Uso della ricerca semplice

La ricerca semplice è la ricerca di default quando si apre per la prima volta la pagina di ricerca. Consente di impostare rapidamente criteri di ricerca personalizzati finalizzati al ritrovamento di varie tipologie di oggetti e funziona in base alle preferenze utente impostate. Le preferenze utente relative alla ricerca definiscono i criteri di ricerca di default utilizzati nella pagina Ricerca e determinano la modalità di visualizzazione dei risultati.

Ad esempio, le preferenze utente determinano il tipo di oggetto da ricercare, l'archivio oggetti nel quale eseguire la ricerca, il filtro in base a stato della versione e classe oggetto e le proprietà inizialmente disponibili all'interno della pagina Ricerca. È quindi possibile specificare i valori di proprietà e contenuto da ricercare nella pagina Ricerca, così come, se necessario, modificare il tipo di oggetto o l'archivio oggetti.

Per accedere rapidamente alla pagina Preferenze utente - Ricerca semplice, fare clic su Modifica alla base della pagina Ricerca. Dopo aver fatto clic su Accetta per salvare le modifiche apportate alle preferenze utente, fare clic su Esci per ritornare alla pagina Ricerca. Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle preferenze utente, vedere Preferenze utente - Ricerca.

Per accedere ai modelli di ricerca, fare clic su Utilizza modello di ricerca dalla ricerca semplice.

Selezione di un archivio oggetti in cui eseguire la ricerca

È possibile modificare l'archivio oggetti in cui eseguire la ricerca in qualsiasi momento. Fare clic su Modifica ricerca in per visualizzare un'altra pagina contenente gli archivi oggetti disposti in una struttura ad albero in cui è possibile individuare un altro archivio oggetti in cui eseguire la ricerca.

Inoltre, è possibile impostare una visualizzazione di ricerca di default per un archivio oggetti specifico. Il valore di default specificato ha la precedenza sulla preferenza utente indicata in Visualizzazione ricerca di default e diventa la nuova visualizzazione di default per un determinato archivio oggetti. Selezionare prima l'archivio oggetti utilizzando il link Modifica ricerca in, quindi fare clic su Imposta come ricerca di default in per impostare l'archivio oggetti come default.

Caselle di controllo

Le caselle di controllo alla base della pagina sono stabilite dall'amministratore. Sono state progettate per facilitare la ricerca per i criteri di ricerca comuni. Anziché impostare criteri di ricerca personalizzati quali "Aggiunto da =" nelle preferenze utente e quindi selezionare il proprio nome utente nella pagina di ricerca semplice, è sufficiente selezionare la casella di controllo "Creato dall'utente".

Criteri di ricerca

I criteri di ricerca visualizzano inizialmente le impostazioni selezionate nella visualizzazione Preferenze utente - Ricerca. Le impostazioni forniscono un criterio generale al quale tutte le ricerche aderiscono. È possibile utilizzare i valori di default delle preferenze utente o modificarli.

Le sezioni che seguono illustrano le impostazioni e le opzioni di ricerca che è possibile utilizzare e alle quali occorre prestare attenzione durante l'immissione dei criteri di ricerca.

NOTA  L'elenco delle proprietà e dei criteri di ricerca disponibili dipende sempre dal tipo di oggetto selezionato e dalle impostazioni di ricerca delle preferenze utente impostate in corrispondenza di tale tipo di oggetto.

Proprietà e operatori di ricerca

Dalla pagina di ricerca semplice non è possibile raggruppare le proprietà o modificare l'ordine in cui esse vengono valutate. Per modificare l'ordine delle proprietà, accedere alla visualizzazione Preferenze utente - Ricerca. Anche gli operatori di ricerca devono essere configurati nelle preferenze utente.

Operatori di ricerca

L'operatore contiene può essere utilizzato per i valori dei caratteri jolly. Sostituisce l'operatore Come, in quanto gli altri operatori non riconoscono i caratteri jolly.

Gli operatori inizia con e finisce con possono includere un numero qualsiasi di caratteri, compresi zero caratteri. Questi due operatori sostituiscono l'utilizzo del simbolo di percentuale (%) prima o dopo un carattere. In precedenza, si usava A% per trovare i valori che iniziavano con A. Ora si usa l'operatore Inizia con.

Impostazioni criteri proprietà

Nella pagina Ricerca possono essere visualizzate fino a cinque diverse proprietà per la definizione dei criteri di ricerca, in corrispondenza della quali è possibile specificare i valori desiderati. È anche possibile non impostare alcun valore per le proprietà ed eseguire la ricerca unicamente a partire dal contenuto dei documenti. Le proprietà disponibili dipendono dalle preferenze utente specificate per il tipo di oggetto selezionato.

