Dit daglige arbejder indebærer sandsynligvis interaktion med mange typer dokumenter. Du skal muligvis oprette dokumenter, gennemgå dokumenter, arkivere dokumenter, flytte dokumenter til en anden folder, opdatere dokumenter eller slette dokumenter. De dokumenter, du håndterer, er muligvis tekstbehandlingsfiler, regnearksfiler, formularer eller en anden type elektronisk fil. Dokumenter kan også blot være en samling dokumentegenskaber, der refererer til et element, du vil spore, f.eks. en cd, dvd, bog eller en anden fysisk enhed.
Den type handlinger, du udfører i forhold til dokumenter, såsom tilføjelse af et nyt dokument eller udtjekning af et eksisterende dokument, fungerer på samme måde, uanset type dokument. Men nogle typer dokumenter er udformet til at bruge særlige funktioner. En publiceringsskabelon er f.eks. en særlig dokumentklasse, som avancerede brugere kan oprette ved hjælp af programmet Publishing Designer. Programmet Publishing Designer udfører tilføjelse, ind- og udtjekning af publiceringsskabelonfilen, men du kan ikke udføre disse handlinger direkte på filen. Men du kan finde filen ved hjælp af Gennemse og Søg, og du kan få vist dens egenskabsoplysninger, hvis du har de nødvendige adgangsrettigheder.
Formulardata er en anden særlig type dokument. Hvis der på dit websted er installeret eForms, og disse er aktiveret, kan du arbejde med formularer foruden andre typer dokumenter. Du kan ikke udføre handlinger af typen tilføjelse, ud- eller indtjekning, download eller lagring direkte på formulardata. Når du åbner et formulardatadokument, tjekkes det automatisk ud for dig. Der er flere oplysninger i Arbejd med FileNet P8 eForms.
Workplace indeholder mange værktøjer til administration af dokumenter, deres egenskaber og deres sikkerhed. Eksempel:
Emnerne nedenfor viser dig, hvordan du bruger alle de forskellige værktøjer, der er med til at gøre dokumentadministration let og fleksibel.