Declarar un registro físico clasificado

Si navega por un almacén de objetos del plan de archivos en IBM InfoSphere Enterprise Records, haga clic en Declarar registro físico para iniciar el asistente de Declaración de registros. Este asistente se compone de tres pasos:

Registro de catálogos

  1. Haga clic en Seleccionar clase. El asistente abre la página Selección de clase de registro.
  2. De forma predeterminada, sólo la clase Registro de marcador está disponible. Si el sitio ha agregado otras clases, seleccione la clase adecuada y haga clic en Aceptar.
  3. Especificar la situación de un plan de archivos.
    1. En IBM InfoSphere Enterprise Records, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar la ubicación de un plan de archivos, haga clic en Eliminar bajo su descripción.

      En Workplace, haga clic en Seleccionar ubicación de plan de archivos.
    2. Vaya al nivel adecuado de una ubicación y seleccione la casilla de verificación.

      Si anteriormente ha creado accesos directos, puede seleccionar Accesos directos y elegirlos de la lista. Seleccione la casilla de verificación de la ubicación que desee usar y haga clic en Agregar a selección.

      Puede hacer clic en Buscar para buscar una ubicación. Seleccione el título o el identificador de plan de archivos. El operador predeterminado es "like" y le permite buscar una parte del nombre. Introduzca una cadena de texto y haga clic en Buscar.

    3. Cuando seleccione una ubicación, haga clic en Agregar a selección.
    4. Haga clic en Agregar a accesos directos para las ubicaciones que se usan con frecuencia. En declaraciones posteriores, puede seleccionarlas en la vista de accesos directos en lugar de buscarlas en la vista Examinar.
    5. Haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.

Definir propiedades

  1. Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos necesarios varían según la clase que haya seleccionado. Los campos necesarios de la clase Registro de marcador predeterminada son:
  2. Si el registro que declara es un recibo de otro registro, haga clic en Recibo de y después seleccione el registro clasificado que sea el origen del recibo. Los recibos hacen un seguimiento de los registros clasificados pero el recibo no se clasifica normalmente. Para obtener más información sobre los recibos, consulte Recibos.
  1. Haga clic en Siguiente.

Establecer propiedades de clasificación

  1. Para seleccionar una guía de clasificación de seguridad (SCG) o un documento de origen, haga clic en Derivado de. Este paso es optativo.

    NOTA  Si hace clic en Aceptar en la página Derivado de, IBM InfoSphere Enterprise Records copia los datos de todos los campos mostrados en el resumen, incluidos los espacios en blanco, en los campos correspondientes en el paso Establecer propiedades de clasificación. Si ya ha introducido otros datos en esos campos y simplemente está revisando la información de la página Derivado de, haga clic en Cancelar en lugar de Aceptar para conservar los datos que se han introducido manualmente.

  2. Especifique un valor en Clasificación inicial. Seleccione Alto secreto, Secreto o Confidencial en el menú desplegable.

    NOTA Clasificación actual adquiere de forma predeterminada el mismo valor que Clasificación inicial si dispone de autorización para ver elementos en el nivel de la clasificación inicial. De lo contrario, se debe especificar un valor en el nivel de la autorización de seguridad que tenga.

  3. Haga clic en Razones para la clasificación. IBM InfoSphere Enterprise Records abre la página Seleccionar valores, en la que puede agregar y quitar las razones para la clasificación.
    1. Con el fin de agregar una razón para la clasificación, haga clic en Agregar valor y seleccione Activo (para nuevos registros) o No aprobado (para registros heredados).
    2. En la lista de opciones, seleccione una razón y haga clic en Aceptar.
    3. Continúe agregando cuantas razones necesite.
    4. Para eliminar una razón, resalte dicha razón y haga clic en el icono Quitar elementos seleccionados: icono quitar elementos seleccionados
    5. Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
  4. En el campo Agencia de clasificación, especifique el nombre del organismo que se encarga del registro físico, como el Departamento o Ministerio de Defensa.
  5. Complete cualquiera de los campos opcionales restantes.
  6. Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.