Workplace fournit des assistants qui vous aident lors de l'ajout des différents types d'objets. Bien qu'ils soient tous pratiquement identiques, chacun de ces assistants fait l'objet d'une explication séparée dans cette rubrique et dans la rubrique Ajout d'un dossier. Les assistants sont accessibles depuis une page d'informations ou depuis la page Auteur > Outils généraux.
Les assistants d'ajout de document et d'ajout de dossier permettent d'ajouter un nouveau document ou un objet personnalisé dans une librairie. Lorsque vous ajoutez un nouveau document ou un dossier personnalisé, vous devez définir l'emplacement, la classe, les propriétés et les paramètres de sécurité du document ou du dossier personnalisé. La dernière étape de l'ajout d'un document consiste à sélectionner le fichier à ajouter, excepté si ce document provient d'une application Office ou Outlook.
ASTUCE Au lieu d'utiliser l'assistant d'ajout de document, vous pouvez sélectionner et utiliser un modèle d'entrée pour accélérer le processus d'ajout de document. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Utilisation des modèles d'entrée.
Si vous utilisez un assistant et passez par une application Office ou Outlook intégrée, vous pouvez aussi ajouter un document à un dossier.
Pour lancer l'assistant
REMARQUES :
REMARQUE Les dossiers Outlook hors ligne sont stockés dans des fichiers .PST, un format propriétaire de Microsoft. Par conséquent, vous ne pouvez pas ajouter d'éléments de courrier électronique de ces fichiers directement dans des librairies en utilisant Workplace Application Integration. Vous devrez d'abord déplacer ces courriers électroniques dans votre boîte de réception Outlook, ou vers un autre dossier de serveur Exchange en ligne puis terminer l'ajout.
Il se peut qu'une page de confirmation s'affiche à la fin des étapes de l'assistant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Invite de confirmation.
Pour plus d'informations, cliquez sur l'une des étapes suivantes de l'assistant :
Lors de l'ajout d'un dossier depuis la page Auteur, vous devez d'abord sélectionner un emplacement de dossier. Généralement, vous devez également sélectionner un dossier lors de l'ajout d'un document ou d'un objet personnalisé, mais votre administrateur de site peut spécifier que le dossier n'est pas nécessaire. Dans ce cas, dès que vous sélectionnez une librairie, la prochaine étape, Définir les propriétés, peut être sélectionnée et vous pouvez effectuer l'opération sans sélectionner de dossier.
Dans la page Navigation, l'emplacement du dossier en cours est automatiquement sélectionné.
Pour sélectionner un dossier
Si vous n'ajoutez pas de document ou d'objet personnalisé dans un dossier, vous ne pourrez pas le rechercher ultérieurement. Pour le trouver, vous devez le rechercher.
La page Définir propriétés affiche la classe d'objet par défaut (base) et les propriétés assignées à cette classe. Vous pouvez sélectionner une sous-classe créée par votre administrateur système.
Pour changer la classe d'objet
Cliquez sur le lien Changer la classe en haut de la page et sélectionnez une classe. Pour ajouter des documents classifiés à une librairie d'enregistrements, sélectionnez une classe de documents classifiés.
Pour définir les propriétés
REMARQUE Les objets personnalisés ne peuvent pas être spécifiés comme documents parent des documents composés.
Si vous ajoutez un message Outlook ou le texte issu d'un message Outlook, seules la classe de courrier électronique de base et ses sous-classes sont affichées. Si vous ajoutez des pièces jointes, toutes les classes sont disponibles.
Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs pouvant accéder au document ou à l'objet personnalisé que vous ajoutez, et contrôlent les autorisations de chaque groupe ou utilisateur. Vous pouvez également appliquer une règle de sécurité pour contrôler les paramètres de sécurité d'un document.
Pour assigner des règles de sécurité à un document
Pour définir ou modifier les paramètres de sécurité
Pour ajouter un document, vous devez sélectionner un fichier.
REMARQUE Si le document que vous êtes en train d'ajouter provient d'une application Office ou d'Outlook, pour que cette tâche s'affiche, vous devez sélectionner le document avant de lancer le processus d'ajout. Le nom du fichier apparaît dans la section Résumé en bas de la page Ajouter le document.
Lorsque File Tracker est disponible, vous pouvez sélectionner Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale du document que vous restituez soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure de restitution. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression. Il peut arriver qu'un fichier encore ouvert soit supprimé. Cela peut se produire après avoir donné l'ordre de supprimer le fichier local.
Si vos informations de connexion à Workplace ne correspondent pas à un compte IS, vous serez invité à vous connecter à l'aide de vos informations de compte IS. Ces informations sont sauvegardées aussi longtemps que vous restez connecté à Workplace avec votre session de navigateur en cours en vue d'interactions ultérieures avec IS.
Vous pouvez ajouter un nouveau document à un dossier à l'aide des pages Navigation ou Auteur.
Pour ajouter un document à un dossier dans Workplace
REMARQUE L'action Ajouter le document est également disponible sur la page d'informations du dossier.
Ce profil détermine le processus qui vous permet d'ajouter des éléments Outlook à une librairie. Il est créé dans Préférences de site par l'administrateur du site. En fonction des paramètres définis dans Préférences de site, il est possible que vous puissiez modifier les paramètres dans le profil.
REMARQUE Certaines des options définies par l'administrateur du site peuvent être masquées mais vous devez tout de même exécuter certaines étapes qui peuvent être requises par les options masquées. Pour plus d'informations, adressez-vous à votre administrateur de site.
Le profil indique si l'élément Outlook est ajouté à l'aide de l'assistant d'ajout de document ou d'un modèle d'entrée. L'assistant d'ajout de document collecte les informations requises pour effectuer l'opération d'ajout. Les modèles d'entrée contiennent des informations prédéfinies qui simplifient le processus d'ajout en supprimant quelques pages ou toutes les pages habituelles de l'assistant d'ajout de document. Si vous ajoutez plusieurs pièces jointes, assurez-vous qu'un modèle d'entrée est assigné au profil que vous utilisez. Le modèle d'entrée accélère la procédure d'ajout. Il évite d'avoir à utiliser l'assistant d'ajout de document pour chaque pièce jointe que vous souhaitez ajouter.
Une classe ou une sous-classe de document peuvent être assignées au modèle d'entrée attribué au profil. Selon la classe ou sous-classe ayant été assignée, les propriétés spécifiques du courrier électronique, tels que De, A et CC, peuvent être inclues lorsqu'un fichier .msg ou .txt a été ajouté à une librairie. Par exemple, lorsque vous ajoutez vos éléments Outlook à une librairie, des informations spécifiques de courrier électronique, telles que A et Objet, sont automatiquement mappées aux propriétés de classe lors de l'ajout du fichier.
Si vous annulez une procédure d'ajout tout en utilisant un modèle d'entrée qui lance automatiquement un autre processus, tel qu'un flux de travaux, l'annulation est effective, mais le processus automatique est tout de même lancé.
REMARQUES :
En plus des classes et sous-classes de courrier électronique, le profil utilisé peut spécifier la classe et sous-classe de document. La classe ou la sous-classe peuvent inclure les propriétés spécifiques de courrier électronique, tels que De, A et CC, lorsqu'un fichier .msg ou .txt a été ajouté à une librairie. Le format d'affichage de l'adresse électronique est déterminé par votre adresse SMTP. Par exemple, l'adresse électronique complète apparaissant dans la zone de propriété De peut être JulietteD@ibm.com ou Durand, Juliette[jdurand@ibm.com].
Les paramètres du profil indiquent si des liens sont créés entre votre élément Outlook et les pièces jointes. Le paramétrage des liens est déterminé par l'administrateur du site.
REMARQUE Si vous ajoutez un message et une pièce jointe et que l'administrateur du site a activé vos paramètres de lien, vos documents doivent être ajoutés à la même librairie.
L'option Déclaration d'enregistrements n'est disponible que sur les systèmes configurés pour InfoSphere Enterprise Records.
Ce paramètre de profil détermine si un élément Outlook comportant plusieurs pièces jointes est déclaré comme enregistrement unique lorsque la gestion des enregistrements est activée. Ce paramètre est déterminé par l'administrateur du site.
Pour ajouter un document à une librairie
Recherchez l'élément Outlook à ajouter.
Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Ajouter. Dans la page de sélection de profil qui apparaît, sélectionnez le profil à utiliser pour ajouter l'élément. Vous pouvez également modifier certains paramètres de profil.
REMARQUE Les dossiers Outlook hors ligne sont stockés dans des fichiers .PST, un format propriétaire de Microsoft. Par conséquent, vous ne pouvez pas ajouter d'éléments de courrier électronique de ces fichiers directement dans des librairies en utilisant Application Integration. Vous devrez d'abord déplacer ces courriers électroniques dans votre boîte de réception Outlook, ou vers un autre dossier de serveur Exchange en ligne puis terminer l'ajout.