Çok içerikli belgelerin yönetilmesi

Çok içerikli bir belgenin atanmış bir belge tanıtıcısı vardır; ancak, belge birden fazla elektronik dosyadan oluşur. Örneğin, hem bir sözcük işlem belgesini, hem de bir elektronik tablo belgesini içeren bir teklifiniz olabilir. İzleme ve saklama amacıyla, iki dosyadan oluşmasına rağmen, bu dosya için aynı adı, aynı özellikleri ve aynı yeri kullanmak isteyebilirsiniz. Bunu, dosyaları gruplamak için çok içerikli bir belge kullanarak yapabilirsiniz. Çok içerikli bir belgeyle çalışırken, dosyaların tümüne erişebilirsiniz (güvenlik erişiminize bağlıdır).

Gerekli olduğunda içerik öğeleri ekleyip kaldırabilirsiniz ve her bir belge sürümünün, içerik öğesi olarak farklı dosyaları olabilir. Diğer bir deyişle, içerik öğesi dosyaları belgenin belirli bir sürümüyle ilişkilidir. İçerik öğeleri eklemek ya da kaldırmak için belgeyi dışarı almanız gerekir. Çok içerikli bir belgeyi dışarı aldığınızda, belgenin yeni sürümü için bir ayırma nesnesi yaratılır. Bu ayırma nesnesi, çoklu içerik bilgilerini taşımaz. Diğer bir deyişle, birden çok içerik öğesi bir sürümden bir sonrakine otomatik olarak taşınmaz. Belgenin yeni sürümünü geri verdiğinizde, içerik öğelerinin her birini yeni belge sürümüne el ile eklemeniz gerekir.

Hangi kullanıcıların çok içerikli belgenin içindekileri görüntüleyebileceğini ve hangi kullanıcıların belgeden içerik öğelerini saklayıp silebileceğini site denetimciniz belirler. Uygun erişiminiz yoksa, yalnızca belgede bulunan ilk öğeyi görüntüleyebilirsiniz. Diğer bir deyişle, diğer öğelerde bulunan belgeyi bilmezsiniz.

Çok içerikli belge yaratmak için

  1. İlk belge öğesini, Ekleme sihirbazını ya da bir giriş şablonunu kullanarak ekleyin.
  2. Belgeyi dışarı alın.
  3. Belgenin ilk öğesini saklamak için İçeriği Sakla işlemini kullanın.
    1. Belgeye gidin. Belge adını farenin sağ düğmesiyle tıklatın ve Ek İşlemler > İçeriği Sakla seçeneğini belirleyin.
    2. İlk öğeye ilişkin dosyayı bulmak için Göz At düğmesini tıklatın.
    3. Bu ilk dosya kabul edildikten sonra, ilk içerik öğesi olur.
  4. Sonraki içerik öğesini eklemek için İçeriği Sakla işlemini kullanın.
    1. Belgeye gidin. Belge adını farenin sağ düğmesiyle tıklatın ve Ek İşlemler > İçeriği Sakla seçeneğini belirleyin. .
    2. Yeni ikincil dosya olarak sakla seçeneğinin imlendiğinden emin olun.

      İPUCU Farklı bir dosyaya sahip belirli bir içerik öğesini, gerekirse listedeki dosyayı seçerek değiştirebilirsiniz.

    3. Dosyayı bulmak için Göz At düğmesini tıklatın.
    4. Bu ikinci dosya kabul edildikten sonra, sonraki içerik öğesi olur.
  5. Ek öğeler olarak başka dosyalar eklemek için adım 4 gereken sayıda yineleyin.
  6. Dosyayı geri verin.

    NOT  Dışarı alma işlemini iptal ederseniz (dosyayı geri verme yerine), son geri verme işleminden bu yana saklanan içeriğin tümü atılır.

