Ein Ereignis ist das Eintreten einer bestimmten Bedingung, die das System veranlasst, eine Aktion auszulösen. Ein Ereignis wird einem Dispositionszeitplan zugewiesen. Es löst automatisch die Abgrenzung für die Einheit aus, die mit dem Zeitplan verbunden ist. Sie können z. B. ein Ereignis mit dem Namen "Vertragserfüllung" erstellen und es einem Dispositionszeitplan zuordnen. Wenn der Vertrag abläuft, tritt dieses Ereignis ein und löst die Abgrenzung sowie die damit verbundene Abgrenzungsaktion für die Einheit aus. Bei Bedarf können Sie mehrere Ereignisse erstellen und verschiedene Ereignisse mit unterschiedlichen Dispositionszeitplänen verbinden. Weitere Informationen zum Verbinden eines Ereignisses mit einem Dispositionszeitplan finden Sie unterDefinieren eines Dispositionszeitplans.
Nur der Schriftgutadministrator oder der Schriftgutmanager kann ein Ereignis erstellen, ändern oder löschen. Die Registerkarte "Konfigurieren" enthält eine Liste mit den Typen von Ereignisauslösern:
Ein externes Ereignis läuft außerhalb des Systems, wirkt sich jedoch auf die Abgrenzung und die Disposition von Einheiten aus. Deshalb benachrichtigt ein autorisierter Benutzer das System über das Eintreten solcher Ereignisse. Beispielsweise gibt es eine Änderung in der Verwaltung, die die Aussonderung überflüssiger oder veralteter Akten verzögert. Ein autorisierter Benutzer, der eine solche Situation voraussieht, kann ein externes Ereignis erstellen und es mit einem Dispositionszeitplan verknüpfen. Wenn das externe Ereignis eintritt, gibt ein autorisierter Benutzer das effektive Datum ein, welches die Abgrenzung und Aussonderung der Einheit auslöst.
Ein internes Ereignis verweist auf eine Änderung in den Metadaten der Einheit. Anders als externe Ereignisse werden interne Ereignisse intern vom System identifiziert. Sie werden automatisch ausgelöst, sobald die vorgegebene Bedingung erfüllt ist. Beispielsweise kann das System das Schließen eines Bands feststellen und in diesem Zeitpunkt die Abgrenzung und Disposition auslösen. Ein internes Ereignis agiert auf den Typ der Einheit, den Sie im Aggregationsfeld angeben.
Wiederkehrende Ereignisse sind die Ereignisse, die sich in bestimmten zeitlichen Intervallen wiederholen. Sie dienen als Auslöser für periodische Überprüfungen kritischer Akten. Sie können z. B. ein wiederkehrendes Ereignis mit dem Namen "Monatliche Überprüfung" erstellen und als Häufigkeit einen Monat angeben. Durch Erstellen dieses Ereignisses können Sie sicherstellen, dass die Überprüfung der damit verbundenen Einheit einmal jeden Monat vorgenommen wird. Eine ausführlichere Beschreibung zu den kritischen Akten finden Sie unter Kritische Akten.