Aggiunta di una categoria record

È possibile aggiungere una categoria record a un piano file nella gerarchia delle entità di gestione dei record. È inoltre possibile aggiungere una categoria record a un'altra categoria record creando una sottocategoria. Si noti, tuttavia, che è possibile aggiungere una sottocategoria solo a una categoria record attiva. Solo un manager dei record o un amministratore dei record può aggiungere una categoria record.

Per impostazione predefinita, la nuova categoria record creata eredita dalla categoria record padre tutte le proprietà eccetto Nome, Identificativo e Data apertura. Questi valori ereditati possono essere modificati.

NOTA  A qualsiasi livello del piano file, non si devono creare più di 100 categorie record e cartelle record (per ulteriori informazioni, vedere Piani file).

Per aggiungere una categoria record

  1. Eseguire l'accesso come manager dei record o amministratore dei record, quindi ricercare il piano file in cui si desidera creare una categoria record. Se si desidera creare una sottocategoria, aprire la categoria record appropriata.
  2. Per aprire la procedura guidata, fare clic su Aggiungi categoria record: Icona Aggiungi categoria record. Eseguire quindi le fasi riportate di seguito.

Imposta proprietà

  1. Immettere o modificare i valori delle proprietà visualizzate. Alcune proprietà possono essere modificate direttamente da questa pagina, mentre per altre è necessario fare clic sul nome della proprietà per effettuarne la modifica. Un asterisco rosso indica che è necessario specificare un valore per la proprietà contrassegnata.

    Per ulteriori informazioni sulle proprietà visualizzate, vedere Guida di riferimento delle proprietà. Se si desidera immettere un modello di record che denomini automaticamente i record aggiunti alla categoria, immettere il modello direttamente in questo campo. Per ulteriori informazioni sulla costruzione del modello, vedere Informazioni sulla sintassi dei modelli di denominazione.
  2. Fare clic su Avanti per impostare la pianificazione di disposizione per la categoria record oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra. Fare clic su Annulla per uscire dalla procedura Aggiunta guidata categoria record.

Imposta disposizione

  1. Esistono tre possibilità. Una pianificazione di disposizione potrebbe essere stata preselezionata (la casella Eredita è selezionata). Una pianificazione di disposizione potrebbe essere presente nell'elenco, ma la casella Eredita non è stata selezionata; per utilizzare la pianificazione, fare clic su Eredita. Potrebbero non essere presenti informazioni sulla disposizione. In tutti i casi, fare clic su Sfoglia pianificazione per selezionare una pianificazione o modificare la selezione. Fare clic su Cancella pianificazione per lasciare momentaneamente vuoto il campo relativo alla disposizione. È possibile rivedere le pagine delle informazioni di qualsiasi pianificazione assegnata facendo clic sulla relativa icona Ottieni informazioni.
  2. Una volta terminata la ricerca della pianificazione, fare clic su Seleziona sotto il nome della pianificazione di disposizione che si desidera assegnare alla categoria.
  3. Se necessario, specificare l'autorità di disposizione che si occuperà dello smaltimento della categoria record al momento prestabilito.

    Per impostazione predefinita, l'autorità di disposizione specificata per la pianificazione di disposizione selezionata verrà assegnata automaticamente quale autorità di disposizione per la categoria record. Se non è stata impostata alcuna autorità di disposizione per la pianificazione selezionata, verrà applicata l'autorità di disposizione impostata per la categoria. Se si decide di specificare subito l'autorità di disposizione e impostare la pianificazione di disposizione in un secondo momento, l'autorità di disposizione impostata per la pianificazione sostituisce l'autorità di disposizione precedentemente impostata per la categoria record.

  4. Fare clic su Avanti per impostare il record vitale oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra.

Imposta record vitale

Se i record creati nella categoria record richiedono revisioni e aggiornamenti continui, è possibile contrassegnare la categoria record come Vitale in questa fase. Ciascun record creato nella categoria viene automaticamente classificato come Vitale.

  1. Per specificare che i record presenti nella categoria sono vitali, selezionare Vero dal menu a discesa Indicatore record vitale.
  2. Se lo si desidera, è possibile immettere una descrizione dei record vitali da aggiungere alla categoria record.
  3. Dal menu Azione revisione record vitale, selezionare l'azione che verrà avviata con il ciclo di revisione o aggiornamento periodico dei record vitali. Il menu elenca le azioni di revisione vitale precedentemente create come descritto in Aggiunta di un'azione.
  4. Dal menu Revisione record vitale e ciclo di aggiornamento, selezionare l'evento che attiverà la revisione o l'aggiornamento periodico dei record vitali all'interno della categoria. Il menu elenca eventi ricorrenti precedentemente creati come descritto in Aggiunta di un evento ricorrente.
  5. Fare clic su Avanti per impostare la sicurezza e completare la creazione della categoria record.

Imposta sicurezza

Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere alla categoria record e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente o gruppo. Le impostazioni di sicurezza specificate in questa fase possono essere sostituite dai contrassegni di sicurezza impostati sull'entità.

  1. Rivedere le impostazioni di sicurezza esistenti. Per informazioni sui diritti di accesso, vedere Specifica delle impostazioni di sicurezza.
  2. Per modificare i diritti di accesso di un utente o un gruppo specifico elencato nella pagina, fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo. Viene visualizzata la pagina Impostazioni di sicurezza in cui è possibile specificare le autorizzazioni di sicurezza di diversi utenti e gruppi.
  3. Per aggiungere nuovi utenti o gruppi all'elenco, fare clic su Aggiungi nuovo. Per rimuovere un utente o un gruppo esistente dall'elenco, selezionare l'opzione Rimuovi per tale utente o gruppo. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di utenti e gruppi a un oggetto.
  4. Per salvare le modifiche alle impostazioni di sicurezza e completare la creazione della categoria record, fare clic su Fine.
  5. Fare clic su OK per confermare la lettura del messaggio relativo all'aggiunta corretta di una categoria record, quindi uscire dalla procedura guidata.