Les flux de travaux d'élimination sont d'apparence semblable. Ils s'affichent dans votre boîte de réception ou dans la boîte de réception partagée RecordsManagerApproval.
Pour lancer un flux de travaux
Les champs et boutons suivants sont communs à la plupart des flux de travaux. Les champs supplémentaires sont décrits dans les rubriques correspondant à tous les types différents d'étapes de flux de travaux.
Dans la partie supérieure de la fenêtre figurent des instructions pour terminer l'étape. Elles sont rédigées par le concepteur du flux de travaux. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Instructions pour ouvrir la zone qui les contient.
Une ou plusieurs entités sont répertoriées. Si l'entité est un enregistrement électronique ou un conteneur, vous pouvez cliquer sur son nom pour afficher l'enregistrement ou ouvrir le dossier pour voir ce qu'il contient. Si l'entité est un enregistrement physique, l'entité n'a pas de contenu. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Obtenir des informations pour voir les pages d'informations de l'entité.
Un mappage de transfert est un objet IBM InfoSphere Enterprise Records qui mappe les noms de propriété Content Engine en noms de propriété XML que l'outil IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer utilise pour générer un fichier XML lors de l'exportation d'entités IBM InfoSphere Enterprise Records. Vous pouvez sélectionner un objet de mappage de transfert depuis le menu déroulant Mappage de transfert. Pour plus d'informations su les objets de mappage de transfert, consultez la rubrique Mappages de transfert.
Pour plus d'informations sur l'outil IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer, consultez Outil IBM InfoSphere Enterprise Records Transfer.
Vous pouvez saisir des commentaires directement dans la zone de texte ou cliquer sur l'icône jaune en bas de la zone de texte pour ouvrir une fenêtre plus grande dans laquelle vous pouvez écrire ou lire des commentaires plus longs sans faire défiler la zone de texte. Si vous ouvrez la zone de texte plus grande, cliquez sur Mise à jour puis sur Fermer.
Sélectionnez Approuver pour chaque entité si vous approuvez l'action du flux de travaux.
Sélectionnez Rejeter pour ne pas appliquer l'action à ce moment. Si vous rejetez, vous devez préciser la raison dans les commentaires.
Sélectionnez Mettre en attente pour indiquer que l'entité doit être mise en attente. Vous devez appliquer la mise en attente en-dehors de l'étape de flux de travaux lorsque le message indique le moment où vous terminez le flux de travaux. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur l'application d'une mise en attente sur une entité, reportez-vous à la rubrique Mettre les entités en attente.
Sélectionnez Modifier le planning pour utiliser un planning d'élimination différent pour l'entité. Vous devez mettre en uvre le nouveau planning d'élimination en-dehors de l'étape de flux de travaux. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur la modification d'un planning d'élimination, reportez-vous à la rubrique Changer le planning d'élimination associé à une entité.
Les différentes étapes montrent différentes informations concernant l'entité et n'ont pas besoin de saisie.
Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. L'option Appliquer est aussi nécessaire pour terminer un flux de travaux si vous avez sélectionné la mise en attente d'une entité.
Il ouvre la fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur qui doit effectuer l'étape. Saisissez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Réassignation d'un élément de travail.
Ouvre l'application Contrôleur de suivi. Pour plus d'informations, consultez Affichage de l'état du flux de travaux.
Le bouton Terminer achève l'étape du flux de travaux et fait passer l'entité à l'étape suivante du processus d'élimination.