Definieren und Ausführen einer Suche

Sie können nach Schriftstücken, Bänden, Schriftstückordnern und Schriftstückkategorien suchen. Die auswählbaren Suchoptionen hängen vom Suchmodus (dynamisch oder statisch) ab. Details zum Suchmodus finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.

Außerdem können Sie auf Suchvorlagen und auf gespeicherte Suchvorgänge zugreifen. Nachdem Sie den Suchtyp ausgewählt haben, können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie die folgenden Suchkriterientypen angeben:

Sie können auf jeder Seite Standardsuchkriterien ändern.

Die Registerkarte "Suche" enthält eine Verknüpfung zu den Suchvorlagen und zu den gespeicherten Suchvorgängen. Suchentwickler erstellen diese vorab entworfenen Suchen in Workplace und markieren sie für die Verwendung durch Records Manager. Suchvorlagen legen gewisse Suchkriterien fest, wobei bestimmte Felder zur Anpassung des Suchvorgangs geändert werden können. Eine gespeicherte Suche ist eine Suche, die ausschließlich Suchkriterien enthält, die Sie nicht bearbeiten können. Wenn Sie auf den Namen einer gespeicherten Suche klicken, werden nur die Ergebnisse angezeigt, als ob Sie einen Ordner geöffnet hätten.

So definieren Sie eine Suche und führen sie aus:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Suche".
  2. Klicken Sie auf den entsprechenden Link der Suche, die auf dem Entitätstyp (Schriftstückkategorie, Schriftstückordner, Band oder Schriftstück) basiert, den Sie suchen wollen, oder wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus.
  3. Klicken Sie auf Suchen, nachdem Sie alle Suchkriterien eingegeben haben.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Position für die Suche (Suchen in) anzugeben:

Das Feld "Suchen in" enthält den Standardort für die Suche, den Sie auf Wunsch wie folgt ändern können:

  1. Klicken Sie auf Ordner auswählen.
  2. Navigieren Sie zur Beschränkung der Suche auf die gewünschten Kategorie, Unterkategorie oder den Ordner. Der ausgewählte Ordner steht jeweils am Ende des Pfads.
  3. Klicken Sie auf "Akzeptieren".
"Nach Klasse filtern" und "Max. Ergebnisanzahl"

Im Feld "Nach Klasse filtern" können Sie die zurückgegebenen Ergebnisse auf die Entitäten in einer bestimmten Klasse beschränken. Wenn Sie als Einheitstyp beispielsweise "Akten" gewählt, können Sie Ihre Suche zusätzlich einengen, indem Sie die Klasse (elektronisch, E-Mail, Marker oder eine benutzerspezifische Klasse) festlegen.

  1. Klicken Sie auf "Klasse auswählen".
  2. Wählen Sie den Klassentyp auf der Seite "Filterklasse auswählen" aus.
  3. Klickken Sie auf Filterklasse auswählen, um den gewünschten Klassentyp auszuwählen.
  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Unterklassen einschließen aus, wenn Entitäten zurückgegeben werden sollen, die in Unterklassen der ausgewählten Klasse enthalten sind.
  5. Geben Sie im Feld "Max. Ergebnisanzahl" die maximale Anzahl Entitäten an, die in den Ergebnissen zurückgegeben werden sollen. (Der Bereich liegt zwischen 50 und 5000.)

    Das Feld "Max. Ergebnisanzahl" ist nur verfügbar, wenn der Suchmodus "Statisch" ist. Details finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen.

Eigenschaften festlegen

Beim Definieren der Suchkriterien können Sie nach Entitäten basierend auf bis zu sieben Eigenschaften suchen. Dabei können Sie allen oder nur bestimmten Eigenschaften Werte zuweisen. Bei klassifizierten Akten können Sie Suchkriterien auf der Basis der aktuellen oder der anfänglichen Klassifizierung festlegen: Downgrade (Herabstufen), Deklassifizierungsdaten oder -ereignisse oder zusätzliche Markierungen. Sie können die Eigenschaftswerte auch leer lassen und basierend auf anderen Suchkriterien nach Entitäten suchen.

