Aggiunta di un documento

In Workplace sono disponibili procedure guidate che assistono l'utente durante l'aggiunta di qualsiasi tipo di oggetto. Tali procedure funzionano quasi tutte allo stesso modo, tuttavia esse sono illustrate separatamente nel presente argomento e in Aggiunta di una cartella. È possibile accedere a queste procedure guidate da una pagina di informazioni o dalla pagina Autore > Strumenti generali.

Le procedure guidate di aggiunta di documenti o di oggetti consentono di inserire un nuovo documento o un oggetto personalizzato in un archivio oggetti. Quando si aggiunge un nuovo documento o un oggetto personalizzato, è necessario impostarne l'ubicazione, la classe documento, le proprietà e la sicurezza. Per completare la procedura, occorre selezionare il file da aggiungere, a meno che non si aggiunga un documento da un'applicazione Office o da Outlook.

SUGGERIMENTO Per accelerare il processo di aggiunta documenti, invece della procedura guidata Aggiungi documento è possibile utilizzare un modello di immissione. Per ulteriori informazioni sui modelli di immissione, vedere Uso dei modelli di immissione.

Per aggiungere un documento tramite una procedura guidata e un'applicazione Office integrata oppure Outlook, inoltre, è possibile aggiungere un documento a una cartella.

Per avviare la procedura guidata:

Per ulteriori informazioni, fare clic su uno delle seguenti passi della procedura guidata:

Selezione di una cartella

Quando si aggiunge una cartella dalla pagina Autore, è necessario prima selezionare un'ubicazione della cartella. In genere, è necessario selezionare una cartella anche quando si aggiunge un documento o un oggetto personalizzato, ma l'amministratore del sito può specificare che non è richiesta alcuna cartella. In tal caso, non appena si seleziona un archivio oggetti, il passo successivo, l'impostazione delle proprietà, diventa selezionabile ed è possibile procedere senza selezionare una cartella.

Se si lavora nella pagina Sfoglia, viene selezionata automaticamente l'ubicazione della cartella corrente.

Per selezionare una cartella

  1. Spostarsi tra i vari archivi oggetti e le relative gerarchie di cartelle.
  2. Selezionare la cartella desiderata, oppure fare clic su Aggiungi cartella per aggiungere una nuova cartella nell'ubicazione specificata.
  3. Fare clic su Avanti.

Se un documento o un oggetto personalizzato non viene aggiunto a una cartella, non sarà possibile individuarlo in un secondo momento. Per individuarlo, è necessario eseguire una ricerca.

Imposta proprietà

La pagina Imposta proprietà mostra la classe oggetto di default (base) e le proprietà assegnate a tale classe. È possibile selezionare una sottoclasse creata dall'amministratore di sistema.

Per modificare la classe oggetto

Fare clic sul link Modifica classe nella parte superiore della pagina e selezionare una classe. Per aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti, selezionare una classe documento classificato.

Per impostare le proprietà

  1. Rivedere le proprietà associate all'oggetto aggiunto o sottoposto a check-in. Un asterisco rosso identifica proprietà che richiedono un'immissione per procedere.
  2. Immettere o modificare i valori delle proprietà visualizzati. Alcune proprietà possono essere modificate direttamente da questa pagina, mentre per altre è necessario fare clic sul nome della proprietà o su un'icona di controllo calendario per modificare i valori. Per assistenza su proprietà sconosciute, consultare l'amministratore del sito.
  3. Per i documenti classificati, aggiornare i valori di classificazione come necessario.
  4. Per i documenti composti, selezionare o No indicando che il documento aggiunto sarà un documento composto. Fare clic su Aggiungi secondario per aggiungere documenti secondari che verranno associati al documento che si sta aggiungendo. Il documento viene considerato come documento principale. Fare clic su Mostra per visualizzare i documenti secondari associati al documento principale.

    NOTA  Non è possibile specificare oggetti personalizzati come documenti principali per documenti composti.

  5. Fare clic su Avanti per continuare.

Se si aggiunge un messaggio di Outlook o un testo da un messaggio di Outlook, viene visualizzata solo la classe e-mail di base con le relative sottoclassi. Se si aggiungono allegati, sono disponibili tutte le classi.

Imposta sicurezza

Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere al documento o oggetto personalizzato inserito e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente e gruppo. È possibile anche applicare un criterio di sicurezza per controllare le impostazioni di sicurezza di un documento.

