Hinzufügen eines Aktenordners
Dieses Thema beschreibt das Hinzufügen eines Aktenordners zu einer Aktenkategorie. Sie eine können einen Aktenordner nur unter der niedrigsten Ebene einer Aktenkategorie hinzufügen. Mit anderen Worten: Wenn eine Aktenkategorie eine Unterkategorie enthält, kann kein Aktenordner hinzugefügt werden. Beachten Sie ferner, dass Sie eine Unterkategorie nur einer aktiven Aktenkategorie hinzufügen können. Es ist nicht möglich, einen Unterordner unter einem Aktenordner zu erstellen. Ein Aktenordner kann immer nur Bände oder Akten enthalten.
IBM InfoSphere Enterprise Records wird mit vier Typen von Schriftstückordnern ausgeliefert: elektronischer Ordner, physischer Ordner, physische Box und Hybridordner. Möglicherweise wurden jedoch in Ihrem Unternehmen zusätzliche eigene Ordner angelegt.
In der PRO-Installation von IBM InfoSphere Enterprise Records kann nur ein Schriftgutmanager oder Schriftgutverwalter einen Aktenordner hinzufügen. In der DoD- und Basis-Installation des RM kann nur ein Schriftgutmanager, ein Schriftgutadministrator oder ein privilegierter Benutzer einen Aktenordner hinzufügen. Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Erstellen eines Aktenordners nicht besitzen, können Sie den Workflow "Aktenordner erstellen" aus Workplace starten. Beim Starten dieses Workflows wird eine Anforderung für die Erstellung eines Aktenordners zur Genehmigung an den Schriftgutmanager geschickt. Weitere Informationen finden Sie unter Der Workflow "Aktenordner erstellen".
Standardmäßig erbt der neu erstellte Aktenordner sämtliche Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von der übergeordneten Einheit. Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.
HINWEIS Jede Ebene des Aktenplans sollte maximal 100 Aktenkategorien und Aktenordner enthalten (weitere Informationen finden Sie unter Aktenpläne).
So fügen Sie einen Aktenordner hinzu:
- Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder Schriftgutadministrator an und durchsuchen Sie den Aktenplan, um auf die Aktenkategorie zuzugreifen, unter der Sie einen Aktenordner einrichten wollen.
- Klicken Sie auf Schriftstückordner hinzufügen:
. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.
Klasse festlegen
- Klicken Sie auf den Typ des Aktenordners, den Sie erstellen möchten, und dann auf "Weiter", um zum Schritt "Eigenschaften festlegen" überzugehen.
- Elektronische Aktenordner können sowohl elektronische als auch physische Akten speichern.
- Physische Aktenordner können physische Akten speichern.
- Boxen werden zur Aufnahme physischer Akten verwendet und können als Modell für ein Warehouse angelegt werden.
- Hybrid-Aktenordner können sowohl elektronische als auch physische Akten speichern.
Zusätzliche Informationen über Ordnertypen finden Sie unter Kategorien, Ordner und Bände.
Eigenschaften festlegen
- Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern.
Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für die Eigenschaft einen Wert festlegen müssen.
Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie unter Eigenschaften - Referenz. Bei Eingabe eines Aktenmusters, das Akten automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Eine Anleitung zum Erstellen des Musters finden Sie unter Benennungsmustersyntax.
- Klicken Sie auf "Weiter",, um den Dispositionszeitplan für den Aktenordner festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt. Klicken Sie auf "Abbrechen", um den Assistenten zu beenden.
Disposition festlegen
- Es gibt drei Möglichkeiten: Unter Umständen wurde bereits ein Dispositionszeitplan voreingestellt (das Kästchen "Erben" ist abgehakt). Unter Umständen ist ein Dispositionszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht abgehakt. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben". Möglicherweise liegen keine Dispositionsinformationen vor. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Disposition im Moment leer lassen wollen. Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
- Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf "Auswählen" unterhalb des Namens des Dispositionszeitplans, den Sie dem Ordner zuweisen wollen.
- Geben Sie erforderlichenfalls die Dispositions-Autorität ein, die für die Aussonderung des Aktenordners zuständig ist.
Standardmäßig wird die für den ausgewählten Dispositionszeitplan festgelegte Dispositions-Autorität automatisch als Dispositions-Autorität für den Aktenordner zugewiesen. Wenn keine Dispositions-Autorität für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Ordner festgelegte. Wenn Sie die Dispositions-Autorität in diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Dispositionszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Dispositions-Autorität, die für den Zeitplan eingestellt wird, die für den Aktenordner bestimmte.
- Klicken Sie auf "Weiter",, um die "kritische Akte" für den Aktenordner festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt.
Kritische Akte festlegen
Wenn die in diesem Ordner erstellten Akten ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Aktenordner in diesem Schritt als "kritisch" kennzeichnen. Alle unter diesem Ordner erstellten Akten werden dann automatisch als "kritisch" kategorisiert.
- Um die Akten in diesem Ordner als kritisch zu definieren, wählen Sie "True" aus dem Dropdown-Menü "Kritischer Aktenindikator".
- Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der kritischen Akten ein, die diesem Aktenordner hinzugefügt werden sollen.
- Wählen Sie im Menü "Prüfaktion für kritische Akte" die Aktion, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung angestoßen werden soll. Das Menü enthält die Prüfaktionen, die früher erstellt wurden (gemäß der Beschreibung in Hinzufügen einer Aktion).
- Wählen Sie im Menü "Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für kritische Akte" das Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten in diesem Ordner auslösen soll. Das Menü enthält die Ereignisse, die früher erstellt wurden (gemäß der Beschreibung in Hinzufügen eines wiederkehrenden Ereignisses.
- Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und den Ordner abzuschließen.
Sicherheit festlegen
Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Aktenordner zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Sicherheitseinstellungen können unter Umständen durch die Sicherheitsmarkierungen der Einheit außer Kraft gesetzt werden.
- Überprüfen Sie die Zugriffsberechtigungseinstellungen. Eine Beschreibung der Sicherheitseinstellungen finden Sie unter Festlegen der Sicherheitseinstellungen.
- Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte "Titel", wenn Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe auf der Seite ändern möchten. Die Seite "Sicherheitseinstellungen" wird angezeigt, auf der Sie die Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen können.
- Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen von Benutzern oder Gruppen aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Benutzern und Gruppen.
- Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen des Aktenordners klicken Sie auf "Fertig stellen".
- Klicken Sie auf OK, um die Meldung über das Hinzufügen des Aktenordners zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.