ドキュメントの追加

Workplace では、各タイプのオブジェクトを簡単に追加できるウィザードが用意されています。ウィザードに違いはほとんどありませんが、このトピック、および「フォルダーの追加」では個別に説明されます。これらのウィザードには、「情報」ページまたは「オーサー」>「汎用ツール」ページからアクセスできます。

「ドキュメントの追加」ウィザードや「オブジェクトの追加」ウィザードでは、新しいドキュメントやカスタム・オブジェクトをオブジェクト・ストアに追加します。新しいドキュメントやカスタム・オブジェクトを追加する場合は、それらの場所、ドキュメント・クラス、プロパティー、およびセキュリティーを設定する必要があります。ドキュメントを追加するときは、Office アプリケーションまたは Outlook 内でドキュメントを追加する場合を除いて、追加するファイルを選択すれば作業は終了です。

ヒント: 「ドキュメントの追加」ウィザードを使用する代わりに、エントリー・テンプレートを選択して使用すると、ドキュメントを簡単に追加することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。

統合された Office アプリケーションまたは Outlook 経由で、ウィザードを使用してドキュメントを追加する場合には、フォルダーへのドキュメントの追加を行うこともできます。

ウィザードを開始するには

以下にあるウィザードの各手順をクリックすると、詳細な説明が表示されます。

フォルダーの選択

「オーサー」ページからフォルダーを追加する場合は、まずフォルダーの場所を選択する必要があります。通常、ドキュメントまたはカスタム・オブジェクトを追加する際はフォルダーを選択する必要がありますが、サイト管理者はフォルダーの選択を不要にするよう指定することもできます。その場合は、オブジェクト・ストアを選択すると、プロパティーを設定する次のステップがすぐに選択可能になり、フォルダーを選択しなくても次のステップに進むことができます。

「参照」ページで作業中の場合は、現在のフォルダーが自動的に選択されます。

フォルダーを選択するには

  1. オブジェクト・ストアおよび関連付けられているフォルダー階層を参照します。
  2. 目的のフォルダーを選択するか、「フォルダーの追加」をクリックして指定の場所に新しいフォルダーを追加します。
  3. 次へ」をクリックします。

フォルダーにドキュメントまたはカスタム・オブジェクトを追加しない場合は、ドキュメントを後から参照できません。参照するには、ドキュメントを検索する必要があります。

プロパティーの設定

プロパティーの設定」ページには、デフォルトの (基本) オブジェクト・クラス、およびそのクラスに割り当てられたプロパティーが表示されます。システム管理者が作成したサブクラスを選択できます。

オブジェクト・クラスを変更するには

ページの上部にある「クラスの変更」リンクをクリックして、クラスを選択します。分類されたドキュメントをレコード・オブジェクト・ストアに追加するには、分類されたドキュメント・クラスを選択します。

プロパティーを設定するには

  1. 追加中またはチェックイン中のオブジェクトに関連付けられているプロパティーを確認します。赤いアスタリスクが付いているプロパティーに値を指定しないと、次の手順に進むことができません。
  2. プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名またはカレンダー・コントロール・アイコンをクリックして値を編集します。不明なプロパティーについては、サイト管理者に問い合わせてください。
  3. 分類されたドキュメントの場合、必要に応じて分類の値を更新します。
  4. 複合ドキュメントの場合は、「はい」または「いいえ」を選択して、追加するドキュメントが複合ドキュメントであることを示します。「子の追加」をクリックして、追加中のドキュメントに関連付ける子ドキュメントを追加します。このドキュメントは、親ドキュメントと呼ばれます。「表示」をクリックすると、親ドキュメントに関連付けられた子ドキュメントを表示できます。

    注意: カスタム・オブジェクトは、複合ドキュメントの親ドキュメントとして指定することができません。

  5. 次へ」をクリックして作業を続けます。

Outlook のメッセージまたは Outlook メッセージのテキストを追加する場合、E メールの基本クラスとそのサブクラスのみが表示されます。添付を追加する場合、すべてのクラスを使用できます。

セキュリティーの設定

セキュリティー設定では、追加したドキュメントまたはカスタム・オブジェクトにアクセスできるグループとユーザーの指定、および各グループとユーザーに付与する権限の制御を行います。セキュリティー・ポリシーを適用して、ドキュメントのセキュリティー設定を制御することもできます。

