管理多内容文档

多内容文档已分配一个文档标识,但文档由多个电子文件组成。例如,您可能拥有包含字处理文档和电子表格文档的提案。为了跟踪和保留,您可能要为该文档使用相同的名称、属性和位置,即使文档由两个文件组成。您可以通过使用多内容文档分组这些文件来达到目的。当使用多内容文档时,您会拥有访问所有这些文件的权限(依安全性访问权而定)。

如有需要,您可添加或移除内容元素,并且文档的每个版本均可拥有不同的文件作为内容元素。即内容元素文件与文档的特定版本相关联。您必须检出文档以添加或移除内容元素。当您检出多内容文档时,将为文档的新版本创建保留对象。此保留对象不包含多内容信息。即多内容元素不会自动从一个版本转到下一个版本。当您检入文档的新版本时,必须手动将每个内容元素添加至新文档版本。

您站点的管理员将确定哪些用户可以查看多内容文档的内容,以及哪些用户可以从文档保存或删除内容元素。如果没有适当的访问权,您只能查看文档中包含的第一个元素。换言之,您将不会知道文档包含其他元素。

如何创建多内容文档

  1. 使用“添加”向导或条目模板添加第一个文档元素。
  2. 检出文档。
  3. 使用“保存内容”操作保存文档的第一个元素。
    1. 浏览至文档。右键单击文档名称,然后单击“更多操作”>“保存内容”
    2. 单击“浏览”以查找作为第一个元素的文件。
    3. 您接收这第一个文件后,此文件将成为第一个内容元素。
  4. 使用“保存内容”操作添加下一个内容元素。
    1. 浏览至文档。右键单击文档名称,然后单击“更多操作”>“保存内容”。.
    2. 确保已选定“另存为新的二级文件”选项。

      提示:如有需要,您也可以在列表中选择其他文件,用该文件代替特定的内容元素。

    3. 单击“浏览”以查找文件。
    4. 您接收这第二个文件后,此文件将成为下一个内容元素。
  5. 根据需要,重复步骤 4 以将其他文件添加为其他元素。
  6. 检入文件。

    注意:如果您取消检出(而不检入该文件),那么将丢弃从上次检入开始保存的所有内容。

  7. 在“选择文件”步骤中,请确保已选定“保存的内容”单选按钮并单击“完成”

如何删除现有内容元素

  1. 文档必须已检出,并且至少包含两个内容元素。即您已使用“保存内容”操作将至少两个内容元素添加至文档,但尚未检入该文档。
  2. 浏览至包含多内容元素的文档。右键单击该文档,然后单击“更多操作”>“删除内容”
  3. 选择您要从文档中删除的每个文件的名称。

如何下载多内容元素文档

注意:如果您选择了两个或更多个多内容文档,那么仅会下载每个多内容文档的第一个元素。

  1. 浏览至现有多内容文档。单击鼠标右键以打开弹出菜单,或打开该文档的信息页面。
  2. 单击“下载”。系统将打开“下载内容”页面。
  3. 选择您要下载的每个文件名称。要选择所有对象,请在第一行(列标题)处选中复选框。
  4. 单击“接受”。如果您选择了多个文件,则以第一个文件命名的压缩文件将下载到您的本地计算机。

查看多内容文件

如果所有内容元素都是图像,则可在图像查看器内完整地查看多内容文件。但是在您使用包含混合元素(图像和非图像)的多内容文件时,请注意以下行为:

保存内容

检出文档时,您可能要保存较小的更改而不将该文档检入回对象库。保存文档时,会保存您所作的更改,但文档保持为检出状态,并且其版本状态和属性不变。

“保存内容”操作也可以用来创建和更新具有多个内容对象的文档。即,一个文档可能包含若干不同的电子文件。

注意: 

如何保存文档

  1. 浏览至要保存的(已检出)文档。右键单击文档名称,然后单击“更多操作”>“保存内容”
  2. 在“保存内容”页面中,单击“浏览”以查找要保存的本地文件。

    当 File Tracker 可用时,如果要在保存程序完成后从工作站中删除要保存的文档的本地副本,可以单击“删除本地文件”。请先关闭文档的本地副本,然后再完成保存程序。站点管理员确定您是否可以覆盖此选项的缺省设置。

    注意:您可能会遇到这样一些情况,即您指定了要删除本地文件后,该文件在删除后仍处于打开状态。

  3. 选择文件,然后单击“打开”
  4. 接受更改。

删除内容

“删除内容”操作可以从多内容文档中删除一个或多个内容元素,而不会删除整个文档。

文档

列出选定文档的名称。

主文件

列出文档首个内容元素的文件名。选择此文件名旁边的复选框以删除其内容。删除主文件后,列表中的第一个二级文件将成为新的主文件。

二级文件

列出文档其他内容元素的文件名。选择所需文件名旁边的复选框以删除一个或多个内容元素。