Nastavitev lastnosti

V koraku Nastavitev lastnosti lahko dodate podrobnosti o zapisu. Lastnosti, ki so na voljo, določi razred zapisa, ki je izbran v koraku Katalogiziranje zapisa. Vaše pravice za dostop do posameznih lastnosti določajo, ali si lahko ogledujete specifične lastnosti, ali lahko spreminjate vrednosti in, v nekaterih primerih, katere vrednosti lahko izberete s spustnih seznamov.

Nastavljanje vrednosti lastnosti za zapis

  1. Preglejte prikazane lastnosti. Rdeča zvezdica poleg imena lastnosti pomeni, da so za dokončanje deklaracije zapisa potrebne informacije.
  2. Izberite vrednosti, kjer je to potrebno.
  3. Za neklasificirane zapise kliknite Dokončaj. Za klasificirane zapise kliknite Naprej.

Polje Format

Vaše vodstvo bo lahko želelo izvesti poročilo, ki je odvisno od specifičnih informacij v polju Format. Polje Format je obvezno za podatkovni model DoD, neobvezno pa je za podatkovna modela Base in PRO. Naslednji seznam natančno prikazuje, kaj je treba vnesti, da bo poročilo vrnilo ustrezne rezultate. Podatki, ki jih vnesete, so odvisni od tipa dokumenta, ki ga deklarirate. Če gre na primer za Wordov dokument, morate vnesti aplikacija/msword. Če gre za dokument Acrobat PDF, morate vnesti aplikacija/pdf.

Vodstvo vam mora sporočiti, katere informacije je treba vnesti za vse tipe dokumentov, ki jih deklarirate kot zapise. Ker za nekatere tipe dokumentov obstaja več možnosti, na primer za Powerpoint, je pomembno, da vsak v vaši organizaciji uporablja isto možnost. Oseba, ki izvaja poročilo, mora izbrati eno od naslednjih možnosti. Poročilo vrne samo tiste zapise, ki vsebujejo to možnost v polju Format.

aplikacija/msword
aplikacija/mspowerpoint
aplikacija/powerpoint
aplikacija/excel
aplikacija/vnd.ms-excel
aplikacija/x-excel
aplikacija/pdf
aplikacija/xml
aplikacija/octet-stream
besedilo/čisto
besedilo/html
besedilo/xml
slika/jpeg
slika/pjpeg
slika/gif
slika/bmp
slika/x-windows-bmp
video/avi