Este tópico fornece:
Antes de você poder gerar um relatório, precisa executar quaisquer pré-requisitos, como abaixo listado para aquele relatório. Você também precisa ter configurado o Servidor de Relatórios durante a instalação do IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o Guia de Instalação e Upgrade do IBM InfoSphere Enterprise Records.
Os relatórios a seguir têm base no plano padrão de arquivo atualmente selecionado que foi determinado pelo Administrador. Para gerar um relatório, selecione a guia Relatórios no IBM InfoSphere Enterprise Records e siga os prompts para inserir os critérios de configuração específicos que servem como uma base para o relatório.
Ao inserir critérios para um relatório, você pode com freqüência digitar informações assim como selecioná-las. No entanto, para assegurar que a informação esteja correta, inicialmente você deveria selecioná-la, até se familiarizar com os dados que são esperados. Por exemplo, ao especificar uma seção do plano de arquivo, você precisa especificar o caminho completo, começando por /Records Management.
Para muitos relatórios, você precisa executar a Varredura de disposição para obter as informações mais atuais. Para obter mais informações, consulte Executar a varredura de disposição. Para otimizar a geração do relatório, consulte Desempenho.
Este relatório tem base no nome da pessoa que realizou a última modificação. Ele não mostra cada ação executada pelo usuário especificado. Por exemplo, se o usuário criou um registro e ninguém o modificou, então aquele usuário ainda é o último modificador e o relatório irá listar aquele evento de Criação. Se outra pessoa modificou o registro, o nome do criador não irá parecer no relatório para este registro, já que ele ou ela não mais é o último modificador.
Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos:
O relatório somente irá listar as ações executadas após a ativação da auditoria. Para obter mais informações, consulte Auditoria.
NOTA O relatório somente mostra os eventos de exclusão, quando:
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Nome do usuário | Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário cujas ações deseja consultar. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de ação mais recente na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de ação mais antiga na qual basear o relatório. |
Tipo de entidade do RM | Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique). |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Nome da entidade, Tipo de entidade, Nome do usuário, Data da ação, Nome da entidade e Total de entidades. Selecione Resumido para visualizar o Nome da entidade, Tipo de entidade e Total de entidades. |
Este relatório mostra quais categorias e pastas foram afetadas por uma ação de disposição especificada. Você precisa ter atribuído previamente as agendas de disposição para categoriais e pastas. Execute a Varredura de disposição para visualizar as informações mais recentes. Para obter mais informações, consulte Adicionar uma ação, Associar uma agenda de disposição a uma entidade, e Executar a Varredura de disposição.
Propriedade | Descrição |
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Ação de disposição | Selecione uma ação de disposição na lista suspensa, que inclui, Rever, Exportar, Transferir, Destruir, Transferência interina, Corte ou Revisão vital. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data inicial do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada será executada. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data final do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada foi executada. . |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Data de execução da fase, Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade, Data de execução da fase, Data de criação, Criador e Nome da entidade. Selecione Resumido para visualizar a Data de execução da fase, Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade e Total de entidades. |
Este relatório lista as agendas de disposição presentes no plano de arquivo. Para obter informações sobre agendas de disposição, consulte Agendas de disposição.
Propriedade | Descrição |
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Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Nome da agenda de disposição, Nome da ação, Tipo de entidade e Nome da entidade. Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade e Total de entidades. |
Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos:
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em Procurar para selecionar parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Nome da agenda de disposição | Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Observe que se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em outro nome de agenda irá fazer com que essa agenda também seja selecionada. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar Nome da agenda, Nome da entidade, Data de criação, Criado por e o número total de registros. Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda e o número total de registros. |
Este relatório mostra quais categorias e pastas foram associadas a uma agenda de disposição especificada. Para obter mais informações, consulte Associar uma agenda de disposição a uma entidade..
Propriedade | Descrição |
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Nome da agenda de disposição | Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Observe que se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em outro nome de agenda irá fazer com que essa agenda também seja selecionada. |
Tipo de entidade do RM | Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique). |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Nome da agenda, Nome da ação, Tipo de entidade do RM, Data de criação, Criado por e Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda, Nome da ação, Tipo de entidade do RM e Total de entidades. |
Este relatório mostra quais pastas e/ou registros foram previamente marcados para a classificação de segurança selecionada. Você precisa inserir uma ID de usuário e Senha para o banco de dados que estabelece sua classificação. Você pode visualizar as informações em sua classificação ou abaixo.
