啟動或停用類別或資料夾

當您建立了一個記錄種類或記錄資料夾後,它將被標記為「使用中」。但您可以在建立某實體後,專門標記該實體為「非作用中」。使用者不能新增實體至非作用中的種類或資料夾,並且在宣告記錄時看不到非作用中的種類或資料夾。當有必要在使記錄種類或資料夾可用於一般應用之前審查並核准記錄種類或資料夾時,將實體標記為非作用中是非常有用的。

當標記某實體為「非作用中」時,它所有的子儲存器也自動標記為「非作用中」。您可在任何時候將「非作用中」的實體標記為「作用中」,但請注意它的子儲存器不會自動標記成「作用中」。您需要明確地將這些實體標記為「作用中」。

您可對非作用中的實體執行其他所有作業,例如搜尋、擷取、使用或重新定位實體。您還可以對非作用中的實體開始實施處置動作。

如何將一或多個儲存器標記為「作用中」

  1. 瀏覽或搜尋您想標記為「作用中」的種類或資料夾。
  2. 選取名稱左側的勾選框。(另外還可以在單個實體上按一下滑鼠右鍵,然後使用快速功能表來完成該作業。)
  3. 從「複選動作」功能表中,選取「啟動」:「啟動」圖示
  4. 按一下「確定」,以確認成功啟動實體的訊息。

將儲存器標記為「非作用中」

  1. 瀏覽或搜尋您想標記為「非作用中」的種類或資料夾。
  2. 選取名稱左側的勾選框。(另外還可以在單個實體上按一下滑鼠右鍵,然後使用快速功能表來完成該作業。)
  3. 從「複選動作」功能表中,選取「停用」:「非作用中」圖示。 然後,這個圖示會出現在標示為非作用中的實體。
  4. 輸入停用原因。
  5. 按一下「確定」,以確認成功停用實體的訊息。