Para controlar la retención y disposición de registros, defina una programa de disposición asociado con contenedores de registros y tipos de registros. En un programa de disposición se especifican las reglas de retención de registros, así como las instrucciones de disposición una vez finalizado el periodo de retención. Las instrucciones de disposición son:
Defina las fases por las que un registro debe pasar en un programa de disposición. Cada fase tiene un periodo de retención definido. Al final de cada fase, la acción especificada se efectúa en registros; a continuación, los registros pasan a la fase siguiente. El programa de disposición se interrumpe en las entidades que tengan asignada una retención. El programa se reanuda en cuanto se hayan retirado todas las retenciones.
Para calcular el momento en que los registros son aptos para la disposición, ejecute un barrido de disposiciones. Consulte Procesos de barrido. Los programas de disposición se importan y exportan con la herramienta para importar y exportar planes de archivos.
Un programa de disposición incluye cualquiera de las opciones siguientes:
Un programa de disposición puede asociarse con una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Una carpeta de registros puede tener un programa de disposición propio o heredar el que está asociado con una categoría de registro superior.
De forma predeterminada, un registro hereda el programa de disposición de la carpeta en la que se ha declarado. Ahora bien, si desea asociar con el registro otro programa de disposición, puede crear un tipo de registro, asociar el programa de disposición pertinente con este tipo de registro y asociar dicho tipo de registro con el registro. Si se asocian varios programas de disposición con la categoría de registro, carpeta de registros y tipo de registro de un registro, ese registro hereda el programa de disposición del tipo de registro. Si un registro se crea directamente en una categoría de registro, el registro hereda el programa de disposición de la categoría de registro.
En general, puede aplicarse el programa de disposición más bajo de una jerarquía de registro. El diagrama siguiente ilustra la herencia de programas de disposición según distintas entidades en condiciones diferentes:
Si cambia la ubicación (traslada) de una categoría de registro o carpeta de registros, puede asignar un programa de disposición al contenedor y especificar las entidades del contenedor a las que afecta esta asignación. Para obtener más información sobre cómo cambiar la ubicación de entidades, consulte Cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros.
Si al cambiar la ubicación de un contenedor no asigna un programa de disposición, sucede lo siguiente:
Tras asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros, todos los registros creados en ese contenedor heredan el programa de disposición de forma predeterminada. Si la acción de límite de corte se efectúa en registros, quedan pendientes de disposición y pasan a la fase de disposición. Las entidades que se identifican como listas para disposición tienen junto al nombre el
icono de listo para disposición:
.
Los usuarios autorizados pueden iniciar la disposición. Tras obtener la aprobación por parte del gestor de registros, el sistema ejecuta en las entidades aprobadas las acciones de disposición asociadas. Puede asignar una de las siguientes acciones de disposición a una fase del programa de disposición:
PRECAUCIÓN Si un flujo de trabajo de destrucción falla por algún motivo, la entidad permanece en el estado Disposición en curso. Se debe iniciar de nuevo la disposición de la entidad. Consulte Iniciar un programa de disposición.
Los barridos de disposición actualizan dinámicamente algunas propiedades. Si estas propiedades se utilizan como base de retención de retenciones alternativas, la actualización de los barridos de retenciones podría provocar un periodo de retención más prolongado. No utilice ninguna de estas propiedades como base de retención de una retención alternativa.
Fecha de ejecución de la fase actual
Acción de fase actual
Fecha de último barrido
Fecha de decisión de fase actual
Decisión de la revisión de la fase actual
ID de fase actual
Recalcular retención de fase
Estado de ejecución de la fase actual
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
Fecha de siguiente revisión de registro vital
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate