Gestion des documents composés

Les documents composés regroupent des documents portant sur un thème ou un sujet commun. Vous pouvez donc accéder aux documents connexes, même si vous ne connaissez pas leur nom et ne savez pas où ils sont stockés.

Documents composés

Pour regrouper des documents et définir ce qui les unit, il est nécessaire d'associer un document parent à un ou plusieurs documents enfant. Les documents enfant et parents sont créés indépendamment les uns des autres. Lorsque vous définissez la relation qui unit les différents documents d'un document composé, les informations sont stockées sous forme d'un lien. Ce type de lien est différent des liens que vous pouvez créer pour relier différents types d'objets tels que des dossiers, des documents ou des objets personnalisés.

Les documents contenus dans un document composé peuvent résider à des emplacements différents dans une même librairie. Il est impossible de créer un document composé avec des objets personnalisés et des dossiers, ou de créer un document composé comprenant des documents provenant de librairies différentes. S'il n'existe aucune relation hiérarchique particulière entre ces documents, vous pouvez créer un document parent vide (fichier externe) et définir les autres documents en tant qu'enfants de ce document.

Création d'un document composé

Pour créer un document composé, vous devez dans un premier temps créer le document parent, puis lui associer des documents supplémentaires en tant qu'enfants. Les procédures sur les documents parent et enfant sont les mêmes que celles des documents standard. Par exemple, vous pouvez visualiser les pages d'informations des documents parent et enfant de même que les informations sur les liens qui associent les documents entre eux. Vous pouvez créer plusieurs versions de documents parent et enfants et attribuer un nom au lien qui les associe. Lorsque vous ajoutez, modifiez ou insérez un document enfant, des paramètres spéciaux vous permettent de gérer ce document pendant qu'une version du document parent est créée ou supprimée.

Modification et suppression de documents composés

Vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les documents enfant apparaissent dans la liste de leur document parent, sélectionner des documents enfant supplémentaires, insérer de nouveaux documents et supprimer les liens qui relient les divers documents.

Suggestions

Action Informations

Pour créer un document parent

  • Lors de son ajout à une bibliothèque (manuellement ou par le biais d'un modèle d'entrée). Les documents enfant doivent déjà exister dans la librairie.
  • Lors de la restitution d'une nouvelle version.
  • En sélectionnant Modifier le composé dans le menu contextuel. Une fois le document converti, il peut être associé à des documents enfant ou d'autres documents parent. Vous pouvez également reconvertir un document composé en document standard. Mais vous ne pouvez pas reconvertir un document composé en document standard si des documents enfant lui sont associés. Vous devez d'abord supprimer les documents enfant associés.

Cette action n'est pas disponible lorsque vous accédez :

  • à la page d'informations d'un document qui est un objet de réservation,
  • à un document provenant d'une application intégrée telle que Word ou Excel.

Pour associer des documents enfant à un document parent

  • lors de l'ajout du document parent à la librairie ;
  • lors de la restitution d'une nouvelle version du document ;
  • lors de l'affichage de sa page d'informations (vue Documents enfant).
  • Utilisez le lien Afficher lorsque vous ajoutez un document pour afficher la liste des documents enfant associés à un document parent spécifique. De plus, vous pouvez également exécuter d'autres actions, comme la modification de l'ordre dans lequel les documents apparaissent, lorsque vous avez plus d'un document enfant.

Informations sur les liens et propriétés de lien des documents composés

La vue des propriétés de lien des documents composés de la page d'informations est une page en lecture seule qui offre un instantané actuel des relations de composants entre un document enfant spécifique et son document parent. Les informations affichées permettent de gérer la relation entre un document enfant et un document parent lorsque, par exemple, une version du document parent est créée ou supprimée.

Les informations de propriété qui apparaissent sont créées lorsque vous associez un premier document enfant à un document parent. Modifiez les propriétés affichées sur cette page lorsque vous modifiez le document enfant.

Les propriétés système sont également en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées. Selon vos paramètres de préférences utilisateur, il se peut que les propriétés système soient réduites (masquées). Cliquez sur Afficher les propriétés du système ou Masquer les propriétés du système pour activer ou désactiver l'affichage des propriétés système.