セキュリティー・ポリシーをドキュメントに割り当てるには

  1. 現在割り当てられているセキュリティー・ポリシーがない場合は、「ポリシーの割り当て」をクリックします。
  2. 情報の取得」をクリックして、リストされたセキュリティ ポリシーの情報を表示します。
  3. 割り当てるセキュリティー・ポリシー名の下にある「選択」をクリックします。
  4. 割り当てられているセキュリティー・ポリシーを変更または削除するには、「ポリシーの割り当て解除」をクリックします。
  5. セキュリティー・ポリシーとその適用については、「セキュリティー・ポリシーの使用」を参照してください。

セキュリティーを設定または変更するには

  1. 既存のセキュリティー設定を確認します。
  2. 新しいユーザーまたはグループを追加するには、「追加」をクリックします。「セキュリティーの設定 - ユーザー/グループの選択」ページが表示されるので、名前を検索します。
    1. 検索するドメインを選択します。「選択」で下矢印をクリックして、リストから目的のドメイン名を選択します。
    2. ユーザー」オプションまたは「グループ」オプションを選択して、追加できる名前リストの対象範囲を狭めます。
    3. 検索する名前の最初の 1 文字以上を入力します。例えば、aalberto および amoss という名前のユーザーを検索するには、「a」 と入力します。「a」で始まるユーザー名がすべて返されます。さらに多くの文字を入力することで、検索対象を絞ることができます。例えば、aal と入力すると aalberto および aallen が返されますが、alemon または amoss は返されません。
    4. 検索」をクリックします。検索テキストと一致する名前が表示されます。
      • 一致する名前の数がデフォルトの表示数よりも多いと、画面には検索結果が一部しか表示されません。この場合には、検索基準を変更して、再度「検索」をクリックします。
      • 該当するユーザーまたはグループが検索されたら、リストから名前を選択します。Ctrl キーまたは Shift キーを押したままクリックすることで、リストから複数の名前を選択できます。
    5. 承認」をクリックして、選択した名前のセキュリティーを設定します。権限のあるユーザーのリストに新しいユーザーまたはグループが追加された「セキュリティーの設定」ページが表示されます。
  3. 必要に応じて、特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更します。
    1. 「タイトル」列で、ユーザー名またはグループ名をクリックします。「セキュリティーの設定 - 設定」ページが表示されます。
    2. 権限レベルごとに許可と拒否のチェック・ボックスを適宜オンとオフに切り替えます。詳細については、「セキュリティーの管理」を参照してください。
    3. 承認」をクリックします。
  4. ドキュメントを追加する場合は、「次へ」をクリックして次に進みます。カスタム・オブジェクトを追加する場合は、カスタム・オブジェクトの追加を終了します。

ファイルの選択

ドキュメント追加処理を実行するには、ファイルを選択する必要があります。

注意: Office アプリケーションまたは Outlook からドキュメントを追加する場合、このタスクは表示されません。追加プロセスを開始する前に、あらかじめドキュメントを選択しておく必要があるためです。「ドキュメントの追加」ページの下部にある「要約」セクションにファイルの名前が表示されます。

ファイルを選択するには

  1. 次のいずれかを実行します。
  2. ドキュメントの追加を終了します。

フォルダーへのドキュメントの追加

「参照」ページまたは「オーサー」ページを使用して、新しいドキュメントをフォルダーに追加できます。

ドキュメントを Workplace のフォルダーに追加するには

  1. 「参照」ページで、目的のフォルダーに移動します (フォルダー名をクリックして開きます)。
  2. パスの下の「ドキュメントの追加」をクリックします。

    注意:  「ドキュメントの追加」アクションは、フォルダーの「情報」ページでも実行できます。

  3. 必要に応じて、「クラスの変更」をクリックして別のクラスを選択します。選択したクラスによって、ドキュメントに関連付けられるプロパティーが決まります。
  4. 新しいドキュメントに関連付けられている「プロパティー」を確認して設定し、その「プロパティー」設定を保存します。
  5. 新しいドキュメントに関連付けられている「セキュリティー」を確認して設定し、そのセキュリティー設定を保存します。セキュリティーの詳細については、「セキュリティーの管理」を参照してください。
  6. 次のいずれかのオプション使用してファイルを選択します。
  7. ドキュメントの追加を終了します。

