Realizar cambios en un documento dentro de un almacén de objetos implica extraer primero el documento mediante la acción Extraer. Una vez que haya terminado de realizar cambios, puede volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Cuando registra un documento, se actualiza su información de versión y el documento queda disponible para poder extraerse. Extraído o no, siempre puede verse y descargarse una copia del documento.
Si tiene instalado File Tracker, éste rastrea un documento de la estación de trabajo local después de extraerlo de un almacén de objetos. Gracias a esta función de rastreo, puede identificar fácilmente el documento en caso de que desee cancelar su extracción del documento, guardarlo o registrarlo. Otra función útil es que puede eliminar automáticamente la copia local de un documento de la estación de trabajo local una vez que haya finalizado un registro o cancelado una extracción. La posibilidad de eliminar está determinada por el administrador del sitio.
Un documento se modifica de las formas siguientes:
Extraer un documento significa abrirlo para modificarlo y bloquearlo en el almacén de objetos hasta que se registre una versión nueva. Dependiendo de las preferencias de sitio del almacén de objetos, el documento se puede extraer en modo de colaboración o exclusivo. La extracción en modo colaboración significa que, teniendo el permiso necesario, se puede registrar un documento incluso cuando alguien haya extraído dicho documento en ese mismo momento. La extracción en exclusiva significa que cuando un usuario concreto extrae un documento sólo ese usuario puede registrar de nuevo el documento.
Para extraer un documento
NOTA Si en el menú no se muestraExtraer, no podrá extraer uno o varios documentos seleccionados. Vuelva a seleccionar un conjunto distinto de documentos.
NOTA Si hace clic en Cerrar sin seleccionar una ubicación en la que guardar el documento que está extrayendo, el documento se extraerá pero File Tracker no podrá descargarlo ni rastrearlo.
Para extraer un documento desde una aplicación de Office
Puede extraer un documento de un almacén de objetos para modificar el contenido de ese documento. Mientras se extrae el documento, puede realizar una de las siguientes acciones:
NOTA Si hace clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Guardar como para cancelar la extracción, el documento ya no estará en estado extraído. Debe cancelar la extracción. El cuadro de diálogo Guardar como sólo aparece si el administrador del sitio selecciona Sí para la opción de preferencia Mostrar guardar como. Consulte al administrador del sitio si desea obtener más información sobre esta configuración.
Utilice la lista de extracciones para ver los documentos extraídos actualmente. En la lista sólo se mostrarán documentos asociados a la aplicación de Office que esté utilizando en ese momento y los que haya extraído. Por ejemplo, si está usando Word, en la lista sólo aparecerán documentos de Word.
La lista también se utiliza para establecer un rastreo de archivos cuando realice un procedimiento que precise de una asociación entre su documento local y su documento correspondiente en un almacén de objetos, como registrar o guardar un documento. Si no se ha conservado el rastreo, se le pedirá que utilice la lista para establecer el rastreo de archivos. Por ejemplo, extrae un documento y lo registra de nuevo desde una aplicación Office. Si lo prefiere, la lista le ofrece una lista de documentos extraídos actualmente para que pueda asociar su documento local a uno de los documentos extraídos.
Para acceder a la lista de extracciones desde una aplicación de Office
Seleccione una de las siguientes opciones en función de la aplicación.
Application Integration BCS |
Application Integration |
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Cuando registra un documento, se actualiza la información de la versión del mismo, y el documento queda disponible para que otros usuarios puedan extraerlo. Siempre puede verse y descargarse una copia del documento, independientemente de si está extraído. Para obtener más información sobre las versiones de un documento, consulte Administrar versiones de documentos.
Puede utilizar el asistente de registro y el registro rápido para registrar un documento desde Workplace o desde una aplicación integrada. La diferencia entre los dos procedimientos radica en que Registro rápido ofrece un método más rápido para registrar un documento sin cambiar la clase, las propiedades ni la seguridad de dicho documento.
El procedimiento del asistente de registro puede variar en función de la forma en que se registre el documento y de cómo el administrador del sitio ha personalizado el Workplace. Si el documento se creó con una plantilla de entrada, dicha plantilla puede especificar que el documento debe registrarse utilizando la última versión de la plantilla de entrada. Puesto que las plantillas de entrada suelen proporcionar una interfaz más sencilla, es posible que vea menos pasos de los que observó al registrar los documentos creados sin una plantilla de entrada.
Para iniciar el asistente de registro
Haga clic en uno de estos pasos del asistente de registro de documentos para obtener más información: Es posible que no vea todos los pasos.
