Nach Schlüsselwort suchen

Sie können nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken in einem Dokument oder in Zeichenfolgeeigenschaften suchen, die für die Volltextindizierung konfiguriert wurden. Übereinstimmende Dokumente werden in der Reihenfolge ihrer Relevanz bezüglich der eingegebenen Schlüsselwörter angezeigt. Die Relevanz wird in der Spalte Wert angezeigt, die einen Rang zwischen 0 und 1 zuweist. Je höher der Wert, desto näher am Schlüsselwort ist das Ergebnis.

Suchposition auswählen

Wählen Sie die Position aus, die durchsucht werden soll. Die Suche zeigt zunächst immer den Standardobjektspeicher an, der von Ihrem Administrator festgelegt wurde.

Suchtext angeben

Geben Sie einen oder mehr Begriffe (Wörter oder Wortgruppen, die die gewünschte Informationen am besten beschreiben) in das Feld Schlüsselwort (Workplace XT) bzw. in das Feld Dokument enthält: (Integration for Microsoft Office) ein und klicken Sie auf Suchen.

Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität der Suche.

Mit genauem Wort oder Ausdruck abgleichen

Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Klicken Sie in einer integrierten Office 2007-Anwendung auf Optionen und wählen Sie Exakter Ausdruck aus. Der genaue Abgleich mit einem Ausdruck ist vor allem bei Eigennamen oder allgemeinen Ausdrücken sinnvoll. Wenn Sie beispielsweise nach John Adams suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams" gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten.

Suchbegriffe und Wörter, die diesen Begriffen ähneln, werden ebenfalls gefunden. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten.

Um solche Variationen auszuschließen und nur nach dem exakten Wort zu suchen, setzen Sie dieses in doppelte Anführungszeichen. Wenn Sie solche anderen Wortableitungen generell ausschließen wollen, aktivieren Sie die Option Exakte Wortübereinstimmung.

Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung

Wenn Sie Wortableitungen durch Angabe der Option 'Exakte Wortübereinstimmung' ausschließen, können Sie die Suche zusätzlich auch auf Groß- oder Kleinschreibung einschränken, indem Sie die Suchoption Groß-/Kleinschreibung beachten (Workplace XT) bzw. 'Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden' (Integration for Microsoft Office) auswählen.

Zur Beachtung: Wenn Sie ein Wort in Großbuchstaben in doppelte Anführungszeichen setzen, wird die Suche nicht auf die Großschreibung beschränkt.

Nach häufigen Wörtern suchen

In der Regel wird eine Suche so konfiguriert, dass häufig vorkommende Wörter wie der, in oder und ignoriert werden. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen.

Platzhalterzeichen verwenden

Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.

  • Ein Stern (*) steht für null oder mehr Buchstaben, Ziffern oder Unterstriche ( _ ). Die Suche nach we*t beispielsweise ergibt Dokumente mit Welt, Wert, West oder wendet.
  • Ein Fragezeichen (?) steht für genau einen Buchstaben oder genau eine Ziffer. Die Suche nach ?eber beispielsweise ergibt Dokumente mit Weber, Leber usw., aber nicht lieber.

Nach einem, mehreren oder allen Schlüsselwörtern suchen

Sie können nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren oder mit allen eingegebenen Schlüsselwörtern oder Wortgruppen suchen. Wenn Sie beispielsweise nach FileNet P8 suchen und Beliebig suchen, gibt die Suche alle Dokumente zurück, in denen FileNet und/oder P8 vorkommt. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche nur Dokumente zurück, die beide Wörter enthalten.

Nach Schlüsselwörtern auf der Basis der Nähe suchen

Sie können nach Schlüsselwörtern suchen, die eine bestimmte Nähe zueinander aufweisen müssen. (Bei Auswahl dieser Option berücksichtigt die Suche automatisch alle Schlüsselwörter.) Sie können festlegen, wie nahe die Wörter beieinander sein müssen. Fehlt eine solche Angabe (oder geben Sie 0 ein), ist die Suche ähnlich wie eine Suche nach allen Schlüsselwörtern, lediglich die Rangfolge der Suchergebnisse ist eine andere.

Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten im Zusammenhang mit FileNet P8 Platform suchen, können Sie FileNet P8 Platform eingeben und nach allen Schlüsselwörtern suchen. Sie erhalten dann möglicherweise Dokumente, die auch andere FileNet-Produkte oder Plattformen betreffen. Wenn Sie jedoch Nahe statt Alle eingeben, stellen Sie sicher, dass nur die Dokumente zurückgegeben werden, bei denen das Wort Platform in der Nähe von FileNet und P8 erscheint.

Sie können die Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie die Dokumentversion festlegen. Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.

HINWEIS  Die Schlüsselwortsuche in Workplace XT unterstützt keine VQL-Abfragen (Abfragen über die Abfragesprache Autonomy K2). Zum Ausführen einer VQL-Abfrage müssen Sie eine Suchvorlage oder eine gespeicherte Suche verwenden.

Suchbedingungen hinzufügen (Integration for Microsoft Office)

Sie können eine oder mehr Eigenschaften als Suchbedingungen auswählen. Wenn Sie Ihrer Suche Bedingungen hinzufügen, müssen Sie auswählen, ob die gefundenen Objekten mit allen Bedingungen oder beliebigen der Bedingungen übereinstimmen müssen.

Sucheinstellungen speichern (Integration for Microsoft Office)

Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in Gespeicherte Suchen speichern.

Was kann ich mit den Suchergebnissen tun?

Die Suchergebnisse werden automatisch anhand eines Bewertungssystems nach Relevanz sortiert. Die Elemente mit der höchsten Relevanz erscheinen in den Suchergebnissen oben. Wenn nicht mehr als 200 Suchergebnisse zurückgegeben werden, können Sie sie neu sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen in Workplace XT oder in einer integrierten Office 2007-Anwendung auswählen. Die verfügbaren Aktionen werden in der Symbolleiste, in der Multifunktionsleiste oder im Popup-Menü angezeigt.

Klicken Sie von einer integrierten Office 2007-Anwendung aus auf Spalten auswählen und wählen Sie die Spaltennamen aus, die in den Suchergebnissen enthalten sein oder daraus ausgeschlossen werden sollen. Wenn Sie in Workplace XT die Bedingung zum Anzeigen einer Zusammenfassung ausgewählt haben, wird zu jedem Suchergebnis eine zusammenfassende Beschreibung angezeigt.