Workflow über Workflowdefinition starten
Wenn eine Workflowdefinition in Process Designer erstellt wird, kann sie einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Wenn Sie Zugriffsrechte für den Objektspeicher, den Ordner und die Workflowdefinition haben, können Sie ein neues Arbeitselement starten, ohne Process Designer verwenden zu müssen.
Normalerweise bearbeiten, validieren, übertragen und starten Sie den Workflow in Process Designer. Sie können eine Workflowdefinition jedoch auch dem Objektspeicher hinzufügen, ohne ihn in Process Engine zu übertragen. Wenn Sie eine vorhandene Workflowdefinition zum Starten auswählen, ist es möglich, dass sie noch nicht in Process Engine übertragen wurde. Wenn Sie versuchen, einen Workflow zu starten, der noch nicht übertragen wurde, erhalten Sie eine Fehlernachricht.
TIPP Sie können einen Workflow auch in Process Designer starten, sofern Sie Zugriff auf 'Erweiterte Tools' in Workplace XT sowie die Berechtigung zum Ändern des Workflowinhalts haben.
So starten Sie einen Workflow über eine Workflowdefinition:
- Navigieren Sie zu dem Objektspeicher und dem Ordner, der die Workflowdefinitionsdatei enthält. Workflowdefinitionen erkennen Sie am Symbol Starten.
- Rufen Sie die Informationsseite für die Workflowdefinition auf und klicken Sie auf Starten.
HINWEIS Wenn Sie eine Fehlernachricht erhalten, weil der Workflow noch nicht übertragen wurde, klicken Sie auf Zurück. Weitere Informationen finden Sie in Workflowdefinition übertragen.
- Klicken Sie unter der Beschreibung des Workflows auf Starten. Die Seite Startschritt wird geöffnet. Wenn der Workflow zum Starten eines Formulars vorgesehen ist, wird das Formular anstelle der Seite Startschritt geöffnet.
- Geben Sie nach Bedarf Informationen für den Startschritt ein. Sie können Kommentare hinzufügen, das Thema ändern und sämtliche für diesen Schritt definierten Parameter einstellen. Sie können beispielsweise Anlagen hinzufügen und bearbeiten, Datenfeldwerte bearbeiten oder die Workflowgruppenmitglieder bearbeiten, wenn diese für den Startschritt als verfügbar definiert wurden. Wenn Sie mit einem Formular arbeiten, verwenden Sie die zutreffenden Schaltflächen.
- Führen Sie eine der folgenden Vorgänge aus, um die Änderungen zu speichern:
- Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern. Daraufhin werden Ihre Einstellungen gespeichert, jedoch erst dann übernommen, wenn Sie auf Starten klicken.
- Wenn Sie das Formular später starten müssen, klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf Speichern. Nach dem Speichern wird das Formular geschlossen. Fahren Sie mit Schritt 8 fort. Informationen zum Starten eines gespeicherten Workflowformulars erhalten Sie im Abschnitt Starten eines gespeicherten Workflowformulars unter Formulare speichern.
HINWEIS Wenn Sie das Formular speichern, um es zu einem späteren Zeitpunkt zu starten, werden nur die Änderungen der Formulardaten gespeichert. Änderungen, die an den Workflowgruppen und an den Anlagen vorgenommen wurden, werden nicht gespeichert.
- Klicken Sie in der Liste der Aktionen auf Starten, um das Arbeitselement in den nächsten Schritt des Vorgangs zu verschieben.
- Die Seite 'Workflow starten' wird erneut angezeigt. Sie können den Workflow erneut starten oder auf Beenden klicken, um zur Informationsseite für die Workflowdefinition zurückzukehren.