Aggiunta di un modello di denominazione

Un modello di denominazione fornisce un modo per assegnare automaticamente un nome a categorie record, cartelle record, e record per soddisfare le proprie convenzioni. Quando un utente crea una di queste entità che ha un modello di denominazione associato, il nome è automaticamente fornito nella fase Imposta proprietà. Il sistema non impedisce all'utente di cambiare tale nome.

Dei numeri incrementali sono assegnati e utilizzati fino ad esaurimento non appena compare la fase Imposta proprietà. Se si annulla prima di aver creato l'entità, tale numero non verrà mai utilizzato.

Denominazione automatica dei record

Per assegnare automaticamente un nome ai record, immettere un modello di denominazione nel campo Modello di record del contenitore padre. Il modello di record è una proprietà del contenitore. Da questo momento in poi, tutti i record dichiarati in tale contenitore acquisiranno il nome successivo nella sequenza del modello e aumenteranno in base al valore inserito nel campo Incremento modello record di. Vedere Informazioni sui modelli di denominazione per istruzioni su come costruire il modello.

Assegnazione automatica dei nomi a categorie e cartelle

Per assegnare automaticamente un nome a categorie e cartelle, procedere nel seguente modo.

  1. Aggiungere un modello di denominazione nella scheda Configura. Per aggiungere un modello di denominazione.
  2. Aggiungere livelli di modello a partire dalla pagina di conferma o successivamente nelle pagine delle informazioni. Vedere Per aggiungere un livello modello.
  3. Assegnare un modello di denominazione a un piano file. Vedere Per assegnare un modello di denominazione a un piano file.

Informazioni sulla sintassi del modello di denominazione

Il processo di business potrebbe richiedere che i nomi cartella inizino con la lettera A, seguiti da due cifre che rappresentano l'anno, un trattino e quindi un numero cartella, come A07-000005. Il seguente modello crea questi nomi:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

In questo modello A è il primo carattere, YY rappresenta l'anno, e \d è un numero. Il sistema fornisce automaticamente i valori di default per modelli racchiusi tra parentesi quadre []. Pertanto, YY viene sostituito dalle ultime due cifre dell'anno corrente. \d è sostituito da cifre incrementali. Si specifica il valore di incrementi in un altro campo quando si immette la stringa.

Ecco un altro esempio di un modello di denominazione record. Si desidera creare una regola di denominazione per le cartelle nelle serie "KX" seguita dalle due cifre indicanti l'anno, un punto, 2 cifre per il mese, un trattino e due serie valori numerici incrementali, ad esempio "KX07.06-0004-03". Il seguente modello può soddisfare tali requisiti:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

È possibile anche utilizzare modelli personalizzati per creare modelli basati su metadati. Ad esempio, se i criteri dell'organizzazione richiedono che la convenzione di denominazione della cartella record sia anno, spazio, oggetto (metadati) della cartella record, spazio e un numero di 5 cifre, come "2006 Prestito 00005". Per questo, è possibile creare un modello di denominazione con le seguenti specifiche:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

o

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

Il sistema fornisce i valori predefiniti per anno e oggetto perché sono racchiusi tra []. THIS.EmailSubject è un modello personalizzato. Pertanto, il sistema fornisce il valore del campo metadati, EmailSubject specificato per l'elemento padre della cartella record.

Quando si crea un modello personalizzato occorre specificare il nome simbolico della proprietà . Inoltre, se non è disponibile alcun valore per la proprietà specificata, viene generato un errore. Questo modello personalizzato si applica solamente alle entità a livello 2 o a livelli inferiori (3, 4 e così via) nel piano file. Il livello Piano file è un altro campo che si completa quando si aggiunge un livello modello.

SUGGERIMENTI

Non utilizzare caratteri non validi per i nomi. Ad esempio, non utilizzare il carattere barra (/) quando si includono delle date. I caratteri non validi sono:

\ / : * ? " < > |

Per assicurarsi che gli utenti non superino il numero di caratteri che si è specificato nel modello di denominazione, delimitare il modello di denominazione utilizzando i simboli ^ e $. Ad esempio, se si crea il modello di denominazione, \d\d\d, accodare il simbolo ^ in corrispondenza dell'inizio del modello di denominazione, e il simbolo $ in corrispondenza della fine del modello di denominazione, come mostrato sotto:

^\d\d\d$

Ciò garantisce che quando un utente immette un valore, il numero di caratteri immesso non supera il numero di caratteri specificato nella stringa del modello.

