エンティティーに対する廃棄保留は、それが条件付きの場合は保留スイープ・プロセスにより設定されますが、手動で設定することも可能です。保留は、訴訟や監視などを目的に、通常の廃棄プロセスを中断するためのものです。保留中のエンティティーは、手動であっても削除することはできません。保留は、1 つまたは複数のレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、レコードに設定することができます。また廃棄保留は、カットオフ日付より前、またはカットオフ日付より後のいずれかのフェーズの中で設定することができます。
保留をエンティティーに設定できるのは、レコード・マネージャーおよびレコード管理者のみです。他のユーザーにも保留を設定できるようにするには、以下のように、そのユーザーやグループにいくつかの権限を付与する必要があります。詳細については、「セキュリティー」を参照してください。
以下に示すのは、廃棄保留を設定するための手順です。この手順を完了するには、廃棄保留を事前にシステムへ追加しておく必要があります。
廃棄保留を設定するには
(保留スイープ・プロセスによる場合も含め) エンティティーに対して廃棄保留が正常に設定されると、「参照」ページでは、エンティティーの名前の横に「保留」アイコンが表示されます。「保留」アイコンの実物は、 です。「保留」アイコンがすぐに表示されない場合は、パスの末尾にあるリンクをクリックして、「参照」ページを更新してください。
注: 保留内の条件に一致するエンティティーに対して条件付き保留を手動で設定した場合、その保留は次回の保留スイープ実行時に再度適用され、条件付き保留として設定されます。ただしこの保留は、保留スイープによってのみ削除できます。保留を削除するには、エンティティーのコンテキスト・メニューから「保留の解除要求の開始」を選択する必要があります。この保留は、次回の保留スイープ実行時に削除されます。