Verwenden von Suchvorlagen

Neben der Suche nach bestimmten IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheiten über die Registerkarte "Suchen" können auch in Workplace erstellte Suchvorlagen oder gespeicherte Suchvorgänge verwendet werden. Wenn ein Designer einer Suchvorlage eine Suche im Verzeichnis <FPOS>:\Records Management\Templates speichert und IBM InfoSphere Enterprise Records als Anwendungsname eingibt, wird die Suche auf der Registerkarte Suchen angezeigt. Wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen, um auf der Registerkarte "Suchen" in IBM InfoSphere Enterprise Records eine Liste von gespeicherten Suchvorgängen anzuzeigen. Nur die Suchvorgänge, bei denen im Feld "Anwendungsname" der Eintrag "IBM InfoSphere Enterprise Records" eingefügt wurde, werden auch in IBM InfoSphere Enterprise Records angezeigt.

Benutzer mit Zugriff auf "Autor -> Erweiterte Werkzeuge" in Workplace können Suchvorgänge über den Suchvorgangs-Designer erstellen und verändern. Beim Erstellen von Suchvorlagen können Sie mithilfe der Eigenschaft "RM-Einheitentyp" spezifische Einheiten für IBM InfoSphere Enterprise Records in den Suchergebnissen festlegen oder herausfiltern. Die folgende Tabelle enthält alle IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheiten mit den dazugehörigen Werten:

RMEntityType
Wert
Objekttyp*

Schriftstückkategorie

101 Ordner

Schriftstückordner

102 Ordner

Elektronischer Aktenordner

105 Ordner

Physischer Container

106 Ordner

Hybrid-Aktenordner

108 Ordner

Physischer Aktenordner

110 Ordner

Band

103 Ordner
Elektronisches Schriftstück
301 Dokument
E-Mail-Schriftstück
302 Dokument
Marker 303 Dokument

* Benutzerdefinierte Objekte wie Aktionen, Speicher- bzw. Standorte, Aktentypen usw. Zum Anzeigen dieser Liste klicken Sie im Suchvorgangs-Designer auf das Dropdown-Menü "Objektunterklasse".

Wenn Sie die Suche entwerfen, können Sie Entitätstypen auflisten, die als Kontrollkästchen in der Suchvorlage angezeigt werden. Diese legen Sie auf der Seite "Objekttypen" fest. Wenn Sie die Suchvorlage verwenden, geben Sie die Werte in die obige Tabelle ein oder wählen Sie das gewünschte Kontrollkästchen unter Ergebnisse nach den ausgewählten Klassen filtern: aus, um nach einem bestimmten Entitätstyp zu suchen.

Nähere Informationen zum Erstellen von Suchvorlagen und Speichern von Suchvorgängen erhalten Sie in der Hilfe zum Suchvorgangs-Designer.

Gespeicherte Suche

Bei einer gespeicherter Suche sind bereits alle Kriterien vom Ersteller festgelegt. Sie müssen lediglich auf den Namen der Suche klicken. Die Suche wird ausgeführt und eine Liste der Ergebnisse angezeigt, so als hätten Sie einfach einen Ordner geöffnet. Das Symbol für eine gespeicherte Suche sieht wie folgt aus: Symbol für eine gespeicherte Suche

Suchvorlage

Bei einer Suchvorlage haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit, die bestehenden Suchkriterien anzuzeigen und eigene Werte einzugeben. Was nicht geändert wird, sind die Eigenschaften, anhand derer gesucht wird, sowie die Operatoren. Sie geben lediglich die Werte ein, die den vom Ersteller im Vorhinein ausgewählten Kriterien entsprechen. Das Symbol für eine Suchvorlage sieht wie folgt aus: Symbol für eine Suchvorlage

HINWEIS  IBM InfoSphere Enterprise Records unterstützt nur die Option VQL für eine Suche oder Suchvorlage, die ein CBR-Element (Content-based Retrieval, inhaltsbasiertes Abrufen) enthält. Andere CBR-Optionen, wie z. B. ALL und NONE, werden nicht unterstützt.

VQL ist die Abfragesprache, die von Autonomy K2 unterstützt wird, das Content Search Engine zugrunde liegt. Weitere Informationen zur VQL-Syntax finden Sie in der Autonomy-Dokumentation, die auf dem K2-Masterverwaltungsserver installiert ist:

http://<Hostname des Masterverwaltungsservers>:9990/verity_docs/

So verwenden Sie Suchvorlagen oder gespeicherte Suchvorgänge:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Suchen" und klicken Sie auf "Suchvorlagen und gespeicherte Suchen".
  2. Wählen Sie in den aufgelisteten Suchvorlagen oder gespeicherten Suchvorgängen einen beliebigen Eintrag.
  3. Wenn Sie eine Suchvorlage geöffnet haben, legen Sie die Werte für die Suchkriterien fest und klicken Sie auf "Suchen". (Gespeicherte Suchen werden bei der Auswahl ohne weitere Benutzereingaben direkt ausgeführt.)
  4. Klicken Sie auf Standard wiederherstellen, um alle Suchkriterien der Vorlage zu löschen. Um einen einzelnen Wert aus einem Dropdown-Menü zu löschen, wählen Sie den Leereintrag am Anfang der Liste. Anschließend klicken Sie rechts neben dem Kalendersymbol auf die Verknüpfung "Leeren", um das Datum zu löschen. Markieren Sie den Text und drücken Sie zum Löschen die Rücktaste.

Die Suchergebnisse werden im unteren Teil der Seite angezeigt. Sie können durch Klicken auf die Spaltenüberschriften die Ergebnisse neu sortieren, über das Symbol "Informationen abrufen" zusätzliche Informationsseiten aufrufen, Dokumente anzeigen, Ordner öffnen und über das Kontextmenü einer Einheit weitere Aktionen durchführen. Um dieselbe Aktion für mehrere Einheiten auszuführen, aktivieren Sie die dazugehörigen Kontrollkästchen und wählen die Aktion im Menü "Mehrfachauswahlaktionen".