Introdução ao IBM InfoSphere Enterprise Records
O IBM InfoSphere Enterprise Records é um componente de complemento do conjunto de produtos IBM FileNet P8.
O IBM InfoSphere Enterprise Records permite que você crie e mantenha registros precisos, seguros e confiáveis para
informações eletrônicas e físicas. Você pode usar o IBM InfoSphere Enterprise Records para gerenciar registros de qualquer tipo, independente da mídia ou formato de armazenamento. A compreensão do IBM InfoSphere Enterprise Records depende da compreensão do que é um registro e por que você usa um sistema de gerenciamento de registros.
Registros e metadados
No contexto do IBM InfoSphere Enterprise Records, um registro são metadados--um arquivo que faz referência a e contém informações
sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico. Você pode criar um registro para colocar o documento ou objeto físico sob controle corporativo ou governamental, que especifica como o documento será armazenado, acessado e eventualmente descartado. Os metadados estão na forma de propriedades do registro, como o tipo de mídia, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. Você coloca os registros sob este controle como requerido pelas normas governamentais e diretrizes para o tipo de registro.
Um documento eletrônico pode ser um arquivo único, como um documento do Word, fotografia digital, ou um conjunto de arquivos relacionados que podem ser tratados como um único objeto, como uma mensagem de e-mail e seus anexos. Os arquivos eletrônicos existem em armazenadores de objeto e outros repositórios.
Quando você declara o documento como um registro, o IBM InfoSphere Enterprise Records gerencia o documento, incluindo sua possível classificação de segurança. Isto com freqüência altera o acesso ao documento e pode impedir que o autor modifique o documento.
Os objetos físicos podem consistir em fitas de vídeo, microfilme, discos rígidos, amostras de DNA, documentos impressos em papel e fotos. Eles podem estar armazenados em caixas ou arquivos dentro de depósitos e em outras instalações de arquivamento seguro. O registro mantém o acompanhamento da localização do objeto físico.
O termo registro é usado com freqüência para se referir informalmente ao arquivo de metadados ou ao documento ou objeto que foi declarado como um registro. Usualmente o contexto torna claro qual o uso intencionado.
Um repositório que contém documentos que podem ser declarados como registros é referido como o Repositório de registros ou como o Armazenador de objetos de registros (ROS). Os registros criados no IBM InfoSphere Enterprise Records são armazenados em repositórios chamados File Plan Object Stores (FPOS). Ambos os armazenadores de objetos fazem parte do Content Engine.
A figura a seguir exibe a criação de registros a partir de diferentes origens. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema.

Gerenciamento de registros
O gerenciamento de registros se refere às atividades gerenciais, como o planejamento, controle e organização para a criação, armazenamento, uso, recuperação e disposição de registros. Em outras palavras, o gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter os registros através de seu ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e disposição.
Necessidade de gerenciamento de registros
Para assegurar que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você precisa configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir um significativo montante de tempo em atividades não produtivas, como a localização manual de informações ou a pesquisa por registros faltantes ou erroneamente arquivados.
Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Isto pode resultar em multas pesadas, penalidades e outras conseqüências legais. Você também pode correr riscos associado com ações judiciais, confidencialidade e a segurança de informações críticas e vitais, se não mantiver e gerenciar apropriadamente os registros.
Use o IBM InfoSphere Enterprise Records para minimizar os riscos mencionados acima.
Você pode usar o IBM InfoSphere Enterprise Records para preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando necessário usando técnicas de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são destruídos ou arquivados.
Função do IBM InfoSphere Enterprise Records no gerenciamento de registros
O IBM InfoSphere Enterprise Records permite que você gerencie registros na empresa, independente da mídia de armazenamento. O propósito do IBM InfoSphere Enterprise Records é assegurar que:
- Os registros sejam facilmente acessíveis quando necessários no âmbito da empresa.
- Os registros sejam descartados quando não mais são úteis ou não mais são requeridos por uma diretiva legal, regulatória ou administrativa.
Usando o IBM InfoSphere Enterprise Records, você pode:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de arquivo) para armazenar registros.
- Gerenciar registros eletrônicos e registros físicos.
- Aplicar segurança em repositórios que contêm registros.
