Un documento composto raggruppa i documenti con un tema o un argomento comune, consentendo di visualizzare i documenti correlati senza bisogno di conoscerne i nomi e i percorsi.
Il raggruppamento e la creazione di relazioni con documenti implicano l'associazione di un documento principale a uno o più documenti secondari. I documenti principali e secondari vengono creati indipendentemente gli uni dagli altri. Quando si stabilisce il tipo di correlazione dei documenti in un documento composto, questa informazione viene memorizzata in un link creato. Questo è diverso dal link che è possibile creare per collegare diversi tipi di oggetti, ad esempio cartelle, documenti e oggetti personalizzati.
I documenti inclusi in un documento composto possono risiedere in diverse ubicazioni in un solo archivio oggetti. Non è possibile creare un documento composto utilizzando oggetti e cartelle personalizzati né è possibile creare un documento composto che includa documenti residenti in archivi oggetti differenti. Se non esiste una relazione gerarchica ovvia tra documenti, è possibile creare un documento principale senza contenuti (un file esterno) e specificare che i documenti correlati sono secondari rispetto a tale documento.
Per creare un documento composto, creare innanzitutto il documento principale, quindi associare gli altri documenti come secondari. Con i documenti principali e secondari si eseguono le stesse operazioni eseguite con i documenti standard. Ad esempio, è possibile visualizzare le pagine di informazioni relative a documenti principali e secondari nonché le informazioni relative ai link che associano i documenti tra loro. È possibile assegnare una versione sia al documento principale che a quello secondario ed è possibile assegnare un nome al link tra principale e secondario. Le impostazioni speciali definite quando si aggiunge, modifica o inserisce un documento secondario consentono di gestire il documento durante l'evento in cui si controlla la versione o si elimina il relativo documento principale.
È possibile, inoltre, modificare l'ordine di visualizzazione dei documenti secondari nell'elenco dei documenti secondari del documento principale, selezionare altri documenti secondari, inserire nuovi documenti e rimuovere i link che collegano i documenti.
Azione |
Informazioni |
Creazione di un documento principale |
- Quando lo si aggiunge all'archivio oggetti, manualmente o tramite un modello di immissione. I documenti secondari devono già esistere nell'archivio oggetti.
- Quando si esegue il check-in di una nuova versione.
- Selezionando Cambia composto dal menu pop-up. Una volta convertito, il documento può essere associato a documenti secondari e ad altri documenti principali. È anche possibile riconvertire un documento composto in un documento standard. Non è possibile, però, riconertire un documento composto in un documento standard se è stato associato a documenti secondari. In questo caso occorre rimuovere prima i documenti secondari associati.
Questa azione non è disponibile quando si accede:
- alla pagina di informazioni per un documento che è un oggetto Riserva
- a un documento da un'applicazione integrata, ad esempio Word o Excel.
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Associazione di documenti secondari a un documento principale |
- Quando si aggiunge il documento principale all'archivio oggetti.
- Quando si esegue il check-in di una nuova versione.
- Quando si visualizza la relativa pagina di informazioni (Visualizzazione Documenti secondari)
- Durante l'aggiunta di un documento, utilizzare il link Mostra per
visualizzare un elenco di documenti secondari associati al documento principale specifico. È possibile, inoltre, effettuare altre azioni, ad esempio modificare l'ordine di visualizzazione dei documenti quando includono più documenti secondari.
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Informazioni link e proprietà del link di un documento composto |
La visualizzazione delle proprietà del link di un documento composto nella pagina di informazioni è una pagina di sola lettura che fornisce un'istantanea corrente del link di relazione dei componenti tra uno specifico documento secondario e il relativo documento principale. Le informazioni visualizzate consentono di gestire la relazione tra un documento secondario e un documento principale quando, ad esempio, un documento principale viene eliminato o passato a un'altra versione.
Le informazioni sulle proprietà visualizzate vengono create quando si associa per la prima volta un documento secondario a un documento principale. Modificare le proprietà visualizzate in questa pagina durante la modifica del documento secondario.
Anche le proprietà di sistema sono di sola lettura e non possono essere modificate. A seconda delle impostazioni delle Preferenze utente, le proprietà di sistema possono essere compresse (nascoste). Fare clic su Mostra proprietà di sistema o su Nascondi proprietà di sistema per attivare/disattivare la visualizzazione delle proprietà di sistema.
