Anhand von Eigenschaften werden die Informationen über ein Objekt, z. B. Dokumente und Ordner, definiert. Alle Objekte, auf die Sie in einem Objektspeicher zugreifen können, gehören einer Klasse an. Die Eigenschaften und das Verhalten des Objekts wird durch die Klasse festgelegt. Alle Ordner gehören beispielsweise der Ordnerklasse an und alle Dokumente der Dokumentklasse. Das Verhalten und die Eigenschaften eines Ordners unterscheiden sich vom Verhalten und den Eigenschaften eines Dokuments. Sie können beispielsweise Dokumente, aber keine Ordner auschecken.
Der Administrator definiert die Eigenschaften für die jeweiligen Klassen und kann neue Unterklassen für eine Klasse erstellen. Wenn an Ihrem Standort beispielsweise ein Projektkontocode für alle Dokumente erforderlich ist, kann der Administrator die Eigenschaft Projektcode in der Basisdokumentklasse hinzufügen. Wenn an Ihrem Standort einem bestimmten Dokumenttyp bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden müssen, die für andere Dokumenttypen nicht gelten sollen, kann der Administrator eine oder mehrere neue Unterklassen zur Handhabung zusätzlicher Eigenschaften erstellen. Für die Spesenabrechnungsdokumente sind möglicherweise Eigenschaften für Kontocodes erforderlich, während für Marketingdokumente Eigenschaften für Projektcodes, Projektfreigabedaten und Verwaltungsgenehmigungen benötigt werden. Wenn Sie ein Dokument hinzufügen oder einchecken, wählen Sie die entsprechende Klasse für das Dokument aus und geben Sie die Eigenschaftswerte ein.
Einige Eigenschaftswerte werden vom System erstellt und können nicht direkt geändert werden. Systemeigenschaften, wie Ersteller des Objekts und Erstellungsdatum, werden festgelegt, wenn das Objekt in einem Objektspeicher hinzugefügt wird. Andere Eigenschaften, wie Datum der Änderung eines Objekts und Benutzer, der das Objekt geändert hat, werden vom System aktualisiert, wenn das Objekt, dessen Eigenschaften oder Sicherheit geändert werden.
Eigenschaften können verschiedene Typen und Einschränkungen aufweisen. Der Eigenschaftstyp bestimmt die Methode, mit der Sie den Wert angeben können. Im Allgemeinen können Sie einfach die Anweisungen auf der Seite befolgen. In den folgenden Abschnitten werden einige spezielle Anforderungen und Tipps aufgelistet. Die Anwendung, die Sie zur Integration in Ihre Microsoft® Office-Anwendungen verwenden, bestimmt, wie Sie auf die Eigenschaften Ihrer Dokumente zugreifen.
Sie können auf die einem Dokument oder Ordner zugewiesenen Eigenschaften zugreifen und diese aktualisieren, indem Sie sie einem Objektspeicher hinzufügen oder die Objekte ändern. Dies trifft beispielsweise auf das Einchecken oder Speichern des Inhalts eines ausgecheckten Dokuments zu. Die von Ihnen verwendete Erfassungsvorlage zum Hinzufügen eines Dokuments bestimmt, ob Sie eine Klasse auswählen können oder dem Dokument eine Klasse zuweisen können. Sie können die einem Dokument zugewiesenen Eigenschaften ändern, nicht jedoch die Klasse. Sie können aber die Eigenschaften und die Klasse ändern, die einem Ordner zugewiesen sind.
Beim Speichern des Inhalts können Sie auf Mit Eigenschaften speichern klicken, um die Eigenschaften des Dokuments zu ändern und neuen Inhalt zu speichern, bevor Sie das Dokument wieder in einen Objektspeicher einchecken.
