Bir belgenin değiştirilmesi

Nesne deposundaki bir belgede değişiklik yapılırken, belge öncelikle Dışarı Al işlemi kullanılarak dışarı alınır. Değişikliklerinizi tamamladıktan sonra, belgeyi bir nesne deposuna geri verebilirsiniz. Bir belgeyi geri verdiğinizde, belge sürüm bilgileri güncellenir ve belge, dışarı alınmak üzere kullanılabilir duruma gelir. Diğer kullanıcılar bir belgenin kopyasını, dışarı alınmış olsun ya da olmasın, her zaman görüntüleyebilir ve aşağı yükleyebilir.

File Tracker uygulaması kuruluysa, bir belgeyi nesne deposundan dışarı aldıktan sonra, yerel iş istasyonunuzda izler. Daha sonra, dışarı alma işlemini iptal etmek, saklamak ya da geri vermek istemeniz durumunda, belgeyi kolayca bulabilirsiniz. Başka bir yararlı özellik de bir geri verme yordamını tamamladıktan ya da bir dışarı alma yordamını iptal ettikten sonra, yerel iş istasyonunuzdan belgenin yerel kopyasının otomatik olarak silinebilmesidir. Silme yeteneği site denetimciniz tarafından belirlenir.

Belgeyi aşağıdaki yollarla değiştirirsiniz:

Belgeyi dışarı alma

Bir belgeyi dışarı alma işlemi, yeni bir sürümü geri verilinceye kadar belgenin açılmasını ve nesne deposunda kilitlenmesini sağlar. Nesne deposuna ilişkin site tercihlerine bağlı olarak, belge işbirliğine dayalı ya da özel kipte dışarı alınır. İşbirliğine dayalı dışarı alma, gerekli izinle bir belgeyi (belge, o anda başka bir kişi için dışarı alınmış olsa dahi) geri verebileceğiniz anlamına gelir. Özel dışarı alma, belgenin belirli bir kullanıcı tarafından dışarı alındığı ve yalnızca bu kullanıcının belgeyi geri verebileceği anlamına gelir.

Bir belgeyi dışarı almak için

  1. Dışarı almak istediğiniz belgeye gitmek için Göz At ya da Ara işlevlerini kullanın.
  2. Belge adını sağ tıklatın ve Dışarı Al seçeneğini belirleyin. Birden fazla belge seçmek isterseniz, dışarı almak istediğiniz nesnelerin solundaki onay kutularını seçin. Sayfadaki tüm öğeleri seçmek için nesne listesinin başlık satırının solundaki onay kutusunu imleyin. İşlemler Menüsü'nden Dışarı Al seçeneğini tıklatın. İstediğiniz nesneleri seçtiğinizden emin olmak için nesne listesini gözden geçirin.

    NOT  Menüde Dışarı Al seçeneği görünmüyorsa, seçtiğiniz bir ya da daha fazla belge dışarı alınamıyordur. Farklı bir belge kümesini yeniden seçin.

  3. Aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

Bir belgeyi bir Office uygulamasından dışarı almak için

Bir belgenin içeriğini değiştirmek için belgeyi nesne deposundan dışarı alın. Belge dışarı alındığında, aşağıdaki işlemlerden birini gerçekleştirebilirsiniz:

  1. Bir belgeye göz atmak ve belgeyi aramak için, FileNet P8 menüsünde Aç > Öğe Seç seçeneklerini tıklatın.
  2. Belgenin saklandığı nesne deposunu ve klasörü bulun. Bir Office uygulamasından bir belgeyi dışarı alırken kullanılacak uygun görevlerin seçilmesine ilişkin ek bilgi için Nesne Seçme başlıklı konuya bakın.

    NOT  Dışarı alma işlemini iptal etmek için Farklı Sakla iletişim kutusunda İptal düğmesini tıklatırsanız, belge bundan sonra dışarı alınmış durumunda yer almaz. Dışarı alma işlemini iptal etmeniz gerekir. Farklı Sakla iletişim kutusu yalnızca site denetimciniz, Farklı Saklayı Göster tercih seçeneğini Evet değerine ayarlamışsa görüntülenir. Bu ayarla ilgili ek bilgi için site denetimcinizle görüşün.

