Mit den Sitevorgaben für Profile wird das Verfahren festgelegt, mit dem Microsoft® Outlook-Objekte, wie beispielsweise Nachrichten und Kalenderobjekte, in einem Objektspeicher abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, neue Profile hinzuzufügen oder vorhandene Profile zu ändern. Die folgenden Überschriften beziehen sich auf die Einstellungen.
Verwenden Sie die Felder "Profilname" und "Profilbeschreibung", um ein Profil zu bezeichnen. Wenn Sie ein vorhandenes Profil bearbeiten, geben Sie die aktualisierten Informationen in diese Felder ein. Der Profilname, den Sie in diese Felder eintragen, wird in einer Profilliste angezeigt, wenn Benutzer ein E-Mail-Objekt aus Outlook hinzufügen.
Klicken Sie auf "Zugriffsrolle auswählen", um festzulegen, welche Benutzergruppen Zugriff auf die Profile erhalten, die von Ihnen erstellt oder bearbeitet werden.
Neben den einzelnen Optionen können Sie festlegen, ob diese Optionen während des Hinzufügens geändert werden können. Wenn Benutzer ein Profil auswählen, während eine E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird, werden die von Ihnen festgelegten Optionen für E-Mail-Nachrichten im Profil angezeigt. Die drei Optionen, mit denen festgelegt wird, ob Benutzer Einstellungen ändern können, sind "Bearbeitbar", "Schreibgeschützt" und"Ausblenden":
Outlook-Objekte können im E-Mail-Format (.msg), Textformat (.txt ) oder beiden Formaten hinzugefügt werden. Geben Sie den Dateityp an, den Sie verwenden möchten, um E-Mail-Nachrichten in ein Profil einzufügen. Wählen Sie "Ja" neben den Optionen "E-Mail als .msg-Datei hinzufügen" und "E-Mail als .txt-Datei hinzufügen", um E-Mail-Nachrichten als Datei (.msg und .txt) hinzuzufügen.
Sie können eine Erfassungsvorlage zuweisen, die beim Hinzufügen einer .msg- und/oder .txt-Datei verwendet werden soll, um die Aufgaben eines Benutzers zu erleichtern. Bestimmte E-Mail-Informationen, wie beispielsweise An und Betreff, werden aus der E-Mail automatisch den Klasseneigenschaften zugeordnet, wenn die .msg- oder .txt-Datei in einem Objektspeicher abgelegt wird.
Nachdem Sie eine Erfassungsvorlage ausgewählt haben, wird der Name der Erfassungsvorlage in einem Profil angezeigt.
Bestimmte E-Mail-Informationen, wie beispielsweise Von, An und CC, können mit einer vollständigen E-Mail-Adresse anstelle eines Anzeigenamens in den Eigenschaften der E-Mail-Klasse oder -Unterklasse angezeigt werden, nachdem eine .msg- oder .txt-Datei in einem Objektspeicher abgelegt wurde. Das Format, in dem die E-Mail-Adresse angezeigt wird, hängt von Ihrer SMTP-Adresse ab. Eine vollständige E-Mail-Adresse, die im Eigenschaftsfeld "Von" angezeigt wird, kann beispielsweise PetraM@ibm.com oder Maier, Petra[pmaier@ibm.com] lauten.Wenn Sie keine Erfassungsvorlage auswählen oder auf "Entfernen" klicken, um eine Vorlage zu löschen, wird standardmäßig der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten verwendet.
TIPP Weisen Sie der Profiloption eine Erfassungsvorlage zu, wenn Sie wissen, dass Benutzer gleichzeitig mehrere Outlook-Objekte (.msg und/oder .txt-Dateien und Anlagen) hinzufügen. Wenn Sie keine Erfassungsvorlage festlegen, müssen Benutzer für jede .msg- und/oder .txt-Datei oder Anlage, die hinzugefügt wird, den Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten verwenden. Die Erfassungsvorlage beschleunigt das Hinzufügen.
Benutzer können nicht die zugewiesene Erfassungsvorlage ändern, egal ob die E-Mail-Option auf "Schreibgeschützt" oder "Bearbeitbar" eingestellt ist. Teilen Sie den Benutzern mit, dass sie den Vorgang des Hinzufügens abschließen müssen, wenn mehrere Dokumente mit Hilfe einer Erfassungsvorlage hinzugefügt werden. Wenn die Benutzer den Vorgang abbrechen, bevor alle Dokumente hinzugefügt sind, wird der gesamte Vorgang abgebrochen.
Wählen Sie "Ja", um eine Kopie eines Outlook-Objekts in den Ordner "Gelöschte Objekte" zu verschieben, sobald ein Objekt in einem Objektspeicher abgelegt wurde.
