分類された物理レコードの宣言

IBM InfoSphere Enterprise Records でファイリング計画オブジェクト・ストアを参照し、「物理レコードの宣言」をクリックして「レコード宣言ウィザード」を起動します。このウィザードは次の 3 つのステップで構成されます。

カタログ・レコード

  1. クラスの選択」をクリックします。ウィザードが開き、「レコード・クラスの選択」ページが表示されます。
  2. デフォルトでは、「マーカー・レコード」クラスだけを使用できます。他のクラスをサイトに追加した場合、適切なクラスを選択して「承認」をクリックします。
  3. ファイリング計画ロケーションを指定します。
    1. IBM InfoSphere Enterprise Records で、「追加」をクリックします。 ファイリング計画ロケーションを削除するには、その下の「削除」をクリックします。

      Workplace の場合、「ファイル・プラン・ロケーションの選択」をクリックします。
    2. ロケーションの適切なレベルを選択して、そのチェック・ボックスを選択します。

      既にショートカットを作成している場合、「ショートカット」を選択してリストから選択できます。使用するロケーションのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。

      検索」をクリックすると、ロケーションを検索できます。「タイトル」または「ファイリング計画 ID」を選択します。デフォルトの演算子「like」を使用すると、名前の一部を検索できます。テキストを入力し、「検索」をクリックします。

    3. ロケーションを選択したら、「選択内容に追加」をクリックします。
    4. よく使用するロケーションの場合は、「ショートカットに追加」をクリックします。次回の宣言以降、「参照」ビューではなく「ショートカット」ビューからロケーションを選択できるようになります。
    5. 承認」をクリックします。
  4. 次へ」をクリックして、「プロパティーの設定」ステップに進みます。

プロパティーの設定

  1. プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、選択したクラスによって異なります。デフォルトの「マーカー・レコード」クラスの必須フィールドは以下の通りです。
  2. 宣言しているレコードが別のレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書のソースである分類されたレコードを参照して選択します。受領書は分類されたレコードを追跡しますが、通常は分類されません。受領書の詳細については、「受領書」を参照してください。
  1. 次へ」をクリックします。

分類プロパティーの設定

  1. セキュリティー分類ガイド (Security Classification Guide、以下 SCG) やソース・ドキュメントを選択するには、「派生元」をクリックします。このステップはオプションです。

    注: 「派生元」ページの「承認」をクリックすると、IBM InfoSphere Enterprise Records により、要約に表示されているすべてのフィールドのデータ (空白を含む) が「分類プロパティーの設定」ステップの対応するフィールドにコピーされます。 既にこれらのフィールドに他のデータを入力していて、「派生元」ページの情報を確認しているだけの場合、「承認」ではなく「キャンセル」をクリックすると手動で入力したデータが保持されます。

  2. ドロップダウン・メニューから「最高機密」、「機密」、または「社外秘」を選択して「初期の分類」の値を指定します。

    注:  初期分類レベルでアイテムを参照するためのクリアランスがある場合、「現在の分類」のデフォルト値は「初期の分類」と同じです。それ以外の場合、セキュリティー・クリアランスのレベルで値を指定する必要があります。

  3. 分類の理由」をクリックします。「分類の理由」の追加および削除が実行できる「値の選択」ページが開きます。
    1. 「分類の理由」を追加するには、「新しい値の追加」をクリックして、「アクティブ」(新しいレコードの場合) または「非推奨」(レガシー・レコードの場合) を選択します。
    2. 選択肢のリストから理由を選択し、「承認」をクリックします。
    3. 必要な数だけ理由を追加します
    4. 理由を削除するには、理由を強調表示し、「選択済みアイテムの削除」アイコン 「選択済みアイテムの削除」アイコン をクリックします。
    5. 選択が完了したら「承認」をクリックします。
  4. 「分類エージェント」フィールドで、物理レコードを管理している政府機関の名前 (国防総省など) を入力します。
  5. 残りのオプション・フィールドに値を入力します。
  6. 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。