Per modificare un documento in un archivio oggetti, eseguirne innanzitutto il check-out utilizzando l'azione Check-out. Al termine delle modifiche, è possibile eseguire nuovamente il check-in del documento in un archivio oggetti. Quando si esegue il check-in di un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento può essere sottoposto a check-out. Altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento, anche se ne è stato sottoposto a check-out.
Se è installato File Tracker, è possibile tenere traccia di un documento nella workstation locale dopo averlo sottoposto a check-out da un archivio oggetti. È possibile, quindi, individuare il documento con facilità se si desidera annullare il check-out, salvare il documento o sottoporlo a check-in. Un'altra funzione utile consiste nella possibilità di eliminare automaticamente la copia locale di un documento dalla workstation locale al termine di una procedura di check-in o dopo l'annullamento di una procedura di check-out. La funzionalità di eliminazione dipende dall'amministratore del sito.
È possibile modificare un documento adoperando i seguenti 8metodi:
Con il check-out, un documento viene aperto per la modifica e viene bloccato nell'archivio oggetti fino a quando non viene eseguito il check-in di una nuova versione. In base alle preferenze sito per l'archivio oggetti, il documento viene sottoposto a check-out in modalità collaborativa o esclusiva. Con il check-out collaborativo, con la necessaria autorizzazione è possibile eseguire il check-in di un documento anche se al momento è sottoposto a check-out da qualche altro utente. Con il check-out esclusivo,il documento è sottoposto a check-out da un utente specifico e solo tale utente può sottoporlo nuovamente a check-in.
Per eseguire il check-out di un documento
NOTA Se nel menu non compare la voce Check-out, non è possibile eseguire il check-out di uno o più documenti selezionati. Ripetere la selezione con una serie diversa di documenti.
NOTA Se si fa clic su Chiudi senza selezionare un'ubicazione in cui salvare il documento di cui viene eseguito il check-out, il documento verràà sottoposto a check-out ma non verrà tracciato da File Tracker.
Per sottoporre a check-out un documento da un'applicazione Office
Si sottopone a check-out un documento da un archivio oggetti per modificarne il contenuto. Durante il check-out del documento, sono possibili le azioni seguenti:
NOTA Se si fa clic su Annulla nella finestra di dialogo Salva con nome per annullare il check-out, il documento non rimane nello stato di sottoposto a check-out. È necessario annullare il check-out. La finestra di dialogo Salva con nome viene visualizzata solo se l'amministratore del sito ha impostato su Sì l'opzione Mostra finestra di dialogo Salva con nome. Per ulteriori informazioni su questa impostazione, rivolgersi all'amministratore del sito.
Utilizzare l'elenco di check-out per visualizzare i documenti attualmente sottoposti a check-out. Nell'elenco vengono visualizzati solo i documenti associati alle applicazioni Office attualmente in uso e i documenti sottoposti a check-out. Ad esempio, se si sta utilizzando Word, verranno visualizzati solo i documenti di Word.
L'elenco viene utilizzato anche per definire la registrazione dei file quando si esegue una procedura che richiede un'associazione tra il documento locale e il documento corrispondente in un archivio oggetti, ad esempio un check-in o il salvataggio di un documento. Se la traccia non è stata conservata, all'utente viene chiesto di utilizzare l'elenco per impostare la traccia del file. Un documento, ad esempio, viene sottoposto a check-out e attualmente viene risottoposto a check-in da un'applicazione Office. Se si desidera, l'elenco fornisce un elenco dei documenti sottoposti a check-out e il documento locale può essere associato a uno dei documenti sottoposti a check-out.
Per accedere all'elenco dei check-out da un'applicazione Office
A seconda dell'applicazione, selezionare una delle seguenti opzioni.
Application Integration BCS |
Application Integration |
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Quando si sottopone a check-in un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento diventa accessibile agli altri utenti per il check-out. Gli altri utenti possono visualizzare e scaricare sempre una copia di un documento, indipendentemente dal fatto che sia stato sottoposto a check-out. Per ulteriori informazioni sulle versioni di un documento, vedere Gestione delle versioni dei documenti.
È possibile utilizzare la procedura guidata Check-in e Check-in rapido per eseguire il check-in di un documento da Workplace o da un'applicazione integrata. La differenza tra le due procedure consiste nel fatto che il check-in rapido fornisce un metodo più veloce per eseguire il check-in di un documento senza modificarne la classe, le proprietà o la sicurezza.
La procedura guidata Check-in può variare a seconda della modalità di check-in del documento e del tipo di personalizzazione di Workplace effettuato dall'amministratore del sito. Se il documento è stato creato con un modello di immissione, il modello specificare che il documento deve essere sottoposto a check-in utilizzando la versione più recente del modello di immissione. Poiché i modelli di immissione normalmente forniscono un'interfaccia più semplice, è possibile che venga visualizzato un numero di passi inferiore rispetto a quelli visualizzati quando viene eseguito il check-in di documenti creati senza un modello di immissione.
