Wenn sie eine Aktenkategorie oder einen -ordner erstellen, ist er als aktiv markiert. Bei Bedarf können Sie eine solche Einheit jedoch auch als inaktiv markieren. In inaktive Kategorien oder Ordner können keine neuen Einheiten abgelegt werden, und beim Deklarieren einer Akte sind die inaktiven Kategorien und Ordner für Benutzer nicht sichtbar. Inaktiv-Setzen einer Einheit ist nützlich, wenn Aktenkategorien oder -ordner überprüft und genehmigt werden müssen, bevor sie zur allgemeinen Nutzung freigegeben werden.
Wenn Sie eine Entität als inaktiv markieren, werden auch alle ihre untergeordneten Behältnisse automatisch als inaktiv markiert. Sie können eine inaktive Entität jederzeit wieder aktiv machen, wobei jedoch ihre untergeordneten Behältnisse (Container) nicht automatisch ebenfalls aktiv werden. Vielmehr müssen Sie diese ausdrücklich ebenfalls als aktiv markieren.
Vorgänge wie Suchen, Wiederauffinden, Nutzen und Verschieben lassen sich auch auf inaktive Einheiten anwenden. Dasselbe gilt auch für Dispositionsaktionen.
So markieren Sie einen oder mehrere Container als aktiv:
So markieren Sie einen Container als inaktiv: