Agregar un volumen

Si crea una carpeta de registros, el sistema crea automáticamente un volumen en esa carpeta. Los volúmenes se utilizan normalmente para limitar el número de elementos, quizá para dividir los registros por meses o años. Si abre un nuevo volumen, el anterior se cierra automáticamente. No se agregarán automáticamente más registros a un volumen cerrado, aunque puede agregarlos manualmente si fuera necesario. Por ejemplo, si debe haberse incluido un registro en un volumen que ahora está cerrado, puede abrir el volumen anterior y agregarlo manualmente. Después cierre de nuevo el volumen.

Puede agregar nuevos volúmenes electrónicos, físicos o híbridos en las carpetas de registros. El tipo de volumen debe ser el mismo que su tipo de carpeta. No puede agregar volúmenes de caja.

Un volumen hereda el programa de disposición de la carpeta de registros en la que se ha creado. No puede definir un programa de disposición que sea independiente de la carpeta de registros superior. Asimismo, no puede crear una subcarpeta ni un volumen bajo un volumen.

Para agregar un volumen

  1. Inicie la sesión como Gestor de registros o Administrador de registros y abra la carpeta de registros donde desee crear el volumen.
  2. Haga clic en Agregar volumen: icono Crear volumen

Definir propiedades

  1. Introduzca o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades se pueden editar en esta página. Para otras tendrá que hacer clic en el nombre de propiedad para editar los valores.

    El campo Nombre de volumen se mostrará llenado con un nombre de pauta basado en la pauta seleccionada durante la configuración. Puede especificar cualquier nombre en el campo Nombre de volumen, pero no pueden existir nombres de volúmenes duplicados. No puede incluir ninguno de los caracteres siguientes en el nombre del volumen:

    \ / : * ? " < > |,

    Para obtener más información sobre las propiedades mostradas, consulte Referencia de propiedades.
  2. Haga clic en Siguiente para definir la información del registro vital o seleccione otro paso del panel izquierdo.

Definir registro vital

Si todos los registros creados en el nuevo volumen necesitan revisiones y actualizaciones continuas, puede marcar el volumen como Vital. Antes de completar este paso, debe haber una o más acciones de revisión vital. Para obtener ayuda sobre la creación de esta acción, consulte Agregar una acción. También debe haber uno o más activadores de eventos recurrentes. Si desea ayuda sobre la creación de un evento recurrente, consulte Agregar un evento recurrente.

  1. En el menú Indicador de registro vital, seleccione True.
  2. Opcional: especifique una descripción de registro vital.
  3. En el menú Acción de revisión de registro vital, seleccione la acción que se iniciará con el ciclo periódico de actualización y revisión de registros vitales.
  4. En el menú Ciclo de revisión y actualización de registro vital, seleccione el evento recurrente adecuado que activará la revisión periódica de registros vitales en este volumen.
  5. Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad del volumen.

Definir seguridad: Opcional

La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder al volumen y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. La configuración de seguridad que especifique aquí puede anularse si configura marcas de seguridad en la entidad.

  1. Agregue nuevos usuarios o grupos.
    1. Haga clic en Agregar nuevo.
    2. En el menú Seleccionar en, elija el dominio.
    3. Seleccione Usuarios o Grupos.
    4. Introduzca los primeros caracteres del nombre del usuario o grupo y haga clic en Buscar.
    5. Seleccione uno o más nombres de la lista y haga clic en Aceptar.
  2. Cambie los permisos de un usuario o grupo si lo desea.
    1. Haga clic en el nombre del grupo o usuario en la columna Título para cambiar sus derechos de acceso.
    2. Seleccione la casilla de verificación Permitir o Denegar adecuada a cada permiso. La opción Permitir anula los derechos de grupos para que el usuario o el grupo pueda ejecutar las funciones asociadas; la opción Denegar anula los derechos de grupos para impedir que el usuario o el grupo accedan a esa función.
    3. Haga clic en Aceptar.
  3. Haga clic en Finalizar y después en Aceptar en la página de confirmación.