Para configurar un entorno de IBM InfoSphere Enterprise Records, realice las siguientes tareas de configuración.
Debe configurar un almacén de objetos (almacén de objetos del plan de archivos o FPOS) para la estructura del plan de archivos, y otro (almacén de objetos habilitados por registro o ROS) para los documentos declarados como registros. En general, muchos usuarios con acceso al almacén de objetos de registros no disponen de acceso a las entidades que conforman el plan de archivos del almacén objetos del plan de archivos. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
A pesar de que algunas tareas de configuración ya se han realizado durante el procedimiento de instalación y de configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records, puede repasar los parámetros de configuración tras haber creado los planes de archivos y mientras configura la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records para un entorno de producción.
Para obtener más información sobre los procedimientos de instalación y configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte el documento Records Manager Installation and Upgrade Guide.
Para obtener información sobre la configuración de tareas asociadas con la creación de un plan de archivos (como es el caso de la configuración de un sufijo de nombres de volumen), consulte Crear un plan de archivos.
Debe crear clases de documentos para aquellos documentos que se vayan a declarar como registros.
Las clases Documento de ROS pueden tener la propiedad Puede declarar, que IBM InfoSphere Enterprise Records emplea para determinar si un documento puede declararse como registro. Durante la instalación y configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records, la propiedad de la clase Documento básica de una o más subclases Documento se estableció en True. Ello indica que las instancias de esas clases se pueden declarar como registro. Para preparar el entorno de IBM InfoSphere Enterprise Records para producción, verifique que el valor de esta propiedad se establezca en True (o que una subclase herede esta opción de su clase superior) en todas las clases Documento de ROS que proceda. Además, compruebe que la seguridad de instancia predeterminada de estas clases disponga de derechos de versión mayor y menor para que los usuarios (con los pertinentes derechos de acceso) puedan crear versiones de instancias de las clases.
Para obtener más información, consulte "Set the Can Declare property in the ROS" en el documento Records Manager Installation and Upgrade Guide.
En cualquier momento, en IBM InfoSphere Enterprise Records sólo se muestra una jerarquía de plan de archivos. Durante el proceso de instalación y configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records, una preferencia del sitio de Workplace se estableció para especificar este plan de archivos predeterminado. Sin embargo, en el momento de instalar y configurar IBM InfoSphere Enterprise Records es improbable que haya configurado uno o más planes de archivos del sitio. Si lo desea, modifique esta opción de la preferencia del sitio e indique su propio valor predeterminado. Cada usuario de IBM InfoSphere Enterprise Records puede establecer una preferencia de usuario que anule este valor predeterminado de preferencia del sitio.
Para obtener más información, consulte Definir el plan de archivos predeterminado.
Un administrador configura el proceso de barrido de disposiciones durante la instalación y configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records. Ahora bien, para asegurarse de que la configuración sea correcta, compruebe la configuración del barrido de disposiciones. Por ejemplo, si el sitio no utiliza tipos de registros, verifique que Ejecución de tipos de registros se establezca en False.
Para obtener más información, consulte Configurar barrido de disposiciones.
Los tipos de registros ofrecen un modo de asociar un registro con un programa de disposición diferente del registro asociado con la categoría de registro o la carpeta de registros superiores del registro. Si la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records emplea tipos de registros, el barrido de disposiciones debe configurarse para que ejecute el procesamiento de tipos de registros estableciendo en True Ejecución de tipos de registros. Para obtener más información, consulte Configurar barrido de disposiciones.
También se debe plantear la forma en que un tipo de registro se asociará con un registro. Puede especificar que todos los registros de una determinada clase se asignen a un tipo de registro particular de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Configurar un tipo de registro predeterminado.
Asimismo, puede mostrar los metadatos del tipo de registro al declarar un registro mediante Workplace. Así, permite que el usuario seleccione un tipo de registro. Para obtener más información, consulte Configurar visualización de metadatos de tipos de registro durante la declaración.
También puede combinar ambos planteamientos: especificar un valor predeterminado, pero con la opción de que el usuario lo pueda anular si selecciona otro tipo de registro.