NOTA 

Vengono valutati i valori delle proprietà nell'ordine riportato in elenco, una riga per volta; tutte le proprietà che non presentano un valore vengono ignorate. Se sono state inserite tre o più proprietà, tutte le proprietà con AND vengono valutate per prime in gruppo. Se viene usato OR tra due gruppi di proprietà con AND, i risultati del primo gruppo di proprietà con AND vengono aggiunti al secondo gruppo di proprietà con AND. Ad esempio, una ricerca costituita da proprietà A e proprietà B o proprietà C e proprietà D viene valutata prima ottenendo i risultati di proprietà A e proprietà B e poi aggiungendo i risultati della valutazione di proprietà C e proprietà D.

Una volta sottoposte a valutazione tutte le proprietà, vengono verificate le opzioni di ricerca e il valore corrispondente al contenuto.

Opzioni di ricerca

Per personalizzare ulteriormente la ricerca, le opzioni di ricerca possono essere disponibili anche alla base della pagina. L'amministratore definisce e stabilisce le opzioni visualizzate. Ad esempio, selezionare una o più opzioni per restringere la ricerca ai documenti PDF aggiunti nell'ultima settimana selezionando le caselle di controllo "Aggiunto nell'ultima settimana" e "Documenti PDF".

Impostazioni del contenuto

Se si attiva la preferenza "Mostra contenuto" (impostata su Mostra), è possibile immettere il testo che si desidera cercare nei documenti. Per rendere possibile la ricerca di parti di contenuto all'interno dei documenti, è necessario che l'amministratore abbia attivato l'indicizzazione della ricerca in corrispondenza dell'archivio oggetti di riferimento. Si tenga presente che potrebbe intercorrere un intervallo di tempo tra il momento in cui un documento viene inserito in un archivio oggetti e l'aggiornamento degli indici delle ricerche da parte del sistema.

NOTA  I caratteri < e > non sono supportati nelle ricerche di contenuto. Queste sono parole chiave di Verity che causano la visualizzazione di un messaggio di errore di Verity durante la ricerca. In alternativa è possibile utilizzare il modificatore In zona per le ricerche di tag HTML e XML, generalmente composto da questi caratteri, ad esempio <nome>.

Se si immette una parola, vengono ricercate tutte le possibili forme di tale parola. Ad esempio, se si specifica casa, verranno rilevati documenti contenenti la parola casa, casale, casato, ecc. Se si specifica letto, verranno rilevati documenti contenenti la parola letto, lettore, lettori, ecc.

Se si specificano più parole, vengono rilevati documenti contenenti tutte le parole. Ad esempio, se si specifica rapporto mensile, vengono rilevati solo documenti che contengono sia la parola rapporto che la parola mensile.

Per ricercare una frase contenente una serie parole in un ordine specifico, inserire le parole tra virgolette. Ad esempio, se si specifica "ala destra", vengono rilevati unicamente i documenti contenenti la frase ala destra. I documenti che contengono le singole parole ala e destra, ma non l'una accanto all'altra nell'ordine specificato, vengono ignorati.

Le virgolette possono inoltre essere utilizzate per distinguere tra maiuscole e minuscole o per cercare parole con una particolare sillabazione. Ad esempio, immettere "stella" per rilevare i documenti contenenti la parola stella e ignorare quelli contenenti parole quali stellare o Stella.

Caratteri jolly per valori di contenuto

Utilizzare l'asterisco (*) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri di sottolineatura ( _ ), incluso zero. Ad esempio, se si specifica ca*a, verranno rilevati documenti contenenti le parole casa, cassa, carta, ecc. Utilizzare il punto interrogativo (?) per indicare un solo carattere alfanumerico; ad esempio, se si specifica ?an, verranno rilevate parole quali ran, pan, can, ban.

Risultati della ricerca

Oltre che dalle impostazioni dei criteri relativi a proprietà e contenuto, i risultati della ricerca dipendono anche dalle preferenze utente impostate in corrispondenza di Ambito di ricerca e Intervallo. Queste impostazioni, disponibili nella pagina Ricerca generale in Impostazioni contenuto, consentono di determinare quanto devono essere vicine più parole all'interno di un documento per corrispondere al criterio di contenuto specificato. L'impostazione di default consente di rilevare parole che distano le une dalle altre non più di 1000 parole.

Se viene attivata l'opzione Classificazione rilevanza, i risultati della ricerca vengono ordinati insieme al documento, classificati in base al grado di corrispondenza (da massimo a minimo). Se invece l'opzione Classificazione rilevanza viene disattivata, i risultati della ricerca non vengono memorizzati.

