Modificar un documento

Realizar cambios en un documento dentro de un almacén de objetos implica extraer primero el documento mediante la acción Extraer. Una vez que haya terminado de realizar cambios, puede volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Cuando registra un documento, se actualiza su información de versión y el documento queda disponible para poder extraerse. Extraído o no, siempre puede verse y descargarse una copia del documento.

Si tiene instalado File Tracker, éste rastrea un documento de la estación de trabajo local después de extraerlo de un almacén de objetos. Gracias a esta función de rastreo, puede identificar fácilmente el documento en caso de que desee cancelar su extracción del documento, guardarlo o registrarlo. Otra función útil es que puede eliminar automáticamente la copia local de un documento de la estación de trabajo local una vez que haya finalizado un registro o cancelado una extracción. La posibilidad de eliminar está determinada por el administrador del sitio.

Un documento se modifica de las formas siguientes:

Extraer un documento

Extraer un documento significa abrirlo para modificarlo y bloquearlo en el almacén de objetos hasta que se registre una versión nueva. Dependiendo de las preferencias de sitio del almacén de objetos, el documento se puede extraer en modo de colaboración o exclusivo. La extracción en modo colaboración significa que, teniendo el permiso necesario, se puede registrar un documento incluso cuando alguien haya extraído dicho documento en ese mismo momento. La extracción en exclusiva significa que cuando un usuario concreto extrae un documento sólo ese usuario puede registrar de nuevo el documento.

Para extraer un documento

  1. Utilice Examinar o Buscar para desplazarse hasta el documento que desee extraer.
  2. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Extraer. Si desea seleccionar más de un documento, seleccione las casillas de verificación que se encuentran a la derecha de los objetos que desea extraer. Para seleccionar todos los elementos de la página, seleccione la casilla de verificación a la izquierda de la fila de título del listado de objetos. En el menú de acciones, haga clic en Extraer. Revise la lista de objetos para asegurarse de haber seleccionado los objetos deseados.

    NOTA  Si en el menú no se muestraExtraer, no podrá extraer uno o varios documentos seleccionados. Vuelva a seleccionar un conjunto distinto de documentos.

  3. Seleccione una de las opciones siguientes:

Para extraer un documento desde una aplicación de Office

Puede extraer un documento de un almacén de objetos para modificar el contenido de ese documento. Mientras se extrae el documento, puede realizar una de las siguientes acciones:

  1. En el menú FileNet P8, haga clic en Abrir > Seleccionar elemento para explorar y buscar un documento.
  2. Localice el almacén de objetos y la carpeta en la que el documento está almacenado. Consulte Seleccionar objeto si desea obtener más información acerca de la selección de tareas que se pueden realizar cuando se extrae un documento de una aplicación de Office.

    NOTA  Si hace clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Guardar como para cancelar la extracción, el documento ya no estará en estado extraído. Debe cancelar la extracción. El cuadro de diálogo Guardar como sólo aparece si el administrador del sitio selecciona Sí para la opción de preferencia Mostrar guardar como. Consulte al administrador del sitio si desea obtener más información sobre esta configuración.

  3. Seleccione el almacén de objetos en el que está ubicado el documento.

Lista de extracciones

Utilice la lista de extracciones para ver los documentos extraídos actualmente. En la lista sólo se mostrarán documentos asociados a la aplicación de Office que esté utilizando en ese momento y los que haya extraído. Por ejemplo, si está usando Word, en la lista sólo aparecerán documentos de Word.

La lista también se utiliza para establecer un rastreo de archivos cuando realice un procedimiento que precise de una asociación entre su documento local y su documento correspondiente en un almacén de objetos, como registrar o guardar un documento. Si no se ha conservado el rastreo, se le pedirá que utilice la lista para establecer el rastreo de archivos. Por ejemplo, extrae un documento y lo registra de nuevo desde una aplicación Office. Si lo prefiere, la lista le ofrece una lista de documentos extraídos actualmente para que pueda asociar su documento local a uno de los documentos extraídos.

Para acceder a la lista de extracciones desde una aplicación de Office

Seleccione una de las siguientes opciones en función de la aplicación.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Vaya al grupo Abrir de la ficha ECM de IBM en la cinta de opciones de Office 2007 y haga clic en Extracciones.
  2. En Examinar, seleccione el documento extraído que desea abrir. Cuando consulte una lista de documentos larga, puede filtrar los documentos mediante la aplicación con la que se crearon, como Word o Excel.
  1. En el menú FileNet P8, haga clic en Abrir documento y, a continuación, elija Mis extracciones.
  2. Seleccione el almacén de objetos en el que está ubicado el documento.
  3. De entre la lista de documentos extraídos del almacén de objetos seleccionado, haga clic en Seleccionar bajo el nombre del documento. El documento seleccionado se abrirá en una aplicación Office.

 

Registrar un documento

Cuando registra un documento, se actualiza la información de la versión del mismo, y el documento queda disponible para que otros usuarios puedan extraerlo. Siempre puede verse y descargarse una copia del documento, independientemente de si está extraído. Para obtener más información sobre las versiones de un documento, consulte Administrar versiones de documentos.

