Dokument ändern

Um Änderungen an einem Dokument in einem Objektspeicher vornehmen zu können, müssen Sie es zunächst mit der Aktion Auschecken entnehmen. Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, checken Sie das Dokument wieder in den Objektspeicher ein. Wenn Sie ein Dokument einchecken, werden dessen Versionsinformationen aktualisiert, und es steht dann wieder zum Auschecken bereit. Andere Benutzer können jederzeit eine Kopie des Dokuments anzeigen oder herunterladen, auch wenn es ausgecheckt ist.

Wenn File Tracker installiert ist, werden Dokumente auf Ihrer lokalen Workstation überwacht, nachdem Sie sie bei einem Objektspeicher ausgecheckt haben. Sie können dann mühelos das Dokument finden, wenn Sie den Checkout-Vorgang abbrechen oder das Dokument speichern oder einchecken möchten. Eine weitere nützliche Funktion ermöglicht das automatische Löschen der lokalen Kopie eines Dokuments von Ihrer lokalen Workstation nach Beendigung des Eincheckens oder dem Abbrechen des Auscheckens. Die Löschfunktionalität wird vom Siteadministrator festgelegt.

So ändern Sie ein Dokument:

Dokument auschecken

Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es zum Bearbeiten geöffnet und im Objektspeicher gesperrt, bis Sie eine neue Version einchecken. Je nach den Sitevorgaben für den Objektspeicher wird das Dokument entweder im Zusammenarbeits- oder im Exklusivmodus ausgecheckt. Ist das Dokument im Zusammenarbeitsmodus ausgecheckt, können Sie das Dokument (mit der notwendigen Berechtigung) sogar dann einchecken, wenn es gerade von einem anderen Benutzer ausgecheckt ist. Ist das Dokument im Exklusivmodus ausgecheckt, ist es von einem bestimmten Benutzer ausgecheckt und nur dieser Benutzer kann das Dokument wieder einchecken.

So entnehmen Sie ein Dokument:

  1. Wechseln Sie über "Durchsuchen" oder "Suchen" zum Dokument, das Sie auschecken möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option Auschecken. Wenn Sie mehrere Dokumente auswählen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Objekten, die Sie auschecken möchten. Wenn alle Objekte auf der Seite ausgewählt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Titelzeile für die Liste der Objekte. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Auschecken. Überprüfen Sie die Objektliste, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Dokumente ausgewählt haben.

    HINWEIS Falls Auschecken nicht in dem Menü angezeigt wird, können ein oder mehrere ausgewählte Dokumente nicht ausgecheckt werden. Wählen Sie eine andere Dokumentgruppe aus.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

So checken Sie ein Dokument in einer Office-Anwendung aus:

Sie checken ein Dokument aus einem Objektspeicher aus, um den Dokumentinhalt zu bearbeiten. Wenn das Dokument ausgecheckt ist, können Sie wahlweise Folgendes tun:

  1. Klicken Sie im Menü FileNet P8 auf Öffnen > Element auswählen, um die Ordnerstruktur nach einem Dokument zu durchsuchen.
  2. Suchen Sie den Objektspeicher und Ordner, in dem das Dokument gespeichert ist. Weitere Informationen zum Auswählen der richtigen Aufgaben für das Auschecken eines Dokuments aus einer Office-Anwendung finden Sie in Objekt auswählen.

    HINWEIS Wenn Sie im Dialogfeld "Speichern unter" auf Abbrechen klicken, um den Auscheck-Vorgang abzubrechen, ist das Dokument nicht mehr ausgecheckt. Sie müssen das Auschecken abbrechen. Das Dialogfeld Speichern unter wird nur dann angezeigt, wenn der Administrator die Voreinstellung Dialogfeld 'Speichern unter' anzeigen auf Ja eingestellt hat. Weitere Informationen zu dieser Einstellung erhalten Sie von Ihrem zuständigen Administrator.

  3. Geben Sie den Objektspeicher an, in dem sich das Dokument befindet.

Auscheck-Liste

Aus der Auscheck-Liste gehen die Dokumente hervor, die derzeit für Sie ausgecheckt sind. In der Liste werden nur die Dokumente aufgeführt, die mit der von Ihnen derzeit verwendeten Office-Anwendung verknüpft sind; außerdem werden hier die Dokumente angegeben, die Sie ausgecheckt haben. Wenn Sie beispielsweise derzeit mit Word arbeiten, enthält die Liste nur Word-Dokumente.

Die Liste dient außerdem der Einrichtung der Dateiüberwachung, wenn Sie einen Vorgang durchführen, für den eine Verknüpfung zwischen Ihrem lokalen Dokument und dem entsprechenden Dokument in einem Objektspeicher erforderlich ist. Dies trifft beispielsweise auf das Einchecken oder Speichern eines Dokuments zu. Falls die Dateiüberwachung nicht aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, die Liste zum Einrichten der Dateiüberwachung zu verwenden. Beispiel: Sie checken ein Dokument aus und checken es anschließend in einer Office-Anwendung wieder ein. Wenn Sie diese Option aktivieren, enthält die Liste die Dokumente, die derzeit für Sie ausgecheckt sind, und Sie können Ihr lokales Dokument mit einem dieser ausgecheckten Dokumente verknüpfen.

So greifen Sie von einer Office-Anwendung aus auf die Auscheck-Liste zu:

Wählen Sie je nach Anwendung eine der folgenden Optionen.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Office 2007 auf der Registerkarte IBM ECM in der Gruppe Öffnen auf Auscheck-Vorgänge.
  2. Wählen Sie unter "Durchsuchen" das zu öffnende ausgecheckte Dokument. Sie können die Dokumente nach der Anwendung, mit der sie erstellt wurden (z.B. Word oder Excel) filtern, wenn die Dokumentliste sehr lang ist.
  1. Klicken Sie im Menü FileNet P8 auf Dokument öffnen und zeigen Sie dann auf Eigene Auscheckvorgänge.
  2. Geben Sie den Objektspeicher an, in dem sich das Dokument befindet.
  3. Klicken Sie in der Liste der derzeit aus dem ausgewählten Objektspeicher ausgecheckten Dokumente unterhalb des jeweiligen Dokumentnamens auf Auswählen. Daraufhin wird das ausgewählte Dokument in einer Office-Anwendung geöffnet.

 

Dokument einchecken

Wenn Sie ein Dokument einchecken, werden dessen Versionsinformationen aktualisiert, und das Dokument steht anderen Benutzern zum Auschecken zur Verfügung. Andere Benutzer können stets eine Kopie des Dokuments anzeigen oder herunterladen, unabhängig davon, ob es ausgecheckt ist. Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in Dokumentversionen verwalten.

Sie können den Eincheck-Assistenten oder die Option "Schnell einchecken" verwenden, um ein Dokument in Workplace oder einer integrierten Anwendung einzuckecken. Die Aktion Schnell einchecken bietet eine Methode zum vergleichsweise schnelleren Einchecken von Dokumenten, ohne die Dokumentklasse, die zugehörigen Eigenschaften oder Berechtigungseinstellungen zu ändern.

Die Schritte im Assistenten zum Einchecken können je nachdem variieren, wie das Dokument eingecheckt ist und der Siteadministrator Workplace angepasst hat. Wurde das Dokument mithilfe einer Erfassungsvorlage erstellt, kann die Vorlage angeben, dass das Dokument unter Verwendung der neuesten Version der Erfassungsvorlage eingecheckt wird. Da Erfassungsvorlagen meist eine einfachere Oberfläche haben, werden ggf. weniger Schritte angezeigt, als beim Einchecken von Dokumenten ohne eine Erfassungsvorlage.

So starten Sie den Assistenten zum Einchecken:

Klicken Sie auf einen der folgenden Schritte im Assistenten zum Einchecken, um weitere Informationen aufzurufen. Es werden ggf. nicht alle diese Schritte angezeigt.

Dokument auswählen (Seite "Autor")

  1. Klicken Sie auf der Seite "Autor" auf Dokument einchecken.
  2. Wählen Sie den Objektspeicher aus, der das einzucheckende Dokument enthält. Es werden alle Dokumente in diesem Objektspeicher aufgelistet, die gegenwärtit von Ihnen ausgecheckt sind.
  3. Klicken Sie unterhalb des gewünschten Dokuments auf Auswählen.

Eigenschaften festlegen

Auf der Seite Eigenschaften festlegen wird die ausgewählte Standardobjektklasse mit ihren jeweiligen Eigenschaften angezeigt. Sie können eine vom Systemadministrator erstellte Unterklasse auswählen.

So ändern Sie die Objektklasse:

Klicken Sie oben auf der Seite auf die Verknüpfung Klasse ändern, und wählen Sie eine Klasse aus.

