IBM InfoSphere Enterprise Records - Konfigurationsübersicht

Führen Sie folgende Konfigurationsaufgaben durch, um die IBM InfoSphere Enterprise Records-Umgebung einzurichten.

Sie müssen einen Objektspeicher (File Plan Object Store oder FPOS) für die Dateiplanstruktur einrichten und einen weiteren (Records Enabled Object Store oder ROS) für Dokumente, die als Datensätze deklariert sind. In der Regel wird der Zugriff auf den ROS zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Einheiten innerhalb des FPOS besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.

Obgleich bestimmte Konfigurationsaufgaben bereits während der Installation bzw. Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records ausgeführt wurden, können Sie die Konfigurationseinstellungen nach dem Anlegen Ihrer Datensatzpläne oder vor Einführung Ihrer IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung in eine Produktionsumgebung noch einmal überprüfen.

Informationen zur Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records finden Sie im Records Manager Installation and Upgrade Guide.

Informationen zu Konfigurationsaufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung eines Aktenplans (wie etwa das Konfigurieren eines Suffixes für den Namen eines Bandes) finden Sie unter Erstellen eines Aktenplans.

Erstellen von ROS-Dokumentklassen

Sie müssen Dokumentklassen für Dokumente erstellen, die als Datensätze deklariert werden.

ROS-Dokumentklassen weisen die Eigenschaft "Deklarierbar" auf, anhand der IBM InfoSphere Enterprise Records bestimmt, ob ein Dokument als Datensatz deklariert werden kann. Während der Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records wurde die Eigenschaft für entweder die Basis-Dokumentklasse oder für eine oder mehr Dokument-Unterklassen auf "True" gesetzt, was bedeutet, dass die Instanzen dieser Klassen als Akte deklariert werden können. Zur Vorbereitung Ihrer IBM InfoSphere Enterprise Records-Umgebung für die Produktion sollten Sie prüfen, ob der Wert dieser Eigenschaft für alle ROS-Dokumentklassen auf "True" steht (bzw. dass eine Unterklasse diese Einstellung von ihrer übergeordneten Klasse erbt). Ferner sollten Sie sich vergewissern, dass für die Standard-Instanz-Sicherheit dieser Klassen die Rechte für Neben- und Hauptversionen eingestellt sind. Denn nur so können Benutzer (mit den entsprechenden Zugriffsrechten) Instanzen der Klassen versionieren.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Festlegen Eigenschaft "Deklarierbar" im Schriftstück-Objektspeicher im Records Manager Installation and Upgrade Guide.

Standarddateiplan konfigurieren

Es kann immer nur eine Aktenplan-Hierarchie in der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" angezeigt werden. Als Teil der Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records wurde eine Workplace-Site-Voreinstellung definiert, mit der der Standard-Aktenplan festgelegt wurde. Jedoch ist es unwahrscheinlich, dass Sie bereits bei der Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records einen oder mehrere Aktenpläne eingerichtet hatten. Erforderlichenfalls können Sie die Voreinstellung jetzt auf Ihre bevorzugte Standardeinstellung ändern. Zur Beachtung: Jeder IBM InfoSphere Enterprise Records-Benutzer kann eine Benutzervoreinstellung festlegen, die dann die Standardeinstellung ersetzt.

Eine genauere Beschreibung hierzu finden Sie unter Einstellen des Standardaktenplans.

Konfigurieren des Dispositions-Sweep-Vorgangs

Ein Administrator konfiguriert den Dispositions-Löschvorgang während der Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records. Sie sollten jedoch die Richtigkeit der Dispositions-Löschvorgangskonfiguration überprüfen. Wenn Ihr Standort beispielsweise keine Aktentypen verwendet, sollten Sie überprüfen, dass "Durchlauf nach Datensatztypen" auf "False" steht.

Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Aussonderungsscanvorgangs.

Konfigurieren von Datensatztypen

Aktentypen bieten eine Möglichkeit, eine Akte mit einem Dispositionszeitplan zu verbinden, der verschieden von dem momentan mit der übergeordneten Aktenkategorie oder dem Aktenordner verbundenen Zeitplan ist. Wenn Ihre IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung mit Aktentypen arbeitet, sorgen Sie dafür, dass der Dispositions-Sweep Aktentypen auch verarbeitet. Zu diesem Zweck ist Run for Record Types auf "True" zu setzen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Aussonderungsscanvorgangs.

Überlegen Sie sich auch, wie ein Aktentyp mit einer Akte verbunden werden soll. Sie können festlegen, dass alle Datensätze einer bestimmten Klasse standardmäßig einem bestimmten Datensatztyp zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Standarddatensatztyps.

Alternativ können Sie die Datensatztyp-Metadaten anzeigen, wenn ein Datensatz durch Workplace deklariert wird, so dass ein Benutzer den Datensatztyp auswählen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren zur Anzeige von Aktentyp-Metadaten bei Deklaration.

Auf Wunsch können Sie diese beiden Ansätze sogar kombinieren: Sie legen einen Standard fest, gestatten aber dem Benutzer, diesen auf Wunsch zu ersetzen.

HINWEISE 

Konfigurieren der Option zum Erhalten von Metadaten

Wenn ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen eine IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheit löscht, wird sie dauerhaft aus dem Objektspeicher entfernt. Jedoch ist es möglich, die Metadaten auf Aktenplan-Ebene für gelöschte Aktenkategorien, Aktenordner, Bände und Akten weiterhin aufzubewahren. Wenn ein Administrator die Option zur Aufbewahrung von Metadaten konfiguriert hat, verbleiben die oben erwähnten Einheiten im Objektspeicher (als "gelöscht" markiert). Sie sind aber nicht mehr in der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" sichtbar. Auf Wunsch können Sie diese gelöschten Einheiten von Zeit zu Zeit mit ihren Metadaten in eine XML-Datei exportieren (für historische Zwecke) und dann die Einheiten aus dem Objektspeicher löschen. Eine Beschreibung zum Konfigurieren dieser Option finden Sie unter Konfigurieren zur Aufbewahrung von Metadaten.

