Un ID de document est attribué au document à contenu multiple mais celui-ci est composé de plusieurs fichiers électroniques. Par exemple, une proposition peut contenir un document de traitement de texte et une feuille de calcul. Pour des raisons de suivi et de conservation, vous souhaitez utiliser le même nom, les mêmes propriétés et le même emplacement pour ce document, bien qu'il soit composé de deux fichiers. Vous pouvez le faire en utilisant un document à contenu multiple pour grouper les fichiers. Lorsque vous travaillez avec un document à contenu multiple, vous avez accès à tous les fichiers (selon vos paramètres de sécurité d'accès).
Vous pouvez ajouter et supprimer des éléments de contenu si nécessaire, et chaque version d'un document peut comporter différents fichiers en tant qu'éléments de contenu. En fait, les fichiers d'élément de contenu sont associés à une version spécifique du document. Vous devez réserver un document pour ajouter ou supprimer des éléments de contenu. Lorsque vous réservez un document à contenu multiple, un objet de réservation est créé pour la nouvelle version du document. Cet objet de réservation ne contient pas les informations à contenu multiple. Ce qui signifie que les éléments à contenu multiple ne sont pas automatiquement transmis d'une version à l'autre. Lorsque vous restituez la nouvelle version d'un document, vous devez ajouter manuellement chaque élément de contenu à la nouvelle version du document.
L'administrateur du site désigne les utilisateurs qui peuvent afficher le contenu d'un document à contenu multiple et ceux qui peuvent enregistrer ou supprimer des éléments de contenu du document. Si vous ne disposez pas des droits d'accès nécessaires, vous ne pouvez afficher que le premier élément contenu dans le document. En d'autres termes, vous ne pouvez pas savoir que le document contient d'autres éléments.
Pour créer un document à contenu multiple
ASTUCE : S'il est nécessaire de remplacer un élément de contenu spécifique par un fichier différent, sélectionnez ce fichier dans la liste.
REMARQUE : Si vous annulez la réservation (au lieu de restituer le fichier), vous perdez tout le contenu enregistré depuis la dernière restitution.
Pour supprimer un élément de contenu existant
Pour télécharger un document à contenu multiple
REMARQUE : Si vous sélectionnez au moins deux documents à contenu multiple, seul le premier élément de chaque document à contenu multiple est téléchargé.
Affichage de fichiers à contenu multiple
Si tous les éléments de contenu sont des images, les fichiers à contenu multiple peuvent être entièrement affichés dans Image Viewer. Cependant, faites attention au comportement suivant lorsque vous travaillez avec des Fichiers à contenu multiple qui incluent un mélange d'éléments qui sont des images ou qui n'en sont pas.
Lorsque vous réservez un document, il peut s'avérer nécessaire d'enregistrer des modifications mineures sans pour autant le restituer dans le conteneur d'objets. Lorsque vous enregistrez le document, vos modifications sont stockées, mais le document est toujours marqué comme réservé et son état de version et ses propriétés restent inchangées.
L'action Enregistrer le contenu permet également de créer et de mettre à jour un document comportant plusieurs objets de contenu. En effet, un document peut être composé de plusieurs fichiers électroniques.
REMARQUES :
Pour enregistrer un document
Lorsque File Tracker est disponible, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale du document que vous enregistrez soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'enregistrement. Fermez la copie locale avant d'effectuer la procédure d'enregistrement. Votre administrateur de site détermine si vous pouvez remplacer le paramètre par défaut pour cette option.
REMARQUE : Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.
L'action Supprimer du contenu permet de supprimer un ou plusieurs éléments de contenu à partir d'un document à contenu multiple, sans supprimer l'intégralité du document.
Affiche le nom du document sélectionné.
Affiche le nom de fichier du premier élément de contenu du document. Cochez la case située à côté de ce nom de fichier pour supprimer son contenu. Lorsque vous supprimez le fichier principal, le premier fichier secondaire de la liste devient le nouveau fichier principal.
Affiche le nom de fichier des éléments de contenu supplémentaires du document. Cochez la case située à côté des noms de fichiers souhaités pour supprimer un ou plusieurs éléments de contenu.