Remplacement d´un enregistrement

Une fois qu'un enregistrement a perdu son importance, vous pouvez le remplacer par un autre. Par exemple, vous pouvez décider de remplacer un enregistrement contenant les informations personnelles concernant les employés de décembre 2006 par un enregistrement correspondant à avril 2007. Vous pouvez également remplacer un enregistrement par un autre correspondant à la dernière version du même document. Lorsqu'une association de remplacement est établie entre les enregistrements obsolètes et les enregistrements de remplacement, chacun contient un lien avec l'autre sur lequel on peut cliquer.

Le remplacement d'un enregistrement ne limite pas l'accès à ce dernier.

Pour remplacer un enregistrement pendant la déclaration

Lors de la déclaration d'un enregistrement, vous pouvez indiquer qu'il doit remplacer un enregistrement existant.

  1. En déclarant le nouvel enregistrement, cliquez sur Remplacer ouSélectionner une valeur à la droite de Remplacer.
  2. Naviguez vers l'ancien enregistrement à remplacer et cliquez sur Sélectionner sous sa description.
  3. Terminez la déclaration de l'enregistrement.

Avant de finir de déclarer un enregistrement non classifié, vous pouvez cliquer sur Changer la valeur pour modifier votre sélection. Cela ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez cliquer sur Supprimer un objet pour vider le champ ou Sélectionner un objet pour sélectionner un autre enregistrement. Si vous déclarez un enregistrement classifié, cliquez sur Remplacer pour changer la valeur ou sur Effacer pour la supprimer.

Si vous avez déjà déclaré le nouvel enregistrement sans sélectionner l'option Remplacer, vous pouvez préciser plus tard qu'il doit remplacer un enregistrement plus ancien.

Pour remplacer un enregistrement après la déclaration

  1. Naviguez vers le nouvel enregistrement et cliquez sur son icône Obtenir des infos.
  2. Dans la page Propriétés, cliquez sur Remplacer. La page Sélectionner un objet - Sélectionner un élément s'affiche.
  3. Naviguez vers l'ancien enregistrement à remplacer et cliquez sur Sélectionner sous sa description.
  4. Cliquez sur Appliquer.

Page d'information des propriétés IBM InfoSphere Enterprise Records

Lorsque vous affichez la page d'information de l'ancien enregistrement obsolète, le nom du nouvel enregistrement qui le remplace s'affiche dans la zone Enregistrements obsolètes. Lorsque vous affichez la page d'information du nouvel enregistrement, le nom de l'ancien enregistrement qu'il remplace s'affiche dans la zone Remplacer. Vous pouvez cliquer sur Remplacer pour changer l'enregistrement qu'il remplace ou sur Effacer pour supprimer le nom de l'enregistrement.