管理复合文档

复合文档可以将具有共同主题的文档组合在一起,使您能够查看相关文档而无需知道这些文档的名称和位置。

关于复合文档

将文档分组和建立关系包括将一个父文档与一个或多个子文档相关联。父文档和子文档彼此皆为独立创建。当您建立复合文档中文档的关联方式后,信息将存储在一个创建的链接中。该链接与您可以创建以链接不同种类的对象(例如文件夹、文档和定制对象)的链接不同。

包括在复合文档中的文档可以位于一个对象库中的不同位置。您无法使用定制对象和文件夹创建复合文档,也无法创建包括位于不同对象库中的文档的复合文档。如果文档之间没有明显的层次关系,则您可以创建一个没有内容的父文档(其为外部文件),然后将相关文档指定为该文档的子文档。

创建复合文档

创建复合文档时,首先要创建父文档,然后将其他文档作为子文档进行关联。您可以在父文档和子文档上执行与在标准文档上相似的步骤。例如,您可以查看父文档和子文档的信息页面,以及用于将文档相互关联的链接的信息。父文档和子文档都可以版本化,且您可以将名称分配至父文档和子文档之间的链接。当添加、修改或插入子文档时,特殊设置使您可以在文档的父文档已版本化或已删除的情况下管理该文档。

修改和删除复合文档

此外,您可以修改子文档在父文档的子文档列表中显示的顺序、选择其他子文档、插入新文档及移除连接文档的链接。

提示

操作 信息

创建父文档

  • 将其添加至对象库时(手动或通过条目模板)。子文档必须已存在于对象库中。
  • 检入新版本时。
  • 通过从其弹出菜单中选择“更改复合”。转换文档后,此文档可以与子文档和其他父文档相关联。您还可以将复合文档还原为标准文档。但是如果复合文档与子文档相关联,则您不能将其还原为标准文档。您必须首先移除相关联的子文档。

该操作在您访问以下文档时不可用:

  • 作为“保留”对象的文档的信息页面。
  • 集成应用程序(例如 Word 或 Excel)中的文档。

将多个子文档与一个父文档相关联

  • 将父文档添加至对象库时
  • 检入新版本时
  • 查看其信息页面(“子文档”视图)时
  • 添加文档时请使用“显示”链接,以查看与特定父文档相关联的子文档列表。另外,如果您有多个子文档,您也可以执行其他操作(例如修改文档显示的顺序)。

链接信息和复合文档链接属性

信息页面上的“复合文档链接属性”视图为只读页面,用于提供特定子文档与其父文档之间的组件关系链接的当前快照。显示的信息可以使您管理子文档与父文档之间的关系,例如当版本化或删除父文档时。

显示的属性信息是在您第一次将子文档与父文档相关联时创建的。当您修改子文档时,请更改此页面上显示的属性。

系统属性也为只读,并且无法进行编辑。根据您的用户首选项设置,系统属性可能会折叠(隐藏)起来。单击“显示系统属性”“隐藏系统属性”即可切换显示系统属性。

打开父文档或子文档的信息页面时,可以访问复合文档链接属性视图。

查看与复合文档相关联的文档 在 Workplace XT 中,您可以快速查看与特定父文档相关联的子文档。每个文档的信息均显示在该列表视图中,并且您会看到每个文档的分层关系。

