Le proprietà definiscono le informazioni relative ad un oggetto, come i documenti e le cartelle. Tutti gli oggetti accessibili in un archivio oggetti appartengono a una classe. La classe determina le proprietà e il comportamento degli oggetti. AD esempio, tutte le cartelle appartengono alla classe Cartella e tutti i documenti appartengono alla classe Documento. Il funzionamento e le proprietà di una cartella sono differenti dal funzionamento e dalle proprietà di un documento. Ad esempio, è possibile sottoporre a check-out i documenti, ma non le cartelle.
L'amministratore definisce le proprietà per una particolare classe e può creare nuove sottoclassi di una classe. Ad esempio, se per il proprio sito è necessario un codice di account progetto per tutti i documenti, l'amministratore può aggiungere la proprietà "Codice progetto" alla classe base Documento. Se il sito richiede l'applicazione di alcune proprietà ad alcuni tipi di documenti e non ad altri, l'amministratore può definire una o più nuove sottoclassi per gestire le proprietà aggiuntive. Ad esempio, i documenti di un report di spesa potrebbero richiedere proprietà per i codici di account, ma i documenti di marketing potrebbero richiedere proprietà per i codici di progetto, le date di rilascio del progetto e le approvazioni del direttivo. Quando si aggiunge o si esegue il check-in di un documento, viene selezionata la classe appropriata per il documento e vengono immessi i valori della proprietà.
Alcuni valori delle proprietà vengono creati dal sistema e non possono essere modificati direttamente. Le proprietà di sistema, come il creatore dell'oggetto e la data di creazione, vengono impostate nel momento in cui l'oggetto viene aggiunto ad un archivio oggetti. Altre proprietà, come la data di modifica di un oggetto e l'autore della modifica, vengono aggiornate dal sistema quando vengono modificati l'oggetto o le relative proprietà o impostazioni di sicurezza.
Le proprietà hanno diversi tipi e limitazioni. Il tipo di proprietà determina il metodo utilizzato per specificare il valore. In generale, è possibile semplicemente seguire le istruzioni nella pagina. Alcuni suggerimenti e requisiti specifici sono elencati in ciascuna delle seguenti sezioni. L'applicazione utilizzata per l'integrazione con le applicazioni Microsoft® Office determina le modalità di accesso alle proprietà per i documenti.
È possibile accedere ed aggiornare le proprietà assegnate ad un documento oppure ad una cartella durante l'aggiunta ad un archivio oggetti o la modifica degli oggetti, come, ad esempio, durante l'esecuzione del check-in di un documento o del salvataggio del contenuto di un documento sottoposto a check-out. Il modello di immissione utilizzato per aggiungere un documento determina se è possibile selezionare una classe oppure assegnare una classe al documento. È possibile modificare le proprietà assegnate ad un documento, ma non la classe; tuttavia, è possibile modificare le proprietà e la classe assegnate ad una cartella.
Durante il salvataggio del contenuto, è possibile fare clic su Salva con le proprietà per modificare le proprietà del documento e per salvare nuovo contenuto prima di eseguire nuovamente il check-in del documento in un archivio oggetti.
Utilizzare il comando Visualizza/Modifica proprietà nella scheda IBM ECM oppure selezionare Proprietà da un menu pop-up. È anche possibile fare clic su Mostra dettagli nella parte inferiore del pannello Sfoglia una volta selezionato un documento o una cartella. Le informazioni relative all'oggetto vengono visualizzate nel pannello Dettagli ed è possibile visualizzare e modificare le informazioni per qualsiasi oggetto selezionato dopo aver fatto clic su Modifica.
L'amministratore potrebbe aver assegnato ad alcuni documenti delle proprietà che contengono un ciclo di vita. Un ciclo di vita del documento contiene i diversi stati in cui si può trovare il documento durante la propria vita. Ad esempio, gli stati del ciclo di vita di un'applicazione di prestito possono verificarsi nell'ordine riportato di seguito:
Gli stati indicano l'ordine con cui un'applicazione di prestito passa da un processo all'altro. Durante il passaggio del documento da uno stato allo stato successivo, lo stato del ciclo di vita viene aggiornato. Ad esempio, in seguito all'approvazione, il documento passa al secondo stato (Approvazione). Quando la banca finanzia il prestito, il documento passa allo stato Finanziamento.
Ad alcune proprietà potrebbe essere assegnato un criterio del ciclo di vita del documento. Un criterio del ciclo di vita del documento viene assegnato a una classe documento e viene utilizzato dall'amministratore. Lo stato del ciclo di vita viene visualizzato ed è possibile modificarlo se si dispone delle autorizzazioni appropriate.
L'amministratore può assegnare dei contrassegni ad alcune proprietà di documenti e cartelle. I contrassegni sono basati su valori specifici delle proprietà e consentono di accedere a documenti o cartelle. Quando ad un oggetto viene applicato un contrassegno, le autorizzazioni di accesso risultati per l'oggetto sono una combinazione delle impostazioni delle autorizzazioni di accesso originali e delle impostazioni dei contrassegni. Le impostazioni dei contrassegni possono determinare gli utenti che possono accedere all'oggetto a cui è assegnato il contrassegno e gli utenti che possono modificare o rimuovere il contrassegno assegnato.
È possibile visualizzare le proprietà di un documento dalla pagina di informazioni quando si apre, si aggiunge o si inserisce un documento. Quando viene eseguito il check-out di un documento, è possibile modificarne le proprietà dal menu Ottieni informazioni oppure quando si esegue il check-in del documento, se consentito dall'amministratore del sito. Oltre a modificare i valori delle proprietà, è anche possibile inserire alcuni di questi valori in documenti Office.
Per creare un documento composto, è necessario accedere alla pagina di informazioni del documento. La creazione di un documento composto non è disponibile dall'opzione di menu Ottieni informazioni in applicazioni integrate.
In Workplace, quando si visualizzano le proprietà di un documento sottoposto a check-out, in realtà vengono visualizzate le proprietà della versione il cui stato è In elaborazione o Rilasciato; in Application Integration vengono visualizzate le proprietà della versione il cui stato è Riserva. Ciò può causare il seguente comportamento non previsto quando si utilizza un documento sottoposto a check-out:
Per visualizzare o modificare proprietà da applicazioni Office o da Outlook
A seconda dell'applicazione, selezionare una delle seguenti opzioni:
Applicazioni Office | Outlook |
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