Workplace, her bir nesne türünü eklerken size yardımcı olacak sihirbazlar sağlar. Sihirbazlar neredeyse birbirinin aynıdır, ancak bu ve Klasör ekleme başlıklı konuda ayrı olarak anlatılmaktadır. Bu sihirbazlara bilgi sayfasından ya da Yazar > Genel Araçlar sayfasından erişebilirsiniz.
Belge Ekleme ya da Nesne Ekleme sihirbazları, bir nesne deposuna yeni bir belge ya da özel nesne ekler. Yeni bir belge ya da özel nesne eklediğinizde, belge ya da özel nesneye ilişkin yer, belge sınıfı, özellikler ve güvenliği ayarlamanız gerekir. Belgeyi bir Office uygulaması ya da Outlook programı içinden eklemiyorsanız, belge eklemenin son adımı eklenecek dosyayı seçmektir.
İPUCU Belge Ekleme sihirbazını kullanmanın yerine, belge ekleme işlemini hızlandıracak bir giriş şablonu seçebilir ve kullanabilirsiniz. Giriş şablonlarıyla ilgili daha fazla bilgi için Giriş şablonlarıyla çalışma başlıklı konuya bakın.
Buna ek olarak, bir sihirbaz kullanarak ve tümleşik bir Office uygulaması ya da Outlook aracılığıyla belge eklemek için, bir belgeyi bir klasöre de ekleyebilirsiniz.
Sihirbazı başlatmak için
NOTLAR
NOT Çevrimdışı Outlook klasörleri özel bir Microsoft biçimi olan .PST dosyalarında tutulduğundan, bu tür dosyalarda saklanan eposta öğelerini Workplace Application Integration kullanarak doğrudan nesne depolarına ekleyemezsiniz. Bunun yerine, bu tür epostaları önce Outlook Gelen Kutunuza ya da başka bir çevrimiçi Exchange sunucusu tabanlı klasöre geri taşımanız ve daha sonra, ekleme işlemini tamamlamanız gerekir.
Sihirbazın sonunda bir onay sayfası görüntülenebilir. Ek bilgi için Onay İstemi başlıklı konuya bakın.
Ek bilgi için aşağıdaki sihirbaz adımlarından birini tıklatın:
Yazar sayfasından bir klasör eklerken, ilk olarak bir klasör yeri seçmeniz gerekir. Genel olarak, bir belge ya da özel nesne eklerken de bir klasör seçmeniz gerekir, ancak site denetimciniz bir klasörün gerekli olmayacağını belirleyebilir. Bu durumda, bir nesne deposu seçer seçmez, özelliklerin ayarlandığı sonraki adım seçilebilir duruma gelir ve klasör seçme adımı olmadan işleme devam edebilirsiniz.
Göz At sayfasında çalışırken, yürürlükteki klasör yeriniz otomatik olarak seçilir.
Bir klasör seçmek için
Bir klasöre belge ya da özel nesne eklemezseniz, daha sonra belgeye göz atamazsınız. Belgeyi bulmak için aramanız gerekir.
Özellikleri Ayarla sayfasında varsayılan (temel) nesne sınıfı görüntülenir ve söz konusu sınıfa atanan özellikler gösterilir. Sistem denetimciniz tarafından yaratılan bir alt sınıfı seçebilirsiniz.
Nesne sınıfını değiştirmek için
Sayfanın tepesindeki Sınıfı Değiştir bağlantısını tıklatın ve bir sınıf seçin. Bir kayıt nesne deposuna sınıflandırılmış belgeler eklemek için bir sınıflandırılmış belge sınıfı seçin.
Özellikleri ayarlamak için
NOT "Özel nesneler, bileşik belgelerde üst belge olarak belirlenemez.
Bir Outlook iletisi ya da Outlook iletisinden metin ekliyorsanız, yalnızca temel Eposta sınıfı ve alt sınıfları görüntülenir. Ekleri ekliyorsanız, tüm sınıfları kullanabilirsiniz.
Güvenlik ayarları, eklediğiniz belgeye ya da özel nesneye erişebilecek kullanıcıları saptar ve grupları ve her bir gruba ya da kullanıcıya verilen izinleri denetler. Ayrıca, bir belgeye ilişkin güvenlik ayarlarını denetlemek için bir güvenlik ilkesi uygulayabilirsiniz.
Bir belgeye güvenlik ilkesi atamak için
Güvenliği ayarlamak ya da değiştirmek için
Belge ekleme işlemini tamamlamak için bir dosya seçmelisiniz.
NOT Bir Office uygulamasından ya da Outlook programından bir belge ekliyorsanız, belgeyi ekleme işlemine başlamadan önce seçmeniz gerekeceğinden, bu görev görüntülenmez. Dosyanın adı, Belge Ekle sayfasının altındaki Özet kısmında görünür.
File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa ve geri vermekte olduğunuz belgenin yerel kopyasının belge geri verildikten sonra iş istasyonunuzdan silinmesini isterseniz, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini belirleyebilirsiniz. Bu seçeneğe ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın. Dosya açıkken silinen bir dosyayla karşılaşabilirsiniz. Bu durum, yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra ortaya çıkabilir.
