Accès aux informations de propriétés

Les propriétés déterminent les informations relatives à un objet, tel qu'un document ou un dossier. Tous les objets auxquels vous pouvez accéder dans une librairie appartiennent à une classe. La classe détermine les propriétés et le comportement de l'objet. Par exemple, tous les dossiers appartiennent à la classe Dossier et tous les documents appartiennent à la classe Document. Le comportement et les propriétés d'un dossier sont différents du comportement et des propriétés d'un document. Par exemple, vous pouvez emprunter des documents mais vous ne pouvez pas emprunter de dossiers.

Votre administrateur définit les propriétés d'une classe particulière et peut créer des sous-classes d'une classe. Par exemple, si votre site a besoin d'un code de compte de projet pour tous les documents, l'administrateur peut ajouter la propriété "Project code" à la classe Document de base. Si votre site doit appliquer certaines propriétés à certains types de document mais non à d'autres, votre administrateur peut définir une ou plusieurs nouvelles sous-classes afin de gérer les propriétés supplémentaires. Par exemple, vos documents de rapport de dépense peuvent requérir des propriétés pour les codes de compte mais vos documents de marketing peuvent requérir des propriétés pour les codes de projet, les dates d'édition des projets et les approbations de gestion. Lorsque vous ajoutez ou restituez un document, vous sélectionnez la classe appropriée pour le document puis indiquez les valeurs de propriété.

Propriétés système

Certaines valeurs de propriété sont créées par le système et ne peuvent pas être modifiées directement. Les propriétés système, telles le créateur de l'objet et la date de création, sont définies lors de l'ajout de l'objet à une librairie. D'autres propriétés, telles la date de modification d'un objet et la personne ayant modifié l'objet, sont mises à jour par le système lors de la modification de l'objet, de ses propriétés ou de sa sécurité.

Les propriétés ont différents types et restrictions. Le type de propriété détermine la méthode utilisée pour la spécification de la valeur. En général, vous pouvez simplement suivre les instructions de la page. Certains conseils et exigences spécifiques sont répertoriés sous chacune des sections suivantes. L'application que vous utilisez pour intégrer vos applications Microsoft Office détermine le mode d'accès aux propriétés de vos documents.

Integration for Microsoft Office

Vous pouvez accéder aux propriétés affectées à un document ou à un dossier et les mettre à jour lorsque vous les ajoutez à une librairie ou que vous modifiez les objets, par exemple lorsque vous restituez un document ou que vous enregistrez le contenu d'un document emprunté. Le modèle d'entrée choisi pour l'ajout d'un document détermine si vous pouvez sélectionner une classe, ou en affecter une au document. Vous pouvez modifier les propriétés affectées à un document, mais pas sa classe. En revanche, les propriétés et la classe d'un dossier sont modifiables.

Lors de l'enregistrement d'un contenu, vous pouvez cliquer sur Enregistrer avec les propriétés pour modifier les propriétés du document et enregistrer le nouveau contenu avant de le restituer dans une librairie.

Utilisez la commande Afficher/Modifier les propriétés dans l'onglet IBM ECM ou sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Vous pouvez aussi cliquer sur Afficher les détails en bas du volet Navigation après avoir sélectionné un document ou un dossier. Les informations sur l'objet s'affichent dans le panneau Détails, et après avoir cliqué sur Modifier, vous pouvez visualiser et modifier les informations pour un objet quelconque sélectionné.

Cycles de vie des documents

Certains documents peuvent être associés à des propriétés soumises à un cycle de vie, affectées par l'administrateur. Le cycle de vie d'un document englobe les différents états par lesquels il passe au cours de sa vie. Par exemple, la séquence des états du cycle de vie d'une demande de prêt peut être la suivante :

Les états reflètent la séquence des différents processus d'une demande de prêt réelle. L'état du cycle de vie est mis à jour à chaque étape du prêt. Par exemple, lorsque le demande est approuvée, le document est promu au deuxième état (Approuvé). Lorsque la banque débloque les fonds, le document passe à l'état Financé.

Certaines propriétés peuvent être soumises à des règles de cycle de vie de document. Les règles de cycle de vie de document sont affectée à une classe de documents et sont utilisées par l'administrateur. L'état du cycle de vie est affiché, et modifiable par les personnes disposant des droits appropriés.

Marquage

L'administrateur peut affecter des marquages aux propriétés des documents et des dossiers. Les marquages sont basés sur des propriétés spécifiques et permettent l'accès aux documents et aux dossiers. Lorsqu'un marquage est appliqué à un objet, les droit d'accès à l'objet qui en résultent sont une combinaison des droits d'accès d'origine et des droits définis par le marquage. Les paramètres du marquage définissent qui a accès à l'objet cible du marquage, et qui peut modifier ou supprimer le marquage.

Application Integration

Vous pouvez afficher les propriétés d'un document à partir de la page d'informations lors d'une procédure d'ouverture, d'ajout ou d'insertion d'un document. Lors de l'emprunt d'un document, vous pouvez modifier ses propriétés à partir du menu Obtenir des infos ou les modifier lorsque vous restituez le document, si l'administrateur du site vous y autorise. Il est même possible d'insérer certaines valeurs dans des documents Office.

Si vous souhaitez créer un document composé, vous devez accéder à la page Informations du document. La création de document composé n'est pas disponible à partir de l'option de menu Obtenir des infos dans les applications intégrées.

Dans Workplace, lorsque vous affichez les propriétés d'un document emprunté, vous affichez en fait les propriétés de la version à l'état Active ou Finale. En revanche, dans Application Integration, vous affichez les propriétés de la version à l'état Réservation. Cette situation peut générer le comportement inattendu suivant avec un document emprunté :

Pour afficher ou modifier les propriétés à partir d'applications Office et d'Outlook

Choisissez l'une des options suivantes selon l'application que vous utilisez :

Applications Office Outlook
  1. Empruntez le document dont vous souhaitez afficher les propriétés.
  2. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Obtenir des infos.

    REMARQUE  Vous pouvez modifier les propriétés de dossier, par exemple Nom de dossier et Sécurité, sur la page d'informations du document en cliquant sur la vue Dossiers de classement.

  3. La page d'informations du document apparaît. Vous pouvez non seulement modifier les propriétés, mais aussi exécuter toutes les actions disponibles dans Workplace. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique consacrée à l'insertion de liens hypertexte et de propriétés.
  1. Ouvrez un courrier électronique.
  2. Dans le menu Insérer ou Compléments, cliquez sur FileNet P8 > Insérer une page de propriété. La page Sélectionner un élément qui apparaît permet d'indiquer l'objet dont vous souhaitez insérer les informations de propriété. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique sur l'insertion d'éléments.