セキュリティー設定は、オブジェクトにアクセスするユーザーまたはグループの権限レベルのことです。たとえば、あるオブジェクトに対してオーナー制御権限を持っている場合、該当するオブジェクトを完全に制御できます。次の表に権限レベルとその説明をリストします。
すべての権限に対して、チェック・ボックスの選択によって権限レベルのオンとオフを切り替えることができます。「許可」権限がオフになるようチェック・ボックスをクリックした場合、その権限レベルは暗黙的に拒否されます。ただしユーザーまたはグループは、その権限レベルを許可する別のグループのメンバーになることができます。「拒否」チェック・ボックスを選択した場合、ユーザーまたはグループの権限は明示的に拒否されます。この場合、ユーザーまたはグループは、その権限を持つ別のグループのメンバーとなることはできません。
権限 | 説明 |
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オーナー制御 | オブジェクトを完全に制御できます。該当するオブジェクトについて、コンテンツの表示、プロパティーの表示と変更、削除などのあらゆる種類のアクションを実行できます (保留制限に従う)。デフォルトでは、オブジェクトの初回作成時、そのオブジェクトには「オーナー制御」権限が付与されています。
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プロパティーの変更 | オブジェクトのプロパティーを変更し、フォルダーにサブフォルダーを追加できます。
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コンテンツの表示 | レコードのコンテンツを表示できます。たとえば、レコードが MS Word ファイルの場合、Word ファイルのコンテンツを開き、表示させることができます。「コンテンツの表示」権限を該当するドキュメント・レベルでレコード・ユーザー・グループに必ず付与してください。デフォルトでは、レコード・ユーザー・グループのメンバーはレコードのコンテンツを表示する権限を持っておらず、いったんレコードとして宣言するとドキュメントを表示できなくなるためです。
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プロパティーの表示 | フォルダーまたはオブジェクトのプロパティーを表示できます。
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サブフォルダーの作成 | 作成中のオブジェクトがファイリング計画、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場合、サブフォルダーを作成することができます。
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フォルダー内のファイル | 他のフォルダー内のレコードをファイリングできます。
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バージョンの昇格 | セキュリティーが設定されているレコードに従って、ドキュメントの昇格および降格を実行できます。ドキュメントのチェックアウト、ドキュメントのメジャー・バージョンとしてのチェックイン、ドキュメントのチェックアウトの取り消し、ドキュメント・バージョンの昇格または降格を実行できます。
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コンテンツの変更 | ドキュメントのチェックアウト、ドキュメントのマイナー・バージョンとしてのチェックイン、チェックアウトの取り消しができます。「コンテンツの変更」権限を該当するドキュメント・レベルでレコード・ユーザー・グループに必ず付与してください。デフォルトでは、レコード・ユーザー・グループのメンバーはレコードのコンテンツを変更する権限を持っておらず、いったんレコードとして宣言するとドキュメントを変更できなくなるためです。
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権限の設定の詳細については、「オブジェクトのセキュリティーの設定または変更」を参照してください。