Lors de la déclaration d'un enregistrement physique, vous spécifiez son lieu de stockage, nommé emplacement d'origine. Puisque l'utilisation des objets physiques implique leur déplacement, l'enregistrement dispose également d'un champ d'emplacement permettant de spécifier son emplacement actuel. Les emplacements sont créés dans l'onglet Physique avant la déclaration des enregistrements physiques.
Pour consulter un objet physique, les utilisateurs le déchargent. Cette action lance un flux de travaux qui assure le suivi de l'emplacement de l'objet et propose des files d'attente pour les utilisateurs multiples souhaitant consulter le même objet. Si l'objet est actuellement déchargé, vous pouvez le réserver. Le conservateur reçoit une demande d'enregistrement et exécute l'étape du flux de travaux qui prépare la livraison. L'emprunteur indique la réception de l'élément et prend les dispositions nécessaires pour le renvoyer grâce à une autre étape du même flux de travaux.
Si les enregistrements physiques disposent de codes à barres, les utilisateurs peuvent consulter leur état de déchargement à l'aide de l'option Analyser des éléments physiques de l'onglet Physique. Cette même option permet également d'afficher les entités physiques situées à un emplacement donné en saisissant le code à barres ou la description de l'emplacement.
Les enregistrements physiques peuvent être déclarés dans IBM InfoSphere Enterprise Records ou Workplace. Le système propose un modèle par défaut pour le modèle d'entrée requis pour IBM InfoSphere Enterprise Records. Vous pouvez créer des modèles d'entrée supplémentaires à utiliser dans IBM InfoSphere Enterprise Records ou dans Workplace.