La gestione dei record è il processo di identificazione dei documenti che devono essere conservati dall'azienda come record aziendali e di sviluppo di programmi di conservazione che identificano i motivi della conservazione di un record, per quanto tempo deve essere conservato e chi può autorizzarne la collocazione finale. La gestione dei record garantisce che i record importanti vengano mantenuti disponibili durante periodi di tempo appropriati, consentendone la consultazione agli utenti interni o ai revisori esterni. Con la gestione dei record, inoltre, è possibile definire un'ulteriore aggiuntiva per i documenti (e relative proprietà), per garantire che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati aziendali critici e che i dati non possano essere modificati una volta inclusi in un record. Nella maggior parte dei casi, precise normative statali e linee guida aziendali determinano il tipo di voci che devono essere trasformate in record e il metodo di organizzazione, classificazione e mantenimento dei record.
L'amministratore del sito può configurare Workplace in modo che utilizzi l'applicazione InfoSphere Enteprirse Records facoltativa. Da Workplace è possibile identificare un documento che deve essere un record aziendale. InfoSphere Enterprise Records, quindi, applica proprietà aggiuntive e la sicurezza al documento e lo archivia in ulteriori percorsi di cartella specificati durante la procedura Dichiara come record. È possibile che il proprietario originario del documento e altri utenti non dispongano più degli stessi diritti di accesso al documento dopo che è diventato un record.
Per semplificare il processo di identificazione corretta dei record, l'amministratore può creare modelli di immissione Dichiara come record per il sito. Un modello può fornire una categoria di record, un'ubicazione e valori di proprietà predefiniti che semplificano il processo di identificazione dei record.
Se un documento ha più di una versione, sono disponibili diverse scelte per creare il record per la serie di documenti:
Una volta configurato InfoSphere Enterprise Records per il proprio sito, gli utenti membri del ruolo di accesso Dichiara come record visualizzano il pulsante Dichiara come record nella pagina di conferma durante le operazioni di aggiunta o check-in di un documento. Le azioni Dichiara come record e Dichiara versioni come record vengono elencate nella pagina Informazioni e nel menu pop-up per le versioni dei documenti che non sono ancora state dichiarate come record.
Una versione di un documento può essere dichiarata come record una sola volta. Per stabilire se una versione è già stata dichiarata come record, effettuare una delle seguenti azioni:
NOTA Se nel menu pop-up di un documento appena dichiarato è visibile l'opzione Dichiara come record, aggiornare il menu facendo clic sull'ultima voce del percorso.
Quando si dichiara un documento possono sorgere dei problemi se esso fa parte di un documento composto. Quando si aggiungono documenti secondari ai principali, si potrebbero specificare impostazioni che interferiscono con la pianificazione della normale collocazione dei documenti correlati. Un'impostazione che impedisce l'eliminazione di un documento (principale o secondario) può interferire con la normale pianificazione di eliminazione di documenti che devono essere eliminati. Analogamente, specificare che un documento secondario deve essere eliminato quando viene eliminato il relativo documento principale può interferire con la normale pianificazione di eliminazione del documento secondario. Consultare Configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records per i dettagli relativi alle conseguenze delle diverse impostazioni.
NOTA Le applicazioni che utilizzano la funzionalità file DITA creano i componenti come documenti composti, per cui le regole che si applicano ai documenti composti si applicano anche ai file DITA.
Dal momento che il documento principale del documento composto è caratterizzato da un'icona particolare, è possibile identificarlo ed esplorare con facilità i relativi link e documenti secondari prima di dichiararli come record. Tenere presente che con i diritti appropriati di modifica delle proprietà, è possibile aggiungere ulteriori documenti secondari a un documento principale anche in un secondo momento, dopo che lo si è già dichiarato come record. È anche possibile modificare le impostazioni associate a un documento secondario. A tal fine, selezionare Modifica secondario invece di Informazioni link nella procedura descritta di seguito.
I documenti secondari non hanno una icona particolare. Per prevenire conseguenze indesiderate, si suggerisce di attenersi alla seguente procedura.
Per avviare la procedura guidata Dichiara come record, eseguire una delle seguenti operazioni:
Se necessario, fare clic su ? nelle fasi successive.