Poststyring er det å identifisere hvilke dokumenter som må oppbevares av selskapet ditt som som bedriftsposter, og å utvikle oppbevaringsplaner som angir årsakene til hvorfor en post bevares, hvor lenge den må bevares, og hvem som kan autorisere dokumentets endelige disposisjon. Poststyring sikrer at viktige poster holdes tilgjengelige i riktige tidsperioder som referansemateriale for interne brukere eller eksterne revisorer. Poststyring kan også definere ytterligere sikkerhet for dokumentene (og dokumentenes egenskaper) for å sikre at kun godkjente brukere har tilgang til viktige forretningsopplysninger, og at opplysningene ikke kan endres etter at de er registrert som en post. I de fleste tilfeller fastslår statlige bestemmelser for regeletterlevelse og bedriftens retningslinjer hva som skal posteres, og hvordan poster skal organiseres, klassifiseres og oppbevares.
Administratoren på stedet kan konfigurere Workplace til å fungere med den valgfrie applikasjonen InfoSphere Enterprise Records. I Workplace kan du identifisere et dokument som skal være en bedriftspost. InfoSphere Enterprise Records implementerer deretter ytterligere egenskaper og sikkerhet i dokumentet og arkiverer det i en ytterligere mappeplassering som du oppgav under prosedyren Betegne som post. Den opprinnelige eieren av dokumentet og andre brukere har kanskje ikke de samme rettighetene på dokumentet etter at det blir til en post.
Du kan forenkle prosessen med å identifisere poster ved å be administratoren på stedet om å opprette oppføringsmaler for Betegne som post. En mal kan inneholde en forhåndsdefinert postkategori eller -plassering og egenskapsverdier for å gjøre det raskere å identifisere poster.
Hvis dokumentet har flere enn én versjon, kan du velge hvordan posten skal opprettes for dokumentserien:
Når InfoSphere Enterprise Records er konfigurert på stedet, kan brukere som er medlem av Declare As Record-tilgangsrollen, se Declare As Record-knappen på bekreftelsessiden når et dokument legges til eller sjekkes inn. Handlingene Declare As Record og Declare Versions As Record er oppført på informasjonssiden og popup-menyen for dokumentversjoner som ikke allerede er betegnet som poster.
En dokumentversjon kan betegnes som en post kun én gang. Gjør ett av følgende for å finne ut om en versjon allerede er betegnet som en post:
MERK Hvis du ser Declare as Record i popup-menyen for et dokument du nettopp betegnet, oppdaterer du menyen ved å klikke på det siste elementet i banen.
Når du betegner et dokument, kan det oppstå problemer hvis dokumentet er en del av et sammensatt dokument. Når du legger til underordnede dokumenter i overordnede dokumenter, kan det angis innstillinger som forstyrrer den vanlige disposisjonsplanen til relaterte dokumenter. En innstilling som forhindrer at et dokument (over- eller underordnet) slettes, kan forstyrre den vanlige planen med å slette dokumenter når tiden er inne for det. På lignende vis kan det å angi at et underordnet dokument skal slettes når dets overordnede dokument slettes, forstyrre den vanlige disposisjonsprosessen til det underordnede dokumentet. Se Konfigurere IBM InfoSphere Enterprise Records for nærmere informasjon om konsekvensene av de ulike innstillingene.
MERK Enhver applikasjon som bruker DITA-filfunksjonen, oppretter komponentene som sammensatte dokumenter. Det vil si at reglene som gjelder for sammensatte dokumenter, også gjelder for DITA-filer.
Siden det sammensatte, overordnede dokumentet har et spesielt ikon, kan du enkelt identifisere det og utforske dets underordnede dokumenter og deres linker før du betegner dem som poster. Med de riktige endringsegenskapene kan rettigheter så vel som flere underordnede dokumenter legges til i et overordnet dokument senere, etter at du allerede har betegnet det som en post. Du kan også endre innstillingene tilknyttet et underordnet dokument. (Dette gjør du ved å velge Modify Child i stedet for Link Info i følgende prosedyre.)
Underordnede dokumenter har ikke noe spesielt ikon. Vi anbefaler at du gjør følgende for å forhindre utilsiktede konsekvenser:
Gjør ett av følgende for å starte Declare As Record-veiviseren:
Klikk på Hjelp ved behov på etterfølgende trinn.