Introducción a IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records es un componente complementario de la serie de productos IBM FileNet P8. IBM InfoSphere Enterprise Records permite la creación y el mantenimiento preciso, seguro y fiable de registros de información electrónica y física. IBM InfoSphere Enterprise Records es válido para administrar registros de cualquier clase, sea cual sea el formato o medio de almacenamiento. La finalidad de IBM InfoSphere Enterprise Records se basa en el concepto de lo que es un registro y el propósito de utilizar un sistema de administración de registros.

Registros y metadatos

En IBM InfoSphere Enterprise Records, un registro consiste en metadatos: un archivo que contiene información y que hace referencia a otro archivo electrónico (documento) u objeto físico. Un registro se crea para el control corporativo o gubernamental de documentos u objetos físicos; especifica la forma de almacenar, acceder y posiblemente eliminar documentos u objetos. Los metadatos figuran como propiedades de registros, por ejemplo tipo de medio, formato, autor, asunto, revisor, ubicación y fecha de publicación. Los registros se disponen conforme a este control según las directrices y normas gubernamentales relativas al tipo de registro.

Un documento electrónico puede ser un mero archivo, por ejemplo un documento de Word, una foto digital o un conjunto de archivos vinculados que pueden considerarse un objeto, por ejemplo un mensaje de correo electrónico y sus archivos adjuntos. Los archivos electrónicos están en almacenes de objetos y otras clases de contenedores. Al declarar como registro un documento, IBM InfoSphere Enterprise Records administra el documento, incluidas su seguridad y posible clasificación. Ello modifica a menudo el acceso al documento y puede llegar a impedir que el autor modifique el documento.

Los objetos físicos pueden ser cintas de vídeo, microfilms, discos duros, muestras de ADN, documentos impresos y fotografías. Se pueden almacenar en cajas o archivadores en almacenes y otras instalaciones de archivado con medidas de seguridad. El registro efectúa el seguimiento de la ubicación del objeto físico.

El término registro alude con frecuencia de manera informal al archivo de metadatos o al documento u objeto declarado como registro. En general, el contexto aclara el sentido del uso.

Un almacén con documentos que pueden declararse como registros se denomina almacén de registros o almacén de objetos de registros. Los registros que se crean en IBM InfoSphere Enterprise Records se depositan en contenedores denominados almacenes de objetos de planes de archivos. Los dos tipos de almacenes de objetos forman parte de Content Engine.

La figura siguiente ilustra la creación de registros a partir de distintas fuentes. Cada registro hace referencia a la información administrada por el sistema.

En la siguiente figura se ilustra cómo se pueden almacenar registros en diferentes repositorios, incluyendo uno que pueda contener contenidos Web de FileNet, documentos MS Office, archivos de audio; otro que pueda contener correo electrónico; un tercero que pueda contener cintas de vídeo, microfilms y CD-ROMs; y otro que pueda contener contratos, patentes y permisos. Cada registro apunta a la información que gestiona el sistema

Administración de registros

La administración de registros comprende actividades de gestión como control, planificación y organización para crear, almacenar, utilizar, recuperar y eliminar registros. Es decir, la administración de registros abarca todas las actividades que se realizan para mantener registros a lo largo de su ciclo de vida de creación, uso activo, almacenamiento inactivo y eliminación.

Necesidad de administración de registros

Para garantizar que la información de la organización sea exacta, exhaustiva y tenga un acceso fácil, es preciso establecer un sistema de administración de registros que sea fiable. De lo contrario, terminará dedicando una importante cantidad de tiempo a actividades superfluas como la búsqueda manual de información o de registros extraviados o mal archivados.

Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Podría comportar multas, sanciones y demás consecuencias penales. Sin la administración y el mantenimiento adecuados de los registros también puede haber riesgos asociados con la litigación, confidencialidad y seguridad de información vital y crítica.

Utilice IBM InfoSphere Enterprise Records para mitigar los riesgos mencionados anteriormente. IBM InfoSphere Enterprise Records es un programa apto para el mantenimiento de la información valiosa en forma de registros a los que se accede cuando haga falta mediante técnicas de búsqueda; por otro lado, los registros que no sean importantes o que hayan perdido validez se archivan o destruyen.

Rol de IBM InfoSphere Enterprise Records en la administración de registros

IBM InfoSphere Enterprise Records permite administrar registros en todo el ámbito de una empresa, sea cual sea el medio de almacenamiento. La finalidad de IBM InfoSphere Enterprise Records es la siguiente:

Con IBM InfoSphere Enterprise Records es factible lo siguiente:

Características y ventajas de IBM InfoSphere Enterprise Records

En la tabla siguiente figuran las características de IBM InfoSphere Enterprise Records con las ventajas que aporta cada una.

Característica
Ventaja
Almacén centralizado de registros
  • Uso generalizado y disponibilidad de la información en todos los ámbitos de la empresa.
  • Toma de decisiones eficaz gracias a la oportuna disponibilidad de la información pertinente.
Almacenes y ubicaciones virtuales para el almacenamiento de registros de documentos electrónicos y físicos conforme a una jerarquía
  • Control de archivos electrónicos y series de documentación impresa.
  • Simulación del entorno real de una oficina.
  • Las ubicaciones virtuales y los almacenes determinan la estructura lógica de almacenamiento físico real.
  • Control de costes mediante la reducción de gastos en espacio de oficina, equipos y personal destinado a recuperar y administrar registros.
Funciones sencillas de búsqueda
  • Acceso fácil y rápido a la información que se necesita sin complicadas sintaxis de consulta.
Reglas de retención y eliminación de registros

Control establecido por el usuario respecto a:

  • Duración del tiempo que debe conservarse un registro.
  • Tratamiento del registro una vez cumplido el programa de retención.
  • Revisión de registros antes de su destrucción.

Procedimientos de auditoría de registros, seguimiento automatizado del periodo de retención e inicio del proceso de eliminación de registros

  • Los registros no se destruyen, alteran, manipulan, dañan ni pierden de manera involuntaria.
  • Los registros se destruyen únicamente conforme al programa de disposición o a un procedimiento de auditoría.
  • Los registros que pierden validez se eliminan para reducir el espacio de almacenamiento.
Importación y exportación de registros
  • Los registros solicitados con poca frecuencia en la organización pero que deben conservarse en cumplimiento de la legislación gubernamental pueden exportarse a otras ubicaciones.
  • Los registros se pueden importar de otros almacenes.
Controles de seguridad de registros
  • Los usuarios no autorizados no disponen de acceso a los registros.
  • Los usuarios no pueden eliminar registros por accidente. La eliminación de registros la efectúa el administrador de registros o tiene lugar en el transcurso de un procedimiento de auditoría.
  • Los usuarios sólo pueden efectuar operaciones relativas a registros para las que cuentan con la debida autorización.
Integración con FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office y Microsoft Outlook

Declaración manual o automática de registros desde:

  • Workplace o Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel y Power Point
  • Plantillas de entradas

Roles de usuarios en IBM InfoSphere Enterprise Records

IBM InfoSphere Enterprise Records proporciona un modelo de seguridad de usuarios basado en roles. Presenta los roles de administrador de registros, gestor de registros, usuario con privilegios (DoD y básica) o revisor de registros (PRO), y usuario de registros. Cada rol establece las tareas que puede desempeñar un usuario en ese rol. Para obtener más información, consulte Roles de seguridad de IBM InfoSphere Enterprise Records.

Tipos de instalaciones de IBM InfoSphere Enterprise Records

Antes de instalar IBM InfoSphere Enterprise Records, debe elegir el tipo de instalación (modelo de datos) que se adecue a sus requisitos de administración de registros. Están disponibles los siguientes modelos de datos:

Tipos de entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records

En IBM InfoSphere Enterprise Records, los registros se almacenan conforme a una estructura jerárquica en la que se inscriben distintas entidades de administración de registros. La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades junto con una breve explicación:

En el siguiente gráfico se ilustra una estructura jerárquica de registros en la que los almacenes de objetos de plan de archivos se encuentran en el nivel superior.

A continuación se ofrece un ejemplo de jerarquía en entidades de administración de registros

Plan de archivos

Administración general (categoría)

Archivos de correspondencia (carpeta)

Instrucciones de programas (carpeta)

Conferencia sobre formación en administración 2006 (volumen)

Conferencia sobre formación en administración 2007 (volumen)

Administración de información (categoría)

Mensajes del centro de comunicaciones (carpeta)

Hojas de números del operador (carpeta)