Hinzufügen oder Ändern einer Dispositions-Rückstellung

Die folgenden Verfahren beschreiben das Hinzufügen und Ändern von Dispositions-Rückstellungen. Beim Erstellen einer Rückstellung können Sie Bedingungen für Aktenkategorien, Aktenordner, Bände und Akten festlegen. Ein geplanter Rückstellungs-Sweep-Vorgang stellt fest, ob alle oder bestimmte Einheiten die Rückstellungsbedingungen erfüllen. Wenn ja, wird die Rückstellung automatisch angewendet. Bei Dispositions-Rückstellungen ohne Bedingungen ist eine manuelle Anwendung erforderlich. Auch bedingte Rückstellungen können manuell angewendet werden, doch eine manuelle Aufhebung ist nicht immer möglich. Siehe Wenn eine Aufhebung einer manuellen Rückstellung nicht möglich ist. Bedingte Rückstellungen sind auch als dynamische Rückstellungen bekannt. Neue Einheiten, die die Bedingungen einer Rückstellung erfüllen, werden während des nächsten Rückstellungs-Sweep-Vorgangs dynamisch zurückgestellt.

Bei der Auswahl der Kriterien für bedingte Rückstellungen ist Vorsicht geboten, wenn eine unbeabsichtigte Rückstellung einer großen Anzahl von Einheiten vermieden werden soll. Beim Einstellen der Bedingungen für eine Rückstellung können Sie anhand der Vorschau-Verknüpfung sehen, welche Einheiten jeweils betroffen sind.

Der Link Vorschau verwendet den statischen Suchmodus und die zurückgegebenen Ergebnisse sind möglicherweise unvollständig. Weitere Informationen zum Definieren des des Werts "Max. Ergebnisanzahl" für statische Suchvorgänge finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.

So fügen Sie eine Dispositions-Rückstellung hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutverwalter (Records Manager) oder als Schriftgutadministrator (Records Administrator) an und durchsuchen Sie den FPOS, in dem Sie eine Rückstellung einrichten wollen.
  2. Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
  3. Klicken Sie auf Rückstellungen: Symbol 'Rückstellungen'
  4. Klicken Sie auf Rückstellung hinzufügen:
Eigenschaften festlegen
  1. Geben Sie der Rückstellung einen Namen.
  2. Geben Sie einen Grund für die Rückstellung ein.
  3. Wählen Sie den Typ der Rückstellung.
  4. Wählen Sie im Menü "Aktiv" die Einstellung True, damit die Rückstellung sofort wirksam wird. Die Rückstellung muss aktiv sein, um auf eine Einheit angewendet werden zu können - entweder über einen Rückstellungs-Sweep-Vorgang oder manuell. Wählen Sie False (Standardvorgabe), um die Einstellung inaktiv zu belassen.
  5. Klicken Sie auf "Weiter", um Bedingungen festzulegen, die Rückstellungen über Rückstellungs-Sweep-Vorgänge anwenden, oder klicken Sie auf "Fertig stellen" (oder "Abbrechen"). Wenn Sie hier keine Bedingungen festlegen, kann die Rückstellung nur manuell angewendet werden. Vom Rückstellungs-Sweep-Vorgang wird sie ignoriert.
Bedingungen festlegen (optional)

Bedingungen können für Akten, Kategorien, Aktenordner und Bände festgelegt werden. In allen Fällen geben Sie eine oder mehr Eigenschaften an, einen Operator, einen Wert und einen Verbindungstyp für die Beziehung zwischen mehreren Eigenschaften. Bei akten können Sie auch eine Inhaltssuche angeben. Wenn Sie Bedingungen festlegen und die Rückstellung aktiv ist, wendet der Rückstellungs-Sweep-Vorgang die Rückstellung automatisch auf Einheiten an, die den Bedingungen entsprechen.

So wählen Sie einen Satz von Eigenschaften:

  1. Klicken Sie auf "Ändern" neben der Einheit, für die Sie Bedingungen festlegen wollen.
  2. Wählen Sie aus den Menüs die gewünschten Eigenschaften.
  3. Wenn der Satz vollständig ist, klicken Sie auf "Änderungen akzeptieren".

So legen Sie Eigenschaftskriterien fest:

Alle Einheitentypen werden gleich behandelt. Nach der Auswahl eines Satzes von Eigenschaften verfahren Sie wie folgt.

  1. Wählen Sie für jede Eigenschaft einen Operator aus dem Menü. Die verfügbaren Operatoren variieren je nach Typ der Eigenschaft.
  2. Geben Sie für jede Eigenschaft einen Wert an. Geben Sie einen beliebigen Text ein, wählen Sie einen Eintrag aus einem Menü oder wählen Sie ein Datum. (Siehe So wählen Sie ein Datum.)
  3. Legen Sie den Beziehungstyp zwischen zwei Eigenschaften fest. AND bedeutet, dass beide wahr sein müssen, OR bedeutet, dass eine oder beide wahr sein müssen.