So wählen Sie den Satz von Eigenschaften:

  1. Klicken Sie auf "Ändern".
  2. Wählen Sie im Bereich "Einstellungen für Eigenschaftskriterien" einen Eigenschaftsnamen in mindestens einem Menü für Eigenschaftsnamen aus.
  3. Aktivieren Sie das Optionsfeld für die Eigenschaft, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen.
  4. Wählen Sie einen Operator. Die Auswahl der Operatoren hängt von der Eigenschaft ab.
  5. Klicken Sie auf "Änderungen akzeptieren".

Eine ausführlichere Beschreibung zu den Einstellungen auf dieser Seite finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.

So geben Sie Werte und Operatoren ein:

Für jeden Operator, den Sie in die Suche einschließen wollen, müssen Sie einen Wert angeben, indem Sie Text eingeben, einen Wert in einem Menü oder auf einer anderen Seite auswählen oder ein Datum in einem Kalender auswählen. Nur Eigenschaften, die einen Wert ausweisen, werden in der Suche verwendet.

  1. Weisen Sie jeder Eigenschaft einen Operator zu. Sie können einen Operator im Menü auswählen oder den Standardwert akzeptieren.
  2. Geben Sie für jede Eigenschaft, die Sie verwenden wollen, einen Wert ein.
  3. Wählen Sie AND oder OR, um die Beziehung zwischen zwei Eigenschaften zu definieren. Der AND-Operator liefert nur Ergebnisse, wenn beide Werte wahr sind. Der OR-Operator liefert Ergebnisse, wenn einer oder beide Werte wahr sind.

    Geben Sie die folgenden Kriterien ein, wenn Sie beispielsweise eine Eigenschaft mit mehreren Werten mit der Bezeichnung "Human Resources" haben und nach "Payroll" oder "Recruitments" suchen wollen:

    Human Resources = Payroll     OR
    Human Resources = Recruitments

    Sie können die Suchkriterien auch wie folgt eingeben:

    Human Resources = Payroll, Recruitments

HINWEIS  Wenn Sie die Eigenschaft "Ursprüngliche Klassifikation" für ein klassifiziertes DoD-Datenmodell verwenden, ist das Eingabefeld für die Klassifikation ein Zeichenfolgefeld. Alle Vergleiche mit Operatoren, wie z. B. größer als (>) bzw. kleiner als oder gleich (< or =), basieren auf dem von Ihnen eingegebenen Text. Daher ist "Nicht klassifiziert" größer als "Klassifiziert", weil N der vierzehnte Buchstabe im Alphabet ist und K nur der elfte.

Inhalt festlegen

Wenn Sie nach einem Schriftstück suchen, können Sie ein Wort oder einen Ausdruck im Inhalt des deklarierten Dokuments (im Schriftstück-Objektspeicher) oder den Text der Schriftstückeigenschaften (Metadaten im Aktenplan-Objektspeicher) angeben. Ihr Siteadministrator muss die Suchmaschine für das Indexieren von Eigenschaften konfigurieren. Sie können eine Eigenschaftssuche mithilfe des Operators AND oder OR mit einer Inhaltssuche kombinieren.

Wenn der Suchmodus "Statisch" ist und Sie den Operator OR verwenden, verarbeitet die Suche zuerst die Eigenschaftssuche. Wenn die Anzahl der zurückgegebenen Ergebnisse gleich dem Wert "Max. Ergebnisanzahl" ist oder ihn überschreitet, wird die Suche gestoppt und die Inhaltssuche wird nicht ausgeführt. Folglich kann es sein, dass die Ergebnisse keine Dokumente mit dem angeforderten Inhalt einschließen. Details zum Suchmodus finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen. Wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist, wird die Inhaltssuche vor der Eigenschaftssuche ausgeführt. Im dynamischen Modus werden alle Ergebnisse zurückgegeben.

