Recherche par propriétés (recherche simple)

Lorsque vous recherchez un document ou un dossier par son nom, vous pouvez utiliser la recherche simple dans Workplace XT, ou vous pouvez entrer un nom de document pour vos critères de recherche dans une application Office 2007 intégrée. Une correspondance est recherchée dans le titre de document ou dans le nom de dossier.

ASTUCE : Utilisez la recherche avancée dans Workplace XT pour créer une recherche plus complexe ou pour rechercher dans des propriétés de document ou de dossier qui ne sont pas fournies en tant qu'options dans la recherche simple. Pour plus d'informations, voir Recherche par propriétés (recherche avancée).

Sélection de l'emplacement où effectuer la recherche

Sélectionnez l'emplacement dans lequel effectuer la recherche. La recherche affiche le conteneur d'objets par défaut défini par votre administrateur.

Spécification d'informations de recherche

Entrez le texte à rechercher. La recherche simple recherche le texte au début du nom de dossier ou du titre de document. Vous pouvez rechercher des documents ou des dossiers en sélectionnant les options appropriées. Vous devez sélectionner au moins une option. Dans une application Office 2007 intégrée, les informations entrées pour chaque propriété sont incluses dans les critères de recherche.

REMARQUE :  Dans Workplace XT, si vous utilisez un lecteur d'écran et que vous fermez un message d'erreur, la sélection par le lecteur de l'élément ou de la zone que vous lisiez avant le message d'erreur est perdue.

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer des caractères génériques dans le texte à rechercher. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations.

Sélection d'options de recherche supplémentaires

Vous pouvez limiter votre recherche en sélectionnant une ou plusieurs options de recherche. Les options de recherche sont basées sur des propriétés utilisées couramment dans la recherche de documents ou de dossiers.

Les options sont des raccourcis vers les critères couramment sélectionnés, tels que la propriété ("Créé par moi"), la date de modification ("Ajouté le mois dernier") ou les types de document, comme les documents PDF. Sélectionner une ou plusieurs options limite les résultats de la recherche.

Lorsque vos critères de recherche dans une application Office 2007 intégrée inclut des noms d'utilisateur, vous pouvez rechercher une liste de noms et accéder à cette dernière. Les noms s'affichent sous forme de listes de 100 éléments. Par exemple, si vous recherchez des documents ajoutés par les utilisateurs dont le nom commence par G, une liste de 100 noms uniquement commençant par G s'affiche. S'il existe plus de 100 noms, vous pouvez affiner vos critères de recherche afin de restreindre vos résultats.

Par défaut, la fonction de recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Publiée, la recherche renvoie uniquement la dernière version principale. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.

REMARQUE :  Pour les applications Office 2007 intégrées, si vous recherchez des dossiers et que vous sélectionnez la version en cours, les versions publiées des documents sont renvoyées. Lorsque vous recherchez un conteneur d'objets, les versions en cours des documents sont renvoyées.

Ajout de conditions de recherche (Integration for Microsoft Office)

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs propriétés à utiliser en tant que conditions pour votre recherche. Lors de l'ajout de conditions à votre recherche, vous devez choisir si les objets trouvés doivent correspondre à une ou à toutes les conditions.

Enregistrement des paramètres de recherche (Integration for Microsoft Office)

Si vous recherchez souvent certaines propriétés ou valeurs, vous pouvez les enregistrer en tant que recherches par défaut ou en tant que recherche nommée dans Recherches enregistrées.

Que faire des résultats de la recherche ?

Vous pouvez trier les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri. Vous ne pouvez pas effectuer le tri pour une colonne pouvant contenir plusieurs valeurs.

Vous pouvez sélectionner un document à afficher ou pour effectuer diverses actions dans Workplace XT ou actions dans une application Office 2007 intégrée. Vous pouvez afficher les actions disponibles sur la barre d'outils, sur la barre Ribbon ou dans le menu contextuel.