In IBM InfoSphere Enterprise Records stehen sechs Registerkarten zur Verfügung. Über jede dieser Registerkarten wird eine Seite geöffnet, auf der Sie verschiedene Aufgaben in Bezug auf die Aktenverwaltung ausführen können.
Der Hauptfensterbereich der Registerkarte "Durchsuchen" enthält eine Liste der Entitäten innerhalb der aktuellen Entität. In der Spalte ganz links befinden sich Kontrollkästchen, über die Sie eine oder mehrere Entitäten zur Verarbeitung auswählen können. Wenn Sie alle Entitäten in der Liste auswählen bzw. abwählen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile. Links neben den Entitätsnamen befinden sich zusätzliche Symbole. Das Symbol gleich links neben dem Namen gibt den Einheitentyp an. Zum Öffnen der Einheit können Sie auf das Symbol oder auf den Namen klicken. Im Bedarfsfall werden auch weitere Symbole zur Kennzeichnung des Status der Einheit angezeigt, etwa Symbole für Rückstellung oder Inaktivität. Halten Sie den Mauszeiger über das Symbol, um ein ein Quickinfo mit Erklärungen zur Symbolbedeutung zu öffnen.
Links vom Hauptfensterbereich können Kategorien und Unterkategorien in einer Verzeichnisstruktur ein- und ausgeblendet werden. Zum Anzeigen der Struktur klicken Sie auf "Kategorie-Verzeichnisstruktur einblenden". In der eingeblendeten Verzeichnisstruktur können Sie Folgendes ausführen:
Unterhalb der Registerkarten gibt ein Pfad die aktuelle Position im Aktenplan an. Klicken Sie auf ein beliebiges Element im Pfad, um an eine andere Position zu wechseln. Im folgenden Beispielpfad ist "CSPRO" ein Aktenplan, "Unternehmen" ist eine Schriftstückkategorie unter "CSPRO" und "Leistungen" kann eine Unterkategorie oder ein Schriftstückordner unter der Schriftstückkategorie "Unternehmen" sein.
Pfad: CSPRO > Unternehmen > Leistungen
Klicken Sie auf eines der Pfadelemente, um auf die entsprechende Ebene im Aktenplan zu springen.
Alle Entitäten verfügen über das Symbol "Informationen abrufen" (), mit dem ihre Informationsseiten angezeigt werden können, auf der wiederum verschiedene Arten von Metadaten angezeigt werden, die dieser Entität zugewiesen sind.
Das Menü "Mehrfachauswahlaktionen" dient dazu, eine Aktion in mehreren Einheiten gleichzeitig auszuführen. Dies gewährleistet eine einheitliche Aktualisierung eines ganzen Satzes von Einheiten. Das Menü ist mit Ihren Suchergebnissen auf der Seite "Durchsuchen" verfügbar.
Zum Ausführen einer Aktion aktivieren Sie die Kontrollkästchen der betreffenden Einheiten, öffnen das Menü "Mehrfachauswahlaktionen" und wählen die gewünschte Aktion. Die Liste der verfügbaren Aktionen hängt davon ab, ob Sie nur eine oder mehrere Einheiten ausgewählt haben und ob diese desselben oder verschiedenen Typs sind. Es werden nur die Aktionen im Menü aufgelistet, die in allen gewählten Einheiten ausgeführt werden können. Die meisten der in der Hilfe beschriebenen Verfahren sind für die Mehrfachauswahl konzipiert. Wenn eine Aktion nur in einer einzigen Einheit ausgeführt werden soll, sind Sie schneller, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Einheit klicken und die gewünschte Aktion im Kontextmenü auswählen. Über das Symbol "Informationen abrufen" haben Sie außerdem Zugriff auf Aktionen in den Informationsseiten einer Einheit. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Sie mehrere Aktionen ausführen oder vor deren Ausführung relevante Informationen einsehen möchten.
Sie können Kopieren oder Löschen beispielsweise mehrfach für Schriftstücke auswählen. Hierdurch wird dann ein Assistent für diese Aktion aufgerufen.
