検索テンプレートの使用

特定の IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーの検索には「検索」タブを使用しますが、その他に Workplace で作成した検索テンプレートや保管済み検索を使用することもできます。検索テンプレートの設計者が検索を <FPOS>:\Records Management\Templates ディレクトリーに保存し、アプリケーション名に IBM InfoSphere Enterprise Records と入力すると、「検索」タブにはこの検索が表示されます。「検索テンプレートと保管済み検索」を選択すると、IBM InfoSphere Enterprise Records の「検索」タブに検索のリストが表示されます。IBM InfoSphere Enterprise Records で表示されるのは、「アプリケーション名」フィールドの値に IBM InfoSphere Enterprise Records を指定して作成した検索のみです。

Workplace の「オーサー -> 拡張ツール」にアクセスできるユーザーは、Search Designer を使用して検索の作成や変更を行うことができます。検索テンプレートを作成する際は、「RM エンティティー・タイプ」プロパティーを使用して、検索結果に表示する IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーを指定したり、検索結果から IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーを除外したりすることができます。 次の表は、IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーとそれに対応する値をリストにまとめたものです。

RM エンティティーのタイプ
オブジェクト・タイプ*

レコード・カテゴリー

101 フォルダー

レコード・フォルダー

102 フォルダー

電子レコード・フォルダー

105 フォルダー

物理コンテナー

106 フォルダー

ハイブリッド・レコード・フォルダー

108 フォルダー

物理レコード・フォルダー

110 フォルダー

ボリューム

103 フォルダー
電子レコード
301 ドキュメント
E メール・レコード
302 ドキュメント
マーカー 303 ドキュメント

* カスタム・オブジェクトは、アクション、ロケーション、レコード・タイプなどのアイテムです。Search Designer の「オブジェクト・サブクラス」ドロップダウン・メニューを開くと、このリストが表示されます。

検索を設計する際は、検索テンプレートにエンティティー・タイプをチェック・ボックスとしてリスト表示できます。これらのエンティティー・タイプは「オブジェクト・タイプ」ページで指定します。検索テンプレートを使用する場合は、上記の表にあるいずれかの値を入力するか、必要な「選択済みクラスに対して結果をフィルター」チェック・ボックスを選択して特定のエンティティー・タイプを検索します。

保管済み検索および検索テンプレートの作成に関する詳細については、Search Designer のヘルプを参照してください。

保管済み検索

保管済み検索には既に、作成者が定義した検索基準がすべて含まれています。必要な操作は、名前をクリックするだけです。この操作で検索が実行され、フォルダーを開いたときと同じように検索結果が表示されます。「保管済み検索」アイコンを次に示します。「保管済み検索」アイコン

検索テンプレート

検索テンプレートでは通常、検索基準を表示し、独自の値を入力することができます。検索に使用するプロパティーや演算子は変更しません。設計者があらかじめ選択しておいた基準に値を入力するのみです。「検索テンプレート」アイコンを次に示します。「検索テンプレート」アイコン

注:  IBM InfoSphere Enterprise Records では、全文検索 (CBR) エレメントを含む検索または検索テンプレートに対して、VQL オプションのみをサポートします。ALL や NONE など、その他の CBR オプションはサポートされません。

VQL は、コンテンツ検索エンジンの基礎となる Autonomy K2 ソフトウェアでサポートされる照会言語です。VQL 構文の詳細については、K2 Master Administration Server にインストールされた Autonomy マニュアル (以下の URL) を参照してください。

http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

検索テンプレートまたは保管済み検索を使用するには

  1. 検索」タブを選択し、「検索テンプレートと保管済み検索」をクリックします。
  2. リストに表示されている中から検索テンプレートまたは保管済み検索を選択します。
  3. 選択した検索テンプレートに検索基準を指定して、「検索」をクリックします。保管済み検索は、ユーザーが入力を行うことなく直ちに実行されます。
  4. デフォルト値のリストア」をクリックして、テンプレートの検索基準をすべてクリアします。ドロップダウン・メニューから特定の値をクリアする場合は、リストの先頭にある空白を選択します。日付をクリアするには、カレンダー・アイコンの右側にある「クリア」リンクをクリックします。テキストを削除する場合は、そのテキストを強調表示し、Backspace キーを押します。

検索結果は、ページの下部に表示されます。列の見出しをクリックすると結果をソートすることができます。また、「情報の取得」アイコンをクリックする情報ページを開くことができます。さらに、エンティティーのコンテキスト・メニューからは、ドキュメントを表示したり、フォルダーを開いたり、アクションを実行したりすることが可能です。複数のエンティティーに対してアクションを実行する場合は、それらのチェック・ボックスを選択し、「複数選択アクション」メニューからそのアクションを選択します。