Bileşik belgelerin yönetilmesi

Bileşik belge, ortak bir temaya ya da konuya sahip belgeleri birlikte gruplayarak ilgili belgeleri, belgelerin adlarını ya da yerlerini bilmenize gerek kalmadan görüntülemenize olanak tanır.

Bileşik belgeler hakkında

Gruplama sırasında ve belgelerle ilişkiler oluşturulurken, bir üst belge bir ya da daha fazla alt belgeyle ilişkilendirilir. Üst ve alt belgeler birbirinden bağımsız olarak yaratılır. Belgelerin bir bileşik belgede birbirleriyle nasıl ilişkilendirileceğini belirlerken, bilgiler yaratılan bir bağlantıda saklanır. Bu, klasörler, belgeler ve özel nesneler gibi farklı nesne türlerini birbirine bağlamak için yaratılabilecek bağlantıdan farklıdır.

Bileşik belgede içerilen belgeler, bir nesne deposunun farklı yerlerinde bulunabilir. Özel nesneleri ve klasörleri kullanarak ya da farklı nesne depolarında bulunan belgeleri içeren bir bileşik belge yaratamazsınız. Belgeler arasında açık bir sıradüzen ilişkisi yoksa, içeriği olmayan bir üst belge (bir dış dosya) yaratabilir ve ilişkili belgelerin, bu belgenin alt öğeleri olduğunu belirtebilirsiniz.

Bileşik belge yaratma

Bileşik belge oluştururken, önce üst belgeyi yaratır; daha sonra ek belgeleri bu belgenin alt belgeleri olarak ilişkilendirirsiniz. Üst ve alt belgelerde, standart belgelere benzer yordamlar gerçekleştirirsiniz. Örneğin, belgeleri birbirleriyle ilişkilendiren bağlantıların bilgilerinin yanı sıra üst ve alt belgelerin bilgi sayfalarını görüntüleyebilirsiniz. Hem üst hem de alt belgelerin sürümleri oluşturulabilir. Ayrıca, üst ve alt belge arasındaki bağlantı için bir ad atayabilirsiniz. Bir alt belgeyi eklerken, değiştirirken ya da yerleştirirken kullanabileceğiniz özel ayarlar, üst belgenin sürümünün oluşturulması ya da silinmesi durumunda belgeyi yönetmenize olanak tanır.

Bileşik belgeleri değiştirme ve silme

Buna ek olarak, alt belgelerin üst belgenin alt belge listesinde göründükleri sırayı değiştirebilir, ek alt belgeler seçebilir, yeni belgeler ekleyebilir ve belgeleri birbirine bağlayan bağlantıları kaldırabilirsiniz.

Yararlı ipuçları

İşlem Bilgi

Üst belge yaratma

  • Nesne deposuna eklerken (el ile ya da giriş şablonu aracılığıyla). Alt belgelerin nesne deposunda önceden var olması gerekir.
  • Yeni bir sürümü denetlerken.
  • Belirlen menüsünden Bileşiği Değiştir seçeneğini belirleyerek. Belge dönüştürüldükten sonra, alt belgelerle ve diğer üst belgelerle ilişkilendirilebilir. Bir bileşik belgeyi, standart bir belgeye de dönüştürebilirsiniz. Ancak, bir bileşik belgenin ilişkili alt belgeleri varsa, bu belge standart belgeye geri döndürülemez. Öncelikle ilişkili alt belgeleri kaldırmanız gerekir.

Bu işlem aşağıdakilere eriştiğinizde kullanılamaz:

  • Ayırma nesnesi olan bir belgeye ilişkin bilgi sayfası.
  • Word ya da Excel gibi tümleşik bir uygulamanın belgesi.

Alt belgeleri bir üst belge ile ilişkilendirme

  • Üst belgeyi nesne deposuna eklerken
  • Yeni bir sürümü denetlerken
  • Bilgi sayfasını görüntülerken (Alt Belgeler görünümü)
  • Belirli bir üst belge ile ilişkilendirilen alt belgelerin bir listesini görüntülemek için bir belgeyi eklerken Göster bağlantısını kullanın. Ayrıca, birden fazla alt belgeniz olduğunda, belgelerin görüntüleneceği sırayı değiştirme gibi ek işlemler de gerçekleştirebilirsiniz.

Bağlantı bilgileri ve bileşik belge bağlantısı özellikleri

Bilgi sayfasındaki bileşik belge bağlantısı özellikleri görünümü, belirli bir alt belge ile üst belgesi arasındaki bileşen ilişkisi bağlantısının yürürlükteki anlık görünümünü sağlayan bir salt okunur sayfadır. Görüntülenen bilgiler, örneğin bir üst belgenin sürümü oluşturulduğunda ya da üst belge silindiğinde, alt belge ile üst belge arasındaki ilişkiyi yönetmenize olanak tanır.

Görüntülenen özellik bilgileri, bir alt belgeyi bir üst belge ile ilk kez ilişkilendirdiğinizde yaratılır. Alt belgeyi değiştirdiğinizde, bu sayfada görüntülenen özellikleri de değiştirin.

Sistem özellikleri de salt okunurdur ve düzenlenemez. Kullanıcı Tercihi ayarlarınıza bağlı olarak, sistem özellikleri daraltılabilir (gizlenebilir). Sistem özellikleri görünümleri arasında geçiş yapmak için Sistem Özelliklerini Göster ya da Sistem Özelliklerini Gizle seçeneğini tıklatın.

Bir üst belgeye ya da alt belgeye ilişkin bilgi sayfasını açtığınızda, bileşik belge bağlantısı özellikleri görünümüne erişebilirsiniz.

Bileşik belgeyle ilişkilendirilmiş belgelerin görüntülenmesi Workplace XT'de, belirli bir üst belgeyle ilişkilendirilmiş alt belgeleri hızlı şekilde görüntüleyebilirsiniz. Her belgeyle ilgili bilgiler liste görünümünde görüntülenir ve her belgenin sıradüzenli ilişkisini görürsünüz.

Bir bileşik belgeyi görüntülemek için, bir belgeyi sağ tıklatın ve Ek Bilgi > Bileşik Belgeyi Görüntüle seçeneklerini belirleyin. Belgelerde belirli işlemler de gerçekleştirebilirsiniz.

