添付の表示と編集
必要に応じて、ワーク・アイテムの添付の表示や、新しい添付オブジェクトの追加を行うことができます。添付は、1 つのオブジェクトか、オブジェクトの配列のどちらかになります。添付に設定できるオブジェクトは、ドキュメント、フォルダー、保管済み検索、検索テンプレート、公開テンプレート、ワークフロー定義ファイルなどです。
添付がフォルダーの場合は、そのワーク・アイテムを処理するすべてのユーザーがそのフォルダーの全コンテンツにアクセスできます。フォルダー・コンテンツは添付の一部とは見なされず、添付オブジェクトとしてリストされません。
例えば、ExpenseReport ワークフローには ExpenseForm と ExpenseReceipts という 2 つの添付が含まれています。ExpenseForm は、ワークフロー定義によって ExpenseForm.xls スプレッドシートを割り当てられた 1 つのオブジェクトです。ExpenseReceipts は、物理的な領収書をスキャンしたイメージ・ファイルを 5 つまで割り当てることができるプレースホルダーです。
ワークフローのデザイン担当者が、必要な添付の数と、オブジェクトを添付に割り当てるタイミングを決定します。すなわち、オブジェクトの割り当ては、デザイン段階で割り当てることもできるし、ワークフローの処理中に添付に割り当てることもできます。また、ワークフロー・デザイナーは、添付に割り当てるオブジェクトを変更できないように、添付を読み取り専用にすることもできます。
添付がオブジェクトの集合である場合は、デザイナーの設計より多い数のオブジェクトを追加することができます。例えば、上の例では、ExpenseReceipts 添付に (5 枚でなく) 6 枚の領収書が追加可能です。
注意: 公開操作で CE_Operations を使用するワークフローでは、公開のコピーを選択すると、添付が即座に返され、ワークフローが次のステップに進みます。変換操作 (PDF または HTML) を選択した場合は、PDF または HTML 形式の新しいドキュメントが公開されますが、添付としては返されません。このため、ワークフローは変換済みのドキュメントが添付されない状態で次のステップに進みます。
添付を表示するには
- 「タスク」で目的のワーク・アイテムに移動します。
- ワーク・アイテム名をクリックして「タスク・ステップ」ページを開くか、「情報の取得」をクリックして「情報ページ」を開きます。「タスク・ステップ」ページでは、添付されたオブジェクトを開いて編集することができます。「情報」ページは、添付情報を表示するだけです。
- タブ・バーの「添付」をクリックして、添付リストを表示します。
- リスト内で添付の名前のリンクをクリックして、添付に割り当てられたオブジェクトのリストを表示します。添付にオブジェクトが割り当てられていない場合は、オブジェクト名に「割り当てなし」と表示されます。
- (オプション)添付されているオブジェクトを開いて表示するには、オブジェクトの名前のリンクをクリックします。
注意: Netscape 6.0 以上を使用していて、UNC ファイル添付を開くことができない場合は、システム管理者にお問い合わせください。UNC 添付名は file:\\machine_name\sharename\directory\file.ext のような形式になります。
例: file:\\D:\JanuaryReports\Region7.xls。
- (オプション)オブジェクトのプロパティーを表示するには、「情報の取得」をクリックします。
オブジェクトを添付に割り当てるには
- ワーク・アイテムの「タスク・ステップ」ページの「添付」ビューに移動します。
- 添付の名前をクリックします。添付の説明が表示されます。
- 割り当てる添付オブジェクトの説明の下にある「割り当て」をクリックします。「添付の割り当て - アイテムの選択」ページが表示されます。ここで、この添付に割り当てるオブジェクトを探すことができます。
- 割り当てるオブジェクトのオブジェクト・ストアおよびフォルダーを選択します。
- 次のどちらかを実行して、オブジェクトを選択します。
- フォルダーまたは保管済み検索を追加する場合は、「(名前) を選択」をクリックします。
- ファイルを追加する場合は、そのファイルの「選択」または「バージョンから選択」のどちらかをクリックします。
- 「バージョンから選択」をクリックした場合は、リストからバージョンを選択する必要があります。
- 「タスク・ステップ」ページで「適用」をクリックします。
割り当てられた添付オブジェクトを削除するには
- 「タスク・ステップ」ページの「添付」ビューに移動します。
- 添付の名前をクリックします。
- 削除する添付の説明の下にある「割り当て解除」をクリックします。
- 「適用」をクリックします。
- 必要に応じてワーク・アイテムでの作業を続行してから、「終了」をクリックして「タスク・ステップ」ページを閉じます。
新しいオブジェクトを添付の集合に追加するには
- 「タスク・ステップ」ページの「添付」ビューに移動します。
- 「添付の編集」をクリックします。「添付の編集」ページが表示されます。
- ページ下部にある「追加」をクリックします。簡単な選択ページが開き、オブジェクトを検索することができます。
- 追加するオブジェクトのオブジェクト・ストアおよびカテゴリーに移動します。
- 次のどちらかを実行して、オブジェクトを選択します。
- フォルダーまたは保管済み検索を追加する場合は、「(名前) を選択」をクリックします。
- ファイルを追加する場合は、そのファイルの「選択」または「バージョンから選択」のどちらかをクリックします。「バージョンから選択」をクリックした場合は、リストからバージョンを選択する必要があります。
- 「添付の編集」ページで「適用」をクリックします。