Erstellen von Berichten

IBM InfoSphere Enterprise Records enthält verschiedene Berichte mit statistischen Ansichten verschiedener Aktivitäten in IBM InfoSphere Enterprise Records. So können Sie beispielsweise Berichte anfordern, um zu sehen, welche elektronischen Ordner in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder welche Prüfungsentscheidungen zu einem gegebenen Zeitpunkt gefällt wurden. Neben den verfügbaren vorkonfigurierten Berichten können Sie auch eigene, benutzerdefinierte Berichte erstellen. Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

Obwohl die IBM InfoSphere Enterprise Records-Berichte prinzipiell von allen Benutzern ausgeführt werden können, hängen die darin angezeigten Daten davon ab, ob der jeweilige Benutzer zur Anzeige der entsprechenden Einheiten berechtigt ist.

Für die Erstellung eines Berichts müssen zunächst die Berichtskriterien festgelegt werden. Dies umfasst eine Reihe von Parametern, die je nach Bericht unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie also etwa einen Bericht über Aktentypen erstellen möchten, die mit einem Dispositionszeitplan verbunden wurden, so müssen Sie den Namen des betreffenden Zeitplans und den Berichtstyp (die Detailtiefe des Berichts) angeben. Nähere Hinweise zu den Kriterien und den Voraussetzungen für die Erstellung von Berichten finden Sie unter Berichtskonfiguration und Voraussetzungen.

Leistung

Die Verarbeitungskapazität der Berichtserstellungs-Engine ist standardmäßig auf 20.000 Einheiten beschränkt. Wenn der gewünschte Bericht unter Umständen mehr als 20.000 Einheiten aufweisen könnte, muss die Berichtserstellungs-Engine neu konfiguriert und die Höchstanzahl der verarbeiteten Einheiten erhöht werden. Informationen zum Erhöhen der maximalen Anzahl der Einheiten finden Sie im Abschnitt zu IBM InfoSphere Enterprise Records im FileNet P8 Platform Troubleshooting Guide.

Je breiter die Suchkriterien angelegt sind, desto größer sind die Auswirkungen auf die Leistung des Berichtsservers. Bei allen Berichten wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie keinen Abschnitt des Aktenplans angeben. Sollte dies Ihre Absicht sein, werden im Bericht standardmäßig die Daten aus dem gesamten Aktenplan berücksichtigt. Es gibt jedoch noch weitere Kriterien, die die Leistung beeinträchtigen können. Zum Beispiel ermöglicht Ihnen der Bericht "Elektronische Akten, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden" die Eingabe eines Datumsbereichs und mindestens eines Benutzers. Ein sehr langer Zeitraum, kombiniert mit einer großen Anzahl von Benutzernamen, kann zu einer Leistungsminderung führen.

So führen Sie einen Bericht aus:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Berichte". Eine Liste von verfügbaren Berichten wird angezeigt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Bericht. Daraufhin wird die Seite "Berichterstattung verwalten" geöffnet.
  3. Geben Sie die Kriterien für den Bericht an.
  4. Klicken Sie auf "Weiter", um den Bericht zu erstellen. Eine Frage zur Bestätigung kann angezeigt werden, wenn Sie den Bericht für den gesamten Aktenplan erstellen. Die Berichtsanzeige wird gestartet und Sie können den Bericht ansehen.
  5. Nach dem Schließen des Berichtsfensters kehren Sie zum Schritt zur Berichtsanzeige zurück. Klicken Sie auf "Zurück", um zum vorherigen Schritt, den Eingabekriterien für den Bericht, zurückzukehren und einen anderen Bericht mit anderen Kriterien zu erstellen.
  6. Nach Abschluss der Berichtserstellung klicken Sie auf "Abbrechen" und kehren zur Berichtsliste zurück.