使用创建记录文件夹工作流
如果您没有创建记录文件夹所需的安全许可权,那么您可以发送请求以使其创建。在您提供了关于文件夹的详细信息后,系统将为记录主管(或其他授权用户 [如果缺省工作流已更改])启动工作流。您可以在 Workplace 中进行该请求。
注意:“创建记录文件夹”工作流功能是由管理员选择安装的,在您的环境中,此功能可能不可用。
当启动创建记录文件夹工作流时,记录文件夹创建请求将以工作项的形式显示在 Workplace 中的 RecordsManagerApproval 公用收件箱中。如果记录主管核准了请求,那么将会创建该文件夹并且您在收件箱中会收到“已成功创建”的工作流邮件。如果未核准请求,那么您将会收到关于拒绝请求的邮件。单击“完成”按钮从收件箱除去工作流。
请求创建记录文件夹
如何启动创建记录文件夹工作流
- 在 Workplace 中,转至“制作”视图并选择“常规工具”。在 Workplace XT 中,切换到“浏览”方式并选择“工具”链接。
- 单击“请求记录文件夹”。
- 选择要创建的文件夹的类型。
- 为文件夹指定名称。
- 选择您要在其中创建新文件夹的类别或文件夹。
- 单击“启动”。
注意:只有在“站点首选项”>“工具集成”中配置“工具”链接之后,此链接才可用。
核准创建记录文件夹
“核准步骤”页面可帮助记录主管核准或拒绝创建记录文件夹的请求以及输入核准或拒绝请求的原因。该页面还可以显示文件夹名称和路径(用户已请求在其中创建文件夹)。在此页面顶部,您可以查看阐述如何完成工作流的“核准”步骤
的指示信息。如果您未看到指示信息文本,请单击:
如何核准或拒绝创建记录文件夹
- 在 Workplace 或 Workplace XT 中,转至“任务”视图并选择“公用收件箱”。
- 选择“RecordsManagerApproval”。
- 如果您核准创建记录文件夹,请单击“创建文件夹”。此操作将打开 IBM InfoSphere Enterprise Records
应用程序的“添加记录文件夹”页面,该页面允许您在归档计划中的指定位置创建所请求的记录文件夹。有关创建记录文件夹的更多信息,请参阅添加记录文件夹。
- 创建记录文件夹后,请从“核准决定”下拉列表中选择“已核准”。如果您不核准,请从“核准决定”下拉列表中单击“拒绝”。
- 在“原因”文本框中输入拒绝创建记录文件夹请求的原因。
- 单击“应用”以保存所需更改,或单击“退出”忽略这些更改。该操作将关闭“核准步骤”页面,会将工作项保留在收件箱中。
- 单击“重新分配”以将核准创建记录文件夹的任务分配给其他用户。
- 单击“状态”以检查创建记录文件夹工作流的状态。
- 完成后,单击“完成”。