使用 Workplace XT,您可以添加、检索和查看存储在存储库(被称为对象库)中的项目,例如文档和文件夹。您可以使用 Workplace XT 来浏览整个文档和文件夹(以特定方式进行组织)的列表。例如,系统可能按申请者的姓氏来组织所有贷款申请文档,把所有姓氏以 A-F 开头的申请者放入一个文件夹中,以 G-K 开头的放入另一文件夹中,依此类推。
您也可以仅搜索那些满足特定条件的文档。使用上面的示例,您可能要从对象库检索不考虑申请者姓名的情况下所有超过某一特定数额的贷款。
无论您是通过浏览还是通过搜索来检索文档,您均以类似的方式使用文档和文件夹的结果列表。您可以从横幅链接、工具栏和弹出菜单访问 Workplace XT 中的功能,而且可以执行以下项目列表上的常用过程:排序内容、选择多个项目和分页以快速浏览整个长列表。
Workplace XT 提供了浏览和搜索功能,可以帮助您查找存储在对象库中的特定项目以及访问用于处理文件夹和文档的功能。在两个应用程序均提供了某些相同的功能方面,这与 Workplace 类似;但是,您在完成活动时所执行的过程可能会不同。
浏览和搜索方式顶端的横幅可识别当前用户并提供导航和菜单选项的链接。
“工具”菜单中的选项是根据您需要执行的工作类型(例如创建模板、安全策略、工作流程预订和工作流程)进行划分的。您可以从该菜单下载应用程序,例如 Application Integration 和 eForms。此外,您可以使用该菜单来执行管理处理任务,例如设置站点首选项。请注意,横幅不会显示在“任务”和“我的 Workplace”上。有关菜单选项的更多信息,请参阅使用与操作相关的工具。
其他横幅链接包括以下项目:
提示:当您在联机帮助中搜索时,搜索将返回大量不适用于 Workplace XT 的 Workplace 主题。您可以通过将 AND "Workplace XT" 后缀至关键字来缩小搜索范围,以仅搜索适用于 Workplace 的帮助主题。这会确保返回的所有主题均应用于 Workplace XT。有关更多信息,请单击搜索页面上的“搜索提示”。
使用工具栏可以访问:
“操作”按钮提供了一个菜单,该菜单包含与您选择项目相关的其他操作。例如,如果当前未检出所选项,那么某个特定操作(例如“取消检出”)将不可用。
右键单击项时,可从该项访问弹出菜单。与工具栏上的可用方式和操作类似,弹出菜单中的可用操作也取决于所选项目。例如,如果当前未检出所选文档,那么“取消检出”菜单项不可用。
使用项目列表时,您可以对内容进行排序、对列表进行分页以及选择一个或多个项目,并将项目列表导出到特定 Microsoft Excel 逗号分隔值 (CSV) 文件并将其本地保存至计算机。
可以在列表中对内容进行排序,但是一次仅能按照列表中的一列进行排序。另外,还可以按应用程序对文档进行排序(文档根据该应用程序的 MIME 类型与该应用程序相关联)。例如,可以按基于 Word 的 MIME 类型的 Microsoft Word 文档来对列表进行排序。要按 MIME 类型排序,请将光标悬于第一个列名前面的第一列上方,然后单击第一个三角形。
所有独特的 MIME 类型均按字母顺序排序。相同应用程序可能被指定不同 MIME 类型,并且当您对它们进行排序时,结果可能会看到相同应用程序的不同分组。
要按列进行排序,请单击列标题。列名称后面的三角形表示列表按哪列进行排序及其排序顺序。向上的三角形表示升序排序(例如 A 到 Z 或 0 到 9),向下的三角形表示降序排序。列标题的名称由您的站点管理员进行配置,因此列标题的名称可能会不同。还可能存在一些您无法按照某些列进行排序的情况,因为您正在使用的对象库中可能不存在指定给特定列的名称。
请注意对内容进行排序时的一些例外情况:
如果使用列表,按用户名对使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 应用程序中的项目进行排序,那么会按指定给用户的短名称对列表进行排序;然而,指定的显示名称会显示在您要排序的列中。
列表和层次中的项目可以划分成组,并且您可以对连续组进行分页。为某个组指定的项目数由您的站点管理员定义。例如,在文件夹层次中,可以将包含 15 个项目的组指定为页面 1。如果您在第一页(包含由 15 个项目组成的组)中看不到要查找的内容,请直接单击下一个页码或单击方向箭头以浏览上一组或下一组。
但是,如果您在查看列表选择的页面不是第一页,然后对列表进行排序,那么列表会被排序;但是您将返回到项目的第一页而非您开始排序的页面。
通过选择多个项目,您可以将相同的操作一次应用至所有项目。例如,您可以将相同的安全策略指定给所有所选文档。
要在列表中选择多个项目,请按住 CTRL 键,然后使用鼠标左键单击每个您要选择的项目。
要选择某个范围的连续文档,请选择该范围中的第一个文档,按住 SHIFT 键,然后选择该范围中的最后一个文档。