Uso del flusso di lavoro Crea cartella record

Se non si dispone delle autorizzazioni di sicurezza per creare una cartella record di cui si necessita, è possibile inviare una richiesta per ottenerne la creazione. Dopo aver fornito i dettagli sulla cartella, viene avviato un flusso di lavoro per un manager dei record (o un altro utente autorizzato se il flusso di lavoro predefinito è stato modificato). È possibile inserire questa richiesta in Workplace.

NOTA  Il flusso di lavoro Crea cartella record è una funzione opzionale che può essere installata o meno dall'amministratore, pertanto potrebbe non essere disponibile nell'ambiente in uso.

Quando viene avviato il flusso di lavoro Crea cartella record, la richiesta di creazione della cartella record viene visualizzata come voce di lavoro in Caselle di posta in arrivo pubbliche - RecordsManagerApproval all'interno di Workplace. Se il manager dei record approva la richiesta, la cartella viene creata e viene ricevuto un messaggio di conferma della corretta creazione nella casella di posta in arrivo personale. Se la richiesta non viene approvata, viene ricevuto un messaggio che comunica il rifiuto. Fare clic sul pulsante Completa per rimuovere il flusso di lavoro dalla casella di posta in arrivo personale.

Richiesta di creazione di una cartella record

Per avviare il flusso di lavoro Crea cartella record

  1. In Workplace, passare alla visualizzazione Autore, quindi selezionare Strumenti generali. In Workplace XT, impostare la modalità Sfoglia, quindi selezionare il collegamentoStrumenti.
  2. Fare clic su Richiedi cartella record.
  3. Selezionare il tipo di cartella da creare.
  4. Specificare un nome per la cartella.
  5. Selezionare la categoria o la cartella in cui si desidera creare la nuova cartella.
  6. Fare clic su Avvia.

NOTA  Il collegamento Strumenti è disponibile solo se configurato in Preferenze sito > Integrazione di strumenti.

Approvazione della creazione di una cartella record

La pagina Fase approvazione consente al manager dei record di approvare o rifiutare la richiesta di creazione di una cartella record e immettere i motivi dell'approvazione o del rifiuto. In questa pagina vengono inoltre visualizzati il nome della cartella e il percorso in cui l'utente ha richiesto che la cartella venga creata. Nella parte superiore della pagina è possibile visualizzare le istruzioni per il completamento dalla fase di approvazione del flusso di lavoro. Se il testo delle istruzioni non è visibile, fare clic su: Icona Istruzione

Per approvare o rifiutare la creazione di una cartella record

  1. In Workplace o Workplace XT, passare alla visualizzazione Attività, quindi selezionare Caselle di posta in arrivo pubbliche.
  2. Selezionare RecordsManagerApproval.
  3. Se viene approvata la creazione della cartella record, fare clic su CreateFolder. Viene aperta la pagina Aggiungi cartella record dell'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records che consente di creare la cartella record richiesta nella posizione specificata all'interno del piano file. Per ulteriori informazioni sulla creazione di cartelle record, vedere Aggiunta di una cartella record.
  4. Dopo aver creato la cartella record, selezionare Approvato dall'elenco a discesa Decisione approvazioni. Se la creazione non viene approvata, fare clic su Rifiuta dall'elenco a discesa Decisione approvazioni.
  5. Immettere il motivo del rifiuto della richiesta di creazione della cartella record nella casella di testo Motivo.
  6. Fare clic su Applica per salvare le modifiche apportate oppure su Esci per ignorarle. Viene quindi chiusa la pagina Fase approvazione e la voce di lavoro resta nella casella di posta in arrivo.
  7. Fare clic su Riassegna per assegnare a un altro utente l'attività di approvazione della creazione della cartella record.
  8. Fare clic su Stato per verificare lo stato del flusso di lavoro Crea cartella record.
  9. Al termine, fare clic su Completa.