添加命名模式

命名模式提供了一种自动命名记录类别、记录文件夹和记录的方式以满足您的规则。当用户创建带有相关命名模式的实体之一时,“设置属性”步骤将自动提供名称。系统不会禁止用户更改该名称。

显示“设置属性”后,系统将分配并用尽增量。如果您在创建实体前取消,那么将永不使用该数量。

自动命名记录

要自动命名记录,请在父容器的“记录模式”字段中输入命名模式。记录模式是容器的属性。之后,申报到该容器中的所有记录将获取模式序列中的下一个名称,并根据您在“记录模式增量”字段中输入的值递增。有关构建模式的帮助,请参阅关于命名模式

自动命名类别和文件夹

要自动命名类别和文件夹,请遵循以下步骤。

  1. 在“配置”选项卡中添加命名模式。请参阅如何添加命名模式
  2. 从确认页面或稍后从信息页面开始添加模式级别。请参阅如何添加模式级别
  3. 将命名模式分配至归档计划。请参阅如何将命名模式分配至归档计划

关于命名模式语法

您的业务流程可能需要文件夹名称以字母 A 开头,跟有两个代表年份的数字,一个连字符,然后是文件夹号码,例如 A07-000005。以下模式将创建这样的名称:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

在该模式中,A 是第一个字符,YY 代表年份,\d 是数字。系统将自动为加方括号 [] 的模式提供缺省值。因此,YY 将被当前年份的最后两位数字代替。\d 被增量数字代替。您在输入字符串时可以在另一个字段中指定增量值。

让我们分析记录命名模式的另一个示例。您要为文件夹创建这样的命名规则:以“KX”开头,后面依次跟有两位数的年份、句点、两位数的月份、连字符和两组增量数字,例如“KX07.06-0004-03”。以下模式将满足此要求:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

您还可以使用定制模式创建基于元数据的模式。例如,贵公司的策略可能要求记录文件夹命名规则为:年份、空格、记录文件夹的主题(元数据)、空格和 5 位数字。例如“2006 Loan 00005”。对于这种规则,可以创建如下命名模式:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

或者

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

由于年份和主题包括在 [] 中,因此系统将为它们提供缺省值。THIS.EmailSubject 是定制模式。因此,系统将提供元数据字段的值(您为记录文件夹的父代指定的 EmailSubject)。

创建定制模式时,您需要指定属性的符号名称。同样,如果指定的属性没有可用的值,那么将生成错误。该定制模式仅适用于归档计划中级别为 2 或以下(3、4 等)的那些实体。“归档计划级别”是您添加模式级别时完成的另一个字段。

提示:

请勿使用任何在名称中无效的字符。例如,合并日期时请勿使用斜线(/)字符。无效字符包括:

\ / : * ? " < > |

要确保用户使用的字符数不超过您在命名模式中指定的字符数,请使用 ^ 和 $ 符号分隔命名模式。例如,如果您创建命名模式 \d\d\d,请将 ^ 符号附加在命名模式的开头,并将 $ 符号附加在命名模式的末尾,如下所示:

^\d\d\d$

此操作可确保在用户输入值时,输入的字符不会超过在模式字符串中指定的字符数。

如何添加命名模式

  1. 以记录管理员身份登录,然后选择“配置”选项卡。
  2. 单击 “命名模式”
  3. 单击 “添加命名模式”
  4. 在“添加模式”页面上,输入模式的名称和描述。
  5. “应用到名称或标识”下拉菜单中选择“名称”“标识符”。根据您选择的值,记录类别或记录文件夹的名称或标识符将根据相关模式自动生成。
  6. 单击“下一步”
  7. 设置命名模式的安全性并单击“完成”
  8. 在确认页面中,单击“添加模式级别”以将级别添加至命名模式。如果您要稍后添加级别,请单击“确定”关闭“添加模式”页面。有关稍后添加模式的信息,请参阅修改命名模式

如何添加模式级别

模式级别可以提供要应用于记录类别和记录文件夹的模式的详细信息。您可以在归档计划中指定一个或多个级别,以及每个级别所应用于的实体类型。当在指定的级别创建该类型的新实体时,其将根据模式字符串和递增数自动命名。

如果您要稍后添加模式级别,请参阅修改命名模式

  1. 输入归档计划级别号。归档计划层次结构中的级别由数字表示,其中归档计划中的第一个类别为 1。其第一个子类别为 2。如果该子类别有记录文件夹,那么其级别为 3。
  2. 对于匹配的实体类型,请选择“记录类别”“记录文件夹”。例如,如果您将级别指定为 3 并将实体类型指定为“记录类别”,那么归档计划第三级中的所有记录类别将遵循指定的命名模式。
  3. 按上面描述的方式指定模式字符串。请参阅关于命名模式。模式字符串必须提供一个数字字符。
  4. “记录模式增量”输入一个值。如果使用 1 作为值,那么受模式影响的每个新类别或文件夹都将以下一个最高值递增。增量为 2 时将使用间隔的数字。该字段必须大于零。
  5. 单击“添加”。该操作将在屏幕底部列示模式并清除字段,以便您可以为其他实体和级别添加其他模式。
  6. 完成添加模式级别后,请单击“退出”

示例

如果您要自动命名顶级记录类别的子类别,请创建一个级别为 2 的模式并选择“记录类别”作为类型。如果您还要自动命名该子类别中的记录文件夹,请创建一个级别为 3 的模式并选择“记录文件夹”作为类型。将这两种模式级别置于命名模式中可以使级别为 2 的子类别和级别为 3 的记录文件夹自动命名。

如何稍后添加或修改模式级别

  1. 浏览至命名模式(“配置”选项卡,“命名模式”),然后单击其“获取信息”按钮。
  2. 选择侧栏中的“管理模式级别”
  3. 如果要添加模式级别,请按上面如何添加模式级别中描述的方式填写字段。如果要修改现有模式级别,请继续执行步骤 4。
  4. 选择模式的单选按钮。该操作将把现有数据复制到字段中。
  5. 根据需要更改字段,然后单击“编辑”
  6. 完成后,单击“退出”

如何将命名模式分配至归档计划

该步骤对于激活自动命名是必需的。

  1. 浏览至归档计划的根级别以使路径仅显示归档计划的名称。
  2. 单击归档计划的“获取信息”(位于路径下方)。“命名模式”字段位于“属性”页面上。
  3. 从“命名模式”下拉菜单中,选择您要使用的模式的名称。
  4. 单击“应用”,然后单击“退出”