右键单击文档,然后选择“更多信息”>“查看复合文档”以查看复合文档。您也可以对这些文档执行特定操作

使用复合文档的步骤

父文档 过程
在添加文档时创建父文档
  1. 将文档添加到对象库,并在“复合文档”字段中选择“是”
  2. 要现在添加子文档,请单击“添加子文档”并在单击“选择”后浏览至该文档。(您可以稍后从信息页面添加子文档。)
  3. 选择相应的设置。
    • 对于“与新的父级版本保持一致”,在修改了父文档并将其作为新版本检入时,请选择“是”(缺省)以保持父文档和子文档的关系。当将父文档作为新版本检入时,选择“否”可解除该关系。
    • 对于“删除父级时删除”,当删除其父文档时,选择“是”可删除该子文档。如果删除父文档,则选择“否”可在对象库中保留子文档。
    • 对于“禁止删除”,请根据您要禁止删除的对象选择相应的设置。
  4. 可选 - 输入链接的名称。该操作将显示在父文档信息页面(“子文档”视图)上“链接名称”列中。
  5. 完成添加文档。
使用更改复合操作将文档转换为父文档。
  1. 单击鼠标右键,然后从菜单中单击“更多操作”>“更改复合”
  2. 接受更改。
子文档 过程
如何显示与父文档相关联的子文档
  1. 查看当前子文档或单击添加子文档,以添加新的子文档。
  2. 如果您有多个子文档,则可以执行其他操作
  3. 继续以完成添加或修改过程。
添加或修改子文档
  1. 在继续添加或修改子文档之前,查找父文档的信息页面“子文档”视图
  2. 执行以下操作之一:
    • 如果您添加新的子文档,请单击“添加子级”
    • 如果您要在与父文档相关联的现有子文档集中插入子文档,请从“操作菜单”中单击“插入子代”
    • 如果您要修改现有子文档,请选择该文档,然后从“操作菜单”中单击“修改子代”
  3. 在子文档下,执行以下操作之一:
    • 选择“文档”以标识您要添加为子文档的文档。单击“选择”以查找该文档。在您找到该文档后,请指定是否链接已发布的版本、当前版本或子文档版本。有关选择这些版本的详细信息,请单击选择对象

      根据您选择的文档和版本,您可能需要指定并选择组件捆绑标签。标签由分配至您添加的子文档的文档类决定。此设置确保复合文档包括您添加或修改的特定文档。除分配标签之外,您也必须选择显示在标签旁的框以激活设置。

    • 选择“外部文件”以指定位于您的应用程序环境外部文件的 URL 路径。
  4. 在这些设置下,执行以下操作:
    • 对于“与新的父级版本保持一致”,在将父文档添加至对象库后,请选择“是”以保持子文档和父文档的关系。
    • 对于“删除父级时删除”设置,请选择“是”以指定删除与子文档相关联的父文档时也删除该子文档。
    • 对于“禁止删除设置”,请选择适当的设置以禁止删除特定子文档或父文档。“无”“父级的”均为外部文件的可用选项。
  5. 单击“更改类”以选择您要添加的父文档的链接类或输入链接类的属性值。
稍后修改子文档设置
  1. 右键单击父文档,然后从菜单中单击“更多信息”>“子文档”
  2. 选择要修改的子级。
  3. “操作菜单”中,选择“修改子级”
  4. 更改相应的字段。
查看相关文档的内容
  1. 从父文档的“子文档”视图开始,单击列表中任意子文档的标题。
  2. 单击“选择子级”以显示关系的层次。要显示某个低级子文档的内容,请选择其父文档。随后将列出子文档且您可以单击其标题。
  3. 从“选择子级”层次选择子文档后,您可以后退至“子级用于”其他父文档的路径。该操作将显示其子文档且您可以单击标题以显示其内容。

注意:如果您使用 IBM InfoSphere Enterprise Records,请谨慎选择“设置”选项。防止删除任何文档的设置在应删除文档时可能影响删除文档的常规计划。同样,指定在删除其父文档时删除该子文档可能影响子文档常规处理进程。请参阅 IBM InfoSphere Enterprise Records 配置概述以了解更多信息。

修改子文档顺序
  1. 子文档的视图中或在添加或修改过程中使用显示链接查看与特定父文档相关的子文档时,选择子文档。
  2. “操作菜单”中,单击“修改顺序”
  3. 执行以下操作之一:
    • 单击“移至顶端”以将指定的文档移动到子文档列表的顶端。
    • 单击“上移”以在子文档列表中将指定的文档上移一位。
    • 单击“下移”以在子文档列表中将指定的文档下移一位。
    • 单击“移至末端”以将指定的文档移动到子文档列表的末端。
如何除去子文档
  1. 选择“子文档”视图。选择要移除的文档,然后单击“操作菜单”以查看可用操作。
  2. 单击“移除子级”,然后单击“移除”以完成该操作。特定父文档与子文档之间的链接将会被移除,但是完成此过程后,子文档会保留在对象库中。
如何管理复合文档链接属性
  1. 要访问父文档或子文档的链接属性,请执行以下操作:
    • 选择子文档,然后单击相关的父文档链接。在链接属性值的旁边(例如在“链接名称”列中),单击“信息”按钮以访问“链接信息”页面。
    • 选择父文档,然后单击相关的子文档链接。选择想要查看其链接信息属性的子文档。从“操作菜单”中,单击“链接信息”以访问的“链接信息”页面。
  2. 查看定义了特定父文档与子文档之间关系的当前链接信息。