Definir e executar uma pesquisa

Você pode procurar registros, volumes, pasta de registros e categorias de registro. As opções de procura que você pode escolher dependem do modo de procura, que é Dinâmico ou Estático. Para obter detalhes sobre o modo de procura, consulte Configurando padrões de procura.

Você também pode acessar modelos de pesquisa e pesquisas armazenadas. Depois de selecionar o tipo de procuram poderá refinar sua procura ao especificar os seguintes tipos de critério de pesquisa:

É possível modificar os critérios de procura padrão em cada página.

A guia Pesquisa inclui um link para os Modelos de pesquisa e para as Pesquisas armazenadas. Os designers de procura criam essas procuras pré-projetadas no Local de Trabalho e as marca para uso do Gerenciador de Registros. Os Modelos de pesquisa especificam alguns dos critérios de pesquisa e deixa alguns campos editáveis para que seja possível personalizar a pesquisa. Uma Procura Armazenada é aquela que inclui todos os critérios de procura que você não pode editar. Ao clicar no nome da procura armazenada, você verá apenas os resultados como se tivesse aberto uma pasta.

Para definir e executar uma pesquisa

  1. Selecione a guia Pesquisar .
  2. Clique no link de procura apropriado com base no tipo de entidade pelo qual deseja procura (categoria de registro, pasta de registro, volume ou registro) ou selecione Modelos de Procura e Procuras Armazenadas.
  3. Ao inserir todos os critérios de procura, clique em Procurar.

Para especificar um local para a procura (Procurar em)

O campo Pesquisar em exibe a localização padrão para a pesquisa, que pode ser alterada como segue.

  1. Clique em Selecionar pasta.
  2. Navegue e selecione a categoria, subcategoria ou pasta para a qual deseja limitar a pesquisa. O fim do caminho exibe a pasta atualmente selecionada.
  3. Clique em Aceitar.
Filtrar por Classe e Resultados Máximos

No campo Filtrar por Classe, você pode limitar os resultados retornados para incluir somente as entidades de uma classe específica. Por exemplo, se você selecionou registros como o tipo de entidade, poderá refinar sua procura ao especificar o tipo de classe (eletrônico, e-mail, marcador ou outra classe customizada).

  1. Clique em Selecionar categoria.
  2. Selecione o tipo de classe na página Selecionar Classe de Filtro.
  3. Clique em Selecionar filtro de classe para selecionar o tipo de classe.
  4. Selecione a caixa de opção Incluir Subclasses se deseja retornar as entidades que estão nas subclasse da classe selecionada.
  5. No campo Resultados Máximos, insira o número máximo de entidades retornadas nos resultados. (O intervalo é de 50 a 5000.)

    O campo Resultados Máximos fica disponível apenas quando o Modo de Procura for estático. Para obter detalhes, consulte Configurar Padrões de Procura.

Especificar propriedades

Ao definir os critérios de procura, você pode procurar por entidades com base em até sete propriedades. Você pode inserir valores para quaisquer destas propriedades. Para registros classificados, você insere o critério de pesquisa com base em sua classificação atual ou inicial, rebaixar, atualizar, desclassificar datas ou eventos, ou marcadores suplementares. Você também pode deixar os valores de propriedades em branco e procurar pela entidade com base em outros critérios de pesquisa.

Para selecionar o conjunto de propriedades

  1. Clique em Alterar.
  2. Na área Configurações de Critérios de Propriedade, selecione um nome de propriedade de um ou mais menus Nome da Propriedade.
  3. Clique no botão para a propriedade em relação a qual os resultados devem ser ordenados.
  4. Selecione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
  5. Clique em Aceitar alterações.

Para obter mais informações sobre as configurações nesta página, consulte Definir padrões de pesquisa.

Para inserir valores e definir operadores

Para cada operador que você deseja incluir na pesquisa, é preciso especificar um valor ao digitar o texto, ao selecionar um valor em um menu ou outra página, ou ao selecionar uma data no calendário. Somente as propriedades que tenham estes valores serão usadas na pesquisa.

  1. Marque o operador para cada propriedade. Você pode selecionar um operador no menu ou aceitar o padrão.
  2. Insira um valor para cada propriedade que deseja usar.
  3. Selecione AND ou OR para indicar o relacionamento entre duas propriedades. O operador AND retorna resultados somente quando ambos estes valores forem verdadeiros. O operador OR retorna resultados se um dos valores de propriedade for verdadeiro.

