廃棄スケジュールの開始

廃棄スケジュールをレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはレコード・タイプに関連付けると、その廃棄スケジュールの実行をトリガーする指定イベントまたは日付が追跡されます。指定されたイベントが発生するか、または指定された日付に達すると、スケジュールに定義されたレコードのカットオフがトリガーされます。レコードのカットオフがトリガーされ、オフセット (存在する場合) が過ぎると、廃棄スケジュールに指定されたカットオフ・アクションが自動的に実行されます。エンティティーは廃棄期日を迎え、廃棄スケジュールに指定されたフェーズに入ります。レコードは、フェーズに指定された保存期間にわたってそのフェーズに存在します。保存期間が過ぎたら、そのフェーズに関連付けられている廃棄アクションを手動で開始する必要があります。その廃棄アクションに関連付けられているワークフローが自動的に起動し、次のフェーズにエンティティーが渡されて、権限のあるユーザーの承認を受けます。あるエンティティーの廃棄を開始すると、そのすべての子エンティティーの廃棄も自動的に開始されます。

ファイリング計画の構成によって、宣言された元のドキュメントとレコード・メタデータの両方を削除するか (デフォルト)、または元のドキュメントだけを削除し、レコード・メタデータは保持することができます。「メタデータ保持の構成」を参照してください。

注:

廃棄スケジュールを開始するには

  1. 廃棄の準備ができたエンティティーを参照または検索します。廃棄の準備ができたエンティティーの隣に、「廃棄の準備完了」アイコン 「廃棄の準備完了」アイコン が表示されます。後述の「廃棄の準備ができたエンティティーの検索方法」を参照してください。
  2. 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。各エンティティーを右クリックして、コンテキスト・メニューを使用することもできます。
  3. 複数選択アクション」メニューで、「廃棄の開始廃棄の開始アイコン を選択します。
  4. 廃棄スケジュールが正常に開始されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックします。ただし、廃棄スケジュールの開始中に何らかの問題が発生した場合は、エラー・メッセージが表示されます。エラーの理由を確認するには、対象エンティティー名の隣の赤いアスタリスクをクリックします。

廃棄の準備ができたエンティティーの検索方法

廃棄準備完了を示すプロパティーは存在しませんが、一連の条件を使用することで検索できます。

検索テンプレートを作成してこれを定期的に実行できます。検索テンプレートでは、現在のフェーズの実行日付を空白のままにし、検索時にユーザーが現在の日付を入力できるようにしておく必要があります。

また、メールを送信するカスタム COM イベントを作成して、受信者に廃棄準備を通知することもできます。ユーザーがファイリング計画構造に詳しい場合、エンティティーにアクセスできる必要があります。

最後に、API メソッドを使用して、ビジネス・レコードに該当する場合に廃棄を開始するカスタム・コードを作成できます。

廃棄プロパティーを表示するには

表示できる廃棄プロパティーには、廃棄名、エンティティーのカットオフ日、現在のフェーズの実行日付、現在の廃棄日、現在のフェーズの判断日付、現在のフェーズ・アクション名、現在のフェーズ・レビューの判断、最終スイープ日があります。

  1. エンティティーの「情報の取得」アイコンをクリックします。
  2. 左ペインの「詳細」リンクをクリックします。

廃棄スケジュールの競合 (DOD)

コンテナーの廃棄スケジュールと、そのコンテナー内のレコードに適用されるレコード・タイプの廃棄スケジュールが存在する場合があります。そのレコードは最近の日付まで破棄またはエクスポートできません。