Declarar um registro físico

Se seu sistema tiver um armazenamento de objetos definido para usar o modelo de dados DoD Classified, você precisa primeiro indicar se o registro físico deve ser classificado ou não classificado. Este procedimento é para registros físicos não classificados. Para declarar um registro físico classificado, consulte Declarar um registro físico classificado.

Para declarar um registro físico no IBM InfoSphere Enterprise Records, você pode usar um modelo de entrada. Quando um modelo de entrada inclui um local de plano de arquivo, o registro físico é declarado no local em que o usuário chamou a ação de declaração, e em todos os locais especificados no modelo. Um Gerente de registros ou um Administrador de registros pode criar ou modificar modelos de declaração de registros físicos usando a ferramenta Adicionar modelo de entrada no Workplace. Para obter mais informações sobre modelos de entrada, consulte Criar um modelo de entrada para declarar registros físicos.

O procedimento a seguir presume que você esteja usando o Modelo de Declaração de Registro Físico do IBM InfoSphere Enterprise Records padrão.

Para declarar um registro físico no IBM InfoSphere Enterprise Records

  1. No IBM InfoSphere Enterprise Records, navegue para o local apropriado no planejamento de arquivos e clique em Declarar Registro Físico.
  2. Se exibido na página do assistente Selecionar, clique no botão Declarar registro não classificado e clique em Avançar.
  3. Clique em Selecionar abaixo do nome do modelo de entrada que deseja usar.

Definir propriedades

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
  2. Se o registro que você estiver declarando é um Recebimento para um registro classificado, clique em ReceiptOf e a seguir procure e selecione o registro classificado ao qual aponta o recebimento. Para obter mais informações, consulte Recebimentos.
  1. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.
  2. Se você tiver mais registros para declarar, selecione novamente um modelo de entrada. Quando terminar, clique em Sair.

Para declarar um registro físico no Workplace

  1. Adicione um novo documento. Na etapa Selecionar arquivo, escolha Nenhum como o tipo de arquivo.
  2. Na página de confirmação, clique em Declarar como registro.
  3. Selecione a opção de registro não classificado. Para registros classificados, consulte Declarar um registro físico classificado.
  4. Clique em Aceitar para usar o assistente ou em Selecionar para usar um modelo de entrada.

Registro de catálogo

  1. Clique em Selecionar classe e selecione a classe apropriada. Por padrão, todos os armazenadores de objeto FPOS fornecem a classe Registro marcador. Você pode ter outras escolhas fornecidas por seus administradores.
  2. Clique em Selecionar localização de plano de arquivo e navegue para a entidade apropriada. Como um registro físico pode estar localizado em somente uma localização física, você geralmente somente seleciona uma localização de plano de arquivo, como uma pasta híbrida, caixa ou pasta de registro físico.
  3. Selecione a caixa de seleção da entidade apropriada e clique em Adicionar à seleção.
  4. Quando terminar de selecionar a localização apropriada, clique em Aceitar.
  5. Clique em Avançar para continuar para a etapa Definir propriedades.

Definir propriedades

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
  2. Se o registro que você estiver declarando é um Recebimento para um registro classificado, clique em ReceiptOf e a seguir procure e selecione o registro classificado ao qual aponta o recebimento. Para obter mais informações, consulte Recebimentos.
  3. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.

Sobre códigos de barras

Se você possuir hardware e software que forneçam dados em códigos de barras, é possível varrer um código de barras diretamente no campo ativo ou copiá-lo de seu computador local e colá-lo nos campos relevantes do IBM InfoSphere Enterprise Records. Para fins de uso de Varrer itens físicos na guia Físico, você pode inserir qualquer seqüência de texto em um campo de códigos de barra.