I Workplace finner du veivisere som hjelper deg med å legge til de forskjellige objekttypene. Veiviserne er nesten identiske, men de omtales separat i dette emnet og under Legge til en mappe. Du kan åpne disse veiviserne fra enten en informasjonsside eller fra siden Forfatter > General Tools.
Veiviserne Add Document eller Add Object legger til et nytt dokument eller tilpasset objekt i et objektlager. Når du legger til et nytt dokument eller tilpasset objekt, må du angi plasseringen, dokumentklassen, egenskapene og sikkerheten for dokumentet eller det tilpassede objektet. Det siste trinnet når du skal legge til et dokument er å velge filen som skal legges til, med mindre du legger til et dokument innenfra en Office-applikasjon eller Outlook.
TIPS I stedet for å bruke veiviseren for å legge til dokument kan du velge og bruke en oppføringsmal for å legge til dokumenter raskere. Du finner mer informasjon om oppføringsmaler under Arbeide med oppføringsmaler.
I tillegg, for å legge til et dokument ved hjelp en veiviser og via en integrert Office-applikasjon eller Outlook, kan du også legge til et dokument i en mappe.
Slik starter du veiviseren
MERK
MERK Siden frakoblede Outlook-mapper huses i .PST-filer, et beskyttetMicrosoft-format, kan du ikke legge til e-postelementer som er lagret i slike filer, direkte i objektlagre ved hjelp av Workplace Application Integration. Du må i stedet først flytte slike e-postmeldinger tilbake til Outlook-innboksen eller en annen Exchange-serverbasert mappe og deretter fullføre prosessen med å legge til.
Det kan hende det vises en bekreftelsesside på slutten av veiviseren. Se Bekreftelsesmelding for mer informasjon.
Klikk på ett av følgende trinn i veiviseren for mer informasjon:
Når du legger til en mappe fra siden Forfatter, må du først velge en mappeplassering. Du må vanligvis også velge en mappe når du legger til et dokument eller tilpasset objekt, men administratoren på stedet kan angi at en mappe ikke er nødvendig. I så fall kan du velge trinnet Set Properties så snart du har valgt et objektlager, og du kan fortsette uten å velge en mappe.
Når du arbeider på siden Bla gjennom, velges den gjeldende mappeplassering automatisk.
Slik velger du en mappe
Hvis du ikke legger til et dokument eller tilpasset objekt i en mappe, kan du ikke bla gjennom for å finne dokumentet senere. Du må søke etter det for å finne det.
Siden Set Properties viser standard (grunnleggende) objektklasse og egenskapene tilknyttet klassen. Du kan velge en subklasse opprettet av systemadministratoren.
Slik endrer du objektklassen
Klikk på linken Change Class øverst på siden, og velg en klasse. Hvis du vil legge til klassifiserte dokumenter i et postobjektlager, velger du en klassifisert dokumentklasse.
Slik angir du egenskaper
MERK Tilpassede objekter kan ikke angis som overordnet dokument for sammenensatte dokumenter.
Hvis du legger til en Outlook-melding eller tekst fra en Outlook-melding, vises kun den grunnleggende e-postklassen og subklassene. Hvis du legger til vedlegg, er alle klassene tilgjengelige.
Sikkerhetsinnstillinger angir hvilke brukere og grupper som får tilgang til dokumentet eller det tilpassede objektet du legger til, og styrer rettighetene som gis til hver gruppe eller bruker. Du kan også iverksette en sikkerhetspolicy for å styre sikkerhetsinnstillingene til et dokument.
Slik tildeler du en sikkerhetspolicy for et dokument
Slik angir eller endrer du sikkerheten
Du må velge en fil for å fullføre prosessen med å legge til dokumentet.
MERK Denne oppgaven vises ikke hvis du legger til et dokument innenfra en Office-applikasjon eller Outlook, fordi du først må velge dokumentet før du starter prosessen med å legge det til. Navnet på filen vises i sammendragsdelen nederst på siden Add Document.
Hvis File Tracker er tilgjengelig, kan du velge Delete Local File hvis du ønsker at den lokale kopien av dokumentet du sjekker inn, skal slettes fra arbeidsstasjonen etter at dokumentet er innsjekket. Administratoren på stedet fastslår om du kan overstyre standardinnstillingen for dette alternativet eller ikke. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen. Det kan skje at en fil slettes mens den fremdeles er åpen. Dette kan skje etter at du valgte den lokale kopien for sletting.
