Toute règle de sécurité valide est composée d'un ou de plusieurs modèles définissant la sécurité d'un document en fonction de l'état de la version de celui-ci. Les pages depuis lesquelles vous pouvez assigner des règles de sécurité à un document dépendent des paramètres de votre site et des paramètres de sécurité :
Les états de version des documents sont liés à la version des documents. Lorsqu'un document est soumis aux différents cycles de traitement, de la version secondaire à la version principale, il se trouve toujours dans l'un des quatre états possibles. Ces états sont les suivants : Finale, Active, Réservation et Obsolète. Les règles de sécurité définissent les paramètres de sécurité automatiques appliqués au document lorsqu'il passe d'un état à un autre après une restitution, un emprunt, une promotion ou une rétrogradation. Les règles de sécurité sont un ensemble de modèles de sécurité qui définissent les paramètres de sécurité pour un état de version spécifique. Pour plus d'informations sur la création de versions de document, reportez-vous à la rubrique Gestion des versions de documents.
Prenons l'exemple d'un groupe d'utilisateurs disposant de droits d'accès sur les versions secondaires d'un document (c'est-à-dire les documents caractérisés par l'état Active). Une fois le document approuvé en vue d'une diffusion plus large (état Finale), vous décidez de le mettre automatiquement à disposition d'un autre groupe d'utilisateurs. Vous pouvez créer des règles de sécurité afin d'identifier les utilisateurs qui auront accès au document à chaque état. Vous pouvez ensuite appliquer ces règles de sécurité à des documents spécifiques.
REMARQUE Si chaque état de version ne dispose pas de son propre modèle de sécurité, les paramètres de sécurité définis pour l'état précédent seront attribués à l'état suivant. Par exemple, si vous créez un modèle de sécurité pour l'état de version Finale uniquement puis rétrogradez un document d'une version principale (Finale) en version secondaire, les autorisations de sécurité du modèle de la version finale s'appliqueront à la version secondaire. Pour de meilleurs résultats, chaque état de version doit être associé à un modèle de sécurité particulier.
Pour ouvrir et utiliser l'assistant
Pour créer ou modifier des règles de sécurité, vous devez avoir accès aux outils avancés de la page Auteur.