Arbejd med simpel søgning

Simpel søgning er standardsøgningen, første gang du åbner søgesiden. Den gør det nemt og hurtigt at oprette en personlig søgning for at finde forskellige typer objekter, og søgningen fungerer med dine brugerindstillinger. Brugerindstillingerne for søgning definerer de standardsøgekriterier, der bruges på søgesiden, og bestemmer, hvordan søgeresultaterne skal vises.

Brugerindstillingerne bestemmer f.eks. den type objekt, der skal søges efter, det objektlager, der skal søges i, filtrering efter versionsstatus og objektklasse, og hvilke egenskaber der til at begynde med er tilgængelige på søgesiden. Du angiver egenskabsværdierne og indholdsværdierne, der skal søges efter på søgesiden, og du kan ændre objekttypen eller objektlageret, hvis det er nødvendigt.

Du kan hurtigt få adgang til siden Simple Search i brugerindstillingerne ved at klikke på Modify nederst på søgesiden. Når du har klikket på Accept for at gemme dine ændringer af brugerindstillingerne og klikker på Exit, vender du tilbage til søgesiden. Der er flere oplysninger om angivelse af brugerindstillinger i Brugerindstillinger - Søg.

Hvis du vil have adgang til søgeskabeloner, skal du klikke på Use Search Template fra Simple Search.

Angiv det objektlager, der skal søges i.

Du kan når som helst ændre det objektlager, som du vil søge i. Klik på Change Search In. Der vises en ny side med objektlagre, arrangeret i en træstruktur, så du kan finde et andet objektlager, hvor du vil søge.

Desuden kan du angive en standardfremvisning for søgning for et bestemt objektlager. De standardindstillinger, du angiver, tilsidesætter brugerindstillingen Default Search View og bliver den nye standardfremvisning for søgning for et bestemt objektlager. Vælg først objektlageret ved hjælp af linket Change Search In, og klik derefter på Set as Default Search In for at angive dette objektlager som standard.

Afkrydsningsfelter

Afkrydsningsfelterne nederst på siden bestemmes af administratoren. De kan være udarbejdet til at gøre det nemmere at søge efter almindelige søgekriterier. I stedet for at angive brugerdefinerede søgekriterier som "Tilføjet af =" i brugerindstillingerne og derefter vælge dit brugernavn på siden Simpel søgning skal du bare vælge afkrydsningsfeltet "Oprettet af mig".

Søgekriterier

Søgekriterierne viser først de indstillinger, du har valgt i Brugerindstillinger - Søg. Indstillingerne udgør de overordnede kriterier, som alle dine søgninger overholder. Du kan bruge standardværdierne fra brugerindstillingerne, eller du kan ændre dem.

I følgende afsnit beskrives søgeindstillingerne og de indstillinger, du kan bruge og skal overveje, når du angiver dine søgekriterier.

Bemærk:  Listen over tilgængelige egenskaber og søgekriterier bestemmes altid af den valgte type objekt og de brugervalgte søgeindstillinger for denne objekttype.

Egenskaber og søgeoperatorer

Du kan ikke gruppere egenskaberne eller ændre den rækkefølge, egenskaberne evalueres i, fra siden Simpel søgning. Hvis du vil ændre rækkefølgen af egenskaberne, skal du ændre den i fremvisningen Søg i Brugerindstillinger. Søgeoperatorerne skal også være konfigureret i brugerindstillingerne.

Søgeoperatorer

Operatoren contains kan bruges til jokertegnværdier. Den erstatter operatoren Like. Andre operatorer genkender ikke jokertegnene.

Operatorerne starts with og ends with kan indeholde et vilkårligt antal tegn, herunder nul tegn. Disse to operatorer erstatter procenttegnet (%) før eller efter et tegn. Tidligere brugte du A% til at søge efter værdier, der startede med A. Nu bruger du operatoren Starts with.

Indstillinger for egenskabskriterier

På søgesiden vises op til fem egenskaber, der definerer dine søgekriterier, og du kan angive værdier for alle tilgængelige egenskaber. Du kan også lade egenskabsværdierne være tomme og nøjes med at søge på indholdet i dokumenterne. De tilgængelige egenskaber bestemmes af dine brugerindstillinger for den valgte objekttype.

