Mit einfachen Suchen arbeiten

"Einfache Suche" ist die Standardsuche, wenn Sie Ihre Suchseite erstmals öffnen. Sie bietet die Möglichkeit, schnell eine persönliche Suche auszuführen, um unterschiedliche Arten von Objekten zu finden. Dabei arbeitet sie mit Ihren Benutzereinstellungen. Die Benutzereinstellungen für "Suchen" geben an, welche Standardsuchkriterien auf der Seite "Suchen" verwendet werden, und bestimmen, wie die Suchergebnisse angezeigt werden.

Die Benutzereinstellungen geben beispielsweise an, nach welchem Objekttyp in welchem Objektspeicher gefiltert nach Objektklasse und Versionsstatus gesucht wird und welche Eigenschaften auf der Seite "Suchen" zunächst zur Suche zur Verfügung stehen. Sie geben die Eigenschafts- und Inhaltswerte, nach denen gesucht werden soll, auf der Seite "Suchen" ein und können bei Bedarf den Objekttyp oder den Objektspeicher ändern.

Schnellen Zugriff auf die Seite "Benutzereinstellungen - Einfache Suche" erhalten Sie, indem Sie unten auf der Seite "Suchen" auf Ändern klicken. Nachdem Sie zum Übernehmen Ihrer Änderungen an den Benutzereinstellungen auf Akzeptieren und dann auf Beenden geklickt haben, kehren Sie zur Seite "Suchen" zurück. Weitere Informationen zum Festlegen der Benutzereinstellungen finden Sie in Benutzereinstellungen - Suchen.

Wenn Sie auf Suchvorlagen zugreifen möchten, klicken Sie in der einfachen Suche auf Suchvorlage verwenden.

Zu durchsuchende Objektspeicher angeben

Sie können den zu durchsuchenden Objektspeicher jederzeit ändern. Klicken Sie auf Suchort ändern. Eine andere Seite mit Objektspeichern in einer Baumansicht wird angezeigt, auf der Sie den zu durchsuchenden Objektspeicher ändern können.

Darüber hinaus können Sie auch eine Standardsuchansicht für einen bestimmten Objektspeicher festlegen. Die ausgewählte Standardeinstellung setzt die Benutzereinstellung "Standardsuchansicht" außer Kraft und wird die neue Standardsuchansicht für einen bestimmten Objektspeicher. Wählen Sie zuerst durch Klicken auf die Verknüpfung Suchort ändern den Objektspeicher aus und klicken Sie dann auf Als Standard für "Suchen in" festlegen, um diesen Objektspeicher als Standard festzulegen.

Kontrollkästchen

Die Kontrollkästchen unten auf der Seite werden vom Administrator festgelegt. Sie wurden entwickelt, um die Suche nach gängigen Suchkriterien zu vereinfachen. Anstatt benutzerdefinierte Suchkriterien wie "Hinzufügen von =" in Ihren Benutzereinstellungen einzurichten und dann Ihren Benutzernamen auf der Seite der einfachen Suche auszuwählen, müssen Sie nur das Kontrollkästchen "Von mir erstellt" aktivieren.

Suchkriterien

Die Suchkriterien zeigen anfänglich die Einstellungen an, die Sie in der Ansicht "Benutzereinstellungen .... Suchen" ausgewählt haben. Die Einstellungen enthalten allgemeine Kriterien, die alle Ihre Suchen befolgen. Sie können die Standardwerte in den Benutzereinstellungen verwenden oder diese ändern.

In den folgenden Abschnitten werden die Sucheinstellungen und Optionen behandelt, die Sie beim Eingeben von Suchkriterien ggf. verwenden und berücksichtigen müssen.

HINWEIS Die verfügbaren Eigenschaften und Suchkriterien hängen stets vom ausgewählten Objekttyp sowie von den Benutzereinstellungen für diesen Objekttyp ab.

