Workplace nudi čarovnike, ki so vam v pomoč pri dodajanju vsakega tipa objekta. Čarovniki so skoraj identični, vendar so obravnavani ločeno v tej temi in v temi Dodajanje mape. Do teh čarovnikov lahko dostopite s strani z informacijami ali s strani Avtor > Splošna orodja.
Čarovnik za dodajanje dokumenta ali dodajanje objekta doda nov dokument oziroma objekt po meri v shrambo objektov. Ko dodajate nov dokument ali objekt po meri, morate nastaviti lokacijo, razred dokumenta, lastnosti in zaščito za dokument oziroma objekt po meri. Zadnji korak za dodajanje dokumenta je izbiranje datoteke za dodajanje, razen če dodajate dokument iz Officeove aplikacije ali Outlooka.
NASVET Namesto uporabe čarovnika za dodajanje dokumenta lahko izberete in uporabite vnosno predlogo, da z njo pospešite proces dodajanja dokumentov. Za dodatne informacije o vnosnih predlogah glejte Delo z vnosnimi predlogami.
Poleg tega, če želite dodati dokument s čarovnikom in prek integrirane Officeove aplikacije ali Outlooka, lahko prav tako dodate dokument v mapo.
Če želite zagnati čarovnika, storite naslednje
OPOMBE
OPOMBA Ker se Outlookove mape v nepriključnem načinu nahajajo v datotekah .PST, v zakonsko zaščitenem Microsoftovem formatu, postavk elektronske pošte, ki so shranjene v takih datotekah, s pomočjo izdelka Workplace Application Integration ne morete neposredno dodati v shrambe objektov. Namesto tega morate take elektronske pošte najprej premakniti nazaj v Outlookov razdelek Prejeto ali kako drugo mapo, ki temelji na strežniku Exchange, v priključnem načinu, nato pa dokončajte operacijo dodajanja.
Na koncu čarovnika se lahko prikaže potrditvena stran. Za dodatne informacije glejte Potrditveni poziv.
Za več informacij kliknite enega od naslednjih korakov čarovnika:
Ko dodajate mapo na strani Avtor, morate najprej izbrati lokacijo mape. Na splošno morate pri dodajanju dokumenta ali objekta po meri izbrati tudi mapo, vendar pa lahko vaš skrbnik spletnega mesta poda, da mapa ni zahtevana. V tem primeru postane naslednji korak za nastavitev lastnosti, takoj ko izberete shrambo objektov, na voljo za izbiranje in tako lahko nadaljujete, ne da bi mapo izbrali.
Ko delate s stranjo Prebrskaj, je trenutna lokacija vaše mape samodejno izbrana.
Če želite izbrati mapo, storite naslednje
Če dokumenta ali objekta po meri ne dodate v mapo, pozneje dokumenta ne boste mogli poiskati. Če ga želite najti, ga morate poiskati.
Stran Nastavitev lastnosti prikaže privzeti (osnovni) razred objekta in pokaže lastnosti, dodeljene temu razredu. Izberete lahko podrazred, ki ga je izdelal vaš skrbnik sistema.
Če želite spremeniti razred objekta, storite naslednje
Kliknite povezavo Sprememba razreda na vrhu strani in izberite razred. Če želite dodati klasificirane dokumente v shrambo objektov zapisa, izberite klasificiran razred dokumenta.
Če želite nastaviti lastnosti, storite naslednje
OPOMBA Objekti po meri ne smejo biti podani kot nadrejen dokument za sestavljene dokumente.
Če dodajate Outlookovo sporočilo ali besedilo iz Outlookovega sporočila, se prikažejo samo osnovni razred elektronske pošte in njegovi podrazredi. Če dodajate priloge, so na voljo vsi razredi.
Nastavitve zaščite določajo uporabnike in skupine, ki lahko dostopajo do dokumenta ali objekta po meri, ki ga dodate, in nadzorujejo dovoljenja, podeljena vsaki skupini ali uporabniku. Če želite nadzorovati nastavitve zaščite za dokument, lahko uveljavite tudi varnostni pravilnik.
Če želite dodeliti varnostni pravilnik za dokument, storite naslednje
Če želite nastaviti ali spremeniti zaščito, storite naslednje
Če želite dokončati proces dodajanja dokumentov, morate izbrati datoteko.
OPOMBA Ta naloga se ne pojavi, če dodajate dokument znotraj Officeove aplikacije ali Outlooka, ker morate pred zagonom procesa dodajanja najprej izbrati dokument. Ime datoteke se pojavi v razdelku Povzetek na dnu strani Dodajanje dokumenta.
Če je program File Tracker na voljo, lahko izberete Izbriši lokalno datoteko, če želite, da je lokalna kopija dokumenta, ki ga prijavljate, po prijavi dokumenta izbrisana iz vaše delovne postaje. Vaš skrbnik spletnega mesta določi, ali lahko preglasite privzete nastavitve za to možnost ali ne. Zaprite lokalno kopijo, preden dokončate brisanje. Lahko da boste naleteli na primerke, kjer je datoteka izbrisana, ko je še vedno odprta. To se lahko zgodi, potem ko ste podali, da želite, da je lokalna datoteka izbrisana.
