レコード・クラスとファイリング計画ロケーションの設定

「レコードとして宣言エントリー・テンプレート」を作成する最初のステップは、レコードのレコード・クラスとファイリング計画ロケーションの設定です。選択されたレコード・クラスをエンド・ユーザーが変更することはできません。

事前設定されたファイリング計画ロケーションをユーザーが変更できるようにするには、 「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの表示 (Show Record File Plan Locations step)」オプションを選択する必要があります。「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの非表示 (Hide Record File Plan Locations step)」オプションを選択すると、 テンプレートを使用してユーザーがレコードを宣言する際、「カタログ・レコード」ウィザード・ページは 表示されません。

レコード・クラスとファイリング計画ロケーションを定義するには

  1. レコード・クラスのアクセス・レベルを設定します。
  2. クラスの選択」をクリックして、レコード・クラスを指定します。「クラスの選択」ツリー選択ページが開きます。
    1. ツリーが展開されていない場合は、+ 記号をクリックしてオブジェクト・ストアとレコード・クラス・レベルを開きます。
    2. 適切なオブジェクト・ストアにナビゲートし、クラス名を選択します。クラスを選択すると、ツリーは閉じます。
  3. ファイリング計画ロケーションのアクセス・レベルを設定します。
  4. (オプション)必要な場合、事前設定ファイリング計画ロケーションを指定します。アクセス・レベルを「読み取り専用」または「非表示」に設定する場合は、レコードのファイリング計画ロケーションを 1 つ以上指定する必要があります。
    1. ファイリング計画ロケーションの選択」をクリックして、レコードを宣言するカテゴリーまたはフォルダーを選択します。「参照」ビュー内に「レコードの宣言 - ファイリング計画ロケーションの選択」ページが開きます。
    2. 必要な場合、「検索」ビューまたは「ショートカット」ビューを選択して、必要なカテゴリーを見つけます。あるいは、該当のカテゴリーまたはフォルダーを参照します。
    3. 必要なファイリング計画ロケーションのチェック・ボックスを選択します。カテゴリーやフォルダーによっては、選択対象でないためにチェック・ボックスがないものがありますが、それらを開いて選択可能なフォルダーを見つけることができます。
    4. 選択内容に追加」をクリックします。選択項目は「選択済みのファイリング計画ロケーション」の下にリストされます。
    5. 必要な場合、前は表示されなかった別のロケーションにナビゲートし、それらのチェック・ボックスを選択します。
    6. 承認」をクリックして、選択を保存し、「レコードの宣言テンプレートの追加 (Add Declare Records Template)」ページに戻ります。
  5. 必要な場合、「追加」をクリックして、追加のファイリング計画ロケーションを選択し、ステップ 4 を繰り返します。選択したフォルダーの下にある「削除」をクリックして、リストからそのフォルダーを削除することもできます。
  6. (オプション)ファイリング計画ロケーションの選択をユーザーに許可する場合は、開始ロケーションを選択できます。
    1. ファイリング計画ロケーションの選択」をクリックします。「レコードの宣言 - ファイリング計画ロケーションの選択」ページが開きます。
    2. 開始カテゴリーのラジオ・ボタンを選択するか、下位レベルのフォルダーにナビゲートし、それを選択します。
    3. ファイリング計画ロケーションの開始ロケーションを選択したら、「承認」をクリックします。
    4. 選択したファイリング計画ロケーションの開始ロケーションが必要でなくなった場合は、「削除」をクリックします。
    5. 指定したフォルダーまたはそのサブフォルダーに分類を制限する場合は、「選択済みフォルダーまたはそのサブフォルダーに制限する (Constrain to folder selected or its sub-folders)」を選択します。ユーザーは、開始フォルダーまたは下位レベルのフォルダーは選択できますが、上位レベルのフォルダーは選択できません。

      注:  開始フォルダーを指定しないと、オブジェクト・ストアのサイト設定 (「オブジェクト・ストア」ビュー) で指定されたデフォルトのファイリング計画が使用されます。開始参照ロケーションが設定されていない場合は、一般サイト設定 (一般設定: レコード管理) から取得されます。

  7. エンド・ユーザーにファイリング計画ロケーション・ステップを表示するかどうかを指定します。