In Workplace stehen Assistenten für das Hinzufügen der verschiedenen Objekttypen zur Verfügung. Diese Assistenten sind fast identisch, werden jedoch in den folgenden Hilfethemen und in Ordner hinzufügen separat behandelt: Sie können über die Informationsseite oder die Seite "Autor > Allgemeine Werkzeuge" auf diese Assistenten zugreifen.
Der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten bzw. zum Hinzufügen von Objekten fügt einem Objektspeicher ein neues Dokument bzw. ein benutzerdefiniertes Objekt hinzu. Wenn Sie ein neues Dokument oder ein benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, müssen Sie den Speicherort, die Dokumentklasse, Eigenschaften und die Berechtigungen für das Dokument bzw. benutzerdefinierte Objekt einstellen. Als letzten Schritt beim Hinzufügen eines Dokuments wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, es sei denn, Sie fügen ein Dokument über eine Office-Anwendung oder über Outlook hinzu.
TIPP Anstatt den Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten zu verwenden, können Sie eine Erfassungsvorlage auswählen und verwenden, um das Hinzufügen von Dokumenten zu beschleunigen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten.
Außer dem Hinzufügen von Dokumenten mithilfe eines Assistenten und über eine integrierte Office-Anwendung oder Outlook haben Sie noch die Möglichkeit, ein Dokument zu einem Ordner hinzuzufügen.
So starten Sie den Assistenten:
HINWEISE
HINWEIS Da Outlook-Offline-Ordner in PST-Dateien, einem Microsoft-spezifischen Format, abgelegt werden, können Sie mithilfe von Application Integration E-Mail-Elemente, die in solchen Dateien gespeichert sind, Objektspeichern nicht direkt hinzufügen. Statt dessen müssen Sie diese E-Mails zuerst in Ihren Outlook-Posteingang oder einen anderen Exchange-Server-basierten Online-Ordner zurückspeichern und dann den Hinzufügevorgang abschließen.
Möglicherweise wird am Ende im Assistenten eine Bestätigungsseite angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in Aufforderung zur Bestätigung.
Klicken Sie auf einen der folgenden Schritte im Assistenten, um weitere Informationen aufzurufen:
Wenn Sie über die Seite "Autor" einen Ordner hinzufügen, müssen Sie zunächst einen Ordnerspeicherort auswählen. Im Allgemeinen müssen Sie auch einen Ordner auswählen, wenn Sie ein Dokument oder benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, doch der Siteadministrator kann festlegen, dass ein Ordner nicht erforderlich ist. In diesem Fall kann nach der Auswahl eines Objektspeichers der nächste Schritt (Festlegen von Eigenschaften) ausgewählt werden und Sie können fortfahren, ohne einen Ordner auszuwählen.
Bei der Arbeit auf der Seite "Durchsuchen" wird automatisch Ihr aktueller Ordnerspeicherort ausgewählt.
So wählen Sie einen Ordner aus:
Wenn Sie einem Ordner kein Dokument oder benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen, können Sie später nicht nach dem Dokument suchen. Um es zu finden, müssen Sie nach ihm suchen.
Auf der Seite Eigenschaften festlegen wird die ausgewählte Standardobjektklasse mit ihren jeweiligen Eigenschaften angezeigt. Sie können eine vom Systemadministrator erstellte Unterklasse auswählen.
So ändern Sie die Objektklasse:
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Verknüpfung Klasse ändern, und wählen Sie eine Klasse aus. Um klassifizierte Dokumente in einem Akten-Objektspeicher abzulegen, wählen Sie eine Klasse von klassifizierten Dokumenten aus.
So legen Sie Eigenschaften fest:
HINWEIS Benutzerdefinierte Objekte können nicht als übergeordnetes Dokument für zusammengesetzte Dokumente verwendet werden.
Wenn Sie eine Outlook-Nachricht oder Text aus einer Outlook-Nachricht hinzufügen, werden nur die E-Mail-Grundklasse und deren Unterklassen angezeigt. Wenn Sie Anlagen hinzufügen, sind alle Klassen verfügbar.
Berechtigungseinstellungen legen fest, welche Benutzer und Gruppen auf das hinzugefügte Dokument oder benutzerdefinierte Objekt zugreifen können, und steuern, welche Berechtigungen jede Gruppe und jeder Benutzer erhält. Sie können die Berechtigungseinstellungen für ein Dokument auch mithilfe einer Berechtigungsstrategie steuern.
So weisen Sie einem Dokument eine Berechtigungsstrategie zu:
So können Sie Berechtigungen festlegen oder ändern:
Zum Abschluss des Vorgangs müssen Sie eine Datei auswählen.
HINWEIS Diese Aufgabe wird nicht angezeigt, wenn Sie ein Dokument aus einer Office-Anwendung oder aus Outlook hinzufügen, weil Sie zuerst das Dokument wählen müssen, bevor Sie mit dem Hinzufügen beginnen. Der Name der Datei wird im Abschnitt Zusammenfassung im unteren Bereich der Seite Dokument hinzufügen angezeigt.
Wenn File Tracker verfügbar ist, können Sie auf Lokale Datei löschen klicken, wenn die lokale Kopie des einzucheckenden Dokuments nach Abschluss des Eincheckvorgangs gelöscht werden soll. Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option außer Kraft setzen können oder nicht. Schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie. Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist. Dies kann der Fall sein, nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.
