聲明實體記錄

如果系統上的任何物件儲存庫設定為使用 DoD 已分類的資料模型,則您必須首先指示此實體記錄應為已分類還是未分類。此程序用於未分類的實體記錄。如果要宣告已分類的實體記錄,請參閱宣告已分類的實體記錄

如果要在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中宣告實體記錄,您可以使用項目範本。 若項目範本包括檔案計劃位置,則可在使用者呼叫宣告動作的位置和範本中指定的所有位置宣告實體記錄。記錄管理員或記錄管理者可使用 Workplace 中的新增項目範本工具建立或修改實體記錄宣告範本。如需項目範本的相關資訊,請參閱為宣告實體記錄建立項目範本

下列程序假設您使用預設的 IBM InfoSphere Enterprise Records 實體記錄宣告範本

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中宣告實體記錄

  1. 在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,導覽至檔案計劃中適當的位置,然後按一下「宣告實體記錄」。
  2. 如果在「選取精靈」頁面中顯示,請按一下「宣告未分類的記錄」圓鈕,然後按「下一步」。
  3. 按一下在您要使用的項目範本名稱下面的「選取」。

設定屬性

  1. 在屬性欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
  2. 如果您要宣告的記錄是一個已分類的記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此回條指向的已分類的記錄。如需有關資訊,請參閱回條
  1. 輸入所需資訊後,按一下「完成」。
  2. 如果您要宣告多個記錄,請再次選取一個項目範本。如果已完成,請按一下「離開」。

如何在 Workplace 中宣告實體記錄

  1. 新增一個新文件。在選取檔案步驟中,選擇「」作為檔案類型。
  2. 在確認頁面中,按一下「宣告為記錄」。
  3. 選取未分類的記錄選項。對於已分類的記錄,請參閱宣告已分類的實體記錄
  4. 可以按一下「接受」使用精靈,也可以按一下「選取」使用項目範本。

目錄記錄

  1. 按一下「選取類別」並選取相應的類別。依預設,所有 FPOS 物件儲存庫均提供「標記記錄」類別。您可能具有您的管理員提供的其他選項。
  2. 按一下「選取檔案計劃位置」並導覽至適當的實體。因為實體記錄僅可以位於一個實體位置,您一般僅選取一個檔案計劃位置,例如一個混合資料夾、箱盒或實體記錄資料夾。
  3. 選取適當實體的勾選框,並按一下「新增到選取」。
  4. 選取了適當的位置後,按一下「接受」。
  5. 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。

設定屬性

  1. 在屬性欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
  2. 如果您要宣告的記錄是一個已分類的記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此回條指向的已分類的記錄。如需有關資訊,請參閱回條
  3. 輸入所需資訊後,按一下「完成」。

關於條碼

如果您有提供條碼資料的軟硬體,您可以將條碼直接掃描到作用欄位中,也可以從本端電腦複製條碼,再貼到 IBM InfoSphere Enterprise Records 的相關欄位中。 如果要使用「實體」標籤中的「掃描實體項目」,您可以在條碼欄位輸入任何字串。