L'accès à un modèle d'entrée depuis Workplace ou une application Office intégrée comporte différentes étapes.
Pour rationaliser le processus d'ajout de documents, vous devez ou votre administrateur doit concevoir une modèle d'entrée fournissant des informations par défaut. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée pour attribuer automatiquement la classe de documents et d'autres propriétés de document. Un modèle d'entrée peut être associé à un dossier spécifique. Lorsque vous ajoutez un objet dans un dossier avec un modèle d'entrée associé, ce dernier est automatiquement utilisé au lieu de l'assistant standard. Si plus d'un modèle d'entrée est associé au dossier, vous pouvez sélectionner le modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, voir Utilisation des modèles d'entrée.
Reportez-vous à la section appropriée pour obtenir des instructions.
Integration for Microsoft Office et Application Integration |
Workplace |
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Integration for Microsoft Office
- Pour les applications Office, sous l'onglet IBM ECM du ruban Microsoft Office 2007, sélectionnez tout d'abord la librairie qui contient les modèles d'entrée que vous pourriez utiliser. Cliquez sur Modèles d'entrée pour sélectionner un modèle d'entrée spécifique.
Vous pouvez également ajouter un document actuellement ouvert. Cliquez sur un dossier avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter un document. Le dossier peut être associé à un ou plusieurs modèles d'entrée. Entrez des informations dans les zones définies par le modèle d'entrée attribué au dossier.
- Pour Outlook, vous pouvez ajouter des messages électroniques et des pièces jointes en les faisant glisser dans un dossier ou à l'aide des options de menu. Si aucun modèle d'entrée spécifique n'est associé au dossier, un modèle d'entrée est fourni en fonction de la classe de message électronique attribuée à votre message électronique.
Cliquez à l'aide du bouton droit sur les messages électroniques ou les pièces jointes à ajouter et sélectionnez Ajouter un courrier électronique à IBM ECM ou sélectionnez Ajouter une pièce jointe à IBM ECM.
REMARQUE Un modèle d'entrée peut être associé à un dossier spécifique Lorsque vous ajoutez un objet dans un dossier avec un modèle d'entrée associé, ce dernier est automatiquement utilisé au lieu de l'assistant standard. Si plus d'un modèle d'entrée est associé au dossier, vous pouvez sélectionner le modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, voir Utilisation des modèles d'entrée.
Application Integration
- Depuis le menu FileNet P8 d'une application Office, cliquez sur Ajouter > Ajouter un document > Sélectionner un modèle d'entrée.
- Recherchez l'élément Outlook à ajouter depuis Outlook. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Ajouter puis sélectionnez un profil utilisé pour ajouter l'élément. Un modèle d'entrée doit être affecté au profil que vous sélectionnez.
Lorsque vous ajoutez un document depuis Outlook ou un élément Outlook, vous devez tout d'abord sélectionner un profil. Les paramètres de profil déterminent si vous utilisez l'action Ajouter un document ou un modèle d'entrée. Votre administrateur de site crée des profils dans la préférence de site Application Integration.
|
Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez sur Auteur pour accéder à la page du même nom. Si nécessaire, cliquez sur Outils généraux.
- Sous Ajouter document, cliquez sur Ajout avec un modèle pour le type d'objet à ajouter.
- Ajouter un nouveau document
- Ajouter un nouveau dossier
- Ajouter un nouvel objet personnalisé
- Cliquez sur Raccourcis, puis cliquez sur Modèles pour accéder à un modèle d'entrée puis commencez la procédure d'ajout.
- Double-cliquez sur un nom de modèle d'entrée pour commencer la procédure d'ajout.
- Si le dossier n'a aucun modèle d'entrée associé, utilisez la classe de message électronique par défaut. L'utilisateur peut effectuer une sélection dans la liste des modèles d'entrée valides.
L'association de dossier est un processus assez complexe.
|