Webstedsindstillingerne for profil bestemmer den proces, hvor Microsoft® Outlook-elementer, f.eks. meddelelser og kalenderelementer, tilføjes til et objektlager fra Outlook. Du kan tilføje en ny profil eller ændre eksisterende profiler. Følgende overskrifter henviser til indstillingerne.
Brug felterne Profile Name og Profile Description til at beskrive en profil. Hvis du redigerer en eksisterende profil, skal du skrive de opdaterede oplysninger i disse felter. Det profilnavn, du angiver i felterne, vises på en profilliste, når brugerne tilføjer et e-mail-element fra Outlook.
Klik på Select access roles for at angive brugergrupper, som får adgang til den profil, du opretter eller redigerer.
Ud for indstillingerne angiver du, om de kan ændres under en tilføjelsesproces. Når brugerne vælger en profil, mens de tilføjer en e-mail, vises de e-mail-indstillinger, du angiver, i profilen. De tre indstillinger, der bestemmer, om brugerne kan ændre indstillinger, er Editable, Read Only eller Hide:
Outlook-elementer kan tilføjes som enten typen .msg (e-mail-format) eller typen .txt (tekstformat) eller begge dele. Du angiver den filtype, som e-mails skal tilføjes i, i en profil. Vælg Yes ud for indstillingerne Add email as .msg file og Add email as .txt file for at angive, at e-mails skal tilføjes som både .msg- og .txt-filer.
Du kan vælge at tildele en indgangsskabelon, der skal bruges, når en .msg- og .txt-fil tilføjes, for at gøre brugernes indtastning nemmere. Bestemte e-mail-oplysninger, f.eks. Til og Emne, tilknyttes automatisk fra e-mailen til klasseegenskaberne, når .msg- eller .txt-filen tilføjes til et objektlager.
Når du har valgt en indgangsskabelon, vises navnet på indgangsskabelonen i en profil.
Bestemte e-mail-oplysninger, f.eks. Fra, Til og Cc, kan blive vist med en fuld e-mail-adresse i stedet for kun et fremvisningsnavn i e-mail-klasse- eller subklasseegenskaberne, når en .msg- eller .txt-fil tilføjes til et objektlager. Det format, som e-mail-adressen vises i, bestemmes af SMTP-adressen. En fuld e-mail-adresse, der vises i egenskabsfeltet Fra, kan f.eks. være JaneH@ibm.com eller Hansen, Jane[jhansen@ibm.com].Hvis du ikke vælger en indgangsskabelon eller klikker på Remove for at slette en skabelon, bruges guiden Tilføj dokument som standard.
Tip: Tildel en indgangsskabelon til profilindstillingen, hvis du ved, at brugerne skal tilføje mere end ét Outlook-element (.msg- eller .txt-filer og -vedhæftninger) ad gangen. Hvis du ikke angiver en indgangsskabelon, skal brugerne bruge guiden Tilføj dokument for alle .msg- eller .txt-filer, der tilføjes. Indgangsskabelonen gør tilføjelsesprocessen hurtigere.
Uanset om e-mail-indstillingen er Read Only eller Editable, kan brugerne ikke ændre den tildelte indgangsskabelon. Fortæl brugerne, at de skal anvende en indgangsskabelon ved tilføjelsesprocessen, når de tilføjer flere dokumenter. Hvis de annullerer processen, før de har tilføjet alle dokumenterne, annulleres hele processen.
Vælg Yes for at flytte en kopi af et Outlook-element til folderen Deleted Items, når elementet er tilføjet til et objektlager.
Bemærk: Hvis du vælger Hide, skal du fortælle brugerne om denne indstilling. De ved ikke, at deres Outlook-element er flyttet til folderen Deleted Items.
Angiv, om de meddelelser, der tilføjes, skal sammenkædes. Vælg No, Yes eller Yes, Cascade Delete.
Du bruger link til at organisere dokumenterne. De giver mulighed for at sammenkæde objekter af én type med en anden. Du kan f.eks. sammenkæde vedhæftede filer med et Outlook-element, der er en .msg-fil. Hvis du har forskellige e-mails og yderligere vedhæftninger vedrørende et bestemt møde, kan du sammenkæde dem for at sikre, at alle dokumenterne om mødet holdes sammen.
Du kan kun sammenkæde vedhæftninger med en e-mail, der er en .msg- eller .txt-fil. Alle Outlook-elementer, der skal tilføjes og sammenkædes, skal også befinde sig i samme objektlager.
Cascade delete betyder, at hvis du sletter et dokument, som de øvrige e-mail-elementer er sammenkædet med, slettes linkobjektet og alle sammenkædede filer også.
Bemærk: Hvis du vælger Hide, skal du fortælle brugerne, at de måske kan se link, der oprettes eller slettes, afhængig af hvad du har valgt for denne indstilling.
Da Outlook-elementer ofte indeholder én eller flere vedhæftede filer, der er forskellige filtyper, kan du tilføje en hel e-mail som en enkelt enhed eller tilføje de enkelte vedhæftninger særskilt. I dette afsnit finder du indstillinger til tilføjelse af vedhæftninger som uafhængige objekter til et objektlager.
Vælg Yes for at tilføje vedhæftninger, der findes i en e-mail, under en tilføjelsesproces.
Du kan ogås vælge den indgangsskabelon, der skal bruges ved tilføjelse af vedhæftninger. Når du har valgt en indgangsskabelon, vises navnet på indgangsskabelonen. Hvis brugerne tilføjer flere vedhæftninger til samme Outlook-element, bør du overveje at tildele en indgangsskabelon til denne indstilling.
Hvis du ikke vælger en indgangsskabelon eller klikker på Remove for at forhindre, at en skabelon bruges, anvendes guiden Tilføj dokument som standard.
Angiver, om vedhæftninger tilføjes ved hjælp af e-mail-klassen eller -subklassen.
Vælg Yes for at begrænse klassevalget til e-mail-klassen eller -subklassen, når dokumentet tilføjes. Egenskabsoplysningerne fra den e-mail, der indeholder vedhæftningen, vises i de tilsvarende egenskaber, som er defineret i e-mail-klassen eller -subklassen når vedhæftningen tilføjes til et objektlager.
Det er vigtigt at angive denne indstilling til Yes, hvis du har angivet link, der skal oprettes mellem et Outlook-element og vedhæftninger.
Vælg No, hvis du ikke vil begrænse den klasse, der bruges, når der tilføjes vedhæftninger.
Bemærk: Hvis du vælger Hide, kan brugerne ikke se indstillingen, og så ved de ikke, at denne klasse er tildelt til de vedhæftninger, de tilføjer. Og hvis indstillingen Add attachments er angivet til Hide, er denne indstilling desuden automatisk angivet til Hide uanset brugerens adgangsrettigheder.
Indstillingen Declare Record Options er kun tilgængelig på systemer, der er konfigureret til InfoSphere Enterprise Records.
Vælg Yes for at bruge indstillingen Declare as single record til at erklære en hel e-mail og dens vedhæftninger som én record. Erklæringsprocessen finder sted, når det seneste Outlook-element er tilføjet til et objektlager.
Bemærkninger