Gestione dei documenti

La gestione dei documenti nell'archivio oggetti avviene tramite azioni che consentono di organizzare i documenti. È possibile archiviare i documenti in cartelle, spostare documenti in altre cartelle o eliminare documenti. È anche possibile salvare modifiche secondarie a un documento senza eseguire il check-in del documento in un archivio oggetti.

Archiviazione e annullamento dell'archiviazione di voci

È possibile archiviare in più cartelle uno o più documenti, ricerche, oggetti personalizzati e moduli. La voce non viene duplicata in ogni cartella, ma ogni cartella contiene un riferimento alla stessa voce. Se l'utente dispone dei diritti di accesso necessari, può modificare la voce a prescindere dall'ubicazione. Quando i documenti vengono archiviati in applicazioni Office 2007 integrate utilizzando Integration per Microsoft Office, essi vengono copiati da un percorso ed incollati in un altro percorso.

È anche possibile annullare l'archiviazione di voci da una cartella specifica. Quando si annulla l'archiviazione di una voce, lo si estrae dalla cartella corrente. Quando si annulla l'archiviazione della voce da tutte le relative cartelle, rimane nell'archivio oggetti, ma per trovarla sarà necessario eseguire una ricerca. Se la voce non rimane archiviata almeno in una cartella, non è possibile individuarla.

Per archiviare una voce in una nuova cartella Per annullare l'archiviazione di una voce da una cartella
  1. Selezionare uno o più voci da archiviare.
  2. Selezionare l'azione appropriata in base all'applicazione client:
    • In un'applicazione Office 2007 integrata che utilizza Integration per Microsoft Office, fare clic con il tasto destro del mouse sull'elemento da archiviare e fare clic su Copia. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui si desidera archiviare la voce e fare clic su Incolla.
    • In Workplace, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce e scegliere Archivia. Per selezionare più voci, selezionare le caselle di controllo a sinistra delle voci da archiviare. Per selezionare tutte le voci nella pagina, selezionare la casella di controllo a sinistra della riga del titolo per l'elenco. Dal menu Azioni, scegliere Archivia.
  3. Selezionare la cartella in cui archiviare la voce.
  1. Spostarsi sulla voce di cui annullare l'archiviazione.
  2. Selezionare l'azione Annulla archiviazione in base all'applicazione client:
    • In un'applicazione Office 2007 integrata che utilizza Integration per Microsoft Office, fare clic sull'elemento che si desidera disarchiviare e fare clic su Disarchivia.
    • In Workplace, fare clic con il pulsante destro del mouse sulle voci selezionate e fare clic su Annulla archiviazione.
  3. Se la voce è archiviata in più cartelle, selezionare la cartella da cui annullare l'archiviazione della voce, quindi fare clic su Annulla archiviazione.

 

Spostare voci

È possibile spostare un documento, un modello di ricerca, un modulo o un oggetto personalizzato da una cartella all'altra nello stesso archivio oggetti. Quando si sposta un documento nella applicazioni Office 2007 integrate utilizzando Integration per Microsoft Office, il documento viene tagliato da un percorso ed incollato in un altro percorso.

Per spostare una voce

  1. Spostarsi sulla voce da spostare.
  2. Selezionare l'azione appropriata in base all'applicazione client:
  3. Se la voce è archiviata in più cartelle, selezionare la cartella da cui si desidera spostare la voce.
  4. Selezionare la cartella in cui spostare la voce.

Elimina voci

ATTENZIONE  Un elemento eliminato, ad esempio un documento, viene definitivamente rimossa dall'archivio oggetti. Non è possibile annullare un'eliminazione e la voce eliminata non può essere recuperata da un amministratore.

Per eliminare una voce

  1. Passare alla voce da eliminare.
  2. Procedere in uno dei seguenti modi:
  3. Rivedere i risultati. Se sono state eliminate più voci e accanto al nome di una voce appare un asterisco rosso, l'eliminazione non è riuscita. Fare clic sull'asterisco per visualizzare il report dell'errore.

Salva contenuto

Dopo avere eseguito il check-out di un documento, potrebbe essere necessario apportarvi alcune piccole modifiche senza ripetere il check-out del documento nell'archivio oggetti. Nel momento in cui si salva il documento, le modifiche apportate vengono memorizzate, tuttavia il documento rimane in check-out per l'utente.

L'azione Salva contenuto viene utilizzata anche per creare e aggiornare un documento con voci con contenuto multiplo. Per ulteriori informazioni sui documenti multi-contenuto, vedere Gestione di documenti multi-contenuto.

NOTA  Accertarsi di effettuare il check-in del documento quando sono state apportate tutte le modifiche. Se si annulla il check-out invece di effettuare il check-in del documento, quest'ultimo torna alla versione precedente e tutte le modifiche salvate verranno ignorate.

Per salvare un documento

Il salvataggio di un documento in Workplace e in un'applicazione Microsoft® Office integrata richiede alcuni passi differenti. Individuare il documento sottoposto a check-out da salvare e fare riferimento alla sezione appropriata sottostante per le istruzioni.