Eigenschaften und Suchoperatoren

Sie können auf der einfachen Suchseite weder die Eigenschaften gruppieren noch die Reihenfolge ändern, in der die Eigenschaften ausgewertet werden. Wenn Sie die Eigenschaften umordnen müssen, ändern Sie die Reihenfolge auf der Seite "Benutzereinstellungen - Suchen". Die Suchoperatoren müssen ebenfalls in Ihren Benutzereinstellungen konfiguriert werden.

Suchoperatoren

Der Operator enthält kann für Platzhalterwerte verwendet werden. Er ersetzt den Operator Like. Andere Operatoren erkennen die Platzhalterzeichen nicht.

Die Operatoren beginnt mit und endet mit können beliebige Anzahlen von Zeichen, einschließlich Nullzeichen, enthalten. Diese beiden Operatoren ersetzen das Prozentzeichen (%) vor und nach einem Zeichen. Zuvor musste A% zum Auffinden von Werten verwendet werden, die mit A beginnen. Nun wird der Operator "Beginnt mit" verwendet.

Einstellungen für Eigenschaftskriterien

Auf der Seite "Suchen" werden bis zu fünf Eigenschaften zur Definition Ihrer Suchkriterien angezeigt, und Sie können Werte für alle verfügbaren Eigenschaften eingeben. Sie können die Eigenschaftswerte auch leer lassen und nur den Inhalt der Dokumente durchsuchen. Die verfügbaren Eigenschaften hängen von Ihren Benutzereinstellungen für den ausgewählten Objekttyp ab.

HINWEIS 

Die Suche wertet die Eigenschaftswerte eine Zeile nach der anderen in der aufgeführten Reihenfolge aus, und alle Eigenschaften ohne Wert werden ausgelassen. Wenn Sie drei oder mehr Eigenschaften eingegeben haben, werden alle mit AND verknüpften Eigenschaften zuerst als Gruppe ausgewertet. Wenn OR zwischen zwei mit AND verknüpften Eigenschaftengruppen angegeben ist, werden die Ergebnisse der ersten mit AND verknüpften Eigenschaftengruppe der zweiten mit AND verknüpften Eigenschaftengruppe hinzugefügt. Beispiel: Eine Suche, die aus Eigenschaft A und Eigenschaft B oder Eigenschaft C und Eigenschaft D besteht, wird ausgewertet, indem zuerst die Ergebnisse von Eigenschaft A und Eigenschaft B ausgewertet und anschließend die Ergebnisse der Auswertung von Eigenschaft C und Eigenschaft D hinzugefügt werden.

Nach Auswertung der Eigenschaftswerte werden die Suchoptionen und der Inhaltswert überprüft.

Suchoptionen

Um Ihre Suche weiter anzupassen, stehen unten auf der Seite ggf. Suchoptionen zur Verfügung. Der Administrator legt die angezeigten Optionen fest. Beispiel: Wählen Sie eine oder mehrere Optionen aus, um Ihre Suche auf PDF-Dokumente zu begrenzen, die in der letzten Woche hinzugefügt wurden, indem Sie die Kontrollkästchen "Hinzugefügt in der letzten Woche" und "PDF-Dokumente" aktivieren.

Inhaltseinstellungen

Wenn Sie die Vorgabe "'Inhalt enthält' anzeigen" aktivieren (auf Anzeigen setzen), können Sie den Text eingeben, auf den Sie Dokumente durchsuchen möchten. Ihr Administrator muss den Suchindex für den Objektspeicher aktiviert haben, damit Sie nach Dokumentinhalten suchen können. Nachdem ein Dokument dem Objektspeicher hinzugefügt wurde, kann es einige Zeit dauern, bevor das System die Suchindizes aktualisiert.

HINWEIS Die Zeichen < und > werden in Inhaltssuchen nicht unterstützt. Hierbei handelt es sich um Platzhalter in Verity, die eine Verity-Fehlernachricht verursachen, die bei der Suche nach diesen Zeichen angezeigt wird. Verwenden Sie den In Zone-Modifikator, der nach HTML- und XML-Tags sucht und in der Regel diese Zeichen enthält, wie beispielsweise <name>.

