廃棄スケジュールの定義
権限のあるユーザーが、廃棄スケジュールを定義し、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはレコード・タイプと関連付けます。廃棄スケジュールは、Records Manager または Records Administrator だけが定義できます。PRO データ・モデルでは、Records Manager、Records Administrator、またはレビューアーが廃棄スケジュールをエンティティーに割り当てることができます。Base および DoD データ・モデルでは、Records Manager または Records Administrator が廃棄スケジュールをエンティティーに割り当てることができます。
廃棄スケジュールには複数のフェーズが存在する場合があります。その場合、対象エンティティーは、レビュー、エクスポート、転送、破棄などの廃棄手順に従って処理されます。廃棄スケジュールにはフェーズが複数ある必要はありませんが、通常、次の 2 つのフェーズが含まれます。
- エンティティーの生存期間を終了するカットオフ・フェーズ。
- カットオフ後に最終的な廃棄を指定するフェーズ。
廃棄スケジュールを定義するには
- 「「廃棄」」タブを選択します。
- 「廃棄スケジュール」をクリックします。
- 「廃棄スケジュールの追加」をクリックします。
手順 1 スケジュールの定義
- スケジュールの名前と説明を入力します。
- エンティティーを廃棄する廃棄権限の名前を入力し、「次へ」をクリックします。
手順 2 トリガーの設定
このステップでは、エンティティーのカットオフをトリガーする条件を設定します。カットオフは自動的に行われるか、または承認を必要とします。承認を必要とする場合、廃棄カットオフ・アクションを指定します。自動カットオフにする場合、廃棄カットオフ・アクションは指定しないでください。
- 該当するラジオ・ボタンをクリックし、カットオフを開始するトリガーを選択します。
- カレンダーの日付の場合、日付を入力するか、カレンダー・コントロールを使用します。
- 「事前定義日」、「内部イベント」、「外部イベント」、「繰り返しイベント」の場合、ドロップダウン・メニューからアイテムを選択します。各アイテムは、IBM InfoSphere Enterprise Records の「構成」タブで事前に作成されています。トリガーの詳細を表示するには、「詳細の表示」をクリックします。トリガーの追加の詳細については、「事前定義日の追加」、「内部イベントの追加」、「外部イベントの追加」、または「繰り返しイベント・トリガーの追加」を参照してください。
- 必要な場合、「廃棄イベント」オフセットを設定して、カットオフの開始から関連カットオフ・アクションの起動までの間隔を指定します。
- 必要な場合は、スケジュールに関連付ける「廃棄カットオフ・アクション」を選択します。
- 各カットオフ・アクションは IBM InfoSphere Enterprise Records の「構成」タブで事前に追加されており、それぞれにワークフローが関連付けられています。廃棄スイープでは、カットオフおよびオフセット後にワークフローが自動的に起動します。「廃棄カットオフ・アクション」ドロップダウン・メニューには、「カットオフ」アクション・タイプに属するアクションだけが表示されます。アクションの詳細については、「アクション」を参照してください。
- 「カットオフ・ベース」ドロップダウン・メニューには、個々の IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティー・プロパティーに基づいてカットオフ日を計算する IBM InfoSphere Enterprise Records 日付プロパティーのセットが表示されます。この値を [イベントの日付] のままにすると、「廃棄スイープ」ではトリガー・イベントの日付を使用してカットオフを計算します。「廃棄スイープ」では、廃棄イベント・オフセットをカットオフ・ベース日に追加してカットオフ日を計算します。
たとえば、カットオフの日付をレコード作成から 2 年後に設定するには、「カットオフ・ベース」の日付を「作成日」に、「廃棄イベント・オフセット」を 2 年に設定します。廃棄スイープでは、各レコードの作成日を使用してカットオフ日を計算します。
- 現在のスケジュールの 1 つまたは複数の保存期間 (フェーズ) を作成するには、「次へ」をクリックします。「終了」をクリックした場合、廃棄スケジュールに関連付けられるエンティティーには特定の保存期間が設定されません。
手順 3 フェーズの設定
