Fremvisningen Browse

Browse er en af de primære fremvisninger, der er tilgængelige i Workplace. På siden Browse kan du finde og arbejde med de dokumenter, foldere, lagrede søgninger og tilpassede objekter, der er lagret på webstedet.

Opbevaringsstedet på øverste niveau for elementer i Workplace kaldes et objektlager (medmindre webstedet er konfigureret til at bruge et andet navn, f.eks. bibliotek). Objektlageret kan indeholde foldere, lagrede søgninger, dokumenter eller tilpassede objekter. En lagret søgning viser de dokumenter eller tilpassede objekter, der matcher søgekriterierne. En folder indeholder de elementer, der er arkiveret i folderen, f.eks. subfoldere, dokumenter eller tilpassede objekter.

Browse-fremvisninger

I venstre sidelinje på siden Browse vises en liste over de tilgængelige objektlagre. Du kan klikke på navnet på et objektlager for at vise og gennemse dets indhold. Navnet på det aktuelle objektlager er fremhævet i venstre sidelinje.

Stinavigation

Når du søger efter objekter, skal du navigere gennem et hierarki af foldere. De stioplysninger, der vises på siden Browse, sporer din navigation og giver også mulighed for, at du kan komme tilbage på stien. Her er et eksempel:

Sti: Objektlagre> Virksomhed > Personalegoder

Hvis det objekt, du skal bruge, ikke vises på listen over elementer, der er fundet på dette niveau, kan du gøre følgende:

Du kan også klikke på ordet Path for at vise træstrukturnavigationen. Der er flere oplysninger om stinavigation i Navigér i Workplace.

Handlinger

Lige under stien vises de gyldige handlinger. De tilgængelige handlinger afhænger af den aktuelle sti. Hvis du f.eks. får vist en liste over objektlagre, er handlingen Printable View f.eks. den eneste tilgængelige handling. Hvis du får vist indholdet af en folder, vises handlingerne Get Info, Bookmark, Add to Shortcuts, Add Document, Add Folder, Add Custom Object og Printable View.

Objektlagre

Første gang du åbner siden Browse, vises der en liste over objektlagre under stien. Et objektlager er et opbevaringssted på øverste niveau til foldere, søgninger, dokumenter og objekter. Klik på navnet på et objektlager for at se de foldere og lagrede søgninger, det indeholder. Du kan også klikke på et navn på et objektlager i delvinduet til venstre på siden Browse.

Foldere og søgninger

Når du har valgt et objektlager, du vil gennemse, erstattes listen over objektlagre med en liste over foldere og lagrede søgninger i det valgte objektlager. Klik på navnet på folderen eller søgningen for at se tilgængelige elementer (dokumenter, formularer, tilpassede objekter og subfoldere). Bemærk, at der kan være yderligere dokumenter og tilpassede objekter, som ikke er arkiveret i foldere, så de ikke vises i fremvisningen Browse. Hvis du vil finde dem, skal du søge efter dem.

Foldernavigation

Hvis antallet af foldere og lagrede søgninger kræver mere end én side for at vise hele listen, vises kontrolelementerne til navigation øverst til højre for listen. I følgende illustration vises f.eks. navigationen for en liste over foldere og søgninger, som bruger to sider til at vise elementerne.

Næste >> side 1 af 2 Gå

Klik på Næste for at vise næste side. Næste vises ikke på den sidste side.

Klik på Forrige for at vise forrige side. Forrige vises ikke på side 1.

Hvis du vil gå til en bestemt side, skal du skrive sidenummeret i sideboksen og derefter klikke på .

Bemærk:  Hvis du navigerer på mere end én side med foldere og søgninger, skal du undgå at bruge knappen Tilbage i browseren, da der kan opstå uforudsigelige resultater. Brug Næste, Forrige og og den stinavigation, der er beskrevet tidligere.

Filtrér folder baseret på egenskaber

Da en folder kan indeholde et stort antal elementer, kan du begrænse de elementer, der vises, for at opnå hurtigere adgang. Webstedsadministratoren kan begrænse det antal elementer, der vises i folderne for et bestemt objektlager, og du kan angive søgefilterkriterier for at aktivere folderfiltrering. Når de er angivet, kan du bortfiltrere unødvendige dokumenter eller tilpassede objekter. Når det maksimale antal elementer er nået, vises eventuelle yderligere elementer ikke. Du kan muligvis finde ønskede elementer ved at filtrere listen over returnerede objekter. Hvis en folder f.eks. indeholder 200 elementer (både dokumenter og tilpassede objekter), og du kun vil se dokumenter, kan du klikke på Show Advanced Criteria for at vise en liste, hvor du kan nøjes med at vælge Documents eller Custom Objects.

Når du viser de udvidede kriterier, bliver yderligere filterkriterier tilgængelige. Angiv en værdi i tekstboksen for viste søgekriterier. Filteregenskaberne bestemmes af dine brugerindstillinger. Hvis du f.eks. kan se "Document Title contains", skal du angive tegn, der måske findes i titlen på dokumentet, for kun at se dokumenter, der indeholder disse tegn i titlen. Tilsvarende kan du muligvis se "AND Content Contains". Du kan angive tekst, som du ved findes i dokumentet, hvis indholdet i dokumenter indekseres på webstedet.

Når du har angivet de ønskede filterkriterier, skal du klikke på Apply Filter for at anvende ændringerne på folderfilteret. Klik på Clear for at rydde ændringerne af indstillingerne. Der er flere oplysninger i Indstillinger for folderfiltre.

Fundne elementer

Folderindhold og søgeresultater vises på listen Items Found. Du kan klikke på navnet på objektet eller dets ikon for at åbne det. Klik f.eks. på ikonen for Microsoft Word-dokumentet eller Dokument1 for at åbne MS Word-dokumentet "Dokument1". Den senest frigivne version af dokumentet åbnes, hvis du har den relevante software på den lokale computer, f.eks. Microsoft Word. Hvis objektet er formulardata, åbnes den frigivne version af formularen, så du kan vise eller redigere de aktuelle værdier.

Du kan klikke på ikonen Hent oplysninger for at åbne oplysningssiden for objektet. Oplysningssiden viser egenskab, sikkerhed, version og andre oplysninger og giver adgang til handlinger som udtjekning, download, arkivering og flytning.

Du kan også højreklikke på et objektnavn for at vise den tilhørende pop-up-menu. Pop-up-menuen viser tilgængelige handlinger, du kan udføre på et objekt, f.eks. udtjekning. Hvis du f.eks. højreklikker på objektet "Dokument1", kan du vælge Check Out på listen over handlinger for at tjekke dokumentet ud. De elementer, der vises på pop-up-menuen, afhænger af den valgte objekttype og dine adgangsrettigheder. Webstedsadministratoren bestemmer, hvilke handlinger der er tilgængelige for hvilke grupper af brugere.

Listen over elementer kan vises i enten magasin- eller detaljeret fremvisning, afhængig af webstedsindstillingerne og dine brugerindstillinger. Du kan også ændre fremvisningen ved hjælp af listen View lige over listen. Vælg Detailed for at se kolonner til egenskaber, f.eks. navn og titel, seneste redigeringsdato, versionsetiket og filstørrelse. Vælg Magazine for at se elementnavnet og en kort beskrivelse. Administratoren bestemmer, nøjagtigt hvad der vises i kolonneoverskrifterne eller beskrivelsen. Begge fremvisninger indeholder en kolonne med afkrydsningsfelter til venstre for elementet. Markér afkrydsningsfeltet for et eller flere elementer for at bruge menuen Actions sammen med elementlisten.

Brug listen Show Items, der findes øverst til højre for listen, til at ændre antallet af elementer, der skal vises pr. side. Du angiver en standard i brugerindstillingerne, men du kan hurtigt ændre denne standard i den aktuelle session.

Klik på menuen Actions for at vise en pop-up-menu med en liste over tilgængelige handlinger, der kan udføres på de valgte elementer. Markér f.eks. afkrydsningsfeltet for tre dokumenter på den liste, du vil tjekke ud. Når du vælger Check Out på pop-up-menuen, bliver alle tre dokumenter tjekket ud, hvis du har de nødvendige adgangsrettigheder til dokumenterne. Der er flere oplysninger i Arbejd med handlinger.

Bemærk:  Hvis du vælger mere end ét element og derefter klikker på menuen Actions, fremhæves rækkerne for de valgte elementer.

Navigation i fundne elementer

Hvis antallet af fundne elementer kræver mere end én side for at vise hele listen, vises kontrolelementerne til navigation nederst til højre for listen. I følgende illustration vises f.eks. navigationen for en liste over elementer, som bruger to sider til at vise elementerne.

Næste > side 1 af 2 Gå

Klik på Næste for at vise næste side. Næste vises ikke på den sidste side.

Klik på Forrige for at vise forrige side. Forrige vises ikke på side 1.

Hvis du vil gå til en bestemt side, skal du skrive sidenummeret i sideboksen og derefter klikke på .

Cachelagring af folder

Indholdet af en folder i fremvisningen Browse hentes til at begynde med til fremvisning, første gang du klikker på et foldernavn for at vise indholdet. Afhængig af de indstillinger, som webstedsadministratoren har valgt, er cachelagring af folderindhold muligvis ikke aktiveret. Når cachelagring er aktiveret, opfriskes fremvisningen Browse muligvis ikke med de ændringer, som andre personer eller applikationer foretager i folderen. Hvis du navigerer væk fra en folder og derefter vender tilbage til folderen igen, bliver de ændrede data muligvis ikke hentet. Du kan hurtigt opdatere fremvisningen af den aktuelle folder ved at klikke på foldernavn i stien, ved at klikke på Apply Filter eller ved at vælge en lagret søgning i folderen. Desuden kan handlinger som ind- eller udtjekning af et dokument også opdatere den aktuelle folderfremvisning.

Bemærk:  Sikkerhedstilladelser styrer, hvad du kan se i Workplace. Du har muligvis ikke adgang til bestemte primære fremvisninger, foldere, lagrede søgninger, dokumenter, objekter eller handlinger i kontekstmenuer. Tilladelser styrer også, hvad du kan udføre med et objekt. Der er flere oplysninger om sikkerhed i Administrér sikkerhed.