Introdução ao IBM InfoSphere Enterprise Records

O IBM InfoSphere Enterprise Records é um componente de complemento do conjunto de produtos IBM FileNet P8. O IBM InfoSphere Enterprise Records permite que você crie e mantenha registros precisos, seguros e confiáveis para informações eletrônicas e físicas. Você pode usar o IBM InfoSphere Enterprise Records para gerenciar registros de qualquer tipo, independente da mídia ou formato de armazenamento. A compreensão do IBM InfoSphere Enterprise Records depende da compreensão do que é um registro e por que você usa um sistema de gerenciamento de registros.

Registros e metadados

No contexto do IBM InfoSphere Enterprise Records, um registro são metadados--um arquivo que faz referência a e contém informações sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico. Você pode criar um registro para colocar o documento ou objeto físico sob controle corporativo ou governamental, que especifica como o documento será armazenado, acessado e eventualmente descartado. Os metadados estão na forma de propriedades do registro, como o tipo de mídia, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. Você coloca os registros sob este controle como requerido pelas normas governamentais e diretrizes para o tipo de registro.

Um documento eletrônico pode ser um arquivo único, como um documento do Word, fotografia digital, ou um conjunto de arquivos relacionados que podem ser tratados como um único objeto, como uma mensagem de e-mail e seus anexos. Os arquivos eletrônicos existem em armazenadores de objeto e outros repositórios. Quando você declara o documento como um registro, o IBM InfoSphere Enterprise Records gerencia o documento, incluindo sua possível classificação de segurança. Isto com freqüência altera o acesso ao documento e pode impedir que o autor modifique o documento.

Os objetos físicos podem consistir em fitas de vídeo, microfilme, discos rígidos, amostras de DNA, documentos impressos em papel e fotos. Eles podem estar armazenados em caixas ou arquivos dentro de depósitos e em outras instalações de arquivamento seguro. O registro mantém o acompanhamento da localização do objeto físico.

O termo registro é usado com freqüência para se referir informalmente ao arquivo de metadados ou ao documento ou objeto que foi declarado como um registro. Usualmente o contexto torna claro qual o uso intencionado.

Um repositório que contém documentos que podem ser declarados como registros é referido como o Repositório de registros ou como o Armazenador de objetos de registros (ROS). Os registros criados no IBM InfoSphere Enterprise Records são armazenados em repositórios chamados File Plan Object Stores (FPOS). Ambos os armazenadores de objetos fazem parte do Content Engine.

A figura a seguir exibe a criação de registros a partir de diferentes origens. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema.

A figura a seguir descreve como os registros podem ser armazenados em diferentes repositórios, incluindo um que pode conter o conteúdo da Web do FileNet, documentos do MS Office, arquivos de áudio; outro que pode conter e-mail; um terceiro que pode conter fitas de vídeo, microfilmes e CD-ROMs; e outro que pode conter contratos, patentes e permissões. Cada registro aponta para a informação que é gerenciada pelo sistema

Gerenciamento de registros

O gerenciamento de registros se refere às atividades gerenciais, como o planejamento, controle e organização para a criação, armazenamento, uso, recuperação e disposição de registros. Em outras palavras, o gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter os registros através de seu ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e disposição.

Necessidade de gerenciamento de registros

Para assegurar que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você precisa configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir um significativo montante de tempo em atividades não produtivas, como a localização manual de informações ou a pesquisa por registros faltantes ou erroneamente arquivados.

Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Isto pode resultar em multas pesadas, penalidades e outras conseqüências legais. Você também pode correr riscos associado com ações judiciais, confidencialidade e a segurança de informações críticas e vitais, se não mantiver e gerenciar apropriadamente os registros.

Use o IBM InfoSphere Enterprise Records para minimizar os riscos mencionados acima. Você pode usar o IBM InfoSphere Enterprise Records para preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando necessário usando técnicas de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são destruídos ou arquivados.

Função do IBM InfoSphere Enterprise Records no gerenciamento de registros

O IBM InfoSphere Enterprise Records permite que você gerencie registros na empresa, independente da mídia de armazenamento. O propósito do IBM InfoSphere Enterprise Records é assegurar que:

Usando o IBM InfoSphere Enterprise Records, você pode:

Recursos e benefícios do IBM InfoSphere Enterprise Records

A tabela a seguir lista os recursos do IBM InfoSphere Enterprise Records juntamente com os benefícios fornecidos por esse recurso.

Recurso
Benefício
Repositório centralizado para registros
  • Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
  • Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade em tempo de informações relevantes.
Localizações e containeres virtuais para armazenar registros para documentos eletrônicos e físicos em uma hierarquia.
  • Controle sobre coleções de documentos impressos e arquivos eletrônicos.
  • Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
  • Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
  • Controle de custo através do gasto reduzido em espaço de escritório, equipamentos e pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
Funções de pesquisa de fácil uso
  • Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
Regras de retenção e disposição para registros

Controle definido pelo usuário sobre:

  • Duração da retenção de um registro.
  • Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
  • Revisão dos registros antes de serem destruídos.

Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros.

  • Os registros não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados ou perdidos.
  • Os registros somente são destruídos de acordo com a agenda de disposição ou como parte de um procedimento de auditoria.
  • Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
Importação e exportação de registros
  • Os registros que não são requeridos com freqüência pela empresa, mas precisam ser retidos para estar em conformidade com regulamentos governamentais, podem ser exportados para alguma outra localização.
  • Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
Controle de segurança apropriada para os registros
  • Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
  • Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos por um Administrador de registros ou como resultado de um procedimento de auditoria.
  • Os usuários somente podem executar as operações relativas aos registros, para as quais tenham os direitos apropriados de acesso.
Integração com o FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office e Microsoft Outlook

Declaração manual ou automática de registros do:

  • Workplace ou Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
  • Modelos de entrada

Funções do usuário no IBM InfoSphere Enterprise Records

O IBM InfoSphere Enterprise Records fornece um modelo de segurança do usuário baseado em funções e inclui funções para o Administrador de Registros, Gerenciador de Registros e Usuário Privilegiado (DoD e Base) ou Revisor de Registros (PRO) e Usuário de Registros. Cada função determina quais tarefas um usuário que pertence àquela função pode executar. Para obter mais informações, consulte Funções de Segurança do IBM InfoSphere Enterprise Records.

Tipos de instalações do IBM InfoSphere Enterprise Records

Antes de instalar o aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records, você deve escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que satisfaça suas necessidades de gerenciamento de registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:

Tipos de entidades do IBM InfoSphere Enterprise Records

No IBM InfoSphere Enterprise Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém entidades de gerenciamento de registro diferentes. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

O gráfico a seguir descreve a estrutura hierárquica de registros onde um armazenamento de objetos de plano de arquivos fica no nível superior.

Segue-se um exemplo da hierarquia de entidades de gerenciamento de registros

Plano de arquivo

Gerenciamento geral (categoria)

Arquivos de correspondência (pasta)

Resumos do programa (pasta)

Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)

Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)

Gerenciamento de informações (categoria)

Mensagens do centro de telecomunicações (pasta)

Folhas de número do operador (pasta)