처리 스케줄 정의
인증된 사용자는 처리 스케줄을 정의하고 이 스케줄을 레코드 카테고리, 레코드 폴더 또는 레코드 유형과 연관시킵니다. 처리 스케줄은 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator)가 정의할 수 있습니다. PRO 데이터 모델에서는 레코드 관리자(Records Manager, Records Administrator) 또는 검토자가 처리 스케줄을 엔티티에 할당할 수 있습니다. Base 및 DoD 데이터 모델에서는 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator)가 처리 스케줄을 엔티티에 할당할 수 있습니다.
처리 스케줄에는 영향을 받는 엔티티가 검토, 내보내기, 전송 또는 삭제와 같은 처리 단계를 거치는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 처리 스케줄에 여러 단계가 필요하지는 않지만 일반적으로 스케줄에는 다음 두 단계가 포함됩니다.
- 엔티티의 활성 수명을 끝내기 위한 컷오프 단계
- 컷오프 후 최종 처리를 지정하기 위한 단계
처리 스케줄 정의
- 처리 탭을 선택하십시오.
-
처리 스케줄을 클릭하십시오.
-
처리 스케줄 추가를 클릭하십시오.
1단계 스케줄 설명
- 스케줄의 이름 및 설명을 입력하십시오.
- 엔티티 처리를 담당하는 권한의 이름을 입력하고 다음을 클릭하십시오.
2단계 트리거 설정
이 단계에서는 엔티티 컷오프을 트리거하는 조건을 설정합니다. 컷오프은 자동으로 실행되거나 승인을 요구할 수 있습니다. 승인을 요구하려면 처리 컷오프 조치를 지정합니다. 자동 컷오프의 경우 처리 컷오프 조치를 지정하지 마십시오.
- 해당 라디오 단추를 클릭하여 컷오프을 시작하는 트리거를 선택하십시오.
- 달력 날짜의 경우 날짜를 입력하거나 달력 제어를 사용할 수 있습니다.
- 사전 정의된 날짜, 내부 이벤트, 외부 이벤트 또는 반복 이벤트의 경우 드롭다운 메뉴에서 항목을 선택하십시오. 이러한 항목은
이전에 IBM InfoSphere Enterprise Records 구성 탭에서 작성되었습니다. 상세정보 표시를 클릭하여 트리거의 상세정보를 표시하십시오. 트리거 추가에 대한 자세한 내용은 사전 정의된 날짜 추가, 내부 이벤트 추가, 외부 이벤트 추가 또는 반복 이벤트 트리거 추가를 참조하십시오.
- 필요한 경우 처리 이벤트 오프셋을 설정하여 컷오프 시작과 연관된 컷오프 조치의 실행 사이의 시간 간격을 지정하십시오.
- 필요한 경우 스케줄과 연관시킬 처리 컷오프 조치를 선택하십시오.
- 각 컷오프 수행은 이전에 IBM InfoSphere Enterprise Records 구성 탭에서 추가되었으며 연관된 워크플로우가
있습니다. 처리 스윕은 컷오프 후 오프셋이 경과한 다음 이 워크플로우를 자동으로 실행합니다. 처리 컷오프 조치 드롭다운 메뉴에는 컷오프 조치 유형에 속하는 조치만 포함됩니다. 조치에 대한 자세한 내용은 조치을 참조하십시오.
- 컷오프 기반 드롭 다운 메뉴에는 개별 IBM InfoSphere Enterprise Records 엔티티 특성을 기준으로 컷오프 날짜를 계산하는
IBM InfoSphere Enterprise Records 날짜 특성 세트가 제공됩니다. 이 집합을 [이벤트 날짜]로 두면 처리 스윕이 컷오프 계산을 위해 트리거 이벤트 날짜를 사용합니다. 처리 스윕은
처리 이벤트 오프셋을 컷오프 기준 날짜에 추가하여 컷오프 날짜를 계산합니다.
예를 들어, 레코드가 작성된 후 2년으로 컷오프 날짜를 설정하려면 컷오프 기준 날짜를
"생성 날짜"로 설정하고 처리 이벤트 오프셋을 2년으로 설정합니다. 그러면 처리 스윕이 각 레코드의 작성 날짜를 사용하여 컷오프 날짜를 계산합니다.
- 다음을 클릭하여 현재 스케줄에 대한 하나 이상의 보유 기간(단계라고 함)을 작성하십시오. 완료를 클릭하면 처리 스케줄과 연관된 엔티티는 특정 보유 기간을 갖지 않습니다.
3단계 단계 설정
단계를 처리 스케줄과 연관시키면 엔티티에 대해 다양한 작업을 서로 다른 간격으로 수행할 수 있습니다. 각 단계는 엔티티에 대한 처리 조치 및 보유 기간을 지정합니다. 예를 들어, 처리 전에 엔티티를 검토하려면 처리 스케줄에 두 단계를 추가합니다. 첫 번째 단계는 엔티티의 검토를 지정하고 두 번째 단계는 엔티티의 처리를 지정합니다. IBM InfoSphere Enterprise Records에서는
처리 스케줄의 여러 단계를 사용자가 스케줄에 단계를 추가한 순서대로 실행합니다.
