Definizione ed esecuzione di una ricerca

È possibile eseguire la ricerca di record, volumi, cartelle e categorie record. Le opzioni di ricerca selezionabili dipendono dalla modalità di ricerca, dinamica o statica. Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.

È inoltre possibile accedere a modelli di ricerca e a ricerche memorizzate. Una volta selezionato il tipo di ricerca, è possibile renderla più selettiva specificando i seguenti tipi di criteri di ricerca:

I criteri di ricerca di default possono essere modificati in ogni pagina.

La scheda Ricerca include un collegamento a Modelli di ricerca e ricerche memorizzate. I progettisti delle ricerche creano queste ricerche predefinite in Workplace e le contrassegnano per l'uso da parte di Records Manager. Nei modelli di ricerca alcuni criteri di ricerca sono già specificati mentre alcuni campi possono essere modificati per personalizzare la ricerca. Una Ricerca memorizzata è una ricerca che include tutti i criteri di ricerca che non sono modificabili. Facendo clic sul nome di una ricerca memorizzata, vengono visualizzati esclusivamente i risultati (come se fosse stata aperta una cartella).

Per definire ed eseguire una ricerca

  1. Selezionare la scheda Ricerca.
  2. Fare clic sul collegamento di ricerca appropriato in base al tipo di entità per la quale eseguire la ricerca (categoria record, cartella record, volume o record) o selezionare Modelli di ricerca e ricerche memorizzate.
  3. Una volta immessi tutti i criteri di ricerca, fare clic su Ricerca.

Per specificare un percorso di ricerca (Cerca in)

Il campo Cerca in visualizza il percorso di ricerca predefinito che può essere modificato come descritto di seguito.

  1. Fare clic su Seleziona cartella.
  2. Individuare e selezionare la categoria, sottocategoria o la cartella alla quale limitare la ricerca. La parte finale del percorso indica la cartella attualmente selezionata.
  3. Fare clic su Accetta.
Filtra per classe e Numero massimo risultati

Il campo Filtra per classe consente di limitare i risultati ottenuti in modo da includere solo le entità di una classe specifica. Per esempio, se il tipo di entità selezionata è record, è possibile rendere più selettiva la ricerca specificando il tipo di classe (elettronico, e-mail, contrassegno o un'altra classe personalizzata).

  1. Fare clic su Seleziona classe.
  2. Selezionare il tipo di classe nella pagina Seleziona classe filtro.
  3. Fare clic su Seleziona classe filtro per selezionare il tipo di classe.
  4. Selezionare la casella di controllo Includi sottoclassi se si desidera che siano restituite entità appartenenti alle sottoclassi della classe selezionata.
  5. Nel campo Numero massimo risultati, immettere il numero massimo di entità restituite nei risultati. (L'intervallo è da 50 a 5000).

    Il campo Numero massimo risultati è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Statica. Per informazioni dettagliate, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.

Specifica proprietà

Quando si definiscono i criteri di ricerca, è possibile eseguire la ricerca in base a un massimo di sette proprietà. È possibile immettere valori per un numero qualsiasi di tali proprietà. Nel caso dei record classificati, è possibile immettere i criteri di ricerca in base a classificazione corrente o iniziale, retrocessione, aggiornamento, date o eventi di declassamento o contrassegni supplementari. È inoltre possibile non impostare alcun valore per le proprietà ed eseguire la ricerca dell'entità in base ad altri criteri.

Per selezionare l'insieme di proprietà

  1. Fare clic su Modifica.
  2. Nell'area Impostazione criteri proprietà, selezionare un nome di proprietà da uno o più dei menu Nome proprietà.
  3. Fare clic sul pulsante di opzione relativo alla proprietà in base alla quale ordinare i risultati.
  4. Selezionare un operatore. Gli operatori disponibili variano a seconda della proprietà.
  5. Fare clic su Accetta modifiche.

Per ottenere ulteriori informazioni sulle impostazioni di questa pagina, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.

Per immettere i valori e impostare gli operatori

Per ciascun operatore da includere nella ricerca, è necessario specificare un valore digitando il testo, selezionando un valore da un menu o da un'altra pagina o selezionando una data da un calendario. La ricerca utilizza esclusivamente le proprietà dotate di valori.

  1. Selezionare l'operatore per ciascuna proprietà. È possibile selezionare un operatore dal menu o accettare l'impostazione predefinita.
  2. Immettere un valore per ciascuna proprietà da utilizzare.
  3. Selezionare AND o OR per indicare la relazione tra due proprietà. L'operatore AND fornisce risultati solo se entrambi i valori sono veri. L'operatore OR fornisce risultati se uno dei valori delle proprietà è vero.

