Gestion des documents

Vous gérez les documents dans un conteneur d'objets en utilisant les actions qui vous permettent d'organiser vos documents. Vous pouvez classer les documents dans des dossiers, déplacer les documents dans différents dossiers ou supprimer des documents. Vous pouvez aussi enregistrer des modifications peu importantes apportées à un document sans le restituer dans le conteneur d'objets.

Classement et déclassement d'éléments

Vous pouvez classer un ou plusieurs documents, recherches, ou formulaires dans plusieurs dossiers. L'élément n'est pas dupliqué dans chaque dossier mais chaque dossier contient une référence au même élément. Vous pouvez ensuite modifier l'élément depuis n'importe quel emplacement si vous possédez les droits d'accès suffisants. Lorsque vous classez les documents dans des applications Office 2007 intégrées à l'aide d'Integration for Microsoft Office, vous copiez des documents d'un emplacement et les collez à un autre emplacement.

ASTUCE : Dans Workplace XT et les applications Office 2007 intégrées utilisant Integration for Microsoft Office, vous pouvez classer un document dans un autre dossier en appuyant sur la touche CTRL tout en faisant glisser un ou plusieurs éléments dans le dossier spécifique.

Vous pouvez également déclasser des éléments d'un dossier spécifique. Lorsque vous déclassez un élément, vous le retirez de son dossier actuel. Lorsque vous déclassez un élément de tous ses dossiers, il est conservé dans le conteneur d'objets mais le seul moyen de le localiser est de le rechercher. Si l'élément n'est pas classé dans au moins un dossier, vous ne pouvez pas y accéder.

Classement d'un élément dans un nouveau dossier Déclassement d'un élément d'un dossier
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments à classer.
  2. Sélectionnez l'action appropriée en fonction de votre application client :
    • Dans Workplace XT, cliquez à l'aide du bouton droit sur les éléments sélectionnés et cliquez sur Actions supplémentaires > Classer.
    • Dans une application Office 2007 intégrée utilisant Integration for Microsoft Office, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un élément à classer et cliquez sur Copier. Cliquez à l'aide du bouton droit sur le dossier dans lequel classer l'élément et cliquez sur Coller.
  3. Sélectionnez le dossier dans lequel classer l'élément.
  1. Accédez à l'élément que vous souhaitez déclasser.
  2. Sélectionnez l'action Déclasser en fonction de votre application client :
    • Dans Workplace XT, cliquez à l'aide du bouton droit sur l'élément et cliquez sur Actions supplémentaires > Déclasser.
    • Dans une application Office 2007 intégrée utilisant Integration for Microsoft Office, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un élément à déclasser et cliquez sur Déclasser.
  3. Si l'élément est classé dans plusieurs dossiers, sélectionnez le dossier contenant l'élément à déclasser, puis cliquez sur Déclasser.

Déplacement d'éléments

Vous pouvez déplacer un document, un modèle de recherche, un formulaire ou un objet personnalisé d'un dossier vers un autre dans le même conteneur d'objets. Lorsque vous déplacez un document dans des applications Office 2007 intégrées utilisant Integration for Microsoft Office, vous sélectionnez un document à un emplacement et vous le collez à un autre emplacement.

ASTUCE : Dans Workplace XT et dans des applications Office 2007 intégrées utilisant Integration for Microsoft Office, vous pouvez faire glisser un ou plusieurs éléments d'un dossier vers un autre.

Pour déplacer un élément

  1. Recherchez l'élément à déplacer.
  2. Sélectionnez l'action appropriée en fonction de votre application client :
  3. Si l'élément est classé dans plusieurs dossiers, sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez déplacer l'élément. Le dossier est généralement placé par défaut dans votre emplacement actuel de l'arborescence. Vous pouvez aussi sélectionner un autre dossier. Dans certains cas, par exemple, dans les résultats de recherche, vous devez sélectionner un dossier si l'élément est classé dans plusieurs emplacements.
  4. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer l'élément.

Suppression d'éléments

ATTENTION :  Lorsque vous supprimez un élément, tel qu'un document, il est complètement supprimé du conteneur auquel il appartient. Il est impossible de récupérer un élément supprimé, et l'administrateur ne peut pas non plus récupérer cet élément.

Suppression d'un élément

  1. Accédez à l'élément que vous souhaitez supprimer.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
  3. Passez en revue les résultats. Si vous avez supprimé plusieurs éléments et qu'un astérisque rouge apparaît en regard du nom de l'élément, cela signifie que la suppression de ce document a échoué. Cliquez sur l'astérisque pour consulter le rapport d'erreur de cet élément.

Enregistrement de contenu

Lorsque vous réservez un document, il peut s'avérer nécessaire d'enregistrer des modifications mineures sans pour autant le restituer dans le conteneur d'objets. Lorsque vous enregistrez le document, vos modifications sont stockées, mais le document est toujours marqué comme réservé.

L'action Enregistrer le contenu permet également de créer et de mettre à jour un document comportant plusieurs éléments de contenu. Pour plus d'informations sur les documents à contenu multiple, voir Gestion d'un document à contenu multiple.

REMARQUE :  Veillez à restituer votre document après avoir effectué toutes les modifications. Si vous annulez la réservation au lieu de restituer le document, celui-ci revient à la version antérieure et toutes les modifications enregistrées sont alors perdues.

Pour enregistrer un document

L'enregistrement d'un document dans Workplace XT et dans une application Microsoft Office intégrée comporte différentes étapes. Accédez au document réservé que vous souhaitez enregistrer et consultez la section appropriée ci-dessous pour des instructions.