Einfügevorgänge

Wenn Ihre Microsoft® Office-Anwendungen und Ihre Outlook-Instanz über Integration for Microsoft Office integriert sind, können Sie einen Hyperlink zu einem ausgewählten FileNet P8-Dokument in ein geöffnetes Dokument einzufügen. Wenn die Office-Anwendungen über Application Integration integriert sind, können Sie einen Hyperlink, Objekte des Objektspeichers und Eigenschaftswerte einfügen.

Integration for Microsoft Office

Sie können einen Hyperlink zu einem bestimmten FileNet P8-Dokument innerhalb eines geöffneten Dokuments einfügen. Öffnen Sie das Dokument, in das Sie den Hyperlink einfügen wollen, und klicken Sie dann im Fenster Durchsuchen mit der rechten Maustaste auf das FileNet P8-Dokument, zu dem Sie einen Link herstellen wollen. Wählen Sie Link zu Dokument einfügen im Popup-Menü aus.

Application Integration

Office-Anwendungen

Die folgenden Aufgaben können in einer Office-Anwendung mit Application Integration vorgenommen werden:

Sie können Klassen- und Systemeigenschaftswerte in ausgecheckten Office-Dokumenten mithilfe der Seite Eigenschaft auswählen einfügen. Auf dieser Seite werden Name und Wert der Eigenschaft angezeigt und Sie wählen die Werte aus, die Sie einfügen möchten. Es wird jeweils nur ein Eigenschaftsname und -wert hinzugefügt. Die Werte, die Sie in Ihr Dokument einfügen, können auch aktualisiert werden.

Die Eigenschaftsinformationen, die Sie einfügen, werden der Reservierung und nicht mit aktuellen Version zugeordnet. Beachten Sie deshalb Folgendes:

Outlook

Sie können in ein Outlook-Element, z. B. eine E-Mail-Nachricht, Aufgabe oder Besprechungsanfrage, folgende Elemente einfügen:

Nicht alle Elemente des Objektspeichers können in ein Outlook-Objekt eingefügt werden. Sie können beispielsweise keine Ordner oder benutzerdefinierte Objekte einfügen. Die Elemente, die eingefügt werden können, werden vom Siteadministrator definiert. Außerdem werden Dokumente, deren Dateityp durch einen MIME-Typ definiert werden kann, unterstützt. Das Einfügen anderer Objekttypen, wie z. B. Such- oder Veröffentlichungsvorlagen, wird nicht unterstützt.

So fügen Sie Elemente des Objektspeichers als ein Hyperlink in Office oder Outlook ein:

  1. Öffnen Sie ein Dokument oder Outlook-Element, in das Sie ein Element einfügen möchten.
  2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Element einfügen möchten.

    HINWEIS Wenn Sie einen Hyperlink in eine Zelle in einer Excel-Tabelle einfügen, klicken Sie nicht doppelt auf die Zelle. Durch Doppelklicken auf die Zelle beginnt der Cursor zu blinken, was das Einfügen eines Hyperlinks verhindert. Dies ist eine Einschränkung seitens Microsoft. Wählen Sie statt dessen eine bestimmte Zelle durch einen einfachen Klick aus und fügen Sie dann den Hyperlink ein.

  3. Klicken Sie im Menü Einfügen oder Add-Ins auf FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT und zeigen Sie auf Hyperlink einfügen. Suchen Sie das Objekt, das Sie einfügen möchten.

    HINWEIS Der vollständig qualifizierte URL wie http://example:8080/Workplace/getContent?objectStoreName=Exam2.__.DS.__.Ora&objectType=document&id=current&vsId=%7B468CDD9D-2644-4760-857C-99A0951F98D0%7D kann angezeigt werden, wenn Sie einen Hyperlink einfügen, oder der einem Dokument zugewiesene Dokumentname, für den Sie einen Hyperlink einfügen, wird angezeigt, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist.

Office-Prozeduren 

So greifen Sie von einem eingefügten Hyperlink auf ein Element zu:

  1. Öffnen Sie ein Dokument, das einen Hyperlink zu einem Element enthält.

  2. Klicken Sie auf den Link. Gegebenenfalls müssen Sie sich bei einem System anmelden, um die Integration in Office-Anwendungen durchzuführen, bevor Sie auf das Element zugreifen können.

    HINWEIS Über ein PowerPoint-Dokument können Sie auf folgende Weise auf das Objekt zugreifen:

So fügen Sie Eigenschaften ein:

  1. Öffnen Sie das ausgecheckte Dokument.

  2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie einen Eigenschaftswert einfügen möchten.

    HINWEIS Wenn Sie einen Eigenschaftswert in ein Excel-Dokument einfügen, muss die Zelle leer sein, in die Sie diesen Wert einfügen. Enthält die Zelle bereits Informationen, wird der eingefügte Eigenschaftswert nicht angezeigt.

  3. Klicken Sie im Menü Einfügen oder Add-Ins auf FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT und zeigen Sie auf Eigenschaften einfügen. Die Seite Eigenschaft auswählen wird angezeigt. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die in das Dokument eingefügt werden soll.

So ändern Sie Eigenschaften:

  1. Öffnen Sie das ausgecheckte Dokument.

  2. Klicken Sie im Menü Einfügen oder Add-Ins auf FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT und zeigen Sie auf Eigenschaften aktualisieren. Die Seite Eingefügte Eigenschaften wird angezeigt, auf der Sie die zu aktualisierenden oder zu löschenden Eigenschaften auswählen können. Sie können mehrere Eigenschaften auswählen.

 

Outlook-Vorgänge

So fügen Sie Elemente des Objektspeichers ein:

  1. Öffnen Sie das Outlook-Element, in das Sie das Element einfügen möchten, und setzen Sie den Cursor an die Stelle im Outlook-Element, an der Sie das Element einfügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Einfügen oder Add-Ins auf FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT und zeigen Sie auf Objekt einfügen. Die Seite Element auswählen wird angezeigt. Wählen Sie das Element aus, das in die Nachricht eingefügt werden soll.

So greifen Sie von einem eingefügten Hyperlink auf einen Objektspeicher zu:

So fügen Sie eine Eigenschaftenseite ein:

  1. Öffnen Sie das Outlook-Element, in das Sie die Eigenschaftsinformationen eines Dokuments einfügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Einfügen oder Add-Ins auf FileNet P8 oder IBM FileNet Workplace XT und zeigen Sie auf Eigenschaftenseite einfügen. Die Seite Element auswählen wird angezeigt. Wählen Sie das Element aus, aus dem die Eigenschaftsinformationen eingefügt werden sollen. Die Eigenschaftsinformationen werden als HTML-Dokument angefügt und enthalten eine druckfreundliche Übersicht der Eigenschaftsinformationen des Objekts.