記錄

記錄是資訊的參照並且提供 meta 資料以管理資訊。記錄可以從建立記錄的儲存器中繼承。例如,記錄可以繼承母項儲存器的處置排程。記錄可以是電子記錄,也可以是實體記錄。電子記錄和實體記錄均可以被編目為重要記錄,並標記為永久記錄。DoD(國防部)第 4 章資料模型可讓您宣告具有安全分類(包括最高秘密、秘密、機密或未分類)的記錄。PRO 資料模型允許將記錄分類為最高秘密、秘密、機密、受限或未分類。

Base 和 DoD 資料模型可讓您在記錄類別、記錄資料夾和磁區中宣告記錄。PRO 資料模型可讓您在記錄資料夾和磁區中宣告記錄。

附註  如果您是將未分類記錄升級為較高的分類(如機密秘密最高秘密),可能會遺漏新升級記錄的許多必要屬性。為了確定您已指派正確的屬性給記錄,請跳至記錄的資訊頁面,按一下安全分類,完成該記錄分類所有遺漏的「必要」屬性,再按一下套用

電子記錄

電子記錄指向電子文件,例如「內容引擎 (CE)」文件或電子郵件訊息。對於 CE 文件,您可以為文件的每個版本建立單獨的記錄,也可以為文件版本的集合建立單一記錄。您可以在電子資料夾和混合資料夾中儲存電子記錄。如需相關資訊,請參閱文件和記錄管理

實體記錄

實體記錄(有時稱為標記)是有關實體文件或其他物件(例如紙質記錄、磁帶或微縮影片)的 meta 資料。您可以在任何類型的記錄資料夾中儲存實體記錄。但是,實體記錄只能在一個儲存器(混合資料夾、實體資料夾或箱盒)中宣告(電子資料夾除外)。一旦實體記錄在混合資料夾、實體資料夾或箱盒中宣告,您將不能將此記錄歸檔至其他儲存器中(除非此儲存器是電子資料夾)。此約束為記錄的實體儲存體建立模型。比方說,如果您有單一備份磁帶,您只能將磁帶實際儲存在一個箱盒中。

請參閱實體,以取得有關管理實體記錄的其他資訊。

已分類的記錄

在 DoD 已分類資料模型中,記錄被分類為「最高秘密」、「秘密」、「機密」或「未分類」。使用者只能存取與其安全許可層級相應的記錄。如需有關宣告已分類記錄的相關資訊,請參閱:

重要記錄

重要記錄是在緊急情況或災難中需要承擔作業責任的必要代理記錄。如果要確保定期審查這些記錄,可以將記錄種類、記錄資料夾或磁區標記為「重要」,並且在這些儲存器下建立的所有記錄將自動分類為「重要」。

將儲存器標記為「重要」時,選取將觸發重要記錄之定期審查或更新的循環事件,以及審查事件發生時啟動的動作。無論何時發生循環審查事件,均將啟動與該事件相關聯的重要記錄審查工作流程。如需相關資訊,請參閱設定重要記錄

IBM InfoSphere Enterprise Records 包括一份「重要記錄處置到期」報告,它會顯示在特定期間內處置到期的電子重要記錄。 如需報告的相關資訊,請參閱報告產生

永久記錄

永久記錄是被標識為具有充分價值的記錄,在正常要求的時間之外您的組織要求保留的記錄。您可以透過將記錄的「永久記錄指示器」屬性設定為 True 來將此記錄標記為永久記錄。依預設,IBM InfoSphere Enterprise Records 不會顯示這個屬性。 如需在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中顯示「永久記錄指示器」屬性的相關資訊,請參閱自訂屬性顯示

不存在與「永久記錄指示器」屬性相關聯的行為。此屬性僅為提供資訊,並且儘管「永久記錄指示器」屬性設定為 True,仍然可以刪除記錄。