Trabajar con búsquedas simples

La búsqueda simple es la búsqueda predeterminada cuando abre por primera vez la página Buscar. Proporciona una manera rápida de crear una búsqueda personal para encontrar varios tipos de objetos y funciona con la configuración de las preferencias de usuario. Las preferencias de usuario para Buscar definen los criterios de búsqueda predeterminados utilizados en la página Buscar y determinan cómo se muestran los resultados de la búsqueda.

Por ejemplo, las preferencias de usuario determinan el tipo de objeto que hay que buscar, el almacén de objetos en el que buscarlo, el filtrado por estado de versión y clase de objeto y qué propiedades están disponibles inicialmente en la página Buscar. Introduzca los valores de propiedades y los valores de contenido que hay que buscar en la página Buscar, puede cambiar el tipo de objeto o el almacén de objetos si es necesario.

Puede acceder rápidamente a las Preferencias de usuario en la página Búsqueda simple haciendo clic en Modificar junto al botón de la página Buscar. Tras hacer clic en Aceptar para guardar los cambios de las preferencias de usuario y hacer clic en Salir, se vuelve a la página Buscar. Para obtener más información sobre la configuración de las preferencias de usuario, consulte Preferencias de usuario - Buscar.

Si desea acceder a las plantillas de búsqueda, haga clic en Utilizar plantillas de búsqueda en búsqueda simple.

Especificar el almacén de búsquedas en el que buscar

Puede cambiar el almacén de objetos en el que desea buscar en cualquier momento. Haga clic en Cambiar búsqueda en y aparecerá otra página que mostrará almacenes de objetos organizados en vista de árbol, donde podrá localizar otro almacén de objetos en el que buscar.

Además, también puede establecer una vista de búsqueda predeterminada para un determinado almacén de objetos. Lo que se predetermine anula las preferencias de usuario de la Vista buscar predeterminada y se convierte en la nueva vista de búsqueda predeterminada para un almacén de objetos específico. Primero seleccione el almacén de objetos utilizando el vínculo Cambiar búsqueda en y después haga clic en Configurar como búsqueda predeterminada en para definir ese almacén de objetos como el predeterminado.

Casillas de verificación

El administrador determina las casillas de verificación situadas en la parte inferior de la página. Han sido diseñadas para facilitar la búsqueda de criterios comunes. En lugar de configurar criterios de búsqueda personalizados tales como "Agregado por =" en las preferencias de usuario y después seleccionar el nombre de usuario en la página Búsqueda simple, solamente hay que seleccionar la casilla de verificación "Creado por mí".

Criterios de búsqueda

Los criterios de búsqueda muestran inicialmente la configuración seleccionada en la vista Buscar de Preferencias de usuario. La configuración proporciona un criterio global al que se adhieren todas las búsquedas. Puede utilizar los valores predeterminados en las preferencias de usuario o cambiarlos.

Las siguientes secciones analizan las configuraciones de búsqueda y las opciones que puede tener en cuenta y utilizar al introducir los criterios de búsqueda.

NOTA La lista de propiedades disponibles y criterios de búsqueda viene siempre determinada por el tipo de objeto seleccionado y la configuración de búsqueda de las preferencias de usuario para ese tipo de objeto.

Propiedades y operadores de búsqueda

No se pueden agrupar las propiedades ni cambiar el orden en el que las propiedades son evaluadas en la página Búsqueda simple. Si fuera necesario reordenar las propiedades, se puede cambiar el orden en la vista Buscar de Preferencias de usuario. Los operadores de búsqueda también deben ser configurados en las preferencias de usuario.

Operadores de búsqueda

El operador contiene puede utilizarse para valores comodín. Sustituye al operador Like. Los caracteres comodín no son reconocidos por otros operadores.

Los operadores empieza con y finaliza con pueden incluir cualquier número de caracteres, incluso los caracteres cero. Estos dos operadores reemplazan el uso del signo de porcentaje (%) antes o después de un carácter. Anteriormente se utilizaba A% para encontrar valores que empezaran con A. Ahora se puede utilizar el operador Empieza con.

