取代記錄

記錄失去其價值後,您可以使用其他記錄來取代它。例如,您可以選擇用 2007 年 4 月的記錄來取代 2006 年 12 月包含員工個人詳細資料的記錄。否則您可能要使用同一文件的最新版本的其他記錄來取代記錄。當在取代和被取代的記錄之間建立取代關聯後,每個記錄均包含到另一記錄的導航鏈結。

取代一個記錄不會限制對其的存取。

如何在宣告期間取代記錄

宣告記錄時,您可以表明該新記錄應取代現有記錄。

  1. 宣告新記錄時,按一下「取代」或「取代」右側的「選取值」。
  2. 導覽至應被取代的舊記錄,然後按一下該記錄的說明下方的「選取」。
  3. 完成宣告記錄。

完成宣告未分類的記錄之前,您可以按一下「變更值」以修改您的選取。這將開啟一個視窗,您可以在其中按一下「移除物件」以清除欄位,或按一下「選取物件」以選擇其他記錄。如果您要宣告已分類的記錄,請按一下「取代」以變更值,或按一下「清除」以將其移除。

如果您已經宣告新記錄,但還未選擇「取代」選項,則您可以稍後指定該新記錄將取代較舊記錄。

如何在宣告後取代記錄

  1. 導覽至新記錄,然後按一下其「取得資訊」圖示。
  2. 在「屬性」頁面上,按一下「取代」。系統將顯示「選取物件 - 選取項目」頁面。
  3. 導覽至要被取代的舊記錄,然後按一下該記錄的說明下方的「選取」。
  4. 按一下「套用」。

IBM InfoSphere Enterprise Records 屬性資訊頁面

當您檢視較舊的被取代記錄的資訊頁面時,您會看到在「被取代記錄」欄位中將其取代的較新記錄的名稱。當您檢視較新的記錄的資訊頁面時,您將會看到在「取代」欄位中其所取代的較舊記錄的名稱。您可以按一下「取代」以變更其取代的記錄,或按一下「清除」以移除記錄名稱。