オブジェクト・ストア内のドキュメントを変更するには、最初に「チェックアウト」アクションを使用してドキュメントのチェックアウトを行う必要があります。変更を行った後に、そのドキュメントをチェックインして、オブジェクト・ストアに戻します。ドキュメントをチェックインすると、ドキュメントのバージョン情報が更新され、そのドキュメントをチェックアウトできるようになります。他のユーザーは、ドキュメントがチェックアウトされているかどうかに関係なく、ドキュメントのコピーをいつでも表示したりダウンロードしたりできます。
File Tracker がインストールされている場合は、ローカル・ワークステーション上にある、オブジェクト・ストアからチェックアウトしたドキュメントが追跡されます。これにより、チェックアウトの取り消し、保存、またはチェックインを行うドキュメントを簡単に検索できます。他の便利な機能として、チェックイン処理を完了するか、またはチェックアウト処理をキャンセルすると、ローカル・ワークステーションからドキュメントのローカル・コピーを自動的に削除できます。この削除機能はサイト管理者が指定します。
ドキュメントを変更するには、以下の方法で行います。
ドキュメントをチェックアウトすると、ファイルが編集用に開かれ、そのファイルは新しいバージョンのファイルをチェックインするまでオブジェクト・ストア内でロックされます。オブジェクト・ストアのサイト設定によって、ドキュメントはコラボレーション型または排他的型でチェックアウトされます。コラボレーション型のチェックアウトでは、必要な権限を有していれば、ドキュメントが他の人にチェックアウトされている場合でもそのドキュメントをチェックインできます。排他的型のチェックアウトでは、ある特定のユーザーによってチェックアウトされたドキュメントを再びチェックインできるのはそのユーザーのみになります。
ドキュメントをチェックアウトするには
注意: 「チェックアウト」がメニューに存在しない場合、選択した 1 つ以上のドキュメントがチェックアウトできません。異なるドキュメント・セットを選択してください。
注意: チェックアウトするドキュメントの保存先を選択せずに「閉じる」をクリックすると、ドキュメントのチェックアウトは行われますが、ダウンロードは行われず、File Tracker による追跡も行われません。
Office アプリケーションでドキュメントをチェックアウトするには
オブジェクト・ストアからドキュメントをチェックアウトすると、そのドキュメントのコンテンツを変更できます。ドキュメントのチェックアウト中は、次のいずれかの操作を実行できます。
注意: 「名前を付けて保存」ダイアログ・ボックスで「キャンセル」をクリックしてチェックアウトを取り消すと、ドキュメントはチェックアウト状態でなくなります。この場合、チェックアウトの取り消しを実行する必要があります。「名前を付けて保存」ダイアログ・ボックスは、サイト管理者が「名前を付けて保存を表示」設定オプションを「はい」に設定した場合にのみ表示されます。この設定の詳細については、サイト管理者に問い合わせてください。
チェックアウトのリストを使用して、現在自分がチェックアウト中のドキュメントを表示します。チェックアウトのリストには、現在使用中の Office アプリケーションに関連付けられているドキュメントと、自分がチェックアウトしたドキュメントだけが表示されます。例えば、現在 Word を使用している場合、リストには Word ドキュメントだけが表示されます。
また、チェックアウトのリストは、ローカル・ドキュメントとオブジェクト・ストア内の該当ドキュメントとの関連付けを必要とする手順 (ドキュメントのチェックインや保存など) を実行するときに、ファイル・トラッキングを確立するために使用します。トラッキングが維持されていない場合、リストを使用してファイル・トラッキングを確立するよう要求されます。例えば、Office アプリケーションからドキュメントをチェックアウトし、チェックインして戻すとします。選択した場合、チェックアウトのリストには現在チェックアウト中のドキュメントがリストされ、ローカル・ドキュメントをチェックアウト済みドキュメントの 1 つに関連付けることができます。
Office アプリケーションでチェックアウトのリストにアクセスするには
使用するアプリケーションに基づいて、次のいずれかのオプションを選択します。
Application Integration BCS |
Application Integration |
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ドキュメントをチェックインすると、ドキュメントのバージョン情報が更新され、他のユーザーがそのドキュメントをチェックアウトできるようになります。他のユーザーは、ドキュメントをチェックアウトするかどうかに関係なく、ドキュメントのコピーをいつでも表示およびダウンロードできます。ドキュメント・バージョンの詳細については、「ドキュメントのバージョン管理」を参照してください。
Workplace または統合したアプリケーションからドキュメントをチェックインするには、チェックイン・ウィザードまたはクイック・チェックインを使用します。この 2 つの手順の相違点としては、クイック・チェックインの場合はドキュメント・クラス、プロパティー、またはセキュリティーを変更する必要がないため、ウィザードを使用する場合よりも簡単にドキュメントをチェックインできる点が挙げられます。
チェックイン・ウィザードの手順は、ドキュメントのチェックイン方法、およびサイト管理者がどのように Workplace をカスタマイズしたかによって異なります。エントリー・テンプレートを使用してドキュメントを作成した場合は、ドキュメントのチェックイン時に最新バージョンのエントリー・テンプレートを使用しなければならないようテンプレートで指定できます。通常、エントリー・テンプレートを使用したインターフェースは比較的簡潔であるため、表示される手順の数は、エントリー・テンプレートを使用せずにドキュメントをチェックインする場合よりも少なくなる場合がります。
チェックイン・ウィザードを開始するには
以下のドキュメントのチェックイン・ウィザードの各手順をクリックすると、詳細な説明が表示されます。ユーザーによっては、一部の手順が表示されない場合があります。
