各ワークフローにはワークフロー定義があります。ワークフロー定義は、参加者に作業を送信するための処理テンプレートで、作業を完了するために必要なデータ、添付ファイル、その他の情報を含みます。ワークフロー定義は、ワークフローの起動から完了またはキャンセルまでに実行される一連のアクティビティーを指定します。
組織の必要に応じて既存のワークフロー定義を変更することができます。ステップの追加や削除、イベント・シーケンスの変更、または他のパラメーターの変更を行うことができます。
たとえば、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローは、必要なセキュリティー権限を持たないユーザーがファイリング計画にレコード・フォルダーを追加する場合に合わせて設計されています。 「レコード・フォルダーの作成」ワークフローのデフォルト・ワークフロー・シーケンスは、次の通りです。Alice は、「Everyone」グループに割り当てられているユーザーです。 Alice は、レコード・フォルダーをカテゴリーに追加する必要があります。しかし、プロパティーを表示する権限しか持ってません。このカテゴリーにレコード・フォルダーを追加するには Records Manager の承認が必要なので、Alice は「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを起動して、追加するレコード・フォルダーに関する情報を指定します。
Alice が詳細情報を入力すると、要求は Records Manager の Tom に送信されます。 Tom は、Alice のレコード・フォルダー作成要求を承認するか拒否するか選択できます。
ワークフローのタスク・シーケンスは変更することができます。上記の例を使用して、Records Manager ではなくレビューアーに要求が送信された方が処理が効率化すると Records Manager が判断したとします。システム管理者である Jane は、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローの既存のワークフロー定義を変更し、承認要求が Records Manager ではなくレビューアーに送られるようにします。
組織がデフォルトの IBM InfoSphere Enterprise Records ワークフロー定義に加えてワークフローを必要とする場合、Process Designer によって新しいワークフロー定義を作成することができます。IBM InfoSphere Enterprise Records インストール・メディアには、RM_Operation コンポーネント・キューを使用してレコードを宣言するサンプル・ワークフローが含まれています。このサンプル・ワークフローを変更/使用してレコードを宣言するだけでなく、サンプル・ワークフローを参照して IBM InfoSphere Enterprise Records ワークフローを作成できます。サンプル・ワークフローの詳細については、『IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide』の「Install a sample workflow」のタスクを参照してください。
ワークフロー定義の作成方法および変更方法の詳細については、「Process Designer のヘルプ」を参照してください。