複数コンテンツ・ドキュメントに割り当てられているドキュメント ID は 1 つですが、このドキュメントは複数の電子ファイルで構成されています。例えば、ワープロで作成したドキュメントとスプレッドシートのドキュメントで構成される企画書があるとします。このドキュメントは 2 つのファイルで構成されていますが、ユーザーはトラッキングと保管を容易にするため、このドキュメントに同じ名前を付け、同じプロパティーを適用し、同じ場所に保存しようと考えています。複数コンテンツ・ドキュメントを使用してファイルをグループ化することで、この作業が可能になります。複数コンテンツ・ドキュメントで作業する場合、ユーザーはすべてのファイルにアクセスできます。(セキュリティー・アクセスに基づきます。)
コンテンツ・エレメントは必要に応じて追加および削除でき、ドキュメントのバージョンごとに異なるファイルをコンテンツ・エレメントとして含めることができます。すなわち、コンテンツ・エレメントのファイルは、ドキュメントの特定のバージョンに関連付けられます。コンテンツ・エレメントを追加または削除するには、ドキュメントをチェックアウトする必要があります。複数コンテンツ・ドキュメントをチェックアウトすると、ドキュメントの新しいバージョン用に予約オブジェクトが作成されます。この予約オブジェクトは、複数コンテンツの情報を保持しません。すなわち、複数コンテンツのエレメントは、あるバージョンから次のバージョンに自動的に引き継がれません。したがって、新しいバージョンのドキュメントをチェックインする際は、各コンテンツ・エレメントを新しいドキュメント・バージョンに手動で追加する必要があります。
複数コンテンツ・ドキュメントのコンテンツを表示できるユーザー、およびドキュメントに対してコンテンツ・エレメントの保存または削除を実行できるユーザーはサイト管理者が指定します。適切なアクセス権が割り当てられていない場合、ドキュメントに含まれる最初のエレメントを表示することしかできません。したがって、ドキュメントに含まれている他のエレメントを把握できません。
複数コンテンツ・ドキュメントを作成するには
ヒント: 必要に応じて、リスト内のファイルを選択して、特定のコンテンツ・エレメントを別のファイルに置き換えることもできます。
注意: ファイルをチェックインするのではなく、チェックアウトを取り消した場合、最後にチェックインしてから保存したコンテンツがすべて失われます。
複数コンテンツ・エレメントのドキュメントをダウンロードするには
注意: 複数コンテンツ・ドキュメントを 2 つ以上選択した場合は、各複数コンテンツ・ドキュメントの最初のエレメントのみがダウンロードされます。
複数コンテンツ・ファイルの表示
すべてのコンテンツ・エレメントが画像の場合、複数コンテンツ・ファイルの全体を Image Viewer で表示することができます。ただし、画像と画像以外のエレメントが混在している複数コンテンツ・ファイルで作業する場合、以下のような動作が見られる可能性があることに注意してください。
ドキュメントをチェックアウトしているときに、ドキュメントをオブジェクト・ストアにチェックインし直さずに、小さな変更を保存することができます。ドキュメントを保存すると、変更内容は保存されますが、ドキュメントはチェックアウトされたままで、バージョン状態とバージョン・プロパティーは変更されません。
「コンテンツの保存」アクションは、複数のコンテンツ・オブジェクトを持つドキュメントの作成や更新にも使用します。すなわち、1 つのドキュメントが複数の電子ファイルで構成される場合があります。
注
ドキュメントを保存するには
File Tracker を使用できる場合、「ローカル・ファイルの削除」 をクリックすると、保存プロセスの完了時に対象ドキュメントのローカル・コピーを削除できます。ローカル・コピーを閉じてから、保存プロセスを実行します。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。
注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。
「コンテンツの削除」 アクションは、ドキュメント全体を削除せずに、複数コンテンツ・ドキュメントから 1 つ以上のコンテンツ・エレメントを削除します。
選択したドキュメントの名前が表示されます。
ドキュメントの最初のコンテンツ・エレメントのファイル名が表示されます。このファイル名の横にあるチェック・ボックスをオンにすると、そのコンテンツが削除されます。プライマリー・ファイルを削除すると、リスト内の最初のセカンダリー・ファイルが新しいプライマリー・ファイルになります。
ドキュメントの追加コンテンツ・エレメントのファイル名が表示されます。目的のファイル名の横にあるチェック・ボックスをオンにすると、1 つ以上のコンテンツ・エレメントが削除されます。