Vous pouvez utiliser l'action Associer les modèles d'entrée pour associer un ou plusieurs modèles à un dossier spécifique. Lorsque les utilisateurs ajoutent un objet à un dossier ayant un modèle d'entrée associé, le modèle d'entrée est automatiquement utilisé à la place de l'assistant standard. Si plusieurs modèles d'entrée sont associés au dossier, les utilisateurs peuvent sélectionner le modèle d'entrée à utiliser. Vous pouvez définir l'ordre dans lequel les modèles d'entrée sont affichés pour l'utilisateur. Si l'utilisateur ne dispose pas de droits d'accès pour un modèle d'entrée associé au dossier, le modèle d'entrée ne s'affiche pas.
Vous pouvez explicitement associer des modèles d'entrée à un dossier ou vous pouvez laisser le dossier hériter des associations de modèle d'entrée d'un conteneur d'objets ou d'un dossier parent. Lorsqu'aucune association héritée ou explicite n'existe, l'assistant standard est utilisé à la place.
Vous pouvez associer un modèle d'entrée à une ou plusieurs catégories de type de fichier afin que le modèle d'entrée soit utilisé uniquement lors de l'ajout de types spécifiques de document. Utilisez la préférence de site Catégories de type de fichier pour créer une catégorie de type de fichier qui contient une liste de types MIME, dans laquelle chaque type MIME correspond à un type de document.
Les sections qui suivent décrivent comment Workplace XT détermine les modèles d'entrée appropriés lorsque des catégories de type de fichier sont indiquées, selon que vous ajoutiez un seul document ou que vous ajoutiez plusieurs documents à l'aide de la méthode de glissement.
Le processus suivant détermine quel modèle d'entrée du dossier s'applique lorsqu'un seul document est ajouté.
Un utilisateur souhaite ajouter ce document. | Le dossier a ces modèles d'entrée associés.
Les modèles d'entrée sont affichés ci-dessous en tant que nom de modèle d'entrée et catégorie de type de fichier (extensions référencées par des types MIME) |
Explication des résultats. |
---|---|---|
example.doc | ET1 : office (.doc, .xls) ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) ET5 : |
Le document est ajouté à l'aide d'ET1. ET1 est le seul modèle d'entrée associé à des documents ayant l'extension .doc. |
example.doc | ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) ET5 : ET6 : |
L'utilisateur peut sélectionner un des modèles d'entrée suivants : ET5 ET6 Les modèles d'entrée avec les associations de catégorie de type de fichier (ET3 et ET4) ne sont pas associés à des documents ayant l'extension .doc, ainsi Workplace XT recherche des modèles d'entrée sans catégorie de type de fichier et trouve ET5 et ET6. |
example.doc | ET1 : office (.doc, .xls) ET2 : docs (.doc) ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) ET5 : |
L'utilisateur peut sélectionner un des modèles d'entrée suivants : ET1 ET2 ET1 et ET2 sont associés à des documents ayant l'extension .doc. ET5 ne peut pas être utilisé pour ce document même lorsque le modèle d'entrée n'indique pas de catégorie de type de fichier car le document correspond déjà à ET1 et ET2. |
example.doc | ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) |
Le document ne peut pas être ajouté à ce dossier car ce dernier a des modèles d'entrée associés mais les modèles d'entrée ne spécifient pas ce type de document. |
example.doc | Aucun modèle d'entrée n'est associé à ce dossier, le document est donc ajouté à l'aide de l'assistant d'ajout de document standard. | |
example | ET1 : office (.doc, .xls) ET5 : ET7 : aucun contenu () |
Le document est ajouté à l'aide d'ET7. ET7 est le seul modèle d'entrée associé aux documents sans contenu, c'est-à-dire les documents sans type MIME. |
example | ET1 : office (.doc, .xls) ET5 : |
Le document est ajouté à l'aide d'ET5. Le modèle d'entrée avec les associations de catégorie de type de fichier (ET1) n'est pas associé aux documents sans type MIME, ainsi Workplace XT recherche des modèles d'entrée sans catégorie de type de fichier et trouve ET5. |
Lorsqu'un utilisateur ajoute plusieurs documents à la fois, les documents sélectionnés peuvent inclure plusieurs types de document. Dans ce cas, les modèles d'entrée qui s'appliquent à un type de document peuvent ne pas s'appliquer aux autres types de document. Si Workplace XT ne peut pas identifier un ou plusieurs modèles d'entrée qui s'appliquent à tous les types de document ajoutés, l'utilisateur doit changer la sélection des documents et recommencer.
