Unterordner auswählen

Mithilfe der Registerkarte Unterordner können Sie eine Suche auf einen oder mehrere Ordner in einem oder mehreren Objektspeichern einschränken.

HINWEIS Sie können außerdem angeben, ob ein Benutzer in der Lage sein soll, während der Ausführung einer Suche zwischen Ordnern zu wechseln. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie beim Erstellen einer Suchvorlage nur einen Objektspeicher ausgewählt haben. Wenn vom Benutzer dann der gewünschte Alternativordner ausgewählt werden soll, stehen ausschließlich die Ordner des angegebenen Objektspeichers zur Auswahl bereit.

Wenn Sie einen Ordner auswählen, schränken Sie die Suche auf diesen Ordner ein. Wenn Sie beispielsweise mehrere Objektspeicher ausgewählt haben und dann in einem dieser Objektspeicher einen Ordner auswählen, findet die Suche ausschließlich in diesem Ordner dieses Objektspeichers statt. Alle anderen von Ihnen ausgewählten Objektspeicher werden dabei ignoriert.

Wenn Sie mehrere Ordner auswählen, lautet die Beziehung zwischen diesen Ordnern immer OR. Das bedeutet, dass ein Element grundsätzlich gefunden werden kann, wenn es sich in einem der ausgewählten Ordner befindet.

Wenn von den Benutzern eine Suche ausgeführt wird, kann es vorkommen, dass Dokumente aus Ordnern ausgegeben werden, auf die die Benutzer keinen Zugriff haben. Das bedeutet, dass die Benutzer auch nach Dokumenten suchen lassen können, wenn sie wegen ihrer Ordnerberechtigungen nicht selbst zu den Dokumenten navigieren können.

So wählen Sie einen oder mehrere Ordner in Objektspeichern aus

  1. Klicken Sie zum Auswählen von Ordnern auf die Registerkarte Unterordner.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Ordner auswählen, um (vergleichbar mit der Navigation zu Ordnern auf Ihrer lokalen Festplatte) zu den Ordnern in jedem (ausgewählten) Objektspeicher zu navigieren.

    In dem dann angezeigten Fenster können Sie wie folgt die oben angeordneten Symbole verwenden:

    Symbol Beschreibung
    Eine Ebene höher
    In der Verzeichnisstruktur eine Ebene höher navigieren
    Start
    Zurück zur Stammverzeichnisebene des Objektspeichers navigieren
    Liste
    In die Listenansicht wechseln
    Details
    In die Detailansicht wechseln
    Neuen Ordner hinzufügen
    Einen neuen Ordner hinzufügen
    Eigenschaften
    Eigenschaften anzeigen
    Aktualisieren
    Die Liste der Ordner aktualisieren

    In der Detailansicht können Sie an der Spaltenüberschrift ziehen, um so die Größe der Spalten zu verändern.

    Wenn Sie das Menü Suchen in aktivieren, wird auch der vollständige Pfad angezeigt. Sie können zu jeder beliebigen Ebene zurückkehren, indem Sie im Feld Suchen in deren Namen auswählen.

    Dropdown

  3. Klicken Sie, wenn der korrekte Ordner hervorgehoben dargestellt wird, auf Auswählen. Damit wird erneut das vorherige Fenster aufgerufen, in dem der ausgewählte Ordnername in der Spalte Unterordner angezeigt wird. Möchten Sie die Suche auf exakt diese Ordnerebene einschränken, inaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Unterordner einschließen. Wenn Sie dieses Kästchen aktiviert lassen, geben Sie damit an, dass auch in allen Unterordnern innerhalb des ausgewählten Ordners gesucht werden soll.
  4. Nachdem Sie einen Ordner ausgewählt haben, können Sie einen weiteren auswählen. Klicken Sie dazu zunächst auf die nächste leere Zeile und dann erneut auf das Symbol Ordner auswählen. Möchten Sie dann zu einem anderen Objektspeicher wechseln, wählen Sie im Feld Suchen in den Eintrag Objektspeicher und dann den gewünschten Objektspeicher aus. Es werden nur die von Ihnen ausgewählten Objektspeicher in der Liste angezeigt.

So geben Sie einen Ordner an, bei dem parallel zur Ausführung einer Suche gewechselt bzw. nicht gewechselt werden kann

So geben Sie einen Namen ein, statt ihn auszuwählen

Wenn Sie den Ordnernamen eingeben oder einen Ordnernamen kopieren und einfügen, wird dieser überprüft. Wenn im Ordnernamen ein Objektspeichername enthalten ist, wird zunächst der Objektspeichername und dann der Ordnername überprüft.

HINWEIS Wenn der Objektspeichername ungültig ist, wird Ihnen die folgende Warnung angezeigt: "Ungültiger Objektspeichername". Wenn der Ordnername ungültig ist, wird Ihnen diese Warnung angezeigt: "Ungültiger Ordnername". Wenn Sie den Ordnernamen eingeben, wird der ungültige Eintrag gelöscht. Wenn Sie einen Ordnernamen kopieren und einfügen, wird der ungültige Eintrag auf den Ordnernamen zurückgesetzt, den Sie in der Zelle kopiert und eingefügt haben.

  1. Geben Sie den Objektspeichernamen mit einem Doppelpunkt (:), einem Schrägstrich (/) oder umgekehrten Schrägstrich (\) und dem Ordnernamen ein. Beispiel:

    Mein_Objektspeicher:\Mein_Ordner

  2. Wenn es sich bei dem Ordner um einen Unterordner handelt, geben Sie den kompletten Pfad wie im folgenden Beispiel an:

    Mein_Objektspeicher:/Mein_oberster_Ordner/Mein_Unterordner

  3. Möchten Sie einen vorhandenen Namen bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die Zelle, um diese bearbeitbar zu machen.

So wählen Sie ein und denselben Ordnernamen für alle Objektspeicher aus

Wenn mehrere Objektspeicher mit ein und denselben Ordnernamen an identischen Positionen definiert sind (identische Pfade), können Sie einfach den Ordnernamen (und den entsprechenden Pfad) ohne Objektspeichernamen angeben, um in allen (ausgewählten) Objektspeichern suchen zu lassen.

So entfernen Sie einen Ordner aus der Liste

So ersetzen Sie einen Ordner in der Liste

So ordnen Sie Ordnernamen neu an

Was passiert, wenn der Benutzer keinen Zugriff auf von mir ausgewählte Objektspeicher und Ordner hat?

Den Benutzern, die nach gespeicherten Suchvorgängen oder Suchvorlagen blättern, werden Suchvorgänge in den Objektspeichern und Ordnern angezeigt, auf die sie Zugriff haben. Wenn sie dann eine Suche ausführen, die auf Objektspeicher und Ordner ausgerichtet ist, auf die sie keinen Zugriff haben, werden ihnen in den Ergebnissen trotzdem alle Dokumente angezeigt, auf die sie Zugriff haben, selbst wenn sich diese Dokumente in einem Objektspeicher oder Ordner befinden, auf den sie keinen Zugriff haben.