È possibile accedere alla visualizzazione delle proprietà del link del documento composto quando si apre la pagina di informazioni per un documento principale o un documento secondario. |
Documenti principali |
Procedura |
Per creare un documento principale durante l'aggiunta del documento
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- Aggiungere un documento a un archivio oggetti e selezionare Sì nel campo Documento composto.
- Per aggiungere un documento secondario, fare clic su Aggiungi secondario e spostarsi sul documento dopo aver fatto clic su Seleziona. Un documento secondario può essere aggiunto successivamente dalle pagine di informazioni.
- Selezionare le impostazioni appropriate.
- Per l'impostazione Mantieni con nuova versione principale, selezionare Sì (impostazione di default) per mantenere una relazione tra principale-secondario quando il documento principale viene modificato e viene sottoposto a check-in come nuova versione. Selezionare No per interrompere questa relazione quando viene eseguito il check-in del documento principale come nuova versione.
- Per Elimina quando viene eliminato/a Principale, selezionare Sì per eliminare il documento secondario quando viene eliminato il relativo documento principale. Selezionare No per mantenere il documento secondario nell'archivio oggetti se viene eliminato il rispettivo documento principale.
- Per Evita eliminazione, selezionare l'impostazione appropriata per evitare che un documento venga eliminato.
- Facoltativo - Immettere un nome per il link. Questo viene visualizzato nella colonna Nome link della pagina delle informazioni del documento principale, la visualizzazione Documenti secondari.
- Completare l'aggiunta del documento.
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Per convertire un documento in un
documento principale utilizzando l'azione
Cambia
composto. |
- Selezionare un documento e fare clic su Ottieni informazioni per visualizzare le azioni disponibili. Fare clic su Cambia composto, quindi completare l'azione.
- Accettare la modifica.
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Documenti secondari |
Procedura |
Per visualizzare i documenti
secondari associati a un documento principale |
- Rivedere i documenti secondari correnti o fare clic su Aggiungi secondario per aggiungere un nuovo documento secondario.
- Se vi sono più documenti secondari, è possibile effettuare ulteriori azioni.
- Continuare per completare la procedura di aggiunta o modifica.
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Per
aggiungere o modificare un documento secondario
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- Individuare la pagina delle informazioni del documento principale, visualizzazione Documenti secondari, prima di procedere all'aggiunta o alla modifica di un documento secondario.
- Procedere in uno dei seguenti modi:
- Se si sta aggiungendo un nuovo documento secondario, fare clic su Aggiungi secondario.
- Se si sta inserendo un documento secondario all'interno di una serie esistente di documenti secondari associati a un documento principale, fare clic su Inserisci secondario nel Menu Azioni.
- Se si sta modificando un documento secondario esistente, selezionare il documento e fare clic su Modifica secondario nel Menu Azioni.
- In Documento secondario, effettuare una delle seguenti operazioni:
- Selezionare Documento per identificare un documento che si desidera aggiungere come documento secondario. Fare clic su Seleziona per individuare il documento. Dopo aver individuato il documento, specificare se collegarlo alla versione rilasciata, alla versione corrente o alla versione del documento secondario. Per ulteriori informazioni sulla selezione delle versioni, vedere Seleziona oggetto.
A seconda del documento e della versione selezionata, potrebbe essere necessario specificare un'etichetta binding componente e selezionarla. L'etichetta è determinata dalla classe del documento assegnata al documento secondario che viene aggiunto. Questa impostazione assicura che i documenti specifici che si stanno aggiungendo o modificando vengano inclusi in un documento composto. Oltre ad assegnare un'etichetta, è necessario selezionare anche la casella visualizzata accanto all'etichetta per attivare l'impostazione.
- Selezionare File esterno per specificare il percorso URL di un file non residente nell'ambiente dell'applicazione.
- In Impostazioni, effettuare una delle seguenti operazioni:
- Per l'impostazione Mantieni con nuova versione principale, selezionare Sì per mantenere una relazione tra documento secondario e principale una volta aggiunto il documento principale a un archivio oggetti.
