La gestione dei documenti nell'archivio oggetti avviene tramite azioni che consentono di organizzare i documenti. È possibile archiviare i documenti in cartelle, spostare documenti in altre cartelle o eliminare documenti. È anche possibile salvare modifiche secondarie a un documento senza eseguire il check-in del documento in un archivio oggetti.
È possibile archiviare in più cartelle uno o più documenti, ricerche, oggetti personalizzati e moduli. La voce non viene duplicata in ogni cartella, ma ogni cartella contiene un riferimento alla stessa voce. Se l'utente dispone dei diritti di accesso necessari, può modificare la voce a prescindere dall'ubicazione. Quando i documenti vengono archiviati in applicazioni Office 2007 integrate utilizzando Integration per Microsoft Office, essi vengono copiati da un percorso ed incollati in un altro percorso.
È anche possibile annullare l'archiviazione di voci da una cartella specifica. Quando si annulla l'archiviazione di una voce, lo si estrae dalla cartella corrente. Quando si annulla l'archiviazione della voce da tutte le relative cartelle, rimane nell'archivio oggetti, ma per trovarla sarà necessario eseguire una ricerca. Se la voce non rimane archiviata almeno in una cartella, non è possibile individuarla.
Per archiviare una voce in una nuova cartella | Per annullare l'archiviazione di una voce da una cartella |
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È possibile spostare un documento, un modello di ricerca, un modulo o un oggetto personalizzato da una cartella all'altra nello stesso archivio oggetti. Quando si sposta un documento nella applicazioni Office 2007 integrate utilizzando Integration per Microsoft Office, il documento viene tagliato da un percorso ed incollato in un altro percorso.
Per spostare una voce
ATTENZIONE Un elemento eliminato, ad esempio un documento, viene definitivamente rimossa dall'archivio oggetti. Non è possibile annullare un'eliminazione e la voce eliminata non può essere recuperata da un amministratore.
Per eliminare una voce
Dopo avere eseguito il check-out di un documento, potrebbe essere necessario apportarvi alcune piccole modifiche senza ripetere il check-out del documento nell'archivio oggetti. Nel momento in cui si salva il documento, le modifiche apportate vengono memorizzate, tuttavia il documento rimane in check-out per l'utente.
L'azione Salva contenuto viene utilizzata anche per creare e aggiornare un documento con voci con contenuto multiplo. Per ulteriori informazioni sui documenti multi-contenuto, vedere Gestione di documenti multi-contenuto.
NOTA Accertarsi di effettuare il check-in del documento quando sono state apportate tutte le modifiche. Se si annulla il check-out invece di effettuare il check-in del documento, quest'ultimo torna alla versione precedente e tutte le modifiche salvate verranno ignorate.
Per salvare un documento
Il salvataggio di un documento in Workplace e in un'applicazione Microsoft® Office integrata richiede alcuni passi differenti. Individuare il documento sottoposto a check-out da salvare e fare riferimento alla sezione appropriata sottostante per le istruzioni.
Workplace e Application Integration | Applicazioni Office 2007 che utilizzano Integration per Microsoft Office |
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Da un'applicazione Office integrata, individuare la scheda
IBM ECM ed effettuare una delle seguenti operazioni:
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