レポートの構成と必要条件

このトピックは次の内容で構成されています。

レポートを生成する前に、そのレポートの要件を以下に示す通りに実行する必要があります。また、IBM InfoSphere Enterprise Records のインストール時にレポート・サーバーを構成しておく必要もあります。詳しくは、『IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide』を参照してください。

IBM InfoSphere Enterprise Records レポート

次の各種レポートは、管理者が決定した現在選択されているデフォルトのファイリング計画が基になります。レポートを生成するには、IBM InfoSphere Enterprise Records の「レポート」タブを選択し、画面表示に従って、レポートのベースとなる構成基準を入力します。

レポートの基準を入力するときは、情報を選択する以外に直接入力することもできます。ただし、必要なデータに慣れていない間は、正しく情報を指定するために選択することをお勧めします。たとえば、ファイリング計画のセクションを指定する場合は、/Records Management で始まるフルパスを指定する必要があります。

多くのレポートでは、最新の情報を取得するために廃棄スイープを実行する必要があります。詳細については、「廃棄スイープの実行」を参照してください。レポート生成を最適化するには、「パフォーマンス」を参照してください。

ユーザーが実行したアクション

このレポートは、最終更新者の名前が基準となります。指定したユーザーが実行したすべてのアクションが表示されるわけではありません。たとえば、ユーザーがレコードを作成し誰もそのレコードを変更しなかった場合、作成者であるユーザーが最終更新者となり、レポートにはその作成イベントが表示されます。他のユーザーがレコードを変更した場合、作成者は最終更新者ではなくなるため、このレコードのレポートに作成者の名前は表示されません。

このレポートを実行する前に、次の条件を実施します。

このレポートには、監査を有効にした後に実行されたアクションのみが表示されます。詳細については、「監査」を参照してください。

注:   次に該当する場合、このレポートには削除イベントのみ表示されます。

ユーザーが実行したアクション
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
ユーザー名 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、照会対象のアクションを実行したユーザーを選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にするアクションの最初の日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にするアクションの最後の日付を選択します。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、イベント名、エンティティー・タイプ、ユーザー名、アクションの日付、エンティティー名、およびエンティティーの総数が表示されます。

要約」を選択すると、イベント名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

廃棄アクションごとのカテゴリーとフォルダー

このレポートには、特定の廃棄アクションによって影響を受けたカテゴリーとフォルダーが表示されます。あらかじめカテゴリーとフォルダーに廃棄スケジュールを割り当てておく必要があります。最新の情報を表示するには廃棄スイープを実行します。詳細については、「アクションの追加」、「廃棄スケジュールとエンティティーとの関連付け」、および「廃棄スイープの実行」を参照してください。

廃棄アクションごとのカテゴリーとフォルダー
プロパティー 説明
廃棄アクション ドロップダウン・リストから、廃棄アクション (レビュー、エクスポート、転送、破棄、暫定転送、カットオフ、または重要レビュー) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの開始日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の開始日となります。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの終了日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の終了日となります。.
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、フェーズ実行日、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、フェーズ実行日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、フェーズ実行日、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

ファイリング計画で定義された廃棄スケジュール

このレポートには、ファイリング計画内の廃棄スケジュールが表示されます。廃棄スケジュールの詳細については、「廃棄スケジュール」を参照してください。

ファイリング計画で定義された廃棄スケジュール
プロパティー 説明
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、廃棄スケジュール名、アクション名、エンティティー・タイプ、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

レコード・タイプに割り振られた廃棄スケジュール

このレポートを実行する前に、次の事前の準備が必要です。

レコード・タイプに割り振られた廃棄スケジュール
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、スケジュール名、エンティティー名、作成日、作成者、およびレコードの総数が表示されます。

要約」を選択すると、スケジュール名およびエンティティーの総数が表示されます。

廃棄スケジュールに関連付けられている電子カテゴリーとフォルダー

このレポートには、特定の廃棄スケジュールに関連付けられているカテゴリーとフォルダーが表示されます。詳細については、「廃棄スケジュールとエンティティーとの関連付け」を参照してください。

廃棄スケジュールに関連付けられている電子カテゴリーとフォルダー
プロパティー 説明
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、スケジュール名、アクション名、RM エンティティー・タイプ、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、スケジュール名、アクション名、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

保護マーキングごとの電子フォルダーとレコード (PRO のみ)

このレポートには、選択したセキュリティー分類に対して以前にマークされたフォルダーおよびレコードが表示されます。分類を設定しているデータベースのユーザー ID とパスワードを入力する必要があります。自身の分類またはそれよりも下位の分類の情報を表示できます。

保護マーキングごとの電子フォルダーとレコード
プロパティー 説明
セキュリティー・カテゴリー 1 つまたは複数のセキュリティー・カテゴリー (最高機密、機密、社外秘、部外秘、未分類) を選択します。
RM エンティティー・タイプ レポートの対象とするエンティティー・タイプを 1 つまたは両方選択します。
レポート・タイプ 詳細」を選択すると、セキュリティー・カテゴリー、RM エンティティー・タイプ、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。「要約」を選択すると、セキュリティー・カテゴリー、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

