Eine Berechtigungsstrategie besteht aus einer oder mehreren Berechtigungsvorlagen, in denen die Berechtigungen für ein Dokument basierend auf dem Versionsstatus des Dokuments definiert sind. Je nach Ihren Site- und Berechtigungseinstellungen können Sie einem Dokument eine Berechtigungsstrategie an mehreren Positionen zuweisen:
Die Dokument-Versionsstatus hängen mit den Dokumentversionen zusammen. Wenn ein Dokument die Umwandlung von einer Nebenversion in eine Hauptversion durchläuft, verfügt das Dokument immer über einen von vier möglichen Status. Diese Statuswerte sind Freigegeben, In Bearbeitung, Reservierung und Ersetzt. Die Berechtigungsstrategie definiert, welche Berechtigungseinstellungen automatisch auf das Dokument angewendet werden, während es von einem Status in einen anderen übergeht, wenn es eingecheckt, ausgecheckt, höher oder niedriger gestuft wird. Die Berechtigungsstrategie ist eine Gruppe von Berechtigungsvorlagen, in denen die Berechtigungen für einen spezifischen Versionsstatus definiert sind. Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in Dokumentversionen verwalten.
Beispiel: Eine Gruppe von Benutzern hat Zugriffsrechte auf Nebenversionen eines Dokuments (d. h. auf Dokumente mit dem Status In Bearbeitung). Wenn das Dokument zur Veröffentlichung an ein größeres Publikum genehmigt wird (Freigegeben), soll es automatisch für eine andere Gruppe von Benutzern verfügbar werden. Sie können eine Berechtigungsstrategie definieren, die festlegt, welche Benutzer für jeden Dokumentstatus Zugriff erhalten. Anschließend können Sie diese Berechtigungsstrategie auf spezifische Dokumente anwenden.
HINWEIS Wenn nicht für jeden Versionsstatus eine eigene Berechtigungsvorlage erstellt wurde, werden die vorhandenen Berechtigungen aus dem letzten Status für den nächsten Status übernommen. Wenn z. B. nur eine Berechtigungsvorlage für die Version Freigegeben erstellt wurde und Sie ein Dokument später von einer Hauptversion (Freigegeben) auf eine Nebenversion herunterstufen, werden die Zugriffsberechtigungen aus der Vorlage für die Version Freigegeben in der Nebenversion beibehalten. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn zu jedem Versionsstatus eine geeignete Berechtigungsvorlage vorhanden ist.
So öffnen und benutzen Sie den Assistenten:
Sie müssen Zugriff auf die Ansicht Erweiterte Werkzeuge der Seite Autor haben, um eine Berechtigungsstrategie erstellen oder ändern zu können.