管理文档

通过使用可帮助您组织文档的操作来管理对象库中的文档。您可以将文档归档至文件夹,将文档移动到其他文件夹,或者删除文档。此外,还可保存对文档所作的较小更改,而不将该文档检入对象库。

归档和取消归档项

您可以将一个或多个文档、搜索或表单归档到多个文件夹中。该项并不在每个文件夹中储存一个副本,但是每个文件夹均包含对相同项的引用。如果用户拥有对该项的访问权,那么可以在任何位置对其进行编辑。在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中将文档归档时,会将这些文档从一个位置复制并粘贴到另一个位置。

提示:在 Workplace XT 以及使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,可以将文档归档到另一个文件夹中,方法是在按住 CTRL 键的同时将一项或多项拖动到特定文件夹中。

您还可以从特定文件夹中取消归档项。取消归档某项即表示将其从当前文件夹中取出。当您从某项所在的所有文件夹中取消归档该项时,该项仍将保留在对象库中;但是,查找该项的唯一办法是对它进行搜索。如果未将该项归档在至少一个文件夹中,那么您将无法浏览该项。

如何在新文件夹中归档项 如何从文件夹中取消归档项
  1. 选择您要归档的一个或多个项。
  2. 根据您的客户端应用程序选择适当的操作:
    • 在 Workplace XT 中,右键单击所选项,然后单击“更多操作”>“归档”
    • 在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,右键单击要归档的项,然后单击复制。右键单击要将项归档至其中的文件夹,然后单击“粘贴”
  3. 选择您要将项归档在其中的文件夹。
  1. 浏览至您要取消归档的项。
  2. 根据您的客户端应用程序选择“取消归档”操作:
    • 在 Workplace XT 中,右键单击项,然后单击“更多操作”>“取消归档”
    • 在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,右键单击要取消归档的项,然后单击取消归档
  3. 如果项归档在多个文件夹中,那么选择您想从中取消归档该项的文件夹,然后单击“取消归档”

移动项

您可以将文档、搜索模板、表单或定制对象从同一对象库中的一个文件夹移动到另一个文件夹。当您在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中移动文档时,将从一个位置剪切文档,然后将它粘贴到另一个位置。

提示:在 Workplace XT 以及使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Office 2007 应用程序中,可以将一项或多项从一个文件夹拖动到另一个文件夹中。

如何移动项

  1. 浏览至您要移动的项。
  2. 根据您的客户端应用程序选择适当的操作:
  3. 如果项归档在多个文件夹中,那么选择想要从中移动该项的文件夹。在可能的情况下,该文件夹的缺省位置为树形视图中的当前位置。或者,您可以选择其他文件夹。在某些情况下(例如在搜索结果中),如果将项归档到多个位置,那么您必须选择一个文件夹。
  4. 选择您要将项移动到其中的文件夹。

删除项

警告:删除项(例如文档)时,它会从项库中被彻底除去。您无法撤销删除,且管理员无法恢复已删除的项。

如何删除项

  1. 浏览至您要删除的项。
  2. 执行以下操作之一:
  3. 查看结果。如果您删除了多个项并且一个项名称旁边显示红色星号,则删除失败。单击此星号查看该项的错误报告。

保存内容

检出文档时,您可能要保存较小的更改而不将该文档检入回对象库。保存文档时,会存储您所作的更改,但文档保持为已检出状态。

“保存内容”操作也可以用来创建和更新具有多个内容项的文档。有关多内容文档的详细信息,请参阅管理多内容文档

注意:请确保在完成所有更改后检入文档。如果您取消检出而不检入文档,则文档将还原为旧版本,并将丢弃所有已保存的更改。

如何保存文档

在 Workplace XT 和集成的 Microsoft® Office 应用程序中,保存文档的步骤有所不同。浏览至您要保存的已检出文档,并参阅以下相应的部分以获得说明。