Declarar um registro eletrônico classificado
Somente usuários atribuídos ao grupo Usuários de registros podem declarar registros eletrônicos classificados a partir do Workplace ou Workplace XT.
Para declarar um registro eletrônico classificado a partir do Workplace ou Workplace XT, inicie o assistente Declaração de registro ao executar uma das seguintes ações:
- Selecione Declarar como registro na página de confirmação após adicionar ou dar entrada em um documento.
- Selecione Declarar como registro no menu de contexto de um documento ou na página Informações de propriedade.
No assistente Declaração de registro:
- Selecione o botão Declarar um registro classificado e clique em Aceitar.
- Clique em Selecionar categoria.
- Selecione um armazenamento de objetos e clique em Aceitar.
As etapas restantes do assistente incluem:
- Registro de catálogo
- Definir propriedades
- Definir propriedades de classificação
Registro de catálogo
- Selecione a classe apropriada. Para registros eletrônicos, selecione Registro eletrônico ou uma de suas subclasses, como fornecido por seus administradores.
- Clique em Selecionar localização de plano de arquivo e navegue para o nível apropriado do plano de arquivo.
- Por padrão, a visualização Procurar é selecionada, mas você pode usar outras opções no painel esquerdo.
- Se tiver criado anteriormente atalhos, poderá selecionar Atalhos e selecionar um atalho nessa lista. Selecione a caixa de seleção das localizações que deseja usar e clique em Adicionar à seleção. Você também pode remover atalhos que não mais desejar ter na lista ao selecionar suas caixas de verificação e ao clicar em Remover atalho.
- Se souber pelo menos parte do nome da entidade, clique em Pesquisar. Selecione Título ou o Identificador de plano de arquivo. O operador padrão é "like" que permite procurar por parte do nome. Insira uma seqüência de texto e clique em Pesquisar.
- Marque a caixa de seleção de uma ou mais localizações e clique em Adicionar à seleção. Clique em Remover sob qualquer localização que foi erroneamente adicionada. Clique em Adicionar aos atalhos para adicionar quaisquer destas localizações em sua lista de atalhos.
- Quando a lista de localizações estiver completa, clique em Aceitar.
- Clique em Avançar para continuar para a etapa Definir propriedades.
Definir propriedades
- Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos obrigatórios variam dependendo da classe selecionada. Os campos obrigatórios na classe Registro eletrônico são:
- Tipo de Mídia: Insira o tipo de mídia, por exemplo, arquivo eletrônico.
- Formato: Insira o formato, por exemplo texto, PDF, Word.
- Autor/Originador: Insira o nome da pessoa que criou ou possui o arquivo.
- Assunto: Insira uma descrição resumida do conteúdo.
- Data da Publicação: Insira a data da criação do arquivo.
- Se o registro que você estiver declarando for um Recebimento de outro registro, clique em Recebimento de e a seguir procure e selecione o registro classificado que seja a origem do recebimento. Geralmente os recebimentos não são classificados. Para obter mais informações sobre recebimentos, consulte Recebimentos.
- Clique em Avançar após inserir as informações necessárias na etapa Definir propriedades. O assistente abre a etapa Definir propriedades de classificação.
Definir propriedades de classificação
-
Para selecionar um guia de classificação de segurança (SCG) ou documento de origem, clique em Derivado De. Esta etapa é opcional.
- Para selecionar um SCG, uma seção SCG ou um tópico SCG, clique em Adicionar novo na ára Guias de classificação de segurança e selecione o elemento SCG desejado. A seleção de um elemento SCG preenche a propriedade Derivado de do registro com o nome do SCG, a data da emissão do SCG e o originador do SCG.
- Para selecionar um documento de origem, clique em Adicionar novo, na área Documentos de origem, e insira uma descrição do documento de origem na caixa de texto. Um documento de origem não fornece informações adicionais, portanto, você terá que completar os campos requeridos na etapa Definir propriedades de classificação.
- Para remover um guia de classificação de segurança ou um documento de origem, clique na caixa correspondente na coluna Remover, e clique em Remover.
- Após terminar de adicionar ou remover os elementos de guia de classificação e os documentos de origem desejados, clique em Aceitar.
NOTA Quando você clica em Aceitar na página Derivado da Página, o
IBM InfoSphere Enterprise Records copia dados de todos os campos exibidos no sumário (incluindo os em branco) para os campos
correspondentes na etapa Definir Propriedades de Classificação.
Se anteriormente você inseriu outros dados nestes campos e está somente verificando as informações na página Derivado de, clique em Cancelar, em vez de em Aceitar, para manter os dados que foram inseridos manualmente.
- Se você não selecionar um guia, precisa especificar um valor para Classificação inicial ao selecionar Altamente secreto, Secreto, ou Confidencial no menu suspenso.
NOTA A Classificação Atual padroniza para o mesmo valor da Classificação Inicial, se você tiver permissão para visualizar itens naquele nível de classificação inicial. Caso contrário, você precisa especificar um valor naquele nível para sua permissão de segurança.
- Se você não selecionou um guia, clique em Motivos para classificação.
- Clique em Adicionar novo valor.
- Clique em Ativo ou Desaprovar, e selecione um valor apropriado.
- Clique em Aceitar.
- Adicione quantos valores forem necessários.
- Para remover um valor, realce o valor e clique no ícone Remover Itens Selecionados:

- Quando tiver concluído as seleções, clique em Aceitar.
- No campo Agência de classificação, insira o nome da agência que está no momento gerenciando o registro, como por exemplo Departamento de Defesa.
- Complete qualquer um dos campos opcionais remanescentes.
- Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.
NOTAS
- NOTA A interface com o usuário RM não possui mecanismo para declarar todas as partes de um documento composto como um único registro. No entanto, você pode declarar documentos individuais filho ou pai como registros. Você também pode fazer com que os documentos já declarados sejam parte de registros de um documento composto posteriormente. Certas configurações de documento composto (tais como Impedir Exclusão ou Excluir Filho Quando o Pai for Excluído) podem afetar a disposição normal de um registro. Por esta razão, o IBM InfoSphere Enterprise Records não pode suportar a disposição de registros que sejam parte de um documento composto.
- Qualquer aplicativo que use a funcionalidade do arquivo Darwin Information Typing Architecture (DITA) cria os componentes como documentos compostos. Assim, as diferenças que se aplicam aos documentos compostos mencionados na nota anterior também se aplicam a arquivos DITA.