La página Definir propiedades muestra la case de objeto predeterminada (básica) y las propiedades asignadas a dicha clase. Puede seleccionar una subclase que haya creado el administrador del sistema.
Para cambiar la clase de objeto
Haga clic en el vínculo Cambiar clase en la parte superior de la página y seleccione una clase.
Para definir las propiedades
La Seguridad protege los documentos en Workplace. Controla los permisos que se otorgan a usuarios y grupos para ver o trabajar con los objetos. Puede cambiar la seguridad en el momento de registrar un documento.
Para asignar una directriz de seguridad
Para definir o modificar la seguridad
Finalice el registro del documento seleccionando el archivo que constituye el origen del contenido del documento.
NOTA Si registra un documento desde una aplicación de Office, no es necesario que seleccione un archivo. Ya tiene el documento abierto y seleccionado, y la ubicación desde la que se extrajo el documento está rastreada en la lista de documentos extraídos.
Si File Tracker está disponible, seleccione la opción Eliminar archivo local si desea que la copia local del documento que está incorporando se elimine de la estación de trabajo cuando se haya incorporado el documento. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación.
Si la información de inicio de sesión de Workplace no coincide con una cuenta de IS, se le pedirá que inicie la sesión con la información de cuenta de IS. Esta información se guardará mientras esté conectado a Workplace con la sesión actual del navegador para las interacciones posteriores con IS.
La acción Registro rápido ofrece un método rápido de registrar un documento sin tener que cambiar la clase, las propiedades o la seguridad del documento. La única página del asistente que se muestra es la página Seleccionar archivo para que pueda localizar la nueva versión del documento. Registro rápido utiliza la configuración predeterminada de "Registrar como versión mayor" (página de propiedades) definida por el administrador del sitio.
Para registrar un documento utilizando la misma información que en la extracción
Eliminar archivo local aparece si File Tracker está disponible. Seleccione esta opción si desea que la copia local del documento que está registrando se elimine de la estación de trabajo una vez finalizado el proceso de registro. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.
NOTA
Si la información de inicio de sesión de Workplace no coincide con una cuenta de IS, se le pedirá que inicie la sesión con la información de cuenta de IS. Esta información se guardará mientras esté conectado a Workplace con la sesión actual del navegador para las interacciones posteriores con IS.
Para registrar un documento desde una aplicación de Office
Después de modificar un documento, en el menú FileNet P8, haga clic en Registrar documento.
Puede cancelar la extracción de un documento para que otros usuarios puedan extraerlo. Por ejemplo, puede haber extraído un documento para realizar cambios, y después decidir que no necesita modificarlo. Cuando se cancela la extracción, el documento vuelve a la versión anterior y al número de versión que tenía antes de extraerlo. Para obtener más información sobre las versiones de los documentos, consulte Administrar versiones de documento.
NOTAS
Para cancelar una extracción desde la página Autor en Workplace
Se muestra una lista de todos los documentos actualmente extraídos de dicho almacén de objetos. Puede hacer clic en Almacenes de objetos en la ruta para seleccionar un almacén de objetos diferente.
Cuando File Tracker está disponible, aparece la página Cancelar extracción. Muestra la ubicación de la copia local del documento que ha extraído de un almacén de objetos, y luego lo descarga en su estación de trabajo. Haga clic en Examinar para especificar el archivo que corresponde a la extracción del documento que desea cancelar. Utilice Examinar igualmente para localizar un documento previamente rastreado pero que ya no está disponible.
Haga también clic en Eliminar archivo local si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento extraído que está cancelando una vez que el proceso de cancelación haya finalizado. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación.
NOTA Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.
El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar la configuración predeterminada para la opción Eliminar archivo local.
Para cancelar una extracción desde Examinar o Buscar
Cuando File Tracker está disponible, aparece la página Cancelar extracción. Muestra la ubicación de la copia local del documento que ha extraído de un almacén de objetos, y luego lo descarga en su estación de trabajo. Haga clic en Examinar para especificar el archivo que corresponde a la extracción del documento que desea cancelar. Utilice Examinar igualmente para localizar un documento previamente rastreado pero que ya no está disponible.
Haga también clic en Eliminar archivo local si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento extraído que está cancelando una vez que el proceso de cancelación haya finalizado. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación.
NOTA Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.
El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar la configuración predeterminada para la opción Eliminar archivo local.
Para cancelar la extracción desde una aplicación de Office