IBM InfoSphere Enterprise Records 应用程序包含 6 个选项卡。每个选项卡均可以打开一个页面,该页面允许您执行各种不同的与记录管理相关的任务。
“浏览”选项卡有一个主面板,该面板列示了当前实体所包含的实体。最左侧的列包含一些复选框,您可以使用这些复选框来选择一个或多个实体以进行处理。要选择或取消选择列表中的所有实体,请选中标题行中的复选框。其他图标显示在实体名称左侧。紧靠实体名称左侧的图标可标识实体的类型。单击名称或图标均可打开该实体。可能会显示其他图标以表明实体的状态,例如处于挂起或不活动状态。将光标停在任意图标上可以查看标识图标含义的工具提示。
您可以显示或隐藏主面板左侧边的类别或子类别树状视图结构。单击“显示类别树”以显示它。在显示该类别树时您可以:
在选项卡下方,路径将显示归档计划中您的当前位置。单击路径中的任意项可以跳转至其他位置。在以下样本路径中,CSPRO 是归档计划,Corporate 是 CSPRO 下的记录类别,Benefits 可以是 Corporate 记录类别下的子类别或记录文件夹。
路径:CSPRO > Corporate > Benefits
单击路径中的任意项可以跳转至归档计划的该级别。
所有实体都带有用于查看其信息页面的“获取信息”图标(),该页面将显示与该实体相关联的各类元数据。
使用“多选操作”菜单可以一次对多个实体执行相同的操作。这可以确保以相同的方式并且同时更新实体的设置。搜索结果和“浏览”页面都提供了此菜单。
选中一个或多个实体的复选框,然后单击“多选操作”菜单可以选择适合所有选定实体的操作。操作列表取决于您是否选定了一个或多个实体以及是否选定了不同种类的实体。只有可以应用于所有选定实体的操作才会显示在下拉菜单中。“帮助”中的大多数步骤均设计为可进行多选。如果您要仅对一个实体执行操作,那么较快的方法是右键单击其名称并从上下文菜单中选择操作。您也可以使用“获取信息”来执行实体的信息页面上的操作。这在您要执行多个操作或在执行操作前需要查看信息时会很有帮助。
一个示例是,对于记录,可以同时选择“复制”或“删除”。这将调用该操作的向导。
使用过滤功能的原因有两个:减少列表中显示的实体数,以及在您已指定最大结果数的情况下查看由于超出此数目而未列示的实体。如果发生这种情况,那么将显示一条消息以指示还有更多的项。请注意,返回的实体是 Content Engine 遇到的首批实体,它们可能未以任何特定顺序排列。
要使用过滤,请输入您要查看的实体名称或实体标识内显示的文本,然后单击“执行”。这将从列表中除去所有未包含该文本的实体,从而为包含所指定文本的其他实体腾出空间。单击“复位”可以除去“过滤”框中的文本,单击“执行”可以返回未过滤的列表。
列表内显示的实体数目由您的 Workplace 用户首选项中的定制对象和文件夹的“最大结果数”值来确定。转至“搜索”>“定制对象”页面以查看并复位记录的值。站点管理员必须在“站点首选项”的“常规”页面中的“常规设置”区域中启用定制对象。由于某些实体可以同时包含记录和其他容器,因此您还可以指定文件夹的“最大结果数”值。所以,此列表中包含的文件夹和记录的数目可达最大结果数。如果定制对象和文件夹的最大结果数是 50,那么此列表最多可包含 100 个项:50 个记录和 50 个文件夹。
选择“搜索”选项卡可以根据您指定的条件来搜索不同类型的 IBM InfoSphere Enterprise Records 实体。如果您要显示的所有实体均在同一父容器内,那么应该显示该父实体并过滤列表。但是,如果实体存位于不同的父容器中或者属于不同类型,那么搜索是将其列在同一位置的唯一方法。您可能希望列示这些实体以在“多选操作”菜单上执行操作。有关更多信息,请参阅搜索和检索实体。
选择“处理”选项卡可以管理处理调度、挂起和记录类型。
使用其中一种处理类型完成后,如果要返回到“处理”主页面,请选择路径中的“处理”或者再次单击“处理”选项卡。
“物理”选项卡包含特定于物理实体的链接,例如:
使用“报告”选项卡可以从报告列表中进行选择,这些报告将提供各种 IBM InfoSphere Enterprise Records 活动的统计视图。您可以选择报告类型,再键入输入条件,然后查看生成的报告。有关更多信息,请参阅生成报告。
“配置”选项卡包含用于创建和管理下列各项的链接: