Para controlar a retenção e a disposição de registros, você define e associa uma agenda de disposição a contêineres de registros e tipos de registros. Em uma agenda de disposição, você especifica as regras de retenção e as instruções para dispor deles no fim do período de retenção. As instruções de disposição incluem:
Você define diferentes fases através das quais um registro deveria passar em uma agenda de disposição. Cada fase tem um período de retenção definido. No fim de cada fase, a ação especificada é executada nos registros, então os registros passam para a próxima fase. A agenda de disposição é interrompida para as entidades nas quais uma suspensão foi colocada. Ele será reiniciado após a remoção das suspensões.
Para calcular quando os registros estão prontos para a disposição, execute a Varredura de disposição. Consulte Processos de varredura. As agendas de disposição são importadas e exportadas usando a ferramenta Exportação e importação de plano de arquivo.
Uma agenda de disposição inclui quaisquer dos seguintes:
Você pode associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, uma pasta de registros ou um tipo de registro. Uma pasta de registros pode ter sua própria agenda de disposição ou pode herdar a agenda de disposição associada a uma categoria de registro pai.
Por padrão, um registro herda a agenda de disposição da pasta em que é declarado. No entanto, se você desejar associar uma agenda de disposição diferente ao registro, crie um tipo de registro, associe a agenda de disposição requerida a este tipo de registro, e atribua este tipo de registro ao registro. Quando diferentes agendas de disposição são associadas à categoria de registro, à pasta de registros e ao tipo de registro de um registro, o registro herda a agenda de disposição do tipo de registro. Se um registro for criado diretamente sob uma categoria de registro, o registro herdará a agenda de disposição da categoria de registro.
Como regra geral, a agenda de disposição de menor nível na hierarquia do registro é aplicável. O diagrama a seguir ilustra a herança de agendas de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições:
Se você mover uma categoria ou pasta de registros, poderá atribuir uma agenda de disposição para o contêiner e especificar quais entidades no contêiner serão afetadas pela atribuição. Para obter mais informações sobre como mover entidades, consulte Realocar uma categoria de registro ou pasta de registros.
Se você não atribuir uma agenda de disposição ao realocar um contêner, o seguinte será verdadeiro:
Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria ou pasta de registros, todos os registros criados naquele contêiner irão herdar essa agenda de disposição por padrão. Quando a ação de corte é executada nos registros, eles entram no prazo para disposição e são movidos para a fase de disposição. Entidades identificadas como prontas para disposição são marcadas com o ícone pronto para disposição: .
Os usuários autorizados podem iniciar a disposição. Após obter a aprovação do Gerente de registros, o sistema executa as ações de disposição associadas nas entidades aprovadas. Você pode atribuir uma das seguintes ações de disposição em uma fase na agenda de disposição:
CUIDADO Se um fluxo de trabalho de destruição falha por qualquer motivo, a entidade permanece no status Disposição em Andamento. Você precisa iniciar novamente a disposição na entidade. Consulte Iniciar uma agenda de disposição.
Algumas propriedades são atualizadas de forma dinâmica pela Varredura de disposição. Se essas propriedades forem usadas como a base de retenção para retenções alternativas, uma atualização de Varredura de disposição poderia ser feita em um período de retenção mais longo. Não use quaisquer dessas propriedades como a base de retenção para uma retenção alternativa.
Data de execução da fase atual
Ação da fase atual
Última data de varredura
Data da decisão da fase atual
Decisão da revisão da fase atual
ID da fase atual
Recalcular a retenção da fase
Status de execução da fase atual
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
Data da próxima revisão do registro vital
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate