Requisitos previos y configuración de informes

Este tema proporciona:

Antes de generar un informe, debe tener en cuenta los correspondientes requisitos previos de cada tipo de informe, tal como se indica más adelante. También debe haber configurado el servidor de informes durante la instalación de IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obtener más información, consulte la IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Informes de IBM InfoSphere Enterprise Records

Los informes siguientes se basan en el plan de archivos predeterminado seleccionado, establecido por el administrador. Para generar un informe, seleccione la ficha Informes de IBM InfoSphere Enterprise Records y siga las indicaciones para especificar los criterios de configuración que sirvan como base del informe.

Al indicar los criterios del informe, los datos se escriben o seleccionan. No obstante, para asegurarse de que la información esté correcta, al principio lo aconsejable es seleccionar hasta haberse familiarizado con los datos que espera tener. Por ejemplo, al especificar una sección del plan de archivos, debe indicar la ruta de acceso completa comenzando por /Records Management.

En numerosos informes, para disponer de la información más reciente es preciso ejecutar barridos de disposiciones. Para obtener más información, consulte Ejecutar barrido de disposiciones. Para optimizar el proceso de generación de informes, consulte Rendimiento.

Acciones realizadas por un usuario

Informe que se basa en el nombre de la última persona que hizo una modificación. No muestra todas y cada una de las acciones efectuadas por ese usuario. Por ejemplo, si el usuario ha creado un registro y nadie más lo ha modificado, el creador sigue siendo la última persona que lo modificó y el informe reflejará ese evento de creación. Si el informe lo ha modificado otra persona, el nombre del creador no figurará en el informe de este registro porque ya no es el último usuario que lo ha modificado.

Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos:

El informe sólo presentará acciones efectuadas después de haber activado la auditoría. Para obtener más información, consulte Auditar.

NOTA  El informe sólo muestra eventos de eliminación si:

Acciones realizadas por un usuario
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre del usuario Especifique un nombre de usuario o haga clic en Seleccionar usuario para buscar y seleccionar el usuario cuyas acciones quiere consultar.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de acción más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de acción más reciente en la que basar el informe.
Tipo de entidad RM Para efectuar la selección, con la tecla Mayús o Control pulsada, haga clic en una o más entidades RM de la lista.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de evento, Tipo de entidad, Nombre de usuario, Fecha de acción, Nombre de entidad y Total entidades.

Seleccione Resumido para ver Nombre de evento, Tipo de entidad y Total entidades.

Categorías y carpetas por acciones de disposición

Este informe muestra las categorías y carpetas afectadas por una determinada acción de disposición. Previamente debe haber asignado programas de disposición a categorías y carpetas. Ejecute un barrido de disposiciones para ver la información más reciente. Para obtener más información, consulte Agregar una acción, Asociar un programa de disposición con una entidad y Ejecutar barrido de disposiciones.

Categorías y carpetas por acciones de eliminación
Propiedad Descripción
Acción de disposición En la lista desplegable, seleccione una acción de disposición: Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferencia provisional, Límite de corte o Revisión vital.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de inicio del informe. De este modo, se define el comienzo del periodo durante el que se efectuó la acción de disposición seleccionada.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de finalización del informe. De este modo, se define el final del periodo durante el que se efectuó la acción de disposición seleccionada. .
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de ejecución de fase, Nombre del programa de disposición, Tipo de entidad, Fecha de ejecución de fase, Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Fecha de ejecución de fase, Nombre de programa de disposición, Tipo de entidad y Total entidades.

Programas de disposición definidos en un plan de archivos

Este informe enumera los programas de disposición que hay en un plan de archivos. Para obtener más información sobre programas de disposición, consulte Programas de disposición.

Programas de disposición definidos en un plan de archivos
Propiedad Descripción
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa de disposición, Nombre de acción, Tipo de entidad y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa de disposición, Tipo de entidad y Total entidades.

Programas de disposición asignados a tipos de registros

Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos:

Planes de eliminación asignados a tipos de registros
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe está en cualquier otro nombre de programa, también se seleccionará.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa, Nombre de entidad, Fecha de creación, Creado por y el número total de registros.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa y el número total de registros.

Categorías y carpetas electrónicas asociadas con un programa de disposición

El informe muestra las categorías y carpetas que se han asociado con un determinado programa de disposición. Para obtener más información, consulte Asociar un programa de disposición con una entidad.

Categorías y carpetas electrónicas asociadas con un plan de eliminación
Propiedad Descripción
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe está en cualquier otro nombre de programa, también se seleccionará.
Tipo de entidad RM Para efectuar la selección, con la tecla Mayús o Control pulsada, haga clic en una o más entidades RM de la lista.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa, Nombre de acción, Tipo de entidad RM, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa, Nombre de acción, Tipo de entidad RM y Total entidades.

Registros y carpetas electrónicas por marcas de protección (sólo PRO)

Este informe muestra las carpetas y los registros marcados previamente para la clasificación de seguridad seleccionada. Debe indicar un ID de usuario y una contraseña para la base de datos que establece la clasificación. Puede ver información en su clasificación o por debajo de ella.

Carpetas y registros electrónicos por marcas de protección
Propiedad Descripción
Categoría de seguridad Seleccione una o más categorías de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.
Tipo de entidad RM Seleccione uno o ambos tipos de entidad para los que quiere generar el informe.
Tipo de informe Seleccione Detallado para ver Categoría de seguridad, Tipo de entidad RM, Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad RM. Seleccione Resumido para ver Categoría de entidad, Tipo de entidad RM y Total entidades.

Carpetas electrónicas creadas durante un periodo determinado

Este informe muestra las carpetas electrónicas creadas durante un periodo de tiempo concreto.

Carpetas electrónicas creadas dentro de un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Fecha de creación y Número de carpetas de registros creadas.

Registros electrónicos creados por un usuario durante un periodo concreto

Este informe enumera los registros creados por un usuario determinado durante el periodo de tiempo que se especifique.

Registros electrónicos creados por un usuario durante un periodo concreto
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Creado por el usuario Especifique un nombre de usuario o haga clic en Seleccionar usuario a fin de buscar y seleccionar el usuario para el que desea generar un informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creado por y Número de entidades creadas.

Registros electrónicos vistos por un usuario durante un periodo concreto

Este informe muestra los registros que ha visto un usuario de IBM InfoSphere Enterprise Records en el periodo de tiempo que se especifique. Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos:

Para obtener más información sobre el proceso de auditoría, consulte Activar o desactivar auditorías.

En el informe sólo figuran los registros vistos tras la activar la auditoría.

Registros electrónicos vistos por un usuario durante un periodo concreto
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de visualización más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de visualización más reciente en la que basar el informe.
Visto por usuario Especifique un nombre de usuario o haga clic en Seleccionar usuario para buscar y seleccionar el usuario para el que desea generar un informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para que aparezca Visto por, Fecha de visualización, Creado por, Fecha de creación, Nombre de entidad RM y Número total de registros.

Seleccione Resumido para que aparezca Visto por, Fecha de visualización y Total entidades.

Volúmenes electrónicos abiertos y cerrados dentro de un periodo determinado

Este informe muestra los volúmenes electrónicos que se han abierto y cerrado en el periodo de tiempo que se especifica. En el informe detallado o el resumido, especifique abiertos o cerrados. Para obtener información sobre la apertura y cierre de volúmenes, consulte Volúmenes.

Volúmenes electrónicos abiertos y cerrados dentro de un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de apertura/cierre más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de apertura/cierre más reciente en la que basar el informe.
Acción Marque la casilla de verificación Abiertos/Cerrados (según la disponibilidad) en función de lo que deba incluirse en el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de apertura, Fecha de cierre (una u otra o ambas), Cerrado por, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Fecha de apertura (o Fecha de cierre) y el número de entidades abiertas o cerradas.

Carpetas y registros asociados con un programa de disposición

Este informe muestra las carpetas y los registros que estaban asociados con un determinado programa de disposición durante un periodo de tiempo concreto.

