Die Überprüfung der kritischen Akten ist ein ein fortwährender Prozess in Verbindung mit einem wiederkehrenden Ereignis. Dieses Ereignis bestimmt die Häufigkeit der Prüfung von kritischen Akten. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfungs-Workflow für kritischen Akten ausgelöst. Die kritischen Akten, die für eine Überprüfung vorgesehen sind, erscheinen als Vorgangsobjekte im Posteingang des Prüfers und im öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval". Hinweise zur Auswahl des Vorgangsobjekts finden Sie unter "Der Genehmigungsschritt" weiter unten.
Allgemeine Informationen zum Abschließen dieses Workflow finden Sie unter Verwenden der Dispositions-Workflows.
Die Seite "Prüfschritt" enthält die Namen der betreffenden Einheiten, den Namen des Prüfers und das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Hier können Sie Prüfungskommentare und das aktuelle Datum eingeben, das später geändert werden kann.
So prüfen Sie kritische Akten:
Nach der Überprüfung wird auf der Seite "Genehmigungsschritt" die Genehmigung für kritische Akten erteilt. Die Seite enthält den Namen des Prüfers, der die Akten überprüft hat, sowie das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Der Schriftgutmanager kann hier die vom Prüfer eingegebenen Prüfungskommentare ändern.
So genehmigen Sie kritische Akten:
Nach der Genehmigung kritischer Akten durch den Schriftgutmanager werden die Prüfungskommentare und das nächste Prüfungsdatum im System aktualisiert. Die nächste Prüfung wird dann für das angegebene Datum geplant.