Wenn Sie einen Eigenschaftswert leer lassen, wird er nicht als Kriterium benutzt, es sei denn, Sie wählen den Operator IS NOT NULL.

HINWEIS  Der Filter, der diese Bedingungen festlegt, unterstützt das Prozentzeichen (%) und das Et-Zeichen (&) nicht.

So wählen Sie ein Datum aus:

  1. Klicken Sie auf das Kalendersymbol.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Tag. Die Standardvorgabe ist "heute".
    1. Klicken Sie auf << oder >>, um das Jahr (um jeweils ein Jahr) zu ändern, oder klicken Sie und halten die Maustaste gedrückt, um eine Liste der Jahre anzuzeigen. Wenn das gewünschte Jahr nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie das nächstbeste und halten die Maustaste gedrückt, bis eine neue Liste angezeigt wird.
    2. Klicken Sie auf < oder >, um den Monat (um jeweils einen Monat) zu ändern, oder klicken Sie und halten die Maustaste gedrückt, um eine Liste der Monate anzuzeigen.

Zum Löschen eines früher angegebenen Datums klicken Sie auf "Leeren".

HINWEIS  Das kurze Datumsformat für die Ländereinstellung für die USA ist mm/tt/jj. Wenn die Angabe für das Jahr größer als 29 ist, verwendet die Anwendung das Jahr 19XX. Wenn die Angabe für das Jahr kleiner-gleich 29 ist, speichert die Anwendung das Datum als 20XX. Dies kann für DoD Classified-Datenmodelle problematisch sein, weil dort das Deklassifizierungsdatum 25 Jahre nach dem aktuellen Datum liegen kann. Im Jahr 2008 würde dies bedeuten, dass das Jahr 2033 stattdessen als 1933 gespeichert wird. Aus diesem Grund wurde das kurze Datumsformat für DoD Classified auf mm/tt/jjjj geändert. Diese Änderung zeigt sich im Klassifizierungs-Assistenten, auf der Klassifizierungs-Informationsseite sowie auf den Aktionsseiten. Die übrigen Formate wie "Mittel", "Lang" und "Vollständig" gelten unverändert. Zur Verhinderung einer Konfusion mit Datumsangaben sollten Sie sich überlegen, bei Ihren Workplace-Voreinstellungen das lange Jahresformat festzulegen. Damit die Vorgabe sofort wirksam wird, müssen Sie sich bei IBM InfoSphere Enterprise Records ab- und gleich wieder anmelden.

So legen Sie Inhalt fest (nur bei Akten):

  1. Geben Sie in das Textfeld "Inhalt enthält" den Suchtext ein. Siehe Inhalt festlegen.
  2. Wählen Sie im Menü "Auswählen in" entweder Metadaten aus, um den Text in den Schriftstückeigenschaften zu suchen oder Inhalt, um den Text im deklarierten Dokument zu suchen.
  3. Stellen Sie den Operator auf AND, wenn die Einheit den Text UND die oben eingegebenen Eigenschaften enthalten muss. Setzen Sie den Operator auf OR, wenn nur eine der beiden Bedingungen zutreffen muss.

Zum Entfernen einer Eigenschaft wählen Sie eines der folgenden Verfahren:

So überprüfen Sie eine Bedingung einer Eigenschaft:

Für jeden Einheitstyp mit bedingten Werten klicken Sie auf "Vorschau", um eine Liste der Einheiten anzuzeigen, die die festgelegten Bedingungen erfüllen. Wir empfehlen die Benutzung dieser Vorschaufunktion, um sicherzugehen, dass Rückstellungen nur auf die gewünschten Einheiten angewendet werden.

Die Liste wird in einem neuen Fenster angezeigt. Die Gesamtzahl der angezeigten Einheiten richtet sich nach der maximalen Anzahl der Suchergebnisse (Site-Voreinstellung).

Klicken zum Sie Abschluss auf "Schließen".

So ändern Sie eine Dispositions-Rückstellung:

Das Ändern und Löschen von Rückstellungsbedingungen ist nur vor Ausführung des Rückstellungs-Sweep-Vorgangs möglich.

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
  2. Klicken Sie auf "Rückstellungen" und finden Sie die Rückstellung. (TIPP  Um eine kürzere Liste abzurufen, können Sie die ersten Zeichen des Namens in das Feld "Filtern" eingeben und auf Los klicken.)
  3. Klicken Sie auf "Informationen abrufen" für die betreffende Rückstellung.
  4. Wählen Sie aus der Liste der Informationsseiten die Seite, die Sie ändern wollen, und benutzen Sie das oben beschriebene Verfahren. Zum Ändern von Sicherheitsmaßnahmen siehe Festlegen von Sicherheitseinstellungen.
  5. Klicken zum Sie Abschluss auf "Anwenden".