各 IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーには、一組の情報ページが関連付けられています。それらのページには、「情報の取得」アイコン () をクリックすることによりアクセスできます。エンティティーの情報ページには、プロパティー情報がビュー形式で表示されます。適切なセキュリティー・アクセス権があれば、エンティティーのプロパティー値を表示したり変更したりすることができます。情報ページから、表示しているエンティティーに対してさまざまなアクションを実行できます。これらのアクションは通常、「参照」タブにあるエンティティーのコンテキスト・メニューに対応しています。
特定のビューで何らかのプロパティーを変更し、それを適用しないまま別のプロパティー・ページに移動した場合、変更されたページには、鉛筆アイコンのマークが表示されます。変更を行った各ページで「適用」をクリックしなかった場合は必ず、鉛筆アイコンの付いた各ページに戻って「適用」をクリックしてください。適用しない場合、情報ページを終了した時点で、変更した内容が失われます。
プロパティーが読み取り専用として表示されるか編集可能として表示されるかは、各自のロールに与えられている機能上の権限によって決まります。
エンティティーのプロパティーを印刷するには
一部の情報ページで右上隅に表示されている「印刷可能なビュー」リンクをクリックすると、エンティティー固有のプロパティーのリストが印刷可能な形式で表示されます。1 つのエンティティーに対して表示される印刷可能ビュー・リストは、 どの情報ページからレポートにアクセスするかには関係なく、基本的に同じです。レポートの内容は、エンティティーのタイプによって異なります。
次の表は、情報ページから使用できるビューを記載したものです。使用されるビューの組み合わせは、エンティティーのタイプごとに異なります。
ビュー | 説明 |
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プロパティー | 「プロパティー」ビューは、エンティティーの情報ページを開いたときに表示されるデフォルトのビューです。このビューには、現在のエンティティーに関連付けられているプロパティーが表示されます。赤いアスタリスクは、プロパティー値が必要であることを表しています。このビューを使用すると、エンティティーのプロパティーを表示したり変更したりすることができます。 |
セキュリティー分類 | このビューには、セキュリティー分類プロパティーが表示されます。「セキュリティー分類」ビューを使用すると、分類されたレコードがファイリングされた後で、そのメタデータ・プロパティーを編集することができます。詳細については、「セキュリティー分類プロパティーの表示と変更」を参照してください。 |
廃棄 | 「廃棄」ビューを使用すると、現在エンティティーに関連付けられている廃棄スケジュールを変更することができます。このビューでは、親エンティティーの廃棄スケジュールを継承することも、別の廃棄スケジュールを関連付けることもできます。また、エンティティーの廃棄に対して指定されているユーザーまたはグループを変更することもできます。別の廃棄スケジュールをレコードに関連付ける方法の詳細については、「エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールの変更」を参照してください。 |
重要レコード | 「重要レコード」ビューを使用すると、カテゴリー/フォルダー内に重要レコードが含まれているかどうかを指定できます。このビューでは、重要レコードの定期的なレビューや更新をトリガーするイベント、およびレビュー・イベントの発生時に起動されるべきアクションを選択します。詳細については、「重要レコードの設定」を参照してください。 |
条件 | 「条件」ビューを使用すると、内部イベントのトリガー条件を指定することができます。条件演算子の選択、プロパティー値の指定、および内部イベントをトリガーするジョイン・タイプ条件の作成が可能です。また、選択したエンティティー・タイプに対して、新たなプロパティーを定義することもできます。詳細については、「内部イベントの追加」を参照してください。 |
セキュリティー | 「セキュリティー」ビューを使用すると、エンティティーのセキュリティー設定を (各自のセキュリティー権限に基づいて) 表示したり編集したりすることができます。セキュリティー設定により、エンティティーにアクセスできるユーザーやグループを指定できる他、それらのセキュリティー権限を管理することができます。セキュリティー・ポリシーを適用してセキュリティー設定を制御することもできます。エンティティーのセキュリティー設定に関する詳細については、「オブジェクトのセキュリティーの設定または変更」を参照してください。 |
ファイリングされる | 「ファイリングされる」ビューは、レコードに対してのみ表示されます。このビューを使用すると、現在選択しているレコードがファイリングされたエンティティーをリストに表示することができます。表示できる対象は次の通りです。
詳細については、「レコードがファイリングされているコンテナーの表示」を参照してください。 |
詳細 | 「詳細」ビューを使用すると、 エンティティー/関連オブジェクトの読み取り専用プロパティーとその値を確認できます。 「詳細」ビューでは、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリュームおよびレコードに対するプロパティーは、「一般」、「廃棄」、「重要」、「物理」、「追加レコードの詳細」という異なるグループに分類されて表示されます。特定のグループに属するプロパティーは、そのグループ名の横にある「詳細の表示」アイコン |
リンク | リンクは、2 つのエンティティー間の関係を表します。「リンク」ビューを使用すると、エンティティーに関連付けられているさまざまなリンクを表示することができます。「リンク」ビューは、レコード・フォルダーおよびレコードの情報ページ上にのみ表示されます。詳細については、「リンクの表示と変更」を参照してください。 |
