Spreminjanje dokumenta

Spreminjanje dokumenta v shrambi objekta vključuje najprej odjavo dokumenta s pomočjo dejanja Odjavi. Ko opravite svoje spremembe, lahko dokument prijavite nazaj v shrambo objektov. Ko prijavite dokument, se informacije o različici dokumenta posodobijo, dokument pa je na voljo za odjavo. Drugi uporabniki si lahko vedno ogledajo in prenesejo kopijo dokumenta ne glede na to, ali je odjavljen.

Če imate nameščen program File Tracker, ta sledi dokumentu na vaši lokalni delovni postaji, potem ko ga odjavite iz shrambe objektov. Zatem lahko enostavno poiščete dokument, če želite preklicati odjavo, shraniti ali odjaviti dokument. Druga funkcija, ki vam je lahko v pomoč, je da lahko samodejno izbrišete lokalno kopijo dokumenta iz svoje delovne postaje, ko dokončate postopek prijave ali prekličete postopek odjave. Zmožnost brisanja določa vaš skrbnik spletnega mesta.

Dokument spremenite na naslednje načine:

Odjava dokumenta

Odjava dokumenta le-tega odpre za urejanje in ga zaklene v shrambo objektov, dokler ne prijavite nove različice. Glede na preference strani za shrambo objektov je dokument odjavljen v sodelovalnem ali izključnem načinu. Izključna odjava pomeni, da lahko s potrebnimi dovoljenji prijavite dokument, četudi je dokument trenutno za nekoga odjavljen. Izključna odjava pomeni, da je dokument odjavil specifičen uporabnik in samo ta uporabnik lahko dokument znova prijavi.

Če želite odjaviti dokument

  1. Uporabite Brskanje ali Iskanje in se tako pomaknite do dokumenta, ki ga želite odjaviti.
  2. Z desno miškino tipko kliknite ime dokumenta in kliknite Odjavi. Če želite izbrati več kot en dokument, izberite potrditvena polja levo od objektov, ki jih želite odjaviti. Če želite izbrati vse postavke na strani, izberite potrditveno polje levo od naslovne vrstice za seznam objektov. Na meniju Dejanja kliknite Odjavi. Preglejte seznam objektov, da zagotovite, da ste izbrali želene objekte.

    OPOMBA  Če se Odjavi ne pojavi na meniju, enega ali več dokumentov, ki ste jih izbrali, ni mogoče odjaviti. Znova izberite drug nabor dokumentov.

  3. Izberite eno od naslednjih možnosti:

Če želite odjaviti dokument iz Officeove aplikacije

Odjavite dokument iz shrambe objektov, da spremenite vsebino tega dokumenta. Medtem ko je dokument odjavljen, lahko izvedete eno od naslednjih dejanj:

  1. Na meniju FileNet P8 kliknite Odpri > Izberi postavko, da prebrskate in poiščete dokument.
  2. Poiščite shrambo objektov in mapo, kjer je shranjen dokument. Za dodatne informacije o izbiranju ustreznih nalog za uporabo med odjavljanjem dokumenta iz Officeove aplikacije glejte Izbira objekta.

    OPOMBA  Če v pogovornem oknu Shrani kot kliknete Prekliči, da prekličete odjavo, stanje dokumenta ni več odjavljeno. Odjavo morate preklicati. Pogovorno okno Shrani kot se pojavi samo, če vaš skrbnik spletnega mesta nastavi možnost preference Pokaži Shrani kot na Da. Za dodatne informacija o tej nastavitvi se obrnite na svojega skrbnika spletnega mesta.

  3. Podajte shrambo objektov, kjer se nahaja dokument.

Seznam odjav

S seznamom odjav si oglejte dokumente, ki so za vas trenutno odjavljeni. Na seznamu se pojavijo samo dokumenti, povezani z Officeovo aplikacijo, ki jo trenutno uporabljate, in tisti dokumenti, ki ste jih odjavili. Če na primer uporabljate Word, se na seznamu pojavijo samo Wordovi dokumenti.

S seznamom prav tako lahko vzpostavite sledenje datotek, ko izvajate postopek, ki zahteva povezavo med vašim lokalnim dokumentom in njegovim ustreznim dokumentom v shrambi objektov, kot je na primer prijavljanje ali shranjevanje dokumenta. Če sledenje ni bilo vzdrževano, ste pozvani k uporabi seznama, da vzpostavite sledenje datotek. Dokument na primer odjavite, zdaj pa ga prijavljate nazaj v Officeovi aplikaciji. Če izberete, seznam zagotovi seznam dokumentov, ki so za vas trenutno odjavljeni, svoj lokalni dokument pa lahko povežete z enim od tistih odjavljenih dokumentov.

