Schriftstückdeklaration festlegen
Wenn Ihre Vorlage für Dokumente erstellt wird, die als Schriftstücke deklariert werden sollen, können Sie das Schriftstückdeklarationsverhalten und eine Erfassungsvorlage für die Schriftstückdeklaration angeben. Die Sitevorgabe 'Zugriff für Autor der Schriftstückerfassungsvorlage' legt fest, welche Benutzer diesen Schritt anzeigen können.
So geben Sie Einstellungen für die Schriftstückdeklaration an:
- Klicken Sie auf Durchsuchen/Suchen nach Schriftstückdeklarationsvorlage, wenn der Deklarationsprozess über eine Erfassungsvorlage gesteuert werden soll.
- Wählen Sie den Objektspeicher aus, in dem sich die Erfassungsvorlage befindet.
- Wechseln Sie zur Erfassungsvorlage für Schriftstückdeklaration und klicken Sie unter dem Vorlagennamen auf Auswählen.
- Geben Sie wie folgt an, wie die Option für die Schriftstückdeklaration dem Benutzer zur Verfügung steht:
- Ein nicht klassifiziertes Schriftstück stets deklarieren - Wenn der Benutzer mit dem Hinzufügen eines Dokuments mit der Erfassungsvorlage fertig ist, wird es automatisch als nicht klassifiziertes Schriftstück deklariert, für das keine weitere Eingabe durch den Benutzer erforderlich ist.
- Ein nicht klassifiziertes Schriftstück optional deklarieren - Nach dem Hinzufügen des Dokuments wird der Benutzer auf der Bestätigungsseite Dokument hinzufügen aufgefordert, das Dokument als Schriftstück zu deklarieren. Wenn der Benutzer dies tut, wird der Assistent für Schriftstückdeklaration gestartet.
- Ein klassifiziertes Schriftstück optional deklarieren - Nach dem Hinzufügen des Dokuments wird der Benutzer auf der Bestätigungsseite Dokument hinzufügen aufgefordert, das Dokument als Schriftstück zu deklarieren. Wenn der Benutzer dies tut, wird der Sicherheitsklassifikationsassistent von IBM InfoSphere Enterprise Records gestartet, der die Schriftstückdeklaration und -klassifizierung verwaltet.
- Ein Schriftstück mit oder ohne Klassifizierung optional deklarieren - Nach dem Hinzufügen des Dokuments wird der Benutzer auf der Bestätigungsseite Dokument hinzufügen aufgefordert, das Dokument als Schriftstück zu deklarieren. Wenn der Benutzer dies tut, kann er ein nicht klassifiziertes oder ein klassifiziertes Schriftstück deklarieren. Wenn der Benutzer ein nicht klassifiziertes Schriftstück deklarieren möchte, wird der Assistent für Schriftstückdeklaration gestartet. Wenn der Benutzer ein klassifiziertes Schriftstück deklarieren möchte, wird der Sicherheitsklassifikationsassistent von IBM InfoSphere Enterprise Records gestartet.
- Ein Schriftstück niemals deklarieren - Nach dem Hinzufügen eines Dokuments wird der Benutzer auf der Bestätigungsseite Dokument hinzufügen nicht aufgefordert, das Dokument als Schriftstück zu deklarieren.
HINWEIS Wenn Sie das Kontrollkästchen Ja, Erfassungsvorlage beim Einchecken verwenden im Schritt Eigenschaften festlegen aktiviert haben, wird bei nachfolgenden Eincheckvorgängen für das Dokument auch diese Vorlage verwendet. Wenn Sie über- und untergeordnete Versionen von Dokumenten verwenden, will der Benutzer untergeordnete Versionen wahrscheinlich nicht als Schriftstücke deklarieren. Deshalb ist es möglicherweise besser, anstatt Schriftstück immer deklarieren die Option Schriftstück optional deklarieren auszuwählen. Dann kann der Benutzer auswählen, ob die Version, die eingecheckt wird, deklariert werden soll.