Workplace では、各タイプのオブジェクトを簡単に追加できるウィザードが用意されています。ウィザードに違いはほとんどありませんが、このトピック、および「フォルダーの追加」では個別に説明されます。これらのウィザードには、「情報」ページまたは「オーサー」>「汎用ツール」ページからアクセスできます。
「ドキュメントの追加」ウィザードや「オブジェクトの追加」ウィザードでは、新しいドキュメントやカスタム・オブジェクトをオブジェクト・ストアに追加します。新しいドキュメントやカスタム・オブジェクトを追加する場合は、それらの場所、ドキュメント・クラス、プロパティー、およびセキュリティーを設定する必要があります。ドキュメントを追加するときは、Office アプリケーションまたは Outlook 内でドキュメントを追加する場合を除いて、追加するファイルを選択すれば作業は終了です。
ヒント: 「ドキュメントの追加」ウィザードを使用する代わりに、エントリー・テンプレートを選択して使用すると、ドキュメントを簡単に追加することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。
統合された Office アプリケーションまたは Outlook 経由で、ウィザードを使用してドキュメントを追加する場合には、フォルダーへのドキュメントの追加を行うこともできます。
ウィザードを開始するには
注:
注意: オフラインの Outlook フォルダーは Microsoft の独自形式の .PST ファイルに保存されるため、.PST ファイルに保存された E メール・アイテムは、Workplace Application Integration を使用して直接オブジェクト・ストアに追加することができません。代わりに、.PST 形式の E メールを Outlook の受信トレイに移動するか、オンラインの Exchange サーバー・ベースの別のフォルダーに移動してから、追加操作を完了します。
ウィザードの最後に確認ページが表示される場合があります。詳細については、「確認プロンプト」を参照してください。
以下にあるウィザードの各手順をクリックすると、詳細な説明が表示されます。
「オーサー」ページからフォルダーを追加する場合は、まずフォルダーの場所を選択する必要があります。通常、ドキュメントまたはカスタム・オブジェクトを追加する際はフォルダーを選択する必要がありますが、サイト管理者はフォルダーの選択を不要にするよう指定することもできます。その場合は、オブジェクト・ストアを選択すると、プロパティーを設定する次のステップがすぐに選択可能になり、フォルダーを選択しなくても次のステップに進むことができます。
「参照」ページで作業中の場合は、現在のフォルダーが自動的に選択されます。
フォルダーを選択するには
フォルダーにドキュメントまたはカスタム・オブジェクトを追加しない場合は、ドキュメントを後から参照できません。参照するには、ドキュメントを検索する必要があります。
「プロパティーの設定」ページには、デフォルトの (基本) オブジェクト・クラス、およびそのクラスに割り当てられたプロパティーが表示されます。システム管理者が作成したサブクラスを選択できます。
オブジェクト・クラスを変更するには
ページの上部にある「クラスの変更」リンクをクリックして、クラスを選択します。分類されたドキュメントをレコード・オブジェクト・ストアに追加するには、分類されたドキュメント・クラスを選択します。
プロパティーを設定するには
注意: カスタム・オブジェクトは、複合ドキュメントの親ドキュメントとして指定することができません。
Outlook のメッセージまたは Outlook メッセージのテキストを追加する場合、E メールの基本クラスとそのサブクラスのみが表示されます。添付を追加する場合、すべてのクラスを使用できます。
セキュリティー設定では、追加したドキュメントまたはカスタム・オブジェクトにアクセスできるグループとユーザーの指定、および各グループとユーザーに付与する権限の制御を行います。セキュリティー・ポリシーを適用して、ドキュメントのセキュリティー設定を制御することもできます。
セキュリティー・ポリシーをドキュメントに割り当てるには
セキュリティーを設定または変更するには
ドキュメント追加処理を実行するには、ファイルを選択する必要があります。
注意: Office アプリケーションまたは Outlook からドキュメントを追加する場合、このタスクは表示されません。追加プロセスを開始する前に、あらかじめドキュメントを選択しておく必要があるためです。「ドキュメントの追加」ページの下部にある「要約」セクションにファイルの名前が表示されます。
File Tracker を使用できる場合は「ローカル・ファイルの削除」を選択して、ドキュメントのチェックイン後にローカル・コンピュータから、対象のドキュメントを削除できます。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。ファイルを開いている間に、ファイルが削除される場合があります。必要名ローカル・ファイルが意図せず削除されます。
