Configurazione dei report e prerequisiti

In questo argomento, è possibile trovare:

Prima di poter generare un report, è necessario verificare che siano soddisfatti i prerequisiti descritti di seguito per la generazione del report. È inoltre necessario aver configurato il server di report durante l'installazione di IBM InfoSphere Enterprise Records. Per ulteriori informazioni, consultare il manuale IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Report di IBM InfoSphere Enterprise Records

I seguenti report sono basati sul piano file predefinito correntemente selezionato, scelto dall'amministratore. Per generare un report, selezionare la scheda Report in IBM InfoSphere Enterprise Records e seguire le istruzioni visualizzate per immettere i criteri di configurazione specifici da utilizzare come base per il report.

Quando si immettono criteri per un report, spesso è possibile digitare le informazioni oltre che selezionarle. Tuttavia, per assicurare che vengano immesse le informazioni corrette, inizialmente è consigliabile selezionarle fino a quando non ci si è familiarizzati con l'immissione dei criteri. Quando ad esempio si specifica una sezione del piano file, è necessario specificare il percorso completo, cominciando da /Records Management.

Per numerosi report, è necessario eseguire Pulitura disposizioni per ottenere le informazioni più aggiornate. Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione di pulitura disposizioni. Per ottimizzare la generazione di report, vedere Prestazioni.

Azioni eseguite da un utente

Il report è basato sul nome dell'autore dell'ultima modifica. Non visualizza tutte le azioni eseguite dall'utente specificato. Se ad esempio l'utente ha creato un record e nessun altro lo ha modificato, l'utente che l'ha creato è considerato l'autore dell'ultima modifica e nel report verrà riportato l'evento di creazione del record. Se un altro utente ha modificato il record, il nome del creatore non viene incluso nel report di questo record in quanto il creatore non è più l'autore dell'ultima modifica.

Prima di generare questo report, eseguire le seguenti operazioni preliminari per assicurare che siano soddisfatti i prerequisiti necessari:

Il report elencherà solo le azioni eseguite dopo l'attivazione della verifica. Per ulteriori informazioni, vedere Verifica.

NOTA  Nel report vengono inclusi gli eventi di eliminazione nei seguenti casi:

Azioni eseguite da un utente
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Nome utente Immettere un nome utente o fare clic su Seleziona utente per cercare e selezionare l'utente sulle cui azioni si desidera eseguire una query.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale sulla quale basare il report.
Tipo entità RM Selezionare una o più delle entità RM elencate facendo clic su di esse (usare MAIUSC + clic o CTRL + clic).
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Nome evento, Tipo entità, Nome utente, Data azione, Nome entità e Entità totali.

Selezionare Riepilogativo per includere Nome evento, Tipo entità e Entità totali.

Categorie e cartelle per azioni di disposizione

Questo report mostra quali categorie e cartelle sono state coinvolte in una particolare azione di disposizione. È necessario innanzitutto assegnare pianificazioni di disposizione a categorie e cartelle. Per ottenere informazioni aggiornate, eseguire Pulitura disposizioni. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di un'azione, Associazione di una pianificazione di disposizione a un'entità e Esecuzione di Pulitura disposizioni.

Categorie e cartelle per azioni di disposizione
Proprietà Descrizione
Azione smaltimento Selezionare un'azione di smaltimento dall'elenco a discesa dove sono disponibili le seguenti opzioni: Revisione, Esportazione, Trasferimento, Distruzione, Trasferimento provvisorio, Limite, Revisione vitale.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di inizio del report. Questa data definisce l'inizio del periodo durante il quale l'azione di disposizione selezionata è stata eseguita.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale del report. Questa data definisce la fine del periodo durante il quale l'azione di disposizione selezionata è stata eseguita. .
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Data esecuzione fase, Nome pianificazione di disposizione, Tipo entità, Data creazione, Creatore e Nome entità.

