Utilisation des propriétés

Utilisez la page Propriétés pour afficher ou mettre à jour les propriétés associées à un objet.

A propos des propriétés

Les propriétés définissent les informations sur un objet. Tous les objets auxquels vous pouvez accéder dans un conteneur d'objets appartiennent à une classe. La classe détermine les propriétés et le comportement de l'objet. Par exemple, tous les dossiers appartiennent à la classe Dossier et tous les documents appartiennent à la classe Document. Le comportement et les propriétés d'un dossier sont différents du comportement et des propriétés d'un document. Par exemple, vous pouvez réserver des documents mais vous ne pouvez pas réserver de dossiers.

Votre administrateur de site définit les propriétés d'une classe spécifique et peut créer de nouvelles sous-classes d'une classe. Par exemple, si votre site a besoin d'un code de compte de projet pour tous les documents, l'administrateur peut ajouter la propriété "Project code" à la classe Document de base. Si votre site doit appliquer certaines propriétés à certains types de document mais non à d'autres, votre administrateur peut définir une ou plusieurs nouvelles sous-classes afin de gérer les propriétés supplémentaires. Par exemple, vos documents de rapport de dépense peuvent requérir des propriétés pour les codes de compte mais vos documents de marketing peuvent requérir des propriétés pour les codes de projet, les dates d'édition des projets et les approbations de gestion. Lorsque vous ajoutez ou restituez un document, vous sélectionnez la classe appropriée pour le document puis indiquez les valeurs de propriété.

Vous pouvez modifier les propriétés de plusieurs documents en même temps. Lorsque ces documents se trouvent dans un dossier auquel un ou plusieurs modèles d'entrée sont associés, Workplace XT vous permet d'utiliser vos documents sélectionnés avant de modifier leurs propriétés. Par exemple, vous pouvez retirer des documents spécifiques avant de modifier les propriétés.

Propriétés système

Certaines valeurs de propriété sont créées par le système et ne peuvent pas être modifiées directement. Les propriétés qui s'affichent sur la page de propriétés sont déterminées par la préférence de site d'affichage de propriétés système. Les propriétés système, telles le créateur de l'objet et la date de création, sont définies lors de l'ajout de l'objet à un conteneur d'objets. D'autres propriétés, telles la date de modification d'un objet et la personne ayant modifié l'objet, sont mises à jour par le système lors de la modification de l'objet, de ses propriétés ou de sa sécurité.

Mise à jour des propriétés

Vous accédez aux informations de propriété d'un document lorsque vous cliquez sur Propriétés sur la barre d'outils ou lorsque vous sélectionnez Propriétés dans un menu contextuel. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs documents et mettre à jour les propriétés associées pour ces documents en même temps. Par exemple, lorsque vous changez une propriété de date, la nouvelle date est attribuée à tous les documents. Toutefois, si vous n'entrez pas d'informations pour une propriété spécifique, les informations attribuées à l'origine à cette propriété sont utilisées. Vous pouvez également cliquer sur Réinitialiser pour annuler les modifications apportées à la propriété. Vous ne pouvez pas annuler les valeurs de propriété lorsque vous mettez à jour les propriétés pour plusieurs documents.

Utilisez l'option Définir les propriétés pour modifier des propriétés spécifiques. Lorsque vous modifiez les propriétés des documents attribués à une classe de document spécifique, cette classe de document n'est pas disponible tant que vous n'avez pas fini de mettre à jour les propriétés. Il peut exister des instances dans lesquelles les informations de propriété mises à jour entrées ne sont pas attribuées à certains des documents traités. Cette situation survient lorsqu'un document d'une version, telle une version mineure, est inclus avec les différents documents que vous gérez. Les propriétés attribuées à une version mineure d'un document ne sont pas modifiées lorsque vous mettez à jour les propriétés de plusieurs documents. Vous pouvez changer manuellement les valeurs des propriétés de la version d'un document via la page d'informations de ce document.

Les propriétés ont différents types et restrictions. Le type de propriété détermine la méthode utilisée pour la spécification de la valeur. En général, vous pouvez simplement suivre les instructions de la page. Certains conseils et exigences spécifiques sont répertoriés ci-dessous.

Dates

Lorsque vous indiquez une date, vous pouvez indiquer une date ou la sélectionner dans un calendrier. Si le format de date est défini pour afficher les années à un format à deux chiffres, les restrictions suivantes s'affichent :

ASTUCE : Si vous avez besoin d'indiquer des dates hors de cette plage, vous pouvez éditer vos préférences utilisateur afin que le format de date utilise une année à quatre chiffres. Pour plus d'informations sur les préférences utilisateur, voir la section relative aux paramètres généraux.

Listes de choix filtrés

Certaines listes de choix de propriété vous permettent de filtrer les choix en fonction de votre entrée. La liste de choix affiche tous les choix commençant par le texte entré. De plus, vous pouvez utiliser un astérisque (*) en tant que caractère générique. Par exemple, si vous entrez *cla, la recherche trouve les classes appelées Réclamations automatiques et Traitement des réclamations. (Un astérisque est toujours supposé à la fin du texte entré.)

ASTUCE : Entrez "*" pour afficher l'intégralité de la liste.

ASTUCES CLAVIER