命名パターンは、組織のルールに適合する名前をレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコードに自動的に付けるための手段です。命名パターンが関連付けられているこれらのエンティティーのどれかを作成するときに、プロパティー設定ステップで名前が自動的に割り当てられます。この名前は、ユーザーによって変更できます。
自動的に増分される数値が割り当てられ、プロパティーの設定ステップが表示される際に、増分して使用されます。エンティティーの作成前にキャンセルした場合、この番号は使用されません。
レコードに名前を自動的に割り当てるには、親コンテナーの「レコード・パターン」フィールドに命名パターンを入力します。レコード・パターンは、コンテナーのプロパティーです。それ以降、そのコンテナーの中で宣言されたすべてのレコードは命名パターン・シーケンスの次の名前を取得し、「レコード・パターン増分値」フィールドに入力した値に従って増分します。命名パターンの作成については、「命名パターンについて」を参照してください。
カテゴリーとフォルダーに名前を自動的に割り当てるには、次の手順に従います。
ビジネス・プロセスで、A07-000005 のように、A から始まり、年を表す 2 桁の数字、ハイフン、およびフォルダー番号で構成されるフォルダー名が必要だとします。このような名前は、次のパターンで作成できます。
A[YY]-[¥d¥d¥d¥d¥d¥d]
このパターンでは、A は最初の文字、YY は年、¥d は数値を表しています。角括弧 [] で囲まれるパターンのデフォルト値は自動的に付与されます。このため、YY は現在の年の下 2 桁で置き換えられます。¥d は、増分桁で置き換えられます。この増分値は、ストリングを入力するときに別のフィールドに指定できます。
別のレコード命名パターンの例を考えてみます。「KX」、2 桁の年、ピリオド、2 桁の月、 ハイフン、および 2 セットの増分数値 (例: KX07.06-0004-03)で構成される命名ルールをフォルダー用に作成するとします。この要件を満たすパターンは、次のようになります。
KX[YY.MM]-[¥d¥d¥d¥d]-[¥d¥d]
カスタム・パターンを使用してメタデータに基づくパターンを作成することもできます。たとえば、組織のポリシーによって、レコード・フォルダーの命名ルールを年、スペース、レコード・フォルダーの件名 (メタデータ)、スペース、および 5 桁の数値にする必要があるとします (例: 2006 Loan 00005)。
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [¥d¥d¥d¥d¥d]
または
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [¥d¥d¥d¥d¥d]
年と件名は [] で囲まれているので、これらのデフォルト値は自動的に付与されます。THIS.EmailSubject は、カスタム・パターンです。このため、レコード・フォルダーの親に対して指定したメタデータ・フィールド EmailSubject の値が割り当てられます。
カスタム・パターンの作成時には、プロパティーのシンボル名を指定する必要があります。また、指定したプロパティーの値が存在しない場合、エラーが生成されます。カスタム・パターンは、ファイリング計画のレベル 2 以下 (3、4 など) のエンティティーに対してのみ適用できます。「ファイリング計画レベル」は、パターン・レベルを追加するときに指定する別のフィールドです。
ヒント:
無効な値は名前の中で使用しないでください。たとえば、日付の中でスラッシュ (/) 記号は使用しないでください。無効な文字は以下の通りです。
\ / : * ? " < > |
命名パターンに指定された数を超える文字をユーザーが入力しないようにするには、^ および $ 記号を使用して命名パターンを区切ります。たとえば、¥d¥d¥d という命名パターンを作成する場合、以下のように、命名パターンの先頭に ^ 記号を追加し、最後に $ 記号を追加します。
^¥d¥d¥d$
このようにすると、ユーザーが値を入力するときに、入力された文字数がパターン・ストリングに指定された文字数を超えません。
パターン・レベルは、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーに適用するパターンの詳細を指定します。ファイリング計画の 1 つまたは複数のレベルと、それぞれを適用するエンティティーのタイプを指定します。指定したレベルでそのタイプのエンティティーが作成されると、パターン・ストリングと増分数値に従って自動的に名前が割り当てられます。
この手順は、「パターン・レベルの追加」をクリックした後の確認ページから開始されます。後でパターン・レベルを追加する場合は、命名パターンの変更」を参照してください。
例
トップ・レベルのレコード・カテゴリーのサブカテゴリーに自動的に名前を付ける場合、レベル 2 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・カテゴリーを選択します。そのサブカテゴリー内のレコード・フォルダーにも自動的に名前を付ける場合、レベル 3 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・フォルダーを選択します。命名パターンに両方のパターン・レベルを指定すると、レベル 2 のサブカテゴリーとレベル 3 のレコード・フォルダーに自動的に名前が付けられます。
この手順は、自動名前付けを有効にするために必要です。