每個 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體都有一組相關聯的資訊頁面,您可以按一下它們的「取得資訊」圖示()來存取它們。
實體的資訊頁面在視圖中提供屬性資訊。具有相應的安全存取權限,您可以檢視和修改實體的屬性值。在資訊頁面中,您可以對正在檢視的實體執行不同的動作。這些動作通常會對應於「瀏覽」標籤中實體的快速功能表。
如果您修改了特定視圖中任何屬性,但是在移至其他屬性頁面之前並未套用它們,系統會以鉛筆圖示來標記已修改的頁面。如果在您修改時並未按一下各個頁面上的「套用」,請確定要回到每個帶有鉛筆圖示的頁面,然後按一下「套用」,否則當您離開資訊頁面時會遺失這些變更。
根據角色可用的功能權限,屬性會顯示為唯讀或可編輯。
如何列印實體的屬性
部分資訊頁面右上角的「可列印視圖」鏈結,提供可列印格式的唯一屬性清單。若為實體,不管您從哪個資訊頁面存取報告,可列印視圖清單通常都一樣。報告的內容視實體類型的不同而有所不同。
下表說明了資訊頁面上可用的視圖。每個類型的實體均有其唯一的一組視圖。
視圖 | 說明 |
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屬性 | 當您開啟實體的「資訊」頁面時,「屬性」視圖為預設視圖。該視圖可顯示與目前實體相關聯的屬性。紅色星號表示屬性值是必要的。你可以使用該視圖來審查和修改實體的屬性。 |
安全分類 | 該視圖可顯示安全分類屬性。在歸檔記錄之後,您可以使用「安全分類」視圖來編輯已分類記錄的 meta 資料屬性。如需相關資訊,請參閱檢視和修改安全分類屬性。 |
處置 | 使用「處置」視圖,您可以變更目前與實體相關聯的處置排程。該視圖允許您繼承母項實體的處置排程,或關聯其他處置排程。您也可以變更為實體的處理指定的使用者或群組。如需將其他處置排程與實體進行關聯的相關資訊,請參閱變更與實體相關聯的處置排程。 |
重要記錄 | 使用「重要記錄」視圖,您可以指定種類/資料夾是否包含重要記錄。在該視圖中,您應選取將會觸發重要記錄的定期審查或更新的事件,以及當「審查」事件發生時應該啟動的動作。如需相關資訊,請參閱設定重要記錄。 |
條件 | 使用「條件」視圖,您可以指定內部事件的觸發條件。您可以選取條件運算子,指定屬性值以及建立觸發內部事件的結合類型條件。您也可以為所選的實體類型定義更多屬性。如需相關資訊,請參閱新增內部事件。 |
安全 | 使用「安全」視圖,您可以檢視或編輯實體的安全設定(取決於您的安全權限)。安全設定可確定可以存取實體的使用者和群組,並控制他們安全權限。您還可套用安全原則,以控制安全設定。如需指定實體安全的相關資訊,請參閱設定或修改物件的安全。 |
歸檔位置 | 僅針對記錄顯示「歸檔位置」視圖。您可以使用這個視圖來顯示實體清單,其中已歸檔目前所選的記錄。您可以檢視:
如需相關資訊,請參閱檢視在其中歸檔記錄的儲存器。 |
詳細資訊 | 您可以利用「詳細資料」視圖來檢閱實體/關聯物件的唯讀屬性與其值。 對於記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄,「詳細資料」視圖將顯示分類至不同群組(例如「一般」、「處置」、「重要」、「實體」和「其他記錄詳細資料」)的屬性。您可以按一下群組名稱旁邊的顯示和隱藏明細圖示,來顯示或隱藏屬於特定群組的屬性: |
鏈結 | 鏈結表示兩個實體之間的關係。使用「鏈結」視圖,您可以查看與實體相關聯的不同鏈結。「鏈結」視圖將僅顯示在記錄資料夾和記錄的「資訊」頁面上。如需相關資訊,請參閱檢視和修改鏈結。 |
歷程 | 當使用歷程視圖時,您可以追蹤在每個 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體上執行的作業。 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中追蹤實體,可讓您監視在 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體上執行的作業,如建立、處置、存取、移動、複製及重新配置處置排程。 如需追蹤實體的相關資訊,請參閱使用 IBM InfoSphere Enterprise Records 歷程視圖。 |
暫存區 | 使用「暫存區」視圖,您可以檢視、修改或刪除放置在實體上的處置暫存區。如需相關資訊,請參閱處置暫存區。 |
原因 | 當您檢視處置排程的資訊頁面時,預設視圖為「原因」。如果您要進行任何變更,請輸入變更的原因。否則,請僅選取相應的視圖。 |
排程 | 在該視圖中,您可以變更所選處置排程的排程名稱、說明和處置權限。 |
階段 | 如果您要檢視的處置排程有多個階段,則這些階段將在該視圖中列出。您可以透過按一下階段的勾選框來移除階段,並且您可以透過按一下「新增」來新增更多階段。按一下階段的標題以取得更多詳細資訊或變更該資訊。 |
暫存區的實體 | 這個視圖顯示特定暫存區所在的實體。在這個視圖中,您可以移除實體的暫存區,或使用搜尋來過濾顯示暫存區的實體。如需相關資訊,請參閱檢視和修改暫存區的實體。 |
資訊頁面還包括適用於實體類型的動作。這些動作位於左側畫面的底部。下表說明了資訊頁面上可用的動作。
資訊動作 | |
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關閉 使用「關閉」動作,可以在紀錄種類、記錄資料夾或磁區內,限制子實體的建立。請參閱關閉/重新開啟種類、資料夾或磁區。 |
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重新定位 使用「重新定位」動作,可以將記錄種類或記錄資料夾及其所有內容,移至檔案計劃中的其他位置。請參閱重新定位記錄種類或記錄資料夾。 |