Vous pouvez accéder à la vue des propriétés de lien des documents composés lorsque vous ouvrez la page d'informations d'un document parent ou enfant.

Procédure d'utilisation des documents composés

Documents parent Procédure
Pour créer un document parent lors de l'ajout d'un document
  1. Ajoutez un document à une librairie et sélectionnez Oui dans la zone Document composé.
  2. Pour ajouter un enfant, cliquez sur Ajouter un enfant et accédez au document après avoir cliqué sur Sélectionner (vous pouvez ajouter des enfants ultérieurement depuis les pages d'informations).
  3. Choisissez les paramètres appropriés.
    • Pour Conserver la nouvelle version du parent, sélectionnez Oui (valeur par défaut) si vous souhaitez conserver la relation parent-enfant lorsque le document est modifié puis restitué sous une nouvelle version. Sélectionnez Non si vous souhaitez rompre cette relation lorsque le document parent est restitué sous une nouvelle version.
    • Pour Supprimer lorsque le parent est supprimé, sélectionnez Oui si vous souhaitez que le document enfant soit supprimé lorsque son document parent est supprimé. Sélectionnez Non si vous souhaitez conserver le document enfant dans la librairie lorsque son document parent est supprimé.
    • Pour Empêcher la suppression, sélectionnez le paramètre approprié, en fonction de l'élément dont vous souhaitez empêcher la suppression.
  4. Saisissez le nom du lien (facultatif). Il apparaîtra dans la colonne Nom du lien de la page Informations du document parent (vue Documents enfant).
  5. Achevez l'ajout du document.
Pour convertir un document en document parent à l'aide de l'action Modifier le composé.
  1. Sélectionnez un document, puis cliquez sur Obtenir des infos pour afficher les actions disponibles. Cliquez sur Modifier le composé, puis achevez l'action.
  2. Acceptez les modifications.
Documents enfant Procédure
Pour afficher les documents composés associés à un document parent, procédez comme suit :
  1. Consultez les documents actuels ou cliquez sur Ajouter enfant pour ajouter un nouveau document enfant.
  2. Si vous avez plus d'un document enfant, vous pouvez effectuer des actions supplémentaires.
  3. Continuez pour achever la procédure d'ajout ou de modification.
Pour ajouter ou modifier un document enfant
  1. Localisez la page d'informations du document parent, vue Documents enfant, avant d'ajouter ou de modifier un document enfant.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour ajouter un nouveau document enfant, cliquez sur Ajouter enfant.
    • Pour insérer un document enfant dans un ensemble existant de documents enfant associés à un document parent, cliquez sur Insérer enfant dans le Menu Actions.
    • Pour modifier un document enfant existant, sélectionnez le document, puis cliquez sur Modifier enfant dans le Menu Actions.
  3. Sous Document enfant, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez Document pour identifier un document à ajouter en tant que document enfant. Cliquez sur Sélectionner pour localiser le document. Une fois le document localisé, indiquez si vous souhaitez lier la version finale, la version actuelle ou une autre version du document enfant. Pour plus d'informations sur la sélection de ces versions, reportez-vous à la rubrique Sélectionner un objet.

      Selon le document et la version sélectionnés, vous devrez peut-être spécifier une étiquette de liaison de composant et la sélectionner. L'étiquette est déterminée par la classe de document assignée au document enfant que vous ajoutez. Il s'agit d'un paramètre qui garantit que les documents que vous ajoutez ou modifiez sont inclus dans un document composé. En plus de l'assignation d'une étiquette, vous devez également cocher la case qui apparaît en regard de l'étiquette pour activer le paramètre.

