Deklarieren einer physischen Akte
Wenn in Ihrem System Objektspeicher zur Verwendung des Datenmodells nach "DoD Classified" eingerichtet sind, dann müssen Sie beim Deklarieren von physischen Akten immer zunächst angeben, ob es sich um eine "klassifizierte" oder "nicht klassifizierte" Akte handelt. Dieses Verfahren gilt für nicht klassifizierte physische Akten. Die Anleitung zum Deklarieren einer klassifizierten physischen Akte finden Sie unterDeklarieren einer klassifizierten physischen Akte.
Für die Deklaration eines physischen Schriftstücks benutzen Sie in IBM InfoSphere Enterprise Records eine Erfassungsvorlage. Wenn eine Erfassungsvorlage einen Dateiplanspeicherort enthält, wirk der physische Datensatz an dem Speicherort deklariert, an dem der Benutzer die Deklarierungsaktion ausführt, und an allen in der Vorlage genannten Speicherorten. Ein Schriftgutmanager oder Schriftgutadministrator kann Vorlagen zum Deklarieren physischer Akten erstellen und ändern. Er benutzt dazu das Werkzeug "Erfassungsvorlage hinzufügen" in Workplace. Eine ausführlichere Beschreibung zu den Erfassungsvorlagen finden Sie unter Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren physischer Akten.
Das folgende Verfahren geht davon aus, dass Sie die Standardvorlage zum Deklarieren physischer Schriftstücke von IBM InfoSphere Enterprise Records benutzen.
So deklarieren Sie ein physisches Schriftstück in IBM InfoSphere Enterprise Records
- Navigieren Sie in IBM InfoSphere Enterprise Records zur entsprechenden Position im Aktenplan und klicken Sie auf Physischen Datensatz deklarieren.
- Klicken Sie auf der Seite des Auswahlassistenten auf "Nicht klassifizierte Akte deklarieren" und dann auf "Weiter".
- Klicken Sie unter dem Namen der Erfassungsvorlage, die Sie verwenden wollen, auf Auswählen.
Eigenschaften festlegen
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standard-Markerakte sind:
- Medientyp: Beispiele: CD, Videokassette.
- Format: Beipiele: CDR, VHS.
- Autor/Ersteller: Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder deren Eigner ist.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum der Erstellung des physischen Schriftstücks.
- Startverzeichnis: Aktuelle Ablageort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem gewünschten Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt "Eigenschaften festlegen" zurück.
- Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer klassifizierten Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf und wählen Sie die klassifizierte Akte aus, auf die die Bestätigung hinweist. Weitere Informationen finden Sie unter Empfangsbestätigungen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
- Wenn Sie weitere Akten deklarieren wollen, wählen Sie eine Erfassungsvorlage. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Beenden"
So deklarieren Sie eine physische Akte in Workplace
- Fügen Sie ein neues Dokument hinzu. Wählen Sie im Schritt "Auswählen einer Datei" als Dateityp "Kein".
- Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Als Akte deklarieren"..
- Wählen Sie die Option für nicht klassifizierte Akten. (Eine Anleitung zum Vorgehen bei klassifizierten Akten finden Sie unterDeklarieren einer klassifizierten physischen Akte.)
- Klicken Sie entweder auf "Akzeptieren",, um den Assistenten zu verwenden, oder auf "Auswählen", wenn Sie eine Erfassungsvorlage benutzen wollen.
- Für Erfassungsvorlagen navigieren Sie zum FPOS-Objektspeicher, Records Management/Vorlagen-Ordner, wählen dort die Erfassungsvorlage und klicken auf "Akzeptieren".
Sie müssen eine Vorlage auswählen, die von den Administratoren Ihres Unternehmens erstellt wurde - die Standardvorlage von IBM InfoSphere Enterprise Records kann in Workplace nicht verwendet werden, da sie davon ausgeht, dass der Aktenplan-Speicherort bereits ausgewählt wurde.
- Zur Verwendung des Assistenten gehen Sie wie folgt vor.
Katalogakte
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen Sie die gewünschte Klasse. Standardmäßig enthalten alle FPOS-Objektspeicher die MarkerAktenklasse. Unter Umständen hat Ihr Administrator auch noch weitere Klassen eingerichtet.
- Klicken Sie auf "Aktenplan-Speicherort auswählen" und navigieren Sie zur entsprechenden Einheit. Da eine physische Akte nur an einem einzigen physischen Ort aufbewahrt werden kann, sollte hier im Allgemeinen nur ein einziger Aktenplan-Speicherort gewählt werden, etwa ein Hybrid-Ordner, eine Box oder ein Ordner für physische Akten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der betreffenden Einheit, und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
- Statt die Standardansicht "Durchsuchen" zu benutzen, können Sie eine beliebige Ansicht aus den Kurzbefehlen auswählen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Kurzbefehle".
- Sie können die Kategorie oder den Ordner auch nach dem Namen suchen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Suchen".
- Nach dem Hinzufügen der Einheit zu den ausgewählten Aktenplan-Speicherorten klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", um eine spätere Wiederverwendung zu vereinfachen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Eigenschaften festlegen" überzugehen.
Eigenschaften festlegen
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standard-Markerakte sind:
- Medientyp: Beispiele: CD, Videokassette.
- Format: Beipiele: CDR, VHS.
- Autor/Ersteller: Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder deren Eigner ist.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum der Erstellung des physischen Schriftstücks.
- Startverzeichnis: Aktuelle Ablageort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem gewünschten Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt "Eigenschaften festlegen" zurück.
- Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer klassifizierten Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf und wählen Sie die klassifizierte Akte aus, auf die die Bestätigung hinweist. Weitere Informationen finden Sie unter Empfangsbestätigungen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
Strichcodes
Wenn Sie Hard- und Software haben, die Strichcodedaten bereitstellt, können Sie Strichcodes entweder direkt in das aktive Feld einscannen oder sie von Ihrem lokalen Computer in die entsprechender Felder in IBM InfoSphere Enterprise Records kopieren. Zur Verwendung von "Einscannen physischer Elemente" auf der Registerkarte "Physisch" können Sie jede beliebige Zeichenfolge in ein Strichcodefeld eingeben.