ユーザーの Workplace ログイン情報が IS アカウントに一致しない場合、IS アカウントの情報を使用してログオンするように要求されます。将来の IS との通信のため、現在のブラウザー・セッションで Workplace にログインしている間、この情報は保存されます。
「参照」ページまたは「オーサー」ページを使用して、新しいドキュメントをフォルダーに追加できます。
ドキュメントを Workplace のフォルダーに追加するには
注意: 「ドキュメントの追加」アクションは、フォルダーの「情報」ページでも実行できます。
このプロファイルは Outlook アイテムをオブジェクト・ストアに追加するプロセスを決定します。サイト管理者によりサイト設定で作成されます。サイト設定で定義した設定内容によっては、ユーザーがプロファイルの設定を変更できる場合もあります。
注意: サイト管理者が定義したオプションの一部は非表示になる場合がありますが、このようなオプションで必須の手順は通常通り完了する必要があります。詳細については、サイト管理者にお問い合わせください。
プロファイルは「ドキュメントの追加」ウィザード、またはエントリー・テンプレートを使用して Outlook アイテムを追加するかどうかを指定します。「ドキュメントの追加」ウィザードでは、追加処理の実行に必要な情報が収集されます。エントリー・テンプレートでは情報の一部が事前に定義されていて、「ドキュメントの追加」ウィザードで追加処理中に表示されるページの一部、または全部が省略されます。また、複数の添付を追加する場合は、使用するプロファイルにエントリー・テンプレートが割り当てられていることを確認してください。エントリー・テンプレートを使用すると、追加処理の速度が向上します。また、追加する添付ごとにドキュメントの追加ウィザードを使用する必要がなくなります。
プロファイルに割り当てられたエントリー・テンプレートには、ドキュメント・クラスまたはドキュメント・サブクラスを割り当てることができます。ただし、割り当てたクラスまたはサブクラスによっては、.msg ファイルまたは .txt ファイルをオブジェクト・ストアに追加すると、From、To、CC など、特定の E メール・プロパティーが含まれる場合があります。例えば、Outlook のアイテムをオブジェクト・ストアに追加すると、ファイルをオブジェクト・ストアに追加したときに、To や Subject などの特定の E メール情報が E メールからクラスのプロパティーに自動的にマッピングされます。
ワークフローなど、別のプロセスを自動的に起動するエントリー・テンプレートの使用中に追加処理を取り消すと、この追加処理は取り消されます。ただし、自動プロセスは起動済みの状態のままです。
注:
使用するプロファイルでは、E メール・クラスと E メール・サブクラスに加え、ドキュメント・クラスとドキュメント・サブクラスも指定できます。オブジェクト・ストアに .msg ファイルまたは .txt ファイルを追加すると、From、To、CC などの E メール・プロパティーがクラスまたはサブクラスに含まれる場合があります。E メール・アドレスの表示形式は、SMTP アドレスによって決まります。例えば、From プロパティー・フィールドに表示される完全な E メール・アドレスは、JaneD@ibm.com や Doe, Jane[jdoe@ibm.com」などのようになります。
プロファイルの設定では、Outlook アイテムと添付との間にリンクを作成するかどうかを指定します。リンクの設定はサイト管理者が行います。
注意: サイト管理者がリンクの設定を有効にした場合は、メッセージと添付を追加する際に、ドキュメントを同じオブジェクト・ストアに追加する必要があります。
「レコードの宣言」オプションは、InfoSphere Enterprise Records 用に構成されたシステムでのみ使用できます。
このプロファイル設定では、「レコード管理」を有効にしている場合に、複数の添付がある Outlook アイテムを 1 つのレコードとして宣言するかどうかを指定します。この設定はサイト管理者が行います。
ドキュメントをオブジェクト・ストアに追加するには
オブジェクト・ストアに追加する Outlook アイテムを特定します。
「FileNet P8」メニューの「追加」をクリックします。「プロファイルの選択」ページが表示されます。このページでは、アイテムを追加するために使用するプロファイルを選択します。一部のプロファイルの設定は、変更することもできます。
注意: オフラインの Outlook フォルダーは Microsoft の独自形式の .PST ファイルに保存されるため、.PST ファイルに保存された E メール・アイテムは、Application Integration を使用して直接オブジェクト・ストアに追加することができません。代わりに、.PST 形式の E メールを Outlook の受信トレイに移動するか、オンラインの Exchange サーバー・ベースの別のフォルダーに移動してから、追加操作を完了します。