Activer ou désactiver des catégories ou des dossiers

Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier d'enregistrement, il/elle sera désigné(e) comme étant activé(e). Vous pouvez cependant désigner une entité comme étant Inactive après sa création. Il est impossible pour les utilisateurs d'ajouter de nouvelles entités à une catégorie ou un dossier inactif(ve) et ils ne seront pas en mesure de voir les catégories ou dossiers inactifs(ves) lorsqu'ils auront un enregistrement à déclarer. Désigner une entité inactive peut s'avérer utile lorsque vous avez besoin de revoir et d'approuver la catégorie ou le dossier d'enregistrement avant de le/la rendre disponible pour une utilisation plus générale.

Lorsqu'une entité est désignée inactive, tout son contenu est automatiquement marqué inactif lui aussi. Vous pouvez à tout moment désigner une entité inactive comme étant active, mais sachez que son contenu ne sera pas automatiquement actif pour autant. Vous devez désigner de manière explicite ces entités comme étant actives.

Vous pouvez appliquer à une entité inactive toutes les autres opérations telles que recherche, extraction, utilisation ou déplacement de l'entité. Vous pouvez également lancer des actions d'élimination pour une entité inactive.

Pour désigner un ou plusieurs conteneurs comme actifs.

  1. Parcourir ou rechercher les catégories ou dossiers que vous souhaitez désigner comme actifs(ves).
  2. Cochez les cases à gauche des noms. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu contextuel).
  3. Dans le menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Activer: icône Activer
  4. Cliquez sur OK pour confirmer le message indiquant l'activation réussie de l'entité.

Pour désigner un conteneur comme Inactif.

  1. Parcourir ou rechercher les catégories ou dossiers que vous souhaitez désigner comme Inactifs(ves).
  2. Cochez les cases à gauche des noms. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu contextuel).
  3. Dans le menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Désactiver: icône Désactiver. Cette icône s'affiche sur les entités inactives.
  4. Tapez la raison de la désactivation.
  5. Cliquez sur OK pour confirmer le message indiquant la désactivation réussie de l'entité.