Endre et dokument

Endringer av et dokument i et objektlager omfatter at du først sjekker ut dokumentet ved hjelp av handlingen Sjekk ut. Når du har utført endringene, kan du sjekke dokumentet inn igjen i et objektlager. Når du sjekker inn et dokument, oppdateres dokumentversjonsinformasjonen, og dokumentet er tilgjengelig for utsjekking. Andre brukere kan alltid vise og laste ned en kopi av et dokument, uavhengig av om det er sjekket ut.

Hvis du har installert File Tracker, spores et dokument på den lokale arbeidsstasjonen etter at du har sjekket det ut fra et objektlager. Deretter kan du enkelt finne dokumentet hvis du vil avbryte utsjekkingen, lagre eller sjekke inn dokumentet. En annen nyttig funksjon er at du automatisk kan slette den lokale kopien av et dokument fra den lokale arbeidsstasjonen når du har fullført en innsjekking eller avbrutt en utsjekkingsprosedyre. Slettefunksjonene fastsettes av administratoren.

Du endrer et dokument på følgende måter:

Sjekke ut et dokument

Når du sjekker ut et dokument, åpnes det for redigering og låses i objektlageret til du sjekker inn en ny versjon. Avhengig av stedspreferansene for objektlageret sjekkes dokumentet ut i samarbeidsmodus eller eksklusiv modus. En samarbeidsutsjekking betyr at hvis du har den nødvendige tillatelsen, kan du sjekke inn et dokument selv om dokumentet for øyeblikket er sjekket ut til en annen bruker. En eksklusiv utsjekking betyr at dokumentet sjekkes ut av en bestemt bruker, og bare denne brukeren kan sjekke dokumentet inn igjen.

Slik sjekker du ut et dokument

  1. Bruk Bla gjennom eller Søk til å gå til dokumentet du vil sjekke ut.
  2. Høyreklikk dokumentnavnet, og klikk Sjekk ut. Hvis du vil velge flere dokumenter, merker du av til venstre for objektene du vil sjekke ut. Hvis du vil velge alle elementene på siden, merker du av til venstre for tittelraden for listen over objekter. Klikk Sjekk utHandlinger-menyen. Se gjennom listen over objekter for å sjekke at du valgte de ønskede objektene.

    MERK  Hvis Sjekk ut ikke vises på menyen, er det ikke mulig å sjekke ut ett eller flere av de valgte dokumentene. Velg et annet sett med dokumenter.

  3. Velg ett av følgende alternativer:

Slik sjekker du ut et dokument fra en Office-applikasjon

Du sjekker ut et dokument fra et objektlager for å endre innholdet i dokumentet. Når dokumentet er sjekket ut, kan du gjøre ett av følgende:

  1. På menyen FileNet P8 klikker du Åpne > Velg element for å bla gjennom og søke etter et dokument.
  2. Finn objektlageret og mappen dokumentet er lagret i. Se Velge objekt for mer informasjon om valg av de riktige oppgavene for bruk når du sjekker ut et dokument fra en Office-applikasjon.

    MERK  Hvis du klikker på Avbryt i dialogboksen Lagre som for å avbryte utsjekkingen, er ikke dokumentet lenger i utsjekket status. Du må avbryte utsjekkingen. Dialogboksen Lagre som vises bare hvis administratoren setter preferansealternativet Show Save As til Ja. Kontakt administratoren for mer informasjon om denne innstillingen.

  3. Angi objektlageret dokumentet befinner seg i.

Utsjekkingsliste

Bruk en liste over utsjekkinger til å vise dokumenter som for øyeblikket er sjekket ut til deg. Bare dokumenter som er knyttet til Office-applikasjonen du bruker for øyeblikket, og dokumentene som er sjekket ut av deg, vises i listen. Hvis du for eksempel bruker Word, vises bare Word-dokumenter i listen.

Listen brukes også til å opprette filsporing når du utfører en prosedyre som krever en tilknytning mellom det lokale dokumentet og det tilsvarende dokumentet i et objektlager, for eksempel sjekker inn eller lagrer et dokument. Hvis sporing ikke er opprettholdt, blir du bedt om å bruke listen til å opprette filsporingen. Eksempel: Du sjekker ut et dokument og sjekker det nå inn igjen fra en Office-applikasjon. Hvis du velger det, inneholder listen en liste over dokumenter som er sjekket ut til deg, og du kan knytte det lokale dokumentet til ett av disse utsjekkede dokumentene.

Slik får du tilgang til en liste over utsjekkinger fra en Office-applikasjon

Velg ett av alternativene nedenfor, avhengig av hvilken applikasjon du bruker.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Gå til Åpne-gruppen i flippen IBM ECM på Office 2007-båndet, og klikk Checkouts.
  2. Under Bla gjennom velger du det utsjekkede dokumentet du vil åpne. Du kan filtrere dokumentene etter applikasjonen de ble opprettet i, for eksempel Word eller Excel, når du viser en lang liste med dokumenter.
  1. Klikk Åpne dokument på menyen FileNet P8, og velg deretter My Checkouts.
  2. Angi objektlageret dokumentet befinner seg i.
  3. Klikk Velg under dokumentnavnet i listen over dokumentet som er sjekket ut fra det valgte objektlageret. Det valgte dokumentet åpnes i en Office-applikasjon.

 

Sjekke inn et dokument

Når du sjekker inn et dokument, oppdateres dokumentversjonsinformasjonen, og dokumentet er tilgjengelig for utsjekking av andre. Andre brukere kan alltid vise og laste ned en kopi av et dokument, uavhengig av om det er sjekket ut. Hvis du vil ha mer informasjon om dokumentversjoner, se Håndtere dokumentversjoner.

Du kan bruke veiviseren for innsjekking eller hurtiginnsjekking til å sjekke inn et dokument fra Workplace eller fra en integrert applikasjon. Forskjellen mellom de to prosedyrene er at hurtiginnsjekking gir en raskere metode for å sjekke inn et dokument uten å endre dokumentklassen, egenskapene eller sikkerheten.

Trinnene i innsjekkingsveiviseren kan variere avhengig av hvordan dokumentet sjekkes inn, og hvordan administratoren har tilpasset Workplace. Hvis dokumentet ble opprettet med oppføringsmal, kan malen angi at dokumentet må sjekkes inn med den nyeste versjonen av oppføringsmalen. Ettersom oppføringsmaler vanligvis gir et enklere grensesnitt, vil du kanskje se færre trinn enn når du sjekker inn dokumenter som er opprettet uten en oppføringsmal.

Slik starter du innsjekkingsveiviseren

Klikk ett av trinnene nedenfor i veiviseren for innsjekking av dokument for mer informasjon. Du vil kanskje ikke se alle trinnene.

Velge et dokument (Forfatter-siden)

  1. Klikk på Sjekk inn dokument på Forfatter-siden.
  2. Velg objektlageret som inneholder dokumentet du vil sjekke inn. Dette viser alle dokumenter i objektlageret som for øyeblikket er sjekket ut av deg.
  3. Klikk Velg under dokumentet du vil ha.

Angi egenskaper

Set Properties-siden viser standard objektklasse (basis) og visere egenskapene som er tilordnet til klassen. Du kan velge en underklasse administratoren har opprettet.

Slik endrer du objektklasse

Klikk på linken Change class øverst på siden, og velg en klasse.

Slik angir du egenskaper

  1. Se gjennom egenskaper som er knyttet til objektet som legges til eller sjekkes inn. Et ikon identifiserer egenskaper som må ha en oppføring for å fortsette.
  2. Angi eller endre egenskapsverdiene som vises. Noen egenskaper kan redigeres direkte på denne siden, mens andre krever at du klikker egenskapsnavnet eller et kalenderkontrollikon for å redigere verdiene. Kontakt administratoren for hjelp med eventuelle ukjente egenskaper.
  3. For sammensatte dokumenter velger du Ja eller Nei for å angi om dokumentet du legger til, er et sammensatt dokument. Klikk Add Child for å legge til underordnede dokumenter som vil bli knyttet til dokumentet du legger til. Dette dokumentet kalles det overordnede dokumentet. Klikk Vis for å vise tilknyttede underordnede dokumenter for det overordnede dokumentet.
  4. Klikk Neste for å fortsette.

Angi sikkerhet

Sikkerhet beskytter dokumentene i Workplace. Det styrer tillatelsen som gis til brukere og grupper for å vise eller arbeide med objekter. Du kan endre sikkerheten når du sjekker inn et dokument.

Slik tilordner du en sikkerhetspolicy

  1. Hvis ingen sikkerhetspolicy er tilordnet for øyeblikket, klikker du Assign Policy.
  2. Klikk Get info for å vise informasjonen i en oppført sikkerhetspolicy.
  3. Klikk Velg under navnet på sikkerhetspolicyen du vil tilordne.
  4. Du endrer eller fjerner en tilordnet sikkerhetspolicy ved å klikke Unassign Policy.
  5. Hvis du vil ha mer informasjon om sikkerhetspolicyer og bruken av dem, se Bruke en sikkerhetspolicy.

Slik angir eller endrer du sikkerhet

  1. Se gjennom de eksisterende sikkerhetsinnstillingene.
  2. Hvis du vil legge til nye brukere eller grupper, klikker du Legg til ny. Siden Set Security - Select Users/Groups åpnes, der du kan søke etter bestemte navn.
    1. Velg domenet du vil søke i. Klikk pil ned for Velg i, og velg deretter ønsket domenenavn fra listen.
    2. Velg alternativet Brukere eller alternativet Grupper for å begrense listen over navn som er tilgjengelige for tillegging.
    3. Skriv inn ett eller flere tegn for begynnelsen på navnene du vil søke etter. Hvis du for eksempel vil finne brukere med navnene aalberto og amoss, skriver du inn a. Alle brukernavn som begynner med "a", returneres. Du kan begrense søket ved å angi flere tegn. Eksempel: aal vil returnere aalberto og aallen, men ikke alemon eller amoss.
    4. Klikk Søk. Etter en liten stund vises samsvarende navn.
      • Hvis antallet samsvarende navn er over standardverdien for visning, vises ikke alle treffene. Du må endre søkekriteriene og klikke Søk på nytt for å se flere resultater.
      • Når du er fornøyd med resultatene, velger du ønskede navn fra listen. Du kan bruke Ctrl+klikk eller Skift+klikk for å velge flere navn i listen.
    5. Klikk Accept for å fortsette med å angi sikkerhet for de valgte navnene. Set Security-siden åpnes på nytt, med det nye bruker- eller gruppenavnet i listen over godkjente brukere.
  3. Endre om nødvendig tilgangsrettighetene for en bestemt bruker eller gruppe.
    1. Klikk bruker- eller gruppenavnet i tittelkolonnen. Siden Set Security - Settings åpnes.
    2. Merk av eller fjern merket i boksene for å tildele eller avslå hvert tillatelsesnivå etter behov. Hvis du vil ha mer informasjon, se Håndtere sikkerhet.
    3. Klikk Accept.
  4. Klikk Neste for å fortsette.

Velge en fil

Fullfør innsjekkingen av dokumentet ved å velge filen som er kilden for dokumentinnholdet.

MERK  Hvis du sjekker inn et dokument fra en Office-applikasjon, trenger du ikke å velge en fil. Dokumentet er allerede åpent og valgt, og plasseringen dokumentet ble sjekket ut fra, er sporet i utsjekkingslisten.

Slik velger du filen for innsjekking

  1. Velg ett av følgende alternativer:
  2. Fullfør innsjekkingen. Det kan hende en bekreftelsesside vises på slutten av veiviseren. Se Bekreftelsesmelding for mer informasjon.

Hurtiginnsjekking

Hurtiginnsjekking gir en rask metode for å sjekke inn et dokument uten å endre dokumentklassen, egenskapene eller sikkerheten. Den eneste veivisersiden som vises, er Select File-siden, der du kan finne den nye versjonen av dokumentet. Hurtiginnsjekking bruker standardinnstillingen for "Check in as major version" (Egenskaper-siden), som definert av administratoren.

Slik sjekker du inn et dokument med den samme informasjonen som ved utsjekking

  1. Gå til dokumentet du vil sjekke inn, høyreklikk dokumentnavnet, og velg Quick Checkin på menyen.
  2. Velg ett av følgende alternativer:

Slik sjekker du inn et dokument fra en Office-applikasjon

  1. Når du har endret et dokument, klikker du Sjekk inn dokument på menyen FileNet P8.

  2. Klikk Quick Check In eller Use Check In Wizard, og angi den nødvendige informasjonen for dokumentet.

Avbryte en utsjekking

Du kan avbryte utsjekkingen av et dokument for å gjøre dokumentet tilgjengelig for andre for utsjekking. Du kan for eksempel ha sjekket ut dokumentet for å gjøre endringer og senere funnet ut at endringene ikke var nødvendig. Når du avbryter utsjekkingen, returneres dokumentet til den forrige versjonsstatusen og versjonsnummeret det hadde før utsjekkingen. Hvis du vil ha mer informasjon om dokumentversjoner, se Håndtere dokumentversjoner.

MERK 

Slik avbryter du en utsjekking fra Forfatter-siden i Workplace

  1. Klikk Avbryt utsjekking. Siden Check Out List åpnes.
  2. Velg objektlageret dokumentet befinner seg i.

    Det vises en liste over alle dokumentene som er sjekket ut til deg fra objektlageret. Du kan klikke Objektlagre i banen for å velge et annet objektlager.

  3. Klikk Velg under beskrivelsen av dokumentet du vil ha.

    Når File Tracker er tilgjengelig, vises Avbryt utsjekking-siden. Den viser hvor den lokale kopien av dokumentet du sjekket ut fra et objektlager og deretter lastet ned på arbeidsstasjonen, er plassert. Klikk Bla gjennom for å angi filen som samsvarer med dokumentutsjekkingen du vil avbryte. Bruk også Bla gjennom til å finne et dokument hvis det tidligere var sporet, men ikke lenger tilgjengelig.

    I tillegg klikker du Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentutsjekkingen du avbryter, skal slettes fra arbeidsstasjonen når avbrytingsprosedyren er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen.

    MERK  Det kan forekomme tilfeller der filen slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.

    Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for alternativet Delete Local File eller ikke.

  4. Klikk Accept for å fullføre handlingen.

Slik avbryter du en utsjekking fra Bla gjennom eller Søk

  1. Finn dokumentet du vil ha, ved å bla gjennom eller søke etter det.
  2. Høyreklikk dokumentnavnet, og velg Avbryt utsjekking på menyen. Hvis du vil velge flere dokumenter, merker du av til venstre for objektene du vil arkivere. Hvis du vil velge alle elementene på siden, merker du av til venstre for tittelraden for listen over objekter. Klikk Avbryt utsjekkingHandlinger-menyen. Se gjennom listen over objekter for å sjekke at du valgte de ønskede objektene.
  3. Navnet på det valgte dokumentet vises på Avbryt utsjekking-siden.

    Når File Tracker er tilgjengelig, vises Avbryt utsjekking-siden. Den viser hvor den lokale kopien av dokumentet du sjekket ut fra et objektlager og deretter lastet ned på arbeidsstasjonen, er plassert. Klikk Bla gjennom for å angi filen som samsvarer med dokumentutsjekkingen du vil avbryte. Bruk også Bla gjennom til å finne et dokument hvis det tidligere var sporet, men ikke lenger tilgjengelig.

    I tillegg klikker du Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentutsjekkingen du avbryter, skal slettes fra arbeidsstasjonen når avbrytingsprosedyren er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører slettingen.

    MERK  Det kan forekomme tilfeller der filen slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.

    Administratoren fastsetter om du kan overstyre standardinnstillingen for alternativet Delete Local File.

  4. Godta den avbrutte utsjekkingen.

Slik avbryter du en utsjekking fra en Office-applikasjon

  1. Åpne kopien av det utsjekkede dokumentet i en Office-applikasjon.
  2. Klikk Avbryt utsjekkingFileNet P8-menyen.
  3. Klikk OK. Utsjekkingen blir avbrutt.