类别、文件夹和卷

本章介绍有关 IBM InfoSphere Enterprise Records 中的容器的信息。有关特定于管理物理容器的其他信息,请参阅物理实体

记录类别

记录类别是可以对归档计划内一组相关记录进行分类的容器。通常,您可以根据功能类别使用记录类别对记录进行分类。记录类别可以包含子类别和记录文件夹。但是,您无法在层次结构中的同一级别创建记录类别和记录文件夹。在 Base 和 DoD 数据模型中,您可以直接将记录申报到类别内。PRO 数据模型则不允许这种操作。缺省情况下,子实体继承它们的父容器的安全性和处理调度。有关安全性和处理继承的更多信息,请参阅对象安全性处理调度继承

记录类别有名称和标识。两者都显示在路径中,由连字符分隔。名称和标识在父容器内都必须唯一。

记录文件夹

记录文件夹是相关记录的集合。根据指定的保留期和处理事件使用记录文件夹管理记录。缺省情况下,记录文件夹的子实体将继承记录文件夹的安全性和处理调度。您可以在记录类别下创建电子、物理、框和混合记录文件夹以管理电子和物理记录。

记录文件夹有名称和标识。两者都显示在路径中,由连字符分隔。名称和标识在父容器内都必须唯一。

电子文件夹

电子文件夹用于存储电子记录,并且包含一个或多个卷。电子文件夹还可以存储物理记录(纸或其他物理项)。

物理文件夹

物理文件夹可以存储物理记录,并且包含一个或多个卷。物理文件夹是纸质文件夹的虚拟条目。在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,您可以根据贵公司的物理存储结构来模仿物理文件夹层次结构。

框是适用于物理记录的容器,并且可以提供模仿物理实体(包含其他物理实体)的机制。例如,您可以创建包含“架子”的“仓库”,而“架子”包含“框”,“框”包含“物理文件夹”。与其他类型的文件夹不同,框可以包含其他文件夹(确切而言,包含物理文件夹和框,而不是包含电子文件夹或混合文件夹)以及记录(仅限于物理记录)。但是,框不使用卷。

混合文件夹

混合文件夹可以存储电子记录和物理记录,并且包含一个或多个卷。请注意,电子文件夹和混合文件夹之间没有行为的差异。但是,混合文件夹含有描述物理实体的其他元数据,包括初始位置。有关初始位置的信息,请参阅位置

卷可以将记录文件夹的逻辑子部分用于更小且更容易管理的单元。卷不能独立于文件夹而存在。记录文件夹(框除外)将始终包含至少一个卷,该卷是在创建记录文件夹时由系统自动创建。之后,您可以在记录文件夹内创建任意数量的卷。但是,请注意,给定时间内文件夹中仅有一个卷可以保持打开状态。缺省情况下,将打开当前卷。当您添加新卷和满足特定条件时,卷将自动关闭。例如,包含特定历年记录的卷可能在该历年结束时自动关闭。

卷将与其父记录文件夹类型(电子、物理或混合)相同且可以包含与其父代相同类型的记录。但是,卷不能包含子文件夹或其他卷。卷可继承记录文件夹(此卷在该记录文件夹下创建)的处理调度。您无法定义独立于父记录文件夹的处理调度。

活动的容器与不活动的容器

当您创建了一个记录类别或记录文件夹时,其被标记为“活动”。但是,您可以在创建该容器后将其标记为“不活动”。当您将一个容器标记为“不活动”时,系统将禁止在该容器中创建、移动、复制或归档新实体。所有子容器也标记为“不活动”。此外,用户在申报记录时将无法看见不活动的容器。在将容器用于一般用途之前,需要进行审阅和核准的情况下,将容器标记为“不活动”是非常有用的。

打开的容器与关闭的容器

当您创建容器实体时,其在缺省情况下是打开的。如果您要限制容器内子实体的创建(但仍允许从其中检索记录),您可以在其创建后随时关闭该容器。所有子容器也标记为“关闭”。