廃棄ワークフローの使用

どの廃棄ワークフローも体裁はほぼ同じです。廃棄ワークフローは、Workplace 受信トレイまたは RecordsManagerApproval パブリック受信トレイに表示されます。

ワークフローを起動するには

  1. ユーザー個人の受信トレイを開きます。
    1. Workplace の場合、左サイドバーにある「タスク」をクリックします。
    2. Workplace XT の場合、「タスク」アイコンをクリックします。
  2. 開くワークフローが受信トレイ内にない場合は、「パブリック受信トレイ」をクリックし、「RecordsManagerApproval」をクリックします。
  3. 目的のワークフローの名前をクリックします。

以下のフィールドやボタンは、ほとんどのワークフローに共通するものです。その他のフィールドについては、各ワークフロー・ステップに関するトピックを参照してください。

インストラクション

ウィンドウの上部には、ステップを完了するためのインストラクションが表示されます。インストラクションはワークフロー・デザイナーによって記述されます。インストラクションが表示されない場合は、「インストラクション」をクリックすると、インストラクションが書かれたボックスが開きます。

エンティティー名

1 つまたは複数のエンティティーがリストされます。エンティティーが電子レコードまたはコンテナーの場合、名前をクリックすると、レコードを表示するか、フォルダーを開きフォルダーのコンテンツを表示することができます。エンティティーが物理レコードの場合、エンティティーにはコンテンツがありません。また、「情報の取得」アイコンをクリックして、エンティティーの情報ページを表示することもできます。

転送マッピング

転送マッピングは、Content Engine のプロパティー名を XML プロパティー名にマッピングする IBM InfoSphere Enterprise Records オブジェクトです。この XML プロパティー名は、IBM InfoSphere Enterprise Records 転送ツールによって、IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーのエクスポート時に XML ファイルを生成するのに使用されます。「転送マッピング」ドロップダウン・メニューから転送マッピング・オブジェクトを選択できます。転送マッピング・オブジェクトの詳細については、「転送マッピング」を参照してください。

IBM InfoSphere Enterprise Records 転送ツールの詳細については、「IBM InfoSphere Enterprise Records 転送ツール」を参照してください。

レビュー・コメント

テキスト・ボックスにコメントを直接入力できます。または、テキスト・ボックスの下にある黄色のアイコンをクリックすると、大きいウィンドウが開いて、スクロールせずに長いコメントを入力または表示することができます。大きいテキスト・ボックスを使用する場合、「更新」をクリックし、「閉じる」をクリックします。

レビュー判断

ワークフロー・アクションを承認する場合は、各エンティティーに対して「承認」を選択します。

現時点でアクションを適用しない場合は、「拒否」を選択します。拒否する場合はコメントとしてその理由を入力する必要があります。

エンティティーを保留にする場合は「保留」を選択します。ワークフローを完了するときのメッセージにある通り、保留の適用はワークフロー・ステップの外部で行う必要があります。エンティティーは、廃棄を開始する前の状態に戻ります。エンティティーに保留を適用する方法の詳細については、「エンティティーの保留」を参照してください。

エンティティーに別の廃棄スケジュールを適用する場合は、「スケジュールの変更」を選択します。新しい廃棄スケジュールは、ワークフロー・ステップの外部で割り当てる必要があります。エンティティーは、廃棄を開始する前の状態に戻ります。廃棄スケジュールの変更方法の詳細については、「エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールの変更」を参照してください。

情報カラム

表示されるエンティティーに関連する情報は、各ステップに応じて異なります。情報を入力する必要はありません。

「適用」および「閉じる」ボタン

情報を変更するには、別のアクションを実行せずに「適用」をクリックし、「閉じる」をクリックしてウィンドウを閉じます。ワーク・アイテムは同じ受信トレイに残ります。エンティティーに対して「保留」を選択した場合は、ワークフローを完了する前にも「適用」を選択する必要があります。

「再割り当て」ボタン

ステップを実行する別のユーザーを選択するためのウィンドウが開きます。ユーザー名の最初の数文字を入力して「検索」をクリックします。ユーザーを選択して、「続行」をクリックします。詳細については、「ワーク・アイテムの再割り当て」を参照してください。

「状況」ボタン

トラッカー・アプリケーションが開きます。詳細については、「ワークフロー状況の表示」を参照してください。

「完了」ボタン

「完了」ボタンをクリックすると、ワークフロー・ステップが完了して、エンティティーが廃棄処理の次の処理に移行します。