Selezionare Riepilogativo per includere Data esecuzione fase, Nome pianificazione di disposizione, Tipo entità e Entità totali.

Pianificazioni di disposizione definite in un piano file

Questo report elenca le pianificazioni di disposizione presenti nel piano file. Per ulteriori informazioni sulle pianificazioni di disposizione, vedere Pianificazioni di disposizione.

Pianificazioni di disposizione definite in un piano file
Proprietà Descrizione
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Nome pianificazione di disposizione, Nome azione, Tipo entità e Nome entità.

Selezionare Riepilogativo per includere Nome pianificazione di disposizione, Tipo entità e Entità totali.

Pianificazioni di disposizione allocate a tipi di record

Prima di generare questo report, eseguire le seguenti operazioni preliminari per assicurare che siano soddisfatti i prerequisiti necessari:

Pianificazioni di disposizione allocate ai tipi di record
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Nome pianificazione smaltimento Fare clic su Seleziona pianificazioni di disposizione per selezionare una pianificazione di disposizione dall'elenco visualizzato oppure digitare un nome. Si noti che se il testo selezionato o digitato appare in nomi di altre pianificazioni di disposizione, la pianificazione non viene selezionata.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Nome pianificazione, Nome entità, Data creazione, Creato da e numero totale di record.

Selezionare Riepilogativo per includere Nome pianificazione e numero totale di record.

Cartelle e categorie elettroniche associate a una pianificazione di disposizione

Questo report mostra quali categorie e cartelle sono state associate a una particolare pianificazione di disposizione. Per ulteriori informazioni, vedere Associazione di una pianificazione di disposizione a un'entità.

Categorie e cartelle elettroniche associate a una pianificazione di disposizione
Proprietà Descrizione
Nome pianificazione smaltimento Fare clic su Seleziona pianificazioni di disposizione per selezionare una pianificazione di disposizione dall'elenco visualizzato oppure digitare un nome. Si noti che se il testo selezionato o digitato appare in nomi di altre pianificazioni di disposizione, la pianificazione non viene selezionata.
Tipo entità RM Selezionare una o più delle entità RM elencate facendo clic su di esse (usare MAIUSC + clic o CTRL + clic).
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Nome pianificazione, Nome azione, Tipo entità RM, Data creazione, Creato da e Nome entità RM.

Selezionare Riepilogativo per includere Nome pianificazione, Nome azione, Tipo entità RM e Entità totali.

Record e cartelle per contrassegni protettivi (solo PRO)

Questo report mostra quali cartelle e/o record sono stati precedentemente contrassegnati per la classificazione di sicurezza selezionata. È necessario immettere un ID utente e la relativa password per il database utilizzato per determinare il livello di classificazione. L'utente potrà visualizzare informazioni al proprio livello di classificazione o a un livello inferiore.

Cartelle e record elettronici per contrassegni protettivi
Proprietà Descrizione
Categoria sicurezza Selezionare una o più categorie di sicurezza (Segreto, Riservato, Confidenziale, Restricted o Non classificato).
Tipo entità RM Selezionare uno dei due tipi di entità o entrambi i tipi per i quali si desidera generare il report.
Tipo report Selezionare Dettagliato per includere Categoria sicurezza, Tipo entità RM, Data creazione, Creatore e Nome entità RM. Selezionare Riepilogativo per includere Categoria sicurezza, Tipo entità RM e Entità totali.

Cartelle elettroniche create in un periodo specifico

Questo report mostra le cartelle elettroniche che sono state create durante un periodo specifico.

Cartelle elettroniche create in un periodo specifico
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione finale sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Data creazione, Creatore e Nome entità RM.

Selezionare Riepilogativo per includere Data creazione e numero di cartelle di record create.

Record elettronici creati da un utente in un periodo specifico

Questo report elenca i record elettronici creati da un particolare utente nel periodo specificato.

Record elettronici creati da un utente in un periodo specifico
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione finale sulla quale basare il report.
Creato da utente Immettere un nome utente o fare clic su Seleziona utente per cercare e selezionare l'utente per il quale si desidera generare un report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Creato da, Data creazione e Nome entità RM.

Selezionare Riepilogativo per includere Creato da, Data creazione e N. entità create.

Record elettronici visualizzati da un utente in un periodo specifico

Questo report mostra quali record sono stati visualizzati da un utente di IBM InfoSphere Enterprise Records nel periodo specificato. Prima di generare questo report, eseguire le seguenti operazioni preliminari per assicurare che siano soddisfatti i prerequisiti necessari:

Per ulteriori informazioni sulla verifica, vedere Attivazione o disattivazione della verifica.

Questo report elenca solo i record visualizzati dopo l'attivazione della verifica.

Record elettronici visualizzati da un utente in un periodo specifico
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di visualizzazione iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di visualizzazione finale sulla quale basare il report.
Visualizzato per utente Immettere un nome utente o fare clic su Seleziona utente per cercare e selezionare l'utente per il quale si desidera generare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Visualizzato da, Data visualizzazione, Creato da, Data creazione, Nome entità RM e numero totale di record.

Selezionare Riepilogativo per includere Visualizzato da, Data visualizzazione e Entità totali.

Volumi elettronici aperti e chiusi in un periodo specifico

Questo report mostra quali volumi elettronici sono stati aperti e/o chiusi durante il periodo specificato. Per generare un report dettagliato, impostare una query sia per i volumi aperti che per quelli chiusi; per generare un report riepilogativo specificare invece solo i volumi aperti o solo quelli chiusi. Per informazioni su come aprire e chiudere volumi, vedere Volumi.

Volumi elettronici aperti e chiusi in un periodo specifico
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale di apertura/chiusura sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale di apertura/chiusura sulla quale basare il report.
Azione Fare clic sulle caselle di controllo Aperto e/o Chiuso (se disponibili), a seconda di quale di queste azioni si desidera includere nel report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Data apertura, Data chiusura (una di queste due date o entrambe), Chiuso da, Data creazione, Creato da e Nome entità RM.

Selezionare Riepilogativo per includere Data apertura (o Data chiusura) e numero di entità aperte o chiuse.

Cartelle e record associati a una pianificazione di disposizione

Questo report mostra quali cartelle e record sono stati associati a una particolare pianificazione di disposizione durante il periodo specificato.

Cartelle e record associati a una pianificazione di disposizione
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Nome pianificazione smaltimento Fare clic su Seleziona pianificazioni di disposizione per selezionare una pianificazione di disposizione dall'elenco visualizzato oppure digitare un nome. Se il testo selezionato o digitato appare in nomi di altre pianificazioni di disposizione, la pianificazione non viene selezionata. Per questo campo viene effettuata la distinzione tra maiuscole e minuscole.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale di associazione sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale di associazione sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Pianificazione di smaltimento, Tipo entità, Nome azione, Data allocazione, Data creazione, Creatore e Nome entità.

Selezionare Riepilogativo per includere Data allocazione, Pianificazione di smaltimento e Tipo entità.

Cartelle e record per azioni di disposizione

Questo report mostra le entità coinvolte nell'azione specificata. Prima di generare tale report, è necessario associare l'azione a una o più pianificazioni di disposizione e associare queste ultime a una o più categorie o cartelle. Per ottenere informazioni aggiornate nel report, eseguire Pulitura disposizioni.

NOTA Nel report vengono incluse informazioni sulle cartelle.

Cartelle e record associati mediante azioni di disposizione
Proprietà Descrizione
Azione smaltimento Selezionare un'azione di disposizione dall'elenco a discesa dove sono disponibili le seguenti opzioni: Revisione, Esportazione, Trasferimento, Distruzione, Trasferimento provvisorio, Limite, Revisione vitale.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di inizio del report. Questa data definisce l'inizio del periodo durante il quale l'azione di disposizione selezionata è stata eseguita.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale del report. Questa data definisce la fine del periodo durante il quale l'azione di disposizione selezionata è stata eseguita.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Nome azione, Nome entità, Data esecuzione fase, Data dichiarazione/Data archiviata, Creato da, Nome pianificazione, ID, Posizione, Categoria record/Identificativo cartella, Formato e tipo elemento multimediale.

Selezionare Riepilogativo per includere Nome azione, Tipo entità RM e Entità totali.

Cartelle e record in attesa

Questo report mostra quali cartelle e record sono correntemente in stato di attesa. È innanzitutto necessario aver creato una o più attese e averle applicate a entità. La data indica il momento in cui l'attesa è stata applicata.

Cartelle e record in attesa
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale di attesa sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale di attesa sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Tipo entità, Nome entità, Data creazione, Creato da, Data di attesa, Nome attesa, ID, Posizione, Categoria record/Identificativo cartella, Formato e tipo elemento multimediale.

Selezionare Riepilogativo per includere Tipo entità e Entità totali.

Posizione dei record elettronici per tipo di applicazione

Questo report mostra le posizioni dei record sulla base del tipo di applicazione utilizzata per creare il documento associato. Questo report utilizza i dati specificati nel campo Formato del record dichiarato. Il campo Formato è opzionale quando si dichiarano record elettronici nei modelli di dati Base e PRO; è invece obbligatorio nel modello di dati DoD. Il record verrà selezionato per il report a condizione che il valore specificato nel campo Formato corrisponda a uno dei tipi di formato selezionati per il report.

Posizione dei record elettronici per tipo di applicazione
Proprietà Descrizione
Tipo applicazione Fare clic su Seleziona tipo applicazione e selezionare un tipo di applicazione dall'elenco visualizzato. Se necessario, fare clic su Avanti per passare alla pagina successiva dei tipi di applicazione.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Tipo applicazione, Creato da, Data creazione e Nome entità RM (comprendente anche la posizione).

Selezionare Riepilogativo per includere Tipo applicazione, Posizione e Numero entità.

Record destinati a retrocessione o declassamento (solo Classificati DoD)

Questo report elenca i record che sono destinati alla retrocessione o al declassamento nel periodo specificato. Questo report produce risultati solo quando viene fatto trascorrere tempo sufficiente affinché si verifichi un mutamento di classificazione per alcuni record. Gli utenti vedranno solo i record che hanno un livello di classificazione di sicurezza pari o inferiore a quello a loro assegnato. In questo report non viene inclusa la retrocessione di eventi.

Record destinati a essere retrocessi o declassificati
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per passare alla sezione del piano file sulla quale eseguire il report. Fare clic su OK quando l'entità desiderata è elencata in fondo al percorso. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Azione classificazione Selezionare Retrocessione per trovare i record che passeranno da Segreto o Riservato a un livello inferiore. Selezionare Declassamento per trovare i record che passeranno da Segreto, Riservato o Confidenziale a Non classificato.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Retrocedi il, Classificazione corrente, Titolo record e Istruzioni di retrocessione per l'opzione Retrocedi. Per l'opzione Declassato, il report include Data declassamento, Classificazione corrente e Titolo record.

Selezionare Dettagliato per includere Retrocedi il, Classificazione corrente e Titolo record per l'opzione Retrocedi. Per l'opzione Declassato, il report include Data declassamento, Classificazione corrente e Titolo record.

Cartelle di record senza una pianificazione di disposizione associata

Se si creano cartelle di record prima di creare pianificazioni di disposizione, quando viene il momento di assegnare le pianificazioni di disposizione, utilizzare questo report per trovare le cartelle a cui assegnarle. Questo report copre l'intero piano file.