Konfigurieren der autom. Deklaration von Akten

Sie können IBM InfoSphere Enterprise Records so konfigurieren, dass ein Dokument automatisch als Akte deklariert wird, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (etwa die Erstellung des Dokuments). So konfigurieren Sie die automatische Deklarierung:

Konfigurieren der Eigenschaftensynchronisierung

Sie können die Eigenschaftensynchronisierung so konfigurieren, dass Eigenschaftswerte automatisch von einem Dokument auf die zugehörige Akte (oder umgekehrt) angepasst (synchronisiert) werden, sobald die Eigenschaft des Dokuments (oder der Akte) aktualisiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Eigenschaftensynchronisierung.

Festlegen der Workflow-Stapelgröße

Standardmäßig speichert IBM InfoSphere Enterprise Records höchstens zehn Arbeitselemente in einem Workflow-Stapel zur Überprüfung oder Genehmigung vor der Aussonderung. Sie können diese Zahl jedoch über eine Konfigurationseinstellung ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Workflow-Stapelgröße.

Konfigurieren des Workflows zur Abfrage eines Datensatzordners

IBM InfoSphere Enterprise Records enthält den Workflow "Erstellen eines Aktenordners", mit dem Benutzer eine Anforderung zur Erstellung eines Ordners an einen Schriftgutmanager senden können. Die meisten Benutzer haben gewöhnlich keine ausreichenden Rechte, um Ordner zu erstellen. Um diesen Workflow für Benutzer verfügbar zu machen, müssen Sie die Site-Voreinstellung "Anfordern eines Aktenordners" konfigurieren. Diese Einstellung wurde möglicherweise während der Installation und Konfiguration von IBM InfoSphere Enterprise Records festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Der Workflow "Aktenordner erstellen".

Eine Anleitung zum Konfigurieren dieser Site-Voreinstellung finden Sie unter Konfigurieren der Site-Einstellung "Aktenordner anfordern"..

Festlegen der Site-Einstellung "Bearbeitbare Verknüpfungen"

IBM InfoSphere Enterprise Records enthält Verknüpfungen, mit denen Benutzer verwandte Datensätze und Ordner verknüpfen können. Zum Erstellen und Verwalten von Verknüpfungen in IBM InfoSphere Enterprise Records müssen Sie in Workplace die Site-Voreinstellung "Bearbeitbare Verknüpfungsklassen" festlegen. Weitere Informationen zu IBM InfoSphere Enterprise Records-Verknüpfungen finden Sie unter Verknüpfungen.

Eine Anleitung zum Konfigurieren dieser Site-Voreinstellung finden Sie unter Konfigurieren der Site-Einstellung "Verknüpfungsklasse"..

Konfigurieren compliance-spezifischer Ereignisse

IBM InfoSphere Enterprise Records enthält eine Reihe von Ereignissen für PRO- oder DoD-Compliance (beispielsweise Ereignisse zum Einstellen von Metadaten). Die Konfiguration dieser Ereignisse ist optional, da ihre Verarbeitung sich nachteilig auf die Performance auswirken kann. Für eine optimale Performance sollten Sie nur die Ereignisse konfigurieren, die für Ihre Aktenverwaltung tatsächlich erforderlich sind. Weitere Informationen zum Konfigurieren dieser Ereignisse finden Sie im Abschnitt zu optionalen Aufgaben im IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Sowohl für das DoD- als auch für das PRO-Datenmodell muss der Datenspeicher so konfiguriert werden, dass zum Löschen von Dokumenten die Purge-Methode verwendet wird. Der Dokumentinhalt wird dreimal mit leeren Daten überschrieben, ehe die Datei gelöscht wird. Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ist dann ausgeschlossen. Siehe Verwenden der Purge-Methode zum Löschen.

Konfigurieren von CFS-IS-Dokumenten

Wenn Ihre IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung die optionale Funktion "Content Federation Services for Image Services" (CFS-IS) enthält, sollten Sie sich mit dem IS-System-Administrator absprechen, um sicherzustellen, dass die IS-Sicherheit korrekt zum Ändern und Löschen von IS-Dokumenten eingestellt ist und dass die IS-Dokumentklassen-Aufbewahrungsparameter so konfiguriert sind, dass IS-Dokumente, die als Akten deklariert wurden, nicht aufgrund von IS-Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von IS-Dokumenten als Akten.

Konfigurieren von geschützten Speichereinheiten

Wenn Ihre IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung geschützte Speichereinheiten einschließt, wie z. B. EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager, ist es wichtig, dass keine Konflikte zwischen den IBM InfoSphere Enterprise Records-Aufbewahrungseinstellungen und den Aufbewahrungseinstellungen bestehen, die möglicherweise für die Speichereinheit konfiguriert wurden. Inaktivieren Sie deshalb die Aufbewahrungseinstellungen für die Speichereinheit und lassen Sie IBM InfoSphere Enterprise Records die Aufbewahrung steuern.

Für Tivoli Storage Manager-Einheiten wird die Aufbewahrung durch mehrere Parameter gesteuert. Weitere Informationen zum Festlegen dieser Parameter finden Sie im Abschnitt zu Aufbewahrungsschemata im Thema mit Informationen zu IBM Tivoli Storage Manager. Wenn das IBM InfoSphere Enterprise Records-System vollständig konfiguriert ist, werden Aufbewahrung und Löschen ausschließlich von der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" gesteuert.