Per assegnare un criterio di sicurezza a un documento

  1. Se non sono stati assegnati criteri di sicurezza, fare clic su Assegna criterio.
  2. Fare clic su Ottieni informazioni  per visualizzare le informazioni relative a qualsiasi criterio di sicurezza riportato in elenco.
  3. Fare clic su Seleziona sotto il nome del criterio di sicurezza che si desidera assegnare.
  4. Per modificare o rimuovere un criterio di sicurezza assegnato, fare clic su Rimuovi assegnazione criterio.
  5. Per ulteriori informazioni sui criteri di sicurezza e sulla loro applicazione, vedere Uso dei criteri di sicurezza.

Per impostare o modificare la sicurezza

  1. Rivedere le impostazioni di sicurezza esistenti.
  2. Per aggiungere nuovi utenti o gruppi, fare clic su Aggiungi nuovo: viene visualizzata la pagina Imposta sicurezza - Seleziona utenti/gruppi, che consente di cercare nomi specifici.
    1. Selezionare il dominio in cui effettuare la ricerca. Fare clic sulla freccia giù in corrispondenza di Seleziona in, quindi selezionare il nome di dominio desiderato dall'elenco.
    2. Selezionare l'opzione Utenti o Gruppi per circoscrivere l'elenco dei nomi disponibili per l'aggiunta.
    3. Digitare i primi caratteri dei nomi da cercare. Ad esempio, per individuare gli utenti di nome aalberto e amoss, digitare a. Verranno restituiti tutti i nomi utente che iniziano con "a". Per circoscrivere le ricerca, immettere più caratteri. Ad esempio, aal restituisce aalberto e aallen, ma non alemon né amoss.
    4. Fare clic su Cerca. Dopo alcuni secondi vengono visualizzati i nomi corrispondenti.
      • Se il numero di nomi corrispondenti è superiore a quello di default per la visualizzazione, non vengono visualizzate tutte le corrispondenze. Sarà necessario modificare i criteri di ricerca e fare nuovamente clic su Cerca per visualizzare più risultati.
      • Quando si ottengono i risultati desiderati, selezionare i nomi che interessano dall'elenco. Per selezionare più nomi dall'elenco, utilizzare i tasti Ctrl o Maiusc mentre si fa clic con il mouse.
    5. Fare clic su Accetta per proseguire l'impostazione della sicurezza per i nomi selezionati. Viene aperta nuovamente la pagina Imposta sicurezza con il nome del nuovo utente o gruppo nell'elenco di utenti autorizzati.
  3. Se necessario, cambiare i diritti di accesso per un utente o un gruppo specifico.
    1. Fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo. Viene visualizzata la pagina Imposta sicurezza - Impostazioni.
    2. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo per consentire o meno i singoli livelli di autorizzazione a seconda della necessità. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione della sicurezza.
    3. Fare clic su Accetta.
  4. Se si sta aggiungendo un documento, fare clic su Avanti per continuare. Se si sta aggiungendo un oggetto personalizzato, completare il processo di aggiunta.

Seleziona file

Per completare la procedura di aggiunta di un documento, è necessario selezionare un file.

NOTA  Questa attività non appare se viene aggiunto un documento da un'applicazione Office o da Outlook, poiché è necessario selezionare il documento prima di avviare il processo di aggiunta. Il nome del file viene visualizzato nella sezione Riepilogo nella parte inferiore della pagina Aggiungi documento.

Per selezionare un file

  1. Selezionare una delle seguenti opzioni:
  2. Completare l'aggiunta del documento.

Aggiunta di un documento a una cartella

È possibile aggiungere un nuovo documento a una cartella dalla pagina Sfoglia o dalla pagina Autore.

Per aggiungere un documento a una cartella in Workplace

  1. Dalla pagina Sfoglia, individuare la cartella desiderata e fare clic sul nome per aprirla.
  2. Fare clic su Aggiungi documento in corrispondenza del percorso.

    NOTA  L'azione Aggiungi documento è disponibile anche dalla pagina di informazioni della cartella.

  3. Se necessario, fare clic su Modifica classe per selezionare una classe diversa. Dalla selezione della classe dipendono le proprietà associate al documento.
  4. Rivedere e impostare le proprietà associate al nuovo documento e salvare le impostazioni delle proprietà personalizzate.
  5. Rivedere e impostare la sicurezza associata al nuovo documento e salvare le impostazioni di sicurezza personalizzate. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione della sicurezza.
  6. Selezionare il file del documento utilizzando una delle seguenti opzioni:
  7. Completare l'aggiunta del documento.

