Quando si dichiara un record fisico, si specifica dove l'oggetto è archiviato, ovvero la relativa posizione iniziale. Poiché gli oggetti fisici devono essere spostati in altre posizioni per essere utilizzati, anche il record include un campo posizione che ne indica la posizione corrente. La creazione di posizioni viene eseguita nella scheda Fisico prima di dichiarare i record fisici.
Per vedere un oggetto fisico, gli utenti devono assegnarlo. In questo modo si avvia un flusso di lavoro che tiene traccia della posizione in cui si trova l'oggetto e che fornisce code per i vari utenti che hanno la necessità di vedere lo stesso oggetto. Se il record è correntemente assegnato, è necessario prenotarlo. Un custode riceve una richiesta per un record e completa la fase del flusso di lavoro relativa alla consegna. La persona richiedente segnala di aver ricevuto l'elemento e ne dispone la restituzione utilizzando un'altra fase dello stesso flusso di lavoro.
Se i record fisici utilizzano codici a barre, gli utenti possono determinare se sono stati assegnati utilizzando l'opzione Esegui scansione voci fisiche nella scheda Fisico. Questa opzione consente inoltre di visualizzare le entità fisiche che si trovano in una particolare posizione mediante l'immissione del codice a barre o della descrizione della posizione.
I record fisici possono essere dichiarati in IBM InfoSphere Enterprise Records e Workplace. IBM InfoSphere Enterprise Records richiede un modello di immissione e il sistema ne include uno predefinito. È possibile creare ulteriori modelli di immissione da utilizzare in IBM InfoSphere Enterprise Records o Workplace.