Wenn Sie ein Wort eingeben, werden alle Formen des Wortes gesucht. Wenn Sie z. B. Monat eingeben, werden Dokumente zurückgegeben, die "Monat", "Monate" und "monatlich" enthalten. Wenn Sie Arbeit eingeben, werden Dokumente gefunden, die "Arbeit", "arbeitet", "gearbeitet" und "Arbeitsblatt" enthalten.

Bei Eingabe von mehreren Wörtern müssen alle dieser Wörter im Dokument vorhanden sein. Wenn Sie z. B. monatlicher Bericht eingeben, werden nur Dokumente zurückgegeben, die sowohl "monatlicher" als auch "Bericht" enthalten.

Wenn Sie nach einem festen Ausdruck suchen möchten, müssen Sie diesen in Anführungszeichen setzen. Beispielsweise gibt "rechte Hand" nur Dokumente zurück, die den Ausdruck "rechte Hand" enthalten. Dokumente, die "rechte" und "Hand" enthalten, in denen diese Wörter aber nicht direkt aufeinander folgen, werden ignoriert.

Anführungszeichen können Sie auch verwenden, wenn Sie nur nach Wörtern suchen wollen, die exakt in der angegebenen Schreibweise auftreten. Der Suchbegriff "BILD" findet nur "BILD", nicht aber "Bild" oder "bilden" oder "bilder" usw.

Platzhalter für Inhaltswerte

Verwenden Sie einen Stern (*) für keinen, einen oder mehrere Buchstaben, Zahlen oder Unterstriche ( _ ). Beispielsweise findet wo*t "wohnt", "Wort" und "Wolkenbett". Mit einem (?) ersetzen Sie ein einzelnes alphanumerisches Zeichen. Für "?achen" werden somit die Wörter "lachen", "wachen", "Sachen", "Rachen" zurückgegeben.

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse hängen, neben den Eigenschafts- und Inhaltskriterien, von den Benutzereinstellungen für Suchbereich und Bereich ab. Diese Einstellungen, die Sie auf der allgemeinen Seite "Suchen" unter "Inhalt enthält Einstellungen" finden, legen fest, wie nahe mehrere Wörter im Dokumentinhalt zusammen stehen müssen, um für die Inhaltskriterien als Entsprechung zu gelten. Die Vorgabeeinstellung besagt, dass Wörter Nahe beieinander stehen müssen, d. h. innerhalb von 1000 Wörtern.

Wenn "Relevanzrangfolge" aktiviert ist, werden die Suchergebnisse so sortiert, dass das Dokument mit den meisten passenden Wörtern zuerst aufgeführt wird. Wenn "Relevanzrangfolge" inaktiviert ist, werden die Ergebnisse nicht sortiert.

Max. Ergebnisanzahl gibt an, wie viele Ergebnisse höchstens auf einmal angezeigt werden. Wenn Sie diese Zahl zu hoch einstellen, kann der Suchprozess verlangsamt werden.

HINWEIS Auf die Einstellungen "Relevanzrangfolge", "Suchbereich" und "Bereich" können Sie nicht über die Schaltfläche Ändern auf der Seite "Suchen" zugreifen. Statt dessen müssen Sie auf Benutzereinstellungen rechts oben auf der Seite "Suchen" klicken und zur Ansicht "Allgemein" der Einstellungen für "Suchen" in "Benutzereinstellungen" wechseln, wo Sie die Einstellungen ändern können. Sie können die Einstellungen für "Max. Ergebnisanzahl" auf der Seite "Suchvorlage" ändern.

Ihre Suchergebnisse werden in der Liste Gefundene Objekte angezeigt. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs Ansicht und Objekte anzeigen, um die Anzeige von Ergebnissen zu ändern. Das Menü Ansicht legt fest, ob Ihre Ergebnisse in der Ansicht Detailliert oder Magazin angezeigt werden. Das Menü Objekte anzeigen bestimmt die Anzahl der auf der Seite angezeigten Objekte.

