실제 엔티티 차지아웃

실제 엔티티는 온라인으로 볼 수 없으므로, 사용자 자신에게 보내도록 설정해야 합니다. 차지아웃이라는 이 프로세스는 각 단계에서 엔티티의 위치를 추적하는 실제 레코드 관리(PRM) 워크플로우도 실행합니다. 개별 레코드(한 번에 하나씩) 또는 실제 항목을 보유한 컨테이너를 차지아웃할 수 있습니다.

PRM 워크플로우는 엔티티를 예약, 수신 및 다음 사용자에게 릴리스하는 전체 주기에 걸칩니다. 또한 워크플로우는 엔티티 수신 또는 릴리스상의 지연을 추적합니다. 또한 이동 중 손실된 엔티티를 추적하거나 엔티티 소유자로 현재 나열된 사용자별로 엔티티를 추적합니다. 물론, PRM 워크플로우를 통해 엔티티를 추적하려면 모든 참가자가 시기 적절하게 받은 편지함에 있는 작업에 응답하여 항상 엔티티의 위치를 정확하게 기록해야 합니다.

Workplace 또는 IBM InfoSphere Enterprise Records를 통해 실제 엔티티를 차지 아웃할 수 있습니다. Workplace에서 이 작업을 수행할 경우 FPOS로 이동하여 Records Management 폴더를 엽니다. 그런 다음 파일 계획 폴더를 열고 해당 파일 계획 위치의 오브젝트로 이동합니다.

엔티티의 차지아웃 상태에 대한 정보를 보려면 정보 가져오기 아이콘을 선택한 후 세부사항 페이지를 선택하십시오. 이 페이지의 실제 섹션에서 엔티티의 위치, 홈 위치, 차지아웃 상태, 차지아웃한 사람을 확인할 수 있습니다. 엔티티에 바코드가 있으면 실제 탭의 실제 항목 스캔을 사용하여 바코드의 차지아웃 상태도 확인할 수 있습니다. 실제 엔티티 스캔을 참조하십시오. 마지막으로 PRM 워크플로우 단계에서 상태 단추를 선택하여 추적기 응용프로그램을 통해 상태를 확인할 수 있습니다.

PRM 워크플로우에 사용된 받은 편지함

엔티티가 이동하고 사용자가 이 엔티티를 수신하고 릴리스하면 작업 항목이 생성됩니다. 이러한 작업 항목 중 일부는 사용자의 받은 편지함에 나타나고 일부는 공용 받은 편지함에 나타납니다. 사용자 및 그룹 보안 설정은 공용 받은 편지함을 보고, 워크플로우 단계를 열고, 실제 항목 스캔을 사용하여 엔티티의 차지아웃 상태를 확인할 수 있는 사용자를 결정합니다. PRM 워크플로우는 다음 공용 받은 편지함을 작업 항목으로 채울 수 있습니다.

차지아웃 절차

엔티티 차지아웃은 컨텍스트 메뉴에서 실행/차지아웃을 선택하여 시작됩니다. 그 이후, 작업 항목은 참가자의 개인 받은 편지함에 나타나거나 공용 받은 편지함으로 이동합니다. 엔티티가 처음 차지아웃될 때 시스템은 요청 사용자가 지정된 위치로 이 엔티티를 차지아웃했음을 표시합니다. 그러나 관리인은 요청 사용자가 실제로 이 항목을 가지지 전에 이 항목을 릴리스해야 합니다.

항목이 이미 차지 아웃된 경우 다른 요청 사용자는 예약 날짜를 설정합니다. 예약 날짜는 다중 요청의 우선순위를 지정하는 데 사용됩니다. 엔티티는 PhysicalEntitiesReserveQueue의 작업 항목으로 표시된 대로, 가장 이른 예약 날짜를 기준으로 다른 사용자에게 전달됩니다. 시스템은 예약 날짜가 될 때까지 기다리지 않고 새 작업 항목을 생성합니다.

관리인 또는 다른 현재 엔티티 보유자가 수동 전송 대신 전송 서비스를 요청하면 전송 큐에서 작업 항목을 얻습니다. 전송 서비스는 항목을 전송하거나 항목이 손실되었음을 나타냅니다. 관리인 또는 전송 서비스에서 항목이 전송되었음을 나타나면 요청 사용자는 수신 작업 항목을 얻습니다. 전송 서비스에서 항목이 손실되었음을 나타내면 작업 항목은 손실된 항목 찾기 큐로 이동합니다.

