Definir y ejecutar una búsqueda

Puede realizar búsquedas de registros, volúmenes, carpetas de registros y categorías de registros. Las opciones de búsqueda que puede elegir dependen del modo de búsqueda, dinámica o estática. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.

También puede acceder a plantillas de búsquedas y búsquedas almacenadas. Después de seleccionar el tipo de búsqueda, puede concretar la búsqueda si especifica los siguientes tipos de criterios de búsqueda:

Puede modificar los criterios de búsqueda predeterminados en cada página.

La ficha Buscar incluye un vínculo a Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas. Los diseñadores de búsquedas crean estas búsquedas prediseñadas en Workplace y las marcan para su uso en Records Manager. Las plantillas de búsqueda especifican algunos de los criterios de búsqueda y dejan algunos campos modificables, para que pueda personalizar la búsqueda. Una búsqueda almacenada es una búsqueda que incluye todos los criterios de búsqueda que no se pueden editar. Si hace clic en el nombre de una búsqueda almacenada sólo verá los resultados si había abierto una carpeta.

Para definir y ejecutar una búsqueda

  1. Seleccione la ficha Buscar.
  2. Haga clic en el vínculo de búsqueda adecuado según el tipo de entidad que desee buscar (categoría de registro, carpeta de registros, volumen o registro), o bien seleccione Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas.
  3. Cuando haya especificado todos los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar.

Para especificar una ubicación para la búsqueda (Buscar en)

El campo Buscar en muestra la ubicación predeterminada para la búsqueda que puede cambiar del modo siguiente.

  1. Haga clic en Seleccionar carpeta.
  2. Busque y seleccione la categoría, subcategoría o carpeta a la que desee limitar la búsqueda. El fin de la ruta muestra la carpeta seleccionada.
  3. Haga clic en Aceptar.
Filtrar por clase y Máx. resultados

En el campo Filtrar por clase puede limitar los resultados devueltos para que incluyan sólo las entidades de una clase específica. Por ejemplo, si ha seleccionado registros como el tipo de entidad puede concretar la búsqueda si especifica el tipo de clase (electrónica, correo electrónico, marcador u otra clase personalizada).

  1. Haga clic en Seleccionar clase.
  2. Seleccione el tipo de clase en la página Seleccionar clase de filtro.
  3. Haga clic en Seleccionar clase de filtro para seleccionar el tipo de clase.
  4. Seleccione la casilla de verificación Incluir subclases si también desea que se devuelvan las entidades que se encuentran en las subclases de la clase que haya seleccionado.
  5. En el campo Máx. resultados, especifique el número máximo de entidades que se devolverán en los resultados. (El rango es de 50 a 5000).

    El campo Máx. resultados sólo está disponible cuando el modo de búsqueda es Estático. Para obtener más información, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.

Especificar propiedades

A la hora de definir los criterios de búsqueda, puede buscar entidades según un número máximo de siete propiedades. Puede introducir valores para cualquiera de estas propiedades o todas ellas. En los registros clasificados, puede introducir criterios de búsqueda basados en la clasificación actual o inicial, degradación, actualización, desclasificar fechas o eventos, así como marcas suplementarias. También puede dejar los valores de las propiedades en blanco y buscar la entidad según otros criterios de búsqueda.

Para seleccionar el conjunto de propiedades

  1. Haga clic en Cambiar.
  2. En el área Configuración de criterios de propiedades, seleccione el nombre de una propiedad en uno o más de los menús de Nombre de propiedad.
  3. Haga clic en el botón de opción de la propiedad a partir de la cual deben ordenarse los resultados.
  4. Seleccione un operador. Los operadores disponibles dependen de la propiedad.
  5. Haga clic en Aceptar cambios.

Para obtener más información sobre la configuración de esta página, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.

Para introducir valores y definir operadores

En cada operador que desee incluir en una búsqueda, debe especificar un valor. Para ello, escriba texto, seleccione un valor en un menú u otra página, o bien seleccione una fecha de un calendario. Sólo se utilizarán en una búsqueda las propiedades que tengan valores.

  1. Compruebe el operador de cada propiedad. Puede seleccionar un operador en cada menú o aceptar el predeterminado.
  2. Introduzca un valor para cada propiedad que desee usar.
  3. Seleccione AND o OR para indicar la relación entre dos propiedades. El operador AND devuelve resultados sólo si ambos valores son true. El operador OR devuelve resultados si uno de los valores de la propiedad es true.

