Dokument hinzufügen

In Workplace stehen Assistenten für das Hinzufügen der verschiedenen Objekttypen zur Verfügung. Diese Assistenten sind fast identisch, werden jedoch in den folgenden Hilfethemen und in Ordner hinzufügen separat behandelt: Sie können über die Informationsseite oder die Seite "Autor > Allgemeine Werkzeuge" auf diese Assistenten zugreifen.

Der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten bzw. zum Hinzufügen von Objekten fügt einem Objektspeicher ein neues Dokument bzw. ein benutzerdefiniertes Objekt hinzu. Wenn Sie ein neues Dokument oder ein benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, müssen Sie den Speicherort, die Dokumentklasse, Eigenschaften und die Berechtigungen für das Dokument bzw. benutzerdefinierte Objekt einstellen. Als letzten Schritt beim Hinzufügen eines Dokuments wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, es sei denn, Sie fügen ein Dokument über eine Office-Anwendung oder über Outlook hinzu.

TIPP Anstatt den Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten zu verwenden, können Sie eine Erfassungsvorlage auswählen und verwenden, um das Hinzufügen von Dokumenten zu beschleunigen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten.

Außer dem Hinzufügen von Dokumenten mithilfe eines Assistenten und über eine integrierte Office-Anwendung oder Outlook haben Sie noch die Möglichkeit, ein Dokument zu einem Ordner hinzuzufügen.

So starten Sie den Assistenten:

Klicken Sie auf einen der folgenden Schritte im Assistenten, um weitere Informationen aufzurufen:

Ordner auswählen

Wenn Sie über die Seite "Autor" einen Ordner hinzufügen, müssen Sie zunächst einen Ordnerspeicherort auswählen. Im Allgemeinen müssen Sie auch einen Ordner auswählen, wenn Sie ein Dokument oder benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, doch der Siteadministrator kann festlegen, dass ein Ordner nicht erforderlich ist. In diesem Fall kann nach der Auswahl eines Objektspeichers der nächste Schritt (Festlegen von Eigenschaften) ausgewählt werden und Sie können fortfahren, ohne einen Ordner auszuwählen.

Bei der Arbeit auf der Seite "Durchsuchen" wird automatisch Ihr aktueller Ordnerspeicherort ausgewählt.

So wählen Sie einen Ordner aus:

  1. Gehen Sie durch die Objektspeicher und die zugehörige Ordnerhierarchie.
  2. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus oder klicken Sie auf das Symbol Ordner hinzufügen, um am angegebenen Speicherort einen neuen Ordner hinzuzufügen.
  3. Klicken Sie auf Weiter.

Wenn Sie einem Ordner kein Dokument oder benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, können Sie später nicht nach dem Dokument suchen. Um es zu finden, müssen Sie nach ihm suchen.

Eigenschaften festlegen

Auf der Seite Eigenschaften festlegen wird die ausgewählte Standardobjektklasse mit ihren jeweiligen Eigenschaften angezeigt. Sie können eine vom Systemadministrator erstellte Unterklasse auswählen.

So ändern Sie die Objektklasse:

Klicken Sie oben auf der Seite auf die Verknüpfung Klasse ändern, und wählen Sie eine Klasse aus. Um klassifizierte Dokumente in einem Akten-Objektspeicher abzulegen, wählen Sie eine Klasse von klassifizierten Dokumenten aus.

So legen Sie Eigenschaften fest:

  1. Überprüfen Sie Eigenschaften, die mit dem hinzugefügten oder eingecheckten Objekt verknüpft sind. Ein roter Stern kennzeichnet Eigenschaften, für die zum Fortfahren ein Eintrag erforderlich ist.
  2. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Einige Eigenschaften können direkt auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie auf den Eigenschaftsnamen oder ein Kalendersymbol klicken, um die Werte bearbeiten zu können. Wenn Sie Hilfe zu unbekannten Eigenschaften benötigen, befragen Sie den Administrator.
  3. Für die klassifizierten Dokumente aktualisieren Sie je nach Bedarf die Klassifizierungswerte.
  4. Klicken Sie bei zusammengesetzten Dokumenten auf Ja oder Nein, um anzugeben, dass das hinzugefügte Dokument ein zusammengesetztes Dokument ist. Klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument, um untergeordnete Dokumente hinzuzufügen, die mit dem aktuellen hinzuzufügenden Dokument verknüpft werden. Dieses Dokument wird als übergeordnetes Dokument bezeichnet. Klicken Sie auf Anzeigen, um mit dem übergeordneten Dokument verknüpfte untergeordnete Dokumente anzuzueigen.

    HINWEIS Benutzerdefinierte Objekte können nicht als übergeordnetes Dokument für zusammengesetzte Dokumente verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Wenn Sie eine Outlook-Nachricht oder Text aus einer Outlook-Nachricht hinzufügen, werden nur die E-Mail-Grundklasse und deren Unterklassen angezeigt. Wenn Sie Anlagen hinzufügen, sind alle Klassen verfügbar.

