I trinnet Set Properties tilføjer du oplysninger om recorden. De tilgængelige egenskaber bestemmes af den recordklasse, der er valgt i trinnet Catalog Record. Dine adgangsrettigheder til de enkelte egenskaber bestemmer, om du kan vise bestemte egenskaber, om du kan ændre værdierne, og i nogle tilfælde hvilke værdier kan kan vælge på listerne.
Sådan angiver du egenskabsværdier for recorden
Ledelsen kan have behov for at køre en rapport, der afhænger af bestemte oplysninger i feltet Format. Feltet Format er påkrævet for DoD-datamodellen, men er valgfrit for Base- og PRO-datamodellerne. På følgende liste kan du se, nøjagtigt hvad der skal angives, for at rapporten returnerer de korrekte resultater. De data, du angiver, afhænger af den type dokument, der erklæres. Hvis det er et Word-dokument, skal du f.eks. angive application/msword. Hvis det er en Acrobat-PDF, skal du angive application/pdf.
Ledelsen skal fortælle dig, hvilke oplysninger du skal angive for alle de dokumenttyper, du erklærer som records. Nogle dokumenttyper har mange indstillinger, f.eks. Powerpoint, så det er vigtigt, at alle i organisationen bruger samme indstilling. Den person, der kører rapporten, skal vælge en af disse indstillinger. Rapporten returnerer kun de records, der indeholder indstillingen i feltet Format.
application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi