Empfangsbestätigungen

Empfangsbestätigungen dienen im Allgemeinen der Feststellung, welche Benutzer sich im Besitz eines Exemplars einer klassifizierten Akte befinden. Es ist allerdings auch möglich, Empfangsbestätigungen für nicht klassifizierte Akten auszustellen. Obwohl eine Empfangsbestätigung angibt, wo sich ein klassifiziertes Dokument gerade befindet, ist die Bestätigung selbst üblicherweise nicht klassifiziert.

Papiergebundene Empfangsbestätigungen können als physische Akten deklariert werden. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Deklarieren einer physischen Akte.) Die Empfangsbestätigung kann gescannt und resultierende Bild als elektronische Akte deklariert werden. Sie können aber auch ein elektronisches Dokument erstellen und dieses als Akte deklarieren. Informationen zum Deklarieren von elektronischen Akten finden Sie in der Workplace-Hilfe unter Dokumente und Datensatzverwaltung. Wenn Sie die Empfangsbestätigung als klassifizierte Akte deklarieren möchten, finden Sie diesbezügliche Informationen unter Deklarieren einer klassifizierten Akte.

Beim Deklarieren einer Empfangsbestätigung als Akte wird sie mit der Akte verbunden, die durch die Empfangsbestätigung überwacht werden soll.

So deklarieren Sie eine Empfangsbestätigung als Akte:

  1. Gehen Sie zunächst wie bei der Deklaration eines beliebigen Dokuments vor.
  2. Klicken Sie im Schritt "Eigenschaften festlegen" auf "ReceiptOf".
  3. Wählen Sie die klassifizierte Akte, die überwacht werden soll.
  4. Schließen Sie die Deklaration wie gewohnt ab.

Nach der Deklaration wird in der Ansicht "Eigenschaften" der Empfangsbestätigung der Name der überwachten Datei im Feld "ReceiptOf" angezeigt. Beachten Sie, dass Sie die Zuordnung durch Klicken auf "ReceiptOf" ändern oder durch Klicken auf "Leeren" löschen können.

In der Ansicht "Details" der Akte enthält das Statusfeld im Abschnitt "Zusätzliche Akteneinzelheiten" einen der folgenden Einträge:

Der Begriff "übergeordnete Einheit" bezieht sich auf die Akte, die der Empfangsbestätigung zugeordnet ist, nicht auf einen Ordner.

HINWEISE

Das Statusfeld der Empfangsbestätigung zeigt "None" an, wenn eine Akte keine Empfangsbestätigung ist. Die Ansicht "Eigenschaften" einer klassifizierten Akte enthält die Namen der angehängten Empfangsbestätigungen (falls vorhanden). Das Statusfeld der Empfangsbestätigung einer klassifizierten Akte zeigt "None" an, da eine Akte mit angehängten Empfangsbestätigungen nicht die Empfangsbestätigung einer weiteren Akte sein kann. Eine Akte kann mehrere Empfangsbestätigungen aufweisen, eine Empfangsbestätigung kann aber nur an eine Akte angehängt werden.

Es ist nicht möglich, eine an eine aktive klassifizierte Akte angehängte Empfangsbestätigung zu löschen.

Beim Herabstufen oder Aufheben der Klassifikation einer Akte wird die Verknüpfung mit der Empfangsbestätigung gelöscht. Wenn die Akte weiter überwacht werden soll, müssen Sie eine Empfangsbestätigung für die herabgestufte oder deklassifizierte Akte als neue Akte deklarieren.