È possibile eseguire le seguenti azioni per i documenti e le cartelle in un archivio oggetti IBM FileNet P8.
È possibile creare cartelle ed aggiungere documenti all'archivio oggetti FileNet P8. È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento che risiede al di fuori dell'ambiente, ad esempio una pagina Web. È anche possibile aggiungere una voce esterna che non può essere archiviata elettronicamente, ma che viene rappresentata e monitorata da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di DVD relativi a un corso di formazione.
È necessario assegnare una classe a cartelle e documenti man mano che questi vengono creati. Per ulteriori informazioni sulle proprietà, vedere Visualizzazione o modifica delle proprietà riportato di seguito.
È possibile creare un documento come una versione principale o secondaria. Per ulteriori informazioni sulle versioni, vedere Visualizzazione della cronologia delle versioni riportato di seguito.
È possibile eseguire il check in dei documenti di un archivio oggetti per aggiungere o modificare il contenuto. Una volta sottoposto un documento a check out, gli altri utenti non possono modificarne il contenuto a meno che non dispongano dei diritti sull'account di livello amministrativo per farlo. Al termine delle modifiche è possibile eseguire il check in del documento. Se si decide di non apportare modifiche al documento, è possibile annullare l'operazione di check out e il documento tornerà allo stato della versione precedente.
È possibile eseguire il check in di un documento come una versione principale o secondaria. Per ulteriori informazioni sulle versioni, vedere Visualizzazione della cronologia delle versioni riportato di seguito.
È possibile visualizzare le proprietà delle voci nell'archivio oggetti e apportare modifiche alle proprietà modificabili. Le proprietà specifiche associate a una voce sono definite in base alla classe. (Una classe è simile a un tipo di contenuto SharePoint.) Per i documenti, ad esempio, esiste una classe documento di base. Le classi documenti aggiuntive, create dall'amministratore, coesistono con la classe di base all'interno di un archivio oggetti. Quando si aggiunge una nuova voce di qualunque tipo, una fase fondamentale del processo prevede la selezione della classe da assegnare alla voce. La scelta di una classe determina le proprietà specifiche associate alla nuova voce.
Le proprietà di sistema vengono elencate dopo le proprietà personalizzate della classe. Le proprietà di sistema non possono essere modificate.
È possibile visualizzare le autorizzazioni assegnate a un documento o a una cartella FileNet P8. A seconda delle autorizzazioni di cui si dispone per un documento o una cartella, è possibile concedere o negare l'autorizzazione a quel documento o a quella cartella.
Nella tabella riportata di seguito sono descritte le autorizzazioni relative ai documenti. Le autorizzazioni dei documenti sono gerarchiche. Se si dispone della massima autorizzazione, si dispone automaticamente anche di quelle inferiori. (L'autorizzazione Pubblica è un'eccezione e può essere assegnata a livelli di autorizzazione superiori.)
Autorizzazioni documento | Descrizione |
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Controllo completo | L'autorizzazione Controllo completo fornisce il controllo completo del documento. È possibile eliminare il documento e impostarne la sicurezza. Di default, l'utente che aggiunge un documento all'archivio oggetti possiede inizialmente un'autorizzazione Controllo completo per quel documento. Oltre a Controllo completo, è elencata, se applicabile, l'autorizzazione Pubblica. |
Innalza versione |
Consente di eseguire il check out di un documento, eseguirne successivamente il check in come versione principale oppure annullarne il check out. Oltre a Innalza di livello la versione, è elencata, se applicabile, l'autorizzazione Pubblica. |
Modifica contenuto |
Consente di eseguire il check out di un documento, eseguirne successivamente il check in come versione secondaria oppure annullarne il check out. Oltre a Modifica contenuto, è elencata, se applicabile, l'autorizzazione Pubblica. |
Modifica proprietà | Consente di modificare le proprietà di un documento. |
Visualizza contenuto |
Consente di visualizzare il contenuto di un documento. Ad esempio, se l'oggetto è un foglio di lavoro, è possibile aprirlo e visualizzarlo. |
Visualizza proprietà | Consente di visualizzare le proprietà di un documento. |
Pubblica | Consente di pubblicare un documento esistente con l'applicazione Workplace. |
Nella tabella riportata di seguito sono descritte le autorizzazioni relative alle cartelle. Le autorizzazioni delle cartelle sono parzialmente gerarchiche. Se si dispone della massima autorizzazione, si dispone anche di quelle inferiori. (Le autorizzazioni Crea sottocartella e Archivia in cartella sono eccezioni. Entrambe le autorizzazioni possono essere revocate indipendentemente dal livello dell'autorizzazione Modifica proprietà.)
