レコードのコピー

少なくとも権限ユーザー・ロールまたはレビューアー・ロールの権限に割り当てられているユーザーのみが、同じファイリング計画内にある別の場所にレコードをコピーできます。権限ユーザーまたはレビューアーがレコードをコピーする場合、次の操作が行われます。

レコードをコピーする場合のセキュリティー情報

レコードがコピーされると、新しいレコードは新しい親コンテナーからセキュリティーを継承します。

レコードをコピーする場合の廃棄情報

コピーされたレコードは、新しい親コンテナーから廃棄スケジュールを継承します。ただし、レコード・タイプの結果として、そのレコードに廃棄が含まれる場合は除きます。元のレコードが既にカットオフされていても、コピーしたレコードはカットオフされていません。権限のあるユーザーは、廃棄を含むレコード・タイプのレコードをコピーした場合、そのレコードに対して廃棄を開始する必要があります。

単独のレコードをコピーするには

  1. ファイリング計画の階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
  2. レコード名を右クリックし、コンテキスト・メニューから「コピー」を選択します。
  3. 「ドキュメント・タイトル」フィールドで、レコード名の接頭部に「コピー」と表示される点に注意してください。
  4. レコードのコピーの説明を入力し、「次へ」をクリックします。
  5. ファイリング計画内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
  6. 表示される確認メッセージで、コピー操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。

次の事項に注意してください。

複数のレコードをコピーするには

  1. ファイリング計画の階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
  2. コピーするレコードの左側にあるチェック・ボックスを選択します。
  3. 「複数選択アクション」メニューの「コピー」を選択します。
  4. 「コピー」ウィンドウで、リストからレコードのコピー先となるファイリング計画ロケーションを選択します。

    ヒント: 「フィルター」フィールドを使用して、「エンティティー名」リストに表示されるアイテム数を制限できます。 例えば、ファイリング計画ロケーションの名前に文字「x」が含まれることがわかっている場合、「フィルター」フィールドに「x」と入力して「移動」をクリックすると、名前に文字「x」が含まれるファイリング計画ロケーションのみでリストがリフレッシュされます。「リセット」をクリックすると、ファイリング計画をアルファベット順に並べた完全リストに戻ります。

  5. ファイリング計画内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
  6. 表示される確認メッセージで、コピー操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。