Tanıtım site tercihleri, iletiler ve takvim öğeleri gibi Microsoft® Outlook öğelerinin Outlook'tan bir nesne deposuna eklenmesi sürecini belirler. Yeni bir tanıtım ekleyebilir ya da var olan tanıtımları değiştirebilirsiniz. Aşağıdaki başlıklar, ayarları ifade eder.
Bir tanıtımı etiketlemek için Tanıtım Adı ve Tanıtım Tanımı alanlarını kullanın. Var olan bir tanıtımı düzenliyorsanız, bu alanlara güncellenmiş bilgileri girin. Bu alanlarda belirttiğiniz tanıtım adı, kullanıcılar Outlook'tan bir eposta adresi öğesi eklediğinde tanıtım listesinde görüntülenir.
Yarattığınız ya da düzenlediğiniz tanıtıma erişim yetkisine sahip olacak kullanıcı gruplarını belirtmek için, Erişim rolleri seç öğesini tıklatın.
Her seçeneğin yanında, bu seçeneklerin bir ekleme süreci sırasında değiştirilip değiştirilemeyeceğini belirtirsiniz. Kullanıcılar eposta iletisi eklerken bir tanıtım seçtiğinde, belirttiğiniz eposta iletisi seçenekleri tanıtımda görüntülenir. Kullanıcıların ayarları değiştirip değiştiremeyeceğini belirleyen üç seçenek, Düzenlenebilir, Salt Okunur ya da Gizle'dir:
Outlook öğeleri .msg tipinde (eposta biçimi) ya da .txt tipinde (metin biçimi) ya da her iki biçimde eklenebilir. Bir tanıtıma eposta iletilerini eklemek istediğiniz dosya tipini belirtirsiniz. Eposta iletisini hem .msg hem de .txt dosyaları olarak eklemeyi belirtmek için, Epostayı .msg dosyası olarak ekle ve Epostayı .txt dosyası olarak ekle seçeneklerinin yanındaki Evet öğesini seçin.
Kullanıcının görevini basitleştirmek için, .msg ve .txt dosyası eklenirken kullanılacak bir giriş şablonu atamayı seçebilirsiniz. Bir nesne deposuna .msg ya da .txt dosyası eklendiğinde, Kime ve Konu gibi belirli eposta bilgileri, epostadan otomatik olarak sınıf özellikleriyle eşlenir.
Bir giriş şablonu seçmenizin ardından, giriş şablonunun adı tanıtımda görüntülenir.
Kimden, Kime ve Gizli gibi belirli eposta bilgileri, bir nesne deposuna .msg ya da .txt dosyası eklendikten sonra, yalnızca Eposta sınıfı ya da alt sınıfı özelliklerinde bir görüntü adı yerine tam eposta adresiyle görüntülenebilir. Eposta adresinin görüneceği biçimi SMTP adresiniz belirler. Örneğin, Kimden özellik alanında görüntülenen bir tam eposta adresi, CananD@ibm.com ya da Derel, Canan[cderel@ibm.com] olabilir.Bir giriş şablonu seçmezseniz ya da şablonu silmek için Kaldır seçeneğini tıklatırsanız, Belge Ekle sihirbazı varsayılan olarak kullanılır.
İPUCU Kullanıcıların aynı anda birden çok Outlook öğesi (.msg ya da .txt dosyaları ve ekleri) ekleyeceğini biliyorsanız, tanıtım seçeneğine bir giriş şablonu atayın. Bir giriş şablonu belirtmezseniz, kullanıcıların eklenen her .msg ya da .txt dosyası ya da eki için Belge Ekle sihirbazını kullanması gerekir. Giriş şablonu, ekleme işlemini hızlandırır.
Eposta seçeneğindeki ayarın Salt Okunur ya da Düzenlenebilir olduğuna bakılmaksızın, kullanıcılar atanmış giriş şablonunu değiştiremez. Kullanıcılara, bir giriş şablonu kullanarak birden çok belge eklerken ekleme sürecini tamamlamaları gerektiğini bildirin. Tüm belgeleri eklemeden önce süreci iptal ederlerse, sürecin tamamı iptal edilir.
Öğe bir nesne deposuna eklendikten sonra Outlook öğesinin bir kopyasını Silinen Öğeler klasörüne taşımak için Evet seçeneğini belirleyin.
