Egenskaper definerer informasjon om et objekt som for eksempel dokumenter og mapper. Alle objektene du kan får tilgang til i et objektlager, tilhører en klasse. Klassen bestemmer egenskapene og virkemåten til objektet For eksempel tilhører alle mapper klassen Mappe og alle dokumenter tilhører klassen Dokument. Virkemåten og egenskapene for en mappe er forskjellig fra virkemåten og egenskapene for et dokument. Du kan for eksempel sjekke ut dokumenter, men du kan ikke sjekke ut mapper.
Administratoren definerer egenskapene for en bestemt klasse og kan opprette nye underklasser for en klasse. Hvis området ditt for eksempel trenger en prosjektkontokode for alle dokumenter, kan administratoren legge til egenskapen "Prosjektkode" til den grunnleggende Dokument-klassen. Hvis området trenger at enkelte egenskaper aktiveres for noen dokumenttyper, men ikke andre, kan administratoren definere én eller flere nye underklasser for å håndtere de ekstra egenskapene. For eksempel kan reiseregningene trenge egenskaper for kontokoder mens markdesføringsdokumenter trenger egenskaper for prosjektkoder, prosjektlanseringsdatoer og ledergodkjenning. Når du legger til eller sjekker inn et dokument, velger du en passende klasse for dokumentet og fyller deretter ut egenskapsverdiene.
Enkelte egenskapsverdier er opprettet av systemet og kan ikke endres direkte. Systemegenskaper som for eksempel oppretteren av objektet og datoen det ble opprettet på, angis når objektet legges til i et objektlager. Andre egenskaper som for eksempel datoen et objekt endres og personen som endret det, oppdateres av systemet når objektet, dets egenskaper eller dets sikkerhet endres.
Egenskaper har forskjellige typer og begrensninger. Egenskapstypen avgjør hvilken metode du bruker til å angi verdien. Generelt kan du ganske enkelt følge instruksjonene på siden. Enkelte av de spesifikke kravene og tipsene listes opp under hvert av de følgende delene. Applikasjonen du bruker til å integrere med Microsoft® Office-Office-applikasjonene avgjør hvordan du får tilgang til egenskaper for dokumentene.
Du kan få tilgang til og oppdatere egenskaper som er tilordnet til et dokument eller en mappe når du legger dem til i et objektlager eller endrer objektene, for eksempel når du sjekker inn et dokument eller lagrer innholdet i et utsjekket dokument. Den tomme malen du bruker til å legge til et dokument med, avgjør om du kan velge en klasse eller tilordne en klasse til dokumentet. Du kan endre egenskapene som er tilordnet til et dokument, men ikke klassen. Du endrer imidlertid egenskapene og klassen som er tilordnet til en mappe.
Når du lagrer innholdet, kan du klikke på Lagre med egenskaper for å endre det nye innholdet før dokumentet sjekkes inn igjen i et objektlager.
Bruk kommandoen Vis/Endre egenskaper i kategorienIBM ECM, eller velg Egenskaper i en popup-meny. Du kan også klikke på Vis detaljer nederst i Bla gjennom-ruten etter at du velger et dokument eller en mappe. Informasjon om objektet vises i Detaljert-ruten og du kan vise og endre informasjon for ethvert objekt du velger, etter at du klikker på Endre.
Noen av dokumentene kan av administratoren være tilordnet egenskaper som inneholder en livssyklus. En livssyklus for et dokument består av de forskjellige statusene dokumentet har i løpet av levetiden. For eksempel kan livssyklusstatusene for en lånesøknad inntreffe i følgende rekkefølge:
Statusene gjenspeiler rekkefølgen for en faktisk lånesøknad etter hvert som den flyttes fra én prosess til en annen. Når dokumentet flyttes fra en status til den neste, oppdateres livssyklusstatusen. Ved godkjenning flyttes for eksempel dokumentet til neste status (Godkjenning). Straks banken har finansiert lånet, endres dokumentet til statusen Utbetaling.
Noen egenskaper kan bli tilordnet en dokumentlivssykluspolicy. En dokumentlivssykluspolicy tilordnes til en dokumentklasse og brukes av administratoren. Livssyklusstatusen vises, og du kan endre livssyklusen når du er tilordnet de nødvendige tillatelsene.
Noen av egenskapene for dokumenter og mapper kan være tilordnet merkinger av administratoren. Merkinger er basert på bestemte egenskapsverdier og gir tilgang til dokumenter eller mapper. Når en merking aktiveres for et objekt, er de resulterende tilgangstillatelsene for objektet en kombinasjon av de opprinnelige tilgangstillatelsene og innstillingene for merkingene. Innstillingene for merkingene kan bestemme hven som har tilgang til objektet som merkingen er tilordnet til og hvem som kan endre eller fjerne den tilordnede merkingen.
Du kan vise egenskapene for et dokument fra informasjonssiden når du åpner, legger til eller setter inn et dokument. Når et dokument sjekkes ut, kan du endre dokumentegenskapene fra menyen Få informsajon eller endre dem når du sjekker inn dokumentet, dersom dette tillates av stedsadministratoren. I tillegg til å redigere egenskapsverdier kan du også sette inn noen av disse verdiene i Office-dokumenter.
Hvis du vil opprette et sammensatt dokument, må du bruke dokumentets informasjonsside. Oppretting av et sammensatt dokument er tilgjengelig fra menyen Get Info i integrerte Office-applikasjoner.
Når du viser egenskapene for et utsjekket dokument i Workplace, viser du faktisk egenskapene for versjonen med statusen Pågår eller Lansert, i Application Integration viser du egenskapene for versjonen med statusen Reservering. Dette kan forårsake følgende uventede virkemåte ved arbeid med et utsjekket dokument:
Vise eller endre egenskaper fra Office-applikasjoner og Outlook
Velg ett av følgende alternativer, avhengig av applikasjonen:
Office-applikasjoner | Outlook |
---|---|
|
|