Sestavljen dokument združuje skupaj dokumente s skupno temo ali vsebino, kar vam omogoča, da si ogledate s tem povezane dokumente, ne da bi morali poznati imena in lokacije dokumentov.
Združevanje in vzpostavljanje odnosov z dokumenti vključuje povezovanje nadrejenega dokumenta z enim ali več podrejenimi dokumenti. Nadrejeni in podrejeni dokumenti so izdelani neodvisno en od drugega. Ko ugotovite, kako se dokumenti povezujejo en z drugim v sestavljenem dokumentu, se informacije shranijo v izdelano povezavo. To je drugačno od povezave, ki jo lahko izdelate, da povežete različne vrste objektov, kot so na primer mape, dokumenti ali objekti po meri.
Dokumenti, vključeni v sestavljenem dokumentu, se lahko nahajajo na različnih lokacijah v eni shrambi objektov. Sestavljenega dokumenta ne morete izdelati z objekti po meri in mapami, prav tako pa ne morete izdelati sestavljenega dokumenta, ki vsebuje dokumente, ki se nahajajo v različnih shrambah objektov. Če med dokumenti ni nobenega očitnega hierarhičnega odnosa, lahko izdelate nadrejeni dokument, ki je brez vsebine (to je zunanja datoteka), in podate, da so povezani dokumenti podrejenci tega dokumenta.
Najprej izdelate nadrejenca, nato pa med izdelavo sestavljenega dokumenta povežete dodatne dokumente kot podrejence. Podobne postopke na nadrejenih in podrejenih dokumentih izvedete tako, kot bi to storili s standardnimi dokumenti. Ogledate si lahko na primer strani z informacijami za nadrejene in podrejene dokumente kot tudi informacije za povezave, ki povezujejo dokumente enega z drugim. Tako za nadrejene kot podrejene dokumente lahko izdelate različice in dodelite ime povezavi med nadrejencem in podrejencem. Ko dodajate, spreminjate ali vstavljate nadrejen dokument, vam posebne nastavitve omogočajo upravljanje tega dokumenta v času dogodka, ko so za njegov nadrejeni dokument izdelane različice oziroma je ta izbrisan.
Poleg tega lahko spremenite vrstni red, v katerem se podrejeni dokumenti pojavijo na seznamu podrejenih dokumentov nadrejenca, izberete dodatne podrejene dokumente, vstavite nove dokumente in odstranite povezave, ki povezujejo dokumente.
Dejanje |
Informacije |
Izdelajte nadrejeni dokument |
- Ko ga dodajate v shrambo objektov (ročno ali prek vnosne predloge). Podrejeni dokumenti že morajo obstajati v shrambi objektov.
- Ko prijavljate novo različico.
- Z izbiro možnosti Spremeni sestavljeno na njegovem pojavnem meniju. Ko je dokument pretvorjen, ga lahko povežete s podrejenimi dokumenti in drugimi nadrejenimi dokumenti. Sestavljen dokument lahko prav tako pretvorite nazaj v standarden dokument, vendar pa ga ne morete pretvoriti nazaj v standarden dokument, če ima povezane podrejene dokumente. Najprej morate odstraniti povezane podrejene dokumente.
To dejanje ni na voljo, ko dostopate do:
- strani z informacijami za dokument, ki je objekt rezervacije;
- dokumenta iz integrirane aplikacije, kot je na primer Word ali Excel.
|
Povežite podrejene dokumente z nadrejenim dokumentom |
- Ko dodajate nadrejeni dokument v shrambo objektov.
- Ko prijavljate novo različico.
- Ko si ogledujete njegovo stran z informacijami (Pogled Podrejeni dokumenti).
- Med dodajanjem dokumenta si s pomočjo povezave Pokaži oglejte seznam podrejenih dokumentov, povezanih s specifičnim nadrejenim dokumentom. Poleg tega lahko izvedete tudi dodatna dejanja, kot je na primer spreminjanje vrstnega reda, v katerem se pojavijo dokumenti, ko imate več kot en podrejen dokument.
|
Povežite informacije in lastnosti povezave sestavljenega dokumenta |
Pogled lastnosti povezave sestavljenega dokumenta na strani z informacijami je stran samo za branje, ki nudi trenuten posnetek povezave razmerja med komponentami med specifičnim podrejenim dokumentom in njegovim nadrejenim dokumentom. Prikazane informacije vam omogočajo upravljanje razmerja med podrejenim in nadrejenim dokumentom, ko je za nadrejeni dokument na primer izdelana različica oziroma je izbrisan.
Informacije o lastnostih, ki se pojavijo, so izdelane, ko podrejeni dokument prvič povežete z nadrejenim. Spremenite lastnosti, prikazane na tej strani, ko spremenite podrejeni dokument.