Če želite dostopiti do seznama odjav v Officeovi aplikaciji

Izberite eno od naslednjih možnosti, odvisno od vaše aplikacije.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Pojdite na skupino Odprto na zavihku IBM ECM v programski opremi Office 2007 Ribbon in kliknite Odjave.
  2. Pod možnostjo Prebrskaj izberite odjavljeni dokument, ki ga želite odpreti. Ko si ogledujete dolg seznam dokumentov, te lahko filtrirate po aplikaciji, kjer so bili izdelani, kot je na primer Word ali Excel.
  1. Na meniju FileNet P8 kliknite Odpri dokument, nato pa pojdite na Moje odjave.
  2. Podajte shrambo objektov, kjer se nahaja dokument.
  3. Na seznamu dokumentov, ki so trenutno odjavljeni iz izbrane shrambe objektov, kliknite Izberi pod imenom dokumenta. Izbrani dokument se odpre v Officeovi aplikaciji.

 

Prijava dokumenta

Ko prijavite dokument, se informacije o različici dokumenta posodobijo, dokument pa je na voljo drugim za odjavo. Drugi uporabniki si lahko vedno ogledajo in prenesejo kopijo dokumenta ne glede na to, ali je odjavljen. Za dodatne informacije o različicah dokumenta glejte Upravljanje različic dokumenta.

S čarovnikom za prijavo in hitro prijavo lahko dokument prijavite v programu Workplace ali integrirani aplikaciji. Razlika med obema postopkoma je v tem, da Hitra prijava nudi hitrejšo metodo za prijavo dokumenta brez spreminjanja razreda, lastnosti ali zaščite dokumenta.

Koraki čarovnika za prijavo se lahko razlikujejo glede na to, kako je dokument prijavljen in kako je vaš skrbnik spletnega mesta prilagodil programsko opremo Workplace. Če je bil dokument izdelan z vnosno predlogo, lahko predloga poda, da mora biti dokument prijavljen z najnovejšo različico vnosne predloge. Ker vnosne predloge navadno nudijo preprostejši vmesnik, boste lahko videli manj korakov kot ob prijavi dokumentov, ki so izdelani brez vnosne predloge.

Če želite zagnati čarovnika za prijavo, storite naslednje

Za več informacij kliknite enega od naslednjih korakov čarovnika za prijavo dokumentov. Vseh teh korakov lahko ne boste videli.

Izbira dokumenta (stran Avtor)

  1. Na strani Avtor kliknite Prijavi dokument.
  2. Izberite shrambo objektov, ki vsebuje dokument, ki ga želite prijaviti. To navede vse dokumente v tej shrambi objektov, ki ste jih trenutno odjavili.
  3. Kliknite Izberi pod želenim dokumentom.

Nastavitev lastnosti

Stran Nastavitev lastnosti prikaže privzeti (osnovni) razred objekta in pokaže lastnosti, dodeljene temu razredu. Izberete lahko podrazred, ki ga je izdelal vaš skrbnik sistema.

Če želite spremeniti razred objekta, storite naslednje

Kliknite povezavo Sprememba razreda na vrhu strani in izberite razred.

Če želite nastaviti lastnosti, storite naslednje

  1. Preglejte lastnosti, povezane z objektom, ki je v procesu dodajanja ali prijave. Ikona identificira lastnosti, ki za nadaljevanje zahtevajo vnos.
  2. Vnesite ali spremenite prikazane vrednosti lastnosti. Nekatere lastnosti je mogoče urediti neposredno na tej strani, medtem ko druge zahtevajo, da kliknete ime lastnosti ali ikono nadzora koledarja in tako uredite vrednosti. Za pomoč pri vsaki neznani lastnosti se posvetujte s svojim skrbnikom sistema.
  3. Za sestavljene dokumente izberite Da ali Ne, kar kaže, da bo dokument, ki ga dodajate, sestavljen. Kliknite Dodaj podrejenca, da dodate podrejene dokumente, ki bodo povezani z dokumenti, ki jih trenutno dodajate. Ta dokument se imenuje nadrejeni dokument. Kliknite Pokaži, da si ogledate povezane podrejene dokumente z nadrejenim dokumentom.
  4. Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Nastavitev zaščite

Zaščita ščiti vaše dokumente v programu Workplace. Nadzoruje dovoljenje, dano tako uporabnikom kot skupinam, za ogledovanje ali delo z objekti. Zaščito lahko spremenite, ko prijavite dokument.

