Jeder Workflow hat eine Workflow-Definition, die eine Verarbeitungsvorlage ist, die Arbeit und Daten, Anhänge sowie andere erforderliche Information an Teilnehmer sendet. Eine Workflow-Definition legt die Reihenfolge der nach dem Start bis zum Abschluss oder Abbruch des Workflows auszuführende Aktivitäten fest.
Sie können bestehende Workflow-Definitionen wie erforderlich ändern. Zu diesem Zweck können Sie Schritte hinzufügen und löschen, die Reihenfolge der Ereignisse ändern und andere Parameter modifizieren.
Beispiel: Der Workflow "Erstellen eines Aktenordners" wurde für Benutzer erstellt, die nicht über die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen zum Hinzufügen eines Ordners zu einem Datenplan verfügen. Die Standardabfolge des Workflows "Erstellen eines Aktenordners" ist wie folgt: Alice ist eine Benutzerin, die der Gruppe "Alle" zugeordnet ist. Sie muss einen Aktenordner einer Kategorie hinzufügen, für die sie nur Anzeigerechte besitzt. Da sie die Genehmigung eines Schriftgutmanagers braucht, startet sie den Workflow "Erstellen eines Aktenordners" und gibt die entsprechenden Informationen ein.
Nachdem Alice die Informationen angegeben hat, wird eine Anfrage an Tom gesendet, der ein Schriftgutmanager ist. Er kann dann die Genehmigung zum Erstellen eines Schriftstückordners erteilen oder verweigern.
Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb des Workflows ändern. Angenommen, der Schriftgutmanager im obigen Beispiel hat entschieden, dass der Vorgang effizienter ist, wenn die Anfrage an einen Prüfer anstatt an den Schriftgutmanager geht. Jane, die Systemadministratorin, ändert die Workflow-Definition dahingehend, dass die Anfrage für eine Genehmigung an den Prüfer geht, nicht an den Schriftgutmanager.
Wenn Sie zusätzlich zu den standardmäßigen IBM InfoSphere Enterprise Records-Workflowdefinitionen weitere Workflows benötigen, können Sie in Process Designer neue Workflowdefinitionen erstellen. Die IBM InfoSphere Enterprise Records-Installationsdatenträger enthalten einen Beispielworkflow, der Schriftstücke unter Verwendung der Komponentenwarteschlange RM_Operation deklariert. Sie können diesen Beispielworkflow ändern und zum Deklarieren von Schriftstücken benutzen oder Sie können ihn verwenden, um sich mit dem Erstellen von Workflows für IBM InfoSphere Enterprise Records vertraut zu machen. Details finden Sie im Handbuch IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide im Abschnitt zum Installieren eines Beispielworkflows.
Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen und Ändern der Workflow-Definitionen finden Sie in derProcess Designer-Hilfe.