Utilisation des processus et des tâches

Votre activité comprend peut-être l'automatisation des flux de travaux dans le but d'obtenir un processus métier structuré à partir d'une application Office intégrée. Des processus automatisés peuvent, par exemple, inclure les tâches suivantes :

Le point central des processus à plusieurs étapes, tels que les tâches listées ci-dessus, est le routage des documents et des informations, chaque étape étant réalisée par un réviseur désigné. Un processus individuel automatise le routage et le traitement d'un type particulier de document, ou de jeu de documents, pour un processus métier spécifique. A l'intérieur d'un processus, différents utilisateurs effectuent des activités différentes selon la façon dont le processus a été défini.

Vous pouvez commencer à créer un processus dans une application Office intégrée. Les réviseurs affectés à l'achèvement de tâches de processus les exécutent également dans une application Office intégrée ou dans Workplace XT. Cependant, si vous révisez un processus en parallèle dans une application Office intégrée, il peut vous manquer certaines informations relatives à l'historique du processus. Les applications Office intégrées n'affichent pas les tâches des processus lancés par d'autres applications FileNet P8.

Définition d'un processus

Les créateurs de processus commencent par démarrer et créer un processus, ce qui constitue la première étape du flux de travaux impliqué dans une définition de processus. Le processus peut comprendre la définition des activités individuelles à l'intérieur du flux de travaux, l'ordre (parallèle or séquentiel) dans lequel elles sont effectuées, les intervenants pour les différentes étapes, et la spécification des informations nécessaires à la réalisation de celles-ci. Les processus servent à gérer des documents spécifiques d'un conteneur d'objets, et peuvent être lancés directement à partir d'un document.

Vous pouvez indiquer si le flux de travaux s'effectue en parallèle ou en séquence. En parallèle, tous les réviseurs reçoivent leur tâche en même temps. En séquence, les réviseurs reçoivent leur tâche dans un ordre spécifique selon lequel ils se succèdent et ne reçoivent leur tâche que lorsque le réviseur précédent a terminé la sienne.

Gestion des tâches

Révision et achèvement des tâches

La participation d'un réviseur à une tâche comprend la localisation et l'achèvement du travail qui lui est affecté, et éventuellement le suivi du statut de la tâche résultant du démarrage d'un processus. La révision d'une tâche consiste à effectuer un travail qui vous a été affecté et qui vous a été envoyé. Vous pouvez visualiser l'état et l'historique de chaque tâche qui vous a été affectée. Dans le cas d'un processus séquentiel, Integration for Microsoft Office route le travail vers le réviseur désigné pour l'étape suivante de la tâche. Cependant, si un réviseur rejette une tâche, le flux de travaux peut être renvoyé vers le créateur du processus ou vers le réviseur précédent, selon les options sélectionnées lors de sa définition.

Dans le cas d'un processus parallèle, Integration for Microsoft Office route au même moment le travail vers tous les réviseurs désignés. L'effort collectif de tous les réviseurs se poursuit jusqu'à ce que le nombre d'approbations dépasse le nombre minimal spécifié dans la définition du processus.

Résolution des problèmes liés aux processus et aux tâches

Il peut arriver que des tâches soient bloquées, doivent être annulées ou que des erreurs surviennent. L'administrateur peut vous aider à résoudre les problèmes à l'aide de Process Engine et des informations relatives à Process Administrator et Process Tracker. Process Administrator permet à l'administrateur de rechercher et de visualiser des processus, d'en éditer les données et les propriétés, et de les gérer. Process Tracker fournit le statut d'un processus en cours. Il identifie les tâches terminées, leur date d'achèvement, et les tâches encore actives.

Utilisez les tableaux ci-dessous pour mettre en correspondance les termes et les libellés utilisés dans les applications intégrées Office et dans Process Engine, Process Administrator et Process Tracker. Ils permettront à l'administrateur de comprendre les termes et les libellés utilisés dans les applications lors de la résolution des incidents liés aux tâches et aux processus.

Termes Integration for Microsoft Office Termes Process Engine
Traiter Flux de travail
tâche Elément de travail/étape
Réviseur Participant

 

Tâches et libellés des panneaux de processus Integration for Microsoft Office Libellés Process Administrator et Process Tracker
Processus/nom de processus F_objet/objet
tâche Etape
Emetteur/réviseur/utilisateur Emetteur/participant

 

Noms de tâche Integration for Microsoft Office Noms d'étape de processus
Démarrer LaunchStep
Notification d'approbation Final

Pour démarrer et définir un processus

  1. Ouvrez un document dans un conteneur d'objets et cliquez sur l'onglet IBM ECM, puis cliquez sur Démarrer le processus, ou cliquez avec le bouton droit sur un document et sélectionnez Démarrer le processus dans le menu contextuel.
  2. Remplissez les critères du processus en cours de définition, puis démarrez-le.

Pour réviser et achever une tâche

  1. Cliquez sur l'onglet IBM ECM, puis sur Tâches pour visualiser les tâches qui vous sont affectées.
  2. Cliquez deux fois sur la tâche à réaliser, lisez les instructions et effectuez le travail qui vous est attribué.
  3. Sauvegardez le travail en cours pour le reprendre plus tard, ou terminez la tâche.