Vor dem Ausladen oder Reservieren einer physischen Einheit können Sie ihren aktuellen Status überprüfen und sehen, ob sie nicht bereits von einem anderen Benutzer ausgeladen wurde. Dazu muss die physische Akte bzw. der physische Container unter seinen Eigenschaften einen Strichcode aufweisen. Mithilfe dieser Funktion kann auch ermittelt werden, welche physische Objekte sich an einem Standort befinden, vorausgesetzt, der Standort verfügt über einen Strichcode oder eine Beschreibung. Der Strichcode kann eine beliebige Textzeichenfolge in der Eigenschaft "Strichcode" einer Einheit sein. Es ist kein besonderes Strichcodeformat erforderlich.
Es ist möglich, dass andere Benutzer die Einheit reserviert oder in ihre Warteschlange gestellt haben. Wenn es sich bei der Einheit um einen derzeit ausgeladenen Container handelt, können Sie den dazugehörigen Strichcode eingeben. Wird er in den Suchergebnissen aufgelistet, öffnen Sie ihn und zeigen Sie die Liste der damit verbundenen Workflows an. Mit den erforderlichen Berechtigungen können Sie das Vorgangsobjekt in dieser Liste anzeigen.
Wenn Sie den Standort einer physischen Akte kennen, geben Sie den entsprechenden Strichcode oder eine Beschreibung ein. Klicken Sie in der Einheitenliste auf den Namen einer Einheit, um die damit verbundenen Vorgangsobjekte anzuzeigen. Die angezeigten Informationen hängen von Ihren Berechtigungen und der für die Warteschlangen eingestellten Sicherheit ab.
Im Workflow für eine Einheit durchläuft diese die verschiedenen Workflow-Schritte als Anlage des betreffenden Workflow. Daher müssen Sie bei der Verwendung der Funktion "Physische Einheiten scannen" darauf achten, dass in der Prozesskonfigurationskonsole in Process Engine die Option "Anlagen-Tracking aktivieren" ausgewählt ist. Das Anlagen-Tracking kann nur von einem Schriftgutadministrator aktiviert bzw. deaktiviert werden. Standardmäßig ist es aktiviert. Um die aktuelle Einstellung zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Router in der Prozesskonfigurationskonsole und wählen "Eigenschaften". Öffnen Sie die Registerkarte der Bereichskonfiguration und aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Anlagen-Tracking aktivieren". Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zu Process Engine.
So scannen Sie ein physisches Objekt:
HINWEIS Mit Crystal Reports können Sie einen Barcode erstellen und auf ein Etikett drucken, das Sie dann auf den Artikel kleben können. Mit einem Keyboard Wedge-Scanner können Sie den Barcode anschließend scannen.