Un modèle de nommage vous permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement, et les enregistrements, afin qu'ils répondent à vos conventions. Lorsqu'un utilisateur crée l'une de ces entités contenant un modèle de nommage, le nom est automatiquement inscrit dans l'étape Etablir les propriétés. Le système n'empêche en aucun cas l'utilisateur de modifier ce nom.
Des nombres incrémentiels sont assignés et utilisés dés l'apparition de l'étape Etablir les propriétés. Si vous annulez avant la création de l'entité, ce nombre ne sera jamais utilisé.
Pour nommer les enregistrements automatiquement, saisissez un modèle de nommage dans le champ Modèle d'enregistrement du conteneur parent. Le modèle d'enregistrement fait partie des propriétés du conteneur. Tous les enregistrements déclarés par la suite dans ce conteneur acquerront le nom suivant dans la séquence de modèle et s'incrémenteront selon la valeur que vous aurez saisie dans le champ Modèle d'enregistrement incrémenté par. Reportez-vous à A propos des modèles de nommage pour obtenir de l'aide dans l'élaboration du modèle.
Pour nommer automatiquement les catégories et les dossiers, suivez les étapes suivantes.
Vos processus d'affaires peuvent nécessiter des noms de dossier commençant par la lettre A, suivie de deux unités décimales pour marquer l'année, un trait d'union suivi d'un numéro de dossier, comme A07-000005. Le modèle suivant crée des noms de la sorte :
A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]
Dans ce modèle, A est la première lettre, AA représente l'année, et \d est un nombre. Le système fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les modèles entre crochets []. AA est ainsi remplacé par les deux derniers chiffres de l'année en cours. \d est remplacé par des chiffres incrémentiels. Vous spécifiez la valeur incrémentielle dans un autre champ lorsque vous saisissez la chaîne.
Considérons un autre exemple d'un modèle de nommage d'enregistrement. Vous souhaitez créer une règle de nommage pour des dossiers en KX, suivis d'un nombre à 2 décimales pour l'année, un point, 2 décimales pour le mois, un trait d'union, et deux suites de chiffres incrémentiels, du genre KX07.06-0004-03. Vous pourriez créer le modèle suivant :
KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Vous pouvez également utiliser des modèles personnalisés pour créer des modèles basés sur les métadonnées. Les règles de votre organisation, peuvent, par exemple, exiger que la convention de nommage du dossier d'enregistrement soit : année, espace, objet (métadonnées) du dossier d'enregistrement, espace, et une suite numérique à 5 chiffres, du genre "2006 Loan 00005.". Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle de nommage comme celui-ci :
[AAAA] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
ou
[AAAA] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Le système donnera les valeurs par défaut pour ce qui est de l'année et de l'objet car ces données sont entre crochets []. THIS.EmailSubject est un modèle personnalisé. Le système vous donnera cependant la valeur du champ de métadonnées, EmailSubject, que vous spécifierez pour le parent du dossier d'enregistrement.
Vous devez spécifier le nom symbolique de la propriété lors de la création du modèle personnalisé. Un erreur est créée s'il n'y a aucune valeur disponible pour la propriété spécifiée. Ce modèle personnalisé ne s'applique qu'aux entités de niveau 2 ou de niveau inférieur (3, 4, et ainsi de suite) du plan de fichiers. Le Niveau du plan de fichiers est un autre champ qu'il vous faut remplir lorsque vous ajoutez un niveau de modèle.
CONSEILS
N'utilisez aucun caractère invalide pour éditer les noms. Par exemple, n'utilisez pas la barre oblique (/) lors de la saisie de dates. Les caractères invalides sont :
\ / : * ? " < > |
Afin de vous assurer que les utilisateurs ne dépassent pas le nombre de caractères spécifiés dans le modèle de nommage, vous pouvez délimiter le modèle de nommage à l'aide des symboles ^ et $. Si, par exemple, vous créez le modèle de nommage \d\d\d, ajoutez le symbole ^ au début du modèle de nommage, et le symbole $ à la fin, comme indiqué ci-dessous :
^\d\d\d$
Vous serez ainsi assuré que lorsqu'un utilisateur saisit une valeur, le nombre de caractères saisi ne dépasse pas le nombre de caractères spécifiés dans la chaîne de modèle.
Pour ajouter un modèle de nommage
Pour ajouter un niveau de modèle
Un niveau de modèle vous donne les détails du modèle qui sera appliqué aux catégories d'enregistrement et aux dossiers d'enregistrement. Vous spécifiez un ou plusieurs niveaux dans le plan de fichiers et le type d'entité auquel il(s) s'applique(nt). Lors de la création au niveau spécifié d'une entité de ce type, elle est automatiquement nommée selon la chaîne de modèle et le nombre incrémentiel.
Cette procédure se poursuit à partir de la page de confirmation, après avoir cliqué sur Ajouter un niveau de modèle. Si vous ajoutez des niveaux de modèle ultérieurement, reportez-vous à Modifier un modèle de nommage.
Exemple
Si vous souhaitez voir les sous-catégories d'une catégorie d'enregistrement de niveau supérieur nommées automatiquement, créez un modèle pour le niveau 2 et sélectionnez Catégorie d'enregistrement dans le type. Si vous souhaitez également que les dossiers d'enregistrement de cette sous-catégorie soient nommés automatiquement, créez un modèle pour le niveau 3 et sélectionnez Dossier d'enregistrement dans le type. Ces deux niveaux de modèle étant intégrés dans le modèle de nommage, les sous-catégories de niveau 2 et les dossiers d'enregistrement de niveau 3 seront donc automatiquement nommés.
Pour ajouter ou modifier les niveaux de modèle ultérieurement
Pour assigner un modèle de nommage à un plan de fichiers
Cette étape est nécessaire pour activer le nommage automatique.