Aggiunta o modifica di un blocco di disposizione

Nelle seguenti procedure viene descritto come aggiungere un blocco di disposizione al sistema oppure come modificarlo in un secondo momento. Quando si crea un blocco di disposizione, è possibile impostare condizioni per categorie record, cartelle record, volumi e record. Un'elaborazione pulitura attesa pianificata determina se vi sono entità che soddisfano le condizioni dei blocchi. In tal caso, il blocco viene applicato automaticamente. Un blocco di disposizione senza condizioni può essere applicato solo manualmente. Manualmente è possibile applicare anche un blocco condizionale, ma potrebbe non essere possibile rimuoverlo manualmente. Vedere Se non è possibile rimuovere un blocco manuale. I blocchi condizionali sono anche detti blocchi dinamici. Le nuove entità che soddisfano le condizioni di un blocco verranno collocate dinamicamente in blocco durante la successiva esecuzione della pulitura attesa.

Occorre valutare con attenzione i criteri utilizzati per i blocchi condizionali per evitare che un gran numero di entità vengano non intenzionalmente messe in blocco. Quando si impostano le condizioni per un blocco, utilizzare il collegamento Anteprima per visualizzare le entità interessate.

Il link Anteprima utilizza la modalità di ricerca statica e i risultati restituiti potrebbero essere incompleti. Vedere Impostazione dei valori di default della ricerca per ulteriori informazioni sulla definizione del numero massimo di risultati per le ricerche statiche.

Per aggiungere un blocco di disposizione

  1. Eseguire l'accesso come Manager dei record o Amministratore dei record quindi entrare negli FPOS in cui si desidera creare un blocco.
  2. Selezionare la scheda Disposizione.
  3. Fare clic su Attese: icona attese
  4. Fare clic su Aggiungi attesa:
Imposta proprietà
  1. Immettere un nome per il blocco.
  2. Specificare un motivo per l'aggiunta del blocco.
  3. Selezionare il tipo di blocco:
  4. Dal menu a discesa Attiva, selezionare Vero se si desidera rendere immediatamente attivo il blocco. Il blocco deve essere attivo per poter essere collocato su un'entità tramite una pulitura attesa oppure collocarlo manualmente. Selezionare Falso (il valore predefinito) se si desidera lasciarlo non attivo.
  5. È possibile fare clic su Successivo per impostare condizioni che posizioneranno i blocchi tramite pulitura attesa oppure fare clic su Fine (o Annulla). Se si termina senza aver impostato alcuna condizione, il blocco potrà essere collocato solo manualmente. Verrà ignorato da pulitura attesa.
Impostazione delle condizioni (opzionale)

È possibile impostare condizioni per record, categorie, cartelle record o volumi. In ciascun caso, si specifica una o più proprietà, un operatore, un valore e un tipo di unione per indicare le relazioni tra più proprietà. Per i record, è possibile anche specificare una ricerca di contenuti. Se si impostano le condizioni e il blocco è attivo, pulitura attesa applicherà automaticamente il blocco alle entità che soddisfano i criteri.

Per selezionare un insieme di proprietà

  1. Fare clic sul pulsante Modifica dell'entità sulla quale si desidera specificare le condizioni.
  2. Dai menu a discesa, scegliere le proprietà da utilizzare.
  3. Dopo aver terminato l'impostazione, fare clic su Accetta modifiche.

Per impostare i criteri delle proprietà

Tutti i tipi di entità funzionano nello stesso modo. Dopo aver selezionato l'insieme di proprietà con cui si desidera lavorare, utilizzare le seguenti procedure.

  1. Per ciascuna proprietà, selezionare un operatore dal menu a discesa. Gli operatori disponibili cambiano in base al tipo di proprietà.
  2. Per ciascuna proprietà, specificare un valore. Immettere del testo e selezionare da un menu a discesa oppure selezionare una data. (Vedere Per selezionare una data.)
  3. Impostare la relazione (tipo di unione) tra due proprietà. E significa che entrambi devono essere veri; O significa che uno dei due deve essere vero.

Se si lascia vuoto il valore di una proprietà, questo non verrà utilizzato come criterio a meno che non si selezioni l'operatore NON NULLO.

NOTA  Il filtro che imposta queste condizioni non supporta i caratteri percentuale (%) o e commerciale (&).

Per selezionare una data

  1. Fare clic sull'icona del calendario.
  2. Fare clic sul giorno che si desidera selezionare. Il valore predefinito è il giorno corrente.
    1. Fare clic su << o >> per cambiare l'anno, un anno alla volta oppure fare clic e tenere premuto per visualizzare un elenco di anni. Se l'anno desiderato non è nell'elenco, selezionare l'anno più prossimo e quindi fare clic e tenere premuto di nuovo per visualizzare un nuovo elenco.
    2. Fare clic su < o > per cambiare il mese, un mese alla volta oppure fare clic e tenere premuto per visualizzare un elenco di mesi.

Per rimuovere i dati relativi alla data precedentemente inseriti, fare clic su Cancella.

NOTA  Per la versione degli Stati Uniti, il formato della data breve è mm/gg/aa. Se l'anno è superiore a 29, l'applicazione utilizza l'anno 19XX. Se l'anno è 29 o inferiore, l'applicazione memorizza la data come 20XX. Ciò può essere un problema per i modelli di dati Classificato DoD perché la Data declassamento può essere di 25 anni successiva alla data corrente. Nel 2008, ciò risulterebbe nell'anno 2033 memorizzato come 1933. Pertanto per il modello Classificato DoD, il formato data breve viene modificato in mm/gg/aaaa. Questo cambiamento è visibile nella Procedura guidata classificazione, nella pagina Classificazione informazioni e nelle pagine di azione. Gli altri formati come Medio, Esteso e Completo continuano a funzionare come prima. Per evitare qualsiasi confusione di data, consigliamo di impostare le preferenze del Workplace in modo che per gli anni venga utilizzato il formato esteso. Occorre uscire da IBM InfoSphere Enterprise Records e eseguire nuovamente l'accesso affinché questa preferenza diventi immediatamente attiva.

Per specificare contenuti (solo record)

  1. Nella casella di testo Contenuto, immettere il testo da includere nella ricerca. Per ulteriori suggerimenti, vedere Specifica di contenuti.
  2. Dal menu "in", selezionare Metadati (per trovare il testo nelle proprietà del record) oppure Contenuto (per trovare il testo nel documento dichiarato).
  3. Impostare l'operatore su E per indicare che l'entità deve contenere il testo immesso E anche qualsiasi proprietà (specificata sopra) deve essere vera. Impostare l'operatore su OR se il contenuto O le condizioni della proprietà devono essere veri.

Per rimuovere una proprietà, procedere in uno dei seguenti modi

Per visualizzare in anteprima le entità per una condizione

Per ciascun tipo di entità con valori condizionali, fare clic sul relativo collegamento Anteprima per visualizzare un elenco di entità che soddisfa le condizioni specificate. Consigliamo di controllare l'anteprima per assicurarsi che i blocchi vengano collocati solamente sulle entità desiderate.

L'elenco compare in una nuova finestra. Il numero totale di entità visualizzato può essere uguale a quello impostato nelle Preferenze sito di Workplace per il numero massimo di elementi restituiti dalle ricerche.

Al termine, fare clic sul collegamento Chiudi.

Per modificare un blocco di disposizione

Prima che pulitura attesa venga applicato a un'entità è possibile solamente modificare o rimuovere le condizioni di blocco.

  1. Selezionare la scheda Disposizione.
  2. Fare clic su Blocchi e individuare il blocco. (SUGGERIMENTO  Per ottenere un elenco più corto, è possibile digitare alcuni dei caratteri iniziali del nome nella casella Filtro e fare clic su Vai.)
  3. Selezionare il pulsante Ottieni informazioni per il blocco da modificare.
  4. Dall'elenco di pagine di informazione, selezionare la pagina da modificare e utilizzare le procedure illustrate sopra. Se si modifica la sicurezza, vedere Specifica delle impostazioni di sicurezza.
  5. Una volta terminato, fare clic su Applica.