Verwenden Sie das Menü Aktionen, um eine Liste der verfügbaren Aktionen anzuzeigen, die für die ausgewählten Objekte ausgeführt werden können.

So wird eine einfache Suche eingerichtet und ausgeführt:

  1. Klicken Sie in der Liste der Ansichten auf Suchen. Wenn Einfache Suche verwenden angezeigt wird, klicken Sie darauf.
  2. Überprüfen Sie die Kriterien zu "Suchen in" oben auf der Seite, um sicherzustellen, dass Sie den gewünschten Speicherort durchsuchen. Klicken Sie ggf. auf Suchort ändern, um den gewünschten Objektspeicher auszuwählen. Sie können die Suche auch auf einen Ordner in diesem Objektspeicher begrenzen.
  3. Wenn Sie das Objekt ändern möchten, für das Sie eine Suche ausführen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Suchen nach" und wählen Sie einen Objekttyp aus. Die Eigenschaftskriterien ändern sich gemäß Ihrer Auswahl. Die Standardeinstellung ist, nach Dokumenten zu suchen und diese Liste nicht anzuzeigen. Um diese Liste anzuzeigen, wechseln Sie zu Benutzereinstellungen, Ansicht Suchen auf der Seite Allgemein und wählen Anzeigen für die Liste "Suche anzeigen für" aus.)
  4. Wenn Sie als Objekttyp "Dokument" gewählt haben, wählen Sie die Versionsoption, falls verfügbar. Sie müssen ggf. auf die Schaltfläche Ändern klicken, um die Versionsoption festzulegen.
  5. Wenn die verfügbaren Eigenschaften akzeptabel sind, geben Sie die Werte ein, nach denen Sie suchen möchten.
  6. Wenn die Eigenschaft einen Benutzer- oder Gruppenwert enthält, wird möglicherweise ein Standardwert angezeigt.
  7. Wenn Sie die verfügbaren Eigenschaften ändern müssen, klicken Sie auf Ändern. Die Seite Benutzereinstellungen wird geöffnet.
    1. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor, und klicken Sie auf Akzeptieren. Weitere Informationen finden Sie in Benutzereinstellungen - Suchen.
    2. Geben Sie die zu suchenden Werte in den neu verfügbaren Eigenschaften ein.
  8. Geben Sie, falls erforderlich, Text für die Inhaltsbedingungen ein.
  9. Falls erforderlich, aktivieren Sie Kontrollkästchen unten auf der Seite. Diese können ergänzend zu den obigen Suchkriterien oder an deren Stelle verwendet werden. Beachten Sie, dass diese Suchoptionen mit AND mit anderen Suchkriterien verknüpft sind. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie keine unmöglichen Kombinationen festlegen, wie z. B. durch Auswählen zweier verschiedener Benutzer als Ersteller eines Dokuments.
  10. Klicken Sie zur Ausführung der Suche auf Suchen.
  11. Sehen Sie sich die Suchergebnisse an. Beachten Sie, dass das Menü "Aktionen" verfügbar ist und Sie Ihre Liste über die Menüs "Ansicht" und "Objekte anzeigen" ändern können.
  12. Wenn Sie eine Aktion auf ein oder mehrere Ergebniselemente anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links vom gewünschten Element. Klicken Sie auf eine Aktion, um sie auf die ausgewählten Elemente anzuwenden. Um beispielsweise eine Gruppe von Dokumenten auszuchecken, klicken Sie auf Auschecken.

    HINWEIS Die Liste der Aktionen enthält nur Aktionen, die für alle ausgewählten Objekte ausgeführt werden können. Ein Fehler tritt z. B. auf, wenn Sie versuchen, ein Dokument einzuchecken, das nicht ausgecheckt ist.

  13. Sie können auf Suchkriterien anzeigen oder Suchkriterien ausblenden klicken, um die Suchkriterien ein- oder auszublenden.

HINWEIS Zum Löschen der Suchergebnisse und der Suchkriterien und zum Wiederherstellen der ursprünglichen Einstellungen klicken Sie auf Leeren.