Gestion d'un document à contenu multiple

Un ID de document est attribué au document à contenu multiple mais celui-ci est composé de plusieurs fichiers électroniques. Par exemple, une proposition peut contenir un document de traitement de texte et une feuille de calcul. Pour des raisons de suivi et de conservation, vous souhaitez utiliser le même nom, les mêmes propriétés et le même emplacement pour ce document, bien qu'il soit composé de deux fichiers. Vous pouvez le faire en utilisant un document à contenu multiple pour grouper les fichiers. Lorsque vous travaillez avec un document à contenu multiple, vous avez accès à tous les fichiers (selon vos paramètres de sécurité d'accès).

Vous pouvez ajouter et supprimer des éléments de contenu si nécessaire, et chaque version d'un document peut comporter différents fichiers en tant qu'éléments de contenu. En fait, les fichiers d'élément de contenu sont associés à une version spécifique du document. Vous devez emprunter un document pour ajouter ou supprimer des éléments de contenu. Lorsque vous empruntez un document à contenu multiple, un objet de réservation est créé pour la nouvelle version du document. Cet objet de réservation ne contient pas les informations à contenu multiple. Ce qui signifie que les éléments à contenu multiple ne sont pas automatiquement transmis d'une version à l'autre. Lorsque vous restituez la nouvelle version d'un document, vous devez ajouter manuellement chaque élément de contenu à la nouvelle version du document.

L'administrateur du site désigne les utilisateurs qui peuvent afficher le contenu d'un document à contenu multiple et ceux qui peuvent enregistrer ou supprimer des éléments de contenu du document. Si vous ne disposez pas des droits d'accès nécessaires, vous ne pouvez afficher que le premier élément contenu dans le document. En d'autres termes, vous ne pouvez pas savoir que le document contient d'autres éléments.

Pour créer un document à contenu multiple

  1. Utilisez l'assistant d'ajout ou un modèle d'entrée pour ajouter le premier élément du document.
  2. Empruntez le document.
  3. Utilisez l'action Enregistrer le contenu pour enregistrer le premier élément du document.
    1. Accédez au document. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Enregistrer le contenu.
    2. Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier du premier élément.
    3. Une fois ce premier fichier accepté, il devient le premier élément de contenu.
  4. Utilisez l'action Enregistrer le contenu pour ajouter l'élément de contenu suivant.
    1. Accédez au document. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Enregistrer le contenu.
    2. Assurez-vous que l'option Enregistrer en tant que nouveau fichier secondaire est sélectionnée.

      CONSEIL S'il est nécessaire de remplacer un élément de contenu spécifique par un fichier différent, sélectionnez ce fichier dans la liste.

    3. Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier.
    4. Une fois ce second fichier accepté, il devient l'élément de contenu suivant.
  5. Répétez l'étape 4 si nécessaire pour ajouter d'autres fichiers sous forme d'éléments supplémentaires.
  6. Restituez le fichier.

    REMARQUE  Si vous annulez l'emprunt (au lieu de restituer le fichier), vous perdez tout le contenu enregistré depuis la dernière restitution.

  7. Dans l'étape Sélectionner fichier, sélectionnez la case Contenu enregistré et cliquez surTerminer.

Pour supprimer un élément de contenu existant

  1. Le document doit déjà avoir été emprunté et doit contenir au moins deux éléments de contenu. Ce qui signifie que vous devez avoir utilisé l'action Enregistrer le contenu pour ajouter au moins deux éléments de contenu au document, mais que vous n'avez pas encore restitué le document.
  2. Accédez au document comportant les multiples éléments de contenu. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Supprimer le contenu.
  3. Sélectionnez les noms de chacun des fichiers que vous souhaitez supprimer du document.

Pour télécharger un document à contenu multiple

REMARQUE  Si vous sélectionnez au moins deux documents à contenu multiple, seul le premier élément de chaque document à contenu multiple est téléchargé.

  1. Accédez au document à contenu multiple existant et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel ou ouvrez la page d'informations du document.
  2. Cliquez sur Télécharger. La page Télécharger du contenu apparaît.
  3. Sélectionnez les noms de chacun des fichiers que vous souhaitez télécharger. Pour sélectionner tous les objets, cochez la case de la première ligne (titre de colonne).
  4. Cliquez sur Accepter. Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, un fichier compressé portant le nom du premier fichier est téléchargé sur votre ordinateur.

Affichage de fichiers à contenu multiple

Si tous les éléments de contenu sont des images, les fichiers à contenu multiple peuvent être entièrement affichés dans Image Viewer. Cependant, faites attention au comportement suivant lorsque vous travaillez avec des Fichiers à contenu multiple qui incluent un mélange d'éléments qui sont des images ou qui n'en sont pas.

Enregistrement de contenu

Lorsque vous empruntez un document, il peut s'avérer nécessaire d'enregistrer des modifications mineures sans pour autant le restituer dans la librairie. Lorsque vous enregistrez le document, vos modifications sont stockées, mais le document est toujours marqué comme emprunté et son état de version et ses propriétés restent inchangées.

L'action Enregistrer le contenu permet également de créer et de mettre à jour un document comportant plusieurs objets de contenu. En effet, un document peut être composé de plusieurs fichiers électroniques.

REMARQUES : 

Pour enregistrer un document

  1. Accédez au document (emprunté) que vous souhaitez enregistrer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Enregistrer le contenu.
  2. Dans la page Enregistrer, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier local à enregistrer.

    Lorsque File Tracker est disponible, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale du document que vous enregistrez soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'enregistrement. Fermez la copie locale avant d'effectuer la procédure d'enregistrement. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option.

    REMARQUE  Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.

  3. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Acceptez les modifications.

Suppression de contenu

L'action Supprimer du contenu permet de supprimer un ou plusieurs éléments de contenu à partir d'un document à contenu multiple, sans supprimer l'intégralité du document.

Document

Affiche le nom du document sélectionné.

Fichier principal

Affiche le nom de fichier du premier élément de contenu du document. Cochez la case située à côté de ce nom de fichier pour supprimer son contenu. Lorsque vous supprimez le fichier principal, le premier fichier secondaire de la liste devient le nouveau fichier principal.

Fichiers secondaires

Affiche le nom de fichier des éléments de contenu supplémentaires du document. Cochez la case située à côté des noms de fichiers souhaités pour supprimer un ou plusieurs éléments de contenu.