IBM InfoSphere Enterprise Records comprend des flux de travaux qui facilitent l'automatisation des procédures de révision et d'élimination des catégories et dossiers d'enregistrements, des volumes et des enregistrements. Il comprend les tâches, étapes de procédure, organisations ou personnes, données d'entrée ou de sortie indispensables, ainsi que les outils nécessaires à chaque étape d'une procédure d'entreprise.
Vous pouvez modifier les flux de travaux existants et en créer de nouveaux. La plupart des flux de travaux d'IBM InfoSphere Enterprise Records sont lancés automatiquement à la suite de la procédure de balayage d'élimination ou de l'exécution d'une action associée au flux de travaux. Toutefois, le flux de travaux de gestion des enregistrements physiques (PRM) et le flux de travaux de création de dossier d'enregistrement nécessitent un lancement manuel.
Lors de la création d'une phase d'élimination dans un planning d'élimination, vous lui associez une action d'élimination et un flux de travaux d'élimination. A l'issue de la période de conservation des entités dans une phase donnée, les entités sont marquées en vue de leur élimination. L'action d'élimination est lancée manuellement, ce qui démarre le flux de travaux d'élimination associé. Pour plus d'informations sur le processus d'élimination, reportez-vous à la rubrique :
Avant de commencer à utiliser les flux de travaux, vous devez effectuer les tâches de configuration. Ces tâches sont généralement complétées pendant l'installation d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique "Préparation à la configuration des flux de travaux d'IBM InfoSphere Enterprise Records" dans le guide d'installation et de mise à niveau d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
Vous trouverez ci-dessous les flux de travaux proposés dans IBM InfoSphere Enterprise Records.
Pour obtenir des informations générales sur l'exécution des flux de travaux d'élimination, reportez-vous à la rubrique Utiliser les flux de travaux d'élimination.
Le système utilise différentes méthodes de notification des utilisateurs pour annoncer l'état, l'échec et les messages d'erreurs de validation rencontrées au cours de l'avancement du flux de travaux. Il existe quatre types de notification comprenant les éléments suivants :
Une transcription est un fichier XML généré par le système suite au succès de l'action d'élimination exécutée sur des entités marquées en vue de leur élimination. Ce fichier contient des données sur :
Le système transmet automatiquement ce fichier au gestionnaire d'enregistrements sous forme de pièce jointe. Le gestionnaire d'enregistrements peut afficher le fichier, l'enregistrer sur un disque local ou l'ouvrir dans un navigateur.
IBM InfoSphere Enterprise Records affiche un message d'avertissement lorsque la valeur spécifiée pour les différentes zones d'une étape donnée ou d'un flux de travaux est incorrecte ou manquante (zones obligatoires). La page d'avertissement s'affichera, par exemple, si vous n'avez pas spécifié la valeur de la zone Emplacement dans l'étape de transfert physique du flux de travaux de transfert temporaire.
IBM InfoSphere Enterprise Records affiche les informations et les messages de statut pour les flux de travaux Gestion des enregistrements physiques et Création de dossier d'enregistrements. Les messages contiennent le statut des entités ou toute information pertinente sur les entités. Si, par exemple, le détenteur actuel d'une entité physique a retardé la libération de l'entité, IBM InfoSphere Enterprise Records place le message comme élément de travail dans la boîte de réception du prochain destinataire de l'entité.
Pour plus d'informations sur les messages d'informations et de statut, consultez :
Les messages d'exception et d'échec indiquent les entités affectées et les causes de l'échec d'une étape du flux de travaux. Par exemple, vous avez terminé l'étape de fermeture pour un lot de dix entités. Sur ces dix entités, deux ont été rouvertes. Le message indiquera que l'action de fermeture n'a pu être exécutée pour ces deux entités et affichera également l'origine de l'échec.
Dans l'étape Message, vous pouvez cliquer sur Terminer pour achever l'étape de flux de travaux ayant échoué et supprimer les éléments de travail de la boîte de réception. Vous pouvez alors corriger le problème et relancer le flux de travaux pour l'exécuter correctement. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez fermer les deux entités pour lesquelles l'étape de fermeture a échoué, puis relancer le flux de travaux.