So suchen Sie nach Inhalt:

  1. Geben Sie in das Textfeld "Inhalt enthält" den Suchtext ein.
  2. Geben Sie für den Wert in entweder Metadaten an, um den Text in den Eigenschaften zu suchen, oder Inhalt, um den Text im deklarierten Dokument zu suchen.

    Wenn Sie in Ihrer Suche Inhalt angeben, enthält die Seite mit den Suchergebnissen eine Rangfolgespalte, in der ein Prozentsatz angibt, wie relevant der Text in Bezug auf Ihre Suchkriterien ist. Die Rangfolge ist die Standardsortierspalte und anfangs in absteigender Reihenfolge sortiert. Die Rangfolgespalte ist nur verfügbar, wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist.

  3. Setzen Sie den Operator auf AND, wenn die Einheit den Text UND die eingegebenen Eigenschaften enthalten muss. Setzen Sie den Operator auf OR, wenn nur eine der beiden Bedingungen zutreffen muss.

HINWEISE

Nach übergeordnetem Typ filtern

Sie können nach einem Schriftstück suchen, das auf dem Typ und den Eigenschaften seiner übergeordneten Einheit basiert ist.

So wählen Sie die übergeordnete Einheit:

  1. Klicken Sie auf "Wählen" rechts neben "Auch nach übergeordnetem Typ filtern".
  2. Wählen Sie den Typ der übergeordneten Einheit, in der nach der Akte gesucht werden soll.
  3. Klicken Sie auf "Akzeptieren", um auf die Suchseite zurückzukehren.
  4. Geben Sie einen Operator und einen Wert ein oder klicken Sie auf "Ändern", um andere Eigenschaften anzugeben.

    Alle Änderungen an den Suchkriterien der übergeordneten Einheit werden auf der Seite "Eigene Suche" dieses Einheitentyps wiedergegeben. Wenn Sie also beispielsweise "Aktenordner" als übergeordnete Einheit auswählen und Sie hier den Satz von Eigenschaften ändern, dann gelten dieselben Eigenschaften auch beim nächsten Mal, wenn Sie direkt nach Aktenordnern suchen.

Klicken Sie auf Suchen, nachdem Sie die Suchkriterien angegeben haben.

Suchergebnisse

Wenn der Suchmodus "Statisch" ist, wird die Anzahl der Ergebnisse durch den Wert "Max. Ergebnisanzahl" begrenzt. Wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist, werden die zurückgegebenen Ergebnisse nicht durch den Wert "Max. Ergebnisanzahl" begrenzt. Informationen zu "Max. Ergebnisanzahl" und zum Suchmodus finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen.

Die Suchergebnisse schließen den Namen der Einheit und alle Eigenschaftswerte ein, die Sie bei den Suchkriterien eingegeben haben. Wenn eine Eigenschaft wie "zusätzliche Markierung" mehrere Werte ausweist, wird in der betreffenden Spalte eine Verknüpfung "Details anziegen" angezeigt. Klicken Sie darauf, um alle Werte der betreffenden Eigenschaft anzuzeigen.

Sie können die folgenden Operationen für die Suchergebnisse ausführen:

 Wenn Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" einer Unterkategorie klicken und keine Zugriffsberechtigung für die übergeordnete Kategorie haben, zeigt IBM InfoSphere Enterprise Records einen Fehler an.

Suchfehler

Wenn Ihre Aktenplanhierarchie viele Schriftstückkategorien, Schriftstückordner und Schriftstücke enthält, könnten bei der Suche Fehler (einschließlich Zeitlimitüberschreitungen) auftreten. Einstellungen, die Sie ändern können, um diese Fehler zu beheben, finden Sie im Abschnitt "IBM InfoSphere Enterprise Records" im P8-Fehlerbehebungshandbuch.