각 워크플로우에는 워크플로우 정의가 있습니다. 워크플로우 정의는 작업을 참가자에게 보내는 처리 템플리트로 작업을 완료하는 데 필요한 데이터, 첨부항목 및 기타 정보가 포함됩니다.워크플로우 정의는 워크플로우가 실행되는 시간부터 완료 또는 취소되는 시간까지 수행될 활동의 순서를 지정합니다.
조직에서 필요한 대로 기존 워크플로우 정의를 수정할 수 있습니다. 단계를 추가 또는 삭제하거나, 이벤트 순서를 수정하거나, 기타 매개변수를 변경할 수 있습니다.
예를 들어, 레코드 폴더 작성 워크플로우는 파일 계획에서 레코드 폴더를 추가하기 위한 필수 보안 권한이 없는 사용자를 위해 설계되었습니다. 레코드 폴더 작성 워크플로우의 기본 워크플로우 순서는 다음과 같습니다. Alice는 모든 사용자 그룹화에 할당된 사용자입니다. 레코드 폴더를 카테고리에 추가해야 하지만 특성 보기 권한만 가지고 있습니다. 레코드 관리자(Records Manager)가 이 카테고리에 레코드 폴더를 추가하는 작업을 승인해야 하므로, Alice는 레코드 폴더 작성 워크플로우를 실행하고 추가하려는 레코드 폴더에 관한 정보를 지정합니다.
상세정보를 입력한 후, 레코드 관리자(Records Manager)인 Tom에게 요청을 보냅니다. Tom은 Alice의 레코드 폴더 작성 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다.
워크플로우에서 작업 순서를 변경할 수 있습니다. 위의 예를 통해 레코드 관리자(Records Manager)는 요청을 레코드 관리자(Records Manager) 대신 검토자에게 보내는 것이 더 효율적인 프로세스라고 판단했습니다. 시스템 관리자인 Jane은 레코드 폴더 작성 워크플로우의 기존 워크플로우 정의를 수정하여 승인 요청이 레코드 관리자(Records Manager) 대신 검토자에게 보내지도록 합니다.
디폴트 IBM InfoSphere Enterprise Records 워크플로우 정의 외에 조직에서 추가 워크플로우가 필요한 경우 프로세스 디자이너를 통해 새 워크플로우 정의를 작성할 수 있습니다. IBM InfoSphere Enterprise Records 설치 매체에는 RM_Operation 구성요소 큐를 사용하여 레코드를 선언하는 샘플 워크플로우가 포함되어 있습니다. 이 샘플 워크플로우를 수정하고 사용하여 레코드를 선언하는 것 외에도, 샘플 워크플로우를 참조하여 IBM InfoSphere Enterprise Records에 대한 워크플로우를 작성할 수 있습니다. 이 샘플 워크플로우에 대한 자세한 정보는 IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide의 "Install a sample workflow" 태스크를 참조하십시오.
워크플로우 정의를 작성 및 수정하는 방법에 대한 자세한 내용은 프로세스 디자이너 도움말을 참조하십시오.