NOTAS
Si un usuario con los derechos de acceso pertinentes elimina una entidad IBM InfoSphere Enterprise Records, desaparece definitivamente del almacén de objetos. Sin embargo, la opción puede configurarse para que conserve los metadatos en el nivel del plan de archivos de las categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros eliminados. Si un administrador activa la opción de conservar metadatos, las entidades mencionadas permanecen en el almacén de objetos (marcadas como eliminadas) pero ya no se pueden ver en IBM InfoSphere Enterprise Records. Puede exportar periódicamente a un archivo XML estas entidades eliminadas y todos sus metadatos por motivos de historial, y eliminar las entidades del almacén de objetos de manera permanente. Para obtener información sobre cómo configurar esta opción, consulte Configurar metadatos conservados.
IBM InfoSphere Enterprise Records se puede configurar para que de forma automática declare como registro un documento siempre que un usuario realice una determinada operación; por ejemplo, crear un documento. Para configurar la autodeclaración:
Puede configurar la sincronización de propiedades para que de forma automática sincronice valores de propiedades de un documento a su registro asociado (o viceversa), siempre que haya una actualización de propiedades en el documento o el registro. Para obtener más información, consulte Configurar sincronización de propiedades.
De forma predeterminada, IBM InfoSphere Enterprise Records almacena como máximo diez elementos de trabajo de un lote de flujos de trabajo para revisar o aprobar antes de su eliminación. Sin embargo, puede modificar la cantidad máxima de almacenamiento mediante un ajuste en la configuración. Para obtener más información, consulte Configurar el tamaño de lote de flujos de trabajo.
IBM InfoSphere Enterprise Records incluye el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, el cual permite a los usuarios enviar una solicitud a un gestor de registros para que se cree una carpeta de registros. Con frecuencia muchos usuarios no tienen suficientes privilegios para crear una carpeta de registros. A fin de que los usuarios dispongan de este flujo de trabajo, debe configurar la preferencia del sitio Solicitar carpeta de registros. Esta preferencia puede haberse configurado durante la instalación y configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obtener más información sobre este flujo de trabajo, consulte Utilizar el flujo de trabajo Crear carpeta de registros.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio Solicitar carpeta de registros.
IBM InfoSphere Enterprise Records incluye vínculos para que los usuarios puedan unir carpetas y registros relacionados. Para crear y mantener vínculos en IBM InfoSphere Enterprise Records, debe definir la preferencia de sitio Clases de vínculos editables mediante Workplace. Para obtener más información sobre vínculos de IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte Vínculos.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio de clase de vínculo.
IBM InfoSphere Enterprise Records presenta varios eventos de cumplimiento con PRO y DoD, por ejemplo eventos que definen metadatos. La configuración de estos eventos es opcional, puesto que procesar los eventos puede repercutir en el rendimiento. Para obtener un rendimiento óptimo, configure sólo los eventos relativos a sus operaciones de administración de registros. Para obtener más información sobre cómo configurar estos eventos, consulte "Optional Tasks" en el documento IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
En los modelos de datos DoD y PRO, el almacenamiento de archivos debe configurarse para utilizar el método de purga de eliminación de documentos. Eso hace que el contenido del documento se sobrescriba con espacios en blanco tres veces antes de eliminar el archivo. Por lo tanto, no se puede recuperar el archivo. Consulte Use Purge as the delete method.
Si la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records incluye la función opcional CFS-IS (Content Federation Services for Image Services), coordínelo con el administrador del sistema de IS para garantizar que la seguridad de IS se configure correctamente respecto a la modificación y eliminación de documentos de IS, y para garantizar que los parámetros de retención de clases de documentos de IS se configuren correctamente, de tal forma que los documentos de IS declarados como registros no se eliminen debido a la configuración de retención de IS. Para obtener más información, consulte Administrar documentos de IS como registros.
Si la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records incluye el uso de dispositivos de almacenamiento protegido, como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager y otros, es importante que la configuración de retención de IBM InfoSphere Enterprise Records no entre en conflicto con la configuración de retención que pueda configurarse en el dispositivo de almacenamiento. Por lo tanto, desactive la retención en el dispositivo de almacenamiento y deje que IBM InfoSphere Enterprise Records controle la retención.
En dispositivos de Tivoli Storage Manager, la retención se controla mediante varios parámetros. Para obtener más información sobre la configuración de estos parámetros, consulte la sección "Esquemas de retención" del tema Acerca de IBM Tivoli Storage Manager. Cuando el sistema IBM InfoSphere Enterprise Records está totalmente configurado, la aplicación IBM InfoSphere Enterprise Records conserva el pleno control de la retención y la eliminación.