Bemærk:  

Søgningen evaluerer egenskabsværdierne i den viste rækkefølge, én række ad gangen, og egenskaber uden værdier springes over. Hvis du har angivet tre eller flere egenskaber, sættes der AND mellem egenskaberne, og de evalueres først som en gruppe. Hvis der bruges OR mellem to AND-egenskabsgrupper, tilføjes resultaterne fra den først AND-egenskabsgruppe til den anden AND-egenskabsgruppe. En søgning, der består af egenskaben A og egenskaben B eller egenskaben C og egenskaben D, evalueres først ved at hente resultaterne af egenskaben A og egenskaben B og derefter tilføje resultaterne fra evaluering af egenskaben C og egenskaben D.

Når egenskabsværdierne er evalueret, kontrolleres søgeindstillingerne og indholdsværdien.

Søgeindstillinger

Hvis du vil tilpasse søgningen yderligere, findes der muligvis også søgeindstillinger nederst på siden. Administratoren definerer og bestemmer de indstillinger, der vises. Vælg f.eks. en eller flere indstillinger for at indsnævre søgningen til PDF-dokumenter, der er tilføjet inden for den seneste uge, ved at markere afkrydsningsfelterne "Tilføjet sidste uge" og"PDF-dokumenter".

Indholdsindstillinger

Du aktiverer indstillingen "Show Content Contains" (angives til Show). Derefter kan du angive den tekst, du vil søge efter i dokumenter. Administratoren skal have aktiveret søgeindeksering for objektlageret, for at du kan søge efter dokumentindhold. Bemærk, at der kan være en forsinkelse mellem det tidspunkt, hvor et dokument tilføjes i et objektlager, og det tidspunkt, hvor systemet opdaterer søgeindekser.

Bemærk:  < og > understøttes ikke i indholdssøgninger. Det er nøgleord i Verity og vil medføre, at der vises en fejlmeddelelse i Verity, hvis du søger efter disse tegn. Overvej at bruge modfikatoren I zone, som søger efter HTML- og XML-koder og typisk består af disse tegn, f.eks. <name>.

Når du angiver et ord, søges efter alle former af ordet. Hvis du f.eks. skriver måned, returneres dokumenter, der indeholder måned, måneder og månedlig. Hvis du skriver arbejde, returneres dokumenter, der indeholder arbejde, arbejder, arbejdet, arbejdende og arbejdere.

Når du skriver mere end ét ord, skal alle ordene være til stede i dokumentet. Hvis du f.eks. skriver månedlig rapport, returneres kun dokumenter, der både indeholder månedlig og rapport.

Hvis du vil søge efter et udtryk med ord i en bestemt rækkefølge, skal du placere udtrykket i anførselstegn. Eksempelvis returnerer "højre vinge" kun dokumenter, der indeholder udtrykket højre vinge. Dokumenter, der indeholder højre og vinge, men ikke ved siden af hinanden, ignoreres.

Du kan også bruge anførselstegn til at søge efter en bestemt kombination af store og små bogstaver eller en bestemt stavemåde. Eksempelvis finder "stjerne" dokumenter med ordet stjerne, men ikke stjernestund eller Stjerne.

Jokertegn for indholdsværdi

En stjerne (*) kan stå for nul eller flere bogstaver, tal eller understregnings ( _ ). Eksempelvis finder du med ko*n dokumenter med ordet konen, kontoen, komedien, kometen og koben. Et (?) kan stå for ét og kun ét alfanumerisk tegn som i ?an, som returnerer man, pan, kan, ban.

Søgeresultater

Ud over virkningerne på indstillingerne for egenskaber og indholdskriterier afhænger de returnerede søgeresultater af brugerindstillingerne for søgeomfang og -område. Disse indstillinger, der findes på siden Generel søgning under Indstillinger for dokumentindhold, bruges til at bestemme, hvor tæt flere ord i dokumentindholdet skal være på hinanden for at være et match for indholdskriterierne. Standardindstillingen er at finde ord, der er i nærheden af hinanden, inden for 1000 ord.

