Déclarer un document physique
Si votre système détient des librairies configurées pour fonctionner avec le modèle de données DoD classifié, vous devez tout d'abord indiquer si l'enregistrement physique est classifié ou non. Cette procédure concerne les enregistrements physiques non classifiés. Pour déclarer un enregistrement physique classifié, consultez la rubrique Déclarer un enregistrement physique classifié.
Pour déclarer un enregistrement physique dans IBM InfoSphere Enterprise Records, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée. Lorsqu'un modèle de déclaration d'entrée a été configuré pour comprendre un emplacement de plan de fichiers, l'enregistrement physique est alors déclaré sur l'emplacement où l'action a été lancée, et sur tous les emplacements spécifiés dans le modèle. L'outil Ajouter modèle d'entrée de Workplace permet au gestionnaire ou à l'administrateur d'enregistrements de créer ou de modifier les modèles de déclaration d'enregistrement physique. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, consultez la rubrique Créer un modèle d'entrée pour déclarer les enregistrements physiques.
La procédure suivante implique que vous utilisiez le Modèle de déclaration d'enregistrement physique IBM InfoSphere Enterprise Records par défaut.
Déclaration d'un enregistrement physique dans IBM InfoSphere Enterprise Records
- Dans IBM InfoSphere Enterprise Records, allez sur l'emplacement approprié du plan de fichiers et cliquez sur Déclarer un enregistrement physique.
- Si vous la trouvez sur la page Sélectionner un assistant, cochez la case Déclarer un enregistrement non classifié, puis cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Sélectionner sous le nom du modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser.
Définir les propriétés
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur sont les suivants :
- Type de support : Par exemple : CD, cassette vidéo
- Format : par exemple : CDR, VHS
- Auteur/créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire.
- Objet : brève description de l'enregistrement physique.
- Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
- Emplacement d'origine : Emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page affichant une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Accusés de réception.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
- Si vous avez d'autres enregistrements à déclarer, sélectionnez un nouveau modèle d'entrée (ce peut être le même). Si vous avez terminé, cliquez sur Quitter.
Déclarer un enregistrement physique dans Workplace
- Ajouter un nouveau document Sur l'étape Sélectionner un fichier, choisissez Aucun comme type de fichier.
- Sur la page de confirmation, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrement.
- Sélectionnez l'option enregistrement non classifié. Pour les enregistrements classifiés, consultez la rubrique Déclarer un enregistrement physique classifié.
- Cliquez au choix sur Accepter pour utiliser l'assistant ou sur Sélectionner pour utiliser un modèle d'entrée.
- Pour les modèles d'entrée, allez dans la librairie FPOS, dans le dossier Records Management/Templates, sélectionnez le modèle d'entrée, puis cliquez sur Accepter.
Vous devez choisir un modèle conçu par vos administrateurs car le modèle par défaut utilisé dans IBM InfoSphere Enterprise Records ne peut pas être utilisé dans Workplace. Il implique en effet que l'emplacement du plan de fichier a déjà été choisi.
- Réalisez les étapes suivantes pour vous servir de l'assistant.
Enregistrement de catalogue
- Cliquez sur Sélectionner une classe et sélectionnez la classe appropriée. Toutes les librairies FPOS fournissent, par défaut, la classe Enregistrement de marqueur. Vos administrateurs vous ont peut être fourni d'autres choix.
- Cliquez sur Sélectionner un emplacement de plan de fichiers et allez sur l'entité appropriée. Comme un enregistrement physique ne peut se trouver que sur un seul et unique emplacement physique, l'on ne sélectionne en général qu'un seul emplacement de plan de fichiers, par exemple, un dossier hybride, une boîte, ou un dossier d'enregistrement physique.
- Cochez la case de l'entité appropriée et cliquez sur Ajouter à la sélection.
- Au lieu d'utiliser le Navigateur par défaut, vous pouvez faire votre choix parmi l'un des raccourcis existants. Cliquez sur Raccourcis dans l'encadré latéral de gauche.
- Vous pouvez également chercher la catégorie ou le dossier grâce à son nom. Cliquez sur Rechercher dans l'encadré latéral de gauche.
- Après avoir ajouté l'entité aux Emplacements de plan de fichiers choisis, vous pouvez, pour une utilisation future, cliquer sur Ajouter aux raccourcis.
- Une fois l'emplacement approprié choisi, cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'étape Définir les propriétés.
Définir les propriétés
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur sont les suivants :
- Type de support : Par exemple : CD, cassette vidéo
- Format : par exemple : CDR, VHS
- Auteur/créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire.
- Objet : brève description de l'enregistrement physique.
- Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
- Emplacement d'origine : Emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page affichant une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Accusés de réception.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
Les codes à barres
Si votre hardware et vos logiciels vous donnent des données sous forme de codes à barres, vous pouvez soit scanner ces codes barres directement dans le champ actif, soit les copier sur votre ordinateur local et les coller dans les champs appropriés d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour utiliser le lecteur d'éléments physiques de l'onglet Physique, vous pouvez entrer n'importe quelle chaîne de texte dans le champ de code à barre.