Mit dem Löschen einer Akte wird das Dokument gelöscht, das als Akte deklariert wurde. Die Metadaten einer Akte werden standardmäßig zur selben Zeit gelöscht, aber Sie können die Metadaten der Akte auch beibehalten. Sie können die Metadaten der Akte beibehalten, um sie in eine XML-Datei zu exportieren und die Metadaten der Akte später zu löschen. Zur Aufbewahrung der Metadaten muss der Aktenplan entsprechend konfiguriert sein. Siehe Konfigurieren zur Aufbewahrung von Metadaten.
Eine Akte wird vernichtet, wenn sie das Ende ihres Aufbewahrungszeitraums erreicht und vom System ausgesondert wird. Bei Bedarf kann ein Schriftgutadministrator sie auch manuell löschen.
Gemäß DoD-Standards ist auch ein Schriftgutmanager zum Löschen von Akten befugt. Im Gegensatz dazu darf ein Schriftgutmanager nach PRO-Standard keine Akten aus dem Objektspeicher löschen.
So löschen Sie eine einzelne Akte:
So löschen Sie eine oder mehrere Akten: