Dichiarazione di un record fisico classificato

Durante la ricerca in un archivio oggetti di un piano file in IBM InfoSphere Enterprise Records, fare clic su Dichiara record fisico per avviare la procedura guidata per la dichiarazione di record, che prevede tre fasi:

Record di catalogo

  1. Fare clic su Seleziona classe. Viene visualizzata la pagina Selezione classe record.
  2. Per impostazione predefinita è disponibile solo la classe Record di contrassegno. Se nel sito sono state aggiunte altre classi, selezionare quella appropriata, quindi fare clic su Accetta.
  3. Specificare la posizione di un piano file.
    1. In IBM InfoSphere Enterprise Records fare clic su Aggiungi nuovo. Per rimuovere la posizione di un piano file, fare clic su Rimuovi sotto la relativa descrizione.

      In Workplace fare clic su Seleziona posizione piano file.
    2. Selezionare il livello appropriato di una posizione, quindi fare clic sulla casella di controllo corrispondente.

      Se in precedenza sono stati creati dei collegamenti, è possibile scegliere Collegamenti, quindi selezionarne uno dall'elenco. Selezionare la casella di controllo della posizione da utilizzare, quindi fare clic su Aggiungi a selezione.

      Per cercare una posizione, è possibile fare clic su Ricerca. Selezionare Titolo oppure Identificatore piano file. L'operatore di default è "like" che consente di cercare parte del nome. Immettere una stringa di testo, quindi fare clic su Ricerca.

    3. Dopo avere selezionato una posizione, fare clic su Aggiungi a selezione.
    4. Fare clic su Aggiungi ai collegamenti per le posizioni utilizzate di frequente. Nelle dichiarazioni future è possibile selezionare le posizioni dalla visualizzazione Collegamenti invece di selezionare la visualizzazione Sfoglia.
    5. Fare clic su Accetta.
  4. Fare clic su Avanti per passare alla fase Imposta proprietà.

Imposta proprietà

  1. Fornire le informazioni richieste nei campi delle proprietà. I campi obbligatori variano a seconda della classe selezionata. Di seguito sono riportati i campi obbligatori della classe Record di contrassegno di default.
  2. Se il record da dichiarare è una ricevuta di un altro record, fare clic su ReceiptOf, quindi individuare e selezionare il record classificato da cui ha avuto origine la ricevuta. Le ricevute tengono traccia dei record classificati, ma solitamente non vengono classificate. Per ulteriori informazioni sulle ricevute, vedere Ricevute.
  1. Fare clic su Avanti.

Imposta proprietà classificazione

  1. Per selezionare una guida alla classificazione di sicurezza (SCG) o un documento di origine, fare clic su Derivato/a da. Questa fase è facoltativa.

    NOTA  Se si fa clic su Accetta nella pagina Derivato/a da, IBM InfoSphere Enterprise Records copia i dati di tutti i campi mostrati nel riepilogo, inclusi i campi vuoti, nei campi corrispondenti nella fase Imposta proprietà classificazione. Se precedentemente sono stati immessi altri dati in questi campi e si stanno esaminando solo le informazioni della pagina Derivato/a da, fare clic su Annulla (invece che Accetta) per mantenere i dati immessi manualmente.

  2. Specificare un valore per Classificazione iniziale selezionando Segreto, Riservato o Confidenziale dal menu a discesa.

    NOTA: Classificazione corrente assume per impostazione predefinita lo stesso valore di Classificazione iniziale se si dispone di un'autorizzazione di sicurezza che consente di visualizzare gli elementi al livello della classificazione iniziale. In caso contrario è necessario specificare un valore adeguato all'autorizzazione di sicurezza di cui si dispone.

  3. Fare clic su Motivi della classificazione. Viene aperta la pagina Seleziona valori nella quale è possibile aggiungere e rimuovere i motivi della classificazione.
    1. Per aggiungere un motivo della classificazione, fare clic su Aggiungi nuovo valore, quindi selezionare Attivo per i record nuovi oppure Obsoleto per i record precedenti.
    2. Selezionare un motivo dall'elenco di scelte, quindi fare clic su Accetta.
    3. Continuare ad aggiungere i motivi a seconda delle esigenze.
    4. Per rimuovere un motivo, evidenziarlo, quindi fare clic sull'icona Rimuovi voci selezionate: icona Rimuovi voci selezionate
    5. Al termine della selezione fare clic su Accetta.
  4. Nel campo Ente di classificazione immettere il nome dell'ente che gestisce il record fisico, ad esempio Dipartimento della Difesa (DoD).
  5. Compilare gli altri campi facoltativi.
  6. Fare clic su Fine dopo avere immesso le informazioni richieste.