ドキュメントの管理

ドキュメントの編成に役立つアクションを使用することにより、オブジェクト・ストア内のドキュメントを管理します。ドキュメントをフォルダーにファイリングしたり、別のフォルダーに移動したり、削除したりすることができます。また、ドキュメントをオブジェクト・ストアにチェックインすることなく、ドキュメントに対する小さな変更を保存することもできます。

アイテムのファイリングおよびファイリング解除

1 つ以上のドキュメント、検索、カスタム・オブジェクト、またはフォームを、複数のフォルダーにファイリングできます。アイテムは各フォルダー内では重複せず、各フォルダーには同じアイテムへの参照が格納されます。適切なアクセス権があれば、ユーザーはどこからでもアイテムを編集できます。Integration for Microsoft Office を使用する統合 Office 2007 アプリケーションでドキュメントをファイリングする場合は、1 つの場所からドキュメントをコピーして別の場所に貼り付けます。

また、特定のフォルダーからアイテムをファイリング解除できます。アイテムをファイリング解除すると、そのアイテムは現行のフォルダーから取り出されます。アイテムをすべてのフォルダーからファイリング解除した場合でも、そのアイテムはオブジェクト・ストアに残ります。ただし、検索によってのみそのアイテムを見つけることができます。アイテムがどのフォルダーにもファイリングされていない場合は、参照によってアイテムを見つけることはできません。

アイテムを新しいフォルダーにファイリングするには アイテムをフォルダーからファイリング解除するには
  1. ファイリングするアイテムを 1 つ以上選択します。
  2. クライアント・アプリケーションに応じて、適切なアクションを選択します。
    • Integration for Microsoft Office を使用する統合 Office 2007 アプリケーションでは、ファイリングするアイテムを右クリックして、「コピー」をクリックします。アイテムをファイリングするフォルダーを右クリックし、「貼り付け」をクリックします。
    • Workplace では、アイテムを右クリックして、「ファイル」をクリックします。複数のアイテムを選択する場合、ファイリングするアイテムの左のチェック・ボックスオンにします。ページ内のすべてのアイテムを選択するには、アイテム・リストのタイトル行の左側にあるチェック・ボックスをオンにします。「アクション」 メニューから、「ファイル」 をクリックします。
  3. アイテムをファイリングするフォルダーを選択します。
  1. ファイリング解除するアイテムにナビゲートします。
  2. クライアント・アプリケーションに応じて、「ファイリング解除」アクションを選択します。
    • Integration for Microsoft Office を使用する統合 Office 2007 アプリケーションでは、ファイリング解除するアイテムを右クリックして、「ファイリング解除」をクリックします。
    • Workplace では、選択したアイテムを右クリックして、「ファイリング解除」をクリックします。
  3. アイテムが複数のフォルダーでファイリングされている場合、アイテムのファイリング解除を行うフォルダーを選択して、「ファイリング解除」をクリックします。

 

アイテムの移動

ドキュメント、検索テンプレート、フォーム、カスタム・オブジェクトは、同じオブジェクト・ストア内の別のフォルダーに移動できます。Integration for Microsoft Office を使用する統合 Office 2007 アプリケーションでドキュメントを移動する場合は、1 つの場所からドキュメントを切り取って別の場所に貼り付けます。

アイテムを移動するには

  1. 移動するアイテムにナビゲートします。
  2. クライアント・アプリケーションに応じて、適切なアクションを選択します。
  3. アイテムが複数のフォルダーにファイリングされている場合、アイテムの移動元フォルダーを選択します。
  4. アイテムの移動先フォルダーを選択します。

アイテムの削除

警告:  ドキュメントなどのアイテムを削除すると、アイテム・ストアから完全に削除されます。削除アクションは元に戻せないため、管理者は削除されたアイテムを復元できません。

アイテムを削除するには

  1. 削除するアイテムを選択します。
  2. 次のいずれかの操作を実行します。
  3. 結果を確認します。複数のアイテムを削除したときに、アイテムの名前の隣に赤いアスタリスクが表示される場合は、削除が失敗しています。アスタリスクをクリックして、そのアイテムのエラー・レポートを確認します。

コンテンツの保存

ドキュメントをチェックアウトしているときに、ドキュメントをオブジェクト・ストアにチェックインし直さずに、小さな変更を保存することができます。ドキュメントを保存すると、変更内容は保存されますが、ドキュメントはチェックアウトされたままです。

「コンテンツの保存」アクションは、複数のコンテンツ・アイテムを持つドキュメントの作成や更新にも使用します。複数コンテンツ・ドキュメントの詳細については、「複数コンテンツ・ドキュメントの管理」を参照してください。

注意:  すべての変更の完了後は、ドキュメントを必ずチェックインしてください。ドキュメントをチェックインせずにチェックアウトを取り消した場合、ドキュメントは前のバージョンに戻り、保存した変更はすべて失われます。

ドキュメントを保存するには

ドキュメントを保存する手順は、Workplace の場合、および統合した Microsoft® Office アプリケーションの場合で、それぞれ異なる部分があります。保存するチェックアウト済みドキュメントを選択して、詳細については、下記の該当セクションを参照してください。