Carpetas y registros asociados con una plan de eliminación
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe está en cualquier otro nombre de programa, también se seleccionará. Este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de asociación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de asociación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa, Nombre de acción, Tipo de entidad, Fecha de asignación, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Fecha de asignación, Programa de disposición y Tipo de entidad.

Carpetas y registros por acciones de disposición

Este informe muestra entidades a las que ha afectado la acción especificada. Antes de generar este informe, debe haber asociado la acción con uno o más programas de disposición, y haber asociado los programas de disposición con una o más categorías o carpetas. Ejecute un barrido de disposiciones para obtener la información más reciente del informe.

NOTA El informe sólo incluye información sobre las carpetas.

Carpetas y registros asociados por acciones de eliminación
Propiedad Descripción
Acción de disposición En la lista desplegable, seleccione una acción de disposición: Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferencia provisional, Límite de corte o Revisión vital.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de inicio del informe. De este modo, se define el comienzo del periodo durante el que se efectuó la acción de disposición seleccionada.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de finalización del informe. De este modo, se define el final del periodo durante el que se efectuó la acción de disposición seleccionada.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de acción, Nombre de entidad, Fecha de ejecución de fase, Fecha de declaración/Fecha de archivado, Creado por, Nombre de programa, ID, Ubicación, Categoría de registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

Seleccione Resumido para ver Nombre de acción, Tipo de entidad RM y Total entidades.

Carpetas y registros retenidos

Este informe muestra las carpetas y los registros que están retenidos. Previamente debe haber creado una o varias retenciones y haberlas aplicado a entidades. La fecha hace referencia al momento de aplicar la retención.

Carpetas y registros retenidos
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de retención más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de retención más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de entidad, Nombre de entidad, Fecha de creación, Creado por, Fecha de retención, Nombre de retención, ID, Ubicación, Categoría de registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

Seleccione Resumido para ver Entidad, Tipo de entidad y Total entidades.

Ubicación de registros electrónicos por tipo de aplicación

Este informe muestra las ubicaciones de registros por tipo de aplicación que han creado el documento asociado. El informe utiliza los datos del campo Formato de un registro declarado. El campo Formato es una entrada opcional al declarar un registro electrónico en los modelos de datos básico y PRO, pero es obligatoria en el modelo de datos DoD. Si el valor del campo Formato coincide con el de uno de los tipos de formato que puede seleccionar para este informe, el registro se seleccionará para formar parte del informe.

Ubicación de registros electrónicos por tipo de aplicación
Propiedad Descripción
Tipo de aplicación Haga clic en Seleccionar tipo de aplicación; en la lista que aparece en pantalla, seleccione una clase de aplicación. Si procede, haga clic en Siguiente para acceder a la página siguiente de tipos de aplicación.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de aplicación, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM (incluye ubicación).

Seleccione Resumido para ver Tipo de aplicación, Ubicación y Número de entidades.

Registros pendientes de degradación o desclasificación (sólo Confidencial de DoD)

Este informe presenta registros programados para degradarse o desclasificarse en un determinado periodo de tiempo. Sólo se generan resultados cuando ha transcurrido el tiempo suficiente para que algunos registros tengan que cambiar a una de estas categorías de clasificación. Los usuarios sólo verán los registros que sean iguales o inferiores a su propia clasificación de seguridad. Degradar en eventos no está disponible en el informe.

Registros pendientes de degradación o desclasificación
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para acceder a la sección del plan de archivos de la que desea generar el informe. Cuando al final de la ruta de acceso aparezca la pertinente entidad, haga clic en Aceptar. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Acción de clasificación Seleccione Degradación para buscar registros que pasarán de Alto secreto o Secreto a una clasificación inferior. Seleccione Desclasificación para buscar registros que pasarán de Alto secreto, Secreto o Confidencial a Desclasificado.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Para la opción Degradar, seleccione Detallado para ver Degradar en fecha, Clasificación actual, Título de registro y Degradar instrucciones. Para la opción Desclasificado, el informe muestra Fecha de desclasificación, Clasificación actual y Título de registro.

