In questo capitolo sono fornite informazioni sui contenitori disponibili in IBM InfoSphere Enterprise Records. Per aggiungere informazioni specifiche per la gestione dei contenitori fisici, vedere Entità fisiche.
Una categoria record è un contenitore in cui è catalogato un set di record correlati in un piano file. In genere, le categorie record vengono create per catalogare i record in base a categorie funzionali. Una categoria record può contenere sottocategorie o cartelle record. Tuttavia, non è possibile creare una categoria record e una cartella record nello stesso livello della gerarchia. Nei modelli di dati Base e DoD, è possibile dichiarare record direttamente nelle categorie. Nel modello di dati PRO ciò non è consentito. Per impostazione predefinita, le entità figlio ereditano la pianificazione di disposizione e la sicurezza del contenitore padre. Per ulteriori informazioni sulla sicurezza e sull'ereditarietà della disposizione, vedere Sicurezza degli oggetti ed Ereditarietà della pianificazione di disposizione.
Entrambe compaiono nel percorso, separate da un trattino. Sia il nome che l'ID devono essere unici nel contenitore padre.
Una cartella record è una raccolta di record correlati. Utilizzare le cartelle record per gestire i record in base ai periodi di conservazione e agli eventi di disposizione specificati. Per impostazione predefinita, le entità figlio di una cartella record ereditano la sicurezza e la pianificazione di disposizione della categoria record. In una categoria è possibile creare cartelle record elettroniche, fisiche, ibride e scatole per gestire i record elettronici e fisici.
Una categoria record ha un nome e un ID. Entrambi compaiono nel percorso, separati da un trattino. Sia il nome che l'ID devono essere unici nel contenitore padre.
Una cartella elettronica è utilizzata per memorizzare record elettronici e contiene uno o più volumi. Una cartella elettronica può anche memorizzare record fisici (carta o altro elementi fisici).
Una cartella fisica è utilizzata per memorizzare record fisici e contiene uno o più volumi. Una cartella fisica è una voce virtuale relativa a una cartella cartacea. In IBM InfoSphere Enterprise Records è possibile modellare la gerarchia di cartelle fisiche in base alla struttura di archiviazione fisica dell'organizzazione.
Una scatola è un contenitore per record fisici e fornisce un meccanismo per modellare le entità fisiche che contengono altre entità fisiche. Ad esempio, è possibile creare un "Magazzino" che contiene "Scaffali" che contengono "Scatole" che contengono "Cartelle fisiche". A differenza di altri tipi di cartelle, una scatola può contenere altre cartelle (specificamente, cartelle e scatole fisiche, ma non cartelle elettroniche o ibride) nonché record (solo record fisici). Tuttavia, una scatola non utilizza i volumi.
Una cartella ibrida può contenere sia record elettronici che fisici e contiene uno o più volumi. Tenere presente che non vi sono differenze di comportamento tra le cartelle elettroniche e quelle ibride. Tuttavia, una cartella ibrida contiene metadati aggiuntivi che descrivono un'entità fisica, inclusa la posizione iniziale. Per informazioni sulla posizione iniziale vedere Posizioni.
Un volume serve da suddivisione logica di una cartella record in unità più piccole e di più facile gestione. Un volume non esiste senza una cartella. Una cartella record (ad eccezione di una scatola) contiene sempre almeno un volume, che viene automaticamente creato dal sistema al momento della creazione di una cartella record. All'interno di una cartella record, pertanto, è possibile creare il numero di volumi desiderato. Tenere presente che, tuttavia, in qualsiasi momento, solamente un volume in una cartella rimane aperto. Per impostazione predefinita, il volume corrente è aperto. Un volume viene chiuso automaticamente quando si aggiunge un nuovo volume e quando il criterio specificato è soddisfatto. Ad esempio, un volume contenente record di un anno di calendario specifico potrebbe venire chiuso automaticamente in corrispondenza della fine di tale anno di calendario.
Un volume sarà dello stesso tipo della sua cartelle record padre (elettronico, fisico o ibrido) e può contenere lo stesso tipo di record della sua cartella record padre. Tuttavia, un volume non può contenere una sottocartella o un altro volume. Un volume eredita la pianificazione di disposizione della cartella record in cui è stato creato. Non è possibile definire una pianificazione di disposizione indipendente dalla cartella record padre.
Quando crei una categoria record o una cartella record, questa viene contrassegnata come Attiva. Tuttavia, è possibile contrassegnare il contenitore come non attivo dopo averlo creato. Quando si contrassegna un contenitore come non attivo, il sistema impedisce la creazione, lo spostamento, la copia o l'archiviazione di nuove entità in tale contenitore. Anche gli eventuali contenitori figlio sono contrassegnati come non attivi. Inoltre, gli utenti non visualizzeranno i contenitori non attivi quando dichiarano un record. Contrassegnare un contenitore come non attivo è utile quando è necessario revisionare e approvare il contenitore prima di renderlo disponibile per l'uso generale.
Quando si crea un'entità contenitore, l'entità è aperta per impostazione predefinita. Se si desidera restringere la creazione delle entità figlio in un contenitore, ma tuttavia consentire il recupero di record da esse, è possibile chiudere il contenitore in qualsiasi momento dopo la sua creazione. Gli eventuali contenitori figlio sono contrassegnati come chiusi.