Ajouter ou modifier une mise en attente d´élimination

Les procédures suivantes vous expliquent comment ajouter une mise en attente d'élimination à votre système ou comment revenir le modifier par la suite. Lors de la création d'une mise en attente d'élimination, vous pouvez établir les conditions des catégories d'enregistrement, dossier d'enregistrement, volumes, et enregistrements. Une procédure de balayage de mise en attente détermine si les entités répondent aux conditions des mises en attente. Si tel est le cas, la mise en attente s'applique automatiquement. Une mise en attente de d'élimination sans condition ne peut être appliquée que de manière manuelle. Vous pouvez également appliquer une mise en attente conditionnelle manuellement, mais vous ne pourrez peut-être pas la retirer manuellement. Reportez-vous à Si vous ne parvenez pas à retirer une mise en attente manuelle. Les mises en attente conditionnelles sont également appelées mises en attente dynamiques. Les nouvelles entités répondant aux conditions de mise en attente seront automatiquement placées en mise en attente dynamique lors du prochain balayage de mise en attente.

Il vous est conseillé de prendre en considération les critères utilisés pour les mises en attente conditionnelles afin qu'un trop grand nombre d'entités ne soient placées en attente involontairement. Tout en établissant les conditions d'une mise en attente, utilisez le lien aperçu pour visualiser les entités qui seront concernées.

Le lien Aperçu fait appel au mode de recherche statique. Les résultats affichés peuvent être incomplets. Consultez Définition de la recherche par défaut pour plus d'informations sur la définition d'un nombre maximal de résultats dans les recherches statiques.

Pour ajouter une mise en attente d'élimination

  1. Ouvrez une session en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et accédez à la FPOS dans laquelle vous souhaitez créer une mise en attente.
  2. Sélectionnez l'onglet Élimination.
  3. Cliquez sur Mises en attente : icône En attente
  4. Cliquez sur Ajouter une mise en attente:
Définition des propriétés
  1. Saisissez le nom de la mise en attente.
  2. Indiquez une raison pour l'ajout de cette mise en attente.
  3. Sélectionner le type de mise en attente.
  4. Dans le menu déroulant actif, sélectionnez Vrai si vous désirez activer la mise en attente immédiatement. La mise en attente doit être active pour être placée sur une entité par le biais du balayage de mise en attente ou manuellement. Sélectionnez Faux (par défaut) pour la laisser inactive pour le moment.
  5. Vous pouvez cliquer sur Suivant pour établir les conditions qui vous permettront de placer les mises en attente grâce au balayage de mise en attente, ou sur Terminer (ou Annuler). Si vous terminez sans établir les conditions, alors cette mise en attente ne pourra se faire que manuellement. Le balayage de mise en attente l'ignorera.
Définition des conditions (facultatif)

Vous pouvez régler les conditions pour les enregistrements, catégories, dossiers d'enregistrement ou volumes. Vous précisez pour chacun une ou plusieurs propriétés, un opérateur, une valeur, et un type de jointure pour spécifier les relations entre les diverses propriétés. Pour les enregistrements, vous pouvez également spécifier une recherche par contenu. Si vous établissez des conditions et que la mise en attente est active, le balayage de mise en attente appliquera automatiquement la mise en attente aux entités correspondant aux critères.

Pour sélectionner un ensemble de propriétés

  1. Cliquez sur le bouton Modifier pour l'entité dont vous souhaitez spécifier les conditions.
  2. A partir des menus déroulants, choisissez les propriétés que vous souhaitez utiliser.
  3. Lorsque vous avez fini vos réglages, cliquez sur Accepter les modifications.

Pour définir les critères des propriétés

Tous les types d'entités fonctionnent de la même manière. Après avoir choisi l'ensemble de propriétés avec lesquelles vous souhaitez travailler, suivez les procédures suivantes.

  1. Pour chaque propriété, sélectionnez un opérateur dans le menu déroulant. Les opérateurs disponibles varient selon le type de propriété.
  2. Pour chaque propriété, spécifiez une valeur. Entrez soit du texte libre, soit un choix à partir du menu déroulant, soit une date. (Voir Sélectionner une date.)
  3. Établissez la relation (le type de jointure) entre deux propriétés. ET signifie que les deux doivent êtres exactes ; OU signifie que l'une des deux doit être exacte.

Si vous laissez une valeur de propriété vide, elle ne sera pas utilisée comme critère à moins que vous ne sélectionniez l'opérateur NON NUL.

REMARQUE  Le filtre qui définit ces conditions ne supporte pas les caractères pour-cent (%) et perluète (&).

Pour sélectionner une date

  1. Cliquez sur l'icône du calendrier.
  2. Cliquez sur le jour que vous voulez sélectionner. Le jour en cours est choisi par défaut.
    1. Cliquez sur << ou >> pour modifier l'année, une année à la fois, ou cliquez en maintenant la touche enfoncée pour afficher une liste d'années. Si l'année que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l'année la plus proche avant de maintenir enfoncé à nouveau pour obtenir une nouvelle liste.
    2. Cliquez sur < ou > pour modifier le mois, un mois à la fois, ou cliquez en maintenant la touche enfoncée pour afficher une liste de mois.

Pour supprimer les informations de dates spécifiées précédemment, cliquez surEffacer.

NOTE  Pour les paramètres locaux des Etats-Unis, le format de date court est mm/jj/aa. Si l'année est supérieure à 29, 'application utilise l'année 19XX.Si l'année est 29 ou moins, l'application enregistre la date sous 20XX.Cela peut poser problème avec les modèles de données classifiés DoD, car la valeur Déclassifier selon date peut être de 25 ans à partir de la date en cours. En 2008, cela donnerait l'année 2033 qui serait alors enregistrée 1933. Ainsi, pour le DoD classifié, le format de date courte sera mm/jj/aaaa. Ce changement est visible dans l'assistant de classification, la page d'informations de classification, et les pages d'actions. Les autres formats comme Moyen, Long et Complet fonctionnent comme avant. Afin d'éviter toute confusion de date, pensez à régler vos préférences de poste de travail pour utiliser le format de date longue. Vous devez fermer votre session IBM InfoSphere Enterprise Records puis en ouvrir une autre pour que les préférences soient prises en compte.

Pour spécifier le contenu (enregistrements uniquement).

  1. Dans la zone de texte du Contenu, tapez le texte à inclure dans la recherche. Reportez-vous à Spécifier le contenu pour obtenir d'autres astuces.
  2. A partir du menu "Dans", sélectionnez soit Metadonnées (pour chercher du texte dans les propriétés d'enregistrement, soit Contenu (pour chercher du texte dans le document déclaré).
  3. Réglez l'opérateur sur ET pour indiquer que l'entité doit contenir le texte que vous avez tapé ET les propriétés (spécifiées ci-dessus) doivent aussi être exactes. Réglez l'opérateur sur OU si le contenu OU les conditions de propriété doivent être exacts.

Pour supprimer une propriété, procédez comme suit :

Pour prévisualiser les entités pour une condition

Pour chaque type d'entité ayant des valeurs conditionnelles, cliquez sur le lien Aperçu pour voir une liste d'entités répondant aux conditions que vous avez spécifiées. Nous vous recommandons de consulter l'aperçu afin de vérifier que vous placez bien les entités souhaitées en mise en attente.

La liste apparaît dans une nouvelle fenêtre. Le nombre total d'entités affichées peut être aussi important que celui établi dans les préférences de site Workplace pour le nombre maximum de résultats obtenus.

Cliquez sur le lien Fermer lorsque vous avez terminé.

Pour modifier une mise en attente d'élimination

Vous pouvez modifier ou supprimer les conditions de mise en attente uniquement avant qu'un balayage de mise en attente applique une mise en attente à une entité.

  1. Sélectionnez l'onglet Élimination.
  2. Cliquez sur Mises en attente et trouvez la mise en attente. (Astuce  Pour obtenir une liste plus courte, vous pouvez saisir les premiers caractères du nom dans la boîte Filtrer et cliquer sur OK.)
  3. Sélectionnez le bouton Obtenir des informations pour la mise en attente que vous souhaitez modifier.
  4. A partir de la liste des pages d'informations, sélectionnez la page que vous voulez modifier et suivez les procédures ci-dessus. Si vous modifiez les options de sécurité, reportez-vous à Spécifier les paramètres de sécurité.
  5. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.