Agregar una pauta de asignación de nombres

Una pauta de asignación de nombres ofrece un modo de asignar nombres automáticamente a categorías de registros, carpetas de registros y registros para que satisfagan sus convenciones. Si un usuario crea una de estas entidades que tiene una pauta de asignación de nombres asociada, el nombre se proporciona automáticamente en el paso Definir propiedades. El sistema no impide que el usuario cambie ese nombre.

Los números incrementales se asignan y se acaban tan pronto como aparece el paso Definir propiedades. Si se cancela el proceso de creación de la entidad, nunca se utilizará ese número.

Asignar nombres a registros automáticamente

Para asignar nombres a registros automáticamente, introduzca una pauta de asignación de nombres en el campo Patrón de registro del contenedor superior. La pauta de registro es una propiedad del contenedor. Por ello, todos los registros declarados en ese contenedor adquirirán el nombre siguiente en la secuencia de la pauta y se incrementarán de acuerdo con el valor que introduzca en el campo Incrementar pauta de registros en. Consulte Acerca de las pautas de asignación de nombres para recibir ayuda en la construcción de la pauta.

Asignar nombres a categorías y carpetas automáticamente

Para asignar nombres a categorías y carpetas automáticamente, siga estos pasos.

  1. Agregue una pauta de asignación de nombres en la ficha Configurar. Consulte Para agregar una pauta de asignación de nombres.
  2. Agregue niveles de pautas que comiencen por la página de confirmación o posteriormente en las páginas de información. Consulte Para agregar un nivel de pauta.
  3. Asigne una pauta de asignación de nombres a un plan de archivos. Consulte Para asignar una pauta de asignación de nombres a un plan de archivos.

Acerca de la sintaxis de la pauta de asignación de nombres

Es posible que los procesos empresariales necesiten que los nombres de carpetas comiencen por la letra A, seguida de dos dígitos para indicar el año, un guión y un número de carpeta, como A07-000005. La pauta siguiente crea dichos nombres:

A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]

En esta pauta A es el primer carácter, AA representa el año y \d es un numeral. El sistema proporciona automáticamente valores predeterminados para las pautas incluidos en corchetes []. Así, AA se sustituye por los dos últimos dígitos del año en curso. \d se sustituye por dígitos incrementales. Debe especificar el valor del incremento en otro campo al introducir la cadena.

Pensemos en otro ejemplo de una pauta de asignación de nombres de registros. Desea crear una regla de asignación de nombres para las carpetas de la serie "KX" seguida de los dos dígitos para el año, dos dígitos para el mes, un guión y dos conjuntos de numerales incrementales, como "KX07.06-0004-03".

KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

También puede utilizar pautas personalizadas para crear pautas basadas en metadatos. Por ejemplo, es posible que las directrices de su empresa necesiten que la convención para la asignación de nombres de la carpeta de registros sea año, espacio, asunto (metadatos) de la carpeta de registros, espacio y un número de 5 dígitos, como "2006 Préstamo 00005".

[AAAA] [ESTE.CorreoAsunto] [\d\d\d\d\d]

o bien

[AAAA] [Superior.CorreoAsunto] [\d\d\d\d\d]

El sistema proporcionará los valores predeterminados para el año y el asunto porque se encierran en []. ESTE.CorreoAsunto es una pauta personalizada. Por ello, el sistema ofrecerá el valor del campo de metadatos CorreoAsunto que especifique para el superior de la carpeta de registros.

Debe especificar el nombre simbólico de la propiedad mientras se crea una pauta personalizada. Asimismo, si no hay valores disponibles para la propiedad especificada, se genera un error. Esta pauta personalizada sólo es aplicable a las entidades del nivel 2 o inferior (3, 4, etc.) en el plan de archivos. Nivel de plan de archivos es otro campo que se completa al agregar un nivel de pauta.

SUGERENCIAS

No utilice caracteres que no sean válidos para los nombres. Por ejemplo, no utilice una barra inclinada (/) al incorporar las fechas. Los caracteres no válidos son:

\ / : * ? " < > |

Para asegurarse de que los usuarios no superen el número de caracteres que haya especificado en la pauta de asignación de nombres, delimite la pauta de asignación de nombres mediante los símbolos ^ y $. Por ejemplo, si crea la pauta de asignación de nombres \d\d\d, agregue el símbolo ^ al comienzo de esta pauta y el símbolo $ al final de la pauta de asignación de nombres, tal como se muestra a continuación:

^\d\d\d$

De este modo se asegura que si un usuario introduce un valor el número de caracteres introducidos no supere el número especificado de caracteres en la cadena de pauta.

Para agregar una pauta de asignación de nombres

  1. Inicie la sesión como Records Administrator y seleccione la ficha Configurar.
  2. Haga clic en Pautas de asignación de nombres.
  3. Haga clic en Agregar pautas de asignación de nombres.
  4. En la página Agregar pauta, introduzca un nombre y una descripción para la pauta.
  5. Seleccione Nombre o Identificador en el menú desplegable Aplicar a nombre o ID. Según el valor que seleccione, el nombre o identificador de la categoría de registro o carpeta de registros se generará automáticamente según las pautas asociadas.
  6. Haga clic en Siguiente.
  7. Configure la seguridad para la pauta de asignación de nombres y haga clic en Finalizar.
  8. En la página de confirmación, haga clic en Agregar nivel de pauta para agregar niveles a la pauta de asignación de nombres. Si desea agregar niveles posteriormente, haga clic en Aceptar para cerrar la página Agregar pauta. Consulte Modificar una pauta de asignación de nombres si desea información sobre la adición de pautas posteriormente.

Para agregar un nivel de pauta

Un nivel de pauta ofrece los detalles de la pauta que se aplicarán a las categorías de registros y las carpetas de registros. Especifique uno o más niveles del plan de archivos y el tipo de entidad al que se aplica cada uno. Si se crea una nueva entidad de ese tipo en el nivel especificado, automáticamente se le asigna un nombre de acuerdo con la cadena de pauta y el número incremental.

Este procedimiento continúa a partir de la página de confirmación después de hacer clic en Agregar nivel de pauta. Si desea agregar niveles de pauta posteriormente, consulte Modificar una pauta de asignación de nombres.

  1. Introduzca un número de nivel de plan de archivos. El nivel de la jerarquía del plan de archivo está representado por un número donde la primera categoría del plan de archivos es 1. Su primera subcategoría es 2. Si esta subcategoría tiene una carpeta de registros, el nivel es 3.
  2. En el tipo de entidad coincidente, seleccione Categoría de registro o Carpeta de registros. Por ejemplo, si especifica 3 como nivel y Categoría de registro como tipo de entidad, todas las categorías de registros que existan en el tercer nivel del plan de archivos seguirán la pauta de asignación de nombres especificada.
  3. Especifique la cadena de pauta según la descripción anterior. Consulte Acerca de las pautas de asignación de nombres. La cadena de pauta debe ofrecer un carácter numérico.
  4. Introduzca un valor para Incrementar pauta de registros en. Si se utiliza el valor 1, cada nueva categoría o carpeta afectada por la pauta se incrementará al próximo valor más alto. Un incremento de 2 utiliza cada dos números. Este campo debe ser mayor que cero.
  5. Haga clic en Agregar. De este modo se muestra la pauta al final de la pantalla y borra los campos para que pueda agregar pautas adicionales a otras entidades y niveles.
  6. Haga clic en Salir cuando termine de agregar niveles de pautas.

Ejemplo

Si desea que las subcategorías de una categoría de registro de nivel superior reciba un nombre de forma automática, cree una pauta para el nivel 2 y seleccione Categoría de registro como tipo. Si también desea que las carpetas de registros de esa subcategoría reciban un nombre de forma automática, cree una pauta para el nivel 3 y seleccione Carpeta de registros como tipo. Si se cuenta con estos dos niveles en la pauta de asignación de nombres, se produce la asignación automática de nombre de las subcategorías del nivel 2 y las carpetas de registros del nivel 3.

Para agregar o modificar niveles de pauta posteriormente

  1. Vaya a la pauta de asignación de nombres (ficha Configurar, Pauta de asignación de nombres) y haga clic en el botón Obtener información.
  2. Seleccione Gestionar nivel de pauta en la barra lateral.
  3. Si se agrega un nivel de pauta, complete los campos tal como se describe en Para agregar un nivel de pauta. Si se modifica un nivel de pauta existente, continúe con el paso 4.
  4. Seleccione el botón de opción de la pauta. De este modo se copian los datos en los campos.
  5. Cambie los campos según sea necesario y haga clic en Editar.
  6. Cuando concluya, haga clic en Salir.

Para asignar una pauta de asignación de nombres a un plan de archivos

Este paso es necesario para activar la asignación de nombres automática.

  1. Vaya al nivel raíz del plan de archivos para que la ruta muestre solamente el nombre del plan de archivos.
  2. Haga clic en Obtener información para el plan de archivos (justo bajo la ruta). El campo Pauta de asignación de nombres está en la página Propiedades.
  3. En el menú desplegable Pauta de asignación de nombres, seleccione el nombre de la pauta que desee usar.
  4. Haga clic en Aplicar y después en Salir.