Alle Objekte, auf die Sie in einem Objektspeicher zugreifen können, gehören einer Klasse an. Die Eigenschaften und das Verhalten des Objekts wird durch die Klasse festgelegt. Alle Ordner gehören beispielsweise der Klasse Ordner an, alle Dokumente der Klasse Dokument und alle benutzerdefinierten Objekte der Klasse Benutzerdefiniertes Objekt. Das Verhalten und die Eigenschaften eines Ordners unterscheiden sich vom Verhalten und den Eigenschaften eines Dokuments oder eines benutzerdefinierten Objekts. Sie können beispielsweise Dokumente, aber keine benutzerdefinierten Objekte und Ordner auschecken.
Der Systemadministrator definiert die Eigenschaften für die jeweiligen Klassen und kann neue Unterklassen für eine Klasse erstellen. Die Klasse Dokument enthält beispielsweise immer die Systemeigenschaft Erstellungsdatum. Wenn an Ihrem Standort ein Projektkontocode für alle Dokumente erforderlich ist, kann der Systemadministrator die Eigenschaft "Projektcode" in der Basis-Dokumentklasse hinzufügen. Wenn an Ihrem Standort einem bestimmten Dokumenttyp bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden müssen, die für andere Dokumenttypen nicht gelten sollen, kann der Administrator eine oder mehrere neue Unterklassen zur Handhabung zusätzlicher Eigenschaften erstellen. Für die Spesenabrechnungsdokumente sind möglicherweise Eigenschaften für Kontocodes erforderlich, während für Marketing-Dokumente Eigenschaften für Projektcodes, Projektveröffentlichungsdaten und Verwaltungsgenehmigungen benötigt werden. Wenn Benutzer ein Dokument hinzufügen oder einchecken, wählen Sie die entsprechende Klasse für das Dokument aus und geben die Eigenschaftswerte ein.
Klassen oder Eigenschaften können nicht definiert werden. Sie können eine Klasse für Objekte auswählen, die Sie hinzufügen oder einchecken, und Sie haben die Möglichkeit, die Eigenschaftswerte für Objekte festzulegen, für die Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Die Eigenschaftswerte können Sie beim ersten Hinzufügen oder beim Einchecken eines Dokuments bzw. in der Ansicht "Eigenschaften" auf der Seite "Informationen" für ein Objekt in Workplace festlegen.
HINWEIS Die Dokumentlebenszyklusrichtlinie wird einer Dokumentklasse zugewiesen und vom Administrator verwendet. Die Lebenszyklusstrategie muss Verknüpfungsrechte für die Content Engine erteilen, damit Sie diese Strategie verwenden können. Sie können die Rechte jedoch nicht in Workplace erteilen. Ihr Administrator kann diesen Befehl ändern.
Einige Eigenschaftswerte werden vom System erstellt und können nicht direkt geändert werden. Systemeigenschaften, wie Erstellt von und Erstellungsdatum werden festgelegt, wenn das Objekt in einem Objektspeicher hinzugefügt wird. Andere Eigenschaften, wie Letzte Änderung und Zuletzt geändert am, werden vom System aktualisiert, wenn das Objekt, dessen Eigenschaften oder Berechtigungseinstellungen geändert werden. Systemeigenschaften sind stets schreibgeschützt. Ihre Namen können vom Administrator angepasst werden.