Verwenden Sie den Befehl Eigenschaften anzeigen/ändern auf der Registerkarte IBM ECM oder wählen Sie Eigenschaften aus einem Popup-Menü aus. Sie können auch unten im Fenster Durchsuchen auf Details anzeigen, nachdem Sie ein Dokument oder einen Ordner ausgewählt haben. Informationen zu dem Objekt werden im Fenster Durchsuchen angezeigt und Sie können Informationen für alle von Ihnen ausgewählten Objekte anzeigen und ändern, nachdem Sie auf Ändern klicken.
Einigen Ihrer Dokumente kann der Administrator Eigenschaften zuweisen, die einen Lebenszyklus umfassen. Ein Dokumentlebenszyklus umfasst unterschiedliche Status, die ein Dokument während seiner Lebensdauer haben kann. Die Lebenszyklusstatus eines Darlehensantrags können beispielsweise in folgender Reihenfolge auftreten:
Die Status spiegeln die Reihenfolge der Prozessphasen wider, die ein Darlehensantrag durchläuft. Wenn das Dokument den nächsten Status erreicht, wird der Lebenszyklusstatus aktualisiert. Bei der Genehmigung beispielsweise wird das Dokument in den zweiten Status (Genehmigung) hochgestuft. Wenn die Bank das Darlehen finanziert, wird das Dokument in den Status Finanzierung hochgestuft.
Einigen Eigenschaften kann eine Dokumentlebenszyklusrichtlinie zugewiesen werden. Eine Dokumentlebenszyklusrichtlinie wird einer Dokumentklasse zugewiesen und von Ihrem Administrator verwendet. Der Lebenszyklusstatus wird angezeigt und wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können können den Lebenszyklus ändern.
Einigen Eigenschaften für Dokumente und Ordner kann der Administrator Markierungen zuweisen. Markierungen basieren auf bestimmten Eigenschaftswerten und ermöglichen den Zugriff auf Dokumente und Ordner. Wenn eine Markierung auf ein Objekt angewendet wird, sind die sich ergebenenden Zugriffsberechtigungen für das Objekt eine Kombination aus den Einstellungen seiner ursprünglichen Zugriffsberechtigungen und den Markierungseinstellungen. Die Markierungseinstellungen können festlegen, welche Benutzer Zugriff auf das Objekt haben, dem die Markierung zugewiesen wurde, und welche Benutzer die zugewiesene Markierung ändern oder entfernen können.
Sie können die Eigenschaften eines Dokuments auf der Seite Informationen anzeigen, wenn Sie ein Dokument öffnen, hinzufügen oder einfügen. Bei einem ausgecheckten Dokument können Sie die Dokumenteigenschaften im Menü Informationen abrufen ändern, oder Sie können sie ändern, wenn Sie das Dokument einchecken, sofern der Site-Administrator dies zugelassen hat. Neben dem Bearbeiten von Eigenschaftswerten können Sie auch einige dieser Werte in Office-Dokumente einfügen.
Wenn Sie ein zusammengesetztes Dokument erstellen möchten, müssen Sie die Informationsseite des Dokuments aufrufen. Das Erstellen eines zusammengesetzten Dokuments ist in integrierten Anwendungen nicht über das Menü Informationen abrufen möglich.
Wenn Sie in Workplace XT die Eigenschaften eines ausgecheckten Dokuments anzeigen, zeigen Sie tatsächlich die Eigenschaften der Version an, die sich im Status 'In Bearbeitung' oder 'Freigegeben' befindet. In Application Integration zeigen Sie die Eigenschaften der Version mit dem Status 'Reservierung' an. Beim Arbeiten mit ausgecheckten Dokumenten können deshalb die folgenden unerwarteten Ergebnisse auftreten:
So zeigen Sie die Eigenschaften von Office-Anwendungen und Outlook an oder ändern sie:
Wählen Sie eine der folgenden Optionen, abhängig von Ihrer Anwendung:
Über Integration for Microsoft Office integrierte Office 2007-Anwendungen |
Application Integration |
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Outlook |
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