Propriedade | Descrição |
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Categoria de segurança | Selecione uma ou mais categorias de segurança (Altamente secreto, Secreto, Confidencial, Restrito ou Não classificado). |
Tipo de entidade do RM | Selecione um ou ambos os tipos de entidades para as quais deseja o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Categoria de segurança, Tipo de entidade do RM, Data de criação, Criador e Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar a Categoria de segurança, Tipo de entidade do RM e Total de entidades. |
Este relatório mostra quais pastas eletrônicas foram criadas durante um período de tempo especificado.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais recente na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Data de criação, Criador e Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar a Data de criação e o Número de pastas de registros criadas. |
Este relatório lista os registros eletrônicos criados por um usuário especificado dentro do período de tempo especificado.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais recente na qual basear o relatório. |
Criado pelo usuário | Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário para quem deseja gerar um relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar Criado por, Data de criação e Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar Criado por, Data de criação e Número das entidades criadas. |
Este relatório mostra que registros foram visualizados por um usuário do IBM InfoSphere Enterprise Records dentro do período de tempo que você especificar. Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos:
Para obter mais informações sobre auditoria, consulte Ativar ou desativar a auditoria.
Para obter mais informações sobre como adicionar usuários, consulte Segurança e propriedade da instância padrão.
Este relatório lista somente os registros visualizados após a ativação da auditoria.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de visualização mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de visualização mais recente na qual basear o relatório. |
Visualizado pelo usuário | Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário para quem deseja gerar o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar Visualizado por, Data da visualização, Criado por, Data de criação, Nome da entidade do RM e o Número total de registros. Selecione Resumido para visualizar Visualizado por, Data da visualização e Total de entidades. |
Este relatório mostra quais volumes eletrônicos foram abertos e/ou fechados durante o período de tempo especificado. Para o relatório detalhado você pode consultar ambos; para o relatório resumido, você especifica aberto ou fechado. Para obter informações sobre como os volumes são abertos ou fechados, consulte Volumes.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de abertura/fechamento mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de abertura/fechamento mais recente na qual basear o relatório. |
Ação | Clique nas caixas de verificação Aberto e/ou Fechado (como disponível), dependendo de qual deve ser incluído no relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Data aberto, Data fechado (um deles ou ambos), Fechado por, Data de criação, Criado por e o Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar Data aberto (ou Data fechado) e o número de entidades abertas ou fechadas. |
Este relatório mostra quais pastas e registros foram associados com uma agenda de disposição especificado durante um período de tempo especificado.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Nome da agenda de disposição | Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em qualquer outro nome de agenda, essa agenda também será selecionada. Este campo diferencia maiúsculas de minúsculas. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de associação mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de associação mais recente na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Agenda de disposição, Tipo de entidade, Nome da ação, Data de alocação, Data de criação, Criador e Nome da entidade. Selecione Resumido para visualizar a Data de alocação, Agenda de disposição e Tipo de entidade. |
Este relatório mostra as entidades que foram afetadas pela ação especificada. Antes de poder gerar este relatório, é necessário associar a ação a uma ou mais agendas de disposição e associar as agendas de disposição a uma ou mais categorias ou pastas. Execute a Varredura de disposição para obter as informações mais recentes no relatório.
OBSERVAÇÃO Este relatório somente inclui informações sobre pastas.
Propriedade | Descrição |
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Ação de disposição | Selecione uma ação de disposição na lista suspensa, que inclui, Rever, Exportar, Transferir, Destruir, Transferência temporária, Corte ou Revisão vital. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data inicial do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada será executada. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data final do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada foi executada. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Nome da ação, Nome da entidade, Data de execução da fase, Data declarado/Data arquivado, Criado por, Nome da agenda, ID, Localização, Categoria de registro/Identificador de pasta, Tipo e formato de mídia. Selecione Resumido para visualizar o Nome da ação, Tipo de entidade do RM e Total de entidades. |
Este relatório mostra quais pastas e registros estão no momento suspensos. Você precisa ter criado previamente uma ou mais suspensões e tê-las aplicado nas entidades. A data se refere a quando a suspensão foi aplicada.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de suspensão mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de suspensão mais recente na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Nome da entidade, Data de criação, Criado por, Data da suspensão, Nome da suspensão, ID, Localização, Categoria de registro/Identificador da pasta, Tipo e formato da mídia. Selecione Resumido para visualizar o Tipo de entidade e Total de entidades. |
Este relatório mostra as localizações dos registros por tipo de aplicativo que criou o documento associado. O relatório usa os dados do campo Formato de um registro declarado. O campo Formato é uma entrada opcional ao declarar um registro eletrônico nos modelos de dados Base e PRO; mas é um campo obrigatório no modelo de dados DoD. Desde que o valor no campo Formato coincida com um dos tipos de formato que você seleciona para este relatório, o registro será selecionado para o relatório.