Puede utilizar el asistente de registro y el registro rápido para registrar un documento desde Workplace o desde una aplicación integrada. La diferencia entre los dos procedimientos radica en que Registro rápido ofrece un método más rápido para registrar un documento sin cambiar la clase, las propiedades ni la seguridad de dicho documento.

El procedimiento del asistente de registro puede variar en función de la forma en que se registre el documento y de cómo el administrador del sitio ha personalizado el Workplace. Si el documento se creó con una plantilla de entrada, dicha plantilla puede especificar que el documento debe registrarse utilizando la última versión de la plantilla de entrada. Puesto que las plantillas de entrada suelen proporcionar una interfaz más sencilla, es posible que vea menos pasos de los que observó al registrar los documentos creados sin una plantilla de entrada.

Para iniciar el asistente de registro

Haga clic en uno de estos pasos del asistente de registro de documentos para obtener más información: Es posible que no vea todos los pasos.

Seleccionar un documento (página Autor)

  1. En la página Autor, haga clic en Registrar documento.
  2. Seleccione el almacén de objetos que contiene el documento que desea incorporar. Figuran todos los documentos del almacén de objetos que tiene extraídos.
  3. Haga clic en Seleccionar debajo del documento deseado.

Definir propiedades

La página Definir propiedades muestra la case de objeto predeterminada (básica) y las propiedades asignadas a dicha clase. Puede seleccionar una subclase que haya creado el administrador del sistema.

Para cambiar la clase de objeto

Haga clic en el vínculo Cambiar clase en la parte superior de la página y seleccione una clase.

Para definir las propiedades

  1. Revise las propiedades asociadas al objeto que se va a agregar o registrar. Un icono identifica las propiedades que debe especificar obligatoriamente para poder continuar.
  2. Introduzca o modifique los valores de propiedades que se indican. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad o en un icono de control de calendario para modificar los valores. Para obtener ayuda para las propiedades que no conozca, consulte al administrador del sistema.
  3. Para los documentos compuestos, seleccione o No para indicar si el documento que va a agregar será un documento compuesto. Haga clic en Agregar secundario para agregar documentos secundarios que se asocien al documento que está agregando. A este documento se le conoce con el nombre de documento principal. Haga clic en Mostrar para ver los documentos secundarios asociados al documento principal.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar.

Definir seguridad

La Seguridad protege los documentos en Workplace. Controla los permisos que se otorgan a usuarios y grupos para ver o trabajar con los objetos. Puede cambiar la seguridad en el momento de registrar un documento.

Para asignar una directriz de seguridad

  1. Si no hay ninguna directriz de seguridad asignada, haga clic en Asignar directriz.
  2. Haga clic en Obtener información para ver la información sobre cualquier directriz de seguridad que figure en la lista.
  3. Haga clic en Seleccionar debajo del nombre de la directriz de seguridad que desea asignar.
  4. Para cambiar o eliminar una directriz de seguridad asignada, haga clic en Desasignar directriz.
  5. Para obtener más información sobre las directrices de seguridad y su aplicación, consulte Utilizar una directriz de seguridad.

Para definir o modificar la seguridad

  1. Revise la configuración de seguridad existente.
  2. Para agregar nuevos usuarios o grupos, haga clic en Agregar nuevo. La página Definir seguridad - Seleccionar usuarios o grupos se abre para que pueda buscar nombres específicos.
    1. Seleccione el dominio que desea buscar. Haga clic en la flecha descendente Seleccionar en, y luego seleccione el nombre del dominio deseado de la lista.
    2. Seleccione la opción Usuarios o la opción Grupos para refinar la lista de nombres que se pueden añadir.
    3. Escriba uno o varios caracteres del principio de los nombres que desea buscar. Por ejemplo, para localizar a los usuarios que se llaman aalberto y amoss, escriba a. Se devuelven todos los nombres de usuario que comiencen por "a". Para reducir la búsqueda, puede introducir más caracteres. Por ejemplo, aal devuelve aalberto y aallen, pero no alemon ni amoss.
    4. Haga clic en Buscar. Después de un momento, aparecen los nombres coincidentes.
      • Si el número de nombres coincidentes es mayor que el predeterminado para la muestra en pantalla, no aparecerán todas las coincidencias. Tendrá que cambiar los criterios de búsqueda y volver a pulsar Buscar para ver más resultados.
      • Cuando esté satisfecho con los resultados de la búsqueda, seleccione los nombres deseados de la lista. Puede utilizar Ctrl+clic o Mayús+clic para seleccionar más de un nombre de la lista.
    5. Haga clic en Aceptar para seguir definiendo la seguridad de los nombres seleccionados. La página Definir seguridad vuelve a abrirse, y ya aparece el nuevo usuario o nombre de grupo en la lista de usuarios autorizados.
  3. Si es necesario, modifique los derechos de acceso para un usuario o grupo específico.
    1. Haga clic en el nombre de usuario o grupo de la columna Título. Aparecerá la página Definir seguridad - Configuración.
    2. Active o desactive las casillas de verificación Permitir y Denegar de cada nivel de permisos según sea necesario. Para obtener más información, consulte Administración de la seguridad.
    3. Haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar.

