Workflow "Schriftstückordner erstellen"
Wenn Sie nicht berechtigt sind, einen Schriftstückordner zu erstellen, den Sie brauchen, können Sie eine entsprechende Anforderung einreichen. Nach der Eingabe der Details über den Ordner wird ein Workflow für einen Schriftgutmanager (bzw. einen anderen autorisierten Benutzer - falls der Standard-Workflow geändert wurde) gestartet.
Die Anforderung stellen Sie im Workplace.
HINWEIS Das Workflow-Feature "Schriftstückordner erstellen" wird optional vom Administrator erstellt und ist in Ihrer Umgebung möglicherweise nicht verfügbar.
Wenn der Workflow "Schriftstückordner erstellen" angestoßen wird, wird die Anforderung zum Erstellen des Schriftstückordners als ein Vorgangsobjekt in den Öffentlichen Posteingängen "RecordsManagerApproval" in Worfklow angezeigt. Wenn der Schriftgutmanager die Anforderung genehmigt, wird der Ordner erstellt, und Sie erhalten eine entsprechende Bestätigung in Ihrem Posteingang. Wird die Anforderung zurückgewiesen, erhalten Sie ebenfalls eine Mitteilung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Abgeschlossen", um den Workflow aus Ihrem Posteingang zu entfernen.
Anfordern der Erstellung eines Schriftstückordners
So starten Sie den Workflow "Erstellen eines Schriftstückordners":
- Rufen Sie in Workplace die Ansicht "Autor" auf und wählen Sie "Allgemeine Werkzeuge". Gehen Sie in Workplace XT in den Durchsuchenmodus und wählen Sie die Verknüpfung "Werkzeuge".
- Klicken Sie auf "Schriftstückordner anfordern":
- Wählen Sie den Typ des Ordners, der erstellt werden soll.
- Geben Sie dem Ordner einen Namen.
- Wählen Sie die Kategorie oder den Ordner, in der bzw. in dem der neue Ordner erstellt werden soll.
- Klicken Sie auf "Starten".
HINWEIS Der Link Werkzeuge ist nur verfügbar, wenn Sie ihn über "Site-Einstellungen" > "Tools Integration" konfiguriert haben.
Genehmigen der Erstellung eines Schriftstückordners
Der Schriftgutmanager benutzt die Genehmigungsseite, um die Anforderung zum Erstellen eines Schriftstückordners entweder zu genehmigen oder abzulehnen. In beiden Fällen ist die Entscheidung auch zu begründen. Die Seite zeigt den Ordnernamen und den Pfad, den der Benutzer in seiner Anforderung angegeben hat. Oben auf der Seite sehen Sie die Anweisungen für die Genehmigung. Wenn der Anweisungstext nicht angezeigt wird, klicken Sie auf:
So genehmigen Sie einen Schriftstückordner oder lehnen die Erstellung ab:
- Gehen Sie in Workplace oder Workplace XT zur Aufgabenansicht und wählen Sie "Öffentliche Posteingänge".
- Wählen Sie RecordsManagerApproval.
- Zur Genehmigung des Ordners klicken Sie auf "CreateFolder".
Dadurch wird die Seite "Datensatzordner hinzufügen" der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" geöffnet. Hier können Sie den angeforderten Schriftstückordner am gewünschten Speicherort innerhalb des Aktenplans erstellen. Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von Schriftstückordnern finden Sie unter Hinzufügen eines Schriftstückordners.
- Nach der Erstellung wählen Sie "Genehmigt" aus der Liste "Genehmigungsbescheid". Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, wählen Sie stattdessen "Ablehnen".
- Geben Sie den Grund für Ihre Entscheidung an.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die erforderlichen Änderungen zu speichern, oder auf Beenden, wenn die Änderungen verworfen werden sollen. Dadurch schließen Sie die Genehmigungsseite. Das Vorgangsobjekt bleibt im Posteingang.
- Klicken Sie auf "Neu zuweisen", um die Aufgabe der Genehmigung der Erstellung des Schriftstückordners einem anderen Benutzer zu übertragen.
- Klicken Sie auf "Status", um den Status des Workflows zum Erstellen des Schriftstückordners zu überprüfen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Abschließen".