Hinzufügen eines Namensmusters

Ein Namensmuster dient der automatischen Benennung von Aktenkategorien, Aktenordnern und Akten unter Einhaltung bestimmter Konventionen. Wenn ein Benutzer eine Einheit erstellt, der ein Namensmuster zugewiesen wurde, erhält sie beim Einstellen der Eigenschaften automatisch einen Namen. Auf Wunsch kann der Benutzer diesen jedoch beliebig ändern.

Beim Einstellen der Eigenschaften werden automatisch Nummern in aufsteigender Reihenfolge vergeben. Wenn Sie den Vorgang abbrechen, bevor die Einheit erstellt wurde, geht die Nummer verloren, wird also nicht verwendet.

Automatisches Benennen von Akten

Für die automatische Benennung von Akten geben Sie ein Namensmuster in das Feld "Aktenmuster" des übergeordneten Containers ein. Das Aktenmuster ist eine Eigenschaft des Containers. Alle danach in diesem Container deklarierten Akten übernehmen den nächsten Namen innerhalb der Sequenz, wobei die Nummer jeweils um den im Feld "Erhöhung des Aktenmusters um" angegebenen Schritt hochgezählt wird. Siehe Namensmuster für eine Anleitung zum Erstellen eines solchen Musters.

Automatisches Benennen von Kategorien und Ordnern

So benennen Sie Kategorien und Ordner automatisch:

  1. Fügen Sie auf der Registerkarte "Konfigurieren" ein Namensmuster hinzu. Siehe So fügen Sie ein Namensmuster hinzu.
  2. Fügen Sie Musterebenen beginnend von der Bestätigungsseite oder später auf den Informationsseiten hinzu. Siehe So fügen Sie eine Musterebene hinzu.
  3. Weisen Sie einem Aktenplan ein Dateimuster zu. Siehe So weisen Sie einem Aktenplan ein Dateimuster zu.

Namensmuster-Syntax

Möglicherweise schreibt Ihr Geschäftsprozess vor, dass Ordnernamen mit dem Buchstaben A beginnen, gefolgt von zwei Zahlen für das Jahr, einem Bindestrich, und dann der Ordnernummer, also etwa: A07-000005. Das folgende Muster würde genau dies bewirken:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

Hier ist A der erste Buchstaben, YY steht für eine zweistellige Jahreszahl und \d ist eine Zahl. Das System stellt automatisch Standardwerte für Muster zur Verfügung, die in eckiger Klammer stehen []. YY wird durch die letzten beiden Zahlen des aktuellen Jahres ersetzt. \d wird durch eine automatisch hochgezählte Zahl ersetzt. Sie geben den den Schritt zum Hochzählen (Inkrement) bei Eingabe der Zeichenfolge in einem anderen Feld ein.

Wir wollen uns hier noch ein anderes Beispiel eines Namensmusters ansehen. Sie möchten eine Namenskonvention für Ordner erstellen, die mit "KX" beginnt, gefolgt von einer zweistelligen Jahresangabe, einem Punkt, einer zweistelligen Monatsangabe, einem Bindestrich und zwei Gruppen von hochgezählten Numeralen erstellen wie "KX07.06-0004-03.". Das folgende Beispiel erfüllt diese Anforderung:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Auf Wunsch können Sie auch selbst definierte Muster verwenden, um auf Metadaten basierende Muster zu erzeugen. Ihre organisationsbezogenen Richtlinien erfordern beispielsweise, dass die Namenskonvention für Schriftstückordner folgendes Format aufweist: Jahr, Leerzeichen, Betreff (Metadaten) des Schriftstückordners, Leerzeichen und eine fünfstellige Nummer. Beispiel: "2006 Loan 00005.". Hierzu können Sie ein Benennungsmuster mit folgenden Spezifikationen erstellen:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

oder

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

Das System liefert die Standardwerte für Jahr und Gegenstand, da diese Elemente in eckiger Klammer ([]) angegeben sind. THIS.EmailSubject ist ein benutzerdefiniertes Muster. Das System liefert den Wert des Metadatenfelds, EmailBetreff, das Sie angeben, für den übergeordneten Behälter des Ordners.

Sie müssen beim Erstellen des benutzerdefinierten Musters den symbolischen Namen der Eigenschaft angeben. Wenn für die angegebene Eigenchaft kein Wert verfügbar ist, wird ein Fehler erzeugt. Dieses benutzerdefinierte Muster gilt nur für Entitäten auf Stufe 2 oder darunter (3, 4 usw.) im Aktenplan. Aktenplanebene ist ein anderes Feld, das beim Hinzufügen einer Musterebene ausgefüllt wird.

TIPPS

Verwenden Sie nur zulässige Zeichen. Also beispielsweise keinen Schrägstrich (/) innerhalb von Datumsangaben. Unzulässige Zeichen sind:

\ / : * ? " < > |

Um sicherzustellen,dass die Benutzer die von Ihnen festgelegte maximale Anzahl von Zeichen im Namensmuster nicht überschreiten, verwenden Sie die Zeichen ^ und $. Wenn Sie beispielsweise das Namensmuster \d\d\d erstellen, setzen Sie ein ^ an den Anfang und ein $ ans Ende:

^\d\d\d$

Dies bewirkt, dass die angegebene Anzahl Zeichen bei der Eingabe nicht überschritten werden kann.

