Belge eklenmesi

Workplace, her bir nesne türünü eklerken size yardımcı olacak sihirbazlar sağlar. Sihirbazlar neredeyse birbirinin aynıdır, ancak bu ve Klasör ekleme başlıklı konuda ayrı olarak anlatılmaktadır. Bu sihirbazlara bilgi sayfasından ya da Yazar > Genel Araçlar sayfasından erişebilirsiniz.

Belge Ekleme ya da Nesne Ekleme sihirbazları, bir nesne deposuna yeni bir belge ya da özel nesne ekler. Yeni bir belge ya da özel nesne eklediğinizde, belge ya da özel nesneye ilişkin yer, belge sınıfı, özellikler ve güvenliği ayarlamanız gerekir. Belgeyi bir Office uygulaması ya da Outlook programı içinden eklemiyorsanız, belge eklemenin son adımı eklenecek dosyayı seçmektir.

İPUCU Belge Ekleme sihirbazını kullanmanın yerine, belge ekleme işlemini hızlandıracak bir giriş şablonu seçebilir ve kullanabilirsiniz. Giriş şablonlarıyla ilgili daha fazla bilgi için Giriş şablonlarıyla çalışma başlıklı konuya bakın.

Buna ek olarak, bir sihirbaz kullanarak ve tümleşik bir Office uygulaması ya da Outlook aracılığıyla belge eklemek için, bir belgeyi bir klasöre de ekleyebilirsiniz.

Sihirbazı başlatmak için

Ek bilgi için aşağıdaki sihirbaz adımlarından birini tıklatın:

Klasör Seçme

Yazar sayfasından bir klasör eklerken, ilk olarak bir klasör yeri seçmeniz gerekir. Genel olarak, bir belge ya da özel nesne eklerken de bir klasör seçmeniz gerekir, ancak site denetimciniz bir klasörün gerekli olmayacağını belirleyebilir. Bu durumda, bir nesne deposu seçer seçmez, özelliklerin ayarlandığı sonraki adım seçilebilir duruma gelir ve klasör seçme adımı olmadan işleme devam edebilirsiniz.

Göz At sayfasında çalışırken, yürürlükteki klasör yeriniz otomatik olarak seçilir.

Bir klasör seçmek için

  1. Nesne depolarında ve ilişkili klasör sıradüzeninde dolaşın.
  2. İstediğiniz klasörü seçin ya da belirlediğiniz yere yeni bir klasör eklemek için Klasör Ekle simgesini tıklatın.
  3. İleri düğmesini tıklatın.

Bir klasöre belge ya da özel nesne eklemezseniz, daha sonra belgeye göz atamazsınız. Belgeyi bulmak için aramanız gerekir.

Özellikleri ayarlama

Özellikleri Ayarla sayfasında varsayılan (temel) nesne sınıfı görüntülenir ve söz konusu sınıfa atanan özellikler gösterilir. Sistem denetimciniz tarafından yaratılan bir alt sınıfı seçebilirsiniz.

Nesne sınıfını değiştirmek için

Sayfanın tepesindeki Sınıfı Değiştir bağlantısını tıklatın ve bir sınıf seçin. Bir kayıt nesne deposuna sınıflandırılmış belgeler eklemek için bir sınıflandırılmış belge sınıfı seçin.

