Este capítulo ofrece información sobre los contenedores disponibles en IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obtener más información específica sobre la administración de contenedores físicos, consulte Entidades físicas.
Una categoría de registro es un contenedor que incluye en categorías un conjunto de registros relacionados en un plan de archivos. Normalmente se utilizan categorías para clasificar los registros según las categorías de funciones. Una categoría de registro puede contener carpetas de registros y subcategorías. Sin embargo, no puede crear una categoría de registro ni una carpeta de registros en el mismo nivel de la jerarquía. En los modelos de datos DoD y Base puede declarar registros directamente en categorías. El modelo de datos PRO no permite esto. De forma predeterminada, las entidades secundarias heredan la seguridad y el programa de disposición del contenedor superior. Para obtener más información acerca de la herencia de la seguridad y el programa de disposición, consulte Seguridad de objeto y Herencia de programas de disposición.
Una categoría de registro tiene un nombre y un ID. Ambos aparecen en la ruta, separados por un guión. Tanto el nombre como el ID deben ser exclusivos en el contenedor superior.
Una carpeta de registros es una colección de registros relacionados. Utilice carpetas de registros para administrar registros según los periodos de retención y los eventos de disposición especificados. De forma predeterminada, las entidades secundarias de una carpeta de registros heredan la seguridad y el programa de disposición de la carpeta de registros. Puede crear carpetas de registro electrónicas, físicas, cajas e híbridas en una categoría de registro para administrar registros electrónicos y físicos.
Una carpeta de registros tiene un nombre y un ID. Ambos aparecen en la ruta, separados por un guión. Tanto el nombre como el ID deben ser exclusivos en el contenedor superior.
Se utiliza una carpeta electrónica para almacenar registros electrónicos y contiene uno o más volúmenes. Una carpeta electrónica también puede almacenar registros físicos (papel u otros elementos físicos).
Una carpeta física almacena registros físicos y contiene uno o más volúmenes. Una carpeta física es una entrada virtual para una carpeta de papel. Según la estructura de almacenamiento físico de su organización, puede estructurar la jerarquía de carpetas físicas en IBM InfoSphere Enterprise Records.
Una caja es un contenedor para registros físicos y proporciona un mecanismo para estructurar entidades físicas que contengan otras entidades físicas. Por ejemplo, puede crear un "Almacén" que contenga "Estantes" que contengan "Cajas" que contengan "Carpetas físicas". A diferencia de otros tipos de carpetas, una caja puede contener otras carpetas (específicamente, carpetas físicas y cajas, pero no carpetas electrónicas ni híbridas), así como registros (sólo registros físicos). Sin embargo, una caja no utiliza volúmenes.
Una carpeta híbrida puede contener registros electrónicos y físicos, y contiene uno o más volúmenes. No hay diferencias de comportamiento entre una carpeta electrónica y una híbrida. Sin embargo, una carpeta híbrida tiene metadatos adicionales que describen una entidad física, incluida la ubicación de inicio. Para obtener más información sobre la ubicación de inicio, consulte Ubicaciones.
Un volumen sirve como subdivisión lógica de una carpeta de registros en unidades más pequeñas y que se administran más fácilmente. Un volumen no tiene una existencia independiente de la carpeta. Una carpeta de registros (con la excepción de una caja) siempre contiene al menos un volumen que el sistema crea automáticamente cuando se crea una carpeta de registros. Por eso, puede crear cualquier número de volúmenes en una carpeta de registros. Sin embargo, tenga en cuenta que en cualquier momento sólo queda abierto un volumen en una carpeta. De forma predeterminada, el volumen actuale está abierto. Un volumen se cierra automáticamente si agrega uno nuevo y si se cumplen los criterios especificados. Por ejemplo, un volumen que contenga registros de un año de calendario concreto puede cerrarse automáticamente al final de ese año de calendario.
Un volumen será del mismo tipo que su carpeta de registros superior (electrónica, física o híbrida) y puede contener el mismo tipo de registros que su superior. Sin embargo, un volumen no puede contener una subcarpeta u otro volumen. Un volumen hereda el programa de disposición de la carpeta de registros en la que se ha creado. No puede definir un programa de disposición que sea independiente de la carpeta de registros superior.
Si crea una categoría de registro o una carpeta de registros, se marcará como activa. Sin embargo, puede marcar el contenedor como inactivo después de crearlo. Si marca un contenedor como inactivo, el sistema impide la creación, traslado, copia o archivado de nuevas entidades en ese contenedor. Los contenedores secundarios también se marcan como inactivos. Además, los usuarios no verán contendores inactivos al declarar un registro. Es útil marcar un contenedor como inactivo cuando es necesario revisar y aprobar el contenedor antes de dejarlo disponible para el uso general.
Cuando crea una entidad de contenedor, se abre de forma predeterminada. Si desea restringir la creación de entidades secundarias en un contenedor pero permitir al mismo tiempo la recuperación de registros desde éste, puede cerrar ese contenedor en cualquier momento después de su creación. Los contenedores secundarios también se marcan como cerrados.