レコード・フォルダーの追加
このトピックでは、レコード・フォルダーをレコード・カテゴリーに追加する方法について説明します。レコード・フォルダーは、アクティブなレコード・カテゴリーの最下位レベルにのみ追加できます。このため、レコード・カテゴリーにサブカテゴリーが含まれている場合、そのサブカテゴリーにレコード・フォルダーを追加できません。また、レコード・フォルダーはアクティブなレコード・カテゴリーにのみ追加できます。レコード・フォルダーの下にサブフォルダーを作成できません。レコード・フォルダーには、ボリュームまたはレコードだけを格納できます。IBM InfoSphere Enterprise Records には、電子フォルダー、物理フォルダー、物理ボックス、ハイブリッド・フォルダーという 4 種類のレコード・フォルダーが用意されています。サイトによっては、カスタム・フォルダーが作成されている場合もあります。
IBM InfoSphere Enterprise Records の PRO インストールでは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけがレコード・フォルダーを追加できます。DoD インストールでは、Records Manager または Records Administrator に加え、権限ユーザーもレコード・フォルダーを追加できます。レコード・フォルダー作成に必要なセキュリティー権限を持っていない場合、Workplace から「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを起動できます。このワークフローを起動すると、レコード・フォルダー作成要求が Records Manager に送られて、承認するかどうかが決定されます。詳細については、「レコード・フォルダーの作成ワークフローの使用」を参照してください。
デフォルトでは、新しく作成されたレコード・フォルダーは、親エンティティーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。継承されたこれらの値は変更できます。
注: どのファイリング計画レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください (詳細については、「ファイリング計画」を参照してください)。
レコード・フォルダーを追加するには
- Records Manager または Records Administrator としてサインインし、ファイリング計画を参照して、レコード・フォルダーの作成先となるレコード・カテゴリーにアクセスします。
- 「レコード・フォルダーの追加」
をクリックします。
続いて次の手順を実行します。
クラスの設定
- 作成するレコード・フォルダーのタイプをクリックし、「次へ」をクリックしてプロパティーの設定ステップに進みます。
- 電子レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
- 物理レコード・フォルダーには、物理レコードを格納できます。
- ボックスは物理レコード用で、ウェアハウスをモデル化するために設定できます。
- ハイブリッド・レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
フォルダー・タイプの詳細については、「カテゴリー、フォルダー、およびボリューム」を参照してください。
プロパティーの設定
- プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。
表示されるプロパティーの詳細については、「プロパティーの参照」を参照してください。このフォルダーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。命名パターンの作成については、「命名パターンの構文について」を参照してください。
- 「次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。「キャンセル」をクリックすると、「レコード・フォルダーの追加」ウィザードが終了します。
廃棄の設定
- 以下の 3 通りの可能性があります。廃棄スケジュールが既に選択されている場合 (継承ボックスがチェックされている)。廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。廃棄情報がまったく存在しない場合。いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
- スケジュールを参照する場合、このフォルダーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
- 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・フォルダーを廃棄するための廃棄権限を指定します。
デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに対して指定された廃棄権限がレコード・フォルダーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、フォルダーに対して設定された廃棄権限が適用されます。廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によってレコード・フォルダーに対して設定された廃棄権限が上書きされます。
- 「次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの重要レコードを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。
重要レコードの設定
レコード・フォルダーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合、このステップでそのレコード・フォルダーを重要として指定できます。このフォルダーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
- このフォルダーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのドロップダウン・メニューから「True」を選択します。
- 必要な場合、このレコード・フォルダーに追加する重要レコードの説明を入力します。
- 「重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に起動するアクションを選択します。このメニューには、「アクションの追加」の説明に従って作成された重要レビュー・アクションがリストされます。
- 「重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このフォルダーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。このメニューには、「繰り返しイベントの追加」の説明に従って作成された繰り返しイベントがリストされます。
- 「次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・フォルダーを完成させます。
セキュリティーの設定
セキュリティー設定では、レコード・フォルダーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定されたセキュリティー・マーキングによって上書きされる場合があります。
- 既存のセキュリティー設定を確認します。各アクセス権限については、「セキュリティー設定の指定」を参照してください。
- ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更する場合、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。「セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
- 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。詳細については、「オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加」を参照してください。
- セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・フォルダーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
- レコード・フォルダーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。