Vous pouvez déclarer des enregistrements de multiples façons, comme sur :
Sur une installation DoD ou de Base, vous pouvez déclarer un enregistrement dans un volume, un dossier d'enregistrement ou une catégorie d'enregistrement; sur une installation PRO, vous pouvez déclarer un enregistrement dans un dossier d'enregistrement ou un volume. Pour déclarer un enregistrement, il vous faut être sûr que l'entité dans laquelle vous le déclarez est ouverte.
Si un enregistrement est déclaré dans un dossier d'enregistrement, il est automatiquement assigné au volume actif existant dans ce dossier. Jusqu'à ce qu'il soit fermé, c'est toujours le dernier volume créé qui est actif. Si vous devez déclarer un enregistrement dans un volume fermé, rouvrez celui-ci et sélectionnez-le manuellement.
REMARQUE Vous pouvez créer des modèles d'entrée pour faciliter la déclaration des enregistrements. IBM InfoSphere Enterprise Records comprend un échantillon de modèle d'entrée pour déclarer les enregistrements d'emails. Vous pouvez utiliser ce modèle pour déclarer les enregistrements d'emails de Workplace. Pour obtenir plus d'informations sur l'importation de l'échantillon de modèle de déclaration de courriers électroniques, consultez le fichier readme du package d'installation d'IBM InfoSphere Enterprise Records. IBM InfoSphere Enterprise Records comprend également un échantillon de flux de travaux pour déclarer les enregistrements. Ce flux de travaux prouve aux professionnels du développement de logiciels qu'un document peut être déclaré à l'aide de l'API et du flux de travaux. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique "Installation d'un échantillon de flux de travaux" du guide d'installation et de mise à niveau d'IBM InfoSphere Enterprise Records).
Si vous déclarez un document disposant de plusieurs versions en tant qu'enregistrement, vous aurez plusieurs choix quant à la création l'enregistrement pour cette série de documents (pour plus d'information, consultez la rubrique Gestion des documents et enregistrements). Notez toutefois que vous pouvez déclarer jusqu'à seize versions du document dans un seul enregistrement.
REMARQUE Après qu'un utilisateur d'enregistrements a déclaré un document comme enregistrement, sa page d'information n'est plus accessible aux utilisateurs n'ayant pas, au minimum, le niveau utilisateur d'enregistrements. Cette limite est innée.
Afin d'accélérer le processus de déclaration des enregistrements, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrement et les modèles d'entrée de Déclarer en tant qu'enregistrement supportent le mappage automatique des valeurs des propriétés du document à l'enregistrement. Lorsqu'un document est déclaré en tant qu'enregistrement, les noms symboliques de propriété de classe de ce document sont comparés aux noms symboliques de propriété de classe de l'enregistrement. Si les noms correspondent, alors la valeur des propriétés du document est automatiquement assignée comme valeur des propriétés de l'enregistrement correspondant. Par exemple, si la classe de document a la propriété "Couleur," et la classe d'enregistrement a également cette propriété, alors la valeur de la propriété du document est mappée automatiquement sur celle de l'enregistrement. Il en va de même si vous déclarez un message email d'Outlook à l'aide de la classe d'enregistrement d'email par défaut, puis les valeurs des propriétés l'Objet, Á, CC, De, Envoyé le et Reçu le seront mappées automatiquement.
Le mappage des propriétés se produit, que le modèle d'entrée affiche ou non l'étape de définition des propriétés d'enregistrement. Dans les occurrences où plusieurs versions d'un document sont choisies pour être déclarées, le mappage des propriétés se base sur la version la plus récente parmi celles qui ont été sélectionnées pour l'action de déclaration. Les différentes versions d'un document peuvent avoir de différentes classes et propriétés. Les propriétés sont toujours mappées en fonction des propriétés de la version la plus récente du document.
Les règles suivantes décrivent le fonctionnement du mappage des propriétés communes aux classes de document et d'enregistrement.
REMARQUE Des alias de propriété peuvent être créés d'une librairie à l'autre. Les paramètres définis par l'administrateur sont pris en compte pour le mappage de propriétés afin que celui-ci se fasse d'une librairie à une autre.