Puede llevar a cabo las siguientes acciones en documentos y carpetas de un almacén de objetos de IBM FileNet P8.
Puede crear carpetas y añadir documentos al almacén de objetos de FileNet P8. Puede añadir documentos almacenados localmente en el equipo o puede indicar una ruta de acceso para añadir un documento que esté fuera del entorno, por ejemplo, una página Web. También puede añadir un elemento externo que no esté almacenado electrónicamente pero que pueda representarse y rastrearse mediante una colección de propiedades. Un ejemplo de este tipo de documentos sería un conjunto de DVD de vídeo de formación.
Se asigna una clase a las carpetas y los documentos cuando se crean. Consulte Ver o editar propiedades para obtener más información sobre las propiedades.
Puede crear un documento como versión mayor o menor. Consulte Ver historial de versiones para obtener más información sobre las versiones.
Puede incorporar documentos de un almacén de objetos para añadir o modificar contenidos. Cuando se haya extraído un documento, otro usuario no podrá alterar su contenido a menos que tenga los permisos de cuenta apropiados en el nivel de administrador. Cuando acabe de efectuar cambios, puede incorporar el documento. Si decide no realizar ningún cambio en el documento, puede cancelar la extracción y el documento regresará a su estado de versión anterior.
Puede incorporar un documento como versión mayor o menor. Consulte Ver historial de versiones para obtener más información sobre las versiones.
Puede ver las propiedades de los elementos del almacén de objetos y realizar cambios en las propiedades editables. Las propiedades específicas asociadas a un elemento se definen por su clase (una clase es similar a un tipo de contenido de SharePoint). Por ejemplo, para los documentos existe una clase de documento base. En un almacén de datos existen también clases adicionales de documento creadas por el administrador. Cuando se añade un elemento nuevo de cualquier tipo, un paso clave dentro de ese proceso es la elección de una clase para asignársela a dicho elemento. Su elección de la clase determina las propiedades específicas asociadas al nuevo elemento.
Las propiedades del sistema aparecen después de las propiedades personalizadas de la clase. No es posible editar las propiedades del sistema.
Puede ver los permisos asignados a una carpeta o a un documento de FileNet P8. En función de los permisos que tenga en un documento o carpeta, puede otorgar o denegar permisos en dicho documento o carpeta.
La tabla que aparece a continuación describe los permisos relacionados con los documentos. Los permisos de los documentos son jerárquicos. Tener el permiso más alto otorga, de manera automática, todos los permisos inferiores (el permiso Publicación es una excepción; es posible otorgarlo a los niveles de permisos más altos).
Permisos de documento | Descripción |
---|---|
Control total | El permiso Control total le otorga un control absoluto del documento. Puede suprimir el documento y establecer la seguridad correspondiente para ese documento. De manera predeterminada, el usuario que inicialmente añade un documento al almacén de objetos cuenta con el permiso Control total para ese documento. Cuando corresponde, el permiso Publicación aparece junto con Control total. |
Ascender versión |
Ascender versión permite extraer un documento, volver a incorporarlo como una versión mayor o cancelar la extracción del documento. Cuando corresponde, el permiso Publicación aparece junto con Ascender versión. |
Modificar contenido |
Modificar contenido permite extraer un documento, volver a incorporarlo como una versión menor o cancelar la extracción. Cuando corresponde, el permiso Publicación aparece junto con Modificar contenido. |
Modificar propiedades | Modificar propiedades permite cambiar las propiedades de un documento. |
Ver contenido |
Ver contenido permite visualizar el contenido de un documento. Por ejemplo, si el objeto es un documento de hoja de cálculo, podrá abrir y visualizar la hoja de cálculo. |
Ver propiedades | Ver propiedades permite visualizar las propiedades de un documento. |
Publicar | El permiso Publicar permite publicar un documento existente mediante la utilización de la aplicación de Workplace. |
La tabla que aparece a continuación describe los permisos relacionados con las carpetas. Los permisos de carpetas son parcialmente jerárquicos. Tener el permiso más alto otorga los permisos inferiores (los permisos Crear subcarpeta y Archivar en carpeta son excepciones; es posible cancelar ambos permisos de forma independiente desde el nivel de permisos Modificar propiedades).
