Las propiedades definen la información acerca de un objeto, como por ejemplo documentos y carpetas. Todos los objetos a los que puede acceder en un almacén de objetos pertenecen a una clase. La clase determina las propiedades y comportamiento del objeto. Por ejemplo, todas las carpetas pertenecen a la clase Carpetas y todos los documentos a la clase Documentos. El comportamiento y propiedades de una carpeta son diferentes del comportamiento y propiedades de un documento. Por ejemplo, puede extraer documentos, pero no puede extraer carpetas.
Su administrador define las propiedades de una clase particular y puede crear nuevas subclases a partir de una clase. Por ejemplo, si su sitio necesitara un código de cuenta de proyecto para todos los documentos, el administrador podría añadir la propiedad "Código de proyecto". Si su sitio necesita aplicar algunas propiedades a algunos tipos de documento pero no a otros, su administrador podría definir una o más subclases para manejar las propiedades adicionales. Por ejemplo, sus documentos de informe de gastos podrían necesitar propiedades para códigos de cuenta, pero sus documentos de marketing podrían necesitar propiedades para códigos de proyecto, fechas de lanzamiento del proyecto y aprobaciones administrativas. Cuando se agrega o se incorpora un documento, se seleccionan las clases apropiadas para el documento, y a continuación rellenan los valores de las propiedades.
Algunos valores de propiedad son creados por el sistema y no pueden ser modificados directamente. Las propiedades de sistema como el creador del objeto o la fecha de creación se establecen en el momento en el que el objeto es agregado a un almacén de objetos. Otras propiedades, como la fecha de modificación de un objeto y la persona que lo ha modificado, las actualizan el sistema cada vez que el objeto, sus propiedades o su seguridad son modificados.
Las propiedades tienen varios tipos y restricciones. El tipo de propiedad determinan el método que se utiliza para especificar el valor. En general, simplemente puede seguir las instrucciones en la página. Algunos de los requisitos específicos o sugerencias se muestran en cada una de las siguientes secciones. La aplicación que utilice para integrar sus aplicaciones Microsoft® Office determina el modo en que se acceden a las propiedades de los documentos.
Puede acceder y actualizar propiedades asignadas a un documento o carpeta cuando los agregue a un almacén de objetos o modifique los objetos, como por ejemplo al incorporar un documento o guardar el contenido de un documento extraído. La plantilla de entrada que utilice para agregar un documento determina si se puede seleccionar una clase o asignar una clase al documento. Puede modificar las propiedades asignadas a un documento, pero no la clase; no obstante, se pueden modificar las propiedades y la clase asignada a una carpeta.
Al guardar el contenido, puede hacer clic en Guardar con propiedades para modificar las propiedades del documento además de guardar el nuevo contenido antes de volver a incorporar el documento a un almacén de objetos.
Utilice el mandato Ver/Modificar propiedades de la ficha IBM ECM o seleccione Propiedades en un menú emergente. También puede hacer clic en Mostrar detalles en la parte inferior del panel Examinar después de seleccionar un documento o carpeta. La información sobre el objeto se muestra en el panel Detalles y puede ver y modificar información de cualquier objeto que seleccione después de hacer clic en Modificar.
Es posible que el administrador haya asignado propiedades que contengan un ciclo de vida a algunos de sus documentos. Un ciclo de vida de documento engloba los diferentes estados que recorre el documento durante su vida. Por ejemplo, el ciclo de vida de una aplicación de créditos puede tener los siguientes estados:
Los estados reflejan el orden en que las peticiones de crédito reales pasan de un proceso a otro. A medida que el documento pasa de un estado al siguiente, el estado de ciclo de vida se actualiza. Por ejemplo, al aprobarse, el documento se asciende a su segundo estado (Aprobación). Una vez el banco financia el préstamo, el documento asciende de nuevo a su estado de Dotación.
Algunas propiedades pueden asignarse a la política de ciclo de vida de documento. Una política de ciclo de vida de documento se asigna a una clase de documento y la utiliza el administrador. Se muestra el estado de ciclo de vida y se puede modificar el ciclo de vida cuando se asignen los permisos adecuados.
El administrador puede asignar marcas a algunas de las propiedades de documentos y carpetas. Las marcas se basan en valores de propiedad específicos y permiten acceder a documentos y carpetas. Cuando se aplica una marca a un objeto, los permisos de acceso resultantes del objeto son una combinación de los valores de sus permisos de acceso originales y los valores de las marcas. Los valores de las marcas pueden determinan quiénes tienen acceso al objeto al que se asigna la marca y quién puede modificar o eliminar las marcas asignadas.
Puede ver las propiedades de un documento desde la página de información al abrir, agregar o insertar un documento. Cuando se extrae un documento, puede modificar las propiedades del documento en el menú Obtener información o modificarlas cuando registra el documento, si así lo permite el administrador del sitio. Además de editar valores de propiedades, también puede insertar algunos de estos valores en documentos de Office.
Si desea crear un documento compuesto, debe acceder a la página Información del documento. La acción de creación de un documento compuesto no está disponible en el menú Obtener información de aplicaciones integradas.
En Workplace, cuando se ven las propiedades de un documento extraído, lo que se ve en realidad son las propiedades de la versión que se encuentra en un estado En curso o Liberada; con Application Integration, lo que se ve son las propiedades de la versión que se encuentra en estado de Reserva. Esto puede provocar los siguientes comportamientos inesperados cuando se trabaja con un documento extraído:
Para ver o modificar propiedades desde aplicaciones de Office y Outlook
Seleccione una de las siguientes opciones en función de la aplicación:
Aplicaciones de Office | Outlook |
---|---|
|
|