Asignar una directriz de seguridad

Una directriz de seguridad controla los ajustes de seguridad de un documento basándose en el estado del documento en el almacén de objetos. Una directriz de seguridad válida se compone de una o varias plantillas de seguridad. La plantillas definen la seguridad de una clase de documento en función del estado de la versión del documento. La directriz de seguridad puede asignar una plantilla de seguridad distinta al documento para cada estado de versión: Publicado, En curso, Reserva y Reemplazado. Cuando el documento se extrae y registra o cuando se asciende o desciende de una versión a otra, la directriz de seguridad determina cómo cambia automáticamente la seguridad del documento. Para obtener más información acerca de versiones y estados de documento, consulte Administrar versiones de documento. Para obtener más información, consulte Utilizar una directriz de seguridad.

Puede asignar una directriz de seguridad a un documento desde cualquier página en la que se pueda ver y definir la seguridad. Asimismo, puede anular la asignación (eliminar) de una directriz de seguridad de un documento de una forma parecida. Puede asignar o cancelar la asignación de una directriz de seguridad a distintos documentos a la vez desde cualquier lugar en que sea factible una selección múltiple, por ejemplo una lista, los favoritos o los resultados de una búsqueda.

Para ver la directriz de seguridad asignada a un documento

Navegue hasta el documento con Examinar o Buscar. En Workplace, abra la página de información del documento y haga clic en Seguridad para ver la información relativa a seguridad.

La directriz de seguridad, si la hay, aparece listada bajo la información del nombre de documento.

Para asignar una directriz de seguridad a un documento

  1. Acceda a Configuración de seguridad del documento. Puede accederse a esos ajustes desde el asistente para Agregar o desde la vista Seguridad de la página de información del documento.
  2. Haga clic en Asignar directriz. Se abrirá la página Seleccionar directriz de seguridad.
  3. Si es preciso, seleccione una subclase de directriz de seguridad en la lista de clases. Haga clic en el nombre de una clase para seleccionarla. La clase seleccionada se agrega a la ruta de acceso.
  4. Haga clic en Seleccionar bajo la descripción de la directriz de seguridad que desee. Se cerrará la página Seleccionar directriz de seguridad.
  5. Haga clic en Aplicar o Siguiente, según lo necesite.

Para asignar una directriz de seguridad a varios documentos:

  1. Utilice Buscar o Examinar para localizar y mostrar los documentos que desee. Todos los elementos deberán aparecer en la misma página.
  2. En Workplace, seleccione la casilla que hay a la izquierda de los documentos que desee. Para seleccionar todos los elementos de la página, seleccione la casilla que hay encima de la lista de elementos.
  3. En Acciones, seleccione Asignar directriz de seguridad, que abre la página Asignar directriz de seguridad.
  4. Compruebe la lista de archivos seleccionados y pulse en Asignar directriz.
  5. Si es preciso, seleccione una subclase de directriz de seguridad en la lista de clases. Haga clic en el nombre de una clase para seleccionarla. La clase seleccionada se agrega a la ruta de acceso.
  6. Seleccione la descripción de la directriz de seguridad que desee. Se cerrará la página Seleccionar directriz de seguridad.
  7. En la página Asignar directriz de seguridad, haga clic en Aceptar para aplicar la directriz a los documentos listados y abra la página Estado.
  8. En lista de resultados de la página Estado, haga clic en un asterisco rojo (*), indicativo de error, para ver el informe sobre el error de ese elemento.
  9. Cuando concluya, cierre la página Estado.

Para no asignar una directriz de seguridad a un documento.

  1. Haga clic en Obtener información del documento y seleccione la página Seguridad.
  2. Haga clic en Desasignar directriz.
  3. Si es necesario, cambie manualmente los permisos de seguridad. Quizá tenga que hacerlo si la directriz de seguridad que va a eliminar era la única fuente de seguridad del objeto.
  4. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios y en Salir para cerrar las páginas de información.