レコードのファイリング

レコードをファイリングするときは、同じファイリング計画内の別の場所にそのレコードの参照を作成します。レコードは複製されません。つまり、レコードのコピーを作成する代わりに、元の場所にあるレコードを指し示すレコード参照を作成します。1 つまたは複数のレコードを同時にファイリングできます。

レコードをファイリングするときには、以下のことに留意してください。

ファイリングされるレコードのセキュリティー

レコードが複数のコンテナーに宣言される場合、宣言中にその親セキュリティーを指定できます。宣言後にレコードを別のフォルダーにファイリングしても、コンテナーが維持され、レコードがそのコンテナーにファイリングされている限り、親セキュリティーは変更されません。どのコンテナーが親セキュリティーかは、「ファイリングされるフォルダー」情報ページを選択することによって確認できます。詳細については、セキュリティー・トピックの「レコードのファイリング」を参照してください。

ファイリングされたレコードの廃棄

異なる廃棄スケジュールが設定された親コンテナーにレコードがファイリングされた場合、そのレコードのポインターはその親の廃棄スケジュールの影響を受けます。したがって、ある親コンテナーに 5 年のスケジュールが設定され、別の親コンテナーに 2 年のスケジュールが設定されている場合、そのレコードは 2 年のスケジュールが設定された親コンテナーからは消えますが、5 年のスケジュールが設定された親コンテナーには依然として表示されます。

1 つまたは複数のレコードをファイリングするには

  1. ファイリングするレコードを参照または検索します。
  2. レコード名の左にあるチェック・ボックスを選択します。
  3. 「複数選択アクション」メニューの「ファイル」を選択します。各レコードを右クリックして、コンテキスト・メニューから「ファイル」を選択することもできます。
  4. ファイリング計画内のレコードのファイリング先を選択して、「ファイル」をクリックします。
  5. ファイリング・アクションの完了を確認するメッセージが表示されます。「OK」をクリックしてファイリング計画に戻ります。

注:   エンティティーがファイリングされる場所を確認するには、その情報ページの「ファイリングされるフォルダー」ビューを選択します。