IBM InfoSphere Enterprise Records 包括若干可協助自動檢閱和處置記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄的工作流程。 工作流程包括業務處理中每個步驟的作業、程序步驟、人員、輸入和輸出資訊以及工具。
您可以修改既有的工作流程以及建立新工作流程。大部分 IBM InfoSphere Enterprise Records 工作流程,都是因「處置清理」程序及執行工作流程的相關動作,而自動啟動。 實體記錄管理工作流程和建立記錄資料夾工作流程必須手動啟動。
建立處置排程中的處置階段時,您必須將處置動作和處置工作流程與此處置階段相關聯。在特定階段中的實體保留期的末尾,對實體進行處置將到期。您必須手動啟動處置動作(這將啟動相關聯的處置工作流程)。如需處置過程的相關資訊,請參閱:
您需要完成配置作業,然後才能開始使用工作流程。這些作業通常是在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝期間完成。 如需相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝和升級手冊中的「準備配置 IBM InfoSphere Enterprise Records 工作流程」。
以下是 IBM InfoSphere Enterprise Records 中所提供的工作流程。
如需有關如何完成處置工作流程的一般資訊,請參閱使用處置工作流程。
系統會顯示通知訊息,其中包括工作流程執行時遇到的有關狀態、失敗、驗證錯誤的資訊。有四種類型的通知訊息,包括以下類型:
文字記錄是在已經核准可以處置的實體上成功執行處置動作時系統產生的 XML 檔案。此檔案包含有關以下內容的資訊:
系統會自動將此檔案作為附件傳送給記錄管理員。記錄管理員可以檢視此檔案,將其儲存到本端磁碟機,也可以在瀏覽器中開啟此檔案。
當工作流程特定步驟中的各欄位指定了不正確的值,或遺漏必要欄位的值,IBM InfoSphere Enterprise Records 會顯示一則警告訊息。 如果未指定「臨時傳送」工作流程「實體傳送」步驟中「位置」欄位的值,IBM InfoSphere Enterprise Records 會顯示警告訊息。
IBM InfoSphere Enterprise Records 會顯示「實體記錄管理」和「建立記錄資料夾」工作流程的資訊和狀態訊息。 這些訊息包含實體狀態或有關實體的其他相關資訊。比方說,如果實體的現行持有者延遲釋出實體,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將訊息當作工作項目,放在排定接收這個實體之人員的「收件匣」中。
如需資訊和狀態訊息的相關資訊,請參閱:
失敗和例外訊息可顯示受影響的實體和工作流程步驟失敗的原因,例如您完成了對一批十個實體的中斷步驟,這十個實體中的兩個已重新開啟。在這種情況下,訊息將指示中斷動作由於這兩個實體而無法完成,同時顯示失敗的原因。
在傳訊步驟中,您可以按一下「完成」以完成失敗的工作流程步驟並從收件匣中移除工作項目。您可以修正問題,然後再次啟動工作流程以正確完成步驟。以上提供的範例中,您可以關閉「中斷」步驟失敗的兩個實體,然後重新啟動工作流程。