命名パターンの追加

命名パターンは、組織のルールに適合する名前をレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコードに自動的に付けるための手段です。命名パターンが関連付けられているこれらのエンティティーのどれかを作成するときに、プロパティー設定ステップで名前が自動的に割り当てられます。この名前は、ユーザーによって変更できます。

自動的に増分される数値が割り当てられ、プロパティーの設定ステップが表示される際に、増分して使用されます。エンティティーの作成前にキャンセルした場合、この番号は使用されません。

レコードの自動名前付け

レコードに名前を自動的に割り当てるには、親コンテナーの「レコード・パターン」フィールドに命名パターンを入力します。レコード・パターンは、コンテナーのプロパティーです。それ以降、そのコンテナーの中で宣言されたすべてのレコードは命名パターン・シーケンスの次の名前を取得し、「レコード・パターン増分値」フィールドに入力した値に従って増分します。命名パターンの作成については、「命名パターンについて」を参照してください。

カテゴリーとフォルダーの自動名前付け

カテゴリーとフォルダーに名前を自動的に割り当てるには、次の手順に従います。

  1. 「構成」タブで命名パターンを追加します。「命名パターンを追加するには」を参照してください。
  2. パターン・レベルの追加を確認ページから開始するか、または後で情報ページから開始します。「パターン・レベルを追加するには」を参照してください。
  3. 命名パターンをファイリング計画に割り当てます。「命名パターンをファイリング計画に割り当てるには」を参照してください。

命名パターンの構文について

ビジネス・プロセスで、A07-000005 のように、A から始まり、年を表す 2 桁の数字、ハイフン、およびフォルダー番号で構成されるフォルダー名が必要だとします。このような名前は、次のパターンで作成できます。

A[YY]-[¥d¥d¥d¥d¥d¥d]

このパターンでは、A は最初の文字、YY は年、¥d は数値を表しています。角括弧 [] で囲まれるパターンのデフォルト値は自動的に付与されます。このため、YY は現在の年の下 2 桁で置き換えられます。¥d は、増分桁で置き換えられます。この増分値は、ストリングを入力するときに別のフィールドに指定できます。

別のレコード命名パターンの例を考えてみます。「KX」、2 桁の年、ピリオド、2 桁の月、 ハイフン、および 2 セットの増分数値 (例: KX07.06-0004-03)で構成される命名ルールをフォルダー用に作成するとします。この要件を満たすパターンは、次のようになります。

KX[YY.MM]-[¥d¥d¥d¥d]-[¥d¥d]

カスタム・パターンを使用してメタデータに基づくパターンを作成することもできます。たとえば、組織のポリシーによって、レコード・フォルダーの命名ルールを年、スペース、レコード・フォルダーの件名 (メタデータ)、スペース、および 5 桁の数値にする必要があるとします (例: 2006 Loan 00005)。

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [¥d¥d¥d¥d¥d]

または

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [¥d¥d¥d¥d¥d]

年と件名は [] で囲まれているので、これらのデフォルト値は自動的に付与されます。THIS.EmailSubject は、カスタム・パターンです。このため、レコード・フォルダーの親に対して指定したメタデータ・フィールド EmailSubject の値が割り当てられます。

カスタム・パターンの作成時には、プロパティーのシンボル名を指定する必要があります。また、指定したプロパティーの値が存在しない場合、エラーが生成されます。カスタム・パターンは、ファイリング計画のレベル 2 以下 (3、4 など) のエンティティーに対してのみ適用できます。「ファイリング計画レベル」は、パターン・レベルを追加するときに指定する別のフィールドです。

ヒント:

無効な値は名前の中で使用しないでください。たとえば、日付の中でスラッシュ (/) 記号は使用しないでください。無効な文字は以下の通りです。

\ / : * ? " < > |

命名パターンに指定された数を超える文字をユーザーが入力しないようにするには、^ および $ 記号を使用して命名パターンを区切ります。たとえば、¥d¥d¥d という命名パターンを作成する場合、以下のように、命名パターンの先頭に ^ 記号を追加し、最後に $ 記号を追加します。

^¥d¥d¥d$

このようにすると、ユーザーが値を入力するときに、入力された文字数がパターン・ストリングに指定された文字数を超えません。

命名パターンを追加するには

  1. レコード・マネージャーとしてサインインして、「構成」タブを選択します。
  2. 「命名パターン」 をクリックします。
  3. 命名パターンの追加」をクリックします。
  4. パターンの追加ページで、パターンの名前と説明を入力します。
  5. 適用する名前または ID」ドロップダウン・メニューで「名前」または「ID」を選択します。選択した値に応じて、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの名前または ID が関連付けられたパターンに従って自動的に生成されます。
  6. 次へ」をクリックします。
  7. 命名パターンのセキュリティーを設定して、「終了」をクリックします。
  8. 確認ページで、「パターン・レベルの追加」をクリックして命名パターンにレベルを追加します。後でレベルを追加する場合、「OK」をクリックして「パターンの追加」ページを閉じます。後でパターンを追加する方法については、「命名パターンの変更」を参照してください。

パターン・レベルを追加するには

パターン・レベルは、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーに適用するパターンの詳細を指定します。ファイリング計画の 1 つまたは複数のレベルと、それぞれを適用するエンティティーのタイプを指定します。指定したレベルでそのタイプのエンティティーが作成されると、パターン・ストリングと増分数値に従って自動的に名前が割り当てられます。

この手順は、「パターン・レベルの追加」をクリックした後の確認ページから開始されます。後でパターン・レベルを追加する場合は、命名パターンの変更」を参照してください。

  1. ファイリング計画レベル番号を入力します。ファイリング計画階層のレベルは、番号によって表されます。ファイリング計画の最初のカテゴリーは 1、その最初のサブカテゴリーは 2 です。サブカテゴリーにレコード・フォルダーが存在する場合、そのレベルは 3 です。
  2. 「一致するエンティティー・タイプ」で、「レコード・カテゴリー」または「レコード・フォルダー」を選択します。たとえば、レベルとして 3 を、エンティティー・タイプとしてレコード・カテゴリーを指定した場合、ファイリング計画の第 3 レベルに存在するすべてのレコード・カテゴリーは指定した命名パターンに従います。
  3. 前述の説明に従って、パターン・ストリングを入力します。「命名パターンについて」を参照してください。パターン・ストリングでは数値を指定する必要があります。
  4. レコード・パターン増分値」の値を入力します。値として 1 を指定すると、パターンが適用される新しいカテゴリーまたはフォルダーに次に大きい値が割り当てられます。増分値として 2 を指定すると、数値が 1 つおきに使用されます。このフィールドには、ゼロより大きい値を指定する必要があります。
  5. 追加」をクリックします。画面の下部にパターンが表示され、フィールドがクリアされて、他のエンティティーとレベルのパターンを追加できるようになります。
  6. パターン・レベルの追加が終わったら、「終了」をクリックします。

トップ・レベルのレコード・カテゴリーのサブカテゴリーに自動的に名前を付ける場合、レベル 2 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・カテゴリーを選択します。そのサブカテゴリー内のレコード・フォルダーにも自動的に名前を付ける場合、レベル 3 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・フォルダーを選択します。命名パターンに両方のパターン・レベルを指定すると、レベル 2 のサブカテゴリーとレベル 3 のレコード・フォルダーに自動的に名前が付けられます。

パターン・レベルを後で追加または変更するには

  1. 命名パターン (「構成」タブ、「命名パターン」) に移動して、「情報の取得」ボタンをクリックします。
  2. サイドバーの「パターン・レベルの管理」を選択します。
  3. パターン・レベルを追加する場合、前述の「パターン・レベルを追加するには」の説明に従ってフィールドに値を指定します。既存のパターン・レベルを変更する場合は、ステップ 4 に進みます。
  4. パターンのラジオ・ボタンを選択します。既存のデータがフィールドにコピーされます。
  5. 必要に応じてフィールドを変更し、「編集」をクリックします。
  6. 終了したら、「終了」 をクリックします。

命名パターンをファイリング計画に割り当てるには

この手順は、自動名前付けを有効にするために必要です。

  1. ファイリング計画のルート・レベルに移動して、パスにファイリング計画の名前だけが表示されるようにします。
  2. ファイリング計画の「情報の取得」をクリックします (パスの下)。「命名パターン」フィールドはプロパティー・ページに存在します。
  3. 命名パターン・ドロップダウン・メニューで、使用するパターンの名前を選択します。
  4. 適用」をクリックして、「終了」をクリックします。