Liens
Un lien représente une relation entre deux entités. Les propriétés d'en-tête et de cible du lien définissent cette relation. Vous pouvez créer des liens entre des entités IBM InfoSphere Enterprise Records et d'autres objets CE contenus dans Workplace. Un enregistrement peut partager des liens avec d'autres enregistrements, documents ou dossiers d'enregistrements. De même, un dossier d'enregistrement peut partager des liens avec des enregistrements et des dossiers d'enregistrement d'IBM InfoSphere Enterprise Records et/ou de Workplace. La création de liens permet de référencer ou d'associer des enregistrements ou des données liées (notes, pièces jointes, reçus de retour d'email...) à un enregistrement spécifié. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent changer ou supprimer les liens et les associations.
IBM InfoSphere Enterprise Records prend en charge les types de liens suivants :
- Lien vers l'extrait Ce lien établit une association entre un extrait et son enregistrement d'origine. Les extraits permettent de rendre une partie d'un document accessible à des utilisateurs spécifiés.
Un lien vers l'extrait peut être créé entre deux enregistrements ou entre un enregistrement et un document. Il permet de référencer une partie sélectionnée du contenu de l'enregistrement à la place du contenu entier. Si vous souhaitez par exemple rendre accessible certaines parties d'un document volumineux à des utilisateurs spécifiques, vous pouvez créer un nouveau document contenant des détails sélectionnés du document parent, déclarer ce document enfant comme un enregistrement, puis créer un lien vers l'extrait entre l'enregistrement parent et l'enregistrement enfant.
- Lien de dossier hybride Ce lien établit une relation entre un dossier hybride et un dossier physique ou électronique. Ce type de lien est utile dans le modèle de données PRO où IBM InfoSphere Enterprise Records emploie un dossier unique pouvant contenir à la fois des enregistrements électroniques et des marqueurs physiques.
- Lien vers la copie d'enregistrement Ce lien n'a qu'une utilisation interne. Il établit une association entre l'enregistrement d'origine et ses différentes copies. Le système crée automatiquement ce type de lien lors de la création d'une copie de l'enregistrement. Notez que lors de la création d'un enregistrement, les liens associés à l'enregistrement ne sont pas copiés.
- Lien Voir aussi du dossier d'enregistrement Ce lien établit une connexion entre deux dossiers associés. Le lien Voir aussi du dossier d'enregistrement peut être établi entre dossiers d'enregistrement d'IBM InfoSphere Enterprise Records ou avec tout autre dossier situé à l'extérieur d'IBM InfoSphere Enterprise Records. De plus, ce lien peut être créé entre un enregistrement et un dossier d'enregistrements. Vous pouvez par exemple utiliser ce type de lien pour associer un enregistrement contenant des informations salariales avec un dossier d'enregistrement de comptes.
- Lien Voir aussi de l'enregistrement Ce lien établit une association entre
des enregistrements dont le contenu est lié. Par exemple, lors de la création d'un enregistrement contenant des entrées de comptes débiteurs, un lien Voir aussi correspondant peut être créé pour l'enregistrement des comptes créditeurs.
Lorsque vous parcourez l'enregistrement des comptes débiteurs, vous pouvez également afficher l'enregistrement des comptes créditeurs. Ce type de lien peut être établi pour des enregistrements ou des documents.
- Lien de référence Ce lien établit une association entre un enregistrement et ses références.
Les liens de référence peuvent être créés avec d'autres documents, enregistrements ou dossiers d'enregistrement ayant un contenu associé. Les liens de référence sont différents des liens Voir aussi. Un lien de référence pointe sur des enregistrements ou documents dont le contenu est associé, comme des références pour un sujet, alors qu'un lien Voir aussi liste l'ensemble des enregistrements ou documents contenant des données dont le contenu est lié.
- Lien de rendu Ce lien établit une association entre un enregistrement et ses rendus. Les rendus désignent les instances d'un enregistrement rendu dans un autre format logiciel sans perte de contenu. Le contenu et la plupart des métadonnées sont identiques.
Les rendus servent à la conservation ou aux fonctionnalités d'accès/affichage.
Le rendu d'un document peut être créé à l'aide d'une application quelconque. Prenons par exemple un document Microsoft Word déjà déclaré comme enregistrement. Vous souhaitez convertir ce document Word en document PDF. Vous créez donc un nouveau document PDF à l'aide de ce document Word, puis vous déclarez le document PDF comme enregistrement. Vous pouvez par la suite établir un lien de rendu entre les deux enregistrements. Les utilisateurs peuvent afficher les rendus existants de cet enregistrement unique.
REMARQUES
- La suppression d'un enregistrement lié implique la suppression de tous les liens associés à l'enregistrement.
- L'ensemble des liens entre enregistrements sont conservés lors du déplacement, du transfert ou de l'exportation d'enregistrements.