  7. Dosya Seç adımında, Saklanan İçerik radyo düğmesinin seçili olduğundan emin olun ve Son düğmesini tıklatın.

Var olan bir içerik öğesini silmek için

  1. Belgenin önceden dışarı alınması ve en az iki içerik öğesi içermesi gerekir. Diğer bir deyişle, belgeye en az iki içerik öğesi eklemek için İçeriği Sakla işlemini kullanırsınız, ancak belgeyi henüz geri vermezsiniz.
  2. Birden çok içerik öğesi içeren belgeye gidin ve aşağıdaki işlemlerden birini yapın: Belgeyi farenin sağ düğmesiyle tıklatın ve Ek İşlemler > İçeriği Sil seçeneğini belirleyin.
  3. Belgeden silmek istediğiniz dosya adlarını seçin.

Çok içerikli belgeyi aşağı yüklemek için

NOT  İki ya da daha fazla çok içerikli belge seçerseniz, her çok içerikli belgenin yalnızca ilk öğesi aşağı yüklenir.

  1. Var olan çok içerikli belgeye gidin. Farenin sağ tıklatarak beliren menüyü açın ya da belgeye ilişkin bilgi sayfasını açın.
  2. Aşağı Yükle seçeneğini tıklatın. İçeriği Aşağı Yükle sayfası açılır.
  3. Aşağı yüklemek istediğiniz dosya adlarını seçin. Tüm nesneleri seçmek için ilk (kolon üstbilgisi) satırdaki onay kutusunu imleyin.
  4. Kabul Et düğmesini tıklatın. Birden fazla dosya seçtiyseniz, ilk dosyanın ardından belirtilen sıkıştırılmış dosya yerel bilgisayarınıza aşağı yüklenir.

Çok içerikli dosyaların görüntülenmesi

Tüm içerik öğeleri görüntülerden oluşuyorsa, çok içerikli dosyalar Image Viewer uygulamasıyla tümüyle görüntülenebilir. Ancak, görüntü ve görüntü olmayan öğelerin karışık olarak bulunduğu çok içerikli dosyalarla çalışırken aşağıdaki davranış konusunda dikkatli olun:

İçeriğin saklanması

Bir belgeyi dışarı alırken, küçük değişiklikleri belgeyi nesne deposuna geri vermeden saklamak isteyebilirsiniz. Belgeyi sakladığınızda, değişiklikleriniz saklanır, ancak belge sizin için dışarı alınmış olarak kalır ve sürüm durumu ile özellikleri değişmez.

İçeriği Sakla işlemi, birden çok içerik nesnesi olan bir belge yaratmak ve güncellemek için de kullanılır. Diğer bir deyişle, bir belge birkaç farklı elektronik dosyadan oluşabilir.

NOTLAR 

Bir belgeyi saklamak için

  1. Saklamak istediğiniz (dışarı alınmış) belgeye gidin. Belge adını farenin sağ düğmesiyle tıklatın ve Ek İşlemler > İçeriği Sakla seçeneğini belirleyin.
  2. İçeriği Sakla sayfasında, saklanacak yerel dosyayı bulmak için Göz At düğmesini tıklatın.

    File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa ve saklamakta olduğunuz belgenin yerel kopyasının saklama yordamı sonra iş istasyonunuzdan silinmesini isterseniz, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini belirleyebilirsiniz. Saklama yordamını tamamlamadan önce yerel kopyayı kapatın. Bu seçeneğe ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.

    NOT  Dosya açıkken ve yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra silinen bir dosyayı içeren örneklerle karşılaşabilirsiniz.

  3. Dosyayı seçin ve daha sonra, düğmesini tıklatın.
  4. Yaptığınız değişiklikleri kabul edin.

İçeriğin silinmesi

İçeriği Sil işlemi çok içerikli belgeden, belgenin tamamını silmeden bir ya da daha fazla içerik öğesini siler.

Document (Belge)

Seçtiğiniz belgenin adını listeler.

Birincil Dosya

Belgenin ilk içerik öğesinin dosya adını listeler. Bu dosyanın içeriğini silmek için dosya adının yanındaki onay kutusunu imleyin. Birincil dosyayı sildiğinizde, listedeki ilk ikincil dosya yeni birincil dosya haline gelir.

İkincil Dosyalar

Belgenin ek içerik öğelerinin dosya adlarını listeler. Bir ya da daha fazla içerik öğesini silmek için istediğiniz dosya adlarının yanındaki onay kutusunu seçin.