La aplicación IBM InfoSphere Enterprise Records tiene seis fichas. Cada una de ellas abre una página en la que puede efectuar tareas relativas a la administración de registros.
La ficha Examinar presenta un panel principal que presenta entidades en la entidad actual. En la columna de la izquierda hay casillas de verificación que permiten seleccionar una o varias entidades para procesarlas. Para seleccionar o anular la selección de todas las entidades de la lista, seleccione la casilla de verificación que hay en el encabezado de la fila. A la izquierda de los nombres de entidades hay más iconos. El icono justo a la izquierda del nombre de la entidad identifica el tipo de entidad. Para abrir una entidad, haga clic en su nombre o el icono. Pueden aparecer más iconos para informar del estado de la entidad, por ejemplo si está retenida o inactiva. Coloque el cursor sobre un icono para ver información que explique el significado del icono.
Las categorías y subcategorías se muestran y ocultan en una estructura de vista de árbol a la izquierda del panel principal. Para verlo en pantalla, haga clic en Mostrar árbol de categorías. Cuando aparece en pantalla, puede:
Debajo de las fichas se muestra una ruta con la ubicación actual del plan de archivos. Haga clic en cualquier elemento de la ruta de acceso para pasar a otra ubicación. En la siguiente ruta de ejemplo, CSPRO es un plan de archivos, Corporación es una categoría de registro de CSPRO y Beneficios podría tratarse de una subcategoría dentro de la categoría de registro Corporación.
Ruta: CSPRO > Corporación > Beneficios
Haga clic en cualquier elemento de la ruta para acceder a ese nivel del plan de archivos.
Todas las entidades disponen de un icono denominado Obtener información
(), que permite
ver páginas de información en las que figuran los metadatos asociados con esa entidad.
El menú Acciones de multiselección se usa para efectuar la misma acción en varias entidades a la vez. Es una manera de garantizar que todo el conjunto de entidades se actualice de la misma manera y simultáneamente. Se accede a este menú desde los resultados de búsqueda y la página Examinar.
Seleccione la casilla de verificación de una o varias entidades. A continuación, haga clic en el menú Acciones de multiselección para elegir una acción válida para todas las entidades que haya seleccionado. La lista de acciones depende de la cantidad de entidades seleccionada (una o varias) y de los tipos de entidades. En el menú desplegable sólo se muestran las acciones que se pueden aplicar a todas las entidades seleccionadas. La mayoría de los procedimientos de la Ayuda se han redactado para selecciones múltiples. Si efectúa una acción sólo en una entidad, resulta más fácil hacer clic con el botón derecho en su nombre del ratón y seleccionar una acción en el menú contextual. El icono Obtener información también es válido para realizar acciones de las páginas de información de una entidad. Resulta útil si quiere ejecutar más de una acción o examinar información antes de llevarla a cabo.
Un ejemplo es que puede efectuar una acción Copiar o Eliminar de selección múltiple de registros. Esta acción invocará a un asistente para dicha acción.
Existen dos motivos para utilizar el filtrado: para reducir el número de entidades que aparecen en una lista y para ver las entidades que no figuran en la lista porque hay más de las que se pueden mostrar, dados los resultados máximos que se han especificado. Si esto ocurre, se muestra un mensaje indicando que existen más elementos. Las entidades aparecen conforme Content Engine las va encontrando, no siguen necesariamente un orden determinado.
Para utilizar los filtros, escriba texto que aparece en los nombres o ID de las entidades que quiere ver y haga clic en Ir. Todas las entidades que no tengan ese texto salen de la lista y permiten la entrada de entidades que sí lo contienen. Haga clic en Restablecer para suprimir el texto en el cuadro de diálogo de filtro y haga clic en Ir para volver a tener una lista sin filtrar.
La cantidad de entidades que aparecen en una lista la determina el valor de Máx. resultados de objetos y carpetas personalizados en las preferencias de usuario de Workplace. Acceda a la página Buscar > Objetos personalizados para ver y restablecer el valor de los registros. El administrador del sitio debe habilitar objetos personalizados en el área Configuración general de la página General de Preferencias del sitio. Como algunas entidades pueden tener registros y otros contenedores, puede especificar también una cantidad máxima de resultados para carpetas. De este modo, la lista podrá contener hasta el máximo número de carpetas y registros. Si la cantidad máxima de resultados en objetos personalizados y carpetas es 50, en la lista podrán aparecer un máximo de 100 elementos: 50 registros y 50 carpetas.
Seleccione la ficha Buscar para encontrar diversas clases de entidades IBM InfoSphere Enterprise Records en función de los criterios especificados. Si todas las entidades que quiere ver están en el mismo contenedor superior, lo apropiado es ver en pantalla dicha entidad superior y aplicar el filtro en la lista. Ahora bien, si las entidades se ubican en distintos contenedores superiores o no son de la misma clase, la única forma de agruparlas en un solo lugar es mediante la búsqueda. Podría agrupar estas entidades para que realizasen una acción en el menú Acciones de multiselección. Si desea más información, consulte Buscar y recuperar entidades.
Seleccione la ficha Disposición para organizar los programas de disposición, retenciones y tipos de registros.
Para volver a la página Disposición principal tras haber trabajado con uno de los tipos de disposiciones, en la ruta de acceso seleccione Disposición o haga clic de nuevo en la ficha Disposición.
La ficha Físico contiene vínculos de las entidades físicas, por ejemplo:
Utilice la ficha Informes para seleccionar en una lista de informes que brindan una visión estadística de distintas actividades relativas a IBM InfoSphere Enterprise Records. Seleccione un tipo de informe, especifique los criterios de búsqueda y examine el informe generado. Para obtener más información, consulte Generación de informes.
La ficha Configurar contiene vínculos para crear y administrar los elementos siguientes: