Définition d'un planning d´élimination

Vous définissez un planning d'élimination pour l'associer ensuite à une catégorie, un dossier ou un type d'enregistrement. Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut définir un planning d'élimination. Selon le modèle de données PRO, un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements ou un réviseur sont habilités à assigner un planning d'élimination à une entité. Les modèles de données Base et DoD permettent à un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements d'assigner un planning d'élimination à une entité.

Les plannings d'élimination peuvent connaître des phases durant lesquelles les entités touchées traversent des étapes d'élimination comme la correction, l'exportation, le transfert ou la destruction. Bien qu'un planning d'élimination ne nécessite pas plusieurs phases, le planning comprend généralement deux phases :

Pour définir un planning d'élimination

  1. Sélectionnez l'onglet Elimination.
  2. Cliquez sur Plannings d'élimination:
  3. Cliquez sur Ajouter un planning d'élimination
Etape 1  Décrire le planning
  1. Saisissez le nom et la description du planning
  2. Saisissez le nom de l'autorité responsable pour l'élimination des entités et cliquez sur Suivant pour continuer.
Etape 2 Définir un déclencheur

Cette étape sert à définir la condition qui va déclencher la fermeture des entités. La fermeture peut être automatique ou demander confirmation. Si vous voulez qu'un message de confirmation s'affiche, spécifiez une action de fermeture. Pour une fermeture automatique, ne spécifiez pas d'action de fermeture.

  1. Cliquez sur le bouton radio correspondant pour sélectionner le déclencheur de la fermeture.
  2. Si besoin, définissez un décalage de l'événement d'élimination pour pouvoir spécifier un intervalle entre le début de la fermeture et le lancement de l'action de fermeture qui y est associée.
  3. Choisissez, si besoin, un action de fermeture à adjoindre au planning.
  4. Cliquez sur Suivant pour créer une ou plusieurs périodes de conservation (que l'on appelle phases) pour le planning en cours. Si, à ce stade, vous cliquez sur Terminer, les entités associées au planning d'élimination ne disposent pas de période de conservation spécifique.

Etape 3  Définition des phases

L'association de phases à un planning d'élimination vous permet d'exécuter diverses opérations sur une entité à des intervalles différents. Chaque phase spécifie une action d'élimination et une période de conservation pour une entité. Vous devrez pour ce faire ajouter deux phases au planning d'élimination. La première phase indique que l'entité doit être vérifiée, tandis que la seconde phase en indiquera la destruction. IBM InfoSphere Enterprise Records exécutes les phases selon la séquence dans laquelle elles ont été ajoutées au planning.

Vous pouvez également définir plusieurs conservations alternatives dans une phase. Les conservations alternatives fournissent des périodes de conservation variables selon des valeurs de propriétés. Lorsqu'aucune condition de conservation alternative n'est vraie, IBM InfoSphere Enterprise Records utilise la période de conservation par défaut. Lorsque plus d'une condition de conservation alternative sont vraies, c'est la conservation alternative dont la période de conservation est la plus longue qui s'applique.

REMARQUE   Le nombre de conservations alternatives ou la complexité de leurs critères peuvent avoir un impact sur la performance du calcul des conservations.

Après qu'IBM InfoSphere Enterprise Records a fermé une entité, la première phase d'un planning d'élimination lui est appliquée. Au terme de la période de conservation de la première phase, c'est l'action d'élimination associée à cette phase qui attend les entités. Une fois l'action d'élimination réalisée par IBM InfoSphere Enterprise Records, la phase suivante du planning commence après qu'un utilisateur autorisé a donné son accord.

Pour ajouter une nouvelle phase au planning d'élimination

  1. Cliquez sur Ajouter nouveau pour ouvrir la page des Propriétés des phases.
  2. Saisissez un nom et une description pour la phase.
  3. Sélectionnez une action de phase dans le menu déroulant.

    REMARQUE  Les phases qui transfèrent ou détruisent des entités sont des phases finales. Il n'est pas possible d'ajouter d'autres phases après ce type d'actions.

  4. Pour le champ Une vérification est-elle nécessaire, sélectionnez Vrai si vous voulez revoir les entités avant de lancer le flux de travaux associé à chaque phase. Si la vérification n'est pas nécessaire, sélectionnez Faux.
  5. Si vous sélectionnez l'action Transférer, Exporter, ou Transfert temporaire pour la phase, saisissez un emplacement dans le champ Destination d'exportation. L'emplacement peut être :
  6. Spécifiez une période de conservation par défaut pour les entités de cette phase. Une valeur est tout de même obligatoire si vous n'assignez PAS de périodes de conservation alternatives.
  7. Si vous devez définir des conditions afin que les entités demeurent dans la phase pour des durées plus ou moins longues selon leurs propriétés, effectuez les étapes suivantes pour la création de périodes de conservation alternatives.
    1. Cliquez sur Ajouter nouveau. L'écran Conservation alternative s'affiche.
    2. Sélectionnez un nom de propriété dans le menu déroulant.
    3. Sélectionnez un opérateur dans la liste déroulante.
    4. Spécifiez la valeur de la propriété. Une valeur saisie dépend de la propriété.
    5. Sélectionnez la Base de conservation comme date de début de la période de conservation.
    6. Les Jours de période de conservation sont à préciser en termes d'années, de mois, et/ou de jours. IBM InfoSphere Enterprise Records ajoute la valeur indiquée à la Base de conservation. A la date prévue, l'action de la phase est appliquée par IBM InfoSphere Enterprise Records à l'entité.
    7. Cliquez sur Accepter pour ajouter cette conservation alternative au planning en cours et pour revenir à l'écran des Propriétés de phase.
    8. Ajoutez d'autres conservations alternatives pour chaque condition en cliquant sur Ajouter nouveau. Les données de la précédente conservation alternative sont préremplies par IBM InfoSphere Enterprise Records dans tous les champs afin que vous n'ayez plus qu'à modifier les champs nécessaires. Vous pouvez, si nécessaire, cocher la case Supprimer d'une conservation alternative et cliquer ensuite sur Appliquer pour supprimer cette condition.
  8. Complétez la phase en cliquant sur Accepter. IBM InfoSphere Enterprise Records ajoute à la liste de phases affichées pour le planning la phase et les détails qui la composent.
  9. Pour ajouter d'autres phases, cliquez sur Ajouter nouveau. Sinon, cliquez sur Terminer pour achever le planning d'élimination.