特定の期間内に作成された電子フォルダー

このレポートには、特定の期間内に作成された電子フォルダーが表示されます。

特定の期間内に作成された電子フォルダー
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、作成日および作成されたレコード・フォルダーの数が表示されます。

特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード

このレポートには、特定の期間内に特定のユーザーによって作成された電子レコードが表示されます。

特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
ユーザーが作成 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、レポート生成対象のユーザーを検索して選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、作成者、作成日、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、作成者、作成日、作成されたエンティティーの数が表示されます。

特定の期間内にユーザーによって表示された電子レコード

このレポートは、特定の期間内に IBM InfoSphere Enterprise Records ユーザーによって表示されたレコードを表示します。このレポートを実行する前に、次の条件を実施します。

詳細については、「監査の有効化と無効化」を参照してください。

このレポートには、監査を有効にした後に表示されたレコードのみが表示されます。

特定の期間内にユーザーによって表示された電子レコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に表示された日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に表示された日付を選択します。
ユーザーが表示 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、レポート生成対象のユーザーを検索して選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、表示したユーザー、表示された日付、作成者、作成日、RM エンティティー名、およびレコードの総数が表示されます。

要約」を選択すると、表示したユーザー、表示された日付、およびエンティティーの総数が表示されます。

特定の期間内に開かれた/閉じられた電子ボリューム

このレポートには、特定の期間内に開かれた、または閉じられた電子ボリュームが表示されます。詳細レポートでは両方の電子ボリュームを確認できます。要約レポートの場合は、開かれた電子ボリュームと閉じられた電子ボリュームのいずれかを指定します。ボリュームが開くまたは閉じる仕組みについては、「ボリューム」を参照してください。

特定の期間内に開かれた/閉じられた電子ボリューム
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に開かれた/閉じられた日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に開かれた/閉じられた日付を選択します。
アクション 「開かれた」または「閉じられた」チェック・ボックスのいずれか、または両方 (選択できる場合) をクリックして、レポートの対象を指定します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、開かれた日付または閉じられた日付 (あるいは両方)、閉じたユーザー、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、開かれた日付 (または閉じられた日付)、および開かれた (または閉じられた) エンティティーの数が表示されます。

廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコード

このレポートには、特定の期間内に特定の廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコードが表示されます。

廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。このフィールドでは大文字と小文字が区別されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に関連付けされた日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に関連付けされた日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、廃棄スケジュール、エンティティー・タイプ、アクション名、割振日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、割振日、廃棄スケジュール、およびエンティティー・タイプが表示されます。

廃棄アクションごとのフォルダーとレコード

このレポートでは、特定のアクションによって影響を受けたエンティティーが表示されます。このレポートは、アクションと 1 つ以上の廃棄スケジュール、および廃棄スケジュールと 1 つ以上のカテゴリーまたはフォルダーの関連付けを行った後に生成できます。レポート内に最新の情報を取得するには、廃棄スイープを実行します。

注: このレポートにはフォルダーの情報のみが含まれます。

廃棄アクションにより関連付けられたフォルダーとレコード
プロパティー 説明
廃棄アクション ドロップダウン・リストから、廃棄アクション (レビュー、エクスポート、転送、破棄、暫定転送、カットオフ、または重要レビュー) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの開始日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の開始日となります。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの終了日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の終了日となります。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、アクション名、エンティティー名、フェーズ実行日、宣言日/ファイリング日、作成者、スケジュール名、ID、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、アクション名、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

保留中のフォルダーとレコード

このレポートには、現在保留中のフォルダーとレコードが表示されます。あらかじめ 1 つ以上の保留を作成し、エンティティーに適用しておく必要があります。表示される日付は、保留が適用された日を表します。

保留中のフォルダーとレコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の保留日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の保留日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、エンティティー名、作成日、作成者、保留日、保留名、ID、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、エンティティー・タイプおよびエンティティーの総数が表示されます。

アプリケーション・タイプごとの電子レコードの場所

このレポートでは、関連するドキュメントの作成元アプリケーションのタイプ別でレコードの場所が表示されます。レポートで使用されるデータは、宣言されたレコードのフォーマット・フィールドのデータです。フォーマット・フィールドは、Base および PRO データ・モデルで電子レコードを宣言する場合は任意のエントリーですが、DoD データ・モデルでは必須フィールドです。フォーマット・フィールドの値が、このレポートに対して選択可能ないずれかのフォーマット・タイプの値と一致する場合、レポートに使用されるレコードが選択されます。

アプリケーション・タイプごとの電子レコードの場所
プロパティー 説明
アプリケーション・タイプ アプリケーション・タイプの選択」をクリックして、表示されたリストからアプリケーション・タイプを選択します。必要な場合は、「次へ」をクリックして次のページにあるアプリケーション・タイプを選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、アプリケーション・タイプ、作成者、作成日、および RM エンティティー名 (場所を含む) が表示されます。

