È possibile eseguire la ricerca di record, volumi, cartelle e categorie record. Le opzioni di ricerca selezionabili dipendono dalla modalità di ricerca, dinamica o statica. Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.
È inoltre possibile accedere a modelli di ricerca e a ricerche memorizzate. Una volta selezionato il tipo di ricerca, è possibile renderla più selettiva specificando i seguenti tipi di criteri di ricerca:
I criteri di ricerca di default possono essere modificati in ogni pagina.
La scheda Ricerca include un collegamento a Modelli di ricerca e ricerche memorizzate. I progettisti delle ricerche creano queste ricerche predefinite in Workplace e le contrassegnano per l'uso da parte di Records Manager. Nei modelli di ricerca alcuni criteri di ricerca sono già specificati mentre alcuni campi possono essere modificati per personalizzare la ricerca. Una Ricerca memorizzata è una ricerca che include tutti i criteri di ricerca che non sono modificabili. Facendo clic sul nome di una ricerca memorizzata, vengono visualizzati esclusivamente i risultati (come se fosse stata aperta una cartella).
Per definire ed eseguire una ricerca
Il campo Cerca in visualizza il percorso di ricerca predefinito che può essere modificato come descritto di seguito.
Il campo Filtra per classe consente di limitare i risultati ottenuti in modo da includere solo le entità di una classe specifica. Per esempio, se il tipo di entità selezionata è record, è possibile rendere più selettiva la ricerca specificando il tipo di classe (elettronico, e-mail, contrassegno o un'altra classe personalizzata).
Il campo Numero massimo risultati è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Statica. Per informazioni dettagliate, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.
Quando si definiscono i criteri di ricerca, è possibile eseguire la ricerca in base a un massimo di sette proprietà. È possibile immettere valori per un numero qualsiasi di tali proprietà. Nel caso dei record classificati, è possibile immettere i criteri di ricerca in base a classificazione corrente o iniziale, retrocessione, aggiornamento, date o eventi di declassamento o contrassegni supplementari. È inoltre possibile non impostare alcun valore per le proprietà ed eseguire la ricerca dell'entità in base ad altri criteri.
Per selezionare l'insieme di proprietà
Per ottenere ulteriori informazioni sulle impostazioni di questa pagina, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.
Per immettere i valori e impostare gli operatori
Per ciascun operatore da includere nella ricerca, è necessario specificare un valore digitando il testo, selezionando un valore da un menu o da un'altra pagina o selezionando una data da un calendario. La ricerca utilizza esclusivamente le proprietà dotate di valori.
Ad esempio, se si dispone di una proprietà a più valori denominata Risorse umane e si
desidera eseguire una ricerca di Libro paga o Assunzioni, immettere i criteri seguenti:
Risorse umane = Libro paga OR
Risorse umane = Assunzioni
Il criterio di ricerca può anche essere immesso come:
Risorse umane = Libro paga, Assunzioni
NOTA Se si utilizza la proprietà Classificazione iniziale su un modello dati Classificato DoD, il campo di input della classificazione è un campo stringa. Tutti i confronti che utilizzano gli operatori maggiore di (>), minore di o uguale a (< o =) sono basati sul testo immesso dall'utente. Pertanto Non classificato è maggiore di Classificato perché N è maggiore di C.
Se si desidera eseguire la ricerca di un record, è possibile specificare una parola o una frase che compare nel contenuto del documento dichiarato (in archivio oggetti record) o nel testo delle proprietà del record (metadati in archivio oggetti piano di file). L'amministratore del sito deve configurare il motore di ricerca per l'indicizzazione delle proprietà. È possibile combinare una ricerca proprietà con una ricerca contenuto utilizzando l'operatore AND o l'operatore OR.
Se la modalità di ricerca è statica e si utilizza l'operatore OR, la ricerca elabora prima la ricerca proprietà. Se il numero di risultati ottenuti è uguale o superiore al valore Numero massimo risultati, la ricerca si arresta e la ricerca del contenuto non ha luogo. Pertanto, i risultati potrebbero non includere alcun documento in cui è presente il contenuto richiesto. Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca. Quando la modalità di ricerca è dinamica, viene comunque eseguita prima la ricerca di contenuto, quindi la ricerca proprietà, e la ricerca dinamica restituisce tutto.
Per eseguire la ricerca del contenuto
Se si specifica Contenuto nella ricerca, la pagina dei risultati della ricerca include una colonna Posizione che mostra una percentuale di rilevanza per i criteri di ricerca utilizzati. Posizione è la colonna di ordinamento di default e inizialmente è visualizzata in ordine decrescente. La colonna Posizione è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Dinamica.
NOTE
settimana
per eseguire la ricerca nel
contenuto, si ottengono i documenti contenenti settimana e settimanalmente. Se si immette
settimana
in una ricerca proprietà, si ottengono solo i documenti per
i quali il valore della proprietà è settimana.rapporto mensile
, vengono rilevati solo documenti che contengono sia la parola rapporto che la parola mensile.mano destra
vengono restituiti solo i documenti
contenenti la frase mano destra. stella
verranno restituiti stella, ma non stellare o
Stella.*
) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri
di sottolineatura ( _ ). Ad esempio, per ca*a
verranno restituiti casa, cassa, carta e campana. Utilizzare
un punto interrogativo (?
) per indicare un
solo carattere alfanumerico; ad esempio, per ?ane
, verranno restituiti pane, cane, lane e tane.È possibile eseguire la ricerca di un record in base al tipo e alle proprietà dell'entità padre.
Per selezionare l'entità padre
Una volta specificati i criteri di ricerca, fare clic su Ricerca.
Se la modalità di ricerca è Statica, il numero di risultati ottenuti può essere limitato dal valore Numero massimo di risultati. Se la modalità di ricerca è Dinamica, il numero di risultati ottenuti non è influenzato dal valore Numero massimo di risultati. Per informazioni sul numero massimo di risultati e sulla modalità di ricerca, vedere Impostazione dei valori di default della ricerca.
I risultati della ricerca includono il nome dell'entità e i valori delle proprietà specificate nei criteri di ricerca. Se una proprietà quale Contrassegno supplementare possiede più valori, nella colonna corrispondente è visualizzato un collegamento Mostra dettagli. Facendo clic sul collegamento, vengono visualizzati tutti i valori di tale proprietà.
Sui risultati della ricerca è possibile eseguire le seguenti operazioni:
NOTA Il valore Dimensione pagina visualizzazione elenco (Impostazioni generali nelle Preferenze utente di Workplace) determina il numero di entità visualizzate su ciascuna pagina dei Risultati della ricerca. Se nei risultati della ricerca sono presenti 100 entità e questo valore è 20, i risultati della ricerca saranno composti da 5 pagine di 20 entità.
Se si fa clic sull'icona Ottieni informazioni di una sottocategoria e non si dispone dell'autorizzazione di accesso alla categoria padre, IBM InfoSphere Enterprise Records visualizza un errore.
Se la gerarchia del piano file contiene un numero elevato di categorie record, cartelle record e record, la funzionalità di ricerca può dar luogo a errori, inclusi errori di timeout. Per informazioni sulle impostazioni che è possibile modificare al fine di eliminare tali errori, vedere la sezione IBM InfoSphere Enterprise Records nel manuale P8 Troubleshooting Guide.