Wenn Ihre Workplace-Anmeldeinformationen nicht mit einen IS-Konto übereinstimmen, werden Sie aufgefordert, sich mit den Informationen für Ihr IS-Konto anzumelden. Diese Anmeldeinformationen werden für nachfolgende Interaktionen mit IS gespeichert, solange Sie in der aktuellen Browsersitzung bei Workplace angemeldet sind.
Sie können einem Ordner ein neues Dokument mithilfe der Seite "Durchsuchen" oder "Autor" hinzufügen.
So fügen Sie in Workplace dem Ordner ein Dokument hinzu:
HINWEIS Die Aktion "Dokument hinzufügen" steht auch auf der Informationsseite des Ordners zur Verfügung.
Das Profil legt das Verfahren fest, mit dem Ihre Outlook-Objekte einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Es wird vom Siteadministrator in den Sitevorgaben erstellt. Je nach den Vorgaben, die in den Sitevorgaben definiert sind, können Sie die Einstellungen im Profil gegebenenfalls ändern.
HINWEIS Einige der vom Siteadministrator definierten Optionen können ausgeblendet sein. Dennoch müssen Sie bestimmte Schritte ausführen, die von den ausgeblendeten Optionen vorgegeben sind. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem zuständigen Administrator.
Das Profil gibt an, ob das Outlook-Objekt mithilfe des Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten oder einer Erfassungsvorlage hinzugefügt wird. Der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten fordert Sie zur Eingabe von Informationen auf, die für das Hinzufügen benötigt werden. Die Erfassungsvorlagen enthalten vordefinierte Informationen, mit deren Hilfe Sie einige oder alle Seiten umgehen können, die während des Hinzufügens in einem Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten angezeigt werden. Stellen Sie außerdem beim Hinzufügen mehrerer Anlagen sicher, dass dem verwendeten Profil eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist. Die Erfassungsvorlage beschleunigt das Hinzufügen. Sie müssen dann nicht für jede Anlage, die Sie hinzufügen möchten, den Dokumentassistenten verwenden.
Der Erfassungsvorlage, die dem ausgewählten Profil zugewiesen ist, kann auch eine E-Mail-Klasse und -Unterklasse zugewiesen sein. Je nach zugewiesener Klasse oder Unterklasse werden bestimmte E-Mail-Eigenschaften einbezogen, z. B. "Von", "An" und "Cc", nachdem eine MSG- oder TXT-Datei einem Objektspeicher hinzugefügt wurde. Wenn Sie beispielsweise Ihre Outlook-Objekte einem Objektspeicher hinzufügen, werden beim Hinzufügen der Datei zu einem Objektspeicher bestimmte E-Mail-Informationen wie "An" und "Betreff" automatisch von der E-Mail den Klasseneigenschaften zugeordnet.
Wenn Sie das Hinzufügen abbrechen, während eine Erfassungsvorlage verwendet wird, die automatisch einen anderen Vorgang startet, wie z. B. einen Workflow, wird der Vorgang des Hinzufügens abgebrochen, aber der automatische Vorgang wird trotzdem gestartet.
HINWEISE
Zusätzlich zu einer E-Mail-Klasse und -Unterklasse kann in dem verwendeten Profil auch eine Dokumentklasse oder -unterklasse angegeben werden. Eine Klasse oder Unterklasse kann bestimmte E-Mail-Eigenschaften aufweisen, z. B. Von, An und CC, nachdem eine MSG- oder TXT-Datei einem Objektspeicher hinzugefügt wurde. Das Format, in dem die E-Mail-Adresse angezeigt wird, hängt von Ihrer SMTP-Adresse ab. Eine vollständige E-Mail-Adresse, die im Eigenschaftsfeld "Von" angezeigt wird, kann beispielsweise PetraM@ibm.com oder Maier, Petra[pmaier@ibm.com] lauten.
Die Profileinstellung gibt an, ob Verknüpfungen zwischen Ihrem Outlook-Objekt und Anlagen erstellt werden. Die Verknüpfungseinstellung wird vom Siteadministrator festgelegt.
HINWEIS Wenn Sie eine Nachricht und eine Anlage hinzufügen und der Siteadministrator hat die Einstellung "Links" für Sie aktiviert, müssen Ihre Dokumente demselben Objektspeicher hinzugefügt werden.
Diese Option ist nur auf Systemen verfügbar, die für InfoSphere Enterprise Records konfiguriert wurden.
Mit dieser Profileinstellung wird festgelegt, ob ein Outlook-Objekt mit mehreren Anlagen bei aktivierter Datensatzverwaltung als einzelner Datensatz deklariert wird. Die Einstellung wird vom Siteadministrator festgelegt.
So fügen Sie ein Dokument einem Objektspeicher hinzu:
Suchen Sie das Outlook-Objekt, dass Sie dem Objektspeicher hinzufügen möchten.
Klicken Sie im FileNet P8-Menü auf Hinzufügen. Die Seite Profil auswählen wird angezeigt. Wählen Sie das Profil aus, das zum Hinzufügen des Objekts werden soll. Sie können auch einige der Profileinstellungen ändern.
HINWEIS Da Outlook-Offline-Ordner in PST-Dateien, einem Microsoft-spezifischen Format, abgelegt werden, können Sie mithilfe von Application Integration E-Mail-Elemente, die in solchen Dateien gespeichert sind, Objektspeichern nicht direkt hinzufügen. Statt dessen müssen Sie diese E-Mails zuerst in Ihren Outlook-Posteingang oder einen anderen Exchange Server-basierten Online-Ordner zurückspeichern und dann den Hinzufügevorgang abschließen.