L'impostazione N. max risultati consente di impostare il numero massimo di risultati da visualizzare per volta. Se si imposta un valore elevato, la procedura di ricerca potrebbe risultare più lenta.

NOTA  Non è possibile accedere alle impostazioni Classificazione rilevanza, Ambito di ricerca e Intervallo dal pulsante Modifica della pagina di ricerca. Per modificare tali impostazioni, è necessario fare clic sul link Preferenze posto nella parte superiore destra della pagina Ricerca, quindi aprire la visualizzazione Generale delle impostazioni di Ricerca in Preferenze utente. Dalla pagina Modello di ricerca è possibile modificare le impostazioni di N. max risultati.

I risultati della ricerca vengono visualizzati nell'elenco Voci trovate. Utilizzare i menu a discesa Visualizza e Mostra voci per modificare le modalità di visualizzazione dei risultati. Il menu Visualizza determina se i risultati vengono restituiti in visualizzazione Dettagliata o Rivista. Il menu Mostra voci determina il numero di voci visualizzate sulla pagina.

Utilizzare il Menu Azioni per visualizzare un elenco di azioni disponibili da eseguire sulle voci selezionate.

Impostazione ed esecuzione di Ricerca semplice

  1. Fare clic su Cerca dall'elenco delle visualizzazioni. Se viene visualizzata l'opzione Utilizza ricerca semplice, selezionarla.
  2. Selezionare i criteri Cerca in nella parte superiore della pagina per essere certi di cercare nel percorso corretto. In caso contrario, per selezionare l'archivio oggetti corretto fare clic su Modifica ricerca in. È inoltre possibile limitare la ricerca a una cartella in quell'archivio oggetti.
  3. Per modificare il Tipo di oggetto che si sta cercando, fare clic sull'elenco a discesa Cerca e selezionare un tipo di oggetto. I criteri delle proprietà vengono modificati in base alla selezione effettuata. Il valore di default prevede la ricerca di documenti e non visualizza questo elenco. Per visualizzare questo elenco, andare a Preferenze utente, Visualizzazione ricerca, pagina Generale e selezionare Mostra dall'elenco Mostra ricerca di.
  4. Se in corrispondenza di Tipo di oggetto si seleziona Documento, selezionare anche un'Opzione versione, se disponibile. Per impostare l'opzione versione, è possibile fare clic sul pulsante Modifica.
  5. Se le proprietà disponibili sono accettabili, immettere i valori da ricercare.
  6. Se la proprietà contiene un valore utente o di gruppo, può essere visualizzato un valore di default.
  7. Se invece è necessario modificare le proprietà disponibili, fare clic su Modifica. Viene visualizzata la pagina Preferenze utente.
    1. Apportare le modifiche necessarie e quindi fare clic su Accetta. Per ulteriori informazioni, vedere Preferenze utente - Ricerca.
    2. Immettere i valori da ricercare in corrispondenza delle nuove proprietà disponibili.
  8. Se necessario, immettere testo in corrispondenza delle condizioni di contenuto.
  9. Se necessario, selezionare le caselle di controllo alla base della pagina. Tali caselle possono essere utilizzate in aggiunta ai criteri di ricerca descritti sopra o in sostituzione degli stessi. Queste opzioni di ricerca sono collegate dalla condizione AND ad altri criteri di ricerca, pertanto prestare attenzione a non impostare combinazioni impossibili, ad esempio selezionare due utenti diversi come autori del documento.
  10. Per avviare la ricerca, fare clic su Cerca.
  11. Rivedere i risultati della ricerca. Il Menu Azioni è disponibile ed è possibile modificare il proprio elenco utilizzando i menu Visualizza e Mostra voci.
  12. Per applicare un'azione a uno o più risultati della ricerca, selezionare la casella di controllo a sinistra della voce. Fare clic su una delle azioni per applicarla alla voce selezionata. Ad esempio, per eseguire il check-out di una serie di documenti, fare clic su Check-out.

    NOTA  Vengono elencate solo le azioni che possono essere eseguite su tutte le voci selezionate. Ad esempio, se si tenta di eseguire il check-in di un documento non ancora sottoposto a check-out, si verifica un errore.

  13. È possibile fare clic su Mostra criteri di ricerca o Nascondi criteri di ricerca per attivare e disattivare la visualizzazione dei criteri.

NOTA  Per cancellare i risultati e i criteri di ricerca e ripristinare le impostazioni originali, fare clic su Cancella.