申报已分类的电子记录

只有分配到“记录用户组”中的用户可以从 Workplace 或 Workplace XT 中申报已分类的电子记录。

要从 Workplace 或 Workplace XT 中申报已分类的电子记录,请通过完成以下其中一项操作来启动“记录申报”向导:

在“记录申报”向导中:

  1. 选择“申报已分类的记录”单选按钮,然后单击“接受”
  2. 单击“选择类”
  3. 选择一个对象库,然后单击“接受”

其余的向导步骤包括:

对记录进行分类

  1. 选择相应的类。对于电子记录,按照系统管理员所提供的来选择“电子记录”或它的其中一个子类。
  2. 单击“选择归档计划位置”并浏览至归档计划的相应级别。
  3. 选中一个或多个位置的复选框并单击“添加至选择内容”。单击错误添加内容的任何位置下方的“除去”。单击“添加至快捷方式”以将所有这些位置添加到快捷方式列表。
  4. 完成位置的列表后,请单击“接受”
  5. 单击“下一步”以继续“设置属性”步骤。

设置属性

  1. 提供属性字段中所需的信息。必填字段会根据您选择的类的不同而有所不同。“电子记录”类中的必填字段为:
  2. 如果您要申报的记录是其他已分类记录的回执,请单击“ReceiptOf”,然后浏览至并选择作为回执源的已分类记录。通常回执是不分类的。有关回执的信息,请参阅回执
  1. 输入“设置属性”步骤中的所需信息后,请单击“下一步”。向导将打开“设置分类属性”步骤。

设置分类属性

  1. 要选择安全性分类指南(SCG)或源文档,请单击“派生自”。此步骤为可选步骤。

    注意:当您在“派生自”页面上单击“接受”时,IBM InfoSphere Enterprise Records 会将摘要中显示的所有字段中的数据(包括空白)复制至“设置分类属性”步骤的相应字段。如果您先前已在这些字段中输入过其他数据,而现在仅仅是对“派生自”页面上的信息进行审阅,请单击“取消”(而不是“接受”)以保留手动输入的数据。

  2. 如果您没有选择指南,那么您必须通过从下拉菜单中选择“最高机密”“机密”“保密”为“初始分类”指定一个值。

    注意:如果您有权在初始分类级别查看各个项,那么在缺省情况下,“当前分类”的值与“初始分类”的值相同。否则,您需要指定您的安全性许可所在级别的值。

  3. 如果您没有选择指南,请单击“分类原因”
    1. 单击“添加新值”
    2. 单击“活动”“停用”,然后选择相应的值。
    3. 单击“接受”
    4. 添加所需数量的值。
    5. 要除去值,请突出显示该值,然后单击“除去所选项”图标:“除去所选项”图标
    6. 完成选择后,请单击“接受”
  4. 在“分类代理”字段中,输入目前管理记录的代理名称,例如国防部。
  5. 填写所有剩余的可选字段。
  6. 输入所需信息后,请单击“完成”

注意: