添加或修改处理挂起
下列过程描述如何将处理挂起添加至系统或者稍后如何对其进行修改。当创建处理挂起时,您可以为记录类别、记录文件夹、卷和记录设置条件。计划的挂起扫描进程将确定是否有满足挂起条件的实体。如果有,那么将自动应用挂起。没有条件的处理挂起只能手动应用。您还可以手动应用条件挂起,但您可能无法手动将其除去。请参阅如果您无法手动除去挂起。条件挂起也称为动态挂起。下一次运行挂起扫描期间,满足挂起条件的新实体将被动态地置于挂起状态。
您应仔细考虑用于条件挂起的条件,以避免无意中将大量实体置于挂起状态。设置挂起条件时,可以使用“预览”链接查看哪些实体将受到影响。
“预览”链接使用“静态”搜索方式,返回的结果可能不完整。有关为静态搜索定义“最大结果数”的附加信息,请参阅设置搜索缺省值。
如何添加处理挂起
- 以记录主管或记录管理员的身份登录,然后访问您要在其中创建挂起的 FPOS。
- 选择“处理”选项卡。
- 单击“挂起”:

- 单击“添加挂起”:

设置属性
- 输入挂起名称。
- 指定添加该挂起的原因。
- 选择挂起类型。
- 如果要立即激活该挂起,请从“活动”下拉菜单选择 True。挂起必须处于活动状态,这样才能通过挂起扫描或手动方式应用于实体。选择 False(缺省值)以将其暂时保留为不活动。
- 您可以单击“下一步”以设置将通过挂起扫描来设置挂起的条件,或单击“完成”(或“取消”)。如果您没有设置任何条件而完成,那么该挂起仅能手动设置。挂起扫描将忽略该挂起。
设置条件(可选)
您可以为记录、类别、记录文件夹或卷设置条件。在每种情况下,您都可以指定一个或多个属性、运算符、值以及可以指定多个属性之间关系的连接类型。对于记录,您还可以指定内容搜索。如果您设置了条件且挂起处于活动状态,那么挂起扫描会自动将该挂起应用于满足条件的实体。
如何选择一组属性
- 单击您要为其指定条件的实体的“更改”按钮。
- 从下拉菜单中,选择您要使用的属性。
- 设置完成后,请单击“接受更改”。
如何设置属性条件
所有实体类型都以同样的方式工作。在选择要处理的一组属性之后,请使用下列过程。
- 对于每个属性,请从下拉菜单中选择一个运算符。可用的运算符会根据属性的类型而有所更改。
- 对于每个属性,请指定一个值。可以输入任意格式的文本,也可以从下拉菜单中选择,还可以选择一个日期。(请参阅如何选择日期。)
- 选择两个属性之间的关系(连接类型)。“AND”意味着两者都必须为 True;“OR”意味着任意一个都可为 True。
如果您将属性值保留为空,那么它将不会用作条件(除非您选择“IS NOT NULL”运算符)。
注意:设置这些条件的过滤器不支持百分号 % 或 & 字符。
如何选择日期
- 单击“日历”图标。
- 单击您要选择的日期。缺省为当日。
- 单击 << 或 >> 以更改年份,单击一次更改一年,或者单击并按住鼠标左键以显示年份列表。如果您所需的年份不在列表中,请选择最接近的年份,然后再次单击并按住鼠标左键以显示新列表。
- 单击 < 或 > 以更改月份,单击一次更改一个月,或者单击并按住鼠标左键以显示月份列表。
要除去以前指定的日期信息,请单击“清除”。
注意:对于美国语言环境,短日期格式为 mm/dd/yy。如果年份大于 29,那么应用程序将使用
19XX 年。如果年份为 29 或更小,那么应用程序将以 20XX 格式来存储日期。对于 DoD(美国国防部)分类数据模型,这可能是个问题,因为销密日期可能是当前日期之后的 25 年。对于 2008 年,该操作将导致 2033 年被存储为 1933 年。因此,对于“DoD 分类”,短日期格式将更改为 mm/dd/yyyy。此更改在分类向导、分类信息页面及操作页面中均可见。其他格式,如中、长和完整日期将照常使用。为避免日期混乱,请考虑将您的 Workplace 首选项设置为使用长年份格式。您必须从 IBM InfoSphere Enterprise Records 中注销并再次登录才能使首选项立即生效。
如何指定内容(仅限记录)
- 在“内容包含”文本框中,输入包含在搜索中的文本。有关其他提示,请参阅指定内容。
- 从“范围”菜单中,选择“元数据”(以便在记录属性中查找文本)或“内容”(以便在已申报的文档中查找文本)。
- 将运算符设置为“AND”以表示实体必须包含您输入的文本并且所有属性(上面所指定的)还必须为 True。如果内容或属性条件都必须为 True,请将运算符设置为“OR”。
要除去属性,请执行以下任一操作:
- 单击“更改”,选择属性列表顶部的空白区域,然后单击“接受更改”以立即除去属性。
- 添加或更新挂起完成时,请单击“除去”列的复选框以除去属性。
如何预览针对某个条件的实体
对于每个有条件值的实体类型,单击其“预览”链接可查看实体列表(该实体列表可限定使用您已指定的条件)。建议您检查预览以确保仅将挂起应用于期望的实体。
系统将在新窗口中显示列表。显示的实体总数可与在 Workplace 站点首选项中设置的搜索返回项的最大数值一样多。
- 如有必要,请在“过滤器”框中输入文本并单击“执行”以减少显示的实体数或查看特定的实体组。
- 过滤器取决于实体名称。包含您输入的字符的实体名称将保留在列表中,其他所有名称将被舍弃。
- 您可以单击“复位”以除去输入的字符,然后再次单击“执行”以查看完整的列表。
完成后,请单击“关闭”链接。
如何修改处理挂起
在挂起扫描将挂起应用于实体之前,您仅可以编辑或除去挂起条件。
- 选择“处理”选项卡。
- 单击“挂起”,然后找到挂起。(提示:要获得较短的列表,您可以在“过滤器”框中输入名称的前几个字符并单击“执行”。)
- 选择您要修改的挂起的“获取信息”按钮。
- 从信息页面的列表中,选择要修改的页面并使用以上过程。如果修改安全性,请参阅指定安全性设置。
- 完成后,请单击“应用”。