Bienvenue dans Workplace
Workplace regroupe les outils permettant de gérer une grande variété d'objets comprenant les documents, les dossiers, les recherches, les modèles d'entrée, les souscriptions de flux de travaux et les objets personnalisés.
Fonctionnement
Workplace est une ressource comprenant de nombreux outils que vous pouvez utiliser de plusieurs façons : Chaque vue principale de Workplace fournit les outils nécessaires à la gestion de vos documents, dossiers, recherches et données. Vos administrateurs peuvent personnaliser les noms des vues principales, en ajouter de nouvelles et limiter l'accès à certaines vues, il se peut par conséquent que certains noms utilisés dans l'Aide soient différents sur votre système. Demandez à votre administrateur quels noms ont été modifiés.
- La vue Mon Workplace propose des pages personnalisées qui permettent d'accéder à plusieurs vues de Workplace à partir d'une page unique. Vous pouvez créer vos propres pages et votre administrateur de site peut définir des vues de groupe que les utilisateurs se partagent. Dans certains cas, il se peut que Mon Workplace soit la seule vue visible. Reportez-vous à la rubrique Vue Mon Workplace.
- La vue Tâches fournit un accès aux flux de travaux et aux éléments de travail qui permettent d'assurer le suivi de vos processus métier. Vous pouvez ouvrir et examiner des éléments de travail, des pièces jointes et des propriétés, réassigner le travail à d'autres utilisateurs et exécuter une étape de flux de travaux. Reportez-vous à la rubrique Vue Tâches.
- La vue Raccourcis fournit un accès rapide aux dossiers, recherches et modèles d'entrée que vous utilisez fréquemment. Vous choisissez les éléments à ajouter à votre liste de raccourcis. Reportez-vous à la rubrique sur la vue Raccourcis.
- La vue Navigation permet de rechercher les objets, par exemple, un document Word, figurant dans vos librairies et dans votre hiérarchie de dossiers.
A partir de la vue Navigation, vous pouvez utiliser des menus contextuels pour appliquer des actions à un élément et vous pouvez accéder à la page d'informations d'un objet. Cette page affiche les propriétés de l'objet (par exemple, les paramètres de sécurité) et permet d'exécuter des actions sur l'objet (par exemple, emprunter, classer ou déplacer un document). Si vous disposez des droits d'accès appropriés, vous pouvez modifier la sécurité et les propriétés d'un élément. Reportez-vous aux rubriques Vue Navigation et Affichage des informations sur les documents.
- La vue Rechercher offre une fonction de recherche rapide, à la volée et personnelle, et fournit un accès aux modèles de recherche enregistrés que vous pouvez remplir et exécuter afin de localiser des éléments. Reportez-vous à la rubrique Vue Recherche.
- La vue Auteur fournit des outils d'auteur à la fois généraux et avancés pour vous aider à gérer vos documents, dossiers, recherches, flux de travaux et objets métier.
- Grâce à la vue Outils généraux, vous pouvez ajouter de nouveaux documents, dossiers et objets personnalisés, ou utiliser un modèle d'entrée pour ajouter l'élément.
Vous pouvez également restituer des documents ou annuler l'emprunt d'un document. Enfin, vous pouvez télécharger l'intégration d'applications, un processus intégrant Microsoft Office et Outlook dans Workplace en ajoutant les actions de cette dernière (par exemple, l'emprunt et la restitution de documents) dans les menus d'Office et d'Outlook. Reportez-vous à la rubrique Vue Auteur.
- La vue Outils avancés offre des outils permettant de créer des modèles d'entrée, de recherche et de publication, des souscriptions de flux de travaux, etc. L'accès aux outils associés aux processus, tels que le concepteur eProcess, l'Assistant de souscription de flux de travaux, le concepteur de simulation eProcess et la console de simulation eProcess, est limité aux utilisateurs dotés des droits d'accès appropriés. C'est l'administrateur du site qui détermine les droits d'accès. Pour plus d'informations, cliquez sur le lien Aide de la page Outils avancés.
- La vue Admin fournit un accès aux outils administratifs dédiés à la configuration de Workplace. L'accès à cette vue est limité aux utilisateurs dotés des droits d'accès appropriés. Pour plus d'informations, cliquez sur le lien Aide de la page Admin.
Les différentes rubriques d'aide ci-après présentent les concepts et les procédures d'utilisation de base de Workplace. Si vous utilisez Workplace pour la première fois, vous pouvez commencer par consulter les rubriques des Principes de base.