Autorizzazioni cartella | Descrizione |
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Controllo completo | L'autorizzazione Controllo completo fornisce il controllo completo della cartella. È possibile eliminare la cartella e impostarne la sicurezza. Di default, l'utente che aggiunge una cartella all'archivio oggetti possiede inizialmente un'autorizzazione Controllo completo per quella cartella. |
Modifica proprietà | Consente di modificare le proprietà di una cartella. Oltre a Modifica proprietà, sono elencate, se applicabili, le autorizzazioni Crea sottocartella e Archivia in cartella. |
Crea sottocartella | Consente di aggiungere una sottocartella a una cartella esistente. NOTA Le autorizzazioni Crea sottocartella e Archivia in cartella sono allo stesso livello nella gerarchia delle autorizzazioni. |
Archivia in cartella |
Consente di aggiungere documenti a una cartella. |
Visualizza proprietà | Consente di visualizzare le proprietà di una cartella. |
NOTA Il livello di cui si dispone per le cartelle e i documenti dipende dalle autorizzazioni configurate per l'account utente FileNet P8. Sebbene sia necessario disporre delle autorizzazioni SharePoint appropriate per visualizzare e accedere all'area Web Sfoglia in un sito SharePoint, sono i diritti di accesso associati all'account utente FileNet P8 che determinano le operazioni eseguibili quando si utilizzano le cartelle e i documenti visualizzati nell'area Web Sfoglia.
È possibile visualizzare la cronologia delle versioni di un documento, aprire e visualizzare le versioni precedenti di un documento ed eliminare le versioni di un documento. Le versioni di un documento vengono create quando si sottopone a check in e a check out il documento. Una versione rappresenta il documento in un determinato momento della sua cronologia e viene salvata e gestita separatamente in un archivio oggetti. Se considerate nel loro insieme, le varie versioni di uno stesso documento diventano la serie di versioni del documento. Quando si sottopone a check out un documento, viene sempre eseguito il check out della versione corrente, la versione più recente all'interno della serie di versioni.
Una versione può essere principale o secondaria.
È possibile utilizzare l'azione Cartelle di archiviazione per visualizzare un elenco delle cartelle in cui è archiviato un documento.
È possibile visualizzare l'indirizzo Web completo di un documento o di una cartella selezionati. È possibile copiare l'indirizzo Web nella casella indirizzi del browser o utilizzarlo per creare un segnalibro o un preferito del browser. È possibile copiare l'indirizzo Web ed inserirlo in un documento o in un'e-mail.
Per un documento, questa azione visualizza l'indirizzo Web della versione rilasciata o, se non ne esiste una, la versione corrente. Per visualizzare l'indirizzo Web di una versione diversa, selezionare la versione appropriata dall'elenco URL per.
Per una cartella, questa azione visualizza l'indirizzo Web della pagina delle proprietà della cartella.
È possibile avviare un flusso di lavoro dall'elenco di sottoscrizioni associate a una classe documento o cartella. Se non è definita alcuna sottoscrizione, l'elenco risulta vuoto e non è possibile avviare un flusso di lavoro.
Dopo avere selezionato un flusso di lavoro, è possibile immettere le informazioni per la fase di avvio in base alle necessità. È possibile inserire commenti, modificare l'oggetto e impostare i parametri previsti per questa fase. Ad esempio, è possibile aggiungere e modificare allegati, modificare valori di campi dati o modificare i membri dei gruppi del flusso di lavoro disponibili nella fase iniziale. (I processori fase personalizzati potrebbero non fornire tutte queste opzioni.)
Dopo l'avvio è possibile utilizzare le attività assegnate nella casella di posta in arrivo personale o pubblica. Vedere, rispettivamente, Uso delle attività in Posta in arrivo personale o Uso delle attività in Posta in arrivo pubblica.