Legge til et dokument

I Workplace finner du veivisere som hjelper deg med å legge til de forskjellige objekttypene. Veiviserne er nesten identiske, men de omtales separat i dette emnet og under Legge til en mappe. Du kan åpne disse veiviserne fra enten en informasjonsside eller fra siden Forfatter > General Tools.

Veiviserne Add Document eller Add Object legger til et nytt dokument eller tilpasset objekt i et objektlager. Når du legger til et nytt dokument eller tilpasset objekt, må du angi plasseringen, dokumentklassen, egenskapene og sikkerheten for dokumentet eller det tilpassede objektet. Det siste trinnet når du skal legge til et dokument er å velge filen som skal legges til, med mindre du legger til et dokument innenfra en Office-applikasjon eller Outlook.

TIPS I stedet for å bruke veiviseren for å legge til dokument kan du velge og bruke en oppføringsmal for å legge til dokumenter raskere. Du finner mer informasjon om oppføringsmaler under Arbeide med oppføringsmaler.

I tillegg, for å legge til et dokument ved hjelp en veiviser og via en integrert Office-applikasjon eller Outlook, kan du også legge til et dokument i en mappe.

Slik starter du veiviseren

Klikk på ett av følgende trinn i veiviseren for mer informasjon:

Select Folder

Når du legger til en mappe fra siden Forfatter, må du først velge en mappeplassering. Du må vanligvis også velge en mappe når du legger til et dokument eller tilpasset objekt, men administratoren på stedet kan angi at en mappe ikke er nødvendig. I så fall kan du velge trinnet Set Properties så snart du har valgt et objektlager, og du kan fortsette uten å velge en mappe.

Når du arbeider på siden Bla gjennom, velges den gjeldende mappeplassering automatisk.

Slik velger du en mappe

  1. Naviger gjennom objektlagrene og det tilknyttede hierarkiet med mapper.
  2. Velg ønsket mappe eller klikk på ikonet Add Folder for å legge til en ny mappe på den angitte plasseringen.
  3. Klikk på Neste.

Hvis du ikke legger til et dokument eller tilpasset objekt i en mappe, kan du ikke bla gjennom for å finne dokumentet senere. Du må søke etter det for å finne det.

Angi egenskaper

Siden Set Properties viser standard (grunnleggende) objektklasse og egenskapene tilknyttet klassen. Du kan velge en subklasse opprettet av systemadministratoren.

Slik endrer du objektklassen

Klikk på linken Change Class øverst på siden, og velg en klasse. Hvis du vil legge til klassifiserte dokumenter i et postobjektlager, velger du en klassifisert dokumentklasse.

Slik angir du egenskaper

  1. Se gjennom egenskapene tilknyttet objektet som legges til eller sjekkes inn. En rød stjerne identifiserer egenskaper som må angis før du kan fortsette.
  2. Angi eller endre egenskapsverdiene som vises. Noen egenskaper kan redigeres direkte på denne siden, mens du for andre må klikke på egenskapsnavnet eller et kalenderkontrollikon for å redigere verdiene. Kontakt administratoren på stedet for hjelp med ukjente egenskaper.
  3. For klassifiserte dokumenter oppdaterer du klassifiseringsverdiene ved behov.
  4. For sammensatte dokumenter velger du Ja eller Nei for å angi at dokumentet du legger til, skal være et sammensatt dokument. Klikk på Add Child for å legge til underordnede dokumenter som skal knyttes til dokumentet du nå legger til. Dette dokumentet henvises til som det overordnede dokumentet. Klikk på Vis for å vise tilknyttede underordnede dokumenter sammen med det overordnede dokumentet.

    MERK  Tilpassede objekter kan ikke angis som overordnet dokument for sammenensatte dokumenter.

  5. Klikk på Neste for å fortsette.

Hvis du legger til en Outlook-melding eller tekst fra en Outlook-melding, vises kun den grunnleggende e-postklassen og subklassene. Hvis du legger til vedlegg, er alle klassene tilgjengelige.

Angi sikkerhet

Sikkerhetsinnstillinger angir hvilke brukere og grupper som får tilgang til dokumentet eller det tilpassede objektet du legger til, og styrer rettighetene som gis til hver gruppe eller bruker. Du kan også iverksette en sikkerhetspolicy for å styre sikkerhetsinnstillingene til et dokument.