廃棄スケジュールにフェーズを関連付けると、エンティティーに対して異なる間隔でさまざまな操作を実行できます。各フェーズでは、そのエンティティーの廃棄アクションと保存期間を指定します。たとえば、廃棄前にエンティティーをレビューするには、廃棄スケジュールに 2 つのフェーズを追加する必要があります。第 1 フェーズではエンティティーのレビューを指定し、第 2 フェーズではエンティティーの廃棄を指定します。廃棄スケジュールに含まれる複数のフェーズは、IBM InfoSphere Enterprise Records により、そのスケジュールに追加した順に実行されます。
また、複数の「代替保存期間」をフェーズの中に定義できます。代替保存期間は、プロパティー値に基づく可変の保存期間です。代替保存条件のいずれも True ではない場合、IBM InfoSphere Enterprise Records により、デフォルト保存期間が使用されます。複数の代替保存条件が True の場合、IBM InfoSphere Enterprise Records により、保存期間が最も長い代替保存期間が適用されます。
注: 代替保存期間の数や保存期間条件の複雑さは、保存期間の計算時のパフォーマンスに影響します。
IBM InfoSphere Enterprise Records によるエンティティーのカットオフ・アクションの適用後、廃棄スケジュールの第 1 フェーズがエンティティーに適用されます。第 1 フェーズの保存期間の最後に、そのフェーズに関連付けられている廃棄アクションが実行されます。IBM InfoSphere Enterprise Records により関連付けられている廃棄アクションが完了すると、権限ユーザーによる承認後に廃棄スケジュールの次のフェーズが開始されます。
廃棄スケジュールに新しいフェーズを追加するには
- 「追加」をクリックして、「フェーズ・プロパティー」ページを開きます。
- フェーズの名前と説明を入力します。
- ドロップダウン・メニューから「フェーズ・アクション」を選択します。
- アクションは、IBM InfoSphere Enterprise Records の「構成」タブで事前に作成されています。
- エンティティーのアクションは、IBM InfoSphere Enterprise Records により、フェーズの最後に実行されます。
- 各アクションには定義済みのワークフローが含まれており、アクションに合わせて IBM InfoSphere Enterprise Records により起動されます。
注: エンティティーの転送または破棄を行うフェーズは最終フェーズです。このタイプのアクションの後には別のフェーズを追加できません。
- フェーズに関連付けられているワークフローの起動前にエンティティーのレビューが必要な場合、「要スクリーニング」フィールドで「True」を選択します。スクリーニングが不要である場合、「False」を選択します。
- フェーズに対し「転送」、「エクスポート」、または「暫定転送」アクションを選択した場合、「エクスポート先」フィールドにロケーションを入力します。ロケーションの候補は次の通りです。
- リモート・サーバー上。たとえば、¥¥<サーバー名>¥<フォルダー名>。
- ローカル・ドライブ上のフォルダー。たとえば、<ローカル・ドライブ>:¥<フォルダー名>。
- このフェーズにおけるエンティティーの「デフォルト保存期間」を指定します。代替保存期間を割り当てない場合、この値を指定する必要があります。
- 条件を設定して、エンティティーの保存期間をプロパティーに基づいてより長く、または短くする場合、次の手順を実行して代替保存期間を定義します。
- 「追加」をクリックします。「代替保存期間」画面が表示されます。
- ドロップダウン・メニューからプロパティー名を選択します。
- ドロップダウン・リストから演算子を選択します。
- プロパティー値を指定します。入力する値は、プロパティーによって異なります。
- 保存期間の開始日として「保存ベース」を選択します。
- 「保存期間」を年、月、および日で指定します。ここで指定する値が IBM InfoSphere Enterprise Records により「保存ベース」に追加されます。最終的な日付に、フェーズ・アクションが IBM InfoSphere Enterprise Records によりエンティティーに適用されます。
- 「承認」をクリックして代替保存期間を現在のスケジュールに追加し、「フェーズ・プロパティー」画面に戻ります。
- 条件ごとに代替保存期間を追加するには、「追加」をクリックします。すべてのフィールドには前の代替保存期間のデータが IBM InfoSphere Enterprise Records により入力されているので、必要なフィールドを変更します。必要な場合、代替保存期間の「削除」チェック・ボックスを選択し、「適用」をクリックしてその条件を削除します。
- 「承認」をクリックしてフェーズを終了します。スケジュールのフェーズ・リストにフェーズとその詳細が IBM InfoSphere Enterprise Records により追加されます。
- フェーズをさらに追加するには、「追加」をクリックします。それ以外の場合は、「終了」をクリックして廃棄スケジュールを完了します。