Arbejd med indgangsskabeloner

Ved hjælp af indgangsskabeloner kan du spare tid, idet de indeholder standardoplysninger, så du kan strømline processen, der består i at tilføje nye objekter. Skabelonen kan angive placering, klasse, egenskabsværdier og sikkerhed for det nye element. For at sætte fart på indgangsprocessen kan skabelonen indeholde bestemte guidesider og anvende foruddefinerede værdier fra skabelondefinitionen. Skabelonen kan også starte en arbejdsgang, når elementet tilføjes. Du kan bruge en indgangsskabelon til at tilføje dokumenter, foldere og tilpassede objekter. Den person, som har udviklet skabelonen, bestemmer, hvilke oplysninger der skal angives samt, og hvilke af guidens standardsider du får vist.

Maries afdeling tilføjer f.eks. ofte statusrapporter til prognoseobjektlageret. Disse dokumenter gemmes altid i den samme folder med samme dokumentklasse og samme sikkerhed. Det eneste, der skifter, er egenskabsværdierne for projektnavnet og datoen for rapporten. Marie kan udvikle en indgangsskabelon, der automatisk leverer oplysningerne for objektlageret, folderen og standardegenskabsværdierne (ændres ikke) og sikkerheden. Når Louis tilføjer et dokument ved hjælp af den nye skabelon, skal han kun angive egenskabsværdier for projektnavnet og datoen for rapporten og finde den lokale fil, der skal tilføjes.

Den indgangsskabelon, der anvendes, når et dokument tilføjes, angiver, om indgangsskabelonen også bruges til efterfølgende indtjekninger. Når du indtjekker et dokument under kontrol af en indgangsskabelon, bestemmer indgangsskabelonudvikleren, om du kan få vist eller ændre dokumentegenskaberne og sikkerhedsindstillingerne. Da det altid er den seneste version af indgangsskabelonen, der bruges, kan dokumentklassen, som indgangsskabelonen bruger, skifte, efter dokumentet først er tilføjet.

Hvis dit websted har installeret InfoSphere Enterprise Records, kan du bruge en Declare As Record-indgangsskabelon til at øge hastigheden for den proces, hvormed dokumentet erklæres som en record. Der er flere oplysninger i Administrér dokumenter og records.