Utiliser le flux de travaux de création d´un dossier d´enregistrement

Si vous n'avez pas les autorisations de sécurité pour créer un dossier d'enregistrement, vous pouvez envoyer une requête pour demander sa création. Un flux de travaux est initialisé pour un gestionnaire d'enregistrements (ou tout autre utilisateur autorisé si le flux de travaux par défaut a été modifié) après que vous ayez fourni des détails à propos du dossier. Vous effectuez cette requête dans Workplace.

REMARQUE  La fonction flux de travaux de création de dossier d'enregistrement n'est pas obligatoirement installée par l'administrateur et peut ne pas être disponible dans votre environnement.

Lorsque le flux de travaux de Création d' un dossier d'enregistrement est initialisé, la requête de création d'un dossier d'enregistrement s'affiche comme élément de travail dans les Boîtes de réception publiques RecordsManagerApproval de Workplace. Si le gestionnaire d'enregistrements approuve la requête, le dossier est créé et vous recevez un message vous indiquant que le flux de travaux 'a été créé avec succès" dans votre boîte de réception. Vous recevrez un message vous informant du refus si la requête n'est pas approuvée. Cliquez sur le bouton Terminer pour supprimer le flux de travaux de votre boîte de réception.

Requête de création d'un dossier d'enregistrement

Pour lancer le flux de travaux de création d'un dossier d'enregistrement

  1. Dans Workplace, allez sur Auteur puis sélectionnez Outils avancés. Dans Workplace, allez sur Parcourir, puis sélectionnez Outils.
  2. Cliquez sur Requête de dossier d'enregistrement.
  3. Sélectionnez le type de dossier que vous souhaitez créer.
  4. Spécifiez un nom pour le dossier.
  5. Sélectionnez la catégorie ou le dossier dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier.
  6. Cliquez sur Lancer.

REMARQUE  Le lien Outils n'est disponible que si vous l'avez configuré dans les Préférences du site > Intégration des outils.

Accord de création d'un dossier d'enregistrement

La page d'étape d'accord aide le gestionnaire d'enregistrements à approuver ou rejeter la requête de création d'un dossier d'enregistrement et saisissez les raisons d'un accord ou d'un refus. Cette page affiche également le nom de dossier et le chemin d'accès vers le dossier dont l'utilisateur a demandé la création. Vous pouvez voir, en haut de la page, les instructions vous permettant d'achever l'étape d'accord du flux de travaux. Si le texte des instructions n'est pas visible, cliquez sur : icône Instructions

Pour approuver ou rejeter la création d'un dossier d'enregistrement

  1. Dans Workplace ou Workplace XT, allez sur vue des Tâches et sélectionnez Boîtes de réception publiques.
  2. Sélectionnez RecordsManagerApproval.
  3. Si vous approuvez la création d'un dossier d'enregistrement, cliquez sur CreateFolder. La page Ajouter un dossier d'enregistrement de l'application IBM InfoSphere Enterprise Records s'ouvre pour vous permettre de créer le dossier d'enregistrement nécessaire sur l'emplacement spécifié du plan de fichiers. Pour plus d'informations sur la création des dossiers d'enregistrement, consultez la rubrique Ajouter un dossier d'enregistrement.
  4. Après avoir créé le dossier d'enregistrement, sélectionnezApprouvé dans la liste déroulante de la Décision d'accord. Si vous n'approuvez pas, cliquez sur Refuser dans la liste déroulante de la Décision d'accord.
  5. Saisissez la raison du refus opposé à la requête de création d'un dossier d'enregistrement dans la zone de texte Raison.
  6. Cliquez sur Appliquer pour sauvegarder les changements nécessaires ou sur Quitter pour ignorer ces changements. La page de l'Etape d'accord se referme et laisse l'élément de travail dans la boîte de réception.
  7. Cliquez sur Réassigner pour assigner la tâche d'approbation de création d'un dossier d'enregistrement à un autre utilisateur.
  8. Cliquez sur Etat afin de vérifier l'état du flux de travaux de création d'un dossier d'enregistrement.
  9. Cliquez sur Terminer lorsque vous avez fini.