요청 사용자가 항목이 수신되었음을 나타내어 수신 작업 항목을 완료하면 릴리스 작업 항목이 개인 받은 편지함의 수신 작업 항목을 대체합니다. 요청 사용자가 항목이 수신되지 않았음을 나타내면 작업 항목이 손실된 항목 찾기 큐로 전송됩니다.

손실된 항목 찾기 그룹은 해당 항목을 찾아서 전송하거나 항목이 영구히 삭제되었음을 나타냅니다. 항목을 찾아서 전송하면 사용자의 받은 편지함에 수신 작업 항목이 생성됩니다. 항목이 손실되었음을 표시하면 영향을 받은 참가자(대기 및 예약 큐에 있는 사용자)에게 메시지가 전송되고 나머지 모든 작업 항목은 종료됩니다. 나중에 해당 엔티티가 발견되지 않음을 확신할 경우에만 항목이 영구히 손실된 것으로 나타내야 합니다. 손실된 엔티티가 발견된 것으로 나타내는 방법은 전혀 없습니다. 나중에 엔티티의 차지아웃을 시도하는 모든 사용자는 손실된 상태에 관한 메시지를 받게 됩니다.

현재 엔티티 보유자는 항목 사용을 마친 후 릴리스 작업 항목을 완료하고 엔티티를 다음 사용자 또는 관리인에게 전송합니다. 그러면 이 사용자 또는 관리인은 수신 작업 항목을 완료하는 합니다.

상위 컨테이너가 차지아웃된 엔티티를 차지아웃할 경우 메시지가 수신되며 실행 단계 창을 닫을 수만 있습니다. 대기 중일 수 있는 다른 사용자와 함께 사용자 자신을 큐에 넣는 상위 컨테이너를 차지아웃하거나 나중에 하위 엔티티를 차지아웃할 수 있습니다.

마찬가지로, 하나 이상의 컨텐츠 항목이 차지아웃될 때 컨테이너를 차지아웃할 경우 하위 차지아웃 항목이 있다는 메시지가 표시됩니다. 나중에 다시 시도해야 합니다.

워크플로우 실행

실제 오브젝트 차지아웃

  1. IBM InfoSphere Enterprise Records 또는 Workplace에서 실제 엔티티의 이름을 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 실행/차지 아웃을 선택하십시오.
  2. 사용할 워크플로우 가입 이름 아래에서 실행을 클릭하십시오. 각 실제 엔티티 유형에 대한 기본 가입이 입력됩니다. 나중에 설명되는 여러 단계를 참조하십시오.
  3. 실행 단계를 완료한 후 워크플로우 가입을 나열하는 창을 닫으십시오.

워크플로우의 여러 단계에서 몇 가지 공통 항목을 공유합니다.

지침

창의 상단에 단계를 완료하는 명령이 있습니다. 이러한 지침은 워크플로우 디자이너가 작성한 것입니다. 지침이 보이지 않으면 지침 단어 옆에 있는 화살촉을 클릭하십시오.

엔티티 이름

엔티티가 컨테이너이면 해당 이름을 클릭하여 컨테이너를 열고 포함 내용을 볼 수 있습니다. 엔티티가 단일 실제 레코드인 경우에는 엔티티에 컨텐츠가 없으므로, 적용되는 메시지가 나타납니다.

설명

설명 상자에 직접 설명을 입력하거나 텍스트 상자의 하단에서 스크롤하지 않고 긴 설명을 쓰거나 읽을 수 있는 큰 창에 대한 노란색 아이콘을 클릭할 수 있습니다.

조치 메뉴

메뉴의 항목은 단계에 따라 달라집니다. 각 단계 유형에 대해서는 아래의 정보를 참조하십시오. 또한 워크플로우 창의 상단에 있는 지침에서 선택할 항목에 대한 안내를 확인할 수도 있습니다.

위치

위치의 목록을 보려면 위치를 클릭하십시오. 엔티티를 전송할 위치 아래에서 선택을 클릭하십시오.

예약 날짜

달력 아이콘을 클릭하여 엔티티를 예약할 날짜를 선택하십시오. 엔티티가 현재 차지아웃되지 않은 경우 오늘 날짜를 선택해야 합니다. 엔티티가 차지아웃되었으면 오늘 또는 미래 날짜를 선택할 수 있지만 시스템에서 반드시 사용자가 선택한 날짜를 표시하지는 않습니다. 시스템은 엔티티가 한 위치에서 다른 위치로 이동할 때 예약 날짜를 결정합니다.

