分類された電子レコードの宣言
レコード・ユーザー・グループに割り当てられたユーザーのみが、Workplace または Workplace XT から、「分類された電子レコード」を宣言できます。
Workplace または Workplace XT から分類された電子レコードを宣言するには、次のいずれかのアクションを実行して「レコード宣言ウィザード」を起動します。
- ドキュメントの追加またはチェックイン後に確認ページの「レコードとして宣言」を選択します。
- ドキュメントのコンテキスト・メニューまたは「プロパティー情報」ページから「レコードとして宣言」を選択します。
「レコード宣言ウィザード」で次の手順を実行します。
- 「分類されたレコードを宣言します」ラジオ・ボタンを選択し、「承認」をクリックします。
- 「クラスの選択」をクリックします。
- 目的のオブジェクト・ストアを選択し、「承認」をクリックします。
このウィザードでは次のステップも実行します。
- カタログ・レコード
- プロパティーの設定
- 分類プロパティーの設定
カタログ・レコード
- 該当するクラスを選択します。電子レコードの場合、「電子レコード」または管理者によって指定されているそのサブクラスを選択します。
- 「ファイル・プラン・ロケーションの選択」をクリックし、適切なファイリング計画のレベルを選択します。
- デフォルトでは「参照」ビューが選択されていますが、左パネルで他のオプションを使用できます。
- 既にショートカットを作成している場合、「ショートカット」を選択してリストからショートカットを選択できます。使用するロケーションのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。不要になったショートカットをリストから削除するには、チェック・ボックスを選択して「ショートカットの削除」をクリックします。
- エンティティー名の一部しか分からない場合、「検索」をクリックします。「タイトル」または「ファイリング計画 ID」を選択します。デフォルトの演算子「like」を使用すると、名前の一部を検索できます。テキストを入力し、「検索」をクリックします。
- 1 つまたは複数のロケーションのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。誤って追加したロケーションの下の「削除」をクリックします。「選択内容に追加」をクリックして、これらのロケーションをショートカット・リストに追加します。
- ロケーション・リストが完成したら、「承認」をクリックします。
- 「次へ」をクリックして「プロパティーの設定」ステップに進みます。
プロパティーの設定
- プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、選択したクラスによって異なります。電子レコード・クラスの必須フィールドは以下の通りです。
- メディア・タイプ: メディア・タイプを入力します。電子ファイルなどです。
- フォーマット: フォーマットを入力します。テキスト、PDF、Word などです。
- オーサー/オリジネーター: ファイルの作成者または所有者の名前を入力します。
- 件名: 内容についての簡単な説明を入力します。
- 公開日: ファイルの作成日を入力します。
- 宣言するレコードが別の分類されたレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書のソースである分類されたレコードを参照して選択します。一般に、受領書は分類されません。受領書の詳細については、「受領書」を参照してください。
- 「プロパティーの設定」ステップで必須情報を入力したら、「次へ」をクリックします。ウィザードが開き、「分類プロパティーの設定」ステップが表示されます。
分類プロパティーの設定
-
セキュリティー分類ガイド (Security Classification Guide、以下 SCG) やソース・ドキュメントを選択するには、「派生元」をクリックします。このステップはオプションです。
- SCG、SCG セクション、または SCG トピックを選択するには、「セキュリティー分類ガイド」領域の「追加」をクリックして目的の SCG 要素を選択します。SCG 要素を選択すると、レコードの「派生元」プロパティーに、SCG の名前、SCG の作成日、SCG のオリジネーターが入力されます。
- ソース・ドキュメントを選択するには、「ソース・ドキュメント」領域の「追加」をクリックし、テキスト・ボックスにソース・ドキュメントの説明を入力します。ソース・ドキュメントは追加情報を提供しないので、「分類プロパティーの設定」ステップの必須フィールドに情報を指定する必要があります。
- セキュリティー分類ガイドまたはソース・ドキュメントを削除するには、「削除」列の対応するボックスをクリックして「削除」をクリックします。
- 目的の分類ガイド要素とソース・ドキュメントの追加または削除を終えたら、「承認」をクリックします。
注: 「派生元」ページの「承認」をクリックすると、IBM InfoSphere Enterprise Records により、要約に表示されているすべてのフィールドのデータ (空白を含む) が「分類プロパティーの設定」ステップの対応するフィールドにコピーされます。既にこれらのフィールドに他のデータを入力していて、「派生元」ページの情報を確認しているだけの場合、「承認」ではなく「キャンセル」をクリックすると手動で入力したデータが保持されます。
- ガイドを選択しなかった場合、ドロップダウン・メニューから「最高機密」、「機密」、または「社外秘」を選択することによって「初期の分類」の値を指定する必要があります。
注: 初期分類レベルでアイテムを参照するためのクリアランスがある場合、「現在の分類」のデフォルト値は「初期の分類」と同じです。それ以外の場合、セキュリティー・クリアランスのレベルで値を指定する必要があります。
- ガイドを選択しなかった場合、「分類の理由」をクリックします。
- 「新しい値の追加」をクリックします。
- 「アクティブ」または「非推奨」をクリックし、適切な値を選択します。
- 「承認」をクリックします。
- 必要に応じて値を追加します。
- 値を削除するには、値を強調表示し、「選択済みアイテムの削除」アイコン
をクリックします。
- 選択が完了したら「承認」をクリックします。
- 「分類エージェント」フィールドで、レコードを管理している政府機関の名前 (国防総省など) を入力します。
- 残りのオプション・フィールドに値を入力します。
- 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。
注:
- IBM InfoSphere Enterprise Records ユーザー・インターフェースには、複合ドキュメントのすべての部分を単一レコードとして宣言する機能はありません。ただし、個々の子ドキュメントや親ドキュメントをレコードとして宣言することはできます。また、既にレコードとして宣言済みのドキュメントを、後で複合ドキュメントの一部にすることもできます。一部の複合ドキュメント設定
(「削除の防止」、「
親の削除時に子を削除する」など) は、レコードの標準廃棄に影響を与える可能性があります。このため、IBM InfoSphere Enterprise Records は複合ドキュメントの一部となっているレコードの廃棄をサポートできません。
- Darwin Information Typing Architecture (DITA) ファイル機能を使用するすべてのアプリケーションは、複合ドキュメントとしてコンポーネントを作成します。
したがって、注で示した複合ドキュメントに適用される相違点は、DITA ファイルにも当てはまります。