HINWEIS Wenn Sie die Option "Ausblenden" aktivieren, sollten Sie die Benutzer davon in Kenntnis setzen, da diese nicht wissen können, dass ihr Outlook-Objekt in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben wird.
Geben Sie an, ob die hinzugefügte Nachricht verknüpft werden soll. Wählen Sie "Nein", "Ja" oder "Ja, Weitergabe von Löschvorgängen".
Verknüpfungen zum Organisieren von Dokumenten erlauben Ihnen, Objekte eines bestimmten Typs mit anderen Objekten zu verknüpfen. Sie können beispielsweise Anlagen mit einem Outlook-Objekt verknüpfen, das eine .msg-Datei ist. Wenn mehrere E-Mails und Anlagen vorhanden sind, die zu einer bestimmten Besprechung gehören, können Sie diese verknüpfen, um sicherstellen, dass alle diese Dokumente zusammen bleiben.
Sie können nur Anlagen mit einer E-Mail-Nachricht verknüpfen, wenn die Nachricht eine .msg- oder .txt-Datei ist. Alle Outlook-Objekte, die hinzugefügt und verknüpft werden, müssen im gleichen Objektspeicher abgelegt sein.
"Weitergabe von Löschvorgängen" bedeutet: Wenn ein Dokument, von dem aus die anderen E-Mail-Objekte verknüpft sind, gelöscht wird, werden auch das Verknüpfungsobjekt und alle verknüpften Dateien gelöscht.
HINWEIS Wenn Sie die Option "Ausblenden" aktivieren, sollten Sie die Benutzer davon in Kenntnis setzen, dass erstellte oder gelöschte Links sichtbar sind, je nach dem, wie Sie diese Option eingestellt haben.
Da Outlook-Objekte oft eine oder mehrere Anlagen enthalten, bei denen es sich um unterschiedliche Dateitypen handelt, können Sie eine komplette E-Mail-Nachricht als Ganzes oder jede Anlage separat hinzufügen. Dieser Bereich bietet Optionen, die es ermöglichen, Anlagen als unabhängige Objekte in einem Objektspeicher abzulegen.
Wählen Sie "Ja", um während des Hinzufügens Anlagen hinzuzufügen, die in einer E-Mail-Nachricht enthalten sind.
Sie können auch die Erfassungsvorlage auswählen, um diese beim Hinzufügen von Anlagen zu verwenden. Nachdem Sie eine Erfassungsvorlage ausgewählt haben, wird der Name der Erfassungsvorlage angezeigt. Wenn Benutzer mehrere Anlagen pro Outlook-Objekt hinzufügen, können Sie eine Erfassungsvorlage für diese Option zuweisen.
Wenn Sie keine Erfassungsvorlage auswählen oder auf "Entfernen" klicken, um zu verhindern, dass eine Vorlage verwendet wird, wird standardmäßig der Assistent zum Hinzufügen von Dokumenten verwendet.
Mit dieser Option wird festgelegt, ob Anlagen mit Hilfe der E-Mail-Klasse oder -Unterklasse hinzugefügt werden.
Wählen Sie "Ja", um die Auswahl beim Hinzufügen eines Dokuments auf die E-Mail-Klasse oder -Unterklasse zu beschränken. Die Eigenschaftsinformationen aus der E-Mail-Nachricht, in der die Anlage enthalten ist, werden in den entsprechenden Eigenschaften angezeigt, die in der E-Mail-Klasse oder -Unterklasse definiert sind, wenn die Anlage in einem Objektspeicher abgelegt wird.
Es ist notwendig, diese Option auf "Ja" zu setzen, wenn Sie festgelegt haben, dass zwischen einem Outlook-Objekt und Anlagen Verknüpfungen erstellt werden sollen.
Wählen Sie "Nein", wenn Sie die Klasse beschränken möchten, die verwendet wird, wenn Anlagen hinzugefügt werden.
HINWEIS Wenn Sie "Ausblenden" aktivieren, ist die Einstellung für Benutzer nicht sichtbar, und die Benutzer wissen nicht, dass diese Klasse den Anlagen zugewiesen ist, die sie hinzufügen. Wenn die Option "Anlagen hinzufügen" auf "Ausblenden" gesetzt ist, wird diese Option automatisch auf "Ausblenden" gesetzt, ungeachtet der Zugriffsrechte eines Benutzers.
Diese Option ist nur auf Systemen verfügbar, die für InfoSphere Enterprise Records konfiguriert wurden.
Wählen Sie "Ja", wenn Sie die Option "Als einzelnen Datensatz deklarieren" verwenden möchten, um eine komplette E-Mail-Nachricht und ihre Anlagen als einzelnen Datensatz zu deklarieren. Der Deklarationsvorgang wird ausgeführt, wenn das letzte Outlook-Objekt erfolgreich in einem Objektspeicher abgelegt wurde.
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