使用流程和任务

在处理工作的过程中,可能会自动化业务流程以从集成的 Office 应用程序内部完成结构化的业务流程。自动化流程示例可能包括以下任务:

多步骤流程(例如,上面列出的任务)以文档和信息传送为中心,其中的每个步骤由相应的复审人员完成。个别流程会针对特定业务流程自动化特定类型的文档或文档集的传送和处理。在流程中,不同的用户会根据流程的定义方式来执行各种活动。

您可以从集成 Office 应用程序中启动和设计流程。接受分配来完成流程任务的复审人员也可以从集成 Office 应用程序中或从 Workplace XT 中执行其任务。然而,当您从集成 Office 应用程序外部以并行顺序复审流程时,可能看不到该流程的所有历史记录信息。从集成 Office 应用程序中显示的任务不包括由其他 FileNet P8 应用程序启动的流程。

定义流程

流程作者会启动和设计流程,这将启动流程定义中所指定的工作流程。此流程可能包括如下各方面:在工作流程中定义每项活动、确定活动的执行顺序(并行或顺序)、决定每个步骤的参与者,以及确定完成步骤所需的信息。流程设计成对您的对象库中的特定文档进行管理,并且您可以直接从文档启动流程。

您可以指定以并行顺序或按顺序执行工作流程。如果以并行顺序进行处理,那么所有复审人员都会同时接收到该任务。如果按顺序进行处理,那么复审人员会以特定顺序接收其任务,此时,一个复审人员必须等到上一个复审人员完成任务才能接收到任务。

管理任务

复审和完成任务

复审人员参与任务,其中包括找出和完成所分配的工作,以及可能会跟踪已启动流程所产生结果的任务状态。当您复审任务时,可处理已分配且传送给您的工作。您可以查看分配给您的每个任务的状态和历史记录。当您完成后续流程中的任务时,Integration for Microsoft Office 会将工作传送给已被分配来处理任务中下一步骤的复审人员。然而,如果复审人员拒绝接受该任务,那么可能会将工作流程返回给原始流程作者或上一个复审人员,取决于定义流程时所选择的选项。

在并行流程中,Integration for Microsoft Office 会将工作同时传送给所有对此流程分配的复审人员。由所有复审人员集体合作进行处理,直到复审核准数目超出流程定义中所指定的最小数目为止。

解决流程和任务的问题

流程和任务可能会停滞不前,在此类情况下,需要取消流程和任务,否则会发生错误。您的管理员可以协助您解决上述任何问题,方式是使用 Process Engine 并参考有关流程管理员和流程跟踪程序的信息。流程管理员允许您的管理员搜索和查看流程、编辑流程数据和属性以及管理流程。流程跟踪程序提供当前正在执行的流程的状态。它也标识已完成的任务、任务完成时间以及当前处于活动状态的任务。

在下面的表中,可以找到集成 Office 应用程序中所使用的流程术语和标签,与 Process Engine、流程管理员和流程跟踪程序中所使用的流程术语和标签之间的映射。在解决有关处理和任务的问题时,您的管理员可以使用此表来帮助识别应用程序中所使用的不同术语和标签。

Integration for Microsoft Office 术语 Process Engine 术语
流程 工作流程
任务 工作项/步骤
复审人员 参与者

 

Integration for Microsoft Office 任务和流程窗格标签 流程管理员和流程跟踪程序标签
例程/流程名称 F_Subject/主题
任务 步骤
发起方/复审人员/用户 发起方/参与者

 

Integration for Microsoft Office 任务名称 流程步骤名称
启动 启动步骤
核准通知 最终

启动并定义流程

  1. 在对象库中打开文档,单击 IBM ECM 选项卡并单击“启动流程”,或右键单击文档并从弹出菜单中选择“启动流程”。
  2. 填写您所定义流程的条件,并启动流程。

复审并完成任务

  1. 单击 IBM ECM 选项卡,并单击“任务”以查看分配给您的任务。
  2. 双击要处理的任务,并复审所需完成的指示信息及分配给您的工作。
  3. 可以保存进行中的工作并在另一时间继续处理任务,也可以立即开始完成任务。