Behandle et flerinnholdsdokument

Et flerinnholdsdokument har én tildelt dokument-ID, men dokumentet inneholder flere enn én elektronisk fil. Du har for eksempel et anbud som innehol der både et tekstbehandlingsdokument og et regnearkdokument. For sporing og oppbevaring ønsker du å bruke det samme navnet, de samme egenskapene og den samme plasseringen for dette dokumentet, selv om det består av to filer. Dette gjør du ved å bruke et flerinnholdsdokument til å gruppere filene. Når du arbeider med et flerinnholdsdokument, har du tilgang til alle filene (i tråd med sikkerhetstilgangen din).

Du kan legge til og fjerne innholdselementer etter behov, og hver versjon av et dokument kan ha forskjellige filer som innholdselementer. Det vil si at innholdselementfilene knyttes til en bestemt versjon av dokumentet. Du må sjekke ut et dokument for å legge til eller fjerne innholdselementer. Når du sjekker ut et flerinnholdsdokument, opprettes det et reserveringsobjekt for den nye versjonen av dokumentet. Dette reserveringsobjektet inneholder ikke flerinnholdsinformasjonen. Det vil si at flerinnholdselementene ikke automatisk overføres fra en versjon til den neste. Når du sjekker inn den nye versjonen av dokumentet, må du manuelt legge til hvert innholdselement i den nye dokumentversjonen.

Administratoren på stedet bestemmer hvilke brukere som kan vise innholdet i et flerinnholdsdokument, og hvilke brukere som kan lagre eller slette innholdselementer fra dokumentet. Hvis du ikke har de nødvendige tilgangs rettighetene, kan du bare vise det første elementet i dokumentet. Du vil med andre ord ikke se at dokumentet inneholder andre elementer.

Slik oppretter du et flerinnholdsdokument

  1. Legg til de første dokumentelementet ved hjelp av Add-veiviseren eller en oppføringsmal.
  2. Sjekk ut dokumentet.
  3. Bruk handlingen Save Content til å lagre det første elementet i dokumentet.
    1. Naviger til dokumentet. Høyreklikk på dokumentnavnet og klikk på Save Content.
    2. Klikk på Bla gjennom for å finne filen for det første elementet.
    3. Når du har godtatt denne første filen, blir den det første innholdselementet.
  4. Bruk handlingen Save Content til å legge til det neste innholdselementet.
    1. Naviger til dokumentet. Høyreklikk på dokumentnavnet og klikk på Save Content.
    2. Sørg for at alternativet Save as new secondary file er valgt.

      TIPS Du kan også erstatte et bestemt innholdselement med en annen fil ved å velge filen på listen.

    3. Klikk på Bla gjennom for å finne filen.
    4. Når du har godtatt denne andre filen, blir den det andre innholdselementet.
  5. Gjenta trinn 4 ved behov for å legge til flere filer som ytterligere elementer.
  6. Sjekk inn filen.

    MERK  Hvis du avbryter utsjekkingen (i stedet for å sjekke inn filen), forkastes alt lagret innhold siden siste innsjekkingen.

  7. I trinnet for å velge filen kontrollerer du at valgknappen Saved Content er valgt, og klikker på Fullfør.

Slik sletter du et eksisterende innholdselement

  1. Dokumentet må allerede være utsjekket og inneholde minst to innholdselementer. Det vil si at du har brukt handlingen Save Content til å legge til minst to innholdselementer i dokumentet, men du har ennå ikke sjekket inn dokumentet.
  2. Naviger til dokumentet som inneholder flerinnholdselementene. Høyreklikk på dokumentet og klikk på Delete Content.
  3. Velg hvert filnavn som skal slettes fra dokumentet.

Slik laster du ned et flerinnholdsdokument

MERK  Hvis du velger to eller flere flerinnholdsdokumenter, blir bare det første elementet av hvert flerinnholdsdokument lastet ned.

  1. Naviger til det eksisterende flerinnholdsdokumentet og høyreklikk for å åpne popup-menyen, eller åpne informasjonssiden for dokumentet.
  2. Klikk på Laste ned. Siden Download Content åpnes.
  3. Velg hvert filnavn som skal lastes ned. Hvis du vil velge alle objektene, merker du av i boksen i den første (kolonnetittel-) raden.
  4. Klikk på Accept. Hvis du velger flere enn én fil, lastes det ned en komprimert fil med det samme navnet som den første filen, på den lokale datamaskinen.

Vise flerinnholdsfiler

Hvis alle innholdselementene er bilder, kan flerinnholdsfilene vises i sin helhet i Image Viewer. Vær imidlertid oppmerksom på følgende virkemåte når du arbeider med flerinnholdsfiler som omfatter en blanding av elementer der noen er bilder og andre ikke er det:

Lagre innhold

Når du har et utsjekket dokument, kan det hende at du ønsker å lagre mindre endringer uten å sjekke inn dokumentet igjen i objektlageret. Når du lagrer dokumentet, lagres også endringene, men dokumentet forblir utsjekket til deg og dokumentets versjonsstatus og egenskaper endres ikke.

handlingen Save Content brukes også til å opprette og oppdatere et dokument med flerinnholdsobjekter. Det vil si at ett dokument kan bestå av flere forskjellige elektronisk filer.

MERKNADER 

Slik lagrer du et dokument

  1. Naviger til (det utsjekkede dokumentet) du ønsker å lagre. Høyreklikk på dokumentnavnet og klikk på Save Content.
  2. På siden Save Content klikker du på Bla gjennom for å finne den lokale filen som skal lagres.

    Når File Tracker er tilgjengelig, kan du klikke på Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentet du lagrer, skal slettes fra arbeidsstasjonen så snart lagringen er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører lagringen. Administratoren på stedet bestemmer om du kan overstyre standardinnstillingen for dette alternativet eller ikke.

    MERK  Det kan forekomme tilfeller der en fil slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.

  3. Velg filen og klikk deretter på Åpen.
  4. Godta endringene.

Slette innhold

Handlingen Delete Content sletter ett eller flere elementer fra et flerinnholdsdokument uten å slette hele dokumentet.

Dokument

Lister opp navnet til dokumentet du har valgt.

Primary file

Lister opp filnavnet til det første innholdselementet i dokumentet. Merk av i boksen ved siden av dette filnavnet for å slette filens innhold. Når du sletter primærfilen, blir den første sekundærfilen i listen den nye primærfilen.

Secondary files

Lister opp filnavnene til de ytterligere innholdselementene i dokumentet. Merk av i boksen ved siden av de ønskede filnavnene for å slette ett eller flere innholdselementer.