要約」を選択すると、アプリケーション・タイプ、場所、およびエンティティーの数が表示されます。

ダウングレードまたは分類解除の期限を迎えるレコード (DoD 分類のみ)

このレポートには、特定の期間内にダウングレードまたは分類解除される予定となっているレコードが表示されます。十分な期間が経過し、こうした分類変更の期限を迎えるレコードがいくつか存在する場合に限り、レポート結果が生成されます。ユーザーは、各自のセキュリティー分類と同じまたは下位の分類のレコードのみ参照できます。「ダウングレード - イベント」はこのレポートでは使用できません。

ダウングレードまたは分類解除の期限を迎えるレコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポート対象のファイリング計画のセクションを選択します。目的のエンティティーがパスの最後に表示されている場合、「OK」をクリックします。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
分類アクション 最高機密または機密から下位の分類に移動されるレコードを表示するには、「ダウングレード中」を選択します。最高機密、機密、または社外秘から未分類に移動されるレコードを表示するには、「分類解除」を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、ダウングレードの実行日、現在の分類、レコード・タイトル、およびダウングレード・オプションに対するダウングレード・インストラクションが表示されます。分類解除オプションの場合は、分類解除の実行日、現在の分類、およびレコード・タイトルが表示されます。

要約」を選択すると、ダウングレードの実行日、現在の分類、およびダウングレード・オプションのレコード・タイトルが表示されます。分類解除オプションの場合は、分類解除の実行日、現在の分類、およびレコード・タイトルが表示されます。

関連付けられた廃棄スケジュールを持たないレコード・フォルダー

廃棄スケジュールを作成する前にレコード・フォルダーを作成する場合、後で廃棄スケジュールを割り当てる用意ができたときに、このレポートを使用して該当するフォルダーを確認できます。このレポートはファイリング計画全体に適用されます。

関連付けられた廃棄スケジュールを持たないレコード・フォルダー
プロパティー 説明
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、エンティティー名、ID、作成日/ファイリング日、作成者、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、各エンティティー・タイプのエンティティーの数のみが表示されます。

特定の期間内に下されたレビュー判断

このレポートには、特定のレビュー判断が下されたすべてのカテゴリー、フォルダー、レコードが表示されます。このレポートはファイリング計画全体に適用されます。事前に廃棄スケジュールを作成して適切な IBM InfoSphere Enterprise Records フォルダーに適用し、廃棄スイープを実行する必要があります。また、レビューアーはワークフローの受信トレイ (または RecordsManagerApproval パブリック受信トレイ) 内のタスクを完了しておくことが必要です。

このレポートは、次の手順を実施してカスタム・オブジェクトを作成してから実行する必要があります。

  1. Enterprise Manager (EM) で、「FPOS」>「レコード管理」>「RM マスター」>「システム構成」の順に移動します。
  2. クリックして、「新規」>「カスタム・オブジェクト」の順に選択します。
  3. カスタム・オブジェクトの名前を入力し、「次へ」をクリックします。
  4. 「非表示クラスをリスト表示」チェック・ボックスを選択します。
  5. リストから、「システム構成」クラスを選択します。
  6. 「プロパティー名」フィールドに、「Disposal Phase Required」と入力します。
  7. 「プロパティー値」フィールドに、「1」を入力します。
  8. オブジェクトの作成を完了します。
  9. オブジェクト・ストアを更新します。
特定の期間内に下されたレビュー判断
プロパティー 説明
レビュー判断 ドロップダウン・メニューからレビュー判断 (承認、拒否、保留、またはスケジュールの変更) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初のレビューの日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、フェーズ判断日 (月)、スケジュール名、エンティティー・タイプ、フェーズ判断日 (日付と時間)、レビュー・コメント、作成日、および作成者が表示されます。

要約」を選択すると、フェーズ判断日 (月)、スケジュール名、エンティティー・タイプ、および総数が表示されます。

ファイリング計画の構造化ビュー

このレポートには、ファイリング計画の選択したセクションに含まれるカテゴリーまたはフォルダー (またはその両方) が表示されます。表示される日付は、エンティティーが作成された日を表します。

ファイリング計画の構造化ビュー
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、作成者、作成日、エンティティー名、およびこのエンティティー・タイプの総数が表示されます。

要約」を選択すると、このエンティティー・タイプの数のみが表示されます。

廃棄期日になる重要レコード

このレポートには、特定の期間内にレビュー (またはその他の構成済みアクション) の期限を迎える重要レコードが表示されます。重要レビュー・アクション、およびこのアクションが定期的に起動される繰り返しの日付を設定しておく必要があります。レコードの重要インジケーターを true に設定しておきます。このレポートを実行するときは、事前に廃棄スイープを実行してレコードを更新します。詳細については、「重要レコードの設定」を参照してください。

廃棄期日になる重要レコード
プロパティー 説明
ファイリング計画のセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイリング計画のセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイリング計画全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、重要レコード・レビューの開始日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、重要レコード・レビューの終了日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、レビュー日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、レビュー日およびレコードの総数が表示されます。