入門

Workplace XT を使用するとドキュメントやフォルダーなどのアイテムをオブジェクト・ストアと呼ばれるリポジトリーに追加し、取得、表示できます。Workplace XT では、ある形式で並べられたドキュメントやフォルダーのリストを参照できます。例えば、すべてのローン申請書を申請者の姓をもとに A から F を一つのフォルダーに、G から K を別のフォルダーにと整理できます。

また特定の条件を満たすドキュメントのみを検索できます。上の例では、オブジェクト・ストアから、ある金額以上のローン申請書のみをすべて、申請者の名前に関係なく、取得できます。

参照や検索でドキュメントを取得すると、結果は同じ形式のリストとして操作できます。Workplace XT ではバナー・リンクツールバーポップアップ・メニューからアイテム・リスト機能にアクセスし、次のような共通操作を実行できます : コンテンツのソート複数のアイテムの選択、長いリストでも簡単に移動できるページ機能

詳細については、「ドキュメントおよびフォルダーの参照」および「ドキュメントおよびフォルダーの検索」を参照してください。

Workplace XT の参照機能、検索機能によりオブジェクト・ストアに保存された特定のアイテムを検索し、フォルダーやドキュメント操作用の機能にアクセスできます。Workplace XT は Workplace に似ていて、いくつか同様の機能も提供されますが、処理の実行手順は異なる場合があります。

バナー・リンク

参照モードと検索モードの上部にあるバナーには、現在のユーザー、およびナビゲーションやメニュー選択用のリンクが表示されます。

ツール」メニューのオプションは、テンプレートの作成、セキュリティー・ポリシー、ワークフロー・サブスクリプション、ワークフローなど、実行する作業のタイプ別に分類されています。Application Integration や eForms などのアプリケーションをこのメニューからダウンロードすることができます。また、サイト設定などの管理プロセス・タスクを実行することもできます。「タスク」および「マイ Workplace」上にバナーは表示されません。メニュー・オプションの詳細については、「アクション関連ツールの使用 」を参照してください。

他のバナー・リンクには次のようなアイテムがあります。

ツールバー

ツールバーでは次の項目にアクセスできます。

ポップアップ・メニュー

ポップアップ・メニューには、アイテムを右クリックするとアクセスできます。ツールバーに表示されるモードやアクションと同様に、ポップアップ・メニューに表示されるアクションは、選択したアイテムによって異なります。例えば、選択したドキュメントがチェックアウト中でない場合に、「チェックアウトの取り消し」メニューが表示されることはありません。

共通の手順

アイテムのリストにおいては、コンテンツのソートをしたり、リストにページ付けをしたり、1 つまたは複数のアイテムを選択したりすることができます。また、アイテムのリストを特定の Microsoft Excel コンマ区切り (CSV) ファイルにエクスポートしてローカルで保存できます。

コンテンツのソート

リスト内でコンテンツをソートすることはできますが、リストのソート自体は一度に 1 列しかできません。また、ドキュメントが関連付けられているアプリケーションによって、そのアプリケーションの MIME タイプに基づいてソートすることもできます。例えば、Microsoft Word ドキュメントにより、Microsoft Word の MIME タイプに基づいてリストをソートできます。MIME タイプでソートするには、最初の列名の前にある最初の列にカーソルを移動して、最初の三角形をクリックします。

すべての固有の MIME タイプは、アルファベット順にソートされます。同一のアプリケーションに異なる MIME タイプを割り当てられます。これをソートすると、結果では同じアプリケーションが異なるグループに属します。

列単位でソートするには、列のタイトルをクリックします。列名の後の三角形は、リストがソートされた列、およびソート順序を示します。上向きの三角形は昇順 (A → Z、0 → 9)、下向きの三角形は降順であることを示しています。列の見出しの名前はサイト管理者が構成するため、ユーザーによって見出しの名前が異なることがあります。また、特定の列に割り当てられた名前が使用中のオブジェクト・ストアに存在しないために、特定の列をソートできない場合もあります。

コンテンツのソートには次の例外事項があります。

Integration for Microsoft Office を使用して統合された Office アプリケーションで、リスト内のアイテムをユーザー名でソートすると、リストはユーザーに割り当てられた短縮名でソートされます。ただし、ソートした列に表示されるのは、割り当てられた表示名です。

ページを付ける

リストおよび階層内のアイテムをグループに編成して、一連のグループにページを付けることができます。グループのアイテム数はサイト管理者が定義します。例えば、アイテム数が 15 のグループをフォルダー階層のページ 1 として割り当てることができます。アイテム数が 15 の最初のグループに検索対象のアイテムが見つからなかった場合は、次のページ番号を直接クリックするか、方向矢印をクリックして、前または次のグループを参照します。

ただし、リストを表示しながら最初のページ以外のページを選択して、リストをソートした場合、ソートを開始したページではなく、アイテムの最初のページに戻ります。

複数のアイテムの選択

複数のアイテムを選択して、同じアクションをすべてのアイテムに一度に適用することができます。例えば、同じセキュリティー・ポリシーを選択したドキュメントすべてに割り当てることが可能です。

リストのアイテムを複数選択するには、Ctrl キーを押しながら、左マウス・ボタンで選択する各アイテムをクリックします。

連続したドキュメントの範囲を選択するには、範囲の最初のドキュメントを選択し、Shift キーを押しながら範囲の最後のドキュメントを選択します。