Configuración de criterios de propiedades

La página Buscar muestra hasta 5 propiedades para definir el criterio de búsqueda, y se pueden introducir valores para cualquiera de las propiedades disponibles. También se pueden dejar los valores de propiedad en blanco y buscar solamente en los contenidos del documento. Las propiedades disponibles vienen determinadas por la configuración de preferencias de usuario para el tipo de objeto seleccionado.

NOTA 

La búsqueda evalúa los valores de propiedad en el orden listado, una fila cada vez, y se salta cualquier propiedad sin valor. Si se han introducido tres o más propiedades, todas las propiedades AND son evaluadas como grupo. Si se utiliza un OR entre dos grupos de propiedades AND, los resultados del primer grupo de propiedades AND se agregan al segundo grupo de propiedades AND. Por ejemplo, una búsqueda que conste de propiedad A y propiedad B o propiedad C y propiedad D se evalúa primero tomando los resultados de propiedad A y propiedad B, y agregando después los resultados de evaluar la propiedad C y la propiedad D.

Tras ser evaluados los valores de propiedad, se comprueban las opciones de búsqueda y el valor de contenido.

Opciones de búsqueda

Para seguir personalizando la búsqueda, puede haber también opciones de búsqueda disponibles en la parte inferior de la página. El administrador define y determina las opciones que se muestran. Por ejemplo, seleccione una o más opciones para afinar la búsqueda de documentos PDF que han sido agregado en la última semana marcando las casillas de verificación "Agregados en la última semana" y "Documentos PDF".

Configuración de contenido

Si habilita la preferencia "Mostrar contenido que contiene" (defínala en Mostrar), podrá introducir el texto que desea buscar en los documentos. El administrador debe haber activado la indexación de búsqueda en el almacén de objetos para poder buscar contenidos de documentos. Tenga en cuenta que puede haber un retraso entre el momento en que un documento se agrega a un almacén de objetos y el momento en el que el sistema actualiza los índices de búsqueda.

NOTA < y > no se soportan en las búsquedas de contenidos. Son palabras clave de Verity y podrían dar lugar a un mensaje de error de Verity que aparecería en pantalla al buscar esos caracteres. Debería utilizar el modificador In Zone que busca etiquetas HTML y XML que suelen consistir en esos caracteres, por ejemplo <nombre>.

Cuando introduce una palabra, la búsqueda considera todas las formas de la palabra. Por ejemplo, al introducir month se mostrarían documentos que contienen month, months y monthly. Al introducir work aparecerían documentos que contienen work, works, worked, working, y worksheet.

Cuando se introduce más de una palabra, se deben encontrar todas las palabras en el documento. Por ejemplo, si introduce informe mensual, solo se muestran los documentos que contienen informe y mensual.

Para buscar una frase con palabras en un orden específico escriba la frase entre comillas. Por ejemplo, "right whale" mostraría sólo los documentos que contienen la frase right whale. Los documentos que contiene right y whale, pero no una junto a la otra, serán ignorados.

También puede utilizar comillas para buscar una mayúscula o minúscula o una ortografía específica. Por ejemplo, "estrella" mostraría estrella, pero no estrellado o Estrella.

Valores comodín de contenido

Utilice un asterisco (*) para representar cero o más letras, números o caracteres de subrayado ( _ ). Por ejemplo, ma*r mostraría marcar, mascar, Mascullar, masificar y masticar. Utilice un ?) para representar un (sólo uno) carácter alfanumérico como en ?an, que mostraría ran, pan, can, ban.

Resultados de búsqueda

Además de los efectos de la configuración de propiedad y criterio de contenido, los resultados de búsqueda dependen de la configuración de preferencias de usuario en Ámbito de búsqueda y Rango. Estas configuraciones, que se encuentran en la página Búsqueda general, bajo la configuración de contenido contiene, se utiliza para determinar qué separación debe haber entre las palabras del contenido de un documento para que coincidan con el criterio de contenido. La configuración predeterminada es localizar palabras que estén Cerca de otras hasta 1000 palabras.

Cuando el ranking de relevancia se encuentra Activado, los resultados de la búsqueda son clasificados en el documento con las palabras más coincidentes listadas en primer lugar. Cuando el ranking de relevancia se encuentra Desactivado, los resultados no se clasifican.