Özellikleri ayarlamak için

  1. Eklenmekte ya da geri verilmekte olan nesneyle ilişkilendirilen özellikleri gözden geçirin. Devam edilebilmesi için giriş yapılması gereken özellikler kırmızı bir yıldız imi ile tanımlanır.
  2. Özellik değerlerini girin ya da gösterilen değerleri değiştirin. Bazı özellikler doğrudan bu sayfada düzenlenebilirken, bazı değerleri düzenlemek için özellik adını ya da takvim denetimi simgesini tıklatmanız gerekir. Bilinmeyen özelliklere ilişkin yardım almak için site denetimcinize başvurun.
  3. Sınıflandırılmış belgeler için gerektiğinde sınıflandırma değerlerini güncelleyin.
  4. Bileşik belgeler için Evet ya da eklemekte olduğunuz belgenin bileşik belge olup olmadığını gösteren Hayır seçeneğini belirleyin. Eklemekte olduğunuz belgeyle ilişkilendirilecek alt belgeleri eklemek için Alt Öğe Ekle öğesini tıklatın. Bu belgeye, üst belge denir. Üst belgeyle ilişkilendirilen alt belgeleri görüntülemek için Göster düğmesini tıklatın.

    NOT  "Özel nesneler, bileşik belgelerde üst belge olarak belirlenemez.

  5. Devam etmek için İleri düğmesini tıklatın.

Bir Outlook iletisi ya da Outlook iletisinden metin ekliyorsanız, yalnızca temel Eposta sınıfı ve alt sınıfları görüntülenir. Ekleri ekliyorsanız, tüm sınıfları kullanabilirsiniz.

Güvenliği ayarlama

Güvenlik ayarları, eklediğiniz belgeye ya da özel nesneye erişebilecek kullanıcıları saptar ve grupları ve her bir gruba ya da kullanıcıya verilen izinleri denetler. Ayrıca, bir belgeye ilişkin güvenlik ayarlarını denetlemek için bir güvenlik ilkesi uygulayabilirsiniz.

Bir belgeye güvenlik ilkesi atamak için

  1. Atanmış herhangi bir güvenlik ilkesi yoksa, İlke Ata düğmesini tıklatın.
  2. Listelenen güvenlik ilkeleriyle ilgili bilgileri görüntülemek için Bilgi Al düğmesini tıklatın.
  3. Atamak istediğiniz güvenlik ilkesinin adı altında bulunan Seç düğmesini tıklatın.
  4. Atanmış bir güvenlik ilkesini değiştirmek ya da kaldırmak için İlke Atamasını Kaldır düğmesini tıklatın.
  5. Güvenlik ilkeleri ve uygulanmalarıyla ilgili daha fazla bilgi için Güvenlik İlkesi Kullanma başlıklı konuya bakın.

Güvenliği ayarlamak ya da değiştirmek için

  1. Var olan güvenlik ayarlarını gözden geçirin.
  2. Yeni kullanıcılar ya da gruplar eklemek için Yeni Ekle düğmesini tıklatın. Belirli adları aramanız için Güvenlik Ayarla - Kullanıcıları/Grupları Seç sayfası açılır.
    1. Arama yapılacak etki alanını seçin. Burada seç aşağı okunu tıklatın ve daha sonra, listeden istediğiniz etki alanını seçin.
    2. Ekleme işleminde kullanabileceğiniz adların listesini daraltmak için Kullanıcılar ya da Gruplar seçeneğini belirleyin.
    3. Aranacak adların ilk bir ya da birkaç karakterini yazın. Örneğin, ademir ve auzun adlı kullanıcıları bulmak için a yazın. "a" harfiyle başlayan tüm kullanıcı adları döndürülür. Daha çok karakter girerek aramayı daraltabilirsiniz. Örneğin, ade karakterleri, ademir ve adeniz adlı kullanıcıları döndürürken, auzun ya da atutan adlı kullanıcıları döndürmez.
    4. Ara düğmesini tıklatın. Kısa bir süre sonra eşleşen adlar görüntülenir.
      • Eşleşen adların sayısı, varsayılan görüntüleme değerinden büyükse, tüm eşleşmeler görüntülenmez. Daha fazla sonuç görmek için arama ölçütlerini değiştirmeniz ve yeniden Ara düğmesini tıklatmanız gerekir.
      • Tatmin edici sonuçlara ulaştığınızda, listeden istediğiniz adları seçin. Ctrl+tıklatma ya da Üst Karakter+tıklatma yöntemini kullanarak listedeki birden fazla adı seçebilirsiniz.
    5. Seçilen adlara ilişkin güvenliği ayarlamaya devam etmek için Kabul Et düğmesini tıklatın. Güvenliği Ayarla sayfası, yetkili kullanıcılar listesinde yeni kullanıcının ya da grubun adıyla birlikte yeniden açılır.
  3. Gerekirse, belirli bir kullanıcıya ya da gruba ilişkin erişim haklarını değiştirin.
    1. Başlık kolonundaki kullanıcı ya da grup adını tıklatın. Güvenliği Ayarla - Ayarlar sayfası açılır.
    2. Her bir izin düzeyini gerektiği şekilde onaylamak ya da reddetmek için onay kutularını imleyin ya da kutulardaki imleri kaldırın. Ek bilgi için Güvenliği Yönetme başlıklı konuya bakın.
    3. Kabul Et düğmesini tıklatın.
  4. Bir belge ekliyorsanız, devam etmek için İleri düğmesini tıklatın. Bir özel nesne ekliyorsanız, özel nesne eklemeyi tamamlayın.

