フォルダーの追加
必要なセキュリティー権限がある場合、フォルダーやサブフォルダーをオブジェクト・ストアに追加できます。Office アプリケーションおよび Outlook の「FileNet P8」メニューを使用して、フォルダーを追加することもできます。
フォルダーを追加ウィザードでは、新しいフォルダーをオブジェクト・ストアに追加します。フォルダーを追加する場合は、その新しいフォルダーの場所、フォルダー・クラス、フォルダー・プロパティー、およびセキュリティーを設定する必要があります。「参照」ページでフォルダーを追加ウィザードを起動するには、フォルダーを追加するオブジェクト・ストアおよびフォルダーに移動します。次に、ツールバーの「フォルダーの追加」をクリックします。他のオブジェクトを追加する際は、「フォルダーの追加」リンクも表示されます。新しいオブジェクトを追加するフォルダーがない場合は、新しいフォルダーを作成してから、別のオブジェクトを追加する作業を終了できます。
注意
- 特定の階層レベルで多数のフォルダーを作成すると、システムのパフォーマンスに影響が生じる場合があります。例えば、多数のアイテムが入っているフォルダーを開くと、ページが表示されるまで長い時間がかかることがあります。サイト管理者は、『FileNet P8 Recommendations for Handling Large Numbers of Folders and Objects Technical Notice』のドキュメントを参照できます。
- フォルダーは、「オーサー」ページで「フォルダーの追加」ウィザードまたはエントリー・テンプレートを使用しても新規作成できます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。
以下の「フォルダーの追加」ウィザードの各手順をクリックすると、詳細な説明が表示されます。
フォルダーの選択または親の選択
「オーサー」ページからフォルダーを追加する場合は、まずフォルダーの場所を選択する必要があります。「参照」ページで作業中の場合は、現在のフォルダーが自動的に選択されます。
フォルダーを選択するには
- オブジェクト・ストアおよび関連付けられているフォルダー階層を参照します。
- 目的の親フォルダーを選択するか、「フォルダーの追加」をクリックして指定の場所に新しい (親) フォルダーを追加します。
- 「次へ」をクリックします。
プロパティーの設定
「プロパティーの設定」ページには、デフォルトの (基本) オブジェクト・クラス、およびそのクラスに割り当てられたプロパティーが表示されます。システム管理者が作成したサブクラスを選択できます。
オブジェクト・クラスを変更するには
ページの上部にある「クラスの変更」リンクをクリックして、クラスを選択します。
プロパティーを設定するには
- 追加中またはチェックイン中のオブジェクトに関連付けられているプロパティーを確認します。「必須」アイコンが付いているプロパティーに値を指定しないと、次の手順に進むことができません。
- プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名またはカレンダー・コントロール・アイコンをクリックして値を編集します。未知のプロパティーの詳細については、システム管理者に問い合わせてください。
- 「次へ」をクリックして作業を続けます。
セキュリティーの設定
セキュリティー設定では、追加したフォルダーにアクセスできるグループとユーザーの設定、および各グループとユーザーに付与する権限を制御します。
セキュリティーを設定するには
- 既存のセキュリティー設定を確認します。
- 新しいユーザーまたはグループを追加するには、「追加」をクリックします。「セキュリティーの設定 - ユーザー/グループの選択」ページが表示されるので、名前を検索します。
- 検索するドメインを選択します。「選択」で下矢印をクリックして、リストから目的のドメイン名を選択します。
- 「ユーザー」オプションまたは「グループ」オプションを選択して、追加できる名前リストの対象範囲を狭めます。
- 検索する名前の最初の 1 文字以上を入力します。例えば、aalberto および amoss という名前のユーザーを検索するには、「a」 と入力します。「a」で始まるユーザー名がすべて返されます。さらに多くの文字を入力することで、検索対象を絞ることができます。例えば、aal と入力すると aalberto および aallen が返されますが、alemon または amoss は返されません。
- 「検索」をクリックします。検索テキストと一致する名前が表示されます。
- 一致する名前の数がデフォルトの表示数よりも多いと、画面には検索結果が一部しか表示されません。この場合には、検索基準を変更して、再度「検索」をクリックします。
- 該当するユーザーまたはグループが検索されたら、リストから名前を選択します。Ctrl キーまたは Shift キーを押したままクリックすることで、リストから複数の名前を選択できます。
- 「承認」をクリックして、選択した名前のセキュリティーを設定します。権限のあるユーザーのリストに新しいユーザーまたはグループが追加された「セキュリティーの設定」ページが表示されます。
- 必要に応じて、特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更します。
- 「タイトル」列で、ユーザー名またはグループ名をクリックします。「セキュリティーの設定 - 設定」ページが表示されます。
- 権限レベルごとに許可と拒否のチェック・ボックスを適宜オンとオフに切り替えます。詳細については、「セキュリティーの管理」を参照してください。
- 「承認」をクリックします。
- 「終了」をクリックして、新しいフォルダーの追加を完了します。