当根据名称来查找文档或文件夹时,可以在 Workplace XT 中使用简单搜索,也可以在集成 Office 2007 应用程序中为搜索条件输入文档名称。任何一种搜索均会在“文档标题”和“文件夹名称”属性中查找匹配的内容。
提示:使用 Workplace XT 中的“高级搜索”可创建更复杂的搜索或搜索未作为选项在简单搜索中提供的文档或文件夹属性。有关更多信息,请参阅按属性搜索(高级搜索)。
选择要搜索的位置。搜索最先显示由管理员设置的缺省对象库。
输入要搜索的文本。简单搜索在文档标题或文件夹名称的开头处查找文本。您可以通过选择相应的选项来搜索文档和/或文件夹。您必须至少选择一个选项。在集成的 Office 2007 应用程序中,为每个属性输入的信息已包括在搜索条件中。
注意:在 Workplace XT 中,如果您正在使用屏幕朗读器且关闭了一条搜索错误消息,那么阅读器位于您在该错误消息之前最初阅读的选定项目或字段上的焦点将会丢失。
如果不确定在要搜索的文档中所使用的拼写或其他变体,那么可以在搜索文本中使用通配符。下列提示提供更多信息。
注意:虽然您可以在搜索文本开头使用百分比符号,但这样会导致系统查遍对象库的全部搜索索引。如果索引较大,那么搜索可能要花很长时间才能返回结果。
您可以通过选择一个或多个搜索选项进一步限制或扩展您的搜索。搜索选项基于搜索文档或文件夹时常用的属性。
选项是常选条件(例如所有权 [“由我创建”] 或修改日期 [“于上月添加”] 或文档类型 [例如 PDF 文档])的快捷方式。选择一个或多个选项将限制搜索结果。
当集成的 Office 2007 应用程序中的搜索条件包括用户名时,您可以搜索和访问这些名称的列表。名称显示在 100 个名称的列表中。例如,如果要搜索名称以字母 G 开头的所有用户所添加的文档,那么仅会显示以 G 开头的 100 个名称的列表。如果名称数量超过 100 个,那么您可以优化搜索条件,以缩小结果范围。
缺省情况下,搜索功能会返回匹配文档的最新版本(可能是副版本)。如果您选择“已发行”,那么搜索仅返回最新的主版本。如果您选择“所有”,那么搜索会返回文档的所有版本。
注意:对于集成的 Office 2007 应用程序,如果要搜索文件夹并选择当前版本,那么将返回文档的已发行版本。如果搜索对象库,那么将返回文档的正在进行中的版本。
可选择一个或多个属性作为搜索条件。当向搜索添加条件时,您必须选择要查找的对象是必须与所有条件匹配还是与任意条件匹配。
如果经常搜索某些属性或值,那么可以将它们保存为搜索缺省值或“已保存的搜索”中命名的搜索。
您可以通过单击列标题对结果进行排序。再次单击标题以使排序顺序反向。您无法对可包含多个值的列进行排序。
可选择一个文档进行查看或执行 Workplace XT 中的各种操作或集成的 Office 2007 应用程序中的操作。可以在工具栏、功能区或弹出菜单中查看可用的操作。