Adicionar ou modificar uma suspensão de disposição

Os procedimentos a seguir descrevem como adicionar uma suspensão de disposição ao sistema ou modificá-la em outro momento. Ao criar uma suspensão de disposição, você pode definir condições para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros. Um processo de varredura de suspensão planejada determina se quaisquer entidades atendem as condições das suspensões. Se atender, a suspensão é automaticamente aplicada. Uma suspensão de disposição sem nenhuma condição pode somente ser aplicada manualmente. Você também pode aplicar manualmente uma suspensão condicional, mas talvez não seja possível removê-la manualmente. Consulte Se não for possível remover manualmente uma suspensão. As suspensões condicionais também são conhecidas como suspensões dinâmicas. Novas entidades que atendam as condições de uma suspensão serão colocadas em suspensão de forma dinâmica durante a próxima execução de Varredura de suspensão.

Você deve considerar com cuidado o critério a ser usado para suspensões condicionais para que um grande número de entidades não seja colocado em suspensão não intencionalmente. Ao definir as condições para uma suspensão, use o link Visualizar para ver as entidades que serão afetadas.

O link Visualizar usa o modo de procura Estático e os resultados retornados a você podem não ser completos. Consulte Configurando os padrões de pesquisa para obter informações adicionais sobre a definição de Resultados Máx. para pesquisas estáticas.

Para adicionar uma suspensão de disposição

  1. Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e acesse o FPOS no qual deseja criar uma suspensão.
  2. Selecione a guia Disposição .
  3. Clique em Suspensões: ícone suspensões
  4. Clique em Incluir Suspensão:
Configurar Propriedades
  1. Insira um nome para a suspensão.
  2. Especifique um motivo para adicionar esta suspensão.
  3. Selecione o tipo de suspensão.
  4. No menu suspenso Ativo, selecione Verdadeiro se desejar tornar ativa imediatamente a suspensão. A suspensão precisa estar ativa para ser colocada em uma entidade através da Varredura de suspensão ou ao colocá-la manualmente. Selecione Falso (o padrão) para deixá-la inativa no momento.
  5. Você pode clicar em Avançar para definir as condições que irão colocar suspensões através de Varredura de suspensão, ou clicar em Concluir (ou em Cancelar). Se concluir sem definir uma condição, esta suspensão pode somente ser colocada manualmente. A Varredura de suspensão irá ignorá-la.
Configurar Condições (opcional)

Você pode definir condições para registros, categorias, pastas de registros ou volumes. Em cada caso, você especifica uma ou mais propriedades, um operador, um valor, e o tipo de união, para especificar os relacionamentos entre múltiplas propriedades. Para registros, você também pode especificar uma pesquisa de conteúdo. Se definir condições e a suspensão estiver ativa, a Varredura de suspensão irá automaticamente aplicar a suspensão nas entidades que atendem o critério.

Para selecionar um conjunto de propriedades

  1. Clique no botão Alterar para a entidade na qual deseja especificar condições.
  2. Nos menus suspensos, escolha as propriedades que deseja usar.
  3. Quando o conjunto estiver completo, clique em Aceitar alterações.

Para definir o critério de propriedade

Todos os tipos de entidades funcionam da mesma forma. Após selecionar o conjunto de propriedades com o qual deseja trabalhar, use os seguintes procedimentos.

  1. Para cada propriedade, selecione um operador no menu suspenso. Os operadores disponíveis mudam dependendo do tipo de propriedade.
  2. Para cada propriedade, especifique um valor. Insira texto de forma livre, selecione em um menu suspenso, ou selecione uma data. (Consulte Para selecionar uma data.)
  3. Defina o relacionamento (tipo de união) entre duas propriedades. AND significa que ambas têm que ser verdadeiras; OR significa que uma delas pode ser verdadeira.

Se deixar o valor da propriedade em branco, ele não será usado como critério, a não ser que você selecione o operador IS NOT NULL.

NOTA  O filtro que configura essas condições não suporta os caracteres de porcentagem (%) ou de e comercial (&).

Para selecionar uma data

  1. Clique no ícone do calendário.
  2. Clique no dia que deseja selecionar. O padrão é o dia de hoje.
    1. Clique em << ou >> para alterar o ano, um ano de cada vez ou clique e mantenha o botão pressionado para exibir uma lista de anos. Se o ano desejado não estiver na lista, selecione o ano mais próximo e a seguir clique e mantenha pressionado de novo o botão para obter uma nova lista.
    2. Clique em < ou > para alterar o mês, um mês de cada vez, ou clique e mantenha o botão pressionado para exibir uma lista de meses.

Para remover informações de datas previamente especificadas, clique em Limpar.

NOTA  Para o código do idioma dos EUA, o formato de data curta é mm/dd/aa. Se o ano for maior que 29, o aplicativo usa o ano 19XX. Se o ano for 29 ou menos, o aplicativo armazena a data como 20XX. Isso pode ser um problema para os modelos de dados DoD Classified, porque a data de desclassificar em pode estar a 25 anos da data atual. Em 2008, isso faria com que o ano 2033 fosse armazenado como 1933. Portanto, para o DoD Classified, o formato de data curta é modificado para mm/dd/yyyy. Essa alteração é visível no Assistente de Classificação, na página Informações de classificação e nas páginas de ações. Os outros formatos, como Médio, Longo e Completo, continuam a funcionar como antes. Para evitar qualquer confusão de datas, defina as preferências do Workplace para usar o formato de ano longo. Você deve sair do IBM InfoSphere Enterprise Records e entrar novamente para que a preferência seja ativada imediatamente.

Para especificar o conteúdo (somente registros)

  1. Na caixa de texto Conteúdo contém, insira o texto a ser incluído na pesquisa. Consulte Especificar conteúdo para obter dicas adicionais.
  2. No menu "em", selecione Metadados (para encontrar o texto nas propriedades de registro) ou Conteúdo (para encontrar o texto no documento declarado).
  3. Defina o operador para AND para indicar que a entidade precisa conter o texto que você inseriu E quaisquer propriedades (acima especificadas) também precisam ser verdadeiras. Defina o operador como OR se o conteúdo OU as condições da propriedade precisam ser verdadeiras.

Para remover a propriedade, execute um dos seguintes

Para visualizar entidades para verificar uma condição

Para cada tipo de entidade que não tenha valores condicionais, clique no link Visualizar para visualizar uma lista de entidades que se qualificam ao usar as condições que você especificou. Recomendamos que você verifique a visualização para garantir que esteja colocando suspensões somente nas entidades desejadas.

A lista aparece em uma nova janela. O número total de entidades exibidas pode ser o que foi definido nas preferências do site Workplace para o número Máximo de itens retornados pelas pesquisas.

Clique no link Fechar quando terminar.

Para modificar uma suspensão de disposição

Você somente pode editar ou remover condições de suspensão antes que a Varredura de suspensão aplique uma suspensão em uma entidade.

  1. Selecione a guia Disposição .
  2. Clique em Suspensões e localize a suspensão. (DICA  Para obter uma lista menor, digite os primeiros caracteres do nome na caixa Filtro e clique em Ir.)
  3. Selecione o botão Obter informações sobre a suspensão a ser modificada.
  4. Na lista de páginas de informações, selecione a página a ser modificada e use os procedimentos acima. Se estiver modificando a segurança, consulte Especificar configurações de segurança.
  5. Clique em Aplicar quando terminar.