Če želite dodeliti varnostni pravilnik, storite naslednje

  1. Če ni trenutno dodeljen noben varnostni pravilnik, kliknite Dodeli pravilnik.
  2. Kliknite Pridobi informacije, če si želite ogledati informacije o kateremkoli navedenem varnostnem pravilniku.
  3. Kliknite Izberi pod imenom varnostnega pravilnika, ki ga želite dodeliti.
  4. Če želite spremeniti ali odstraniti dodeljen varnostni pravilnik, kliknite Oddeli pravilnik.
  5. Za dodatne informacije o varnostnih pravilnikih in njihovi aplikaciji glejte Uporabi varnostni pravilnik.

Če želite nastaviti ali spremeniti zaščito, storite naslednje

  1. Preglejte obstoječe nastavitve zaščite.
  2. Če želite dodati nove uporabnike ali skupine, kliknite Dodaj novo. Odpre se stran Nastavitev zaščite - Izbira uporabnikov/skupin, da lahko poiščete specifična imena.
    1. Izberite domeno za iskanje. Kliknite puščico navzdol za Izberi v, nato pa s seznama izberite želeno ime domene.
    2. Izberite možnost Uporabniki ali Skupine, če želite izboljšati seznam imen, ki so na voljo za dodajanje.
    3. Vnesite enega ali več znakov za začetek imen za iskanje. Če želite na primer poiskati uporabnike z imenom aalberto in amoss, vnesite a. Vrnjena so vsa uporabniška imena, ki se začnejo z "a". Iskanje lahko zožite tako, da vnesete več znakov. Na primer, aal vrne aalberto in aallen, ne pa tudi alemon ali amoss.
    4. Kliknite Iskanje. Po kratki zakasnitvi se prikažejo ujemajoča se imena.
      • Če je število ujemajočih se imen večje kot privzetek za prikaz, vsi zadetki ne bodo prikazani. Morali boste spremeniti kriterije iskanja in znova klikniti Iskanje, da boste videli več rezultatov.
      • Ko ste zadovoljni z rezultati, izberite želena imena s seznama. Če želite na seznamu izbrati več kot eno ime, uporabite Ctrl+klik ali Shift+klik.
    5. Kliknite Sprejmi, da nadaljujete z nastavitvijo zaščite za izbrana imena. Stran Nastavitev zaščite se znova odpre z novim imenom uporabnika ali skupine na seznamu pooblaščenih uporabnikov.
  3. Če je potrebno, spremenite pravice za dostop za specifičnega uporabnika ali skupino.
    1. V stolpcu Naslov kliknite ime uporabnika ali skupine. Odpre se stran Nastavitev zaščite - Nastavitve.
    2. Izberite ali počistite potrditvena polje in tako po potrebi omogočite ali zavrnite vsako raven dovoljenja. Za več informacij glejte Upravljanje zaščite.
    3. Kliknite Sprejmi.
  4. Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Izbira datoteke

Dokončajte prijavo vašega dokumenta, tako da izberete datoteko, ki je izvor vaše vsebine dokumenta.

OPOMBA  Če prijavljate dokument v Officeovi aplikaciji, vam datoteke ni treba izbrati. Dokument imate že odprt in izbran, lokaciji, kjer je bil vaš dokument odjavljen, pa sledi Seznam odjav.

Če želite izbrati datoteko za prijavo, storite naslednje

  1. Izberite eno od naslednjih možnosti:
  2. Končajte s prijavo. Na koncu čarovnika se lahko prikaže potrditvena stran. Za dodatne informacije glejte Potrditveni poziv.

Hitra prijava

Dejanje Hitra prijava nudi hitro metodo prijave dokumenta brez spreminjanja razreda, lastnosti ali zaščite dokumenta. Edina prikazana stran čarovnika je stran Izbira datoteke, da poiščete novo različico dokumenta. Hitra prijava uporablja privzete nastavitve za "Prijavi kot glavno različico" (stran Lastnosti), kot je to definiral vaš skrbnik spletnega mesta.

