Un tipo di record è una categorizzazione di record in base a caratteristiche comuni. I tipi di record si utilizzano quando un gruppo di record esistente in una categoria o cartella di record deve essere associato a un piano di disposizione diverso da quello correntemente associato alla categoria o cartella di record. Ad esempio, potrebbe essere necessario mantenere un file di record di dipendenti per 12 anni per scopi di contabilità e retribuzione. Tuttavia, per i record di valutazione delle prestazioni che devono essere conservati per soli 7 anni, è possibile creare un tipo di record con una pianificazione di disposizione differente. È possibile associare tali record a questo tipo di record per assicurare la distruzione dei record di valutazione prima di un file di record di dipendenti. Per ulteriori informazioni su come associare pianificazioni di disposizione a un record, vedere Pianificazioni di disposizione ereditate. Da notare che è possibile cercare e recuperare record in base al tipo di record.
Un tipo di record può essere assegnato a un record nei seguenti modi:
Se si configura un tipo di record predefinito per una classe, ma i metadati del tipo di record non vengono visualizzati durante la dichiarazione, il tipo di record predefinito viene sempre utilizzato per la classe (l'utente non sa che viene utilizzato un tipo di record e non deve selezionare una classe di record e un tipo di record). In alternativa, è possibile configurare un tipo di record predefinito e nel contempo fornire all'utente la possibilità di scegliere un tipo di record differente, oppure dare all'utente tale possibilità senza configurare un tipo di record predefinito.