Belge eklenmesi

Bir ya da daha çok belgeyi seçip bir nesne deposuna ekleyebilirsiniz. Bunun için ekleme işlemini kullanabilir ya da belgeleri Eklenecek dosyaları buraya sürükleyin kısmına sürükleyebilirsiniz. Bir kerede tek bir belge eklemek için Belge Ekle ya da İleri Düzey Belge Ekle işlemini kullanın. Aynı anda birden çok belge eklemek için belgeleri sürükleyin.

Belgeleri, Integration for Microsoft Office kullanan tümleştirilmiş bir Microsoft® Outlook ya da Microsoft® Office uygulamasından da ekleyebilirsiniz. Ekleme işlemi, nesne deposuna hangi belgeleri eklemek istediğinizi belirtmenizi sağlar. Ayrıca, belgeyle ilgili bilgileri tanımlayan özellikleri de atar.

Yeni belge ekleme sürecini hızlandırmak için, siz ya da bir denetimci varsayılan bilgi sağlayan bir giriş şablonu tasarımlayabilirsiniz. Örneğin, otomatik olarak belge sınıfını ya da diğer belge özelliklerini atamak için bir giriş şablonu kullanabilirsiniz. Giriş şablonu, belirli bir klasörle ilişkilendirilebilir. İlişkili bir giriş şablonu olan bir klasöre bir nesne eklediğinizde, standart sihirbaz yerine otomatik olarak giriş şablonu kullanılır. Klasörle birden fazla giriş şablonu ilişkilendirilirse, kullanmak istediğiniz giriş şablonunu seçebilirsiniz. Giriş şablonlarıyla ilgili ek bilgi için Giriş şablonlarıyla çalışma başlıklı konuya bakın. Giriş şablonlarını bir klasörle ilişkilendirmeyle ilgili ek bilgi için Giriş şablonlarını klasörlerle ilişkilendirme başlıklı konuya bakın.

Kendisiyle ilişkilendirilmiş bir ya da daha çok giriş şablonu olan bir klasöre birden çok belge ekliyorsanız, Workplace XT seçtiğiniz belgeleri nesne deposuna eklemeden bunlarla çalışmanıza olanak verir. Örneğin, belgelerinizi eklemeden önce belirli belgeleri kaldırabilirsiniz.

Bir belgeyi bir nesne deposuna ekledikten sonra, araç çubuğu ya da İşlemler düğmesiyle erişebileceğiniz işlemleri kullanarak belgeyi yönetebilirsiniz. Örneğin, belgeyi nesne deposundan dışarı alıp değiştirebilir ve nesne deposuna geri verebilirsiniz. Belgeniz izlenen bir belgeyse, eklemekte olduğunuz belgenin yerel kopyasını otomatik olarak silebilirsiniz.

Ekleme sihirbazları

Site denetimciniz Yazma sayfası görüntüsü site tercihini ayarlayarak, belge düzenlemek için kullanabileceğiniz işlemleri belirler. Site tercihi ayarına bağlı olarak iki seçenek kümeniz (Belge Ekle ve İerli Düzey Belge Ekle ile ve İleri Düzey Aç) ya da tek bir seçenek kümeniz (Belge Ekle ve ) olabilir. İleri düzey işlemler (kullanılabiliyorsa), araç çubuğunda ya da beliren menüde Ek İşlemler seçeneği altında görüntülenir.

Ekleme işlemini başlatmak için

Belge seçilmesi

Yerel olarak makinenizde saklanan belgeleri ekleyebileceğiniz gibi, ortamınızın dışında (örneğin bir web sayfasında) bulunan bir belgeyi de yolunu belirterek ekleyebilirsiniz. Girdiğiniz yol var olmayan bir belgeyi gösterirse, içeriği olmayan bir belge ekleneceğini unutmayın. Elektronik olarak saklanamayan, ancak bir özellikler derlemi ile gösterilip izlenebilen bir dış öğeyi de ekleyebilirsiniz. Bir eğitim DVD'leri dizisi, bu tip bir belge örneği olarak gösterilebilir.

EKRAN OKUYUCU İPUCU Tip listesinden farklı bir tip seçerseniz, sayfadaki seçenekler değişir.

Belgeniz izlenen bir belgeyse Yerel Dosyayı Sil görüntülenir. Geri vermekte olduğunuz belgenin yerel kopyasının, ekleme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız bu seçeneği belirleyin. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı saklayın ve kapatın. Bu seçeneğe ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.

Dosya açıkken silinen bir dosyayla karşılaşabilirsiniz. Bu durum, yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirtmenizden sonra ortaya çıkabilir.

NOT  Integration for Microsoft Office ya da Application Integration kullanan tümleştirilmiş bir Office uygulamasından, bir belgeyi nesne deposuna eklemeden önce seçersiniz.

Giriş şablonu seçilmesi

İlişkili bir ya da daha fazla giriş şablonu bulunan bir klasöre belge ekleyebilirsiniz. Kullanmak istediğiniz giriş şablonunu Giriş şablonu listesinden seçmeniz gerekir. Bir kerede birden çok belge ekliyorsanız giriş şablonu seçemezsiniz. Onun yerine, belgeler dosya tipi kategorisi temelinde gruplanır ve eklemek istediğiniz belgeleri seçersiniz.

Özellik atanması

Özellikler, ekleyeceğiniz belgeye ilişkin bilgileri tanımlar (belgenin nesne deposundaki yeri ve belgeye atanan sınıf ve özellik değerleri gibi). Belgeyi giriş şablonu kullanarak eklerseniz, özelliklerin bazıları ya da tümü sizin için önceden tanımlanmış olabilir. Klasör seçimi gerektir site tercihi ayarına bağlı olarak, belgeleri belirli bir klasöre ya da doğrudan nesne deposuna ekleyebilirsiniz. Belgenin sınıfını, belgeye atanan özellikler denetler. Ek bilgi için Özelliklerle çalışma başlıklı konuya bakın.

NOTLAR 

Bileşik belgeler

Eklenen belgeyi bileşik bir belgenin üst belgesi olarak ayarlama seçeneğiniz vardır. Bunun yanı sıra, üst belgeyle alt belgeleri ilişkilendirebilirsiniz. Sürükleme yöntemini kullanarak ya da İleri Düzey Belge Ekle işlemi de varken Belge Ekle işlemini kullanarak belge ekliyorsanız bileşik belge seçeneği yoktur.

Sürümler

Varsayılan olarak, belge ana sürüm olarak eklenir. Ana sürüm genellikle tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

Güvenlik

İsteğe bağlı olarak, güvenlik kısmını genişleterek güvenlik erişim haklarını ve izinleri değiştirebilirsiniz. İleri Düzey Belge Ekle işlemi de varken Belge Ekle işlemini kullanarak belge ekliyorsanız bu seçenek yoktur; belge, belge sınıfıyla ilişkilendirilmiş varsayılan güvenlik erişim haklarını ve izinleri alır.

Sınıflandırılmış belgeler

Records Manager kuruluysa, sınıflandırılmış belge sınıfı seçerek, sınıflandırılmış belgeleri bir kayıt nesne deposuna ekleyebilirsiniz. Sınıflandırma değerlerini gereksinimlerinize göre güncelleyin.

Sürükleme işleminin iptal edilmesi

Belgeleri sürüklerken belgeler aşağı yüklenmeye başladıktan sonra işlemi iptal ederseniz, iptal işleminden önce işlenmiş olan belgeler nesne deposuna eklenir.