Unterordner auswählen
Mithilfe der Registerkarte Unterordner können Sie eine Suche auf einen oder mehrere Ordner in einem oder mehreren Objektspeichern einschränken.
HINWEIS Sie können außerdem angeben, ob ein Benutzer in der Lage sein soll, während der Ausführung einer Suche zwischen Ordnern zu wechseln. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie beim Erstellen einer Suchvorlage nur einen Objektspeicher ausgewählt haben. Wenn vom Benutzer dann der gewünschte Alternativordner ausgewählt werden soll, stehen ausschließlich die Ordner des angegebenen Objektspeichers zur Auswahl bereit.
Wenn Sie einen Ordner auswählen, schränken Sie die Suche auf diesen Ordner ein. Wenn Sie beispielsweise mehrere Objektspeicher ausgewählt haben und dann in einem dieser Objektspeicher einen Ordner auswählen, findet die Suche ausschließlich in diesem Ordner dieses Objektspeichers statt. Alle anderen von Ihnen ausgewählten Objektspeicher werden dabei ignoriert.
Wenn Sie mehrere Ordner auswählen, lautet die Beziehung zwischen diesen Ordnern immer OR
. Das bedeutet, dass ein Element grundsätzlich gefunden werden kann, wenn es sich in einem der ausgewählten Ordner befindet.
Wenn von den Benutzern eine Suche ausgeführt wird, kann es vorkommen, dass Dokumente aus Ordnern ausgegeben werden, auf die die Benutzer keinen Zugriff haben. Das bedeutet, dass die Benutzer auch nach Dokumenten suchen lassen können, wenn sie wegen ihrer Ordnerberechtigungen nicht selbst zu den Dokumenten navigieren können.
So wählen Sie einen oder mehrere Ordner in Objektspeichern aus
- Klicken Sie zum Auswählen von Ordnern auf die Registerkarte Unterordner.
- Klicken Sie auf das Symbol Ordner auswählen, um (vergleichbar mit der Navigation zu Ordnern auf Ihrer lokalen Festplatte) zu den Ordnern in jedem (ausgewählten) Objektspeicher zu navigieren.
In dem dann angezeigten Fenster können Sie wie folgt die oben angeordneten Symbole verwenden:
Symbol |
Beschreibung |
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In der Verzeichnisstruktur eine Ebene höher navigieren |
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Zurück zur Stammverzeichnisebene des Objektspeichers navigieren |
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In die Listenansicht wechseln |
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In die Detailansicht wechseln |
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Einen neuen Ordner hinzufügen |
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Eigenschaften anzeigen |
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Die Liste der Ordner aktualisieren |
In der Detailansicht können Sie an der Spaltenüberschrift ziehen, um so die Größe der Spalten zu verändern.
Wenn Sie das Menü Suchen in aktivieren, wird auch der vollständige Pfad angezeigt. Sie können zu jeder beliebigen Ebene zurückkehren, indem Sie im Feld Suchen in deren Namen auswählen.

- Klicken Sie, wenn der korrekte Ordner hervorgehoben dargestellt wird, auf Auswählen. Damit wird erneut das vorherige Fenster aufgerufen, in dem der ausgewählte Ordnername in der Spalte Unterordner angezeigt wird. Möchten Sie die Suche auf exakt diese Ordnerebene einschränken, inaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Unterordner einschließen. Wenn Sie dieses Kästchen aktiviert lassen, geben Sie damit an, dass auch in allen Unterordnern innerhalb des ausgewählten Ordners gesucht werden soll.
- Nachdem Sie einen Ordner ausgewählt haben, können Sie einen weiteren auswählen. Klicken Sie dazu zunächst auf die nächste leere Zeile und dann erneut auf das Symbol Ordner auswählen. Möchten Sie dann zu einem anderen Objektspeicher wechseln, wählen Sie im Feld Suchen in den Eintrag Objektspeicher und dann den gewünschten Objektspeicher aus. Es werden nur die von Ihnen ausgewählten Objektspeicher in der Liste angezeigt.
So geben Sie einen Ordner an, bei dem parallel zur Ausführung einer Suche gewechselt bzw. nicht gewechselt werden kann
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie möchten, dass Benutzer zwischen Ordnern wechseln können, müssen Sie sicherstellen, dass nur ein Objektspeicher ausgewählt ist. Wählen Sie dazu in der Spalte Ansicht den Eintrag Bearbeitbar aus. Wenn Sie mehrere Objektspeicher auswählen, ist kein Zugriff auf die Spalte Ansicht möglich.
- Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer zwischen Ordnern wechseln können, wählen Sie in der Spalte Ansicht den Eintrag Ausgeblendet aus.
