Gestion des documents

Vous gérez les documents dans une librairie en utilisant les actions qui vous permettent d'organiser vos documents. Vous pouvez classer les documents dans des dossiers, déplacer les documents dans différents dossiers ou supprimer des documents. Vous pouvez aussi enregistrer des modifications peu importantes apportées à un document sans le restituer dans la librairie.

Classement et déclassement d'éléments

Vous pouvez classer un ou plusieurs documents, recherches, objets personnalisés ou formulaires dans plusieurs dossiers. L'élément n'est pas dupliqué dans tous les dossiers, mais chaque dossier contient une référence à cet élément. Vous pouvez ensuite modifier l'élément depuis n'importe quel emplacement si vous possédez les droits d'accès suffisants. Lorsque vous classez les documents dans des applications Office 2007 intégrées à l'aide d'Integration for Microsoft Office, vous copiez des documents d'un emplacement et les collez à un autre emplacement.

Vous pouvez également déclasser des éléments d'un dossier spécifique. Lorsque vous déclassez un élément, vous le retirez de son dossier actuel. Lorsque vous déclassez un élément de tous ses dossiers, il est conservé dans la librairie mais le seul moyen de le localiser est de le rechercher. Si l'élément n'est pas classé dans au moins un dossier, vous ne pouvez pas y accéder.

Classement d'un élément dans un nouveau dossier Déclassement d'un élément d'un dossier
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments à classer.
  2. Sélectionnez l'action appropriée en fonction de votre application client :
    • Dans une application Office 2007 intégrée utilisant Integration for Microsoft Office, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un élément à classer et cliquez sur Copier. Cliquez à l'aide du bouton droit sur le dossier dans lequel classer l'élément et cliquez sur Coller.
    • Dans Workplace, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément et choisissez l'option Classer. Si vous souhaitez sélectionner plus d'un élément, cochez les cases situées à gauche des éléments que vous souhaitez classer. Pour sélectionner tous les éléments de la page, cochez la case située à gauche de la ligne de titre de la liste des éléments. Dans le menu Actions, cliquez sur Classer.
  3. Sélectionnez le dossier dans lequel classer l'élément.
  1. Accédez à l'élément que vous souhaitez déclasser.
  2. Sélectionnez l'action Déclasser en fonction de votre application client :
    • Dans une application Office 2007 intégrée utilisant Integration for Microsoft Office, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un élément à déclasser et cliquez sur Déclasser.
    • Dans Workplace, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément et choisissez l'option Déclasser.
  3. Si l'élément est classé dans plusieurs dossiers, sélectionnez le dossier contenant l'élément à déclasser, puis cliquez sur Déclasser.

 

Déplacement d'éléments

Vous pouvez déplacer un document, un modèle de recherche, un formulaire ou un objet personnalisé d'un dossier vers un autre dans la même librairie. Lorsque vous déplacez un document dans des applications Office 2007 intégrées utilisant Integration for Microsoft Office, vous sélectionnez un document à un emplacement et vous le collez à un autre emplacement.

Pour déplacer un élément

  1. Recherchez l'élément à déplacer.
  2. Sélectionnez l'action appropriée en fonction de votre application client :
  3. Si l'élément est classé dans plusieurs dossiers, sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez déplacer l'élément.
  4. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer l'élément.

Suppression d'éléments

ATTENTION  Lorsque vous supprimez un élément, tel qu'un document, il est complètement supprimé de la librairie à laquelle il appartient. Il est impossible de récupérer un élément supprimé, et l'administrateur ne peut pas non plus récupérer cet élément.

Suppression d'un élément

  1. Accédez à l'élément que vous souhaitez supprimer.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
  3. Passez en revue les résultats. Si vous avez supprimé plusieurs éléments et qu'un astérisque rouge apparaît en regard du nom de l'élément, cela signifie que la suppression de ce document a échoué. Cliquez sur l'astérisque pour consulter le rapport d'erreur de cet élément.

Enregistrement de contenu

Lorsque vous empruntez un document, il peut s'avérer nécessaire d'enregistrer des modifications mineures sans pour autant le restituer dans la librairie. Lorsque vous enregistrez le document, vos modifications sont stockées, mais le document est toujours marqué comme emprunté.

L'action Enregistrer le contenu permet également de créer et de mettre à jour un document comportant plusieurs éléments de contenu. Pour plus d'informations sur les documents à contenu multiple, reportez-vous à la rubrique Gestion d'un document à contenu multiple.

REMARQUE  Veillez à restituer votre document après avoir effectué toutes les modifications. Si vous annulez l'emprunt au lieu de restituer le document, celui-ci revient à la version antérieure et toutes les modifications enregistrées sont alors perdues.

Pour enregistrer un document

L'enregistrement d'un document dans Workplace et au sein d'une application Microsoft Office intégrée comporte différentes étapes. Accédez au document emprunté que vous souhaitez enregistrer et consultez la section appropriée ci-dessous pour des instructions.