Ogni utente dispone di un nome univoco. L'amministratore crea il nome utente e la password dell'utente, con cui quest'ultimo accede all'applicazione. Il nome utente identifica anche i diritti di accesso dell'utente agli oggetti e viene visualizzato in varie posizioni dell'applicazione, ad esempio per identificare il creatore o il proprietario di un oggetto o l'ultimo utente che ha modificato un oggetto.
Quando l'amministratore crea un nome utente, a questo vengono assegnate una versione abbreviata, una versione estesa e un nome di visualizzazione. L'applicazione visualizza una versione del nome o l'altra, a seconda della visualizzazione attiva e del tipo di informazioni visualizzate.
La versione breve corrisponde al nome utente visualizzato in fase di accesso, ad esempio, "abrown". Poiché il nome utente viene visualizzato in più posizioni, l'applicazione generalmente visualizza la versione breve per ridurre lo spazio occupato nella schermata. La versione breve del nome, ad esempio, viene utilizzata:
La versione estesa corrisponde all'identificativo di sistema completo e univoco dell'utente. Gli amministratori talvolta la definiscono "nome di sistema completo" o "nome distinto". Il formato del nome esteso dipende dalla configurazione del sistema eseguita dall'amministratore. In generale, contiene maggiori dettagli del nome abbreviato. Ad esempio, la versione estesa di "abrown" potrebbe essere "uid=abrown,ou=Shared,ou=Engineering,dc=filenet,dc=com".
Se si fa scorrere il cursore del mouse sopra un nome utente riportato nella colonna Titolo delle impostazioni di sicurezza, viene visualizzata una casella a comparsa con la versione estesa del nome. Nell'esempio seguente è riportata la versione estesa e la versione breve di "abrown".