レコード、ボリューム、レコード・フォルダー、およびレコード・カテゴリーを検索できます。 選択できる検索オプションは、検索モードが「動的」と「静的」のどちらであるのかによって異なります。検索モードの詳細については、「検索デフォルトの設定」を参照してください。
また、検索テンプレートと保管済み検索にアクセスできます。検索タイプの選択後、以下のタイプの検索基準を指定することで高度な検索を実行できます。
各ページでデフォルトの検索基準が変更できます。
「検索」タブには、検索テンプレートと保管済み検索へのリンクが表示されます。 検索の設計者は Workplace からこれらの検索を作成し、Records Managerから使用できるようマーク付けします。検索テンプレートでは、検索基準の一部は指定されていますが、それ以外のフィールドは編集可能なので検索をカスタマイズできます。保管済み検索は、編集不可能な検索基準がすべて組み込まれた検索です。保管済み検索の名前をクリックすると、フォルダーを開いたときのように結果が表示されます。
検索を定義および実行するには
「検索場所」フィールドには、デフォルトの検索場所が表示されます。この場所は次の手順で変更できます。
「クラスでフィルター」フィールドでは、返される結果を特定のクラスのエンティティーだけに絞り込むことができます。たとえば、エンティティー・タイプとしてレコードを選択した場合、クラス・タイプ (電子、E メール、マーカー、または別のカスタム・クラス) を指定することによって検索対象を限定できます。
「最大結果数」フィールドは、検索モードが「静的」の場合にのみ有効になります。詳細については、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。
検索基準を定義したら、最大 7 つのプロパティーに基づいてエンティティーを検索できます。すべてのプロパティー値を入力することも、一部だけを入力することもできます。分類されたレコードの場合、現在または初期の分類 (ダウングレード、アップグレード、分類解除の日付またはイベント、または補足的マーキング) に基づいて検索基準を入力できます。また、プロパティー値を空のままにして、他の検索基準に基づいてエンティティーを検索することもできます。
このページの設定の詳細については、「検索デフォルトの設定」を参照してください。
値を入力して演算子を設定するには
検索に含める演算子ごとに、テキストを入力、メニューまたは別のページから値を選択、またはカレンダーから日付を選択することによって値を指定します。値が存在するプロパティーだけが検索で使用されます。
たとえば、Human Resources という複数値プロパティーがあり、Payroll または Recruitments を検索する場合、次の検索基準を入力します。
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
また、以下のように検索基準を入力することもできます。
Human Resources = Payroll, Recruitments
注: DoD 分類データ・モデルの「初期の分類」プロパティーを使用する場合、分類入力フィールドはストリング・フィールドです。「>」(より大きい) または「< or =」(より小か等しい) などの演算子を使用する比較はすべて、入力したテキストに基づきます。このため、Unclassified は Classified より大きいと評価されます (英語のアルファベットで U は 17 番目の文字であり、C は 3 番目の文字であるため)。
レコードを検索する場合、レコード・オブジェクト・ストア内の宣言されたドキュメントの内容、またはレコード・プロパティーのテキスト (ファイリング計画オブジェクト・ストア内のメタデータ) に含まれる単語または語句を指定できます。この検索では、サイト管理者は検索エンジンによるプロパティーの索引付けを構成する必要があります。AND または OR 演算子を使用して、プロパティー検索とコンテンツ検索を組み合わせることができます。
検索モードが「静的」の場合に OR 演算子を使用すると、検索ではプロパティー検索が最初に処理されます。 戻される結果数が「最大結果数」の値以上の場合は、検索が停止して、コンテンツ検索は行われません。このため、検索結果には要求したコンテンツを備えたドキュメントが含まれない場合があります。検索モードの詳細については、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。 検索モードが「動的」の場合、このモードでも最初にコンテンツ検索が処理され、次にプロパティー検索が処理されますが、「動的」モードでは、すべての結果が戻されます。
コンテンツ検索を行うには
検索時に「コンテンツ」を指定した場合は、検索結果ページに「ランキング」列が含まれます。この列には、検索基準との関連率が示されます。「ランキング」はデフォルトのソート列であり、最初は降順でソートされます。 「ランキング」列は、検索モードが「動的」の場合にのみ有効になります。
注:
month
と入力した場合、month、months、および monthly を含むドキュメントが返されます。プロパティー検索で month
と入力した場合は、month というプロパティー値を持つドキュメントだけが返されます。monthly report
と入力すると、monthly と report の両方を含むドキュメントだけが返されます。"right hand"
と入力すると、right hand という語句を含むドキュメントだけが返されます。"star"
と入力すると、star は返されますが starship や Star は無視されます。*
) は、0 文字以上の文字、数字、またはアンダースコアー文字 (_) を表すワイルドカード文字として使用します。たとえば、wo*d
と入力すると、wooden、word、World、wordsmith、would などが返されます。疑問符 (?
) は、1 文字の英数字を表します。たとえば、?an
と入力すると、ran、pan、can、ban などが検索されます。親エンティティーのタイプとプロパティーに基づいてレコードを検索できます。
親エンティティーを選択するには
検索基準を指定したら、「検索」をクリックします。
検索モードが「静的」の場合は、「最大結果数」の値によって返される結果数が制限されます。 検索モードが「動的」の場合、返される結果数は「最大結果数」の値に影響されません。 「最大結果数」および検索モードについては、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。
検索結果には、検索基準で指定したエンティティーの名前とすべてのプロパティー値が含まれます。「補足的マーキング」などのプロパティーに複数の値が存在する場合、そのカラムに「詳細の表示」リンクが表示されます。このリンクをクリックすると、そのプロパティーのすべての値が表示されます。
検索結果に対して、以下の操作を実行できます。
注 「リスト・ビューのページ・サイズ」の値 ( Workplace の「ユーザー設定」内の「一般設定」) によって、検索結果の各ページに表示されるエンティティー数が決まります。検索結果に 100 件のエンティティーがあり、「リスト・ビューのページ・サイズ」の値が 20 の場合、検索結果は 5 ページになり、各ページには 20 件のエンティティーが表示されます。
サブカテゴリーの「情報の取得」アイコンをクリックした場合、その親カテゴリーへのアクセス権限がないと、IBM InfoSphere Enterprise Records でエラーが発生します。
ファイリング計画階層に大量のレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコードが含まれている場合、タイムアウト・エラーなどのエラーになる場合があります。これらのエラーを解消するために変更できる設定については、『P8 Troubleshooting Guide』の「IBM InfoSphere Enterprise Records」セクションを参照してください。