Sicherheit festlegen

Berechtigungseinstellungen legen fest, welche Benutzer und Gruppen auf das hinzugefügte Dokument oder benutzerdefinierte Objekt zugreifen können, und steuern, welche Berechtigungen jede Gruppe und jeder Benutzer erhält. Sie können die Berechtigungseinstellungen für ein Dokument auch mithilfe einer Berechtigungsstrategie steuern.

So weisen Sie einem Dokument eine Berechtigungsstrategie zu:

  1. Wenn aktuell keine Berechtigungsstrategie zugewiesen ist, klicken Sie auf Strategie zuweisen.
  2. Klicken Sie auf Informationen abrufen , um die Informationen zu einer aufgeführten Berechtigungsstrategie anzuzeigen.
  3. Klicken Sie unter dem Namen der Berechtigungsstrategie, die Sie zuweisen möchten, auf Auswählen.
  4. Klicken Sie zum Ändern oder Entfernen einer zugewiesenen Berechtigungsstrategie auf Zuweisung der Strategie aufheben.
  5. Weitere Informationen zu Berechtigungsstrategien und ihrer Anwendung finden Sie in Berechtigungsstrategie verwenden.

So können Sie Berechtigungen festlegen oder ändern:

  1. Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen
  2. Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Daraufhin wird die Seite Berechtigungen festlegen - Benutzer/Gruppen auswählen eingeblendet, auf der Sie nach bestimmten Namen suchen können.
    1. Wählen Sie die Domäne aus, die durchsucht werden soll. Klicken Sie für Auswählen in auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie den gewünschten Domänennamen in der Liste aus.
    2. Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der Namen zu präzisieren, die zum Hinzufügen verfügbar sind.
    3. Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit den Namen aalberto und amoss ausfindig machen möchten, geben Sie a ein. Alle mit "a" beginnenden Benutzernamen werden zurückgegeben. Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
    4. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Zeit werden die übereinstimmenden Namen angezeigt.
      • Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen das Limit für die Standardanzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Suchkriterien ändern und dann erneut auf Suchen klicken, um weitere Ergebnisse anzuzeigen.
      • Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie die gewünschten Namen in der Liste aus. Durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste bzw. Umschalttaste können in der Liste mehrere Namen ausgewählt werden.
    5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um mit der Festlegung der Berechtigungen für die ausgewählten Namen fortzufahren. Die Seite Berechtigungen festlegen wird erneut eingeblendet und die Liste der autorisierten Benutzer enthält den neuen Benutzer- bzw. Gruppennamen.
  3. Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe.
    1. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe in der Spalte Titel. Die Seite "Berechtigungen festlegen - Einstellungen" wird geöffnet.
    2. Aktivieren bzw. inaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um die einzelnen Berechtigungsstufen zu erteilen oder zu verweigern. Weitere Informationen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
    3. Klicken Sie auf "Akzeptieren".
  4. Wenn Sie ein Dokument hinzufügen, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, schließen Sie das Hinzufügen ab.

Datei auswählen

Zum Abschluss des Vorgangs müssen Sie eine Datei auswählen.

HINWEIS Diese Aufgabe wird nicht angezeigt, wenn Sie ein Dokument aus einer Office-Anwendung oder aus Outlook hinzufügen, weil Sie zuerst das Dokument wählen müssen, bevor Sie mit dem Hinzufügen beginnen. Der Name der Datei wird im Abschnitt Zusammenfassung im unteren Bereich der Seite Dokument hinzufügen angezeigt.

So wählen Sie die Datei aus:

  1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  2. Schließen Sie das Hinzufügen des Dokuments ab.

Dokument in einem Ordner hinzufügen

Sie können einem Ordner ein neues Dokument mithilfe der Seite "Durchsuchen" oder "Autor" hinzufügen.

So fügen Sie in Workplace dem Ordner ein Dokument hinzu:

  1. Wechseln Sie auf der Seite "Durchsuchen" zum gewünschten Ordner (klicken Sie auf dessen Namen, um ihn zu öffnen).
  2. Klicken Sie unter dem Pfad auf Dokument hinzufügen.

    HINWEIS Die Aktion "Dokument hinzufügen" steht auch auf der Informationsseite des Ordners zur Verfügung.

  3. Klicken Sie bei Bedarf auf Klasse ändern, um eine andere Klasse auszuwählen. Durch die Klassenauswahl legen Sie fest, welche Eigenschaften mit dem Dokument verknüpft werden.
  4. Überprüfen Sie die Eigenschaften, die mit dem neuen Dokument verknüpft sind, stellen Sie sie ein und speichern Sie sie.
  5. Überprüfen Sie die Berechtigungen, die dem neuen Dokument zugewiesen sind, und speichern Sie sie. Weitere Informationen zu Berechtigungseinstellungen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
  6. Wählen Sie Ihre Datei mit einer der folgenden Optionen aus:
  7. Schließen Sie das Hinzufügen des Dokuments ab.