  3. Belgenin içinde yer aldığı nesne deposunu belirleyin.

Dışarı alma listesi

Şu anda sizin için dışarı alınmış belgeleri görüntülemek için bir dışarı alma listesi kullanın. Yalnızca kullanmakta olduğunuz Office uygulamasıyla ilişkili ve sizin tarafınızdan dışarı alınmış olan belgeler listede görüntülenir. Örneğin, Word kullanıyorsanız, listede yalnızca Word belgeleri görüntülenir.

Liste, bir belgeyi geri verme ya da saklama gibi, yerel belgeniz ile nesne deposundaki karşılık gelen belgesi arasında bir ilişkinin bulunmasını gerektiren bir yordamı gerçekleştirdiğinizde, dosya izlemeyi oluşturmak için de kullanılır. İzleme özelliği sağlanmazsa, dosya izlemeyi oluşturmak için listeyi kullanmak isteyip istemediğiniz sorulur. Örneğin, bir belgeyi dışarı alırsınız ve bir Office uygulamasından, belgeyi şimdi geri verirsiniz. Bu seçeneği belirlerseniz, listede sizin için dışarı alınmış belgelerin bir listesi sağlanır ve yerel belgenizi, dışarı alınmış bu belgelerden biriyle ilişkilendirebilirsiniz.

Bir Office uygulamasından dışarı alınan belgelerin bir listesine erişmek için

Uygulamanıza bağlı olarak aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Office 2007 Ribbon'daki IBM ECM etiketi altındaki grubuna gidin ve Dışarı Alma İşlemleri seçeneğini tıklatın.
  2. Göz At görünümü altında, açmak istediğiniz dışarı alınmış belgeyi seçin. Belgeleri, belgelerin uzun bir listesi görüntülenirken, yaratıldıkları uygulamaya (Word ya da Excel gibi) göre süzebilirsiniz.
  1. FileNet P8 menüsünde Belge Aç seçeneğini tıklatın ve Dışarı Aldıklarım öğesini gösterin.
  2. Belgenin içinde yer aldığı nesne deposunu belirleyin.
  3. Seçilen nesne deposundan dışarı alınan belgeler listesinden, belge adının altındaki Seç düğmesini tıklatın. Seçilen belge bir Office uygulamasında açılır.

 

Belgeyi geri verme

Bir belgeyi geri verdiğinizde, belge sürüm bilgileri güncellenir ve belge, diğerleri tarafından dışarı alınmak üzere kullanılabilir duruma gelir. Diğer kullanıcılar bir belgenin kopyasını, dışarı alınmış olsun ya da olmasın, her zaman görüntüleyebilir ve aşağı yükleyebilir. Belge sürümleriyle ilgili ek bilgi için Belge sürümlerini yönetme başlıklı konuya bakın.

Bir belgeyi Workplace olanağından ya da tümleşik bir uygulamadan geri vermek için Geri Verme sihirbazını ve Hızlı Geri Verme yordamını kullanabilirsiniz. İki yordam arasındaki fark, Hızlı Geri Verme'nin belge sınıfını, özelliklerini ya da güvenliğini değiştirmeden bir belgeyi geri vermek için hızlı bir yöntem sağlamasıdır.

Geri Verme sihirbazının adımları, belgenin geri verilme ve denetimcinizin Workplace'i uyarlama şekline bağlı olarak değişebilir. Belge bir giriş şablonu ile yaratılmışsa, şablonda belgenin en son giriş şablonu sürümü kullanılarak geri verilmesi gerektiği belirlenebilir. Giriş şablonları genellikle daha basit bir arabirim sağladığından, bir giriş şablonu olmadan yaratılan belgeleri geri verirken daha az adım görebilirsiniz.

Geri Verme sihirbazını başlatmak için

Ek bilgi için aşağıdaki Geri Verme sihirbazı adımlarından birini tıklatın. Bu adımların tümünü görmeyebilirsiniz.

