Gestione di documenti multi-contenuto

A un documento multi-contenuto è assegnato un ID documento ma il documento è costituito da più di un file elettronico. Una proposta, ad esempio, potrebbe contenere sia un documento di elaborazione testi sia un foglio elettronico. A scopo di traccia e conservazione, conviene utilizzare lo stesso nome, le stesse proprietà e la stessa ubicazione per questo documento, anche se è costituito da due file. A tal fine, utilizzare un documento multi-contenuto per raggruppare i file. Quando si utilizza un documento multi-contenuto, si ha accesso a tutti i file (in base all'accesso di sicurezza in uso).

È possibile aggiungere e rimuovere elementi di contenuto in base alla necessità e ogni versione di un documento può includere diversi file come elementi di contenuto, ossia i file sono associati a una versione specifica del documento. Per aggiungere o rimuovere elementi di contenuto, è necessario eseguire il check-out del documento. Quando si sottopone a check-out un documento multi-contenuto, viene creato un oggetto riserva per la nuova versione del documento. Tale oggetto riserva non riporta le informazioni relative multi-contenuto. Gli elementi multi-contenuto, quindi non vengono trasferiti automaticamente da una versione a quella successiva. Quando si sottopone a check-in la nuova versione del documento, è necessario aggiungere manualmente ogni elemento del contenuto alla nuova versione del documento.

L'amministratore del sito determina gli utenti che possono visualizzare il contenuto di un documento multi-contenuto e gli utenti che possono salvare o eliminare elementi di contenuto dal documento. Se non si dispone dei diritti di accesso appropriati, è possibile visualizzare solo il primo elemento contenuto nel documento. In altre parole, non è possibile sapere se il documento contiene altri elementi.

Per creare un documento multi-contenuto

  1. Aggiungere il primo elemento del documento utilizzando la procedura guidata di aggiunta o un modello di immissione.
  2. Sottoporre il documento a check-out.
  3. Utilizzare l'azione Salva contenuto per salvare il primo elemento del documento.
    1. Accedere al documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi fare clic su Salva contenuto.
    2. Fare clic su Sfoglia per trovare il file relativo al primo elemento.
    3. Una volta accettato il primo file, questo diventa il primo elemento di contenuto.
  4. Utilizzare l'azione Salva contenuto per aggiungere l'elemento successivo di contenuto.
    1. Accedere al documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi fare clic su Salva contenuto.
    2. Accertarsi che l'opzione Salva come nuovo file secondario sia selezionata.

      SUGGERIMENTO Se necessario, è anche possibile sostituire un elemento di contenuto specifico con un altro file selezionando il file nell'elenco.

    3. Fare clic su Sfoglia per trovare il file.
    4. Una volta accettato il secondo file, questo diventa il successivo elemento di contenuto.
  5. Ripetere la fase 4 il numero di volte necessario per aggiungere altri file come elementi aggiuntivi.
  6. Effettuare il check-in del file.

    NOTA  Se si annulla il check-out (invece di effettuare il check-in del file), tutto il contenuto salvato dall'ultimo check-in viene ignorato.

  7. Nella fase di selezione del file, accertarsi che il pulsante di opzione Contenuto salvato sia selezionato e fare clic su Fine.

Per eliminare un elemento di contenuto esistente

  1. Il documento deve essere già stato sottoposto a check-out e deve contenere almeno due elementi di contenuto. Ciò implica che è stata utilizzata l'azione Salva contenuto per aggiungere almeno due elementi di contenuto al documento ma non è stato ancora eseguito il check-in del documento.
  2. Accedere al documento contenente elementi di contenuto multiplo. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento, quindi fare clic su Elimina contenuto.
  3. Selezionare il nome di ciascun file da eliminare dal documento.

Per scaricare un documento di elementi multi-contenuto

NOTA  Se si selezionano due o più documenti multi-contenuto, viene scaricato solo il primo elemento di ogni documento multi-contenuto.

  1. Accedere al documento multi-contenuto esistente e fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu pop-up oppure aprire la pagina di informazioni del documento.
  2. Fare clic su Scarica. Viene visualizzata la pagina Scarica contenuto
  3. Selezionare il nome di ciascun file da scaricare. Per selezionare tutti gli oggetti, selezionare la casella di controllo sulla prima riga (intestazione di colonna).
  4. Fare clic su Accetta. Se è stato selezionato più di un file, nel computer locale viene scaricato un file compresso con il nome del primo file.

Visualizzazione di file multi-contenuto

Se tutti gli elementi di contenuto sono immagini, è possibile visualizzare interamente i file multi-contenuto in Image Viewer. Tuttavia, tenere presente quanto segue quando si utilizzano file multi-contenuto che includono sia immagini che altri tipi di elementi:

Salva contenuto

Dopo avere eseguito il check-out di un documento, potrebbe essere necessario apportarvi alcune piccole modifiche senza ripetere il check-out del documento nell'archivio oggetti. Quando si salva il documento, le modifiche apportate vengono memorizzate ma il documento rimane in stato check-out per l'utente e il relativo stato della versione e le relative proprietà non vengono modificate.

L'azione Salva contenuto viene utilizzata anche per creare e aggiornare un documento con oggetti multi-contenuto, ossia composto da diversi file elettronici.

NOTE 

Per salvare un documento

  1. Accedere al documento (sottoposto a check-out) da salvare. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi fare clic su Salva contenuto.
  2. Dalla pagina Salva contenuto, fare clic su Sfoglia per individuare il file locale da salvare.

    Quando è disponibile File Tracker, è possibile fare clic su Elimina file locale se si desidera che la copia locale del documento che viene salvato venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di salvataggio. Chiudere la copia locale prima di completare la procedura di salvataggio. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione.

    NOTA  In alcuni casi, un file viene eliminato mentre è ancora aperto e dopo che si è specificato che si desiderava eliminare il file locale.

  3. Selezionare il file, quindi fare clic su Apri.
  4. Accettare le modifiche.

Elimina contenuto

L'azione Elimina contenuto elimina uno o più elementi di contenuto da un documento multi-contenuto senza eliminare l'intero documento.

Documento

Indica il nome del documento selezionato.

File primario

Indica il nome del file relativo al primo elemento di contenuto del documento. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del file per eliminarne il contenuto. Quando si elimina il file primario, il primo file secondario dell'elenco diventa il nuovo file primario.

File secondari

Indica i nomi dei file relativi agli elementi di contenuto aggiuntivi del documento. Selezionare la casella di controllo accanto ai nomi di file desiderati per eliminare uno o più elementi di contenuto.