Es gibt zwei Gründe für die Verwendung der Filterung: die Verringerung der Anzahl der in der Liste angezeigten Entitäten und die Anzeige der Entitäten, die nicht mehr aufgelistet werden können, da sie die von Ihnen angegebene maximale Anzahl von Suchergebnissen übersteigen. In diesem Fall wird eine Nachricht angezeigt, dass mehr Elemente vorhanden sind. Beachten Sie, dass es sich bei den aufgelisteten Einheiten um die ersten Einheiten handelt, die von der Content-Engine gefunden wurden, was nicht unbedingt einer bestimmten Reihenfolge entsprechen muss.
Um ein Ergebnis zu filtern, geben Sie einen Teil des Namens oder der ID der gewünschten Einheiten ein und klicken auf "Los". Alle Entitäten ohne diesen Text werden aus der Liste entfernt, so dass Platz für andere Entitäten geschaffen wird, die den angegebenen Text enthalten. Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um den Text aus dem Feld "Filtern" zu entfernen. Zum Anzeigen einer ungefilterten Liste klicken Sie anschließend erneut auf "Los".
Die Anzahl der Einheiten in einer Liste wird vom Wert "Max. Ergebnisanzahl" für benutzerdefinierte Objekte und Ordner in Ihren Workplace-Benutzereinstellungen festgelegt. Um diese Einstellung für Akten anzuzeigen und zu ändern, öffnen Sie die Seite "Suchen > Benutzerdefinierte Objekte". Ihr Siteadministrator muss benutzerdefinierte Objekte im Bereich "Allgemeine Einstellungen" auf der Seite "Allgemein" der Sitevorgaben aktivieren. Da einige Entitäten sowohl Schriftstücke als auch Container enthalten können, können Sie auch den Wert für die maximale Anzahl von Suchergebnissen für Ordner angeben. So kann die Liste Ordner und Schriftstücke bis zur entsprechenden maximalen Anzahl enthalten. Wenn Ihre maximale Anzahl von Suchergebnissen für sowohl benutzerdefinierte Objekte als auch Ordner 50 ist, können maximal 100 Elemente in der Liste angezeigt werden: 50 Schriftstücke und 50 Ordner.
Auf der Registerkarte "Suchen" können Sie anhand der von Ihnen angegebenen Kriterien nach verschiedenen Typen von IBM InfoSphere Enterprise Records-Entitäten suchen. Wenn sich alle gesuchten Einheiten im selben übergeordneten Container befinden, erzielen Sie auch durch Anzeigen des Containers und Filtern der Liste die gewünschten Ergebnisse. Liegen die Einheiten jedoch in verschiedenen Containern vor oder weisen unterschiedliche Typen auf, ist die Suche die einzige Möglichkeit, alle gewünschten Einheiten in einer einzigen Liste anzuzeigen. Dies ist ist besonders dann nützlich, wenn Sie in allen Einheiten eine Mehrfachauswahlaktion ausführen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Abrufen von Entitäten.
Die Registerkarte "Disposition" dient der Verwaltung von Dispositionszeitplänen, Rückstellungen und Aktentypen.
Wenn Sie nach der Arbeit mit einer der Aussonderungstypen auf die Hauptseite "Disposition" zurückkehren möchten, wählen Sie Disposition im Pfad aus oder klicken Sie erneut auf die Registerkarte Disposition.
Die Registerkarte enthält eigene Verknüpfungen für physische Einheiten. Dazu gehören folgende:
Mit der Registerkarte "Berichte" können Sie aus einer Liste von Berichten auswählen, die eine Statistiksicht verschiedener IBM InfoSphere Enterprise Records-Aktivitäten bereitstellen. Hier wählen Sie den Berichtstyp, legen die Kriterien fest und zeigen den erstellten Bericht an. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Berichten.
Die Registerkarte "Konfigurieren" enthält Links zum Erstellen und Verwalten der folgenden Elemente: