Deklarieren eines klassifizierten elektronischen Datensatzes
Nur Benutzer, die der Gruppe "Datensatzbenutzer" zugeordnet sind, können klassifizierte elektronische Datensätze von Workplace oder Workplace XT deklarieren.
Um einen klassifizierten elektronischen Datensatz von Workplace oder Workplace XT zu deklarieren, starten Sie den Assistenten zum Deklarieren als Datensatz mit einer der folgenden Aktionen:
- Wählen Sie "Als Datensatz deklarieren" auf der Bestätigungsseite nach dem Hinzufügen oder Einchecken eines Dokuments.
- Wählen Sie "Als Datensatz deklarieren" im Kontextmenü eines Dokuments oder auf der Seite "Eigenschaftsinformationen".
Im Assistenten zum Deklarieren als Datensatz:
- Aktivieren Sie das Optionsfeld "Klassifizierte Akte deklarieren" und klicken Sie auf "Akzeptieren".
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen".
- Wählen Sie einen Objektspeicher und klicken Sie auf "Akzeptieren".
Weitere Schritte im Assistenten:
- Katalogakte
- Eigenschaften festlegen
- Klassifikationseigenschaften festlegen
Katalogakte
- Wählen Sie die gewünschte Klasse. Für elektronische Akten wählen Sie "Elektronische Akte" bzw. eine der Unterklassen, die von Ihrem Administrator eingerichtet wurden.
- Klicken Sie auf "Aktenplan-Speicherort auswählen" und navigieren Sie zur gewünschten Ebene des Aktenplans.
- Standardmäßig ist die Ansicht "Durchsuchen" ausgewählt, doch können Sie die anderen Optionen aus dem Bereich links auswählen.
- Wenn Sie bereits Kurzbefehle eingerichtet haben, wählen Sie "Kurzbefehle" und treffen Ihre Auswahl dann aus der Liste. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des gewünschten Speicherorts und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen". Kurzbefehle, die Sie nicht mehr brauchen, können Sie aus der Liste löschen: Wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen und dann den Befehl "Kurzbefehl entfernen".
- Wenn Sie einen Teil des Namens der Einheit kennen, klicken Sie auf "Suchen". Wählen Sie den Titel oder die Dateiplan-ID aus. Der Standardoperator ist "entspricht" und ermöglicht Ihnen das Suchen nach einem Teil des Namens. Geben Sie eine Textzeichenfolge ein und klicken Sie auf Suchen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer oder mehrerer Kategorien und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen". Klicken Sie auf "Entfernen", um irrtümlich eingefügte Speicherorte zu löschen. Klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", wenn Sie Speicherorte Ihrer Kurzbefehlsliste hinzufügen wollen.
- Wenn die Liste vollständig ist, klicken Sie auf "Akzeptieren".
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Eigenschaften festlegen" überzugehen.
Eigenschaften festlegen
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der gewählten Klasse. Folgende Felder sind erforderlich:
- Medientyp: Geben Sie den Medientyp ein, beispielsweise elektronische Akte.
- Format: Geben Sie das Format ein, beispielsweise Text, PDF, Word.
- Autor/Ersteller: Geben Sie den Namen der Person ein, die die Akte erstellt hat oder deren Eigner ist.
- Thema: Geben Sie eine Kurzbeschreibung des Inhalts ein.
- Veröffentlichungsdatum: Geben Sie das Datum der Erstellung der Akte ein.
- Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer anderen Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf, und suchen dann nach der klassifizierten Quellakte. In der Regel sind Empfangsbestätigungen nicht klassifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter Empfangsbestätigungen.
- Klicken Sie auf "Weiter", nachdem Sie die erforderlichen Informationen im Schritt "Festlegen von Eigenschaften" eingegeben haben. Der Assistent öffnet den Schritt "Festlegen von Klassifikationseigenschaften".
Festlegen von Klassifikationseigenschaften
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Um ein Sicherheitsklassifikationshandbuch (SCG - Security Classification Guide) oder ein Quellendokument auszuwählen, klicken Sie auf "Abgeleitet von". Dieser Schritt ist optional.
