El acceso a una plantilla de entrada desde Workplace y desde una aplicación integrada de Office supone realizar algunos pasos diferentes.
Para agilizar el proceso de añadir documentos nuevos, usted o un administrador
puede diseñar una plantilla de entrada que proporcione información predeterminada. Por
ejemplo, puede utilizar una plantilla de entrada para asignar automáticamente la clase
de documento y otras propiedades del documento. Una plantilla de entrada se puede
asociar a una carpeta específica. Cuando se agrega un objeto a una carpeta con una plantilla de entrada asociada, de manera automática se utiliza esta plantilla de entrada en lugar del asistente estándar. Si existe más de una plantilla de entrada asociada a la carpeta, puede seleccionar la plantilla que desee utilizar. Consulte
Trabajar con plantillas de entrada para obtener más
información acerca de las plantillas de entrada.
Consulte la correspondiente sección para obtener instrucciones.
Integration for Microsoft Office y Application Integration |
Workplace |
Realice una de las siguientes acciones:
Integration for Microsoft Office
- Para las aplicaciones de Office, en la ficha ECM de IBM de la cinta de opciones de Microsoft® Office 2007, seleccione primero el almacén de objetos que contenga las plantillas de entrada que quiere utilizar. Haga clic en Plantillas de entrada para seleccionar una plantilla de entrada específica.
También puede añadir un documento actualmente abierto. Haga clic con el botón
derecho en una carpeta y seleccione Añadir
documento. Puede que la carpeta esté asociada a una o
varias plantillas de entrada. Escriba información en los campos definidos por la
plantilla de entrada asignada a la carpeta.
- En Outlook, puede añadir correos electrónicos y archivos adjuntos arrastrándolos a una carpeta o mediante opciones de menú. Si una
plantilla de entrada específica no está asociada a la carpeta, se proporciona una plantilla de entrada basándose en la clase de correo
electrónico asignada al correo electrónico.
Haga clic con el botón derecho en los correos electrónicos o archivos adjuntos de correo electrónico que desee añadir y seleccione Añadir correo electrónico a IBM ECM o seleccione Añadir archivo adjunto a IBM ECM.
NOTA
Una plantilla de entrada se puede
asociar a una carpeta específica. Cuando se agrega un objeto a una carpeta con una plantilla de entrada asociada, de manera automática se utiliza esta plantilla de entrada en lugar del asistente estándar. Si existe más de una plantilla de entrada asociada a la carpeta, puede seleccionar la plantilla que desee utilizar. Consulte
Trabajar con plantillas de entrada para obtener más
información acerca de las plantillas de entrada.
Application Integration
- En el menú FileNet P8 de una aplicación de Office, haga clic en Agregar > Agregar documento > Seleccionar una plantilla de entrada.
- En Outlook, localice el elemento de Outlook que desea añadir. En el menú FileNet P8, haga clic en Agregar y seleccione un perfil utilizado para añadir el elemento. El perfil que seleccione debe tener una plantilla de entrada asignada.
Cuando agregue un documento desde Outlook o un elemento de Outlook, primero debe seleccionar un perfil. La configuración de perfil determina si se utiliza la acción Agregar documento o una plantilla de entrada. El administrador del sitio crea los perfiles en la preferencia de sitio Application Integration.
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Realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic en Autor para acceder a la página Autor. Si es necesario, haga clic en Herramientas generales.
- En Agregar documento, haga clic en Agregar mediante plantilla para el tipo de objeto que desea agregar.
- Agregar nuevo documento
- Agregar nueva carpeta
- Agregar nuevo objeto personalizado SW
- Haga clic en Accesos directos y luego en Plantillas para acceder a una plantilla de entrada; a continuación inicie el proceso de adición.
- Haga doble clic en el nombre de una plantilla de entrada para iniciar el proceso de adición.
- Si la carpeta no tiene plantillas de entrada asociadas, utilice la clase de correo electrónico predeterminada; si las tiene, el usuario podrá elegir una de ellas en la lista de plantillas de entrada válidas.
La asociación de carpeta es un poco compleja, se necesita un tema separado para ello.
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