Dokument- und Schriftgutverwaltung

Die Schriftgutverwaltung ist ein Prozess, in dem ermittelt wird, welche Dokumente im Unternehmen als Unternehmensschriftstücke beibehalten werden müssen, in dem Erhaltungszeitpläne entworfen werden, in denen die Gründe angegeben sind, warum das Schriftstück beibehalten wird, wie lange es aufbewahrt werden muss und wer den endgültigen Löschvorgang genehmigen kann. Mit der Schriftgutverwaltung wird sichergestellt, dass wichtige Schriftstücke in angemessenen Zeiträumen verfügbar sind und sowohl interne Benutzer als auch externe Prüfer darauf zugreifen können. In der Schriftgutverwaltung können zudem zusätzliche Sicherheitseinstellungen für die Dokumente (und die entsprechenden Eigenschaften) definiert werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer auf wichtige Geschäftsdaten zugreifen können und um zu gewährleisten, dass die Daten nicht mehr geändert werden können, nachdem sie als Schriftstück aufgenommen wurden. In den meisten Fällen ist durch gesetzliche Vorschriften und unternehmensspezifische Richtlinien festgelegt, welche Objekte als Schriftstücke vorliegen müssen, wie Schriftstücke angeordnet, klassifiziert und beibehalten werden.

Ihr Administrator kann Workplace XT für die Zusammenarbeit mit der optionalen Anwendung IBM InfoSphere Enterprise Records konfigurieren. (IBM InfoSphere Enterprise Records ist der neue Name des zuvor als IBM FileNet Records Manager bezeichneten Produkts.) In Workplace XT können Sie bestimmen, welche Dokumente Unternehmensdatensätze sein sollen. IBM InfoSphere Enterprise Records wendet dann zusätzliche Eigenschaften und Berechtigungen auf das Dokument an und legt es in zusätzlichen Ordnerpositionen ab, die Sie während des Vorgangs Als Schriftstück deklarieren angegeben haben. Der ursprüngliche Eigentümer des Dokuments und andere Benutzer verfügen möglicherweise nicht mehr über dieselben Zugriffsrechte auf das Dokument, nachdem es in ein Schriftstück umgewandelt wurde.

Um den Prozess der richtigen Identifizierung von Schriftstücken zu vereinfachen, kann der Administrator Erfassungsvorlagen für Als Schriftstück deklarieren für Ihren Standort erstellen. Eine Vorlage stellt eine vordefinierte Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückspeicherort und Eigenschaftswerte bereit, um den Identifizierungsprozess für Schriftstücke zu vereinheitlichen.

Wenn Ihr Dokument über mehrere Versionen verfügt, haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Erstellung des Schriftstücks für die Dokumentserie:

Nachdem IBM InfoSphere Enterprise Records für Ihre Site konfiguriert wurde, steht die Schaltfläche Als Schriftstück deklarieren für Benutzer mit der Zugriffsrolle Als Schriftstück deklarieren auf der Bestätigungsseite beim Hinzufügen oder Einchecken von Dokumenten zur Verfügung. Die Aktionen Als Schriftstück deklarieren und Versionen als Schriftstück deklarieren werden auf der Informationsseite und im Popup-Menü für Dokumentversionen aufgelistet, die noch nicht als Schriftstücke deklariert wurden.

Eine Dokumentversion kann nur einmal als Schriftstück deklariert werden. Um festzustellen, ob eine Version bereits als Schriftstück deklariert wurde, führen Sie eine der folgende Aktionen aus:

HINWEIS Wenn Als Schriftstück deklarieren im Popup-Menü eines eben deklarierten Dokuments enthalten ist, aktualisieren Sie das Menü, indem Sie auf den letzten Eintrag des Pfads klicken.

Zusammengesetzte Dokumente (einschließlich DITA-Dokumenten)

Beachten Sie beim Deklarieren von Dokumenten, dass es zu Problemen kommen kann, wenn das betreffende Dokument Teil eines zusammengesetzten Dokuments ist. Wenn Sie einem übergeordneten Dokument untergeordnete Dokumente hinzufügen, können die dabei vorgenommenen Einstellungen die normale Planung für die Behandlung abgelaufener Dokumente stören. Einstellungen, die das Löschen von übergeordneten oder untergeordneten Dokumenten verhindern, können den normalen Zeitplan zum Löschen von Dokumenten stören. Auch die Einstellung zum Löschen untergeordneter Dokumente zusammen mit den dazugehörigen übergeordneten Dokumenten kann die normale Behandlung abgelaufener Dokumente stören. Unter Konfigurieren von IBM InfoSphere Enterprise Records finden Sie weitere Einzelheiten darüber, welche Folgen verschiedene Einstellungen haben.

HINWEIS Anwendungen, die die DITA-Dateifunktionalität (Darwin Information Typing Architecture) verwenden, erstellen die Komponenten als zusammengesetzte Dokumente. Daher gelten die Regeln für zusammengesetzte Dokumente auch für DITA-Dateien.

Da das übergeordnete Dokument in einem zusammengesetzten Dokument mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet ist, können Sie es leicht identifizieren und seine untergeordneten Dokumente und die dazugehörigen Links anzeigen, bevor Sie sie als Schriftstücke deklarieren. Wenn Sie über die nötigen Berechtigungen zum Ändern von Eigenschaften verfügen, können Sie auch einem übergeordneten Dokument weitere untergeordnete Dokumente hinzufügen, nachdem Sie das übergeordnete Dokument als Schriftstück deklariert haben. Sie können auch die zu einem untergeordneten Dokument gehörigen Einstellungen ändern. (Wählen Sie dazu im folgenden Vorgang Untergeordnetes Dokument ändern anstelle von Linkinformationen.)

Für untergeordnete Dokumente ist kein spezielles Symbol vorhanden. Um unerwünschte Auswirkungen zu vermeiden, empfehlen wir, wie folgt vorzugehen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen für andere bestehende Dokumente, bevor Sie sie als Schriftstücke deklarieren.
  2. Wählen Sie die Ansicht Übergeordnete Dokumente.
  3. Ist ein übergeordnetes Dokument vorhanden, klicken Sie auf das dazugehörige Symbol Informationen abrufen.
  4. Wählen Sie die dazugehörige Ansicht Untergeordnete Dokumente.
  5. Wählen Sie im Aktionsmenü des untergeordneten Dokuments, das als Schriftstück deklariert werden soll, die Option Linkinformationen.
  6. Überprüfen Sie die Einstellungen für Löschen beim Löschen des übergeordneten Dokuments und Löschen verhindern.
  7. Entscheiden Sie mithilfe des Abschnitts Konfigurieren von IBM InfoSphere Enterprise Records, ob Sie das Dokument als Schriftstück deklarieren möchten.
So deklarieren Sie ein Dokument als Schriftstück:

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken zu starten:

Klicken Sie auf Hilfe, wenn Sie sie für die weiteren Schritte benötigen.