Se non si dispone delle autorizzazioni di sicurezza per creare una cartella record di cui si necessita, è possibile inviare una richiesta per ottenerne la creazione. Dopo aver fornito i dettagli sulla cartella, viene avviato un flusso di lavoro per un manager dei record (o un altro utente autorizzato se il flusso di lavoro predefinito è stato modificato). È possibile inserire questa richiesta in Workplace.
NOTA Il flusso di lavoro Crea cartella record è una funzione opzionale che può essere installata o meno dall'amministratore, pertanto potrebbe non essere disponibile nell'ambiente in uso.
Quando viene avviato il flusso di lavoro Crea cartella record, la richiesta di creazione della cartella record viene visualizzata come voce di lavoro in Caselle di posta in arrivo pubbliche - RecordsManagerApproval all'interno di Workplace. Se il manager dei record approva la richiesta, la cartella viene creata e viene ricevuto un messaggio di conferma della corretta creazione nella casella di posta in arrivo personale. Se la richiesta non viene approvata, viene ricevuto un messaggio che comunica il rifiuto. Fare clic sul pulsante Completa per rimuovere il flusso di lavoro dalla casella di posta in arrivo personale.
Per avviare il flusso di lavoro Crea cartella record
NOTA Il collegamento Strumenti è disponibile solo se configurato in Preferenze sito > Integrazione di strumenti.
La pagina Fase approvazione consente al manager dei record di approvare o rifiutare la richiesta di creazione di una cartella record e immettere i motivi dell'approvazione o del rifiuto. In questa pagina vengono inoltre visualizzati il nome della cartella e il percorso in cui l'utente ha richiesto che la cartella venga creata. Nella parte superiore della pagina è possibile visualizzare le istruzioni per il completamento dalla fase di approvazione del flusso di lavoro.
Se il testo delle istruzioni non è visibile, fare clic su:
Per approvare o rifiutare la creazione di una cartella record