    • Sélectionnez Fichier externe pour spécifier l'URL d'un fichier stocké hors de l'environnement de votre application.
  4. Dans Paramètres, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour Conserver la nouvelle version du parent, sélectionnez Oui pour conserver la relation entre des documents enfant et parent lorsque le document parent est ajouté à une librairie.
    • Pour le paramètre Supprimer lorsque le parent est supprimé, sélectionnez Oui pour indiquer que le document enfant doit être supprimé lorsque le document parent associé est supprimé.
    • Pour le paramètre Empêcher la suppression, sélectionnez le paramètre approprié pour empêcher un document enfant ou parent d'être supprimé. Aucun et Du parent sont les options disponibles pour les fichiers externes.
  5. Cliquez sur Modifier la classe pour sélectionner une classe de lien pour le document parent ajouté ou saisir des valeurs de propriété pour la classe de lien.
Modification ultérieure des paramètres d'un document enfant
  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des infos du document parent et sélectionnez la vue Documents enfant.
  2. Sélectionnez le document enfant que vous souhaitez modifier.
  3. Dans le Menu Actions, sélectionnez Modifier l'enfant.
  4. Modifiez les zones appropriées.
Affichage du contenu des documents associés
  1. Dans la vue Documents enfant d'un document parent, cliquez sur le titre d'un document enfant quelconque dans la liste.
  2. Cliquez sur Sélectionner enfant pour afficher une hiérarchie de relations. Pour afficher le contenu d'un enfant sous-jacent, sélectionnez son document parent. Le document enfant s'affiche et vous pouvez alors cliquer sur son titre.
  3. Une fois que vous avez sélectionné l'enfant dans la hiérarchie Sélectionner enfant, vous pouvez accéder à un autre parent à l'aide du chemin Enfants pour. Une liste de tous ses documents enfant s'affiche. Il vous suffit alors d'appuyer sur le titre de l'un de ces documents pour en afficher le contenu.

REMARQUE  Si vous utilisez InfoSphere Enterprise Records, veillez à choisir vos options de paramétrage avec soin. Tout paramètre empêchant la suppression de documents risque d'entrer en conflit avec le programme d'élimination normal des documents. De même, si vous choisissez de supprimer un document enfant lorsque son document parent est supprimé, vous risquez d'entraver le processus d'élimination normal des documents enfant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Présentation de la configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records.

Pour modifier l'ordre des documents enfant, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez un document enfant dans Vue de documents enfant ou lorsque les documents enfant associés à un document parent spécifique s'affichent, utilisez le lien Afficher pendant un ajout ou une modification.
  2. Dans le Menu Actions, cliquez sur Modifier l'ordre.
  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur Déplacer le premier pour déplacer le document spécifié en tête de la liste de documents enfant.
    • Cliquez sur Déplacer vers le haut pour déplacer le document spécifié d'un cran vers le haut dans la liste de documents enfant.
    • Cliquez sur Déplacer vers le bas pour déplacer le document spécifié d'un cran vers le bas dans la liste de documents enfant.
    • Cliquez sur Déplacer le dernier pour déplacer le document spécifié au bas de la liste de documents enfant.
Pour supprimer un document enfant, procédez comme suit :
  1. Accédez à la vue Documents enfant. Sélectionnez un document à supprimer, puis cliquez sur Menu Actions pour afficher les actions disponibles.
  2. Cliquez sur Supprimer enfant, puis cliquez sur Supprimer pour terminer l'action. Le lien entre le document parent et le document enfant est supprimé, mais le document enfant reste dans la librairie.
Pour gérer les propriétés de lien des documents composés, procédez comme suit :
  1. Pour accéder aux propriétés de lien pour un document parent ou un document enfant, procédez comme suit :
    • Sélectionnez le document enfant, puis cliquez sur le lien du document parent associé. En regard de la valeur des propriétés de lien, par exemple dans la colonne Nom du lien, cliquez sur le bouton Informations pour accéder à la page Informations sur le lien.
    • Sélectionnez le document parent, puis cliquez sur le lien du document enfant associé. Sélectionnez le document enfant contenant les propriétés de lien que vous souhaitez afficher. Dans le Menu Actions, cliquez sur Informations sur le lien pour accéder à la page Informations sur le lien.
  2. Consultez les informations actuelles sur les liens qui définissent la relation entre des documents parent et enfant spécifiques.