Creazione di un piano file
Questo argomento guida rapidamente l'utente attraverso le operazioni di creazione di un piano file in IBM InfoSphere Enterprise Records
e comprende link ad altri argomenti contenenti informazioni dettagliate. Le attività sono riportate nell'ordine generale in cui devono essere eseguite (ossia è necessario eseguire alcune attività, quali l'aggiunta di azioni ed eventi, prima di eseguirne altre, come la definizione di pianificazioni di disposizione).
- Rivedere i requisiti di sicurezza per la gestione dei record e apportare le eventuali modifiche necessarie. La regolazione delle impostazioni di protezione predefinite con il sistema in uso è un'operazione complessa. In linea generale, occorre assegnare impostazioni di protezione a gruppi anziché a singoli utenti, al fine di agevolare maggiormente le operazioni di manutenzione del sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Sicurezza.
- Se lo si desidera, aggiungere un modello di denominazione, che definisce le relative regole da applicare alle varie entità, quali le categorie e le cartelle record create all'interno di un piano file. Occorre inizialmente definire le regole del modello di denominazione, quindi associare il modello al piano file prima di iniziare ad aggiungere entità alle quali si desidera applicare le regole.
- Se lo si desidera, modificare la configurazione del suffisso del nome volume, ossia un numero incrementale che funge da suffisso nel nome del volume. Per impostazione predefinita, il valore del suffisso è "00000". Il suffisso deve essere configurato prima di aggiungere cartelle record, poiché un volume viene automaticamente creato in seguito all'aggiunta di qualsiasi tipo di cartella record ad eccezione di una scatola. Vedere Configurazione del suffisso del nome di volume.
- Se lo si desidera, creare nuovi flussi di lavoro di disposizione o personalizzare quelli esistenti e trasferirli al server Process Engine. Qualsiasi flusso di lavoro che verrà associato ad azioni deve essere disponibile prima della creazione delle azioni associate. Vedere Creazione e modifica dei flussi di lavoro.
- Aggiungere le azioni di disposizione (ad esempio la distruzione o lo spostamento nel luogo di archiviazione) eseguite sulle entità. È necessario aggiungere le azioni prima di definire le pianificazioni di disposizione. Se si intende contrassegnare contenitori o cartelle record come contenitori vitali (contenenti cioè record vitali che devono essere periodicamente revisionati), accertarsi di aggiungere una o più azioni di tipo Revisione vitale. Benché non sia obbligatorio, è possibile contrassegnare un'entità contenitore come vitale al momento della sua creazione, operazione che richiede di specificare l'azione Revisione vitale e l'evento ricorrente. Vedere Aggiunta di un'azione.
- Aggiungere eventi che siano occorrenze di condizioni specificate (ad esempio la fine del trimestre fiscale) sulla base dei quali il sistema avvia determinate azioni sulle entità. È necessario aggiungere gli eventi prima di definire le pianificazioni di disposizione che li utilizzano.
Se si intende contrassegnare contenitori o cartelle record come contenitori vitali, accertarsi di aggiungere uno o più eventi ricorrenti. Vedere Eventi.
- Se lo si desidera, aggiungere date predefinite, ossia date (in genere eventi unici) in base alle quali il sistema avvia determinate azioni sulle entità. È necessario aggiungere le date prima di definire le pianificazioni di disposizione che le utilizzano. Vedere Aggiunta di una data predefinita.
- Definire pianificazioni di disposizione. Benché non sia obbligatorio, è possibile associare una pianificazione di disposizione a un'entità al momento della sua creazione.
Inoltre, se la soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records prevede l'utilizzo dei tipi di record, occorre definire una pianificazione di
disposizione prima di creare il tipo di record ad essa associato. Vedere Definizione di una pianificazione di disposizione.
- Se lo si desidera, aggiungere tipi di record, che consentono di associare un record a una pianificazione di disposizione diversa da quella correntemente associata alla categoria o alla cartella record padre del record. Vedere Aggiunta o modifica di un tipo di record.
- Se lo si desidera, eseguire qualsiasi operazione di personalizzazione di classi e proprietà, quali la
suddivisione in sottoclassi delle classi IBM InfoSphere Enterprise Records, l'aggiunta di proprietà alle classi e la personalizzazione della
visualizzazione delle proprietà nell'interfaccia utente. Vedere Creazione di sottoclassi, Aggiunta di proprietà alle classi e Personalizzazione della visualizzazione delle proprietà.
- Se la soluzione IBM InfoSphere Enterprise Records prevede la gestione dei record fisici, aggiungere posizioni. Quando si aggiunge un'entità fisica, quale una cartella record fisici, è necessario specificarne la posizione. Vedere Aggiunta di una posizione.
- Aggiungere il piano file. Vedere Aggiunta di un piano file.
- Creare la gerarchia del piano file, compresa l'aggiunta di categorie record e di cartelle record.
Vedere Aggiunta di una categoria record e Aggiunta di una cartella record.
Dopo aver creato un piano file, è necessario controllare le impostazioni di configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records
esistenti ed eseguire alcune attività di configurazione ulteriori. Per un riepilogo, vedere
Configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records.
Per informazioni sulla migrazione di un piano file da un archivio oggetti a un altro (ad esempio, per spostare un piano file da un ambiente di sviluppo o di test a un ambiente di produzione), vedere Strumento di importazione ed esportazione di un piano file.