可以根据文档或文件夹的内容和/或属性对其进行查找。在 Workplace XT 中,可通过“高级搜索”页面或通过“我的搜索”部分的任何搜索来执行此搜索。另外,您还可以将您的搜索结果导出到特定 Microsoft Excel 逗号分隔值 (CSV) 文件并将其本地保存至计算机。
在集成的 Office 2007 应用程序中,要根据文档的内容和/或属性对其进行查找,必须对要在其中进行搜索的当前对象库建立索引。
提示:在 Workplace XT 中使用“简单搜索”,可根据文档或文件夹的名称来快速搜索文档或文件夹。有关更多信息,请参阅按属性搜索(简单搜索)。
选择要搜索的对象库。可选择性地通过选择特定子文件夹来进一步优化搜索。您可以将搜索限制在所选文件夹中,或将搜索扩展至包括选定文件夹的所有子文件夹。
在 Workplace XT 中,如果您切换对象库且正在使用屏幕朗读器,那么不会立即读取该对象库中的文件夹和文档列表。根据您所使用的浏览器,您可能需要等待文档和文件夹列表加载完成之后,屏幕朗读器才能继续。
您可以通过选择 Workplace XT 中相应的选项来搜索文档或文件夹。此外,您可以选择特定文档或文件夹类。当您指定类时,搜索结果中将仅显示指定给特定类的项目。类(例如文件夹)以层次方式进行组织,可选择扩展搜索范围以将类的子类包括在您的搜索结果中。例如,您可以有一个称为 Claims 的类,其子类为 Medical 和 Auto。可选择仅搜索类为 Claims 的文档,或搜索 Claims 及其所有子类。
在“关键字”字段 (Workplace XT) 或“文档包含”字段 (Integration for Microsoft Office) 中输入一个或多个单词(最能描述您要查找的信息的单词或短语),然后单击“搜索”。您可以在文档或已配置为全文索引的字符串属性中查找特定单词或短语。
以下是一些帮助您最大化搜索效率的提示。
与单词或短语完全匹配 |
要与一个短语完全匹配,请在该短语上加双引号。在集成的 Office 2007 应用程序中,单击“选项”,然后选择“与短语完全匹配”。与短语完全匹配对固有名称或常用短语尤其有用。例如,搜索 John Adams 可能返回包含美国总统 John Adams 和 John Quincy Adams 的文档。搜索 "John Adams" 只会返回那些包含 John Adams 的文档。 还会找到与那些项相似的搜索项和单词。例如,搜索单词 month 会返回包含单词 month 或 months 的文档。 要排除单个字的变体,您可以在字上加双引号;要排除所有搜索词条的字的变体,可选择搜索选项“全字匹配”。 |
匹配大小写 |
可以通过指定搜索选项“全字匹配”来排除字的变体,也可以通过选择“匹配大小写”(Workplace XT)或“区分大小写”(Integration for Microsoft Office) 搜索选项来选择匹配大小写。 请注意,将具有大写字母的关键字加上双引号不会强制搜索结果匹配大小写。 |
搜索常用字 |
通常会将搜索配置为忽略常用字,例如 the、in 或 and。要将常用词作为短语的一部分进行搜索,请在这些单词上加双引号。 |
使用通配符 |
如果您不确定在要搜索的文档中所使用的拼写或其他变体,那么可以在搜索项中使用通配符。
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搜索任意或所有关键字 |
您可以搜索与您输入的任意或所有单词或短语相匹配的文档。例如,如果搜索 FileNet P8 并选择“任意”,那么搜索将返回包含 FileNet 或 P8 的文档。如果您选择“所有”,那么搜索将仅返回包含这两个词的文档。 |
根据接近度搜索关键字 |
您可以根据关键字彼此的接近程度来搜索它们。(选择该选项后,搜索会自动查找所有关键字。)您可以指定关键字必须满足的接近度,以得到匹配的结果。如果您未指定范围(或输入 0),那么该搜索与搜索所有关键字相似,只是搜索结果的级别不同而已。 例如,要搜索与 FileNet P8 Platform 相关的文档,您可以输入 FileNet P8 Platform,然后搜索所有单词。这可能会返回论述其他 FileNet 产品的文档或论述其他平台的文档。通过选择“接近”而非“所有”,可以确保搜索仅在找到与 FileNet 和 P8 接近的内容时才返回包含 platform 的文档。 |