- Per l'impostazione Elimina quando viene eliminato/a Principale, selezionare Sì per specificare l'eliminazione del documento secondario quando viene eliminato il relativo documento principale.
- Per l'impostazione Evita eliminazione selezionare
l'impostazione appropriata per evitare che un documento secondario o principale specifico venga eliminato. Nessuna e Di Principale sono le opzioni disponibili per i file esterni.
- Fare clic su Modifica classe per selezionare una classe di link per il documento principale che viene aggiunto o immettere i valori delle proprietà della classe di link.
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Per modificare le impostazioni del documento secondario in un secondo momento |
- Fare clic sull'icona Ottieni informazioni del documento principale, quindi selezionare la visualizzazione Documenti secondari.
- Selezionare il documento secondario da modificare.
- Dal menu Azioni selezionare Modifica secondario.
- Modificare i campi in base alle proprie esigenze.
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Per visualizzare il contenuto dei documenti correlati |
- A partire dalla visualizzazione Documenti secondari di un documento principale, fare clic sul titolo di un documento secondario nell'elenco.
- Fare clic su Seleziona secondario per visualizzare la gerarchia delle relazioni. Per visualizzare il contenuto di un documento secondario a un livello inferiore, selezionare il relativo documento principale. A questo punto, il documento secondario verrà elencato e sarà possibile fare clic sul relativo titolo.
- Dopo avere selezionato un documento secondario dalla gerarchia Seleziona secondario, è possibile eseguirne il backup nel percorso Secondario per di un altro documento principale. In tal modo, vengono visualizzati i relativi documenti secondari ed è possibile fare clic su un titolo per visualizzarne il contenuto.
NOTA Se si utilizza
InfoSphere
Enterprise Records, prestare attenzione durante la selezione delle opzioni di
impostazione. Un'impostazione che impedisce l'eliminazione di un documento può interferire con la normale pianificazione di eliminazione di documenti che devono essere eliminati. Analogamente, specificare che un documento secondario deve essere eliminato quando viene eliminato il relativo documento principale può interferire con la normale pianificazione di eliminazione del documento secondario. Consultare
Panoramica della configurazione di IBM
InfoSphere Enterprise Records per ulteriori informazioni. |
Per modificare l'ordine dei documenti secondari
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- Selezionare un documento secondario dalla visualizzazione di un documento secondario o quando si visualizzano i documenti secondari correlati a un determinato documento principale utilizzando il link Mostra durante un processo di aggiunta o modifica.
- Dal menu Azioni, fare clic su Modifica ordine.
- Procedere in uno dei seguenti modi:
- Fare clic su Sposta all'inizio per spostare il documento specificato all'inizio dell'elenco dei documenti secondari.
- Fare clic su Sposta in alto per spostare il documento specificato in alto di un posto nell'elenco dei documenti secondari.
- Fare clic su Sposta in basso per spostare il documento specificato in basso di un posto nell'elenco dei documenti secondari.
- Fare clic su Sposta alla fine per spostare il documento specificato alla fine dell'elenco dei documenti secondari.
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Per rimuovere un documento secondario |
- Accedere alla visualizzazione Documenti secondari. Selezionare un documento che si desidera rimuovere, quindi fare clic su Menu Azioni per visualizzare le azioni disponibili.
- Fare clic su Rimuovi secondario e poi su Rimuovi per completare l'azione. Il link tra un documento principale e un documento secondario specifici viene rimosso. Tuttavia, dopo il completamento di questo processo, il documento secondario rimane in un archivio oggetti.
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Per gestire le proprietà del link di un documento composto |
- Per accedere alle proprietà del link per un documento principale o un documento secondario, effettuare le seguenti azioni:
- Selezionare il documento secondario, quindi fare clic sul link del documento principale correlato. Accanto al valore delle proprietà del link, ad esempio nella colonna Nome link, fare clic sul pulsante Informazioni per accedere alla pagina Informazioni link.
- Selezionare il documento principale, quindi fare clic sul link del documento secondario correlato. Selezionare il documento secondario con le proprietà delle informazioni del link da visualizzare. Dal Menu Azioni, fare clic su Informazioni Link per accedere alla pagina Informazioni link.
- Rivedere le informazioni correnti sul link che definiscono la relazione tra specifici documenti principali e secondari.
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