En général, les reçus assurent le suivi des utilisateurs détenteurs d'une copie d'un enregistrement classifié ; il peut néanmoins exister des reçus d'enregistrements non classifiés. Bien qu'il assure le suivi de l'emplacement d'un document classifié, le reçu proprement dit n'est normalement pas classifié.
S'il s'agit d'un document papier, le reçu peut être déclaré comme enregistrement (Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Déclaration d'un enregistrement physique). Vous pouvez scanner un reçu et déclarer l'image comme enregistrement électronique, ou créer un document texte électronique et le déclarer comme enregistrement. Consultez l'aide Workplace sur la déclaration d'enregistrements électroniques: Gestion de documents et d'enregistrements. Pour déclarer un reçu comme enregistrement classifié, reportez-vous à la rubrique Déclaration d'un enregistrement classifié.
Lors de la déclaration d'un reçu comme enregistrement, ce reçu est associé à l'enregistrement dont il assure le suivi.
Pour déclarer un reçu comme enregistrement :
Après la déclaration du reçu comme enregistrement, sa page de propriétés affiche le nom de l'enregistrement dont il assure le suivi dans le champ Reçu de. Notez que vous pouvez modifier cette valeur en cliquant sur Reçu de, ou effacer l'affectation en cliquant sur Effacer.
La section Détails supplémentaires de l'affichage Détails d'un enregistrement comprend un champ État de reçus dont le contenu est l'un des éléments suivants :
Le terme "Parent" fait référence à un enregistrement associé au reçu, non à un dossier.
REMARQUES :
La zone Etat de reçus affiche "Aucun" si l'enregistrement n'est pas un reçu. L'affichage des propriétés d'un enregistrement classifié affiche les noms de ses reçus joints (s'ils existent). La zone Etat de reçus d'un enregistrement classifié affiche "Aucun" car un enregistrement auquel sont attachés des reçus ne peut pas être lui-même le reçu d'un autre enregistrement. Un enregistrement peut disposer de plusieurs reçus, mais un reçu ne peut être joint qu'à un seul enregistrement.
Il est impossible d'éliminer un reçu joint à un enregistrement classifié actif.
Le lien vers le reçu est supprimé lors de l'abaissement ou de la déclassification de l'enregistrement. Pour poursuivre le suivi de l'enregistrement, vous devez déclarer un nouvel enregistrement comme reçu de l'enregistrement abaissé ou déclassifié.