通过使用可帮助您组织文档的操作来管理对象库中的文档。您可以将文档归档至文件夹,将文档移动到其他文件夹,或者删除文档。此外,还可保存对文档所作的较小更改,而不将该文档检入对象库。
您可以将一个或多个文档、搜索或表单归档到多个文件夹中。该项并不在每个文件夹中储存一个副本,但是每个文件夹均包含对相同项的引用。如果用户拥有对该项的访问权,那么可以在任何位置对其进行编辑。在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中将文档归档时,会将这些文档从一个位置复制并粘贴到另一个位置。
提示:在 Workplace XT 以及使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,可以将文档归档到另一个文件夹中,方法是在按住 CTRL 键的同时将一项或多项拖动到特定文件夹中。
您还可以从特定文件夹中取消归档项。取消归档某项即表示将其从当前文件夹中取出。当您从某项所在的所有文件夹中取消归档该项时,该项仍将保留在对象库中;但是,查找该项的唯一办法是对它进行搜索。如果未将该项归档在至少一个文件夹中,那么您将无法浏览该项。
如何在新文件夹中归档项 | 如何从文件夹中取消归档项 |
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您可以将文档、搜索模板、表单或定制对象从同一对象库中的一个文件夹移动到另一个文件夹。当您在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中移动文档时,将从一个位置剪切文档,然后将它粘贴到另一个位置。
提示:在 Workplace XT 以及使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,可以将一项或多项从一个文件夹拖动到另一个文件夹中。
如何移动项
警告:删除项(例如文档)时,它会从项库中被彻底除去。您无法撤销删除,且管理员无法恢复已删除的项。
如何删除项
检出文档时,您可能要保存较小的更改而不将该文档检入回对象库。保存文档时,会存储您所作的更改,但文档保持为已检出状态。
“保存内容”操作也可以用来创建和更新具有多个内容项的文档。有关多内容文档的详细信息,请参阅管理多内容文档。
注意:请确保在完成所有更改后检入文档。如果您取消检出而不检入文档,则文档将还原为旧版本,并将丢弃所有已保存的更改。
如何保存文档
在 Workplace XT 和集成的 Microsoft® Office 应用程序中,保存文档的步骤有所不同。浏览至您要保存的已检出文档,并参阅以下相应的部分以获得说明。
Workplace XT 和 Application Integration | 使用 Integration for Microsoft Office 的 Office 2007 应用程序 |
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从集成的 Office 应用程序中,找到 IBM ECM 选项卡,并执行以下操作之一:
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