Definir un programa de disposición

Un usuario autorizado define un programa de disposición y lo asocia a una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Un Gestor de registros o un Administrador de registros pueden definir un programa de disposición. De acuerdo con el modelo de datos de PRO, un Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor puede asignar un programa de disposición a una entidad. En los modelos de datos básicos y DoD, un Gestor de registros o un Administrador de registros asignan un programa de disposición a una entidad.

Los programas de disposición pueden tener varias fases en que las entidades afectadas comprueban la disposición en pasos como revisión, exportación, transferencia o destrucción. A pesar de que un programa de disposición no requiere varias fases, el programa normalmente consta de dos fases:

Para definir un programa de disposición

  1. Seleccione la ficha Disposición.
  2. Haga clic en Programas de disposición
  3. Haga clic en Agregar programa de disposición
Paso 1   Describir programa
  1. Escriba el nombre y la descripción del programa.
  2. Introduzca el nombre de la autoridad responsable para la disposición de entidades y haga clic en Siguiente.
Paso 2  Definir activación

En este paso, defina la condición que activa el límite de corte de las entidades. Un límite de corte puede ser automático o puede que necesite aprobación. Para requerir una aprobación, especifique una acción de límite de corte de disposición. Para el límite de corte automático, no especifique una acción de límite de corte de disposición.

  1. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar el activador que inicia el límite de corte.
  2. Si lo desea, defina un desplazamiento de evento de disposición para especificar un intervalo de tiempo entre el inicio de un límite de corte y el inicio de la acción de límite de corte asociada.
  3. Si lo desea, seleccione una acción de límite de corte de disposición para asociarla con el programa.
  4. Haga clic en Siguiente para crear uno o más períodos de retención (llamados fases) para el programa actual. Si hace clic en Finalizar, las entidades asociadas con el programa de disposición no tienen un período de retención específico.

Paso 3  Definir fases

La asociación de fases con un programa de disposición permite ejecutar diversas operaciones en una entidad a intervalos diferentes. Cada fase especifica un período de retención y una acción de disposición para una entidad. Por ejemplo, para revisar una entidad antes de que se elimine, agregue dos fases al programa de disposición. La primera fase especifica una revisión de la entidad y la segunda fase especifica la eliminación de la entidad. IBM InfoSphere Enterprise Records ejecuta varias fases en un programa de disposición en la secuencia con la que agrega las fases al programa.

También puede definir varias retenciones alternativas en una fase. Las retenciones alternativas ofrecen diversos períodos de retención en función de un valor de propiedades. Si ninguna de las condiciones de retención alternativas son verdaderas, IBM InfoSphere Enterprise Records utiliza el período de retención predeterminado. Sí más de una condición de retención alternativa es verdadera, IBM InfoSphere Enterprise Records aplica la retención alternativa con el período de retención más largo.

Nota  El número de retenciones alternativas o la complejidad de sus criterios tendrá influencia en el rendimiento del cálculo de retenciones.

Después de que IBM InfoSphere Enterprise Records haya aplicado la acción de límite de corte en una entidad, la primera fase de un programa de disposición se aplica a dicha entidad. Al final del período de retención de la primera fase, las entidades vencen para la acción de disposición asociada con la fase. Después de que IBM InfoSphere Enterprise Records haya completado la acción de disposición asociada, la fase siguiente del programa comienza después de la aprobación de un usuario autorizado.

Para agregar una fase en el programa de disposición

  1. Haga clic en Agregar nuevo para abrir la página Propiedades de la fase.
  2. Introduzca un nombre y una descripción para la fase.
  3. En el menú desplegable, seleccione una acción de fase.

    Nota  Las fases que transfieren o destruyen entidades son fases finales. No puede agregar otra fase después de estos tipos de acciones.

  4. En el campo Necesita cribado, seleccione True para requerir la revisión de las entidades antes de iniciar el flujo de trabajo asociado con la fase. Si no se necesita el cribado, seleccione False.
  5. Si selecciona la acción Transferir, Exportar o Transferencia provisional para la fase, debe especificar una ubicación en el campo Destino de exportación. La ubicación puede estar:
  6. Especifique un período de retención predeterminado para las entidades en esta fase. Se necesita un valor si no asigna períodos de retención alternativos.
  7. Para configurar condiciones para que las entidades permanezcan en la fase durante períodos más largos o más cortos de acuerdo con una propiedad, complete los pasos siguientes para crear períodos de retención alternativos.
    1. Haga clic en Agregar nuevo para que aparezca la pantalla Retención alternativa.
    2. En el menú desplegable, seleccione el nombre de la propiedad.
    3. Seleccione un operador de la lista desplegable.
    4. Especifique el valor de la propiedad. El valor que especifica depende de la propiedad.
    5. Seleccione la Base de retención como fecha de inicio para el período de retención.
    6. Especifique Días del período de retención en años, meses o días. IBM InfoSphere Enterprise Records agrega el valor especificado a la Base de retención. En la fecha resultante, IBM InfoSphere Enterprise Records aplica la acción de la fase a la entidad.
    7. Haga clic en Aceptar para agregar esta retención alternativa al programa actual y volver a la pantalla Propiedades de la fase.
    8. Haga clic en Agregar nuevo para seguir agregando retenciones alternativas a cada condición. IBM InfoSphere Enterprise Records completa los datos de la retención alternativa anterior en todos los campos, de modo que puede cambiar los campos necesarios. Si fuera necesario, puede seleccionar la casilla de verificación Quitar de una retención alternativa y hacer clic en Aplicar para suprimir esa condición.
  8. Para finalizar la fase haga clic en Aceptar. IBM InfoSphere Enterprise Records agrega la fase y los datos a la lista de fases del programa.
  9. Para agregar más fases, haga clic en Agregar nuevo. O bien, puede hacer clic en Finalizar para completar el programa de disposición.