Pour apporter des modifications dans une librairie, il convient tout d'abord d'emprunter le document concerné à l'aide de l'action Emprunter. Les modifications étant faites, vous pouvez restituer le document à la librairie. Lorsque vous restituez un document, les informations de version du document sont mises à jour et les autres utilisateurs peuvent l'emprunter. Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher ou télécharger une copie du document, qu'il soit ou non emprunté.
S'il est installé, File Tracker assure le suivi de ce document sur votre poste de travail local dès que vous l'empruntez d'une bibliothèque. Cette fonction permet d'identifier facilement le document au cas où vous souhaiteriez annuler l'emprunt, enregistrer ou restituer le document. Une autre fonctionnalité très pratique permet de supprimer automatiquement de votre poste de travail local la copie locale d'un document une fois la procédure de restitution ou d'annulation d'emprunt effectuée. La fonction de suppression est déterminée par l'administrateur du site.
Les fonctions que vous pouvez utiliser pour modifier un document sont les suivantes :
L'option Emprunter permet d'ouvrir le fichier en vue de le modifier et le verrouiller dans la librairie jusqu'à ce qu'une nouvelle version du fichier soit restituée. En fonction des préférences de site définies pour la librairie, le document est emprunté en mode collaboratif ou exclusif. Un emprunt collaboratif signifie qu'avec l'autorisation nécessaire, vous pouvez restituer un document même s'il est actuellement emprunté par quelqu'un d'autre. Un emprunt exclusif signifie que le document est emprunté par un utilisateur spécifique et qu'il est le seul à pouvoir le restituer.
Pour emprunter un document
REMARQUE Si Emprunter n'apparaît pas sur le menu, cela signifie qu'un ou plusieurs des documents sélectionnés ne peuvent pas être empruntés. Sélectionnez à nouveau un autre ensemble de documents.
REMARQUE Si vous cliquez sur Fermer sans avoir sélectionné l'emplacement pour enregistrer le document que vous empruntez, votre document sera emprunté mais ne sera pas téléchargé et File Tracker ne pourra pas le localiser.
Pour emprunter un document depuis une application Office
Vous empruntez un document d'une librairie pour en modifier le contenu. Pendant que le document est emprunté, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :
REMARQUE Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour annuler la procédure d'emprunt, le document n'est plus à l'état emprunté. Vous devez annuler l'emprunt. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît uniquement si l'administrateur de votre site a paramétré sur Oui l'option d'affichage de la boîte de dialogue Enregistrer sous. Pour plus d'informations sur ce paramètre, adressez-vous à l'administrateur de votre site.
Utilisez la liste d'emprunts pour consulter les documents que vous empruntez actuellement. Seuls les documents associés à l'application Office que vous utilisez et ceux que vous avez empruntés apparaissent dans la liste. Par exemple, si vous utilisez Word, seuls les documents Word y sont répertoriés.
La liste permet également d'établir le suivi des fichiers lorsque vous exécutez une procédure nécessitant une association entre votre document local et son document correspondant dans une librairie, telle que la restitution ou l'enregistrement d'un document. Si le suivi n'a pas été mis à jour, vous êtes invité à utiliser la liste d'emprunts pour établir ce suivi. Par exemple, vous avez emprunté un document et êtes en train de le restituer depuis une application Office. Si vous choisissez cette option, la liste indique les documents que vous empruntez actuellement et vous pouvez associer votre document local à l'un des documents empruntés.
Pour accéder à la liste d'emprunts depuis une application Office
Choisissez l'une des options suivantes selon l'application que vous utilisez :
Application Integration BCS |
Application Integration |
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Lorsque vous archivez un document, les informations sur la version du document sont actualisées, et le document est disponible pour que les autres utilisateurs puissent l'extraire. Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher ou télécharger une copie du document, qu'il soit ou non emprunté. Pour plus d'informations sur les versions des documents, reportez-vous à la rubrique Gestion des versions de documents.
Vous pouvez utiliser l'assistant de restitution et la Restitution rapide pour restituer un document du poste de travail ou d'une application intégrée. La différence entre ces deux procédures est que la Restitution rapide permet de restituer rapidement un document sans en modifier la classe, les propriétés ou la sécurité.
Les étapes de l'assistant de restitution peuvent varier selon la façon dont le document est restitué et dont votre administrateur a personnalisé Workplace. Si le document a été créé avec un modèle d'entrée, le modèle peut spécifier que le document doit être restitué en utilisant la dernière version du modèle d'entrée. Les modèles d'entrée ayant généralement des interfaces simplifiées, il se peut qu'il y ait moins d'étapes que lors de restitution de documents créés sans modèle d'entrée.
Pour lancer l'assistant de restitution
Pour plus d'informations, cliquez sur l'une des étapes suivantes de l'assistant de restitution de documents. Il se peut que toutes les étapes ne s'affichent pas.
