Arbeide med enkelt søk

Enkelt søk er standardsøket første gang du åpner søkesiden. Det gir muligheten for rask oppretting av et personlig søk for å finne ulike typer objekter, og det fungerer med innstillingene for brukerpreferanser. Brukerpreferansene for søk definerer standard søkekriterier som brukes på søkesiden, og fastsetter hvordan søkeresultatene vises.

Brukerpreferansene fastsetter for eksempel hvilken type objekt det skal søkes etter, hvilket objektlager det skal søkes i, filtrering etter versjonsstatus og objektklasse samt hvilke egenskaper som er tilgjengelige for søk på søkesiden i utgangspunktet. Du angir egenskapsverdiene og innholdsverdiene det skal søkes etter, på søkesiden. Du kan endre objekttypen eller objektlageret, hvis det er behov for det.

Du kan raskt få tilgang til siden med brukerpreferanser for enkelt søk ved å klikke på Endre nesten nederst på søkesiden. Når du har klikket på Godta for å lagre endringene i brukerpreferansene og klikker påAvslutt, kommer du tilbake til søkesiden. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du angir brukerpreferanser, kan du se Brukerpreferanser - søk.

Hvis du vil ha tilgang tilsøkemaler, klikker du på Use Search Template i enkelt søk.

Angi hvilket objektlager det skal søkes i

Du kan når som helst endre objektlageret du vil søke i. Klikk på Change Search In , og det vises en ny side der objektlagre er ordnet i en trevisningsstuktur, der du finner et annet objektlager du vil søke i.

I tillegg kan du angi en standard søkevisning for et bestemt objektlager. Standarden du angir, overstyrer brukerpreferansene for standard søkevisning og blir den nye standard søkevisningen for et bestemt objektlager. Velg først objektlageret ved hjelp av linken Change Search In, og klikk deretter på Set as Default Search In for å angi dette objektlageret som standarden.

Avmerkingsbokser

Avmerkingsboksene nederst på siden fastsettes av administratoren. De er utformet for å gjøre det enklere å søke etter vanlige søkekriterier. I stedet for å definere egendefinerte søkekriterier som "Lagt til av =" i brukerpreferansene og deretter velge brukernavnet ditt på siden for enkelt søk, kan du ganske enkelt merke av for "Opprettet av meg".

Søkekriterier

Søkekriteriene viser først innstillingene du har valgt i søkevisningen for brukerpreferanser. Innstillingene angir totale kriterier som alle søkene følger. Du kan bruke standardverdiene fra brukerpreferansene, eller du kan endre dem.

Delene nedenfor drøfter søkeinnstillingene og alternativene du kan bruke og må vurdere når du angir søkekriterier.

MERK Listen over tilgjengelige egenskaper og søkekriterier fastsettes alltid av objekttypen som er valgt, og søkeinnstillingene for brukerpreferansene for den aktuelle objekttypen.

Egenskaper og søkeoperatorer

Du kan ikke gruppere egenskapene eller endre rekkefølgen på evaluering av egenskapene på siden for enkelt søk. Hvis du må endre rekkefølge på egenskapene, gjør du det i søkevisningen i brukerpreferansene. Søkeoperatorene må også konfigureres i brukerpreferansene.

Søkeoperatorer

Operatoren inneholder kan brukes for jokertegnverdier. Den erstatter operatoren Lik. Andre operatorer gjenkjenner ikke jokertegnene.

Operatorene starter med og slutter med kan inneholde hvilket som helst antall tegn, inkludert nulltegn. Disse to operatorene erstatter bruk av prosenttegnet (%) før eller etter et tegn. Tidligere brukte du A% til å finne verdier som begynte med A. Nå bruker du operatoren Starter med.

Innstillinger for egenskapskriterier

Søkesiden viser opptil fem egenskaper som definerer søkekriteriene, og du kan angi verdier for hvilke som helst av de tilgjengelige egenskapene. Du kan også la egenskapsverdiene stå tomme og bare søke i innholdet i dokumentene. De tilgjengelige egenskapene fastsettes av innstillingene for brukerpreferanser for den valgte objekttypen.

