Déclarer un document physique

Si votre système détient des librairies configurées pour fonctionner avec le modèle de données DoD classifié, vous devez tout d'abord indiquer si l'enregistrement physique est classifié ou non. Cette procédure concerne les enregistrements physiques non classifiés. Pour déclarer un enregistrement physique classifié, consultez la rubrique Déclarer un enregistrement physique classifié.

Pour déclarer un enregistrement physique dans IBM InfoSphere Enterprise Records, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée. Lorsqu'un modèle de déclaration d'entrée a été configuré pour comprendre un emplacement de plan de fichiers, l'enregistrement physique est alors déclaré sur l'emplacement où l'action a été lancée, et sur tous les emplacements spécifiés dans le modèle. L'outil Ajouter modèle d'entrée de Workplace permet au gestionnaire ou à l'administrateur d'enregistrements de créer ou de modifier les modèles de déclaration d'enregistrement physique. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, consultez la rubrique Créer un modèle d'entrée pour déclarer les enregistrements physiques.

La procédure suivante implique que vous utilisiez le Modèle de déclaration d'enregistrement physique IBM InfoSphere Enterprise Records par défaut.

Déclaration d'un enregistrement physique dans IBM InfoSphere Enterprise Records

  1. Dans IBM InfoSphere Enterprise Records, allez sur l'emplacement approprié du plan de fichiers et cliquez sur Déclarer un enregistrement physique.
  2. Si vous la trouvez sur la page Sélectionner un assistant, cochez la case Déclarer un enregistrement non classifié, puis cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Sélectionner sous le nom du modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser.

Définir les propriétés

  1. Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur sont les suivants :
  2. Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Accusés de réception.
  1. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
  2. Si vous avez d'autres enregistrements à déclarer, sélectionnez un nouveau modèle d'entrée (ce peut être le même). Si vous avez terminé, cliquez sur Quitter.

Déclarer un enregistrement physique dans Workplace

  1. Ajouter un nouveau document Sur l'étape Sélectionner un fichier, choisissez Aucun comme type de fichier.
  2. Sur la page de confirmation, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrement.
  3. Sélectionnez l'option enregistrement non classifié. Pour les enregistrements classifiés, consultez la rubrique Déclarer un enregistrement physique classifié.
  4. Cliquez au choix sur Accepter pour utiliser l'assistant ou sur Sélectionner pour utiliser un modèle d'entrée.

Enregistrement de catalogue

  1. Cliquez sur Sélectionner une classe et sélectionnez la classe appropriée. Toutes les librairies FPOS fournissent, par défaut, la classe Enregistrement de marqueur. Vos administrateurs vous ont peut être fourni d'autres choix.
  2. Cliquez sur Sélectionner un emplacement de plan de fichiers et allez sur l'entité appropriée. Comme un enregistrement physique ne peut se trouver que sur un seul et unique emplacement physique, l'on ne sélectionne en général qu'un seul emplacement de plan de fichiers, par exemple, un dossier hybride, une boîte, ou un dossier d'enregistrement physique.
  3. Cochez la case de l'entité appropriée et cliquez sur Ajouter à la sélection.
  4. Une fois l'emplacement approprié choisi, cliquez sur Accepter.
  5. Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'étape Définir les propriétés.

Définir les propriétés

  1. Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur sont les suivants :
  2. Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Accusés de réception.
  3. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.

Les codes à barres

Si votre hardware et vos logiciels vous donnent des données sous forme de codes à barres, vous pouvez soit scanner ces codes barres directement dans le champ actif, soit les copier sur votre ordinateur local et les coller dans les champs appropriés d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour utiliser le lecteur d'éléments physiques de l'onglet Physique, vous pouvez entrer n'importe quelle chaîne de texte dans le champ de code à barre.