또한 한 단계 내에 여러 대체 보유를 정의할 수 있습니다. 대체 보유는 특성 값을 기반으로 가변 보유 기간을 제공합니다. 대체 보유 조건이
모두 참이 아닌 경우, IBM InfoSphere Enterprise Records에서는 디폴트 보유 기간을 사용합니다. 둘 이상의 대체 보유 조건이 참인 경우,
IBM InfoSphere Enterprise Records에서는 보유 기간이 가장 긴 대체 보유를 적용합니다.
참고 대체 보유의 수 또는 기준의
복잡성이 보유 계산의 성능에 영향을 미칩니다.
IBM InfoSphere Enterprise Records에서 엔티티에 대해 컷오프 수행을 적용한 후, 처리 스케줄의 첫 번째 단계가 해당 엔티티에
적용됩니다. 첫 번째 단계의 보유 기간이 끝나면 엔티티에 대해 해당 단계와 연관된 처리 조치를 수행해야 합니다. IBM InfoSphere Enterprise Records에서
연관된 처리 수행을 완료한 후, 스케줄의 다음 단계가 권한 부여된 사용자로부터 승인을 얻은 후 시작됩니다.
처리 스케줄에 새 단계 추가
- 새로 추가를 클릭하여 단계 특성 페이지를 여십시오.
- 단계에 대한 이름 및 설명을 입력하십시오.
- 드롭다운 메뉴에서 단계 조치를 선택하십시오.
- 수행은 이전에 IBM InfoSphere Enterprise Records 구성 탭에서 작성되었습니다.
- IBM InfoSphere Enterprise Records에서는 단계의 끝에 엔티티에 대한 수행을 완료합니다.
- 각 수행에는 IBM InfoSphere Enterprise Records에서 해당 수행에 대해 실행하는 사전 정의된 워크플로우가 포함됩니다.
참고 엔티티를 전송하거나 삭제하는 단계가 최종
단계입니다. 이러한 유형의 조치 후에는 다른 단계를 추가할 수 없습니다.
- 선별이 필수임 필드에서 각 단계와 연관된 워크플로우를 실행하기 전에 엔티티 검토를 요청하려면 참을 선택하십시오. 선별이 필수가 아니면 거짓을 선택하십시오.
- 단계에 대해 전송, 내보내기 또는 중간 전송 조치를 선택하는 경우 내보내기 대상 필드에 위치를 입력하십시오. 위치는 다음과 같을 수 있습니다.
- 원격 서버(예: \\<서버 이름>\<폴더 이름>)
- 로컬 드라이브의 폴더(예: <로컬 드라이브>:\<폴더 이름>)
- 이 단계에서 엔티티에 대한 기본 보유 기간을 지정합니다. 대체 보유 기간을 할당하지 않는 경우 값은 필수입니다.
- 엔티티가 특성을 기준으로 더 오래 또는 짧은 시간 동안 단계에서 유지되도록 조건을 설정하려면 다음 단계를 완료하여 대체 보유 기간을 작성하십시오.
- 새로 추가를 클릭하여 대체 보유 화면을 표시하십시오.
- 드롭다운 메뉴에서 특성 이름을 선택하십시오.
- 드롭다운 목록에서 연산자를 선택하십시오.
- 특성 값을 지정하십시오. 입력하는 값은 특성에 따라 달라집니다.
- 보유 기간의 시작 날짜로 보유 기준을 선택하십시오.
- 보유 기간 일수를 연, 월 및 일로 지정하십시오. IBM InfoSphere Enterprise Records는 여기에 지정된 값을
보유 기반으로 추가합니다. 결과 날짜에 IBM InfoSphere Enterprise Records에서는 단계 수행을 엔티티에 적용합니다.
- 승인을 클릭하여 이 대체 보유를 현재 스케줄에 추가하고 단계 특성 화면으로 돌아가십시오.
- 새로 추가를 클릭하여 각 조건에 대한 대체 보유 추가를 계속하십시오. IBM InfoSphere Enterprise Records에서
이전 대체 보유의 데이터로 모든 필드를 채우므로 사용자가 필수 필드만 변경할 수 있습니다. 필요한 경우, 대체 보유의 제거 확인란을 선택하고 적용을 클릭하여 해당 조건을 제거할 수 있습니다.
- 승인을 클릭하여 단계를 마치십시오. IBM InfoSphere Enterprise Records에서는
단계 및 세부사항이 스케줄의 단계 목록에 추가됩니다.
- 단계를 더 추가하려면 새로 추가를 클릭하십시오. 그렇지 않으면, 완료를 클릭하여 처리 스케줄을 완료하십시오.