Gestion des documents et des enregistrements

La gestion des enregistrements est un processus permettant d'identifier les documents que votre entreprise doit conserver comme enregistrements d'entreprise, d'élaborer des calendriers de conservation qui serviront à déterminer les raisons pour lesquelles un enregistrement doit être conservé, de définir la durée de conservation des enregistrements et d'identifier les personnes habilitées à autoriser la suppression finale des enregistrements. La gestion des enregistrements garantit la disponibilité des enregistrements importants au cours de périodes appropriées, pour que les utilisateurs internes ou les auditeurs externes puissent les consulter. La gestion des enregistrements permet également de définir une sécurité supplémentaire pour les documents (et leurs propriétés) afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux données professionnelles stratégiques et que ces données ne peuvent plus être modifiées dès lors qu'elles sont enregistrées. Dans la plupart des cas, les réglementations gouvernementales et les politiques d'entreprise déterminent les éléments à enregistrer et les modalités d'organisation, de classification et de rétention des enregistrements.

Votre administrateur de site peut configurer Workplace pour qu'il fonctionne avec l'application facultative InfoSphere Enterprise Records. Vous pouvez identifier les documents qui devront être conservés en tant qu'enregistrements d'entreprise dans Workplace. InfoSphere Enterprise Records leur applique ensuite des propriétés et des paramètres de sécurité supplémentaires avant de les archiver dans des dossiers stockés à l'emplacement que vous avez spécifié lors de la procédure de déclaration en tant qu'enregistrement. Le propriétaire initial du document et les autres utilisateurs sont susceptibles de ne plus disposer des mêmes droits d'accès sur le document une fois celui-ci devenu un enregistrement.

Pour simplifier le processus d'identification correcte des enregistrements, votre administrateur peut créer des modèles d'entrée Déclarer en tant qu'enregistrement pour votre site. Les modèles permettent de simplifier le processus d'identification des enregistrements en attribuant une catégorie d'enregistrement prédéfinie ou des valeurs d'emplacement et de propriété à ces derniers.

Si votre document comporte plusieurs versions, vous pouvez créer l'enregistrement de la série de documents de plusieurs manières :

Une fois qu'InfoSphere Enterprise Records a été configuré pour votre site, tous les utilisateurs qui sont attachés au rôle d'accès Déclarer en tant qu'enregistrements ont accès au bouton correspondant dans la page de confirmation lors de l'ajout et de la restitution de documents. Les actions Déclarer en tant qu'enregistrements et Déclarer des versions en tant qu'enregistrements sont répertoriées sur la page Informations et le menu contextuel des versions de document qui n'ont pas encore été déclarées en tant qu'enregistrement.

Une version de document ne peut être déclarée en tant qu'enregistrement qu'une seule fois. Pour vérifier si une version a déjà été déclarée en tant qu'enregistrement, utilisez l'une des méthodes suivantes :

REMARQUE  Si l'option Déclarer en tant qu'enregistrements apparaît dans le menu contextuel d'un document que vous venez de déclarer, actualisez le menu en cliquant sur le dernier élément du chemin.

Documents composés (incluant les documents DITA)

Lorsque vous déclarez un document, des problèmes sont susceptibles de se produire si le document fait partie d'un document composé. Lorsque vous ajoutez des documents enfant à un document parent, certains paramètres risquent de compromettre le programme d'élimination normal des documents associés. Tout paramètre empêchant la suppression de documents (parents ou enfants) risque d'entrer en conflit avec le programme d'élimination normal des documents. De même, si vous choisissez de supprimer un document enfant lorsque son document parent est supprimé, vous risquez d'entraver le processus d'élimination normal des documents enfant. Pour plus de détails sur l'impact des différents paramètres, reportez-vous à la rubrique Configuration d'InfoSphere Enterprise Records.

REMARQUE  Toute application utilisant la fonctionnalité de fichier DITA crée les documents en tant que documents composés. C'est pourquoi, les règles qui s'appliquent aux documents composés s'appliquent également aux fichiers DITA.

Le document parent étant identifié par une icône particulière, vous pouvez facilement identifier et explorer les documents enfant et les liens qui lui sont associés avant de l'enregistrer en tant qu'enregistrement. Notez que si vous disposez de l'autorisation Modifier les propriétés, vous pouvez ajouter des documents enfant à un document parent même si ce dernier a déjà été déclaré. Vous pouvez également modifier les paramètres associés à un document enfant. Pour se faire, sélectionnez l'option Modifier l'enfant plutôt que l'option Informations sur le lien lors de la procédure ci-dessous.

Aucune icône particulière n'est associée aux documents enfant. Pour éviter toute répercussion inattendue, nous vous suggérons d'effectuer les opérations suivantes :

  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des infos des autres documents avant de les déclarer en tant qu'enregistrements.
  2. Sélectionnez la vue Documents parent.
  3. S'il existe un parent, cliquez sur l'icône Obtenir des infos.
  4. Sélectionnez la vue Documents enfant.
  5. Dans le menu Action du document enfant à déclarer en tant qu'enregistrement, sélectionnez Informations sur le lien.
  6. Notez les paramètres pour Supprimer lorsque le parent est supprimé et Empêcher la suppression.
  7. Pour décider si vous devez déclarer ce document en tant qu'enregistrement, reportez-vous à la rubrique Configuration d'InfoSphere Enterprise Records.
Déclaration d'un document en tant qu'enregistrement

Pour lancer l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrements, effectuez l'une des opérations suivantes :

Cliquez sur le bouton Aide lors des opérations suivantes si nécessaire.