La page Définir propriétés affiche la classe d'objet par défaut (base) et les propriétés assignées à cette classe. Vous pouvez sélectionner une sous-classe créée par votre administrateur système.
Pour changer la classe d'objet
Cliquez sur le lien Changer la classe en haut de la page et sélectionnez une classe.
Pour définir les propriétés
Les paramètres de sécurité protègent vos documents dans Workplace. Ils contrôlent les autorisations octroyées aux utilisateurs et aux groupes pour afficher ou utiliser les objets. Vous pouvez modifier la sécurité lorsque vous restituez un document.
Pour assigner une règle de sécurité
Pour définir ou modifier les paramètres de sécurité
Restituez votre document en sélectionnant le fichier source du contenu de votre document.
REMARQUE En cas de restitution d'un document à partir d'une application Office, il n'est pas nécessaire de sélectionner de fichier. Le document est déjà ouvert et sélectionné et l'emplacement à partir duquel le document a été emprunté est répertorié dans la liste d'emprunts.
Lorsque File Tracker est disponible, sélectionnez l'option Supprimer le fichier local si vous souhaitez que la copie locale du document que vous restituez soit supprimée de votre poste de travail une fois le document restitué. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression.
Si vos informations de connexion à Workplace ne correspondent pas à un compte IS, vous serez invité à vous connecter à l'aide de vos informations de compte IS. Ces informations sont sauvegardées aussi longtemps que vous restez connecté à Workplace avec votre session de navigateur en cours en vue d'interactions ultérieures avec IS.
L'action archivage rapide offre un moyen rapide pour archiver un document sans modifier la classe, les propriétés ou le niveau de sécurité du document. La seule page d'assistance qui s'affiche est la page "choisir un fichier" qui vous permet de localiser la nouvelle version du document. La restitution rapide utilise le paramètre par défaut de "Restituer la version principale" (page Propriétés) défini par l'administrateur de votre site.
Pour restituer un document en utilisant les mêmes informations que pour l'emprunt
Supprimer le fichier local apparaît si File Tracker est disponible. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la copie locale du document que vous archivez soit supprimée de votre poste de travail lorsque la procédure de restitution est terminée. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option.
REMARQUE
Si vos informations de connexion à Workplace ne correspondent pas à un compte IS, vous serez invité à vous connecter à l'aide de vos informations de compte IS. Ces informations sont sauvegardées aussi longtemps que vous restez connecté à Workplace avec votre session de navigateur en cours en vue d'interactions ultérieures avec IS.
Pour restituer un document depuis une application Office
Après avoir modifié un document, cliquez sur Restituer dans le menu FileNet P8.
Vous pouvez annuler l'emprunt d'un document et ainsi le rendre accessible aux autres utilisateurs qui souhaitent l'emprunter. Par exemple, il se peut que vous ayez emprunté un document dans le but d'y apporter des modifications et que vous ayez ensuite décidé que ces modifications n'ont pas lieu d'être. Lorsque vous annulez un emprunt, le document reprend l'état et le numéro de version qui étaient les siens avant l'emprunt. Pour plus d'informations sur les versions de document, reportez-vous à la rubrique Gestion des versions de documents.
REMARQUES :
Pour annuler un emprunt à partir de la page Auteur de Workplace
Une liste de tous les documents que vous avez emprunté dans cette bibliothèque s'affiche. Pour sélectionner une autre librairie, cliquez sur Librairies dans le chemin.
Lorsque File Tracker est disponible, la page Annuler emprunt s'affiche. Elle affiche l'endroit où se trouve la copie locale du document que vous avez emprunté dans la bibliothèque et que vous avez téléchargée dans votre poste de travail. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier correspondant à l'emprunt de document que vous souhaitez annuler. Utiliser Parcourir pour trouver un document qui a déjà été recherché, mais n'est plus disponible.
De plus, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale de l'emprunt que vous souhaitez annuler soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'annulation. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression.
REMARQUE Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.
Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour l'option Supprimer fichier local.
Pour annuler un emprunt à partir de Navigation ou Rechercher
Lorsque File Tracker est disponible, la page Annuler emprunt s'affiche. Elle affiche l'endroit où se trouve la copie locale du document que vous avez emprunté dans la bibliothèque et que vous avez téléchargée dans votre poste de travail. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier correspondant à l'emprunt de document que vous souhaitez annuler. Utiliser Parcourir pour trouver un document qui a déjà été recherché, mais n'est plus disponible.
De plus, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale de l'emprunt que vous souhaitez annuler soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'annulation. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression.
REMARQUE Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.
Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour l'option Supprimer fichier local.
Pour annuler un emprunt depuis une application Office