Sichere Dokumente und Ordner

Über Sicherheitseinstellungen kann gesteuert werden, welche Benutzer Inhalt und Eigenschaften anzeigen und ändern können. Abhängig von Ihren Siteeinstellungen können Sie Zugriffsberechtigungen beim Hinzufügen neuer Dokumente, beim Einchecken eines Dokuments oder beim Anzeigen von Informationen festlegen. Sie müssen über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, um die Sicherheit anzuzeigen oder zu ändern.

Mit Integration for Microsoft Office können Sie Zugriffsberechtigungseinstellungen, die Dokumenten und Ordnern in einer integrierten Microsoft Office 2007-Anwendung zugewiesen sind, anzeigen und ändern. Wenn Sie für ein Dokument oder einen Ordner Details anzeigen, können Sie die dem Dokument zugewiesenen Sicherheitseinstellungen anzeigen oder ändern. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt zum Verwalten der Sicherheit.

Normalerweise werden Sicherheitseinstellungen auf der Basis der Klasse des Dokuments erstellt. Die Einstellungen können jedoch auch von einer Erfassungsvorlage, von einer Sicherheitsrichtlinie oder über Ordnervererbung abgeleitet werden. Wenn ein Benutzer beispielsweise ein neues Dokument hinzufügt, basiert die Sicherheit für das Dokument auf den Sicherheitseinstellungen, die der Administrator für die Dokumentklasse festgelegt. Abhängig von Ihren Siteeinstellungen können Sie die Sicherheit für einen Ordner oder ein Dokument explizit festlegen. Dokumente können eine Sicherheitsrichtlinie verwenden, die mindestens eine Sicherheitsvorlage umfasst, die die Sicherheit für eine Dokumentklasse auf der Basis des Status des Dokuments definiert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Festlegen von Zugriffsberechtigungen.

Sicherheit von Eigenschaften

Neben der für ein Dokument definierten Sicherheit kann Ihr Administrator zusätzliche Sicherheit für einzelne Eigenschaften definieren, die der Klasse des Dokuments zugewiesen sind. Sie können beispielsweise ggf. über die erforderlichen Zugriffsrechte zum Hinzufügen eines Dokuments in einem bestimmten Ordner und einer bestimmten Dokumentklasse verfügen. Wenn Sie die Eigenschaften für das Dokument festlegen, können Masken für den Zugriff auf Eigenschaften die von Ihnen bearbeitbaren Eigenschaften steuern und zudem steuern, welche Werte angezeigt werden und von Ihnen in einer Auswahlliste für die Eigenschaftswerte ausgewählt werden können. Ihr Administrator definiert diese Einstellungen.

Zugriffsberechtigungen zuweisen und prüfen

Abhängig von Ihren Siteeinstellungen können Sie Zugriffsberechtigungen beim Hinzufügen von Dokumenten, beim Einchecken eines Dokuments oder beim Anzeigen von detaillierten Informationen für ein Dokument oder einen Ordner festlegen. Ihr Administrator kann auch eine Sicherheitsrichtlinie zuweisen, um die Sicherheit auf der Basis des Status eines Dokuments festzulegen. Sie müssen über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, um die Sicherheit für ein Dokument oder einen Ordner zu ändern.

TIPP Berechtigungen werden hier auch Zugriffsrechte genannt, die beiden Ausdrücke sind austauschbar. Eine Gruppe von Zugriffsrechten wird als Zugriffsebene bezeichnet.

Berechtigungen prüfen

Sie können die Sicherheitseinstellungen für einen Ordner oder ein Dokument mithilfe der Schaltfläche zum Anzeigen von Details oder mithilfe des Befehls zum Anzeigen/Ändern der Sicherheit auf der Registerkarte IBM ECM prüfen. Sie können Berechtigungen auch beim Hinzufügen oder Einchecken eines Dokuments prüfen. Prüfen Sie die vorhandene Liste der Benutzer und Gruppen auf der Registerkarte Sicherheit und ändern Sie ggf. die Einstellungen.

So fügen Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe hinzu:

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte Sicherheit. Wenn Sie Details über das Teilfenster Durchsuchen anzeigen, müssen Sie auf Ändern klicken.
  2. Klicken Sie auf die Liste Gruppen oder Benutzer, um nach bestimmten Namen von Benutzern oder Gruppen zu suchen, die Sie hinzufügen wollen.

So entfernen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe:

Über die Registerkarte Sicherheit können Sie auch einen Benutzer oder eine Gruppe entfernen. Wählen Sie den Namen des Benutzers oder der Gruppe aus, der bzw. die entfernt werden soll, und klicken Sie dann auf Entfernen.

So ändern Sie die Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Gruppe:

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte Sicherheit. Wenn Sie Details über das Teilfenster Durchsuchen anzeigen, müssen Sie auf Ändern klicken.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe, um die aktuellen Einstellungen für den ausgewählten Benutzer bzw. für die ausgewählte Gruppe anzuzeigen.
  3. Wählen Sie die entsprechenden Einstellungen für die einzelnen Berechtigungsstufen wie erforderlich aus. Sie können auch auf Erweitert klicken, um einem Benutzer oder einer Gruppe explizit den Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner zu verweigern, unabhängig von den Berechtigungen, die ihm bzw. ihr zurzeit in einer anderen Gruppe zugewiesen sind.