Dodajanje dokumenta

Workplace nudi čarovnike, ki so vam v pomoč pri dodajanju vsakega tipa objekta. Čarovniki so skoraj identični, vendar so obravnavani ločeno v tej temi in v temi Dodajanje mape. Do teh čarovnikov lahko dostopite s strani z informacijami ali s strani Avtor > Splošna orodja.

Čarovnik za dodajanje dokumenta ali dodajanje objekta doda nov dokument oziroma objekt po meri v shrambo objektov. Ko dodajate nov dokument ali objekt po meri, morate nastaviti lokacijo, razred dokumenta, lastnosti in zaščito za dokument oziroma objekt po meri. Zadnji korak za dodajanje dokumenta je izbiranje datoteke za dodajanje, razen če dodajate dokument iz Officeove aplikacije ali Outlooka.

NASVET Namesto uporabe čarovnika za dodajanje dokumenta lahko izberete in uporabite vnosno predlogo, da z njo pospešite proces dodajanja dokumentov. Za dodatne informacije o vnosnih predlogah glejte Delo z vnosnimi predlogami.

Poleg tega, če želite dodati dokument s čarovnikom in prek integrirane Officeove aplikacije ali Outlooka, lahko prav tako dodate dokument v mapo.

Če želite zagnati čarovnika, storite naslednje

Za več informacij kliknite enega od naslednjih korakov čarovnika:

Izbira mape

Ko dodajate mapo na strani Avtor, morate najprej izbrati lokacijo mape. Na splošno morate pri dodajanju dokumenta ali objekta po meri izbrati tudi mapo, vendar pa lahko vaš skrbnik spletnega mesta poda, da mapa ni zahtevana. V tem primeru postane naslednji korak za nastavitev lastnosti, takoj ko izberete shrambo objektov, na voljo za izbiranje in tako lahko nadaljujete, ne da bi mapo izbrali.

Ko delate s stranjo Prebrskaj, je trenutna lokacija vaše mape samodejno izbrana.

Če želite izbrati mapo, storite naslednje

  1. Pomaknite se prek shramb objektov in s tem povezano hierarhijo map.
  2. Izberite mapo, ki jo želite, ali kliknite ikono Dodaj mapo, da dodate novo mapo na svojo podano lokacijo.
  3. Kliknite Naprej.

Če dokumenta ali objekta po meri ne dodate v mapo, pozneje dokumenta ne boste mogli poiskati. Če ga želite najti, ga morate poiskati.

Nastavitev lastnosti

Stran Nastavitev lastnosti prikaže privzeti (osnovni) razred objekta in pokaže lastnosti, dodeljene temu razredu. Izberete lahko podrazred, ki ga je izdelal vaš skrbnik sistema.

Če želite spremeniti razred objekta, storite naslednje

Kliknite povezavo Sprememba razreda na vrhu strani in izberite razred. Če želite dodati klasificirane dokumente v shrambo objektov zapisa, izberite klasificiran razred dokumenta.

Če želite nastaviti lastnosti, storite naslednje

  1. Preglejte lastnosti, povezane z objektom, ki je v procesu dodajanja ali prijave. Rdeča zvezdica identificira lastnosti, ki za nadaljevanje zahtevajo vnos.
  2. Vnesite ali spremenite prikazane vrednosti lastnosti. Nekatere lastnosti je mogoče urediti neposredno na tej strani, medtem ko druge zahtevajo, da kliknete ime lastnosti ali ikono nadzora koledarja in tako uredite vrednosti. Za pomoč pri vsaki neznani lastnosti se posvetujte s svojim skrbnikom spletnega mesta.
  3. Za klasificirane dokumente po potrebi posodobite klasifikacijske vrednosti.
  4. Za sestavljene dokumente izberite Da ali Ne, kar kaže, da bo dokument, ki ga dodajate, sestavljen. Kliknite Dodaj podrejenca, da dodate podrejene dokumente, ki bodo povezani z dokumenti, ki jih trenutno dodajate. Ta dokument se imenuje nadrejeni dokument. Kliknite Pokaži, da si ogledate povezane podrejene dokumente z nadrejenim dokumentom.

    OPOMBA  Objekti po meri ne smejo biti podani kot nadrejen dokument za sestavljene dokumente.

  5. Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Če dodajate Outlookovo sporočilo ali besedilo iz Outlookovega sporočila, se prikažejo samo osnovni razred elektronske pošte in njegovi podrazredi. Če dodajate priloge, so na voljo vsi razredi.

Nastavitev zaščite

Nastavitve zaščite določajo uporabnike in skupine, ki lahko dostopajo do dokumenta ali objekta po meri, ki ga dodate, in nadzorujejo dovoljenja, podeljena vsaki skupini ali uporabniku. Če želite nadzorovati nastavitve zaščite za dokument, lahko uveljavite tudi varnostni pravilnik.

