Mit Workplace XT können Sie Objekte wie Dokumente und Ordner einem Objektspeicher hinzufügen, von dort abrufen und anzeigen. Sie können Workplace XT verwenden, um Listen von Dokumenten und Ordnern zu durchsuchen, die auf bestimmte Art organisiert sind. So sind in Ihrem System möglicherweise alle Darlehensgesuche nach dem Nachnamen des Antragstellers organisiert, wobei die Namen von A-F in einem Ordner, die von G-K in einem zweiten ... usw. abgelegt sind.
Sie können aber auch nach Dokumenten suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Beispielsweise wollen Sie aus dem Objektspeicher alle Darlehensgesuche abrufen, die über einen bestimmten Betrag hinausgehen, unabhängig vom Namen des Antragstellers.
Ganz gleich, ob Sie Dokumente mithilfe von Durchsuchen oder mit Suchen abrufen, das Ergebnis ist eine Liste von Dokumente und Ordnern. Sie können auf die Workplace XT-Features über die Bannerlinks, die Symbolleiste und Popup-Menüs zugreifen und die folgenden Verfahren auf Objektlisten anwenden: Sortieren des Inhalts, Auswählen mehrerer Objekte und Blättern zum schnellen Überfliegen langer Listen.
Siehe Durchsuchen nach Dokumenten und Ordnern und Suchen nach Dokumenten und Ordnern.
Workplace XT bietet sowohl Durchsuch- als auch Such-Funktionen zum Auffinden von Objekten in einem Objektspeicher sowie den Zugriff auf Funktionen zum Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten. Es weist große Ähnlichkeit mit Workplace auf, insofern als beide Anwendungen eine Reihe identischer Funktionen aufweisen, wobei jedoch die Vorgehensweisen für die einzelnen Aktivitäten voneinander abweichen können.
Das Banner im obersten Teil der Modi Durchsuchen und Suchen identifiziert den aktuellen Benutzer und enthält Links für die Navigation sowie Menüs.
Die Optionen im Menü Extras sind nach der Art der Aufgaben unterteilt – also Erstellen von Vorlagen, Sicherheitsrichtlinien, Workflowsubskriptionen und Workflows. Sie können Anwendungen wie Application Integration und eForms von diesem Menü herunterladen. Des weiteren können Sie dieses Menü für administrative Aufgaben verwenden, etwa das Einrichten der Sitevorgaben. Das Banner wird bei den Aufgaben und Eigener Workplace nicht angezeigt. Weitere Informationen zu den Menüoptionen finden Sie in Aktionsbezogene Tools verwenden.
Andere Bannerlinks schließen die folgenden Objekte ein:
TIPP Beim Suchen in der Onlinehilfe erhalten Sie zahlreiche Workplace-Themen, die für Workplace XT nicht relevant sind. Sie können Ihre Suche auf relevante Workplace-Hilfethemen einschränken, indem Sie Ihren Schlüsselwörtern AND "Workplace XT" hinzufügen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle angezeigten Themen sich auf Workplace XT beziehen. Klicken Sie auf Tipps für die Suche auf der Suchseite.
Die Symbolleiste bietet die folgenden Zugriffsmöglichkeiten:
Die Schaltfläche Aktionen öffnet ein Menü mit einer umfassenden Liste zusätzlicher Aktionen im Zusammenhang mit dem ausgewählten Objekt. So ist beispielsweise eine spezifische Aktion wie Auschecken abbrechen nicht verfügbar, wenn das ausgewählte Objekt im Moment nicht ausgecheckt ist.
Ein Popup-Menü wird eingeblendet, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt klicken. Ähnlich wie bei den Modi und den über die Symbolleiste verfügbaren Aktionen sind auch die Aktionen im Popup-Menü abhängig vom ausgewählten Objekt. Wenn also ein Dokument zurzeit nicht ausgecheckt ist, dann ist die Option Auschecken abbrechen im Menü nicht aktiviert.
Beim Arbeiten mit Listen von Objekten können Sie den Inhalt sortieren, die Liste durchblättern, ein oder mehrere Elemente auswählen und die Liste von Objekten in eine spezielle Microsoft Excel-Datei (CSV-Datei) exportieren und diese lokal speichern.
Inhalte können innerhalb einer Liste sortiert werden, während die Liste jedoch nur nach jeweils einer Spalte sortiert werden kann. Sie können auch nach der Anwendung sortiert werden, der Dokumente auf der Basis des MIME-Typs der Anwendung zugewiesen sind. Sie können eine Liste z. B. nach Microsoft Word-Dokumenten auf der Basis des MIME-Typs von Word sortieren. Zum Sortieren nach MIME-Typ setzen Sie den Cursor auf die erste Spalte vor dem ersten Spaltennamen und klicken Sie auf das erste Dreieck.
Alle eindeutigen MIME-Typen werden alphabetisch sortiert. Identischen Anwendungen können verschiedene MIME-Typen zugewiesen sein, sodass sich beim Sortieren verschiedene Gruppierungen derselben Anwendung ergeben können.
Zur Auswahl der gewünschten Sortierspalte klicken Sie auf ihren Titel. Ein Dreieck nach dem Spaltennamen kennzeichnet die Spalte, anhand derer die Liste sortiert wurde, sowie die Sortierreihenfolge. Ein nach oben zeigendes Dreieck bedeutet aufsteigende Sortierung (A bis Z oder 0 bis 9), ein nach unten zeigendes bedeutet eine absteigende Sortierung. Die Namen der Spaltentitel werden durch den Siteadministrator festgelegt. Es kann vorkommen, dass eine Sortierung nach bestimmten Spalten nicht möglich ist, etwa wenn die Namen von Spalten im Objektspeicher nicht vorhanden sind.
Hinweis: Einige Ausnahmen beim Sortieren von Inhalt
Wenn Sie mithilfe von Integration for Microsoft Office in einer integrierten Office-Anwendung Elemente nach Benutzernamen sortieren, wird die Liste nach den Kurznamen sortiert, die den Benutzern zugeordnet sind. Die zugeordneten Anzeigenamen werden in der Spalte angezeigt, die Sie sortieren.
Die Objekte in einer Liste oder Hierarchie lassen sich in Gruppen organisieren, sodass Sie dann durch verschiedene Gruppen blättern können. Die Anzahl der Objekte pro Gruppe wird von Ihrem Siteadministrator festgelegt. Beispielsweise kann der Seite 1 einer Ordnerstruktur eine Gruppe von 15 Objekten zugewiesen sein. Wenn Sie auf der ersten Seite mit 15 Objekten das Gewünschte nicht finden, klicken Sie auf die nächste Nummer oder auf die Richtungspfeile, um zur vorherigen oder zur nächsten Gruppe zu gelangen.
Wenn Sie innerhalb einer Liste von einer anderen als der ersten Seite eine Sortierung anfordern, dann bringt Sie das Programm nach dem Sortieren auf die erste Seite zurück (nicht auf die, von der Sie die Sortierung ausgelöst haben).
Durch Auswählen mehrerer Objekte können Sie dieselbe Aktion gleichzeitig auf alle Objekte anwenden. So können Sie beispielsweise die gleichen Berechtigungsrichtlinien auf alle ausgewählten Dokumente anwenden.
Halten Sie STRG gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die einzelnen Objekte, die Sie auswählen wollen.
Wenn Sie einen zusammenhängenden Block von Dokumenten auswählen wollen, klicken Sie auf das erste, halten dann die Umschalttaste gedrückt und klicken auf das letzte auszuwählende Dokument des Blocks.