ファイリング計画の作成
このトピックでは、IBM InfoSphere Enterprise Records でファイリング計画を作成する手順について簡単に説明し、詳細情報が記載されているトピックへのリンクを示します。これらのタスクは、実行する順番に示されています。つまり、あるタスク (アクションとイベントの追加など) の実行後に次のタスク (廃棄スケジュールの定義) を実行する必要があります。
- レコード管理のセキュリティー要件を調べて、必要な調整を行います。システムが稼働状態になった後にデフォルトのセキュリティー設定を調節するのは複雑です。一般に、セキュリティー設定は個々のユーザーではなくグループに割り当てます。このようにすると、システムの管理が本質的に簡単になります。詳細については、「セキュリティー」を参照してください。
- 必要に応じて、命名パターンを追加し、ファイリング計画に基づいて作成したレコード・カテゴリーやフォルダーなどの異なるエンティティーに適用する命名パターン・ルールを定義します。これらの命名パターン・ルールを定義したら、まず命名パターンをファイリング計画に関連付け、次にそのルールを適用するエンティティーを追加します。
- 必要に応じて、ボリューム名サフィックスの構成を変更します。これは、ボリューム名の接尾辞となる増分番号です。(デフォルトでは、サフィックスの値は 「00000」です。) この値は、レコード・フォルダーを追加する前に変更する必要があります。ボリュームはレコード・フォルダー (ボックスを除く) を追加した結果として自動的に作成されるからです。「ボリューム名の接尾辞の構成」を参照してください。
- 必要に応じて、新しい廃棄ワークフローを作成するか、既存の廃棄ワークフローをカスタマイズして、それらを Process Engine サーバーに転送します。アクションに関連付けられるワークフローは、それらのアクションを作成する前に使用できなければなりません。「ワークフローの作成と変更」を参照してください。
- エンティティーに対して実行する廃棄アクション (破棄または格納室への移動) を追加します。アクションは、廃棄スケジュールを定義する前に追加する必要があります。レコード・コンテナーまたはレコード・フォルダーを重要コンテナーとして指定する場合、1 つまたは複数の重要レビュー・アクションを追加する必要があります。必須ではありませんが、コンテナー・エンティティーの作成時にそのエンティティーを重要として指定できます。この場合、重要レビュー・アクションと繰り返しイベントを指定する必要があります。「アクションの追加」を参照してください。
- イベントを追加します。イベントは、特定のアクションをエンティティーに対してトリガーする基準となる指定条件 (四半期の終わりなど) の発生です。イベントは、それらを使用する廃棄スケジュールを定義する前に追加する必要があります。レコード・コンテナーまたはレコード・フォルダーを重要コンテナーとして指定する場合、1 つまたは複数の繰り返しイベントを追加する必要があります。「イベント」を参照してください。
- 必要に応じて、事前定義日を追加します。事前定義日は、特定のアクションをエンティティーに対してトリガーする基準となる日付 (通常は一度だけのイベント) です。事前定義日は、それらを使用する廃棄スケジュールを定義する前に追加する必要があります。「事前定義日の追加を参照してください。
- 廃棄スケジュールを定義します。必須ではありませんが、エンティティーの作成時に、そのエンティティーに廃棄スケジュールを関連付けることができます。また、IBM InfoSphere Enterprise Records ソリューションでレコード・タイプを使用する場合、あらかじめ廃棄スケジュールを定義しておかないと、関連付けるレコード・タイプを作成できません。「廃棄スケジュールの定義」を参照してください。
- 必要に応じて、レコード・タイプを追加します。レコード・タイプは、あるレコードの親レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに関連付けられている廃棄スケジュールとは異なる廃棄スケジュールをそのレコードに関連付ける手段です。「レコード・タイプの追加または変更」を参照してください。
- 必要に応じて、IBM InfoSphere Enterprise Records クラスのサブクラスの作成、クラスへのプロパティーの追加、ユーザー・インターフェースでのプロパティーの表示方法のカスタマイズなど、クラスとプロパティーをカスタマイズします。「サブクラスの作成」、「クラスへのプロパティーの追加」、および「プロパティーの表示のカスタマイズ」を参照してください。
- IBM InfoSphere Enterprise Records ソリューションに物理レコードの管理が含まれている場合、場所を追加します。物理エンティティー (物理レコード・フォルダーなど) を追加する場合、その場所を指定する必要があります。「場所の追加」を参照してください。
- ファイリング計画を追加します。「ファイリング計画の追加」を参照してください。
- ファイリング計画の階層を作成します。これには、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーの追加が含まれます。「レコード・カテゴリーの追加」と「レコード・フォルダーの追加」を参照してください。
ファイリング計画を作成したら、既存の IBM InfoSphere Enterprise Records 構成設定を再確認し、さらに別の構成タスクを実行する必要があります。「IBM InfoSphere Enterprise Records の構成」を参照してください。
別のオブジェクト・ストアへのファイリング計画の移行 (開発/テスト環境から実動環境へのファイリング計画の移行など) については、「ファイリング計画インポート/エクスポート・ツール」を参照してください。