定义处理调度
授权用户可以定义处理调度并将其与记录类别、记录文件夹或记录类型进行关联。记录主管或者记录管理员可以定义处理调度。在 PRO 数据模型中,记录主管、记录管理员或审阅员均可以将处理调度分配给实体。在 Base 和 DoD 数据模型中,记录主管或记录管理员而可以将处理调度分配给实体。
处理调度具有多个阶段,其中受影响的实体包括在处理步骤(例如审阅、导出、转移或销毁)中。处理调度不需要多个阶段,但是其一般包括两个阶段:
- 结束实体活动的截止阶段。
- 截止后指定最终处理的阶段。
如何定义处理调度
- 选择“处理”选项卡。
- 单击
“处理调度”
- 单击
“添加处理调度”
步骤 1:描述调度
- 输入调度的名称和描述
- 输入负责处理实体的权限的名称,然后单击“下一步”。
步骤 2:设置触发器
在该步骤中,您可以设置触发实体截止的条件。截止可以为自动或需要核准。要获得核准,请指定处理截止操作。对于自动截止,请勿指定处理截止操作。
- 单击相应的单选按钮以选择启动截止的触发器。
- 对于日历日期,您可以输入日期或者使用日历控件。
- 对于预设日期、内部事件、外部事件或重现事件,可以从下拉菜单中选择项。这些项是先前在
IBM InfoSphere Enterprise Records 的“配置”选项卡中创建的。单击“显示详细信息”以显示触发器的详细信息。有关添加触发器的信息,请参阅添加预定义的日期、添加内部事件、添加外部事件或添加重现事件触发器。
- 如有需要,请设置“处理事件”偏移以指定截止开始和相关截止操作启动之间的时间间隔。
- 如有需要,请选择要与调度关联的处理截止操作。
- 每项截止操作都是先前在 IBM InfoSphere Enterprise Records
的“配置”选项卡中添加的,并有相关联的工作流。附加任何偏移的截止完成后,处理扫描将自动启动该工作流。“处理截止操作”下拉菜单仅包含属于截止操作类型的那些操作。有关操作的更多信息,请参阅操作。
- “截止基准”下拉菜单提供了一组 IBM InfoSphere Enterprise Records 日期属性,这些属性根据各个
IBM InfoSphere Enterprise Records 实体属性来计算截止日期。如果您将此设置设为 [事件日期],那么处理扫描将使用触发事件日期来计算截止。处理扫描可以将处理事件偏移添加到截止基准日期以计算截止日期。
例如,在创建记录后,要将截止日期设置为 2 年,请将“截止基准”日期设置为“创建日期”并将“处理事件偏移”设置为 2 年。然后,处理扫描将使用每个记录的创建日期来计算截止日期。
- 单击“下一步”以为当前调度创建一个或多个保留期(称为阶段)。如果您单击“完成”,那么与处理调度关联的实体没有特定的保留期。
步骤 3:设置阶段
将阶段与处理调度关联允许在不同间隔对实体执行不同的操作。每个阶段均为实体指定处理操作和保留期。例如,要在处理前审阅实体,请在处理调度中添加两个阶段。第一个阶段指定实体的审阅,第二个阶段指定实体的处理。IBM InfoSphere Enterprise Records
将按照您将阶段添加到处理调度的顺序来执行该调度中的各个阶段。
您还可以在阶段内定义多个“备用保留”。备用保留可根据属性值来提供变量保留期。如果未将任何备用保留条件设置为
True,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将使用缺省保留期。如果多个备用保留条件为 True,那么
IBM InfoSphere Enterprise Records 将应用保留期最长的备用保留。
注意:备用保留的数目或其条件的复杂性将影响保留计算的性能。
IBM InfoSphere Enterprise Records 对实体应用截止操作后,处理调度的第一个阶段将应用于该实体。在第一阶段的保留期后期,实体到期要进行与阶段关联的处理操作。IBM InfoSphere Enterprise Records
完成相关联的处理操作后,调度中的下一个阶段将在授权用户核准后开始。
如何在处理调度中添加新阶段
- 单击“添加新项”以打开“阶段属性”页面。
- 为阶段输入名称和描述。
- 从下拉列表中选择“阶段操作”。
- 操作是先前在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的“配置”选项卡中创建的。
- IBM InfoSphere Enterprise Records 将在此阶段的后期对实体完成操作。
- 每项操作都包含预定义的工作流,IBM InfoSphere Enterprise Records 将为该操作启动该工作流。
注意:用于转移或销毁实体的阶段是最终阶段。您无法在这些操作类型后添加其他阶段。
- 在“是否需要进行筛滤”字段中,请选择 True,以在启动与每个阶段关联的工作流之前审阅实体。如果不需要进行筛滤,请选择 False。
- 对于此阶段,如果要选择“转移”、“导出”或“过渡转移”操作,请在“导出目标”字段输入一个位置。该位置可以是:
- 在远程服务器上。例如,\\<服务器名称>\<文件夹名称>。
- 本地驱动器上的文件夹。例如,<本地驱动器>:\<文件夹名称>。
- 在该阶段指定实体的“缺省保留时间”。如果您不需要分配备用保留期,那么值是必需的。
- 要设置条件以便实体根据属性在阶段中保留相对较长或较短时间,请完成以下步骤以创建备用保留期。
- 单击“添加新项”以显示“备用保留”屏幕。
- 从下拉菜单中选择属性名。
- 从下拉列表中选择运算符。
- 指定属性值。输入的值取决于属性。
- 选择“保留基准”作为保留期的起始数据。
- 以年、月和日为单位指定“保留期天数”。IBM InfoSphere Enterprise Records
会将此处指定的值添加到“保留基准”。在结果日期,IBM InfoSphere Enterprise Records 将阶段操作应用于实体。
- 单击“接受”以将该备用保留添加至当前调度并返回“阶段属性”屏幕。
- 通过单击“添加新项”继续为每个条件添加备用保留。IBM InfoSphere Enterprise Records
将在所有字段中填充来自先前备用保留的数据,以便您更改必填字段。如有必要,您可以选中备用保留的“除去”复选框,然后单击“应用”以除去该条件。
- 单击“接受”以完成该阶段。IBM InfoSphere Enterprise Records
会将该阶段和详细信息添加至调度中的阶段列表。
- 要添加更多阶段,请单击“添加新项”。否则,单击“完成”以完成处理调度。