Če želite prijaviti dokument, ne da bi uporabili iste informacije kot pri odjavi, storite naslednje

  1. Pomaknite se do dokumenta, ki ga želite prijaviti, z desno miškino tipko kliknite ime dokumenta in s seznama izberite dejanje Hitra prijava.
  2. Izberite eno od naslednjih možnosti:

Če želite prijaviti dokument iz Officeove aplikacije

  1. Potem ko spremenite dokument, na meniju FileNet P8 kliknite Prijavi dokument.

  2. Kliknite Hitra prijava ali kliknite Uporabi čarovnika za prijavo in vnesite potrebne informacije za dokument.

Preklic odjave

Odjavo dokumenta lahko prekličete, dokument pa tako postane na voljo drugim za odjavo. Dokument ste na primer odjavili, da bi naredili spremembe, pozneje pa ste se odločili, da te niso potrebne. Ko prekličete odjavo, se dokument vrne na prejšnje stanje in številko različice, ki ju je imel pred odjavo. Za dodatne informacije o različicah dokumenta glejte Upravljanje različic dokumenta.

OPOMBE 

Če želite preklicati odjavo na strani Avtor v programu Workplace

  1. Kliknite Prekliči odjavo. Odpre se stran Seznam odjav.
  2. Izberite shrambo objektov, kjer se nahaja dokument.

    Prikaže se seznam vseh dokumentov, ki so za vas trenutno odjavljeni iz te shrambe objektov. Če želite izbrati drugo shrambo objektov, lahko na poti kliknete Shrambe objektov.

  3. Kliknite Izberi pod opisom za želeni dokument.

    Ko je program File Tracker na voljo, se pojavi stran Preklic odjave. Prikaže lokacijo lokalne kopije dokument, ki ste ga odjavili iz shrambe objektov in nato prenesli na svojo delovno postajo. Kliknite Prebrskaj, da podate datoteko, ki ustreza odjavi dokumenta, ki jo želite preklicati. Z možnostjo Prebrskaj lahko poiščete tudi dokument, če je bil predhodno sleden, a ni več na voljo.

    Poleg tega kliknite Izbriši lokalno datoteko, če želite, da je po končanem postopku preklica lokalna kopija odjave dokumenta, ki jo preklicujete, izbrisana z vaše delovne postaje. Zaprite lokalno kopijo, preden dokončate brisanje.

    OPOMBA  Lahko se zgodi, da boste naleteli na nekatere primerke, kjer je datoteka izbrisana, medtem ko je še vedno odprta, in potem ko ste podali, ali želite, da je lokalna datoteka izbrisana.

    Vaš skrbnik spletnega mesta določi, ali lahko preglasite privzete nastavitve za možnost Izbriši lokalno datoteko ali ne.

  4. Kliknite Sprejmi, da izvedete dejanje.

Če želite preklicati odjavo v možnostih Brskanje ali Iskanje

  1. Poiščite želeni dokument z brskanjem ali iskanjem.
  2. Z desno miškino tipko kliknite ime dokumenta in z menija izberite Prekliči odjavo. Če želite izbrati več kot en dokument, izberite potrditvena polja levo od objektov, ki jih želite shraniti. Če želite izbrati vse postavke na strani, izberite potrditveno polje levo od naslovne vrstice za seznam objektov. Na meniju Dejanja kliknite Prekliči odjavo. Preglejte seznam objektov, da zagotovite, da ste izbrali želene objekte.
  3. Ime izbranega dokumenta se pojavi na strani Preklic odjave.

    Ko je program File Tracker na voljo, se pojavi stran Preklic odjave. Prikaže lokacijo lokalne kopije dokument, ki ste ga odjavili iz shrambe objektov in nato prenesli na svojo delovno postajo. Kliknite Prebrskaj, da podate datoteko, ki ustreza odjavi dokumenta, ki jo želite preklicati. Z možnostjo Prebrskaj lahko poiščete tudi dokument, če je bil predhodno sleden, a ni več na voljo.

    Poleg tega kliknite Izbriši lokalno datoteko, če želite, da je po končanem postopku preklica lokalna kopija odjave dokumenta, ki jo preklicujete, izbrisana z vaše delovne postaje. Zaprite lokalno kopijo, preden dokončate brisanje.

    OPOMBA  Lahko se zgodi, da boste naleteli na nekatere primerke, kjer je datoteka izbrisana, medtem ko je še vedno odprta, in potem ko ste podali, ali želite, da je lokalna datoteka izbrisana.

    Vaš skrbnik spletnega mesta določi, ali lahko preglasite privzete nastavitve za možnost Izbriši lokalno datoteko ali ne.

  4. Sprejmite preklicano odjavo.

Če želite preklicati odjavo v Officeovi aplikaciji

  1. Odprite svojo kopijo odjavljenega dokumenta v Officeovi aplikaciji.
  2. Na meniju FileNet P8 kliknite Prekliči odjavo.
  3. Kliknite V redu. Vaša odjava je preklicana.