Máx. resultados determina el número máximo de resultados mostrados al mismo tiempo. Si se configura en un número grande, se puede ralentizar el proceso de búsqueda.

NOTA No se puede acceder a la configuración de Ranking de relevancia, Ámbito de búsqueda y Rango en el botón Modificar en la página Buscar. Debe hacer clic en el vínculo Preferencias en la parte superior derecha de la página Buscar y navegar a la Vista general de la Configuración de búsqueda en Preferencias del usuario para cambiar la configuración. Puede cambiar la configuración Máx. resultados en la página Plantilla de búsqueda.

Los resultados de búsqueda aparecen en una lista de Elementos encontrados. Utilice los menús desplegables Ver y Mostrar elementos para cambiar la muestra en pantalla de los resultados. El menú Vista determina si los resultados se muestran en vista Detallada o Revista. El menú Mostrar elementos determina el número de elementos que aparecen en la página.

Utilice el menú Acciones para ver una lista de las acciones que se pueden realizar en los elementos seleccionados.

Para configurar y ejecutar una Búsqueda simple.

  1. Haga clic en Buscar en la lista de vistas. Si ve Utilizar búsqueda simple, haga clic.
  2. Compruebe los criterios de Búsqueda en en la parte superior de la página para asegurarse de que está buscando en la ubicación adecuada. En caso contrario haga clic en Cambiar búsqueda en para definir el almacén de objetos apropiado. También puede limitar la búsqueda a una carpeta en ese almacén de búsqueda.
  3. Si desea cambiar el objeto que está buscando, haga clic en Búsqueda para desplegar la lista y seleccionar el tipo de objeto. Los criterios de propiedad cambiarán para reflejar la selección. La acción predeterminada es buscar documentos sin mostrar esta lista. Para mostrar esta lista vaya a la página Preferencias de usuario, Búsqueda Vista General, y seleccione Mostrar en la lista Mostrar búsqueda de.
  4. Si selecciona un documento por el tipo de objeto, seleccione la Opción de versión, si está disponible. Puede que sea necesario hacer clic en el botón Modificar para definir la opción de versión.
  5. Si las propiedades disponibles son aceptables, introduzca los valores que desea buscar.
  6. Si la propiedad contiene un valor de usuario o grupo, se mostrará un valor predeterminado.
  7. Si necesita cambiar las propiedades disponibles, haga clic en Modificar. Se abre la página Preferencias de usuario.
    1. Realice cualquier cambio necesario y haga clic en Aceptar. Consulte Preferencias de usuario - Buscar para obtener más información.
    2. Introduzca los valores que desea buscar en las nuevas propiedades disponibles.
  8. Si es necesario, introduzca texto para las condiciones de contenido.
  9. Si es necesario, seleccione cualquier casilla de verificación en la parte inferior de la página. Esto se puede utilizar junto con los criterios de búsqueda arriba indicados o en lugar de ellos. Tenga en cuenta que estas opciones de búsqueda son del tipo AND con otros criterios de búsqueda, por lo tanto tenga cuidado con definir combinaciones imposibles tales como seleccionar dos usuarios diferentes como el creador del documento.
  10. Para realizar la búsqueda, haga clic en Buscar.
  11. Revise los resultados de la búsqueda. Tenga en cuenta que el Menú de acciones está disponible y que se puede modificar la lista utilizando los menús Ver y Mostrar elementos.
  12. Para aplicar una acción a uno o más elementos de resultado, seleccione la casilla de verificación a la izquierda de los elementos. Haga clic en una acción para aplicarla a los elementos seleccionados. Por ejemplo, para extraer un conjunto de documentos, haga clic en Extraer.

    NOTA La lista de acciones incluye sólo esas acciones que pueden ser realizadas por todos los elementos seleccionados. Por ejemplo, si trata de registrar un documento que no está extraído, se producirá un error.

  13. Puede hacer clic en Mostrar criterios de búsqueda o en Ocultar criterios de búsqueda para cambiar la muestra en pantalla de los criterios de búsqueda.

NOTA Para borrar los resultados de la búsqueda y los criterios de búsqueda y restaurar la configuración original, haga clic en Borrar.