Når Relevancy Ranking er slået til, sorteres søgeresultaterne med det dokument, der har de fleste matchende ord, først. Når Relevancy Ranking er slået fra, sorteres resultaterne ikke.

Max Results bestemmer det maksimale antal resultater der skal vises ad gangen. Hvis du angiver dette til et stort tal, kan søgningen tage lang tid.

Bemærk:  Du kan ikke få adgang til indstillingerne Relevancy Ranking, Search Scope og Range fra knappen Modify på søgesiden. Du skal klikke på linket Preferences øverst til højre på søgesiden for at navigere til fremvisningen General i søgeindstillingerne under User Preferences for at ændre indstillingerne. Du kan ændre indstillingerne for Max Results fra siden Search Template.

Dine søgeresultater vises på listen Items Found. Brug menuerne View og Show Items til at ændre den måde, som dine resultater vises på. Menuen View bestemmer, om dine resultater vises i detaljeret fremvisning eller magasinfremvisning. Menuen Show Items bestemmer antallet af elementer, der vises på siden.

Brug menuen Actions til at vise en liste over tilgængelige handlinger, som kan udføres på valgte elementer.

Sådan konfigureres og udføres en simpel søgning

  1. Klik på Search på listen over fremvisninger. Hvis valgmuligheden Use Simple Search vises, skal du klikke på den.
  2. Kontrollér kriterierne under Search In øverst på siden for at sikre, at du søger på den ønskede placering. Ellers skal du klikke på Change Search In og angive det ønskede objektlager. Du kan også begrænse søgningen til en folder i objektlageret.
  3. Hvis du vil ændre det objekt, du søger efter, skal du klikke på listen Søg efter og vælge en objekttype. Egenskabskriterierne ændres for at afspejle dit valg. Som standard søges efter dokumenter, og listen er skjult. Hvis du vil vise listen, skal du gå til siden User Preferences, Search View, General og vælge Show på listen Show Search For),
  4. Hvis du vælger Document som objekttype, skal du vælge indstillingen Version, hvis den er tilgængelig. Du skal muligvis klikke på knappen Modify for at angive versionsindstillingen.
  5. Hvis de tilgængelige egenskaber er acceptable, skal du angive de værdier, du vil søge efter.
  6. Hvis egenskaben indeholder en bruger- eller gruppeværdi, kan der blive vist en standardværdi.
  7. Hvis du vil ændre de tilgængelige egenskaber, skal du klikke på Modify. Siden User Preferences vises.
    1. Foretag de ønskede ændringer, og klik på Accept. Der er flere oplysninger i Brugerindstillinger - Søg.
    2. Angiv værdier, der skal søges efter, i de nye tilgængelige egenskaber.
  8. Angiv eventuelt tekst som indholdsbetingelser.
  9. Markér eventuelt de ønskede afkrydsningsfelter nederst på siden. De kan bruges sammen med ovenstående søgekriterier eller i stedet for dem. Bemærk, at disse søgekriterier ANDes med de øvrige søgekriterier, så pas på, at du ikke konfigurerer umulige kombinationer, f.eks. valg af to forskellige brugere som oprettere af et dokument.
  10. Udfør søgningen ved at klikke på Search.
  11. Gennemgå søgeresultaterne. Bemærk, at menuen Actions er tilgængelig, og at du kan ændre listen ved hjælp af menuerne View og Show Items.
  12. Hvis du vil anvende en handling på flere resultatelementer, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for elementerne. Klik på en handling for at anvende den på de valgte elementer. Hvis du f.eks. vil tjekke et sæt dokumenter ud, skal du klikke på Check Out.

    Bemærk:  Listen over handlinger omfatter kun de handlinger, som kan udføres på alle de valgte elementer. Hvis du f.eks. foraøger at tjekke et dokument ind, som ikke er tjekket ud, vises der en fejl.

  13. Du kan klikke på Show Search Criteria eller Hide Search Criteria for at skifte mellem at vise og skjule søgekriterierne.

Bemærk:  Hvis du vil rydde søgeresultaterne og søgekriterierne og gendanne de oprindelige indstillinger, skal du klikke på Clear.