Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Aktenkategorie, einem Aktenordner oder einem Aktentyp verbunden haben, überwacht das System das definierte Ereignis oder das Datum zum Auslösen der Ausführung des Zeitplans. Wenn dieses Ereignis eintritt oder das Datum erreicht ist, wird die Abgrenzung der Akten innerhalb des Zeitplans ausgelöst. Wenn die Abgrenzung ausgelöst wurde und ein etwaiger Aufschub (wenn zutreffend) vorbei ist, führt das System automatisch die im Zeitplan vorgesehene Abgrenzungsaktion durch. Die Einheiten werden dann zur Disposition fällig und treten in die im Dispositionszeitplan vorgesehenen Phasen ein. Die Akten verbleiben so lange in einer Phase wie Sie dies in der Aufbewahrungsfrist der betreffenden Phase festgelegt haben. Sobald die Aufbewahrungsfrist vorbei ist, müssen Sie manuell die damit verbundene Dispositionsaktion anstoßen. Das System startet dann den mit dieser Dispositionsaktion verbundenen Workflow und gibt die Einheiten an die nächste Phase weiter, sobald die Genehmigung einer befugten Person vorliegt. Wenn Sie eine Disposition für eine Einheit anstoßen, startet dies automatisch auch die Disposition aller untergeordneten Einheiten.
Durch entsprechende Konfiguration des Aktenplans können Sie dafür sorgen, dass sowohl das ursprüngliche deklarierte Dokument als auch die Akten-Metadaten gelöscht werden (Standardvorgabe) oder nur das ursprüngliche deklarierte Dokument. Siehe Konfigurieren zur Aufbewahrung von Metadaten.
HINWEISE
So stoßen Sie einen Dispositionszeitplan an:
Es gibt keine einzelne Eigenschaft, die die Bereitschaft für die Disposition angibt, Sie können aber mithilfe einer Gruppe von Bedingungen danach suchen.
Sie werden eine Suchvorlage einrichten wollen, um dies auf regelmäßiger Basis zu tun. In einer solchen Suchvorlage lassen Sie das Ausführungsdatum leer und sorgen dafür, dass es geändert werden kann. Auf diese Weise ist dann der Benutzer in der Lage, das Datum bei Verwendung der Suche selbst einzugeben.
Eine Alternative besteht im Erstellen von benutzerspezifischen COM-Ereignissen zu Versand von E-Mails, damit der Empfänger weiß, welche Einheiten für die Disposition bereit sind. Wenn der Benutzer mit der Strukture des Aktenplans vertraut ist, kann er oder sie nach der Einheit suchen.
Schließlich ist es auch möglich, mit Hilfe von API-Methoden eigenen Code zu erstellen, der dann die Disposition anstößt, wenn dies für Ihre Geschäftsakten angebracht ist.
So zeigen Sie Dispositionseigenschaften an:
Sie können Dispositionseigenschaften wie Name, Abgrenzungsdatum, Ausführungsdatum der aktuellen Phase, aktuelles Dispositionsdatum, Entscheidungsdatum der aktuellen Phase, Aktionsname der aktuellen Phase, Prüfungsentscheidung der aktuellen Phase und letztes Sweep-Datum anzeigen.
Es kann vorkommen, dass Sie einen Dispositionszeitplan für einen Container und einen anderen für einen Aktentyp haben, der sich auf eine Akte innerhalb des Containers bezieht. Eine solche Akte kann dann erst vernichtet oder exportiert werden, wenn das letzte Abgrenzungsdatum erreicht ist.