    Por ejemplo, si tiene una propiedad con diversos valores llamada Recursos humanos y desea buscar Nómina o Contrataciones, introduzca los criterios siguientes:

    Recursos humanos = Nómina     O
    Recursos humanos = Contrataciones

    También puede especificar los criterios de búsqueda como:

    Recursos humanos = Nómina, Contrataciones

Nota  Si utiliza la propiedad Clasificación inicial en un modelo de datos Confidencial de DoD, el campo de entrada de clasificación es un campo de cadena. Todas las comparaciones que utilicen operadores como mayor que (>) o menor o igual que (< o =) se basan en el texto que escriba. Por lo tanto, Sin clasificar es mayor que Clasificado por que la S es mayor que la C en el alfabeto español.

Especificar contenido

Si busca un registro, puede especificar una palabra o frase que esté en el contenido del documento declarado (en el almacén de objetos de registros) o el texto de las propiedades de registros (metadatos en el almacén de objetos de plan de archivos). El administrador del sitio debe configurar el motor de búsqueda para indexar propiedades. Puede combinar la búsqueda de una propiedad con la búsqueda de un contenido mediante el operador AND o OR.

Si el modo de búsqueda es estático y utiliza el operador OR, la búsqueda procesa en primer lugar la búsqueda de la propiedad. Si el número de resultados devueltos iguala o supera el valor del número máximo de resultados, la búsqueda se detiene y no busca el contenido. Por ello, es posible que el resultado no incluya documentos con el contenido solicitado. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda. Cuando el modo de búsqueda es dinámico, dicho modo sigue procesando primero la búsqueda de contenidos, seguida de la búsqueda de propiedades, y el modo dinámico lo devuelve todo.

Para buscar contenido

  1. En el cuadro de texto Contenido contiene, escriba el texto que incluir en la búsqueda.
  2. Para el valor in, seleccione Metadata para encontrar el texto en las propiedades o Contenido para encontrar el texto en el documento declarado.

    Cuando especifique Contenido en la búsqueda, la página de resultados de búsqueda incluye una columna de clasificaciones que muestra un porcentaje relevante para los criterios de búsqueda. Las clasificaciones son la columna de ordenación predeterminada e inicialmente se ordena en orden descendente. La columna Clasificación sólo está disponible cuando el modo de búsqueda es dinámico.

  3. Configure el operador como AND para especificar que la entidad debe contener el texto que ha introducido y que todas las propiedades también deben ser true. Configure el operador como OR si el contenido o las condiciones de la propiedad deben ser true.

NOTAS

Filtrar por tipo de superior

Puede buscar un registro según el tipo y las propiedades de su entidad superior.

Para seleccionar la entidad superior

  1. Haga clic en Seleccionar a la derecha de Y filtrar por tipo de principal.
  2. Seleccione el tipo de superior donde se debe encontrar el registro.
  3. Haga clic en Aceptar para volver a la página de búsqueda.
  4. Introduzca un operador y un valor o bien haga clic en Cambiar para especificar otras propiedades.

    Los cambios en los criterios de búsqueda de la entidad superior se reflejan en la página Mi búsqueda de ese tipo de entidad. Por ejemplo, si selecciona una carpeta de registros como superior y cambia el conjunto de propiedades aquí, se definirán los mismos valores de propiedades para las carpetas de registros la próxima vez que las busque directamente.

Cuando haya especificado los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar.

Resultados de búsqueda

Si el modo de búsqueda es estático, el número de resultados mostrados se ve limitado por el valor Máx. resultados. Si el modo de búsqueda dinámico, los resultados devueltos no están sujetos al valor Máx. resultados. Para obtener más información acerca del modo de búsqueda y Máx. resultados, consulte Definir valores predeterminados de búsqueda.

Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la entidad y todos los valores de propiedades que haya especificado en los criterios de búsqueda. Si una propiedad como Marcas suplementarias tiene diversos valores, aparece el vínculo Mostrar detalles en esa columna. Si hace clic en este vínculo, aparecen todos los valores de esa propiedad.

Puede efectuar las operaciones siguientes en los resultados de búsqueda:

 Si hace clic en el icono Obtener información de una subcategoría y no tiene permisos de acceso a la categoría principal, IBM InfoSphere Enterprise Records muestra un error.

Errores en la búsqueda

Si la jerarquía del plan de archivos contiene un gran número de registros, así como categorías de registros y carpetas de registros, la función de búsqueda puede provocar errores, incluidos los de tiempo de espera superado. Para conocer las configuraciones que puede modificar para eliminar estos errores, consulte la sección de IBM InfoSphere Enterprise Records en la P8 Troubleshooting Guide.