レコード・カテゴリーの追加
レコード管理エンティティー階層のファイリング計画にレコード・カテゴリーを追加できます。また、別のレコード・カテゴリーにレコード・カテゴリーを追加してサブカテゴリーを作成することもできます。ただし、サブカテゴリーはアクティブなレコード・カテゴリーにのみ追加できます。レコード・カテゴリーは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけが追加できます。
デフォルトでは、新しく作成されたレコード・カテゴリーは、親レコード・カテゴリーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。継承されたこれらの値は変更できます。
注: どのファイリング計画レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください (詳細については、「ファイリング計画」を参照してください)。
レコード・カテゴリーを追加するには
- レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインし、レコード・カテゴリーの作成先となるファイリング計画を参照します。サブカテゴリーを作成する場合、適切なレコード・カテゴリーを開きます。
- ウィザードを開くには、「レコード・カテゴリーの追加」
をクリックします。
続いて次の手順を実行します。
プロパティーの設定
- プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。
表示されるプロパティーの詳細については、「プロパティーの参照」を参照してください。このカテゴリーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。命名パターンの作成については、「命名パターンの構文について」を参照してください。
- 「次へ」をクリックしてレコード・カテゴリーの廃棄スケジュールを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。「キャンセル」をクリックすると、「レコード・カテゴリーの追加」ウィザードが終了します。
廃棄の設定
- 以下の 3 通りの可能性があります。廃棄スケジュールが既に選択されている場合 (継承ボックスがチェックされている)。廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。廃棄情報がまったく存在しない場合。いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
- スケジュールを参照する場合、このカテゴリーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
- 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・カテゴリーを廃棄するための廃棄権限を指定します。
デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに対して指定された廃棄権限がレコード・カテゴリーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、カテゴリーに対して設定された廃棄権限が適用されます。廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によってレコード・カテゴリーに対して設定された廃棄権限が上書きされます。
- 「次へ」をクリックして重要レコードを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。
重要レコードの設定
レコード・カテゴリーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合、このステップでそのレコード・カテゴリーを重要として指定できます。このカテゴリーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
- このカテゴリーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのドロップダウン・メニューから「True」を選択します。
- 必要な場合、このレコード・カテゴリーに追加する重要レコードの説明を入力します。
- 「重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に起動するアクションを選択します。このメニューには、「アクションの追加」の説明に従って作成された重要レビュー・アクションがリストされます。
- 「重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このカテゴリーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。このメニューには、「繰り返しイベントの追加」の説明に従って作成された繰り返しイベントがリストされます。
- 「次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・カテゴリーを完成させます。
セキュリティーの設定
セキュリティー設定では、レコード・カテゴリーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定されたセキュリティー・マーキングによって上書きされる場合があります。
- 既存のセキュリティー設定を確認します。各アクセス権限については、「セキュリティー設定の指定」を参照してください。
- ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更する場合、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。「セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
- 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。詳細については、「オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加」を参照してください。
- セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・カテゴリーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
- レコード・カテゴリーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。