Dokumentversionen verwalten

Versionen sind der Schlüssel zum Inhaltsmanagement. Die Dokumente, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten, können im Laufe der Zeit viele Änderungen erfahren. Deshalb werden Versionsinformationen bereitgestellt, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Dokumentinhalte helfen. Den Versionen eines Dokuments können Sie entnehmen, welche Änderungen seit seiner Erstellung an dem Dokument vorgenommen wurden. Dokumentversionen werden erstellt, wenn Sie ein Dokument ein- und auschecken. Eine Version ist ein Dokument, das zur Dokumentklasse oder einer der Dokumentunterklassen gehört. Sie steht für das Dokument in der Form, in der es zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit vorlag. Eine Version wird individuell in einem Objektspeicher gespeichert und verwaltet. Zusammen genommen bilden die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments die Versionsserie für das Dokument.

Einige Änderungen werden nicht in einer Version festgehalten:

Das Symbol neben einem Dokument gibt an, ob das Dokument ein- oder ausgecheckt ist, und kennzeichnet den Versionsstatus des ausgecheckten Dokuments. Die Hauptversionsnummer des Dokuments wird auch angezeigt (es sei denn, der Siteadministrator hat diese entfernt). Wenn Sie ein Dokument auschecken, checken Sie jeweils die aktuelle Version aus. Die aktuelle Version eines Dokuments ist die neueste Version in der Versionsserie. Andere Versionen des Dokuments können Sie über die Seiten Informationen und Eigenschaften des Dokuments öffnen und anzeigen. Sie können Dokumentversionen hochstufen, herabstufen oder löschen.

Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in Einführung in Versionen.

Dokumentversion hochstufen

Sie können die aktuelle Nebenversion eines Dokuments zu einer Hauptversion hochstufen, ohne das Dokument auszuchecken und einzuchecken. Wenn Sie die Version hochstufen, wird die Versionsnummer der Hauptversion um eine Zahl erhöht und die Nummer der Nebenversion wird auf null gesetzt (0). Wenn beispielsweise die Version 0.1 hochgestuft wird, erhält sie die Versionsnummer 1.0 und ansonsten existiert keine andere Version. Wenn die Version 1.4 hochgestuft wird, erhält sie die Versionsnummer 2.0 und die Version 1.4 existiert dann nicht mehr. Alle anderen Versionen bleiben jedoch unverändert.

Sie können Dokumente nicht hochstufen, während sie ausgecheckt werden.

So stufen Sie eine Dokumentversion hoch:

  1. Wechseln Sie zu dem Dokument, das Sie hochstufen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie Weitere Aktionen >> Version hochstufen.
  2. Prüfen Sie bei Bedarf die Sicherheitsrichtlinie, sofern eine zugewiesen ist. Ist derzeit keine Richtlinie zugewiesen, können Sie auf Richtlinie zuweisen klicken, um eine Richtlinie zuzuweisen. Weitere Informationen finden Sie in Sicherheitsrichtlinie.
  3. Prüfen Sie die angezeigten Sicherheitseinstellungen und nehmen Sie ggf. Änderungen vor. Weitere Informationen finden Sie in Zugriffsberechtigungen festlegen.
  4. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Aktion abzuschließen.

Dokumentversion herabstufen

Sie können die aktuelle Hauptversion eines Dokuments zu einer Nebenversion herabstufen, ohne das Dokument auszuchecken und einzuchecken. Wenn Sie die Version herabstufen, wird die Versionsnummer der Hauptversion um eine Zahl verringert und die Nummer der Nebenversion um eine Zahl erhöht. Wenn z. B. Version 1.0 herabgestuft wird und es die Nebenversion 0.22 gibt, erhält die herabgestufte Version die Versionsnummer 0.23. Wenn Version 4.0 herabgestuft wird und es keine Nebenversionen gibt, erhält die herabgestufte Version die Versionsnummer 3.1.

Sie können Dokumente nicht herabstufen, während sie ausgecheckt werden.

So stufen Sie eine Dokumentversion herab:

  1. Wechseln Sie zu dem Dokument, das Sie herabstufen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie Weitere Aktionen >> Version herabstufen aus.
  2. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Aktion abzuschließen.

Dokumentversion löschen

Im Bedarfsfall kann eine bestimmte Version eines Dokuments aus einer Versionsserie gelöscht werden.

VORSICHT  Wenn Sie eine Dokumentversion löschen, wird das Objekt vollständig aus der Anwendung entfernt. Das Wiederherstellen einer gelöschten Version eines Dokuments ist nicht möglich.

So löschen Sie bestimmte Versionen eines Dokuments:

  1. Wechseln Sie zu dem Dokument, dessen Version Sie löschen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie Weitere Aktionen >> Versionen löschen.
  2. Aktivieren Sie auf der Seite Versionen löschen das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente links von der Version/den Versionen, die Sie löschen möchten. Wenn Sie alle aufgelisteten Versionen auswählen möchten, aktivieren Sie das Kästchen in der Titelzeile der Objektliste.
  3. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Aktion abzuschließen.