Slik tildeler du en sikkerhetspolicy for et dokument

  1. Hvis ingen sikkerhetspolicy er angitt, klikker du på Assign Policy.
  2. Klikk på Get info for å vise informasjon om eventuelle sikkerhetspolicyer som er oppført.
  3. Klikk på Velg under navnet på sikkerhetspolicyen du vil tildele.
  4. Hvis du vil endre eller fjerne en tildelt sikkerhetspolicy, klikker du på Unassign Policy.
  5. Du finner mer informasjon om sikkerhetspolicyer og bruken av dem under Bruke en sikkerhetspolicy.

Slik angir eller endrer du sikkerheten

  1. Se gjennom de eksisterende sikkerhetsinnstillingene.
  2. Hvis du vil legge til nye brukere eller grupper, klikker du på Add New. Siden Set Security - Select Users/Groups åpnes. Her kan du søke etter bestemte navn.
    1. Velg domenet du vil søke i. Klikk på nedpilen for å velge Velg i, og velg deretter ønsket domenenavn fra listen.
    2. Velg alternativet Brukere eller alternativet Grupper for å begrense listen med navn som kan legges til.
    3. Skriv inn ett eller flere tegn for å angi begynnelsen på navnene det skal søkes etter. Hvis du for eksempel vil finne brukere med navnet aalberto og amoss, skriver du inn a. Alle brukernavn som begynner på "a", vises i resultatlisten. Du kan begrense søket ved å skrive inn flere tegn. Eksempelvis vil aal gi resultatene aalberto og aallen, men ikke alemon eller amoss.
    4. Klikk på Søk. Samsvarende navn vises etter kort tid.
      • Hvis antallet samsvarende navn er høyere enn standard visningsantall, vises ikke alle treffene. Du må endre søkekriteriene og klikke på Søk på nytt for å se flere resultater.
      • Når du er fornøyd med resultatene, velger du de ønskede navnene fra listen. Du kan bruke Ctrl+klikk eller Skift+klikk for å velge flere enn ett navn på listen.
    5. Klikk på Accept for å fortsette med å angi sikkerheten for de valgte navnene. Siden Set Security åpnes igjen, med det nye bruker- eller gruppenavnet i listen over autoriserte brukere.
  3. Endre om nødvendig tilgangsrettighetene for en bestemt bruker eller gruppe.
    1. Klikk på bruker- eller gruppenavnet i kolonnen Tittel. Siden Set Security - Settings åpnes.
    2. Velg eller fjern avmerkingen i boksene for å tillate eller fornekte hvert tillatelsesnivå som ønsket. Du finner mer informasjon under Administrere sikkerhet.
    3. Klikk på Accept.
  4. Klikk på Neste for å fortsette hvis du legger til et dokument. Hvis du legger til et tilpasset objekt, fullfører du prosessen med å legge til det tilpassede objektet.

Velge fil

Du må velge en fil for å fullføre prosessen med å legge til dokumentet.

MERK  Denne oppgaven vises ikke hvis du legger til et dokument innenfra en Office-applikasjon eller Outlook, fordi du først må velge dokumentet før du starter prosessen med å legge det til. Navnet på filen vises i sammendragsdelen nederst på siden Add Document.

Slik velger du filen

  1. Velg ett av følgende alternativer:
  2. Fullfør prosessen med å legge til dokumentet.

Legge til et dokument i en mappe

Du kan legge til et nytt dokument i en mappe ved hjelp av siden Bla gjennom eller siden Forfatter.

Slik legger du til et dokument i en mappe i Workplace

  1. På siden Bla gjennom navigerer du til den aktuelle mappen (klikk på navnet for å åpne den).
  2. Klikk på Add Document under banen.

    MERK  Handlingen Add Document er også tilgjengelig på mappens informasjonsside.

  3. Klikk om nødvendig på Change Class for å velge en annen klasse. Klassevalget styrer egenskapene tilknyttet dokumentet.
  4. Se gjennom og angi Egenskaper tilknyttet det nye dokumentet, og lagre Egenskaper-innstillingene.
  5. Se gjennom og angi tildelt Sikkerhet for det nye dokumentet, og lagre sikkerhetsinnstillingene. Du finner mer informasjon om sikkerhet under Administrere sikkerhet.
  6. Velg filen ved hjelp av ett av følgende alternativer:
  7. Fullfør prosessen med å legge til dokumentet.

Outlook-profiler

Denne profilen angir prosessen for å legge til Outlook-elementer i et objektlager. Den opprettes i Site Preferences av administratoren på stedet. Avhengig av innstillingene som er definert i Site Preferences, kan du kanskje endre innstillingene i profilen.

MERK  Noen av alternativene definert av stedsadministratoren kan være skjulte, men du må fremdeles fullføre spesifikke trinn som trengs for de skjulte alternativene. Snakk med stedsadministratoren for mer informasjon.

Add Document-veiviseren og oppføringsmaler

Profilen angir om Outlook-elementet legges til ved hjelp av Add Document-veiviseren eller en oppføringsmal. Add Document-veiviseren samler inn informasjon som trengs for å fullføre prosessen med å legge til. Oppføringsmaler er forhåndsdefinerte med informasjon som gjør det mulig å omgå noen eller alle sidene som vises i en Add Document-veiviser under prosessen med å legge til. I tillegg, hvis du legger til flere vedlegg, må du sørge for at profilen du bruker, er tildelt en oppføringsmal. Oppføringsmalen gjør det raskere å legge til elementer. Du slipper å måtte bruke Add Document-veiviseren for hvert vedlegg du vil legge til.

Oppføringsmalen som er tildelt profilen, kan være tildelt enhver dokumentklasse eller subklasse. Avhengig av klassen eller subklassen som er tildelt, kan bestemte e-postegenskaper, for eksempel Fra, Til og Kopi til, inkluderes så snart en MSG- eller TXT-fil legges til i et objektlager. Når du for eksempel legger til Outlook-elementer i et objektlager, vil spesifikk e-postinformasjon som Til og emne automatisk bli tilordnet fra e-posten til klasseegenskapene når filen legges til i et objektlager.

Hvis du avbryter en prosedyre med å legge til mens du bruker en oppføringsmal som automatisk starter en annen prosess, for eksempel en arbeidsflyt, avbrytes prosedyren med å legge til, men den automatisk prosessen startes likevel.

MERKNADER 

Dokumentklasser og -subklasser

I tillegg til en e-postklasse og -subklasse kan profilen du bruker, også spesifisere en dokumentklasse eller -subklasse. Enten klasse eller subklasse kan inneholde spesifikke e-postegenskaper, for eksempel Fra, Til og Kopi til, så snart en MSG- eller TXT-fil legges til i et objektlager. Formatet som e-postadressene vises i, bestemmes av SMTP-adressen. En fullstendig e-postadresse som vises i egenskapsfeltet Fra, kan for eksempel være JaneD@ibm.com eller Doe, Jane[jdoe@ibm.com].

Linker

Profilinnstillingen angir om det opprettes linker mellom Outlook-elementet og vedleggene. Linkinnstillingen bestemmes av administratoren på stedet.

MERK Hvis du legger til en melding og et vedlegg og stedsadministratoren har slått på linkinnstillingen for deg, må dokumentene dine legges til i det samme objektlageret.

IBM InfoSphere Enterprise Records

Alternativet Declare Record er bare tilgjengelig på systemer konfigurert for InfoSphere Enterprise Records.

Denne profilinnstillingen avgjør om et Outlook-element med flere vedlegg blir betegnet som en engangspost når Records Management er aktivert. Denne innstillingen angis av administratoren på stedet.

Slik legger du til et dokument i et objektlager

  1. Finn Outlook-elementet du ønsker å legge til i et objektlager.

  2. På menyen FileNet P8 klikker du på Legg til. Siden Select Profile vises. Her velger du profilen du ønsker å bruke for å legge til elementet. Du kan også endre noen av profilinnstillingene.

    MERK  Siden frakoblede Outlook-mapper huses i .PST-filer, et beskyttetMicrosoft-format, kan du ikke legge til e-postelementer som er lagret i slike filer, direkte i objektlagre ved hjelp av Application Integration. Du må i stedet flytte slike e-postmeldinger tilbake til Outlook-innboksen eller en annen Exchange-serverbasert mappe og deretter fullføre prosessen med å legge til.