您可以在文件或已針對全文索引配置的字串內容中,尋找特定的單字或片語。它會顯示依照您所輸入之關鍵字的相關性進行排列的相符文件。相關程度會反映在「分數」欄中,它會分配 0 到 1 之間的等級。分數越高,表明結果越相符。
選取您要搜尋的位置。搜尋最初顯示由您的管理員設定的預設物件儲存庫。
在「關鍵字」欄位 (Workplace XT) 或「文件包含」欄位 (Integration for Microsoft Office) 輸入一或多個單字(對您要尋找的資訊進行最佳描述的單字或片語),然後按一下「搜尋」。
以下是幫助您最大化搜尋效率的一些提示。
與單字或片語完全相符 |
如果要與片語完全相符,請將其包含在雙引號中。在整合的 Office 2007 應用程式中,請按一下「選項」,然後選取「相符的片語」。尋找完全相符的片語,對於尋找正確的名稱或常用片語十分有用。例如,搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John Adams 和 John Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 只會傳回那些包含 John Adams 的文件。 您也可以搜尋詞彙以及與那些詞彙類似的單字。例如,搜尋單字 month 會傳回內含單字 month 或 months 的文件。 如果要排除單字的變化,您可以將該文字包含在雙引號中;如果要排除您所有搜尋詞彙中文字的變化,則可以選擇文字完全相符搜尋選項。 |
大小寫相符 |
透過指定搜尋選項「完全相符的單字」來排除單字變化後,您還可以透過選取「大小寫相符」(Workplace XT) 或「區分大小寫」(Integration for Microsoft Office) 搜尋選項,來選擇大小寫相符的單字。 請注意,將具有大寫字母的關鍵字包含在雙引號中,不會強制搜尋結果的大小寫相符。 |
搜尋常用文字 |
配置搜尋時通常會忽略 the、in 或 and 之類的一般單字。如果要搜尋一般單字作為詞組的一部分,請用雙引號括住。 |
使用萬用字元 |
如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化,則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。
|
搜尋一些或所有關鍵字 |
您可以搜尋您輸入的任一或所有單字或片語的相符項。比方說,如果您搜尋 FileNet P8 並選擇 Any,則搜尋會傳回包含 FileNet 或 P8 的文件。如果您選擇 All,則搜尋只會傳回那些包含兩者的文件。 |
根據接近程度搜尋關鍵字 |
您可以根據關鍵字彼此接近的程度來搜尋關鍵字。(選擇此選項後,搜尋會自動尋找所有關鍵字。)您可以指定關鍵字必須達到的接近程度以便得出相符的結果。如果您沒有指定範圍(或輸入 0),則該搜尋與搜尋所有關鍵字類似;僅僅是搜尋結果的排列不同。 比方說,如果要搜尋與 FileNet P8 Platform 相關的文件,您可以輸入 FileNet P8 Platform,然後搜尋所有文字。這可能會傳回討論其他 FileNet 產品的文件,或討論其他平台的文件。透過選擇「附近」而不是「所有」,您可以確保搜尋傳回僅在 FileNet 和 P8 附近包含 platform 的文件。 |
您可以透過選擇要搜尋的文件版本來進一步限制或擴展您的搜尋。依預設,搜尋會傳回相符文件的最新版本,此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」,則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」,搜尋會傳回所有版本的文件。
附註 Workplace XT 中的關鍵字搜尋不支援 VQL 查詢(使用 Autonomy K2 查詢語言的查詢)。如果要執行 VQL 查詢,您必須使用搜尋範本或已儲存的搜尋。
您可以選擇一或多個內容,作為搜尋的「條件」。將條件新增到搜尋時,您必須對找到的物件是必須與所有條件相符還是與任意條件相符進行選擇。
如果您經常要搜尋某些內容或值,可以在「已儲存的搜尋」中,將它們「儲存」為搜尋預設值或指定的搜尋。
搜尋結果會使用基於關聯的計分系統自動進行排序。最相關的項目會顯示在搜尋結果的頂部。如果搜尋結果包含 200 個或更少項目,則您可以透過按一下欄標題來對結果進行重新排序。再按一下標頭會以相反的順序來排序。
您可以選取一或多份文件,來檢視或執行 Workplace XT 中的各種動作,或是整合 Office 2007 應用程式中的動作。您可以檢視工具列、Ribbon 列或蹦現功能表所提供的動作。
從整合的 Office 2007 應用程式,按一下「選取直欄」,然後選取您要在搜尋結果中新增或移除的直欄。如果是在 Workpla ce XT,而且您選擇特定的條件來顯示摘要,則可以檢視每一個搜尋結果的摘要說明。