处理调度

要控制记录的保留和处理,您要定义处理调度并其与记录容器和记录类型进行关联。在处理调度中,您要指定记录的保留规则以及在保留期的后期处理这些记录的指令。处理指令包括:

您要定义记录应在处理调度中经历哪些其他阶段。每个阶段均有定义的保留期。在每个阶段的后期,将对记录执行指定的操作,然后记录会转至下一个阶段。对于已将挂起应用于的实体,处理调度将中断。除去所有挂起后,处理调度将恢复。

要计算记录何时可以准备好进行处理,您要运行处理扫描。请参阅扫描进程。使用归档计划导入和导出工具时会导入和导出处理调度。

处理调度参数

处理调度包括以下任意一项:

处理调度继承

您可以将处理调度与记录类别、记录文件夹或记录类型进行关联。记录文件夹可以有其自己的处理调度或者它可以继承与父记录类别关联的处理调度。

在缺省情况下,记录可继承文件夹(在该文件夹下申报该记录)的处理调度。但是,如果您要将其他处理调度与记录进行关联,那么您可以创建记录类型,将所需处理调度与该记录类型进行关联,然后将该记录类型分配给记录。当其他处理调度与记录的记录类别、记录文件夹和记录类型关联后,记录将从记录类型继承处理调度。如果在记录类别下直接创建记录,那么记录将继承记录类别的处理调度。

通常,记录的层次结构中的最低级处理调度是可应用的。按不同的实体,以下图表介绍了不同情况下的处理调度的继承:

下图描述不同的实体在不同情况下如何继承处理调度。

如果您移动记录类别或文件夹,可以将处理调度分配到容器,并指定容器内受到您的分配影响的是哪些实体。有关移动实体的更多信息,请参阅重新定位记录类别或记录文件夹

如果重新定位容器时您未分配处理调度,那么以下项为真:

处理进程

您将处理调度与记录类别或文件夹进行关联后,在缺省情况下,在该容器中创建的所有记录均将继承该处理调度。如果对记录执行截止操作,那么这些操作将到期进行处理并移动至处理阶段。已被标识为准备好进行处理的实体将带有准备好进行处理图标:“准备好进行处理”图标

获得授权的用户可以启动处理。获得记录主管的批准后,系统将对已批准的实体执行关联的处理操作。您可以将以下其中一个处理操作分配至处理调度中的阶段:

警告:如果销毁工作流由于任何原因而失败,那么该实体将保持处于处理正在进行状态。您需要对该实体再次启动处理。请参阅启动处理调度

最佳实践

某些属性由处理扫描动态地进行更新。如果这些属性用作备用保留的保留基础,更新处理扫描的保留期将会更长。请勿使用以下属性中的任何一个作为备用保留的保留基础:

当前阶段执行日期
当前阶段操作
上次扫描日期
当前阶段决定日期
当前阶段审阅决定
当前阶段标识
重新计算阶段保留时间
当前阶段执行状态
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
重要记录下次审阅日期
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate