Utilizar flujos de trabajo de disposición

Los flujos de trabajo de disposición tienen un aspecto parecido. Aparecen en la bandeja de entrada de Workplace o en la bandeja de entrada pública RecordsManagerApproval.

Para iniciar un flujo de trabajo

  1. Abra la bandeja de entrada personal
    1. En Workplace, haga clic en Tareas en la barra lateral de la izquierda.
    2. En Workplace XT, haga clic en el icono Tareas.
  2. Si el flujo de trabajo que prevé abrir no figura en su bandeja de entrada, haga clic en Bandejas de entrada públicas y a continuación en RecordsManagerApproval.
  3. Haga clic en el nombre del flujo de trabajo que quiera abrir.

Los siguientes campos y botones son comunes a casi todos los flujos de trabajo. Los campos adicionales se describen en los temas de cada tipo distinto de paso de flujo de trabajo.

Instrucciones

En la parte superior de la ventana, en principio debe haber instrucciones para completar el paso. El diseñador de flujos de trabajo escribe las instrucciones. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en Instrucciones para abrir el cuadro que contiene las instrucciones.

Nombre de entidad

Aparecen una o varias entidades. Si la entidad es un contenedor o registro electrónico, puede hacer clic en el nombre para ver el registro o abrir la carpeta para ver su contenido. Si la entidad es un registro físico, no tiene contenido. Para ver las páginas de información de la entidad también se puede hacer clic en el icono Obtener información.

Asignación de transferencias

Una asignación de transferencia es un objeto de IBM InfoSphere Enterprise Records que asigna nombres de propiedades de Content Engine a nombres de propiedades XML que la herramienta IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer utiliza para generar un archivo XML al exportar entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records. Puede seleccionar un objeto de asignación de transferencia en el menú desplegable Asignación de transferencias. Para obtener más información sobre los objetos de asignación de transferencias, consulte Asignaciones de transferencias.

Para obtener más información sobre la herramienta de transferencia IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte Herramienta IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer.

Comentarios de revisión

Puede escribir comentarios en el cuadro de texto o hacer clic en el icono amarillo en la parte inferior del cuadro de texto, para abrir una ventana de mayor tamaño en la que leer o escribir comentarios sin tener que desplazarse. Si utiliza el cuadro de texto de mayor tamaño, haga clic en Actualizar y a continuación en Cerrar.

Decisión de revisión

Si aprueba la acción de flujo de trabajo, seleccione Aprobar en cada entidad.

Si no desea aplicar la acción en este momento, seleccione Rechazar. Si la rechaza, debe motivarlo en los comentarios.

Seleccione Retener para indicar que la entidad debe ponerse en espera. La retención debe aplicarse fuera del paso del flujo de trabajo cuando el mensaje indique el momento de finalizar el flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre la aplicación de retenciones a entidades, consulte Colocar una entidad en retención.

Seleccione Cambiar programa para aplicar a la entidad otro programa de disposición. El nuevo programa de disposición se debe asignar fuera del paso del flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre cómo cambiar programas de disposición, consulte Cambiar el programa de disposición asociado con una entidad.

Columnas informativas

Los distintos pasos muestran información varia relativa a la entidad; no precisan ninguna especificación.

Botones Aplicar y Cerrar

Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. La opción Aplicar debe seleccionarse también antes de finalizar un flujo de trabajo en caso de haber elegido Retener en una entidad.

Botón Volver a asignar

Abre una ventana en la que seleccionar a otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar. Para obtener más información, consulte Volver a asignar un elemento de trabajo.

Botón Estado

Abre la aplicación Rastreador. Para obtener más información, consulte Ver el estado del flujo de trabajo.

Botón Completar

Este botón finaliza el paso del flujo de trabajo y traslada las entidades al paso siguiente en el proceso de disposición.