Bileşik belgelerle çalışmaya ilişkin yordamlar

Üst belgeler Yordam
Belge eklerken üst belge yaratmak için
  1. Bir belgeyi nesne deposuna ekleyin ve Bileşik Belge alanında Evet seçeneğini belirleyin.
  2. Şimdi bir alt belge eklemek için Alt Belge Ekle düğmesini tıklatın ve Seç düğmesini tıklattıktan sonra belgeye gidin. (Bilgi sayfalarından, daha sonra bir alt belge ekleyebilirsiniz.)
  3. Uygun ayarları seçin.
    • Üst belge değiştirildiğinde ve yeni bir sürüm olarak geri verildiğinde, üst-alt belge ilişkisini korumak için Yeni Üst sürüm ile tut seçeneğinde Evet (varsayılan) değerini belirleyin. Üst belge yeni bir sürüm olarak geri verildiğinde bu ilişkiyi bozmak için Hayır değerini belirleyin.
    • Üst belgesi silindiğinde alt belgeyi de silmek için Üst belgeyle sil seçeneği için Evet değerini belirleyin. Üst belge silinirse, alt belgeyi nesne deposunda tutmak için Hayır değerini belirleyin.
    • Silmeyi Önle için, neyin silinmesini önlemek istediğinize bağlı olarak, uygun ayarı seçin.
  4. İsteğe bağlı - Bağlantı için bir ad girin. Bu, üst belgenin bilgi sayfasındaki Bağlantı Adı kolonunda görünür (Alt Belgeler görünümü).
  5. Belge ekleme işlemini tamamlayın.
Bileşik Belgeyi Değiştir işlemini kullanarak bir belgeyi üst belgeye dönüştürmek için
  1. Sağ tıklatın ve menüde Ek İşlemler > Bileşik Belgeyi Değiştir seçeneklerini belirleyin.
  2. Değişikliği kabul edin.
Alt belgeler Yordam
Bir üst belge ile ilişkilendirilen alt belgeleri göstermek için
  1. Yürürlükteki alt belgeleri gözden geçirin ya da yeni bir alt belge eklemek için Alt Belge Ekle düğmesini tıklatın.
  2. Birden fazla alt belgeniz varsa, diğer işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
  3. Ekleme ya da değiştirme işlemini tamamlamak için devam edin.
Bir alt belge eklemek ya da alt belgeyi değiştirmek için
  1. Alt belgeyi eklemeye ya da değiştirmeye geçmeden önce üst belgenin Alt Belgeler görünümündeki bilgi sayfasını bulun.
  2. Aşağıdakilerden birini yapın:
    • Yeni bir alt belge ekliyorsanız, Alt Belge Ekle düğmesini tıklatın.
    • Bir üst belgeyle ilişkilendirilmiş, var olan bir alt belgeler kümesi içinden bir alt belge ekliyorsanız, İşlemler Menüsü'nden Alt Belge Ekle seçeneğini tıklatın.
    • Var olan bir alt belgeyi değiştiriyorsanız, belgeyi seçin ve daha sonra, İşlemler Menüsü'nden Alt Belgeyi Değiştir seçeneğini tıklatın.
  3. Alt Belge altında aşağıdaki işlemlerden birini yapın:
    • Alt belge olarak eklemek istediğiniz bir belgeyi tanımlamak için Belge seçeneğini belirleyin. Bu belgeyi bulmak için Seç düğmesini tıklatın. Belgeyi bulduktan sonra, yayınlanan sürüme, yürürlükteki sürüme ya da alt belgenin sürümüne bağlantı oluşturulup oluşturulmayacağını belirleyin. Bu sürümlerin seçimine ilişkin ek bilgi için Nesne Seçme başlıklı konuya bakın.

      Seçtiğiniz belgeye ve sürüme bağlı olarak, bir bileşen bağ etiketi belirlemeniz ve bunu seçmeniz gerekebilir. Etiket, eklemekte olduğunuz alt belgeye atanan etiket sınırı tarafından saptanır. Bu, eklemekte ya da değiştirmekte olduğunuz belirli belgelerin bileşik belgede yer almasını sağlayan bir ayardır. Etiket atamaya ek olarak, ayarı etkinleştirmek için etiketin yanında görünen kutuyu da seçmeniz gerekir.

    • Uygulama ortamınızın dışında bulunan bir dosyanın URL yolunu belirtmek için Dış Dosya seçeneğini belirleyin.
  4. Ayarlar altında, aşağıdaki işlemleri gerçekleştirin:
    • Üst belge bir nesne deposuna eklendikten sonra alt ve üst belge ilişkisini korumak için Yeni Üst sürüm ile tut seçeneği için Evet değerini belirleyin.
    • Alt belgenin, ilişkili olduğu üst belgeyle birlikte silinmesini belirlemek için Üst Belgeyle Sil ayarında Evet değerini seçin.
    • Silmeyi Önleme ayarı için, belirli bir alt ya da üst belgenin silinmesini önleyecek uygun değeri belirleyin. Yok ve Üst Belge, dış dosyalar için kullanabileceğiniz seçeneklerdir.
  5. Eklemekte olduğunuz üst belge için bir bağlantı sınıfı seçmek ya da bağlantı sınıfına ilişkin özellik değerlerini girmek için Sınıfı Değiştir düğmesini tıklatın.
Alt belge ayarlarını daha sonra değiştirmek için
  1. Ürününde üst belgeyi sağ tıklatın ve menüden Ek Bilgiler > Alt Belgeler seçeneklerini belirleyin.
  2. Değiştirmek istediğiniz alt belgeyi seçin.
  3. İşlemler Menüsü'nden Alt Belgeyi Değiştir seçeneğini belirleyin.
  4. Uygun alanları değiştirin.
İlgili belgelerin içeriğini görüntülemek için
  1. Bir üst belgenin Alt Belgeler görünümünden başlayarak, listedeki herhangi bir alt belgenin başlığını tıklatın.
  2. İlişki sıradüzenini görüntülemek için Alt Belge Seç düğmesini tıklatın. Daha düşük bir düzeydeki alt belgenin içeriğini görüntülemek için üst belgesini seçin. Böylece, alt belge listelenir ve alt belgenin başlığını tıklatabilirsiniz.
  3. Alt Belge Seç sıradüzeninden bir alt belge seçtikten sonra, Alt belgeler yolunda başka bir üst belgeye yedekleme yapabilirsiniz. Bu işlem alt belgeleri görüntüler ve bir başlığı tıklatarak içeriğini görüntüleyebilirsiniz.

