Et sammensatt dokument grupperer dokumenter med et felles tema eller emne, slik at du kan vise relaterte dokumenter uten å måtte kjenne til dokumentnavn og plasseringer.
Gruppering og etablering av relasjoner med dokumenter omfatter det å knytte et overordnet dokument til ett eller flere underordnede dokumenter. Overordnede og underordnede dokumenter opprettes uavhengig av hverandre. Når du etablerer hvordan dokumentene relaterer til hverandre i et sammensatt dokument, lagres informasjonen i en link som opprettes. Denne er forskjellig fra linken du kan opprette for å linke forskjellige typer objekter, for eksempel mapper, dokumenter og tilpassede objekter.
Dokumentene som er inkludert i et sammensatt dokument, kan være på forskjellige plasser i ett objektlager. Du kan ikke opprette et sammensatt dokument ved hjelp av tilpassede objekter eller mapper, og du kan heller ikke opprette et sammensatt dokument som omfatter dokumenter som befinner seg i forskjellige objektlagre. Hvis det ikke er noe tydelig hierarkisk forhold mellom dokumenter, kan du opprette et overordnet dokument uten noe innhold (dette er en ekstern fil) og angi at de relaterte dokumentene er underordnet det dokumentet.
Du oppretter først det overordnede dokumentet, og deretter tilknytter du flere dokumenter som underordnede når du oppretter et sammensatt dokument. Du utfører lignende prosedyrer på overordnede og underordnede dokumenter som med standarddokumenter. Du kan for eksempel vise sider for overordnede og underordnede dokumenter så vel som informasjon for linker som knytter dokumentene sammen. Både overordnede og underordnede dokumenter kan versjonskontrolleres, og du kan tildele et navn til linken mellom overordnet og underordnet. Med spesielle innstillinger kan du når du legger til, endrer eller setter inn et underordnet dokument, behandle det dokumentet under hendelsen der det overordnede dokumentet versjonskontrolleres eller slettes.
Du kan i tillegg endre rekkefølgen for hvordan underordnede dokumenter vises i den overordnedes liste over underordnede dokumenter, velge flere underordnede dokumenter, sette inn nye dokumenter og fjerne linker som forbinder dokumentene.
Handling |
Informasjon |
Opprette et overordnet dokument |
- Når du legger det til i objektlageret (manuelt eller via en oppføringsmal). De underordnede dokumentene må allerede eksistere i objektlageret.
- Når du sjekker inn en ny versjon.
- Ved å velge Change Compound på popup-menyen for elementet. Så snart dokumentet er konvertert, kan det knyttes til underordnede dokumenter og andre overordnede dokumenter. Du kan også tilbakestille et sammensatt dokument til et standard dokument. Du kan imidlertid ikke tilbakestille et sammensatt dokument til et standard dokument hvis det har tilknyttede underordnede dokumenter. Du må først fjerne de tilknyttede underordnede dokumentene.
Denne handlingen er ikke tilgjengelig når du åpner:
- informasjonssiden for et dokument som er et reserveringsobjekt.
- et dokument fra en integrert applikasjon, for eksempel Word eller Excel.
|
Tilknytte underordnede dokumenter til et overordnet dokument |
- Når du legger til det overordnede dokumentet i objektlageret
- Når du sjekker inn en ny versjon
- Når du ser gjennom informasjonssiden for elementet (visning av underordnede dokumenter)
- Bruk linken Vis mens du legger til et dokument for å vise en liste over underordnede dokumenter som er tilknyttet et bestemt overordnet dokument. Du kan i tillegg utføre andre handlinger, for eksempel endre rekkefølgen dokumentene vises i, når du har flere enn ett underordnet dokument.
|
Linkinformasjon om egenskaper for link til sammensatt dokument |
Visningen på informasjonssiden med egenskaper for linken til det sammensatte dokumentet er en skrivebeskyttet side som gir et øyeblikksbilde av komponentrelasjonslinken mellom et bestemt underordnet dokument og det overordnede dokumentet. Ved hjelp av informasjonen som vises, kan du styre relasjonen mellom et underordnet dokument og overordnet dokument, for eksempel når et overordnet dokument versjonskontrolleres eller slettes.
Egenskapsinformasjonen som vises, opprettes når du først knytter et underordnet dokument til et overordnet dokument. Endre egenskapene som vises på denne siden, når du endrer det underordnede dokumentet.