Toutefois, lorsque vous ajoutez plusieurs documents en même temps à un dossier auquel un ou plusieurs modèles d'entrée sont attribués, Workplace XT regroupe les documents par catégorie de type de fichier. Avant d'attribuer et de mettre à jour les propriétés pour les documents, vous pouvez retirer un groupe de catégories de type de fichier ou des documents de ce groupe. Ces documents ne sont pas ajoutés.
Les modèles d'entrée qui lancent des flux de travaux ne peuvent pas être utilisés lors de l'ajout de plusieurs documents à la fois. Si l'utilisateur sélectionne un modèle d'entrée qui lance un flux de travaux, une erreur se produit et l'utilisateur doit sélectionner un autre modèle d'entrée ou ajouter les documents les uns après les autres.
Le processus suivant détermine quels modèles d'entrée associés du dossier s'appliquent lorsque plusieurs documents sont ajoutés.
Un utilisateur souhaiter ajouter ces documents. | Le dossier a ces modèles d'entrée associés.
Les modèles d'entrée sont affichés ci-dessous en tant que nom de modèle d'entrée et catégorie de type de fichier (extensions référencées par des types MIME) |
L'utilisateur obtient ces résultats. |
---|---|---|
example.doc example.xls |
ET1 : office (.doc, .xls) ET2 : docs (.doc) ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) ET5 : |
Le document est ajouté à l'aide d'ET1. |
example.jpg example.pdf |
ET1 : office (.doc, .xls) ET2 : docs (.doc) ET5 : |
Le document est ajouté à l'aide d'ET5. |
example.doc example.xls |
ET3 : images (.jpg) ET4 : manuels (.pdf) |
Les documents ne peuvent pas être ajoutés à ce dossier car ce dernier a des modèles d'entrée associés mais les modèles d'entrée ne spécifient pas ces types de document. |
example.doc example.xls example.jpg |
ET1 : office (.doc, .xls) ET2 : docs (.doc) ET3 : images (.jpg) ET5 : |
Aucun document n'est ajouté car aucun modèle d'entrée n'a de spécification de type de fichier qui correspond à tous les types de document ajoutés. ET5 ne peut pas être utilisé car le type d'un ou de plusieurs documents ajoutés correspond à une ou plusieurs spécifications de type de fichier pour le modèle d'entrée. |
Les associations de modèle d'entrée aux dossiers s'appliquent uniquement lors de l'ajout d'un document et non lors de la modification d'un document. Si un modèle d'entrée spécifie qu'il doit être utilisé pour les restitutions suivantes d'un document, ce modèle d'entrée reste associé au document ajouté même lorsque le document est ensuite déplacé dans un autre dossier. Une fois qu'un document est ajouté à l'aide de l'assistant standard, les restitutions suivantes n'utilisent pas de modèle d'entrée même lorsque le dossier du document est associé à des modèles d'entrée.
Vous devez être membre du groupe des administrateurs Application Engine et avoir accès à l'action Préférences pour associer des modèles d'entrée à un dossier. De plus, la préférence de site d'affichage de page de création doit avoir la valeur Workplace XT and Workplace. Pour plus d'informations sur cette préférence de site, voir la section relative aux paramètres généraux pour la création.
Pour associer des modèles d'entrée à un dossier, procédez comme suit :
Si vous souhaitez qu'un modèle d'entrée soit utilisé pour un document sans contenu, associez le dossier à un modèle d'entrée avec une catégorie de type de fichier qui n'a pas de type MIME défini. (Un document sans contenu représente généralement un élément externe qui ne peut pas être stocké sur support électronique mais pouvant être représenté et suivi par un ensemble de propriétés.)
Si vous souhaitez qu'un modèle d'entrée soit utilisé pour un fichier externe (par exemple une adresse Web), associez le dossier à un modèle d'entrée ayant une catégorie de type de fichier qui inclut le type MIME pour les fichiers externes. Pour plus d'informations, voir la préférence de site Catégories de type de fichier.
ASTUCE : Vous ne pouvez pas retirer les associations de modèle d'entrée héritées sauf en ajoutant un modèle d'entrée se trouvant dans la liste des modèles d'entrée disponibles. Si vous souhaitez utiliser l'assistant standard à la place d'un modèle d'entrée hérité, vous pouvez créer un modèle d'entrée qui fonctionne comme l'assistant standard.