Belge seçme (Yazar sayfası)

  1. Yazar sayfasından Belgeyi Geri Ver düğmesini tıklatın.
  2. Geri vermek istediğiniz belgeyi içeren nesne deposunu seçin. Bu işlem, sizin tarafınızda dışarı alınan nesne deposundaki tüm belgeleri listeler.
  3. İstediğiniz belgenin altındaki Seç düğmesini tıklatın.

Özellikleri ayarlama

Özellikleri Ayarla sayfasında varsayılan (temel) nesne sınıfı görüntülenir ve söz konusu sınıfa atanan özellikler gösterilir. Sistem denetimciniz tarafından yaratılan bir alt sınıfı seçebilirsiniz.

Nesne sınıfını değiştirmek için

Sayfanın tepesindeki Sınıfı Değiştir bağlantısını tıklatın ve bir sınıf seçin.

Özellikleri ayarlamak için

  1. Eklenmekte ya da geri verilmekte olan nesneyle ilişkilendirilen özellikleri gözden geçirin. Devam edilebilmesi için giriş yapılması gereken özellikler bir simgeyle tanımlanır.
  2. Özellik değerlerini girin ya da gösterilen değerleri değiştirin. Bazı özellikler doğrudan bu sayfada düzenlenebilirken, bazı değerleri düzenlemek için özellik adını ya da takvim denetimi simgesini tıklatmanız gerekir. Bilinmeyen özelliklere ilişkin yardım almak için sistem denetimcinize başvurun.
  3. Bileşik belgeler için Evet ya da eklemekte olduğunuz belgenin bileşik belge olup olmadığını gösteren Hayır seçeneğini belirleyin. Eklemekte olduğunuz belgeyle ilişkilendirilecek alt belgeleri eklemek için Alt Öğe Ekle öğesini tıklatın. Bu belgeye, üst belge denir. Üst belgeyle ilişkilendirilen alt belgeleri görüntülemek için Göster düğmesini tıklatın.
  4. Devam etmek için İleri düğmesini tıklatın.

Güvenliği ayarlama

Güvenlik, Workplace'teki belgelerinizi korur. Nesneleri görüntülemek ya da nesnelerle çalışmak için kullanıcılara ve gruplara verilen izni denetler. Bir belgeyi geri verdiğinizde, güvenliği değiştirebilirsiniz.

Güvenlik ilkesi atamak için

  1. Atanmış herhangi bir güvenlik ilkesi yoksa, İlke Ata düğmesini tıklatın.
  2. Listelenen güvenlik ilkeleriyle ilgili bilgileri görüntülemek için Bilgi Aldüğmesini tıklatın.
  3. Atamak istediğiniz güvenlik ilkesinin adı altında bulunan Seç düğmesini tıklatın.
  4. Atanmış bir güvenlik ilkesini değiştirmek ya da kaldırmak için İlke Atamasını Kaldır düğmesini tıklatın.
  5. Güvenlik ilkeleri ve uygulanmalarıyla ilgili daha fazla bilgi için Güvenlik İlkesi Kullanma başlıklı konuya bakın.

