属性用于定义有关对象(例如,文档和文件夹)的信息。在对象库中您可以访问的所有对象都属于一个类。类可以确定对象的属性和行为。例如,所有文件夹都属于“文件夹”类,而所有文档都属于“文档”类。文件夹的行为和属性不同于文档的行为和属性。例如,您可以检出文档,但是无法检出文件夹。
管理员可以定义特定类的属性,并且可以为类创建新的子类。例如,如果您的站点需要所有文档的项目帐户代码,那么管理员可以对基本“文档”类添加“项目代码”属性。如果您的站点需要对某些类型的文档应用某些属性,而不对其他文档应用这些属性,那么管理员可以定义一个或多个新的子类来处理其他属性。例如,支出报告文档可能需要帐户代码的属性,而市场营销文档可能需要项目代码、项目发布日期和管理审批的属性。当您添加或检入文档时,为该文档选择适当的类,然后填写属性值。
某些属性值由系统创建,且无法直接进行修改。系统属性(例如,对象的创建者和创建日期)是在将该对象添加至对象库时设置的。在修改对象、该对象的属性或安全性时,由系统更新该对象的其他属性(例如,该对象的修改日期和修改者)。
属性具有各种类型和限制。属性类型将确定您用来指定属性值的方法。通常,您只需遵循页面上所提供的指示信息即可。在下列各节中,每一节下方都列示了某些特定要求和提示。您用来与 Microsoft® Office 应用程序进行集成的应用程序将确定您如何访问文档的属性。
当您将文档或文件夹添加至对象库或者修改对象时(例如,检入文档或者保存已检出文档的内容),可以访问和更新为该文档或文件夹指定的属性。您用来添加文档的条目模板将确定您是否可以选择类或者为文档指定类。可以修改为文档指定的属性,但不能修改为类指定的属性;然而,可以修改为文件夹指定的属性和类。
当您保存内容时,可以单击与属性一起保存,以在将文档重新检入对象库之前修改该文档的属性以及保存新内容。
使用 IBM ECM 选项卡中的查看/修改属性命令,或者从弹出菜单中选择属性。还可以在选择文档或文件夹之后单击“浏览”窗格底部的显示详细信息。有关该对象的信息就会显示在“详细信息”窗格中,可以查看和修改您在单击修改之后选择的任何对象的信息。
管理员可以为某些文档指定包含生命周期的属性。文档的生命周期涵盖了该文档在其生存期内所经历的不同状态。例如,申请贷款的生命周期状态可能为以下顺序:
这些状态反映了实际的贷款申请从一个流程进入下一个流程的顺序。当文档从一种状态进入下一种状态时,生命周期状态也会相应地更新。例如,在审批时,文档就会进入它的第二种状态(即,审批)。一旦银行发放这笔贷款,文档就会进入“发放贷款”状态。
可能为某些属性指定了文档生命周期策略。可对文档类指定文档生命周期策略,并供管理员使用。将显示生命周期状态;如果为您分配了适当的许可权,那么您可以修改生命周期。
管理员可能会为文档和文件夹的某些属性指定标记。标记基于特定属性值,并允许访问文档或文件夹。对某个对象应用标记时,最终获得对于该对象的访问权是该对象的原始访问权设置与标记设置的组合。标记设置可以确定对指定了标记的对象具有访问权的用户,以及可以修改或除去所指定标记的用户。
在打开、添加或插入文档时,您可以从“信息”页面查看文档的属性。如果站点管理员允许,您可以在检出文档后从“获取信息”菜单修改文档属性,或在检入文档后修改属性。除编辑属性值之外,您也可以将其中一些值插入 Office 文档。
如果要创建复合文档,您必须访问文档的“信息”页面。无法从集成应用程序的“获取信息”菜单选项创建复合文档。
在 Workplace XT 中查看已检出文档的属性时,实际上您查看的是处于“进行中”或“已发布”状态版本的属性,在 Application Integration 中,您查看的是处于“保留”状态的版本的属性。在使用已检出文档时,这可能造成以下意外行为:
如何从 Office 应用程序和 Outlook 查看或修改属性
根据您的应用程序,选择以下选项之一:
使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序 |
Application Integration |
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Office 应用程序 |
Outlook |
Office 应用程序 |
Outlook |
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