Kayıt yönetimi, hangi belgelerin şirketiniz tarafından kayıt olarak tutulması gerektiğini tanımlama ve bir kaydın tutulma nedenlerini, ne kadar tutulması gerektiğini ve son elden çıkarma için kimin yetkili olabileceğini tanımlayan tutma zaman çizelgeleri geliştirme işlemidir. Kayıt yönetimi, iç kullanıcılarınız ya da dış denetçiler tarafından başvuruda bulunulması için önemli kayıtların uygun dönemler boyunca kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar. Kayıt yönetimi, işle ilgili önemli verilere yalnızca onaylı kullanıcıların erişmesini ve verilerin, kayda dönüştürüldükten sonra değiştirilememesini sağlamak üzere belgeler (ve özellikleri) için ek güvenlik de tanımlayabilir. Çoğu zaman, devlet uyum düzenlemeleri ve şirket yönergeleri hangi öğelerin kayda dönüştürülmesi gerektiğini ve kayıtların nasıl düzenlenmesi, sınıflandırılması ve tutulması gerektiğini belirler.
Site Denetimciniz, Workplace XT ürününü, isteğe bağlı IBM InfoSphere Enterprise Records uygulamasıyla çalışacak şekilde yapılandırabilir. (IBM InfoSphere Enterprise Records uygulamasının önceki IBM FileNet Records Manager'dı.) Workplace XT'den, şirket kaydı olması gereken bir belgeyi tanımlayabilirsiniz. Bundan sonra IBM InfoSphere Enterprise Records belgeye ek özellikler ve güvenlik uygular ve belgeyi, Kayıt Olarak Bildirme yordamında belirlediğiniz ek klasör yerlerinde dosyalar. Belgenin özgün iyesi ve diğer kullanıcılar, belge bir kayda dönüştürüldükten sonra öğeye ilişkin aynı erişim haklarına sahip olmazlar.
Kayıtları doğru bir şekilde tanımlama işlemini basitleştirmek için denetimciniz, siteniz için Kayıt Olarak Bildirme giriş şablonları yaratabilir. Bir şablon, kayıt tanımlama işlemini kolaylaştırmak için önceden tanımlı bir kayıt kategorisi ya da yeri ve özellik değerleri sağlayabilir.
Belgenizin birden fazla sürümü varsa, belge serisi için kaydın nasıl yaratılacağına ilişkin çeşitli seçenekleriniz olur:
IBM InfoSphere Enterprise Records siteniz için yapılandırıldıktan sonra, Kayıt Olarak Bildirme erişim rolünün üyesi olan kullanıcılar bir belgeyi eklerken ya da geri verirken, onay sayfasında Kayıt Olarak Bildir düğmesini görürler. Kayıt Olarak Bildir ve Sürümleri Kayıt Olarak Bildir işlemleri Bilgi sayfasında henüz kayıt olarak bildirilmeyen belge sürümlerine ilişkin beliren menülerde listelenir.
Bir belge sürümü yalnızca bir kez kayıt olarak bildirilebilir. Bir sürümün kayıt olarak bildirilip bildirilmediğini saptamak için aşağıdaki işlemlerden birini yapın:
NOT Yeni bildirdiğiniz bir belgenin beliren menüsünde Kayıt Olarak Bildir seçeneğini görürseniz, yoldaki son öğeyi tıklatarak menüyü yenileyin.
Bir belgeyi bildirirken, belgenin bir bileşik belge parçası olmasından kaynaklanabilecek sorunlar konusunda dikkatli olun. Alt belgeleri üst belgelere eklerken, ilgili belgelerin olağan elden çıkarma zaman çizelgesine müdahale edebilecek ayarlar belirlenebilir. Herhangi bir belgenin (üst ya da alt belge) silinmesini önleyecek bir ayar, belgelerin silinmesi gereken zamanda olağan silinme zamanlamasına müdahale edebilir. Benzer bir şekilde, bir alt belgenin üst belgesiyle birlikte silinmek üzere belirlenmesi, alt belgenin olağan elden çıkarma işlemine müdahalede bulunabilir. Çeşitli ayarların sonuçlarıyla ilgili ayrıntılar için Configuring IBM InfoSphere Enterprise Records başlıklı konuya bakın.
NOT DITA dosyası işlevselliğinden yararlanan tüm uygulamalar, bileşik belgeler olarak bileşenler yaratır; bu nedenle bileşik belgeler için geçerli olan kurallar, DITA dosyaları için de geçerlidir.
Bileşik belge üst belgesinin özel bir simgesi olduğundan, bu belgeyi kolayca tanımlayabilir ve kayıt olarak bildirmeden önce alt belgelerini ve bağlantılarını keşfedebilirsiniz. Uygun özellik değiştirme haklarıyla, bir üst belgeyi kayıt olarak bildirdikten sonra, ek alt belgeler söz konusu üst belgeye eklenebilmektedir. Bir alt belge ile ilişkilendirilen ayarları da değiştirebilirsiniz. (Bunu yapmak için aşağıdaki yordamda Bağlantı Bilgileri yerine Alt Belgeyi Değiştir seçeneğini belirleyin.)
Alt belgelerin özel bir simgesi yoktur. İstenmeyen sonuçları önlemek için aşağıdakileri yapmanız önerilir:
Kayıt Olarak Bildir sihirbazını başlatmak için aşağıdaki işlemlerden birini yapın:
Sonraki adımlarında gerekirse Yardım bağlantısını tıklatın.