Utilizar plantillas de búsqueda

Aparte de buscar determinadas entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records en la ficha Buscar, puede utilizar plantillas de búsqueda o búsquedas almacenadas que se han creado en Workplace. Si un diseñador de plantillas de búsqueda guarda una búsqueda en el directorio <FPOS>:\Records Management\Templates y como nombre de aplicación se indica IBM InfoSphere Enterprise Records, la búsqueda aparece en la ficha Buscar. Seleccione Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas para obtener la lista de búsquedas en la ficha Buscar de IBM InfoSphere Enterprise Records. En IBM InfoSphere Enterprise Records sólo aparecen las búsquedas creadas con IBM InfoSphere Enterprise Records como valor del campo Nombre de aplicación.

Los usuarios que dispongan de acceso a Autor -> Herramientas avanzadas de Workplace pueden crear y modificar búsquedas mediante Diseñador de búsquedas. Al crear plantillas de búsqueda, puede utilizar la propiedad Tipo de entidad RM para especificar o filtrar determinadas entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records en los resultados de búsqueda. En la tabla siguiente figuran las entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records y sus valores:

Tipo de entidad de RM
Valor
Tipo de objeto*

Categoría de registro

101 Carpeta

Carpeta de registros

102 Carpeta

Carpeta de registros electrónicos

105 Carpeta

Contenedor físico

106 Carpeta

Carpeta de registros híbridos

108 Carpeta

Carpeta de registros físicos

110 Carpeta

Volumen

103 Carpeta
Registro electrónico
301 Documento
Registro de correo electrónico
302 Documento
Marcador 303 Documento

*Los objetos personalizados consisten en elementos como acciones, ubicaciones, tipos de registros, etcétera. La lista aparece en pantalla al visualizar el menú desplegable Subclase de objeto en Diseñador de búsquedas.

Al diseñar la búsqueda, puede visualizar tipos de entidades que en la plantilla de búsqueda aparecerán como casillas de verificación. Especifíquelos en la página Tipos de objetos. Si utiliza la plantilla de búsqueda, especifique los valores de la tabla anterior o seleccione la casilla de verificación Filtrar resultados por clases seleccionadas: para buscar un tipo de entidad concreto.

Para obtener más información sobre cómo crear plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas, consulte la Ayuda de Diseñador de búsquedas.

Búsqueda almacenada

El creador ya ha definido todos los criterios que determinan una búsqueda almacenada. Lo único que hace falta es hacer clic en el nombre. Se ejecuta la búsqueda y los resultados se visualizan como si se hubiera abierto una carpeta. Un icono de búsqueda almacenada tiene un aspecto similar al siguiente: icono de búsqueda almacenada

Plantilla de búsqueda

En general, las plantillas de búsqueda permiten ver los criterios de búsqueda y especificar valores. No cambia las propiedades en que desea buscar ni los operadores. Sólo especifica valores de los criterios seleccionados previamente por el diseñador. Un icono de plantilla de búsqueda tiene un aspecto similar al siguiente: icono de plantilla de búsqueda

NOTA  IBM InfoSphere Enterprise Records solamente soporta la opción VQL para una búsqueda o plantilla de búsqueda que incluya un elemento de recuperación basada en contenido (CBR). Otras opciones de CBR, como ALL o NONE, no se admiten.

VQL es el lenguaje de consulta que soporta el software Autonomy K2 y que está subyacente en Content Search Engine. Para obtener más información sobre la sintaxis de VQL, consulte la documentación de Autonomy instalada en el K2 Master Administration Server:

http://<nombre_host_Master_Administration_Server>:9990/verity_docs/

Para utilizar una plantilla de búsqueda o búsqueda almacenada

  1. Seleccione la ficha Buscar y haga clic en Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas.
  2. Seleccione cualquiera de las plantillas de búsqueda o búsquedas almacenadas que aparezcan.
  3. Especifique los criterios de búsqueda de la plantilla de búsqueda seleccionada y haga clic en Buscar. (Las búsquedas almacenadas se ejecutan de inmediato sin ninguna especificación por parte del usuario.)
  4. Para suprimir todos los criterios de búsqueda de la plantilla, haga clic en Restablecer valores predeterminados. Si desea suprimir un valor determinado de un menú desplegable, seleccione el espacio en blanco en la parte superior de la lista. Haga clic en el vínculo Borrar a la derecha de un icono de calendario para suprimir la fecha. Resalte el texto y pulse la tecla Retroceso para eliminarlo.

Los resultados de la búsqueda se muestran en la parte inferior de la página. Puede ordenar los resultados haciendo clic en los encabezados de columna, acceder a páginas de información haciendo clic en los iconos Obtener información, visualizar documentos, abrir carpetas y efectuar acciones mediante el menú contextual de una entidad. Para realizar acciones en varias entidades, seleccione sus casillas de verificación y elija la acción en el menú Acciones de multiselección.