Systemegenskaper er også skrivebeskyttet og kan ikke redigeres. Avhengig av innstillingene for brukerpreferanser kan det hende at systemegenskapene er skjult (trukket sammen). Klikk på Show System Properties eller Hide System Properties for å veksle mellom å vise/skjule systemegenskapene.
Du kan åpne visningen med egenskaper for link til sammensatt dokument når du åpner informasjonssiden for et overordnet dokument eller et underordnet dokument. |
Overordnede dokumenter |
Prosedyre |
Slik oppretter du et overordnet dokument når du legger til dokumentet
|
- Legg til et dokument i et objektlager, og velg Ja i feltet Compound Document.
- Hvis du vil legge til et underordnet dokument nå, klikker du på Add Child og navigerer til dokumentet etter å ha klikket på Velg. (Du kan legge til et underordnet dokument senere på informasjonssidene.)
- Velg riktige innstillinger.
- For Keep with new Parent version velger du Ja (standardinnstillingen) for å bevare relasjonen mellom overordnet og underordnet når det overordnede dokumentet endres og sjekkes inn som en ny versjon. Velg Nei for å bryte denne relasjonen når det overordnede dokumentet sjekkes inn som en ny versjon.
- For Delete when Parent deleted velger du Ja for å slette det underordnede dokumentet når det overordnede dokumentet slettes. Velg Nei for å bevare det underordnede dokumentet i objektlageret hvis det overordnede dokumentet slettes.
- For Prevent Delete velger du ønsket innstilling avhengig av hva du ønsker å beskytte mot sletting.
- Valgfritt - oppgi et navn på linken. Dette vises i kolonnen Linknavn på det overordnede dokumentets informasjonsside (visning av underordnede dokumenter).
- Fullfør prosessen med å legge til dokumentet.
|
Slik konverterer du et dokument til et overordnet dokument ved hjelp av handlingen Change Compound. |
- Velg et dokument, og klikk deretter på Get Info for å vise tilgjengelige handlinger. Klikk på Change Compound og fullfør handlingen.
- Godta endringen.
|
Underordnede dokumenter |
Prosedyre |
Slik viser du de underordnede dokumentene som er knyttet til et overordnet dokument |
- Se gjennom de underordnede dokumentene eller klikk på Add Child for å legge til et nytt underordnet dokument.
- Hvis du har flere enn ett underordnet dokument, kan du utføre ytterligere handlinger.
- Fortsett med å fullføre prosessen for å legge til eller endre.
|
Slik legger du til eller endrer du et underordnet dokument
|
- Finn informasjonssiden for det overordnede dokumentet, Underordnede dokumenter, før du fortsetter med å legge til eller endre et underordnet dokument.
- Gjør ett av følgende:
- Hvis du legger til et nytt underordnet dokument, klikker du på Add Child.
- Hvis du setter inn et underordnet dokument innenfor et eksisterende sett med underordnede dokumenter tilknyttet et overordnet dokument, klikker du på Insert Child på Handlinger-menyen.
- Hvis du endrer et eksisterende underordnet dokument, skal du velge dokumentet og deretter klikke på Modify Child på Handlinger-menyen.
- Under Child Document gjør du ett av følgende:
- Velg Dokument for å identifisere et dokument du vil legge til som et underordnet dokument. Klikk på Velg for å finne det dokumentet. Når du har funnet dokumentet, velger du om det skal linkes til den utgitte versjonen, den gjeldende versjonen eller versjonen til det underordnede dokumentet. Du finner mer informasjon om valg av disse versjonene under Velge objekt.
Avhengig av dokumentet og versjonen du velger, må du kanskje angi en komponentbindingsetikett og velge den. Etiketten baseres på dokumentklassen som er tildelt det underordnede dokumentet du legger til. Det er en innstilling som sikrer at spesifikke dokumenter som du legger til eller endrer, inkluderes i et sammensatt dokument. I tillegg til å tildele en etikett må du også merke av i boksen ved siden av etiketten for å aktivere innstillingen.
- Velg External File for å oppgi URL-banen til en fil utenfor applikasjonsmiljøet.
- Under Innstillinger gjør du ett av følgende:
- For Keep with new Parent version velger du Ja for å bevare relasjonen mellom overordnet og underordnet når det overordnede dokumentet legges til i et objektlager.