정보 열

여러 단계에서 항목을 가진 사용자, 항목이 있는 위치, 예약 및 요청 날짜, 항목을 다음으로 수신할 사용자를 표시할 수 있습니다.

적용 및 닫기 단추

정보를 변경하고, 적용한 다음 추가 작업을 하지 않고 창을 닫을 수 있습니다. 작업 항목은 동일한 받은 편지함에 그대로 유지됩니다. 이것은 항목이 현재 손실되었음을 선언하고 싶지만 이 항목을 찾을 수 있다고 생각할 때 유용합니다. 이 작업을 수행하면 완료 단추를 사용하여 생성되는 추가 영구 조치를 수행하지 않아도 됩니다.

재할당 단추

단계를 수행할 다른 사용자를 선택하는 창을 엽니다. 이름의 처음 몇 자를 입력하고 검색을 클릭하십시오. 사용자를 선택하고 계속을 클릭하십시오. 자세한 내용은 작업 항목 재할당을 참조하십시오.

상태 단추

트래커 응용프로그램을 엽니다. 자세한 내용은 워크플로우 상태 보기를 참조하십시오.

완료 단추

완료 단추는 워크플로우 단계를 완료하며, 일반적인 선택사항입니다.

실행 단계

실행 단계 완료

  1. 위치를 클릭하여 엔티티가 전송될 위치를 선택하십시오.
  2. 예약 날짜를 설정하려면 달력 아이콘을 클릭하십시오. 엔티티가 차지아웃되지 않은 경우 오늘 날짜를 선택해야 합니다. 엔티티가 차지아웃되었으면 오늘 또는 미래 날짜를 선택할 수 있습니다. 예약 날짜는 다중 요청의 우선순위를 지정하는 데 사용됩니다.
  3. 실행을 클릭하여 워크플로우를 시작하거나 닫기를 클릭하여 실행하지 않고 창을 닫으십시오.

수신 단계

수신 단계는 받은 편지함에 승인 단계로 표시되지만 이 단계를 열면 페이지 제목이 수신 단계입니다. 이전 사용자(또는 관리인)가 항목을 릴리스하고 사용자가 다음으로 항목을 수신할 차례일 때 이 수신 단계를 받습니다. 아직 수신하지 않았으면 항목을 전송할 사용자, 마지막으로 항목이 있는 위치 그리고 항목이 전송되는 방식을 확인할 수 있습니다. 상당한 시간을 기다려도 항목을 수신하지 못한 경우 항목을 수신하지 않았음을 표시할 수 있습니다. 그러면 손실된 항목 찾기 큐에 대한 작업 항목이 생성됩니다. 관리인은 마지막 사용자가 항목을 릴리스할 때 수신 단계를 얻습니다.

수신 단계 완료

  1. 적절한 조치를 선택하십시오. 엔티티를 수신한 경우 수신됨을 선택하고, 그렇지 않으면 수신되지 않음을 선택하십시오.
  2. 해당 단추를 선택하여 단계를 마치십시오. 워크플로우 실행의 옵션을 참조하십시오.

참고  전송 서비스 또는 현재 엔티티를 차지 아웃한 사용자로 인한 지연 때문에 엔티티를 수신하지 못할 수 있습니다. 또한 엔티티가 이동 중 손실되었을 수도 있습니다. 이러한 상황에서는 엔티티의 상태를 알려주는 메시지를 표시하는 작업 항목을 수신하게 됩니다.

릴리스 단계

릴리스 단계는 받은 편지함에 승인 단계로 표시되지만 이 단계를 열면 페이지 제목이 릴리스 단계입니다. 릴리스 단계는 관리인이거나 항목을 차지아웃한 사용자일 수 있는 현재 엔티티 보유자가 완료해야 합니다. 전송 지연이 발생하는 경우 또는 항목이 손실된 경우 사용자가 전송 방법을 지정합니다. 항목을 차지아웃된 위치의 요청 사용자에게 전송하십시오.

릴리스 단계 완료

  1. 해당하는 경우 지연 시간(시간)을 입력하여 엔티티를 릴리스할 때 지연 한도를 지정하십시오.
  2. 지연에 대한 설명과 같은 적절한 설명을 입력하십시오.
  3. 조치 목록에서 적절한 옵션을 선택하십시오.
  4. 해당 단추를 선택하여 단계를 마칩니다. 워크플로우 실행의 옵션을 참조하십시오.

