레코드는 정보에 대한 참조이며 정보 관리를 위한 메타데이터를 제공합니다. 레코드는 레코드가 작성된 컨테이너에서 상속할 수 있습니다. 예를 들어, 레코드는 상위 컨테이너의 처리 스케줄을 상속할 수 있습니다. 레코드는 전자 또는 실제 레코드일 수 있습니다. 전자 레코드 및 실제 레코드 모두 필수로 분류되고 영구 레코드로 표시될 수 있습니다. DoD 제4장 데이터 모델을 사용하여 극비, 비밀, 기밀 또는 미분류를 비롯한 보안 분류로 레코드를 선언할 수 있습니다. PRO 데이터 모델을 사용하여 극비, 비밀, 기밀, 제한됨 또는 미분류로 레코드를 분류할 수 있습니다.
Base 및 DoD 데이터 모델을 사용하여 레코드 카테고리, 레코드 폴더 및 볼륨에서 레코드를 선언할 수 있습니다. PRO 데이터 모델을 사용하여 레코드 폴더 및 볼륨에서 레코드를 선언할 수 있습니다.
참고 분류되지 않은 레코드를 상위 분류(예: 기밀, 비밀 또는 극비)로 업그레이드하면 새로 업그레이드된 레코드에 필요한 여러 특성이 누락될 수 있습니다. 레코드에 올바른 특성을 할당했는지 확인하려면 해당 레코드의 정보 페이지로 이동하여 보안 분류를 클릭한 후 해당 레코드 분류에 "필요한" 특성이지만 누락된 모든 특성을 완료하고 적용을 클릭하십시오.
전자 레코드는 Content Engine(CE) 문서 또는 이메일 메시지와 같은 전자 문서를 가리킵니다. CE 문서의 경우 문서의 각 버전에 대한 개별 레코드 또는 문서 버전 모음에 대한 단일 레코드를 작성할 수 있습니다. 전자 및 혼합형 폴더 모두에 전자 레코드를 저장할 수 있습니다. 자세한 정보는 문서 및 레코드 관리를 참조하십시오.
때때로 표식기라고도 하는 실제 레코드는 종이 레코드, 테이프 또는 마이크로필름과 같은 실제 문서 또는 다른 오브젝트에 대한 메타데이터입니다. 실제 레코드는 모든 유형의 레코드 폴더에 저장할 수 있습니다. 그러나 전자 폴더를 제외하고는 실제 레코드는 한 컨테이너(혼합형 폴더, 실제 폴더 또는 상자)에서만 선언될 수 있습니다. 실제 레코드가 혼합형 폴더, 실제 폴더 또는 상자에서 선언되면 컨테이너가 전자 폴더가 아닌 한 레코드를 다른 컨테이너에 보관할 수 없습니다. 이러한 제한사항은 레코드에 대한 실제 스토리지를 모델링합니다. 예를 들어, 단일 백업 테이프가 있는 경우 실제로 테이프를 한 상자에만 저장할 수 있습니다.
실제 레코드 관리에 대한 추가 내용은 실제 엔티티를 참조하십시오.
DoD 분류됨 데이터 모델에서는 레코드가 극비, 비밀, 기밀 또는 미분류로 분류됩니다. 사용자는 자신의 보안 비밀 취급 인가 레벨에 해당하는 레코드에만 액세스할 수 있습니다. 분류된 레코드 선언에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.
필수 레코드는 비상 또는 재해 시 운영 책임을 충족시키는 데 필요한 필수 에이전시 레코드입니다. 이러한 레코드를 주기적으로 검토하기 위해 레코드 카테고리, 레코드 폴더 또는 볼륨을 필수로 표시하며, 이러한 컨테이너 아래에 작성된 모든 레코드는 자동으로 필수로 분류됩니다.
컨테이너를 필수로 표시할 때 필수 레코드의 주기적 검토 또는 업데이트를 트리거할 반복 이벤트를 선택하고 검토 이벤트가 발생할 때 실행되는 조치를 선택하십시오. 반복 검토 이벤트가 발생할 때마다 이벤트와 연관된 필수 레코드 검토 워크플로우가 실행됩니다. 자세한 내용은 필수 레코드 설정을 참조하십시오.
IBM InfoSphere Enterprise Records에는 특정 기간 내에 처리해야 하는 전자 필수 레코드를 표시하는 처리해야 하는 필수 레코드 보고서가 포함되어 있습니다. 보고서에 대한 자세한 내용은 보고서 생성을 참조하십시오.
영구 레코드는 조직에서 일반적으로 요구하는 시간 이상으로 보존해야 할 충분한 가치가 있는 것으로 식별된 레코드입니다. 영구 레코드 표시기 특성의 값을 참으로 설정하여 레코드를 영구로 표시할 수 있습니다. 기본적으로, 이 특성은 IBM InfoSphere Enterprise Records에 표시되지 않습니다. IBM InfoSphere Enterprise Records에서 영구 레코드 표시기 특성 표시에 대한 정보는 특성 표시 사용자 정의를 참조하십시오.
영구 레코드 표시기 특성과 연관된 동작은 없습니다. 이 특성은 정보일 뿐이며 영구 레코드 표시기 특성이 참으로 설정되어도 여전히 이 레코드를 삭제할 수 있습니다.