Einführung in IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records ist eine zusätzliche Komponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mithilfe von IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige elektronische Akten für digitale und in physischer Form vorliegende Informationen erstellen und pflegen. IBM InfoSphere Enterprise Records dient zur Verwaltung von Akten beliebiger Art und unabhängig vom Informationsträger (Speichermedium) oder Format. Für das Arbeiten mit IBM InfoSphere Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was eine "Akte" (engl. Record) ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.
Akten und Metadaten
Im Zusammenhang mit IBM InfoSphere Enterprise Records sind Akten Metadaten, also Dateien, die Informationen über andere elektronische Dateien (Dokumente) oder physische Objekte (Schriftgut, Unterlagen) enthalten und referenzieren. Akten dienen dazu, Dokumente oder physische Objekte innerhalb von Unternehmen, Organisationen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaften zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten - und auch zu vernichten. Die Metadaten sind Attribute wie Medientyp, Format, Autor, Gegenstand, Prüfer, Lagerort (Standort) und Veröffentlichungsdatum. Je nach ihrer Art und Funktion unterliegen Akten und Schriftgut möglicherweise gesetzlichen Normen und Richtlinien.
Ein elektronisches Dokument kann eine einzelne Datei (etwa ein MS-Word-Dokument), ein digitales Foto oder ein Satz von zusammengehörigen Dateien sein, die als ein Objekt behandelt werden (etwa eine E-Mail-Nachricht mit den beigefügten Anlagen). Elektronische Dateien werden in Objektspeichern und anderen Repositories aufbewahrt.
Wenn ein Dokument als Akte deklariert wird, übernimmt IBM InfoSphere Enterprise Records dessen Verwaltung, einschließlich Schutz vor unbefugter Einsichtnahme (Sicherheit) sowie ggf. Klassifizierung. Dies bewirkt in vielen Fällen eine Änderung des Zugriffs. Beispielsweise hat der Autor plötzlich nicht mehr das Recht, das Dokument zu bearbeiten.
Physische Objekte können Videobänder, Mikrofichen, Festplatten, DNA-Muster, Schriftstücke, Urkunden und Fotos sein. Diese können in Schachteln ("Boxen"), Ablageschränken oder Archiven untergebracht sein. Die Akte enthält dann einen Vermerk über den tatsächlichen Aufbewahrungsort des physischen Objekts.
Der Begriff Akte (engl. Record) wird sowohl für die elektronische Metadaten-Datei verwendet als auch für das Dokument oder Schriftgut (Objekt), das als Akte deklariert wurde. Meist ist aus dem Zusammenhang ersichtlich, was gemeint ist - das physische Objekt oder das elektronische.
Ein Repository mit Dokumenten, die als Akten dekaliert werden können, wird als Akten-Repository oder als Records Object Store (ROS) (deutsch: Akten-Objektspeicher) bezeichnet. In IBM InfoSphere Enterprise Records angelegte Akten werden in Repositories gespeichert, die als File Plan Object Stores (FPOS) bezeichnet werden (bzw. dt: Aktenplan-Objektspeicher). Beide Objektspeicher sind Teil der Content Engine.
Die folgende Abbildung veranschaulicht die Erstellung von Akten aus verschiedenen Quellen. Jede Akte verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

Aktenverwaltung (Records Management)
Unter "Aktenverwaltung" oder "Records Management" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Ordnen, Aufbewahren, Nutzen, Wiederauffinden (Retrieval) und Aussondern von Akten. Mit anderen Worten umfasst das Records Management sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus einer Akte anfallen - von der Erstellung bis zur Vernichtung.
Records Management - ein notwendiges Übel
Um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind, ist ein zuverlässiges Records Management-System unerlässlich. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten, Schriftstücken usw., die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.
In Abwesenheit eines Record-Management-Systems kann es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Akten einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre und Geheimhaltung vertraulicher Informationen.
Verwenden Sie IBM InfoSphere Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Wenn Sie Ihre wertvollen Informationen mit IBM InfoSphere Enterprise Records als Akten speichern, können Sie jederzeit mit den Suchfunktionen darauf zugreifen und die nicht mehr benötigten Akten entweder langfristig archivieren oder bei Bedarf vernichten.
Die Rolle von IBM InfoSphere Enterprise Records im Records Management
Mit IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie Ihre Akten innerhalb des ganzen Unternehmens unabhängig von den verwendeten Speichermedien führen. Die Vorteile von IBM InfoSphere Enterprise Records:
- Die Akten sind bei Bedarf leicht und von überall her im Unternehmen zugänglich
- Die Akten werden ausgesondert bzw. vernichtet, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Mithilfe von IBM InfoSphere Enterprise Records können Sie die folgenden Aufgaben erledigen:
- Erstellen und Pflegen einer hierarchischen Struktur (Aktenplan) zur Aufbewahrung von Akten
- Verwalten von elektronischen und physischen Akten
- Sicherung von Repositories mit Akten
- Erstellen von Regeln zur Aufbewahrung und Aussonderung
- Durchführen der Archivierung bzw. der Vernichtung auf Grund dieser Regeln
- Zugriffsteuerung und -kontrolle
- Wiederauffinden von Akten anhand von Suchkriterien
- Vernichtung von Akten, die im Unternehmen nicht mehr benötigt werden
Funktionen und Vorteile von IBM InfoSphere Enterprise Records
Die folgende Tabelle enthält die Funktionen von IBM InfoSphere Enterprise Records sowie die Vorteile der jeweiligen Funktion.
