Un documento multicontenido tiene una ID de documento asignada, pero el documento consta de más de un archivo electrónico. Por ejemplo, puede tener una propuesta que contenga un documento de proceso de texto y un documento de hoja de cálculo. Con fines de rastreo y retención, preferiría utilizar el mismo nombre, las mismas propiedades y la misma ubicación para este documento, aunque esté compuesto por dos archivos. Puede hacerlo utilizando un documento multicontenido para agrupar los archivos. Cuando trabaja con un documento multicontenido, tiene acceso a todos los archivos (en función de su acceso de seguridad).
Puede agregar o eliminar elementos del contenido según convenga, y cada versión del documento puede tener diferentes archivos como elementos de contenido. Es decir, los archivos de elementos de contenido están asociados a una versión específica del documento. Para poder agregar o eliminar elementos de contenido, primero debe extraer el documento. Cuando extrae un documento multicontenido, se crea un objeto de reserva para la nueva versión del documento. Este objeto de reserva no conlleva información del multicontenido. Es decir, los distintos elementos de contenido no se transfieren automáticamente de una versión a la siguiente. Cuando registra la nueva versión del documento, debe agregar manualmente cada uno de los elementos de contenido en la nueva versión del documento.
El administrador del sitio es quien determina qué usuarios pueden ver los contenidos de un documento multicontenido y qué usuarios pueden guardar o eliminar elementos de contenido de un documento. Si no dispone del acceso correspondiente, sólo podrá ver el primer elemento contenido en el documento. En otras palabras, no sabrá que el documento contiene otros elementos.
Para crear un documento multicontenido
CONSEJO Si es necesario, también puede sustituir un determinado elemento de contenido con otro archivo seleccionando el archivo de la lista.
NOTA Si cancela la extracción (en lugar de registrar el archivo), se omitirá todo el contenido guardado desde el último registro.
Para eliminar un elemento de contenido existente
Para descargar un documento de elementos multicontenido
NOTA Si selecciona dos o más documentos multicontenido, sólo se descargará el primer elemento de cada uno de ellos.
Ver archivos multicontenido
Si todos los elementos de contenido son imágenes, los archivos multicontenido se pueden ver completamente en el visor de imágenes. Sin embargo, se debe tener en cuenta el comportamiento siguiente al trabajar con archivos multicontenido que incluyen imágenes junto con otros elementos:
Mientras tiene un documento extraído, puede querer guardar cambios menores sin volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Si guarda el documento se almacenan los cambios, pero el documento sigue extraído y su estado de versión y propiedades no cambian.
La acción Guardar contenido también se utiliza para crear y actualizar un documento con varios objetos de contenido. Esto es, un documento puede componerse de varios archivos electrónicos distintos.
NOTAS
Para guardar un documento
Si File Tracker está disponible, puede hacer clic en Eliminar archivo local si desea que la copia local del documento que está guardando se elimine de la estación de trabajo cuando haya terminado el proceso de guardado. Cierre la copia local antes de finalizar el proceso de guardado. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.
NOTA Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.
La acción Eliminar contenido elimina uno o más elementos de contenido de un documento multicontenido sin eliminar todo el documento.
Lista el nombre del documento que ha seleccionado.
Lista el nombre de archivo del primer elemento de contenido del documento. Seleccione la casilla de verificación junto a este nombre de archivo para eliminar su contenido. Si se elimina el archivo principal, el primer archivo secundario de la lista pasará a ser el nuevo archivo principal.
Lista los nombres de archivo de los elementos de contenido adicionales del documento. Seleccione la casilla de verificación junto a los nombres de archivo deseados para eliminar uno o más elementos de contenido.