Définition et exécution d'une recherche

Vous pouvez rechercher des enregistrements, des volumes et des dossiers et catégories d'enregistrement. Les options de recherche sélectionnables dépendent du mode de recherche, dynamique ou statique. Pour plus de détails sur le mode de recherche, consultez Définition de la recherche par défaut.

Vous avez également accès aux modèles de recherche et aux recherches enregistrées. Après avoir sélectionné le type de recherche, vous pouvez affiner la recherche en indiquant les critères suivants :

Vous pouvez modifier les critères de recherche par défaut sur chaque page.

L'onglet Recherche comprend un lien vers les Modèles de recherche et les Recherches enregistrées. Les concepteurs de recherche créent ces recherches prédéfinies dans Workplace, et les activent pour Records Manager. Vous trouverez certains critères de recherche dans les Modèles de recherches, mais quelques champs ont été laissés libres afin que vous puissiez personnaliser votre recherche. Une recherche enregistrée n'inclut que des critères de recherche non éditables. Lorsque vous cliquez sur le nom d'une recherche enregistrée, seuls les résultats s'affichent comme si vous aviez ouvert un dossier.

Pour définir et effectuer une recherche

  1. Sélectionnez l'onglet Configurer.
  2. Cliquez sur le lien de recherche approprié en fonction du type d'entité que vous souhaitez rechercher (catégorie d'enregistrement, dossier d'enregistrement, volume ou enregistrement), ou sélectionnez Modèles de recherche ou recherches enregistrées.
  3. Lorsque tous les critères de recherche ont été saisis, cliquez sur Rechercher.

Spécification d'un emplacement de recherche (Rechercher dans)

Le champ Rechercher dans indique l'emplacement par défaut pour la recherche, que vous pouvez modifier comme suit.

  1. Cliquez sur Sélectionner un dossier.
  2. Sélectionnez la catégorie, sous-catégorie, ou dossier auquel vous limiterez la recherche. Le dossier sélectionné figure à la fin du chemin d'accès.
  3. Cliquez sur Accepter.
Filtrage par classe et par nombre maximal de résultats

Dans la zone Filtrer par classe, vous pouvez limiter les résultats aux entités d'une classe spécifique. Par exemple, si vous avez sélectionné les enregistrements comme type d'entité, vous pouvez affiner la recherche en indiquant un type de classe (enregistrement ou courrier électronique, marqueur, ou encore une classe personnalisée).

  1. Cliquez sur Sélectionner une classe.
  2. Sélectionnez le type de classe à partir de la page Sélectionner une classe de filtre.
  3. Cliquez sur Sélectionner une classe de filtre pour choisir le type de classe.
  4. Cochez la case Inclure des sous-classes pour étendre la recherche aux sous-classes de la classe choisie.
  5. Dans la zone Nombre maximal de résultats, saisissez le nombre maximal d'entités que vous souhaitez voir afficher dans les résultats. (Il peut varier de 50 à 5000.)

    La zone Nombre maximal de résultats n'est disponible qu'en mode de recherche statique. Pour plus de détails, consultez Définition de la recherche par défaut.

Spécification de propriétés

La définition des critères de recherche d'entités s'effectue sur la base de sept propriétés au maximum. Il vous est possible de saisir les valeurs pour n'importe quelle propriété. Vous pouvez, pour les enregistrements classifiés, saisir les critères de recherche selon leur classification courante ou initiale, leur mise à niveau inférieur, leur mise à jour, leurs événements ou dates de libération, ou d'autres marqueurs. Vous pouvez aussi laisser à blanc les valeurs de propriété et faire la recherche d'entité sur la base d'autres critères.

Pour définir un ensemble de propriétés

  1. Cliquez sur Modifier.
  2. Dans la zone Paramètres des critères de propriété, sélectionnez un nom dans le ou les menus Nom de propriété.
  3. Cliquez sur la case d'option de la propriété dont vous voulez isoler les résultats.
  4. Sélectionnez un opérateur. La disponibilité des opérateurs dépend de la propriété.
  5. Cliquez sur Accepter les modifications.

Pour obtenir plus d'informations concernant les paramètres de cette page, consultez la rubrique Définition de la recherche par défaut.

Pour saisir les valeurs et définir les opérateurs

Pour chaque opérateur que vous souhaitez inclure dans une recherche, vous devez indiquer une valeur en saisissant du texte, en la sélectionnant à partir d'un menu ou d'une autre page, ou en sélectionnant une date dans un calendrier. Seules les propriétés comprenant des valeurs seront prises en compte lors de la recherche.

  1. Vérifiez l'opérateur pour chaque propriété. Vous pouvez sélectionner un opérateur dans un menu, ou accepter l'opérateur par défaut.
  2. Saisissez une valeur pour chaque propriété à utiliser.
  3. Sélectionnez AND ou OR pour indiquer la relation entre deux propriétés. L'opérateur AND ne renvoie de résultats qu'en cas de concordance entre les deux valeurs. L'opérateur OR renvoie des résultats si l'une ou l'autre des valeurs de propriété concordent.

