Registros de arquivos

Quando você arquiva um registro, cria uma referência para aquele registro em uma outra localização dentro do mesmo plano de arquivo.O registro não é duplicado.Isto significa que ao invés de criar uma cópia do registro, você cria uma referência para o registro, que aponta para o registro em sua localização original.Você somente pode arquivar um ou mais registros ao mesmo tempo.

Ao arquivar um registro, você deve ter o seguinte em mente:

Implicações de segurança ao arquivar registros

Quando um registro é declarado para mais de um contêiner, você pode especificar uma segurança pai durante a declaração.O arquivamento do registro em outra pasta após a declaração não muda a segurança pai, desde que o contêiner seja mantido e o registro permaneça arquivado nesse contêiner.Você pode visualizar qual contêiner é a segurança pai ao selecionar a página de informações Arquivado em.Para obter detalhes adicionais, consulte Arquivar registros no tópico Segurança.

Implicações de disposição ao arquivar registros

Quando um registro é arquivado no contêiner pai que tem diferentes agendas de disposição, o ponteiro para o registro é afetado pela agenda de disposição de seu pai.Portanto, se um contêiner pai tiver uma agenda de 5 anos e outro pai uma agenda de 2 anos, após dois anos, o registro não mais irá aparecer no pai com o registro de 2 anos, mas ainda aparecerá no pai com a agenda de 5 anos.

Para arquivar um ou mais registros

  1. Procure ou pesquise pelos registros que você precisa arquivar.
  2. Selecione as caixas de verificação à esquerda dos nomes.
  3. No menu Multi-seleção de ações, selecione Arquivar.(Você também pode clicar com o botão direito do mouse em um único registro e selecionar Arquivar no menu de contexto).
  4. Navegue para o local apropriado no plano de arquivo onde deseja arquivar os registros clique em Arquivar.
  5. Uma mensagem de confirmação é exibida para verificar a conclusão da ação Arquivar.Clique em OK para retornar para o plano de arquivo.

NOTA  Para ver onde que uma entidade está arquivada, selecione a visualização Arquivado em de suas páginas de informações.