Outre la recherche d'entités IBM InfoSphere Enterprise Records spécifiques sous l'onglet Rechercher, vous pouvez utiliser les modèles de recherche ou les recherches stockées créés dans Workplace. Lorsqu'un concepteur de modèles de recherche sauvegarde une recherche dans le répertoire <FPOS>:\Records Management\Templates et choisit IBM InfoSphere Enterprise Records comme nom d'application, la recherche apparaît dans l'onglet Rechercher. Sélectionnez Modèles de recherche et recherches stockées pour afficher la liste des recherches sous l'onglet Rechercher d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Seules les recherches créées avec IBM InfoSphere Enterprise Records comme valeur du champ Nom de l'application s'affichent dans IBM InfoSphere Enterprise Records.
Les utilisateurs ayant accès à Auteur -> Outils avancés dans Workplace peuvent créer et modifier des recherches à l'aide du concepteur de recherche. Lors de la création de modèles de recherche, vous pouvez utiliser la propriété Type d'entité RM pour préciser ou filtrer les entités spécifiques d'IBM InfoSphere Enterprise Records dans les résultats de recherche. Le tableau suivant répertorie les entités IBM InfoSphere Enterprise Records ainsi que leurs valeurs correspondantes :
Type d'entité RM |
Valeur |
Type d'objet* |
---|---|---|
Catégorie d'enregistrement |
101 | Dossier |
Dossier d'enregistrement |
102 | Dossier |
dossier d'enregistrements électroniques ; |
105 | Dossier |
conteneur physique ; |
106 | Dossier |
dossier d'enregistrements hybrides ; |
108 | Dossier |
Dossier d'enregistrement physiques |
110 | Dossier |
Volume |
103 | Dossier |
Enregistrement électronique |
301 | Document |
Enregistrement d'e-mail |
302 | Document |
Marqueur | 303 | Document |
*Les objets personnalisés sont des éléments tels que des actions, des emplacements, des types d'enregistrement, etc. Vous pouvez en visualiser la liste lorsque vous affichez le menu déroulant Sous-classe d'objet dans le concepteur de recherches.
Lors de la conception d'une recherche, vous pouvez faire une liste de tous les types d'entité qui apparaissent sous forme de case à cocher dans le modèle de recherche. Vous pouvez les préciser dans la page Types d'objets. Si vous utilisez le modèle de recherche, saisissez soit les valeurs du tableau ci-dessus, ou sélectionnez la case à cocher appropriée dans Filtrer les résultats en fonction des classes sélectionnées pour rechercher un type d'entité particulier.
Reportez-vous à l'aide du concepteur de recherches pour plus d'informations sur la création de recherches stockées et de modèles de recherche.
Tous les critères d'une recherche stockée sont définis par le créateur. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur son nom. La recherche s'exécute et présente les résultats de la même façon que si vous aviez ouvert un dossier.
Voici une icône de recherche enregistrée :
En général, un modèle de recherche vous permet d'afficher les critères de recherche et de saisir vos propres valeurs.
Vous ne modifiez pas les propriétés sur lesquelles vous voulez effectuer une recherche, ni même les opérateurs. Il vous suffit d'entrer des valeurs pour les critères que le concepteur a présélectionnés. Voici une icône de modèle de recherche :
REMARQUE IBM InfoSphere Enterprise Records ne supporte que l'option VQL pour une recherche ou un modèle de recherche comprenant un élément d'extraction basée sur le contenu (élément CBR). D'autres options CBR, telles que ALL et NONE, ne sont pas supportées.
VQL est le langage de requête supporté par le logiciel Autonomy K2, sous-jacent à Content Search Engine. Pour plus d'informations sur la syntaxe VQL, reportez-vous à la documentation Autonomy installée sur le serveur K2 Master Administration :
http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
Pour utiliser un modèle de recherche ou une recherche stockée
Les résultats de recherche s'affichent en bas de la page. Vous pouvez trier les résultats en cliquant sur les en-têtes de colonne, accéder aux pages d'informations en cliquant sur l'icône Obtenir des infos, afficher des documents, ouvrir des dossiers et effectuer des actions grâce au menu contextuel d'une entité. Pour effectuer des actions sur plusieurs entités, activez les cases à cocher correspondante et sélectionnez l'action dans le menu Sélectionner plusieurs actions.