Rastrear un documento

File Tracker es una función mediante la cual se rastrea un documento de la estación de trabajo local una vez que se haya extraído de un almacén de objetos. Gracias a esta función de rastreo, Workplace puede identificar y localizar fácilmente el documento en caso de que desee cancelar la extracción del documento, o guardarlo o registrarlo. De acuerdo con las preferencias del sitio, File Tracker permite eliminar automáticamente un documento de la estación de trabajo local una vez haya guardado el contenido, agregado o registrado dicho documento en un almacén de objetos, o cancelado una extracción.

Es el administrador del sitio quien determina si el usuario puede acceder a File Tracker. En Workplace, debe instalar File Tracker para rastrear sus documentos.

Usar File Tracker

Cuando esté extrayendo un documento en Workplace puede especificar la ubicación de la estación de trabajo donde desee que se descargue el documento que está extrayendo, o bien aceptar la ubicación predeterminada. Durante un procedimiento de guardar o de agregar, tiene la opción de eliminar de la estación de trabajo la copia local del documento que está guardando o registrando, una vez que haya finalizado el proceso de agregar o guardar. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar la configuración predeterminada para la preferencia de sitio Eliminar copia local.

Durante un proceso de cancelar extracción, se mostrará la ubicación de la copia local del documento que extrajo y descargó en la estación de trabajo. Puede ubicar el archivo que corresponde a la extracción del documento que desea cancelar. También puede eliminar la copia local de la extracción del documento que desea cancelar.

Si File Tracker está disponible, los documentos multicontenido no se soportan y las acciones multicontenido están deshabilitadas.

Sistema operativo Microsoft Windows Vista

Si ejecuta File Tracker en un sistema operativo Vista y no puede utilizar la opción Eliminar archivo local cuando agregue o registre un documento, agregue el servidor de Workplace a la lista de sitios de confianza de Internet Explorer®.

Extraer utilizando File Tracker

Cuando los documentos se rastrean, puede especificar la ubicación de directorio en la estación de trabajo en la que desea extraer los documentos. También puede especificar la apertura del documento inmediatamente después de extraerlo de un almacén de objetos.

Para extraer un documento utilizando File Tracker

  1. Seleccione los documentos que desea extraer y haga clic en Extraer.
  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

    NOTA  Si existe un documento con el nombre del que desea descargar o extraer en la ubicación donde desea guardar éste, el archivo existente se sobrescribirá.

  3. Seleccione Abrir archivo (sólo para elementos únicos) si desea que el documento se abra inmediatamente después de descargarlo.