MERK 

Søket evaluerer egenskapsverdiene i den oppførte rekkefølgen, én rad om gangen, og eventuelle egenskaper uten en verdi blir hoppet over. Hvis du har angitt tre eller flere egenskaper, blir alle egenskaper som er knyttet sammen med OG, evaluert først som en gruppe. Hvis ELLER brukes mellom to egenskapsgrupper som er knyttet sammen med OG, blir resultatene fra den første OG-egenskapsgruppen lagt til i den andre OG-egenskapsgruppen. Eksempel: Et søk som består av egenskap A og egenskap B eller egenskap C og egenskap D, evalueres ved at resultatene for egenskap A og egenskap B hentes først, og deretter blir resultatene fra evaluering av egenskap C og egenskap D lagt til.

Når egenskapsverdiene er evaluert, kontrolleres søkealternativene og innholdsverdien.

Søkealternativer

Det kan hende at søkealternativer er tilgjengelige nederst på siden for å tilpasse søket ytterligere. Administratoren definerer og fastsetter hvilke alternativer som vises. Velg for eksempel ett eller flere alternativer for å begrense søket til PDF-dokumenter som ble lagt til i løpet av den siste uken, ved å merke av for "Lagt til den siste uken" og "PDF-dokumenter".

Innholdsinnstillinger

Hvis du har aktivert preferansen "Show Content Contains" (satt den til Vis), kan du skrive inn tekst du vil søke etter i dokumenter. Administratoren må ha aktivert søkeindeksering for objektlageret for at du skal kunne søke etter dokumentinnhold. Vær oppmerksom på at det kan være en forsinkelse mellom tidspunktet et dokument legges til i et objektlager og tidspunktet søkeindeksene oppdateres i systemet.

MERK < og > støttes ikke i innholdssøk. Disse er nøkkelord i Verity og vil føre til en Verity-feilmelding ved søk etter disse tegnene. Vurder å bruke modifikatoren In Zone med søk etter HTML- og XML-koder som vanligvis består av disse tegnene, for eksempel <name>.

Når du angir et ord, vil søket se etter alle former av ordet. Hvis du for eksempel angir måned, returneres dokumenter som inneholder måned, måneder og månedlig. Hvis du angir arbeid, returneres dokumenter som inneholder arbeid, arbeidere, arbeidet, arbeider og arbeidsark.

Når du angir flere enn ett ord, må alle ordene finnes i dokumentet. Hvis du for eksempel angir månedlig rapport, returneres bare dokumenter som inneholder både månedlig og rapport.

Hvis du vil søke etter et uttrykk der ordene har en bestemt rekkefølge, plasserer du uttrykket i anførselstegn. Uttrykket "strålende sol" returnerer bare dokumenter som inneholder uttrykket strålende sol. Dokumenter som inneholder strålende og sol, men ikke ved siden av hverandre, ignoreres.

Du kan også bruke anførselstegn til å søke etter en bestemt bruk av store og små bokstaver eller en bestemt stavemåte. For eksempel vil "stjerne" finne stjerne, men ikke stjerneskinn eller Stjerne.

Jokertegn for innholdsverdi

Bruk en stjerne (*) i stedet for null eller flere bokstaver, tall eller understrekingstegn (_). For eksempel vil ve*n finne ven, venn, vern, vesen og veien. Bruk (?) i stedet for ett (og bare ett) alfanumerisk tegn, som i ?an, som returnerer ran, han, jan, nan.

Søkeresultater

I tillegg til virkningen av innstillinger for egenskaper og innholdskriterier, avhenger returnerte søkeresultater av innstillingene for brukerpreferanser for søkeområde og verdiområde. Disse innstillingene, som du finner på siden for generelt søk under Content Contains Settings, brukes til å fastsette hvor tett flere ord i et dokument må være for å regnes som et treff for innholdskriteriene. Standardinnstillingen er å finne ord som står Nær hverandre, innenfor 1 000 ord.

