新增命名型樣

命名型樣提供了一種符合您的習慣的,自動命名記錄種類、記錄資料夾以及記錄的方法。如果使用者建立的某一個實體具有關聯的命名型樣,則會在「設定屬性」步驟自動命名該實體。系統不會阻止使用者變更此名稱。

已指派遞增數,並於「設定屬性」步驟出現時用完。如果您在建立實體之前將其取消,則永不會使用該數字。

自動命名記錄

如果要自動命名記錄,請在母項儲存器的「記錄型樣」欄位中輸入一個命名型樣。記錄型樣是儲存器的一個屬性。然後,所有宣告到儲存器中的記錄將按照型樣的順序取得下一個名稱並將根據您在「記錄型樣遞增數」欄位中輸入的值遞增。請參閱關於命名型樣以取得關於構造型樣的說明。

自動命名種類和資料夾

如果要自動命名種類和資料夾,請遵循以下步驟。

  1. 在「配置」標籤中新增命名型樣。請參閱如何新增命名型樣
  2. 從確認頁面新增型樣層級,或之後在資訊頁面新增型樣層級。請參閱如何新增型樣級別
  3. 為檔案計劃指定命名型樣。請參閱如何將命名型樣指派給檔案計劃

關於命名型樣語法

您的業務處理程序可能要求資料夾名稱以字母 A 開頭,後跟代表年份的兩個數字、一個連字號、資料夾編號(例如,A07-000005)。下面的型樣可建立此類名稱︰

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

在此型樣中,字母 A 是第一個字元,YY 代表年,\d 是一個數字。系統將自動為用方括號 [] 括起來的型樣提供預設值。這樣,YY 將由今年年份的最後兩個數字取代。\d 將由遞增的數字取代。輸入字串時在其他欄位中指定了遞增值。

讓我們一起考量下記錄命名型樣的另一種範例。如果您想為一系列資料夾建立一種命名規則,該規則以 "KX" 開頭,後面接著代表年份的 2 位數字、句點、代表月份的 2 位數字、連字號以及兩組遞增數字,例如,"KX07.06-0004-03"。下列型樣可滿足這項需求:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

您還可以使用自訂型樣建立基於 meta 資料的型樣。例如, 貴組織的政策可能會要求記錄資料夾命名慣例,應該為年份、空格、記錄資料夾的主旨(meta 資料)、空格以及 5 位數字,例如,"2006 Loan 00005"。因此,您可以建立下列規格的命名型樣:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

由於年份和主旨已用 [] 括起來,因此系統將為其提供預設值。THIS.EmailSubject 是一個自訂型樣。因此,系統將提供 meta 資料欄位的值 - 您為記錄資料夾的母項指定的 EmailSubject。

建立自訂型樣過程中,您需要指定屬性的符號名稱。另外,如果無法找到適用於指定屬性的值,將會產生錯誤。此自訂型樣僅適用於檔案計劃中層級為 2 或更低層級(3、4 等)的實體。「檔案計劃層級」是您在新增型樣層級時完成的另一個欄位。

提示

請勿在名稱中使用任何無效的字元。例如,請勿在一體化日期時使用斜線 (/) 字元。無效的字元有︰

\ / : * ? " < > |

如果要確保使用者使用的字元數目不超出您在命名型樣中指定的字元數目,請使用 ^ 和 $ 符號隔開命名型樣。例如,如果您想建立命名型樣 \d\d\d,請將 ^ 符號附加到命名型樣的開頭,並將 $ 符號附加到命名型樣的結尾,如下所示︰

^\d\d\d$

此作業可確保使用者輸入值時,輸入的字元的數目不會超出在型樣字串中指定的字元數目。

如何新增命名型樣

  1. 以記錄管理者身分登入,然後選取「配置」標籤。
  2. 按一下 命名型樣」。
  3. 按一下 新增命名型樣」。
  4. 在「新增型樣」頁面上輸入型樣的名稱和說明。
  5. 從「套用至名稱或 ID」下拉功能表中選取「名稱」或「識別符號」。取決於您選取的值,記錄種類或記錄資料夾的名稱或識別符號將根據關聯型樣自動產生。
  6. 按一下「下一步」。
  7. 為命名型樣設定安全,然後按一下「完成」。
  8. 請按一下確認頁面上的「新增型樣層級」以新增層級到命名型樣。如果您想稍後新增層級,請按一下「確定」以關閉「新增型樣」頁面。請參閱修改命名型樣以取得關於稍後新增型樣的資訊。

如何新增型樣層級

型樣層級將提供要套用至記錄種類和記錄資料夾之型樣的詳細資料。在檔案計劃中指定一或多個層級并指定每個層級套用至的實體類型。當於指定的層級下建立此類型的新實體後,會根據型樣字串和遞增數自動命名實體。

在您按一下「新增型樣層級」後,此程序將從確認頁面繼續執行。如果您想稍後新增型樣層級,請參閱修改命名型樣

  1. 請輸入一個檔案計劃層級編號。檔案計劃階層中的層級將用數字表示,其中,檔案計劃中的第一個種類層級為 1。其子種類層級為 2。如果該子種類包含記錄資料夾,則其層級為 3。
  2. 對於相符實體類型,請選取「記錄種類」或「記錄資料夾」。例如,如果您將層級指定為 3,並將實體類型指定為「記錄種類」,則存在於檔案計劃中第三層級下的所有記錄種類將遵循指定的命名型樣。
  3. 如上所述指定型樣字串。請參閱關於命名型樣。型樣字串必須提供一個數字字元。
  4. 請為「記錄型樣遞增數」輸入值。使用 1 作為值,型樣所影響的每個新種類或資料夾均將以下一個最高值的遞增數遞增。遞增數為 2 時使用相隔的數字。此欄位必須大於零。
  5. 按一下「新增」。此作業將使型樣列示在螢幕的底部,並會清除欄位以便您為其他實體和層級新增其他型樣。
  6. 完成新增型樣層級後,按一下「離開」。

範例

如果您希望自動命名最高層級記錄種類的子種類,請建立一個層級為 2 的型樣並選取「記錄種類」作為類型。如果您還希望自動命名此子種類中的記錄資料夾,請建立一個層級為 3 的型樣並選取「記錄資料夾」作為類型。將所有這些型樣級別放在命名型樣中,將會使級別為 2 的子種類和級別為 3 的記錄資料夾自動命名。

如何稍後新增或修改型樣層級

  1. 導覽至命名型樣(「配置」標籤、命名型樣),並按一下其「取得資訊」的按鈕。
  2. 選取邊列中的「管理型樣層級」。
  3. 如果要新增型樣層級,請如以上如何新增型樣層級中所述完成欄位。如果要既有現有型樣層級,請繼續執行步驟 4。
  4. 請選取型樣的圓鈕。此作業將複製既有資料到欄位中。
  5. 依需要變更欄位,然後按一下「編輯」。
  6. 完成後,按一下「離開」。

如何將命名型樣指派給檔案計劃

此步驟是啟動自動命名所必需的。

  1. 導覽至檔案計劃的根層級,使路徑將僅顯示檔案計劃的名稱。
  2. 針對檔案計劃按一下「取得資訊」(就位於路徑的下方)。「命名型樣」欄位位於「屬性」頁面上。
  3. 從「命名型樣」下拉功能表中選取您想使用的型樣的名稱︰
  4. 按一下「套用」,然後按一下「離開」。