文件跟踪站点首选项可确定文件跟踪程序的缺省行为。文件跟踪程序可跟踪和管理已检入对象库和从对象库检出的本地文档副本。您可以将 File Tracker 配置为用户将文档检入回去时自动删除本地副本。
启用文件跟踪首选项可确定是否为用户启用文件跟踪和文件管理功能。启用此选项后,文件跟踪可供用户使用。请注意,文件跟踪内置于 Application Integration 和 Application Integration BCS 中;这两个应用程序均不受此设置的影响。
“文档目录”首选项可确定下载的文件在用户的本地工作站上的缺省位置,以及搜索所跟踪的检出文件的位置。如果您使用 Application Integration BCS 从 Microsoft® Office 或 Outlook 访问 FileNet P8 文档,那么应确保在 Application Integration BCS 站点首选项中设置的文件跟踪选项与在下面为文档目录和限定路径选择的选项匹配。有关更多信息,请参阅 Application Integration BCS 首选项。
“限定路径”设置指定用于下载和跟踪本地文件的文件夹,例如 C:\WorkplaceXT\TempData。仅在没有为文档目录选择“环境变量/限定路径”设置的情况下,才会在路径中指定盘符。
此设置可以与“环境变量”设置配合使用,以指定用户检出并下载其文档时下载文件的位置。
注意:您指定的文件夹必须在最终用户的硬盘驱动器上已存在。如果尚不存在指定的文件夹,则用户在对受跟踪的文件执行操作时必须浏览以找到本地文件。
“环境变量”设置是为每个用户的客户机指定的值。该值是用户检出并下载其文档所在客户机上的位置。它也是起始位置,在用户下载、检入或检出并下载文档之后,Workplace XT 将在这里找到跟踪文件。此设置可以与“限定路径”配合使用,以指定用户检出并下载其文档时下载文件的位置。例如,如果限定路径设置为 C:\WorkplaceXT\TempData,且环境变量值为 My Projects。当用户检出并下载其文档时,他们的文档将下载至 C:\WorkplaceXT\TempData\My Projects。
“下载文件夹结构”设置可确定检出并下载的文档在用户本地工作站上的组织方式。
“分层文件夹”设置创建文件夹层次结构,其中文档存储在对象库中。例如,如果用户的文档已存储在名为 My Object Store\my folders\ 的对象库中,那么将在用户的本地工作站上创建与 C:\My Object Store\my folders 相同的文件夹结构,并且将文档下载至该位置。
如果想要用户在检出并下载已归档在多个文件夹中的文档时调整这些文档,那么选择此设置。他们可以使用“选择文件夹”以指定将文档归档至的其中一个文件夹。然后,Workplace XT 可以在用户的本地工作站上跟踪这些文档。
“指定用户”设置(缺省值)使用为文档目录和限定路径定义的首选项。文档被下载至用户本地工作站上那些已定义的位置。
“删除本地副本”设置可确定在使用“添加”、“检入”、“保存”或“取消检出”操作时,是否从最终用户的计算机上自动删除文件的本地副本。有效设置为“是”或“否”、“只读”和“可编辑”。如果选择了“可编辑”,那么最终用户可以覆盖缺省设置“是”或“否”。如果选择了“只读”,那么会强制执行缺省设置。
注意:如果在 Workplace XT 中的文件跟踪程序中配置了“删除本地副本”,那么在执行“添加”和“检入”步骤时会始终显示确认页面。
“打开文件”设置可确定使用文件跟踪程序处理文档时显示在“打开文件”复选框中的缺省值。有效设置为“是”或“否”(缺省值)。
“覆盖现有文件”设置(以前的“另存为”设置)可确定哪些用户组在检出或下载文件时可以选择使用新名称覆盖文件。在缺省情况下,每个人都可使用“覆盖现有文件”选项。单击该设置下的“选择访问角色”来为该选项选择一个或多个访问角色。
警告:如果没有“覆盖现有文件”选项,那么当用户检出文档(例如,已存在于文档目录中的文档)时,文件跟踪程序会自动覆盖现有文档,而不会警告用户或提供用户一个选项来以其他名称保存文档。