使用處理程序和作業

您的工作包括將工作流程自動化,以便從整合的 Office 應用程式完成結構化商業程序。下列作業是自動化程序的範例:

像上列這類多步驟程序的作業,都集中在傳送文件和資訊,每一個步驟都由適當的檢閱者負責完成。 每一個處理程序都針對一個特定的商業程序,將一份特定類型文件或一組文件的傳送和處理作業自動化。 在處理程序當中,不同的使用者會根據該處理程序的定義來執行各種活動。

您可以從整合的 Office 應用程式內啟動及設計處理程序。被指派完成處理程序作業的檢閱人員也會從整合的 Office 應用程式內或 Workplace XT 執行其作業。不過,當您從整合的 Office 應用程式之外按照平行順序檢閱處理程序時,您可能無法看到該處理程序的所有歷程資訊。從整合的 Office 應用程式內顯示的作業不包括其他 FileNet P8 應用程式所啟動的處理程序。

定義處理程序

處理程序作者負責啟動並設計一個處理程序,也就是啟動處理程序定義所指定的工作流程。 處理程序可能包括定義工作流程中的每一個活動、判定執行活動的順序(平行或循序)、決定每一個步驟的參與者,以及判定需要哪些資訊來完成該步驟。 處理程序被設計來管理物件儲存庫中的特定文件,您可以直接從文件啟動處理程序。

您可以指定工作流程執行的平行或循序順序。按照平行順序時,所有的檢閱人員會同時收到作業。按照循序順序時,檢閱人員是依照特定的順序接收其作業,亦即要等到前一位檢閱人員完成作業後,下一位檢閱人員才會接收到作業。

管理作業

檢閱和完成作業

檢閱人員所參與的作業包括尋找和完成指派的工作,另外可能還包括追蹤作業狀態,作業狀態就是所啟動之處理程序所產生的結果。 所謂檢閱作業,就是在處理指派並傳送給您的工作。 您可以檢視指派給您的每一個作業的狀態和歷程。 當您完成循序處理中的一個作業時,Integration for Microsoft Office 會將該工作傳送給負責處理該作業下一步驟的檢閱人員。 但是,如果檢閱人員拒絕該項作業,工作流程可能會根據在定義處理程序時所選取的選項,退回給原始的處理程序作者或前一位檢閱人員。

如果是平行處理,Integration for Microsoft Office 會將工作傳送給所有同時負責該處理的檢閱人員。 所有檢閱人員會持續通力合作,直到檢閱核准的數目超過處理程序定義中指定的數目下限為止。

解決處理程序和作業的問題

有時可能會有處理程序和作業困住、必須取消或是發生錯誤的情況。您的管理者可以藉由使用「處理程序引擎」以及參照處理程序管理者和處理程序追蹤者的相關資訊,協助您解決任何問題。「處理程序管理者」可讓您的管理者搜尋及檢視處理程序、編輯處理程序資料和內容,以及管理處理程序。「處理程序追蹤者」則可提供目前在進行中的處理程序狀態。它還會識別哪些作業已完成、何時完成,以及哪些作業目前在作用中。

請使用下列表格來對映在整合的 Office 應用程式及「處理程序引擎」、「處理程序管理者」和「處理程序追蹤者」中使用的處理程序術語和標籤。在解決處理和作業問題時,您的管理者可以使用此表格來協助解讀應用程式中所用的不同術語和標籤。

Integration for Microsoft Office 術語 處理程序引擎術語
處理程序 工作流程
作業 工作項目/步驟
檢閱人員 參與者

 

Integration for Microsoft Office 作業和處理程序窗格標籤 處理程序管理者和處理程序追蹤者標籤
處理程序/處理程序名稱 F_主旨/主旨
作業 步驟
發送者/檢閱人員/使用者 發送者/參與者

 

Integration for Microsoft Office 作業名稱 處理程序步驟名稱
啟動 啟動步驟
核准通知 最終

啟動和定義處理程序

  1. 開啟物件儲存庫中的一份文件,然後按一下 IBM ECM 標籤,再按一下啟動程序;或者在一份文件上按一下滑鼠右鍵,然後從蹦現功能表選取啟動程序
  2. 完成您所定義的處理程序的準則,然後啟動該處理程序。

檢閱和完成作業

  1. 按一下 IBM ECM 標籤,再按一下作業,檢視指派給您的作業。
  2. 按兩下您要處理的作業、檢閱相關指示,以及您必須負責完成的工作。
  3. 儲存進行中的工作,另外擇時回來繼續或完成該項工作。