新增記錄資料夾

本主題描述了如何將記錄資料夾新增到記錄種類。您只能將記錄資料夾新增到最低層級的記錄種類中。這意味著如果記錄種類中包含一個子種類,您就不能將記錄資料夾新增到記錄種類中。另外,您只能將記錄資料夾新增到作用中的記錄種類。您不能在記錄資料夾下建立子資料夾。記錄資料夾只能包含磁區或記錄。IBM InfoSphere Enterprise Records 隨附了四類記錄資料夾:電子資料夾、實體資料夾、實體箱盒,以及混合式資料夾。 您的網站可能已建立其他自訂資料夾。

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的 PRO 安裝中,只有「記錄管理員」或「記錄管理者」可以新增記錄資料夾。 在 DoD 和 Base 安裝中,除記錄管理員或記錄管理者,特許使用者也可以新增記錄資料夾。如果您不具有建立記錄資料夾所需的安全權限,則不能從 Workplace 中啟動「建立記錄資料夾」工作流程。啟動此工作流程後,記錄資料夾建立要求將發送至「記錄管理員」以待核准。如需相關資訊,請參閱使用建立記錄資料夾工作流程

依預設,新建的記錄資料夾將從母項實體種類繼承除「名稱」、「識別符號」以及「開啟日期」之外的所有屬性。您可以變更繼承的值。

附註  在檔案計劃的任一層級,請不要建立超過 100 個的記錄種類和記錄資料夾(如需相關資訊,請參閱檔案計劃)。

如何新增記錄資料夾

  1. 以記錄管理員或記錄管理者身分登入並瀏覽檔案計劃以存取要在其下建立記錄資料夾的記錄種類。
  2. 按一下新增記錄資料夾」:「新增記錄資料夾」圖示。 然後,執行下列步驟。

設定類別

  1. 按一下要建立的記錄資料夾的類型,然後按「下一步」以繼續執行「設定屬性」步驟。

如需關於資料夾類型的其他資訊,請參閱種類、資料夾和磁區

設定屬性

  1. 輸入或修改顯示的屬性值。某些屬性可在該頁面中直接編輯,而另一些需要按一下屬性名稱才能編輯值。紅色星號表示您必須為此屬性指定一個值。

    如需顯示屬性的相關資訊,請參閱屬性參照。如果要輸入可以自動為正在新增到資料夾的記錄命名的「記錄型樣」,請直接在此欄位輸入型樣。請參閱關於命名型樣語法以取得關於構造型樣的說明。

  2. 按「下一步」以為記錄資料夾設定處置排程或從左側畫面選取其他步驟。按一下「取消」以離開新增記錄資料夾精靈。

設定處置

  1. 有以下三種可能。可能已預先選取的某個處置排程(「繼承」方框已勾選)。可能列出某處置排程,但未勾選「繼承」方框。如果要使用,請按一下「繼承」。也許不存在處置資訊。無論何種情況,按一下「瀏覽排程」均可選取或變更排程。按一下「清除排程」以使處置暫時保留為空。您可以透過按一下任何已指派的排程的「取得資訊」圖示來審查其資訊頁面。
  2. 當您瀏覽某個排程時,請按一下您要指派給此資料夾的處置排程之名稱下方的「選取」。
  3. 如有必要,請在要處置記錄資料夾的時候,指定為記錄種類的處置指派的「處置權限」。

    h依預設,為選取的處置排程指定的處置權限將被自動指派為記錄資料夾的處置權限。如果沒有為選取的排程設定處置權限,則可以使用您為資料夾設定的處置權限。如果您決定現在指定處置權限,稍後再設定處置排程,則為排程設定的處置權限設定將置換您之前為記錄資料夾設定的處置權限。

  4. 按「下一步」,為記錄資料夾設定「重要記錄」或選取左側畫面中的其他步驟。

設定重要記錄

如果建立在記錄資料夾中的記錄需要不斷地審查和更新,您則可以在此步驟中將記錄資料夾標記為「重要」。在此類資料夾中建立的所有記錄均已自動分類為「重要」。

  1. 如果要指定該資料夾中的記錄是很重要的,請從「重要記錄指示器」下拉功能表中選取「True」。
  2. 如果需要,請輸入要新增到此記錄資料夾的重要記錄的說明。
  3. 從「重要記錄審查動作」功能表中選取將與重要記錄之定期審查或更新週期一起啟動的動作。該功能表列出了之前建立的「重要審查」動作,如新增動作所述。
  4. 從「重要記錄審查」和「更新週期」功能表中選取會觸發資料夾中重要記錄的定期審查或更新的事件。該功能表列出了之前建立的循環事件,如新增循環事件所述。
  5. 按「下一步」設定安全,然後完成資料夾設定。

設定安全

安全設定確定了可存取記錄資料夾的群組和使用者,並控制授與每個群組或使用者的權限。您在此處指定的安全設定可能會被在實體上設定的安全標記置換。

  1. 審查既有的安全設定。請參閱指定安全設定,以取得關於各種存取權利的資訊。
  2. 如果您想變更列示在頁面上的某個特定使用者或群組的存取權利,請按一下「標題」欄中的使用者或群組名稱。「安全設定」頁面將顯示,您可以在其中指定不同使用者和群組的安全權限。
  3. 如果要新增使用者或群組到清單,請按一下「新增」。如果要從清單中移除既有的使用者或群組,請針對該使用者或群組選取「移除」選項。如需相關資訊,請參閱新增使用者或群組至物件
  4. 如果要儲存對安全設定的修改並完成記錄資料夾的建立,請按一下「完成」。
  5. 按一下「確定」收到成功新增記錄資料夾的訊息并離開該精靈。