Festlegen des Standard-Aktenplans
Der Standard-Aktenplan kann folgendermaßen konfiguriert werden:
- Die Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records": Auf der Workplace-Seite Site-Einstellungen > Allgemein kann der Systemadministrator den Standardaktenplan definieren, der Benutzern beim Anmelden bei der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" angezeigt wird.
- Einzelne IBM InfoSphere Enterprise Records-Benutzer: Auf der Registerkarte "Konfigurieren" in IBM InfoSphere Enterprise Records kann der Standardaktenplan festgelegt werden, der dem gerade angemeldeten Benutzer in IBM InfoSphere Enterprise Records angezeigt wird. Sollten Sie für Ihre Arbeit einen anderen Aktenplan benötigen, können Sie diesen über die Konfigurationseinstellung auswählen. Diese Einstellung setzt jene unter "Allgemein" in den Site-Einstellungen außer Kraft.
- Workplace - Auf der Seite Site-Einstellungen > Objektspeicher kann der Systemadministrator den Standardaktenplan definieren, mithilfe dessen Workplace ermittelt, welche Aktenplaninformationen angezeigt werden sollen, wenn ein Benutzer Schriftstück-bezogene Aufgaben ausführt (wie das Deklarieren oder Erstellen einer Schriftstückerfassungsvorlage, die diesen Objektspeicher verwendet).
HINWEIS Wenn weder für die Benutzervorgabe noch für die Sitevorgabe für die Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" ein Standardaktenplan festgelegt ist, sucht das System nach einem Aktenplan-Objektspeicher (FPOS) im System und verwendet standardmäßig den ersten verfügaren Aktenplan im Aktenplan-Objektspeicher.
So legen Sie den Standard-Aktenplan für einen Benutzer fest:
- Öffnen Sie die Registerkarte "Konfigurieren" und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan festlegen". Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Klicken Sie auf den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan. Nun wird eine Liste der Aktenpläne geöffnet, die im ausgewählten Objektspeicher zur Verfügung stehen.
- Klicken Sie auf den Aktenplan, den Sie als Standard definieren möchten, und anschließend auf "Akzeptieren".
HINWEIS Der aktuelle Standardaktenplan wird über dem Link Standard-Aktenplan festlegen auf der Registerkarte "Konfigurieren" angezeigt. Klicken Sie auf "Standard-Aktenplan zurücksetzen",
um die Benutzereinstellung zu entfernen und den Standard-Aktenplan wieder einzusetzen.
So legen Sie den Standardaktenplan für die Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" fest:
- Starten Sie Workplace und melden Sie sich als Mitglied der Gruppe der Application Engine-Administratoren an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Gehen Sie in der Anzeige der allgemeinen Informationen hinunter zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan". Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf "Beenden".
So legen Sie den Standard-Aktenplan für Workplace fest:
- Starten Sie Workplace und melden Sie sich als Mitglied der Gruppe der Application Engine-Administratoren an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Gehen hinunter zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan".
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf "Beenden".