Declarar un registro físico
Si el sistema tiene almacenes de objetos configurados para utilizar el modelo de datos Confidencial de DoD, debe indicar en primer lugar si el registro físico debe estar clasificado o sin clasificar. Este procedimiento es para registros físicos sin clasificar. Para declarar un registro físico clasificado, consulte Declarar un registro físico clasificado.
Para declarar un registro físico en IBM InfoSphere Enterprise Records, puede utilizar
una plantilla de entrada. Si una plantilla de entrada contiene una ubicación de plan de archivos, el registro físico se declara en la ubicación en que el usuario haya invocado la acción de declaración, así como en todas las ubicaciones especificadas en la plantilla. Un gestor de registros o un administrador de registros puede crear o modificar plantillas de declaración de registros físicos que utilicen la herramienta Agregar plantilla de entrada en Workplace. Para obtener más información sobre plantillas de entrada, consulte Crear una plantilla de entrada para declarar registros físicos.
El procedimiento siguiente asume que el usuario utiliza la
plantilla de declaración de registros físicos de IBM
InfoSphere Enterprise Records predeterminada.
Para
declarar un registro físico en IBM InfoSphere Enterprise Records
- En IBM InfoSphere Enterprise Records, vaya a la ubicación adecuada del plan de
archivos y haga clic en Declarar registro físico.
- Si aparece en la página Seleccionar asistente, haga clic en el botón de opción Declarar registro sin clasificar y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Seleccionar debajo del nombre de la plantilla de entrada que desee utilizar.
Definir propiedades
- Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos varían según la clase que haya utilizado. Por ejemplo, los campos necesarios de la clase predeterminada de Registro de marcador son:
- Tipo de medio: Por ejemplo: CD, casete de vídeo
- Formato: por ejemplo, CDR, VHS
- Autor/Originador: nombre de la persona que ha creado o posee el
registro físico.
- Asunto: breve descripción del registro físico
- Fecha de publicación: fecha de creación del registro físico
- Ubicación inicial:
Ubicación actual del registro físico. Si hace clic en este vínculo, el asistente abre una página que muestra una lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación deseada. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
- Si el registro que declara es un recibo de un registro clasificado, haga clic en Recibo de y después seleccione el registro clasificado al que apunta el recibo. Para obtener información, consulte Recibos.
- Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.
- Si tiene más registros que declarar, seleccione de nuevo una plantilla de entrada. Si ha concluido, haga clic en Salir.
Para declarar un registro físico en Workplace
- Agregue un documento. En el paso Seleccionar archivo, seleccione Ninguno como tipo de archivo.
- En la página de confirmación, haga clic en Declarar como registro.
- Seleccione la opción de registro sin clasificar. En el caso de registros clasificados, consulte Declarar un registro físico clasificado.
- Haga clic en Aceptar para utilizar el asistente o en Seleccionar para utilizar una plantilla de entrada.
- En el caso de plantillas de entrada, vaya al almacén de objetos FPOS, carpeta Records Management/Templates, seleccione la plantilla de entrada y haga clic en Aceptar.
Debe seleccionar una plantilla diseñada por los administradores; la plantilla
predeterminada utilizada en IBM InfoSphere Enterprise Records no se puede usar en
Workplace porque asume que la ubicación del plan de archivos ya se ha seleccionado.
- Para utilizar el asistente, complete estos pasos.
Registro de catálogos
- Haga clic en Seleccionar clase y seleccione la clase adecuada. De forma predeterminada, todos los almacenes de objetos FPOS ofrecen la clase Registro de marcador. Puede que tenga otras opciones ofrecidas por los administradores.
- Haga clic en Seleccionar ubicación de plan de archivos y navegue a la entidad adecuada. Puesto que un registro físico sólo se puede encontrar en una ubicación física, generalmente se selecciona una ubicación de plan de archivos, como la carpeta híbrida, caja o carpeta de registros físicos.
- Seleccione la casilla de verificación de la entidad adecuada y haga clic en Agregar a selección.
- En lugar de utilizar la vista Examinar predeterminada, puede seleccionar accesos directos creados anteriormente. Haga clic en Accesos directos en la barra lateral de la izquierda.
- También puede buscar la categoría o carpeta por su nombre. Pulse Buscar en la barra lateral de la izquierda.
- Después de agregar la entidad a las ubicaciones de plan de archivos seleccionadas, puede hacer clic en Agregar a accesos directos para usos posteriores.
- Cuando termine de seleccionar la ubicación adecuada, haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.
Definir propiedades
- Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos varían según la clase que haya utilizado. Por ejemplo, los campos necesarios de la clase predeterminada de Registro de marcador son:
- Tipo de medio: Por ejemplo: CD, casete de vídeo
- Formato: por ejemplo, CDR, VHS
- Autor/Originador: nombre de la persona que ha creado o posee el
registro físico.
- Asunto: breve descripción del registro físico
- Fecha de publicación: fecha de creación del registro físico
- Ubicación inicial: Ubicación actual del registro físico. Si hace clic en este vínculo, el asistente abre una página que muestra una lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación deseada. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
- Si el registro que declara es un recibo de un registro clasificado, haga clic en Recibo de y después seleccione el registro clasificado al que apunta el recibo. Para obtener información, consulte Recibos.
- Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.
Acerca de los códigos de barras
Si tiene hardware y software que ofrezcan datos de códigos de barras, puede escanear
un código de barras directamente en el campo activo o puede copiarlo del ordenador local
y pegarlo en los campos relevantes de IBM InfoSphere Enterprise Records. Con el fin de utilizar Escanear artículos físicos de la ficha Físico, puede introducir una cadena de texto en un campo de código de barras.