Če želite dodeliti varnostni pravilnik za dokument, storite naslednje

  1. Če ni trenutno dodeljen noben varnostni pravilnik, kliknite Dodeli pravilnik.
  2. Kliknite Pridobi informacije , če si želite ogledati informacije o kateremkoli navedenem varnostnem pravilniku
  3. Kliknite Izberi pod imenom varnostnega pravilnika, ki ga želite dodeliti.
  4. Če želite spremeniti ali odstraniti dodeljen varnostni pravilnik, kliknite Oddeli pravilnik.
  5. Za dodatne informacije o varnostnih pravilnikih in njihovi aplikaciji glejte Uporabi varnostni pravilnik.

Če želite nastaviti ali spremeniti zaščito, storite naslednje

  1. Preglejte obstoječe nastavitve zaščite.
  2. Če želite dodati nove uporabnike ali skupine, kliknite Dodaj novo. Odpre se stran Nastavitev zaščite - Izbira uporabnikov/skupin, da lahko poiščete specifična imena.
    1. Izberite domeno za iskanje. Kliknite puščico navzdol za Izberi v, nato pa s seznama izberite želeno ime domene.
    2. Izberite možnost Uporabniki ali Skupine, če želite izboljšati seznam imen, ki so na voljo za dodajanje.
    3. Vnesite enega ali več znakov za začetek imen za iskanje. Če želite na primer poiskati uporabnike z imenom aalberto in amoss, vnesite a. Vrnjena so vsa uporabniška imena, ki se začnejo z "a". Iskanje lahko zožite tako, da vnesete več znakov. Na primer, aal vrne aalberto in aallen, ne pa tudi alemon ali amoss.
    4. Kliknite Iskanje. Po kratki zakasnitvi se prikažejo ujemajoča se imena.
      • Če je število ujemajočih se imen večje kot privzetek za prikaz, vsi zadetki ne bodo prikazani. Morali boste spremeniti kriterije iskanja in znova klikniti Iskanje, da boste videli več rezultatov.
      • Ko ste zadovoljni z rezultati, izberite želena imena s seznama. Če želite na seznamu izbrati več kot eno ime, uporabite Ctrl+klik ali Shift+klik.
    5. Kliknite Sprejmi, da nadaljujete z nastavitvijo zaščite za izbrana imena. Stran Nastavitev zaščite se znova odpre z novim imenom uporabnika ali skupine na seznamu pooblaščenih uporabnikov.
  3. Če je potrebno, spremenite pravice za dostop za specifičnega uporabnika ali skupino.
    1. V stolpcu Naslov kliknite ime uporabnika ali skupine. Odpre se stran Nastavitev zaščite - Nastavitve.
    2. Izberite ali počistite potrditvena polje in tako po potrebi omogočite ali zavrnite vsako raven dovoljenja. Za več informacij glejte Upravljanje zaščite.
    3. Kliknite Sprejmi.
  4. Kliknite Naprej za nadaljevanje, če dodajate dokument. V primeru da dodajate objekt po meri, končajte z dodajanjem objekta po meri.

Izbira datoteke

Če želite dokončati proces dodajanja dokumentov, morate izbrati datoteko.

OPOMBA  Ta naloga se ne pojavi, če dodajate dokument znotraj Officeove aplikacije ali Outlooka, ker morate pred zagonom procesa dodajanja najprej izbrati dokument. Ime datoteke se pojavi v razdelku Povzetek na dnu strani Dodajanje dokumenta.

Če želite izbrati datoteko, storite naslednje

  1. Izberite eno od naslednjih možnosti:
  2. Končajte z dodajanjem dokumenta.

Dodajanje dokumenta v mapo

Nov dokument lahko v mapo dodate s pomočjo strani Prebrskaj ali Avtor.

Če želite dodati dokument v mapo v programu Workplace, storite naslednje

  1. Na strani Brskanje se pomaknite do specifične mape (kliknite njeno ime, da se odpre).
  2. Kliknite Dodaj dokument pod potjo.

    OPOMBA  Razdelek Dodajanje dokumenta je na voljo tudi na strani z informacijami mape.

  3. Če je treba, kliknite Sprememba razreda, da izberete drug razred. Vaš izbor razreda nadzoruje lastnosti, povezane z dokumentom.
  4. Preglejte in nastavite Lastnosti, povezane z novim dokumentom, in shranite svoje nastavitve Lastnosti.
  5. Preglejte in nastavite Zaščito, ki je dodeljena novemu dokumentu, in shranite svoje nastavitve zaščite. Za dodatno pomoč za Zaščito, glejte Upravljanje zaščite.
  6. Izberite svojo datoteko s pomočjo ene od naslednjih možnosti:
  7. Končajte z dodajanjem dokumenta.