Når rangering etter relevans er , sorteres søkeresultatene slik at dokumentet med flest samsvarende ord vises først. Når rangering etter relevans er av, er ikke resultatene sortert.

Max Results fastsetter hvor mange resultater som vises om gangen. Hvis dette settes til et stort tall, kan søkeprosessen gå tregt.

MERK Du får ikke tilgang til innstillingene Relevancy Ranking, Search Scope og Range fra knappen Modify på søkesiden. Du må klikke på linken Preferences øverst til høyre på søkesiden og gå til den generelle visningen av søkeinnstillingene i brukerpreferansene for å endre innstillingene. Du kan endre innstillingen for Max Results fra siden for søkemal.

Søkeresultatene vises i en liste over elementer som er funnet. Bruk rullegardinmenyene Vis og Show Items til å endre hvordan resultatene vises. Vis-menyen fastsetter om resultatene vises i detaljert visning eller magasinvisning. Show Items-menyen fastsetter hvor mange elementer som vises på siden.

Bruk Handlinger-menyen til å vise en liste over tilgjengelige handlinger som kan utføres på valgte elementer.

Slik definerer og kjører du enkelt søk

  1. Klikk på Søk i listen over visninger. Hvis du ser Use Simple Search, klikker du på det.
  2. Kontroller kriteriene for Search In øverst på siden for å sjekke at du søker på riktig sted. Hvis ikke klikker du påChange Search In for å angi riktig objektlager. Du kan også begrense søket til en mappe i objektlageret.
  3. Hvis du vil endre objektet du søker etter, klikker du på rullegardinlisten Search for og velger en objekttype. Egenskapskriteriene endres for å gjenspeile valget. Standarden er å søke etter dokumenter og ikke vise denne listen. Hvis du vil vise denne listen, går du til User Preferences, visningen Søk, siden Generelt og velger Vis fra listen Show Search For.)
  4. Hvis du velger Dokument som objekttype, velger du Version Option, hvis det er tilgjengelig. Du må kanskje klikke på knappen Endre for å angi versjonsalternativet.
  5. Hvis de tilgjengelige egenskapene er godkjent, angir du verdiene du vil søke etter.
  6. Hvis egenskapen inneholder en bruker- eller gruppeverdi, kan en standardverdi vises.
  7. Hvis du må endre de tilgjengelige egenskapene, klikker du på Endre. Siden med brukerpreferanser åpnes.
    1. Gjør de nødvendige endringene, og klikk deretter på Accept. Se Brukerpreferanser - søk for mer informasjon.
    2. Angi verdier det skal søkes etter i de nye tilgjengelige egenskapene.
  8. Angi om nødvendig tekst for innholdsbetingelsene.
  9. Merk om nødvendig av i avmerkingsbokser nederst på siden. Disse kan brukes i tillegg til søkekriteriene ovenfor, eller i stedet for dem. Vær oppmerksom på at disse søkealternativene er knyttet sammen med andre søkekriterier med OG, så pass på at du ikke definerer umulige kombinasjoner som å velge to ulike brukere som opphavsperson for et dokument.
  10. Du utfører søket ved å klikke på Søk.
  11. Se gjennom søkeresultatene. Legg merke til at Handlinger-menyen er tilgjengelig, og at du kan endre listen ved hjelp av menyene Vis og Show Items.
  12. Du kan bruke en handling på ett eller flere av resultatelementene ved å merke av til venstre for elementene. Klikk på en handling for å bruke handlingen på de valgte elementene. Hvis du for eksempel vil sjekke ut et sett med dokumenter, klikker du på Sjekk ut.

    MERK Listen over handlinger inneholder bare handlinger som kan utføres for alle de valgte elementene. Hvis du for eksempel prøver å sjekke inn et dokument som ikke er sjekket ut, vises det en feilmelding.

  13. Du kan klikke på Show Search Criteria eller Hide Search Criteria for å veksle mellom å vise og skjule søkekriteriene.

MERK Du kan fjerne søkeresultatene og søkekriteriene og gjenopprette de opprinnelige innstillingene ved å klikke på Fjern.