カテゴリーまたはフォルダーの場所の変更
エンティティーの場所を変更するときは、対象のエンティティーとそのすべてのコンテンツをファイリング計画の別の場所に移動します。レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーの場所を変更できます。レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場所を変更すると、そのカテゴリーまたはフォルダー内にあるすべてのサブカテゴリー、フォルダー、ボリューム、およびレコードも、ファイル計画内の指定した場所に移動されます。レコードの場所を変更する方法については、「レコードの移動」を参照してください。レコード・カテゴリーやレコード・フォルダーの場所を変更できるのは、Records Manager または Records Administrator のみです。
レコード・カテゴリーまたはフォルダーの場所を変更する場合、次の点に注意してください。
- レコード・カテゴリーは、レコード・フォルダーを持たないカテゴリーにしか移動できません。
- レコード・フォルダーにはサブフォルダーを追加できないため、レコード・フォルダーを別のレコード・フォルダーに移動することはできません。
- レコード・フォルダーをファイル計画のルート・レベルに移動することはできません。レコード・フォルダーはレコード・カテゴリーの下位にのみ配置でき、ファイル計画の直下に置くことはできません。
- 確実に移動できるように、移動先のカテゴリーを開いてアクティブな状態にしておく必要があります。場所を変更するソース・エンティティーについては、非アクティブまたは閉じた状態でもかまいません。
- 移動先のカテゴリーにエンティティーを追加するための適切なアクセス権が必要です。
レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場所を変更するには
- 場所を変更するカテゴリーまたはフォルダーを選択します。
- 名前を右クリックして、「場所変更」を選択します。続いて次の手順を実行します。
理由の設定
- 別の場所にエンティティーを移動する理由を入力します。
- 次の手順に進む場合は 「次へ」、エンティティーを移動する手順を終了する場合は 「キャンセル」 をクリックします。
移動先の設定
- 選択したカテゴリーまたはフォルダーの移動先となるレコード・カテゴリーを選択します。
- 廃棄スケジュールを設定する場合は 「次へ」 をクリックします。設定しない場合は、「場所変更」 をクリックして選択した移動先にエンティティーを移動します。
廃棄の設定
この手順では、エンティティーの現行の廃棄スケジュールを変更できます。ここで関連付けた廃棄スケジュールは、エンティティーの場所を変更した後に有効になります。廃棄スケジュールの継承については、「廃棄スケジュール」を参照してください。
- 「スケジュールの参照」をクリックして、廃棄スケジュールを選択します。(スケジュール名の下にある 「選択」 をクリックします。)廃棄スケジュールの適用方法を示す新しいドロップダウン・メニューが追加されます。
- 次のいずれかのオプションを選択します。
- 継承するすべてのエンティティーに新しい廃棄スケジュールを伝搬させる: このオプションは、場所を変更するカテゴリー内のすべてのサブカテゴリー、フォルダー、およびレコードに影響します。
- 新しい廃棄スケジュールを伝搬させない: このオプションは、移動するコンテナーのみに影響し、そのコンテンツには影響しません。サブカテゴリーの場所を変更する場合、そのフォルダー、ボリューム、レコードは影響を受けません。
- すべての直接の子に新しい廃棄スケジュールを反映 - このオプションは、場所を変更するコンテナーの直下の全レベルに影響します。フォルダーの場所を変更する場合、そのボリュームおよびレコードも影響を受けます。
- 必要に応じて、テキスト・ボックスに廃棄権限を入力します。
- 「場所変更」 をクリックします。