履歴(I) | 「履歴」ビューを使用すると、各 IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーに対して実行される処理を追跡することができます。IBM InfoSphere Enterprise Records でエンティティーをトラッキングすることにより、作成、廃棄、アクセス、移動、コピー、廃棄スケジュールの再割り振りなど、IBM InfoSphere Enterprise Records エンティティーに対して実行される処理を監視することができます。エンティティーのトラッキングに関する詳細については、「IBM InfoSphere Enterprise Records の履歴ビューの使用」を参照してください。 |
保留 | 「保留」ビューを使用すると、エンティティー上に設定されている廃棄保留の表示、変更、削除を行うことができます。詳細については、「廃棄保留」を参照してください。 |
理由 | 廃棄スケジュールの情報ページを表示すると、この「理由」ビューがデフォルトで表示されます。何らかの変更を行う場合は、その変更の理由を入力します。変更を行わない場合は、目的のビューを選択します。 |
スケジュール | このビューでは、スケジュールの名前、説明、および選択した廃棄スケジュールの廃棄権限を変更することができます。 |
フェーズ | 表示している廃棄スケジュールにフェーズがある場合、このビューにはそれらのフェーズのリストが表示されます。フェーズを削除する場合は、それに対応するチェック・ボックスをクリックします。また、「追加」をクリックすると、フェーズを追加することができます。フェーズの詳細情報を表示する場合や、その情報を変更する場合は、そのフェーズのタイトルをクリックします。 |
保留中のエンティティー | このビューには、特定の保留が設定されているエンティティーが表示されます。このビューから、エンティティーの保留を解除したり、検索を使用して保留中のエンティティーの表示をフィルター処理したりすることができます。詳細については、「保留中のエンティティーの表示と変更」を参照してください。 |
情報ページには、エンティティーのタイプに適したアクションも表示されます。これらのアクションは、左側パネルの下部に表示されます。次の表は、情報ページから使用できるアクションを記載したものです。
情報ページのアクション | |
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削除 「削除」アクションを使用すると、エンティティーを削除できます。さまざまなエンティティーの削除方法については、以下のトピックを参照してください。 |
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閉じる 「閉じる」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームに含まれる子エンティティーの作成を制限することができます。「カテゴリー、フォルダー、またはボリュームを閉じる/再び開く」を参照してください。 |
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場所変更 「場所変更」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーおよびその内容を、ファイリング計画の別のロケーションに移動することができます。「レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場所の変更」を参照してください。 |
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再び開く 「再び開く」アクションを使用すると、閉じたレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを再び開くことができます。「カテゴリー、フォルダー、またはボリュームを閉じる/再び開く」を参照してください。 |
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アクティブ化 「アクティブ化」アクションを使用すると、非アクティブなレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを再びアクティブにすることができます。「カテゴリーまたはフォルダーのアクティブ化/非アクティブ化」を参照してください。 |
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非アクティブ化 「非アクティブ化」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを非アクティブ化することができます。コンテナーが非アクティブな場合、そのコンテナーに新規のエンティティーを作成することはできません。また、レコードの宣言を行う際、非アクティブなコンテナーは表示されません。「カテゴリーまたはフォルダーのアクティブ化/非アクティブ化」を参照してください。 |
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保留にする 「保留にする」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、またはレコードに対する廃棄アクションの実行を保留または停止することができます。また、保留中のエンティティーは、「削除」アクションを使用して削除することはできません。「エンティティーを保留にする (手動)」を参照してください。 |
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廃棄の開始 「廃棄の開始」アクションを使用すると、エンティティーに対して廃棄スケジュールを実行することができます。「廃棄スケジュールの開始」を参照してください。 |
