Upravljanje različic dokumenta

Vodenje različic je ključen del upravljanja vsebine. Dokumenti, s katerimi delate v svojem podjetju, so lahko v času svojega obstoja velikokrat spremenjeni, z informacijami o vodenju različic pa si lahko pomagate pri upravljanju svoje vsebine dokumentov. Različice dokumenta nudijo zgodovino sprememb, katerim je bil izpostavljen dokument od časa, ko je bil prvotno izdelan. Različice dokumentov so izdelane, ko dokument prijavite in odjavite. Različica je dokument, ki pripada razredu Dokument ali enemu od podrazredov dokumentov. Predstavlja dokument, kot je obstajal ob določenem času v svoji zgodovini, in je posamezno shranjen in vzdrževan v shrambi objektov. Ko so združene skupaj, različne različice dokumenta postanejo nizi različic za dokument.

Nekatere spremembe niso zajete v različici:

Ikona poleg dokumenta nakazuje, ali je dokument prijavljen ali odjavljen, in nakazuje stanje različice odjavljenega dokumenta. Številka glavne različice za dokument je prav tako prikazana (razen če jo je odstranil vaš skrbnik spletnega mesta). Ko odjavite dokument, vedno odjavite trenutno različico. Trenutna različica dokumenta je najnovejša različica v nizu različic. Druge različice dokumenta lahko odprete in si ogledate na strani Informacije ali Lastnosti dokumenta. Različice dokumenta lahko povišate, znižate ali izbrišete.

Za dodatne informacije o različicah dokumenta glejte O vodenju različic.

Povišanje različice dokumenta

Trenutno pomožno različico dokumenta lahko povišate v glavno različico brez prijave ali odjave dokumenta. Ko povišate različico, je številka glavne različice povišana za eno, številka pomožne različice pa nastavljena na nič (0). Če je na primer različica 0.1 povišana, številka različice postane različica 1.0, druga različica pa ne obstaja. Če je povišana različica 1.4, številka različice postane različica 2.0, različica 1.4 ne obstaja več, vse druge različice pa ostanejo nespremenjene.

Dokumenta ne morete povišati, medtem ko je odjavljen.

Če želite povišati različico dokumenta, storite naslednje

  1. Pomaknite se do dokumenta, ki ga želite povišati. Z desno miškino tipko kliknite dokument in kliknite Več dejanj > Povišaj različico.
  2. Po potrebi preglejte varnostni pravilnik, če je ta dodeljen. Če trenutno ni dodeljen noben pravilnik, lahko za dodelitev pravilnika kliknete Dodeli pravilnik. Za dodatne informacije glejte Varnostni pravilnik.
  3. Preglejte prikazane nastavitve zaščite in opravite potrebne spremembe. Za več informacij glejte Nastavitev varnostnih dovoljenj.
  4. Kliknite Sprejmi, da izvedete dejanje.

Znižanje različice dokumenta

Trenutno glavno različico dokumenta lahko znižate v pomožno različico brez prijave ali odjave dokumenta. Ko znižate različico, je številka glavne različice znižana za eno, številka pomožne različice pa je povišana za eno. Če je na primer različica 1.0 znižana, pomožna različica 0.22 pa že obstaja, številka različice postane različica 0.23. Če je različica 4.0 znižana, pomožne različice pa ne obstajajo, številka različice postane različica 3.1.

Dokumenta ne morete znižate, medtem ko je odjavljen.

Če želite znižati različico dokumenta, storite naslednje

  1. Pomaknite se do dokumenta, ki ga želite znižati. Z desno miškino tipko kliknite dokument, nato pa Znižaj različico.
  2. Kliknite Sprejmi, da izvedete dejanje.

Brisanje različice dokumenta

Po potrebi lahko izbrišete specifično različico dokumenta iz niza različic.

OPOZORILO  Ko izbrišete različico dokumenta, je objekt v celoti odstranjen iz aplikacije. Izbrisane različice dokumenta ne morete obnoviti.

Če želite izbrisati specifično različico dokumenta, storite naslednje

  1. Pomaknite se do dokumenta, katerega različico želite izbrisati. Z desno miškino tipko kliknite dokument, nato pa Izbriši različice.
  2. Na strani Brisanje različic izberite potrditveno polje Izbrane postavke levo od specifične različice ali različic, ki jih želite izbrisati. Če želite izbrati vse navedene različice, izberite okence v naslovni vrstici seznama postavk.
  3. Kliknite Sprejmi, da izvedete dejanje.