Iniciar uma agenda de disposição

Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, pasta de registros ou tipo de registro, o sistema mantém o acompanhamento do evento especificado ou a data que irá acionar a execução da agenda. Quando este evento ocorre ou a data especificada é atingida, o corte dos registros definidos na agenda é acionado. Quando o corte é acionado e o deslocamento (se houver) especificado para os registros terminou, o sistema executa automaticamente a ação de corte especificada na agenda. As entidades chegam ao prazo para disposição e entram na(s) fase(s) especificada(s) na agenda de disposição. Os registros permanecem em uma fase pelo período de tempo que você especifica no período de retenção dessa fase. Quando o período de retenção termina, você precisa iniciar manualmente a ação de disposição associada a essa fase. O sistema inicia o fluxo de trabalho associado a essa ação de disposição e passa as entidades para a próxima fase com a aprovação de uma pessoa autorizada. Quando você inicia a disposição para uma entidade, a disposição de todas as entidades filhas também são automaticamente iniciadas.

O plano de arquivo também pode ser configurado para excluir o documento original declarado e os metadados do registro (o padrão) ou pode somente excluir o documento original declarado enquanto mantém os metadados do registro. Consulte Configurar metadados retidos.

NOTAS

Para iniciar uma agenda de disposição

  1. Procure ou pesquise entidades que estejam prontas para a disposição. O ícone de pronta para a disposição aparece ao lado das entidades que estão prontas: pronto para disposição. Consulte Como encontrar entidades que estão prontas para a disposição abaixo.
  2. Selecione as caixas de verificação à esquerda dos nomes. (Você também pode clicar com o botão direito do mouse em uma única entidade e usar o menu de contexto.)
  3. A partir do menu Ações de Multisseleção, selecione Iniciar Disposição: ícone Iniciar disposição
  4. Clique em OK para confirmar a mensagem na ativação com êxito da agenda de disposição. No entanto, se houver algum problema ao iniciar a agenda de disposição, aparece uma mensagem de falha. Para visualizar o motivo da falha, clique no asterisco vermelho ao lado do nome da entidade.

Como encontrar entidades que estão prontas para a disposição

Não existe uma única propriedade que indique "pronto para disposição", mas é possível procurar ao usar um conjunto de condições.

Você pode desejar definir um modelo de pesquisa que execute isto em bases regulares. No modelo de pesquisa, deixe a data de execução da fase atual em branco e assegure que seja editável para que o usuário possa preencher a data atual ao usar a pesquisa.

Outra opção é a de criar eventos COM personalizados para enviar um correio para que o destinatário saiba que está pronta para a disposição. Pressuponto-se que o usuário esteja familiarizado com a estrutura do plano de arquivo, ele deve ser capaz de procurar a entidade.

Finalmente, você também pode usar métodos API para criar um código personalizado que inicia a disposição, caso seja apropriado para seus registros administrativos.

Para visualizar as propriedades de disposição

Você pode visualizar as propriedades de disposição como o nome da disposição, data de corte da entidade, data de execução da fase atual, data da disposição atual, data de decisão da fase atual, nome da ação da fase atual, decisão de revisão da data atual e a data da última varredura.

  1. Clique no ícone Obter informações da entidade.
  2. Clique no link Detalhes no painel esquerdo.

Agendas de disposição conflitantes (DOD)

Pode haver uma agenda de disposição para um container e uma agenda de disposição diferente para um tipo de registro que se aplica a um registro nesse contêiner. O registro não pode ser destruído ou exportado até a data mais tardia.