- For innstillingen Delete when Parent Deleted velger du Ja for å angi at det underordnede dokumentet skal slettes når det tilknyttede overordnede dokumentet også slettes.
- For innstillingen Prevent Delete velger du ønsket innstilling for å forhindre at et bestemt underordnet eller overordnet dokument slettes. None og Of Parent er de tilgjengelige alternativene for eksterne filer.
- Klikk på Change Class for å velge en linkklasse for det overordnede dokumentet du legger til, eller angi egenskapsverdier for linklassen.
|
Slik endrer du innstillinger for underordnede dokumenter på et senere tidspunkt |
- Klikk på Get Info-ikonet for det overordnede dokumentet, og velg deretter visningen Underordnede dokumenter.
- Velg det underordnede dokumentet du vil endre.
- På Handlinger-menyen velger du Modify Child.
- Endre de aktuelle feltene.
|
Slik viser du innholdet i relaterte dokumenter |
- Begynn i visningen av underordnede dokumenter for et overordnet dokument, og klikk på tittelen til ethvert underordnet dokument på listen.
- Klikk på Select Child for å vise et hierearki over relasjonene. Hvis du vil vise innholdet for et underordnet dokument på et lavere nivå, velger du det overordnede dokumentet. Det underordnede dokumentet vises da, og du kan klikke på tittelen.
- Når du har valgt et underordnet dokument fra Select Child-hierarkiet, kan du sikkerhetskopiere i Children for-banen til et annet overordnet dokument. Dette viser de underordnede dokumentene, og du kan klikke på en tittel for å vise innholdet.
MERK Hvis du bruker InfoSphere Enterprise Records, skal du være forsiktig når du velger alternativer for Innstillinger. En innstilling som forhindrer at et dokument slettes, kan forstyrre den vanlige planen med å slette dokumenter når tiden er inne for det. På lignende vis kan det å angi at et underordnet dokument skal slettes når det overordnede dokumentet slettes, forstyrre den vanlige disposisjonsprosessen til det underordnede dokumentet. Se Oversikt over konfigurasjon for IBM InfoSphere Enterprise Records for mer informasjon. |
Slik endrer du rekkefølge på underordnede dokumenter
|
- Velg et underordnet dokument fra visningen for et underordnet dokument eller når du viser relaterte underordnede dokumenter for et bestemt overordnet dokument ved hjelp av linken Vis under en prosess med å legge til eller endre.
- På Handlinger-menyen klikker du på Modify Order.
- Gjør ett av følgende:
- Klikk på Move First for å flytte det angitte dokumentet til toppen av listen over underordnede dokumenter.
- Klikk på Move Up for å flytte det angitte dokumentet opp ett hakk på listen over underordnede dokumenter.
- Klikk på Move Down for å flytte det angitte dokumentet ned ett hakk på listen over underordnede dokumenter.
- Klikk på Move Last for å flytte det angitte dokumentet til slutten av listen over underordnede dokumenter.
|
Slik fjerner du et underordnet dokument |
- Åpne visningen av underordnede dokumenter. Velg dokumentet du vil fjerne, og klikk på Handlinger-menyen for å vise tilgjengelige handlinger.
- Klikk på Remove Child og deretter på Fjern for å fullføre handlingen. Linken mellom et bestemt overordnet dokument og et underordnet dokument fjernes, men det underordnede dokumentet blir værende i et objektlager etter at du har fullført denne prosessen.
|
Slik behandler du egenskaper for linker til sammensatte dokumenter |
- Gjør ett av følgende for å åpne linkegenskapene for et overordnet dokument eller underordnet dokument:
- Velg det underordnede dokumentet, og klikk deretter på linken til det relaterte overordnede dokumentet. Ved siden av verdien for linkegenskapene, for eksempel i kolonnen Linknavn, klikker du på knappen Info for å åpne siden med linkinformasjon.
- Velg det overordnede dokumentet, og klikk deretter på linken til det relaterte underordnede dokumentet. Velg det underordnede dokumentet med egenskapene for linkinformasjon du vil vise. På Handlinger-menyen klikker du på Link Info for å åpne siden med linkinformasjon.
- Se gjennom den gjeldende linkinformasjonen som definerer relasjonen mellom bestemte overordnede og underordnede dokumenter.
|