Funktion |
Vorteil |
Zentrales Repository für Akten |
- Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
- Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
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Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Akten für elektronische und analoge Dokumente innerhalb einer Hierarchie |
- Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
- Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
- Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
- Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen, beim Personal für die Aktenverwaltung und die Recherche
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Intuitive Suchfunktionen |
- Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
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Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Akten |
Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte:
- Aufbewahrungsfrist für Akten
- Behandlung der Akte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Prüfung der Akten vor ihrer Vernichtung
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Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Akten |
- Keine versehentliche Vernichtung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Akten
- Vernichtung von Akten nur nach Vernichtungsplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
- Nicht länger benötigte Akten werden vernichtet, so dass Platz frei wird
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Importieren/Exportieren von Akten |
- Akten, auf die nicht häufig zugegriffen wird, die jedoch noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können an einen anderen Ort exportiert werden
- Akten lassen sich aus anderen Repositories importieren
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Geeignete Sicherheitsmechanismen für Akten |
- Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
- Kein versehentliches Löschen durch Benutzer Löschen der Akten durch einen Administrator oder als Ergebnis eines Audit-Verfahrens
- Benutzer können nur Vorgänge ausführen, für die sie die erforderlichen Rechte besitzen
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Integration in FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office und Microsoft Outlook |
Manuelle oder automatische Deklaration von Akten von diesen Stellen aus:
- Workplace oder Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel und Power Point
- Eingabevorlagen
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Benutzerrollen in IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit den folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftgutmanager, privilegierter Benutzer (DoD und Base) oder Schriftgutprüfer (PRO) und Schriftgutbenutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben der betreffende Benutzer ausführen kann. Weitere Informationen finden Sie unter IBM InfoSphere Enterprise Records-Sicherheitsrollen.
Arten von IBM InfoSphere Enterprise Records-Installationen
Vor der Installation der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" wählen Sie die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:
- Base: Bietet die Kernfunktionen und -eigenschaften für das Records Management. Dies ist die empfohlene Installation für IBM InfoSphere Enterprise Records, weil sie die wenigsten Eigenschaften hinzufügt und den meisten Anforderungen entspricht. Die Funktionalität der Basis-Installation ist dieselbe wie bei der DoD-Installation.
- DoD: Erfüllt die Anforderungen der Vorschriften des US-Verteidigungsministerium (Department of Defense (DoD) 5015.2 Chapter 2 und Chapter 4),
welche Implementierungs- und Verfahrensrichtlinien für die Verwaltung von Akten im DoD enthalten.
Darüber hinaus legt die DoD-Installation von IBM InfoSphere Enterprise Records spezifische Systemschnittstellen und Suchkriterien fest und beschreibt die Mindestanforderungen an das Records Management, die auf der Grundlage der geltenden Vorschriften der National Archives and Records Administration (NARA) einzuhalten sind.
- PRO: Erfüllt die Anforderungen der englischen Nationalarchive (Public Record Office = PRO) für elektronisches Records Management.
Arten von IBM InfoSphere Enterprise Records-Einheiten
In IBM InfoSphere Enterprise Records sind die Akten in einer hierarchischen Struktur abgelegt, die verschiedene Aktenverwaltungs-Einheiten (auch: Entitäten) enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

- Objektspeicher: Bezeichnet ein Repository mit Objekten und einen Satz von Speicher- und Retrieval-Services für diese Objekte. Es gibt die folgenden Objektspeicher:
- Aktenplan-Objektspeicher (File Plan Object Store, FPOS): Enthält den Aktenplan, also die gesamte Hierarchie (Ordnungsstruktur) der verwendeten Aktenverwaltungseinheiten.
- Schriftstück-Objektspeicher (Records Object Store, ROS): Enthält die Dokumente, die in einem FPOS als Akten deklariert werden können.
Sie sollten für Akten (Metadaten) und Dokumente, die als Akten deklariert wurden, separate Objektspeicher einrichten. Auf diese Weise enthält der FPOS die Aktenplanstruktur, der ROS hingegen die Dokumente, darunter auch die, die als Akten deklariert wurden. In der Regel wird der Zugriff auf den ROS zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Einheiten innerhalb des FPOS besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.
- Aktenplan: Legt die Organisation der Akten fest. Der Aktenplan enthält Akten in einer strukturierten Hierarchie, die so ausgelegt ist, dass der Zusammenhang zwischen den Akten erhalten bleibt. Beispielsweise kann der Aktenplan die Geschäftsfunktionen innerhalb der Organisation abbilden. Dies ermöglicht die Katalogisierung der Akten auf der Grundlage der verschiedenen Geschäftsfunktionen. Es kann auch sinnvoll sein, ein Benennungsschema für den Aktenplan zu verwenden. Alle Einheiten, die unter dem Dateiplan erstellt werden, befolgen die Schriftstücknamensmusterregeln.
- Aktenkategorie: Dient zur Gruppierung eines Satzes von miteinander verbundenen Akten innerhalb eines Aktenplans. Aktenkategorien dienen der Katalogisierung von Akten auf der Basis von Funktionskategorien. Eine Aktenkategorie kann Unterkategorien oder Aktenordner enthalten (aber nicht beides). Das Basis- und das DoD-Datenmodell gestatten die Deklaration von Akten direkt innerhalb einer Aktenkategorie. Im PRO-Datenmodell ist dies nicht möglich. Außerdem können Sie für jede Kategorie eigene Aufbewahrungs- und Dispositionsregeln festlegen. Diese Regeln gelten dann für alle Aktenordner und Akten innerhalb der Kategorie.
- Aktenordner: Dient als Container (Behältnis) für zusammengehörige Akten. Dient dazu, Akten nach den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen und Dispositionsereignissen zu verwalten. Sie können elektronische, physische und Hybrid-Aktenordner innerhalb einer Kategorie einrichten, um elektronische und physische Akten zu verwalten.
- Elektronischer Ordner: Dient zum Speichern elektronischer Akten. Ein elektronischer Ordner kann auch Marker enthalten. Ein Marker ist ein elektronischer Vermerk für eine physische Akte, die nicht in einer physischen Datei abgelegt werden kann. Beispiele solcher Akten sind große Baupläne, Videobänder oder Datenbanken.
- Physischer Ordner: Dient zur Ablage von physischen Akten, also Schriftgut. Ein physischer Ordner ist ein virtueller Eintrag für einen Ordner aus Pappe. Sie können die Hierarchie der physischen Ordner in IBM InfoSphere Enterprise Records genau der Ablagestruktur in Ihrer Organisation nachempfinden.
- Box: Eine Box wird verwendet, um physische Einheiten abzubilden, die als Behältnis für weitere physische Einheiten dienen. Sie können beispielsweise ein "Warehouse" erstellen, das "Fächer" enthält, die "Boxen" enthalten, die "physische Ordner" enthalten. Eine Box kann eine weitere Box, einen physischen Ordner oder eine Akte enthalten.
- Hybrid-Ordner: Bezeichnet eine Sammlung von zusammengehörigen elektronischen und physischen Akten.
- Band: Dient der logischen Unterteilung eines Aktenordners in kleinere, leichter zu handhabende Einheiten. Ein Band existiert nicht unabhängig vom Ordner. Ein Aktenordner enthält immer wenigstens einen Band, der beim Erstellen des Ordners automatisch eingerichtet wird. Danach können beliebig viele Bände in einem Aktenordner angelegt werden.
- Akte: Eine Akte enthält Metadaten über ein Dokument oder ein physisches Objekt, das unter der Kontrolle der Anwendung "IBM InfoSphere Enterprise Records" steht. Eine Akte erbt möglicherweise bestimmte Verhaltensweisen vom Aktenordner, in dem er erstellt wurde, beispielsweise den Dispositionsplan des übergeordneten Aktenordners. Akten können wie folgt kategorisiert werden:
- Elektronische Akte: Verweist auf ein elektronisches Dokument.
- Marker: Verweist auf ein physisches Objekt oder eine Akte (Schriftgut, Papierdokument).
- Kritische Akte: Eine kritische Akte (engl. vital record) ist eine Akte, die für die Weiterführung des Betriebs oder Unternehmens in einem Krisenfall unentbehrlich ist. Unentbehrliche Akten müssen von Zeit zu Zeit überprüft und aktualisiert werden.
- Permanente Akte: Eine Akte, deren historischer, kultureller oder anderer Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normalerweise gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist für verwaltungstechnische, juristische oder steuerliche Zwecke hinaus rechtfertigt.
- Aktentypen: Akten, die gemeinsame Merkmale aufweisen, können zu Aktentypen zusammengefasst werden. So könnten Sie beispielsweise einen Typ definieren, der alle Akten mit einem gemeinsamen Dispositionsplan enthält. Dies kann bei Recherchen- und Retrieval-Operationen hilfreich sein. Wenn dann ein anderer Dispositionsplan angewendet werden soll, können Sie diese Änderung auf alle Akten desselben Typs anwenden.
Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Aktenverwaltungseinheiten.
Aktenplan
Geschäftsleitung (Kategorie)
Korrespondenzdateien (Ordner)
Programmbesprechungen (Ordner)
2006 Management-Schulungskonferenz (Band)
2007 Management-Schulungskonferenz (Band)
Informationsmanagement (Kategorie)
Telekom-Center-Nachrichten (Ordner)
Bediener-Nummernblätter (Ordner)