Dosya seçme

Belge ekleme işlemini tamamlamak için bir dosya seçmelisiniz.

NOT  Bir Office uygulamasından ya da Outlook programından bir belge ekliyorsanız, belgeyi ekleme işlemine başlamadan önce seçmeniz gerekeceğinden, bu görev görüntülenmez. Dosyanın adı, Belge Ekle sayfasının altındaki Özet kısmında görünür.

Dosya seçmek için

  1. Aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:
  2. Belge ekleme işlemini tamamlayın.

Klasöre belge ekleme

Göz At ya da Yazar sayfasını kullanarak bir klasöre yeni bir belge ekleyebilirsiniz.

Workplace'teki bir klasöre belge eklemek için

  1. Göz At sayfasından, belirli bir klasöre gidin (klasörü açmak için adını tıklatın).
  2. Yolun altındaki Belge Ekle düğmesini tıklatın.

    NOT  Belge Ekle işlemini, klasörün bilgi sayfasında da bulabilirsiniz.

  3. Gerekirse, farklı bir sınıf seçmek için Sınıfı Değiştir seçeneğini tıklatın. Sınıf seçiminiz, belgeyle ilişkilendirilen özellikleri denetler.
  4. Yeni belgeyle ilişkilendirilen Özellikler ayarlarını gözden geçirip ayarlayın ve Özellikler ayarlarınızı saklayın.
  5. Yeni belgeye atanan Güvenlik ayarlarını gözden geçirip ayarlayın ve güvenlik ayarlarınızı saklayın. Güvenlik ile ilgili daha fazla yardım almak için Güvenliği Yönetme başlıklı konuya bakın.
  6. Aşağıdaki seçeneklerden birini kullanarak dosyanızı seçin:
  7. Belge ekleme işlemini tamamlayın.

Outlook tanıtımları

Bu tanıtım, Outlook öğelerinizin bir nesne deposuna eklendiği işlemi saptar. Site denetimciniz tarafından Site Tercihleri'nde yaratılır. Site Tercihleri'nde tanımlanan ayarlara bağlı olarak, tanıtımdaki ayarları değiştirebilirsiniz.

NOT  Site denetimciniz tarafından tanımlanan seçeneklerin bazıları gizli olabilir, ancak gizli seçeneklerin gerektirdiği belirli adımları yine de tamamlamanız gerekir. Ek bilgi için site denetimcinize başvurun.

