Nella fase di impostazione delle proprietà vengono aggiunti i dettagli sul record. Le proprietà disponibili sono determinate dalla classe di record selezionata nella fase Record catalogo. In base ai diritti di accesso alle singole proprietà, è possibile visualizzare proprietà specifiche, cambiare i valori e, in alcuni casi, individuare i valori selezionabili dagli elenchi a discesa.
Per impostare i valori delle proprietà del record
La direzione potrebbe voler eseguire un report che dipende da specifiche informazioni nel campo Formato. Il campo Formato è obbligatorio per il modello dati DoD ma è facoltativo per i modelli dati Base e PRO. L'elenco seguente mostra cosa è necessario immettere esattamente perché il report restituisca i risultati corretti. I dati immessi dipendono dal tipo di documento che viene dichiarato. Se ad esempio si tratta di un documento Word, occorre immettere application/msword. Se si tratta di un documento Acrobat PDF, occorre immettere application/PDF.
La direzione potrebbe indicare le informazioni da immettere per tutti i tipi di documenti dichiarati come record. Nonostante vi siano più opzioni per alcuni tipi di documenti, come PowerPoint, è importante che ognuno nell'organizzazione utilizzi la stessa opzione. La persona che esegue il report deve selezionare una di queste opzioni. Il report restituirà solo i record che contengono tale opzione nel campo Formato.
application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi