Erfassungsvorlagen sparen Ihnen Zeit, indem sie Standardinformationen bereitstellen, mit denen das Vorgehen beim Hinzufügen neuer Objekte optimiert werden kann. Die Vorlage kann den Speicherort, die Klasse, die Eigenschaftswerte und die Berechtigungen für das neue Objekt angeben. Um den Eingabeprozess zu beschleunigen, kann die Vorlage bestimmte Seiten des Assistenten ausblenden und vordefinierte Werte aus der Vorlagendefinition verwenden. Die Vorlage kann außerdem einen Workflow starten, nachdem das Objekt hinzugefügt wurde. Mit einer Erfassungsvorlage können Sie Dokumente, Ordner und benutzerdefinierte Objekte hinzufügen. Die Person, die die Vorlage entwirft, entscheidet, welche Informationen angegeben werden müssen und welche der standardmäßigen Seiten des Assistenten Sie sehen.
Die Abteilung von Marie beispielsweise fügt häufig dem Objektspeicher Prognosen Statusberichte hinzu. Diese Dokumente werden immer im selben Ordner, in derselben Dokumentklasse und mit denselben Berechtigungen abgelegt. Es ändern sich lediglich die Eigenschaftswerte für den Projektnamen und das Berichtsdatum. Marie kann eine Erfassungsvorlage anlegen, die automatisch die Angaben zu Objektspeicher, Ordner, standardmäßigen (unveränderlichen) Eigenschaftswerten und Berechtigungen liefert. Wenn Herr Landtmann mithilfe der neuen Vorlage ein Dokument hinzufügt, muss er nur die Eigenschaftswerte für den Projektnamen und das Berichtsdatum festlegen und die hinzuzufügende Datei auswählen.
Die Erfassungsvorlage zum Hinzufügen eines Dokuments gibt an, ob die Erfassungsvorlage außerdem für das Einchecken verwendet werden soll. Wenn Sie ein Dokument unter Kontrolle einer Erfassungsvorlage einchecken, bestimmt der Ersteller der Erfassungsvorlage, ob Sie die Dokumenteigenschaften und Berechtigungseinstellungen anzeigen oder ändern können. Da immer die neueste Version der Erfassungsvorlage verwendet wird, kann sich die von der Erfassungsvorlage genutzte Dokumentklasse ändern, nachdem das Dokument hinzugefügt wurde.
Wenn an Ihrem Standort InfoSphere Enterprise Records installiert ist, können Sie die Erfassungsvorlage Als Datensatz deklarieren verwenden, um das Deklarieren eines Dokuments als Datensatz zu beschleunigen. Weitere Informationen finden Sie in Dokumenten- und Datensatzverwaltung.