Möchten Sie Suchkriterien eingeben, müssen Sie die Registerkarte Suchkriterien aktivieren. Es gibt zwei Tabellen (so genannte Raster), in die Sie Suchkriterien eingeben können. Sie können an dem Trennstrich zwischen den Rastern ziehen, um dem einen oder dem anderen Raster vertikal mehr Platz zuzuordnen. Auf einem Mac müssen Sie unter die Kopfzeile klicken, um die Zellen in einem leeren Raster anzuzeigen.
Verwenden Sie das Feld Aktuelle Ansicht, um einen Objekttyp sowie die dazugehörigen Einstellungen für die Suchkriterien auszuwählen. Wenn Sie als Objekttyp beispielsweise Ordner auswählen, werden nur die auf Ordner anwendbaren Suchkriterien angezeigt. Im Feld Aktuelle Ansicht werden nur Objekttypen angezeigt, die Sie auf der Registerkarte Objekttypen angegeben haben.
Allgemein ist zwar kein Objekttyp, kann aber auch im Feld Aktuelle Ansicht angezeigt werden.
HINWEIS Wenn Sie drei Objekttypen (Dokument, Ordner, Benutzerdefiniertes Objekt) oder aber nur zwei Objekttypen auswählen, von denen jedoch einer der Objekttyp Dokument ist (beispielsweise Dokument und Ordner oder Dokument und Benutzerdefiniertes Objekt), wird das Inhaltsraster nicht nur in der Ansicht Dokument, sondern auch in der Ansicht Allgemein, in der Ansicht Ordner und in der Ansicht Benutzerdefiniertes Objekt angezeigt.
Sie können Inhaltsbedingungen zwar in jeder beliebigen Ansicht eingeben, allerdings beziehen sich diese ausschließlich auf Objekte des Typs Dokument.
Reihenfolge bei der Eingabe von Suchkriterien
So wählen Sie eine aktuelle Ansicht aus
HINWEIS Wählen Sie Allgemein aus, um auf gültige Eigenschaften zuzugreifen, die für alle von Ihnen angegebenen Objekttypen identisch sind. Die Anzahl der Ergebnisse aus dieser Suche ist begrenzt. Allgemein ist zwar kein Objekttyp, kann aber auch im Feld Aktuelle Ansicht angezeigt werden.
So geben Sie Eigenschaftsbedingungen ein
Entweder enthält die Spalte Wert Werte, die Sie auswählen können oder Sie müssen entsprechende Daten in ein Textfeld eingeben. Wenn es sich bei der Eigenschaft um ein Datum handelt, können Sie aus einem Popup-Kalender ein Datum auswählen.
HINWEIS Wenn es sich bei dem Eigenschaftswert um einen Benutzer handelt, wählen Sie im Dialogfeld Suchkriterium - Benutzer auswählen einen Benutzer aus. In der Ansicht Bearbeitbar müssen Sie dazu keinen Wert eingeben.
Wenn Sie eine Suchvorlage entwerfen, kann der Wert leer bleiben (gilt für die Ansichten Bearbeitbar und Erforderlich). Wenn Sie in einer Suchvorlage einen Wert eingeben oder auswählen, wird daraus der Standardwert, der vom Benutzer aber geändert werden kann.
So geben Sie Inhaltsbedingungen ein
So geben Sie Maximalergebnisse an
Zu einer Suche können gehören:
Sie können eine gültige Suche erstellen und dabei die beiden Raster für Eigenschaften und Inhalt leer lassen. In diesem Fall werden dann alle Dokumente in den ausgewählten Objektspeichern und Ordnern ausgegeben.
Standardmäßig wird die Beziehung zwischen zwei Rastern über den Operator AND gesteuert. Möchten Sie die Beziehung zwischen den beiden Rastern ändern, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option OR aus. Wenn Sie den Operator AND verwenden, muss ein Dokument beiden Kriterien genügen. Wenn Sie den Operator OR auswählen, werden Dokumente gefunden, die entweder den Inhalts- oder den Eigenschaftskriterien entsprechen.