Hvis Workplace-påloggingsinformasjonen din ikke stemmer overens med en IS-konto, blir du bedt om å logge på med IS-kontoinformasjonen din. Denne informasjonen lagres så lenge du er logget på Workplace med den gjeldende nettleserøkten for etterfølgende arbeid med IS.
Du kan legge til et nytt dokument i en mappe ved hjelp av siden Bla gjennom eller siden Forfatter.
Slik legger du til et dokument i en mappe i Workplace
MERK Handlingen Add Document er også tilgjengelig på mappens informasjonsside.
Denne profilen angir prosessen for å legge til Outlook-elementer i et objektlager. Den opprettes i Site Preferences av administratoren på stedet. Avhengig av innstillingene som er definert i Site Preferences, kan du kanskje endre innstillingene i profilen.
MERK Noen av alternativene definert av stedsadministratoren kan være skjulte, men du må fremdeles fullføre spesifikke trinn som trengs for de skjulte alternativene. Snakk med stedsadministratoren for mer informasjon.
Profilen angir om Outlook-elementet legges til ved hjelp av Add Document-veiviseren eller en oppføringsmal. Add Document-veiviseren samler inn informasjon som trengs for å fullføre prosessen med å legge til. Oppføringsmaler er forhåndsdefinerte med informasjon som gjør det mulig å omgå noen eller alle sidene som vises i en Add Document-veiviser under prosessen med å legge til. I tillegg, hvis du legger til flere vedlegg, må du sørge for at profilen du bruker, er tildelt en oppføringsmal. Oppføringsmalen gjør det raskere å legge til elementer. Du slipper å måtte bruke Add Document-veiviseren for hvert vedlegg du vil legge til.
Oppføringsmalen som er tildelt profilen, kan være tildelt enhver dokumentklasse eller subklasse. Avhengig av klassen eller subklassen som er tildelt, kan bestemte e-postegenskaper, for eksempel Fra, Til og Kopi til, inkluderes så snart en MSG- eller TXT-fil legges til i et objektlager. Når du for eksempel legger til Outlook-elementer i et objektlager, vil spesifikk e-postinformasjon som Til og emne automatisk bli tilordnet fra e-posten til klasseegenskapene når filen legges til i et objektlager.
Hvis du avbryter en prosedyre med å legge til mens du bruker en oppføringsmal som automatisk starter en annen prosess, for eksempel en arbeidsflyt, avbrytes prosedyren med å legge til, men den automatisk prosessen startes likevel.
MERKNADER
I tillegg til en e-postklasse og -subklasse kan profilen du bruker, også spesifisere en dokumentklasse eller -subklasse. Enten klasse eller subklasse kan inneholde spesifikke e-postegenskaper, for eksempel Fra, Til og Kopi til, så snart en MSG- eller TXT-fil legges til i et objektlager. Formatet som e-postadressene vises i, bestemmes av SMTP-adressen. En fullstendig e-postadresse som vises i egenskapsfeltet Fra, kan for eksempel være JaneD@ibm.com eller Doe, Jane[jdoe@ibm.com].
Profilinnstillingen angir om det opprettes linker mellom Outlook-elementet og vedleggene. Linkinnstillingen bestemmes av administratoren på stedet.
MERK Hvis du legger til en melding og et vedlegg og stedsadministratoren har slått på linkinnstillingen for deg, må dokumentene dine legges til i det samme objektlageret.
Alternativet Declare Record er bare tilgjengelig på systemer konfigurert for InfoSphere Enterprise Records.
Denne profilinnstillingen avgjør om et Outlook-element med flere vedlegg blir betegnet som en engangspost når Records Management er aktivert. Denne innstillingen angis av administratoren på stedet.
Slik legger du til et dokument i et objektlager
Finn Outlook-elementet du ønsker å legge til i et objektlager.
På menyen FileNet P8 klikker du på Legg til. Siden Select Profile vises. Her velger du profilen du ønsker å bruke for å legge til elementet. Du kan også endre noen av profilinnstillingene.
MERK Siden frakoblede Outlook-mapper huses i .PST-filer, et beskyttetMicrosoft-format, kan du ikke legge til e-postelementer som er lagret i slike filer, direkte i objektlagre ved hjelp av Application Integration. Du må i stedet flytte slike e-postmeldinger tilbake til Outlook-innboksen eller en annen Exchange-serverbasert mappe og deretter fullføre prosessen med å legge til.