使用處置工作流程

處置工作流程的外觀相似。它們將顯示在您的 Workplace 收件匣或 RecordsManagerApproval 公共收件匣中。

如何啟動工作流程

  1. 開啟您的個人收件匣
    1. 在 Workplace 中,按一下左側邊列中的「作業」。
    2. 在 Workplace XT 中,按一下「作業」圖示。
  2. 如果您要開啟的工作流程不在您的收件匣中,則請按一下「公共收件匣」,然後按一下「RecordsManagerApproval」。
  3. 按一下您要開啟的工作流程的名稱。

對於大多數工作流程,以下為常用的欄位和按鈕。其他欄位在工作流程步驟的每個不同類型的主題中都進行了說明。

說明

在視窗的頂部應該有關於完成步驟的說明。說明由工作流程設計人員進行編寫。如果您未看到說明,請按一下「說明」以開啟包含說明的方框。

實體名稱

系統會列出一或多個實體。如果實體是電子記錄或儲存器,則您可以按一下名稱以檢視記錄或開啟資料夾以查看資料夾的內容。如果實體是實體記錄,則實體沒有內容。您也可以按一下「取得資訊」圖示以查看實體的資訊頁面。

傳送對映

傳送對映是一個 IBM InfoSphere Enterprise Records 物件,它會將 Content Engine 屬性名稱對映至 IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer 工具在匯出 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體時,用來產生 XML 檔的 XML 屬性名稱。 您可以從「傳送對映」下拉功能表中選取傳送對映物件。如需有關傳送對映物件的資訊,請參閱傳送對映

如需 IBM InfoSphere Enterprise Records 傳送工具的相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 傳送工具

審查備註

您可以直接在文字框中輸入備註,或者可以在一個較大的視窗(可以在該視窗中寫入或閱讀較長的備註而無需捲動)的文字框底部的黃色圖示上按一下。如果使用一個較大的文字框,請按一下「更新」,然後按一下「關閉」。

審查決策

對於每個實體,如果你要核准工作流程動作,則請選取「核准」。

選取「拒絕」可以不在此時套用動作。如果您拒絕,則應在備註中說明原因。

選取「暫存區」可以指明應將實體置於暫存狀態。您完成工作流程後,需要在工作流步驟外部套用暫存區(如訊息所示)。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需對實體套用暫存區的相關資訊,請參閱將實體放置在暫存區中

選取「變更排程」可以對實體使用其他處置排程。您需要在工作流程步驟外部指派新的處置排程。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需變更處置排程的相關資訊,請參閱變更與實體相關的處置排程

資訊欄

不同的步驟顯示了與實體相關的不同資訊,並且不需要任何輸入。

「套用」和「關閉」按鈕

您可以變更資訊,先將其「套用」,然後「關閉」該視窗,無需採取任何進一步的動作。工作項目將保留在同一收件匣中。如果您為某個實體選取了「暫存區」,則在完成工作流程之前還需要套用。

「重新指派」按鈕

這會開啟一個視窗,您可以在該視窗中選取其他使用者來執行步驟。輸入名稱的前幾個字元,然後按一下「搜尋」。選取使用者,然後按一下「繼續」。如需相關資訊,請參閱重新指派工作項目

「狀態」按鈕

這會開啟追蹤者應用程式。如需相關資訊,請參閱檢視工作流程狀態

「完成」按鈕

「完成」按鈕會完成工作流程步驟,並將實體移動到處置程序的下一個步驟。