申报已分类的物理记录

您在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中浏览归档计划对象库时,请单击“申报物理记录” 以启动“记录申报”向导。该向导由三个步骤组成:

对记录进行分类

  1. 单击“选择类”。向导将打开“记录类选择”页面。
  2. 在缺省情况下,仅“标记记录”类可用。如果您的站点已添加其他类,请选择相应的类并单击“接受”
  3. 指定归档计划位置。
    1. 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,单击“添加新项”。要除去归档计划位置,请单击其描述下方的“除去”

      在 Workplace 中,单击“选择归档计划位置”
    2. 浏览至位置中的相应级别并选中复选框。

      如果您先前已创建快捷方式,您可以选择“快捷方式”并从列表中进行选择。选中您要使用的位置的复选框并单击“添加至选择内容”

      您可以单击“搜索”来搜索位置。选择“标题”“归档计划标识符”。缺省运算符为“like”,此运算符允许您搜索名称的部分内容。输入文本字符串并单击“搜索”

    3. 选定位置后,请单击“添加至选择内容”
    4. 对于常用位置,请单击“添加至快捷方式”。在将来的申报中,您可以从“快捷方式”视图中选择位置,而不必在“浏览”视图中浏览。
    5. 单击“接受”
  4. 单击“下一步”以继续“设置属性”步骤。

设置属性

  1. 提供属性字段中所需的信息。必填字段会根据您选择的类的不同而有所不同。缺省“标记记录”类中的必填字段为:
  2. 如果您要申报的记录是其他记录的回执,请单击“ReceiptOf”,然后浏览至并选择作为回执源的已分类记录。回执将记录已分类的记录,但回执通常不被分类。有关回执的更多信息,请参阅回执
  1. 单击“下一步”

设置分类属性

  1. 要选择安全性分类指南(SCG)或源文档,请单击“派生自”。此步骤为可选步骤。

    注意:当您在“派生自”页面上单击“接受”时,IBM InfoSphere Enterprise Records 会将摘要中显示的所有字段中的数据(包括空白)复制至“设置分类属性”步骤的相应字段。如果您先前已在这些字段中输入过其他数据,而现在仅仅是对“派生自”页面上的信息进行审阅,请单击“取消”(而不是“接受”)以保留手动输入的数据。

  2. 通过从下拉菜单中选择“最高机密”“机密”“保密”,为“初始分类”指定一个值。

    注意:如果您有权在初始分类级别查看各个项,那么在缺省情况下,“当前分类”的值与“初始分类”的值相同。否则,您需要指定您的安全性许可所在级别的值。

  3. 单击“分类原因”。IBM InfoSphere Enterprise Records 将打开“选择值”页面,您可以在该页面中添加和除去“分类原因”。
    1. 要添加分类原因,请单击“添加新值”,并选择“活动”(对于新记录)或“停用”(对于旧记录)。
    2. 从选项列表中选择原因并单击“接受”
    3. 继续根据需要添加原因。
    4. 要除去某个原因,请突出显示该原因,然后单击“除去所选项”图标:“除去所选项”图标
    5. 完成选择后,请单击“接受”
  4. 在“分类代理”字段中,输入目前管理物理记录的代理名称,例如国防部。
  5. 填写所有剩余的可选字段。
  6. 输入所需信息后,请单击“完成”