Visualizzazione Sfoglia

Sfoglia è una delle visualizzazioni primarie di Workplace. La pagina Sfoglia consente di trovare e lavorare con i documenti, le cartelle, le ricerche memorizzate e gli oggetti personalizzati archiviati nel sito.

In Workplace, il contenitore di primo livello delle voci viene denominato archivio oggetti (a meno che il sito non sia stato configurato per utilizzare un nome diverso, ad esempio una libreria). L'archivio oggetti può contenere cartelle, ricerche memorizzate, documenti o oggetti personalizzati. Una ricerca memorizzata visualizza i documenti o gli oggetti personalizzati corrispondenti ai criteri di ricerca. Una cartella contiene le voci archiviate, ad esempio sottocartelle, documenti o oggetti personalizzati.

Visualizzazioni Sfoglia

La barra laterale sinistra della pagina Sfoglia contiene un elenco degli archivi oggetti disponibili. È possibile fare clic su un nome di archivio oggetti per visualizzarne e sfogliarne il contenuto. Il nome dell'archivio oggetti corrente viene evidenziato nella barra laterale sinistra.

Navigazione all'interno di un percorso

Per sfogliare gli oggetti è necessario spostarsi all'interno di una gerarchia di cartelle. Le informazioni sul percorso visualizzate all'interno della pagina Sfoglia riportano l'intero percorso di navigazione e consentono di spostarsi a ritroso. Ad esempio:

Percorso: Archivi oggetti > Aziendale > Benefit

Se l'oggetto desiderato non appare nell'elenco delle voci trovate a questo livello, è possibile:

È anche possibile fare clic sulla parola Percorso per visualizzare la struttura delle cartelle. Per ulteriori informazioni sulla navigazione all'interno di un percorso, vedere Navigazione all'interno di Workplace.

Azioni

Immediatamente sotto il percorso vengono visualizzate le azioni valide, che dipendono dal percorso corrente. Ad esempio, se si sta visualizzando un elenco di Archivi oggetti, l'unica azione disponibile è Visualizzazione stampabile. Se si sta visualizzando il contenuto di una cartella, vengono visualizzate le azioni Ottieni informazioni, Segnalibro, Aggiungi ai collegamenti, Aggiungi documento, Aggiungi cartella, Aggiungi oggetto personalizzato e Visualizzazione stampabile.

Archivi oggetti

La prima volta che si accede alla pagina Sfoglia, viene visualizzato un elenco di archivi oggetti sotto il percorso. Un archivio oggetti è un contenitore di primo livello per cartelle, ricerche, documenti e oggetti. Fare clic su un nome di archivio oggetti per visualizzare le cartelle e le ricerche memorizzate che contiene. È anche possibile fare clic sul nome di un archivio oggetti nel riquadro sinistro della pagina Sfoglia.

Cartelle e ricerche

Dopo avere selezionato un archivio oggetti da sfogliare, l'elenco viene sostituto da un elenco di cartelle e ricerche memorizzate nell'archivio oggetti selezionato. Fare clic sul nome della cartella o della ricerca per visualizzare le voci disponibili (documenti, moduli, oggetti personalizzati e sottocartelle). Potrebbero essere presenti anche altri documenti e oggetti personalizzati non archiviati nelle cartelle e quindi non inseriti nella visualizzazione Sfoglia. Per individuarli, sarà necessario eseguire una ricerca.

Navigazione cartelle

Se la visualizzazione dell'elenco completo di cartelle e ricerche memorizzate richiede più di una pagina, vengono visualizzati controlli di navigazione nella parte superiore destra dell'elenco. Ad esempio, l'immagine seguente mostra la navigazione in un elenco di cartelle e ricerche che utilizza due pagine per visualizzare le voci.

Avanti >> pagina 1 di 2 Vai

Fare clic su Avanti per visualizzare la pagina successiva. Avanti non viene mostrato nell'ultima pagina.

Fare clic su Precedente per visualizzare la pagina precedente. Precedente non viene mostrato nella pagina 1.

Per recarsi a una pagina specifica, digitarne il numero nella casella, quindi fare clic su Vai.

NOTA  Spostandosi in più pagine di cartelle e ricerche, non utilizzare il pulsante Indietro del browser, in quanto potrebbero verificarsi risultati imprevisti. Utilizzare Avanti, Indietro e Vai e la navigazione all'interno del percorso descritta in precedenza.

Filtra cartella in base a proprietà

Poiché una cartella può contenere molte voci, è possibile limitare le voci visualizzate per accedervi più rapidamente. L'amministratore del sito può limitare il numero di voci visualizzate nelle cartelle relative a un dato archivio oggetti ed è possibile impostare criteri di filtro di ricerca per abilitare il filtro cartella. Una volta impostato il filtro, è possibile filtrare i documenti o gli oggetti personalizzati non necessari. Una volta raggiunto il numero massimo di voci, le eventuali voci aggiuntive non vengono visualizzate. Può essere possibile individuare le voci desiderate filtrando l'elenco di oggetti restituiti. Ad esempio, se una cartella contiene 200 voci, sia di documenti che di oggetti personalizzati, e si desidera visualizzare solo i documenti, è possibile fare clic su Mostra criteri avanzati per visualizzare un elenco dal quale è possibile selezionare solo Documenti o solo Oggetti personalizzati per visualizzare unicamente queste voci.

Quando si visualizzano i criteri avanzati, sono disponibili criteri di filtro aggiuntivi. Immettere un valore nella casella di testo di ogni criterio di ricerca in elenco. Le proprietà di filtro sono determinate dalle preferenze utente. Ad esempio, se è presente "Titolo documento contiene", immettere qualsiasi carattere presente nel titolo del documento per visualizzare solo i documenti i cui titoli contengono tali caratteri. Analogamente, potrebbe essere presente "AND contenuto". È possibile immettere il testo contenuto nel documento se il sito indicizza il contenuto dei documenti.

Dopo aver immesso i criteri di filtro, fare clic su Applica filtro per applicare le modifiche al filtro cartella. Fare clic su Cancella per cancellare le modifiche alle impostazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni di Filtra cartella.

Voci trovate

Il contenuto delle cartelle e i risultati delle ricerche vengono visualizzati nell'elenco Voci trovate. Fare clic sul nome dell'oggetto o sulla sua icona per aprirlo. Ad esempio, fare clic sull'icona del documento Microsoft Word o su Documento1 per aprire il documento di MS Word denominato "Documento1". Se sul computer locale è installato il software necessario (ad esempio, Microsoft Word), viene aperta l'ultima versione rilasciata del documento. Se l'oggetto è rappresentato da dati di modulo, viene aperta la versione rilasciata del modulo, per consentire la visualizzazione o la modifica dei valori correnti.

Fare clic sull'icona Ottieni informazioni per aprire la pagina Informazioni associata all'oggetto. Nella pagina Informazioni sono riportate le proprietà, le impostazioni di sicurezza, la versione e altre informazioni sul documento; inoltre, è possibile accedere ad azioni quali Check-out, Scarica, Archivia e Sposta.

È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un oggetto per visualizzarne il menu pop-up. Il menu pop-up elenca le azioni disponibili che possono essere eseguite sull'oggetto, ad esempio Check-out. Ad esempio, se si fa clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto chiamato "Documento1", è possibile selezionare Check-out nell'elenco di azioni per effettuare il check-out del documento. Le voci elencate nel menu pop-up dipendono dal tipo di oggetto selezionato e dai diritti di accesso. L'amministratore del sito determina le azioni disponibili per i vari gruppi di utenti.

L'elenco di voci può essere mostrato nella visualizzazione rivista o dettagliata, a seconda delle preferenze del sito e delle preferenze utente. È anche possibile modificare la visualizzazione utilizzando l'elenco Visualizzazione che si trova sopra l'elenco. Selezionare Dettagliata per visualizzare colonne per proprietà quali nome o titolo, data dell'ultima modifica, etichetta della versione e dimensioni del file. Selezionare Rivista per visualizzare il nome della voce e una breve descrizione. L'amministratore determina esattamente il contenuto delle intestazioni di colonna o della descrizione. Entrambe le visualizzazioni comprendono una colonna di caselle di controllo poste a sinistra di ogni voce; Selezionare la casella di controllo di una o più voci per utilizzare il Menu Azioni con l'elenco di voci.

Utilizzare l'elenco Mostra voci, situato in alto a destra dell'elenco, per modificare il numero di voci da visualizzare per ogni pagina. Nelle preferenze utente è presente un'impostazione di default che può essere rapidamente modificata nella sessione corrente.

Fare clic sul Menu Azioni per visualizzare un menu pop-up con un elenco di azioni disponibili da eseguire sulle voci selezionate. Ad esempio, selezionare la casella di controllo per tre documenti dell'elenco che si desidera sottoporre a check-out; quando si seleziona Check-out dal menu pop-up, tutti e tre i documenti verranno sottoposti a check-out se si dispone dei diritti di accesso appropriati a tali documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle azioni.

NOTA  Se si selezionano più voci e si fa clic su Menu Azioni, le righe delle voci selezionate vengono evidenziate.

Navigazione Voci trovate

Se la visualizzazione dell'elenco completo di voci trovate richiede più di una pagina, vengono visualizzati controlli di navigazione nella parte inferiore destra dell'elenco. Ad esempio, l'immagine seguente mostra la navigazione in un elenco di voci che utilizza 2 pagine per visualizzare le voci.

Avanti > pagina 1 di 2 Vai

Fare clic su Avanti per visualizzare la pagina successiva. Avanti non viene mostrato nell'ultima pagina.

Fare clic su Precedente per visualizzare la pagina precedente. Precedente non viene mostrato nella pagina 1.

Per recarsi a una pagina specifica, digitarne il numero nella casella, quindi fare clic su Vai.

Caching cartella

Il contenuto di una cartella nella visualizzazione Sfoglia viene inizialmente recuperato per la visualizzazione la prima volta che si fa clic su un nome file per visualizzarne il contenuto. A seconda delle impostazioni selezionate dall'amministratore del sito, può essere attivato il caching del contenuto della cartella. Quando è attivato il caching, è possibile che la visualizzazione Sfoglia non venga aggiornata con le modifiche apportate da altri utenti o applicazioni alla cartella. È possibile che, quando si esce da una cartella e poi vi si ritorna, i dati modificati non vengano aggiornati. Per aggiornare rapidamente la visualizzazione della cartella corrente, è possibile fare clic sul nome cartella nel Percorso, fare clic su Applica filtro o selezionare una ricerca memorizzata all'interno della cartella. Inoltre, la visualizzazione corrente della cartella può essere aggiornata anche da azioni quali check-in, check-out e annullamento del check-out documento.

NOTA  Le autorizzazioni di sicurezza controllano ciò che è possibile visualizzare in Workplace. L'utente può disporre dell'accesso a particolari visualizzazioni primarie, cartelle, ricerche memorizzate, documenti, oggetti o azioni dei menu di scelta rapida. Le autorizzazioni controllano inoltre le azioni che è possibile eseguire sull'oggetto. Per ulteriori informazioni sulla sicurezza vedere Gestione della sicurezza.