Declarar um registro

Você pode declarar registros de diversas formas, como no:

Para uma instalação Base ou DoD, você pode declarar um registro em um volume, pasta de registros ou em uma categoria de registro; para a instalação PRO, você pode declarar um registro em uma pasta de registros ou volume. Para declarar um registro, é necessário assegurar que a entidade na qual você está declarando o registro está aberta.

Se você declarar um registro em uma pasta de registros, o registro será automaticamente atribuído ao volume ativo que existe nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume ativo até ser fechado. Se precisar declarar um registro em um volume fechado, reabra o volume e selecione manualmente o volume reaberto.

NOTA  Você pode criar modelos de entrada para facilitar a declaração de registros. O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui um modelo de entrada de amostra para declarar registros de e-mail. Você pode usar este modelo para declarar registros de e-mail a partir do Workplace. (Para obter informações sobre como importar o modelo de declaração de e-mail de amostra, consulte o arquivo leia-me para o pacote de software do IBM InfoSphere Enterprise Records). O IBM InfoSphere Enterprise Records também inclui um fluxo de trabalho de amostra para declarar registros. Este fluxo de trabalho demonstra aos profissionais de desenvolvimento de software como um documento pode ser declarado usando o API e o fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte "Instalar um fluxo de trabalho de amostra" no Guia de Instalação e Upgrade do IBM InfoSphere Enterprise Records).

Declarar documentos como registros

Se você estiver declarando um documento como um registro e o documento tem mais de uma versão, terá diversas escolhas sobre como criar o registro para a série de documentos (consulte Documentos e gerenciamento de registros para obter mais informações). No entanto, observe que você pode declarar somente até dezesseis versões do documento como um registro único.

NOTA  Depois que um usuário de registros declarar um documento como um registro, outros usuários que não sejam usuários de registros (como um mínimo) não podem mais acessar a página de informações do documento. Essa limitação é deliberada.

Para acelerar o processo de declarar registros, o assistente Declarar como registro e os modelos de entrada Declarar como registro suportam o mapeamento automático de valores de propriedade do documento para o registro. Quando um documento é declarado como um registro, os nomes simbólicos de propriedade da classe são comparados aos nomes simbólicos da propriedade da classe de registro. Se os nomes coincidirem, então o valor da propriedade do documento será automaticamente atribuído como o valor para a propriedade do registro coincidente. Por exemplo, se a classe do documento possuir a propriedade "Cor", e a classe do registro também possuir a propriedade "Cor", o valor da propriedade do documento será automaticamente mapeada para a propriedade do registro. Da mesma forma, se você estiver declarando uma mensagem de e-mail do Outlook usando a classe padrão de registro de e-mail, os valores das propriedades Assunto, Para CC, De, Enviado em e Recebido em, serão automaticamente mapeados.

O mapeamento da propriedade ocorre independentemente de o modelo de entrada exibir ou não a etapa Definir propriedades do registro. Nos casos em que mais de uma versão do documento é selecionada para ser declarada, o mapeamento de propriedade tem base na versão mais recente do documento que foi selecionado para a ação de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter diferentes classes e propriedades. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do documento.

As seguintes regras descrevem como funciona o mapeamento de propriedade para uma propriedade que seja comum à classe do documento e registro.

NOTA  As propriedades podem receber alias de um armazenamento de objeto para outro. Qualquer mapeamento de propriedade leva em conta as configurações definidas pelo administrador para as propriedades de mapeamento de um armazenamento de objetos para outro armazenamento de objetos.