Administrér et dokument

Du administrerer dokumenter i et objektlager ved hjælp af handlinger, der hjælper dig med at organisere dine dokumenter. Du kan arkivere dokumenter i foldere, flytte dokumenter til andre foldere eller slette dokumenter. Du kan også gemme mindre ændringer til et dokument uden at tjekke dokumentet ind i et objektlager.

Arkivér eller dearkivér elementer

Du kan arkivere et eller flere dokumenter, søgninger, tilpassede objekter eller formularer i flere foldere. Elementet kan ikke dupliceres i hver folder, men hver folder indeholder en reference til det samme element. Det kan redigeres alle steder fra, hvis brugeren har adgangsrettigheder til elementet. Når du gemmer dokumenter i indbyggede Office 2007-programmer, hvor Integration til Microsoft Office benyttes, kopierer du dokumenter fra en placering til en anden.

Du kan også dearkivere elementer fra en bestemt folder. Når du dearkiverer et element, fjerner du det fra dens aktuelle folder. Når du dearkiverer elementet fra alle dets foldere, forbliver elementet i objektlageret, og den eneste måde at finde elementet på er ved at søge efter det. Hvis elementet ikke er gemt i mindst én folder, kan du ikke anvende Gennemse til elementet.

Sådan arkiverer du et element i en ny folder Sådan dearkiverer du et element i en folder
  1. Vælg et eller flere elementer, du vil arkivere.
  2. Vælg den relevante handling, afhængigt af dit klientprogram:
    • I et indbygget Office 2007-program, hvor Integration til Microsoft Office benyttes, skal du højreklikke på det element, du vil arkivere og klikke på Kopiér. Højreklik på den folder, hvor du ønsker at arkivere elementet, og klik på Klistre.
    • Højreklik i Workplace på elementet, og klik på Arkivér. Hvis du vil vælge mere end et element, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for de elementer, du vil arkivere. Hvis du vil vælge alle elementerne på siden, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for titelrækken for listen over elementer. Klik på Arkivérmenuen Handlinger.
  3. Vælg den folder, hvor du vil arkivere elementet.
  1. Navigér til det element, du vil dearkivere.
  2. Vælg handlingen Dearkivér, afhængigt af dit klientprogram:
    • I et indbygget Office 2007-program, hvor Integration til Microsoft Office benyttes, skal du højreklikke på det element, du vil dearkivere og derefter klikke på Dearkivér.
    • Højreklik i Workplace på de valgte elementer, og klik på Dearkivér.
  3. Hvis elementet er arkiveret i mere end en folder, skal du vælge den folder, som du vil dearkivere elementet fra, og derefter klikke på Dearkivér.

 

Flyt elementer

Du kan flytte et dokument, en søgeskabelon, formular og tilpasset objekt fra en folder til en anden i det samme objektlager. Når du flytter et dokument i indbyggede Office 2007-programmer, hvor Integration til Microsoft Office benyttes, kan du klippe et dokument fra en placering og indsætte det i en anden.

Sådan flytter du et element

  1. Navigér til det element, du vil flytte.
  2. Vælg den relevante handling, afhængigt af dit klientprogram:
  3. Hvis elementet er arkiveret i mere end en folder, skal du vælge den folder, som du vil flytte elementet fra.
  4. Vælg den folder, du vil flytte elementet til.

Slet elementer

Pas på:   Når du sletter et element, f.eks. et dokument, fjernes det fuldstændigt fra et elementlager. Du kan ikke fortryde en sletning, og en administrator kan ikke genskabe det slettede element.

Sådan sletter du et element

  1. Navigér til det element, du vil slette.
  2. Udfør en af følgende handlinger:
  3. Gennemgå resultaterne. Hvis du har slettet mere en et element, og der vises en rød stjerne ud for et elements navn, er sletningen ikke udført. Klik på stjernen for at gennemgå fejlrapporten for det element.

Gem indhold

Mens du har et dokument tjekket ud, kan du gemme mindre ændringer uden at tjekke dokumentet tilbage ind i objektlageret. Når du gemmer dokumentet, lagres dine ændringer, men dokumentet forbliver tjekket ud til dig.

Handlingen Save Content bruges også til at oprette og opdatere et dokument med flere indholdselementer. Der er flere oplysninger om multiindholdsdokumenter i Administrér multiindholdsdokumenter.

Bemærk:  Sørg for tjekke dit dokument ind, når du har foretaget alle dine ændringer. Hvis du annullerer udtjekningen i stedet for at tjekke dokumentet ind, vender dokumentet tilbage til den forrige version, og alle de gemte ændringer kasseres.

Sådan gemmer du et dokument

Lagring af et dokument i Workplace samt inde fra et indbygget Microsoft® Office-program kræver diverse trin. Navigér til det udtjekkede dokumentet, du vil gemme, og udfør de relevante instruktioner, der er angivet nedenfor.