HINWEIS Wenn Sie Suchbedingungen für Ihre Ansicht Allgemein eingeben und dann in eine andere Ansicht (beispielsweise Ordner) wechseln, werden die für die Ansicht Allgemein eingegebenen Bedingungen als Standardbedingungen in die anderen Ansichten übernommen, wo sie zum Anzeigen der AND/OR-Kombinationen verwendet werden.
Möchten Sie ausschließlich unter Verwendung von Inhaltskriterien suchen (unteres Raster), müssen Sie für die Definition der Beziehung zwischen den Rastern den Operator AND verwenden. Wenn keine Eigenschaften definiert sind und dieser Operator OR lautet, werden bei der Suche alle Dokumente der ausgewählten Objektspeicher und Ordner ausgegeben. Warum das so ist, können Sie im Abschnitt Suchvorgänge ausschließlich nach Inhalten nachlesen.
Unten im Fenster wird über die Statusnachricht "Bereit" darüber informiert, dass die Suchkriterien vollständig sind. Bis die Suchkriterien vollständig sind, lautet die Statusnachricht "Kriterien unvollständig". In der Statusnachricht kann auch angegeben werden, dass Suchvorgänge erfolgreich hinzugefügt, gespeichert, eingecheckt etc. wurden.
Sie können jederzeit alle Einträge auf allen Registerkarten löschen, indem Sie einfach im Menü Datei die Option Neu auswählen. Wenn Ihre aktuelle Suche vollständig ist, werden Sie dazu aufgefordert, die Daten zu speichern. Antworten Sie mit Ja, um die Suche zu einem Objektspeicher hinzuzufügen, antworten Sie mit Nein, um die Kriterien zu verwerfen oder antworten Sie mit Abbrechen, um mit dem Vorgang fortzufahren, als ob Sie vorher nicht die Schaltfläche Neu angeklickt hätten.
Wenn die Suche noch nicht vollständig ist, können Sie sie entweder verwerfen oder weiter bearbeiten.
Wenn Sie eine neue Suche starten, werden (einschließlich der ausgewählten Objektspeicher) alle Einträge gelöscht. Anschließend wird als logischer Operator zwischen Eigenschafts- und Inhaltsraster AND
definiert.
Inhaltssuchvorgänge sind nur dann eine Option, wenn die Objektspeicher, in denen gesucht werden soll, entsprechend konfiguriert wurden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem FileNet-Administrator, welche Objektspeicher so konfiguriert sind.
Wenn im Eigenschaftsraster keine Kriterien angegeben sind, werden alle in den ausgewählten Objektspeichern und Ordnern enthaltenen Dokumente ausgegeben. Bei Auswahl des Operators AND zwischen den Rastern kommen für die komplette Gruppe mit Dokumenten zusätzliche Einschränkungen (hinsichtlich erforderlicher Inhalte) zur Anwendung.
Bei Verwendung des Operators OR können Dokumente einfacher gefunden werden, da eine Bedingung (entweder Eigenschaft oder Inhalt) immer zutrifft. Wenn auf Grund der Eigenschaftsbedingung alle Dokumente gefunden werden, ist es letztendlich egal, was als Inhaltskriterien eingegeben wird, da wegen des Operators OR alle Dokumente gefunden werden können.
Leere Zellen in Rastern sind nicht sichtbar. Möchten Sie in einer Dropdown-Zelle eine Auswahl treffen, klicken Sie einfach unter die Kopfzeile, woraufhin das Dropdown-Menü angezeigt wird. Dabei werden auch einige Zeilen im Raster hervorgehoben dargestellt.
Die Verwendung von Tastenbefehlen ist eigentlich nicht zu empfehlen, da die Schaltflächen beim Navigieren mit der Tabulatortaste nicht hervorgehoben dargestellt werden.