使用預先定義的搜尋

IBM FileNet Connector for SharePoint Web Parts 會支援兩種類型的預先定義搜尋、已儲存的搜尋及搜尋範本。已儲存的搜尋包含已準備好讓您執行的完整搜尋。搜尋範本需要您先提供部分或所有搜尋準則的值,才能執行搜尋。

這些搜尋都是由搜尋設計者或具有「搜尋設計者」存取權的管理者來建立及維護,「搜尋設計者」可用於 Workplace 或 Workplace XT 中。搜尋設計者會決定要用於搜尋的準則、直欄以及傳回之結果的排序。

已儲存的搜尋或搜尋範本(如果有的話),在「IBM FileNet 瀏覽」Web 組件中會顯示成文件。您可以使用這些搜尋來搜尋位於 IBM FileNet P8 物件儲存庫中的內容。

執行已儲存的搜尋

如果要執行已儲存的搜尋,請在「瀏覽」Web 組件中按一下已儲存的搜尋名稱。

搜尋結果會顯示在「瀏覽」Web 組件中。如需相關資訊,請參閱處理搜尋結果

執行搜尋範本

如果要執行搜尋範本:

  1. 在「IBM FileNet 瀏覽」Web 組件中,按一下搜尋範本的名稱。
  2. 在「搜尋範本」頁面上,檢視搜尋準則。
  3. 輸入您可以存取及修改之內容的值。如需相關資訊,請參閱指定搜尋準則
  4. 按一下「搜尋」。

結果會顯示在「搜尋範本」頁面上。按一下「搜尋設定」旁邊的 + 或 – 按鈕,以檢視或隱藏搜尋準則。如需相關資訊,請參閱處理搜尋結果

指定搜尋準則

搜尋設計者會決定要加入到搜尋中的屬性,以及您可以檢視或修改的搜尋條件。這些條件可為

「搜尋範本」頁面會顯示非隱藏的搜尋條件

提示 按一下「重設」可將所有條件還原成包含在此搜尋中的原始值。

螢幕閱讀器提示 如果是複雜的巢狀條件集,您必須一行一行地閱讀條件。

選取搜尋資料夾

如果搜尋資料夾可編輯,請按一下資料夾欄位旁邊的「選取」按鈕,然後導覽至您要搜尋的資料夾。

選取物件值屬性

如果搜尋範本包含物件值屬性條件,且「視圖」分配為「可編輯」而「運算子」分配為「等於 (=)」,則您可以為物件值屬性選取一個物件。若您沒有選取值,則在您執行搜尋範本時,會捨棄該條件。

選取類別

當您選取搜尋範本時,畫面上會顯示所有可供檢視的已預先選取類別;但是,如果未預先選取任何類別,或者所有預先選取的類別都已隱藏,則「類別」選項便無法使用。
您可選擇性地清除可檢視的已預先選取類別:

剩下的已選取類別,包含所有隱藏類別,會判定可用來設定搜尋條件的屬性。因為可以廣域地定義屬性,或者可以為一或多個類別自訂屬性,因此,如果選取了多個類別,便可能發生屬性定義相衝突的情況。如果已選取的類別沒有衝突,便會使用類別的屬性定義。若未選取任何類別,或者已選取的類別導致衝突,則屬性定義會採用廣域屬性定義。

附註 若搜尋範本包含隱藏的類別,則您的搜尋結果可能會包含符合非顯示類別的項目。

指定文件和資料夾條件

對於可編輯的搜尋條件,請輸入所有必要條件的值,以及您選擇之所有選用條件的值。

搜尋設計者可能會指定一般會同時套用至文件和資料夾的屬性。在此情況下,該條件會出現在搜尋範本的文件和資料夾二個區段中。指定某一區段中的值會自動更新另一區段中相對應屬性的值。共用條件會以其圖示進行識別;配對的文件和資料夾屬性會共用相同的名稱以及搜尋條件清單中的相對位置。

使用萬用字元

對於使用開頭為、結尾為及包含選項的字串型屬性值,當執行搜尋時,搜尋會自動在適當位置(在結尾及/或開頭的地方)插入萬用字元 (%)。您可以視需要,選擇包含其他萬用字元。

