Per controllare la conservazione e la disposizione dei record, si definisce e si associa una pianificazione di disposizione con contenitori di record e tipi di record. In una pianificazione di disposizione si specificano le regole di conservazione dei record e le istruzioni per disporre degli stessi alla fine del periodo di conservazione. Le istruzioni di disposizione includono:
In una pianificazione di disposizione si definiscono le differenti fasi di gestione di un record. Ad ogni fase è associato un periodo di conservazione definito. Al termine di ogni fase, l'azione specificata viene eseguita sui record e al completamento dell'azione i record passano alla fase successiva. La pianificazione di disposizione viene interrotta per le entità su cui è stata posizionata un'attesa e riprende dopo la rimozione di tutte le attese.
Per calcolare quando i record sono pronti per la disposizione, eseguire la pulitura disposizioni. Vedere Processi di pulitura. Le pianificazioni di disposizione vengono importate ed esportate quando si usa lo strumento di importazione ed esportazione del piano file.
Una pianificazione di disposizione include quanto segue:
È possibile associare una pianificazione di disposizione a una categoria, a una cartella o a un tipo di record. Una cartella di record può avere una pianificazione di disposizione propria o può ereditare quella associata a una categoria di record padre.
Per impostazione predefinita un record eredita la pianificazione di disposizione della cartella nella quale è dichiarato. Tuttavia, se si desidera associare al record una pianificazione di disposizione differente, è possibile creare un tipo di record, associarvi la pianificazione di disposizione desiderata e assegnare questo tipo di record al record. Quando alla categoria, alla cartella e al tipo di record sono associate pianificazioni di disposizione diverse, il record eredita quella del tipo di record. Se si crea un record direttamente sotto una categoria, il record eredita la pianificazione di disposizione della categoria.
Come regola generale, viene applicata la pianificazione di disposizione del livello gerarchico più basso. Il diagramma seguente illustra come vengono ereditate le pianificazioni di disposizione dalle diverse entità in condizioni differenti.
Se si sposta una categoria o una cartella di record, si può assegnare una pianificazione di disposizione al contenitore e specificare quali entità del contenitore sono interessate dall'assegnazione. Per ulteriori informazioni sullo spostamento delle entità, consultare Spostamento di una categoria o di una cartella di record.
Se non si assegna una pianificazione di disposizione al momento dello spostamento del contenitore, si verifica quanto segue:
Dopo avere associato una pianificazione di disposizione a una categoria o a una cartella di record, per impostazione predefinita tutti i record creati in quel contenitore ereditano tale pianificazione. Quando viene eseguita l'azione limite sui record, questi sono pronti per la disposizione e passano a tale fase. Le
entità che risultano pronte per la disposizione sono contrassegnate dall'icona
pronto per disposizione:
.
Gli utenti autorizzati possono avviare la disposizione. Dopo aver ottenuto l'approvazione dai gestori di record, il sistema effettua le azioni di disposizioni previste sulle entità approvate. A una fase della pianificazione di disposizione si può assegnare una delle seguenti azioni:
ATTENZIONE Se per qualsiasi motivo il flusso di lavoro di distruzione non riesce, l'entità resta nello stato Disposizione in corso. ed è necessario avviare nuovamente la disposizione per quell'entità. Vedere Inizio di una pianificazione di disposizione.
Alcune proprietà sono aggiornate dinamicamente dalla pulitura disposizioni. Se tali proprietà sono utilizzate come base per periodi di mantenimento alternativi, l'aggiornamento di Pulitura disposizioni potrebbe determinare un periodo di mantenimento più lungo. Non utilizzare, pertanto, queste proprietà come base di un mantenimento alternativo:
Data esecuzione fase corrente
Azione fase corrente
Data pulitura più recente
Data decisione fase corrente
Decisione revisione fase corrente
ID fase corrente
Ricalcola contenimento fase
Stato esecuzione fase corrente
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
Record vitale data di revisione successiva
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate