设置记录类和归档方案位置
创建“声明为记录”条目模板过程中的第一步是选择记录的记录类和归档方案位置。最终用户无法更改所选记录类。
如果您要允许用户更改预设归档方案位置,那么您必须选择“显示记录归档方案位置步骤”选项。如果您选择“隐藏记录归档方案位置步骤”选项,那么当用户使用模板声明记录时,不会显示“将记录进行编目”向导页。
定义记录类和归档方案位置
- 设置记录类的访问级别。
- 要阻止用户更改记录类,请选择“只读”。 这是缺省设置。
- 要阻止用户查看记录类,请选择“隐藏”。
- 单击“选择类”以指定记录类。将打开“选择类”树形选择页面。
- 如果该页面尚未展开,请单击 + 号以打开对象库和记录类级别。
- 浏览至适当的对象库并从中选择类名。当您选择一个类后,该树将关闭。
- 设置归档方案位置的访问级别。
- 要允许用户更改归档方案位置,请选择“可编辑”。
- 要对用户显示归档方案位置但阻止进行任何更改,请选择“只读”。
- 要阻止用户查看归档方案位置,请选择“隐藏”。
- 可选。如有需要,请选择预设归档方案位置。如果您将访问级别设置为“只读”或“隐藏”,那么必须为记录指定一个或多个归档方案位置。
- 单击“选择归档方案位置”以选择应该在其中声明记录的类别或文件夹。将在“浏览”视图中打开“声明记录 - 选择归档方案位置”页面。
- 如有需要,请选择“搜索”或“快捷方式”视图以找到所需类别。否则,请浏览至适当的类别或文件夹。
- 选择所需归档方案位置的复选框。因为某些类别或文件夹不符合选择条件,所以它们可能没有复选框,但是您可以将其打开以在其中查找可选的文件夹。
- 单击“添加到选择内容”。您选择的内容将列示在“所选归档方案位置”下。
- 必要时,请浏览至其他以前不可视的位置,然后选中其复选框。
- 单击“接受”以保存您的选择并返回到“添加声明记录模板”页面。
- 如有需要,请单击“添加新项”以选择其他归档方案位置并重复步骤 4。您还可以在任何所选文件夹之下单击“除去”以从列表中除去该文件夹。
- 可选。如果您要允许用户选择归档方案位置,那么您可以选择一个起始位置。
- 单击“选择归档方案位置”。将打开“声明记录 - 选择归档方案位置”页面。
- 选择起始类别的单选按钮,或改为浏览至更低级别的文件夹并选择该文件夹。
- 在选择了起始归档方案位置后,请单击“接受”。
- 如果您不再需要使用您选择的起始归档方案位置,请单击“除去”。
- 如果您要限制对指定的文件夹或其子文件夹的分类,请选中对所选文件夹或其子文件夹的约束复选框。用户可以选择起始文件夹或更低级别的文件夹,但不能选择更高级别的文件夹。
注意:如果您未指定起始文件夹,那么将使用对象库的站点首选项(“对象库”视图)中指定的缺省归档方案。如果未设置起始浏览位置,那么将从“常规”站点首选项(常规设置 - 记录管理)中获取该位置。
- 指定是否将对最终用户显示“归档方案位置”步骤。
- 要允许用户查看或编辑选择内容,请选择“显示记录归档方案位置步骤”。如果您未指定任何归档方案位置,那么您必须选择此选项,才能允许用户选择至少一个归档方案位置。
- 要阻止用户查看您选择的归档方案位置,请选择“隐藏记录归档方案位置步骤”。