- Criar regras de retenção e disposição para registros.
- Forçar o arquivamento ou destruição de registros com base nestas regras.
- Controlar o acesso aos registros.
- Recuperar registros com base em critérios de pesquisa.
- Destruir registros que não são mais requeridos pela empresa.
Recursos e benefícios do
IBM InfoSphere Enterprise Records
A tabela a seguir lista os recursos do IBM InfoSphere Enterprise Records juntamente com os benefícios fornecidos por esse recurso.
Recurso |
Benefício |
Repositório centralizado para registros |
- Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
- Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade em tempo de informações relevantes.
|
Localizações e containeres virtuais para armazenar registros para documentos eletrônicos e físicos em uma hierarquia. |
- Controle sobre coleções de documentos impressos e arquivos eletrônicos.
- Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
- Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
- Controle de custo através do gasto reduzido em espaço de escritório, equipamentos e pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
|
Funções de pesquisa de fácil uso |
- Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
|
Regras de retenção e disposição para registros |
Controle definido pelo usuário sobre:
- Duração da retenção de um registro.
- Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
- Revisão dos registros antes de serem destruídos.
|
Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros. |
- Os registros não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados ou perdidos.
- Os registros somente são destruídos de acordo com a agenda de disposição ou como parte de um procedimento de auditoria.
- Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
|
Importação e exportação de registros |
- Os registros que não são requeridos com freqüência pela empresa, mas precisam ser retidos para estar em conformidade com regulamentos governamentais, podem ser exportados para alguma outra localização.
- Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
|
Controle de segurança apropriada para os registros |
- Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
- Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos por um Administrador de registros ou como resultado de um procedimento de auditoria.
- Os usuários somente podem executar as operações relativas aos registros, para as quais tenham os direitos apropriados de acesso.
|
Integração com o FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office e
Microsoft Outlook |
Declaração manual ou automática de registros do:
- Workplace ou Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
- Modelos de entrada
|
Funções do usuário no IBM InfoSphere Enterprise Records
O IBM InfoSphere Enterprise Records fornece um modelo de segurança do usuário baseado em funções e inclui funções para o Administrador de Registros, Gerenciador de Registros e Usuário Privilegiado (DoD e Base) ou Revisor de Registros (PRO) e Usuário de Registros.
Cada função determina quais tarefas um usuário que pertence àquela função pode executar. Para obter mais informações,
consulte Funções de Segurança do IBM InfoSphere Enterprise Records.
Tipos de instalações do IBM InfoSphere Enterprise Records
Antes de instalar o aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records, você deve escolher o tipo de instalação (modelo de dados)
que satisfaça suas necessidades de gerenciamento de registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:
- Base: Fornece a funcionalidade e as propriedades núcleo do gerenciamento de registros. A instalação da Base de Registros do IBM InfoSphere Enterprise Records é a instalação recomendada para o IBM InfoSphere Enterprise Records, porque ela adiciona o número mínimo de propriedades e irá se adequar à maior parte das necessidades. Funcionalmente, a instalação Base fornece a mesma capacidade da instalação DoD.
- DoD: Atende os padrões do Departamento de Defesa (DoD) 5015.2 Capítulo 2 e Capítulo 4,
que fornece a diretiva de implementação e processual no gerenciamento de registros no DoD.
Além disso, a instalação do DoD do IBM InfoSphere Enterprise Records define interfaces específicas de sistema e critérios de procura e descreve os requisitos de gerenciamento de registros mínimos que devem ser atendidos com base nos regulamentos do National Archives and Records Administration (NARA) atual.
- PRO: Atende os requisitos do Public Record Office (PRO) para gerenciamento de registro eletrônico.
Tipos de entidades do IBM InfoSphere Enterprise Records
No IBM InfoSphere Enterprise Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém entidades de gerenciamento de registro diferentes. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

- Armazenamento de Objeto: Se refere a um repositório de objetos e um conjunto de serviços de armazenamento e recuperação para estes objetos. Um armazenamento de objetos pode ser:
- Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos (FPOS): Contém o plano de arquivo, ou seja, toda a hierarquia de entidades de gerenciamento de registros que você cria.
- Armazenamento de Objeto de Registro (ROS): Contém documentos que podem ser declarados como registros em um FPOS.
