エントリー・テンプレートへのアクセス

エントリー・テンプレートにアクセスする手順は、Workplace XT の場合、および統合した Office アプリケーションの場合で、それぞれ異なる部分があります。

新しいドキュメントの追加プロセスを円滑にするために、ユーザーや管理者は、デフォルトの情報を提供するエントリー・テンプレートを設計できます。たとえば、ドキュメントのクラスおよび他のドキュメント・プロパティーを自動的にアサインする エントリー・テンプレートを使うこともできます。エントリー・テンプレートは、特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準のウィザードではなく、エントリー・テンプレートが自動的に使用されます。複数のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられている場合、使用するエントリー・テンプレートを選択することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。エントリー・テンプレートをフォルダーに関連付ける方法の詳細については、「エントリー・テンプレートのフォルダーへの関連付け」を参照してください。

詳細については、該当セクションを参照してください。

Workplace XT Integration for Microsoft Office および Application Integration
次のいずれかを行います。
  • エントリー・テンプレートを選択して、「開く」アクションまたは「高度な開く」アクションを選択します。
  • ツール」メニューから、「テンプレートを使用してドキュメントの追加」をクリックします。
  • ドキュメントを、1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーに追加します。
次のいずれかを行います。

Integration for Microsoft Office

  • Office アプリケーションの場合、Microsoft® Office 2007 リボンの「IBM ECM 」タブの下で、まず、使用するエントリー・テンプレートを含むオブジェクト・ストアを選択します。「エントリー・テンプレート」をクリックして、目的のエントリー・テンプレートを選択します。

    現在開いているドキュメントを追加することもできます。フォルダーを右クリックして、「ドキュメントの追加」を選択します。フォルダーは、1 つ以上のエントリー・テンプレートに関連付けることができます。フォルダーに関連付けられているエントリー・テンプレートによって定義されたフィールドに情報を入力します。

  • Outlook の場合、E メールおよび E メール添付ファイルをフォルダーにドラッグするか、メニュー・オプションを使用することにより、これらを追加することができます。特定のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられていない場合、E メールに割り当てられた E メール・クラスに基づいてエントリー・テンプレートが提供されます。

    追加する E メールまたは E メール添付ファイルを右クリックして、「IBM ECM に E メールを追加」を選択するか、「添付を IBM ECM に追加」を選択します。

    注意: エントリー・テンプレートは、特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準のウィザードではなく、エントリー・テンプレートが自動的に使用されます。複数のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられている場合、使用するエントリー・テンプレートを選択することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。エントリー・テンプレートをフォルダーに関連付ける方法の詳細については、「エントリー・テンプレートのフォルダーへの関連付け」を参照してください。

Application Integration

  • Office アプリケーションの「FileNet P8」または「IBM FileNet Workplace XT」メニューで、「追加」>「ドキュメントの追加」>「エントリー・テンプレートの選択」をクリックします。
  • Outlook で、追加する Outlook アイテムを検索します。「FileNet P8」または「IBM FileNet Workplace XT」メニューの「追加」をクリックし、アイテムを追加するために使用するプロファイルを選択します。選択するプロファイルは、エントリー・テンプレートが割り当てられている必要があります。

    Outlook または Outlook アイテムからドキュメントを追加する場合、まずプロファイルを選択する必要があります。プロファイル設定では、「ドキュメントの追加」アクションを使用するか、エントリー・テンプレートを使用するか決定します。サイト管理者により、「Application Integration」サイト設定でプロファイルが作成されます。