Criar um plano de arquivo
Este tópico introduz você brevemente através dos mecanismos de criação de um plano de arquivos no IBM InfoSphere Enterprise Records e inclui links para outros tópicos que fornecem informações detalhadas. As tarefas estão listadas na ordem geral em que você deveria executá-las (ou seja, você precisa executar algumas tarefas, como adicionar ações e eventos, antes de executar outras tarefas, como definir agendas de disposição).
- Reveja seus requisitos de segurança para o gerenciamento de registros e faça os ajustes necessários. O ajuste das configurações padrão de segurança após o sistema estar em uso é complexo. Em geral, atribua configurações de segurança para grupos, e não a de usuários individuais; isso fará com que seu sistema seja mais facilmente mantido. Consulte Segurança para obter mais informações.
- Opcionalmente, adicione um padrão de nomeação, que define as regras do padrão de nomeação que você deseja tornar obrigatório em diferentes entidades, como categorias ou pastas de registros criadas sob um plano de arquivo. Você deve definir estas regras de padrões de nomeação e a seguir associar o padrão de nomeação ao plano de arquivo, antes de começar a adicionar entidades para as quais deseja tornar obrigatórias as regras.
- Opcionalmente, altere a configuração do sufixo do nome do volume, que é um número incremental que age como um sufixo no nome do volume. (Por padrão, o valor do sufixo é "00000".) Você deve configurar o sufixo antes de começar a adicionar pastas de registros, já que um volume é automaticamente criado como resultado da adição de qualquer tipo de pasta de registros, exceto para uma caixa. Consulte Configurar o sufixo do nome do volume.
- Crie opcionalmente fluxos de trabalho de disposição novos ou personalize os existentes e os transfira para o servidor de Process Engine. Quaisquer fluxos de trabalho que serão associados com ações, precisam estar disponíveis antes de você criar as ações associadas. Consulte Criar e modificar fluxos de trabalho.
- Adicione ações, que são ações de disposição (como destruir ou mover para o depósito) executadas em entidades. Você precisa adicionar ações antes de definir as agendas de disposição. Se você marcar quaisquer contêineres de registros ou pastas de registros como contêineres vitais (ou seja, os registros neles contidos são registros vitais que precisam ser periodicamente revistos), certifique-se de adicionar uma ou mais ações do tipo Revisão vital. Embora não seja obrigatório, você pode marcar uma entidade de contêiner como Vital no momento de sua criação, o que requer a especificação da ação Revisão vital e o evento recorrente. Consulte Adicionar uma ação.
- Adicione eventos, que são ocorrências de condições especificadas (como o fim do trimestre fiscal), com base nas quais o sistema aciona determinadas ações em entidades. Você precisa adicionar eventos antes de definir as agendas de disposição para usar estes eventos.
Se você for marcar qualquer contêiner de registros ou pasta de registro como contêineres vitais, certifique-se de adicionar um ou mais eventos recorrentes. Consulte Eventos.
- Adicione opcionalmente quaisquer datas predefinidas, que são datas (tipicamente eventos de uma só ocorrência) com base nas quais o sistema aciona determinadas ações em entidades. Você precisa adicionar datas predefinidas antes de definir as agendas de disposição para usar estas datas. Consulte Adicionar uma data predefinida.
- Defina as agendas de disposição. Embora não seja obrigatório, você pode associar uma agenda de disposição a uma entidade no momento em que cria essa entidade. Também, se sua solução do IBM InfoSphere Enterprise Records incluir o uso de tipos de registros, você deve definir um planejamento de disposição antes de poder criar seu tipo de registro associado. Consulte Definir uma agenda de disposição.
- Adicione opcionalmente tipos de registro, que fornecem uma forma de associar um registro a uma agenda de disposição que seja diferente da que está no momento associada à categoria de registro ou pasta de registros pai do registro. Consulte Adicionar ou modificar um tipo de registro.
- Opcionalmente execute qualquer customização de classe e propriedade, como definir como subclasses as classes do
IBM InfoSphere Enterprise Records, adicionando propriedades às classes e customizando a forma de exibição das propriedades
na interface com o usuário. Consulte Criar subclasses, Adicionar propriedades em classes, e Personalizar a exibição de propriedades..
- Se sua solução do IBM InfoSphere Enterprise Records incluir gerenciar registro físicos, então adicione os locais. Quando você adiciona uma entidade física, como uma pasta de registros físicos, precisa fornecer sua localização. Consulte Adicionar uma localização.
- Adicione seu plano de arquivo. Consulte Adicionar um plano de arquivo.
- Crie sua hierarquia de plano de arquivo, que inclui a adição de categorias de registros e a adição de pastas de registros.
Consulte Adicionar uma categoria de registro e Adicionar uma pasta de registros.
Depois que você criar seu planejamento de arquivo, você deve revisitar as definições de configuração existentes do IBM InfoSphere Enterprise Records e também executar algumas tarefas de configuração adicionais. Consulte Configurando o
IBM InfoSphere Enterprise Records para obter um resumo.
Para obter informações sobre como migrar um plano de arquivo de um armazenamento de objetos para outro (por exemplo, para mover um plano de arquivo de um ambiente de desenvolvimento ou teste para um ambiente de produção), consulte Ferramenta Exportação e importação de plano de arquivo.