Permisos de carpeta | Descripción |
---|---|
Control total | El permiso Control total le otorga un control absoluto de la carpeta. Puede suprimir la carpeta y establecer la seguridad correspondiente para esa carpeta. De manera predeterminada, el usuario que inicialmente añade una carpeta al almacén de objetos cuenta con el permiso Control total para esa carpeta. |
Modificar propiedades | Modificar propiedades permite cambiar las propiedades de una carpeta. Cuando corresponde, los permisos Crear subcarpeta y Archivar en carpeta aparecen junto con Modificar propiedades. |
Crear subcarpeta | Crear subcarpeta permite añadir una subcarpeta a una carpeta existente. NOTA Los permisos Crear subcarpeta y Archivar en carpeta están en el mismo nivel de la jerarquía de permisos. |
Archivar en carpeta |
Archivar en carpeta permite añadir documentos a una carpeta. |
Ver propiedades | Ver propiedades permite visualizar las propiedades de una carpeta. |
NOTA El nivel de acceso que tiene respecto de las carpetas y los documentos está basado en los permisos configurados para su cuenta de usuario de FileNet P8. Aunque se necesitan los permisos apropiados de SharePoint para ver y acceder al componente web de Examinar en un sitio de SharePoint, los derechos de acceso asociados a la cuenta de usuario de FileNet P8 determinan lo que se puede hacer al trabajar con carpetas y documentos que se ven en el componente web Examinar.
Puede ver el historial de versiones de un documento, abrir y ver versiones anteriores de un documento y suprimir versiones de un documento. Las versiones de los documentos se crean incorporando y extrayendo un documento. Una versión representa el documento tal como existía en un momento concreto del historial, guardado individualmente y conservado en un almacén de objetos. Tomadas en su conjunto, las distintas versiones de un documento se convierten en la serie de versiones del documento. Cuando se extrae un documento, siempre se extrae la versión actual (la versión más reciente de la serie de versiones).
Una versión puede ser una versión mayor o menor.
Puede utilizar la acción Carpetas archivadas en para ver una lista de las carpetas en las que se archiva un documento.
Puede mostrar la dirección web completa en un documento o carpeta seleccionado. Puede copiar la dirección web en el recuadro de direcciones del navegador o utilizarla para crear un marcador o favorito en el navegador. Puede copiar la dirección web y pegarla en un documento o correo electrónico.
Para un documento, esta acción visualiza la dirección web de la versión publicada o, si no existe ninguna versión publicada, de la versión actual. Para visualizar la dirección web de una versión distinta, seleccione la versión en la lista URL para.
Para una carpeta, esta acción visualiza la dirección web de la página de propiedades de la carpeta.
Puede iniciar un flujo de trabajo desde la lista de suscripciones asociadas a una clase de documentos o carpetas. Si no está definida ninguna suscripción, no aparecerá nada y no podrá iniciar un flujo de trabajo.
Después de seleccionar un flujo de trabajo, puede introducir información para el paso de inicio, según sea necesario. Puede añadir comentarios, modificar el asunto y establecer cualquier parámetro definido para este paso. Por ejemplo puede añadir y editar adjuntos, editar valores de campo de datos o editar miembros de grupo de flujo de trabajo si están definidos como disponibles en el paso de inicio (es posible que los procesadores de pasos personalizados no proporcionen todas estas opciones).
Una vez iniciado el flujo de trabajo, podrá trabajar con las tareas asignadas a su bandeja de entrada personal o a una bandeja de entrada pública. Consulte Trabajar con tareas en su Bandeja de entrada personal o Trabajar con tareas en una Bandeja de entrada pública.