Festlegen der Sicherheitseinstellungen

Die Sicherheitseinstellungen beziehen sich auf die Berechtigungsstufen eines bestimmten Benutzers oder einer bestimmten Gruppe. Wenn Sie beispielsweise bei einem Objekt über Eigentümerrechte verfügen, können Sie über das betreffende Objekt uneingeschränkt verfügen. Die unten stehende Tabelle bietet einen Überblick über die einzelnen Berechtigungsstufen und deren Funktion.

Alle Berechtigungen können mithilfe eines Kontrollkästchens aktiviert und deaktiviert werden. Die Deaktivierung des Kontrollkästchens "Erteilen" impliziert die Verweigerung der Berechtigung. Allerdings kann der Benutzer oder die Gruppe Mitglied einer anderen Gruppe sein und dort über diese Berechtigung verfügen. Wenn Sie hingegen das Kontrollkästchen "Verweigern" aktivieren, wird die Berechtigung dem Benutzer oder der Gruppe explizit verweigert. Auch die Mitgliedschaft in einer anderen Gruppe ändert daran nichts.

Berechtigung Beschreibung
Eigentümerrechte Verleiht die totale Kontrolle über ein Objekt. Sie können Aktionen aller Art ausführen, von Anzeigen und Ändern der Eigenschaften bis hin zum Löschen des Objekts (außer bei Rückstellung). Bei der Neuerstellung eines Objekts verfügt der betreffende Benutzer automatisch über Eigentümerrechte.
  • Wenn Sie die Eigentümerrechte auf "Erteilen" setzen, werden automatisch auch alle übrigen Berechtigungen erteilt.
  • Werden die Eigentümerrechte verweigert, wirkt sich dies auf die übrigen Berechtigungen nicht aus.
Eigenschaften ändern

Erlaubt das Ändern der Eigenschaften eines Objekts und Hinzufügen eines Unterordners in einem Ordner.

  • Wird "Eigenschaften ändern" auf "Erteilen" gesetzt, so werden die Berechtigungen ''Inhalt anzeigen'' und "Eigenschaften anzeigen'' für Dokumente ebenfalls erteilt. Für Ordner bleiben anderen die Berechtigungen unverändert.
  • Wird "Eigenschaften ändern" auf "Verweigern" gesetzt, so werden die Berechtigungen "Eigentümerrechte", "Version höherstufen'', "Inhalt ändern" und "Veröffentlichen" ebenfalls verweigert.
Inhalt anzeigen

Erlaubt die Anzeige des Inhalts einer Akte. Wenn die Akte beispielsweise eine MS Word-Datei ist, kann sie der betreffenden Benutzer öffnen und ihren Inhalt einsehen. Denken Sie daran, der Gruppe "Records User" für alle Dokumente die Berechtigung "Inhalt anzeigen" zu erteilen. Die Standardeinstellung verhindert dies, was bedeutet, dass die Mitglieder der Gruppe ein Dokument nicht mehr einsehen können, nachdem sie es als Akte deklariert haben.

  • Wenn Sie "Inhalt anzeigen" auf "Erteilen" setzen, wird auch die Berechtigung "Eigenschaften anzeigen" erteilt.
  • Wird "Inhalt ändern" auf "Verweigern" gesetzt, so werden die Berechtigungen "Eigentümerrechte", "Version höherstufen'', "Inhalt ändern" und "Eigenschaften ändern" ebenfalls verweigert.
Eigenschaften anzeigen

Erlaubt die Anzeige der Eigenschaften eines Ordners oder eines Objekts.

  • Wird die Berechtigung "Eigenschaften anzeigen" auf "Erteilen" gesetzt, hat dies keine Auswirkungen auf die übrigen Berechtigungen.
  • Wird sie hingegen verweigert, werden alle anderen Berechtigungen ebenfalls auf "Verweigern" gesetzt.
Unterordner erstellen

Erlaubt das Erstellen eines Unterordners, wenn es sich beim erstellten Objekt um einen Aktenplan, eine Aktenkategorie oder einen Aktenordner handelt.

  • Wenn Sie "Unterordner erstellen" auf "Erteilen" setzen, wird auch die Berechtigung "Eigenschaften anzeigen" erteilt.
  • Wird "Unterordner erstellen" verweigert, wirkt sich dies auf die übrigen Berechtigungen nicht aus.
In Ordner ablegen

Erlaubt das Ablegen einer Akte in anderen Ordnern.

  • Wenn Sie "In Ordner ablegen" auf "Erteilen" setzen, wird auch die Berechtigung "Eigenschaften anzeigen" erteilt.
  • Wird "In Ordner ablegen" auf "Verweigern" gesetzt, so wird auch die Berechtigung "Eigenschaften anzeigen" verweigert.
Version höherstufen

Erlaubt das Herauf- und Herabstufen der Version von Dokumenten, die sich auf die entsprechende Akte beziehen. Sie können ein Dokument auschecken, es in einer höheren Version wieder einchecken, das Auschecken abbrechen und die Dokumentversion herauf- und herabstufen.

 

Inhalt ändern

Erlaubt das Auschecken eines Dokuments, das Einchecken des Dokuments in einer niedrigeren Version und das Abbrechen des Auscheckvorgangs. Denken Sie daran, der Gruppe "Records User" für alle Dokumente die Berechtigung "Inhalt ändern" zu erteilen. Die Standardeinstellung verhindert dies, was bedeutet, dass die Mitglieder der Gruppe ein Dokument nicht mehr ändern können, nachdem sie es als Akte deklariert haben.

  • Wird "Inhalt ändern" auf "Erteilen" gesetzt, so werden die Berechtigungen "Eigenschaften ändern", ''Inhalt anzeigen'' und "'Eigenschaften anzeigen'' ebenfalls erteilt.
  • Wird "Inhalt ändern" auf "Verweigern" gesetzt, so werden die Berechtigungen "Eigentümerrechte" und "Version höherstufen'' ebenfalls verweigert.

Informationen zum Einstellen der Berechtigungen finden Sie unter Einstellen oder Ändern der Sicherheit eines Objekts.