「プロパティーの設定」ページには、デフォルトの (基本) オブジェクト・クラス、およびそのクラスに割り当てられたプロパティーが表示されます。システム管理者が作成したサブクラスを選択できます。
オブジェクト・クラスを変更するには
ページの上部にある「クラスの変更」リンクをクリックして、クラスを選択します。
プロパティーを設定するには
Workplace のドキュメントはセキュリティーにより保護されます。また、セキュリティー設定では、オブジェクトに対して表示および作業するユーザーやグループに付与される権限を制御します。ドキュメントをチェックインするときにセキュリティーを変更できます。
セキュリティー・ポリシーを割り当てるには
セキュリティーを設定または変更するには
ドキュメントのチェックインを実行するには、ドキュメントのコンテンツのソースとなっているファイルを選択します。
注意: Office アプリケーションからドキュメントをチェックインする場合、ファイルを選択する必要はありません。ドキュメントは既に開いて選択されています。ドキュメントをチェックアウトした場所が「チェックアウト済みリスト」で追跡されます。
File Tracker を使用できる場合、「ローカル・ファイルの削除」オプションを選択すると、ドキュメントのチェックイン完了時に、チェックインしているドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除できます。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。
ユーザーの Workplace ログイン情報が IS アカウントに一致しない場合、IS アカウントの情報を使用してログオンするように要求されます。将来の IS との通信のため、現在のブラウザー・セッションで Workplace にログインしている間、この情報は保存されます。
「クイック・チェックイン」アクションは、ドキュメントのクラス、プロパティー、またはセキュリティーを変更することなくドキュメントを迅速にチェックインするための手段を提供します。表示されるウィザードは、ドキュメントの新バージョンを選択するための「ファイルの選択」ページだけです。クイック・チェックインでは、サイト管理者によって定義されている (「プロパティー」ページの)「メジャー・バージョンとしてチェックイン」のデフォルト設定を使用します。
チェックアウト時と同じ情報を使用してドキュメントをチェックインするには
File Tracker を使用できる場合、「ローカル・ファイルの削除」が表示されます。このオプションは、チェックイン・プロセスの完了時に、チェックインするドキュメントのローカル・コピーを削除する場合に選択します。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。
注意
ユーザーの Workplace ログイン情報が IS アカウントに一致しない場合、IS アカウントの情報を使用してログオンするように要求されます。将来の IS との通信のため、現在のブラウザー・セッションで Workplace にログインしている間、この情報は保存されます。
Office アプリケーションでドキュメントをチェックインするには
ドキュメントを変更した後、「FileNet P8」メニューの「ドキュメントのチェックイン」をクリックします。
ドキュメントのチェックアウトを取り消すと、他のユーザーがチェックアウトできるようになります。例えば、ドキュメントをチェックアウトして変更を加えた後に、その変更が不要であったと判断したとします。チェックアウトを取り消すと、ドキュメントは、チェックアウトする前のバージョンの状態およびバージョン番号に戻ります。ドキュメント・バージョンの詳細については、「ドキュメントのバージョン管理」を参照してください。
注:
Workplace の「オーサー」ページからチェックアウトを取り消すには
そのオブジェクト・ストアから現在チェックアウトされているすべてのドキュメントのリストが表示されます。「パス」の「オブジェクト・ストア」をクリックして、別のオブジェクト・ストアを選択できます。
File Tracker が使用可能な場合は、「チェックアウトの取り消し」ページが表示されます。このページには、オブジェクト・ストアからチェックアウトしてワークステーションにダウンロードしたドキュメントのローカル・コピーの場所が表示されます。「参照」をクリックすると、チェックアウトを取り消すドキュメントに対応するファイルを指定できます。また、以前は追跡できたが現在は使用できなくなっているドキュメントを検索することもできます。
取り消し処理の完了後に、チェックアウトを取り消したドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除する場合は、「ローカル・ファイルの削除」をクリックします。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。
注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。
サイト管理者は、「ローカル・ファイルの削除」オプションのデフォルト設定をユーザーが変更できるかどうかを指定します。
「参照」または「検索」からチェックアウトを取り消すには
File Tracker が使用可能な場合は、「チェックアウトの取り消し」ページが表示されます。このページには、オブジェクト・ストアからチェックアウトしてワークステーションにダウンロードしたドキュメントのローカル・コピーの場所が表示されます。「参照」をクリックすると、チェックアウトを取り消すドキュメントに対応するファイルを指定できます。また、以前は追跡できたが現在は使用できなくなっているドキュメントを検索することもできます。
取り消し処理の完了後に、チェックアウトを取り消したドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除する場合は、「ローカル・ファイルの削除」をクリックします。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。
注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。
サイト管理者は、「ローカル・ファイルの削除」オプションのデフォルト設定をユーザーが変更できるかどうかを指定します。
Office アプリケーションでのチェックアウトを取り消すするには