Upravljanje z dokumenti in zapisi

Upravljanje zapisov je proces identifikacije dokumentov, ki jih je treba v vašem podjetju vzdrževati kot zapise podjetja, in proces razvijanja urnikov zadržanja, ki identificirajo razloge za ohranjanje zapisa, koliko časa je treba zapis ohranjati in kdo lahko avtorizira njegovo končno dispozicijo. Upravljanje zapisov zagotovi, da pomembni zapisi ostanejo na voljo v toku ustreznih časovnih obdobij in služijo kot referenca za interne uporabnike ali zunanje revizorje. Upravljanje zapisov lahko tudi definira dodatno zaščito za dokumente (in njihove lastnosti) z namenom zagotoviti, da imajo dostop do vitalnih podatkov o poslovanju le pooblaščeni uporabniki in da podatkov ni mogoče spreminjati, ko enkrat postanejo zapisi. V večini primerov vladni predpisi o skladnosti in smernice podjetja določajo, katere postavke morajo biti zapisi in kako so zapisi organizirani, klasificirani in vzdrževani.

Skrbnik spletnega mesta lahko programsko opremo Workplace konfigurira za delovanje z neobvezno aplikacijo InfoSphere Enterprise Records. V programu Workplace lahko identificirate dokument, ki bi moral biti zapis podjetja. Aplikacija InfoSphere Enterprise Records nato uveljavi dodatne lastnosti in zaščito za dokument ter ga shrani na dodatne lokacije mape, ki ste jih podali v postopku Deklariraj kot zapis. Izvirni lastnik dokumenta in drugi uporabniki, lahko nimajo več enakih pravic za dostop do dokumenta, ko ta postane zapis.

Če želite poenostaviti proces pravilne identifikacije zapisov, vaš skrbnik lahko izdela vnosne predloge Deklariraj kot zapis za vaše spletno mesto. Predloga lahko zagotovi preddefinirano kategorijo ali lokacijo zapisa in vrednosti lastnosti za poenostavitev procesa identifikacije zapisov.

Če ima vaš dokument več kot eno različico, imate na voljo več možnosti za izdelavo zapisa za nize dokumentov:

Ko je aplikacija InfoSphere Enterprise Records konfigurirana za vaše spletno mesto, uporabniki, ki so člani vloge za dostop Deklariraj kot zapis, vidijo gumb Deklariraj kot zapis na potrditveni strani, ko dodajajo ali prijavljajo dokument. Dejanji Deklariraj kot zapis in Deklariraj različice kot zapis sta navedeni na strani z informacijami in v pojavnem meniju za različice dokumenta, ki še niso bile deklarirane kot zapisi.

Različico dokumenta lahko kot zapis deklarirate samo enkrat. Če želite ugotoviti, ali je bila različica že deklarirana kot zapis, izvedite eno od naslednjih dejanj:

OPOMBA  Če vidite možnost Deklariraj kot zapis na pojavnem meniju dokumenta, ki ste ga pravkar deklarirali, osvežite meni tako, da kliknete zadnjo postavko na poti.

Sestavljeni dokumenti (vključno z dokumenti DITA)

Ko deklarirate dokument, upoštevajte, da lahko pride do težav, če je dokument del sestavljenega dokumenta. Ko dodajate podrejene dokumente nadrejenim dokumentom, so lahko podane nastavitve, ki ovirajo normalen urnik dispozicije povezanih dokumentov. Nastavitev, ki preprečuje izbris kateregakoli dokumenta (nadrejenega ali podrejenega), lahko ovira normalen urnik brisanja dokumentov, ko je prišel čas za njihov izbris. Če podate, da naj bo podrejeni dokument izbrisan, ko je izbrisan njegov nadrejeni dokument, lahko to podobno ovira normalen proces dispozicije podrejenega dokumenta. Za podrobne informacije o posledicah različnih nastavitev glejte temo Konfiguriranje aplikacije IBM InfoSphere Enterprise Records.

OPOMBA  Vsaka aplikacija, ki uporablja funkcionalnost datotek DITA, izdela komponente, kot so sestavljeni dokumenti. Zato pravila, ki veljajo za sestavljene dokumente, veljajo tudi za datoteke DITA.

Ker ima nadrejenec sestavljenega dokumenta posebno ikono, ga lahko enostavno identificirate in raziščete njegove podrejence ter njihove povezave, preden jih deklarirate kot zapise. Upoštevajte, da so ob ustreznih pravicah za spreminjanje lastnosti lahko v nadrejeni dokument, ko ste ga že deklarirali kot zapis, pozneje dodani tudi dodatni podrejenci. Spremenite lahko tudi nastavitve, povezane s podrejenim dokumentom. (To storite tako, da v naslednjem postopku izberete Spremeni podrejenca namesto možnosti Informacije o povezavi.)

Podrejeni dokumenti nimajo posebne ikone. Če želite preprečiti neželene posledice, je priporočeno, da storite naslednje:

  1. Kliknite ikono Pridobi informacije drugih obstoječih dokumentov, preden jih deklarirate kot zapise.
  2. Izberite pogled Nadrejeni dokumenti.
  3. Če obstaja nadrejeni dokument, kliknite njegovo ikono Pridobi informacije.
  4. Izberite njegov pogled Podrejeni dokumenti.
  5. V meniju dejanj podrejenega dokumenta, ki ga nameravate deklarirati kot zapis, izberite Informacije o povezavi.
  6. Upoštevajte nastavitve za možnost Izbriši ob izbrisu nadrejenca in Prepreči izbris.
  7. Glejte temo Konfiguriranje aplikacije IBM InfoSphere Enterprise Records, da se boste lahko odločili, ali je ta dokument treba deklarirati kot zapis.
Deklariranje dokumenta kot zapisa

Če želite zagnati čarovnika za deklariranje v obliki zapisa, izvedite eno od naslednjih dejanj:

V nadaljnjih korakih po potrebi kliknite Pomoč.