Puede realizar búsquedas de registros, volúmenes, carpetas de registros y categorías de registros. Las opciones de búsqueda que puede elegir dependen del modo de búsqueda, dinámica o estática. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.
También puede acceder a plantillas de búsquedas y búsquedas almacenadas. Después de seleccionar el tipo de búsqueda, puede concretar la búsqueda si especifica los siguientes tipos de criterios de búsqueda:
Puede modificar los criterios de búsqueda predeterminados en cada página.
La ficha Buscar incluye un vínculo a Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas. Los diseñadores de búsquedas crean estas búsquedas prediseñadas en Workplace y las marcan para su uso en Records Manager. Las plantillas de búsqueda especifican algunos de los criterios de búsqueda y dejan algunos campos modificables, para que pueda personalizar la búsqueda. Una búsqueda almacenada es una búsqueda que incluye todos los criterios de búsqueda que no se pueden editar. Si hace clic en el nombre de una búsqueda almacenada sólo verá los resultados si había abierto una carpeta.
Para definir y ejecutar una búsqueda
El campo Buscar en muestra la ubicación predeterminada para la búsqueda que puede cambiar del modo siguiente.
En el campo Filtrar por clase puede limitar los resultados devueltos para que incluyan sólo las entidades de una clase específica. Por ejemplo, si ha seleccionado registros como el tipo de entidad puede concretar la búsqueda si especifica el tipo de clase (electrónica, correo electrónico, marcador u otra clase personalizada).
El campo Máx. resultados sólo está disponible cuando el modo de búsqueda es Estático. Para obtener más información, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.
A la hora de definir los criterios de búsqueda, puede buscar entidades según un número máximo de siete propiedades. Puede introducir valores para cualquiera de estas propiedades o todas ellas. En los registros clasificados, puede introducir criterios de búsqueda basados en la clasificación actual o inicial, degradación, actualización, desclasificar fechas o eventos, así como marcas suplementarias. También puede dejar los valores de las propiedades en blanco y buscar la entidad según otros criterios de búsqueda.
Para seleccionar el conjunto de propiedades
Para obtener más información sobre la configuración de esta página, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.
Para introducir valores y definir operadores
En cada operador que desee incluir en una búsqueda, debe especificar un valor. Para ello, escriba texto, seleccione un valor en un menú u otra página, o bien seleccione una fecha de un calendario. Sólo se utilizarán en una búsqueda las propiedades que tengan valores.
Por ejemplo, si tiene una propiedad con diversos valores llamada Recursos humanos
y desea buscar Nómina o Contrataciones, introduzca los criterios siguientes:
Recursos humanos = Nómina O
Recursos humanos = Contrataciones
También puede especificar los criterios de búsqueda como:
Recursos humanos = Nómina, Contrataciones
Nota Si utiliza la propiedad Clasificación inicial en un modelo de datos Confidencial de DoD, el campo de entrada de clasificación es un campo de cadena. Todas las comparaciones que utilicen operadores como mayor que (>) o menor o igual que (< o =) se basan en el texto que escriba. Por lo tanto, Sin clasificar es mayor que Clasificado por que la S es mayor que la C en el alfabeto español.
Si busca un registro, puede especificar una palabra o frase que esté en el contenido del documento declarado (en el almacén de objetos de registros) o el texto de las propiedades de registros (metadatos en el almacén de objetos de plan de archivos). El administrador del sitio debe configurar el motor de búsqueda para indexar propiedades. Puede combinar la búsqueda de una propiedad con la búsqueda de un contenido mediante el operador AND o OR.
Si el modo de búsqueda es estático y utiliza el operador OR, la búsqueda procesa en primer lugar la búsqueda de la propiedad. Si el número de resultados devueltos iguala o supera el valor del número máximo de resultados, la búsqueda se detiene y no busca el contenido. Por ello, es posible que el resultado no incluya documentos con el contenido solicitado. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda. Cuando el modo de búsqueda es dinámico, dicho modo sigue procesando primero la búsqueda de contenidos, seguida de la búsqueda de propiedades, y el modo dinámico lo devuelve todo.
Para buscar contenido
Cuando especifique Contenido en la búsqueda, la página de resultados de búsqueda incluye una columna de clasificaciones que muestra un porcentaje relevante para los criterios de búsqueda. Las clasificaciones son la columna de ordenación predeterminada e inicialmente se ordena en orden descendente. La columna Clasificación sólo está disponible cuando el modo de búsqueda es dinámico.
NOTAS
semana
al buscar contenido
en el documento, recibirá documentos que contengan semana, semanas y semanal. Si
introduce semana
en una búsqueda de propiedades,
recibirá sólo los documentos que tengan el valor de propiedad de semana.informe semanal
, sólo se muestran los documentos que contienen informe y semanal.mano derecha
muestra sólo los documentos que
contienen la frase mano derecha. estrella
devuelve estrella, pero no
estrellado o Estrella.(*
) como carácter comodín para representar cero o
más letras, números o caracteres de subrayado ( _ ). Por ejemplo, ma*r
devuelve marcar, mascar, Mascullar, masificar y masticar. Utilice un ?
) para representar un carácter alfanumérico (sólo uno) como en
?er
, que mostraría cocer, comer, correr, coser.Puede buscar un registro según el tipo y las propiedades de su entidad superior.
Para seleccionar la entidad superior
Cuando haya especificado los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar.
Si el modo de búsqueda es estático, el número de resultados mostrados se ve limitado por el valor Máx. resultados. Si el modo de búsqueda dinámico, los resultados devueltos no están sujetos al valor Máx. resultados. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda y Máx. resultados, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.
Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la entidad y todos los valores de propiedades que haya especificado en los criterios de búsqueda. Si una propiedad como Marcas suplementarias tiene diversos valores, aparece el vínculo Mostrar detalles en esa columna. Si hace clic en este vínculo, aparecen todos los valores de esa propiedad.
Puede efectuar las operaciones siguientes en los resultados de búsqueda:
NOTA El valor Tamaño de página de vista de lista (configuración general en las preferencias de usuario de Workplace) determina el número de entidades que se muestran en la página Resultados de búsqueda. Si hay 100 entidades en los resultados de búsqueda y el valor de Tamaño de página de vista de lista es de 20, los resultados de búsqueda estarán formados por 5 páginas de 20 entidades.
Si hace clic en el icono Obtener información de una subcategoría y no tiene permisos de acceso a la categoría principal, IBM InfoSphere Enterprise Records muestra un error.
Si la jerarquía del plan de archivos contiene un gran número de registros, así como categorías de registros y carpetas de registros, la función de búsqueda puede provocar errores, incluidos los de tiempo de espera superado. Para conocer las configuraciones que puede modificar para eliminar estos errores, consulte la sección de IBM InfoSphere Enterprise Records en la P8 Troubleshooting Guide.