Agregar o modificar una retención de disposición

Los procedimientos siguientes describen cómo agregar una retención de disposición al sistema o modificarla posteriormente. Al crear una retención de disposición puede configurar las condiciones para categorías de registros, carpetas de registros, volúmenes y registros. Un proceso de barrido de retención programada determina si las entidades satisfacen las condiciones de las retenciones. Si es así, la retención se aplica automáticamente. Una retención de disposición sin condiciones sólo se puede aplicar manualmente. También puede aplicar una retención condicional manualmente, pero es posible que no pueda eliminarla manualmente. Consulte Si no puede eliminar una retención manual. También se conoce a las retenciones condicionales como retenciones dinámicas. Las nuevas entidades que satisfacen las condiciones de una retención se situarán en retención dinámicamente durante la próxima ejecución del barrido de retención.

Debe tener especialmente en cuenta los criterios que utilice para las retenciones condicionales, de manera que un gran número de entidades no se sitúen en retención involuntariamente. Al tiempo que se configuran las condiciones de una retención, utilice el vínculo de vista preliminar para ver qué entidades se verán afectadas.

El vínculo Vista previa utiliza el modo de búsqueda estático y los resultados devueltos pueden no ser completos. Consulte Definir valores predeterminados de búsqueda para obtener información adicional sobre la definición de Máx. resultados para búsquedas estáticas.

Para agregar una retención de disposición

  1. Inicie la sesión como Gestor de registros o Administrador de registros y acceda al FPOS donde desee crear una retención.
  2. Seleccione la ficha Disposición.
  3. Haga clic en Retenciones: icono retenciones
  4. Haga clic en Agregar retención:
Definir propiedades
  1. Introduzca el nombre de la retención.
  2. Especifique un motivo para agregar esta retención.
  3. Seleccione el tipo de retención.
  4. En el menú desplegable Activar seleccione Verdadero si desea que la retención se active inmediatamente. La retención debe estar activa para colocarla en una entidad, manualmente o mediante el barrido de retenciones. Seleccione Falso (valor predeterminado) para dejarla desactivada por ahora.
  5. Puede hacer clic en Siguiente para configurar las condiciones que colocarán retenciones mediante el Barrido de retenciones, o bien haga clic en Finalizar (o Cancelar). Si finaliza sin configurar ninguna condición, esta retención sólo se puede colocar manualmente. El barrido de retenciones la ignorará.
Configurar condiciones (opcional)

Puede configurar las condiciones de registros, categorías, volúmenes o carpetas de registros. En cada caso, especifique una o más propiedades, un operador, un valor y un tipo de unión para especificar las relaciones entre diversas propiedades. En el caso de registros, también puede especificar una búsqueda de contenido. Si configura condiciones y la retención está activada, el barrido de retenciones aplicará automáticamente la retención a entidades que cumplan los criterios.

Para seleccionar un conjunto de propiedades

  1. Haga clic en el botón Cambiar de la entidad donde desee especificar las condiciones.
  2. En los menús desplegables, seleccione las propiedades que desee utilizar.
  3. Cuando el conjunto esté completado, haga clic en Aceptar cambios.

Para configurar criterios de propiedades

Todos los tipos de entidades funcionan del mismo modo. Después de seleccionar el conjunto de propiedades con el que desea trabajar, utilice estos procedimientos.

  1. Seleccione un operador en el menú desplegable para cada propiedad. Los operadores disponibles cambian según el tipo de propiedad.
  2. Especifique un valor para cada propiedad. Escriba texto sin formato, haga una selección de un menú desplegable o seleccione una fecha. (Consulte Para seleccionar una fecha.)
  3. Configure la relación (tipo de unión) entre dos propiedades. AND significa que ambas deben ser true; OR significa que una debe ser true.

Si deja el valor de una propiedad en blanco, no se utilizará como criterio a menos que seleccione el operador IS NOT NULL.

NOTA  El filtro que define estas condiciones no soporta los caracteres de porcentaje (%) o ampersand (&).

Para seleccionar una fecha

  1. Haga clic en el icono de calendario.
  2. Haga clic en el día que desea seleccionar. El día predeterminado es el actual.
    1. Haga clic en << o >> para cambiar el año, un año a la vez o haga clic y mantenga pulsado el botón para mostrar una lista de años. Si el año que desea no aparece en la lista, seleccione el año más cercano, haga clic y mantenga pulsado el botón para obtener una nueva lista.
    2. Haga clic en < o > para cambiar el mes, un mes a la vez o haga clic y mantenga pulsado el botón para que aparezca una lista de meses.

Para eliminar información de fechas especificada anteriormente, haga clic en Eliminar.

NOTA  El formato corto de fecha es mm/dd/aa para la versión local de EE.UU. Si el año es mayor de 29, la aplicación utiliza el año 19XX. Si el año es 29 o menor, la aplicación almacena la fecha como 20XX. Esto puede ser un problema para los modelos de datos Confidecial de DoD porque la fecha de desclasificación puede ser de 25 años a partir de la fecha actual. En 2008, esto provocaría que el año 2033 se almacenase como 1933. Por ello, en el caso de Confidencial de DoD, el formato corto de fecha se cambia a mm/dd/aaaa. Este cambio es visible en el asistente de clasificación, la página de información de clasificación y las páginas de acción. Los demás formatos como medio, largo y completo siguen funcionando como antes. Para evitar confusiones en las fechas, configure las preferencias de Workplace para que se utilice el formato largo de año. Debe cerrar la sesión de IBM InfoSphere Enterprise Records e iniciarla de nuevo para que la preferencia sea efectiva inmediatamente.

Para especificar el contenido (sólo registros)

  1. En el cuadro de texto Contenido contiene, escriba el texto que incluir en la búsqueda. Consulte Especificar contenido para obtener más sugerencias.
  2. En el menú "in", seleccione Metadatos (para buscar el texto en las propiedades del registro) o Contenido (para buscar el texto en el documento declarado).
  3. Configure el operador como AND para indicar que la entidad debe contener el texto que ha introducido y que todas las propiedades (especificadas anteriormente) también deben ser true. Configure el operador como OR si el contenido o las condiciones de la propiedad deben ser true.

Para eliminar una propiedad, siga uno de estos procedimientos:

Para ver la presentación preliminar de una condición

En cada tipo de entidad con valores condicionales, haga clic en su vínculo Presentación preliminar para ver una lista de entidades que califiquen el uso de las condiciones que ha especificado. Se recomienda que vea la presentación preliminar para comprobar que sólo coloca las retenciones en las entidades deseadas.

La lista aparece en una ventana nueva. El número total de entidades que aparecen puede tan alto como el que se configure en las preferencias del sitio de Workplace en el número máximo de elementos devueltos por las búsquedas.

Haga clic en el vínculo Cerrar cuando haya terminado.

Para modificar una retención de disposición

Sólo puede editar o eliminar las condiciones de retenciones antes de que el barrido de retenciones aplique una retención a una entidad.

  1. Seleccione la ficha Disposición.
  2. Haga clic en Retenciones y busque la retención. (CONSEJO  Para obtener una lista más corta escriba los primeros caracteres del nombre en el cuadro Filtro y haga clic en Ir.)
  3. Seleccione el botón Obtener información en relación con la retención que desee modificar.
  4. En la lista de páginas de información, seleccione la página que desee modificar y utilice los procedimientos anteriores. Si se desea modificar la seguridad, consulte Especificar la configuración de seguridad.
  5. Haga clic en Aplicar cuando haya finalizado.