Für IBM InfoSphere Enterprise Records-Implementierungen können Sie das Aktenplan-Import/Export-Tool zum Importieren eines externen Aktenplans oder zum Exportieren eines Aktenplans in eine externe Umgebung verwenden. Für Import- und Exportvorgänge nutzt das Tool eine XML-Datei. Informationen zum XML-Schema und seinen Elementen finden Sie unter Dateiplan-XML-Schema.
Einzelheiten zum Bearbeiten einer exportierten XML-Datei zur Aufnahme von Zeitplanvererbung, alternativen Rückhaltungen, Dispositionsauslösern und dynamischen Rückstellungen (bedingten Rückstellungen) finden Sie in den Abschnitten zum Aktenplan-Import-/Export-Tool in der Produktdokumentation für FileNet P8 Platform.
Das Aktenplan-Import-/Export-Tool führt die Migration von Aktenplänen durch. Nicht unterstützt werden die folgenden Vorgänge:
Außerdem müssen Sie erst die benutzerspezifischen Eigenschaften (etwa Auswahllisten) und Klassen in eine separate XML-Datei exportieren und importieren, ehe Sie den Rest des Aktenplans importieren. Nach dem Importieren eines Aktenplans sind Einheitszustände (wie Geschlossen oder Bereit für Disposition) nicht mehr wirksam.
Sie können das Aktenplan-Import/Export-Tool von einem Java-Programm über die Befehlszeile ausführen oder Sie können es mit der Batch-Datei "FilePlanTool.bat" oder "FilePlanTool.sh" starten.
Das Tool kann in einer der folgenden fünf Betriebsarten ausgeführt werden:
Bevor Sie das Tool im Import- oder Exportmodus ausführen, muss es konfiguriert werden.
So konfigurieren Sie das Tool:
In Windows:
FilePlanTool -mode configure
In UNIX:
./FilePlanTool.sh -mode configure
Hinweis Wenn Sie eine iiop-Verbindung verwenden, müssen Sie die Secure Sockets Layer (SSL) deaktivieren. Informationen zum Deaktivieren von SSL finden Sie unter Secure Sockets Layer deaktivieren.
Wenn der zu exportierende Aktenplan folgende Elemente enthält:
Siehe Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope".
Wenn das Tool konfiguriert ist, kann es zum Exportieren des Aktenplans verwendet werden. Zum Exportieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan <Aktenplanname> -o <Name der XML-Datei.xml>
Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und erforderlich ist. Wenn der Aktenplanname Leer- oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name der XML-Datei ist der Name und Pfad der zu erstellenden Datei. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Informationen zur Angabe des Standard-XML-Ausgabedateinamen finden Sie unter Konfigurieren des Tools.
Verwenden Sie die Option "scope" beim Exportieren von großen Aktenplänen oder von solchen, die benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthalten.
Zum Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope" geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan <Aktenplanname> -o <Name der XML-Datei.xml> -scope <Parameter>
Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und erforderlich ist. Wenn der Aktenplanname Leer- oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name der XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die angelegt werden soll. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Bei Verwendung des Tool mit der Option "scope", wird eine XML-Datei für jeden Teil des Aktenplans erstellt. Folglich müssen Sie bei jeder Verwendung des Tool im Export-Modus einen anderen Namen für die XML-Datei eingeben. Informationen zur Angabe des Standard-XML-Ausgabedateinamen finden Sie unter Konfigurieren des Tools.
parameter kann Folgendes sein:
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory "/Cat01/Cat02/Cat03" -o expfile.xml
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategories file01.txt -o export01.xml
File01.txt enthält:
/categoryB
/CategoryC/SubcategoryC2
/CategoryA/SubcategoryA1Der Name der Kategorie wird durch den vollständigen Pfadnamen und eine Aktenkategorie pro Zeile dargestellt.
Zum Importieren eines Aktenplans oder eines Segments davon führen Sie das Tool im Importmodus aus und geben die XML-Datei an, die vom Tool im Exportmodus angelegt wurde.