Sistemske lastnosti so prav tako samo za branje in jih ni mogoče urejati. Glede na svoje Nastavitve uporabniških preferenc lahko sistemske lastnosti strnite (skrijete). Kliknite Pokaži sistemske lastnosti ali Skrij sistemske lastnosti za preklapljanje prikazovanja sistemski lastnosti.
Do pogleda lastnosti povezave sestavljenega dokumenta lahko dostopite, ko odprete stran z informacijami za nadrejen ali podrejen dokument. |
Nadrejeni dokumenti |
Postopek |
Če želite izdelati nadrejeni dokument med dodajanjem dokumenta
|
- Dodajte dokument v shrambo objektov in v polju Sestavljen dokument izberite Da.
- Če želite podrejenca dodati zdaj, kliknite Dodaj podrejenca in se pomaknite do dokumenta, potem ko kliknete Izberi. (Podrejenca lahko pozneje dodate s strani z informacijami.)
- Izberite ustrezno nastavitev.
- Za Ohrani z novo nadrejeno različico izberite Da (privzetek), če želite vzdrževati razmerje nadrejenec-podrejenec, ko je nadrejeni dokument spremenjen in prijavljen kot nova različica. Izberite Ne, da razdrete to razmerje, ko je nadrejenec prijavljen kot nova različica.
- Za Izbriši, ko je izbrisan nadrejenec izberite Da, če želite izbrisati podrejeni dokument, ko je izbrisan njegov nadrejenec. Izberite Ne, da ohranite podrejeni dokument v shrambi objektov, če je nadrejenec izbrisan.
- Za Prepreči brisanje izberite ustrezno nastavitev glede na to, ali želite preprečiti brisanje.
- Neobvezno - Vnesite ime za to povezavo. To se pojavi v stolpcu Ime povezave na strani z informacijami nadrejenca (pogled Podrejeni dokumenti).
- Končajte z dodajanjem dokumenta.
|
Če želite pretvoriti dokument v nadrejeni dokument z dejanjem Spremeni sestavljeno. |
- Izberite dokument, nato pa kliknite Pridobi informacije, če si želite ogledati razpoložljiva dejanja. Kliknite Spremeni sestavljeno, nato pa opravite dejanje.
- Sprejmite spremembo.
|
Podrejeni dokumenti |
Postopek |
Če želite pokazati podrejene dokumente, povezane z nadrejenim dokumentom |
- Preglejte trenutne podrejene dokumente ali kliknite Dodaj podrejenca, da dodate nov podrejen dokument.
- Če imate več kote eno podrejen dokument, lahko izvedete dodatna dejanja.
- Nadaljujte, da dokončate proces dodajanja ali spreminjanja.
|
Če želite dodati ali spremeniti podrejen dokument
|
- Poiščite stran z informacijami nadrejenca, Pogled Podrejeni dokumenti, preden nadaljujete z dodajanjem ali spreminjanjem podrejenega dokumenta.
- Izvedite eno od naslednjih dejanj:
- Če dodajate nov podrejen dokument, kliknite Dodaj podrejenca.
- Če vstavljate nadrejeni dokument znotraj obstoječega nabora podrejenih dokumentov, povezanih z nadrejenim dokumentom, kliknite Vstavi podrejenca na meniju Dejanja.
- Če spreminjate obstoječ podrejen dokument, izberite dokument, nato pa kliknite Spremeni podrejenca na meniju Dejanj.
- Pod podrejenim dokumentom izvedite eno od naslednjih dejanj:
- Izberite Dokument, da identificirate dokument, ki ga želite dodati kot podrejen dokument. Kliknite Izberi, da poiščete ta dokument. Potem ko najdete dokument, podajte, ali želite povezati izdano različico, trenutno različico ali različico podrejenega dokumenta. Za dodatne informacije o izbiranju teh različic glejte Izberi objekt.
Glede na dokument in različico, ki jo izberete, boste lahko morali podati oznako za povezovanje komponent in jo izbrati. Oznako določa razred dokumenta, dodeljen podrejenemu dokumentu, ki ga dodajate. To je nastavitev, ki zagotavlja, da so specifični dokumenti, ki jih dodajate ali spreminjate, vključeni v sestavljen dokument. Poleg dodeljevanja oznake morate izbrati tudi okence, ki se pojavi poleg oznake za aktiviranje nastavitve.
- Izberite Zunanja datoteka, da podate pot URL do datoteke, ki se nahaja zunaj vašega aplikacijskega okolja.
- Pod Nastavitvami izvedite naslednja dejanja:
- Za Ohrani z novo nadrejeno različico izberite Da, če želite vzdrževati razmerje med podrejenim in nadrejenim dokumentom, ko je nadrejeni dokument dodan v shrambo objektov.