NOT  IBM InfoSphere Enterprise Records olanağını kullanıyorsanız, Ayarlar seçeneğini belirlerken dikkatli olun. Herhangi bir belgenin silinmesini önleyecek bir ayar, belgelerin silinmesi gereken zamanda olağan silinme zamanlamasına müdahale edebilir. Benzer bir şekilde, bir alt belgenin üst belgesiyle birlikte silinmek üzere belirlenmesi, alt belgenin olağan elden çıkarma işlemine müdahalede bulunabilir. Ek bilgi için IBM InfoSphere Enterprise Records configuration overview başlıklı konuya bakın.

Alt belgelerin sırasını değiştirmek için
  1. Alt Belge görünümünden ya da bir ekleme ya da değiştirme işlemi sırasında Göster bağlantısını kullanarak belirli bir üst belgenin ilişkili alt belgelerini görüntülerken bir alt belgeyi seçin.
  2. İşlemler Menüsü'nden Sırayı Değiştir seçeneğini tıklatın.
  3. Aşağıdakilerden birini yapın:
    • Belirtilen belgeyi alt belge listesinin tepesine taşımak için En Başa Taşı seçeneğini tıklatın.
    • Belirtilen belgeyi alt belge listesinde bir sıra yukarı taşımak için Yukarı Taşı seçeneğini tıklatın.
    • Belirtilen belgeyi alt belge listesinde bir sıra aşağı taşımak için Aşağı Taşı seçeneğini tıklatın.
    • Belirtilen belgeyi alt belge listesinin sonuna taşımak için En Sona Taşı seçeneğini tıklatın.
Bir alt belgeyi kaldırmak için
  1. Alt Belgeler görünümüne erişin. Kaldırmak istediğiniz bir belgeyi seçin ve daha sonra, kullanılabileceğiniz işlemleri görüntülemek için İşlemler Menüsü'nü tıklatın.
  2. Alt Belgeyi Kaldır seçeneğini ve daha sonra, işlemi tamamlamak için Kaldır düğmesini tıklatın. Belirli bir üst ve alt belge arasındaki bağlantı kaldırılır; ancak, bu işlem tamamlandıktan sonra, alt belge nesne deposunda kalmaya devam eder.
Bileşik belge bağlantı özelliklerini yönetmek için
  1. Bir üst belgeye ya da alt belgeye ilişkin bağlantı özelliklerine erişmek için aşağıdaki işlemleri yapın:
    • Alt belgeyi seçin ve daha sonra, ilgili üst belge bağlantısını tıklatın. Bağlantı özelliklerinin değerinin yanında (örneğin, Bağlantı Adı kolonunda), Bağlantı Bilgileri sayfasına erişmek için Bilgi düğmesini tıklatın.
    • Üst belgeyi seçin ve daha sonra, ilgili alt belge bağlantısını tıklatın. Görüntülemek istediğiniz bağlantı bilgisi özelliklerine sahip alt belgeyi seçin. Bağlantı Bilgileri sayfasına erişmek için İşlemler Menüsü'nden Bağlantı Bilgileri seçeneğini tıklatın.
  2. Belirli üst ve alt belgeler arasındaki ilişkiyi tanımlayan yürürlükteki bağlantı bilgilerini gözden geçirin.