物理レコードを宣言する際は、オブジェクトの格納先 (ホーム・ロケーション) を指定します。物理オブジェクトは、実際に使用する他の場所に移動する必要があるため、レコードには、現在の場所を指定するための場所フィールドもあります。場所は、物理レコードを宣言する前に「物理」タブで作成します。
ユーザーが物理オブジェクトを表示する場合は、物理オブジェクトをチャージアウトします。チャージアウトを行うと、オブジェクトの場所を追跡するワークフローが開始され、複数のユーザーが同じオブジェクトを表示する場合に対応するためのキューが提供されます。レコードがチャージアウト中の場合は、レコードを予約します。キーパーは、レコードの要求を受け取り、配布を調整するワークフロー・ステップを実行します。借用人は、アイテムの受領者であり、同じワークフローの別のステップでアイテムを返却するために調整を行います。
物理レコードでバーコードが使用されている場合は、「物理」タブの「物理アイテムのスキャン」オプションを使用して、物理レコードがチャージアウトされているかどうかを確認できます。このオプションでは、場所のバーコードまたは説明を入力して、特定の場所にある物理エンティティーを表示することもできます。
物理レコードは、IBM InfoSphere Enterprise Records および Workplace で宣言できます。IBM InfoSphere Enterprise Records の場合、エントリー・テンプレートが必要です。システムには、デフォルトのエントリー・テンプレートが用意されています。IBM InfoSphere Enterprise Records または Workplace で使用するエントリー・テンプレートは追加作成できます。