Propriedade | Descrição |
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Tipo de Aplicativo | Clique em selecionar tipo de aplicativo e selecione um tipo de aplicativo na lista subseqüentemente exibida. Se necessário, clique em Avançar para ir para a próxima página de tipos de aplicativos. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de aplicativo, Criado por, Data de criação e Nome da entidade do RM (inclui a localização). Selecione Resumido para visualizar o Tipo de aplicativo, Localização e o Número de entidades. |
Este relatório lista os registros que estão planejados para serem rebaixados ou desclassificados dentro do período de tempo especificado. Este relatório produz resultados somente quando tempo suficiente tenha decorrido para que alguns registros estejam no prazo para sua alteração de classificação. Os usuários somente irão visualizar registros que tenham a classificação de segurança igual ou menor do que sua própria. Rebaixar nos eventos não está disponível no relatório.
Propriedade | Descrição |
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Especificar seção do plano de arquivos | Clique em Procurar para navegar para a seção do plano de arquivo para o qual deseja o relatório. Clique em OK quando a entidade apropriada está listada no fim do caminho. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Ação de classificação | Selecione Rebaixar para encontrar registros que serão movidos de altamente secreto ou secreto para uma classificação menor. Selecione Desclassificar para encontrar registros que serão movidos de altamente secreto, secreto ou confidencial para não classificado. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data mais recente na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar Rebaixar na data, Classificação atual, Título do registro e Instruções de rebaixamento para a opção Rebaixar. Para a opção Desclassificar, o relatório mostra a Data da desclassificação, Classificação atual e Título do registro. Selecione Resumido para visualizar Rebaixar na data, Classificação atual, Título do registro para a opção Rebaixar. Para a opção Desclassificar, o relatório mostra a Data da desclassificação, Classificação atual e Título do registro. |
Se você cria pastas de registros antes de criar agendas de disposição, use este relatório para encontrar as pastas mais tarde quando estiver pronto para atribuir agendas de disposição. O relatório se aplica a todo o plano de arquivo.
Propriedade | Descrição |
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Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Nome da entidade, ID, Data criada/Data arquivada, Criador, Categoria de registro/Identificador de pasta eTipo e formato da mídia. Selecione Resumido para somente visualizar o número de entidades em cada Tipo de entidade. |
Este relatório lista todas as categorias, pastas e registros para as quais foi tomada uma decisão de revisão. O relatório se aplica a todo o plano de arquivo. Anteriormente você deve ter criado e aplicado planejamentos de disposição às pastas apropriadas do IBM InfoSphere Enterprise Records e executado a Varredura de Disposição. Os revisores precisam ter completado as tarefas em suas caixas de entrada de fluxo de trabalho (ou na caixa de entrada pública AprovaçãoGerenteRegistros).
Antes de executar este relatório, é necessário criar um objeto personalizado ao concluir este procedimento:
Propriedade | Descrição |
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Decisão de revisão | Selecione a decisão de revisão no menu suspenso, que inclui Aprovar, Rejeitar, Suspender ou Alterar agenda. |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de revisão mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data mais recente na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Data de decisão da fase (mês), Nome da agenda, Tipo de entidade, Data de decisão da fase (dia e hora), Comentários de revisão, Data de criação e Criador. Selecione Resumido para visualizar a Data de decisão da fase (mês), Nome da agenda, Tipo de entidade e Total. |
Este relatório lista as categorias ou pastas (ou ambas) na seção selecionada do plano de arquivo. A data se refere a quando as entidades foram criadas.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Tipo de entidade do RM | Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique). |
Data de Início | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório. |
Data de Encerramento | Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Criado por, Data de criação, Nome da entidade e o número total deste tipo de entidade. Selecione Resumido para somente visualizar o número deste tipo de entidade. |
Este relatório mostra quais registros vitais estão no prazo para revisão (ou outra ação configurada) na faixa de tempo especificada. Você precisa ter definido previamente uma ação de revisão vital e uma data recorrente quando a ação é iniciada periodicamente. O indicador de registro vital precisa ser definido para verdadeiro. Execute a Varredura de disposição para atualizar os registros antes de executar este relatório. Para obter mais informações, consulte Definir registros vitais.
Propriedade | Descrição |
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Especificar a seção do plano de arquivos | Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado. |
Data de Início | Clique no ícone calendário e selecione a data mais antiga para revisões de registro vital. |
Data de Encerramento | Clique no ícone calendário e selecione a data mais recente para revisões de registro vital. |
Tipo de relatório | Selecione Detalhado para visualizar a Data da revisão, Data de criação, Criado por e Nome da entidade. Selecione Resumido para visualizar a Data de revisão e o número total de registros. |