您可以通过选择要搜索的文档版本进一步限制或扩展您的搜索。缺省情况下,搜索会返回匹配文档的最新版本(可能是副版本)。如果您选择“已发行”,那么搜索仅返回最新的主版本。如果您选择“所有”,那么搜索会返回文档的所有版本。
注意:Workplace XT 中的关键字搜索不支持 VQL 查询(使用 Autonomy K2 查询语言的查询)。要执行 VQL 查询,您必须使用搜索模板或存储搜索。
可选择一个或多个属性作为搜索条件。您只能选择与所选文档或文件夹类相关联的属性及相关选项列表。不包括隐藏或无法搜索的属性。如果您选择包括子类,那么所有子类的属性和选项列表也可用。如果您指定了条件,随后又选择了其他文档或文件夹类,那么会从您的条件列表中自动丢弃对新类无效的属性或值。
当向搜索添加条件时,您必须选择要查找的对象是必须与所有条件匹配还是与任意条件匹配。
向搜索添加条件时,请使用以下基本提示来帮助您。
使用“+”和“-”图标来添加或删除条件。单击“+”立即在当前所选条件下添加一个新条件。
键盘提示:Workplace XT 中的某些字段值必须使用 ... 按钮从列表中进行选择。(该按钮用于从列表中选择一个值,而不是输入一个值。)要清除以该方式选择的值(“搜索位置”或“类”字段除外),请将焦点移至 ... 按钮,并按 Delete 键。
当使用“前缀”、“后缀”和“包含”选项时,对于基于字符串的属性值您可以使用通配符。
注意:如果您在搜索文本的开头使用百分比符号或使用“包含”或“后缀”选项,那么系统会通查对象库的全部搜索索引。如果索引很大,那么搜索可能要花很长时间才能返回结果。
显示在搜索结果中的列是在您的搜索条件中使用的属性,以及在站点首选项中为所选对象库指定的属性的组合。您可以通过将属性添加为搜索条件且将值保留为空来在搜索结果中显示其他属性。从集成的 Office 2007 应用程序中,单击“选择列”,然后从列表中选择要添加到搜索结果或从搜索结果中除去的列名。
在 Workplace XT 中,搜索之前,可选择一个要按其对搜索结果进行排序的属性。您可以按升序或降序进行排序。选择要按其进行排序的其他属性会自动清除按先前所选属性排列的排序。
在集成的 Office 2007 应用程序中,可以对搜索结果的顺序进行排序。
注意:如果搜索包括关键字,那么您无法选择用于排序的属性;搜索结果将自动使用基于相关性的计分系统进行排序。大多数相关项目会显示在搜索结果的顶部。
要搜索同一个属性的多个值,您必须多次将该属性列为条件,对每个要搜索的词都列一次。例如,您可能有名为 Breeds 的多值属性。要搜索 Collie 或 Poodle,请选择类似于以下的条件:
查找满足以下任何条件的项目:
Breeds = Collie
Breeds = Poodle
有些属性选项列表允许您根据输入过滤选项。选项列表可显示以输入的文本开头的所有选项。另外,您可以将星号 (*) 用作通配符。例如,输入 *Cla 可以找到名为 Auto Claims 和 Claim Processing 的类。(在您输入的文本末尾,始终默认有个星号。)
提示:输入“*”可以显示整个列表。
在 Workplace XT 中,可选择包括每个文档的摘要信息,然后在搜索结果中对其进行查看。
您可以通过选择一个或多个搜索选项进一步限制或扩展您的搜索。搜索选项基于搜索文档或文件夹时常用的属性。
选项是常选条件(例如所有权 [“由我创建”] 或修改日期 [“于上月添加”] 或文档类型 [例如 PDF 文档])的快捷方式。选择一个或多个选项将限制搜索结果。
缺省情况下,搜索会返回匹配文档的最新版本(可能是副版本)。如果您选择“已发行”,那么搜索仅返回最新的主版本。如果您选择“所有”,那么搜索会返回文档的所有版本。
如果经常搜索某些属性或值,那么可以将它们保存为搜索缺省值或者“我的搜索”(Workplace XT)或“已保存的搜索”(Integration for Microsoft Office) 中命名的搜索。
对于集成的 Office 2007 应用程序,输入搜索名称,然后单击“保存”。转至“已保存的搜索”并突出显示已保存的搜索的名称。右键单击并选择“设为缺省值”。下次打开搜索时,可以使用缺省搜索。
您可以通过单击列标题对结果进行排序。再次单击标题以使排序顺序反向。您无法在以下条件下排序:
可选择一个或多个文档进行查看或者执行 Workplace XT 中的各种操作或集成的 Office 2007 应用程序中的操作。可以在工具栏、功能区或弹出菜单中查看可用的操作。
在 Workplace XT 中,可以查看有关每个搜索结果的摘要描述。您必须选择显示摘要以查看描述的特定条件。