執行內容搜尋

內容搜尋會傳回文件,其中內含您在其內容或已建立索引之屬性中所指定的文字。若搜尋包含內容型條件,則搜尋會提示您輸入要進行搜尋的文字。

附註  如果要進行搜尋的物件儲存庫未針對內容型搜尋建立索引,則不會顯示相關聯的條件。

如果搜尋範本提示... 該搜尋會尋找含有相符內容的文件...
內容包含(僅限單字或詞組) 單字或詞組。使用驚嘆號 (!) 從搜尋結果中排除該單字或詞組。例如,搜尋 !music 會排除含有 music 單字的所有文件。一般而言,此項會與其他內容型條件一起使用。例如,在其他條件中您可能輸入 bass;在此條件中排除 music 可讓您看到與海釣相關的文件,但會排除有關低音四重奏的文件。
內容包含(全部) 所有單字或詞組,以任何順序排序皆可。您必須輸入至少一個單字。
內容包含(任何) 任何單字或詞組。您必須輸入至少一個單字。
內容包含(相似) 單字或詞組,依照順序及彼此附近。近似性搜尋會尋找您指定的所有單字,並根據相符項的近似性排列結果。您必須輸入二個以上的單字或詞組。
內容包含(在同一段落中) 所有單字或詞組,位於同一段落中。您必須輸入二個以上的單字或詞組。
內容包含(在同一句子中) 所有單字或詞組,位於同一句子中。您必須輸入二個以上的單字或詞組。
HTML/XML 標籤 <標籤名稱> 內含在指定 HTML 或 XML 標籤中的所有單字或詞組。您必須輸入至少一個單字。
內容符合 VQL 查詢 使用 Autonomy K2 查詢語言的結構化查詢。請參閱 Autonomy K2 文件,以取得有關結構化查詢的進一步相關資訊。

下列有一些提示,可協助您達到內容搜尋的最大效率。

與文字或片語完全相符

如果要與片語完全相符,請將其包含在雙引號中。這對正確的名稱或常用片語十分有用。例如,搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John AdamsJohn Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 則只會傳回包含 John Adams 的文件。

內容搜尋不只會尋找您的搜尋詞彙,也會搜尋類似那些詞彙的單字。例如,搜尋單字 month 會傳回內含單字 monthmonths 的文件。如果要除排單字的變化,您可以用雙引號括住該單字。

大小寫相符

用雙引號括住單字或詞組,以強迫搜尋結果符合大小寫。

搜尋一般單字 依預設,內容搜尋會自動忽略諸如 theinand 等一般單字。如果要搜尋一般單字作為詞組的一部分,請用雙引號括住。
使用萬用字元

如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化,則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。

  • 使用星號 (*) 代表零個或多個字母、數字或底線 (_) 字元。例如,搜尋 wo*d 會找到包含 woodwordWorldwould 的文件。
  • 使用問號 (?) 代表一個(且僅一個)字母或數字。例如,搜尋 ?an 會找到包含 rancan 的文件,但不會找到包含 span 的文件。

選取要搜尋的版本

若搜尋範本包含可編輯的版本條件,便可以下列方式變更版本:

處理搜尋結果

搜尋設計者會指定一或多個直欄,以依序排序結果。對於屬性型條件的搜尋,您可以藉由按一下直欄標頭,來重新排序結果。再按一下標頭便會使排序相反。如果要還原由多個直欄所排序之搜尋結果的預設排序,您必須重新執行搜尋。如果您讓搜尋瀏覽或搜尋其他位置,則會捨棄該搜尋結果;如果要重新顯示結果,您必須重新執行搜尋。

包含內容型條件的搜尋所產生的搜尋結果,會以不同方式顯示。請注意,搜尋可以有由設計該搜尋之使用者所隱藏的內容型條件。您可以識別是否有內容型條件存在,因為搜尋結果會根據其符合內容型條件的程度來進行分級。等級最高的文件會排序在最上面。

如果搜尋包含內容型和屬性型條件的組合,該搜尋會尋找其中一組另外一組,且會先顯示符合內容條件的文件,然後再接著顯示符合屬性條件的未分級文件。如果搜尋包含內容型和屬性型條件的組合,且該搜尋會尋找其中一組另外一組,則搜尋結果會包含 200 個或以下的項目,按一下直欄標頭,即可重新排序結果。再按一下標頭便會使排序相反。

您可以選取一或多個文件,以檢視或執行各種動作。您可以檢視內容功能表中提供的動作。