Le impostazioni generali per le preferenze Autore determinano il comportamento di default per l'aggiunta o il check-in di documenti e la visualizzazione o meno della pagina di sicurezza.
La preferenza Aggiungi come versione principale determina l'impostazione di default dell'opzione Aggiungi come versione principale per l'aggiunta di un nuovo documento. Il valore di default è No (il documento viene aggiunto come versione secondaria). L'utente può ignorare tale impostazione durante l'aggiunta di un documento.
La preferenza Check-in per versione principale determina l'impostazione di default dell'opzione Check-in per versione principale per il check-in di un documento. Il valore di default è No (il documento viene sottoposto a check-in come versione secondaria). L'utente può ignorare tale impostazione durante il check-in di un documento.
In passato i dati sono stati organizzati in strutture di cartelle e gli utenti sfogliano le cartelle per trovare i dati. Per fare questo, devono comprendere la struttura delle cartelle. Con l'evoluzione della tecnologia di ricerca, si tende a indicizzare tutto il contenuto e a definire criteri di ricerca anziché esplorare le strutture di cartelle. Non c'è quindi la necessità di richiedere documenti e oggetti personalizzati da archiviare nelle cartelle.
Content Engine consente di aggiungere un documento o un oggetto personalizzato a un archivio oggetti senza dover specificare la cartella in cui archiviarlo. Per trarre vantaggio da tale funzione, impostare la preferenza Richiedi selezione cartella su No. Gli utenti possono quindi aggiungere nuovi documenti senza dover specificare la cartella in cui inserirli.
La preferenza sito Visibilità pagina sicurezza determina se la pagina Sicurezza viene visualizzata durante l'esecuzione di determinate operazioni. Il valore di default è Mostra.
Quando la preferenza è impostata su Nascondi, l'utente non può visualizzare o definire le impostazioni di sicurezza durante l'esecuzione delle seguenti operazioni:
I nuovi oggetti acquisiscono le impostazioni di sicurezza di default definite in Enterprise Manager. Analogamente, le nuove versioni dei documenti acquisiscono le impostazioni di sicurezza della versione precedente.
Indipendentemente dall'impostazione della preferenza, un utente può visualizzare la pagina delle informazioni sulla sicurezza durante la visualizzazione delle proprietà di un documento e modificare le proprietà di sicurezza se i diritti di accesso per il documento lo consentono.
L'impostazione della preferenza su Nascondi non ha alcun effetto sulle procedure guidate e gli applet a cui è possibile accedere mediante la sezione Strumenti avanzati della pagina Autore di Workplace.