Fermer et ouvrir des conteneurs

En général, les catégories, dossiers et volumes se ferment automatiquement suite à la vérification d'une condition définie par leur planning d'élimination associé, mais vous pouvez choisir de les fermer manuellement. Lors de la création d'un conteneur de ce type, il est ouvert par défaut, et des entités enfants peuvent y être ajoutées. La fermeture d'un conteneur lance son processus d'élimination et rend impossible l'ajout d'entités enfants.

Normalement, il est inutile de rouvrir un conteneur fermé, mais cette action permet d'ajouter des enregistrements qui étaient indisponibles lors de la fermeture du conteneur. Si par exemple un conteneur a été fermé à la fin de l'année mais qu'un enregistrement correspondant à cette année vous parvient par la suite, vous pouvez rouvrir le conteneur pour ajouter l'enregistrement et le refermer ensuite. Vous pouvez extraire des enregistrements de conteneurs ouverts ou fermés.

Lorsqu'une entité se ferme, toutes ses entités enfants sont automatiquement fermées. Par contre, si vous rouvrez une entité, ses entités enfants ne sont pas automatiquement rouvertes. Pour rouvrir une entité enfant, vous devez d'abord ouvrir ses entités parent. Pour ajouter un enregistrement à un volume rouvert, vous devez sélectionner ce volume explicitement.

Les administrateurs d'enregistrements et les gestionnaires d'enregistrements peuvent fermer et rouvrir les catégories ou dossiers d'enregistrement et les volumes.

Pour fermer manuellement un conteneur :

  1. Parcourez ou recherchez les catégories, dossiers ou volumes à fermer.
  2. Cochez les cases à gauche des noms. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu contextuel).
  3. A partir du menu Actions de sélection multiple, choisissez Fermer:
  4. La page Fermer les entités s'affiche. Spécifiez les raisons de fermeture de l'entité et cliquez sur Fermer, ou sur Quitter pour laisser l'entité ouverte.
  5. Cliquez sur OK pour valider le message de fermeture de l'entité.

REMARQUE  Les entités qui sont fermées sont signalées par l'icône Fermé : icône Fermé

Pour rouvrir une entité :

  1. Parcourez ou recherchez les catégories, dossiers ou volumes à rouvrir.
  2. Cliquez sur le nom avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Rouvrir: icône Rouvrir
  3. Cliquez sur OK pour valider le message de réouverture de l'entité.

REMARQUE  Les entités fermées et rouvertes sont signalées par l'icône Rouvert : icône Rouvert