Suche speichern

Um Benutzern eine Suche verfügbar machen zu können, müssen Sie diese zu einem Ordner in einem Objektspeicher hinzufügen. Sollte der Ordner, den Sie dazu verwenden möchten, noch nicht existieren, können Sie diesen vor oder beim Hinzufügen der Suche erstellen. Siehe die Abschnitte So fügen Sie einen neuen Ordner hinzu und So fügen Sie vor Erstellen einer Suche einen Ordner hinzu weiter unten.

HINWEIS Verwenden Sie die Eigenschaft Anwendungsname, um anzugeben, dass eine gespeicherte Suche oder eine Suchvorlage zusammen mit einer bestimmten Anwendung verwendet werden soll. Beispielsweise könnte der Eigenschaftswert für die Eigenschaft Anwendungsname RM lauten. In diesem Falle würde die mit dieser Eigenschaft definierte gespeicherte Suche oder Suchvorlage nur zusammen mit dem Records Manager zur Anwendung kommen.

Wenn Sie diesen Eigenschaftswert leer lassen, kann von Workplace XT aus auf die gespeicherte Suche oder die Suchvorlage zugegriffen werden.

  1. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Neue hinzufügen aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neue hinzufügen.
  2. Falls der standardmäßige (zuletzt verwendete) Objektspeicher und Ordner geändert werden müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine neue Position für Ihre Suche zu wählen. Sie können unabhängig davon, wo die Suche nach den Dokumenten stattfindet, jeden beliebigen Objektspeicher auswählen. Wählen Sie eine Position aus, auf die die gewünschten Benutzer Zugriff haben. Die Benutzer müssen in der Lage sein, zu der Suche zu navigieren oder diese über eine Seite für Direktaufruf auszuwählen.
  3. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Suche platzieren möchten. Sie können doppelt auf ein Element in der Liste oder, wenn bereits ein Element ausgewählt ist, auf Öffnen klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, um einen bereits hervorgehoben dargestellten Ordner auszuwählen. Möchten Sie auf eine höhere Ebene wechseln, verwenden Sie das Dropdown-Menü im Feld Suchen in oder die Symbole oben im Fenster. Sie können aber auch einen neuen Ordner für Ihre Suche definieren. Dazu steht Ihnen die Schaltfläche Neuen Ordner hinzufügen zur Verfügung (siehe dazu auch den Abschnitt So fügen Sie einen neuen Ordner hinzu weiter unten). Weitere Details zu den Symbolen finden Sie in Unterordner auswählen.
  4. Sobald Sie einen Ordner ausgesucht haben (und damit wieder zur vorherigen Anzeige zurückgekehrt sind und dort auf Weiter geklickt haben), geben Sie einen Titel, eine Beschreibung sowie einen Anwendungsnamen ein, damit die Benutzer die Suche später problemlos finden können. Wenn Sie eine geänderte Suche speichern, überprüfen Sie die entsprechenden Eigenschaften und ändern Sie sie bei Bedarf, bevor Sie auf Weiter klicken.
  5. Dokumenttitel, Beschreibung und Anwendungsname sind optional. Wenn Sie jedoch keinen Dokumenttitel eingeben, wird dem Benutzer die Nachricht "nicht definierter Name" angezeigt. Soll die Suche dann zu einem späteren Zeitpunkt ausgecheckt werden, wird nur ein Symbol ohne Namen angezeigt.
  6. Klicken Sie auf Weiter, um Sicherheitseinstellungen anzugeben oder auf Fertig stellen, um die standardmäßigen Sicherheitseinstellungen zu übernehmen und den Speichervorgang abzuschließen.
  7. Überprüfen Sie, wenn Sie Sicherheitseinstellungen angeben, die Standardeinstellungen und aktualisieren Sie sie bei Bedarf, bevor Sie auf Fertig stellen klicken. Über diese Sicherheitseinstellungen wird der Zugriff auf die Suche selbst und nicht auf die Dokumente, nach denen gesucht werden soll, gesteuert.
  8. Nachdem Sie in der Statuszeile darüber informiert worden sind, dass die Suche erfolgreich gespeichert wurde, können Sie sie über die Option Starten oder durch Anmelden als Benutzer, der die Suche verwenden möchte, in der Voranzeige aufrufen.

So fügen Sie einen neuen Ordner hinzu

Wenn Sie eine Suche speichern möchten, können Sie einen neuen Ordner erstellen, in dem die Suche dann abgelegt wird.

  1. Navigieren Sie zu dem Objektspeicher, zu dem ein Ordner hinzugefügt werden soll oder zu dem Ordner, zu dem ein Unterordner hinzugefügt werden soll. (Klicken Sie bei Bedarf auf Durchsuchen).
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner hinzufügen.
  3. Wählen Sie eine Klasse für den Ordner aus. (Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um nachzuschauen, ob für das Feld Klasse weitere Optionen ausgewählt wurden. Klicken Sie, um weitere Klassen anzuzeigen, unter Windows auf ein nach oben gerichtetes Dreieck bzw. auf einem Mac auf ein nach rechts gerichtetes Dreieck.) Für unterschiedliche Ordnerklassen können auch unterschiedliche Eigenschaften angezeigt werden.
  4. Geben Sie mindestens die erforderlichen Eigenschaftsdaten ein (sind mit einem roten Stern gekennzeichnet). Klicken Sie dann auf Weiter (wenn Sie Sicherheitseinstellungen definieren möchten) oder auf Fertig stellen.
  5. Überprüfen bzw. aktualisieren Sie die Sicherheitseinstellungen für den Ordner (falls Sie auf Weiter geklickt haben) und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Sie können nun die Speicherung der Suche entsprechend der Beschreibung zu Beginn dieser Seite (Schritt 4) abschließen.

So fügen Sie vor Erstellen einer Suche einen Ordner hinzu

  1. Wählen Sie über Durchsuchen den gewünschten Objektspeicher aus.
  2. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen möchten oder bleiben Sie auf der Stammverzeichnisebene des Objektspeichers.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner hinzufügen.
  4. Führen Sie zum Hinzufügen eines neuen Ordners die oben beschriebenen Schritte 3 bis 5 durch.