Ciascun flusso di lavoro presenta una definizione, che consiste di un modello di elaborazione in base al quale il lavoro viene distribuito ai partecipanti insieme a dati, allegati e altre informazioni necessarie per completare le attività. Una definizione del flusso di lavoro specifica la sequenza di attività da eseguire dal momento in cui un flusso di lavoro viene avviato fino al momento in cui viene completato o annullato.
È possibile modificare le definizioni del flusso di lavoro esistenti per personalizzarle in base alle esigenze dell'organizzazione. È possibile aggiungere o eliminare fasi, modificare la sequenza degli eventi o modificare altri parametri.
Ad esempio, il flusso di lavoro Crea cartella record è stato creato per gli utenti che non dispongono dell'autorizzazione di sicurezza necessaria per aggiungere una cartella di record a un piano file. Di seguito è descritta la sequenza del flusso di lavoro di default impostata per il flusso di lavoro Crea cartella record: Alice è un utente assegnato al gruppo Tutti. Deve aggiungere una cartella di record a una categoria per la quale dispone della sola autorizzazione di visualizzazione delle proprietà. Poiché è necessario che un manager dei record approvi l'aggiunta di una cartella record a questa categoria, Alice avvia il flusso di lavoro Crea cartella record e specifica le informazioni sulla cartella record da aggiungere.
Dopo l'immissione dei dettagli, viene inviata una richiesta a Tom, che è un manager dei record. Tom può scegliere di approvare o negare la richiesta di creare una cartella record.
È possibile modificare la sequenza delle attività nel flusso di lavoro. Basandosi sull'esempio precedente, il manager dei record è giunto alla conclusione che l'invio della richiesta all'autore delle revisioni piuttosto che al manager dei dati risulta più efficiente. Jane, l'amministratore di sistema, modifica quindi la definizione esistente del flusso di lavoro Crea cartella record in modo che la richiesta di approvazione venga inviata all'autore delle revisioni invece che al manager dei record.
Se l'organizzazione richiede flussi di lavoro aggiuntivi oltre alle definizioni di flusso di lavoro predefinite di IBM InfoSphere Enterprise Records, è possibile creare una nuova definizione di flusso di lavoro con Process Designer. I supporti di installazione di IBM InfoSphere Enterprise Records includono un flusso di lavoro di esempio che dichiara i record utilizzando la coda componente RM_Operation. Oltre a modificarlo e utilizzarlo per dichiarare i record, è possibile avvalersi di questo flusso di lavoro di esempio per creare flussi di lavoro per IBM InfoSphere Enterprise Records. Per ulteriori informazioni sul flusso di lavoro di esempio, vedere l'attività "Install a sample workflow" nel manuale IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Per ulteriori informazioni sulle modalità di creazione e modifica delle definizioni dei flussi di lavoro, vedere la Guida in linea di Process Designer.