宣告已分類的電子記錄

僅指派給記錄使用者群組的使用者可以從 Workplace 或 Workplace XT 中宣告已分類的電子記錄。

如果要從 Workplace 或 Workplace XT 中宣告已分類的電子記錄,請透過完成以下動作之一來啟動記錄宣告精靈:

在記錄宣告精靈中:

  1. 選取「宣告已分類的記錄」圓鈕,然後按一下「接受」。
  2. 按一下「選取類別」。
  3. 選取物件儲存庫,然後按一下「接受」。

精靈的其餘步驟包括:

目錄記錄

  1. 選取相應的類別。對於電子記錄,請選取「電子記錄」或其子類別之一(由您的管理者所提供)。
  2. 按一下「選取檔案計劃位置」並導覽至檔案計劃的相應層級。
  3. 選取一或多個位置的勾選框,並按一下「新增到選取」。在任何錯誤新增的位置下,按一下「移除」。按一下「新增到捷徑」,以將所有這些位置新增到您的捷徑清單中。
  4. 完成位置清單後,按一下「接受」。
  5. 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。

設定屬性

  1. 在屬性欄位中輸入所需的資訊。視您選取的類別不同,所需的欄位也不同。「電子記錄」類別中所需的欄位如下:
  2. 如果您要宣告的記錄是其他已分類記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此已分類的記錄,即回條的來源。通常回條是不分類的。如需有關回條的資訊,請參閱回條
  1. 在「設定屬性」步驟中輸入所需的資訊後,按「下一步」。精靈將開啟「設定分類屬性」步驟。

設定分類屬性

  1. 如果要選取安全分類手冊 (SCG) 或來源文件,請按一下衍生自。此步驟是可選的。

    附註當您在「衍生自」頁面中按一下「接受」時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將摘要顯示的所有欄位資料(包括空格),複製到「設定分類屬性」步驟的對應欄位中。 如果您之前在這些欄位中輸入了其他資料,並且僅在「衍生自」頁面上審查資訊,請按一下「取消」(而不是「接受」)以保留手動輸入的資料。

  2. 如果您沒有選取手冊,則必須透過從下拉功能表中選取「最高秘密」、「秘密」或「機密」來指定「初始分類」的值。

    附註  如果您擁有在初始分類層級中查看項目的許可權,則「現行分類」預設為與「初始分類」相同的值。否則,您需要在安全權限層級中指定值。

  3. 如果您沒有選取手冊,請按一下「分類原因」。
    1. 按一下「新增值」。
    2. 按一下「作用中」或「已取代」,並選取適當的值。
    3. 按一下「接受」。
    4. 請根據需要加入足夠多的值。
    5. 如果要移除值,請強調顯示該值,然後按一下「移除所選的項目」圖示:移除所選的項目圖示
    6. 完成選取後,按一下「接受」。
  4. 在「分類代理」欄位中,輸入目前管理記錄的代理名稱(例如,國防部)。
  5. 完成其餘可選的欄位。
  6. 輸入所需資訊後,按一下「完成」。

附註