Panoramica della configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records

Per configurare l'ambiente IBM InfoSphere Enterprise Records, completare le seguenti operazioni.

È necessario configurare un archivio oggetti (archivio oggetti piano file o FPOS) per la struttura del piano file e un altro (archivio oggetti record attivati o ROS) per i documenti dichiarati come record. Di norma, molti utenti con accesso al ROS non dovrebbero avere accesso alle entità che costituiscono il piano file in FPOS. A ogni FPOS è possibile associare più di un ROS.

Sebbene alcune operazioni di configurazione siano già state eseguite durante la procedura di installazione e di configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records, è possibile rivedere le impostazioni di configurazione al termine della creazione dei piani file, al momento della configurazione della soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records per un ambiente di produzione.

Per ulteriori informazioni sulle procedure di installazione e configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records, consultare il manuale IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Per informazioni sulle operazioni di configurazione associate alla creazione di un piano file (quali la configurazione di un suffisso del nome di volume), vedere Creazione di un piano file.

Creazione di classi documento ROS

È necessario creare classi di documento per i documenti che verranno dichiarati come record.

Le classi Documento ROS presentano una proprietà Can Declare, utilizzata da IBM InfoSphere Enterprise Records per stabilire se un documento può essere dichiarato come record. Durante l'installazione e la configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records, la proprietà della classe Documento base o di una o più sottoclassi Documento è stata impostata su Vero, indicando che le istanze di tale classi possono essere dichiarate come record. Per preparare l'ambiente IBM InfoSphere Enterprise Records per la produzione, verificare che il valore di questa proprietà sia impostato su Vero (o che una sottoclasse erediti tale impostazione dalla sua classe superiore) per tutte le classi Documento ROS necessarie. Inoltre, verificare che in Impostazioni di sicurezza di default per queste classi siamo impostati i diritti versione principale/secondaria per consentire agli utenti con diritti di accesso appropriati di creare versioni delle istanze delle classi.

Per ulteriori informazioni, vedere "Set the Can Declare property in the ROS" nel manuale Records Manager Installation and Upgrade Guide.

Configurazione del piano file predefinito

L'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records visualizza una sola gerarchia piano file alla volta. Durante l'installazione e la configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records, è stata impostata una preferenza del sito Workplace per specificare il piano file predefinito. Tuttavia, al momento dell'installazione e della configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records è poco probabile che uno o più piani file del sito fossero già impostati. È possibile modificare l'impostazione delle preferenze sito, se lo si desidera, per specificare l'impostazione predefinita preferita. Tenere presente che ciascun utente IBM InfoSphere Enterprise Records può ignorare questa impostazione del sito predefinita impostando una preferenza utente.

Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione del piano file predefinito.

Configurazione di Pulitura disposizioni

Il processo Pulitura disposizioni viene configurato da un amministratore durante la procedura di installazione e configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records. Tuttavia, esaminare nuovamente la configurazione di Pulitura disposizioni per verificare che sia corretta. Ad esempio, se il sito non utilizza tipi di record, verificare che Esecuzione tipi di record sia impostata su Falso.

Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di Pulitura disposizioni.

Configurazione di tipi di record

I tipi di record consentono di associare un record a una pianificazione di disposizione diversa da quella correntemente associata alla cartella record e alla categoria record padre del record. Se la soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records in uso utilizza i tipi di record, assicurarsi di configurare Pulitura disposizioni in modo che esegua l'elaborazione dei tipi di record impostando Esecuzione tipi di record su Vero. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di Pulitura disposizioni.

Inoltre, considerare la modalità di associazione del tipo al record. È possibile specificare che tutti i record di una classe di record specifica vengano assegnati per default a un tipo specifico. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di un tipo di record predefinito.

In alternativa, è possibile visualizzare i metadati del tipo di record quando un record viene dichiarato in Workplace, consentendo all'utente di selezionare un tipo di record. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della visualizzazione dei metadati del tipo di record durante la dichiarazione.

È inoltre possibile combinare questi due metodi specificando un valore predefinito, ma al contempo consentendo all'utente di sovrascrivere tale valore selezionando un tipo di record diverso.

NOTE 

Configurazione dell'opzione per la conservazione dei metadati

Quando un utente con i necessari diritti di accesso elimina un'entità IBM InfoSphere Enterprise Records, questa viene rimossa definitivamente dall'archivio oggetti. Tuttavia, è possibile configurare l'opzione in modo da conservare i metadati a livello di piano file per le categorie record, le cartelle record, i volumi e i record eliminati. Se l'opzione per conservare i metadati viene attivata da un amministratore, le entità menzionate in precedenza rimangono nell'archivio oggetti (contrassegnate come eliminate), ma non sono più visibili nell'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records. È possibile esportare periodicamente queste entità eliminate e i relativi metadati in un file XML per conservare la cronologia, quindi eliminare permanentemente le entità dall'archivio oggetti. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di questa opzione, vedere Configurazione della conservazione dei metadati.

Configurazione dell'autodichiarazione di record

È possibile configurare IBM InfoSphere Enterprise Records affinché dichiari automaticamente un documento come record ogni volta che un utente esegue un'operazione specifica, ad esempio la creazione del documento. Per configurare l'autodichiarazione:

Configurazione della sincronizzazione delle proprietà

È possibile configurare la sincronizzazione delle proprietà per sincronizzare automaticamente i valori proprietà di un documento con i record associati (o viceversa) ogni volta che ha luogo un aggiornamento delle proprietà del documento (o record). Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della sincronizzazione delle proprietà.

Impostazione della dimensione del batch flusso di lavoro

Per impostazione predefinita, IBM InfoSphere Enterprise Records memorizza massimo dieci voci di lavoro in un batch di flusso di lavoro per revisione o approvazione prima dello smaltimento; è tuttavia possibile cambiare il numero massimo di voci memorizzate tramite un'impostazione di configurazione. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della dimensione del batch di flusso di lavoro.

Configurazione del flusso di lavoro Richiedi cartella record

In IBM InfoSphere Enterprise Records è incluso il flusso di lavoro Crea cartella record che consente agli utenti di inviare una richiesta a un manager dei record per creare una cartella di record. Molti utenti non dispongono dei diritti necessari per creare cartelle di record. Per rendere il flusso di lavoro disponibile agli utenti, occorre configurare la preferenza sito Richiedi cartella record. Questa preferenza potrebbe essere stata impostata durante l'installazione e la configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records. Per ulteriori informazioni, vedere Uso del flusso di lavoro Crea cartella record.

Per istruzioni sull'impostazione di questa preferenza, vedere Impostazione della preferenza sito Richiedi cartella record.

Impostazione della preferenza link modificabili

IBM InfoSphere Enterprise Records include link che consentono agli utenti di collegare record e cartelle correlate. Per creare e gestire link in IBM InfoSphere Enterprise Records, è necessario impostare la preferenza del sito Classi link modificabili utilizzando Workplace. Per ulteriori informazioni sui link di IBM InfoSphere Enterprise Records, vedere Link.

Per istruzioni sull'impostazione di questa preferenza, vedere Impostazione della preferenza sito Classe link.

Configurazione di eventi specifici per la conformità

IBM InfoSphere Enterprise Records include vari eventi per la conformità PRO o DoD, ad esempio gli eventi che impostano i metadati. La configurazione di questi eventi è facoltativa poiché la loro elaborazione può incidere sulle prestazioni. Per ottenere prestazioni ottimali, configurare solamente gli eventi rilevanti per le operazioni di gestione dei record. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di tali eventi, vedere "Optional Tasks" nel manuale IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Sia il modello di dati DoD sia quello PRO richiedono che File Store sia configurato per utilizzare la pulizia come metodo di eliminazione dei documenti. Il contenuto del documento verrà sovrascritto con spazi bianchi per ben tre volte prima dell'eliminazione del file e il file pertanto non sarà più utilizzabile. Vedere Utilizzo della pulizia come metodo di eliminazione.

Configurazione di documenti CFS-IS

Se la soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records include l'utilizzo della funzione facoltativa Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), collaborare con l'amministratore di sistema IS per garantire che la sicurezza IS sia impostata correttamente per l'eliminazione e la modifica dei documenti IS, nonché per garantire che i parametri di conservazione della classe documento IS siano impostati correttamente in modo che i documenti IS dichiarati come record non vengano eliminati a causa di impostazioni di conservazione IS non corrette. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione di documenti IS come record.

Configurazione di dispositivi di archiviazione protetti

Se la soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records adottata include l'uso di dispositivi di archiviazione protetti, ad esempio EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager e altri, è importante che le impostazioni di conservazione di IBM InfoSphere Enterprise Records non siano in conflitto con le impostazioni di conservazione configurate sul dispositivo di archiviazione. Pertanto, disattivare la conservazione per il dispositivo di archiviazione e consentire che sia IBM InfoSphere Enterprise Records a controllare la conservazione.

Sui dispositivi Tivoli Storage Manager, la conservazione è controllata da numerosi parametri. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di questi parametri, vedere la sezione "Schemi di conservazione" nell'argomento Informazioni su IBM Tivoli Storage Manager. Dopo che il sistema IBM InfoSphere Enterprise Records è stato completamente configurato, all'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records resta il controllo completo della conservazione ed eliminazione.