Güvenliği ayarlamak ya da değiştirmek için

  1. Var olan güvenlik ayarlarını gözden geçirin.
  2. Yeni kullanıcılar ya da gruplar eklemek için Yeni Ekle düğmesini tıklatın. Belirli adları aramanız için Güvenlik Ayarla - Kullanıcıları/Grupları Seç sayfası açılır.
    1. Arama yapılacak etki alanını seçin. Burada seç aşağı okunu tıklatın ve daha sonra, listeden istediğiniz etki alanını seçin.
    2. Ekleme işleminde kullanabileceğiniz adların listesini daraltmak için Kullanıcılar ya da Gruplar seçeneğini belirleyin.
    3. Aranacak adların ilk bir ya da birkaç karakterini yazın. Örneğin, ademir ve auzun adlı kullanıcıları bulmak için a yazın. "a" harfiyle başlayan tüm kullanıcı adları döndürülür. Daha çok karakter girerek aramayı daraltabilirsiniz. Örneğin, ade karakterleri, ademir ve adeniz adlı kullanıcıları döndürürken, auzun ya da atutan adlı kullanıcıları döndürmez.
    4. Ara düğmesini tıklatın. Kısa bir süre sonra eşleşen adlar görüntülenir.
      • Eşleşen adların sayısı, varsayılan görüntüleme değerinden büyükse, tüm eşleşmeler görüntülenmez. Daha fazla sonuç görmek için arama ölçütlerini değiştirmeniz ve yeniden Ara düğmesini tıklatmanız gerekir.
      • Tatmin edici sonuçlara ulaştığınızda, listeden istediğiniz adları seçin. Ctrl+tıklatma ya da Üst Karakter+tıklatma yöntemini kullanarak listedeki birden fazla adı seçebilirsiniz.
    5. Seçilen adlara ilişkin güvenliği ayarlamaya devam etmek için Kabul Et düğmesini tıklatın. Güvenliği Ayarla sayfası, yetkili kullanıcılar listesinde yeni kullanıcının ya da grubun adıyla birlikte yeniden açılır.
  3. Gerekirse, belirli bir kullanıcıya ya da gruba ilişkin erişim haklarını değiştirin.
    1. Başlık kolonundaki kullanıcı ya da grup adını tıklatın. Güvenliği Ayarla - Ayarlar sayfası açılır.
    2. Her bir izin düzeyini gerektiği şekilde onaylamak ya da reddetmek için onay kutularını imleyin ya da kutulardaki imleri kaldırın. Ek bilgi için Güvenliği Yönetme başlıklı konuya bakın.
    3. Kabul Et düğmesini tıklatın.
  4. Devam etmek için İleri düğmesini tıklatın.

Dosya seçme

Belge içeriğinizin kaynağı olan dosyayı seçerek belgenizi geri verme işlemini tamamlayın.

NOT  Bir Office uygulamasındaki bir belgeyi geri veriyorsanız, bir dosya seçmenize gerek yoktur. Belgeniz önceden açılmış ve seçilmiştir. Belgenizin dışarı alındığı yer de Dışarı Alma Listesi tarafından izlenmektedir.

Geri verilecek dosyayı seçmek için

  1. Aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:
  2. Geri verme işlemini tamamlayın. Sihirbazın sonunda bir onay sayfası görüntülenebilir. Ek bilgi için Onay İstemi başlıklı konuya bakın.

Hızlı Geri Ver

Hızlı Geri Ver işlemi belge sınıfını, özelliklerini ya da güvenliğini değiştirmeden bir belgeyi geri vermek için hızlı bir yöntem sağlar. Görüntülenen tek sihirbaz sayfası, belgenin yeni sürümünü bulmanız için görüntülenen Dosya Seç sayfasıdır. Hızlı Geri Verme, site denetimciniz tarafından tanımlandığı şekliyle "Ana sürüm olarak geri ver" (Özellikler sayfası) varsayılan ayarını kullanır.

Bir belgeyi dışarı alma işleminde kullanılan bilgilerle geri vermek için

  1. Geri vermek istediğiniz belgeye gidin, belge adını sağ tıklatın ve menüden Hızlı Geri Ver seçeneğini belirleyin.
  2. Aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

Bir belgeyi bir Office uygulamasından geri vermek için

  1. Belgeyi değiştirdikten sonra, FileNet P8 menüsünden Belgeyi Geri Ver seçeneğini tıklatın.

  2. Hızlı Geri Ver ya da Geri Verme Sihirbazı Kullan seçeneklerini tıklatın ve belgeye ilişkin gerekli bilgileri girin.

Dışarı almayı iptal etme

Bir belgeyi, diğer kullanıcıların dışarı alması amacıyla kullanılabilir duruma getirmek için belgenin dışarı alma işlemini iptal edebilirsiniz. Örneğin, bir belgede değişiklikler yapmak için belgeyi dışarı almış ve daha sonra, değişikliklerin gerekli olmadığına karar vermiş olabilirsiniz. Dışarı alma işlemini iptal ettiğinizde, belge dışarı alınmadan önceki sürüm durumuna ve sürüm numarasına döner. Belge sürümleriyle ilgili ek bilgi için Belge Sürümlerini Yönetme başlıklı konuya bakın.

