Arbeiten mit vordefinierten Suchen

IBM FileNet Connector for SharePoint Web Parts unterstützt zwei Typen vordefinierter Suchen: gespeicherte Suchen und Suchvorlagen. Eine gespeicherte Suche enthält eine vollständige Suche, die Sie sofort ausführen können. Eine Suchvorlage erfordert die Angabe von Werten für einige oder alle der Suchkriterien, bevor Sie die Suche ausführen können.

Diese Suchen werden von Suchdesignern oder Administratoren mit Zugriffsberechtigungen für Search Designer erstellt und verwaltet. Search Designer ist in Workplace oder Workplace XT verfügbar. Die Suchdesigner bestimmen die Kriterien, die für die Suchen verwendet werden sollen, sowie die Sortierreihenfolge der zurückgegebenen Ergebnisse.

Verfügbare gespeicherte Suchen und Suchvorlagen werden als Dokumente im Webpart "IBM FileNet Durchsuchen" angezeigt. Sie können mit diesen Suchen nach Inhalten suchen, die in einem IBM FileNet P8-Objektspeicher abgelegt sind.

Ausführen einer gespeicherten Suche

Um eine gespeicherte Suche auszuführen, klicken Sie im Webpart "Durchsuchen" den auf Namen der gespeicherten Suche.

Die Suchergebnisse werden im im Webpart "Durchsuchen" angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Suchergebnissen.

Ausführen einer Suchvorlage

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Suchvorlage auszuführen:

  1. Klicken Sie im Webpart "IBM FileNet Durchsuchen" auf den Namen der Suchvorlage.
  2. Überprüfen Sie die Suchkriterien auf der Seite "Suchvorlage".
  3. Geben Sie Werte für die Eigenschaften an, auf die Sie zugreifen und die Sie ändern können. Weitere Informationen finden Sie unter "Angeben von Suchkriterien.
  4. Klicken Sie auf "Suchen".

Die Ergebnisse werden auf der Seite "Suchvorlage" angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" oder "–" neben "Sucheinstellungen", um die Suchkriterien ein- oder auszublenden. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Suchergebnissen.

Angeben von Suchkriterien

Der Suchdesigner bestimmt, welche Eigenschaften in die Suche eingeschlossen werden sollen und welche Bedingungen der Suche Sie anzeigen oder ändern können. Dies können folgende Bedingungen sein:

Auf der Seite "Suchvorlage" werden die nicht ausgeblendeten Suchbedingungen angezeigt.

Tipp Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um alle Bedingungen auf die ursprünglichen Werte dieser Suche zurückzusetzen.

Tipp für Sprachausgabeprogramme Bei einer komplexen Gruppe verschachtelter Bedingungen müssen Sie die Bedingungen zeilenweise lesen.

Auswählen eines Suchordners

Wenn die Suchordner bearbeitbar sind, klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche neben einem Ordnerfeld und navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie durchsuchen wollen.

Auswählen einer Objektwerteigenschaft

Wenn eine Suchvorlage eine Objektwert-Eigenschaftsbedingung enthält, bei der die Ansicht als bearbeitbar und der Operator "ist gleich" (=) angegeben ist, können Sie ein Objekt für die Objektwerteigenschaft auswählen. Wenn Sie keinen Wert auswählen, wird die Bedingung beim Ausführen der Suchvorlage verworfen.

Auswählen einer Klasse

Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, werden alle anzeigbaren vorausgewählten Klassen angezeigt; wurden jedoch keine Klassen vorausgewählt oder sind alle vorausgewählten Klassen ausgeblendet, ist die Option "Klasse" nicht verfügbar.
Optional können Sie die Auswahl der anzeigbaren vorausgewählten Klassen aufheben:

Die verbleibenden Klassen, einschließlich der ausgeblendeten Klassen, bestimmen die Eigenschaften, die Sie zum Festlegen von Suchbedingungen verwenden können. Da Eigenschaften global definiert oder für einzelne Klassen angepasst werden können, sind Konflikte zwischen Eigenschaftsdefinitionen möglich, wenn mehrere Klassen ausgewählt werden. Wenn zwischen den ausgewählten Klassen keine Konflikte auftreten, wird die Eigenschaftsdefinition für die entsprechende Klasse verwendet. Wenn keine Klassen ausgewählt werden oder die ausgewählten Klassen zu Konflikten führen, wird die Eigenschaftsdefinition aus der globalen Eigenschaftsdefinition verwendet.

Hinweis wenn die Suchvorlage ausgeblendete Klassen enthält, können Ihre Suchergebnisse Elemente enthalten, die mit anderen als den angezeigten Klassen übereinstimmen.

Angeben von Dokument- und Ordnerbedingungen

Für bearbeitbare Suchbedingungen geben Sie Werte für alle erforderlichen Bedingungen und für alle ausgewählten optionalen Bedingungen ein.

Ein Suchdesigner kann eine Eigenschaft angeben, die sowohl für Dokumente als auch für Ordner gemeinsam gilt. In diesem Fall wird die Bedingung in der Suchvorlage im Abschnitt für Dokumente und im Abschnitt für Ordner angezeigt. Beim Eingeben eines Werts in einem Abschnitt wird der Wert der entsprechenden Eigenschaft im anderen Abschnitt automatisch aktualisiert. Gemeinsame Bedingungen werden durch entsprechende Symbole angezeigt; die für Dokumente und Ordner geltenden Eigenschaften verwenden gemeinsam denselben Namen und dieselbe relative Position in der Liste der Suchbedingungen.

Verwenden von Platzhaltern

Für zeichenfolgebasierte Eigenschaftswerte, die die Optionen "beginnt mit", "endet mit" und "enthält" verwenden, wird beim Ausführen der Suche automatisch das Platzhalterzeichen (%) an der entsprechenden Position (am Anfang, am Ende oder beides) eingefügt. Sie können bei Bedarf weitere Platzhalterzeichen einschließen.