- Um ein SCG, einen SCG-Abschnitt oder ein SCG-Thema auszuwählen, klicken Sie im Bereich "Sicherheitsklassifikationshandbücher" auf "Neu hinzufügen" und wählen das gewünschte SCG-Element aus. Wenn Sie ein SCG-Element wählen, wird für die Eigenschaft "Abgeleitet von" des Datensatzes der Namen des SCG, das Datum, an dem der SCG ausgegeben wurde und der Ersteller angegeben.
- Um ein Quellendokument hinzuzufügen, klicken Sie im Quellendokumentbereich auf "Neu hinzufügen" und geben Sie eine Beschreibung des Quellendokuments in das Textfeld ein. Ein Quellendokument bietet keine zusätzlichen Informationen, sodass Sie die erforderlichen Felder im Schritt "Festlegen von Klassifikationseigenschaften" ausfüllen müssen.
- Um ein Sicherheitsklassifikationshandbuch oder ein Quellendokument zu entfernen, aktivieren Sie in der Spalte "Entfernen" das entsprechende Kontrollkästchen und klicken auf Entfernen.
- Wenn Sie mit dem Hinzufügen oder Entfernen der gewünschten Klassifikationshandbuchelemente und Quellendokumente fertig sind, klicken Sie auf "Akzeptieren".
HINWEIS Wenn Sie auf der Seite "Abgeleitet von" auf Akzeptieren klicken, kopiert
IBM InfoSphere Enterprise Records Daten aus allen in der Zusammenfassung angezeigten Feldern (einschließlich Leerzeichen) in die entsprechenden Felder im Schritt "Klassifikationseigenschaften festlegen". Wenn Sie früher andere Daten in diese Felder eingegeben hatten und sich jetzt nur die Informationen auf der Seite "Abgeleitet von" ansehen, klicken Sie auf "Abbrechen" (statt Akzeptieren), um die Daten beizubehalten, die von Hand eingegeben worden waren.
- Wenn Sie keine Richtlinie ausgewählt haben, müssen Sie einen Wert für Ursprüngliche Klassifikation angeben, indem Sie Streng geheim, Geheim oder Vertraulich im Dropdown-Menü wählen.
HINWEIS Für "Aktuelle Klassifikation" wird standardmäßig derselbe Wert wie für "Ursprüngliche Klassifikation" verwendet, wenn Sie berechtigt sind, Objekte auf der Ebene ihrer ursprünglichen Klassifizierung zu sehen. Andernfalls müssen Sie einen Wert auf der Ebene Ihrer Befugnis angeben.
- Wenn Sie keine Richtlinie gewählt haben, klicken Sie auf "Gründe für Klassifizierung".
- Klicken Sie auf "Neuen Wert hinzufügen".
- Klicken Sie auf "Aktiv" oder "Veraltet" und wählen Sie einen geeigneten Wert.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren".
- Fügen Sie beliebig viele Werte hinzu.
- Um einen Wert zu entfernen, markieren Sie ihn und klicken auf das Symbol "Ausgewählte Elemente entfernen":
- Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Geben Sie im Feld "Klassifizierungsbehörde" den Namen der Behörde ein, die aktuell das Schriftstück verwaltet (zum Beispiel das Verteidigungsministerium).
- Füllen Sie ggf. die übrigen optionalen Felder aus.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
HINWEISE
- Die IBM InfoSphere Enterprise Records-Benutzerschnittstelle verfügt nicht über die Funktionalität zum Deklarieren aller Teile eines zusammengesetzten Dokuments als einzelnes Schriftstück. Sie können jedoch einzelne unter- oder übergeordnete Dokumente als Schriftstücke deklarieren. Sie können außerdem Dokumente, die bereits als Schriftstücke deklariert wurden, zu einem späteren Zeitpunkt zu einem zusammengesetzten Dokument machen. Bestimmte Einstellungen für zusammengesetzte Dokumente (beispielsweise Löschen verhindern) können sich auf die normale Aussonderung eines Schriftstücks auswirken. Daher kann IBM InfoSphere Enterprise Records die Aussonderung von Schriftstücken nicht unterstützen, die zu einem zusammengesetzten Dokument gehören.
- Anwendungen, die die DITA-Dateifunktionalität (Darwin Information Typing Architecture) verwenden, erstellen die Komponenten als zusammengesetzte Dokumente. Daher gelten die im vorigen Hinweis für zusammengesetzte Dokumente genannten Unterschiede auch für DITA-Dateien.