Bla gjennom er en av primærvisningene i Workplace. Bla gjennom-siden hjelper deg med å finne og arbeide med dokumenter, mapper, lagrede søk og tilpassede objekter som er lagret på stedet.
Det øverste nivået som elementer oppbevares i i Workplace, kalles et objektlager (med mindre det er konfigurert bruk av et annet navn på stedet, for eksempel bibliotek). Objektlageret kan inneholde mapper, lagrede søk, dokumenter eller tilpassede objekter. Et lagret søk viser dokumentene eller de tilpassede objektene som samsvarer med søkekriteriene. En mappe inneholder elementene som er lagret i mappen, for eksempel undermapper, dokumenter eller tilpassede objekter.
Feltet til venstre på Bla gjennom-siden viser en liste over tilgjengelige objektlagre. Du kan klikke på navnet på et objektlager for å vise og bla gjennom innholdet i det. Navnet på det gjeldende objektlageret er uthevet i feltet til venstre.
Når du blar for å finne objekter, må du navigere gjennom et hierarki av mapper. Baneinformasjonen som vises på Bla gjennom-siden, sporer navigeringen og gjør det mulig for deg å gå bakover i banen igjen. Se på følgende eksempel:
Bane: Objektlagre> Bedrift > Fordeler
Hvis det ønskede objektet ikke vises i listen over elementer som er funnet på dette nivået, kan du gjøre følgende:
Du kan også klikke på ordet Bane for å vise navigeringen med trevisning. Hvis du vil ha mer informasjon om banenavigering, kan du se Navigere i Workplace.
Rett under banen vises de gyldige handlingene. Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av den gjeldende banen. Hvis du for eksempel viser en liste over objektlagre, er handlingen Printable View den eneste tilgjengelige handlingen. Hvis du viser innholdet i en mappe, vises handlingene Get Info, Bookmark, Add to Shortcuts, Add Document, Add Folder, Add Custom Object og Printable View.
Når du først åpner Bla gjennom-siden, vises det en liste over objektlagre under banen. Et objektlager er det øverste nivået der mapper, søk, dokumenter og objekter oppbevares. Klikk på navnet på et objektlager for å vise mappene og de lagrede søkene det inneholder. Du kan også klikke på navnet på et objektlager i ruten til venstre på Bla gjennom-siden.
Når du har valgt objektlageret du vil bla gjennom, erstattes listen over objektlagre med en liste over mapper og lagrede søk i det valgte objektlageret. Klikk på navnet på mappen eller søket for å vise de tilgjengelige elementene (dokumenter, skjemaer, tilpassede objekter og undermapper). Vær oppmerksom på at det kan finnes ytterligere dokumenter og tilpassede objekter som ikke ble lagret i mapper, slik at de ikke vises i Bla gjennom-visningen. Du må søke etter disse elementene for å finne dem.
Hvis det er så mange mapper og lagrede søk at hele listen ikke kan vises på bare én side, finnes det navigeringskontroller oppe til høyre for listen. Følgende bilde viser for eksempel navigeringen for en liste over mapper og søk som viser elementene over to sider.
Klikk på Next for å vise neste side. Next vises ikke på den siste siden.
Klikk på Previous for å vise den forrige siden. Previous vises ikke på side 1.
Hvis du vil gå til en bestemt side, skriver du inn sidetallet i sideboksen og klikker på Go.
MERK Hvis du navigerer i mer enn én side med mapper og søk, bør du ikke bruke Tilbake-knappen i nettleseren, da det kan ha uforutsette konsekvenser. Bruk Next, Previous og Go samt banenavigeringen som ble beskrevet tidligere.
Siden en mappe kan inneholde svært mange elementer, kan du begrense antallet elementer som vises, slik at du får raskere tilgang. Administratoren på stedet kan begrense hvor mange elementer som skal vises i mappene for et bestemt objektlager, og du kan angi filterkriterier for søk for å aktivere filtrering av mapper. Når dette er angitt, kan du filtrere bort dokumenter eller tilpassede objekter du ikke trenger. Når det maksimale antallet elementer er nådd, vises ikke eventuelle flere elementer. Du kan kanskje finne frem til de ønskede elementene ved å filtrere listen over objektene som ble funnet. Hvis en mappe for eksempel inneholder 200 elementer, både dokumenter og tilpassede objekter, og du bare ønsker å se dokumentene, kan du klikke på Show Advanced Criteria for å vise en liste der du kan velge bare dokumenter eller bare tilpassede objekter, så vises bare disse elementene.
Når du viser de avanserte kriteriene, får du tilgang til ytterligere filterkriterier. Angi en verdi i tekstboksen for et hvilket som helst av søkekriteriene som vises. Filteregenskapene fastsettes av innstillingene for brukerpreferanser. Hvis du for eksempel ser "Dokumenttittel inneholder,", skriver du inn tegn som tittelen på dokumentet kan inneholde, så får du se bare de dokumentene som har disse tegnene i tittelen. Du kan kanskje også se "AND Content Contains." Du kan skrive inn tekst som du vet finnes i dokumentet, hvis innholdet i dokumenter indekseres der du er.
