添加记录文件夹

本主题描述如何将记录文件夹添加到记录类别。您仅可以在记录类别的最低级别下添加记录文件夹。这意味着如果记录类别包含子类别,那么您无法将记录文件夹添加到该记录类别。同样,您仅可以将记录文件夹添加至活动的记录类别。您无法在记录文件夹下创建子文件夹。记录文件夹仅可包含卷或记录。IBM InfoSphere Enterprise Records 附带提供了四种类型的记录文件夹:电子文件夹、物理文件夹、物理框和混合文件夹。您的站点可能已创建了其他定制文件夹。

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的 PRO 安装版本中,只有记录主管或记录管理员才能添加记录文件夹。在 DoD 和 Base 安装中,除了记录主管或记录管理员,特权用户也可以添加记录文件夹。如果您没有创建记录文件夹所需的安全许可权,那么您可以从 Workplace 启动创建记录文件夹工作流。当您启动该工作流时,记录文件夹创建请求会发送至记录主管以进行核准。有关更多信息,请参阅使用创建记录文件夹工作流

在缺省情况下,新建的记录文件夹会从其父实体继承所有属性(不包括“名称”、“标识符”和“开放日期”)。您可以更改这些继承的值。

注意:在归档计划的任何级别,都不应该创建 100 个以上的记录类别和记录文件夹(有关更多信息,请参阅归档计划)。

如何添加记录文件夹

  1. 以记录主管或记录管理员的身份登录并浏览归档计划以访问您要在其下创建记录文件夹的记录类别。
  2. 单击“添加记录文件夹”“添加记录文件夹”图标。然后,执行下列步骤。

设置类

  1. 单击您要创建的记录文件夹的类型,然后单击“下一步”以继续“设置属性”步骤。

有关文件夹类型的其他信息,请参阅类别、文件夹和卷

设置属性

  1. 输入或修改显示的属性值。某些属性可直接在此页面中进行编辑,而其他属性则需要您单击属性名才能编辑值。红色星号表示您必须为该属性指定一个值。

    有关显示的属性的更多信息,请参阅属性参考。如果进入可以将名称记录自动添加到文件夹的“记录模式”,请直接在该字段中输入模式。有关构建模式的帮助信息,请参阅关于命名模式语法

  2. 单击“下一步”为记录文件夹设置处理调度或从左面板选择其他步骤。单击“取消”退出“添加记录文件夹”向导。

设置处理

  1. 有三种可能性。可能已预先选定处理调度(已选中“继承”框)。可能已列示处理调度但未选中“继承”框。要使用它,请单击“继承”。可能没有处理信息。在任何情况下,单击“浏览调度”均可选择调度或更改调度。单击“清除调度”以立即将处理留空。您可以通过单击任何已分配调度的“获取信息”图标来查看其信息页面。
  2. 当您浏览调度时,请单击您要分配至该文件夹的处理调度名称下方的“选择”
  3. 如有必要,请在记录文件夹到期要进行处理时指定专门用于记录文件夹的处理的“处理权限”。

    在缺省情况下,为选定的处理调度指定的处理权限将作为记录文件夹的处理权限而被自动分配。如果没有为选定的调度设置处理权限,那么为文件夹设置的处理权限将可应用。如果您决定现在指定处理权限,并稍后设置处理调度,那么为调度设置的处理权限将代替您先前为记录文件夹设置的处理权限。

  4. 单击“下一步”为记录文件夹设置重要记录或从左面板选择其他步骤。

设置重要记录

如果在记录文件夹下创建的记录要求进行持续的审阅和更新,那么在该步骤中您可以将记录文件夹标记为“重要”。所有在该文件夹下创建的记录均将自动被分类为“重要”。

  1. 要指定该文件夹中的记录为重要,请从“重要记录指示符”下拉菜单中选择 True
  2. 如有需要,请输入要添加到该记录文件夹的重要记录的描述。
  3. 从“重要记录审阅操作”菜单中选择与重要记录的定期审阅或更新周期一起启动的操作。该菜单将列示先前所创建的“重要审阅”操作,如添加操作所述。
  4. 从“重要记录审阅和更新周期”菜单中,选择要触发文件夹内重要记录的定期审阅或更新的事件。该菜单列示了先前所创建的重现事件,如添加重现事件所述。
  5. 单击“下一步”以设置安全性并完成文件夹。

设置安全性

安全性设置确定了可以访问记录文件夹的组和用户,并控制授予每个组或用户的许可权。对实体设置的安全性标记可能会代替您在此处指定的安全性设置。

  1. 查看现有安全性设置。有关每个访问权的详细信息,请参阅指定安全性设置
  2. 如果您要更改页面上列示的特定用户或组的访问权,请单击“标题”列中的用户名或组名称。系统将显示“安全性设置”页面,其中您可以指定不同用户和组的安全许可权。
  3. 要将新用户或组添加到列表,请单击“添加新项”。要从列表中除去现有用户或组,请为该用户或组选择“除去”选项。有关更多信息,请参阅将用户和组添加到对象
  4. 要将所作的更改保存到安全性设置并完成创建记录文件夹,请单击“完成”
  5. 请单击“确定”以确认关于成功添加记录文件夹的消息,并退出向导。