管理文件

您可以使用可協助組織文件的動作,來管理物件儲存庫中的文件。您可以在資料夾中存檔文件、將文件移動至不同資料夾,或者刪除文件。您還可以在無須移入文件的情況下,在物件儲存庫中儲存文件的細微變更。

將項目存檔和取消存檔

您可以在多個資料夾中存檔一或多份文件、搜尋或表單。在每個資料夾中沒有重複的項目,但每個資料夾均包含相同項目的參照。如果使用者擁有項目的存取權,則可以從任何位置編輯該項目。當您利用 Integration for Microsoft Office,將文件存檔在整合式 Office 2007 應用程式中,您可以從某個位置複製文件,然後再貼到其他位置。

提示在使用 Integration for Microsoft Office 的 Workplace XT 和整合式 Office 2007 應用程式中,當您拖曳一或多個項目到特定資料夾時,您可以按下 CTRL 鍵,將文件存檔到另一個資料夾。

您還可以從特定資料夾中取消存檔項目。取消存檔某項目,即為從其現行資料夾中將其取出。從其所有資料夾中取消存檔該項目後,該物件仍保留在物件儲存庫中;但是,找到該項目的唯一方式是搜尋該項目。如果項目沒有至少存檔在一個資料夾中,則您無法瀏覽該項目。

在新資料夾中存檔項目 從資料夾中取消存檔項目
  1. 選取您要存檔的一或多個項目。
  2. 根據用戶端應用程式,選取適當動作:
    • 在 Workplace XT 中,在選取的項目上按一下滑鼠右鍵,並依序按一下「其他動作 > 存檔」。
    • 在使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式中,用滑鼠右鍵按一下您要存檔的項目,然後按一下「複製」。 在項目要存檔的資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後按一下「貼上」。
  3. 選取您要在其中存檔項目的資料夾。
  1. 導覽至您要取消存檔的項目。
  2. 根據用戶端應用程式,選取「取消存檔」動作:
    • 在 Workplace XT 中,在該項目上按一下滑鼠右鍵,並依序按一下「其他動作 > 取消存檔」。
    • 在使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式中,用滑鼠右鍵按一下您要取消存檔的項目,然後按一下「取消存檔」。
  3. 如果在多個資料夾中存檔項目,請選取您要從中取消存檔項目的資料夾,然後按一下「取消存檔」。

移動項目

您可以將文件、搜尋範本、表單或自訂物件從一個資料夾移至相同物件儲存庫中的另一個資料夾。當您在使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式中移動文件時,您可以剪下某個位置的文件,然後張貼到其他位置。

提示在 Workplace XT 及使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式中,您可以將一或多個項目從某個資料夾拖曳到另一個資料夾中。

如何移動項目

  1. 導覽至您想要移動的項目。
  2. 根據用戶端應用程式,選取適當動作:
  3. 如果在多個資料夾中存檔項目,請選取您要從中移動項目的資料夾。只要可能,資料夾的預設位置都是樹狀視圖中的現行位置。您可以隨意選取不同的資料夾。在某些情況下,例如,在搜尋結果中,如果在多個位置存檔項目,則必須選取一個資料夾。
  4. 選取您要將項目移入的資料夾。

刪除項目

警告  如果您刪除項目(例如文件),則會從項目儲存庫中將其完全移除。您無法復原刪除,並且管理者無法復原已刪除的項目。

如何刪除項目

  1. 導覽至您要刪除的項目。
  2. 請執行下列其中一個動作:
  3. 審查結果。如果您嘗試刪除多個項目並且項目名稱旁邊顯示紅色星號,則表示刪除失敗。按一下星號以審查此項目的錯誤報告。

儲存內容

移出文件後,您可能要儲存較小的變更,而無須將該文件重新移入至物件儲存庫。儲存文件時會儲存變更,但文件仍為移出狀態。

「儲存內容」動作還用於建立和更新具有多內容項目的文件。如需多內容文件的相關資訊,請參閱管理多內容文件

附註  請務必在您完成所有變更後移入您的文件。如果您取消移出(而不是移入文件),則文件將回復到上一個版本,並將放棄所有已儲存的變更。

如何儲存文件

在 Workplace XT 中以及在整合的 Microsoft® Office 應用程式內儲存文件時,會用到一些不同的步驟。導覽至您要儲存的已移出文件並參閱下面相應的部分,以取得說明。