複数コンテンツ・ドキュメントの管理

複数コンテンツ・ドキュメントに割り当てられているドキュメント ID は 1 つですが、このドキュメントは複数の電子ファイルで構成されています。例えば、ワープロで作成したドキュメントとスプレッドシートのドキュメントで構成される企画書があるとします。このドキュメントは 2 つのファイルで構成されていますが、ユーザーはトラッキングと保管を容易にするため、このドキュメントに同じ名前を付け、同じプロパティーを適用し、同じ場所に保存しようと考えています。複数コンテンツ・ドキュメントを使用してファイルをグループ化することで、この作業が可能になります。複数コンテンツ・ドキュメントで作業する場合、ユーザーはすべてのファイルにアクセスできます。(セキュリティー・アクセスに基づきます。)

コンテンツ・エレメントは必要に応じて追加および削除でき、ドキュメントのバージョンごとに異なるファイルをコンテンツ・エレメントとして含めることができます。すなわち、コンテンツ・エレメントのファイルは、ドキュメントの特定のバージョンに関連付けられます。コンテンツ・エレメントを追加または削除するには、ドキュメントをチェックアウトする必要があります。複数コンテンツ・ドキュメントをチェックアウトすると、ドキュメントの新しいバージョン用に予約オブジェクトが作成されます。この予約オブジェクトは、複数コンテンツの情報を保持しません。すなわち、複数コンテンツのエレメントは、あるバージョンから次のバージョンに自動的に引き継がれません。したがって、新しいバージョンのドキュメントをチェックインする際は、各コンテンツ・エレメントを新しいドキュメント・バージョンに手動で追加する必要があります。

複数コンテンツ・ドキュメントのコンテンツを表示できるユーザー、およびドキュメントに対してコンテンツ・エレメントの保存または削除を実行できるユーザーはサイト管理者が指定します。適切なアクセス権が割り当てられていない場合、ドキュメントに含まれる最初のエレメントを表示することしかできません。したがって、ドキュメントに含まれている他のエレメントを把握できません。

複数コンテンツ・ドキュメントを作成するには

  1. 追加ウィザードまたはエントリー・テンプレートを使用して、最初のドキュメント・エレメントを追加します。
  2. ドキュメントをチェックアウトします。
  3. 「コンテンツの保存」 アクションを使用して、ドキュメントの最初のエレメントを保存します。
    1. 目的のドキュメントに移動します。ドキュメント名を右クリックして、「コンテンツの保存」をクリックします。
    2. 最初のエレメントのファイルを指定するには、「参照」 をクリックします。
    3. この最初のファイルを受け取ると、最初のコンテンツ・エレメントになります。
  4. 「コンテンツの保存」 アクションを使用して、次のコンテンツ・エレメントを追加します。
    1. 目的のドキュメントに移動します。ドキュメント名を右クリックして、「コンテンツの保存」をクリックします。
    2. 「セカンダリー・ファイルとして保存」 オプションが選択されていることを確認します。

      ヒント: 必要に応じて、リスト内のファイルを選択して、特定のコンテンツ・エレメントを別のファイルに置き換えることもできます。

    3. 目的のファイルを探す場合は、「参照」 をクリックします。
    4. この 2 番目のファイルを受け取ると、次のコンテンツ・エレメントになります。
  5. 必要に応じて手順 4 を繰り返し、別のファイルをエレメントとして追加します。
  6. ファイルをチェックインします。

    注意: ファイルをチェックインするのではなく、チェックアウトを取り消した場合、最後にチェックインしてから保存したコンテンツがすべて失われます。

  7. 「ファイルの選択」の手順で「保存済みコンテンツ」ラジオ・ボタンが選択されていることを確認し、「終了」をクリックします。

既存のコンテンツ・エレメントを削除するには

  1. ドキュメントはチェックアウト済みでなければなりません。また、ドキュメントにはコンテンツ・エレメントが最低 2 つ含まれている必要があります。すなわち、「コンテンツの保存」アクションでコンテンツ・エレメントを最低 2 つドキュメントに追加したが、このドキュメントのチェックインは現時点で行っていない状態です。
  2. 複数コンテンツのエレメントが含まれているドキュメントにナビゲートします。ドキュメントを右クリックし、「コンテンツの削除」 をクリックします。
  3. ドキュメントから削除したいファイル名をそれぞれ選択します。

複数コンテンツ・エレメントのドキュメントをダウンロードするには

注意: 複数コンテンツ・ドキュメントを 2 つ以上選択した場合は、各複数コンテンツ・ドキュメントの最初のエレメントのみがダウンロードされます。

  1. 既存の複数コンテンツ・ドキュメントにナビゲートし、右クリックしてポップアップ・メニューを表示するか、ドキュメントの「情報」ページを表示します。
  2. ダウンロード」をクリックします。「コンテンツのダウンロード」ページが表示されます
  3. ダウンロードするそれぞれのファイル名を選択します。オブジェクトをすべて選択するには、先頭の (列のヘッダー) 行のチェック・ボックスをオンにします。
  4. 承認」をクリックします。複数のファイルを選択した場合、ローカル・コンピューターに圧縮ファイルがダウンロードされます。圧縮ファイルの名前は、最初のファイルの名前に基づいて付けられます。

複数コンテンツ・ファイルの表示

すべてのコンテンツ・エレメントが画像の場合、複数コンテンツ・ファイルの全体を Image Viewer で表示することができます。ただし、画像と画像以外のエレメントが混在している複数コンテンツ・ファイルで作業する場合、以下のような動作が見られる可能性があることに注意してください。

コンテンツの保存

ドキュメントをチェックアウトしているときに、ドキュメントをオブジェクト・ストアにチェックインし直さずに、小さな変更を保存することができます。ドキュメントを保存すると、変更内容は保存されますが、ドキュメントはチェックアウトされたままで、バージョン状態とバージョン・プロパティーは変更されません。

コンテンツの保存」アクションは、複数のコンテンツ・オブジェクトを持つドキュメントの作成や更新にも使用します。すなわち、1 つのドキュメントが複数の電子ファイルで構成される場合があります。

注: 

ドキュメントを保存するには

  1. 保存する (チェックアウト済みの) ドキュメントにナビゲートします。ドキュメント名を右クリックして、「コンテンツの保存」をクリックします。
  2. 「コンテンツの保存」ページで、「参照」 をクリックして保存するローカル・ファイルを探します。

    File Tracker を使用できる場合、「ローカル・ファイルの削除」 をクリックすると、保存プロセスの完了時に対象ドキュメントのローカル・コピーを削除できます。ローカル・コピーを閉じてから、保存プロセスを実行します。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。

    注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。

  3. ファイルを選択してから、「開く」 をクリックします。
  4. 変更を適用します。

コンテンツの削除

「コンテンツの削除」 アクションは、ドキュメント全体を削除せずに、複数コンテンツ・ドキュメントから 1 つ以上のコンテンツ・エレメントを削除します。

ドキュメント

選択したドキュメントの名前が表示されます。

プライマリー・ファイル

ドキュメントの最初のコンテンツ・エレメントのファイル名が表示されます。このファイル名の横にあるチェック・ボックスをオンにすると、そのコンテンツが削除されます。プライマリー・ファイルを削除すると、リスト内の最初のセカンダリー・ファイルが新しいプライマリー・ファイルになります。

セカンダリー・ファイル

ドキュメントの追加コンテンツ・エレメントのファイル名が表示されます。目的のファイル名の横にあるチェック・ボックスをオンにすると、1 つ以上のコンテンツ・エレメントが削除されます。