Los procedimientos siguientes describen cómo agregar una retención de disposición al sistema o modificarla posteriormente. Al crear una retención de disposición puede configurar las condiciones para categorías de registros, carpetas de registros, volúmenes y registros. Un proceso de barrido de retención programada determina si las entidades satisfacen las condiciones de las retenciones. Si es así, la retención se aplica automáticamente. Una retención de disposición sin condiciones sólo se puede aplicar manualmente. También puede aplicar una retención condicional manualmente, pero es posible que no pueda eliminarla manualmente. Consulte Si no puede eliminar una retención manual. También se conoce a las retenciones condicionales como retenciones dinámicas. Las nuevas entidades que satisfacen las condiciones de una retención se situarán en retención dinámicamente durante la próxima ejecución del barrido de retención.
Debe tener especialmente en cuenta los criterios que utilice para las retenciones condicionales, de manera que un gran número de entidades no se sitúen en retención involuntariamente. Al tiempo que se configuran las condiciones de una retención, utilice el vínculo de vista preliminar para ver qué entidades se verán afectadas.
El vínculo Vista previa utiliza el modo de búsqueda estático y los resultados devueltos pueden no ser completos. Consulte Definir valores predeterminados de búsqueda para obtener información adicional sobre la definición de Máx. resultados para búsquedas estáticas.
Puede configurar las condiciones de registros, categorías, volúmenes o carpetas de registros. En cada caso, especifique una o más propiedades, un operador, un valor y un tipo de unión para especificar las relaciones entre diversas propiedades. En el caso de registros, también puede especificar una búsqueda de contenido. Si configura condiciones y la retención está activada, el barrido de retenciones aplicará automáticamente la retención a entidades que cumplan los criterios.
Para seleccionar un conjunto de propiedades
Para configurar criterios de propiedades
Todos los tipos de entidades funcionan del mismo modo. Después de seleccionar el conjunto de propiedades con el que desea trabajar, utilice estos procedimientos.
Si deja el valor de una propiedad en blanco, no se utilizará como criterio a menos que seleccione el operador IS NOT NULL.
NOTA El filtro que define estas condiciones no soporta los caracteres de porcentaje (%) o ampersand (&).
Para eliminar información de fechas especificada anteriormente, haga clic en Eliminar.
NOTA El formato corto de fecha es mm/dd/aa para la versión local de EE.UU. Si el año es mayor de 29, la aplicación utiliza el año 19XX. Si el año es 29 o menor, la aplicación almacena la fecha como 20XX. Esto puede ser un problema para los modelos de datos Confidecial de DoD porque la fecha de desclasificación puede ser de 25 años a partir de la fecha actual. En 2008, esto provocaría que el año 2033 se almacenase como 1933. Por ello, en el caso de Confidencial de DoD, el formato corto de fecha se cambia a mm/dd/aaaa. Este cambio es visible en el asistente de clasificación, la página de información de clasificación y las páginas de acción. Los demás formatos como medio, largo y completo siguen funcionando como antes. Para evitar confusiones en las fechas, configure las preferencias de Workplace para que se utilice el formato largo de año. Debe cerrar la sesión de IBM InfoSphere Enterprise Records e iniciarla de nuevo para que la preferencia sea efectiva inmediatamente.
Para especificar el contenido (sólo registros)
Para eliminar una propiedad, siga uno de estos procedimientos:
Para ver la presentación preliminar de una condición
En cada tipo de entidad con valores condicionales, haga clic en su vínculo Presentación preliminar para ver una lista de entidades que califiquen el uso de las condiciones que ha especificado. Se recomienda que vea la presentación preliminar para comprobar que sólo coloca las retenciones en las entidades deseadas.
La lista aparece en una ventana nueva. El número total de entidades que aparecen puede tan alto como el que se configure en las preferencias del sitio de Workplace en el número máximo de elementos devueltos por las búsquedas.
Haga clic en el vínculo Cerrar cuando haya terminado.
Sólo puede editar o eliminar las condiciones de retenciones antes de que el barrido de retenciones aplique una retención a una entidad.