Per aggiungere un modello di denominazione

  1. Accedere come Amministratore dei record e selezionare la scheda Configura.
  2. Fare clic su Modelli di denominazione.
  3. Fare clic su Aggiungi modello denominazione.
  4. Nella pagina Aggiungi modello denominazione, immettere il nome e la descrizione del modello.
  5. Selezionare Nome o Identificatore dal menu a discesa Applica a nome o a ID. A seconda del valore selezionato, il nome o identificatore della categoria record o della cartella record verrà automaticamente generato in base al modello associato.
  6. Fare clic su Avanti.
  7. Modificare le impostazioni di sicurezza per il modello di denominazione, quindi fare clic su Fine.
  8. Nella pagina di conferma, fare clic su Aggiungi livello modello per aggiungere livelli al modello di denominazione. Se si desidera aggiungere livelli successivamente, fare clic su OK per chiudere la pagina Aggiungi modello. Vedere Modifica di un modello di denominazione per informazioni sull'aggiunta di modelli in un secondo momento.

Vedere Per aggiungere un livello modello.

Un livello modello fornisce i dettagli del modello da applicare alle categorie record e alle cartelle record. Specificare uno o più livelli nel piano file e il tipo di entità a cui si applica ciascuno di essi. Quando una nuova entità di quel tipo viene creata in corrispondenza del livello specificato, viene automaticamente denominata in base alla stringa del modello e al numero incrementale.

Questo procedura continua dalla pagina di conferma dopo aver fatto clic su Aggiungi livello modello. Se si aggiungono dei livelli modello in un secondo momento, vedere Modifica di un modello di denominazione.

  1. Immettere il numero livello piano file. Il livello nella gerarchia del piano file è rappresentato da un numero, dove la prima categoria nel piano file è 1. La sua prima sottocategoria è 2. Se tale sottocategoria ha una cartella record, il suo livello è 3.
  2. Per il Tipo entità corrispondente, selezionare Categoria record o Cartella record. Ad esempio, se si specifica 3 come livello e Categoria record come il tipo di entità, tutte le categorie record esistenti in corrispondenza del terzo livello nel piano file seguiranno il modello di denominazione specificato.
  3. Specificare la Stringa modello, come descritto sopra. Vedere Informazioni sui modelli di denominazione. La stringa modello deve fornire un carattere numerico.
  4. Immettere un valore per Incremento modello record di. Utilizzando un valore pari a 1, ciascuna nuovo categoria o cartella interessata dal modello verrà incrementata del valore successivo più elevato. Un incremento di 2 utilizza un numero ogni due. Questo campo deve essere maggiore di zero.
  5. Fare clic su Aggiungi. Così facendo viene elencato il modello alla fine dello schermo e si cancellano i campi, in questo modo è possibile aggiungere ulteriori modelli per altre entità e livelli.
  6. Fare clic su Esci quando si è terminato di aggiungere i livelli modello.

Esempio

Se si desidera che alle sottocategorie di un categoria record di livello superiore venga automaticamente assegnato un nome, creare un modello per il livello 2 e selezionare Categoria record come tipo. Se si desidera che anche alle cartelle record nella sottocategoria venga automaticamente assegnato un nome, creare un modello per il livello 3 e selezionare Categoria record come tipo. Con entrambi questi livelli modello nel modello di denominazione alle sottocategorie nel livello 2 e alle cartelle record nel livello 3 viene automaticamente assegnato un nome.

Vedere Per aggiungere o modificare livelli modello in un secondo momento

  1. Andare al modello di denominazione (scheda Configura, Modello di denominazione) quindi fare clic sul suo pulsante Ottieni informazioni.
  2. Selezionare Gestisci livello modello nella sidebar.
  3. Se si aggiunge un livello modello, completa i campi come descritto in Per aggiungere un modello livello sopra. Se si modifica un livello modello esistente, andare alla fase 4.
  4. Selezionare il pulsante di opzione del modello. Ciò copia i dati esistenti nei campi.
  5. Cambiare i campi come richiesto, quindi fare clic su Modifica.
  6. Al termine, fare clic su Esci.

Per assegnare un modello di denominazione a un piano file

Questa fase è richiesta per attivare l'assegnazione automatica dei nomi.

  1. Andare al livello principale del piano file affinché il percorso mostri solamente il nome del piano file.
  2. Fare clic su Ottieni informazioni per il piano file (appena sotto al percorso). Il campo Modello di denominazione si trova nella pagina Proprietà.
  3. Dal menu a discesa Modello denominazione, selezionare il nome del modello desiderato da utilizzare.
  4. Fare clic su Applica e quindi su Esci.