So fügen Sie ein Namensmuster hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutadministrator an und wählen Sie die Registerkarte "Konfigurieren".
  2. Klicken Sie auf "Namensmuster".
  3. Klicken Sie auf "Namensmuster hinzufügen".
  4. Geben Sie auf der Seite "Muster hinzufügen" einen Namen und eine Beschreibung für das Muster ein.
  5. Wählen Sie "Name" oder "Bezeichner" aus dem Dropdown-Menü"Auf Namen oder ID einstellen". Je nach dem ausgewählten Wert wird der Name oder die ID der Aktenkategorie oder des Ordners automatisch nach dem damit verbundenen Namensmuster generiert.
  6. Klicken Sie auf "Weiter".
  7. Stellen Sie die Berechtigungen für das Namensmuster ein und klicken Sie auf "Fertig stellen".
  8. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Musterebene hinzufügen", um dem Namensmuster Ebenen hinzuzufügen. Wenn Sie dies auf später verschieben wollen, klicken Sie jetzt auf OK, um die Seite "Muster hinzufügen" zu schließen. Siehe "Ändern eines Namensmusters" für eine Anleitung zum späteren Hinzufügen von Namensmustern.

So fügen Sie eine Musterebene hinzu:

Eine Musterebene liefert die Details des Musters, das auf Kategorien und Ordner anzuwenden ist. Sie geben eine oder mehrere Ebenen im Aktenplan an sowie den jeweiligen Einheitentyp. Wenn eine neue Einheit dieses Typs auf der angegebenen Ebene erstellt wird, erhält sie automatisch einen Namen in Übereinstimmung mit der Musterzeichenfolge und der hochgezählten Nummer.

Dieses Verfahren läuft von der Bestätigungsseite aus, wenn Sie auf "Musterebene hinzufügen" klicken. Für das spätere Hinzufügen von Musterebenen siehe Ändern eines Namensmusters.

  1. Eingeben einer Aktenplan-Ebenennummer Die Ebene in der Aktenplan-Hierarchie wird durch eine Nummer dargestellt, wobei die erste Kategorie innerhalb des Aktenplans 1 und die erste Unterkategorie 2 ist. Wenn diese Unterkategorie einen Ordner enthält, ist dies die Ebene 3.
  2. Für den passenden Einheitentyp wählen Sie entweder Aktenkategorie oder Aktenordner. Wenn Sie beispielsweise 3 als die Ebene und Aktenkategorie als Einheitentyp wählen, dann folgen alle Aktenkategorien auf der dritten Ebene im Aktenplan dem angegebenen Namensmuster.
  3. Geben Sie die Musterzeichenfolge wie oben beschrieben an. Siehe Namensmuster. Die Musterzeichenfolge muss ein numerisches Zeichen enthalten.
  4. Geben Sie einen Wert für "Erhöhung des Aktenmusters um" ein. Bei Verwendung des Werts 1 erhält jede neue Kategorie oder jeder Ordner die nächstfolgende Nummer. Ein Wert von 2 bewirkt, dass nur jede zweite Nummer vergeben wird. Dieses Feld muss größer als Null sein.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Muster wird am unteren Rand der Anzeige aufgeführt und die Felder werden geleert, sodass Sie für andere Entitäten und Ebenen andere Muster eingeben können.
  6. Klicken Sie auf "Beenden", wenn Sie mit dem Hinzufügen von Musterebenen fertig sind.

Beispiel

Wenn Sie möchten, dass die Unterkategorien einer Aktenkategorie der obersten Ebene automatisch benannt werden, erstellen Sie ein Muster für Ebene 2 und wählen Sie als Typ "Aktenkategorie". Wenn auch die Aktenordner in dieser Unterkategorien automatisch benannt werden sollen, erstellen Sie ein Muster für Ebene 3 und wählen als Typ "Aktenordner". Das Ergebns ist, dass Unterkategorien auf Ebene 2 und Ordner auf Ebene 3 automatisch benannt werden.

So fügen Sie Musterebenen später hinzu (oder ändern sie):

  1. Navigieren Sie zum Namensmuster (Registerkarte "Konfigurieren", Namensmuster) und klicken Sie auf "Informationen abrufen".
  2. Wählen Sie in der Randleiste "Musterebene verwalten".
  3. Beim Hinzufügen einer Musterebene füllen Sie die Felder wie im Abschnitt So fügen Sie eine Musterebene hinzu beschrieben aus. Beim Ändern einer bereits definierten Musterebene fahren Sie mit Schritt 4 fort.
  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld des Musters. Dadurch werden die bestehenden Daten in die Felder kopiert.
  5. Ändern Sie die Felder wie gewünscht und klicken Sie auf "Bearbeiten".
  6. Zum Abschluss klicken Sie auf "Beenden"

So weisen Sie einem Aktenplan ein Dateimuster hinzu:

Dieser Schritt ist obligatorisch, um die automatische Benennung zu aktivieren.

  1. Navigieren Sie zur Basisebene des Aktenplans, so dass der Pfad nur noch den Namen des Aktenplans zeigt.
  2. Klicken Sie auf "Informationen abrufen" für den Aktenplan (direkt unterhalb des Pfads). Das Namensmuster-Feld befindet sich auf der Seite "Eigenschaften".
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Namensmuster" den Namen des Musters, das verwendet werden soll.
  4. Klicken Sie auf "Anwenden" und dann auf "Beenden".