Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Akten

Zum Deklarieren von physischen Schriftstücken in IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie entsprechende Erfassungsvorlagen erstellen. Standardmäßig enthält IBM InfoSphere Enterprise Records die entsprechende Vorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken, um Ihnen diesen Vorgang zu erleichtern. Diese Vorlage kann vordefinierte Aktenklassen, Aktenklassifizierungen und Eigenschaften enthalten, und einige der Assistentenseiten können zur schnelleren Bearbeitung ausgeblendet werden. IBM InfoSphere Enterprise Records unterstützt mehrere Erfassungsvorlagen. Beim Deklarieren einer phsysischen Akte können Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen.

Verwenden Sie die Workplace-Anwendung, um Erfassungsvorlagen für die Deklaration von Akten zu erstellen. Der Assistent zum Hinzufügen von Erfassungsvorlagen führt Sie schrittweise durch die Erstellung einer Erfassungsvorlage. Sie müssen Zugriff auf die Erweiterten Werkzeuge auf der Seite "Autor" haben, um Erfassungsvorlagen erstellen zu können. Ausführlichere Informationen finden Sie unter Der Erfassungsvorlagen-Designer und Erfassungsvorlagen zum Deklarieren von Akten in der Hilfe zum Erfassungsvorlagen-Designer.

So starten Sie den Assistenten zum Erfassungsvorlagen-Designer

  1. Klicken Sie in Workplace auf "Autor" und dann auf "Erweiterte Werkzeuge". Wechseln Sie in Workplace XT in den Modus Durchsuchen und klicken Sie auf Werkzeuge, Erweiterte Werkzeuge, Erfassungsvorlagen, Hinzufügen....
  2. Klicken Sie in Workplace auf "Hinzufügen" "Erfassungsvorlage" und wählen Sie die Erfassungsvorlage "Als Akte deklarieren". Wählen Sie in Workplace XT "Erfassungsvorlage "Als Datensatz deklarieren"".
  3. Klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen Sie "Markerakte" im betreffenden FPOS.
  4. Wählen Sie den Aktenplan-Speicherort. Wenn Sie eine Änderung des Speicherorts verhindern wollen, stellen Sie die Zugriffsebene dieses Feld auf "Ausblenden".
  5. Auf Wunsch können Sie den ganzen Schritt auch ausblenden, indem Sie auf Hide Record File Plan Locations step.
  6. Führen Sie die restlichen Schritte zu Ende. Für weitere Informationen klicken Sie auf Hilfe.
  7. Speichern Sie die Erfassungsvorlage im Ordner Records Management/Templates (Vorlagen) des entsprechenden FPOS-Objektspeichers.