Cartelle di record senza una pianificazione di disposizione associata
Proprietà Descrizione
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Tipo entità, Nome entità, ID, Data creazione/Data archiviazione, Creatore, Posizione, Categoria record/Identificativo cartella, Formato e tipo elemento multimediale.

Selezionare Riepilogativo per includere solo il numero di entità per ogni tipo di entità.

Decisioni di revisione prese in un periodo specifico

Questo report elenca tutte le categorie, le cartelle e i record per i quali è stata presa una particolare decisione di revisione. Questo report copre l'intero piano file. È necessario innanzitutto creare e applicare pianificazioni di disposizione alle cartelle IBM InfoSphere Enterprise Records desiderate e infine eseguire Pulitura disposizioni. I revisori devono aver completato le attività nelle loro caselle di posta in arrivo del flusso di lavoro (o nella casella di posta in arrivo pubblica RecordsManagerApproval).

Prima di eseguire questo report, è necessario creare un oggetto personalizzato svolgendo questa procedura:

  1. In Enterprise Manager (EM), andare a FPOS > Gestione record > RM principale > Configurazione di sistema.
  2. Fare clic e selezionare Nuovo > Oggetto personalizzato.
  3. Immettere un nome per l'oggetto personalizzato e fare clic su Avanti.
  4. Selezionare la casella di controllo Elenca classi nascoste.
  5. Dall'elenco, selezionare la classe Configurazione di sistema.
  6. Nel campo Nome proprietà, immettere esattamente la seguente stringa: "Disposal Phase Required"
  7. Nel campo Valore proprietà, immettere "1"
  8. Completare la creazione dell'oggetto.
  9. Aggiornare l'archivio oggetti.
Decisioni di revisione prese in un periodo specifico
Proprietà Descrizione
Decisione di revisione Selezionare la decisione di revisione dal menu a discesa, dove sono disponibili le seguenti opzioni: Approva, Rifiuta, Attesa o Modifica pianificazione.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale di revisione sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Data decisione fase (mese), Nome pianificazione, Tipo entità, Data decisione fase (giorno e ora), Commenti di revisione, Data creazione e Creatore.

Selezionare Riepilogativo per includere Data decisione fase (mese), Nome pianificazione, Tipo entità e Totale.

Visualizzazione piano file strutturato

Questo report elenca le categorie o le cartelle (o entrambe) disponibili nella sezione selezionata del piano file. Le date si riferiscono alla data di creazione delle entità.

Visualizzazione piano file strutturato
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Tipo entità RM Selezionare una o più delle entità RM elencate facendo clic su di esse (usare MAIUSC + clic o CTRL + clic).
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione iniziale sulla quale basare il report.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data di creazione finale sulla quale basare il report.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Tipo entità, Creato da, Data creazione, Nome entità e numero totale di entità di questo tipo.

Selezionare Riepilogativo per includere solo il numero di entità di questo tipo.

Record vitali dovuti per disposizione

Questo report mostra quali record vitali sono da sottoporre a revisione (o ad altre azioni configurate) nell'intervallo specificato. È necessario innanzitutto impostare un'azione di revisione vitale e una data periodica per l'avvio dell'azione. L'indicatore vitale del record deve essere impostato su Vero. Eseguire Pulitura disposizioni per aggiornare i record prima della generazione del report. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di record vitali.

Record vitali dovuti per disposizione
Proprietà Descrizione
Specifica sezione di piano file Fare clic su Sfoglia per selezionare la parte del piano file da utilizzare per generare il report. Se non viene specificata una sezione, verrà utilizzato l'intero piano file.
Data iniziale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data iniziale per le revisioni dei record vitali.
Data finale Fare clic sull'icona del calendario e selezionare la data finale per le revisioni dei record vitali.
Tipo report

Selezionare Dettagliato per includere Data revisione, Data creazione, Creato da e Nome entità.

Selezionare Riepilogativo per includere Data revisione e numero totale di record.