您可以搜尋記錄、磁區、記錄資料夾和記錄種類。您可以選擇的搜尋選項會隨著搜尋模式(「動態」或「靜態」)而不同。 如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱設定搜尋預設值。
您還可以存取搜尋範本和已儲存的搜尋。選取搜尋類型之後,您可以指定下列類型的搜尋準則來縮小搜尋範圍:
您可以在每一個頁面上修改預設搜尋準則。
「搜尋」標籤包括至「搜尋範本」和「已儲存的搜尋」的鏈結。「搜尋設計程式」在 Workplace 中建立這些預先設計的搜尋,並將它們標示為由 Records Manager 使用。「搜尋範本」指定一些搜尋準則,並留下一些可編輯的欄位以便您自訂搜尋。「已儲存的搜尋」是內含您無法編輯之所有搜尋準則的搜尋。當您按一下已儲存搜尋的名稱時,您只會看到結果(就如同您開啟了一個資料夾)。
如何定義並執行搜尋
「搜尋範圍」顯示搜尋的預設位置,您可以如下進行變更。
在「依類別過濾」欄位中,您可以將傳回的結果限制為僅包括特定類別的實體。例如,如果您選取記錄作為實體類型,則可以透過指定類別類型(電子、電子郵件、標記或其他自訂類別)縮小搜尋範圍。
只有當「搜尋模式」為「靜態」時才能使用「最大結果」欄位。如需詳細資料,請參閱設定搜尋預設值。
定義搜尋準則時,您最多可以根據七個屬性來搜尋實體。您可以為這些屬性中的任意屬性或所有屬性輸入值。對於已分類的記錄,您可以根據目前或初始分類、降級、升級、取消日期或事件分類或補充的標記輸入搜尋準則。您也可以將屬性值保留為空白,並根據其他搜尋準則搜尋實體。
如需此頁面上設定的相關資訊,請參閱設定搜尋預設。
如何輸入值和設定運算子
對於要包括在搜尋中的每個運算子,您必須透過輸入文字、從功能表或其他頁面選取值,或從日曆選取日期來指定值。僅具有值的屬性才可用在搜尋中。
比方說,如果您有名稱為 Human Resources 的多值屬性,而且想搜尋 Payroll 或 Recruitments,請輸入下列準則:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
您也可以輸入如下的搜尋準則:
Human Resources = Payroll, Recruitments
附註 如果您在「DoD 分類」的資料模型上使用「初始分類」屬性,則分類輸入欄位為字串欄位。所有使用運算子,如大於 (>)、小於或等於(< 或 =)的比較,均根據您所輸入的文字而定。因此,Unclassified 大於 Classified,因為 U 是英文字母的第十七個字母,C 是第三個字母。
如果要搜尋記錄,您可以指定宣告文件(在記錄物件儲存庫中)的內容,或記錄屬性(檔案計劃物件儲存庫中的 meta 資料)文字中的單字或片語。您的網站管理者必須配置搜尋引擎以編製屬性的索引。 您可以使用 AND 或 OR 運算子來結合屬性搜尋與內容搜尋。
如果搜尋模式是「靜態」,且您使用 OR 運算子,搜尋會先處理屬性搜尋。 如果傳回的結果數目等於或超出「結果數目上限」值,搜尋會停止,不會搜尋內容。 因此,結果可能不包括任何具有所要求的內容之文件。如需搜尋模式的相關詳細資料,請參閱設定搜尋預設值。當搜尋模式是「動態」時,這個模式仍會先處理內容搜尋,後面接著屬性搜尋,而「動態」模式會傳回所有項目。
如何搜尋內容
在您的搜尋中指定內容時,搜尋結果頁面會包含「等級」直欄,顯示相對於搜尋準則的百分比。「等級」是預設的排序直欄,初始是以降冪排序。只有當「搜尋模式」為「動態」時才有「等級」直欄。
附註
month
,則會收到包含 month、months 和 monthly 的文件。如果您在屬性搜尋中輸入 month
,只會收到具有屬性值為 month 的文件。monthly report,
,則僅傳回同時包含 monthly 和 report 的文件。right hand
只會傳回包含片語 right hand 的文件。star
會傳回 star,而不是 starship 或 Star。(*
) 作為萬用字元,表示零或多個字母、數字或底線 ( _ ) 字元。例如,wo*d
會傳回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用 (?
) 代表一個英數字元,例如 ?an
,會傳回 ran、pan、can 和 ban。您可以根據記錄之母項實體的類型和屬性來搜尋記錄。
如何選取母項實體
指定搜尋準則完成後,請按一下「搜尋」。
如果搜尋模式是「靜態」,「最大結果數」值會限制傳回的結果數。如果搜尋模式是「動態」,傳回的結果不會受「最大結果數」值的限制。如需「最大結果數」和「搜尋模式」的相關資訊,請參閱設定搜尋預設值。
搜尋結果包含實體名稱和您在搜尋準則中指定的所有屬性值。如果屬性(例如補充標記)有多個值,將會在此欄中顯示「顯示明細」鏈結。按一下此鏈結會顯示此屬性的所有值。
您可以對搜尋結果執行下列作業:
附註「清單視圖頁面大小」值(Workplace 使用者喜好設定中的一般設定)決定「搜尋結果」在每頁顯示的實體數。如果搜尋結果有 100 個實體,「清單視圖頁面大小」值是 20,則搜尋結果將由 5 頁、每頁 20 個實體所組成。
如果您按一下某個子種類的「取得資訊」圖示,且沒有母項種類的存取權,IBM InfoSphere Enterprise Records 會顯示一則錯誤。
如果檔案計劃階層包含大量的記錄種類、記錄資料夾和記錄,則「搜尋」可能會導致錯誤,包括逾時錯誤。關於您可以修改來消除這些錯誤的設定,請參閱「P8 疑難排解手冊」中的「IBM InfoSphere Enterprise Records」一節。