Um registro é uma referência a informações e fornece metadados para gerenciar as informações. Um registro pode herdar do contêiner em que o registro foi criado. Por exemplo, o registro pode herdar a agenda de disposição do contêiner pai. Os registros podem ser eletrônicos ou físicos. Os registros eletrônicos e físicos podem ser catalogados como vitais e marcados como registros permanentes. O modelo de dados DoD Chapter 4 permite declarar registros com a classificação de segurança (Altamente Secreto, Secreto, Confidencial ou Não Classificado). O modelo de dados PRO permite classificar os registros como Altamente Secretos, Secretos, Confidencial, Restrito ou Não Classificado.
Os modelos de dados Base e DoD permite a declaração de registros em categorias de registros, pastas de registros e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registros em pastas de registros e volumes.
NOTA Se você estiver atualizando um registro Não-classificado para uma classificação superior como Confidencial, Secreto ou Altamente Secreto, muitas das propriedades necessárias para o registro recém-atualizado podem estar ausentes. Para certificar-se de ter designado as propriedades corretas para o registro, vá para a página de informações para o registro, clique em Classificação de Segurança, conclua todas as propriedades "necessárias" ausentes para a classificação desse registro e clique em Aplicar.
Um registro eletrônico aponta para um documento eletrônico, tal como um documento do Content Engine (CE) ou uma mensagem de e-mail. Para documentos do CE, você pode criar um registro separado para cada versão de um documento ou um registro único para uma coleção de versões de documentos. Você pode armazenar registros eletrônicos em pastas eletrônicas e híbridas. Para obter informações adicionais, consulte Gerenciamento de Documentos e Registros.
Um registro físico, algumas vezes referido como marcador, é um metadados sobre um documento físico ou outro objeto, como registros de papel, fitas, ou microfilme. Você pode armazenar registros físicos em qualquer tipo de pasta de registros. Entretanto, com a exceção de pastas eletrônicas, um registro físico pode ser declarado em apenas um contêiner (uma pasta híbrida, uma pasta física, ou uma caixa). Quando um registro físico é declarado em uma pasta híbrida, pasta física, ou caixa, você não pode arquivar o registro em outro contêiner, a não ser que seja uma pasta eletrônica. Essa restrição modela o armazenamento físico para o registro. Por exemplo, se você tiver uma fita de backup única, você pode apenas armazenar fisicamente a fita em uma caixa.
Consulte Entidades físicas para obter informações adicionais sobre o gerenciamento de registros físicos.
Nos modelos de dados DoD Classified, registros são classificados como sendo altamente secretos, secretos, confidenciais ou não classificados. Um usuário pode acessar apenas aqueles registros que correspondem ao seu nível de acesso de segurança. Para obter mais informações sobre a declaração de registros classificados, consulte:
Registros vitais são registros essenciais da agência necessários para atender responsabilidades operacionais durante uma emergência ou desastre. Para assegurar revisões periódicas desses registros, marque uma categoria de registro, pasta de registros, ou volume como Vital, e todos os registros criados nesses containeres serão automaticamente classificados como Vitais.
Quando você marca um container como Vital, selecione o evento recorrente que aciona a revisão periódica ou atualização dos registros vitais, e a ação que deve ser iniciada quando o evento de revisão ocorrer. Sempre que o evento da revisão recorrente ocorrer, o fluxo de trabalho de revisão dos registros vitais associado com o evento é iniciado. Para obter mais informações, consulte Definir registros vitais.
O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui um relatório, Registros Vitais Vencidos para Descarte, que exibem os registros vitais eletrônicos vencidos para disposição dentro de um período específico. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte Geração de relatórios.
Um registro permanente é identificado como tendo valor suficiente que requer preservação por parte de sua organização além do tempo normalmente necessário. Você pode marcar um registro como Permanente ao definir o valor da propriedade Indicador de registro permanente como Verdadeiro. Por padrão, esta propriedade não é exibida no IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obter informações sobre a exibição da propriedade Indicador de Registro Permanente no IBM InfoSphere Enterprise Records, consulteCustomizar a Exibição de Propriedades.
Observe que existe um comportamento associado à propriedade Indicador de registro permanente. A propriedade é somente informacional, e, embora o Indicador de registro permanente seja definido como Verdadeiro, o registro pode ser excluído.