Para la opción Degradar, seleccione Resumido para ver Degradar en fecha, Clasificación actual y Título de registro. Para la opción Desclasificado, el informe muestra Fecha de desclasificación, Clasificación actual y Título de registro.

Carpetas y registros sin programa de disposición asociado

Si crea carpetas de registros antes de crear sus programas de disposición, utilice este informe para buscar las carpetas posteriormente cuando ya pueda asignar sus programas de disposición. El informe se aplica a todo el plan de archivos.

Carpetas y registros sin plan de eliminación asociado
Propiedad Descripción
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de entidad, Nombre de entidad, ID, Fecha de creación/Fecha de archivado, Creado por, Ubicación, Categoría de registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

Seleccione Resumido para ver únicamente el número de entidades en cada tipo de entidad.

Decisiones de revisión tomadas dentro de un periodo determinado

Este informe agrupa todas las categorías, carpetas y registros para los que se ha tomado una determinada decisión de revisión. El informe se aplica a todo el plan de archivos. Debe haber creado y aplicado previamente programas de disposición a las pertinentes carpetas de IBM InfoSphere Enterprise Records, y haber ejecutado un barrido de disposiciones. Los revisores deben haber finalizado las tareas de sus bandejas de entrada de flujos de trabajo (o la bandeja de entrada RecordsManagerApproval).

Antes de ejecutar este informe, debe crear un objeto personalizado completando este procedimiento:

  1. En Enterprise Manager (EM), vaya a FPOS > Administración de registros > Maestro RM > Configuración del sistema.
  2. Haga clic y seleccione Nuevo > Objeto personalizado.
  3. Especifique un nombre para el objeto personalizado y haga clic en Siguiente.
  4. Seleccione la casilla de verificación de Lista de clases ocultas.
  5. En la lista, seleccione la clase Configuración del sistema.
  6. En el campo Nombre de propiedad, escriba esta cadena: "Fase de eliminación necesaria"
  7. En el campo Valor de propiedad, escriba "1"
  8. Termine de crear el objeto.
  9. Actualice el almacén de objetos.
Decisiones de revisión tomadas dentro de un periodo determinado
Propiedad Descripción
Decisión de revisión En el menú desplegable, seleccione una decisión de revisión: Aprobar, Rechazar, Retener o Cambiar programa.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de revisión más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de decisión de fase (mes), Nombre de programa, Tipo de entidad, Fecha de decisión de fase (día y hora), Comentarios de revisión, Fecha de creación y Creador.

Seleccione Resumido para ver Fecha de ejecución de fase (mes), Nombre de programa, Tipo de entidad y Total.

Vista del plan de archivos estructurado

Este informe presenta las categorías o carpetas (o ambas cosas) de la sección seleccionada del plan de archivos. Las fechas se refieren al momento de creación de las entidades.

Vista del plan de archivado estructurado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Tipo de entidad RM Para efectuar la selección, con la tecla Mayús o Control pulsada, haga clic en una o más entidades RM de la lista.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de entidad, Creado por, Fecha de creación, Nombre de entidad y el número total de este tipo de entidad.

Seleccione Resumido para ver únicamente el número de este tipo de entidad.

Registros vitales pendientes de disposición

Este informe muestra los registros vitales que están pendientes de revisión (u otra acción configurada) en el intervalo de tiempo que se especifique. Previamente debe haber establecido una acción de revisión vital y una fecha recurrente en que la acción se ejecuta de manera periódica. El indicador vital del registro se debe establecer en true. Ejecute un barrido de disposiciones para actualizar los registros antes de generar este informe. Para obtener más información, consulte Definir registros vitales.

Registros vitales pendientes de eliminación
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la sección del plan de archivos de la que va a generarse el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más antigua para revisar registros vitales.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente para revisar registros vitales.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de revisión, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Fecha de revisión y el número total de registros.