Recomenda-se que você configure armazenadores de objetos separados para registros (metadados) e para os documentos que são declarados como registros. Portanto, o FPOS contém a estrutura de plano de arquivo, enquanto o ROS contém documentos, alguns dos quais são declarados como registros. Tipicamente, poderia haver muitos usuários com acesso ao ROS que não deveriam ter acesso as entidades que constituem seu plano de arquivo no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Plano de Arquivo: Define a organização de registros. Em um plano de arquivo, você armazena registros em uma estrutura hierárquica projetada para preservar o contexto de registros. Por exemplo, você pode criar planos de arquivos que reflitam as funções administrativas da empresa. Você pode então catalogar os registros sob estes esquemas com base nestas funções administrativas. Também é possível associar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivo. Todas as entidades criadas no plano de arquivo seguirão o padrão de nomenclatura de registro.
- Categoria de Registro: Categoriza um conjunto de registros relacionados em um plano de arquivo. As categorias de registro são criadas para catalogar registros com base nas categorias funcionais. Uma categoria de registro pode conter subcategorias ou pastas de registros (mas não ambas). Os modelos de dados DoD e Base permitem a declaração de registros diretamente em uma categoria de registro; o modelo de dados PRO não o faz. Além disso, você pode associar as regras de retenção e disposição a cada categoria. Estas regras se aplicam a todas as pastas de registros e registros que são criados na categoria.
- Pasta de Registro: Serve como um contêiner para os registros relacionados. É usada para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Você pode criar pastas de registros eletrônicos, físicos e híbridos sob uma categoria de registro para gerenciar registros eletrônicos e físicos.
- Pasta Eletrônica: Usada para armazenar registros eletrônicos. Uma pasta eletrônica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada eletrônica para um registro eletrônico que não pode ser armazenado em um arquivo físico. Exemplos de tais registros são plantas grandes de construção, fitas de vídeo ou um banco de dados.
- Pasta Física: Armazena registros para itens físicos como registros em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel. Com base na estrutura de armazenamento físico da organização, você pode modelar a hierarquia das pastas físicas no Gerenciador de Registros.
- Caixa: A caixa fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, você pode criar um "Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas Físicas". Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registro.
- Pasta Híbrida: Se refere a uma coleta de registros eletrônicos e físicos relacionados.
- Volume: Serve como uma subdivisão lógica de uma pasta de registros em unidades menores e fáceis de gerenciar. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registros sempre contém ao menos um volume, que é automaticamente criado pelo sistema quando a pasta de registros é criada. Após isto, você pode criar qualquer número de volumes em uma pasta de registros.
- Registro: Um registro fornece metadados sobre um documento ou objeto físico que é
colocado sob controle do aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records. Um registro pode herdar algum de seus comportamentos da pasta de registros na qual foi criado. Por exemplo, ela pode herdar o planejamento de disposição da pasta pai de registros. Você pode categorizar os registros em:
- Registro Eletrônico: Aponta para um documento eletrônico.
- Marcador: Aponta para um objeto físico ou documento em papel.
- Registro Vital: Um registro essencial que é necessário para atender as responsabilidades operacionais durante uma emergência no âmbito da empresa. Os registros vitais são periodicamente revistos e atualizados.
- Registro Permanente: Um registro que foi identificado como tendo suficiente valor histórico ou outro valor para garantir a preservação continuada pela organização, além do tempo que é normalmente necessário para propósitos administrativos, legais ou fiscais.
- Tipos de Registro: Você pode associar um tipo de registro a registros que tenham Características comuns. Por exemplo, você pode definir um tipo de registro para especificar uma agenda de disposição comum para ajudar na pesquisa e recuperação de registros. Você usa tipos de registros quando um grupo de registros existentes em uma pasta de registros tem uma agenda de disposição que seja diferente da agenda atualmente associada à pasta de registros.
Segue-se um exemplo da hierarquia de entidades de gerenciamento de registros
Plano de arquivo
Gerenciamento geral (categoria)
Arquivos de correspondência (pasta)
Resumos do programa (pasta)
Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)
Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)
Gerenciamento de informações (categoria)
Mensagens do centro de telecomunicações (pasta)
Folhas de número do operador (pasta)