Mit Prozessen und Aufgaben arbeiten

Ihre Arbeit kann auch die Automatisierung des Arbeitsablaufs umfassen, um einen strukturierten Geschäftsprozess über eine integrierte Office-Anwendung abzuschließen. Automatisierte Prozesse können beispielsweise die folgenden Aufgaben umfassen:

Ein Schwerpunkt von mehreren Schritten umfassenden Prozessen, wie z. B. die oben genannten Aufgaben, liegt auf der Weiterleitung von Dokumenten und Informationen. Dabei werden die einzelnen Schritte von dem jeweils zuständigen Bearbeiter abgeschlossen. Ein einziger Prozess automatisiert die Weiterleitung und Verarbeitung eines bestimmten Dokumenttyps oder einer Gruppe von Dokumenten für einen bestimmten Geschäftsprozess. In einem Prozess führen mehrere Benutzer verschiedene Aktivitäten entsprechend der Definition des Prozesses aus.

Sie können einen Prozess über eine integrierte Office-Anwendung starten und entwerfen. Bearbeiter, deren Aufgabe der Abschluss von Prozessaufgaben ist, können ihre Aufgaben auch über eine integrierte Office-Anwendung oder über Workplace XT ausführen. Wenn Sie jedoch einen Prozess in einer parallelen Reihenfolge außerhalb einer integrierten Office-Anwendung bearbeiten, können Sie möglicherweise nicht alle Verlaufsdaten für den Prozess anzeigen. Die über eine integrierte Office-Anwendung angezeigten Aufgaben enthalten keine Prozesse, die von anderen FileNet P8-Anwendungen gestartet werden.

Definieren eines Prozesses

Prozessautoren starten und entwerfen einen Prozess, der den in einer Prozessdefinition angegebenen Arbeitsablauf startet. Der Prozess kann die Definition der einzelnen Aktivitäten im Arbeitsablauf umfassen, die Festlegung der Reihenfolge (parallel oder sequenziell), in der die Aktivität ausgeführt wird, die Festlegung, welche Personen an den einzelnen Schritten beteiligt sein können, sowie die Festlegung, welche Informationen für den Abschluss des Schritts erforderlich sind. Prozesse werden für die Verwaltung bestimmter Dokumente in Ihrem Objektspeicher entworfen und Sie können einen Prozess direkt aus einem Dokument starten.

Sie können für die Ausführung des Arbeitsablaufs eine parallele oder sequenzielle Reihenfolge angeben. In einer parallelen Reihenfolge empfangen alle Bearbeiter die Aufgabe gleichzeitig. In einer sequenziellen Reihenfolge empfangen die Bearbeiter ihre Aufgabe in einer bestimmten Reihenfolge, wobei kein Bearbeiter die Aufgabe empfängt, bevor der vorherige Bearbeiter seine Aufgabe abgeschlossen hat.

Verwalten von Aufgaben

Bearbeiten und Abschließen von Aufgaben

Bearbeiter erledigen einen Teil einer Aufgabe. Dazu gehört das Ermitteln und Abschließen zugewiesener Arbeit sowie möglicherweise das Verfolgen des Aufgabenstatus als ein Ergebnis eines gestarteten Prozesses. Beim Bearbeiten einer Aufgabe verarbeiten Sie Ihnen zugewiesene und an Sie weitergeleitete Arbeit. Sie können den Status und den Verlauf jeder Ihnen zugewiesenen Aufgabe anzeigen. Wenn Sie eine Aufgabe in einem sequenziellen Prozess abschließen, leitet Integration for Microsoft Office die Arbeit an den Bearbeiter weiter, dem die Verarbeitung des nächsten Schritts der Aufgabe zugewiesen wurde. Wenn ein Bearbeiter die Aufgabe jedoch zurückweist, wird der Arbeitsablauf abhängig von den bei der Prozessdefinition ausgewählten Optionen möglicherweise an den ursprünglichen Prozessautor oder den vorherigen Bearbeiter zurückgegeben.

In einem parallelen Prozess leitet Integration for Microsoft Office die Arbeit an alle Bearbeiter weiter, die dem Prozess zur gleichen Zeit zugewiesen sind. Alle Bearbeiter arbeiten so lange gemeinsam an der Aufgabe, bis die Anzahl der Genehmigungen die in der Prozessdefinition angegebene minimale Anzahl überschreitet.

Lösen von Problemen mit Prozessen und Aufgaben

Es ist möglich, dass Ihre Prozesse und Aufgaben blockiert werden, abgebrochen werden müssen oder dass Fehler auftreten. Ihr Administrator kann Sie beim Lösen von Problemen unterstützen, indem er Process Engine sowie Process Administrator und Process Tracker verwendet. Mithilfe von Process Administrator kann Ihr Administrator Prozesse suchen und anzeigen, Prozessdaten und -eigenschaften bearbeiten und Prozesse verwalten. Process Tracker stellt den Status eines Prozesses bereit, der zurzeit in Bearbeitung ist. Außerdem gibt es an, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, wann sie abgeschlossen wurden und welche Aufgaben zurzeit aktiv sind.

Mithilfe der folgenden Tabellen können Sie die Begriffe und Bezeichnungen für Prozesse zuordnen, die in integrierten Office-Anwendungen und in Process Engine, Process Administrator sowie Process Tracker verwendet werden. Ihr Administrator kann die Tabelle beim Lösen von Problemen mit Prozessen und Aufgaben verwenden, um die verschiedenen Begriffe und Bezeichnungen zu entschlüsseln, die in den Anwendungen verwendet werden.

Integration for Microsoft Office-Begriffe Process Engine-Begriffe
Prozess Workflow
Aufgabe Arbeitselement/Schritt
Prüfer Teilnehmer

 

Integration for Microsoft Office-Bezeichnungen für Aufgaben und Prozessfenster Process Administrator- und Process Tracker-Bezeichnungen
Prozess/Prozessname F_Subject/Thema
Aufgabe Schritt
Ersteller/Prüfer/Benutzer Ersteller/Teilnehmer

 

Integration for Microsoft Office-Aufgabenname Prozessschrittname
Start LaunchStep
Genehmigungsbenachrichtigung Final

So starten und definieren Sie einen Prozess:

  1. Öffnen Sie ein Dokument in einem Objektspeicher und klicken Sie zuerst auf die Registerkarte IBM ECM und dann auf Prozess starten oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie dann Prozess starten aus dem Popup-Menü aus.
  2. Geben Sie die Kriterien für den von Ihnen definierten Prozess an und starten Sie den Prozess.

So bearbeiten Sie eine Aufgabe und schließen diese ab:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte IBM ECM und klicken Sie dann auf Aufgaben, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen.
  2. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie verarbeiten wollen, lesen Sie die Anweisungen und bearbeiten Sie die Ihnen zugewiesene und von Ihnen abzuschließende Arbeit.
  3. Speichern Sie Ihre in Bearbeitung befindliche Arbeit und kehren Sie zu einem späteren Zeitpunkt zu der Aufgabe zurück oder schließen Sie diese ab.