Zugriffsberechtigungen festlegen

Wenn Ihre Sitevorgaben entsprechend festgelegt sind, können Sie möglicherweise Zugriffsberechtigungen beim Hinzufügen neuer Ordner, Dokumente oder benutzerdefinierter Objekte, beim Veröffentlichen eines Dokuments, beim Einchecken eines Dokuments oder bei der Anzeige der Seite "Informationen" für ein Objekt festlegen. Sie können auch eine Berechtigungsstrategie zuweisen, mit der Sie Berechtigungen auf Basis des Dokumentstatus festlegen. Um die Berechtigungseinstellungen eines Objekts ändern zu können, müssen Sie die nötigen Zugriffsrechte haben.

TIPP Berechtigungen werden hier auch Zugriffsrechte genannt, die beiden Ausdrücke sind austauschbar. Eine Gruppe von Zugriffsrechten wird Zugriffsebene genannt.

HINWEIS Der Administrator kann eine Sitevorgabe festlegen, mit der die Berechtigungsseiten ausgeblendet werden, wenn Sie Dokumente oder Ordner hinzufügen oder Dokumente einchecken. Standardberechtigungen werden nach wie vor auf das Dokument bzw. den Ordner angewendet, obwohl die Berechtigungseinstellung nicht angezeigt werden können oder deren Quelle nicht identifiziert werden kann.

So überprüfen Sie die Berechtigungen für ein Objekt:

Wechseln Sie zu den Berechtigungseinstellungen. Sie können ggf. über einen Schritt in einem Assistenten dorthin gelangen oder über eine Berechtigungsoption auf der Seite "Informationen". Überprüfen Sie die vorhandene Benutzer- und Gruppenliste, und ändern Sie die Einstellungen nach Bedarf.

HINWEIS Welche Berechtigungsstufen verfügbar sind, hängt vom Typ des ausgewählten Objekts ab. Ausführliche Informationen zu Berechtigungen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.

So fügen Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe hinzu:

  1. Wechseln Sie zu den Berechtigungseinstellungen.
  2. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen". Daraufhin wird "Berechtigungen festlegen - Benutzer/Gruppen auswählen" eingeblendet, wo Sie nach bestimmten Namen suchen können.
    1. Wählen Sie im Feld "Auswählen in" die Domäne, die durchsucht werden soll.
    2. Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der Namen zu präzisieren, die zum Hinzufügen verfügbar sind.
    3. Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Zum Beispiel werden bei die Eingabe von a alle Benutzernamen, die mit "a" beginnen, ausgegeben (z. B. aalberto und amoss). Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
    4. Klicken Sie auf Suchen, um die entsprechenden Namen anzuzeigen.
      • Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen das Limit für die Standardanzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. Um weitere Ergebnisse anzuzeigen, ändern Sie die Suchkriterien und klicken dann erneut auf Suchen.
      • Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie die gewünschten Namen in der Liste aus.
    5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um Ihre Änderungen zu speichern und mit der Festlegung der Berechtigungen für die ausgewählten Namen fortzufahren. Die Seite "Berechtigungen festlegen" wird erneut eingeblendet und die Liste der autorisierten Benutzer enthält den neuen Benutzer- bzw. Gruppennamen.
  3. Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe.
    1. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe in der Spalte Titel, um "Berechtigungen - Einstellungen" zu öffnen.
    2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Erteilen oder Verweigern, um die einzelnen Berechtigungsstufen wie gewünscht einzustellen. Weitere Informationen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
    3. Klicken Sie auf Akzeptieren, um Ihre Änderungen zu speichern und den Vorgang zu beenden.

So entfernen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe:

In den Berechtigungseinstellungen können Sie auch einen Benutzer oder eine Gruppe entfernen. Wählen Sie den zu entfernenden Gruppen- oder Benutzernamen in der Spalte "Entfernen" aus.

So ändern Sie die Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Gruppe:

  1. Wechseln Sie zu den Berechtigungseinstellungen.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Benutzer- oder Gruppennamenverknüpfung, um die aktuellen Einstellungen für den ausgewählten Benutzer bzw. die Gruppe anzuzeigen.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Erteilen oder Verweigern, um die einzelnen Berechtigungsstufen wie gewünscht einzustellen.
  4. Klicken Sie je nach Bedarf auf Weiter oder Akzeptieren. "Berechtigungen - Einstellungen" wird erneut geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um Ihre Änderungen zu speichern und den Vorgang zu beenden.

So weisen Sie eine Berechtigungsstrategie zu bzw. heben die Zuweisung wieder auf:

Nähere Informationen über das Zuweisen bzw. Entfernen (Aufheben der Zuweisung) von Berechtigungsstrategien finden Sie in Berechtigungsstrategie anwenden.