NOT Gizle seçeneğini belirlerseniz, kullanıcılara bu seçenekten bahsedin. Outlook öğelerinin Silinen Öğeler klasörüne taşındığınız bilmezler.
Eklenmekte olan iletilere bağlantı düzenlenmesi gerekip gerekmediğini belirtin. Hayır, Evet ya da Evet, Art Arda Sil seçeneğini belirleyin.
Bağlantılar belgelenizi düzenler. Bunlar, bir nesne tipinin bağlantısını başka bir nesneye düzenlemenize olanak sağlar. Örneğin, .msg dosyası olan bir Outlook öğesine eklerin bağlantısını düzenleyebilirsiniz. Belirli bir toplantıyla ilgili çeşitli eposta ve ilave ekleriniz varsa, toplantıyla ilgili belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak için bunlara bağlantı düzenleyebilirsiniz.
Yalnızca .msg ya da .txt dosyası olan bir eposta iletisine eklerin bağlantısını düzenleyebilirsiniz. Eklenip bağlantı düzenlenecek tüm Outlook öğelerinin de aynı nesne deposunda kalması gerekir.
Art arda sil, başka eposta öğelerinin bağlantısının düzenlendiği bir belge silinirse, bağlantı nesnesinin ve belgeye bağlantı düzenlenmiş tüm dosyaların da silineceği anlamına gelir.
NOT Gizle seçeneğini belirlerseniz, bu seçenek için seçtikleriniz temel alınarak yaratılan ya da silinen bağlantıları görebileceklerini kullanıcılara bildirin.
Outlook öğeleri genellikle farklı dosya tipleri olan bir ya da daha fazla ek içerdiğinden, eposta iletisinin tamamını tek bir birim olarak ekleyebilir ya da her eki ayrı ayrı ekleyebilirsiniz. Bu bölümde, nesne deposuna bağımsız nesneler olarak ek ekleme seçenekleri sağlanmaktadır.
Bir ekleme işlemi sırasında eposta iletisine ekler eklemek için Evet seçeneğini belirleyin.
Ek eklerken kullanılacak giriş şablonunu da seçebilirsiniz. Bir giriş şablonu seçmenizin ardından, giriş şablonunun adı görüntülenir. Kullanıcılar her Outlook öğesi için birden çok ek ekliyorsa, bu seçeneğe bir giriş şablonu atamayı düşünebilirsiniz.
Bir giriş şablonu seçmezseniz ya da şablonun kullanılmasını önlemek için Kaldır seçeneğini tıklatırsanız, Belge Ekle sihirbazı varsayılan olarak kullanılır.
Eklerin Eposta sınıfı ya da alt sınıfı kullanılarak eklenip eklenmediğini belirtir.
Belge eklerken sınıf seçimini Eposta sınıfı ya da alt sınıfı ile sınırlamak için Evet seçeneğini belirleyin. Ek, bir nesne deposuna eklendiğinde, ek içeren eposta iletisindeki özellik bilgileri, Eposta sınıfında ya da alt sınıfında tanımlanan ilgili özelliklerde görüntülenir.
Outlook öğesi ile ekler arasında yaratılacak bağlantılar belirttiyseniz, bu seçeneğin Evet olarak ayarlanması önemlidir.
Ek eklerken kullanılan sınıfı sınırlamak istemiyorsanız, Hayır seçeneğini belirleyin.
NOT Gizle seçeneğini belirlerseniz, kullanıcılar ayarı göremez ve bu sınıfın ekledikleri eklere atandığını bilemez. Ayrıca, Ek ekle seçeneği Gizle olarak ayarlanırsa, kullanıcının erişim haklarına bakılmaksızın, bu seçenek otomatik olarak Gizle ayarına getirilir.
Bu seçenek yalnızca, InfoSphere Enterprise Records için yapılandırılmış sistemlerde kullanılabilir.
Bir eposta iletisinin tamamını ve eklerini tek bir kayıt olarak bildirmek üzere Tek bir kayıt olarak bildir seçeneğini kullanmak için Evet seçeneğini belirleyin. Son Outlook öğesi başarıyla nesne deposuna eklendiğinde bildirme süreci gerçekleşir.
NOTLAR