Mit der Aktion Erfassungsvorlagen zuordnen können Sie einem Ordner eine oder mehrere Erfassungsvorlagen zuordnen. Wenn Sie ein Objekt in einen Ordner mit einer zugeordneten Vorlage einfügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstatt des Standardassistenten verwendet. Wenn dem Ordner mehrere Erfassungsvorlage zugeordnet sind, können Sie die gewünschte auswählen. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge die Vorlagen dem Benutzer angezeigt werden. Wenn ein Benutzer über keine Zugriffsrechte für eine bestimmte zugeordnete Erfassungsvorlage verfügt, wird die Erfassungsvorlage nicht angezeigt.
Erfassungsvorlagen können entweder direkt einem Ordner zugeordnet oder aus einem übergeordneten Ordner oder Objektspeicher geerbt werden. Wenn keine direkten oder geerbten Zuordnungen vorhanden sind, wird stattdessen der Standardassistent verwendet.
Sie können eine Erfassungsvorlage einer oder mehreren Dateitypkategorien zuordnen, sodass die Vorlage nur beim Hinzufügen bestimmter Dokumenttypen eingesetzt wird. In den Sitevorgaben Dateitypkategorien können Sie eine Dateitypkategorie mit einer Liste von MIME-Typen erstellen, wobei jeder MIME-Typ einem Dokumenttyp entspricht.
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Workplace XT die geeigneten Erfassungsvorlagen für die angegebenen Dateitypkategorien ermittelt, je nachdem, ob Sie ein einzelnes Dokument oder mehrerer Dokumente mithilfe der Ziehmethode hinzufügen.
Der folgende Prozess bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen eines einzelnen Dokuments angewendet wird.
Ein Benutzer möchte dieses Dokument hinzufügen. | Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt: Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben) |
Erläuterung der Ergebnisse. |
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beispiel.doc | EV1: Office (.doc, .xls) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: |
Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt. EV1 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet ist. |
beispiel.doc | EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: EV6: |
Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen: EV5 EV6 Die Erfassungsvorlagen mit Dateitypverknüpfungen (EV3 und EV4) sind nicht mit Dokumenten der Erweiterung ".doc" verknüpft, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5 und EV6. |
beispiel.doc | EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: |
Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen: EV1 EV2 Sowohl EV1 als auch EV2 sind Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet. EV5 kann nicht verwendet werden, auch wenn die Vorlage keine Dateitypspezifikation aufweist, denn es wurde eine bereits Übereinstimmung mit EV1 und EV2 ermittelt. |
beispiel.doc | EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) |
Das Dokument kann nicht in diesen Ordner eingefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, diese aber nicht dem Dokumenttyp übereinstimmen. |
beispiel.doc | Diesem Ordner sind keine Erfassungsvorlagen zugeordnet, sodass das Dokument mithilfe des Standardassistenten zum Hinzufügen von Dokumenten eingefügt wird. | |
Beispiel | EV1: Office (.doc, .xls) EV5: EV7: kein Inhalt () |
Das Dokument wird mithilfe von EV7 hinzugefügt. EV7 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten ohne Inhalt, d. h. ohne MIME-Typ, zugeordnet ist. |
Beispiel | EV1: Office (.doc, .xls) EV5: |
Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt. Die Erfassungsvorlage mit Dateitypverknüpfungen (EV1) ist nicht mit Dokumenten ohne MIME-Typ verknüpft, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5. |
Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig hinzugefügt werden, können in dieser Dokumentgruppe verschiedene Dateitypen vorhanden sein. In diesem Fall stimmt eine Erfassungsvorlage nicht mit allen Dokumenten überein. Falls Workplace XT mindestens eine Erfassungsvorlage, die sich auf alle hinzugefügten Dokumenttypen bezieht, nicht identifizieren kann, muss der Benutzer die Auswahl ändern und neu beginnen.
