IBM InfoSphere Enterprise Records 配置概觀

如果要設定 IBM InfoSphere Enterprise Records 環境,請完成下列配置作業。

您必須為檔案計劃結構配置一個物件儲存庫(檔案計劃物件儲存庫或 FPOS),並為宣告為記錄的文件設定其他物件儲存庫(記錄啟用的物件儲存庫或 ROS)。通常會有許多具有 ROS 存取權的使用者,但他們不會有組成 FPOS 中檔案計劃的實體的存取權。您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。

雖然部分配置作業是在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和配置程序中執行的,但建立好檔案計劃之後, 在配置正式作業環境的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案時,您仍可以重新檢視這些配置設定。

如需 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和配置程序的詳細資料,請參閱 Records Manager 安裝和升級手冊

如需有關與建立檔案計劃相關聯的配置工作(例如設定磁區名稱字尾)的資訊,請參閱建立檔案計劃

建立 ROS 文件類別

您必須為將要宣告為記錄的文件建立文件類別。

ROS 文件類別有一項「可以宣告」屬性,IBM InfoSphere Enterprise Records 用它來判斷文件是否能宣告為記錄。 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和配置期間,將基本 Document 類別或一或多個 Document 子類別的這個屬性設為 True,表示這些類別的實例可以宣告為記錄。 如果要準備 IBM InfoSphere Enterprise Records 正式作業環境,請確認所有適當的 ROS 文件類別的這個屬性值都已設為 True(或有子類別從它的超類別繼承了這個設定)。 此外,確認這些類別的「預設實例安全」已設定建立次要版本和建立主要版本的權限,這樣使用者(具有相應的存取權限)即可為這些類別的實例建立版本。

如需相關資訊,請參閱 Records Manager 安裝和升級手冊中的「設定 ROS 中的「可以宣告」屬性」。

配置預設檔案計劃

不論任何時候,IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式都只會顯示一個檔案計劃階層。 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的安裝和配置程序中,已設定一項 Workplace 網站喜好設定來指定這個預設檔案計劃。 不過,在安裝及配置 IBM InfoSphere Enterprise Records 時,您不太可能已經設定好一或多個網站檔案計劃。 如有需要,您可以修改該網站喜好設定以指定您偏愛的預設設定。請注意,每個 IBM InfoSphere Enterprise Records 使用者都可以設定使用者喜好設定,來置換這個預設網站喜好設定。

如需相關資訊,請參閱設定預設檔案計劃

配置處置清理

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和配置程序中,管理者會配置「處置清理」程序。 但是,為了確保將其正確設定,請審查處置清理配置。例如,如果您的網站不使用記錄類型,請確認「根據記錄類型執行」已設定為 False。

如需相關資訊,請參閱配置「處置清理」

配置記錄類型

記錄類型提供一種將記錄與處置排程(不同於目前與記錄的母項記錄種類或記錄資料夾相關聯的處置排程)相關聯的方法。如果您的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案使用記錄類型,請務必將根據記錄類型執行設為 True,以配置「處置清理」來執行記錄類型處理程序。 如需相關資訊,請參閱配置「處置清理」

還需要考慮如何將記錄類型與記錄相關聯。您可以將特定記錄類別的所有記錄指定為依預設指派至特定記錄類型。如需相關資訊,請參閱配置預設記錄類型

或者,透過 Workplace 宣告記錄時,您可以顯示記錄類型 meta 資料,這可讓使用者選取記錄類型。如需相關資訊,請參閱在宣告時配置顯示記錄類型 meta 資料

您也可以將這兩種方法結合,即不但指定預設值,而且允許使用者透過選取記錄類型來置換預設值。

附註 

配置保留 meta 資料選項

當有適當存取權的使用者刪除 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體時,會將它從物件儲存庫中永久移除。 但是,您可以配置該選項為刪除的記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄在檔案計劃層級保留 meta 資料。如果管理者啟用保留 meta 資料選項,先前提及的實體會保留在物件儲存庫中(標示為已刪除),但在 IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式中已無法見到它。 為了保留歷程記錄,您可以定期將這些已刪除的實體及其所有 meta 資料匯出到 XML 檔案,然後將這些實體從物件儲存庫中永久刪除。如需有關如何設定此選項的資訊,請參閱配置保留 meta 資料

