IBM InfoSphere Enterprise Records は、IBM FileNet P8 製品スイートのアドオン・コンポーネントです。 IBM InfoSphere Enterprise Records を使用すると、電子情報と物理情報の両方に対して正確性、安全性、 信頼性の高いレコードを作成して管理できます。IBM InfoSphere Enterprise Records では、格納メディアまたは格納形式に関係なく、あらゆるタイプのレコードを管理できます。IBM InfoSphere Enterprise Records について理解するには、レコードとは何か、およびなぜレコード管理システムを使用するのかを理解する必要があります。
IBM InfoSphere Enterprise Records では、レコードとはメタデータであり、別の電子ファイル (ドキュメント) または物理オブジェクトに関する情報を参照および保持するファイルです。レコードは、企業や政府がドキュメントまたは物理オブジェクトを管理し、そのドキュメントまたはオブジェクトの格納、アクセス、および最終的な廃棄の方法を指定するために作成します。メタデータの形式は、メディア・タイプ、フォーマット、オーサー、件名、レビューアー、場所、公開日などのレコード・プロパティーです。レコードは、そのタイプに対応する政府の標準およびガイドラインに従って管理します。
電子ドキュメントは、Word ドキュメントのような 1 つのファイル、デジタル写真、または 1 つのオブジェクトとして扱われる、関連性のある一連のファイル (E メール・メッセージとその添付ファイルなど) です。電子ファイルは、オブジェクト・ストアなどのリポジトリーに存在します。ドキュメントをレコードとして宣言すると、IBM InfoSphere Enterprise Records はそのドキュメント (そのセキュリティーと分類を含む) を管理します。この結果、ドキュメントに対するアクセス権が変更され、オーサーがドキュメントを変更できなくなる場合があります。
物理オブジェクトには、ビデオ・テープ、マイクロフィルム、ハード・ディスク、DNA サンプル、印刷されたドキュメント、写真などが含まれます。物理オブジェクトは、倉庫や他の安全な保管施設内の保管箱やファイル・キャビネットに格納され、レコードは、この格納場所を追跡します。
レコードという用語は多くの場合、メタデータ・ファイル、またはレコードとして宣言されたドキュメントやオブジェクトのいずれかを指します。通常、どちらを指しているかは文脈によって明らかです。
レコードとして宣言できるドキュメントを含んだリポジトリーを、レコード・リポジトリーまたはレコード・オブジェクト・ストア (ROS) と呼びます。IBM InfoSphere Enterprise Records で作成されるレコードは、ファイリング計画オブジェクト・ストア (FPOS) というリポジトリーに格納されます。どちらのオブジェクト・ストアも Content Engine の一部です。
次の図に、さまざまなソースからのレコードの作成を示します。各レコードは、システムによって管理される情報を指し示しています。
レコード管理とは、レコードの作成、格納、使用、検索、および廃棄の計画、制御、整理などの管理アクティビティーです。言い換えれば、レコード管理には、作成、実際の使用、非使用時の格納、廃棄というライフ・サイクルにわたってレコードを管理するためのすべてのアクティビティーが含まれます。
組織情報の正確性、完全性、およびアクセスのしやすさを保証するには、信頼できるレコード管理システムを構築する必要があります。そのようにしない場合、手動で情報を検索したり、紛失または誤って分類されたレコードを検索したりなど、非生産的なアクティビティーに多くの時間を費やすことになります。
レコード管理システムが存在しなければ、レコード保持に関する法律と規則の制定、解釈、および準拠が難しくなります。その結果、厳しい罰金や罰則などの法的結果を被ることになります。また、レコードを適正に維持管理しなかった場合、重要情報に関する訴訟、機密保持、および安全性に関連するリスクにさらされることにもなりかねません。
こうしたリスクを抑えるために IBM InfoSphere Enterprise Records を使用します。 IBM InfoSphere Enterprise Records を使用すると、重要情報をレコードとして保持しておき、必要時に検索機能を使用してアクセスできると同時に、 不要なレコードまたは非アクティブなレコードを廃棄または保管できます。
IBM InfoSphere Enterprise Records を使用すると、組織内のすべてのレコードを格納メディアを問わず管理できます。IBM InfoSphere Enterprise Records の目的は、以下のことを保証することです。
IBM InfoSphere Enterprise Records を使用すると、以下のことができます。
次の表に、IBM InfoSphere Enterprise Records の機能とその利点をリストします。
機能 |
利点 |
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レコードの一元的なリポジトリー |
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電子および物理ドキュメントのレコードを階層内に格納するための仮想保管場所およびコンテナー |
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使いやすい検索機能 |
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レコードの保存および廃棄ルール |
ユーザー定義によって以下を制御できます。
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レコードの監査手順、保存期間の自動トラッキング、およびレコード廃棄処理の実行 |
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レコードのインポートとエクスポート |
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レコードの適切なセキュリティー制御 |
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FileNet P8 Workplace、Workplace XT、Microsoft® Office、および Microsoft Outlook との統合 |
以下からレコードを手動で削除できます。
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IBM InfoSphere Enterprise Records には、ロール・ベースのユーザー・セキュリティー・モデルが用意されています。これらは、レコード管理者、レコード・マネージャー、権限ユーザー (DoD および Base) またはレコード・レビューアー (PRO)、およびレコード・ユーザーです。各ロールは、そのロールに属するユーザーが実行できるタスクを決定します。詳細については、「IBM InfoSphere Enterprise Records セキュリティー・ロール」を参照してください。
IBM InfoSphere Enterprise Records アプリケーションをインストールする前に、レコード管理の要件を満たすインストール・タイプ (データ・モデル) を選択する必要があります。選択できるデータ・モデルは以下の通りです。
IBM InfoSphere Enterprise Records では、レコードはさまざまなレコード管理エンティティーを含む階層構造に格納されます。次の図に、これらのエンティティーの階層構造と、各エンティティーについての簡単な説明を示します。
レコード (メタデータ) 用のオブジェクト・ストアとレコードとして宣言されるドキュメント用のオブジェクト・ストアを別個に構成することをお勧めします。このようにすると、FPOS にはファイリング計画構造が含まれ、ROS にはレコードとして宣言されるドキュメントが含まれます。通常、ROS にアクセスするユーザーの多くは、FPOS のファイリング計画を構成するエンティティーにアクセスする必要がありません。1 つの FPOS に複数の ROS を関連付けることができます。
次に、レコード管理エンティティーの階層の例を示します。
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