Behandle et dokument

Du behandler dokumenter i et objektlager ved hjelp av handlinger som hjelper deg med å organisere dokumentene. Du kan arkivere dokumenter i mapper, flytte dokumenter til andre mapper eller slette dokumenter. Du kan også lagre mindre endringer i et dokument uten å sjekke inn dokumentet i et objektlager.

Arkivere og fjerne elementer

Du kan arkivere ett eller flere dokumenter, søk, tilpassede objekter eller skjemaer i flere mapper. Elementet dupliseres ikke i hver mappe, men hver mappe inneholder i stedet en referanse til det samme elementet. Det kan redigeres fra alle plasseringene hvis brukeren har tilgangsrettigheter til dem. Når du arkiverer dokumenter i integrerte Office 2007-applikasjoner ved hjelp av Integration for Microsoft Office, kopierer du dokumenter fra én plassering og limer dem inn på en annen.

Du kan også fjerne arkivelementer fra en bestemt mappe. Når du fjerner et arkivelement, tar du det ut av mappen det for tiden ligger i. Når du fjerner arkivelementet fra alle mappene det ligger i, blir det værende i objektlageret, men den eneste måten å finne det på, er å søke etter det. Hvis elementet ikke er arkivert i minst én mappe, kan du ikke finne det ved å bla gjennom.

Slik arkiverer du et element i en ny mappe Slik fjerner du et arkivelement fra en mappe
  1. Velg ett eller flere elementer som skal arkiveres.
  2. Velg riktig handling avhengig av klientapplikasjonen:
    • I en integrert Office 2007-applikasjon ved hjelp av Integration for Microsoft Office høyreklikker du på elementet du vil arkivere, og klikker på Kopier. Høyreklikk på mappen du vil arkivere elementet i, og klikk på Lim inn.
    • I Workplace høyreklikker du på elementet og klikker på File. Hvis du vil velge flere enn ett element, merker du av i boksene til venstre for elementene du vil arkivere. Hvis du vil velge alle elementene på siden, merker du av i boksen til venstre for tittelraden for elementlisten. På Handlinger-menyen klikker du på File.
  3. Velg mappen du vil arkivere elementet i.
  1. Naviger til arkivelementet du ønsker å fjerne.
  2. Velg handlingen Unfile avhengig av klientapplikasjonen:
    • I en integrert Office 2007-applikasjon ved hjelp av Integration for Microsoft Office høyreklikker du på elementet du vil fjerne, og klikker på Unfile.
    • I Workplace høyreklikker du på de valgte elementene og klikker på Unfile.
  3. Hvis elementet er arkivert i flere enn én mappe, velger du mappen du vil fjerne arkivelementet fra, og klikker deretter på Unfile.

 

Flytte elementer

Du kan flytte et dokument, en søkemal, et skjema eller et tilpasset objekt fra en mappe til en annen i det samme objektlageret. Når du flytter et dokument i integrerte Office 2007-applikasjoner ved hjelp av Integration for Microsoft Office, klipper du ut et dokument fra en plassering og limer det inn på en annen.

Slik flytter du et element

  1. Naviger til elementet du vil flytte.
  2. Velg riktig handling avhengig av klientapplikasjonen:
  3. Hvis elementet er arkivert i flere enn én mappe, velger du mappen du vil flytte elementet fra.
  4. Velg mappen du vil flytte elementet til.

Slette elementer

ADVARSEL  Når du sletter et element, for eksempel et dokument, fjernes det fullstendig fra elementlageret. Du kan ikke angre sletting, og en administrator kan ikke gjenopprette det slettede elementet.

Slik sletter du et element

  1. Naviger til elementet du vil slette.
  2. Gjør ett av følgende:
  3. Se gjennom resultatene. Hvis du slettet flere enn ett element og det vises en rød stjerne ved siden av et elementnavn, mislyktes slettingen. Klikk på stjernen for å se gjennom feilrapporten for det aktuelle elementet.

Lagre innhold

Når du har et utsjekket dokument, kan det hende at du ønsker å lagre mindre endringer uten å sjekke inn dokumentet i objektlageret igjen. Når du lagrer dokumentet, lagres også endringene, men dokumentet forblir utsjekket til deg.

Handlingen Save Content brukes også til å opprette og oppdatere et dokument med flere innholdselementer. Du finner mer informasjon om flerinnholdsdokumenter under Behandle flerinnholdsdokumenter.

MERK  Sørg for å sjekke inn dokumentet når du har fullført alle endringene. Hvis du avbryter utsjekkingen i stedet for å sjekke inn dokumentet, gjenopprettes den forrige versjonen av dokumentet, og alle lagrede endringer forkastes.

Slik lagrer du et dokument

Prosedyren for å lagre et dokument i Workplace er litt forskjellig fra prosedyren for å lagre et dokument i en integrert Microsoft® Office-applikasjon. Naviger til det utsjekkede dokumentet du ønsker å lagre, og gå til den aktuelle delen nedenfor for instruksjoner.