Outlook プロファイル

このプロファイルは Outlook アイテムをオブジェクト・ストアに追加するプロセスを決定します。サイト管理者によりサイト設定で作成されます。サイト設定で定義した設定内容によっては、ユーザーがプロファイルの設定を変更できる場合もあります。

注意: サイト管理者が定義したオプションの一部は非表示になる場合がありますが、このようなオプションで必須の手順は通常通り完了する必要があります。詳細については、サイト管理者にお問い合わせください。

「ドキュメントの追加」ウィザードとエントリー・テンプレート

プロファイルは「ドキュメントの追加」ウィザード、またはエントリー・テンプレートを使用して Outlook アイテムを追加するかどうかを指定します。「ドキュメントの追加」ウィザードでは、追加処理の実行に必要な情報が収集されます。エントリー・テンプレートでは情報の一部が事前に定義されていて、「ドキュメントの追加」ウィザードで追加処理中に表示されるページの一部、または全部が省略されます。また、複数の添付を追加する場合は、使用するプロファイルにエントリー・テンプレートが割り当てられていることを確認してください。エントリー・テンプレートを使用すると、追加処理の速度が向上します。また、追加する添付ごとにドキュメントの追加ウィザードを使用する必要がなくなります。

プロファイルに割り当てられたエントリー・テンプレートには、ドキュメント・クラスまたはドキュメント・サブクラスを割り当てることができます。ただし、割り当てたクラスまたはサブクラスによっては、.msg ファイルまたは .txt ファイルをオブジェクト・ストアに追加すると、From、To、CC など、特定の E メール・プロパティーが含まれる場合があります。例えば、Outlook のアイテムをオブジェクト・ストアに追加すると、ファイルをオブジェクト・ストアに追加したときに、To や Subject などの特定の E メール情報が E メールからクラスのプロパティーに自動的にマッピングされます。

ワークフローなど、別のプロセスを自動的に起動するエントリー・テンプレートの使用中に追加処理を取り消すと、この追加処理は取り消されます。ただし、自動プロセスは起動済みの状態のままです。

注: 

ドキュメント・クラスとドキュメント・サブクラス

使用するプロファイルでは、E メール・クラスと E メール・サブクラスに加え、ドキュメント・クラスとドキュメント・サブクラスも指定できます。オブジェクト・ストアに .msg ファイルまたは .txt ファイルを追加すると、From、To、CC などの E メール・プロパティーがクラスまたはサブクラスに含まれる場合があります。E メール・アドレスの表示形式は、SMTP アドレスによって決まります。例えば、From プロパティー・フィールドに表示される完全な E メール・アドレスは、JaneD@ibm.com や Doe, Jane[jdoe@ibm.com」などのようになります。

リンク

プロファイルの設定では、Outlook アイテムと添付との間にリンクを作成するかどうかを指定します。リンクの設定はサイト管理者が行います。

注意: サイト管理者がリンクの設定を有効にした場合は、メッセージと添付を追加する際に、ドキュメントを同じオブジェクト・ストアに追加する必要があります。

IBM InfoSphere Enterprise Records

「レコードの宣言」オプションは、InfoSphere Enterprise Records 用に構成されたシステムでのみ使用できます。

このプロファイル設定では、「レコード管理」を有効にしている場合に、複数の添付がある Outlook アイテムを 1 つのレコードとして宣言するかどうかを指定します。この設定はサイト管理者が行います。

ドキュメントをオブジェクト・ストアに追加するには

  1. オブジェクト・ストアに追加する Outlook アイテムを特定します。

  2. FileNet P8」メニューの「追加」をクリックします。「プロファイルの選択」ページが表示されます。このページでは、アイテムを追加するために使用するプロファイルを選択します。一部のプロファイルの設定は、変更することもできます。

    注意: オフラインの Outlook フォルダーは Microsoft の独自形式の .PST ファイルに保存されるため、.PST ファイルに保存された E メール・アイテムは、Application Integration を使用して直接オブジェクト・ストアに追加することができません。代わりに、.PST 形式の E メールを Outlook の受信トレイに移動するか、オンラインの Exchange サーバー・ベースの別のフォルダーに移動してから、追加操作を完了します。