Dokumente verwalten

Sie verwalten Dokumente in einem Objektspeicher, indem Sie Aktionen ausführen, anhand derer Sie Ihre Dokumente organisieren. Sie können Dokumente in Ordnern ablegen, Dokumente in andere Ordner verschieben oder Dokumente löschen. Sie können auch geringfügige Änderungen an einem Dokument speichern, ohne das Dokument in einen Objektspeicher einzuchecken.

Elemente ablegen und entfernen

Sie können Dokumente, Suchen, benutzerdefinierte Objekte oder Formulare in mehreren Ordnern ablegen. Das Element wird in den einzelnen Ordnern nicht dupliziert, sondern jeder Ordner enthält einen Verweis desselben Elements. Es kann von jedem dieser Speicherorte aus bearbeitet werden, wenn der Benutzer Zugriffsrechte auf das Element hat. Beim Ablegen von Dokumenten in über Integration for Microsoft Office integrierten Office 2007-Anwendungen kopieren Sie die Dokumente an einer Position und fügen sie an einer anderen Position ein.

Außerdem können Sie Elemente aus einem bestimmten Ordner entfernen. Wenn Sie ein Element aus einem Ordner entfernen, wird es seinem aktuellen Ordner entnommen. Wenn Sie das Element aus allen seinen Ordnern entfernen, verbleibt es im Objektspeicher. Sie können es jedoch nur noch durch einen Suchvorgang finden. Wenn das Element nicht in mindestens einem Ordner abgelegt ist, können Sie es nicht mit "Durchsuchen" finden.

So legen Sie ein Element in einem neuen Ordner ab: So entfernen Sie ein Element aus einem Ordner:
  1. Wählen Sie mindestens ein Element zum Ablegen aus.
  2. Wählen Sie die für die Clientanwendung entsprechende Aktion aus:
    • Klicken Sie in einer über Integration for Microsoft Office integrierten Office 2007-Anwendung mit der rechten Maustaste auf das abzulegende Element und wählen Sie Kopieren aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem das Element abgelegt werden soll, und wählen Sie Einfügen aus.
    • Klicken Sie in Workplace mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen Sie "In Ordner ablegen" aus. Wenn Sie mehrere Objekte auswählen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Objekten, die Sie ablegen möchten. Wenn alle Objekte auf der Seite ausgewählt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Titelzeile für die Liste der Objekte. Klicken Sie im Menü Aktionen auf den Befehl Datei.
  3. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie das Element ablegen möchten.
  1. Navigieren Sie zu dem Element, das Sie aus dem Ordner entfernen möchten.
  2. Wählen Sie die für die Client-Anwendung entsprechende Aktion "Aus Ordner entfernen" aus:
    • Klicken Sie in einer über Integration for Microsoft Office integrierten Office 2007-Anwendung mit der rechten Maustaste auf das zu entfernende Element und wählen Sie Aus Ordner entfernen aus.
    • Klicken Sie in Workplace mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Elemente und wählen Sie Aus Ordner entfernen aus.
  3. Ist das Element in mehreren Ordnern abgelegt, markieren Sie den Ordner, aus dem das Objekt entfernt werden soll, und klicken Sie auf Aus Ordner entfernen.

 

Elemente verschieben

Sie können ein Dokument, eine Suchvorlage, ein Formular oder ein benutzerdefiniertes Objekt aus einem Ordner in einen anderen innerhalb desselben Objektspeichers verschieben. Beim Verschieben eines Dokuments in über Integration for Microsoft Office integrierten Office 2007-Anwendungen schneiden Sie ein Dokument an einer Position aus und fügen es an einer anderen Position ein.

So verschieben Sie ein Objekt:

  1. Navigieren Sie zum zu verschiebenden Element.
  2. Wählen Sie die für die Clientanwendung entsprechende Aktion aus:
  3. Ist das Element in mehreren Ordnern abgelegt, markieren Sie den Ordner, aus dem das Element verschoben werden soll.
  4. Markieren Sie den Ordner, in den Sie das Element verschieben möchten.

Objekte löschen

VORSICHTWenn Sie ein Element (z. B. ein Dokument) löschen, wird es vollständig aus dem Objektspeicher entfernt. Ein Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden und auch ein Administrator kann das gelöschte Objekt nicht wiederherstellen.

So löschen Sie ein Element:

  1. Navigieren Sie zu dem Element, das Sie löschen möchten.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  3. Überprüfen Sie die Ergebnisse Wenn Sie mehrere Objekte gelöscht haben und neben einem Dokumentnamen ein roter Stern angezeigt wird, ist der Löschvorgang fehlgeschlagen. Klicken Sie auf den Stern, um den Fehlerbericht für dieses Objekt anzuzeigen.

Inhalt speichern

Während Sie ein Dokument ausgecheckt haben, können Sie kleinere Änderungen speichern, ohne das Dokument wieder in den Objektspeicher einzuchecken. Wenn Sie das Dokument speichern, werden die Änderungen gespeichert, das Dokument bleibt jedoch weiterhin ausgecheckt.

Die Aktion "Inhalt speichern" wird zudem verwendet, um ein Dokument zu erstellen und es mit mehreren Inhaltselementen zu aktualisieren. Weitere Informationen zu Dokumenten mit Mehrfachinhalten finden Sie in Verwalten von Mehrfachinhaltsdokumenten.

HINWEIS Checken Sie Ihr Dokument erst ein, nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben. Wenn Sie den Auscheck-Vorgang abbrechen möchten, anstatt das Dokument einzuchecken, wird das Dokument auf die vorherige Version zurückgesetzt, und alle gespeicherten Änderungen gehen verloren.

So speichern Sie ein Dokument:

Für das Speichern eines Dokuments in Workplace und in einer integrierten Microsoft® Office-Anwendung sind unterschiedliche Schritte erforderlich. Wechseln Sie zu dem ausgecheckten Dokument, das Sie speichern möchten, und führen Sie die entsprechenden Schritte aus: