Utilisation de recherches prédéfinies

IBM FileNet Connector for SharePoint Web Parts prend en charge deux types de recherches prédéfinies, les recherches enregistrées et les modèles de recherche. Une recherche enregistrée contient une recherche complète que vous pouvez exécuter. Pour un modèle de recherche, vous devez fournir des valeurs pour certains ou tous les critères de recherche avant l'exécution de la recherche.

Ces recherches sont créées et gérées par les administrateurs ou les concepteurs de recherche qui ont des droits d'accès à Search Designer, disponible dans Workplace ou Workplace XT. Les concepteurs de recherche déterminent les critères à utiliser dans les recherches, les colonnes et l'ordre de tri des résultats renvoyés.

Les recherches enregistrées ou les modèles de recherche, s'affichent sous la forme de documents dans la webpart Navigation IBM FileNet. Vous pouvez utiliser ces recherches pour rechercher le contenu d'une librairie IBM FileNet P8.

Exécution d'une recherche enregistrée

Pour exécuter une recherche enregistrée, cliquez sur le nom de la recherche enregistrée dans la webpart Navigation.

Les résultats de la recherche s'affichent dans la webpart Navigation. Pour plus d'informations, voir Utilisation des résultats de la recherche.

Exécution d'un modèle de recherche

Pour exécuter un modèle de recherche, procédez comme suit :

  1. Sur la webpart Navigation IBM FileNet, cliquez sur le nom du modèle de recherche.
  2. Sur la page Search Template, consultez les critères de recherche.
  3. Indiquez des valeurs pour les propriétés accessibles et modifiables. Pour plus d'informations, voir Spécification des critères de recherche.
  4. Cliquez sur Rechercher.

Les résultats s'affichent sur la page Search Template. Cliquez sur le bouton + ou – en regard des paramètres de recherche pour afficher ou masquer les critères de recherche. Pour plus d'informations, voir Utilisation des résultats de recherche.

Spécification des critères de recherche

Le concepteur de recherche détermine quelles propriétés doivent être incluses dans la recherche et quelles conditions de la recherche peuvent être affichées ou modifiées. Ces conditions peuvent être les suivantes

La page Search Template affiche les conditions de recherche non cachées

CONSEIL Cliquez sur Réinitialiser pour restaurer toutes les conditions aux valeurs d'origine se trouvant dans cette recherche.

CONSEIL DE LECTURE D'ECRAN Pour un ensemble complexe de conditions imbriquées, vous devez lire les conditions ligne par ligne.

Sélection d'un dossier de recherche

Si les dossiers de recherche peuvent être modifiés, cliquez sur le bouton Sélectionner en regard d'une zone de dossier et accédez au dossier à rechercher.

Sélection d'une propriété de valeur d'objet

Si un modèle de recherche inclut une condition de propriété de valeur d'objet avec une vue pouvant être modifiée et l'opérateur "Est égal à" (=), vous pouvez sélectionner un objet pour la propriété de valeur d'objet. Si vous ne sélectionnez pas de valeur, cette condition est ignorée lorsque vous exécutez le modèle de recherche.

Sélection d'une classe

Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, toute classe présélectionnée pouvant être modifiée est affichée. Toutefois, si aucune classe n'a été présélectionnée ou si toutes les classes présélectionnées sont cachées, l'option Classe n'est pas disponible.
Il est également possible d'effacer les classes pré-sélectionnées affichables :

Les classes sélectionnées restantes, incluant les classes cachées, déterminent les propriétés que vous pouvez utiliser pour définir les conditions de recherche. Etant donné que les propriétés peuvent être définies globalement ou qu'elles peuvent être personnalisées pour une ou plusieurs classes, les définitions de propriété peuvent être conflictuelles lorsque plusieurs classes sont sélectionnées. Si les classes sélectionnées ne sont pas conflictuelles, la définition de propriété de la classe est utilisée. Si aucune classe n'est sélectionnée ou si les classes sélectionnées génèrent des conflits, la définition de propriété provient de la définition de propriété globale.

REMARQUE  Si le modèle de recherche inclut des classes cachées, vos résultats de recherche peuvent contenir des éléments qui correspondent à des classes autres que celles affichées.

Spécification des conditions de document et de dossier

Pour les conditions de recherche pouvant être modifiées, entrez des valeurs pour toute condition requise et pour toute condition facultative choisie.

Un concepteur de recherche peut spécifier une propriété qui s'applique aux documents et aux dossiers. Dans ce cas, la condition s'affiche dans les sections de document et de dossier du modèle de recherche. La spécification d'une valeur dans une section met automatiquement à jour la valeur de la propriété correspondante dans l'autre section. Des conditions communes sont identifiées par leurs icônes. Les propriété de document et de dossier partagent le même nom et l'emplacement relatif dans la liste des conditions de recherche.

Utilisation de caractères génériques

Pour les valeurs de propriété de type chaîne utilisant les options Commence par, Se termine par ou Contient, la recherche insère automatiquement le caractère générique (%) à l'emplacement approprié (à la fin, au début ou à la fin et au début) lors de l'exécution de la recherche. Vous pouvez également inclure des caractères génériques supplémentaires.

Exécution de recherches de contenu

Une recherche de contenu renvoie des documents qui contiennent le texte indiqué dans le contenu ou les propriétés indexées. Si la recherche inclut une condition s'appuyant sur le contenu, la recherche vous invite à entrer un texte à rechercher.

REMARQUE  Si la librairie dans laquelle effectuer la recherche n'est pas indexée pour les recherches s'appuyant sur le contenu, les conditions associées ne sont pas affichées.

Si l'invite de modèle de recherche indique... la recherche renvoie les documents dont le contenu inclut...
contient (simple mot ou expression uniquement) un seul mot ou expression. Utilisez un point d'exclamation (!) pour exclure le mot ou l'expression des résultats de la recherche. Par exemple, la recherche de !carnaval exclut tous les documents contenant le mot carnaval. Généralement, vous utilisez ce mode de recherche avec une autre condition s'appuyant sur le contenu. Par exemple, dans une autre condition, vous pouvez entrer loups ; le fait d'exclure carnaval dans cette condition permet de voir les documents relatifs aux animaux mais en excluant les documents sur les masques de carnaval.
contenu contient (tous) tous les mots ou expressions, dans n'importe quel ordre. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu contient (tout) tout mot ou toute expression. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu contient (à proximité) les mots ou expressions dans l'ordre et à proximité les uns des autres. Une recherche à proximité recherche tous les mots indiqués et classe les résultats en fonction de la proximité des correspondances. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
contenu contient (dans le même paragraphe) tous les mots ou expressions, dans le même paragraphe. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
contenu contient (dans la même phrase) tous les mots ou expressions, dans la même phrase. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
dans la balise HTML/XML <nom de balise> tous les mots ou expressions se trouvant dans la balise HTML ou XML indiquée. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu correspond à la requête VQL une requête structurée utilisant le langage de requête Autonomy K2. Pour plus d'informations sur les requêtes structurées, voir la documentation Autonomy K2.

Vous trouverez ci-dessous des conseils vous permettant d'optimiser l'efficacité de votre recherche de contenu.

Concordance exacte avec un mot ou une expression

Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. C'est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. La recherche de "John Adams" renvoie uniquement les documents contenant John Adams.

Une recherche de contenu ne recherche pas uniquement les termes de la recherche mais également les mots similaires à ces termes. Par exemple, la recherche du mot année renvoie les mots année ou années. Pour exclure les variations d'un mot, vous pouvez placer le mot entre guillemets.

Respect de la casse

Placez un mot ou une expression entre guillemets afin que les résultats de recherche respectent la casse.

Recherche des mots communs Par défaut, une recherche de contenu ignore automatiquement les mots communs, tels le, dans ou et. Pour rechercher des mots communs comme partie d'une expression, placez-les entre guillemets.
Utilisation de caractères génériques

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer un caractères générique dans le texte à rechercher.

  • Utilisez un astérisque (*) pour remplacer aucun ou plusieurs nombres, lettres ou traits de soulignement ( _ ). Par exemple, la recherche de po*e trouve les documents incluant poire, poche, Pointe ou polie.
  • Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer une (et une seule) lettre ou un seul nombre. Par exemple, si vous recherchez ?ame, les documents trouvés contiennent rame ou lame, mais pas trame.

Sélection des versions à rechercher

Si le modèle de recherche inclut une condition de version pouvant être modifiée, vous pouvez changer la version en procédant comme suit :

Utilisation des résultats de recherche

Le concepteur de recherche spécifie une ou plusieurs colonnes à utiliser pour le tri des résultats. Pour une recherche selon des conditions s'appuyant sur les propriétés, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri. Pour restaurer l'ordre de tri par défaut des résultats de recherche triés selon plusieurs colonnes, vous devez exécuter à nouveau la recherche. Si vous quittez la recherche afin d'effectuer une recherche à un autre emplacement ou d'effectuer une action de navigation, les résultats de la recherche sont ignorés. Pour afficher à nouveau les résultats, vous devez exécuter à nouveau la recherche.

Les résultats d'une recherche qui inclut une condition s'appuyant sur le contenu s'affichent différemment. Prenez en compte le fait qu'une recherche peut avoir une condition s'appuyant sur le contenu qui a été masquée par l'utilisateur désignant la recherche. Vous pouvez indiquer si une condition s'appuyant sur le contenu existe car les résultats de la recherche sont classés en fonction de la correspondance avec les conditions s'appuyant sur le contenu. Les documents avec le classement le plus élevé sont placés en haut de liste.

Si la recherche inclut une association de conditions s'appuyant sur le contenu et s'appuyant sur les propriétés, où elle recherche un ensemble ou l'autre, les documents correspondant aux conditions de contenu sont affichés en premier, suivis des documents non classés correspondant aux conditions de propriété. Si la recherche inclut une association de conditions s'appuyant sur le contenu ou sur les propriétés, où elle recherche un ensemble et l'autre et que les résultats de la recherche contiennent au maximum 200 éléments, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à afficher ou pour effectuer diverses actions. Les actions disponibles figurent dans le menu contextuel.