存取項目範本

從 Workplace XT 以及從整合的 Office 應用程式內存取項目範本時,會用到一些不同的步驟。

如果要簡化新增文件的程序,您或管理者可以設計項目範本來提供預設資訊。例如,您可以使用項目範本來自動指派文件類別和其他文件內容。項目範本可與特定資料夾相關聯。當您將物件新增到具有關聯的項目範本的資料夾時,將自動使用項目範本,而不是標準精靈。如果有多個項目範本與資料夾相關聯,您可以選取要使用的項目範本。請參閱使用項目範本,以取得項目範本的相關資訊。請參閱將項目範本與資料夾相關聯,以取得將項目範本與資料夾相關聯的相關資訊。

請參閱適當小節以取得說明。

Workplace XT Integration for Microsoft Office 和 Application Integration
請執行以下作業之一:
  • 導覽至項目範本,並選取「開啟」或「進階開啟」動作。
  • 從「工具」功能表中,按一下「使用範本新增文件」。
  • 將文件新增到具有與之相關聯的一或多個項目範本的資料夾。
請執行以下作業之一:

Integration for Microsoft Office

  • 對於 Office 應用程式,在 Microsoft? Office 2007 功能區上的 IBM ECM 標籤下,首先選取包含您可能要使用的項目範本的物件儲存庫。按一下「項目範本」以選取特定的項目範本。

    您還可以新增目前開啟中的文件。在資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後選取「新增文件」。資料夾可能會與一或多個項目範本相關聯。指派給資料夾的項目範本,會定義欄位中的類型資訊。

  • 對於 Outlook,您可以將電子郵件和電子郵件附件拖曳到資料夾或使用功能表選項,來新增電子郵件和電子郵件附件。如果特定的項目範本未與資料夾相關聯,則會根據指派給電子郵件的電子郵件類別來提供項目範本。

    用滑鼠右鍵按一下要新增的電子郵件或電子郵件附件, 然後選取「新增電子郵件至 IBM ECM」或選取「新增附件至 IBM ECM」。

    附註  項目範本可與特定資料夾相關聯。 當您將物件新增到具有關聯的項目範本的資料夾時,將自動使用項目範本,而不是標準精靈。如果有多個項目範本與資料夾相關聯,您可以選取要使用的項目範本。請參閱使用項目範本,以取得項目範本的相關資訊。請參閱將項目範本與資料夾相關聯,以取得將項目範本與資料夾相關聯的相關資訊。

Application Integration

  • 從 Office 應用程式的 FileNet P8IBM FileNet Workplace XT 功能表中,按一下「新增 > 新增文件 > 選取項目範本」。
  • 從 Outlook,找到您要新增的 Outlook 項目。從 FileNet P8IBM FileNet Workplace XT 功能表,按一下「新增」,然後選取用於新增該項目的設定檔。您選取的設定檔必需具有指派給它的項目範本。

    當您從 Outlook 或 Outlook 項目中新增文件時,您必須首先選取設定檔。設定檔的設定決定您是使用「新增文件」動作還是使用項目範本。您的網站管理者在 Application Integration 網站喜好設定中建立設定檔。