Für das Zugreifen auf eine Erfassungsvorlage von Workplace und über eine integrierte Office-Anwendung sind unterschiedliche Schritte erforderlich.
Sie können das Verfahren zum Hinzufügen neuer Dokumente optimieren, indem Sie (oder ein Administrator) eine Erfassungsvorlage entwerfen, die Standardinformationen bereitstellt. Mit einer Erfassungsvorlage können Sie z. B. die Dokumentklasse und andere Dokumenteigenschaften automatisch zuweisen. Eine Erfassungsvorlage kann zu einem bestimmten Ordner gehören. Wenn Sie ein Objekt einem Ordner mit einer verknüpften Erfassungsvorlage hinzufügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstelle des Standardassistenten verwendet. Ist mehr als eine Erfassungsvorlage mit dem Ordner verknüpft, können Sie die gewünschte auswählen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Arbeiten mit Erfassungsvorlagen.
Anweisungen hierzu finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
Integration for Microsoft Office und Application Integration |
Workplace |
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Integration for Microsoft Office
- Wählen Sie in Office-Anwendungen in der Multifunktionsleiste von Microsoft® Office 2007 auf der Registerkarte IBM ECM zuerst den Objektspeicher, der die zu verwendenden Erfassungsvorlagen enthält. Klicken Sie auf "Erfassungsvorlagen", um ein bestimmte Erfassungsvorlage auszuwählen.
Sie können auch ein Dokument hinzufügen, das gerade geöffnet ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und wählen Sie Dokument hinzufügen aus. Der Ordner kann eine oder mehrere zugehörige Erfassungsvorlage(n) haben. Geben Sie Informationen in die Felder ein, die durch die Erfassungsvorlage definiert sind, die dem Ordner zugewiesen ist.
- Für Outlook können Sie E-Mails und E-Mail-Anlagen hinzufügen, indem Sie diese in einen Ordner ziehen oder die Menüoptionen verwenden. Wenn der Ordner über keine bestimmte zugehörige Erfassungsvorlage verfügt, wird eine Erfassungsvorlage basierend auf der Ihrer E-Mail zugewiesenen E-Mail-Klasse bereitgestellt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mails oder E-Mail-Anlagen, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie Anlage zu IBM ECM hinzufügen aus.
HINWEIS Eine Erfassungsvorlage kann zu einem bestimmten Ordner gehören. Wenn Sie ein Objekt einem Ordner mit einer verknüpften Erfassungsvorlage hinzufügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstelle des Standardassistenten verwendet. Ist mehr als eine Erfassungsvorlage mit dem Ordner verknüpft, können Sie die gewünschte auswählen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Arbeiten mit Erfassungsvorlagen.
Application Integration
- Klicken Sie im Menü FileNet P8 einer Office-Anwendung auf Hinzufügen > Dokument hinzufügen > Eine Erfassungsvorlage auswählen.
- Suchen Sie in Outlook das Outlook-Objekt, das Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie im Menü FileNet P8 auf Hinzufügen und wählen Sie ein Profil zum Hinzufügen des Objekts aus. Dem ausgewählten Profil muss eine Erfassungsvorlage zugewiesen werden.
Beim Hinzufügen eines Dokuments aus Outlook oder einem Outlook-Objekt müssen Sie ein Profil auswählen. Die Profileinstellungen geben an, ob die Aktion "Dokument hinzufügen" oder einer Erfassungsvorlage verwendet wird. Der Siteadministrator erstellt Profile in der Sitevorgabe "Application Integration".
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Klicken Sie auf Autor, um auf die Seite Autor zuzugreifen. Klicken Sie, falls erforderlich, auf Allgemeine Werkzeuge.
- Klicken Sie unter Dokument hinzufügen für den Objekttyp, den Sie hinzufügen möchten, auf Mit Vorlage hinzufügen.
- Neues Dokument hinzufügen
- Neuen Ordner hinzufügen
- Neues benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen
- Klicken Sie auf Kurzbefehle und anschließend auf Vorlagen, um auf eine Erfassungsvorlage zuzugreifen und anschließen den Hinzufügevorgang zu starten.
- Klicken Sie doppelt auf einen Erfassungsvorlagennamen, um den Hinzufügevorgang zu starten.
- Verwenden Sie die Standard-E-Mail-Klasse, wenn der Ordner keine zugehörigen Erfassungsvorlagen aufweist. Andernfalls können Sie eine E-Mail-Klasse in der gültigen Erfassungsvorlagenliste wählen.
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