    Si vous avez par exemple la propriété à valeur multiple Ressources humaines, et que vous voulez rechercher dans la Paie et le Recrutement, entrez les critères suivants :

    Ressources humaines = Paie     OR
    Ressources humaines = Recrutement

    Vous pouvez également entrer les critères de recherche sous la forme :

    Ressources humaines = Paie, Recrutement

REMARQUE   Si vous utilisez la propriété Classification initiale sur un modèle de données Classifié DoD, une chaîne doit être saisie dans la zone de classification. Toutes les comparaisons utilisant des opérateurs, tels que supérieur à (>) ou inférieur ou égal à (< or =), sont basées sur le texte saisi. Ainsi, Non classifié est supérieur à Classifié car N est la quatorzième lettre de l'alphabet et C la troisième.

Spécification du contenu

Lors de la recherche d'un enregistrement, vous pouvez indiquer un mot ou une expression contenu dans le document déclaré (dans la librairie d'enregistrements) ou dans le texte des propriétés de l'enregistrement (métadonnées dans la librairie de plans de fichiers). Votre administrateur de site doit configurer le moteur de recherche pour que les propriétés soient indexées. Vous pouvez combiner une recherche de texte et une recherche de contenu à l'aide des opérateurs AND et OR.

En mode statique, lorsque vous utilisez l'opérateur OU, la recherche traite la recherche des propriétés en premier lieu.Si le nombre de résultats est égal ou supérieur au nombre maximal de résultats, la recherche s'arrête et abandonne la recherche de contenu. Les résultats ne comprendront donc pas de documents ayant le contenu souhaité. Pour plus de détails sur le mode de recherche, consultez Définition de la recherche par défaut. En mode dynamique, la recherche de contenu est effectuée avant la recherche de propriété, et tous les résultats sont pris en compte.

Pour rechercher du contenu

  1. Dans la zone de texte du Contenu, tapez le texte à inclure dans la recherche.
  2. Pour la valeur Dans, choisissez soit Métadonnées pour chercher le texte dans les propriétés, soit Contenu pour chercher le texte dans le document déclaré.

    Lorsque vous indiquez Contenu dans la recherche, la page de résultats affiche une colonne Classement qui présente le pourcentage de pertinence des critères de recherche. Classement est la colonne de tri par défaut. Elle est classée initialement par ordre décroissant. La colonne Classement n'est disponible qu'en mode de recherche dynamique.

  3. Choisissez l'opérateur AND pour indiquer que l'entité doit contenir le texte saisi ET que les conditions de propriété doivent être vraies. Réglez l'opérateur sur OR si le contenu OU les conditions de propriété doivent être exacts.

REMARQUES :

Filtrer par type de parent

Vous pouvez chercher un enregistrement à partir du type et de la propriété de son entité parent.

Pour choisir l'entité parent

  1. Cliquez sur Sélectionner à droite de Et filtrer par type de parent.
  2. Sélectionner le type de parent dans lequel l'enregistrement doit se trouver.
  3. Cliquez sur Accepter pour revenir à la page de recherche.
  4. Saisissez un opérateur et une valeur ou cliquez sur Modifier pour spécifier d'autres propriétés.

    Toutes les modifications apportées aux critères de recherche de l'entité parent sont reflétées sur la page Ma recherche de ce type d'entité. Si, par exemple, vous sélectionne un dossier d'enregistrement comme le parent, et que vous en modifiez l'ensemble de propriétés, les mêmes valeurs de propriétés seront définies pour les dossier d'enregistrement la prochaine fois que vous chercherez après directement.

Une fois les critères de recherche définis, cliquez sur Rechercher.

Résultats de la recherche

En mode de recherche statique, le nombre de résultat est limité par la valeur de la zone Nombre maximal de résultats. En mode dynamique, la valeur de la zone Nombre maximal de résultats n'est pas prise en compte. Pour plus d'informations sur le nombre maximal de résultat et le mode de recherche, consultez la section Définition de la recherche par défaut.

Les résultats de cette recherche comprennent le nom de l'entité et toutes les valeurs de propriétés que vous avez spécifié dans les critères de recherche. Si une propriété comme Marquage supplémentaire a des valeurs multiples, un lien Afficher les détailss'affiche dans cette colonne. Lorsque vous cliquez sur ce lien, toutes les valeurs de cette propriété s'affichent.

Vous pouvez exécuter les opérations suivantes sur les résultats de la recherche :

 Si vous cliquez sur l'icône Obtenir des informations d'une sous-catégorie sans avoir accès à la catégorie parent, IBM InfoSphere Enterprise Records affiche une erreur.

Erreurs de recherche

Si vous avez une grande quantité d'enregistrements, de catégories et de dossiers d'enregistrement, il se peut qu'une erreur se produise, notamment un dépassement du délai d'attente. Consultez la section dévolue à IBM InfoSphere Enterprise Records dans le manuel P8 Troubleshooting Guide.