Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen

Mit der Aktion Erfassungsvorlagen zuordnen können Sie einem Ordner eine oder mehrere Erfassungsvorlagen zuordnen. Wenn Sie ein Objekt in einen Ordner mit einer zugeordneten Vorlage einfügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstatt des Standardassistenten verwendet. Wenn dem Ordner mehrere Erfassungsvorlage zugeordnet sind, können Sie die gewünschte auswählen. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge die Vorlagen dem Benutzer angezeigt werden. Wenn ein Benutzer über keine Zugriffsrechte für eine bestimmte zugeordnete Erfassungsvorlage verfügt, wird die Erfassungsvorlage nicht angezeigt.

Vererbung

Erfassungsvorlagen können entweder direkt einem Ordner zugeordnet oder aus einem übergeordneten Ordner oder Objektspeicher geerbt werden. Wenn keine direkten oder geerbten Zuordnungen vorhanden sind, wird stattdessen der Standardassistent verwendet.

Dateitypkategorien

Sie können eine Erfassungsvorlage einer oder mehreren Dateitypkategorien zuordnen, sodass die Vorlage nur beim Hinzufügen bestimmter Dokumenttypen eingesetzt wird. In den Sitevorgaben Dateitypkategorien können Sie eine Dateitypkategorie mit einer Liste von MIME-Typen erstellen, wobei jeder MIME-Typ einem Dokumenttyp entspricht.

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Workplace XT die geeigneten Erfassungsvorlagen für die angegebenen Dateitypkategorien ermittelt, je nachdem, ob Sie ein einzelnes Dokument oder mehrerer Dokumente mithilfe der Ziehmethode hinzufügen.

Hinzufügen eines einzelnen Dokuments

Der folgende Prozess bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen eines einzelnen Dokuments angewendet wird.

  1. Workplace XT ermittelt die Erfassungsvorlagen, in denen ein Dateityp angegeben wird, der mit dem Dokumenttyp übereinstimmt.
  2. Wenn keine der Erfassungsvorlagen mit Dateitypspezifikation mit dem Dokumenttyp übereinstimmt, sucht Workplace XT nach Erfassungsvorlagen ohne Dateitypspezifikation.
Beispielszenarios für das Hinzufügen eines einzelnen Dokuments
Ein Benutzer möchte dieses Dokument hinzufügen. Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt:
Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben)
Erläuterung der Ergebnisse.
beispiel.doc EV1: Office (.doc, .xls)
EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
EV5:
Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt.

EV1 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet ist.

beispiel.doc EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
EV5:
EV6:
Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen:
EV5
EV6

Die Erfassungsvorlagen mit Dateitypverknüpfungen (EV3 und EV4) sind nicht mit Dokumenten der Erweiterung ".doc" verknüpft, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5 und EV6.

beispiel.doc EV1: Office (.doc, .xls)
EV2: Dokumente (.doc)
EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
EV5:
Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen:
EV1
EV2

Sowohl EV1 als auch EV2 sind Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet. EV5 kann nicht verwendet werden, auch wenn die Vorlage keine Dateitypspezifikation aufweist, denn es wurde eine bereits Übereinstimmung mit EV1 und EV2 ermittelt.

beispiel.doc EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
Das Dokument kann nicht in diesen Ordner eingefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, diese aber nicht dem Dokumenttyp übereinstimmen.
beispiel.doc   Diesem Ordner sind keine Erfassungsvorlagen zugeordnet, sodass das Dokument mithilfe des Standardassistenten zum Hinzufügen von Dokumenten eingefügt wird.
Beispiel EV1: Office (.doc, .xls)
EV5:
EV7: kein Inhalt ()
Das Dokument wird mithilfe von EV7 hinzugefügt.

EV7 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten ohne Inhalt, d. h. ohne MIME-Typ, zugeordnet ist.

Beispiel EV1: Office (.doc, .xls)
EV5:
Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt.

Die Erfassungsvorlage mit Dateitypverknüpfungen (EV1) ist nicht mit Dokumenten ohne MIME-Typ verknüpft, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5.

Hinzufügen von mehreren Dokumenten mit der Ziehmethode

Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig hinzugefügt werden, können in dieser Dokumentgruppe verschiedene Dateitypen vorhanden sein. In diesem Fall stimmt eine Erfassungsvorlage nicht mit allen Dokumenten überein. Falls Workplace XT mindestens eine Erfassungsvorlage, die sich auf alle hinzugefügten Dokumenttypen bezieht, nicht identifizieren kann, muss der Benutzer die Auswahl ändern und neu beginnen.

Wenn Sie jedoch mehrere Dokumente gleichzeitig einem Ordner hinzufügen, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist, gruppiert Workplace XT die Dokumente nach Dateitypkategorie. Vor dem Zuweisen und Aktualisieren von Eigenschaften für die Dokumente können Sie eine Dateitypkategoriegruppe oder Dokumente aus dieser Gruppe entfernen. Diese Dokumente werden nicht hinzugefügt.

