Ajouter un volume
Lorsque vous créez un dossier d'enregistrement, le système crée automatiquement un volume sous le dossier d'enregistrement. Les volumes servent en général à limiter le nombres d'éléments, sans doute pour partitionner les enregistrements par mois ou par année. Lors de l'ouverture d'un nouveau volume, l'ancien se ferme automatiquement. Aucun enregistrement supplémentaire ne s'ajoutera automatiquement à un volume fermé, mais il est toujours possible de les y ajouter manuellement si besoin est. Par exemple, si un enregistrement doit être ajouté à un volume déjà clos, il est possible de rouvrir le volume et d'y ajouter manuellement l'enregistrement. Refermez le volume ensuite.
Vous pouvez ajouter aux dossiers d'enregistrement des volumes électroniques, physiques ou hybrides.
Le type du volume doit être le même que celui du dossier. Il est impossible d'ajouter des volumes de boîte.
Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé.
Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent.
Il vous est, en outre, impossible de créer un sous-dossier ou un volume sous un volume.
Pour ajouter un volume
- Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et ouvrez le dossier d'enregistrement sous lequel vous voulez créer le volume.
- Cliquez sur
Ajouter un volume:

Définir les propriétés
- Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées sur cette page. Pour d'autres, les valeur ne peuvent être modifiée qu'en cliquant sur leur nom.
La zone Nom de volume est pré-remplie avec un modèle de nom basé sur le modèle que vous avez choisi pendant la configuration. N'importe quel nom peut être saisi dans la zone Nom du volume, à condition qu'il n'existe pas déjà. Les caractères suivants ne peuvent être utilisés :
\ / : * ? " < > |,
Pour de plus amples informations sur les propriétés affichées, reportez-vous à Référence des propriétés.
- Cliquez sur Suivant pour définir les informations des documents essentiels ou sélectionnez une autre étape à partir du tableau de gauche.
Définir des documents essentiels
Si les documents créés dans le nouveau volume demandent des corrections et des mises à jour permanentes, vous pouvez, dans cette étape, désigner le volume comme Essentiel. Avant que cette étape ne soit accomplie, il vous faut créer une ou plusieurs autres actions de correction essentielles. Pour obtenir de l'aide dans l'élaboration de cette action, consultez la rubrique Ajouter une action. Il faut également créer un ou plusieurs déclencheurs d'événements récurrents. Pour obtenir de l'aide dans l'élaboration d'un événement récurrent, consultez la rubrique Ajouter un événement récurrent.
- Dans le menu Indicateur Enregistrement référent, sélectionnez TRUE.
- Facultatif : Saisissez la description de l'enregistrement référent.
- Dans me menu Action de révision de l'enregistrement référent, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec les révisions périodiques et les cycles de mise à jour des enregistrements essentiels.
- Dans le menu Cycle de révision et de mise à jour de l'enregistrement référent, sélectionnez l'événement récurrent qui déclenchera les révisions périodiques des enregistrements référents du volume.
- Cliquez surSuivant pour établir les paramètres de sécurité de ce volume.
Définition de la sécurité - facultatif
Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au volume, et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les marquages de sécurité choisis pour l'entité.
- Ajoutez de nouveaux utilisateurs ou groupes.
- Cliquez sur Ajouter nouveau.
- Sélectionnez le domaine à partir du menu Sélectionner dans.
- Sélectionnez Utilisateurs ou Groupes.
- Tapez les premiers caractères du nom d'utilisateur ou du groupe, puis cliquez sur Rechercher.
- Sélectionnez un ou plusieurs noms dans la liste et cliquez sur Accepter.
- Modifiez les autorisations d'un utilisateur ou d'un groupe si nécessaire.
- Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre pour modifier les droits d'accès de cet utilisateur ou groupe.
- Sélectionnez la case à cocher Autoriser ou Refuser appropriée pour chaque autorisation. Autoriser supplante les droits du groupe pour laisser l'utilisateur ou le groupe accomplir les fonctions adjointes; Refuser supplante les droits du groupe pour empêcher cet utilisateur ou groupe d'avoir accès à cette fonction.
- Cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Terminer, puis sur OK sur la page de confirmation.