Per avviare la procedura guidata di check-in
Per ulteriori informazioni, fare clic su uno dei seguenti passi della procedura guidata Check-in. È possibile che non vengano visualizzate tutte questi passi.
La pagina Imposta proprietà mostra la classe oggetto di default (base) e le proprietà assegnate a tale classe. È possibile selezionare una sottoclasse creata dall'amministratore di sistema.
Per modificare la classe oggetto
Fare clic sul link Modifica classe nella parte superiore della pagina e selezionare una classe.
Per impostare le proprietà
La sicurezza protegge i documenti all'interno di Workplace e controlla le autorizzazioni concesse a utenti e gruppi per visualizzare o lavorare con gli oggetti. Durante il check-in di un documento, è possibile modificare la sicurezza.
Per assegnare un criterio di sicurezza
Per impostare o modificare la sicurezza
Completare la procedura di check-in del documento selezionando il file che rappresenta l'origine del contenuto del documento.
NOTA Se viene eseguito il check-in di un documento da un'applicazione Office, non è necessario selezionare un file. Il documento è già aperto e selezionato e l'ubicazione da cui è stato eseguito il check-out del documento è controllata dall'elenco check-out.
Se File Tracker è disponibile, selezionare l'opzione Elimina file locale se si desidera eliminare dalla workstation la copia locale del documento dopo che è stato sottoposto a check-in. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione.
Se le informazioni di accesso di Workplace non corrispondono a un account IS, verrà chiesto di accedere con le informazioni del proprio account IS. Queste informazioni vengono salvate per il tempo di connessione a Workplace con la sessione corrente del browser per interazioni successive con IS.
L'azione Check-in rapido fornisce un metodo rapido per eseguire il check-in di un documento senza modificarne la classe, le proprietà o la sicurezza. L'unica pagina visualizzata della procedura guidata è Seleziona file, che consente di individuare la nuova versione del documento. Il check-in rapido utilizza l'impostazione di default per "Check-in per versione principale" (pagina Proprietà) in base a quanto definito dall'amministratore del sito.
Per effettuare il check-in di un documento utilizzando le stesse informazioni del check-out
Se File Tracker è disponibile, viene visualizzata l'opzione Elimina file locale. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check-in venga eliminato dalla workstation al termine della procedura. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione.
NOTA
Se le informazioni di accesso di Workplace non corrispondono a un account IS, verrà chiesto di accedere con le informazioni del proprio account IS. Queste informazioni vengono salvate per il tempo di connessione a Workplace con la sessione corrente del browser per interazioni successive con IS.
Per sottoporre a check-in un documento da un'applicazione Office
Dopo avere modificato il documento, dal menu FileNet P8 fare clic su Check-in documento.
È possibile annullare il check-out di un documento affinché agli altri utenti possano sottoporlo a check-out. Ad esempio nel caso sia stato eseguito il check-out per modificare il documento e successivamente si desideri annullare tali modifiche. Una volta annullato il check-out, il documento acquisisce di nuovo lo stato e il numero di versione precedenti il check-out. Per ulteriori informazioni sulle versioni dei documenti, vedere Gestione delle versioni dei documenti.
NOTE
Per annullare un check-out dalla pagina Autore in Workplace
Viene visualizzato un elenco di tutti documenti attualmente sottoposti a check-out dall'archivio oggetti. Per selezionare un altro archivio oggetti, selezionare Archivi oggetti in corrispondenza di Percorso.
Quando File Tracker è disponibile, appare la pagina Annulla check-out. Questa visualizza l'ubicazione della copia locale del documento sottoposto a check-out da un archivio oggetti e quindi scaricato nella workstation. Fare clic su Sfoglia per specificare il file corrispondente al check-out del documento che si desidera annullare. Utilizzare Sfoglia anche per individuare un documento precedentemente tracciato ma non più disponibile.
Inoltre, fare clic su Elimina file locale se si desidera che la copia locale del check-out del documento che si sta annullando venga eliminata dalla workstation al completamento della procedura di annullamento. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione.
NOTA In alcuni casi, un file viene eliminato mentre è ancora aperto e dopo che si è specificato che si desiderava eliminare il file locale.
L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default dell'opzione Elimina file locale.
Per annullare un check-out da Sfoglia o Cerca
Quando File Tracker è disponibile, appare la pagina Annulla check-out. Questa visualizza l'ubicazione della copia locale del documento sottoposto a check-out da un archivio oggetti e quindi scaricato nella workstation. Fare clic su Sfoglia per specificare il file corrispondente al check-out del documento che si desidera annullare. Utilizzare Sfoglia anche per individuare un documento precedentemente tracciato ma non più disponibile.
Inoltre, fare clic su Elimina file locale se si desidera che la copia locale del check-out del documento che si sta annullando venga eliminata dalla workstation al completamento della procedura di annullamento. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione.
NOTA In alcuni casi, un file viene eliminato mentre è ancora aperto e dopo che si è specificato che si desiderava eliminare il file locale.
L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default dell'opzione Elimina file locale.
Per annullare un check-out da un'applicazione Office