イベントとは、システムでエンティティーのアクションをトリガーする指定の条件が発生することです。イベントは、廃棄スケジュールに添付され、スケジュールに関連付けられたエンティティーのカットオフを自動的にトリガーします。たとえば、「契約の完了」というイベントを作成し、それを廃棄スケジュールに関連付けたとします。この場合、契約が期限切れになると、このイベントが発生し、カットオフ、およびエンティティーに関連付けられたカットオフ・アクションをトリガーします。イベントは複数作成して、異なる廃棄スケジュールに別々のイベントを関連付けることができます。イベントと廃棄スケジュールの関連付けの詳細については、「廃棄スケジュールの定義」を参照してください。
イベントを作成、変更、または削除できるのは、Records Administrator または Records Manager だけです。「構成」タブには、次のタイプのイベント・トリガーがリストされます。
外部イベントはシステムの外部で発生します。ただし、エンティティーのカットオフや廃棄に直接影響が生じる場合があります。このため、権限のあるユーザーは、このようなイベントが発生した場合、システムに通知します。たとえば、不要なレコードや古いレコードの廃棄が遅れる可能性のある管理上の変更が生じたとします。この場合、こうした状況を察知した権限のあるユーザーは、外部イベントを作成して、廃棄スケジュールに関連付けることができます。外部イベントが発生すると、権限のあるユーザーは、エンティティーのカットオフと廃棄をトリガーする実際の日付を入力します。
内部イベントは、エンティティーのメタデータの変更を意味します。外部イベントと異なり、内部イベントはシステム内部で識別されます。内部イベントは、指定の条件が満たされたときに自動的にトリガーされます。たとえば、システムでは、ボリュームが閉じた時刻を追跡し、カットオフと廃棄をトリガーします。内部イベントは、集合フィールドで指定されたエンティティーのタイプを対象とします。
繰り返しイベントは、指定の時間間隔の経過後に自動的に繰り返されるイベントです。重要レコードの定期レビューをトリガーする目的で使用します。たとえば、「月次レビュー」という繰り返しイベントを作成して、1 カ月の頻度を指定できます。このイベントを作成すると、毎月、イベントが発生するたびに、関連付けられたエンティティーのレビューを確実に実行できるようになります。重要レコードの詳細については、「重要レコード」を参照してください。