ドキュメントの変更

一度に 1 つ以上のドキュメントを変更するときは、まずそれらのドキュメントをチェックアウトする必要があります。チェックアウトによってドキュメントが編集用に開かれ、新しいバージョンのドキュメントをチェックインするまでオブジェクト・ストア内でロックされます。オブジェクト・ストアのサイト設定によって、ドキュメントはコラボレーション型または排他的型でチェックアウトされます。コラボレーション型のチェックアウトでは、必要な権限を有していれば、ドキュメントが他の人にチェックアウトされている場合でもそのドキュメントをチェックインできます。排他的型のチェックアウトでは、ある特定のユーザーによってチェックアウトされたドキュメントを再びチェックインできるのはそのユーザーのみになります。コラボレーション型のチェックアウトは、Integration for Microsoft Office を使用して統合した Office アプリケーションからドキュメントをチェックアウトする場合には利用できません。

変更の完了後、オブジェクト・ストアにドキュメントをチェックインして戻せます。1 つ以上のドキュメントをチェックインすると、ドキュメントのバージョン情報が更新されます。これで、他のユーザーがそれらのドキュメントをチェックアウトできるようになります。他のユーザーは、ドキュメントがチェックアウトされているかどうかに関係なく、ドキュメントのコピーをいつでも表示したりダウンロードしたりできます。ドキュメントのチェックインは、Workplace XT から直接行うことも、Integration for Microsoft Office または Application Integration を使用して統合した Microsoft® Office アプリケーションから行うこともできます。

一度に複数のドキュメントを変更できます。1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーにそれらのドキュメントがある場合、Workplace XT では、ドキュメントをオブジェクト・ストアにチェックインまたはオブジェクト・ストアからチェックアウトする前に、選択したドキュメントで作業できます。例えば、ドキュメントをチェックインする前に、特定のドキュメントを除去できます。

ドキュメントが追跡されている場合、ローカル・マシン上のドキュメントをオブジェクト・ストアからチェックアウトした後、Workplace XT によりそのドキュメントを見つけることができます。これにより、チェックアウトの取り消し、保存、またはチェックインを行うドキュメントを簡単に検索できます。また、1 度チェックイン処理を完了またはチェックアウト処理をキャンセルした後に、ローカル・マシンからドキュメントのローカル・コピーを自動的に削除することもできます。この削除機能はサイト管理者が指定します。

ドキュメントのチェックアウト

Workplace XT では、同時に 1 つ以上のドキュメントをチェックアウトまたはチェックアウトしてダウンロードすることができます。 ドキュメントをチェックアウトする場合、ドキュメントをチェックアウトした後に、必要に応じてそのドキュメントをダウンロードすることができます。「チェックアウトおよびダウンロード」アクションを使用すると、ドキュメントのチェックアウトとダウンロードを一度に実行できます。オブジェクト・ストアからドキュメントをダウンロードする前に、ローカル・マシン上の既存のドキュメントを上書きできます。ドキュメントをチェックアウトしてダウンロードすると、ファイルを開くことができます。

チェックアウトおよびダウンロードするドキュメントが、複数のフォルダーにファイリングされている場合があります。管理者が「フォルダー構造のダウンロード」サイト設定の「階層フォルダー」設定を指定している場合、Workplace XT でドキュメントを処理することはできません。この設定により、ドキュメントをローカル・マシンのオブジェクト・ストアに保管する際のフォルダー階層が再作成されます。例えば、ドキュメントを My Object Store¥my folders¥ というオブジェクト・ストアに保管した場合、同じフォルダー構造がローカル・マシン上に C:¥My Object Store¥my folders として作成されます。ドキュメントがファイリングされているフォルダーのいずれかを指定するには、「フォルダーの選択 (Select Folder)」を使用します。これにより、Workplace XT でローカル・マシンにあるそれらのドキュメントをダウンロードおよび追跡できます。

Integration for Microsoft Office を使用して統合した Office アプリケーションでは、ドキュメントをチェックアウトすることや、ドキュメントをチェックアウトしてから開くこともできます。

ドキュメントのチェックイン

以前のバージョンのプロパティー値およびアクセス権を使用して、同時に 1 つ以上のドキュメントをチェックインできます。 ドキュメントは次のいずれかの方法でチェックインできます。

チェックアウトの取り消し

1 つ以上のドキュメントのチェックアウトを取り消すと、他のユーザーがチェックアウトできるようになります。たとえば、ドキュメントをチェックアウトして変更を加えた後に、その変更が不要であったと判断したとします。チェックアウトを取り消すと、ドキュメントは、チェックアウトする前のバージョンの状態およびバージョン番号に戻ります。