So geben Sie einen Namen ein, statt ihn auszuwählen
Wenn Sie den Ordnernamen eingeben oder einen Ordnernamen kopieren und einfügen, wird dieser überprüft. Wenn im Ordnernamen ein Objektspeichername enthalten ist, wird zunächst der Objektspeichername und dann der Ordnername überprüft.
- Wenn Sie einen Ordnernamen eingegeben haben und dann an einer beliebigen Stelle in das Raster klicken, wird der Ordnername unverzüglich überprüft.
- Wenn Sie einen Ordnernamen eingegeben haben und dann auf die Registerkarte Suchkriterien, Objektspeicher oder Ergebnisse formatieren klicken, wird der Ordnername nicht unverzüglich überprüft. Wenn Sie dann erneut die Registerkarte Unterordner anklicken oder eine Suche einchecken, wird der Ordnername überprüft.
- Alle noch nicht überprüften Unterordner werden vor dem Eincheckvorgang überprüft.
HINWEIS Wenn der Objektspeichername ungültig ist, wird Ihnen die folgende Warnung angezeigt: "Ungültiger Objektspeichername". Wenn der Ordnername ungültig ist, wird Ihnen diese Warnung angezeigt: "Ungültiger Ordnername". Wenn Sie den Ordnernamen eingeben, wird der ungültige Eintrag gelöscht. Wenn Sie einen Ordnernamen kopieren und einfügen, wird der ungültige Eintrag auf den Ordnernamen zurückgesetzt, den Sie in der Zelle kopiert und eingefügt haben.
- Geben Sie den Objektspeichernamen mit einem Doppelpunkt (:), einem Schrägstrich (/) oder umgekehrten Schrägstrich (\) und dem Ordnernamen ein. Beispiel:
Mein_Objektspeicher:\Mein_Ordner
- Wenn es sich bei dem Ordner um einen Unterordner handelt, geben Sie den kompletten Pfad wie im folgenden Beispiel an:
Mein_Objektspeicher:/Mein_oberster_Ordner/Mein_Unterordner
- Möchten Sie einen vorhandenen Namen bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die Zelle, um diese bearbeitbar zu machen.
So wählen Sie ein und denselben Ordnernamen für alle Objektspeicher aus
Wenn mehrere Objektspeicher mit ein und denselben Ordnernamen an identischen Positionen definiert sind (identische Pfade), können Sie einfach den Ordnernamen (und den entsprechenden Pfad) ohne Objektspeichernamen angeben, um in allen (ausgewählten) Objektspeichern suchen zu lassen.
- Wenn Ihnen die korrekte Schreibweise des Ordnernamens und seines Pfads bekannt ist, können Sie einfach in die Zelle Unterordner im Raster klicken und beispielsweise \NNF-Ordner\Suchmaterial eingeben. Sie können aber auch Text in diesen Zellen kopieren und einfügen.
- Wenn Sie sich des vollständigen Pfads oder der korrekten Schreibweise nicht sicher sind, befolgen Sie die oben genannten Schritte 1 und 2, um den Ordner aus einem der Objektspeicher auszuwählen. Klicken Sie dann doppelt in die Zelle Unterordner und löschen Sie den Objektspeichernamen aus dem Eintrag. Löschen Sie auch den Doppelpunkt hinter dem Objektspeichernamen, aber behalten Sie den umgekehrten Schrägstrich (\) vor dem Ordnernamen bei.
- Search Designer führt keine Überprüfung der Ordnernamen durch (es sei denn, dem Ordnernamen ist, wie im vorherigen Abschnitt gezeigt, ein Objektspeichername vorangestellt). Wenn ein Ordnername fehlerhaft ist oder der betreffende Ordner in keinem der Objektspeicher existiert, werden zu diesem Ordner bei Durchführung einer Suche keine Dokumente ausgegeben.
So entfernen Sie einen Ordner aus der Liste
- Markieren Sie den Ordnernamen und klicken Sie auf das Symbol Zeile löschen, um den Ordner aus der Liste der Ordner zu löschen, die bei der Suche berücksichtigt werden. Sie können auch im Menü Bearbeiten die Option Löschen auswählen oder die Tastenkombination Strg + Löschen drücken.
So ersetzen Sie einen Ordner in der Liste
- Markieren Sie die Zeile und wählen Sie einen neuen Ordner aus.
So ordnen Sie Ordnernamen neu an
- Es gibt keinen Grund, Ordnernamen in einer bestimmten Reihenfolge anzuordnen. Wenn Sie aber einen Ordnernamen vor einem bereits vorhandenen Namen einfügen möchten, klicken Sie auf das Symbol Zeile einfügen, um vor dem ausgewählten Ordnernamen eine leere Zeile einzufügen.
Was passiert, wenn der Benutzer keinen Zugriff auf von mir ausgewählte Objektspeicher und Ordner hat?