Créer un plan de fichier
Cette rubrique vous guide brièvement à travers les mécanismes de création d'un plan de fichiers dans IBM InfoSphere Enterprise Records et propose des liens vers d'autres rubriques comprenant des informations plus détaillées. Les tâches sont listées dans l'ordre général de leur exécution (certaines tâches, comme l'ajout d'actions et d'évènements doivent être exécutées avant d'autres, comme la définition de plannings d'élimination).
- Passez en revue vos besoin de sécurité en termes de gestion d'enregistrements et effectuez les ajustements éventuellement nécessaires. L'ajustement des réglages de sécurité par défaut devient complexe une fois le système en cours d'utilisation. En général, affectez des réglages de sécurité plutôt à des groupes qu'à des utilisateurs individuels ; votre système sera ainsi plus facilement gérable par nature. Reportez-vous à la rubrique Sécurité pour plus d'informations.
- Vous pouvez éventuellement Ajouter un modèle de dénomination définissant les règles de dénomination à appliquer aux différentes entités, telles que les catégories et dossiers d'enregistrement créés dans un plan de fichiers. Définissez ces règles de modèle de dénomination et associez le modèle de dénomination au fichier de plan avant de commencer l'ajout des entités auxquelles s'appliquent les règles.
- Vous pouvez également changer la configuration du suffixe du nom de volume, lequel est un nombre incrémentiel. (Par défaut, la valeur du suffixe est "00000".) Il est recommandé d'effectuer cette configuration avant de commencer l'ajout de dossiers, les volumes étant automatiquement créés à la suite de l'ajout d'un type quelconque de dossier d'enregistrements, à l'exception des boîtes. Reportez-vous à la rubrique Configuration du suffixe de nom de volume.
- Créez si nécessaire de nouveaux flux de travaux d'élimination, ou personnalisez les existants avant de les transférer vers le serveur Process Engine. Tout flux de travaux à associer à des actions doit être disponible avant la création de ces actions. Voir Création et modification de flux de travaux.
- Ajoutez des actions, correspondant aux actions d'élimination exécutées sur les entités (telles que détruire ou déplacer vers l'entrepôt). Ces actions doivent être ajoutées avant la définition de plannings d'élimination. Si vous souhaitez marquer certains conteneurs ou dossiers comme conteneurs référents (contenant des enregistrements référents à réviser régulièrement), assurez-vous d'ajouter une ou plusieurs actions du type révision des éléments référents. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez marquer un conteneur comme référent lors de sa création, ce qui implique de spécifier l'action de révision des éléments référents et l'événement récurrent. Reportez-vous à la rubrique Ajout d'une action.
- Ajoutez des événements, qui sont l'occurrence de conditions spécifiées (comme la fin du trimestre fiscal par exemple) sur la base desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ces événements doivent être ajoutés avant la définition des plannings d'élimination qui les utilisent.
Si vous souhaitez marquer certains conteneurs ou dossiers d'enregistrement comme conteneurs référents, assurez-vous d'ajouter un ou plusieurs événements récurrents. Reportez-vous à la rubrique Événements.
- Si nécessaire, ajoutez des dates prédéfinies (typiquement des événements uniques), dates sur la base desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ces dates prédéfinies doivent être ajoutées avant la définition des plannings d'élimination qui les utilisent. Reportez-vous à la rubrique Ajout d'une date prédéfinie.
- Définissez des plannings d'élimination. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez associer un planning d'élimination à une entité lors de la création de cette entité. Par ailleurs, si vous utilisez des types d'enregistrement au sein de votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records, vous devez définir un planning d'élimination avant de pouvoir créer son type d'enregistrement associé. Reportez-vous à la rubrique Définition d'un planning d'élimination.
- Si nécessaire, ajoutez des types d'enregistrement permettant d'associer un enregistrement avec un planning d'élimination différent de celui actuellement associé à la catégorie ou au dossier parent de l'enregistrement. Reportez-vous à la rubrique Ajout ou modification d'un type d'enregistrement.
- Personnalisez si nécessaire les classes ou propriétés, en créant des sous-classes au sein des classes d'IBM InfoSphere Enterprise Records, en ajoutant des propriétés à ces classes ou en personnalisant l'affichage des propriétés dans l'interface utilisateur. Reportez-vous aux rubriques Création de sous-classes, Ajout de propriétés aux classes et Personnalisation de l'affichage des propriétés.
- Si vous gérez également des enregistrements physiques au sein de votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records, ajoutez des emplacements. Lors de l'ajout d'une entité physique, telle qu'un dossier d'enregistrement physiques, vous devez spécifier son emplacement. Reportez-vous à la rubrique Ajout d'un emplacement.
- Ajoutez votre plan de fichiers. Reportez-vous à la rubrique Ajout d'un plan de fichiers.
- Créez votre hiérarchie de plan de fichiers, y compris par l'ajout de catégories et de dossiers d'enregistrements.
Reportez-vous aux rubriques Ajout d'une catégorie d'enregistrement et Ajout d'un dossier d'enregistrements.
Après la création de votre plan de fichiers, il est recommandé de revoir les paramètres de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records existants et d'effectuer certaines tâches de configuration supplémentaires. Pour un résumé de ces configurations, reportez-vous à la rubrique Configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
Pour obtenir des informations sur la migration d'un plan de fichiers d'une librairie à l'autre (pour déplacer par exemple un plan de fichiers d'un environnement test ou de développement vers un environnement de production), reportez-vous à la rubrique Outil d'importation/exportation de plans de fichiers.