Un modello di denominazione fornisce un modo per assegnare automaticamente un nome a categorie record, cartelle record, e record per soddisfare le proprie convenzioni. Quando un utente crea una di queste entità che ha un modello di denominazione associato, il nome è automaticamente fornito nella fase Imposta proprietà. Il sistema non impedisce all'utente di cambiare tale nome.
Dei numeri incrementali sono assegnati e utilizzati fino ad esaurimento non appena compare la fase Imposta proprietà. Se si annulla prima di aver creato l'entità, tale numero non verrà mai utilizzato.
Per assegnare automaticamente un nome ai record, immettere un modello di denominazione nel campo Modello di record del contenitore padre. Il modello di record è una proprietà del contenitore. Da questo momento in poi, tutti i record dichiarati in tale contenitore acquisiranno il nome successivo nella sequenza del modello e aumenteranno in base al valore inserito nel campo Incremento modello record di. Vedere Informazioni sui modelli di denominazione per istruzioni su come costruire il modello.
Per assegnare automaticamente un nome a categorie e cartelle, procedere nel seguente modo.
Il processo di business potrebbe richiedere che i nomi cartella inizino con la lettera A, seguiti da due cifre che rappresentano l'anno, un trattino e quindi un numero cartella, come A07-000005. Il seguente modello crea questi nomi:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
In questo modello A è il primo carattere, YY rappresenta l'anno, e \d è un numero. Il sistema fornisce automaticamente i valori di default per modelli racchiusi tra parentesi quadre []. Pertanto, YY viene sostituito dalle ultime due cifre dell'anno corrente. \d è sostituito da cifre incrementali. Si specifica il valore di incrementi in un altro campo quando si immette la stringa.
Ecco un altro esempio di un modello di denominazione record. Si desidera creare una regola di denominazione per le cartelle nelle serie "KX" seguita dalle due cifre indicanti l'anno, un punto, 2 cifre per il mese, un trattino e due serie valori numerici incrementali, ad esempio "KX07.06-0004-03". Il seguente modello può soddisfare tali requisiti:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
È possibile anche utilizzare modelli personalizzati per creare modelli basati su metadati. Ad esempio, se i criteri dell'organizzazione richiedono che la convenzione di denominazione della cartella record sia anno, spazio, oggetto (metadati) della cartella record, spazio e un numero di 5 cifre, come "2006 Prestito 00005". Per questo, è possibile creare un modello di denominazione con le seguenti specifiche:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
o
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Il sistema fornisce i valori predefiniti per anno e oggetto perché sono racchiusi tra []. THIS.EmailSubject è un modello personalizzato. Pertanto, il sistema fornisce il valore del campo metadati, EmailSubject specificato per l'elemento padre della cartella record.
Quando si crea un modello personalizzato occorre specificare il nome simbolico della proprietà . Inoltre, se non è disponibile alcun valore per la proprietà specificata, viene generato un errore. Questo modello personalizzato si applica solamente alle entità a livello 2 o a livelli inferiori (3, 4 e così via) nel piano file. Il livello Piano file è un altro campo che si completa quando si aggiunge un livello modello.
SUGGERIMENTI
Non utilizzare caratteri non validi per i nomi. Ad esempio, non utilizzare il carattere barra (/) quando si includono delle date. I caratteri non validi sono:
\ / : * ? " < > |
Per assicurarsi che gli utenti non superino il numero di caratteri che si è specificato nel modello di denominazione, delimitare il modello di denominazione utilizzando i simboli ^ e $. Ad esempio, se si crea il modello di denominazione, \d\d\d, accodare il simbolo ^ in corrispondenza dell'inizio del modello di denominazione, e il simbolo $ in corrispondenza della fine del modello di denominazione, come mostrato sotto:
^\d\d\d$
Ciò garantisce che quando un utente immette un valore, il numero di caratteri immesso non supera il numero di caratteri specificato nella stringa del modello.
Per aggiungere un modello di denominazione
Vedere Per aggiungere un livello modello.
Un livello modello fornisce i dettagli del modello da applicare alle categorie record e alle cartelle record. Specificare uno o più livelli nel piano file e il tipo di entità a cui si applica ciascuno di essi. Quando una nuova entità di quel tipo viene creata in corrispondenza del livello specificato, viene automaticamente denominata in base alla stringa del modello e al numero incrementale.
Questo procedura continua dalla pagina di conferma dopo aver fatto clic su Aggiungi livello modello. Se si aggiungono dei livelli modello in un secondo momento, vedere Modifica di un modello di denominazione.
Esempio
Se si desidera che alle sottocategorie di un categoria record di livello superiore venga automaticamente assegnato un nome, creare un modello per il livello 2 e selezionare Categoria record come tipo. Se si desidera che anche alle cartelle record nella sottocategoria venga automaticamente assegnato un nome, creare un modello per il livello 3 e selezionare Categoria record come tipo. Con entrambi questi livelli modello nel modello di denominazione alle sottocategorie nel livello 2 e alle cartelle record nel livello 3 viene automaticamente assegnato un nome.
Vedere Per aggiungere o modificare livelli modello in un secondo momento
Per assegnare un modello di denominazione a un piano file
Questa fase è richiesta per attivare l'assegnazione automatica dei nomi.