配置記錄的自動宣告

您可以將 IBM InfoSphere Enterprise Records 配置成在使用者完成特定作業(如建立文件)時,會自動將文件宣告為記錄。 配置自動宣告:

配置屬性同步

無論何時在文件或記錄上發生屬性更新,您都可以配置屬性同步,以自動將從文件到其相關聯的記錄(反之亦然)的屬性值同步。如需相關資訊,請參閱配置屬性同步

設定工作流程批次大小

依預設,IBM InfoSphere Enterprise Records 最多將 10 個工作項目儲存在一個工作流程批次中,以便進行處置前的檢閱或核准,但您可以透過配置設定來變更儲存的數目上限。 如需相關資訊,請參閱配置工作流程批次大小

配置要求記錄資料夾工作流程

IBM InfoSphere Enterprise Records 包含「建立記錄資料夾」工作流程,供使用者向記錄管理員送出建立記錄資料夾的要求。 一般而言,許多使用者都沒有足以建立記錄資料夾的權限。 如果要使該工作流程對使用者可用,您必須配置「要求記錄資料夾」網站喜好設定。在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和配置期間,可能已設定這個喜好設定。 如需有關使用該工作流程的相關資訊,請參閱使用「建立記錄資料夾」工作流程

如需有關如何設定網站喜好設定的說明,請參閱設定「要求記錄資料夾」網站喜好設定

設定「可編輯鏈結」網站喜好設定

IBM InfoSphere Enterprise Records 包含可讓使用者鏈結相關記錄和資料夾的鏈結。 如果要在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中建立和維護鏈結,您必須利用 Workplace 來設定「可編輯鏈結類別」網站喜好設定。 如需 IBM InfoSphere Enterprise Records 鏈結的相關資訊,請參閱鏈結

如需有關如何設定網站喜好設定的說明,請參閱設定「鏈結類別」網站喜好設定

配置符合特定事件

IBM InfoSphere Enterprise Records 包括一些 PRO 或 DoD 標準事件,例如設定 meta 資料的事件。 配置這些事件是可選的,因為處理這些事件可能影響效能。為取得最佳效能,請僅配置與您的記錄管理操作相關的事件。如需配置這些事件的相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和升級手冊中的「選用作業」。

DoD 和 PRO 資料模型都要求將「檔案儲存」配置為使用刪除文件的清除方法。刪除檔案前,文件內容將被空白覆寫三次。因此,此檔案不可復原。請參閱將清除用作刪除方法

配置 CFS-IS 文件

如果您的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案包括使用選用的「影像服務的內容聯合服務 (Content Federation Services for Image Services, CFS-IS)」功能, 請協同 IS 系統管理者確定已適當設定 IS 文件修改與刪除作業的 IS 安全,以及確定已適當設定 IS 文件類別保留參數,由於 IS 保留設定,不會刪除已宣告為記錄的 IS 文件。 如需相關資訊,請參閱管理作為記錄的 IS 文件

配置受保護的儲存裝置

如果您的 IBM InfoSphere Enterprise Records 解決方案包括使用受保護的儲存裝置,如 EMC Centera、NetApp SnapLock、Tivoli Storage Manager 及其他, IBM InfoSphere Enterprise Records 保留設定不能與儲存裝置所可能配置的保留設定衝突,這一點非常重要。 因此,請關閉儲存裝置的保留功能,讓 IBM InfoSphere Enterprise Records 控制保留功能。

在 Tivoli Storage Manager 裝置上,保留是由數個參數所控制。如需設定這些參數的相關資訊,請參閱關於 IBM Tivoli Storage Manager 主題的「保留方案」一節。IBM InfoSphere Enterprise Records 系統完全配置好之後,IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式會維持保留與刪除功能的完整控制權。