Aramanın saklanması
Bir aramayı kullanıcıların kullanımına açmak için, aramayı bir nesne deposundaki bir
klasöre eklemeniz gerekir Kullanmak istediğiniz klasör yoksa, aramayı eklemeden önce ya
da eklerken yaratabilirsiniz. Aşağıdaki Yeni klasör
eklenmesi ya da Arama yaratmadan önce klasör eklenmesi başlıklı kısma bakın.
NOT Bir saklanmış aramanın ya da arama şablonunun belirli bir uygulamayla kullanılabileceğini
belirtmek için Uygulama Adı özelliğini kullanın. Örneğin, Uygulama Adı'nın özellik değeri
RM olabilir. Böylece, bu özellikle tanımlanan saklanmış arama ya da arama şablonu yalnızca Records
Manager ile kullanılabilir.
Bu özellik değeri boş bırakılırsa, saklanmış aramaya ya da arama şablonuna Workplace
XT'den erişilebilir.
- Dosya menüsündeki Yeni Ekle
seçeneğini belirleyin ya da Yeni Ekle düğmesini tıklatın.
- Varsayılan (son kullanılan) nesne deposunun ve klasörün değiştirilmesi gerekiyorsa,
Göz At düğmesini kullanarak aramanız için yeni bir yer
seçin. Aramanın belgeleri nerede aradığından bağımsız olarak herhangi bir nesne deposunu
seçebilirsiniz. Hedef kullanıcıların da erişimi olan bir yeri seçin. Kullanıcıların
aramayı göz atma yoluyla ya da kısayollar sayfasında bulup seçebilmeleri gerekecektir.
- Aramayı koymak istediğiniz klasöre gidin. Listedeki bir öğeyi çift tıklabilir
ya da öğe seçiliyken Aç düğmesini tıklatabilirsiniz.
Vurgulanmış klasörü seçmek için Seç düğmesini tıklatın. Daha
yüksek bir düzeye yedeklemek isterseniz, Burada ara kutusundaki
açılan menüyü ya da pencernin üst kısmındaki simgeleri kullanın.
Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatarak, aramanız için yeni
bir klasör de yaratabilirsiniz. Aşağıdaki Yeni klasör eklemek
için kısmına bakın. Simgelerle ilgili ayrıntılar için
Alt klasör seçilmesi başlıklı konuya bakın.
- Klasör seçtikten sonra
(İleri düğmesini tıklattığınızda önceki ekrana dönülür),
kullanıcıların aramayı bulmalarına yardımcı olmak için başlık, tanım ve uygulama adı
girin. Değiştirilen bir aramayı saklarken, İleri düğmesini
tıklatmadan önce, özellikleri denetleyin ve gerekiyorsa
güncelleyin.
- Belge Başlığı, Tanım ve Uygulama Adı isteğe bağlıdır. Ancak, belge başlığı
girmezseniz, kullanıcı "tanımsız ad" sözcüklerini görür. Daha sonra aramayı
dışarı alma girişiminde bulunan kullanıcılar, adı olmayan bir simge görürüler.
- Güvenlik ayarlarını belirtmek için
İleri düğmesini ya da varsayılan güvenlik ayarlarını kabul
etmek ve saklamayı tamamlamak için Son düğmesini tıklatın.
- Güvenlik ayarlarını tanımlıyorsanız, Son düğmesini
tıklatmadan önce, varsayılan ayarları denetleyin ve gerekiyorsa
güncelleyin. Bu güvenlik ayarları, aramanın bulmak
üzere tanımlandığı belgelere değil, aramanın kendisine erişimi denetler.
- Durum satırında Başarıyla Saklandı iletisini gördükten sonra,
Başlat seçeneğini
kullanarak ya da aramayı kullanacak bir kullanıcı adıyla oturum açarak, aramayı
önizleyebilirsiniz.
Yeni klasör eklemek için
Bir aramayı saklarken, aramayı saklamak için yeni bir klasör yaratabilirsiniz.
- Klasör eklemek istediğiniz nesne deposuna ya da alt klasör eklemek istediğiniz
klasöre gidin. (Gerekiyorsa Göz At düğmesini tıklatın.)
- Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatın.
- Klasör için sınıf seçin. (Göz At düğmesini
tıklatarak, Sınıf alanı için ek seçenekler olup olmadığını saptayabilirsiniz. Ek
sınıfları görmek için, Windows üzerinde yukarı dönük üçgeni tıklatın ya da Mac üzerinde
sağa dönük üçgeni tıklatın.) Farklı klasör sınıfları farklı özellikler görüntüleyebilir.
- En azından gerekli özellik verilerini (kırmızı yıldız imiyle gösterilir) girin ve
İleri düğmesini (güvenliği ayarlamak için) ya da
Son düğmesini tıklatın.
- Klasöre ilişkin güvenliği gözden geçirin ya da güncelleyin
(İleri düğmesini tıklattıysanız) ve
Son düğmesini tıklatın.
Artık, bu sayfanın başında (dördüncü adım) açıklandığı gibi,
aramayı saklamayı tamamlayabilirsiniz.
Arama yaratmadan önce klasör eklemek için
- Göz At ekranında nesne deposunu seçin.
- İçinde yeni klasör yaratmak istediğiniz klasöre gidin ya da nesne deposunun kök
düzeyinde kalın.
- Yeni Klasör Ekle düğmesini tıklatın.
- Yeni klasör eklemek için yukarıdaki 3 - 5 arası adımları izleyin.