毎日の作業では、多くの種類のドキュメントを処理する必要があります。例えば、ドキュメントの作成、ドキュメントのレビュー、ドキュメントのファイリング、別のフォルダーへのドキュメントの移動、ドキュメントの更新、またはドキュメントの削除を実行できます。処理するドキュメントは、ワープロで作成したファイル、スプレッドシート・ファイル、またはその他の任意の電子ファイルが可能です。また、ドキュメントは、CD、DVD、書籍、その他の物理的なデバイスなど、追跡するアイテムを表すドキュメントのプロパティーの集合の場合もあります。
ほとんどの場合、新しいドキュメントの追加または既存のドキュメントのチェックアウトなど、ドキュメントに関連して実行するアクションは、ドキュメントのタイプに関わりなく同様に機能します。ただし、いくつかのタイプのファイルでは特定の機能を使用します。例えば、公開テンプレートは、上級ユーザーが「Publishing Designer」アプリケーションを使用して作成できるドキュメントの特定のクラスです。「Publishing Designer」アプリケーションでは、公開するテンプレート・ファイルの追加、チェックイン、チェックアウトが実行されますが、これらのアクションはファイルで直接実行できません。ただし、「参照」または「検索」を使用してファイルを検索し、適切なアクセス権限があれば、そのファイルのプロパティーの情報を表示できます。
フォーム・データはもう 1 つの特定のドキュメントのタイプです。サイトに eForms がインストール済みで有効になっている場合、その他のタイプのドキュメント以外にもフォームを使用して作業できます。フォーム・データに対して追加、チェックアウト、チェックイン、ダウンロード、または保存の各アクションを直接実行することはできません。その代わりに、フォーム・データのドキュメントを開くときに、ドキュメントが自動的にチェックアウトされます。詳細については、「FileNet P8 eForms に関する作業」を参照してください。
Workplace XT では、ドキュメントおよびそのプロパティーとセキュリティーを管理するための多くのツールがあります。次に例を示します。
以下のトピックでは、ドキュメント管理を簡潔かつ柔軟にするためのさまざまなツールの使用法について説明します。