受領書

受領書は、通常、分類されたレコードのコピーを所有しているユーザーを追跡するためのものですが、分類されていないレコードに対しても同様に作成することができます。受領書では、分類されたドキュメントのロケーションが追跡されますが、受領書それ自体は通常分類されません。

受領書が紙の文書である場合は、それを物理レコードとして宣言することができます。(詳細については、「物理レコードの宣言」を参照してください。)受領書をスキャンし、スキャンした画像を電子レコードとして宣言することができる他、電子テキスト・ドキュメントを作成し、それをレコードとして宣言することもできます。電子レコードの宣言については、Workplace のヘルプにある「ドキュメントとレコードの管理」を参照してください。受領書を分類されたレコードとして宣言する場合は、「分類されたレコードの宣言」を参照してください。

受領書をレコードとして宣言する場合は、追跡するレコードにその受領書を関連付けます。

受領書をレコードとして宣言するには

  1. その他のドキュメントと同じようにして、受領書をレコードとして宣言するプロセスを開始します。
  2. プロパティーの設定ステップで、「ReceiptOf」を選択します。
  3. 受領書で追跡する分類されたレコードを参照して選択します。
  4. その他のドキュメントと同じようにして、レコードの宣言プロセスを終了します。

受領書をレコードとして宣言すると、受領書の「プロパティー」ビューの「ReceiptOf」フィールドに、追跡されるレコードの名前が表示されます。値を変更する場合は「ReceiptOf」をクリックします。また、割り当てをクリアする場合は「クリア」をクリックします。

レコードの「詳細」ビューの「追加レコードの詳細」セクションには「受領書の状況」フィールドがあり、次のいずれかが表示されます。

「親」という用語は、フォルダーではなく、受領書に関連付けられたレコードを表しています。

注:

レコードが受領書でない場合、「受領書の状況」フィールドには「なし」が表示されます。分類されているレコードの「プロパティー」ビューには、そのレコードに添付されている受領書の名前 (添付されている場合) が表示されます。分類されているレコードの「受領書の状況」フィールドには「なし」が表示されます。これは、受領書が添付されているレコードは、他のレコードの受領書にはなりえないためです。各レコードには複数の受領書を添付することが可能ですが、各受領書を添付できるレコードはただ 1 つです。

分類されたアクティブなレコードに添付されている受領書は、廃棄できません。

レコードがダウングレードまたは分類解除されると、その受領書へのリンクは削除されます。レコードの追跡を続行する場合は、ダウングレードまたは分類解除されたレコードの受領書として、新規のレコードを宣言する必要があります。