대기 큐 단계

사용자가 엔티티를 예약하며 다음으로 수신할 차례일 때 대기 큐의 작업 항목이 해당 사용자 이름을 요청 사용자로 표시합니다. 이 큐에 액세스할 수 있는 사용자는 정보를 볼 수는 있지만 어떤 항목도 완료할 수 없습니다.

대기 큐 단계 보기

  1. PhysicalEntitiesWaitQueue 공용 큐에서 작업 항목을 클릭하십시오.
  2. 작업 항목을 검토한 후 닫기를 클릭하십시오.

예약 큐 단계

PhysicalEntitiesReserveQueue 공용 받은 편지함에는 전송 대기 중인 각 사용자에 대한 작업 항목이 포함되어 있습니다. 허가된 사용자는 각 작업 항목을 열어 엔티티를 요청한 사용자, 이들의 요청 날짜, 요청된 위치를 볼 수 있습니다. 예약 날짜를 수정하여 사용자의 우선순위를 변경할 수 있습니다.

예약 큐 단계 완료

  1. PhysicalEntitiesReserveQueue 공용 받은 편지함에서 작업 항목을 클릭하십시오.
  2. 선택적으로 예약 날짜를 수정하여 항목을 기다리는 사용자의 우선순위를 변경하십시오.
  3. 적용닫기를 클릭하십시오.

손실된 항목 찾기 단계

엔티티가 손실됨으로 선언되면 시스템은 작업 항목을 PhysicalEntitiesFindLostQueue 공용 받은 편지함으로 보냅니다. 이 받은 편지함에 액세스할 수 있으면 작업 항목을 클릭하여 손실된 항목 찾기 단계 페이지를 보고 상태를 업데이트할 수 있습니다. 엔티티를 찾아서 전송하거나 엔티티를 영구히 손실된 항목으로 선언합니다. 그러면 영향을 받은 모든 사용자에게 통보가 전송되고 해당 엔티티에 대해 실행된 모든 PRM 워크플로우가 종료됩니다. 또한 사용자가 해당 엔티티에 대한 워크플로우 실행을 시도할 때 시스템은 즉시 엔티티의 손실 상태에 대한 통지를 보냅니다.

손실된 항목 찾기 단계 완료

  1. 설명을 입력하십시오.
  2. 조치 메뉴에서 엔티티가 영구히 손실되었음을 선언하려면 손실됨을 선택하고,엔티티를 찾아서 요청자 필드에 나타나는 이름의 사용자에게 전송했으면 전송됨을 선택하십시오.
  3. 해당 단추를 선택하여 단계를 마치십시오. 워크플로우 실행의 옵션을 참조하십시오.

주의  엔티티가 영구히 손실됨으로 표시되면 나중에 엔티티가 발견되었음을 나타낼 방법이 없습니다. 나중에 이 엔티티 차지아웃을 시도하는 사용자는 누구나 엔티티가 손실되었다는 메시지를 받게 됩니다. 손실된 항목이 나중에 발견된 컨테이너이면 이 컨테이너의 컨텐츠는 차지아웃할 수 없습니다. 이전에 손실된 컨테이너에서 항목을 차지아웃하려는 사용자는 상위가 차지아웃되었다는 메시지를 받게 됩니다.

전송 서비스 단계

사용자가 전송 서비스를 선택하여 실제 엔티티를 보낼 때 시스템은 작업 항목을 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 공용 받은 편지함으로 보냅니다. 이 공용 받은 편지함에 액세스할 수 있다면 작업 항목을 클릭하여 전송 단계 페이지를 완료할 수 있습니다.

전송 단계 완료

  1. 적절한 설명을 입력하십시오.
  2. 조치 목록에서 엔티티를 찾아서 전송할 수 없으면 손실됨을 선택하십시오. 그러면 작업 항목이 PhysicalEntitiesFindLostQueue 공용 받은 편지함으로 전송됩니다. 필요한 경우 해당 그룹은 엔티티가 영구히 손실되었음을 나타냅니다. 엔티티를 요청한 사용자에게 전송했으면 전송됨을 선택하십시오.
  3. 해당 단추를 선택하여 단계를 마치십시오. 워크플로우 실행의 옵션을 참조하십시오.

메시지 단계

메시지 단계 페이지는 사용자에게 PRM 워크플로우를 실행한 실제 엔티티의 상태를 알려줍니다. 이 페이지는 받은 편지함에 작업 항목으로 전송됩니다. 다음과 같은 상황에서 이 페이지를 수신하게 됩니다.

메시지 단계를 완료하려면 완료를 클릭하십시오.