物理レコードの宣言
システムの任意のオブジェクトストアが DoD 分類データモデル用に設定されている場合、まず物理レコードを分類するかどうかを指定する必要があります。以下の手順は、分類されない物理レコードの場合です。分類された物理レコードを宣言するには、「分類された物理レコードの宣言」を参照してください。
IBM InfoSphere Enterprise Records で物理レコードを宣言するには、エントリー・テンプレートを使用します。エントリー・テンプレートにファイリング計画ロケーションが含まれている場合、物理レコードは、ユーザーが宣言アクションを呼び出したロケーションおよびテンプレートで指定されたすべてのロケーションで宣言されます。Records Manager または Records Administrator は、Workplace の「エントリー・テンプレートの追加」ツールを使用して物理レコード宣言テンプレートの作成や変更を行うことができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「物理レコード宣言用エントリー・テンプレートの作成」を参照してください。
以下の手順では、デフォルトの「IBM InfoSphere Enterprise Records 物理レコード宣言テンプレート」を使用することを前提としています。
IBM InfoSphere Enterprise Records で物理レコードを宣言するには
- IBM InfoSphere Enterprise Records で、ファイリング計画の場所を選択して、「物理レコードの宣言」をクリックします。
- 「ウィザードの選択」ページが表示された場合、「分類されていないレコードの宣言」ラジオ・ボタンをクリックして「次へ」をクリックします。
- 使用するエントリー・テンプレートの名前の下にある「選択」をクリックします。
プロパティーの設定
- プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、使用したクラスによって異なります。たとえば、デフォルトのマーカー・レコード・クラスの必須フィールドは以下の通りです。
- メディア・タイプ: CD、ビデオ・カセットなどです。
- フォーマット: CDR、VHS などです。
- オーサー/オリジネーター: 物理レコードの作成者または所有者の名前です。
- 件名: 物理レコードの簡単な説明です。
- 公開日: 物理レコードの作成日です。
- ホーム・ロケーション: 物理レコードの現在の場所です。このリンクをクリックすると、場所のリストを表示するページが開きます。目的の場所の下にある「選択」をクリックします。ウィザードのページが閉じ、「プロパティーの設定」ステップに戻ります。
- 宣言しているレコードが別の分類されたレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書が指し示す分類されたレコードを参照して選択します。詳細については、「受領書」を参照してください。
- 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。
- 別のレコードを宣言する場合、エントリー・テンプレートをもう一度選択します。終了したら、「終了」をクリックします
Workplace で物理レコードを宣言するには
- 新しいドキュメントを追加します。「ファイルの選択」ステップで、ファイル・タイプとして「なし」を選択します。
- 確認ページで、「レコードとして宣言」をクリックします。
- 分類されていないレコードのオプションを選択します。分類されたレコードの詳細については、「分類された物理レコードの宣言」を参照してください。
- 「承認」をクリックしてウィザードを使用するか、「選択」をクリックしてエントリー・テンプレートを使用します。
- エントリー・テンプレートの場合、FPOS オブジェクト・ストア、Records Management/Templates フォルダーを選択し、エントリー・テンプレートを選択して「承認」をクリックします。管理者が作成したテンプレートを選択する必要があります。Workplace ではファイリング計画ロケーションが既に選択されていると見なされるので、IBM InfoSphere Enterprise Records で使用されるデフォルト・テンプレートは Workplace では使用できません。
- ウィザードを使用するには、次のステップを完了します。
カタログ・レコード
- 「クラスの選択」をクリックして適切なクラスを選択します。デフォルトでは、すべての FPOS オブジェクト・ストアはマーカー・レコード・クラスを備えています。管理者によって用意された他のクラスを選択できる場合があります。
- 「ファイリング計画ロケーションの選択」をクリックして、適切なエンティティーを選択します。物理レコードは 1 つの物理的な場所にしか格納できないため、通常 1 つのファイリング計画ロケーション (ハイブリッド・フォルダー、ボックス、物理レコード・フォルダーなど) を選択します。
- 該当するエンティティーのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。
- デフォルトの参照ビューを使用する代わりに、作成済みのショートカットから選択することもできます。左サイドバーの「ショートカット」をクリックします。
- また、カテゴリーまたはフォルダーを名前で検索できます。左サイドバーの「検索」をクリックします。
- エンティティーを「選択済みのファイリング計画ロケーション」に追加したら、「ショートカットに追加」をクリックします。
- ロケーションの選択が終了したら「承認」をクリックします。
- 「次へ」をクリックして、「プロパティーの設定」ステップに進みます。
プロパティーの設定
- プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、使用したクラスによって異なります。たとえば、デフォルトのマーカー・レコード・クラスの必須フィールドは以下の通りです。
- メディア・タイプ: CD、ビデオ・カセットなどです。
- フォーマット: CDR、VHS などです。
- オーサー/オリジネーター: 物理レコードの作成者または所有者の名前です。
- 件名: 物理レコードの簡単な説明です。
- 公開日: 物理レコードの作成日です。
- ホーム・ロケーション: 物理レコードの現在の場所です。このリンクをクリックすると、場所のリストを表示するページが開きます。目的の場所の下にある「選択」をクリックします。ウィザードのページが閉じ、「プロパティーの設定」ステップに戻ります。
- 宣言しているレコードが別の分類されたレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書が指し示す分類されたレコードを参照して選択します。詳細については、「受領書」を参照してください。
- 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。
バーコードについて
バーコード・データを提供するハードウェアとソフトウェアがある場合、バーコードをアクティブなフィールドに直接スキャンするか、ローカル・コンピューターから IBM InfoSphere Enterprise Records の関連フィールドにコピー・アンド・ペーストできます。「物理」タブの「物理アイテムのスキャン」を使用するため、バーコード・フィールドにテキストを入力できます。