Če se vaše prijavne informacije za Workplace ne ujemajo z računom IS, ste pozvani k prijavi z vašimi informacijami o računu IS. Te informacije so shranjene, dokler ste v program Workplace prijavljeni s trenutno sejo brskalnika za nadaljnje interakcije s storitvijo IS.
Nov dokument lahko v mapo dodate s pomočjo strani Prebrskaj ali Avtor.
Če želite dodati dokument v mapo v programu Workplace, storite naslednje
OPOMBA Razdelek Dodajanje dokumenta je na voljo tudi na strani z informacijami mape.
Ta profil določa proces, po katerem so vaše Outlookove postavke dodane v shrambo objektov. V Preferencah spletnega mesta ga izdela vaš skrbnik spletnega mesta. Glede na nastavitve, definirane v Preferencah spletnega mesta, morda lahko spremenite nastavitve v profilu.
OPOMBA Nekatere možnosti, ki jih definira vaš skrbnik spletnega mesta, so lahko skrite, vendar pa morate še vedno opraviti specifične korake, ki jih zahtevajo skrite možnosti. Za dodatne informacije se obrnite na svojega skrbnika spletnega mesta.
Profil podaja, ali je Outlookova postavka dodana s pomočjo čarovnika za dodajanje dokumenta ali vnosne predloge. Čarovnik za dodajanje dokumenta zbira informacije, potrebne za dokončanje procesa dodajanja. Vnosne predloge so preddefinirane z informacijami, ki vam omogočajo obhod nekaterih ali vseh strani, ki se med procesom dodajanja pojavijo v čarovniku za dodajanje dokumenta. Poleg tega, če dodajate več prilog, se prepričajte, da je profilu, ki ga uporabljate, dodeljena vnosna predloga. Vnosna predloga pospeši proces dodajanja. Izogne se uporabi čarovnika za dodajanje dokumenta za vsako prilogo, ki jo želite dodati.
Vnosna predloga, dodeljena profilu, ima lahko katerikoli razred dokumenta ali njemu dodeljen podrazred. Odvisno od razreda ali podrazreda, ki je dodeljen, lahko specifične e-poštne lastnosti, kot so na primer Od, Za in Kp, vključite, ko je v shrambo objektov dodana datoteka .msg ali .txt. Ko na primer dodate svoje Outlookove postavke v shrambo objektov, so specifične e-poštne informacije, kot sta na primer Za in Zadeva, samodejno preslikane iz elektronske pošte v lastnosti razreda, ko je vaša datoteka dodana v shrambo objektov.
Če prekličete postopek, medtem ko uporabljate vnosno predlogo, ki samodejno zažene drug proces, kot je na primer delovni tok, bo postopek dodajanja preklican, samodejni proces pa bo še vedno zagnan.
OPOMBE
Poleg razreda in podrazreda elektronske pošte lahko profil, ki ga uporabljate, poda tudi razred ali podrazred dokumenta. Razred ali podrazred lahko vsebuje specifične e-poštne lastnosti, kot so na primer Od, Za in Kp, ko je v shrambo objektov dodana datoteka .msg ali .txt. Format, v katerem je prikazan elektronski naslov, je določen z vašim naslovom SMTP. Celoten elektronski naslov, ki se pojavi v polju lastnosti Od, je lahko na primer JanaN@ibm.com ali Novak, Jana[jnovak@ibm.com].
Nastavitev profila podaja, ali so povezave izdelane med vašo Outlookovo postavko in prilogami. Nastavitev povezave določa vaš skrbnik spletnega mesta.
OPOMBA Če dodate sporočilo in prilogo, vaš skrbnik spletnega mesta pa je vključil nastavitev Povezave, morate svoje dokumente dodati v isto shrambo objektov.
Možnost Deklaracija zapisa je na voljo samo v sistemih, ki jih konfigurira izdelek InfoSphere Enterprise Records.
Ta nastavitev profila določa, ali bo Outlookova postavka z več prilogami deklarirana kot en zapis, ko je omogočeno Upravljanje zapisov. To nastavitev določa vaš skrbnik spletnega mesta.
Če želite dodati dokument v shrambo objektov, storite naslednje
Poiščite Outlookovo postavko, ki jo želite dodati v shrambo objekta.
Na meniju FileNet P8 kliknite Dodaj. Pojavi se stran Izbira profila, kjer lahko izberete profil, s katerim želite dodati postavko. Nekatere nastavitve profila lahko tudi spremenite.
OPOMBA Ker se Outlookove mape v nepriključnem načinu nahajajo v datotekah .PST, v zakonsko zaščitenem Microsoftovem formatu, postavk elektronske pošte, ki so shranjene v takih datotekah, s pomočjo programa Application Integration ne morete neposredno dodati v shrambe objektov. Namesto tega boste morali take elektronske pošte najprej premakniti nazaj v Outlookov razdelek Prejeto ali kako drugo mapo, ki temelji na strežniku Exchange, v priključnem načinu, nato pa dokončajte operacijo dodajanja.