Suchen und Abrufen von Entitäten

Auf der Registerkarte "Suchen" können Sie nach einem bestimmten Typ von IBM InfoSphere Enterprise Records-Entitäten suchen: Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Bänden oder Schriftstücke. Alle Suchtypen sind bereits dem entsprechenden Einheitentyp angepasst. Die Suchseiten für Kategorien, Ordner und Bände unterscheiden sich nur geringfügig voneinander. Für Akten und klassifizierte Akten hingegen stehen zusätzliche Suchoptionen zur Verfügung. Nähere Hinweise zum Festlegen von Suchoptionen für klassifizierte Akten finden Sie unter Definieren und Ausführen einer Suche.

Die auswählbaren Suchoptionen hängen vom Suchmodus (dynamisch oder statisch) ab. Details zum Suchmodus finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.

Auf jeder Seite können Sie angeben, wo gesucht werden soll, auch wenn Sie in Nachrichten darauf hingewiesen werden, dass die Suche in bestimmten Ordnern zu längeren Verarbeitungszeiten führt. Außerdem weist jede Seite Funktionen zum Filtern nach Klasse und Einstellen der maximalen Anzahl von Suchergebnissen sowie mindestens ein bearbeitbares Eigenschaftenkriterium auf.

Bei Akten können Sie die Suche auf eine bestimmte übergeordnete Einheit beschränken und wählen, ob eine Inhaltssuche im deklarierten Originaldokument oder eine Textsuche in den Akteneigenschaften ausgeführt werden soll.

Suchseiten können angepasst werden. Wenn Sie z. B. nie die Filterfunktion oder die Inhaltssuche verwenden, können Sie diese Felder einfach entfernen. Sie können bis zu sieben Sucheigenschaften angeben und die maximale Anzahl von Suchergebnissen ändern.

Darüber hinaus stehen Ihnen Suchvorlagen mit vordefinierten Suchkriterien zur Verfügung. Suchvorlagen und gespeicherte Suchvorgänge können in IBM InfoSphere Enterprise Records ausgewählt werden, wenn für den Anwendungsnamen in der Suche "IBM InfoSphere Enterprise Records" angegeben wurde. Benutzer ohne Administratorrechte können die Suchkriterien in den Vorlagen nicht ändern.

Die Suche nach Akten (auch mit Suchvorlagen) unterstützt die Inhaltssuche nach bestimmten Wörtern oder Wortgruppen. Sie können wählen, ob der gesuchte Text in den Metadaten (Akteneigenschaften) oder dem Inhalt des deklarierten Dokuments enthalten sein soll. Diese Funktion erfordert die korrekte Konfiguration der Such-Engine.

So starten Sie eine Suche:

  1. Wählen Sie einen der Einheitentypen (Aktenkategorien, Aktenordner, Bände oder Akten) oder wählen Sie "Suchvorlagen und gespeicherte Suchen".
  2. Geben Sie die Werte für die Suchkriterien ein. Informationen zu den Suchkriterien finden Sie unter Definieren und Ausführen einer Suche.