문서 및 레코드 관리

레코드 관리는 회사에서 회사 레코드로 보관해야 할 문서를 식별하고, 레코드가 보존되는 이유, 레코드 보존 기간 및 최종 처리를 할 수 있는 사용자를 식별하기 위한 보존 스케줄을 개발하는 프로세스입니다. 레코드 관리는 내부 사용자 또는 외부 감사자가 참조를 위해 적절한 기간 동안 중요한 레코드를 사용할 수 있도록 해줍니다. 또한 레코드 관리는 문서(및 문서의 특성)에 대한 추가적인 보안을 정의하여 승인된 사용자만 핵심 비즈조치스 데이터에 대한 액세스를 가지도록 하고 일단 데이터가 레코드로 되면 데이터를 더 이상 변경할 수 없게 합니조치. 대부분의 경우 정부 준수 규정 및 회사 지침이 레코드가 될 항목을 결정하고 레코드의 구성, 분류 및 보존 방식을 결정합니다.

사이트 관리자는 Workplace가 선택적 InfoSphere Enterprise Records 애플리케이션에 대해 작동하도록 구성할 수 있습니다. Workplace에서 회사 레코드인 문서를 식별할 수 있습니다. 그런 다음 InfoSphere Enterprise Records는 문서에 추가 특성 및 보안을 적용하고 레코드로 선언 절차 중에 지정한 추가 폴더 위치에 문서를 보관합니다. 문서가 레코드로 되고 나면 문서의 원래 소유자 및 다른 사용자들은 더 이상 해당 문서에 대해 동일한 액세스 권한을 가질 수 없습니다.

레코드를 올바르게 식별하는 프로세스를 더 간단하게 하기 위해 관리자는 사이트의 '레코드로 선언' 입력 템플리트를 작성할 수 있습니다. 이 템플리트는 사전 정의된 레코드 카테고리나 위치 및 특성 값을 제공하여 레코드를 식별하는 프로세스를 능률화할 수 있습니다.

문서에 두 개 이상의 버전이 있는 경우 다음과 같이 문서 시리즈에 대한 레코드를 작성하는 방법에 관한 몇 가지 선택사항이 있습니다.

사이트에 대해 InfoSphere Enterprise Records가 구성되면 레코드로 선언 액세스 역할의 구성원인 사용자에게는 문서를 추가하거나 체크인할 때 확인 페이지에 레코드로 선언 단추가 표시됩니다. 레코드로 선언 및 버전을 레코드로 선언 수행은 레코드로 선언되지 않은 문서 버전에 대한 정보 페이지와 팝업 메뉴에 나열됩니다.

문서 버전은 한 번만 레코드로 선언될 수 있습니다. 버전이 이미 레코드로 선언되었는지 여부를 확인하려면 다음 중 하나를 수행합니다.

참고  방금 선언된 문서의 팝업 메뉴에 레코드로 선언이 표시되는 경우 경로의 마지막 항목을 클릭하여 메뉴를 새로 고칩니다.

혼합 문서(DITA 문서 포함)

문서를 선언하는 경우 문서가 혼합 문서의 일부이면 문제가 발생할 수 있습니다. 상위에 하위 문서를 추가하는 경우 설정이 연관 문서의 정상적인 처리 스케줄을 방해하도록 지정될 수 있습니다. 문서(상위 또는 하위)의 삭제를 방해하는 설정은 문서가 삭제될 때 문서 삭제의 정상적인 스케줄을 방해할 수 있습니다. 마찬가지로, 상위가 삭제된 경우 하위 문서를 삭제하도록 지정하면 하위 문서의 정상 처리 프로세스를 방해할 수 있습니다. 다양한 설정 결과에 대한 자세한 내용은 IBM InfoSphere Enterprise Records 구성을 참조하십시오.

참고  DITA 파일 기능을 사용하는 모든 애플리케이션은 컴포넌트를 혼합 문서로 작성합니다. 따라서 혼합 문서에 적용된 규칙은 DITA 파일에도 동일하게 적용됩니다.

혼합 문서 상위에는 특수 아이콘이 있기 때문에 쉽게 식별할 수 있으며 레코드로 선언하기 전에 해당 하위 및 링크를 탐색할 수 있습니다. 적절한 특성 수정 권한이 있으면 상위 문서를 레코드로 선언한 후 나중에 추가적인 하위를 상위 문서에 추가할 수 있습니다. 하위 문서와 연관된 설정을 변경할 수도 있습니다. (이 작업을 수행하려면 다음 절차에서 링크 정보 대신 하위 수정을 선택합니다. )

하위 문서에는 특수 아이콘이 없습니다. 예상치 못한 결과를 방지하려면 다음을 수행하는 것이 좋습니다.

  1. 다른 기존 문서를 레코드로 선언하기 전에 기존 문서의 정보 가져오기 아이콘을 클릭합니다.
  2. 상위 문서 보기를 선택합니다.
  3. 상위가 있는 경우 해당 정보 가져오기 아이콘을 클릭합니다.
  4. 해당 하위 문서 보기를 선택합니다.
  5. 레코드로 선언할 하위 문서의 조치 메뉴에서 링크 정보를 선택합니다.
  6. 상위를 삭제할 때 삭제삭제 방지에 대한 설정을 기록합니다.
  7. 이 문서를 레코드로 선언할지 여부를 결정하려면 IBM InfoSphere Enterprise Records 구성을 참조하십시오.
문서를 레코드로 선언

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