    Ad esempio, se si dispone di una proprietà a più valori denominata Risorse umane e si desidera eseguire una ricerca di Libro paga o Assunzioni, immettere i criteri seguenti:

    Risorse umane = Libro paga     OR
    Risorse umane = Assunzioni

    Il criterio di ricerca può anche essere immesso come:

    Risorse umane = Libro paga, Assunzioni

NOTA  Se si utilizza la proprietà Classificazione iniziale su un modello dati Classificato DoD, il campo di input della classificazione è un campo stringa. Tutti i confronti che utilizzano gli operatori maggiore di (>), minore di o uguale a (< o =) sono basati sul testo immesso dall'utente. Pertanto Non classificato è maggiore di Classificato perché N è maggiore di C.

Specifica contenuto

Se si desidera eseguire la ricerca di un record, è possibile specificare una parola o una frase che compare nel contenuto del documento dichiarato (in archivio oggetti record) o nel testo delle proprietà del record (metadati in archivio oggetti piano di file). L'amministratore del sito deve configurare il motore di ricerca per l'indicizzazione delle proprietà. È possibile combinare una ricerca proprietà con una ricerca contenuto utilizzando l'operatore AND o l'operatore OR.

Se la modalità di ricerca è statica e si utilizza l'operatore OR, la ricerca elabora prima la ricerca proprietà. Se il numero di risultati ottenuti è uguale o superiore al valore Numero massimo risultati, la ricerca si arresta e la ricerca del contenuto non ha luogo. Pertanto, i risultati potrebbero non includere alcun documento in cui è presente il contenuto richiesto. Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca. Quando la modalità di ricerca è dinamica, viene comunque eseguita prima la ricerca di contenuto, quindi la ricerca proprietà, e la ricerca dinamica restituisce tutto.

Per eseguire la ricerca del contenuto

  1. Nella casella di testo Contenuto, immettere il testo da includere nella ricerca.
  2. Per il valore in, selezionare Metadati per trovare il testo nelle proprietà o Contenuto per trovare il testo nel documento dichiarato.

    Se si specifica Contenuto nella ricerca, la pagina dei risultati della ricerca include una colonna Posizione che mostra una percentuale di rilevanza per i criteri di ricerca utilizzati. Posizione è la colonna di ordinamento di default e inizialmente è visualizzata in ordine decrescente. La colonna Posizione è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Dinamica.

  3. Impostare l'operatore su AND per indicare che l'entità deve contenere il testo immesso E che le proprietà devono essere vere. Impostare l'operatore su OR se il contenuto O le condizioni della proprietà devono essere veri.

NOTE  

Filtra per tipo padre

È possibile eseguire la ricerca di un record in base al tipo e alle proprietà dell'entità padre.

Per selezionare l'entità padre

  1. Fare clic su Seleziona a destra di E filtra per tipo padre.
  2. Selezionare il tipo di padre in cui rilevare il record.
  3. Fare clic su Accetta per ritornare alla pagina di ricerca.
  4. Immettere un operatore e un valore o fare clic su Modifica per specificare altre proprietà.

    Le modifiche apportate ai criteri di ricerca dell'entità padre sono riportate nella pagina La mia ricerca di quel tipo di entità. Per esempio, se si seleziona cartella record come padre e si modifica l'insieme delle proprietà, gli stessi valori delle proprietà saranno impostati per le cartelle record in occasione della successiva ricerca diretta di tali entità.

Una volta specificati i criteri di ricerca, fare clic su Ricerca.

Risultati ricerca

Se la modalità di ricerca è Statica, il numero di risultati ottenuti può essere limitato dal valore Numero massimo di risultati. Se la modalità di ricerca è Dinamica, il numero di risultati ottenuti non è influenzato dal valore Numero massimo di risultati. Per informazioni sul numero massimo di risultati e sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.

I risultati della ricerca includono il nome dell'entità e i valori delle proprietà specificate nei criteri di ricerca. Se una proprietà quale Contrassegno supplementare possiede più valori, nella colonna corrispondente è visualizzato un collegamento Mostra dettagli. Facendo clic sul collegamento, vengono visualizzati tutti i valori di tale proprietà.

Sui risultati della ricerca è possibile eseguire le seguenti operazioni:

 Se si fa clic sull'icona Ottieni informazioni di una sottocategoria e non si dispone dell'autorizzazione di accesso alla categoria padre, IBM InfoSphere Enterprise Records visualizza un errore.

Errori nella ricerca

Se la gerarchia del piano file contiene un numero elevato di categorie record, cartelle record e record, la funzionalità di ricerca può dar luogo a errori, inclusi errori di timeout. Per informazioni sulle impostazioni che è possibile modificare al fine di eliminare tali errori, vedere la sezione IBM InfoSphere Enterprise Records nel manuale P8 Troubleshooting Guide.