Wenn Sie jedoch mehrere Dokumente gleichzeitig einem Ordner hinzufügen, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist, gruppiert Workplace XT die Dokumente nach Dateitypkategorie. Vor dem Zuweisen und Aktualisieren von Eigenschaften für die Dokumente können Sie eine Dateitypkategoriegruppe oder Dokumente aus dieser Gruppe entfernen. Diese Dokumente werden nicht hinzugefügt.
Erfassungsvorlagen, die Workflows starten, können nicht verwendet werden, um mehrere Dokumente gleichzeitig hinzuzufügen. Wenn der Benutzer so eine Erfassungsvorlage auswählt, tritt ein Fehler auf und der Benutzer muss entweder eine andere Vorlage auswählen oder die Dokumente einzeln hinzufügen.
Der folgende Vorgang bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen von mehreren Dokumenten angewendet wird.
Ein Benutzer möchte folgende Dokument hinzufügen. | Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt: Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben) |
Der Benutzer erreicht folgende Ergebnisse. |
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beispiel.doc beispiel.xls |
EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: |
Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt. |
beispiel.jpg beispiel.pdf |
EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV5: |
Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt. |
beispiel.doc beispiel.xls |
EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) |
Die Dokumente können nicht diesem Ordner hinzugefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, die Erfassungsvorlagen diese Dokumenttypen aber nicht angeben. |
beispiel.doc beispiel.xls beispiel.jpg |
EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV5: |
Es werden keine Dokumente hinzugefügt, da keine der Erfassungsvorlagen Dateitypspezifikationen aufweist, die mit allen Typen der hinzugefügten Dokumente übereinstimmen. EV5 kann nicht verwendet werden, da der Typ von einem oder mehreren der hinzugefügten Dokumente mit einer oder mehreren der Dateispezifikationen der Vorlage übereinstimmt. |
Zuordnungen von Erfassungsvorlagen zu Ordnern kommen nur beim Hinzufügen eines Dokuments zum Zug, nicht aber beim Bearbeiten. Wenn eine Erfassungsvorlage angibt, dass sie auch für nachfolgende Eincheckvorgänge eines Dokuments verwendet werden muss, bleibt die Zuordnung bestehen, auch wenn das Dokument später in einen anderen Ordner verschoben wird. Nach dem Hinzufügen eines Dokuments mithilfe des Standardassistenten wird für nachfolgende Eincheckvorgänge keine Erfassungsvorlage verwendet, auch wenn der Ordner des Dokuments Vorlagen zugeordnet ist.
Sie müssen die Zugriffsrolle Application Engine Administrator sowie Zugriff auf die Aktion Voreinstellungen haben, um Erfassungsvorlagen einem Ordner zuordnen zu können. Zusätzlich muss die Sitevorgabe für die Anzeige der Authoring-Seite auf Workplace XT und Workplace gesetzt sein. Weitere Informationen zu dieser Sitevorgabe finden Sie in Allgemeine Einstellungen für "Autor".
So ordnen Sie Erfassungsvorlagen einem Ordner zu:
Wenn eine Erfassungsvorlage für ein Dokument ohne Inhalt verwendet werden soll, ordnen Sie den Ordner einer Dateitypkategorie ohne definierte MIME-Typen zu. (Ein Dokument ohne Inhalt stellt üblicherweise ein externes Objekt dar, das zwar nicht elektronisch gespeichert, aber dargestellt und anhand einer Sammlung von Eigenschaften überwacht werden kann).
Wenn eine Erfassungsvorlage für ein externes Dokument, etwa eine Webadresse, verwendet werden soll, ordnen Sie den Ordner einer Dateitypkategorie zu, die MIME-Typen für externe Dokumente enthält. Weitere Informationen finden Sie in Dateitypkategorien.
TIPP Geerbte Vorlagenverknüpfungen können nicht entfernt werden, außer Sie fügen eine andere Erfassungsvorlage aus der Liste der verfügbaren Vorlagen hinzu. Wenn Sie statt der geerbten Vorlage des Standardassistenten verwenden möchten, können Sie eine Erfassungsvorlage erstellen, die gleich funktioniert der Standardassistent.