Überprüfen und Genehmigen von kritischen Akten

Die Überprüfung der kritischen Akten ist ein ein fortwährender Prozess in Verbindung mit einem wiederkehrenden Ereignis. Dieses Ereignis bestimmt die Häufigkeit der Prüfung von kritischen Akten. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfungs-Workflow für kritischen Akten ausgelöst. Die kritischen Akten, die für eine Überprüfung vorgesehen sind, erscheinen als Vorgangsobjekte im Posteingang des Prüfers und im öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval". Hinweise zur Auswahl des Vorgangsobjekts finden Sie unter "Der Genehmigungsschritt" weiter unten.

Prüfschritt

Allgemeine Informationen zum Abschließen dieses Workflow finden Sie unter Verwenden der Dispositions-Workflows.

Die Seite "Prüfschritt" enthält die Namen der betreffenden Einheiten, den Namen des Prüfers und das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Hier können Sie Prüfungskommentare und das aktuelle Datum eingeben, das später geändert werden kann.

So prüfen Sie kritische Akten:

  1. Geben Sie Ihre Anmerkungen in das Feld "Prüfungskommentare" ein.
  2. Klicken Sie bei Bedarf auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum, an dem die Einheit tatsächlich überprüft wird.
  3. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Genehmigungsschritt

Nach der Überprüfung wird auf der Seite "Genehmigungsschritt" die Genehmigung für kritische Akten erteilt. Die Seite enthält den Namen des Prüfers, der die Akten überprüft hat, sowie das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Der Schriftgutmanager kann hier die vom Prüfer eingegebenen Prüfungskommentare ändern.

So genehmigen Sie kritische Akten:

  1. Ändern Sie bei Bedarf die Anmerkungen im Feld "Prüfungskommentare" und geben Sie das Datum der nächsten Überprüfung in das Feld "Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum" ein.
  2. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Nach der Genehmigung kritischer Akten durch den Schriftgutmanager werden die Prüfungskommentare und das nächste Prüfungsdatum im System aktualisiert. Die nächste Prüfung wird dann für das angegebene Datum geplant.