Belge Ekleme sihirbazı ve giriş şablonları

Tanıtım, Outlook öğesinin Belge Ekleme sihirbazı ya da bir giriş şablonu kullanılarak eklenip eklenmeyeceğini belirler. Belge Ekleme sihirbazı, ekleme işlemini tamamlamak için gereken bilgileri toplar. Giriş şablonları, bir ekleme işlemi sırasında Belge Ekleme sihirbazında görünen sayfaların bazılarını ya da tümünü atlamanıza olanak tanıyan bilgilerle önceden tanımlanmıştır. Buna ek olarak, birden çok ek ekliyorsanız, kullanmakta olduğunuz tanıtıma bir giriş şablonu atandığından emin olun. Giriş şablonu, ekleme işlemini hızlandırır. Eklemek istediğiniz her bir ek için Belge Ekleme sihirbazını kullanma zorunluluğunuzu ortadan kaldırır.

Tanıtıma atanan giriş şablonuna, herhangi bir belge sınıfı ya da alt sınıfı atanmış olabilir. Atanan sınıfa ya da alt sınıfa bağlı olarak, bir .msg ya da .txt dosyası içerildiğinde Gönderen, Alıcı ve Bilgi gibi belirli eposta özellikleri nesne deposuna eklenir. Örneğin, Outlook öğelerinizi bir nesne deposuna eklerken, Alıcı ve Konu gibi belirli eposta bilgileri otomatik olarak epostadan sınıf özelliklerine eşlenir.

Otomatik olarak başka bir işlemi (örneğin, bir iş akışı) başlatan bir giriş şablonunu kullanırken bir ekleme yordamını iptal ederseniz, ekleme yordamı iptal edilir, ancak otomatik işlem başlatılmaya devam eder.

NOTLAR 

Belge sınıfları ve alt sınıfları

Bir eposta sınıfı ve alt sınıfına ek olarak, kullanmakta olduğunuz tanıtım bir belge sınıfını ya da alt sınıfını da belirtebilir. Sınıf ya da alt sınıf, nesne deposuna bir .msg ya da .txt dosyası eklendiğinde Gönderen, Alıcı ve Bilgi gibi belirli eposta özelliklerini içerebilir. Eposta adresinin görüneceği biçimi SMTP adresiniz belirler. Örneğin, Gönderen özellik alanında görünen tam e-posta adresi AliD@ibm.com ya da Demir, Ali[ademir@ibm.com] şeklinde olabilir.

Bağlantılar

Tanıtım ayarı, Outlook öğeniz ve ekler arasında bağlantıların yaratılıp yaratılmayacağını belirler. Bağlantı ayarını site denetimciniz saptar.

NOT Bir ileti ve ek eklerseniz ve site denetimciniz Bağlantılar ayarınızı etkinleştirdiyse, belgelerinizin aynı nesne deposuna eklenmesi gerekir.

IBM InfoSphere Enterprise Records

Kayıt Bildirme seçeneği yalnızca, InfoSphere Enterprise Records için yapılandırılmış sistemlerde kullanılabilir.

Bu tanıtım ayarı, Kayıt Yönetimi etkinleştirildiğinde birden çok eke sahip olan bir Outlook öğesinin tek bir kayıt olarak bildirilip bildirilmeyeceğini belirler. Bu ayar, site denetimciniz tarafından belirlenir.

Bir belgeyi nesne deposuna eklemek için

  1. Nesne deposuna eklemek istediğiniz Outlook öğesini bulun.

  2. FileNet P8 menüsünden, Ekle seçeneğini tıklatın. Öğeyi eklerken kullanmak istediğiniz tanıtımı seçeceğiniz Tanıtım Seç sayfası görüntülenir. Ayrıca, tanıtım ayarlarının bazılarını da değiştirebilirsiniz.

    NOT  Çevrimdışı Outlook klasörleri özel bir Microsoft biçimi olan .PST dosyalarında tutulduğundan, bu tür dosyalarda saklanan eposta öğelerini Application Integration kullanarak doğrudan nesne depolarına ekleyemezsiniz. Bunun yerine, bu tür epostaları önce Outlook Gelen Kutunuza ya da başka bir çevrimiçi Exchange sunucusu tabanlı klasöre geri taşımanız ve daha sonra ekleme işlemini tamamlamanız gerekir.