레코드 폴더 작성 워크플로우 사용
필요한 레코드 폴더를 작성하기 위한 보안 권한을 가지고 있지 않으면 레코드 폴더를 작성하는 요청을 보낼 수 있습니다. 폴더에 관한 세부사항을 제공하면 레코드 관리자(또는 기본 워크플로우가 변경된 경우 다른 인증된 사용자)에 대한 워크플로우가 실행됩니다. Workplace에서 이 요청을 작성합니다.
참고 레코드 폴더 작성 워크플로우 기능은 관리자에
의해 선택적으로 설치되며 해당 환경에서 사용하지 못할 수 있습니다.
레코드 폴더 작성 워크플로우가 실행될 때 레코드 폴더 작성 요청이 Workplace의 RecordsManagerApproval 공용 받은 편지함에 작업 항목으로 표시됩니다. 레코드 관리자가 요청을 승인하면 폴더가 작성되고 받은 편지함에 '성공적으로 작성됨'이라는 워크플로우 메시지가 수신됩니다. 요청이 승인되지 않으면 거부에 관한 메시지를 수신합니다. 받은 편지함에서 워크플로우를 제거하려면 완료 단추를 클릭하십시오.
레코드 폴더 작성 요청
레코드 폴더 작성 워크플로우 실행
- Workplace에서 저작 보기로 이동하고 일반 툴을 선택하십시오. Workplace XT에서 찾아보기 모드로 이동하고 툴 링크를 선택하십시오.
- 레코드 폴더 요청을 클릭하십시오.
- 작성하려는 폴더의 유형을 선택하십시오.
- 폴더의 이름을 지정하십시오.
- 새 폴더를 작성할 카테고리 또는 폴더를 선택하십시오.
- 실행을 클릭하십시오.
참고 사이트 환경 설정 > 툴 통합에서
구성한 경우에만 툴 링크를 사용할 수 있습니다.
레코드 폴더 작성 승인
승인 단계 페이지는 레코드 관리자가 레코드 폴더 작성 요청을 승인하거나 거부하고 승인 또는 거부 이유를 입력하는 데 도움을 줍니다. 또한 이 페이지는 사용자가 폴더 작성을 요청한 폴더 이름과 경로를 표시합니다. 페이지 위에서 워크플로우의 승인 단계를 완료하기 위한 지침을 볼 수 있습니다. 지시사항 텍스트가
표시되지 않으면
을 클릭하십시오.
레코드 폴더 작성 승인 또는 거부
- Workplace 또는 Workplace XT에서 작업 보기로 이동하고 공용 받은 편지함을 선택하십시오.
- RecordsManagerApproval을 선택하십시오.
- 레코드 폴더 작성을 승인하면 CreateFolder를 클릭하십시오. 파일 계획의 지정된 위치에
요청된 레코드 폴더를 작성할 수 있는 IBM InfoSphere Enterprise Records 응용프로그램의 레코드 폴더 추가 페이지가 열립니다. 레코드 폴더 작성에 관한 자세한 내용은 레코드 폴더 추가를 참조하십시오.
- 레코드 폴더를 작성했으면 승인 결정 드롭다운 목록에서 승인을 선택하십시오. 승인하지 않으면 승인 결정 드롭다운 목록에서 거부를 클릭하십시오.
- 이유 텍스트 상자에 레코드 폴더 작성 요청을 거부하는 이유를 입력하십시오.
- 적용을 클릭하여 필요한 변경사항을 저장하거나, 종료를 클릭하여 변경사항을 무시하십시오. 받은 편지함에 작업 항목을 그대로 남겨 두고 승인 단계 페이지가 닫힙니다.
- 레코드 폴더 작성을 승인하는 작업을 다른 사용자에게 할당하려면 재할당을 클릭하십시오.
- 상태를 클릭하여 레코드 폴더 작성 워크플로우의 상태를 확인하십시오.
- 마쳤으면 완료를 클릭하십시오.