Egenskaber definerer oplysningerne om objekter, f.eks. dokumenter og foldere. Alle objekter, du har adgang til i et objektlager, tilhører en klasse. Klassen bestemmer objektets egenskaber og funktionsmåde. Alle foldere tilhører f.eks.klassen Folder, og alle dokumenter tilhører klassen Dokumenter. En folder har ikke samme funktionsmåde og egenskaber som et dokument. Dokumenter kan f.eks. tjekkes ud. Det kan foldere ikke.
Administratoren definerer egenskaberne for en klasse og kan oprette nye subklasser af en klasse. Hvis der f.eks. skal bruges en projektkontokode til alle dokumenter på dit websted, kan administratoren tilføje egenskaben "Projektkode" til basisklassen for dokumenter. Hvis der på webstedet er brug for at anvende nogle egenskaber på visse typer dokumenter men ikke på andre, kan administratoren definere én eller flere subklasser til håndtering af yderligere egenskaber. Det kan f.eks. være, at der til dine udgiftsrapportdokumenter er brug for egenskaber for kontokoder, mens der til dine marketingdokumenter skal bruges egenskaber for projektkoder, release-datoer for projekter og godkendelser fra ledelsen. Når du tilføjer et dokument eller tjekker det ind, skal du først vælge den relevante dokumentklasse og derefter udfylde egenskabsværdierne.
Nogle egenskabsværdier oprettes af systemet og kan ikke ændres direkte. Systemegenskaber for f.eks. hvem, der har oprettet et projekt, og datoen, hvor det er oprettet, angives på tidspunktet for tilføjelsen af objektet i et objektlager. Andre egenskaber, f.eks. dato for ændring af et objekt og en oplysning om, hvem der har ændret det, bliver opdateret af systemet, når objektet, dets egenskaber eller dets sikkerhed bliver ændret.
Der gælder forskellige typer begrænsninger for egenskaber. Egenskabstypen bestemmer den metode, du bruger til at angive en værdi. Generelt kan du bare følge den vejledning, der bliver vist på siden. Nogle af de specifikke krav og tip bliver vist i de følgende afsnit. Applikationen, du bruger til integration med Microsoft® Office-applikationerne, bestemmer, hvordan du får adgang til egenskaber for dine dokumenter.
Du kan du få adgang til og opdatere egenskaber, der er tilknyttet til et dokument eller en folder, når du tilføjer objektet til et objektlager eller ændrer objektet ved f.eks. at tjekke et dokument ind eller gemme indholdet fra et dokument, der er tjekket ud. Indgangsskabelonen, du bruger, når du tilføjer et dokument, bestemmer, om du kan vælge en klasse eller tildele en klasse til dokumentet. Du kan ændre de egenskaber, et dokument er tildelt, men du kan ikke ændre klassen. Du kan imidlertid ændre de egenskaber og den klasse, en folder er tildelt.
Når du gemmer indholdet, kan du klikke på Save with properties for at ændre dokumentets egenskaber og gemme nyt indhold, før dokumentet igen tjekkes ind i objektlageret.
Brug kommandoen View/Modify Properties på skillebladet IBM ECM, eller vælg Egenskaber på pop op-menuen. Du kan også klikke på Show Details nederst i delvinduet Gennemse, når du har markeret et dokument eller en folder. Delvinduet Oplysninger indeholder oplysninger om objektet, og du kan få vist og redigere oplysninger for et objekt ved at markere det og klikke på Redigér.
Administratoren har muligvis tildelt egenskaber, der indeholder en livscyklus, til nogle af dine dokumenter. En dokumentlivscyklus omfatter dokumentets forskellige tilstande i løbet af dets levetid. Der kan f.eks. være følgende rækkefølge for livscyklustilstandene for en ansøgning:
Tilstandene afspejler den rækkefølge, som en virkelig låneansøgning skifter fra én proces til en anden i. Livscyklustilstanden bliver opdateret, efterhånden som dokumentet skifter tilstand. Efter godkendelse skifter dokumentet f.eks. til tilstand nummer to (Godkendelse). Når banken finansierer lånet, skifter dokumentet igen tilstand, denne gang til Finansiering.
Nogle egenskaber bliver muligvis tildelt en politik for dokumentlivscyklus. En politik for dokumentlivscyklus tildeles til en dokumentklasse og bruges af administratoren. Livscyklustilstanden bliver vist, og hvis du har de nødvendige tilladelser, kan du redigere livscyklussen.
Administratoren har muligvis tildelt markeringer til nogle egenskaber for dokumenter og foldere. Markeringer er baseret på bestemte egenskabsværdier og giver adgang til dokumenter eller foldere. Når en markering bliver anvendt på et objekt, er de resulterende adgangstilladelser til objektet en kombination af indstillingerne for de oprindelige adgangsrettigheder til objektet og markeringernes indstillinger. Markeringernes indstillinger kan bestemme, hvem der har adgang til det objekt, markeringen er tildelt til, og hvem der kan redigere eller fjerne den tildelte markering.
Når du åbner, tilføjer eller indsætter et dokument, kan du få vist egenskaberne for dokumentet på oplysningssiden. Når et dokument er tjekket ud, kan du ændre dokumentets egenskaber fra menuen Get Info, eller du kan ændre egenskaberne, når du tjekker dokumentet ind, hvis webstedsadministratoren har givet tilladelse til det. Ud over at redigere egenskabsværdier kan du også indsætte nogle af disse værdier i Office-dokumenter.
Hvis du vil oprette et sammensat dokument, skal du først gå ind på dokumentets oplysningsside. Det er ikke muligt at oprette et sammensat dokument fra menupunktet Get Info i integrerede applikationer.
Når du får vist egenskaberne for et udtjekket dokument i Workplace, er det i virkeligheden egenskaberne for den version, der har tilstanden In process eller Frigivet, du ser. I Programintegration får du vist egenskaberne for den version, der har tilstanden Reservation. Dette kan medføre følgende uventede funktionsmåde under arbejdet med et dokument, som er tjekket ud:
Sådan kan du vise eller ændre egenskaber fra Office-applikationer og Outlook
Afhængigt af applikationen skal du vælge mellem følgende:
Office-applikationer | Outlook |
---|---|
|
|