So legen Sie Eigenschaften fest:

  1. Überprüfen Sie Eigenschaften, die mit dem hinzugefügten oder eingecheckten Objekt verknüpft sind. Ein Symbol kennzeichnet Eigenschaften, für die zum Fortfahren ein Eintrag erforderlich ist.
  2. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Einige Eigenschaften können direkt auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie auf den Eigenschaftsnamen oder ein Kalendersymbol klicken, um die Werte bearbeiten zu können. Wenn Sie Hilfe zu unbekannten Eigenschaften benötigen, befragen Sie den Systemadministrator.
  3. Klicken Sie bei zusammengesetzten Dokumenten auf Ja oder Nein, um anzugeben, dass das hinzugefügte Dokument ein zusammengesetztes Dokument ist. Klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument, um untergeordnete Dokumente hinzuzufügen, die mit dem aktuellen hinzuzufügenden Dokument verknüpft werden. Dieses Dokument wird als übergeordnetes Dokument bezeichnet. Klicken Sie auf Anzeigen, um mit dem übergeordneten Dokument verknüpfte untergeordnete Dokumente anzuzueigen.
  4. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Sicherheit festlegen

Dokumente werden in Workplace durch Berechtigungen geschützt. Sie steuern die Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen bei der Anzeige von oder Arbeit mit Objekten. Sie können die Berechtigungen beim Einchecken eines Dokuments ändern.

So weisen Sie eine Berechtigungsstrategie zu:

  1. Wenn aktuell keine Berechtigungsstrategie zugewiesen ist, klicken Sie auf Strategie zuweisen.
  2. Klicken Sie auf Informationen abrufen, um die Informationen zu einer aufgeführten Berechtigungsstrategie anzuzeigen.
  3. Klicken Sie unter dem Namen der Berechtigungsstrategie, die Sie zuweisen möchten, auf Auswählen.
  4. Klicken Sie zum Ändern oder Entfernen einer zugewiesenen Berechtigungsstrategie auf Zuweisung der Strategie aufheben.
  5. Weitere Informationen zu Berechtigungsstrategien und ihrer Anwendung finden Sie in Berechtigungsstrategie verwenden.

So können Sie Berechtigungen festlegen oder ändern:

  1. Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen
  2. Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Daraufhin wird die Seite Berechtigungen festlegen - Benutzer/Gruppen auswählen eingeblendet, auf der Sie nach bestimmten Namen suchen können.
    1. Wählen Sie die Domäne aus, die durchsucht werden soll. Klicken Sie für Auswählen in auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie den gewünschten Domänennamen in der Liste aus.
    2. Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der Namen zu präzisieren, die zum Hinzufügen verfügbar sind.
    3. Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit den Namen aalberto und amoss ausfindig machen möchten, geben Sie a ein. Alle mit "a" beginnenden Benutzernamen werden zurückgegeben. Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
    4. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Zeit werden die übereinstimmenden Namen angezeigt.
      • Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen das Limit für die Standardanzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Suchkriterien ändern und dann erneut auf Suchen klicken, um weitere Ergebnisse anzuzeigen.
      • Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie die gewünschten Namen in der Liste aus. Durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste bzw. Umschalttaste können in der Liste mehrere Namen ausgewählt werden.
    5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um mit der Festlegung der Berechtigungen für die ausgewählten Namen fortzufahren. Die Seite Berechtigungen festlegen wird erneut eingeblendet und die Liste der autorisierten Benutzer enthält den neuen Benutzer- bzw. Gruppennamen.
  3. Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe.
    1. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe in der Spalte Titel. Die Seite "Berechtigungen festlegen - Einstellungen" wird geöffnet.
    2. Aktivieren bzw. inaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um die einzelnen Berechtigungsstufen zu erteilen oder zu verweigern. Weitere Informationen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
    3. Klicken Sie auf "Akzeptieren".
  4. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Datei auswählen

Sie schließen den Eincheckvorgang für Ihr Dokument ab, indem Sie die Datei auswählen, die die Quelle für den Dokumentinhalt darstellt.

HINWEIS Wenn Sie ein Dokument aus einer Office-Anwendung einchecken, müssen Sie keine Datei auswählen. Sie haben das Dokument bereits geöffnet und den Speicherort ausgewählt, an dem das ausgecheckt und von in der Auscheck-Liste überwacht wurde.

So wählen Sie die Datei zum Einchecken aus:

  1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  2. Beenden Sie das Einchecken. Möglicherweise wird am Ende im Assistenten eine Bestätigungsseite angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in Aufforderung zur Bestätigung.

 Schnell einchecken

Die Aktion "Schnell einchecken" bietet eine Methode zum schnellen Einchecken von Dokumenten, ohne die Dokumentklasse, die zugehörigen Eigenschaften oder Berechtigungseinstellungen zu ändern. Die Seite "Datei auswählen" ist die einzige Assistentenseite, die angezeigt wird, damit Sie die neue Version des Dokuments suchen können. "Schnell einchecken" verwendet die vom zuständigen Administrator festgelegte Standardeinstellung für "Als Hauptversion einchecken" (Seite "Eigenschaften").

