IBM InfoSphere Enterprise Records는 IBM FileNet P8 제품군의 추가 구성요소입니다. IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용하면 전자 및 실제 정보 모두에 대해 정확하고 안전하며 신뢰할 수 있는 레코드를 작성하고 유지관리할 수 있습니다. IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용하여 스토리지 매체 또는 형식과 상관없이 모든 유형의 레코드를 관리할 수 있습니다. 레코드가 무엇인지 그리고 레코드 관리 시스템을 사용하는 이유를 알고 있으면 IBM InfoSphere Enterprise Records를 쉽게 이해할 수 있습니다.
IBM InfoSphere Enterprise Records의 컨텍스트에서 레코드는 메타데이터입니다. 즉, 다른 전자 파일(문서) 또는 실제 오브젝트에 대한 정보를 참조하고 포함하는 파일입니다. 사용자는 회사 또는 정부 통제 하에 문서 또는 실제 오브젝트를 배치할 레코드를 작성합니다. 이는 문서 또는 오브젝트가 저장, 액세스, 처리되는 방식을 지정합니다. 메타데이터는 매체 유형, 형식, 작성자, 제목, 검토자, 위치, 게시 날짜와 같은 레코드 특성의 형태입니다. 레코드 유형에 대한 정부 표준 및 지침의 요건에 따라 이 통제 하에 레코드를 둡니다.
전자 문서는 Word 문서와 같은 단일 파일이거나 디지털 사진 또는 전자우편 메시지 및 전자우편의 첨부와 같이 한 오브젝트로 취급될 수 있는 관련 파일 집합일 수 있습니다. 전자 파일은 오브젝트 저장소와 기타 저장소에 있습니다. 문서를 레코드로 선언할 때 IBM InfoSphere Enterprise Records는 문서의 보안 및 가능한 분류를 포함하여 문서를 관리합니다. 종종 이것은 문서에 대한 액세스를 변경하며, 작성자가 문서를 변경하지 못하게 할 수 있습니다.
실제 오브젝트는 비디오 테이프, 마이크로필름, 하드 드라이브, DNA 샘플, 인쇄된 문서, 사진으로 구성될 수 있습니다. 이러한 오브젝트는 창고 내 상자나 파일 캐비닛 또는 안전한 다른 보관 시설에 보관될 수 있습니다. 레코드는 실제 오브젝트의 위치를 추적합니다.
레코드라는 용어는 종종 비공식적으로 메타데이터 파일 또는 레코드로 선언된 문서나 오브젝트를 나타내는 데 사용됩니다. 일반적으로 문맥을 통해 어떤 용도로 사용되는지 분명해집니다.
레코드로 선언될 수 있는 문서가 들어 있는 저장소를 레코드 저장소 또는 레코드 오브젝트 저장소(ROS)라고 합니다. IBM InfoSphere Enterprise Records에서 작성된 레코드는 파일 계획 오브젝트 저장소(FPOS)라는 저장소에 저장됩니다. 두 오브젝트 저장소 모두 Content Engine의 일부입니다.
다음 그림은 서로 다른 소스에서 레코드를 작성하는 경우를 보여줍니다. 각 레코드는 시스템에서 관리하는 정보를 가리킵니다.
레코드 관리란 레코드 작성, 스토리지, 사용, 검색, 처리를 위한 계획, 제어 및 구성 등의 관리 활동을 나타냅니다. 즉, 레코드 관리에는 작성, 활성 사용, 비활성 스토리지, 처리의 수명주기 전체에서 레코드를 유지 관리하기 위해 수행하는 모든 활동이 포함됩니다.
구성 정보가 정확하고 완벽하며 쉽게 액세스할 수 있으려면 신뢰할 수 있는 레코드 관리 시스템을 갖춰야 합니다. 그렇지 않으면 수동으로 정보 찾기 또는 누락되거나 잘못 보관된 레코드 검색과 같은 비생산적인 활동에 많은 시간을 허비할 수 있습니다.
레코드 관리 시스템이 없으면 레코드 보관 법률 및 규정을 찾고 이해하고 준수하기 어려울 수 있습니다. 그로 인해 많은 벌금, 처벌, 기타 법적 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 레코드를 적절하게 유지하고 관리하지 않으면 소송, 기밀성, 중요하고 필수적인 정보의 안전성과 관련된 위험에 노출될 수 있습니다.
위에서 언급한 위험을 줄이기 위해 IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용합니다. IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용하여 검색 기술을 사용할 때 필요한 경우에 사용할 수 있는 레코드로 귀중한 정보를 보존할 수 있습니다. 반면, 불필요한 비활성 레코드는 삭제되거나 아카이브됩니다.
IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용하면 스토리지 매체와 독립적으로, 회사 전체 레벨에서 레코드를 관리할 수 있습니다. IBM InfoSphere Enterprise Records의 목적은 다음 사항을 보장하는 것입니다.
IBM InfoSphere Enterprise Records를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
다음 표는 IBM InfoSphere Enterprise Records의 기능과 해당 기능으로 얻을 수 있는 장점을 함께 보여줍니다.
기능 |
장점 |
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레코드의 중앙 집중식 저장소 |
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계층 구조에 전자 및 실제 문서의 레코드를 저장하기 위한 가상 위치 및 컨테이너 |
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사용하기 쉬운 검색 기능 |
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레코드에 대한 보유 및 처리 규칙 |
사용자 정의 제어 항목:
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레코드에 대한 감사 절차, 보유 기간 자동 추적, 레코드의 처리 프로세스 시작 |
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레코드 가져오기 및 내보내기 |
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레코드에 대한 적절한 보안 제어 |
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FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office 및 Microsoft Outlook 통합 |
다음 위치에서 레코드의 수동 또는 자동 선언:
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IBM InfoSphere Enterprise Records는 역할 기반 사용자 보안 모델을 제공하며, 여기에는 레코드 관리자, Records Manager, 특권이 있는 사용자(DoD 및 Base) 또는 레코드 검토자(PRO), 레코드 사용자의 역할이 포함됩니다. 각 역할은 해당 역할에 속하는 사용자가 수행할 수 있는 작업을 결정합니다. 자세한 정보는 IBM InfoSphere Enterprise Records 보안 역할을 참조하십시오.
IBM InfoSphere Enterprise Records 응용프로그램을 설치하기 전에 레코드 관리 요구를 충족시키는 설치 유형(데이터 모델)을 선택해야 합니다. 다음과 같은 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.
IBM InfoSphere Enterprise Records에서 여러 레코드 관리 엔티티가 들어 있는 계층 구조에 저장됩니다. 다음 그림은 이러한 엔티티의 계층 구조와 각 엔티티에 대한 간단한 설명을 보여줍니다.
레코드로 선언된 문서 및 레코드(메타데이터)에 대해 별도의 오브젝트 저장소를 구성하는 것이 좋습니다. 따라서 FPOS에는 파일 계획 구조가 포함되는 반면, ROS에는 문서가 포함되며 이 중 일부가 레코드로 선언됩니다. 일반적으로 많은 사용자가 FPOS에서 파일 계획을 구성하는 엔티티에 대한 액세스 권한이 있지는 않지만 ROS에 대한 액세스 권한은 있습니다. 둘 이상의 ROS를 한 FPOS에 연관시킬 수 있습니다.
다음은 레코드 관리 엔티티 계층 구조의 예입니다.
일반 관리(카테고리)
서신 파일(폴더)
프로그램 브리핑(폴더)
2006 관리 교육 회의(볼륨)
2007 관리 교육 회의(볼륨)
정보 관리(카테고리)
원격 통신 센터 메시지(폴더)
작업자의 번호 시트(폴더)