Suite à l'association d'un planning d'élimination à une catégorie, un dossier ou un type d'enregistrement, le système assure un suivi de l'évènement ou de la date spécifiés pour le déclenchement de l'exécution du planning. Lorsque l'évènement se produit ou à la date spécifiée, la fermeture des enregistrements définis dans le planning est déclenchée. Lorsque la fermeture est déclenchée et le décalage spécifié pour les enregistrements (s'il existe) est écoulé, le système effectue automatiquement l'action limite spécifiée dans le planning. Les entités sont alors destinées à l'élimination et intègrent la (ou les) phase(s) spécifiées dans le planning d'élimination. Les enregistrements restent dans une phase pendant la durée spécifiée dans la période de conservation de cette phase. A l'issue de la période de conservation, vous devez lancer manuellement l'action d'élimination associée à cette phase. Le système lance le flux de travaux associé à cette action d'élimination et transmet les entités à la phase suivante dès l'approbation d'une personne autorisée. Lorsque vous lancez l'élimination d'une entité, l'élimination de l'ensemble de ses entités enfants est également lancée automatiquement.
Le plan de fichiers peut être configuré pour supprimer à la fois le document original déclaré et les métadonnées d'enregistrement (par défaut) ou pour ne supprimer que le document original déclaré en conservant les métadonnées d'enregistrement. Voir aussi Configuration de la conservation de métadonnées.
REMARQUES
Pour lancer un planning d'élimination :
Il n'existe pas de propriété unique indiquant les entités "prêtes à être éliminées", mais vous pouvez les rechercher en utilisant un jeu de conditions.
Il est utile de définir un modèle de recherche à exécuter régulièrement. Dans un modèle de recherche, laissez vierge la date d'exécution de la phase actuelle et assurez-vous qu'il reste modifiable, pour que l'utilisateur puisse renseigner la date actuelle lors de l'exécution de la recherche.
Une autre option consiste à créer des événements COM personnalisés pour envoyer des messages informant le destinataire des éléments prêts à l'élimination. En supposant que l'utilisateur connaisse la structure du plan de fichiers, il ou elle devrait pouvoir accéder à l'entité.
Enfin, il peut être utile d'utiliser des méthodes d'interface API pour créer du code personnalisé permettant de lancer l'élimination si cela convient pour vos enregistrements d'entreprise.
Pour afficher les propriétés d'élimination :
Vous pouvez afficher les propriétés d'élimination, telles que le nom d'élimination, la date limite de l'entité, la date d'exécution de la phase actuelle, la date d'élimination actuelle, la date de décision de la phase actuelle, le nom de l'action de la phase actuelle, la décision de révision de la phase actuelle et la dernière date de balayage.
Il peut exister un planning d'élimination pour un conteneur donné, ainsi qu'un planning d'élimination différent pour un type d'enregistrement, s'appliquant à un enregistrement situé dans le conteneur. L'enregistrement ne peut alors être détruit ou exporté avant la date la plus tardive.