Eigenschaften festlegen

Beim Schritt "Eigenschaften festlegen" fügen Sie Details zum Datensatz hinzu. Welche Eigenschaften verfügbar sind, hängt von der im Schritt "Datensatz katalogisieren" ausgewählten Datensatzklasse ab. Anhand Ihrer Zugriffsrechte für die einzelnen Eigenschaften wird festgelegt, ob Sie bestimmte Eigenschaften anzeigen und die Werte ändern können. In einigen Fällen wird hierdurch auch bestimmt, welche Werte Sie in Dropdown-Listen auswählen können.

So legen Sie die Eigenschaftswerte für den Datensatz fest:

  1. Überprüfen Sie die angezeigten Eigenschaften. Ein roter Stern neben dem Namen einer Eigenschaft bedeutet, dass Informationen benötigt werden, um die Deklarierung des Datensatzes abzuschließen.
  2. Wählen Sie Werte, wo dies erforderlich ist.
  3. Für nicht klassifizierte Datensätze klicken Sie auf Fertig stellen. Für klassifizierte Datensätze klicken Sie auf Weiter.

Format (Feld)

Das Management könnte einen Bericht benötigen, der von bestimmten Informationen im Feld Format abhängig ist. Das Feld Format ist für das DoD-Datenmodell zwingend erforderlich, für das Base- und das PRO-Datenmodell jedoch optional. Die folgende Liste zeigt, welche Eingaben benötigt werden, damit der Bericht die korrekten Ergebnisse ausgibt. Die einzugebenden Daten sind vom Typ des zu deklarierenden Dokuments abhängig. So müssten Sie beispielsweise für ein Word-Dokument "application/msword", für eine Acrobat PDF-Datei "application/pdf" eingeben.

Ihr Management sollte Ihnen mitteilen, welche Informationen für die verschiedenen Dokumente, die Sie als Datensätze deklarieren, benötigt werden. Für manche Dokumenttypen, z. B. Powerpoint, stehen mehrere Optionen zur Verfügung. In diesen Fällen ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen dieselbe Option verwenden. Der Mitarbeiter, der den Bericht ausführt, wählt eine dieser Optionen und der Bericht gibt nur die Datensätze aus, für die diese Option im Feld Format verwendet wurde.

application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi