管理複合文件

複合文件將具有共同主題或主題內容的文件進行群組,讓您可以在無需知道文件名稱和位置的情況下即可查看相關文件。

關於複合文件

將文件進行群組並建立關係是指將一個母項文件與一或多個子項文件相關聯。母項文件和子項文件的建立彼此無關。當您在複合文件中建立文件彼此相關的方式時,資訊將儲存在建立的鏈結中。此鏈結與您可以建立的用來鏈結不同類型之物件(例如:資料夾、文件和自訂物件)的鏈結不同。

包括在複合文件中的文件可以位於一個物件儲存庫中的不同位置。您無法使用自訂物件和資料夾建立複合文件,也不能建立包括位於不同物件儲存庫中的文件的複合文件。如果文件之間沒有明顯的階層關係,您可以建立一個沒有內容的母項文件(此為外部檔案),然後將相關文件指定為該文件的子系。

建立複合文件

建立複合文件時,請首先建立母項,然後關聯其他文件作為其子系。您可以在母項文件和子項文件上執行與在標準文件上所執行的類似程序。例如,您可以檢視母項文件和子項文件的資訊頁面,以及將文件相互關聯的鏈結資訊。可以為母項文件和子項文件編制版本,並且您可以為母項文件和子系之間的鏈結指派名稱。新增、修改或插入子項文件時的特殊設定,可讓您在編制母項文件版本或刪除母項文件的情況下管理該文件。

修改和刪除複合文件

此外,您可以修改子項文件在母項之子項文件清單中的顯示順序、選取其他子項文件、插入新文件及移除連接這些文件的鏈結。

有用秘訣

動作 資訊

建立母項文件

  • 將文件新增至物件儲存庫時(手動或透過項目範本)。子項文件必須已存在於物件儲存庫中。
  • 移入新版本時。
  • 從其蹦現功能表選取變更複合文件。轉換文件後,可將子項文件與其他母項文件相關聯。您還可以將複合文件回復至標準文件。但是如果複合文件具有與其相關聯的子項文件,則您無法將其回復至標準文件。您必須首先移除相關聯的子項文件。

當您存取以下內容時,此動作不可用:

  • 屬於「保留」物件之文件的資訊頁面。
  • 來自整合應用程式的文件,例如:Word 或 Excel。

將子項文件與母項文件關聯

  • 將母項文件新增至物件儲存庫時
  • 移入新版本時
  • 檢視其資訊頁面(「子項文件」視圖)時
  • 新增文件時使用「顯示」鏈結,以檢視與特定母項文件相關聯的子項文件清單。另外,如果您有多個子項文件,則還可以執行其他動作,例如修改顯示文件的順序。

鏈結資訊和複合文件鏈結內容

資訊頁面上的「複合文件鏈結內容」視圖是唯讀頁面,其提供了特定子項文件與其母項文件之間的元件關係鏈結的現行 Snapshot。顯示的資訊可以使您(例如在版本化或刪除母項文件時)管理子項文件與母項文件之間的關係。

顯示的內容資訊是在您第一次將子項文件與母項文件相關聯時建立的。當您修改子項文件時,請變更此頁面上顯示的內容。

系統內容也為唯讀,且無法進行編輯。根據您的使用者喜好設定的設定,可以摺疊(隱藏)系統內容。按一下「顯示系統內容」或「隱藏系統內容」即可切換顯示系統內容。

當您開啟母項文件或子項文件的資訊頁面時,您可以存取複合文件鏈結內容視圖。

檢視與複合文件相關聯的文件。 在 Workplace XT 中,您可以快速檢視與特定母項文件相關聯的子項文件。清單視圖中會顯示每一份文件的相關資訊,您可以查看每一份文件的階層關係。

在文件上按一下滑鼠右鍵,然後選取「相關資訊 > 檢視複合文件」,以查看複合文件。您也可以對文件執行特定動作

使用複合文件的程序

母項文件 程序
新增文件時,建立母項文件
  1. 將文件新增至物件儲存庫並在「複合文件」欄中選取「」。
  2. 如果要現在新增子系,請在按一下「選取」後,按一下「新增子系」,然後導覽至文件。(您可以稍後從資訊頁面中新增子項。)
  3. 選擇適當的設定。
    • 對於「保持為新母項版本」,選取「」(預設值)以在修改母項文件並移入為新版本時保持上下代。選取「」以在將母項移入為新版本時斷開此關係。
    • 對於「刪除母項後即刪除」,選取「」以在刪除母項時刪除子項文件。選取「」可以在刪除母項後將子項文件保留在物件儲存庫中。
    • 對於「阻止刪除」,請根據您要阻止刪除的內容選取適當的設定。
  4. 可選 - 為鏈結輸入名稱。此名稱將顯示在母項的資訊頁面(「子項文件」視圖)的「鏈結名稱」直欄中。
  5. 完成新增文件。
利用變更複合文件動作,將文件轉換為母項文件。
  1. 按一下滑鼠右鍵,然後從功能表按一下「更多動作 > 變更複合文件」。
  2. 接受變更。
子項文件 程序
顯示與母項文件相關聯的子項文件
  1. 審查目前子項文件或按一下新增子系,以新增子項文件。
  2. 如果您有多個子項文件,則可以執行其他動作
  3. 繼續以完成新增或修改程序。
新增或修改子項文件
  1. 先找到母項的資訊頁面,「子項文件」視圖,然後繼續新增或修改子項文件。
  2. 請執行下列其中一個動作:
    • 如果您是新增子項文件,請按一下「新增子系」。
    • 如果您要在與母項文件相關聯的現有子項文件組內插入子項文件,請從「「動作」功能表」中按一下「插入子系」。
    • 如果您要修改現有的子項文件,請選取該文件,然後按一下「「動作」功能表」中的「修改子項文件」。
  3. 在子項文件下,請執行下列其中一個動作:
    • 請選取「文件」以標識您要新增為子項文件的文件。按一下「選取」以找到該文件。找到該文件後,請指定是否鏈結已發行版本、現行版本或子項文件版本。如需選取這些版本的相關資訊,請參閱選取物件

      根據您選取的文件和版本,您可能需要指定元件繫結標籤並選取它。該標籤是由指派給您新增的子項文件的文件類別決定的。該設定可確保複合文件中包括您新增或修改的特定文件。除了指派標籤之外,您還必須選取顯示在標籤旁邊的方框以啟動設定。

    • 選取「外部檔案」,以為位於您的應用程式環境外部的檔案指定 URL 路徑。
  4. 在「設定」下,請執行以下動作:
    • 對於「保持為新母項版本」,選取「」以在將母項文件新增到物件儲存庫後維護子項文件和母項文件的關係。
    • 對於「刪除母項後即刪除」設定,選取「」以指定在刪除與子項文件相關聯的母項文件後也刪除該子項文件。
    • 對於「阻止刪除設定」,請選取適當的設定,以阻止刪除特定子項文件和母項文件。「」和「母項的」均為外部檔案的可用選項。
  5. 按一下「變更類別」,選取您新增的母項文件的鏈結類別或輸入鏈結類別的內容值。
如何稍後修改子系設定
  1. 用滑鼠右鍵按一下母項文件,然後從功能表按一下「相關資訊 > 子項文件」。
  2. 選取您要修改的子系。
  3. 從「動作」功能表中,選取「修改子系」。
  4. 變更適當的欄位。
如何檢視相關文件的內容
  1. 從母項文件的「子項文件」視圖內開始,按一下清單中任意子項文件的標題。
  2. 按一下「選取子系」可以顯示關係的階層。如果要顯示較低層級子系的內容,請選取其母項文件。隨後將列出子系,您可以按一下其標題。
  3. 從「選取子系」階層中選取子系後,您可以在「子系屬於」路徑中備份至另一個母項。這樣會顯示其子系,您可以按一下標題來顯示其子系的內容。

附註 如果您使用 IBM InfoSphere Enterprise Records,選取「設定」選項時請小心。阻止刪除任何文件的設定可能會妨礙刪除應該刪除的文件時的正常排程。同樣,刪除其母項文件時刪除子項文件的指定可能會干擾子項文件的一般處理排程。如需相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 配置概觀

修改子項文件的順序
  1. 子項文件的檢視中,或在新增或修改處理程序期間使用顯示鏈結檢視與特定母項文件相關的子項文件時,選取子項文件。
  2. 從「「動作」功能表」中,按一下「修改順序」。
  3. 請執行下列其中一個動作:
    • 按一下「移至第一位」,以將指定的文件移至子項文件清單的頂端。
    • 按一下「上移」,以在子項文件清單中將指定的文件上移一位。
    • 按一下「下移」,以在子項文件清單中將指定的文件下移一位。
    • 按一下「移至最後一位」,以將指定的文件移至子項文件清單的底端。
移除子項文件
  1. 存取「子項文件」視圖。選取您要移除的文件,然後按一下「「動作」功能表」以檢視可用動作。
  2. 按一下「移除子系」,然後按一下「移除」以完成該動作。特定母項文件和子項文件之間的鏈結已經移除;但是,在您完成此過程後,子項文件仍然保留在物件儲存庫中。
管理複合文件鏈結內容
  1. 如果要存取母項文件或子項文件的鏈結內容,請執行以下動作:
    • 選取子項文件,然後按一下相關的母項文件鏈結。在鏈結內容的值旁邊,例如在「鏈結名稱」直欄中,按一下「資訊」按鈕以存取「鏈結資訊」頁面。
    • 選取母項文件,然後按一下相關的子項文件鏈結。選取包含想要檢視鏈結資訊內容的子項文件。從「「動作」功能表」中,按一下「鏈結資訊」以存取「鏈結資訊」頁面。
  2. 審查定義了特定母項文件與子項文件之間關係的目前鏈結資訊。