En général, les catégories, dossiers et volumes se ferment automatiquement suite à la vérification d'une condition définie par leur planning d'élimination associé, mais vous pouvez choisir de les fermer manuellement. Lors de la création d'un conteneur de ce type, il est ouvert par défaut, et des entités enfants peuvent y être ajoutées. La fermeture d'un conteneur lance son processus d'élimination et rend impossible l'ajout d'entités enfants.
Normalement, il est inutile de rouvrir un conteneur fermé, mais cette action permet d'ajouter des enregistrements qui étaient indisponibles lors de la fermeture du conteneur. Si par exemple un conteneur a été fermé à la fin de l'année mais qu'un enregistrement correspondant à cette année vous parvient par la suite, vous pouvez rouvrir le conteneur pour ajouter l'enregistrement et le refermer ensuite. Vous pouvez extraire des enregistrements de conteneurs ouverts ou fermés.
Lorsqu'une entité se ferme, toutes ses entités enfants sont automatiquement fermées. Par contre, si vous rouvrez une entité, ses entités enfants ne sont pas automatiquement rouvertes. Pour rouvrir une entité enfant, vous devez d'abord ouvrir ses entités parent. Pour ajouter un enregistrement à un volume rouvert, vous devez sélectionner ce volume explicitement.
Les administrateurs d'enregistrements et les gestionnaires d'enregistrements peuvent fermer et rouvrir les catégories ou dossiers d'enregistrement et les volumes.
Pour fermer manuellement un conteneur :
REMARQUE Les entités qui sont fermées sont signalées par l'icône Fermé :
Pour rouvrir une entité :
REMARQUE Les entités fermées et rouvertes sont signalées par l'icône Rouvert :