Eine Akte ist eine Referenz auf Informationen und bietet Metadaten zum Verwalten der Informationen. Eine Akte kann Einstellungen von dem Container übernehmen, in dem Sie erstellt wurde. Beispielsweise kann die Akte den Dispositionszeitplan des übergeordneten Containers übernehmen. Akten können elektronisch oder physisch sein. Sowohl elektronische als auch physische Akten können als kritisch, d. h. besonders wichtig, eingestuft und als permanente Akten gekennzeichnet werden. Das DoD Chapter 4-Datenmodell ermöglicht die Deklaration von Akten mit einer Sicherheitsklassifikation (Streng geheim, Geheim, Vertraulich und Nicht klassifiziert.) Im PRO-Datenmodell können Akten mit den folgenden Klassifikationsstufen deklariert werden: Streng geheim, Geheim, Vertraulich, Beschränkt zugänglich und Nicht klassifiziert.
Basis- und DoD-Datenmodell ermöglichen die Deklarierung von Akten, Akten in Kategorien, Aktenordnern und Bänden. Das PRO-Datenmodell ermöglicht die Deklarierung von Akten in Aktenordnern und Bänden.
HINWEIS Wenn Sie einem nicht klassifizierten Datensatz eine höhere Klassifikation, beispielsweise Vertraulich, Geheim oder Streng geheim zuweisen, fehlen im umklassifizierten Datensatz möglicherweise viele erforderliche Eigenschaften. Um sicherzustellen, dass Sie dem Datensatz die korrekten Eigenschaften zugewiesen haben, wechseln Sie zur Infoseite für den Datensatz, klicken auf Sicherheitsklassifikation, ergänzen die fehlenden "erforderlichen" Eigenschaften für die Klassifikation des Datensatzes und klicken auf Anwenden.
Eine elektronische Akte verweist auf ein elektronisches Dokument, wie z. B. ein Content Engine-Dokument (CE-Dokument) oder eine E-Mail-Nachricht. Bei CE-Dokumenten haben Sie die Wahl, eine eigene Akte für jede Version eines Dokuments oder eine einzige Akte für eine Sammlung von Dokumentversionen zu erstellen. Elektronische Akten können in elektronischen Ordnern und Hybrid-Ordnern gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente und Datensatzverwaltung.
Physische (häufig auch als Marker bezeichnete) Akten bestehen aus Metadaten zu physischen Dokumenten oder anderen Objekten, z. B. Schriftgut, Bändern oder Mikrofilm. Physische Akten können in allen Ordnertypen gespeichert werden. Allerdings ist zu beachten, dass eine physische Akte mit Ausnahme eines elektronischen Ordners nur in einem Container (Hybrid-Ordner, physischer Ordner oder Box) deklariert werden kann. Dies bedeutet, dass eine in einem Hybrid-Ordner, physischen Ordner oder einer Box erstellte Akte nicht in einem anderen Container abgelegt werden kann, außer es handelt sich dabei um einen elektronischen Ordner. Diese Einschränkung modelliert den physischen Speicher für die Akte. Wenn Sie z. B. über ein einziges Sicherungsband verfügen, können Sie das Band nur in einem einzigen Behälter aufbewahren.
Weitere Informationen zur Verwaltung von physischen Akten finden Sie unter Physische Einheiten.
In DoD Classified-Datenmodellen werden Akten mit den Klassifikationsstufen "Streng geheim", "Geheim", "Vertraulich" und "Nicht klassifiziert" deklariert. Ein Benutzer kann ausschließlich auf die Akten zugreifen, die seiner Sicherheitsstufe entsprechen. Weitere Informationen zum Deklarieren klassifizierter Akten finden Sie unter:
Kritische Akten sind Unternehmensakten, die für die Weiterführung des Betriebs in einem Krisenfall unentbehrlich sind. Um dies zu gewährleisten, kennzeichnen Sie eine Aktenkategorie, einen Aktenordner oder ein Band als kritisch. Diese Kennzeichnung wird automatisch von allen in diesem Containern erstellten Akten übernommen.
Dabei wählen Sie das wiederkehrende Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten auslöst, sowie die Aktion, die bei Eintritt des Überprüfungsereignisses ausgeführt wird. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfungs-Workflow für kritischen Akten ausgelöst. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie unter Kennzeichnen von kritischen Akten.
IBM InfoSphere Enterprise Records stellt einen Bericht namens "Zur Disposition anstehende kritische Akten" bereit, in dem die kritischen elektronischen Akten aufgelistet werden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums für die Disposition vorgesehen sind. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Erstellen von Berichten.
Permanente Akten sind Akten, deren Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normale Aufbewahrungsfrist für Ihre Organisation hinaus rechtfertigt. Sie kennzeichnen eine Akte als permanent, indem Sie die Eigenschaft "Permanenter Aktenindikator" auf "True" setzen. Standardmäßig wird diese Eigenschaft in IBM InfoSphere Enterprise Records nicht angezeigt. Informationen zur Anzeige der Eigenschaft "Permanenter Aktenindikator" in IBM InfoSphere Enterprise Records finden Sie unter Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
Beachten Sie, dass mit der Eigenschaft "Permanenter Aktenindikator" keine bestimmte Verhaltensweise verbunden ist. Die Eigenschaft dient nur zu Informationszwecken und obwohl der permanente Aktenindikator auf "True" gesetzt ist, kann die Akte trotzdem gelöscht werden.