Plannings d´élimination

Afin de maîtriser l'expiration et l'élimination des enregistrements, vous devez définir et associer des plannings d'élimination aux conteneurs et aux types d'enregistrement. Dans le cadre d'un planning d'élimination, vous indiquez les règles d'expiration des enregistrements et les instructions pour leur élimination à l'issue de la période d'expiration. Les instructions d'élimination comprennent notamment :

Vous indiquez également différentes phases qu'un enregistrement doit traverser au sein d'un planning d'élimination. Chaque phase a une période d'expiration définie. A la fin de chaque phase, une action spécifiée est exécutée sur les enregistrements, puis ils sont dirigés vers la phase suivante. Le planning d'élimination est interrompu pour les entités mises en attente. Il est repris dès lors que toutes les mises en attente ont été supprimées.

Le balayage de mise en attente permet de calculer quand les entités sont prêtes à l'élimination. Reportez-vous à la rubrique Processus de balayage. Les plannings d'élimination sont importés et exportés lors de l'utilisation de l'outil d'importation/exportation de plans de fichiers.

Paramètres de planning d'élimination

Un planning d'élimination peut comprendre les éléments suivants :

Héritage des plannings d'élimination

Les plannings d'élimination peuvent être associés à des catégories d'enregistrement, à des dossiers d'enregistrement ou à des types d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement peut disposer de son propre planning d'élimination ou peut hériter de celui associé à une catégorie d'enregistrement parent.

Par défaut, un enregistrement hérite du planning d'élimination du dossier dans lequel il a été déclaré. Si toutefois vous souhaitez associer à l'enregistrement un planning d'élimination différent, vous pouvez créer un type d'enregistrement, associer le planning d'élimination souhaité à ce type et affecter le type d'enregistrement à l'enregistrement. Si un enregistrement est affecté à une catégorie d'enregistrement, à un dossier d'enregistrement et à un type d'enregistrement disposant tous de plannings d'élimination associés différents, alors l'enregistrement hérite du planning d'élimination du type d'enregistrement. Si un enregistrement est directement créé dans une catégorie d'enregistrement, alors il hérite du planning d'élimination de cette catégorie.

En règle générale, c'est le planning d'élimination du niveau hiérarchique le plus proche de l'enregistrement qui s'applique. Le diagramme ci-dessous décrit l'héritage des plannings d'élimination par différentes entités dans des conditions différentes :

Le diagramme ci-dessous présente l'héritage de plannings d'élimination par différentes entités dans différentes conditions.

Si vous déplacez une catégorie ou dossier d'enregistrement, vous pouvez attribuer un planning d'élimination au conteneur et indiquer quelles entités du conteneur sont affectées. Pour plus d'informations sur le déplacement des entités, consultez Déplacer une catégorie ou un dossier d'enregistrements.

En l'absence d'affectation d'un planning d'élimination lors de la relocalisation d'un conteneur, les règles suivantes s'appliquent :

Processus d'élimination

Dès lors qu'un planning d'élimination a été associé à une catégorie ou à un dossier d'enregistrements, tous les enregistrements créés dans ce conteneur hériteront de ce planning par défaut. Lorsque l'action limite est exécutée sur les enregistrements, ils sont marqués en vue de leur élimination et dirigés vers la phase d'élimination. Les entités identifiées comme prêtes à être éliminées sont marquées de l'icône Prêt pour l'élimination : icône Prêt pour l'élimination.

Les utilisateurs autorisés peuvent lancer l'élimination. Sur approbation du gestionnaire d'enregistrements, le système exécute les actions d'élimination associées sur les entités approuvées. Vous pouvez affecter aux phases du planning d'élimination l'une des actions d'élimination suivantes :

ATTENTION  Si un flux de travaux de destruction échoue pour une raison quelconque, l'entité reste dans l'état Elimination en cours. L'élimination de l'entité doit alors être relancée. Reportez-vous à la rubrique Lancement d'un planning d'élimination.

Meilleures pratiques

Certaines propriétés sont mises à jour dynamiquement par le balayage d'élimination. Ces propriétés, si elles sont utilisées comme date d'expiration pour d'autres conservations, un balayage d'élimination pourrait résulter en une période de conservation plus longue. N'utilisez pas les propriétés suivantes comme date d'expiration d'une autre conservation :

Date d'exécution de la phase en cours
Action de la phase en cours
Date de dernier balayage
Date de décision de la phase actuelle
Décision de révision de la phase actuelle
ID de la phase actuelle
Recalculer la conservation de la phase
État d'exécution de la phase actuelle
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
Date de prochaine révision de l'enregistrement référent
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate