Crear un plan de archivos
Este tema describe sucintamente la creación de un plan de archivos en IBM InfoSphere
Enterprise Records, e incluye vínculos con otros temas que ofrecen información detallada. Las tareas aparecen en el orden general en que se deben realizar (es decir, debe efectuar algunas tareas como agregar acciones y eventos antes que otras, como definir programas de disposición).
- Revise las necesidades de seguridad de la gestión de registros y haga los ajustes necesarios. El ajuste de la configuración de seguridad predeterminada después de que el sistema se empiece a utilizar es complejo. Por lo general, es preferible que asigne valores de seguridad a grupos en lugar de a usuarios; de este modo el sistema será intrínsicamente más fácil de mantener. Para obtener más información, consulte Seguridad.
- Opcionalmente puede agregar una pauta de asignación de nombres que defina las reglas de las pautas de asignación de nombres que desee aplicar en entidades diferentes, como las categorías y carpetas de registros creadas bajo un plan de archivos. Debe definir estas reglas de pautas de asignación de nombres y después asociar la pauta con el plan de archivos antes de que comience a agregar las entidades a las que desea aplicar las reglas.
- Opcionalmente puede cambiar la configuración del sufijo del nombre del volumen. Éste consiste en un número incremental que actúa como sufijo en el nombre del volumen. De forma predeterminada, el valor del sufijo es "000000". Debe configurar esto antes de comenzar a agregar carpetas de registros, puesto que se crea un volumen automáticamente como resultado de agregar cualquier tipo de carpeta de registros excepto por una caja. Consulte Configurar el sufijo de nombres de volumen.
- Puede crear o personalizar flujos de trabajo de disposición y transferirlos al servidor de Process Engine. Los flujos de trabajo que se asocien con acciones deben estar disponibles antes de crear las acciones asociadas. Consulte Crear y modificar flujos de trabajo.
- Agregue acciones; éstas son las acciones de disposición (como destruir o trasladar a una sala de almacenamiento) ejecutadas en entidades. Debe agregar acciones antes de definir los programas de disposición. Si desea marcar contenedores o carpetas de registros como contenedores vitales (es decir, los registros que contienen son registros vitales que se deben revisar periódicamente), agregue una o más acciones del tipo revisión vital. Aunque no sea obligatorio, puede marcar una entidad de contenedor como Vital en el momento de crearla; para ello se requiere que especifique la acción de revisión vital y el evento recurrente. Consulte Agregar una acción.
- Agregue eventos; éstos son apariciones de condiciones específicas (como el fin de un trimestre fiscal), a partir de las que el sistema genera determinadas acciones en entidades. Debe agregar eventos antes de definir programas de disposición que utilicen estos eventos.
Si desea marcar contenedores o carpetas de registros como contenedores vitales, agregue uno o más eventos recurrentes. Consulte Eventos.
- Opcionalmente puede agregar fechas predefinidas. Éstas son las fechas (normalmente eventos que suceden una sola vez) a partir de las que el sistema genera determinadas acciones en entidades. Debe agregar fechas predefinidas antes de definir programas de disposición que utilicen estas fechas. Consulte Agregar una fecha predefinida.
- Defina programas de disposición. Aunque no sea obligatorio, puede asociar un programa de disposición con una entidad en el momento de crearla.
Asimismo, si la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records incluye el uso de tipos de
registros, debe definir un programa de disposición antes de que pueda crearlo como tipo
de registro asociado. Consulte Definir un programa de disposición.
- Opcionalmente puede agregar tipos de registros que le ofrecen un modo de asociar un registro con un programa de disposición que sea diferente del registro asociado actualmente con la categoría de registro o la carpeta de registros superiores del registro. Consulte Agregar o modificar un tipo de registro.
- Opcionalmente, puede efectuar cualquier personalización de clase y propiedad, como
la inclusión en subclases de clases IBM InfoSphere Enterprise Records, adición de
propiedades a clases y la personalización del modo en que las propiedades se muestran en
la interfaz del usuario. Consulte Crear subclases, Agregar propiedades a clases y Personalizar la visualización de propiedades.
- Si la solución de IBM InfoSphere Enterprise Records incluye la gestión de registros
físicos, agregue ubicaciones. Cuando agregue una entidad física, como la carpeta de registros físicos, debe ofrecer su ubicación. Consulte Agregar una ubicación.
- Agregar el plan de archivos. Configure Agregar un plan de archivos.
- Compruebe la jerarquía del plan de archivos que incluye la adición de categorías y de carpetas de registros.
Consulte Agregar una categoría de registro y Agregar una carpeta de registros.
Después de crear el plan de archivos, debe repasar la configuración de IBM InfoSphere
Enterprise Records existente y efectuar algunas tareas de configuración adicionales.
Consulte Configurar IBM InfoSphere Enterprise Records si
desea ver un resumen.
Si desea información sobre la migración de un plan de archivos de un almacén de objetos a otro (por ejemplo, trasladar un plan de archivos de un entorno de prueba o desarrollo a un entorno de producción), consulte Herramienta para importar y exportar planes de archivos.