    Por exemplo, se você tem uma propriedade com múltiplos valores denominada Recursos Humanos, e deseja procurar por Folha de Pagamento ou Recrutamentos, insira os seguintes critérios:

    Recursos Humanos = Folha de Pagamento     OR
    Recursos Humanos = Recrutamentos

    Também é possível inserir os critérios de procura como:

    Recursos Humanos = Folha de Pagamento, Recrutamentos

NOTA  Se você usar a propriedade de Classificação Inicial no modelo de dados Classificados DoD, o campo de entrada de classificação é um campo de cadeia. Todas as comparações que usam operadores, como maior que (>) ou menor que ou igual a (< ou =), são baseados no texto inserido. Portanto, Não-classificado é maior que Classificado porque U é a décima sétima letra no alfabeto inglês e C é a terceira.

Especificar conteúdo

Se você estiver procurando por um registro, poderá especificar uma palavra ou frase que está no conteúdo do documento declarado (no Armazenamento de Objeto de Registro) ou texto das propriedades de registro (metadados no Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos). Seu administrador do site deve configurar o mecanismo de procura para as propriedades do índice. Você pode combinar uma procura de propriedade com uma procura de conteúdo, usando o operador AND ou OR.

Se o modo de procura for Estático e você usar o operador OR, a procura processará a procura da propriedade primeiro. Se o número de resultados que é retornado for igual ou exceder o valor de Resultados Máx., a procura para e não procura o conteúdo. Portanto, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter detalhes sobre o modo de procura, consulte Configurar Padrões de Procura. Quando o modo de procura é Dinâmico, esse modo ainda processa a procura de conteúdo seguida, primeiramente, de uma procura de propriedade e o modo Dinâmico retorna tudo.

Para pesquisar pelo conteúdo

  1. Na caixa de texto Conteúdo contém, insira o texto a ser incluído na pesquisa.
  2. Para o valor em, selecione Metadados para localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o texto no documento declarado.

    Ao especificar Conteúdo na sua procura, a página de resultado da procura inclui uma coluna Classificações que mostra uma porcentagem relevante aos seus critérios de procura. A classificação é a coluna de classificação padrão e é inicialmente classificada em ordem decrescente. A coluna Classificações fica disponível apenas quando o Modo de Procura for Dinâmico.

  3. Configure o operador para AND para especificar que a entidade precisa conter o texto que você inseriu E as propriedades também precisam ser verdadeiras. Defina o operador como OR se o conteúdo OU as condições da propriedade precisam ser verdadeiras.

OBSERVAÇÕES

Filtrar por tipo pai

Você pode procurar por um registro com base no tipo e propriedades de sua entidade pai.

Para selecionar a entidade pai

  1. Clique em Selecionar na direita do E filtrar por tipo pai.
  2. Selecione o tipo de pai no qual o registro precisa ser encontrado.
  3. Clique em Aceitar para retornar para a página Pesquisar.
  4. Insira um operador e um valor ou clique em Alterar para especificar outras propriedades.

    Quaisquer modificações nos critérios de procura da entidade pai são refletidas na página Minha pesquisa daquele tipo de entidade. Por exemplo, se você seleciona a pasta de registros como a pai, e altera aqui o conjunto de propriedades, os mesmos valores de propriedade serão definidos para pastas de registros na próxima vez que as estiver pesquisando diretamente.

Depois de concluir a especificação dos critérios de procura, clique em Procurar.

Resultados da pesquisa

Se o modo de procura for Estático, o número de resultados retornados será limitado pelo valor Resultados Máximos. Se o modo de procura for Dinâmico, os resultados retornados não estarão sujeitos ao valor Resultados Máximos. Para obter informações sobre os Resultados Máximos e o Modo de Procura, consulte Configurar Padrões de Procura.

Os resultados da pesquisa incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedades especificadas no critério de pesquisa. Se uma propriedade como Marcação suplementar tem múltiplos valores, um link Exibir detalhes é exibido naquela coluna. Quando você clica neste link, todos os valores daquela propriedade são exibidos.

Você pode executar as seguintes operações nos resultados da pesquisa:

 Se você clicar no ícone Obter Info de uma subcategoria e não tiver permissão de acesso à categoria pai, o IBM InfoSphere Enterprise Records exibirá um erro.

Erros de pesquisa

Se sua hierarquia de plano de arquivo contém um grande número de categorias de registro, pastas de registros e registros, a Procura poderia resultar em erros, incluindo erros de tempo limite. Para as definições que você pode modificar para eliminar estes erros, consulte a seção IBM InfoSphere Enterprise Records no Guia de Resolução de Problemas do P8.