定義處置排程
授權使用者可以定義處置排程,以及將排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型相關聯。處置排程可由記錄管理員或記錄管理者定義。在 PRO 資料模型中,記錄管理員、記錄管理者或檢閱人員可將處置排程指派給實體。在 Base 和 DoD 資料模型中,記錄管理員或記錄管理者將處置排程指派給實體。
處置排程可具有多個階段,在這些階段中,將對受影響的實體執行處置步驟(例如審查、匯出、傳送或毀損)。雖然處置排程不需要多個階段,但排程通常包括兩個階段:
- 用於結束實體的使用週期的中斷階段。
- 中斷後用於指定最終處置的階段。
如何定義處置排程
- 選取「處置」標籤。
- 按一下「處置排程」
- 按一下
「新增處置排程」
步驟 1 說明排程
- 輸入排程的名稱和說明。
- 輸入負責實體處置的權限名稱,然後按「下一步」。
步驟 2 設定觸發程式
在此步驟中,設定觸發實體中斷的條件。中斷可以自動觸發,也可以在核准後觸發。如果要在核准後觸發,請指定處置中斷動作。對於自動觸發中斷,請勿指定處置中斷動作。
- 按一下相應的選取按鈕,以選取啟動中斷的觸發程式。
- 對於行事曆日期,您可以輸入日期或使用行事曆控制項。
- 對於預先定義的日期、內部事件、外部事件或循環事件,從下拉功能表中選取項目。這些是先前在「IBM InfoSphere Enterprise Records 配置」標籤中建立的項目。
按一下「顯示明細」以顯示觸發程式的詳細資料。如需新增觸發程式的相關資訊,請參閱新增預先定義的日期、新增內部事件、新增外部事件或新增循環事件觸發程式。
- 如果需要,設定處置事件偏移以指定中斷開始和相關聯中斷動作的啟動之間的時間間隔。
- 如果需要,選取處置中斷動作以與排程關聯。
- 每個中斷動作都是先前在「IBM InfoSphere Enterprise Records 配置」標籤中新增的,有相關聯的工作流程。
處置清理會在中斷後(加上所有偏移)自動啟動此工作流程。「處置中斷動作」下拉功能表僅包含那些屬於中斷動作類型的動作。如需動作的相關資訊,請參閱動作。
- 「中斷基準」下拉功能表會提供一組 IBM InfoSphere Enterprise Records 日期屬性,根據個別的 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體屬性來計算中斷日期。
如果您將此設定保留為 [事件日期],則處置清理會將觸發事件日期用於中斷計算。處置清理會將處置事件偏移新增至中斷基準日期,以計算中斷日期。
例如,如果要將中斷日期設定為建立記錄後 2 年,請將中斷基準日期設定為「建立日期」,並將「處置事件偏移」設定為 2 年。處置清理即會使用每個記錄的建立日期來計算中斷日期。
- 按「下一步」為目前排程建立一或多個保留期(稱為階段)。如果按一下「完成」,則與處置排程相關聯的實體將不具有特定的保留期。
步驟 3 設定階段
將階段與處置排程相關聯可讓您以不同間隔對實體執行不同的作業。每個階段都為實體指定了處置動作和保留期。例如,如果要在處理前審查實體,請在處置排程中新增兩個階段。第一個階段指定實體的審查,第二個階段指定實體的處理。IBM InfoSphere Enterprise Records 會依照您將階段新增到排程的順序,來執行處置排程中的多個階段。
您還可以在一個階段內定義多個替用保留期。替用保留期可根據屬性值提供可變的保留期。當不符合任何替代保留條件時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會使用預設的保留期。
當符合多個替代保留條件時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會套用保留期最長的替代保留。
附註 替代保留期的數量或其準則的複雜程度,將影響計算保留期的效能。
IBM InfoSphere Enterprise Records 在某個實體上套用中斷動作之後,會將處置排程的第一階段套用於這個實體。
在第一階段的保留期結束階段,對實體執行與該階段關聯的處置動作。IBM InfoSphere Enterprise Records 完成相關聯的處置動作之後,一旦授權使用者核准,便會開始排程中的下一階段。
如何在處置排程中新增階段
- 按一下「新增」開啟「階段屬性」頁面。
- 輸入階段的名稱和說明。
- 從下拉功能表中選取階段動作。
- 動作是先前在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的「配置」標籤中建立的。
- 階段結束時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會在實體上完成動作。
- 每個動作都包含一個預先定義的工作流程,IBM InfoSphere Enterprise Records 會為了這個動作而啟動。
附註 傳送或毀損實體的階段為最後階段。您無法在這些類型的動作後新增其他階段。
- 在「是否需要檢測」欄位中,選取「True」以要求在啟動與階段相關聯的工作流程前審查實體。如果不需要檢測,請選取「False」。
- 如果您為階段選取「傳送」、「匯出」或「臨時傳送」動作,請在「匯出目標」欄位中輸入位置。該位置可以:
- 在遠端伺服器上。例如,\\<伺服器名稱>\<資料夾名稱>。
- 是本端磁碟機上的資料夾。例如,<本端磁碟機>:\<資料夾名稱>。
- 在此階段中指定實體的預設保留期。如果您沒有指定替用保留期,則需要輸入一個值。
- 如果要設定實體可根據屬性在階段中保留更長或更短時間的條件,請完成以下步驟以建立替用保留期。
- 按一下「新增」以顯示「替用保留」螢幕。
- 從下拉功能表中選取屬性名稱。
- 從下拉清單中選取運算子。
- 指定屬性值。您輸入的值取決於屬性。
- 選取作為保留期開始日期的「保留基準」。
- 以年、月和日的形式指定「保留期天數」。IBM InfoSphere Enterprise Records 會將這裡指定的值新增到「保留基準」中。
在結果日期,IBM InfoSphere Enterprise Records 會在實體上套用階段動作。
- 按一下「接受」將此替用保留期新增至目前排程,然後返回「階段屬性」螢幕。
- 透過按一下「新增」繼續為每個條件新增替用保留期。IBM InfoSphere Enterprise Records 會在所有欄位中移入先前的替代保留資料,以便您變更必要欄位。
如有必要,您可以選取某個替用保留期的「移除」勾選框,並按一下「套用」以移除此條件。
- 按一下「接受」完成此階段。IBM InfoSphere Enterprise Records 會將階段和詳細資料新增到排程的階段清單中。
- 如果要新增更多階段,請按一下「新增」。否則,按一下「完成」以完成處置排程。