Outlookovi profili

Ta profil določa proces, po katerem so vaše Outlookove postavke dodane v shrambo objektov. V Preferencah spletnega mesta ga izdela vaš skrbnik spletnega mesta. Glede na nastavitve, definirane v Preferencah spletnega mesta, morda lahko spremenite nastavitve v profilu.

OPOMBA  Nekatere možnosti, ki jih definira vaš skrbnik spletnega mesta, so lahko skrite, vendar pa morate še vedno opraviti specifične korake, ki jih zahtevajo skrite možnosti. Za dodatne informacije se obrnite na svojega skrbnika spletnega mesta.

Čarovnik za dodajanje dokumenta in vnosne predloge

Profil podaja, ali je Outlookova postavka dodana s pomočjo čarovnika za dodajanje dokumenta ali vnosne predloge. Čarovnik za dodajanje dokumenta zbira informacije, potrebne za dokončanje procesa dodajanja. Vnosne predloge so preddefinirane z informacijami, ki vam omogočajo obhod nekaterih ali vseh strani, ki se med procesom dodajanja pojavijo v čarovniku za dodajanje dokumenta. Poleg tega, če dodajate več prilog, se prepričajte, da je profilu, ki ga uporabljate, dodeljena vnosna predloga. Vnosna predloga pospeši proces dodajanja. Izogne se uporabi čarovnika za dodajanje dokumenta za vsako prilogo, ki jo želite dodati.

Vnosna predloga, dodeljena profilu, ima lahko katerikoli razred dokumenta ali njemu dodeljen podrazred. Odvisno od razreda ali podrazreda, ki je dodeljen, lahko specifične e-poštne lastnosti, kot so na primer Od, Za in Kp, vključite, ko je v shrambo objektov dodana datoteka .msg ali .txt. Ko na primer dodate svoje Outlookove postavke v shrambo objektov, so specifične e-poštne informacije, kot sta na primer Za in Zadeva, samodejno preslikane iz elektronske pošte v lastnosti razreda, ko je vaša datoteka dodana v shrambo objektov.

Če prekličete postopek, medtem ko uporabljate vnosno predlogo, ki samodejno zažene drug proces, kot je na primer delovni tok, bo postopek dodajanja preklican, samodejni proces pa bo še vedno zagnan.

OPOMBE 

Razredi in podrazredi dokumenta

Poleg razreda in podrazreda elektronske pošte lahko profil, ki ga uporabljate, poda tudi razred ali podrazred dokumenta. Razred ali podrazred lahko vsebuje specifične e-poštne lastnosti, kot so na primer Od, Za in Kp, ko je v shrambo objektov dodana datoteka .msg ali .txt. Format, v katerem je prikazan elektronski naslov, je določen z vašim naslovom SMTP. Celoten elektronski naslov, ki se pojavi v polju lastnosti Od, je lahko na primer JanaN@ibm.com ali Novak, Jana[jnovak@ibm.com].

Povezave

Nastavitev profila podaja, ali so povezave izdelane med vašo Outlookovo postavko in prilogami. Nastavitev povezave določa vaš skrbnik spletnega mesta.

OPOMBA Če dodate sporočilo in prilogo, vaš skrbnik spletnega mesta pa je vključil nastavitev Povezave, morate svoje dokumente dodati v isto shrambo objektov.

IBM InfoSphere Enterprise Records

Možnost Deklaracija zapisa je na voljo samo v sistemih, ki jih konfigurira izdelek InfoSphere Enterprise Records.

Ta nastavitev profila določa, ali bo Outlookova postavka z več prilogami deklarirana kot en zapis, ko je omogočeno Upravljanje zapisov. To nastavitev določa vaš skrbnik spletnega mesta.

Če želite dodati dokument v shrambo objektov, storite naslednje

  1. Poiščite Outlookovo postavko, ki jo želite dodati v shrambo objekta.

  2. Na meniju FileNet P8 kliknite Dodaj. Pojavi se stran Izbira profila, kjer lahko izberete profil, s katerim želite dodati postavko. Nekatere nastavitve profila lahko tudi spremenite.

    OPOMBA  Ker se Outlookove mape v nepriključnem načinu nahajajo v datotekah .PST, v zakonsko zaščitenem Microsoftovem formatu, postavk elektronske pošte, ki so shranjene v takih datotekah, s pomočjo programa Application Integration ne morete neposredno dodati v shrambe objektov. Namesto tega boste morali take elektronske pošte najprej premakniti nazaj v Outlookov razdelek Prejeto ali kako drugo mapo, ki temelji na strežniku Exchange, v priključnem načinu, nato pa dokončajte operacijo dodajanja.