Saisie des critères de recherche

Pour entrer des critères de recherche, cliquez sur l'onglet de critères de recherche. Vous pouvez les saisir dans deux tableaux (appelés grilles). Faites glisser la barre de division entre les grilles pour donner davantage d'espace vertical à l'une ou à l'autre. Sous Mac, cliquez au-dessous de la ligne d'en-tête pour afficher les cellules dans une grille vide.

Utilisez la zone de la vue en cours pour sélectionner un type d'objet et ses critères de recherche associés. Par exemple, si vous sélectionnez Dossier, seuls les critères de recherche applicables aux dossiers sont affichés. Seuls les types d'objet spécifiés sur l'onglet Types d'objet apparaissent dans la zone de la vue en cours.

Common n'est pas un type d'objet mais peut être affiché dans la zone de la vue en cours.

REMARQUE : Si vous sélectionnez trois types d'objet (Document, Dossier, Objet personnalisé) ou deux types d'objet incluant le type d'objet Document, par exemple Document et Dossier ou Document et Objet personnalisé, la grille de contenu apparaît non seulement dans la vue Document, mais aussi dans la vue commune, dans la vue Dossier et dans la vue Objet personnalisé.

Vous pouvez entrer les conditions de contenu dans n'importe quelle vue mais celles-ci s'appliquent uniquement aux objets Document.

L'ordre de saisie des critères de recherche est le suivant.

  1. Sélectionnez une vue en cours à partir de Commun, Document, Dossier et Objet personnalisé. La vue dépend des types d'objet sélectionnés dans l'onglet Types d'objets.
  2. Entrez les conditions de propriété et de contenu.
  3. Indiquez le nombre maximal de résultats.

Identification des critères de recherche

Pour sélectionner une vue en cours, procédez comme suit.

Pour entrer les conditions de propriété, procédez comme suit.

Colonne de valeur

La colonne Valeur comporte parfois des valeurs que vous pouvez sélectionner. Dans le cas contraire, vous devez entrer des données dans une zone de texte. Si la propriété est une date, vous pouvez sélectionner une date dans un calendrier en incrustation.

REMARQUE : Si la valeur de propriété est un utilisateur, sélectionnez-le à partir de la boîte de dialogue Critères de recherche - Sélectionner un utilisateur. Vous n'avez pas besoin d'entrer une valeur pour une propriété utilisateur si la vue est Modifiable.

Si vous concevez un modèle de recherche, la valeur peut être vide (vue Obligatoire ou Modifiable). Si vous entrez ou sélectionnez une valeur dans un modèle de recherche, elle devient une valeur par défaut modifiable par l'utilisateur.

Pour entrer les conditions de contenu, procédez comme suit.

REMARQUE : La recherche de contenu est prise en charge uniquement avec les types d'objet Document. Tant que Document est sélectionné dans l'onglet Types d'objets, la grille de recherche de contenu apparaît dans n'importe quelle vue en cours. Cependant, la recherche de contenu s'appliquera uniquement au type d'objet Document.

Pour entrer le nombre maximal de résultats, procédez comme suit.

Ingrédients de recherche

Une recherche peut comprendre les éléments suivants :

Vous pouvez créer une recherche valide en laissant les grilles de propriété et de contenu vides. Ainsi, tous les documents des dossiers et conteneurs d'objets sélectionnés seront renvoyés.

Par défaut, la relation entre les deux grilles est définie sur AND. Pour modifier la relation, sélectionnez l'option OR dans le menu déroulant. AND signifie qu'un document doit répondre aux deux types de critères. Si vous sélectionnez OR, les documents répondant aux critères de contenu ou de propriété seront renvoyés.

REMARQUE : Si vous entrez des conditions de recherche pour la vue Commun, puis passez à une autre vue, par exemple Dossier, n'oubliez pas que les que vous avez spécifiées pour la vue Commun sont insérées comme conditions par défaut pour que les autres vues affichent leurs combinaisons AND/OR.

Utilisation de l'opérateur AND avec des recherches sur le contenu uniquement

Pour effectuer des recherches uniquement avec les critères de contenu (grille inférieure), assurez-vous que l'opérateur qui définit la relation entre les grilles est définie sur AND. Lorsqu'aucune propriété n'est définie et que cet opérateur est défini sur OR, la recherche renvoie tous les documents des conteneurs d'objets et dossiers sélectionnés. Pour comprendre pourquoi cela se produit, voir Recherches de contenu uniquement.

En bas de la fenêtre, le message d'état indique que le système est prêt lorsque les critères de recherche sont complets. Sinon, ce message indique que les critères sont incomplets. Le message d'état confirme également que les recherches ont bien été ajoutées, enregistrées, restituées etc.

Effacement des critères de recherche

A tout moment, vous pouvez effacer toutes les entrées de tous les onglets en sélectionnant Nouveau dans le menu Fichier. Si votre recherche en cours est terminée, vous serez invité à l'enregistrer. Répondez Oui pour ajouter la recherche à un conteneur d'objets, Non pour supprimer les critères ou Annuler pour continuer comme si vous n'aviez pas cliqué sur le bouton Nouveau.

Si la recherche n'est pas terminée, vous pouvez l'annuler ou la poursuivre.

Si vous démarrez une nouvelle recherche, le système efface toutes les entrées y compris les conteneurs d'objets sélectionnés et définit sur AND l'opérateur logique entre les grilles de contenu et de propriétés.

A propos de la recherche de contenu

La recherche de contenu est une option uniquement si les conteneurs d'objets où vous l'effectuez ont été configurés pour ce type de recherche. Demandez à votre administrateur FileNet quels sont les conteneurs d'objets qui ont été configurés dans ce but.

Recherches de contenu uniquement

Lorsqu'aucun critère n'est spécifié dans la grille de propriétés, le programme renvoie tous les documents des conteneurs d'objets et dossiers sélectionnés. Si vous sélectionnez AND entre les grilles, des restrictions supplémentaires s'appliquent à l'ensemble complet de documents, lesquels doivent donc avoir un certain contenu.

L'opérateur OR facilite la conformité des documents aux critères car il suffit qu'une des conditions, propriété ou contenu, soit vraie. Lorsque la condition de propriété est telle que tous les documents sont conformes, les critères de contenu entrés n'ont aucune importance car OR permet au programme de recherche de renvoyer tous les documents.

Remarques à l'attention des utilisateurs de Mac

Les cellules vides des grilles n'apparaissent pas. Pour sélectionner un élément dans une cellule déroulante, cliquez immédiatement au-dessous de l'en-tête pour faire apparaître le menu déroulant. Cela permet également de mettre en évidence certaines lignes de la grille.

L'utilisation des raccourcis clavier n'est en général pas pratique car les boutons n'apparaissent pas mis en évidence lorsque vous tabulez dessus.