Seleccionar un archivo

Finalice el registro del documento seleccionando el archivo que constituye el origen del contenido del documento.

NOTA  Si registra un documento desde una aplicación de Office, no es necesario que seleccione un archivo. Ya tiene el documento abierto y seleccionado, y la ubicación desde la que se extrajo el documento está rastreada en la lista de documentos extraídos.

Para seleccionar el archivo para registrar

  1. Seleccione una de las opciones siguientes:
  2. Finalice el registro. Puede que se muestre una página de confirmación al final del asistente. Consulte Solicitud de confirmación para obtener más información.

Registro rápido

La acción Registro rápido ofrece un método rápido de registrar un documento sin tener que cambiar la clase, las propiedades o la seguridad del documento. La única página del asistente que se muestra es la página Seleccionar archivo para que pueda localizar la nueva versión del documento. Registro rápido utiliza la configuración predeterminada de "Registrar como versión mayor" (página de propiedades) definida por el administrador del sitio.

Para registrar un documento utilizando la misma información que en la extracción

  1. Vaya al documento que desee registrar, haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y seleccione Registro rápido en el menú.
  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

Para registrar un documento desde una aplicación de Office

  1. Después de modificar un documento, en el menú FileNet P8, haga clic en Registrar documento.

  2. Haga clic en Registro rápido o en Usar asistente de registro de documentos, e introduzca la información necesaria para el documento.

Cancelación de una extracción

Puede cancelar la extracción de un documento para que otros usuarios puedan extraerlo. Por ejemplo, puede haber extraído un documento para realizar cambios, y después decidir que no necesita modificarlo. Cuando se cancela la extracción, el documento vuelve a la versión anterior y al número de versión que tenía antes de extraerlo. Para obtener más información sobre las versiones de los documentos, consulte Administrar versiones de documento.

NOTAS 

Para cancelar una extracción desde la página Autor en Workplace

  1. Haga clic en Cancelar extracción. Se abre la página Lista de documentos extraídos.
  2. Seleccione el almacén de objetos donde se encuentra el documento.

    Se muestra una lista de todos los documentos actualmente extraídos de dicho almacén de objetos. Puede hacer clic en Almacenes de objetos en la ruta para seleccionar un almacén de objetos diferente.

  3. Haga clic en Seleccionar debajo de la descripción del documento que desea.

    Cuando File Tracker está disponible, aparece la página Cancelar extracción. Muestra la ubicación de la copia local del documento que ha extraído de un almacén de objetos, y luego lo descarga en su estación de trabajo. Haga clic en Examinar para especificar el archivo que corresponde a la extracción del documento que desea cancelar. Utilice Examinar igualmente para localizar un documento previamente rastreado pero que ya no está disponible.

    Haga también clic en Eliminar archivo local si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento extraído que está cancelando una vez que el proceso de cancelación haya finalizado. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación.

    NOTA  Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.

    El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar la configuración predeterminada para la opción Eliminar archivo local.

  4. Haga clic en Aceptar para finalizar la acción.

Para cancelar una extracción desde Examinar o Buscar

  1. Localice el documento que desee mediante la acción Examinar o realizando una búsqueda.
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del documento y seleccione Cancelar extracción desde el menú. Si desea seleccionar más de un documento, seleccione las casillas de verificación que se encuentran a la derecha de los objetos que desea archivar. Para seleccionar todos los elementos de la página, seleccione la casilla de verificación a la izquierda de la fila de título del listado de objetos. En el Menú de acciones, haga clic en Cancelar extracción. Revise la lista de objetos para asegurarse de haber seleccionado los objetos deseados.
  3. El nombre del documento seleccionado aparece en la página Cancelar extracción.

    Cuando File Tracker está disponible, aparece la página Cancelar extracción. Muestra la ubicación de la copia local del documento que ha extraído de un almacén de objetos, y luego lo descarga en su estación de trabajo. Haga clic en Examinar para especificar el archivo que corresponde a la extracción del documento que desea cancelar. Utilice Examinar igualmente para localizar un documento previamente rastreado pero que ya no está disponible.

    Haga también clic en Eliminar archivo local si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento extraído que está cancelando una vez que el proceso de cancelación haya finalizado. Cierre la copia local antes de finalizar la eliminación.

    NOTA  Puede encontrase con algún caso en que un archivo se haya eliminado estando todavía abierto y después de especificar que se quería eliminar el archivo local.

    El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar la configuración predeterminada para la opción Eliminar archivo local.

  4. Acepte la extracción cancelada.

Para cancelar la extracción desde una aplicación de Office

  1. Abra la copia del documento extraído en una aplicación de Office.
  2. En el menú FileNet P8, haga clic en Cancelar extracción.
  3. Haga clic en Aceptar. Se cancela la extracción.