カテゴリーまたはフォルダーのアクティブ化/非アクティブ化

作成したレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーは、アクティブとしてマークされます。しかしエンティティーの作成後に、非アクティブとして明示的にエンティティーをマークすることもできます。非アクティブ・カテゴリーやフォルダーには、新しいエンティティーを追加できません。またレコードのダーは、レコードの宣言の際、非アクティブ・カテゴリーやフォルダーは表示されません。このエンティティーを非アクティブとしてマークする機能は、一般公開前、レコード・カテゴリーやフォルダーの、レビューや承認が必要な場合に便利です。

エンティティーを非アクティブとしてマークすると、すべての子コンテナーも自動的に非アクティブとしてマークされます。非アクティブ・エンティティーは、いつでもアクティブとしてマークできます。ただし、子コンテナーは自動的にアクティブになりません。これらのエンティティーは明示的にアクティブとしてマークする必要があります。

非アクティブ・エンティティーに対しては、エンティティーの検索、取得、使用、場所変更など、その他のすべての操作を実行できます。また、非アクティブ・エンティティーに対して廃棄アクションを実行することもできます。

1 つ以上のコンテナーをアクティブとしてマークするには

  1. アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
  2. 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。(代わりに、各エンティティーを右クリックして、コンテキスト・メニューを使用することもできます。)
  3. 複数選択アクション」メニューで、「アクティブ化アクティブ化アイコン を選択します。
  4. OK」をクリックし、エンティティーが正常にアクティブ化されたことを示すメッセージを確認します。

コンテナーを非アクティブとしてマークするには

  1. 非アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
  2. 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。(代わりに、各エンティティーを右クリックして、コンテキスト・メニューを使用することもできます。)
  3. 複数選択アクション」メニューから「 非アクティブ化非アクティブ化アイコン を選択します。 このアイコンは、エンティティーが非アクティブとしてマークされると表示されます。
  4. 非アクティブ化する理由を入力します。
  5. OK」をクリックし、エンティティーが正常に非アクティブ化されたことを示すメッセージを確認します。