Erfassungsvorlagen, die Workflows starten, können nicht verwendet werden, um mehrere Dokumente gleichzeitig hinzuzufügen. Wenn der Benutzer so eine Erfassungsvorlage auswählt, tritt ein Fehler auf und der Benutzer muss entweder eine andere Vorlage auswählen oder die Dokumente einzeln hinzufügen.

Der folgende Vorgang bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen von mehreren Dokumenten angewendet wird.

  1. Workplace XT ermittelt die Erfassungsvorlagen, in denen die Dateitypen angegeben werden, die mit den hinzugefügten Dokumenttypen übereinstimmen.
  2. Wenn keine der Erfassungsvorlagen mit Dateitypspezifikation mit keinem der Typen der Dokumente übereinstimmt, sucht Workplace XT nach Erfassungsvorlagen ohne Dateitypspezifikation. Das führt zu folgenden Ergebnissen:
Beispielszenarios für das Hinzufügen mehrerer Dokumente mit der Ziehmethode.
Ein Benutzer möchte folgende Dokument hinzufügen. Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt:
Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben)
Der Benutzer erreicht folgende Ergebnisse.
beispiel.doc
beispiel.xls
EV1: Office (.doc, .xls)
EV2: Dokumente (.doc)
EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
EV5:
Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt.
beispiel.jpg
beispiel.pdf
EV1: Office (.doc, .xls)
EV2: Dokumente (.doc)
EV5:
Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt.
beispiel.doc
beispiel.xls
EV3: Bilder (.jpg)
EV4: Bücher (.pdf)
Die Dokumente können nicht diesem Ordner hinzugefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, die Erfassungsvorlagen diese Dokumenttypen aber nicht angeben.
beispiel.doc
beispiel.xls
beispiel.jpg
EV1: Office (.doc, .xls)
EV2: Dokumente (.doc)
EV3: Bilder (.jpg)
EV5:
Es werden keine Dokumente hinzugefügt, da keine der Erfassungsvorlagen Dateitypspezifikationen aufweist, die mit allen Typen der hinzugefügten Dokumente übereinstimmen.

EV5 kann nicht verwendet werden, da der Typ von einem oder mehreren der hinzugefügten Dokumente mit einer oder mehreren der Dateispezifikationen der Vorlage übereinstimmt.

Bereich

Zuordnungen von Erfassungsvorlagen zu Ordnern kommen nur beim Hinzufügen eines Dokuments zum Zug, nicht aber beim Bearbeiten. Wenn eine Erfassungsvorlage angibt, dass sie auch für nachfolgende Eincheckvorgänge eines Dokuments verwendet werden muss, bleibt die Zuordnung bestehen, auch wenn das Dokument später in einen anderen Ordner verschoben wird. Nach dem Hinzufügen eines Dokuments mithilfe des Standardassistenten wird für nachfolgende Eincheckvorgänge keine Erfassungsvorlage verwendet, auch wenn der Ordner des Dokuments Vorlagen zugeordnet ist.

Voraussetzung

Sie müssen die Zugriffsrolle Application Engine Administrator sowie Zugriff auf die Aktion Voreinstellungen haben, um Erfassungsvorlagen einem Ordner zuordnen zu können. Zusätzlich muss die Sitevorgabe für die Anzeige der Authoring-Seite auf Workplace XT und Workplace gesetzt sein. Weitere Informationen zu dieser Sitevorgabe finden Sie in Allgemeine Einstellungen für "Autor".

So ordnen Sie Erfassungsvorlagen einem Ordner zu:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie Voreinstellungen > Erfassungsvorlagen zuordnen aus. In Workplace XT werden folgende Informationen angezeigt:
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  3. (Optional) Beschränken Sie die Vorlagenzuordnung auf die ausgewählten Dateitypkategorien.
    1. Wählen Sie in der Liste der ausgewählten Erfassungsvorlagen eine Vorlage aus und klicken Sie auf Optionen. In Workplace XT werden die verfügbaren und die ausgewählten Erfassungsvorlagen angezeigt.
      TASTATURTIPP Drücken Sie die Leertaste, um die Optionen zur ausgewählten Erfassungsvorlage anzuzeigen.
    2. Entfernen Sie nach Bedarf Dateitypkategorien oder fügen Sie sie hinzu. Klicken Sie auf die MIME-Typenanzeige, um die MIME-Typen anzuzeigen, die einer Dateitypkategorie zugeordnet sind.
      TASTATURTIPP Drücken Sie die Leertaste, um die MIME-Typen der ausgewählten Dateitypkategorie anzuzeigen.