Per record si intende un riferimento a un'informazione, dotato di metadati per la gestione dell'informazione stessa. Un record può ereditare impostazioni dal contenitore nel quale è stato creato. Ad esempio, può ereditare la pianificazione di disposizione del contenitore padre. Esistono due tipi di record: elettronico o fisico. Entrambi possono essere classificati come vitali e contrassegnati come record permanenti. Il modello di dati DoD capitolo 4 consente di dichiarare record con una classificazione di sicurezza (Segreto, Riservato, Confidenziale o Non classificato). Il modello di dati PRO consente di classificare record come Segreto, Riservato, Confidenziale, Restricted o Non classificato.
I modelli di dati Base e DoD consentono la dichiarazione dei record in categorie di record, cartelle di record e volumi. I modelli di dati PRO consentono la dichiarazione dei record in categorie di record e volumi.
NOTA Se si aggiorna un record Non classificato ad una classificazione superiore, ad esempio Confidenziale, Riservato o Segreto, molte delle proprietà richieste per il record appena aggiornato potrebbero mancare. Per assicurarsi di aver assegnato le proprietà corrette al record, andare alla pagina delle informazioni del record, fare clic su Classificazione di sicurezza, completare tutte le proprietà "richieste" mancanti per la classificazione del record e fare clic su Applica.
Un record elettronico punta a un documento elettronico, ad esempio un documento Content Engine (CE) o un messaggio di posta elettronica. Per i documenti CE, è possibile creare un record distinto per ogni versione di un documento o un singolo record per una raccolta di versioni di documento. È possibile archiviare record elettronici in cartelle elettroniche e ibride. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione di documenti e record.
Un record fisico, a volte denominato contrassegno, consiste di metadati relativi a un documento fisico o altro oggetto, ad esempio record cartacei, nastri o microfilm. È possibile archiviare record fisici in qualsiasi tipo di cartella di record. Tuttavia, ad eccezione delle cartelle elettroniche, un record fisico può essere dichiarato in un solo contenitore (una cartella ibrida, una cartella fisica o contenitore). Dopo la dichiarazione di un record fisico in una cartella ibrida o fisica o in una casella non è possibile archiviare il record in un altro contenitore a meno che non si tratti di una cartella elettronica. Questo vincolo modella l'archiviazione fisica del record. Ad esempio, se si dispone di un solo nastro di backup, è solamente possibile archiviarlo fisicamente in una scatola.
Per ulteriori informazioni sulla gestione di record fisici, vedere Entità fisiche.
Nei modelli di dati Classificato DoD, i record sono classificati come Segreto, Riservato, Confidenziale o Non classificato. Un utente può accedere solo ai record che corrispondono al suo livello di autorizzazione di sicurezza. Per ulteriori informazioni sulla dichiarazione di record classificati, vedere:
I record vitali sono record essenziali necessari per soddisfare responsabilità operative durante un emergenza o un disastro. Per assicurare verifiche periodiche di questi record, contrassegnare come vitale una categoria di record, una cartella di record o un volume per far sì che tutti i record creati in questi contenitori vengano automaticamente classificati come vitali.
Quando si contrassegna un contenitore come vitale, si seleziona l'evento ricorrente che genera la verifica o l'aggiornamento periodico di record vitali, nonché l'azione da avviare durante l'evento di revisione. Ogni volta che si verifica l'evento di revisione ricorrente, viene eseguito il flusso di lavoro di revisione di record vitali associato all'evento. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di record vitali.
IBM InfoSphere Enterprise Records include un report, Record vitali dovuti per disposizione, che elenca i record vitali elettronici da utilizzare per la disposizione entro un periodo specifico. Per ulteriori informazioni sui report, vedere Generazione di report.
Per definizione, un record permanente ha un valore tale da richiedere un mantenimento nell'azienda superiore al limite normalmente richiesto. È possibile rendere permanente un record impostando il valore del relativo Indicatore record permanente su True. Per impostazione predefinita, questa proprietà non viene visualizzata nell'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records. Per informazioni sulla visualizzazione della proprietà Indicatore record permanente in IBM InfoSphere Enterprise Records, vedere Personalizzazione della visualizzazione delle proprietà.
Notare che alla proprietà Indicatore record permanente non è associato alcun comportamento, La proprietà rappresenta solo un'informazione e, anche quando l'Indicatore record permanente è impostato su True, è comunque possibile eliminare il record.