Le ricevute in genere servono per tenere traccia di quali utenti sono in possesso di una copia di un record classificato, nonostante sia possibile creare una ricevuta anche per i record non classificati. Benché una ricevuta tenga traccia della posizione di un documento classificato, la ricevuta stessa in genere non è classificata.
Se una ricevuta è un documento cartaceo, è possibile dichiararla come record fisico. Per ulteriori informazioni, vedere Dichiarazione di un record fisico. È possibile eseguire la scansione di una ricevuta e dichiarare l'immagine scansionata come un record elettronico o creare un documento di testo elettronico e dichiararlo come un record. Vedere la Guida di Workplace per informazioni sulla dichiarazione dei record elettronici: Gestione di documenti e record. Se si desidera dichiarare un la ricevuta di un record classificato, vedere Dichiarazione di un record classificato.
Quando si dichiara una ricevuta come record, si associa la ricevuta al record da monitorare.
Per dichiarare una ricevuta come record
Dopo che una ricevuta è stata dichiarata come record, nella visualizzazione Proprietà della ricevuta compare il nome del record monitorato nel campo ReceiptOf. Tenere presente che è possibile modificare il valore facendo clic su ReceiptOf o cancellare l'assegnazione facendo clic su Cancella.
Nella visualizzazione Dettaglio di un record e, la sezione Dettagli record supplementari include un campo Stato ricevuta in cui è visualizzata una delle seguenti opzioni:
Il termine "Padre" fa riferimento al record associato alla ricevuta, non a una cartella.
NOTE
Nel campo Stato ricevuta è visualizzato "Nessuno" se un record non è una ricevuta. Nella visualizzazione Proprietà di un record classificato compaiono i nomi delle ricevute ad essa allegate (se presenti). Nel campo Stato ricevuta di un record classificato è visualizzato "Nessuno" perché un record con ricevute allegate non può essere la ricevuta di un altro record. Un record può avere più ricevute, ma una ricevuta può essere allegata solamente a un record.
Non è possibile eliminare una ricevuta che è ancora allegata a un record classificato attivo.
Quando un record viene retrocesso o declassato, il link alla ricevuta viene eliminato. Se si desidera continuare a monitorare il record, è necessario dichiarare un nuovo record come una ricevuta per il record retrocesso o declassato.