Profilstedspreferansene bestemmer prosessen som brukes til å legge til Microsoft® Outlook-elementer, som meldinger og kalenderelementer, i et objektlager fra Outlook. Du kan legge til en ny profil eller redigere de eksisterende profilene. De følgende overskriftene refererer til innstillingene.
Bruk feltene Profilnavn og Profilbeskrivelse for å merke en profil. Hvis du redigerer en eksisterende profil, skriver du inn den oppdaterte informasjonen i disse feltene. Profilnavnet du oppgir i disse feltene vises i en profilliste når brukere legger til et e-postelement fra Outlook.
Klikk på Velg tilgangsroller for å oppgi brukergrupper som skal ha tilgang til profilen du oppretter eller redigerer.
Ved siden av hvert alternativ oppgir du hvorvidt de alternativene kan endres under en legg til-prosess. Når brukere velger en profil mens de legger til en e-postmelding, vises meldingsalternativene du oppgir, i profilen. De tre alternativene som bestemmer hvorvidt brukere kan endre innstillinger er Redigerbar, Skrivebeskyttet og Skjul:
Outlook-elementer kan legges til enten som typen .msg (e-postformat) eller typen .txt (tekstformat), eller begge. Du oppgir filtypen du vil bruke når du legger til e-postmeldinger i en profil. Velg Ja ved siden av alternativene Add email as .msg-fil og add email as .txt-fil for å oppgi at du vil legge til e-postmeldinger som både .msg- og .txt-filer.
Du kan velge å tildele en oppføringsmal som skal brukes når .msg- og .txt.filer for å gjøre oppgaven enklere for en bruker. Spesifikk e-postinformasjon, som Til og Emne, blir automatisk tilordnet fra e-postegenskapene til klasseegenskapene når .msg- eller .txt-filen legges til i et objektlager.
Etter at du har valgt en oppføringsmal, vises navnet på oppføringsmalen i en profil.
Spesifikk e-postinformasjon, som Fra, Til og Kopi, kan vises med en fullstendig e-postadresse i stedet for bare et visningsnavn i egenskapene for e-postklasse eller subklasse etter at en .msg-eller .txt-fil er lagt til i et objektlager. Formatet som e-postadressen vises i, avgjøres av SMTP-adressen din. En fullstendig e-postadresse som vises i Fra-egenskapsfeltet kan for eksempel være JaneD@ibm.com eller Doe, Jane[jdoe@ibm.com].Hvis du ikke velger en oppføringsmal eller klikker på Fjern for å fjerne en mal, brukes veiviseren Add Document som standard.
TIPS Tildel en oppføringsmal til profilalternativet hvis du vet at brukere kommer til å legge til mer enn ett Outlook-element (.msg-eller .txt-filer og vedlegg) på en gang. Hvis du ikke oppgir en oppføringsmal, må brukere bruke veiviseren Add document for hver .msg-eller .txt-fil eller hvert vedlegg som blir lagt til. Oppføringsmalen gjør tilleggingsprosessen raskere.
Uansett om innstillingen for e-postalternativet er Skrivebeskyttet eller Redigerbar, kan ikke brukere endre den tildelte oppføringsmalen. Fortell brukere at de må fullføre tilleggingsprosessen når de legger til flere dokumenter ved hjelp av en oppføringsmal. Hvis de avbryter prosessen før alle dokumentene er lagt til, blir hele prosessen avbrutt.
Velg Ja for å flytte en kopi av et Outlook-element til mappen Deleted Items når elementet er lagt til i et objektlager.
MERK Hvis du velger Skjul, må du fortelle brukere om dette alternativet. De vet ikke at Outlook-elementet deres er flyttet til mappen Slettede elementer.
Oppgi hvorvidt meldingene som legges til skal være linket. Velg Nei, Ja, eller Ja, kaskadesletting.
Linker organiserer dokumentene dine. De gjør at du kan linke objekter av en type til en annen. For eksempel kan du linke vedlegg til et Outlook-element som er en .msg-fil. Hvis du har flere e-poster og ytterligere vedlegg som angår et bestemt møte, kan du linke disse for å sørge for at alle dokumentene om det møtet holdes på samme sted.
Du kan bare linke vedlegg til en e-postmelding som er en .msg-eller .txt-fil. Alle Outlook-elementer som skal legges til og linkes må også befinne seg i samme objektlager.
Kaskadesletting betyr at hvis et dokument som de andre e-postelementene er linket til blir slettet, blir linkobjektet og alle linkede filer til dokumentet også slettet.
MERK Hvis du velger Skjul,må du fortelle brukere at det kan hende de ser linker opprettet eller slettet basert på hva du valgte for dette alternativet.
Fordi Outlook-elementer ofte inneholder ett eller flere vedlegg som er av forskjellige filtyper, kan du legge til en hel a-postmelding som en enkelt enhet eller legge til hvert vedlegg separat. Denne delen innholder alternativer for å legge til vedlegg som uavhengige objekter til et objektlager.
Velg Ja for å legge til vedlegg inkludert i en e-postmelding under en tilleggingsprosess.
Du kan også velge en oppføringsmal for bruk når du legger til vedlegg. Etter at du har valgt en oppføringsmal, vises navnet på oppføringsmalen. Hvis brukere legger til flere vedlegg per Outlook-element, bør du vurdere å tildele en oppføringsmal til dette alternativet.
Hvis du ikke velger en oppføringsmal eller klikker på Fjern for å hindre at en mal blir brukt, brukes veiviseren Add Document som standard.
Angir hvorvidt vedlegg legges til ved hjelp av e-postklassen eller subklassen.
Velg Ja for å begrense klassevalget til e-postklasse eller subklasse når du legger til dokumentet. Egenskapsinformasjonen fra e-postmeldingen, som inneholder vedlegget, vises i de tilhørende egenskapene, definert i e-postklasse eller subklasse, når vedlegget legges til i et objektlager.
Det er viktig at du angir dette valget til Ja hvis du anga linker som skal opprettes mellom et Outlook-element og vedlegg.
Velg Nei hvis du ikke vil begrense klassen som brukes når vedlegg legges til.
MERK Hvis du velger Skjul, kan ikke brukere se innstillingen, og vil ikke vite at denne klassen er tildelt til vedleggene de legger til. Hvis alternativet Add attachments i tillegg er angitt til Skjul, er dette alternativet automatisk angitt til Skjul uavhengig av brukeres tilgangsrettigheter.
Dette valget er bare tilgjengelig på systemer som er konfigurert for InfoSphere Enterprise Records.
Velg Ja for å bruke alternativet Declare as single record til å deklarere en hel e-postmelding og dens vedlegg som én post. Deklareringsprosessen inntreffer når det siste Outlook-elementet blir lagt til i et objektlager.
MERK