Copia di un record
Solo un utente che ha almeno i privilegi del ruolo Utente con privilegi o Revisore può
copiare un record in un'altra posizione dello stesso piano file. Quando un utente con privilegi o revisore copia un record:
- IBM InfoSphere Enterprise Records copia il documento dichiarato nell'archivio oggetti record (ROS) nello stesso file
di origine con un nome contenimento diverso.
- Fatta eccezione per nome, descrizione, dati di sicurezza e disposizione, IBM InfoSphere Enterprise
Records copia i metadati dei record in una nuova cartella dell'archivio oggetti del piano file (FPOS, file
plan object store) insieme a un link al documento copiato nel ROS.
Implicazioni per la sicurezza della copia dei record
Il nuovo record copiato eredita le impostazioni di sicurezza del nuovo contenitore padre.
Implicazioni per la disposizione della copia dei record
Il record copiato eredita la pianificazione di disposizione del nuovo contenitore padre
se il tipo di record non ne possiede già una in base al relativo tipo di record. Tenere presente che se il record originale è già escluso, il record copiato non lo è. È necessario che un utente autorizzato avvii la disposizione del record copiato se il tipo di record presenta una pianificazione della disposizione.
Per copiare un record singolo
- Sfogliare la gerarchia del piano file per accedere al record da copiare.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del record e selezionare Copia dal menu di scelta rapida.
- Tener presente che il campo Titolo documento viene compilato con un nome record con il prefisso
Copia di.
- Immettere la Descrizione per la copia del record, quindi fare clic su
Avanti.
- Accedere alla posizione del piano file in cui si desidera memorizzare la copia e fare clic su Copia.
- Viene visualizzato un messaggio di conferma che chiede di verificare il completamento dell'operazione di copia. Fare clic su OK per tornare alla pagina Sfoglia.
Notare quanto segue:
- Un record elettronico non può essere copiato in una cartella fisica.
- Un record può essere copiato solo in una cartella di destinazione attiva o aperta.
Per copiare uno o più record
- Sfogliare la gerarchia del piano file per accedere ai record da copiare.
- Selezionare le caselle di controllo a sinistra dei record da copiare.
- Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Copia.
- Nella finestra Copia, selezionare la posizione del piano file in cui copiare i record dall'elenco.
Suggerimento: è possibile utilizzare il campo Filtro per limitare il numero
di elementi da visualizzare nell'elenco Nome entità. Ad esempio, se la posizione del piano file contiene la
lettera x nel nome, è possibile immettere x nel campo filtro, fare clic su
Vai e l'elenco verrà aggiornato con i soli nomi delle posizioni del piano file
contenenti la lettera x. Fare clic su Reimposta per aggiornare di nuovo
l'elenco con l'elenco completo dei piani file in ordine alfabetico.
- Accedere alla posizione del piano file in cui si desidera archiviare la copia e fare clic su
Copia.
- Viene visualizzato un messaggio di conferma che chiede di verificare il completamento dell'operazione di copia. Fare clic su OK per tornare alla pagina Sfoglia.