新增或修改處置暫存區

以下程序描述了如何將處置暫存區新增至系統或稍後修改它。建立處置暫存區時,您可以為記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄設定條件。排定的暫存區清理處理程序可確定是否有某些實體滿足暫存區的條件。如果有,將自動套用該暫存區。僅可以手動套用沒有條件的處置暫存區。您也可以手動套用條件暫存區,但是可能無法手動將其移除。請參閱如果您無法移除手動暫存區。條件暫存區也稱為動態暫存區。在下次執行暫存區清理過程中,會自動將滿足暫存區條件的新實體放置在暫存區。

您應當慎重考慮用於條件暫存區的標準,這樣才不會無意中將很多實體放置在暫存區。設定暫存區條件時,請使用「預覽」鏈結以查看將受到影響的實體。

預覽」鏈結使用「靜態搜尋模式」,傳回的結果可能不完整。 請參閱設定搜尋預設值,以取得定義「靜態搜尋的結果數上限」的其他資訊。

如何新增處置暫存區

  1. 以記錄管理員或記錄管理者登入並存取建立暫存區的 FPOS。
  2. 選取「處置」標籤。
  3. 按一下「暫存區:暫存區圖示
  4. 按一下「新增暫存區」:
設定屬性
  1. 輸入暫存區的名稱。
  2. 指定新增此暫存區的原因。
  3. 選取暫存區的類型。
  4. 如果您想立刻使此暫存區處於作用中狀態,請從「作用中」下拉功能表中選取「True」。無論透過暫存區清理還是手動將暫存區放置在實體上,暫存區都必須處於作用中狀態。選取「False」(預設)以從現在起使其處於非作用中狀態。
  5. 您可以按「下一步」來設定將透過暫存區清理放置暫存區的條件,或按一下「完成」(或「取消」)。如果您在沒有設定任何條件的情況下完成作業,則此暫存區僅可以手動放置。暫存區清理會忽略它。
設定條件(選用)

您可以為記錄、種類、記錄資料夾或磁區設定條件。在每種情況下,您均應指定一或多個屬性、一個運算子、一個值和一個結合類型,以指定多個屬性之間的關係。您也可以為記錄指定一個內容搜尋。如果您設定了條件並且暫存區處於作用中狀態,暫存區清理會自動將此暫存區套用至符合標準的實體。

選取一組屬性

  1. 針對要為其指定條件的實體按一下「變更」按鈕。
  2. 從下拉功能表中選擇要使用的屬性。
  3. 完成設定後,按一下「接受變更」。

設定屬性準則

所有實體類型的工作方式相同。選取您要使用的一組屬性後,請使用以下程序。

  1. 針對每個屬性,從下拉功能表中選取一個運算子。可用的運算子變更取決於屬性的類型。
  2. 針對每個屬性,指定一個值。可以輸入任意形式的文字、從下拉功能表選取或選取一個日期。(請參閱選取日期。)
  3. 設定兩種屬性之間的關係(結合類型)。AND 指兩者都為真;OR 指其中一種為真。

如果保留屬性值為空,它將不會被用作準則,除非您選取了 IS NOT NULL 運算子。

附註  設定這些條件的過濾器不支援百分比 (%) 或 '&' 符號 (&) 字元。

選取日期

  1. 按一下行事曆圖示。
  2. 按一下您想要選取的日期。預設為目前日期。
    1. 按一下 << 或 >> 以變更年份,按一下為一年,或按住以顯示年份清單。如果您需要的年份不在清單中,請選取最近的年份然後再次按住以查看新的清單。
    2. 按一下 < 或 > 以變更月份,按一下為一個月,或按住以顯示月份清單。

如果要移除事先指定的日期資訊,請按一下「清除」。

附註  若為美國語言環境,短日期格式為 mm/dd/yy。如果年份大於 29,應用程式會使用 19XX。 如果年份不超出 29,應用程式會將日期儲存為 20XX。 這對 DoD 已分類資料模型來說可能是個問題,因為推出日期可能離目前日期 25 年。在 2008 年,這可能導致 2033 年被儲存為 1933 年。因此,對於 DoD 已分類,短日期格式被變更為 mm/dd/yyyy。可在分類精靈的「分類」資訊頁面和動作頁面可見。其他格式(例如「中」、「長」和「完整」)保持不變。為避免任何日期混亂,請考慮將 Workplace 喜好設定設為使用長年份格式。您必須登出 IBM InfoSphere Enterprise Records,再重新登入,使喜好設定立即生效。

指定內容(僅記錄)

  1. 在「內容包含」文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。請參閱指定內容,以取得其他提示。
  2. 從「位於」功能表中,選取「meta 資料」(尋找記錄屬性中的文字)或「內容」(尋找宣告文件中的文字)。
  3. 將運算子設定為「AND」以指示實體必須包含您輸入的文字,並且所有屬性(之前指定的)也必須為真。如果內容或者屬性條件之一必須為真,則設定運算子為「OR」。

如果要移除某個屬性,請執行以下兩種操作之一

如何預覽實體的條件

對於具有條件值的每個實體類型,請按一下其「預覽」鏈結以查看符合使用您指定的條件的實體之清單。我們建議您檢查預覽以確保您將暫存區放置在所需的實體上。

清單顯示在新視窗中。顯示的實體總數可以與在 Workplace 站台喜好設定中設定的搜尋時返回項目的最大數量一樣多。

完成後按一下「關閉」鏈結。

如何修改處置暫存區

您僅可以在暫存區清理將暫存區套用至某個實體之前編輯或移除暫存區條件。

  1. 選取「處置」標籤。
  2. 按一下「暫存區」然後找到暫存區。(提示 如果要取得較簡短的清單,您可以在「過濾」框中輸入名稱的前幾個字元,然後按一下「執行」。)
  3. 選取要修改的暫存區之「取得資訊」按鈕。
  4. 從資訊頁面清單選取想要修改的頁面然後使用以上程序。如果要修改安全,請參閱指定安全設定
  5. 完成後按一下「套用」。