Administrar registros físicos

Al declarar un registro físico, se especifica el lugar donde se almacena (su ubicación de inicio). Debido a que los objetos físicos deben trasladarse a otras ubicaciones para utilizarse, el registro también dispone un campo de ubicación para designar su ubicación actual. Las ubicaciones se crean en la ficha Físico antes de declarar registros físicos.

Si los usuarios quieren ver un objeto físico, lo extraen. De esta forma, se inicia un flujo de trabajo que efectúa el seguimiento de la ubicación del objeto; asimismo, pone en cola a los usuarios que desean ver el mismo objeto. Si el registro está extraído, resérvelo. El guardián pertinente recibe la solicitud de un registro y completa el paso del flujo de trabajo que lo prepara para la entrega. El prestatario acusa recibo del elemento y lo prepara para su devolución mediante otro paso del mismo flujo de trabajo.

Si los registros físicos utilizan códigos de barras, los usuarios pueden comprobar si está extraído mediante la opción Escanear artículos físicos de la ficha Físico. Esta opción también muestra las entidades físicas que están en una determinada ubicación. Para ello, se especifica la descripción o el código de barras de la ubicación.

Los registros físicos se pueden declarar en IBM InfoSphere Enterprise Records y Workplace. IBM InfoSphere Enterprise Records precisa una plantilla de entrada. El sistema dispone de una predeterminada. Puede crear otras plantillas de entrada para utilizarlas en IBM InfoSphere Enterprise Records o Workplace.