So checken Sie ein Dokument mit denselben Informationen ein, die bereits beim Auschecken verwendet wurden:

  1. Navigieren Sie zum Dokument, das Sie einchecken möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und wählen Sie Schnell einchecken im Menü aus.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

So checken Sie ein Dokument in einer Office-Anwendung ein:

  1. Klicken Sie nach dem Ändern des Dokumentobjekts im FileNet P8-Menü auf Dokument einchecken.

  2. Klicken Sie auf Schnell einchecken oder auf Assistent zum Einchecken verwenden und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Auschecken abbrechen

Sie können den Auscheck-Vorgang für ein Dokument abbrechen, damit das Dokument von anderen Benutzern ausgecheckt werden kann. Beispielsweise, wenn Sie ein Dokument ausgecheckt haben, um Änderungen daran vorzunehmen, dann jedoch der Meinung sind, dass die Änderungen überflüssig sind. Wenn Sie den Auscheck-Vorgang abbrechen, kehrt das Dokument zu seinem vorherigen Status und der Versionsnummer vor dem Auschecken zurück. Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in Dokumentversionen verwalten.

HINWEISE 

So brechen Sie einen Auscheck-Vorgang über die Seite "Autor" in Workplace ab:

  1. Klicken Sie auf Auschecken abbrechen. Daraufhin wird die Seite "Auscheck-Liste" geöffnet.
  2. Wählen Sie den Objektspeicher, in dem sich das Dokument befindet.

    Eine Liste aller gegenwärtig für Sie ausgecheckten Dokumente in diesem Objektspeicher wird angezeigt. Sie können im Pfad auf Objektspeicher klicken, um einen anderen Objektspeicher auszuwählen.

  3. Klicken Sie unter der Beschreibung des gewünschten Dokuments auf Auswählen.

    Ist File Tracker verfügbar, wird die Seite "Auschecken abbrechen" angezeigt. Sie zeigt den Speicherort der lokalen Kopie des Dokument an, das Sie aus einem Objektspeicher ausgecheckt und anschließend auf Ihren Computer heruntergeladen haben. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei anzugeben, die zu dem Dokument-Auscheck-Vorgang gehört, den Sie abbrechen möchten Klicken Sie ebenfalls auf Durchsuchen, um ein Dokument zu suchen, das zuvor nachverfolgt wurde, aber nicht mehr verfügbar ist.

    Klicken Sie ferner auf Lokale Datei löschen, wenn die lokale Kopie des Dokuments, für das Sie den Auscheck-Vorgang abbrechen, nach Abschluss des Abbrechvorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie.

    Hinweis Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist und nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.

    Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für die Option "Lokale Datei löschen" außer Kraft setzen können oder nicht.

  4. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Aktion abzuschließen.

So brechen Sie einen Auscheckvorgang im Modus "Durchsuchen" oder "Suchen" ab:

  1. Suchen Sie das gewünschte Dokument mit der Funktion Durchsuchen oder Suchen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie dann Auschecken abbrechen im Menü aus. Wenn Sie mehrere Dokumente auswählen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Objekten, die Sie ablegen möchten. Wenn alle Objekte auf der Seite ausgewählt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Titelzeile für die Liste der Objekte. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Auschecken abbrechen. Überprüfen Sie die Objektliste, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Dokumente ausgewählt haben.
  3. Der Name des ausgewählten Dokuments wird auf der Seite "Auschecken abbrechen" angezeigt.

    Ist File Tracker verfügbar, wird die Seite "Auschecken abbrechen" angezeigt. Sie zeigt den Speicherort der lokalen Kopie des Dokument an, das Sie aus einem Objektspeicher ausgecheckt und anschließend auf Ihren Computer heruntergeladen haben. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei anzugeben, die zu dem Dokument-Auscheck-Vorgang gehört, den Sie abbrechen möchten Klicken Sie ebenfalls auf Durchsuchen, um ein Dokument zu suchen, das zuvor nachverfolgt wurde, aber nicht mehr verfügbar ist.

    Klicken Sie ferner auf Lokale Datei löschen, wenn die lokale Kopie des Dokuments, für das Sie den Auscheck-Vorgang abbrechen, nach Abschluss des Abbrechvorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie.

    Hinweis Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist und nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.

    Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für die Option Lokale Datei löschen außer Kraft setzen können oder nicht.

  4. Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Auscheck-Vorgang abzubrechen.

So brechen Sie das Auschecken in einer Office-Anwendung ab:

  1. Öffnen Sie Ihre Kopie des ausgecheckten Dokuments in einer Office-Anwendung.
  2. Klicken Sie im FileNet P8-Menü auf Auschecken abbrechen.
  3. Klicken Sie auf OK. Das Auschecken wird abgebrochen.