您可以使用“关联条目模板”操作将一个或多个条目模板与特定文件夹相关联。当用户将对象添加到具有关联条目模板的文件夹时,将自动使用该条目模板而不是标准向导。如果多个条目模板与文件夹相关联,那么用户可选择要使用的条目模板。您可以指定对用户显示条目模板的顺序。如果用户不具有对与文件夹相关联的条目模板的访问权,那么不会向该用户显示该条目模板。
您可以显式地将条目模板与文件夹相关联,或者您可以让文件夹从父文件夹或对象库继承条目模板关联。如果不存在显式或继承的关联,那么会使用标准向导。
您可以将条目模板与一个或多个文件类型类别关联,以便只有在添加特定类型的文档时才使用该条目模板。可以使用文件类型类别站点首选项创建包含 MIME 类型列表的文件类型类别,其中每种 MIME 类型对应于一种文档类型。
以下各节介绍了指定文件类型类别后,Workplace XT 如何根据您使用拖动方法添加单个文档还是添加多个文档来确定相应的条目模板。
以下流程可确定添加单个文档时应用文件夹的哪个关联条目模板。
用户想要添加此文档。 | 文件夹具有这些与其关联的条目模板。条目模板显示如下: 条目模板名称:文件类型类别(MIME 类型引用的扩展名) |
结果说明。 |
---|---|---|
example.doc | ET1:office(.doc、.xls) ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: |
文档使用 ET1 添加。 ET1 是与扩展名为 .doc 的文档相关联的唯一条目模板。 |
example.doc | ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: ET6: |
用户可以选择下列其中一个条目模板: ET5 ET6 由于具有文件类型类别关联(ET3 和 ET4)的条目模板不与扩展名为 .doc 的文档相关联,因此 Workplace XT 会查找没有文件类型类别的条目模板,并找到 ET5 和 ET6。 |
example.doc | ET1:office(.doc、.xls) ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: |
用户可以选择下列其中一个条目模板: ET1 ET2 ET1 和 ET2 都与扩展名为 .doc 的文档相关联。即使条目模板不指定文件类型类别,ET5 也无法用于此文档,因为此文档已经与 ET1 和 ET2 相匹配。 |
example.doc | ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) |
无法将文档添加到此文件夹,因为该文件夹具有关联的条目模板,但条目模板未指定此文档类型。 |
example.doc | 由于没有条目模板与此文件夹相关联,因此会使用标准的“添加文档”向导添加文档。 | |
示例 | ET1:office(.doc、.xls) ET5: ET7:无内容 () |
文档使用 ET7 添加。 ET7 是与无内容文档(即没有 MIME 类型的文档)相关联的唯一条目模板。 |
示例 | ET1:office(.doc、.xls) ET5: |
文档使用 ET5 添加。 由于具有文件类型类别关联 (ET1) 的条目模板不与没有 MIME 类型的文档相关联,因此 Workplace XT 会查找没有文件类型类别的条目模板,并找到 ET5。 |
当用户一次添加多个文档时,选定文档可能包括多个文档类型。出现这种情况时,适用于一种文档类型的条目模板可能不适用于其他文档类型。如果 Workplace XT 无法识别一个或多个适用于正在添加的所有文档类型的条目模板,那么用户必须更改对文档所作的选择并重新开始。
然而,当同时将文档添加到与一个或多个条目模板关联的文件夹时,Workplace XT 会按文件类型类别对文档进行分组。在指定和更新文档属性之前,可从该组中除去文件类型类别组或文档。那些文档不会被添加。
当一次添加多个文档时,无法使用启动工作流程的条目模板。如果用户选择启动工作流程的条目模板,那么会发生错误,用户必须选择其他条目模板或通过一次添加一个文档的方式来添加这些文档。
以下流程可确定添加多个文档时应用文件夹的哪个关联条目模板。
用户想要添加这些文档。 | 文件夹具有这些与其关联的条目模板。条目模板显示如下: 条目模板名称:文件类型类别(MIME 类型引用的扩展名) |
用户会获得这些结果。 |
---|---|---|
example.doc example.xls |
ET1:office(.doc、.xls) ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: |
文档使用 ET1 添加。 |
example.jpg example.pdf |
ET1:office(.doc、.xls) ET2:文档 (.doc) ET5: |
文档使用 ET5 添加。 |
example.doc example.xls |
ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) |
无法将文档添加到此文件夹,因为该文件夹具有关联的条目模板,但条目模板未指定这些文档类型。 |
example.doc example.xls example.jpg |
ET1:office(.doc、.xls) ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET5: |
未添加文档,因为没有一个条目模板指定的文件类型与正在添加的文档的所有类型相匹配。 无法使用 ET5,因为正在添加的一个或多个文档的类型与指定的一个或多个条目模板文件类型相匹配。 |
只有在添加文档(而不是修改文档)时才应用文件夹的条目模板关联。如果条目模板指定其用于文档的后续检入,那么条目模板保持与正在添加的文档相关联,即使以后将文档移至其他文件夹也是如此。使用标准向导添加文档之后,后续检入将不会使用条目模板,即使文档的文件夹与条目模板相关联也是如此。
您必须是“Application Engine 管理员”访问角色的成员,并具有访问“首选项”操作的权限才能将条目模板与文件夹相关联。此外,“制作页面显示”站点首选项必须设为“Workplace XT 和 Workplace”。有关此站点首选项的更多信息,请参阅作者常规设置。
将条目模板与文件夹相关联
如果您希望将条目模板用于没有内容的文档,请将文件夹与文件类型类别不具有已定义 MIME 类型的条目模板相关联。(没有内容的文档通常表示无法以电子方式存储,但可由属性集合表示和跟踪的外部项目。)
如果您希望将条目模板用于外部文件(例如 Web 地址),请将具有条目模板的文件夹与包括外部文件的 MIME 类型的文件类型类别相关联。有关更多信息,请参阅文件类型类别站点首选项。
提示:您无法除去继承的条目模板关联,除非通过从可用条目模板列表添加条目模板的方法进行除去。如果您想使用标准向导而不是继承的条目模板,您可以创建工作方式类似于标准向导的条目模板。