- Za nastavitev Izbriši, ko je izbrisan nadrejenec izberite Da, da podate brisanje podrejenega dokumenta, ko je izbrisan tudi z njim povezani nadrejeni dokument.
- Za nastavitev Prepreči brisanje izberite ustrezno nastavitev in tako preprečite brisanje specifičnega podrejenega ali nadrejenega dokumenta. Brez in Od nadrejenca sta razpoložljivi možnosti za zunanje datoteke.
- Kliknite Sprememba razreda, da izberete razred povezave za nadrejeni dokument, ki ga dodajate, ali vnesite vrednosti lastnosti za razred povezave.
|
Če želite pozneje spremeniti podrejene nastavitve |
- Kliknite ikono nadrejenega dokumenta Pridobi informacije, nato pa izberite pogled Podrejeni dokumenti.
- Izberite podrejenca, ki ga želite spremeniti.
- Na meniju Dejanja izberite Spremeni podrejenca.
- Spremenite ustrezna polja.
|
Če si želite ogledati vsebino povezanih dokumentov |
- Če uporabljate pogled Podrejeni dokumenti nadrejenega dokumenta, kliknite naslov kateregakoli podrejenega dokumenta na seznamu.
- Kliknite Izberi podrejenca, da prikažete hierarhijo razmerij. Če želite prikazati vsebino podrejenca na nižji ravni, izberite njegov nadrejen dokument. Podrejenec bo nato naveden in lahko kliknete njegov naslov.
- Potem ko izberete podrejenca v hierarhiji Izberi podrejenca, lahko izdelate varnostno kopijo na poti Podrejenci za za drugega nadrejenca. To prikaže njegove podrejence in lahko kliknete naslov za prikaz njegove vsebine.
OPOMBA Če uporabljate InfoSphere Enterprise Records, bodite previdni pri izbiranju možnosti Nastavitev. Nastavitev, ki preprečuje brisanje kateregakoli dokumenta, lahko moti normalni urnik brisanja dokumentov, ko morajo biti izbrisani. Če podate, da naj bo podrejeni dokument izbrisan, ko je izbrisan njegov nadrejeni dokument, lahko to podobno ovira normalen proces dispozicije podrejenega dokumenta. Za dodatne informacije glejte Pregled konfiguracije IBM InfoSphere Enterprise Records. |
Če želite spremeniti vrstni red podrejenih dokumentov
|
- Izberite podrejen dokument v pogledu Podrejeni dokumenti ali ko si ogledujete povezane podrejene dokumente za specifičen nadrejen dokument s pomočjo povezave Pokaži med procesom dodajanja ali spreminjanja.
- Na meniju Dejanja kliknite Spremeni vrstni red.
- Izvedite eno od naslednjih dejanj:
- Kliknite Premakni na začetek, da premaknete podani dokument na vrh seznama podrejenih dokumentov.
- Kliknite Premakni gor, da premaknete podani dokument za eno mesto gor na seznamu podrejenih dokumentov.
- Kliknite Premakni dol, da premaknete podani dokument za eno mesto dol na seznamu podrejenih dokumentov.
- Kliknite Premakni na konec, da premaknete podani dokument na konec seznama podrejenih dokumentov.
|
Če želite premakniti podrejen dokument |
- Dostopite do pogleda Podrejeni dokumenti. Izberite dokument, ki ga želite premakniti, nato pa kliknite meni Dejanja, da si ogledate razpoložljiva dejanja.
- Kliknite Odstrani podrejenca, nato pa kliknite Odstrani, da dokončate dejanje. Povezava me specifičnim nadrejenim in podrejenim dokumentom je odstranjena, vendar pa podrejeni dokument ostane v shrambi objektov, ko dokončate ta proces.
|
Če želite upravljati lastnosti povezave sestavljenega dokumenta |
- Če želite dostopiti do lastnosti povezave za nadrejen ali podrejen dokument, izvedite naslednja dejanja:
- Izberite podrejeni dokument, nato pa kliknite povezano povezavo nadrejenega dokumenta. Poleg vrednosti lastnosti povezave, na primer v stolpcu Ime povezave, kliknite gumb Informacije, da dostopite do strani Informacije o povezavi.
- Izberite nadrejeni dokument, nato pa kliknite povezano povezavo podrejenega dokumenta. Izberite podrejeni dokument z lastnostmi informacij o povezavi, ki si jih želite ogledati. Na meniju Dejanja kliknite Informacije o povezavi, da dostopite do strani Informacije o povezavi.
- Preglejte trenutne informacije o povezavi, ki definirajo razmerje med specifičnimi nadrejenimi in podrejenimi dokumenti.
|