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重新開啟 使用「重新開啟」動作,可以重新開啟已關閉的記錄種類、記錄資料夾或磁區。請參閱關閉/重新開啟種類、資料夾或磁區。 |
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啟動 使用「啟動」動作,可以重新啟動非作用中的記錄種類或記錄資料夾。請參閱啟動/停用種類或資料夾。 |
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停用 使用「停用」動作,可以停用記錄種類或記錄資料夾。如果儲存器處於非作用中狀態,則無法在該儲存器內建立新的實體,並且當宣告記錄時使用者將看不到非作用中的儲存器。請參閱啟動/停用種類或資料夾。 |
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放置在暫存區 使用「放置在暫存區」動作,可以暫停或停止執行記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄的處置動作。同樣,當實體位於暫存區時,無法使用「刪除」動作將其刪除。請參閱將實體放置在暫存區(手動)。 |
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起始處置 使用「起始處置」動作,可以執行實體的處置排程。請參閱啟動處置排程。 |
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歸檔 使用「歸檔」動作,可以將參照資料歸檔至相同檔案計劃內其他位置的記錄。請參閱歸檔記錄。 |
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移動 使用「移動」動作,可以在相同檔案計劃內,將記錄從一個位置移至另一個位置。如需相關資訊,請參閱移動記錄。 |
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建立鏈結 使用「建立鏈結」動作,可以建立從記錄或記錄資料夾到其他物件的鏈結。如需相關資訊,請參閱建立鏈結。 |
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啟動/簽出 使用「啟動/簽出」可以啟動工作流程。如需有關工作流程的一般資訊,請參閱工作流程。 |
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複製 使用「複製」動作,可以將記錄複製到相同檔案計劃內的其他位置。請參閱複製記錄。 |
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取消分類 使用「取消分類」,可以從記錄移除任何層級的分類。 |
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升級分類 使用「升級分類」可以升級記錄的分類。您可以使用這個鏈結對先前未分類的記錄進行分類,或者升級現行的安全分類層級,例如從「秘密」到「最高秘密」。 |
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降級分類 使用「降級分類」可以降級記錄的分類。您可以使用該鏈結降級目前安全分類層級,例如從「最高秘密」到「秘密」。如果要從任何分類層級移動至未分類,您必須使用「取消分類」。 |
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檢視文件資訊 使用「檢視文件資訊」,可以顯示記錄的 Workplace 資訊頁面。請參閱檢視記錄的文件資訊。 |
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管理型樣層級 輸入型樣字串來命名型樣,型樣字串可自動命名檔案計劃中各個層級上不同的實體。 |
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執行安全 Script請利用「執行安全 Script」來新增成員到 IBM InfoSphere Enterprise Records 群組中,以設定 IBM InfoSphere Enterprise Records 相關類別和資料夾的所有安全性。 請參閱設定安全。 |
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匯入範本請利用「匯入範本」來匯入「IBM InfoSphere Enterprise Records 實體範本」和「IBM InfoSphere Enterprise Records 搜尋範本」。 請參閱匯入範例範本。 |
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轉換為 FPOS 和 ROS 使用「轉換為 FPOS 和 ROS」,以將檔案計劃物件儲存庫,新增到配置的記錄物件儲存庫。請參閱轉換為 FPOS 和 ROS。 |
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包括已分類的文件 使用「包括已分類的文件」,以指示物件儲存庫是否要包含已分類的文件。請參閱新增已分類的文件屬性。 |
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包括 NARA 屬性 使用「包括 NARA 屬性」,以指示物件儲存庫是否要包含具有「國家檔案和記錄管理局 (NARA)」屬性的文件。請參閱新增 NARA 屬性。 |