按关键字搜索

您可以在文档或已配置为全文索引的字符串属性中查找特定单词或短语。将会显示按与您输入的关键字的关联性分级的匹配文档。关联性反映在“分数”列中,它会指定一个 0 到 1 之间的级别。较高的分数表示较匹配的结果。

选择搜索范围

选择要搜索的位置。搜索最先显示由管理员设置的缺省对象库。

指定搜索文本

在“关键字”字段 (Workplace XT) 或“文档包含”字段 (Integration for Microsoft Office) 中输入一个或多个单词(最能描述您要查找的信息的单词或短语),然后单击“搜索”。

以下是一些帮助您最大化搜索效率的提示。

与单词或短语完全匹配

要与一个短语完全匹配,请在该短语上加双引号。在集成的 Office 2007 应用程序中,单击“选项”,然后选择“精确短语”。与短语完全匹配对固有名称或常用短语尤其有用。例如,搜索 John Adams 可能返回包含美国总统 John AdamsJohn Quincy Adams 的文档。搜索 "John Adams" 只会返回那些包含 John Adams 的文档。

还会找到与那些项相似的搜索项和单词。例如,搜索单词 month 会返回包含单词 monthmonths 的文档。

要排除单个字的变体,您可以在字上加双引号;要排除所有搜索词条的字的变体,可选择搜索选项“全字匹配”。

匹配大小写

可以通过指定搜索选项“全字匹配”来排除字的变体,也可以通过选择“匹配大小写”(Workplace XT)或“区分大小写”(Integration for Microsoft Office) 搜索选项来选择匹配大小写。

请注意,将具有大写字母的关键字加上双引号不会强制搜索结果匹配大小写。

搜索常用字

通常会将搜索配置为忽略常用字,例如 theinand。要将常用词作为短语的一部分进行搜索,请在这些单词上加双引号。

使用通配符

如果您不确定在要搜索的文档中所使用的拼写或其他变体,那么可以在搜索项中使用通配符。

  • 使用星号 (*) 来表示零个或多个字母、数字或下划线 ( _ ) 字符。例如,搜索 wo*d 会找到包含 woodwordWorldwould 的文档。
  • 使用问号 (?) 来表示一个(且仅一个)字母或数字。例如,搜索 ?an 会找到包含 rancan 的文档,但找不到包含 span 的文档。

搜索任意或所有关键字

您可以搜索与您输入的任意或所有单词或短语相匹配的文档。例如,如果搜索 FileNet P8 并选择“任意”,那么搜索将返回包含 FileNetP8 的文档。如果您选择“所有”,那么搜索将仅返回包含这两个词的文档。

根据接近度搜索关键字

您可以根据关键字彼此的接近程度来搜索它们。(选择该选项后,搜索会自动查找所有关键字。)您可以指定关键字必须满足的接近度,以得到匹配的结果。如果您未指定范围(或输入 0),那么该搜索与搜索所有关键字相似,只是搜索结果的级别不同而已。

例如,要搜索与 FileNet P8 Platform 相关的文档,您可以输入 FileNet P8 Platform,然后搜索所有单词。这可能会返回论述其他 FileNet 产品的文档或论述其他平台的文档。通过选择“接近”而非“所有”,可以确保搜索仅在找到与 FileNetP8 接近的内容时才返回包含 platform 的文档。

您可以通过选择要搜索的文档版本进一步限制或扩展您的搜索。缺省情况下,搜索会返回匹配文档的最新版本(可能是副版本)。如果您选择“已发行”,那么搜索仅返回最新的主版本。如果您选择“所有”,那么搜索会返回文档的所有版本。

注意:Workplace XT 中的关键字搜索不支持 VQL 查询(使用 Autonomy K2 查询语言的查询)。要执行 VQL 查询,您必须使用搜索模板或存储搜索。

添加搜索条件 (Integration for Microsoft Office)

可选择一个或多个属性作为搜索条件。当向搜索添加条件时,您必须选择要查找的对象是必须与所有条件匹配还是与任意条件匹配。

保存搜索设置 (Integration for Microsoft Office)

如果经常搜索某些属性或值,那么可以将它们保存为搜索缺省值或“已保存的搜索”中命名的搜索。

可对搜索结果进行哪些操作?

使用基于相关性的记分系统自动排序搜索结果。大多数相关项目会显示在搜索结果的顶部。如果搜索结果包含 200 个或更少的项目,您可以通过单击列标题对结果进行重新排序。再次单击标题以使排序顺序反向。

可选择一个或多个文档进行查看或者执行 Workplace XT 中的各种操作或集成的 Office 2007 应用程序中的操作。可以在工具栏、功能区或弹出菜单中查看可用的操作。

从集成的 Office 2007 应用程序中,单击“选择列”,然后选择要添加到搜索结果或从搜索结果中除去的列。对于 Workplace XT,如果已选择显示摘要的特定条件,那么可以查看有关每个搜索结果的摘要描述。