Wenn Ihr Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, erfordert der Importvorgang zwei Schritte. In einem ersten werden die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften in den Aktenplan importiert, im zweiten wird der Rest des Aktenplans importiert. Importieren Sie die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften zuerst, warten Sie dann mindestens fünf Minuten, bevor Sie den Aktenplan importieren (Grund: Die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften werden als Metadaten im Cache gespeichert). Die Cache time-to-live (TTL) beträgt fünf Minuten - danach wird das Cache geleert.
Zum Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode import -f <Name der XML-Datei.xml> -reimportoption <Option>
FilePlanTool -mode update -f <Name der XML-Datei.xml> -reimportoption <Option>
Name der XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die importiert werden soll. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Informationen zur Angabe des Standard-XML-Ausgabedateinamen finden Sie unter Konfigurieren des Tools.
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tool beim Importieren einer Einheit, die im Aktenplan bereits existiert. Eine genauere Beschreibung der Option "Re-Importieren" finden Sie unter Verwenden der Option "reimport".
Im Importmodus verwendet das Tool die Option "scope" nicht, sondern bestimmt anhand des XML-Tag, was zu importieren ist. Sie müssen unterschiedliche XML-Dateinamen für die Metadaten (benutzerspezifische Klassen und Eigenschaften) und für den Aktenplan bereitstellen.
HINWEIS Der Tag "ClassificationScheme" in der XML-Datei gibt den Namen des Aktenplans an.
Sie können das Tool im Aktualisieren-Modus ausführen, um geringfügige Änderungen nach dem anfänglichen Import eines Aktenplans vorzunehmen. Nachträgliche Aktualisierungen lassen sich jederzeit von den ursprünglich importieren XML-Dateien unterscheiden. Geben Sie in der XML-Datei update als "InputMode"-Attribut des "FilePlan"-Tag ein. Benutzerspezifische Eigenschaften (wie Auswahllisten) können nicht anhand des Aktualisierungsmodus modifiziert werden.
Falls Sie eine Fehlernachricht erhalten oder wenn der Importvorgang anhält, konsultieren Sie den FileNet P8 Troubleshooting Guide. In den meisten Fällen hält der Importvorgang nach Entdecken eines Fehlers an, ohne eine Fehlernachricht anzuzeigen.
Führen Sie wenn erforderlich einen Rückstellungs-Sweep durch, um bedingte Rückstellungen nach einem Import auf Einheiten anzuwenden (bedingten Rückstellungen werden vom Tool nicht importiert). Siehe Einschränkungen.
Nach der manuellen Erstellung einer XML-Datei, überprüfen Sie die XML-Datei auf Fehler oder Konformitätsprobleme. Diese Validierung kann durch das Aktenplan-Import/Export/Tool erfolgen.
Zum Ausführen des Import/Export-Tools im Validierungsmodus geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode validate -f <Name der XML-Datei.xml>
Name der XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die validiert werden soll. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Informationen zur Angabe des Standard-XML-Ausgabedateinamen finden Sie unter Konfigurieren des Tools.
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tool beim Importieren einer Einheit, die im Aktenplan bereits existiert. Die Option "reimport" hat drei Parameter:
Verwenden Sie die Option "Skip" nach einem misslungenen Import eines großen Aktenplans. Während des zweiten Versuchs zum Importieren desselben Aktenplans überspringt die Skip-Option Einheiten, die bereits vorher erfolgreich importiert wurden. Wenn jedoch der zweite Importversuch kleinere Änderungen an Einheiten erfordert, die schon beim ersten Mal erfolgreich importiert wurden, ist die Option "Replace" zu verwenden.
Bei nachträglichen Importen von kleineren Modifikationen an einer kleinen Anzahl von Einheiten sollten Sie Action="Modify" (im Abschnitt "RMEntityObjectType" der XML-Datei) für die Einheiten angeben. Diese Methode ist besser als das Vornehmen von Änderungen an der ursprünglichen XML-Datei. Verwenden Sie auch den Aktualisierungsmodus, um nachträgliche Aktualisierungen von anfänglichen vollständigen Importen unterscheiden zu können. Siehe Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans.