レポートの生成

IBM InfoSphere Enterprise Records には、IBM InfoSphere Enterprise Records にさまざまなアクティビティーの統計的なビューを提供するレポートがいくつか用意されています。たとえば、特定の期間内に作成された電子フォルダーを表示するレポートや、特定の期間内にエンティティーに対して下されたレビュー判断を表示するレポートを生成できます。あらかじめ定義されているレポートを利用するだけでなく、独自のレポートを作成することもできます。独自のレポートの作成の詳細については、「レポートの作成」を参照してください。

すべての IBM InfoSphere Enterprise Records ユーザーがレポートを実行できますが、レポートにデータが表示されるかどうかは、レポートに記載されたエンティティーに対する各ユーザーのセキュリティー・アクセスによって異なります。

レポートを生成する場合、そのレポートの入力基準を指定する必要があります。入力基準とは、レポートに応じて異なるパラメーターなどです。たとえば、特定の廃棄スケジュールと関連付けられたレコード・タイプに関するレポートを生成するには、その廃棄スケジュールの名前、レポート対象のファイリング計画のセクション、表示するレポートのタイプ (詳細) を指定する必要があります。レポートの入力基準および要件については、「レポートの構成と必要条件」を参照してください。

パフォーマンス

レポート生成エンジンが処理できるエンティティーの数は、デフォルトでは 20,000 に構成されています。生成するレポートに 20,000 以上のエンティティーが含まれる場合、レポート生成エンジンの設定を変更して、レポートが処理できるエンティティーの最大数を増やす必要があります。エンティティーの最大数を増やす詳細については、『FileNet P8 Platform Troubleshooting Guide』の IBM InfoSphere Enterprise Records に関するセクションに記載されています。

検索基準の範囲が広いほど、レポート・サーバーのパフォーマンスに対する影響も大きくなります。ファイリング計画のセクションを指定する必要がある場合に指定がなされていないと警告が表示され、デフォルト (ファイリング計画全体) に設定されます。ただし、パフォーマンスの低下を引き起こす条件は他にもあります。たとえば、「特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード」というレポートでは、日付範囲と 1 人以上のユーザーを入力することができます。期間を広くしたり、多数のユーザー名を入力した場合は、パフォーマンスが低下する可能性があります。

レポートを生成するには

  1. 「レポート」 タブを選択します。使用可能なレポートのリストが表示されます。
  2. 生成するレポートを選択します。「レポートの管理」ページが表示されます。
  3. レポートの入力基準を指定します。
  4. 「次へ」 をクリックしてレポートを生成します。ファイル計画全体のレポートを生成する場合、確認メッセージが表示されることがあります。起動したレポート・ビューアーで、レポートを確認できます。
  5. レポート・ウィンドウを閉じると、「レポートの表示」ステップに戻ります。「前へ」 をクリックして「レポート入力基準」のステップに戻ると、異なる基準を設定して別のレポートを生成することができます。
  6. 完了したら、「キャンセル」 をクリックしてレポートのリストに戻ります。