Outlook-Profile

Das Profil legt das Verfahren fest, mit dem Ihre Outlook-Objekte einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Es wird vom Siteadministrator in den Sitevorgaben erstellt. Je nach den Vorgaben, die in den Sitevorgaben definiert sind, können Sie die Einstellungen im Profil gegebenenfalls ändern.

HINWEIS  Einige der vom Siteadministrator definierten Optionen können ausgeblendet sein. Dennoch müssen Sie bestimmte Schritte ausführen, die von den ausgeblendeten Optionen vorgegeben sind. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem zuständigen Administrator.

Dokumentassistent und Erfassungsvorlagen

Das Profil gibt an, ob das Outlook-Objekt mithilfe des Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten oder einer Erfassungsvorlage hinzugefügt wird. Der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten fordert Sie zur Eingabe von Informationen auf, die für das Hinzufügen benötigt werden. Die Erfassungsvorlagen enthalten vordefinierte Informationen, mit deren Hilfe Sie einige oder alle Seiten umgehen können, die während des Hinzufügens in einem Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten angezeigt werden. Stellen Sie außerdem beim Hinzufügen mehrerer Anlagen sicher, dass dem verwendeten Profil eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist. Die Erfassungsvorlage beschleunigt das Hinzufügen. Sie müssen dann nicht für jede Anlage, die Sie hinzufügen möchten, den Dokumentassistenten verwenden.

Der Erfassungsvorlage, die dem ausgewählten Profil zugewiesen ist, kann auch eine E-Mail-Klasse und -Unterklasse zugewiesen sein. Je nach zugewiesener Klasse oder Unterklasse werden bestimmte E-Mail-Eigenschaften einbezogen, z. B. "Von", "An" und "Cc", nachdem eine MSG- oder TXT-Datei einem Objektspeicher hinzugefügt wurde. Wenn Sie beispielsweise Ihre Outlook-Objekte einem Objektspeicher hinzufügen, werden beim Hinzufügen der Datei zu einem Objektspeicher bestimmte E-Mail-Informationen wie "An" und "Betreff" automatisch von der E-Mail den Klasseneigenschaften zugeordnet.

Wenn Sie das Hinzufügen abbrechen, während eine Erfassungsvorlage verwendet wird, die automatisch einen anderen Vorgang startet, wie z. B. einen Workflow, wird der Vorgang des Hinzufügens abgebrochen, aber der automatische Vorgang wird trotzdem gestartet.

HINWEISE 

Dokumentklassen und Unterklassen

Zusätzlich zu einer E-Mail-Klasse und -Unterklasse kann in dem verwendeten Profil auch eine Dokumentklasse oder -unterklasse angegeben werden. Eine Klasse oder Unterklasse kann bestimmte E-Mail-Eigenschaften aufweisen, z. B. Von, An und CC, nachdem eine MSG- oder TXT-Datei einem Objektspeicher hinzugefügt wurde. Das Format, in dem die E-Mail-Adresse angezeigt wird, hängt von Ihrer SMTP-Adresse ab. Eine vollständige E-Mail-Adresse, die im Eigenschaftsfeld "Von" angezeigt wird, kann beispielsweise PetraM@ibm.com oder Maier, Petra[pmaier@ibm.com] lauten.

Verknüpfungen

Die Profileinstellung gibt an, ob Verknüpfungen zwischen Ihrem Outlook-Objekt und Anlagen erstellt werden. Die Verknüpfungseinstellung wird vom Siteadministrator festgelegt.

HINWEIS Wenn Sie eine Nachricht und eine Anlage hinzufügen und der Siteadministrator hat die Einstellung "Links" für Sie aktiviert, müssen Ihre Dokumente demselben Objektspeicher hinzugefügt werden.

IBM InfoSphere Enterprise Records

Diese Option ist nur auf Systemen verfügbar, die für InfoSphere Enterprise Records konfiguriert wurden.

Mit dieser Profileinstellung wird festgelegt, ob ein Outlook-Objekt mit mehreren Anlagen bei aktivierter Datensatzverwaltung als einzelner Datensatz deklariert wird. Die Einstellung wird vom Siteadministrator festgelegt.

So fügen Sie ein Dokument einem Objektspeicher hinzu:

  1. Suchen Sie das Outlook-Objekt, dass Sie dem Objektspeicher hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im FileNet P8-Menü auf Hinzufügen. Die Seite Profil auswählen wird angezeigt. Wählen Sie das Profil aus, das zum Hinzufügen des Objekts werden soll. Sie können auch einige der Profileinstellungen ändern.

    HINWEIS Da Outlook-Offline-Ordner in PST-Dateien, einem Microsoft-spezifischen Format, abgelegt werden, können Sie mithilfe von Application Integration E-Mail-Elemente, die in solchen Dateien gespeichert sind, Objektspeichern nicht direkt hinzufügen. Statt dessen müssen Sie diese E-Mails zuerst in Ihren Outlook-Posteingang oder einen anderen Exchange Server-basierten Online-Ordner zurückspeichern und dann den Hinzufügevorgang abschließen.