廃棄保留の追加または変更

次の手順では、廃棄保留をシステムに追加する方法、または後から廃棄保留を変更する方法について説明します。廃棄保留を作成する際、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、およびレコードの条件を設定できます。エンティティーが保留の条件を満たしているかどうかは、スケジューリングした保留スイープ処理によって決まります。条件を満たしている場合、保留が自動的に適用されます。条件が設定されていない廃棄保留は、手動でのみ適用できます。条件付き保留も手動で適用できますが、手動で削除することはできません。手動保留を削除できない場合を確認してください。条件付き保留は、動的保留とも呼ばれます。保留の条件を満たす新しいエンティティーは、次回、保留スイープを実行する際に、動的に保留状態に置かれます。

条件付き保留で使用する基準は、多数のエンティティーが誤って保留に配置されないよう慎重に設定する必要があります。保留の条件を設定する際は、「プレビュー」リンクを使用して、適用されるエンティティーを確認してください。

プレビュー」リンクでは「静的」検索モードが使用されるので、 全部の結果がユーザーに戻されない場合があります。 静的検索の最大結果数を定義する方法について詳しくは、「検索デフォルトの設定」を参照してください。

廃棄保留を追加するには

  1. Records Manager または Records Administrator としてサインインし、保留を作成する FPOS にアクセスします。
  2. 廃棄」タブを選択します。
  3. 保留保留アイコン をクリックします。
  4. 保留の追加 をクリックします 。
プロパティーの設定
  1. 保留の名前を入力します。
  2. この保留の追加理由を指定します。
  3. 保留のタイプを選択します。
  4. 保留を即座にアクティブにする場合は、「アクティブ」ドロップダウン・メニューで「True」を選択します。保留をアクティブにするには、保留スイープ経由、または手動で、エンティティーに保留を適用する必要があります。現時点で非アクティブのままにする場合は、「False」(デフォルト) を選択します。
  5. 次へ」をクリックして、保留スイープで保留を配置する条件を設定するか、「終了」(または「キャンセル」) をクリックします。条件を設定せずに終了した場合、この保留は手動でのみ適用できます。保留スイープからは無視されます。
条件の設定 (オプション)

レコード、カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームの条件を設定できます。どの場合も、1つ以上のプロパティー、演算子、値、複数のプロパティー間の関係を指定する結合の型を指定します。レコードの場合は、コンテンツ検索も指定できます。条件を設定して保留がアクティブになると、保留スイープにより、条件を満たすエンティティーに保留が自動的に適用されます。

プロパティーのセットを選択するには

  1. 条件を指定するエンティティーの「変更」ボタンをクリックします。
  2. 使用するプロパティーをドロップダウン・メニューから選択します。
  3. プロパティーのセットの指定が完了したら、「変更の承認」をクリックします。

プロパティー基準を設定するには

すべてのエンティティー・タイプに対して同じ方法で設定できます。使用するプロパティーのセットを選択して、次の手順を実行します。

  1. プロパティーごとに演算子をドロップダウン・メニューから選択します。使用可能な演算子は、プロパティーのタイプによって異なります。
  2. プロパティーごとに値を指定します。自由形式のテキストを入力するか、ドロップダウン・メニューから値を選択するか、日付を選択します (「日付を選択するには」を参照)。
  3. 2 つのプロパティー間の関係 (ジョイン・タイプ) を設定します。AND は両方が必ず真であることを意味し、OR はいずれか一方が真であることを意味します。

プロパティー値を空白のままにした場合は、IS NOT NULL 演算子を選択しない限り、基準として使用されません。

  これらの条件を設定するフィルターでは、パーセント (%) 文字とアンパーサンド (&) 文字を使用できません。

日付を選択するには

  1. カレンダー・アイコンをクリックします。
  2. 選択する日付をクリックします。デフォルトは当日の日付です。
    1. 年を変更するには、「<< または >>」をクリックします。クリックするごとに、年が 1 年変わります。年のリストを表示するには、マウス・ボタンを押したままにします。目的の年がリストにない場合は、最も近い年を選択し、もう一度マウス・ボタンを押したままにすると、新しいリストが表示されます。
    2. 月を変更するには、「< または >」をクリックします。クリックするごとに、月が 1 月変わります。月のリストを表示するには、マウス・ボタンを押したままにします。

前回指定した日付情報を削除するには、「クリア」をクリックします

注:   ロケールが米国の場合、日付の短い形式は mm/dd/yy です。年の値が 29 より大きい場合、年は 19XX と解釈されます。一方、年の値が 29 以下の場合は、20XX 年の日付と解釈されます。ただし、DoD 分類データ・モデルの場合、日付の分類解除が当日から 25 年になっているため、問題が生じる可能性があります。たとえば、2008 年の場合は、2033 年が 1933 年として解釈されてしまいます。このため、DoD 分類の場合、日付の短い形式は mm/dd/yyyy に変更されます。この変更は、分類ウィザード、分類の「情報」ページ、およびアクション・ページに表示されます。中形式、長い形式、完全形式など、その他の形式は従来と同様に機能します。日付に関連する混乱を回避するには、Workplace の設定で長い年の形式を使用することをお勧めします。設定の変更を即座に有効にするには、IBM InfoSphere Enterprise Records からサインアウトして、再びサインインする必要があります。

コンテンツを指定するには (レコードの場合のみ)

  1. 「コンテンツの内容」テキスト・ボックスに、検索に含めるテキストを入力します。関連するヒントについては、「コンテンツの指定」を参照してください。
  2. 「検索場所」メニューから、「メタデータ」(レコード・プロパティー内のテキストを検索する場合) または「コンテンツ」(宣言済みのドキュメント内のテキストを検索する場合) を選択します。
  3. 入力したテキストがエンティティーに含まれており、かつ (上記で指定した) プロパティーも真でなければならないように指定する場合は、演算子を「AND」に設定します。コンテンツまたはプロパティー条件のいずれかが真でなければならない場合は、OR に設定します。

プロパティーを削除するには、次のいずれかの操作を実行します。

条件を基準にエンティティーをプレビューするには

条件値が指定されたエンティティー・タイプごとに、指定した条件と一致するエンティティーのリストを表示するには、「プレビュー」リンクをクリックします。目的のエンティティーに保留が適切に配置されているかどうかをプレビューで確認することをお勧めします。

リストは、新しいウィンドウに表示されます。表示されるエンティティーの総数は、Workplace のサイト設定の「検索で返されるアイテムの最大数」で設定できます。

作業が終了したら、「閉じる」リンクをクリックします。

廃棄保留を変更するには

保留スイープでエンティティーに保留を適用する前に、保留の条件の編集または削除だけを実行することができます。

  1. 廃棄」タブを選択します。
  2. 保留」をクリックし、保留を検索します (ヒント:  より簡単にリストを取得するには、「フィルター」ボックスに名前の最初の数文字を入力して「次へ」をクリックします)。
  3. 変更する保留の「情報の取得」ボタンをクリックします。
  4. 「情報」ページのリストから、変更するページを選択し、上記の各種手順を実行します。セキュリティーを変更する場合は、「セキュリティー設定の指定」を参照してください。
  5. 作業が終了したら、「適用」をクリックします。