Workplace oturum açma bilgileriniz bir IS hesabıyla eşleşmezse, IS hesap bilgilerinizle oturum açmanız istenir. Bu bilgiler, yürürlükteki tarayıcı oturumunuzla Workplace'te oturum açtığınız sürece IS ile sonraki etkileşimleriniz için saklanır.
Göz At ya da Yazar sayfasını kullanarak bir klasöre yeni bir belge ekleyebilirsiniz.
Workplace'teki bir klasöre belge eklemek için
NOT Belge Ekle işlemini, klasörün bilgi sayfasında da bulabilirsiniz.
Bu tanıtım, Outlook öğelerinizin bir nesne deposuna eklendiği işlemi saptar. Site denetimciniz tarafından Site Tercihleri'nde yaratılır. Site Tercihleri'nde tanımlanan ayarlara bağlı olarak, tanıtımdaki ayarları değiştirebilirsiniz.
NOT Site denetimciniz tarafından tanımlanan seçeneklerin bazıları gizli olabilir, ancak gizli seçeneklerin gerektirdiği belirli adımları yine de tamamlamanız gerekir. Ek bilgi için site denetimcinize başvurun.
Tanıtım, Outlook öğesinin Belge Ekleme sihirbazı ya da bir giriş şablonu kullanılarak eklenip eklenmeyeceğini belirler. Belge Ekleme sihirbazı, ekleme işlemini tamamlamak için gereken bilgileri toplar. Giriş şablonları, bir ekleme işlemi sırasında Belge Ekleme sihirbazında görünen sayfaların bazılarını ya da tümünü atlamanıza olanak tanıyan bilgilerle önceden tanımlanmıştır. Buna ek olarak, birden çok ek ekliyorsanız, kullanmakta olduğunuz tanıtıma bir giriş şablonu atandığından emin olun. Giriş şablonu, ekleme işlemini hızlandırır. Eklemek istediğiniz her bir ek için Belge Ekleme sihirbazını kullanma zorunluluğunuzu ortadan kaldırır.
Tanıtıma atanan giriş şablonuna, herhangi bir belge sınıfı ya da alt sınıfı atanmış olabilir. Atanan sınıfa ya da alt sınıfa bağlı olarak, bir .msg ya da .txt dosyası içerildiğinde Gönderen, Alıcı ve Bilgi gibi belirli eposta özellikleri nesne deposuna eklenir. Örneğin, Outlook öğelerinizi bir nesne deposuna eklerken, Alıcı ve Konu gibi belirli eposta bilgileri otomatik olarak epostadan sınıf özelliklerine eşlenir.
Otomatik olarak başka bir işlemi (örneğin, bir iş akışı) başlatan bir giriş şablonunu kullanırken bir ekleme yordamını iptal ederseniz, ekleme yordamı iptal edilir, ancak otomatik işlem başlatılmaya devam eder.
NOTLAR
Bir eposta sınıfı ve alt sınıfına ek olarak, kullanmakta olduğunuz tanıtım bir belge sınıfını ya da alt sınıfını da belirtebilir. Sınıf ya da alt sınıf, nesne deposuna bir .msg ya da .txt dosyası eklendiğinde Gönderen, Alıcı ve Bilgi gibi belirli eposta özelliklerini içerebilir. Eposta adresinin görüneceği biçimi SMTP adresiniz belirler. Örneğin, Gönderen özellik alanında görünen tam e-posta adresi AliD@ibm.com ya da Demir, Ali[ademir@ibm.com] şeklinde olabilir.
Tanıtım ayarı, Outlook öğeniz ve ekler arasında bağlantıların yaratılıp yaratılmayacağını belirler. Bağlantı ayarını site denetimciniz saptar.
NOT Bir ileti ve ek eklerseniz ve site denetimciniz Bağlantılar ayarınızı etkinleştirdiyse, belgelerinizin aynı nesne deposuna eklenmesi gerekir.
Kayıt Bildirme seçeneği yalnızca, InfoSphere Enterprise Records için yapılandırılmış sistemlerde kullanılabilir.
Bu tanıtım ayarı, Kayıt Yönetimi etkinleştirildiğinde birden çok eke sahip olan bir Outlook öğesinin tek bir kayıt olarak bildirilip bildirilmeyeceğini belirler. Bu ayar, site denetimciniz tarafından belirlenir.
Bir belgeyi nesne deposuna eklemek için
Nesne deposuna eklemek istediğiniz Outlook öğesini bulun.
FileNet P8 menüsünden, Ekle seçeneğini tıklatın. Öğeyi eklerken kullanmak istediğiniz tanıtımı seçeceğiniz Tanıtım Seç sayfası görüntülenir. Ayrıca, tanıtım ayarlarının bazılarını da değiştirebilirsiniz.
NOT Çevrimdışı Outlook klasörleri özel bir Microsoft biçimi olan .PST dosyalarında tutulduğundan, bu tür dosyalarda saklanan eposta öğelerini Application Integration kullanarak doğrudan nesne depolarına ekleyemezsiniz. Bunun yerine, bu tür epostaları önce Outlook Gelen Kutunuza ya da başka bir çevrimiçi Exchange sunucusu tabanlı klasöre geri taşımanız ve daha sonra ekleme işlemini tamamlamanız gerekir.