Dieses Kapitel befasst sich mit den Behältnissen (Containern), die in IBM InfoSphere Enterprise Records verfügbar sind. Für zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit der Verwaltung von physischen Containern siehe Physische Einheiten.
Eine Aktenkategorie ist ein Container, der einen Satz zusammengehöriger Akten innerhalb eines Aktenplans zusammenfasst. Aktenkategorien dienen der Katalogisierung von Akten auf der Basis von Funktionskategorien. Eine Aktenkategorie kann Unterkategorien oder Aktenordner enthalten. Jedoch ist es nicht möglich, eine Aktenkategorie und einen Aktenordner auf der gleichen hierarchischen Ebene anzulegen. In den Basis- und DoD-Datenmodellen können Sie Akten direkt in Kategorien deklarieren. Im PRO-Datenmodell ist dies nicht möglich. Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten die Sicherheits- und die Dispositionszeitpläne ihres übergeordneten Containers. Weitere Informationen zur Übernahme von Sicherheitseinstellungen und Disposition finden Sie unter Objektsicherheit und Dispositionszeitplan-Vererbung.
Eine Aktenkategorie hat einen Namen und eine ID, die beide im Pfad angezeigt werden (getrennt durch einen Bindestrich). Sowohl der Name als auch die ID müssen innerhalb des übergeordneten Containers eindeutig sein.
Ein Aktenordner ist eine Sammlung von zusammengehörenden Akten. Verwenden Sie Aktenordner, um Akten nach den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen und Dispositionsereignissen zu verwalten. Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten eines Aktenordners die Sicherheitsberechtigungen und den Dispositionszeitplan des Aktenordners. Sie können elektronische, physische und Hybrid-Aktenordner und Boxen innerhalb einer Kategorie einrichten, um elektronische und physische Records zu verwalten.
Ein Aktenordner hat einen Namen und eine ID, die beide im Pfad angezeigt werden (getrennt durch einen Bindestrich). Sowohl der Name als auch die ID müssen innerhalb des übergeordneten Containers eindeutig sein.
Ein elektronischer Ordner dient zur Ablage von elektronischen Akten und enthält ein oder mehrere Bände. Ein elektronischer Ordner kann auch physische Akten (Schriftgut oder andere physische Objekte) speichern.
Ein physischer Ordner speichert physische Akten und enthält einen oder mehrere Datenträger. Ein physischer Ordner ist ein virtueller Eintrag für einen Ordner aus Pappe. Sie können die Hierarchie der physischen Ordner in IBM InfoSphere Enterprise Records genau der Ablagestruktur in Ihrer Organisation nachempfinden.
Eine Box ist ein Container für physische Akten. Sie dient der Abbildung physischer Einheiten, die weitere physische Einheiten enthalten. Sie können beispielsweise ein "Warehouse" erstellen, das "Fächer" enthält, die "Boxen" enthalten, die "physische Ordner" enthalten. Im Gegensatz zu anderen Ordnertypen kann eine Box weitere Ordner (insbesondere physische Ordner und Boxen, jedoch keine elektronischen Ordner oder Hybridordner) sowie (ausschließlich physische) Schriftstücke enthalten. Eine Box enthält jedoch keine Bände.
Ein Hybrid-Ordner speichert sowohl elektronische als auch physische Akten und enthält einen oder mehrere Bände. Zwischen einem elektronischen und einem Hybrid-Ordner bestehen keine Unterschiede im Verhalten. Hingegen besitzt ein Hybrid-Ordner zusätzliche Metadaten, die eine physische Einheit beschreiben, einschließlich des Basisverzeichnisses. Weitere Informationen zum Basisverzeichnis finden Sie unter Speicherorte.
Ein Band dient der logischen Unterteilung eines Aktenordners in kleinere, leichter zu handhabende Einheiten. Ein Band existiert nicht unabhängig vom Ordner. Ein Aktenordner (mit Ausnahme einer Box) enthält immer wenigstens einen Band, der beim Erstellen des Ordners automatisch eingerichtet wird. Danach können beliebig viele Bände in einem Aktenordner angelegt werden. In jedem Moment kann jedoch immer nur ein Band innerhalb eines Ordners geöffnet sein. Standardmäßig ist der aktuelle Datenträger geöffnet. Ein Band wird automatisch geschlossen, wenn ein neuer hinzufügt wird und wenn das angegebene Kriterium erfüllt ist. Beispielsweise kann ein Band mit Akten eines bestimmten Kalenderjahrs automatisch am Schluss des Jahres geschlossen werden.
Ein Band ist immer vom gleichen Typ wie sein übergeordneter Aktenordner (elektronisch, physisch oder Hybrid) und kann dieselben Arten von Akten enthalten wie dieser. Jedoch kann ein Band weder einen Unterordner noch einen weiteren Band enthalten. Ein Band erbt den Dispositionszeitplan seines übergeordneten Aktenordners. Das Erstellen eines Dispositionszeitplans unabhängig vom übergeordneten Aktenordner ist nicht möglich.
Aktenkategorien und Aktenordner sind direkt nach der Erstellung als aktiv markiert. Danach können Sie sie jedoch als inaktiv markieren. Wenn ein Container als inaktiv markiert wurde, verhindert das System das Erstellen, Verschieben, Kopieren oder Ablegen neuer Einheiten in diesen Container. Dabei werden auch die untergeordneten Container als inaktiv markiert. Ferner sind inaktive Container für Benutzer, die eine Akte deklarieren, nicht sichtbar. Inaktiv-Setzen einer Einheit ist nützlich, wenn der Container überprüft und genehmigt werden muss, bevor er zur allgemeinen Nutzung freigegeben wird.
Beim Erstellen einer Container-Einheit ist diese standardmäßig geöffnet. Wenn Sie die Erstellung von untergeordneten Einheiten innerhalb eines Containers einschränken wollen, ohne jedoch das Wiederauffinden (Retrieval) von Akten zu unterbinden, können Sie den Container jederzeit schließen. Dabei werden auch die untergeordneten Container als geschlossen markiert.