カテゴリー、フォルダー、およびボリュームは、通常、それぞれに関連付けられた廃棄スケジュールで定義されている条件が満たされると自動的に閉じますが、手動で閉じることも可能です。これらの各コンテナーは、作成するとデフォルトで開かれ、その中へ子エンティティーを追加することができます。コンテナーを閉じると廃棄プロセスが開始され、それ以降、子エンティティーを追加することはできなくなります。
いったん閉じたコンテナーは、通常、再び開くことはありませんが、コンテナーを閉じた時点では使用できなかったレコードを追加できるように、再び開くことができるようにはなっています。たとえば、ある年の末日にコンテナーを閉じた後に、その年のレコードが遅れて到着した場合は、コンテナーを再び開き、そのレコードを追加した上で再度コンテナーを閉じることができます。レコードは、閉じたコンテナーと開いたコンテナーのどちらからでも取得することができます。
エンティティーが閉じると、その子エンティティーもすべて自動的に閉じます。ただし、エンティティーを再び開く場合は、その子エンティティーが自動的には開くことはありません。子エンティティーを再び開くには、最初にその親エンティティーを開く必要があります。再び開いたボリュームにレコードを追加する場合は、そのボリュームを明示的に選択することが必要です。
レコード管理者および Records Manager は、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを閉じたり、再び開いたりすることができます。
コンテナーを手動で閉じるには
注: 既に閉じているエンティティーには、そのマークとして「閉じる」アイコン が表示されます。
エンティティーを再び開くには
注: いったん閉じた後に再び開いたエンティティーには、そのマークとして「再び開く」アイコン が表示されます。