NOTLAR 

Dışarı alma işlemini Workplace'teki Yazar sayfasından iptal etmek için

  1. Dışarı Almayı İptal Et seçeneğini tıklatın. Dışarı Alma Listesi başlıklı sayfa açılır.
  2. Belgenin bulunduğu nesne deposunu seçin.

    Söz konusu nesne deposundan sizin için dışarı alınan tüm belgelerin bir listesi görüntülenir. Farklı bir nesne deposu seçmek için Yol'daki Nesne Depoları'nı tıklatabilirsiniz.

  3. İstediğiniz belgenin tanımı altındaki Seç düğmesini tıklatın.

    File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa, Geri Vermeyi İptal Et sayfası gösterilir. Bir nesne deposundan dışarı aldığınız ve daha sonra, iş istasyonunuza aşağı yüklediğiniz belgenin yerel kopyası görüntülenir. İptal etmek istediğiniz belge dışarı alma işlemine karşılık gelen dosyayı belirtmek için Göz At düğmesini tıklatın. Belge önceden izlenmiş, ancak artık kullanılabilir durumda değilse, belgeyi bulmak için Göz At düğmesini kullanın.

    Buna ek olarak, iptal etmekte olduğunuz belge dışarı alma işleminin yerel kopyasının, iptal etme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini tıklatın. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın.

    NOT  Dosya açıkken ve yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra silinen bir dosyayı içeren örneklerle karşılaşabilirsiniz.

    Yerel Dosyayı Sil seçeneğine ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.

  4. İşlemi tamamlamak için Kabul Et düğmesini tıklatın.

Bir dışarı alma işlemini Göz At ya da Ara işlevinden iptal etmek için

  1. Göz atarak ya da arayarak belgeyi bulun.
  2. Belge adını sağ tıklatın ve menüden Dışarı Almayı İptal Et seçeneğini belirleyin. Birden fazla belge seçmek isterseniz, dosyalamak istediğiniz nesnelerin solundaki onay kutularını seçin. Sayfadaki tüm öğeleri seçmek için nesne listesinin başlık satırının solundaki onay kutusunu imleyin. İşlemler Menüsü'nden Dışarı Almayı İptal Et seçeneğini tıklatın. İstediğiniz nesneleri seçtiğinizden emin olmak için nesne listesini gözden geçirin.
  3. Seçilen belgenin adı Dışarı Almayı İptal Et sayfasında görünür.

    File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa, Geri Vermeyi İptal Et sayfası gösterilir. Bir nesne deposundan dışarı aldığınız ve daha sonra, iş istasyonunuza aşağı yüklediğiniz belgenin yerel kopyası görüntülenir. İptal etmek istediğiniz belge dışarı alma işlemine karşılık gelen dosyayı belirtmek için Göz At düğmesini tıklatın. Belge önceden izlenmiş, ancak artık kullanılabilir durumda değilse, belgeyi bulmak için Göz At düğmesini kullanın.

    Buna ek olarak, iptal etmekte olduğunuz belge dışarı alma işleminin yerel kopyasının, iptal etme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini tıklatın. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın.

    NOT  Dosya açıkken ve yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra silinen bir dosyayı içeren örneklerle karşılaşabilirsiniz.

    Yerel Dosyayı Sil seçeneğine ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.

  4. İptal edilen dışarı alma işlemini kabul edin.

Bir Office uygulamasından gerçekleştirilen dışarı alma işlemini iptal etmek için

  1. Dışarı alınan belge kopyanızı bir Office uygulamasında açın.
  2. FileNet P8 menüsünde Dışarı Almayı İptal Et seçeneğini tıklatın.
  3. Tamam düğmesini tıklatın. Dışarı alma işleminiz iptal edilir.