En general, las categorías, carpetas, y volúmenes se cierran automáticamente al cumplir una condición definida por su programa de disposición asociado, pero también se pueden cerrar de forma manual. Al crear uno de estos contenedores, se abre de forma predeterminada y se pueden agregar entidades secundarias. El cierre de un contenedor inicia el proceso de disposición y ya no se pueden agregar entidades secundarias.
Lo normal es no tener que abrir de nuevo un contenedor cerrado, pero es algo factible para poder añadir registros que en el momento de cerrar el contenedor no estaban disponibles. Por ejemplo, si un contenedor se cierra al final del año pero hay un registro de dicho año que llega posteriormente, puede reabrir el contenedor para incorporar ese registro y cerrarlo otra vez. Los registros se pueden recuperar de contenedores abiertos o cerrados.
Al cerrarse una entidad, de forma automática se cierran todas las entidades secundarias. Si abre de nuevo una entidad, las entidades secundarias no se reabren automáticamente. Para volver a abrir una entidad secundaria, antes debe abrir las entidades superiores. Para agregar un registro a un volumen reabierto, debe seleccionar ese volumen.
Los administradores y gestores de registros pueden cerrar y reabrir categorías de registro, carpetas de registros o volúmenes.
Para cerrar un contenedor manualmente
NOTA Las entidades que se cierran quedan marcadas con
el icono de cierre:
Para volver a abrir una entidad
NOTA Las entidades que se cierran y abren de nuevo
quedan marcadas con el icono de reapertura: