存取內容資訊

「內容」用來定義物件的相關資訊,例如:文件和資料夾。 在物件儲存庫中您可以存取的所有物件都屬於一個類別。類別決定了物件的內容和行為。例如,所有資料夾都屬於 Folder 類別,所有文件都屬於「文件」類別。 資料夾的行為和內容不同於文件的行為和內容。例如,您可以移出文件,但您不能移出資料夾。

管理者定義特定類別的內容,且可以建立類別的新子類別。 比方說,如果您的網站需要所有文件的專案帳戶代碼,管理者可以新增「專案代碼」內容到基本「文件」類別中。 如果您的網站需要將某些內容套用於某些類型的文件,不套用於其他類型的文件,管理者可以定義一或多個新的子類別來處理這些附加內容。 例如,您的費用報告文件可能需要帳戶代碼的內容,但您的市場文件可能需要專案代碼、專案發行日期和管理核准的內容。 您在新增或移入文件時,選取文件的適當類別,然後填寫內容值。

系統內容

某些內容值是由系統建立,無法直接修改。系統內容(例如:物件的建立者和建立日期)是在物件新增到物件儲存庫時設定。 其他內容(例如:物件的修改日期和修改者)是在修改物件、其內容或其安全性時,由系統來更新。

內容有各種類型和限制。內容類型決定了您用來指定值的方法。 一般而言,您只要遵循頁面上的指示即可。在下列各區段之下,列出某些特定需求和要訣。 您用來整合 Microsoft® Office 應用程式的應用程式,決定了您存取文件內容的方式。

Integration for Microsoft Office

當您將文件或資料夾新增到物件儲存庫,或修改物件(例如:移入文件或儲存已移出之文件的內容 (content))時,您可以存取及更新指派給文件或資料夾的內容 (properties)。 您用來新增文件的項目範本,決定了您是否能選取類別,或將類別指派給文件。 您可以修改指派給文件的內容(但類別不行);不過,您可以修改指派給資料夾的內容和類別。

當您儲存內容 (content) 時,您可以按一下儲存內容 (properties) 來修改文件的內容 (properties),也可以在文件重新移回物件儲存庫之前儲存新內容 (content)。

請使用 IBM ECM 標籤之下的檢視/修改內容指令,或從蹦現功能表中選取內容。 您也可以在選取文件或資料夾之後,按一下「瀏覽」窗格底端的顯示詳細資料。 物件的相關資訊顯示在「詳細資料」窗格中,您可以在按一下修改之後,檢視和修改您選取的任何物件的資訊。

文件生命週期

管理者可能會指派包含生命週期的內容給您的某些文件。 文件生命週期包含文件在其生命中所經歷的不同狀態。 例如,貸款應用程式可能依照下列順序呈現生命週期狀態:

這些狀態反映實際的貸款應用程式在程序之間的移動順序。 當文件從一個狀態移至下一個狀態時,會更新生命週期狀態。 例如,在核准之時,文件會升級到第二個狀態(核准)。 銀行進行貸款融資之後,文件會再次升級到它的「資金」狀態。

部分內容可能指派了文件生命週期原則。 文件生命週期原則會指派給文件類別,供管理者使用。 生命週期狀態會顯示出來,指派給您適當的權限之後,您就可以修改生命週期。

標記

管理者可能會在文件和資料夾的部分內容上指派標記。 標記是以特定內容值為基礎,可供存取文件或資料夾。 當標記套用於物件時,所產生的物件存取權是物件原始存取權設定與標記設定的組合。 標記的設定能夠決定誰有權存取指派了標記的物件,以及誰能夠修改或移除指派的標記。

Application Integration

當開啟、新增或插入文件時,您可以檢視文件的內容。 移出文件時,您可以從取得資訊功能表修改文件內容,網站管理者允許的話,也可以在移入文件時修改它們。 除了編輯內容值之外,您還可以將其中的某些值插入 Office 文件中

如果您要建立複合文件,您必須存取文件的資訊頁面。 在整合性應用程式中,無法從「取得資訊」功能表選項建立複合文件。

Workplace XT 中,當您檢視已移出文件的內容時,您實際上是在檢視「進行中」或「已發行」狀態之版本的內容;在 Application Integration 中,您是在檢視「保留」狀態之版本的內容。當使用已移出文件時,這可導致以下非預期的行為:

從 Office 應用程式和 Outlook 中檢視或修改內容

請根據您的應用程式,選擇以下選項之一:

使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式
Application Integration
Office 應用程式
Outlook
Office 應用程式
Outlook
  1. 用滑鼠右鍵按一下您想要修改的文件或資料夾,然後選取內容
  2. 修改您的內容,然後確認您的變更。
  1. 用滑鼠右鍵按一下您要修改的電子郵件訊息,然後選取內容
  2. 修改您的內容,然後確認您的變更。如果您在訊息新增到物件儲存庫之前,將內容指派給訊息,這時在 Application Integration BCS 網站喜好設定中,啟用了新增時提示輸入內容設定,系統可能會提示您輸入內容。
  1. 移出要檢視其內容的文件。
  2. FileNet P8IBM FileNet Workplace XT功能表中,按一下取得資訊

    附註  在文件的「資訊」頁面上,當您按一下「資料夾存檔位置」視圖時,您可以修改資料夾內容,如「資料夾名稱」和「安全」。 在 Workplace XT 中,您可以修改資料夾內容、安全和歷程。

  3. 這時會顯示文件的「資訊」頁面。 您可以修改內容,也可以執行 Workplace XT 中任何可用的動作。請參閱插入超鏈結和內容,以取得更多資訊。
  1. 開啟電子郵件訊息。
  2. 插入附加程式功能表中,按一下 FileNet P8IBM FileNet Workplace XT,然後指向插入「內容」頁面。 這時會出現「選取項目」頁面,供您指定您想要插入其內容資訊的來源物件。 如需相關資訊,請參閱插入項目