Un registro es una referencia a información y proporciona metadatos para administrar la información. Puede heredar datos del contenedor en el que se creó. Por ejemplo, puede heredar el programa de disposición del contenedor superior. Los registros pueden ser físicos o electrónicos. Ambos tipos se pueden catalogar como vitales y marcarse como permanentes. El modelo de datos capítulo 4 de DoD permite declarar registros con una clasificación de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. El modelo de datos PRO permite la clasificación de registros siguiente: Alto Secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.
Los modelos de datos básico y DoD permiten declarar registros en categorías de registro, carpetas de registros y volúmenes. El modelo de datos PRO permite declarar registros en carpetas de registros y volúmenes.
NOTA Si está actualizando un registro Sin clasificar a una clasificación más alta como Confidencial, Secreto o Alto secreto, puede que falten muchas de las propiedades necesarias para el registro recién actualizado. Para asegurarse de que ha asignado al registro las propiedades adecuadas, vaya a la página de información del registro, haga clic en Clasificación de seguridad, complete todas las propiedades "necesarias" que falten en la clasificación de dicho registro y haga clic en Aplicar.
Un registro electrónico remite a un documento electrónico, por ejemplo un documento de Content Engine o un mensaje de correo electrónico. En el caso de documentos de CE, puede crear un registro independiente para cada versión de un documento, o un solo registro para un conjunto de versiones de documento. Los registros electrónicos pueden almacenarse en carpetas electrónicas e híbridas. Para obtener más información, consulte Administración de documentos y registros.
Un registro físico, en ocasiones denominado marcador, consiste en metadatos relativos a un documento físico, por ejemplo registros de papel, cinta o microfilm. Los registros físicos pueden almacenarse en cualquier clase de carpeta de registros. Sin embargo, menos las carpetas electrónicas, un registro físico puede declararse en un solo contenedor (carpeta híbrida, física o caja). Tras declarar un registro físico en una carpeta híbrida, física o caja, no se puede guardar en otro contenedor a menos que se trate de una carpeta electrónica. Esta limitación determina el modelo de almacenamiento físico del registro. Por ejemplo, si tiene una única cinta de copia de seguridad, sólo puede almacenarla físicamente en una caja.
Consulte Entidades físicas para obtener más información sobre cómo administrar registros físicos.
En los modelos de datos Confidencial de DoD, los registros se clasifican como Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. Un usuario sólo dispone de acceso a los registros correspondientes a su nivel de autorización de seguridad. Para obtener más información sobre cómo declarar registros de tipo confidencial, consulte:
Consisten en registros fundamentales de las agencias para poder cumplir con sus responsabilidades operativas en caso de emergencias o desastres. Para garantizar la revisión periódica de esta clase de registros, marque como Vital una categoría de registro, carpeta de registros o volumen. Todos los registros creados en esos contenedores se clasifican como vitales de manera automática.
Al marcar como Vital un contenedor, seleccione el evento recurrente que activa la revisión o actualización periódica de registros vitales, así como la acción que se inicia cuando tenga lugar el evento de revisión. Siempre que tenga lugar el evento recurrente, se inicia el flujo de trabajo de revisión de registros vitales asociado con dicho evento. Para obtener más información, consulte Definir registros vitales.
IBM InfoSphere Enterprise Records incluye un informe, Registros vitales pendientes de disposición, en el que figuran los registros vitales electrónicos que están pendientes de disposición en un determinado periodo de tiempo. Para obtener más información sobre informes, consulte Generación de informes.
Un registro permanente se identifica como información que tiene el valor suficiente para preservarla en la organización más allá del tiempo requerido normalmente. Para marcar un registro como permanente, defina en true el valor de la propiedad Indicador de registro permanente. De forma predeterminada, esta propiedad no se muestra en IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obtener más información sobre cómo mostrar la propiedad Indicador de registro permanente en IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte Personalizar la visualización de propiedades.
No hay ningún comportamiento asociado con la propiedad Indicador de registro permanente. La propiedad es sólo informativa; aunque Indicador de registro Permanente esté definido en True (verdadero), el registro puede eliminarse.