Bruke en sikkerhetspolicy

En gyldig sikkerhetspolicy består av én eller flere sikkerhetsmaler som definerer sikkerheten for et dokument basert på dokumentets versjonsstatus. Avhengig av stedet og sikkerhetsinnstillingene kan du tildele en sikkerhetspolicy til et dokument på flere steder:

Dokumentversjonsstatuser henger sammen med dokumentversjonskontroll. Etter hvert som et dokument går gjennom sykluser fra underversjon til hovedversjon, har dokumentet alltid én av fire mulige statuser. Statusnavnene er Utgitt, Pågår, Reservering og Superseded. Sikkerhetspolicyen definerer den automatiske sikkerheten som brukes på dokumentet idet det går fra én status til en annen når dokumentet sjekkes inn, sjekkes ut, oppgraderes eller degraderes. Sikkerhetspolicyen er et sett med sikkerhetsmaler som definerer sikkerheten for en bestemt versjonsstatus. Du finner mer informasjon om dokumentversjonskontroll i Administrere dokumentversjonskontroll.

Du kan for eksempel ha en gruppe brukere som har tilgangsrettigheter til underversjoner av dokumenter (det vil si dokumenter som har statusen Pågår). Når dokumentet godkjennes for å gis ut til et større publikum (får statusen Utgitt), ønsker du å gjøre det automatisk tilgjengelig for en annen brukergruppe. Du kan opprette en sikkerhetspolicy som definerer hvilke brukere som har tilgang til dokumentet i hver status. Deretter kan du ta i bruk denne sikkerhetspolicyen på bestemte dokumenter.

MERK  Hvis ikke hver versjonsstatus har sin egen sikkerhetsmal, vil den eksisterende sikkerheten fra den forrige statusen overføres til den neste statusen. Hvis en sikkerhetsmal for eksempel har blitt opprettet bare for versjonsstatusen Utgitt og du senere degraderer et dokument fra en hovedversjon (Utgitt) til en underversjon, beholdes sikkerhetstillatelsene fra malen for den utgitte versjonen i underversjonen. Du får best resultater hvis hver versjonsstatus har en egnet sikkerhetsmal.

Slik åpner og bruker du veiviseren

Du må ha tilgang til visningen for avanserte verktøy på Forfatter-siden for å opprette eller endre en sikkerhetspolicy.

  1. Gå til Forfatter-siden.
  2. Gå til Advanced Tools.
  3. Velg ett av alternativene:
  4. Se Tildele en sikkerhetspolicy hvis du vil ha ytterligere instruksjoner.