Profili di Outlook

Questo profilo determina il processo in cui le voci di Outlook vengono aggiunte a un archivio oggetti. Viene creato in Preferenze sito dall'amministratore del sito. In base alle impostazioni definite in Preferenze sito, potrebbe essere possibile modificare le impostazioni nel profilo.

NOTA  Alcune opzioni definite dall'amministratore del sito possono essere nascoste, ma è comunque necessario completare determinate operazioni richieste dalle opzioni nascoste. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore del sito.

Procedura guidata di aggiunta documento e modelli di immissione

Il profilo specifica se la voce di Outlook viene aggiunta utilizzando la Procedura guidata di aggiunta documento o un modello di immissione. La Procedura guidata di aggiunta documento raccoglie le informazioni necessarie per completare il processo di aggiunta. I modelli di immissione contengono informazioni che consentono di saltare alcune o tutte le pagine di una Procedura guidata di aggiunta documento durante un processo di aggiunta. Se vengono aggiunti più allegati, inoltre, accertarsi che al profilo utilizzato sia assegnato un modello di immissione. Il modello di immissione accelera il processo di aggiunta. Evita di utilizzare la procedura guidata Aggiungi documento per i singoli allegati da aggiungere.

Al modello di immissione assegnato al profilo potrebbe essere assegnata qualsiasi classe o sottoclasse documento. A seconda della classe o sottoclasse assegnata, determinate proprietà e-mail, ad esempio Da, A e Cc, possono essere incluse quando un file .msg o .txt viene aggiunto a un archivio oggetti. Ad esempio, quando si aggiungono voci di Outlook a un archivio oggetti, determinate informazioni dell'e-mail, ad esempio A e Oggetto, vengono associate automaticamente dall'e-mail alle proprietà della classe quando il file viene aggiunto a un archivio oggetti.

Se si annulla una procedura di aggiunta mentre si utilizza un modello di immissione che avvia automaticamente un altro processo, ad esempio un flusso di lavoro, la procedura di aggiunta viene annullata ma il processo automatico rimane avviato.

NOTE 

Classi e sottoclassi del documento

Oltre a una classe e sottoclasse e-mail, nel profilo utilizzato è possibile specificare anche una classe o sottoclasse documento. La classe o sottoclasse può includere proprietà e-mail specifiche, ad esempio Da, A e Cc, una volta che è stato aggiunto un file .msg o .txt a un archivio oggetti. Il formato in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail dipende dall'indirizzo SMTP utilizzato. Ad esempio, un indirizzo e-mail completo visualizzato nel campo della proprietà Da potrebbe essere JaneD@ibm.com o Doe, Jane[jdoe@ibm.com].

Link

L'impostazione del profilo specifica se vengono creati dei link tra la voce di Outlook e gli allegati. L'impostazione del link viene determinata dall'amministratore del sito.

NOTA  Se si aggiungono un messaggio e un allegato e l'amministratore del sito ha attivato l'impostazione Link, i documenti devono essere aggiunti allo stesso archivio oggetti.

IBM InfoSphere Enterprise Records

L'opzione Dichiara record è disponibile solo sui sistemi configurati per InfoSphere Enterprise Records.

Questa impostazione del profilo determina se una voce di Outlook con più allegati verrà dichiarata come singolo record quando è abilitato Records Management. L'impostazione viene determinata dall'amministratore del sito.

Per aggiungere un documento a un archivio oggetti

  1. Individuare la voce di Outlook che si desidera aggiungere a un archivio oggetti.

  2. Fare clic su Aggiungi nel menu di FileNet P8. Viene visualizzata la pagina Seleziona profilo in cui è possibile selezionare il profilo da utilizzare per aggiungere la voce. È inoltre possibile modificare alcune impostazioni del profilo.

    NOTA   Poiché le cartelle di Outlook non in linea sono incluse in file .PST, un formato Microsoft proprietario, non è possibile aggiungere voci e-mail memorizzate in tali file direttamente in archivi oggetti mediante Application Integration. Sarà necessario, invece, spostare le e-mail nuovamente nella Posta in arrivo di Outlook o in qualche altra cartella in linea basata sul server Exchange, quindi completare l'operazione di aggiunta.