,请参阅设置重要记录

到期进行处理的重要记录
属性 描述
指定归档计划的部分 单击“浏览”选择您要在此运行报告的归档计划的部分。如果未指定一个部分,那么将使用整个归档计划。
开始日期 单击日历图标并选择重要记录审阅的最早日期。
结束日期 单击日历图标并选择重要记录审阅的最晚日期。
报告类型

选择“详细”可以查看“审阅日期”、“创建日期”、“创建者”和“实体名称”。

选择“摘要”可以查看“审阅日期”和记录总数。