Déclarer un enregistrement électronique classifié
Seuls les utilisateurs affectés au groupe Utilisateurs d'enregistrements peuvent déclarer des enregistrements électroniques classifiés de Workplace ou Workplace XT.
Pour déclarer un enregistrement électronique classifié de Workplace ou Workplace XT, lancez l'assistant Déclaration d'enregistrement en effectuant l'une des actions suivantes :
- Sélectionnez Déclarer en tant qu'enregistrement sur la page de confirmation après avoir ajouté ou restitué un document.
- Sélectionnez Déclarer en tant qu'enregistrement depuis le menu de contexte d'un document ou sur la page Informations de propriétés.
Dans l'assistant Déclaration d'enregistrement :
- Sélectionnez la case d'option Déclarer un enregistrement classifié et cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Sélectionner une classe.
- Sélectionnez une librairie, puis cliquez sur Accepter.
Les étapes restantes de l'assistant comprennent :
- Enregistrement de catalogue
- Définir les propriétés
- Définition les propriétés de classification
Enregistrement de catalogue
- Sélection de la classe appropriée Pour les enregistrements électroniques, sélectionnez Enregistrement électronique ou l'une de ses sous-classes fournies par les administrateurs.
- Cliquez sur Sélectionner l'emplacement du plan de fichiers et rendez vous au niveau approprié du plan de fichiers.
- Le navigateur est sélectionné par défaut, mais vous êtes libre d'utiliser les autres options du panneau de gauche.
- Si vous avez déjà créé des raccourcis, vous pouvez sélectionner Raccourcis et faire votre choix à partir de cette liste. Cochez la case des emplacements que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Ajouter à la sélection. Les raccourcis que vous n'utilisez plus peuvent être supprimés de la liste en cochant la case en face d'eux et en cliquant sur Supprimer raccourci.
- Si vous connaissez une partie du nom de l'entité, cliquez sur Rechercher. Sélectionnez soit Titre ou Identificateur de plan de fichiers. L'opérateur par défaut est "LIKE". Il vous permet de rechercher une partie du nom. Saisissez ensuite une chaîne de texte et cliquez surRechercher.
- Cochez la case d'une ou plusieurs catégories et cliquez sur Ajouter à la sélection. Cliquez sur Supprimer pour chaque emplacement ayant été ajouté par erreur. Cliquez sur Ajouter au raccourcis pour ajouter l'un de ces emplacements à votre liste de raccourcis.
- Lorsque votre liste d'emplacements est complète, cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Définir les propriétés.
Définir les propriétés
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Les champs requis dans la classe Enregistrement électronique sont les suivants :
- Type de support : Saisissez le type de support, par exemple fichier électronique.
- Format : Saisissez le format, par exemple texte, PDF, ou Word.
- Auteur/créateur : Saisissez le nom de la personne qui a créé le fichier ou en est le propriétaire.
- Objet : Saisissez une brève description du contenu.
- Date de publication : Saisissez la date de création du fichier.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un autre enregistrement, cliquez sur Accusé réception de, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié à la source de cet accusé de réception. Les accusés ne sont toutefois pas classifiés. Pour plus d'informations sur les accusés de réception, consultez la rubrique Accusés de réception.
- Cliquez sur Suivant après avoir saisi les informations nécessaires dans l'étape Définir les propriétés. L'assistant ouvre l'étape Définir les propriétés de classification.
Définir les propriétés de classification
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Pour sélectionner un guide de classification de sécurité (SCG) ou un document source, cliquez sur Dérivé de. Cette étape est facultative.
- Pour sélectionner un SCG, une section SCG ou une rubrique SCG, cliquez sur Ajouter nouveau dans la zone des guides de classification de sécurité et sélectionnez l'élément SCG souhaité. La sélection d'un élément SCG permettra de renseigner la propriété de l'enregistrement Dérivé de avec le nom du SCG, la date à laquelle ce SCG a été émis et le créateur du SCG.
- Pour sélectionner un document source, cliquez sur Ajouter nouveau dans la zone Documents source, puis saisissez une description du document source dans la boîte de texte. Un document source ne vous apporte aucune information supplémentaire, il vous faudra donc remplir les champs nécessaires dans l'étape Définir les propriétés de classification.
- Pour supprimer un guide de classification de sécurité ou un document source, cochez la case qui lui correspond dans la colonne Supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
- Une fois que vous avez ajouté ou supprimé les guides de classification et les documents source souhaités, cliquez sur Accepter.
REMARQUE Lorsque vous cliquez sur Accepter sur la page Dérivé de , IBM InfoSphere Enterprise Records copie les données de toutes les zones figurant dans le résumé (y compris les zones vierges) dans les zones correspondantes de l'étape Définir les propriétés de classification.
Si vous aviez déjà saisi d'autres données dans ces zones et que vous êtes juste à la recherche des informations sur la page Dérivé de, cliquez sur Annuler (au lieu d'Accepter) pour conserver les données saisies manuellement.
- Si vous n'avez pas choisi de guide, vous devez spécifier une valeur pour la zone Classification initiale en sélectionnant Top secret, Secret ou Confidentiel dans le menu déroulant.
REMARQUE Les valeurs par défaut de la Classification actuelle
sont les mêmes que celles de la classification initiale si vous êtes habilité à voir les éléments de ce niveau. Dans le cas contraire, vous devez spécifier une valeur pour le niveau auquel vous êtes autorisé.
- Si vous n'avez saisi aucun guide, cliquez sur Causes de la classification.
- Cliquez sur Ajouter la nouvelle valeur.
- Cliquez sur Active ou Désapprouvée puis sélectionnez une valeur appropriée.
- Cliquez sur Accepter.
- Ajoutez autant de valeurs que nécessaire.
- Pour supprimer une valeur, mettez-la en surbrillance et cliquez sur l'icône Supprimer les éléments sélectionnés :

- Lorsque vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur Accepter.
- Dans le champ Agence de classification, saisissez le nom de l'agence qui est actuellement chargée de gérer l'enregistrement (par exemple, Département de la défense).
- Renseignez les champs facultatifs restants.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
REMARQUES
- L'interface utilisateur d'IBM InfoSphere Enterprise Records ne possède pas de mécanisme permettant de déclarer toutes les parties d'un document composite comme enregistrement unique. Il est cependant possible de déclarer comme enregistrements des documents enfants ou parents individuels. Vous pouvez aussi rassembler ultérieurement dans un document composite des documents déjà déclarés comme enregistrements. Certains paramètres de documents composites (comme Empêcher la suppression, ou Supprimer l'enfant lorsque le parent est supprimé) peuvent gêner l'élimination d'un enregistrement. Pour cette raison, IBM InfoSphere Enterprise Records ne prend pas en charge l'élimination des enregistrements qui font partie d'un document composite.
- Toutes les applications utilisant les fonctionnalités des fichiers DITA (Darwin Information Typing Architecture) créent les composants sous forme de documents composites. Ainsi, les différences qui s'appliquent aux documents composites, décrites dans la remarque ci-dessus, s'appliquent également aux fichiers DITA.