回條

回條通常用來追蹤哪些使用者擁有已分類的記錄,但是您也可以針對未分類的記錄建立回條。即使回條可以追蹤已分類文件的位置,但回條本身通常並未分類。

如果回條是紙質文件,您可以將其宣告為實體記錄。(如需相關資訊,請參閱宣告實體記錄。)您可以掃描回條,並將掃描影像宣告為電子記錄,或建立電子文字文件,並將此文件宣告為記錄。請參閱「Workplace 說明」以取得有關宣告電子記錄的資訊︰文件和記錄管理。如果您確實要將回條宣告為已分類的記錄,請參閱宣告已分類的記錄

將回條宣告為記錄時會將回條與您要追蹤的記錄關聯。

如何將回條宣告為記錄

  1. 像將要宣告其他任何文件一樣,開始將回條宣告為記錄。
  2. 在「設定屬性」步驟中,按一下「ReceiptOf」。
  3. 瀏覽至並選取回條追蹤的已分類的記錄。
  4. 像完成宣告其他任何文件一樣,完成記錄宣告程序。

將回條宣告為記錄後,此回條的「屬性」視圖將顯示其在「ReceiptOf」欄位中追蹤的記錄的名稱。請注意,您可以透過按一下「ReceiptOf」來變更值或透過按一下「清除」來清除指派。

記錄的「詳細資料」視圖中的「其他記錄詳細資料」一節,包括「回條狀態」欄位,此欄位顯示以下內容之一︰

「母項」一詞指與回條關聯的記錄,而不是指資料夾。

附註

如果某個記錄不是回條,則「回條狀態」欄位會顯示「無」。已分類記錄的「屬性」視圖將顯示已附加至此記錄之回條(如果有)的名稱。已分類記錄的「回條狀態」欄位顯示為「無」,因為已附加回條的記錄無法成為其他記錄的回條。一個記錄可以具有多個回條,但是一個回條只能附加至一個記錄。

您不能除去仍附加至作用中的已分類記錄的回條。

當記錄降級或取消分類後,將刪除指向回條的鏈結。如果要繼續追蹤記錄,您必須將新記錄宣告為已降級或已取消分類的記錄的回條。