Enregistrements de fichiers

Le classement d'un enregistrement consiste à créer une référence à cet enregistrement en un autre emplacement au sein du même plan de fichiers. L'enregistrement n'est pas dupliqué. Ainsi, au lieu d'en créer une copie, vous créez une référence qui pointe sur l'enregistrement à son emplacement d'origine. Vous pouvez classer un ou plusieurs enregistrements en même temps.

Lors du classement d'un enregistrement, n'oubliez pas les règles suivantes :

Implications de sécurité du classement d'enregistrements

Lorsqu'un enregistrement est déclaré dans plus d'un conteneur, vous pouvez spécifier son parent de sécurité lors de la déclaration. Le classement de l'enregistrement dans un dossier différent après la déclaration ne change pas le parent de sécurité tant que le conteneur est maintenu et que l'enregistrement demeure classé dans ce conteneur. Pour afficher le conteneur parent de sécurité, sélectionnez la page d'informations Dossiers de classement. Pour plus de détails, reportez-vous à la thématique Classement d'enregistrements de la rubrique Sécurité.

Implications d'élimination du classement d'enregistrements

Lorsqu'un enregistrement est classé dans des conteneurs parent avec des plannings d'élimination différents, le lien vers l'enregistrement est affecté par le planning d'élimination de son parent. Ainsi, si l'un des conteneurs parent a une échéance à 5 ans et l'autre une échéance à 2 ans, après deux ans l'enregistrement n'apparaîtra plus que dans le parent avec l'échéance à 5 ans.

Pour classer un ou plusieurs enregistrements :

  1. Parcourez ou recherchez les enregistrements à classer.
  2. Activez les cases à cocher à gauche des noms.
  3. À partir du menu Actions de sélection multiple, choisissez Classer (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un enregistrement isolé et sélectionner Classer dans le menu contextuel).
  4. Accédez à la place appropriée de classement des enregistrements dans le plan de fichiers et cliquez sur Classer.
  5. Un message de confirmation s'affiche pour vérifier l'exécution de l'action de classement. Cliquez sur OK pour revenir au plan de fichiers.

REMARQUE  Pour voir où est classée une entité, sélectionnez la vue Classé dans de ses pages d'information.