Gestión de documentos y registros

La gestión de registros es el proceso de identificar los documentos que la empresa debe conservar como registros corporativos, así como desarrollar las planificaciones de retención que identifican los motivos por los que se mantiene un registro, su periodo de retención y las personas autorizadas para eliminarlo. La gestión de registros garantiza que los registros importantes sigan disponibles durante períodos de tiempo específicos para que sirvan de referencia a los usuarios internos o a los auditores externos. La gestión de registros también pueden definir una seguridad adicional para los documentos (y sus propiedades) y garantizar así que sólo los usuarios aprobados tengan acceso a los datos empresariales más importantes y que los datos no puedan cambiarse una vez se conviertan en registro. En la mayoría de los casos, las normativas gubernamentales y las directrices corporativas determinan los elementos deben convertirse en registros, así como su organización, clasificación y retención.

El administrador de su sitio puede configurar Workplace para que trabaje con la aplicación opcional InfoSphere Enterprise Records. En Workplace, puede identificar un documento que deba considerarse registro corporativo. A continuación, InfoSphere Enterprise Records aplica al documento seguridad y propiedades adicionales, y lo archiva en otras ubicaciones de carpetas que se especifican durante el procedimiento Declarar como registro. El propietario original del documento y los demás usuarios ya no tienen los mismos derechos de acceso al documento una vez que se convierte en registro.

Para simplificar el proceso de identificar correctamente los registros, el administrador puede crear plantillas de entrada Declarar como registro en el sitio. Una plantilla ofrece una categoría predefinida de los registros, o de ubicaciones de registros y valores de propiedad para agilizar el proceso de identificación de registros.

Si el documento tiene más de una versión, cuenta con diversas opciones para crear el registro para la serie de documentos:

Una vez se configura InfoSphere Enterprise Records, los usuarios que pertenecen al rol de acceso Declarar como registro ven en pantalla el botón Declarar como registro en la página de confirmación al agregar o registrar un documento. Las acciones Declarar como registro y Declarar versiones como registro figuran en la página de información y el menú emergente en las versiones de documento que aún no se hayan declarado como registros.

La versión de un documento sólo puede declararse como registro una vez. Para determinar si una versión ya se ha declarado como registro, efectúe una de las acciones siguientes:

NOTA  Si en el menú emergente de un documento recién declarado aparece la opción Declarar como registro, actualice el menú haciendo clic en el último elemento de la ruta.

Documentos compuestos (incluyendo documentos DITA)

Al declarar un documento, tenga presente que si el documento forma parte de un documento compuesto puede haber problemas. Al agregar documentos secundarios a principales, puede especificarse valores que interfieran con el programa de eliminación estándar de documentos relacionados. Una opción que impide la eliminación de cualquier documento (principal o secundario) puede interferir con la planificación habitual de la supresión de elementos en el momento previsto de su eliminación. Asimismo, especificar la eliminación de un documento secundario cuando se elimina su superior puede interferir con el proceso normal de eliminación del documento secundario. Consulte Configurar IBM InfoSphere Enterprise Records para obtener información sobre las consecuencias de distintas opciones de configuración.

NOTA  Cualquier aplicación que haga uso de la funcionalidad de archivos DITA crea los componentes como documentos compuestos; por lo tanto, las reglas aplicables a los documentos compuestos también se aplican a los archivos DITA.

Como el documento principal compuesto tiene un icono especial, se identifica fácilmente, lo que permite examinar sus documentos secundarios y vínculos antes de declararlos como registros. Si se dispone de los pertinentes derechos para modificar propiedades, se puede agregar otros documentos secundarios a uno principal una vez se haya declarado como registro. También se puede modificar las opciones asociadas con un documento secundario. (Para ello, en el procedimiento siguiente seleccione Modificar secundario en lugar de Información del vínculo.)

Los documentos secundarios no tienen iconos especiales. Para prevenir consecuencias imprevistas, se recomienda lo siguiente:

  1. Haga clic en el icono Obtener información de otros documentos antes de declararlos como registros.
  2. Seleccione la vista Documentos principales.
  3. Si hay un documento principal, haga clic en su icono Obtener información.
  4. Seleccione la vista Documentos secundarios.
  5. En el menú de acciones del documento secundario que prevé declarar como registro, seleccione Información del vínculo.
  6. Tenga en cuenta las opciones de Eliminar al eliminar documento principal y Evitar eliminación.
  7. Consulte Configurar IBM InfoSphere Enterprise Records para decidir si este documento debe declararse o no como registro.
Para declarar un documento como un registro

Realice una de estas acciones para iniciar el asistente para Declarar como registro:

Haga clic en Ayuda a su conveniencia en los pasos sucesivos.