Når du har skrevet inn alle filterkriterier, klikker du på Apply Filter for å ta i bruk endringene på mappefilteret. Klikk på Fjern for å fjerne endringene i innstillingene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innstillinger for mappefilter.
Mappeinnhold og søkeresultater vises i listen Items Found. Du kan klikke på navnet eller ikonet for et objekt for å åpne det. Du kan for eksempel klikke på ikonet for et Microsoft Word-dokument eller på Dokument1 for å åpne MS Word-dokumentet som heter "Dokument1." Den sist utgitte versjonen av dokumentet åpnes hvis du har riktig programvare på den lokale datamaskinen, for eksempel Microsoft Word. Hvis objektet er skjemadata, åpnes den utgitte versjonen av skjemaet slik at du kan vise eller redigere de gjeldende verdiene.
Du kan klikke på Get Info-ikonet for å åpne informasjonssiden for objektet. Informasjonssiden viser egenskaper, sikkerhet, versjon og annen informasjon og gir tilgang til handlinger, for eksempel å sjekke ut, laste ned, lagre og flytte.
Du kan også høyreklikke på et objektnavn for å vise popup-menyen for det. I popup-menyen vises tilgjengelige handlinger for objektet, for eksempel Sjekk ut. Hvis du høyreklikker på objektet som heter "Dokument1," kan du for eksempel velge Sjekk ut fra listen over handlinger for å sjekke ut dokumentet. Hvilke elementer som vises i popup-menyen, avhenger av typen objekt du valgte, samt tilgangsrettighetene dine. Administratoren på stedet avgjør hvilke handlinger som er tilgjengelige for hvilke brukergrupper.
Listen over elementer kan vises i enten magasin- eller detaljvisning, avhengig av preferansene på stedet og dine brukerpreferanser. Du kan også endre visningen ved hjelp av Vis-listen rett over listen. Velg Detailed for å se kolonner for egenskaper, for eksempel navn eller tittel, dato for siste endring, versjonsetiketten og filstørrelsen. Velg Magazine for å se navnet på elementet og en kort beskrivelse. Administratoren fastsetter akkurat hva som skal vises i kolonneoverskriftene eller beskrivelsen. Begge visningene inkluderer en kolonne med avmerkingsbokser til venstre for hvert element. Velg avmerkingsboksen for ett eller flere elementer for å bruke Handlinger-menyen med listen over elementer.
Bruk listen Show Items, som befinner seg øverst til høyre for listen, til å endre hvor mange elementer du vil vise per side. Du angir en standardverdi i brukerpreferansene, men du kan raskt endre standardverdien i den gjeldende økten.
Klikk på Handlinger-menyen for å vise en popup-meny med en liste over tilgjengelige handlinger for de valgte elementene. Du kan for eksempel velge avmerkingsboksen for tre dokumenter i listen du vil sjekke ut. Når du velger Sjekk ut fra popup-menyen, blir alle de tre dokumentene sjekket ut hvis du har de nødvendige tilgangsrettighetene til dokumentene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeide med handlinger.
MERK Hvis du velger mer enn ett element og deretter klikker på Handlinger-menyen, the selected utheves radene for de valgte elementene.
Hvis det finnes så mange elementer at hele listen ikke kan vises på bare én side, finnes det navigeringskontroller nederst til høyre for listen. Følgende bilde viser for eksempel navigeringen for en liste over elementer som viser elementene over to sider.
Klikk på Next for å vise neste side. Next vises ikke på den siste siden.
Klikk på Previous for å vise den forrige siden. Previous vises ikke på side 1.
Hvis du vil gå til en bestemt side, skriver du inn sidetallet i sideboksen og klikker på Go.
Innholdet i en mappe i Bla gjennom-visningen hentes først for visning første gangen du klikker på et mappenavn for å se innholdet i mappen. Avhengig av innstillingene administratoren på stedet har valgt, kan det hende at det er aktivert hurtigbufring av innhold i mapper. Når hurtigbufring er aktivert, kan det hende at Bla gjennom-visningen ikke oppdateres med endringer som andre personer eller applikasjoner foretar i den mappen. Det er ikke sikkert at endrede data hentes selv om du navigerer bort fra en mappe og deretter går tilbake til den. Du kan raskt oppdatere visningen av den gjeldende mappen ved å klikke på mappenavnet i banen, ved å klikke på Apply Filter eller ved å velge et lagret søk i mappen. I tillegg kan handlinger som å sjekke et dokument inn eller ut også oppdatere gjeldende mappevisning.
MERK Sikkerhetstillatelser kontrollerer hva du ser i Workplace. Du har kanskje ikke tilgang til bestemte primærvisninger, mapper, lagrede søk, dokumenter, objekter eller handlinger i popup-menyer. Tillatelser kontrollerer også hva du kan gjøre med et objekt. Hvis du vil ha mer informasjon om sikkerhet, kan du se Administrere sikkerhet.