Administrar un documento

Los documentos se gestionan en un almacén de objetos por medio de acciones que le ayudan a organizar los documentos. Puede archivar documentos en carpetas, mover documentos a carpetas diferentes o suprimir documentos. También puede guardar cambios menores en un documento sin incorporar el documento en un almacén de objetos.

Archivar y desarchivar elementos

Puede archivar uno o varios documentos, búsquedas, objetos personalizados o formularios en varias carpetas. El elemento no se duplica en cada carpeta sino que cada carpeta contiene una referencia al mismo elemento. El elemento puede editarse desde todas las ubicaciones si el usuario tiene derechos de acceso al mismo. Cuando se archivan documentos en aplicaciones integradas Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, los documentos se copian en una ubicación y se pegan en otra ubicación.

También puede desarchivar elementos de una carpeta específica. Cuando desarchiva un elemento, lo está sacando de su carpeta actual. Cuando desarchiva el elemento de todas sus carpetas, el elemento permanece en el almacén de objetos. Sin embargo, la única manera de encontrar el elemento es buscándolo. Si el elemento no está archivado en al menos una carpeta, no podrá navegar hasta el elemento.

Para archivar un elemento en una carpeta nueva Para desarchivar un elemento de una carpeta
  1. Seleccione uno o varios elementos que desea archivar.
  2. Seleccione la acción adecuada en función de la aplicación cliente:
    • En una aplicación integrada Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el elemento que desea archivar y haga clic en Copiar. Haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que desea archivar el elemento y haga clic en Pegar.
    • En Workplace, haga clic con el botón derecho en el elemento y haga clic en Archivar. Si desea seleccionar más de un elemento, seleccione las casillas de verificación que se encuentran a la izquierda de los elementos que desea archivar. Para seleccionar todos los elementos de la página, seleccione la casilla de verificación a la izquierda de la fila de título del listado de elementos. En el menú de acciones, haga clic en Archivar.
  3. Seleccione la carpeta en la que desea archivar el elemento.
  1. Desplácese al elemento que desea desarchivar.
  2. Seleccione la acción Desarchivar en función de la aplicación cliente:
    • En una aplicación integrada Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el elemento que desea desarchivar y haga clic en Desarchivar.
    • En Workplace, haga clic con el botón derecho sobre el elemento y haga clic en Desarchivar.
  3. Si el elemento esta archivado en más de una carpeta, seleccione la carpeta de la que desea desarchivar el elemento y, a continuación, haga clic en Desarchivar.

 

Mover elementos

Puede mover un documento, plantilla de búsqueda, formulario u objeto personalizado de una carpeta a otra del mismo almacén de objetos. Cuando se mueven documentos en aplicaciones integradas Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, los documentos se cortan en una ubicación y se pegan en otra ubicación.

Para mover un elemento

  1. Desplácese hasta el elemento que desea mover.
  2. Seleccione la acción adecuada en función de la aplicación cliente:
  3. Si el elemento esta archivado en más de una carpeta, seleccione la carpeta de la que desea mover el elemento.
  4. Seleccione la carpeta a la que desea mover el elemento.

Eliminar elementos

PRECAUCIÓN    Si elimina un elemento, como un documento, se eliminará completamente de un almacén de elementos. No puede deshacer esta acción y el administrador no podrá recuperar el elemento borrado.

Para eliminar un elemento

  1. Desplácese al elemento que desea eliminar.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
  3. Revise los resultados. Si ha eliminado más de un elemento y se muestra un asterisco rojo junto al nombre del documento, significa que no se pudo eliminar. Pulse sobre el asterisco para revisar el informe de errores de ese elemento.

Guardar contenido

Mientras tiene un documento extraído, puede querer guardar cambios menores sin volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Si guarda el documento se almacenan los cambios, pero el documento sigue extraído.

La acción Guardar contenido también se utiliza para crear y actualizar un documento con múltiples elementos de contenido. Si desea obtener más información acerca de los documentos multicontenido, consulte Administrar documentos multicontenido.

NOTA  Asegúrese de registrar el documento después de completar los cambios. Si cancela la extracción en lugar de registrar el documento, éste volverá a la versión anterior y se omitirán todos los cambios guardados.

Para guardar un documento

Guardar un documento en Workplace y dentro de una aplicación integrada de Microsoft® Office requiere realizar diferentes pasos. Desplácese hasta el documento extraído que desea guardar y consulte la siguiente sección, más adelante, para obtener instrucciones.