La préférence de site Suivi des fichiers détermine le comportement par défaut pour File Tracker. File Tracker trace et gère la copie locale d'un document restitué ou réservé dans un conteneur d'objets. Vous pouvez configurer File Tracker pour supprimer la copie locale automatiquement lorsque l'utilisateur restitue le document.
La préférence Activer le suivi des fichiers détermine si la fonction de gestion et de suivi des fichiers est activée pour les utilisateurs. Lorsque cette option est activée, les utilisateurs ont accès au suivi des fichiers. Remarque : le suivi de fichiers est intégré à Application Integration et Application Integration BCS. Ce paramètre n'a aucune conséquence sur ces deux applications.
La préférence Répertoire du document détermine l'emplacement par défaut où résident les fichiers téléchargés sur le poste de travail local de l'utilisateur et où s'effectue la recherche des fichiers réservés dont le suivi est assuré par File Tracker. Si vous utilisez Application Integration BCS pour accéder aux documents FileNet P8 depuis Microsoft Office ou Outlook, vous devez vous assurer que les options de suivi de fichiers que vous avez définies dans les préférences de site de Application Integration BCS correspondent aux options que vous choisissez ci-dessous pour le répertoire du document et le chemin qualifié. Pour plus d'informations, voir Préférences pour Application Integration BCS.
Le paramètre Chemin qualifié spécifie le dossier à utiliser pour télécharger et assurer le suivi du fichier local (par exemple, C:\WorkplaceXT\TempData). Incluez une désignation de lettre d'unité dans le chemin uniquement si vous n'avez pas sélectionné le paramètre Variable d'environnement/Chemin qualifié pour le répertoire de document.
Ce paramètre peut être utilisé avec le paramètre Variable d'environnement pour définir l'emplacement des fichiers téléchargés lorsque les utilisateurs réservent et téléchargent leurs documents.
REMARQUE : Le dossier spécifié doit exister sur le disque dur de l'utilisateur final. Dans le cas contraire, lorsqu'il exécute une action faisant intervenir des fichiers suivis par File Tracker, l'utilisateur doit parcourir son disque à la recherche de l'emplacement de ces fichiers .
Le paramètre Variable d'environnement correspond à la valeur attribuée à la machine client de chaque utilisateur. La valeur correspond à l'emplacement sur la machine client où les utilisateurs peuvent réserver et télécharger des documents. Il s'agit également de l'emplacement où Workplace XT recherche les fichiers suivis une fois que les utilisateurs ont téléchargé, réservé ou restitué des documents. Ce paramètre peut être utilisé avec le paramètre Chemin qualifié pour définir l'emplacement des fichiers téléchargés lorsque les utilisateurs réservent et téléchargent leurs documents. Par exemple, si le chemin qualifié a la valeur C:\WorkplaceXT\TempData et la variable d'environnement est My Projects, Lorsque les utilisateurs réservent et téléchargent des documents, ces derniers sont téléchargés dans C:\WorkplaceXT\TempData\My Projects.
Le paramètre Télécharger la structure de dossiers détermine comment les documents réservés et téléchargés sont organisés sur le poste de travail local d'un utilisateur.
Le paramètre Dossier hiérarchique crée la structure de dossiers dans laquelle les documents ont été enregistrés dans un conteneur d'objets. Par exemple, si les documents d'un utilisateur ont été enregistrés dans un conteneur d'objets nommé My Object Store\my folders\, la même structure de dossiers est créée sur le poste de travail de l'utilisateur en tant que C:\My Object Store\my folders et les documents sont téléchargés à cet emplacement.
Choisissez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs synchronisent les documents classés dans plusieurs dossiers lorsqu'ils réservent et téléchargent ces documents. Ils peuvent utiliser Sélectionner un dossier pour spécifier un des dossiers dans lesquels les documents sont classés. Workplace XT peut ensuite effectuer le suivi de ces documents sur le poste de travail de l'utilisateur.
Le paramètre Défini par l'utilisateur utilise les préférences définies pour le répertoire des documents et le chemin qualifié. Les documents sont téléchargés à ces emplacements définis sur le poste de travail local d'un utilisateur.
Le paramètre Supprimer la copie locale détermine si la copie locale du fichier est automatiquement supprimée de l'ordinateur du client final lorsque les actions Ajouter, Restituer, Enregistrer ou Annuler la réservation sont exécutées. Les valeurs valides de ce paramètre sont : Oui ou Non, Lecture seule et Modifiable. Si Modifiable est sélectionné, l'utilisateur final peut ignorer les paramètres par défaut Oui ou Non. Si l'option Lecture seule est sélectionnée, le paramètre par défaut est appliqué.
REMARQUE : Si le paramètre Supprimer la copie locale est configuré dans File Tracker dans Workplace XT, une page de confirmation s'affiche pendant les procédures d'ajout et de restitution.
Le paramètre Ouvrir le fichier détermine la valeur par défaut affichée dans la case à cocher Ouvrir le fichier lors du traitement d'un document à l'aide de File Tracker. Les valeurs valides de ce paramètre sont Oui ou Non (valeur par défaut).
Le paramètre Remplacer les fichiers existants, auparavant le paramètre d'enregistrement sous, détermine quels groupes d'utilisateurs peuvent remplacer un fichier par un nouveau nom lors de la réservation ou du téléchargement de fichiers. Par défaut, tous les utilisateurs peuvent utiliser l'option Remplacer les fichiers existants. Pour sélectionner un ou plusieurs rôles d'accès pour cette option, cliquez sur le lien Sélectionner des rôles d'accès situé sous le paramètre à sélectionner.
ATTENTION Lorsqu'un utilisateur n'ayant pas accès à l'option Remplacer les fichiers existants réserve un document qui existe déjà dans le répertoire des documents, File Tracker écrase automatiquement le document existant sans avertir l'utilisateur ou lui proposer d'enregistrer le document réservé sous un autre nom.