Administrar versiones de documento

La gestión de versiones es una parte esencial de la administración de contenidos . Los documentos con que trabaja en su empresa pueden sufrir muchos cambios durante su vida útil; para gestionar el contenido de los documentos se proporciona información sobre las versiones. Las versiones de un documento ofrecen una historia de los cambios experimentados por el documento desde su creación. Las versiones de los documentos se crean registrando y extrayendo un documento. Una versión es un documento que pertenece a la clase del documento o a una de las subclases del documento. Representa el documento como existía en un momento concreto del historial y se guarda individualmente y se mantiene en un almacén de objetos. Tomadas en su conjunto, las distintas versiones de un documento se convierten en la serie de versiones del documento.

Algunos cambios no quedan capturados en una versión:

Un icono al lado de un documento indica si el documento está extraído o no e indica el estado de la versión del documento extraído. También se muestra el número de versión mayor del documento (a menos que el administrador del sitio lo haya eliminado). Cuando se extrae un documento, siempre se extrae la versión actual. La versión actual de un documento es la versión más reciente de la serie de versiones. Es posible abrir y consultar otras versiones del documento desde la Información del documento o su página de Propiedades. Puede ascender, descender o eliminar versiones de documentos.

Para obtener más información sobre las versiones de un documento, consulte Acerca de versiones de documento.

Ascender la versión de un documento

Se puede ascender una versión menor de un documento a una versión mayor sin tener que extraer ni incorporar el documento. Cuando se asciende la versión, al número de versión mayor se le suma uno y el número de versión menor se pone a cero (0). Por ejemplo, si se asciende la versión 0.1, el número de versión pasa a ser la versión 1.0 y no existen otras versiones. Si se asciende la versión 1.4, el número de versión pasa a ser la versión 2.0, la versión 1.4 ya no existe, pero los demás números de versión se mantienen.

No puede ascender un documento cuando está extraído.

Para ascender la versión de un documento

  1. Navegue hasta el documento que desea ascender. Haga clic con el botón derecho sobre el documento y haga clic en Mas acciones > Ascender versión.
  2. Si es necesario, consulte la directriz de seguridad, si hay alguna asignada. Si no hay ninguna directriz asignada, puede pulsar Asignar directriz para asignar una directriz. Consulte Directriz de seguridad para obtener más información.
  3. Revise los ajustes de seguridad mostrados en pantalla y haga los cambios necesarios. Para obtener más información, consulte Definir permisos de seguridad.
  4. Haga clic en Aceptar para finalizar la acción.

Descender la versión de un documento

Se puede descender una versión mayor de un documento a una versión menor sin tener que extraer ni incorporar el documento. Cuando se desciende la versión, al número de versión mayor se le resta uno y al número de versión menor se le suma uno. Por ejemplo, si se desciende la versión 1.0 y existe la versión menor 0.22, el número de versión pasa a ser el 0.23. Si se desciende la versión 4.0 y no existen versiones menores, el número de versión pasa a ser el 3.1.

No puede descender un documento cuando está extraído.

Para descender la versión de un documento

  1. Navegue hasta el documento que desea descender de versión. Haga clic con el botón derecho sobre el documento y haga clic en Descender versión.
  2. Haga clic en Aceptar para finalizar la acción.

Eliminar una versión de un documento

Si es preciso, se puede eliminar una determinada versión de un documento de la serie de versiones.

PRECAUCIÓN  Cuando se borra una versión de un documento, el objeto se eliminará completamente de la aplicación. No se puede recuperar una versión eliminada de un documento.

Para eliminar versiones determinadas de un documento:

  1. Navegue hasta el documento cuya versión desea suprimir. Haga clic con el botón derecho en el documento y haga clic en Eliminar versiones.
  2. En la página Eliminar versión, seleccione la casilla de verificación Elementos seleccionados que se encuentra a la derecha de la versión o las versiones que desea eliminar. Para seleccionar todas las versiones de la lista, marque la casilla que hay en la fila de título de la lista de elementos.
  3. Haga clic en Aceptar para finalizar la acción.