命名型樣提供了一種符合您的習慣的,自動命名記錄種類、記錄資料夾以及記錄的方法。如果使用者建立的某一個實體具有關聯的命名型樣,則會在「設定屬性」步驟自動命名該實體。系統不會阻止使用者變更此名稱。
已指派遞增數,並於「設定屬性」步驟出現時用完。如果您在建立實體之前將其取消,則永不會使用該數字。
如果要自動命名記錄,請在母項儲存器的「記錄型樣」欄位中輸入一個命名型樣。記錄型樣是儲存器的一個屬性。然後,所有宣告到儲存器中的記錄將按照型樣的順序取得下一個名稱並將根據您在「記錄型樣遞增數」欄位中輸入的值遞增。請參閱關於命名型樣以取得關於構造型樣的說明。
如果要自動命名種類和資料夾,請遵循以下步驟。
您的業務處理程序可能要求資料夾名稱以字母 A 開頭,後跟代表年份的兩個數字、一個連字號、資料夾編號(例如,A07-000005)。下面的型樣可建立此類名稱︰
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
在此型樣中,字母 A 是第一個字元,YY 代表年,\d 是一個數字。系統將自動為用方括號 [] 括起來的型樣提供預設值。這樣,YY 將由今年年份的最後兩個數字取代。\d 將由遞增的數字取代。輸入字串時在其他欄位中指定了遞增值。
讓我們一起考量下記錄命名型樣的另一種範例。如果您想為一系列資料夾建立一種命名規則,該規則以 "KX" 開頭,後面接著代表年份的 2 位數字、句點、代表月份的 2 位數字、連字號以及兩組遞增數字,例如,"KX07.06-0004-03"。下列型樣可滿足這項需求:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
您還可以使用自訂型樣建立基於 meta 資料的型樣。例如, 貴組織的政策可能會要求記錄資料夾命名慣例,應該為年份、空格、記錄資料夾的主旨(meta 資料)、空格以及 5 位數字,例如,"2006 Loan 00005"。因此,您可以建立下列規格的命名型樣:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
或
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
由於年份和主旨已用 [] 括起來,因此系統將為其提供預設值。THIS.EmailSubject 是一個自訂型樣。因此,系統將提供 meta 資料欄位的值 - 您為記錄資料夾的母項指定的 EmailSubject。
建立自訂型樣過程中,您需要指定屬性的符號名稱。另外,如果無法找到適用於指定屬性的值,將會產生錯誤。此自訂型樣僅適用於檔案計劃中層級為 2 或更低層級(3、4 等)的實體。「檔案計劃層級」是您在新增型樣層級時完成的另一個欄位。
提示
請勿在名稱中使用任何無效的字元。例如,請勿在一體化日期時使用斜線 (/) 字元。無效的字元有︰
\ / : * ? " < > |
如果要確保使用者使用的字元數目不超出您在命名型樣中指定的字元數目,請使用 ^ 和 $ 符號隔開命名型樣。例如,如果您想建立命名型樣 \d\d\d,請將 ^ 符號附加到命名型樣的開頭,並將 $ 符號附加到命名型樣的結尾,如下所示︰
^\d\d\d$
此作業可確保使用者輸入值時,輸入的字元的數目不會超出在型樣字串中指定的字元數目。
型樣層級將提供要套用至記錄種類和記錄資料夾之型樣的詳細資料。在檔案計劃中指定一或多個層級并指定每個層級套用至的實體類型。當於指定的層級下建立此類型的新實體後,會根據型樣字串和遞增數自動命名實體。
在您按一下「新增型樣層級」後,此程序將從確認頁面繼續執行。如果您想稍後新增型樣層級,請參閱修改命名型樣。
範例
如果您希望自動命名最高層級記錄種類的子種類,請建立一個層級為 2 的型樣並選取「記錄種類」作為類型。如果您還希望自動命名此子種類中的記錄資料夾,請建立一個層級為 3 的型樣並選取「記錄資料夾」作為類型。將所有這些型樣級別放在命名型樣中,將會使級別為 2 的子種類和級別為 3 的記錄資料夾自動命名。
此步驟是啟動自動命名所必需的。