Beim Schritt Eigenschaften festlegen fügen Sie Details zum Schriftstück hinzu. Welche Eigenschaften verfügbar sind, hängt von der im Schritt Schriftstück katalogisieren ausgewählten Schriftstückklasse ab. Anhand Ihrer Zugriffsrechte für die einzelnen Eigenschaften wird festgelegt, ob Sie bestimmte Eigenschaften anzeigen und die Werte ändern können. In einigen Fällen wird hierdurch auch bestimmt, welche Werte Sie in Dropdown-Listen auswählen können.
So legen Sie die Eigenschaftswerte für das Schriftstück fest:
Das Management könnte einen Bericht benötigen, der von bestimmten Informationen im Feld Format abhängig ist. Das Feld Format ist für das DoD-Datenmodell zwingend erforderlich, für das Base- und das PRO-Datenmodell jedoch optional. Die folgende Liste zeigt, welche Eingaben benötigt werden, damit der Bericht die korrekten Ergebnisse ausgibt. Die einzugebenden Daten sind vom Typ des zu deklarierenden Dokuments abhängig. So müssten Sie beispielsweise für ein Word-Dokument application/msword, für eine Acrobat PDF-Datei application/pdf eingeben.
Ihr Management sollte Ihnen mitteilen, welche Informationen für die verschiedenen Dokumente, die Sie als Schriftstücke deklarieren, benötigt werden. Für manche Dokumenttypen, z. B. Powerpoint, stehen mehrere Optionen zur Verfügung. In diesen Fällen ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen dieselbe Option verwenden. Der Mitarbeiter, der den Bericht ausführt, wählt eine dieser Optionen und der Bericht gibt nur die Schriftstücke aus, für die diese Option im Feld Format verwendet wurde.
application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi