Özellikler, belge ya da klasör gibi bir nesneyle ilgili bilgileri tanımlar. Bir nesne deposunda erişebileceğiniz tüm nesneler bir sınıfa aittir. Sınıf, nesnenin özelliklerini ve davranışını belirler. Örneğin, tüm klasörler Klasör sınıfına ve tüm belgeler Belge sınıfına aittir. Bir klasöre ilişkin davranış ve özellikler, bir belgeye ilişkin davranış ve özelliklerden farklıdır. Örneğin, belgeleri dışarı alabilirsiniz, ancak klasörleri dışarı alamazsınız.
Belirli bir sınıfa ilişkin özellikleri denetimciniz tanımlar ve bir sınıfın yeni alt sınıflarını yaratabilir. Örneğin, sitenizde tüm belgeler için bir proje hesabı koduna gerek duyuluyorsa, denetimci temel Belge sınıfına "Proje kodu" özelliğini ekleyebilir. Sitenizde bazı özellikler bazı belge tiplerine uygulanırken, bu özelliklerin diğer belge tiplerine uygulanmaması gerekiyorsa, denetimciniz ek özellikleri işleyecek bir ya da daha fazla yeni alt sınıf tanımlayabilir. Örneğin, harcama raporu belgeleriniz için hesap kodlarına ilişkin özellikler gerekebilir; öte yandan, pazarlama belgelerinde proje kodlarına, proje yayın tarihlerine ve yönetim onaylarına ilişkin özellikler gerekli olabilir. Bir belgeyi dışarı aldığınızda ya da geri verdiğinizde, belge için uygun sınıfı seçer ve özellik değerlerini girersiniz.
Bazı özellik değerleri sistem tarafından yaratılır ve doğrudan değiştirilemez. Nesneyi yaratan kişi ve yaratıldığı tarih gibi sistem özellikleri, nesne bir nesne deposuna eklendiği zaman ayarlanır. Değiştirme tarihi ve değiştiren kişi gibi özelliklerse, nesne, özellikleri ya da güvenliği değiştirildiğinde, sistem tarafından güncellenir.
Özelliklerin çeşitli tipleri ve kısıtlamaları vardır. Değeri belirtmek için kullanacağınız yöntemi özellik tipi belirler. Genel olarak, sayfadaki yönergeleri izlemeniz yeterli olacaktır. Bazı özel gerekler ve ipuçları, aşağıdaki kısımların her biri altında listelenmiştir. Belgenize ilişkin özelliklere nasıl erişeceğinizi, Microsoft® Office uygulamalarınızla tümleştirmek için kullandığınız uygulama belirler.
Bir belgeyi ya da klasörü bir nesne deposuna eklediğinizde ya da nesnelerde değişiklik yaptığınızda (belgeyi geri verme ya da dışarı alınmış bir belgenin içeriğini değiştirme gibi), belgeye ya da klasöre atanmış özelliklere erişebilir ve bunları güncelleyebilirsiniz. Belge için sınıf seçip seçemeyeceğinizi ya da belgeye sınıf atayıp atayamayacağınızı, belge eklemek için kullandığınız giriş şablonu belirler. Bir belgeye atanmış özellikleri değiştirebilir, ancak sınıfı değiştiremezsiniz; öte yandan, birklasöre atanmış özellikleri ve sınıfı değiştirebilirsiniz.
Belgenin özelliklerini değiştirmek ve belgeyi bir nesne deposuna geri vermeden önce yeni içeriği saklamak için, içeriği saklarken Özelliklerle sakla öğesini tıklatabilirsiniz.
IBM ECM altındaki Özellikleri Görüntüle/Değiştir etiketini kullanın ya da beliren bir menüden Özellikler öğesini seçin. Bir belgeyi ya da klasörü seçtikten sonra Göz At pencere gözünün alt kısmındaki Ayrıntıları Göster öğesini de tıklatabilirsiniz. Ayrıntılar pencere gözdünde nesneyle ilgili bilgiler görüntülenir; Değiştir öğesini tıklattıktan sonra seçtiğiniz herhangi bir nesneye ilişkin bilgileri görüntüleyebilir ve değiştirebilirsiniz.
Bazı belgelerinize, denetimciniz tarafından yaşam çevrimi içeren özellikler atanmış olabilir. Belge yaşam çevrimi, bir belgenin yaşam çevrimi boyunca içinden geçtiği çeşitli durumları kapsar. Örneğin, bir kredi uygulamasının yaşam çevrimi aşağıdaki sırayı izleyebilir:
Durumlar, gerçek bir kredi uygulamasının bir süreçten diğerine geçtiğini yansıtmaktadır. Belge bir durumdan diğerine geçtikçe, yaşam çevrimi durumu güncellenir. Örneğin, onaylama işleminden sonra belge ikinci durumuna (Onaylama) yükseltilir. Banka krediyi finanse ettikten sonra, belge Fonun Temini durumuna yükseltilir.
Belge yaşam çevrimi ilkesine bazı özellikler atanmış olabilir. Belge yaşam çevrimi ilkesi bir belge sınıfına atanır ve denetimciniz tarafından kullanılır. Yaşam çevrimi durumu görüntülenir ve uygun izinleriniz varsa yaşam çevrimini değiştirebilirsiniz.
Belgelere ve klasörlere ilişkin bazı özelliklere denetimciniz tarafından işaret atanmış olabilir. İşaretler belirli özellik değerlerine dayalıdır ve belgelere ya da klasörlere erişilmesini sağlar. Bir nesneye bir işaret uygulandığında, bunun sonucundaki erişim izinleri, nesnenin başlangıçtaki erişim izinleri ile işaretlere ilişkin ayarların bir birleşimidir. İşaretin atandığı nesneye kimlerin erişebileceğini ve atanmış işareti kimlerin değiştirebileceğini ya da kaldırabileceğini, işaretin ayarları belirler.
Bir belgeyi açtığınızda ya da eklediğinizde, Bilgi sayfasından belgenin özelliklerini görüntüleyebilirsiniz. Bir belge dışarı alındığında, Bilgi Al menüsünden belge özelliklerini değiştirebilir ya da site denetimciniz izin veriyorsa, belgeyi geri verirken bu özellikleri değiştirebilirsiniz. Özellik değerlerinin düzenlenmesine ek olarak, bu değerlerin bazılarını Office belgelerine de ekleyebilirsiniz.
Bileşik belge yaratmak istiyorsanız, belgenin bilgi sayfasına erişmeniz gerekir. Tümleşik uygulamalarda, Bilgi Al menü seçeneğinden bileşik belge yaratma işlemi gerçekleştirilemez.
Workplace XT'de, dışarı alınan bir belgenin özelliklerini görüntülediğinizde, gerçekte Devam Ediyor ya da Yayınlandı durumundaki sürümün özelliklerini görüntülersiniz; Application Integration olanağında ise Ayırma durumundaki sürümün özelliklerini görüntülersiniz. Bu, dışarı alınan bir belgeyle çalışılırken beklenmeyen davranışlara neden olabilir:
Özellikleri Office uygulamalarından ve Outlook'tan görüntülemek ya da değiştirmek için
Uygulamanıza bağlı olarak aşağıdaki seçeneklerden birini seçin:
Integration for Microsoft Office kullanılarak tümleştirilmiş Office 2007 uygulamaları |
Application Integration |
||
---|---|---|---|
Office uygulamaları |
Outlook |
Office uygulamaları |
Outlook |
|
|
|
|