Un evento es la aparición de un condición determinada a partir de la cual el sistema activa una acción en entidades. El evento se adjunta a un programa de disposición. De manera automática, activa el límite de corte de la entidad con que se asocia el programa. Por ejemplo, puede crear un evento denominado "Finalización de contrato" y asociarlo con un programa de disposición. Cuando finaliza el contrato, este evento tiene lugar y se activa el límite de corte y la acción de límite de corte asociada para la entidad. Puede crear varios eventos y asociar distintos eventos con diferentes programas de disposiciones. Para obtener más información sobre cómo asociar un evento con un programa de disposición, consulte Definir un programa de disposición.
El administrador o gestor de registros son los únicos que pueden crear, modificar o eliminar un evento. En la ficha Configurar hay los siguientes tipos de activaciones de eventos:
Como su nombre indica, los eventos externos tienen lugar fuera del sistema, pero pueden incidir directamente en el límite de corte y la disposición de entidades. Por lo tanto, un usuario autorizado notifica al sistema de la aparición de esos eventos. Por ejemplo, puede darse un cambio de administración que retrase la disposición de registros antiguos o innecesarios. Un usuario autorizado que prevé esta clase de situación puede crear un evento externo y asociarlo con un programa de disposición. Si tiene lugar el evento externo, un usuario autorizado especifica la fecha actual, que activa el límite de corte y la disposición de la entidad.
Se refieren a un cambio en los metadatos de una entidad. A diferencia de los externos, el sistema identifica los eventos internos de manera interna. Estos eventos se activan automáticamente al cumplirse la condición necesaria. Por ejemplo, el sistema puede realizar el seguimiento cuando se cierra un volumen y activar en ese momento el límite de corte y la disposición. Un evento interno incide en el tipo de entidad que se indica en el campo de agregación.
Eventos que tienen lugar automáticamente tras un determinado intervalo de tiempo. Se utilizan para activar una revisión periódica de registros vitales. Por ejemplo, puede crear un evento recurrente denominado "Revisión mensual" y especificar una frecuencia de un mes. Al crear este evento, se asegura de que la revisión de la entidad asociada tenga lugar cada mes con la aparición del evento. Para obtener más información sobre registros vitales, consulte Registros vitales.