Un événement est l'occurrence d'une condition spécifiée, suite à laquelle le système déclenche une action sur les entités. Un événement est lié à un planning d'élimination et déclenche automatiquement la fermeture de l'entité visée par le planning. Par exemple, vous pouvez créer un événement appelé "Fin du contrat" et l'associer à un planning d'élimination. À expiration du contrat, cet événement se produit et déclenche la fermeture et l'action limite correspondante pour l'entité. Vous pouvez créer plusieurs événements et associer différents événements à différents plannings d'élimination. Pour plus d'informations sur l'association d'un événement et d'un planning d'élimination, reportez-vous à la rubrique Définition d'un planning d'élimination.
Seul l'administrateur d'enregistrements et le gestionnaire d'enregistrements peuvent créer, modifier ou supprimer un événement. L'onglet Configuration liste les types de déclencheurs d'événements suivants :
Les événements externes se produisent à l'extérieur du système, mais peuvent avoir une influence directe sur la fermeture ou l'élimination d'entités. Un utilisateur autorisé notifie donc le système de l'occurrence de ce type d'événements. Il peut par exemple se produire un changement dans l'administration qui retarde l'élimination d'enregistrements périmés ou superflus. Un utilisateur autorisé ayant prévu cette situation peut créer un événement externe et l'associer à un planning d'élimination. Lorsque l'événement externe se produit, un utilisateur autorisé en saisit la date réelle, ce qui déclenche la fermeture et l'élimination de l'entité.
Un événement interne correspond à une modification des métadonnées d'une entité. Contrairement aux événements externes, les événements internes sont identifiés en interne par le système. Ces événements sont automatiquement déclenchés lorsque la condition spécifiée est remplie. Le système peut par exemple attendre la fermeture d'un volume et déclencher alors la fermeture et l'élimination. Un événement interne agit sur le type d'entité spécifié dans le champ d'agrégation.
Les événements récurrents sont reproduits automatiquement après un intervalle de temps spécifié. Ils servent à déclencher la correction périodique des enregistrements essentiels. Par exemple, vous pouvez créer un événement récurrent appelé "Révision mensuelle" et indiquer une périodicité d'un mois. La création de cet événement vous permet de vous assurer de la révision effective de l'entité associée à chaque occurrence mensuelle de l'événement. Pour plus d'informations sur les enregistrements référents, reportez-vous à la rubrique Enregistrements référents.