Ausführen von Inhaltssuchen

Eine Inhaltssuche gibt Dokumente zurück, die den Text enthalten, den Sie in ihrem Inhalt oder in den Indexeigenschaften angeben. Wenn eine Suche eine inhaltsbasierte Bedingung enthält, werden Sie aufgefordert, den zu suchenden Text einzugeben.

Hinweis Falls der zu durchsuchende Objektspeicher nicht für inhaltsbasierte Suchen indiziert ist, werden die zugeordneten Bedingungen nicht angezeigt.

Eingabeaufforderung der Suchvorlage: Suche nach Dokumenten, deren Inhalt mit Folgendem übereinstimmt:
Inhalt enthält (nur einzelnes Wort oder einzelner Ausdruck) Ein einzelnes Wort bzw. ein einzelner Ausdruck. Verwenden Sie ein Ausrufezeichen (!), um das Wort oder den Ausdruck aus den Suchergebnissen auszuschließen. Zum Beispiel werden bei einer Suche nach !music alle Dokumente ausgeschlossen, die das Wort music enthalten. Normalerweise wird dies in Verbindung mit einer weiteren inhaltsbasierten Bedingung verwendet. Wenn Sie z. B. für eine Bedingung bass angeben und music ausschließen, können bei einer Suche in englischsprachigen Inhalten Dokumente zum Thema "Angelsport" angezeigt werden, während Dokumente über Bassquartette ausgeschlossen werden.
Inhalt enthält (alle) Alle Wörter oder Ausdrücke in beliebiger Reihenfolge. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben.
Inhalt enthält (beliebige) Beliebige Wörter oder Ausdrücke. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben.
Inhalt enthält (in der Nähe) Die Wörter oder Ausdrücke sortiert und in der Nähe voneinander. Eine verknüpfte Suche sucht nach allen angegebenen Wörtern und sortiert die Ergebnisse nach der Nähe der Übereinstimmungen. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben.
Inhalt enthält (im selben Absatz) Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Absatz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben.
Inhalt enthält (im selben Satz) Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Satz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben.
HTML/XML-Tag <tagname> Alle Wörter oder Ausdrücke, die innerhalb des angegebenen HTML- oder XML-Tags enthalten sind. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben.
Inhaltsübereinstimmung mit VQL-Abfrage Eine strukturierte Abfrage, bei der die Abfragesprache Autonomy K2 verwendet wird. Weitere Informationen zu strukturierten Abfragen finden Sie in der Dokumentation zu Autonomy K2.

Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität Ihrer Inhaltssuche.

Suchen eines genauen Worts oder eines Ausdrucks

Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Dies ist vor allem für Eigennamen und für Redewendungen nützlich. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams" gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten.

Eine Inhaltssuche sucht nicht nur nach Ihren Suchbegriffen, sondern auch nach ähnlichen Wörtern. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten. Zum Ausschließen von Variationen eines einzelnen Worts können Sie das Wort in Anführungszeichen setzen.

Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung

Setzen Sie ein Wort oder einen Ausdruck in Anführungszeichen, damit nur Suchergebnisse mit übereinstimmender Groß-/Kleinschreibung zurückgegeben werden.

Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern Standardmäßig ignoriert eine Inhaltssuche automatisch häufig vorkommende Wörter, wie z. B. der, in oder und. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen.
Verwenden von Platzhaltern

Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.

  • Verwenden Sie einen Stern (*) für keinen, einen oder mehrere Buchstaben, Zahlen oder Unterstriche ( _ ). Die Suche nach we*t beispielsweise ergibt Dokumente mit Welt, Wert, West oder wendet.
  • Verwenden Sie ein Fragezeichen (?) als Platzhalter für genau ein Zeichen. Die Suche nach ?eber beispielsweise ergibt Dokumente mit Weber, Leber usw., aber nicht lieber.

Auswählen von zu durchsuchenden Versionen

Wenn die Suchvorlage eine bearbeitbare Versionsbedingung enthält, können Sie die Version wie folgt ändern:

Arbeiten mit Suchergebnissen

Der Suchdesigner gibt mindestens eine Spalte an, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen. Für eine Suche nach eigenschaftsbasierten Bedingungen können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Zum Wiederherstellen der Standardsortierreihenfolge von Suchergebnissen, die nach mehreren Spalten sortiert wurden, müssen Sie die Suche erneut ausführen. Wenn Sie für die Suche kein Ziel angeben, werden die Suchergebnisse verworfen; zur Neuanzeige müssen Sie die Suche erneut ausführen.

Die Ergebnisse einer Suche, die eine inhaltsbasierte Bedingung einschließt, werden anders angezeigt. Beachten Sie, dass eine Suche eine inhaltsbasierte Bedingung enthalten kann, die durch den Benutzer ausgeblendet wurde, der die Suche entworfen hat. Sie können erkennen, ob eine inhaltsbasierte Bedingung vorhanden ist, da die Suchergebnisse auf der Basis angeordnet werden, wie gut sie mit den inhaltsbasierten Bedingungen übereinstimmen. Die Dokumente mit der höchsten Rangfolge werden oben angeordnet.

Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer oder der anderen Gruppe sucht, werden zuerst die Dokumente angezeigt, die mit den Inhaltsbedingungen übereinstimmen. Danach werden ohne Rangfolge die Dokumente angezeigt, die mit den Eigenschaftsbedingungen übereinstimmen. Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer und der anderen Gruppe sucht und die Suchergebnisse nicht mehr als 200 Elemente enthalten, können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen auswählen. Sie können die verfügbaren Aktionen im Kontextmenü anzeigen.