Sie können nach Schriftstücken, Bänden, Schriftstückordnern und Schriftstückkategorien suchen. Die auswählbaren Suchoptionen hängen vom Suchmodus (dynamisch oder statisch) ab. Details zum Suchmodus finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.
Außerdem können Sie auf Suchvorlagen und auf gespeicherte Suchvorgänge zugreifen. Nachdem Sie den Suchtyp ausgewählt haben, können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie die folgenden Suchkriterientypen angeben:
Sie können auf jeder Seite Standardsuchkriterien ändern.
Die Registerkarte "Suche" enthält eine Verknüpfung zu den Suchvorlagen und zu den gespeicherten Suchvorgängen. Suchentwickler erstellen diese vorab entworfenen Suchen in Workplace und markieren sie für die Verwendung durch Records Manager. Suchvorlagen legen gewisse Suchkriterien fest, wobei bestimmte Felder zur Anpassung des Suchvorgangs geändert werden können. Eine gespeicherte Suche ist eine Suche, die ausschließlich Suchkriterien enthält, die Sie nicht bearbeiten können. Wenn Sie auf den Namen einer gespeicherten Suche klicken, werden nur die Ergebnisse angezeigt, als ob Sie einen Ordner geöffnet hätten.
So definieren Sie eine Suche und führen sie aus:
Das Feld "Suchen in" enthält den Standardort für die Suche, den Sie auf Wunsch wie folgt ändern können:
Im Feld "Nach Klasse filtern" können Sie die zurückgegebenen Ergebnisse auf die Entitäten in einer bestimmten Klasse beschränken. Wenn Sie als Einheitstyp beispielsweise "Akten" gewählt, können Sie Ihre Suche zusätzlich einengen, indem Sie die Klasse (elektronisch, E-Mail, Marker oder eine benutzerspezifische Klasse) festlegen.
Das Feld "Max. Ergebnisanzahl" ist nur verfügbar, wenn der Suchmodus "Statisch" ist. Details finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen.
Beim Definieren der Suchkriterien können Sie nach Entitäten basierend auf bis zu sieben Eigenschaften suchen. Dabei können Sie allen oder nur bestimmten Eigenschaften Werte zuweisen. Bei klassifizierten Akten können Sie Suchkriterien auf der Basis der aktuellen oder der anfänglichen Klassifizierung festlegen: Downgrade (Herabstufen), Deklassifizierungsdaten oder -ereignisse oder zusätzliche Markierungen. Sie können die Eigenschaftswerte auch leer lassen und basierend auf anderen Suchkriterien nach Entitäten suchen.
So wählen Sie den Satz von Eigenschaften:
Eine ausführlichere Beschreibung zu den Einstellungen auf dieser Seite finden Sie unter Standardsucheinstellungen festlegen.
So geben Sie Werte und Operatoren ein:
Für jeden Operator, den Sie in die Suche einschließen wollen, müssen Sie einen Wert angeben, indem Sie Text eingeben, einen Wert in einem Menü oder auf einer anderen Seite auswählen oder ein Datum in einem Kalender auswählen. Nur Eigenschaften, die einen Wert ausweisen, werden in der Suche verwendet.
Geben Sie die folgenden Kriterien ein, wenn Sie beispielsweise eine Eigenschaft mit mehreren Werten mit der Bezeichnung "Human Resources" haben und nach "Payroll" oder "Recruitments" suchen wollen:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Sie können die Suchkriterien auch wie folgt eingeben:
Human Resources = Payroll, Recruitments
HINWEIS Wenn Sie die Eigenschaft "Ursprüngliche Klassifikation" für ein klassifiziertes DoD-Datenmodell verwenden, ist das Eingabefeld für die Klassifikation ein Zeichenfolgefeld. Alle Vergleiche mit Operatoren, wie z. B. größer als (>) bzw. kleiner als oder gleich (< or =), basieren auf dem von Ihnen eingegebenen Text. Daher ist "Nicht klassifiziert" größer als "Klassifiziert", weil N der vierzehnte Buchstabe im Alphabet ist und K nur der elfte.
Wenn Sie nach einem Schriftstück suchen, können Sie ein Wort oder einen Ausdruck im Inhalt des deklarierten Dokuments (im Schriftstück-Objektspeicher) oder den Text der Schriftstückeigenschaften (Metadaten im Aktenplan-Objektspeicher) angeben. Ihr Siteadministrator muss die Suchmaschine für das Indexieren von Eigenschaften konfigurieren. Sie können eine Eigenschaftssuche mithilfe des Operators AND oder OR mit einer Inhaltssuche kombinieren.
Wenn der Suchmodus "Statisch" ist und Sie den Operator OR verwenden, verarbeitet die Suche zuerst die Eigenschaftssuche. Wenn die Anzahl der zurückgegebenen Ergebnisse gleich dem Wert "Max. Ergebnisanzahl" ist oder ihn überschreitet, wird die Suche gestoppt und die Inhaltssuche wird nicht ausgeführt. Folglich kann es sein, dass die Ergebnisse keine Dokumente mit dem angeforderten Inhalt einschließen. Details zum Suchmodus finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen. Wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist, wird die Inhaltssuche vor der Eigenschaftssuche ausgeführt. Im dynamischen Modus werden alle Ergebnisse zurückgegeben.
So suchen Sie nach Inhalt:
Wenn Sie in Ihrer Suche Inhalt angeben, enthält die Seite mit den Suchergebnissen eine Rangfolgespalte, in der ein Prozentsatz angibt, wie relevant der Text in Bezug auf Ihre Suchkriterien ist. Die Rangfolge ist die Standardsortierspalte und anfangs in absteigender Reihenfolge sortiert. Die Rangfolgespalte ist nur verfügbar, wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist.
HINWEISE
Monat
eingeben, empfangen Sie Dokumente, die "Monat", "Monate" und "monatlich" enthalten. Wenn Sie Monat
bei einer Eigenschaftssuche eingeben, empfangen Sie nur die Dokumente, die den Eigenschaftswert "Monat" haben. Monat Oktober
eingeben, werden nur die Dokumente als Treffer geliefert, die beide Begriffe enthalten.(*)
als Platzhalterzeichen für null oder mehr Buchstaben, Zahlen oder Unterstriche ( _ ). Beispiel: wo*e
gibt "Wolken", "wollte", "Wolle", "Wochentag" und "wohnte". Verwenden Sie ein Fragezeichen (?
) als Platzhalter für ein einzelnes alphanumerisches Zeichen. ?and
kann z. B. "Hand", "Land", "Rand" und "Band" zurückgeben. Sie können nach einem Schriftstück suchen, das auf dem Typ und den Eigenschaften seiner übergeordneten Einheit basiert ist.
So wählen Sie die übergeordnete Einheit:
Klicken Sie auf Suchen, nachdem Sie die Suchkriterien angegeben haben.
Wenn der Suchmodus "Statisch" ist, wird die Anzahl der Ergebnisse durch den Wert "Max. Ergebnisanzahl" begrenzt. Wenn der Suchmodus "Dynamisch" ist, werden die zurückgegebenen Ergebnisse nicht durch den Wert "Max. Ergebnisanzahl" begrenzt. Informationen zu "Max. Ergebnisanzahl" und zum Suchmodus finden Sie unter Festlegen der Standardsucheinstellungen.
Die Suchergebnisse schließen den Namen der Einheit und alle Eigenschaftswerte ein, die Sie bei den Suchkriterien eingegeben haben. Wenn eine Eigenschaft wie "zusätzliche Markierung" mehrere Werte ausweist, wird in der betreffenden Spalte eine Verknüpfung "Details anziegen" angezeigt. Klicken Sie darauf, um alle Werte der betreffenden Eigenschaft anzuzeigen.
Sie können die folgenden Operationen für die Suchergebnisse ausführen:
HINWEIS Der Wert für die Seitengröße der Listenansicht ("Allgemeine Einstellungen" in den Workplace-Benutzervorgaben) legt die Anzahl Entitäten fest, die auf jeder Seite in den Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn in den Suchergebnissen 100 Entitäten vorhanden sind und der Wert für die Seitengröße der Listenansicht 20 ist, umfassen die Suchergebnisse 5 Seiten mit 20 Entitäten.
Wenn Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" einer Unterkategorie klicken und keine Zugriffsberechtigung für die übergeordnete Kategorie haben, zeigt IBM InfoSphere Enterprise Records einen Fehler an.
Wenn Ihre Aktenplanhierarchie viele Schriftstückkategorien, Schriftstückordner und Schriftstücke enthält, könnten bei der Suche Fehler (einschließlich Zeitlimitüberschreitungen) auftreten. Einstellungen, die Sie ändern können, um diese Fehler zu beheben, finden Sie im Abschnitt "IBM InfoSphere Enterprise Records" im P8-Fehlerbehebungshandbuch.