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ファイリング 「ファイリング」アクションを使用すると、同じファイリング計画の別のロケーションにあるレコードを参照することができます。「レコードのファイリング」を参照してください。 |
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移動 「移動」アクションを使用すると、同じファイリング計画の中で、あるロケーションから別のロケーションにレコードを移動することができます。詳細については、「レコードの移動」を参照してください。 |
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リンクの作成 「リンクの作成」アクションを使用すると、レコードまたはレコード・フォルダーから別のオブジェクトへのリンクを作成することができます。詳細については、「リンクの作成」を参照してください。 |
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起動 / チャージアウト 「起動 / チャージアウト」を使用すると、ワークフローを起動することができます。ワークフローに関する全般的な情報については、「ワークフロー」を参照してください。 |
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コピー 「コピー」アクションを使用すると、同じファイリング計画の別のロケーションにレコードをコピーすることができます。「レコードのコピー」を参照してください。 |
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分類を解除 「分類を解除」を使用すると、レコードから分類のレベルを削除することができます。 |
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分類のアップグレード 「分類のアップグレード」を使用すると、レコードの分類をアップグレードすることができます。このリンクを使用すると、これまで分類されていなかったレコードを分類したり、現在のセキュリティー分類レベルを (たとえば、機密から最高機密へ) アップグレードしたりすることができます。 |
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分類のダウングレード 「分類のダウングレード」を使用すると、レコードの分類をダウングレードすることができます。このリンクを使用すると、現在のセキュリティー分類レベルを (たとえば、最高機密から機密へ) ダウングレードすることができます。各分類レベルから「未分類」へ変更する場合は、「分類を解除」を使用してください。 |
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ドキュメント情報の表示 「ドキュメント情報の表示」を使用すると、レコードの Workplace 情報ページを表示することができます。「レコードのドキュメント情報の表示」を参照してください。 |
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パターン・レベルの管理 ファイリング計画のさまざまなレベルにあるさまざまなエンティティーに対して名前を自動的に指定する命名パターンのパターン・ストリングを入力します。 |
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セキュリティー・スクリプトの実行 「セキュリティー・スクリプトの実行」を使用すると、IBM InfoSphere Enterprise Records グループに新しいメンバーを追加して、IBM InfoSphere Enterprise Records 関連のクラスやフォルダーに関するすべてのセキュリティーを設定することができます。「セキュリティーの設定」を参照してください。 |
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テンプレートのインポート 「テンプレートのインポート」を使用すると、IBM InfoSphere Enterprise Records 物理テンプレートおよび IBM InfoSphere Enterprise Records 検索テンプレートをインポートすることができます。「サンプル・テンプレートのインポート」を参照してください。 |
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FPOS および ROS への変換 「FPOS および ROS への変換」を使用すると、構成したレコード・オブジェクト・ストアにファイリング計画オブジェクト・ストアを追加することができます。「FPOS および ROS への変換」を参照してください。 |
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分類ドキュメントを含める 「分類ドキュメントを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに分類ドキュメントを含めるかどうかを指定できます。「分類ドキュメントのプロパティーの追加」を参照してください。 |
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NARA プロパティーを含める 「NARA プロパティーを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに NARA (米国国立公文書館) プロパティーをもつドキュメントを含めるかどうかを指定できます。「NARA プロパティーの追加」を参照してください。 |