Deklarieren einer Akte

Die Deklaration einer Akte kann auf verschiedene Weise erfolgen:

Für eine Basis- oder eine DoD-Installation können Sie eine Akte in einem Band, einem Aktenordner oder einer Aktenkategorie erstellen; für eine PRO-Installation geschieht dies in einem Aktenordner oder einem Band. Für die Deklaration einer Akte müssen Sie sicherstellen, dass die Einheit, in der die Akte deklariert werden soll, offen ist.

Wenn Sie eine Akte in einem Aktenordner deklarieren, wird die Akte automatisch dem aktiven Band in diesem Ordner zugewiesen. Der aktive Band ist stets das zuletzt erstellte. Es bleibt so lange aktiv, bis es geschlossen wird. Wenn Sie eine Akte in einem geschlossenen Band deklarieren wollen, müssen Sie den Band erneut öffnen und die Auswahl manuell vornehmen.

HINWEIS Sie können Erfassungsvorlagen erstellen, um die Deklaration von Schriftstücken zu erleichtern. IBM InfoSphere Enterprise Records enthält ein Beispiel einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von E-Mail-Schriftstücken. Diese Vorlage können Sie benutzen, um E-Mail-Schriftstücke von Workplace aus zu deklarieren. (Informationen zum Importieren der Beispielvorlage zum Deklarieren eines E-Mail-Schriftstücks finden Sie in der Readme-Datei des IBM InfoSphere Enterprise Records-Softwarepakets.) Außerdem enthält IBM InfoSphere Enterprise Records auch einen Beispielworkflow zum Deklarieren von Schriftstücken. Anhand dieses Workflows können sich Softwareentwickler ein Bild davon machen, wie ein Dokument mithilfe des API und des Workflows deklariert werden kann. Details hierzu finden Sie im Handbuch IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide im Abschnitt zum Installieren eines Beispielworkflows.

Deklarieren von Dokumenten als Akten

Wenn Sie ein Dokument als eine Akte deklarieren und das Dokument nicht nur in einer Version vorliegt, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Akte für die ganze Dokumentserie zu erstellen (siehe Dokumente und Aktenveraltung). Beachten Sie jedoch, dass Sie höchstens 16 Dokumentversionen als eine einzige Akte deklarieren können.

HINWEIS Nachdem ein Schriftgutnutzer ein Dokument als Schriftstück deklariert hat, können andere Benutzer, die nicht (mindestens) Schriftgutnutzer sind, nicht mehr auf die Informationsseite des Dokuments zugreifen. Diese Beschränkung wurde absichtlich eingeführt.

Zur Beschleunigung des Prozesses zum Deklarieren von Akten unterstützen die Assistenten zum Deklarieren einer Akte und zum Erstellen von diesbezüglichen Erfassungsvorlagen die automatische Zuweisung von Eigenschaftswerten aus dem Dokument an die Akte. Wenn ein Dokument als eine Akte deklariert wird, werden die symbolischen Namen der Dokumentklasseneigenschaft mit den symbolischen Namen der Aktenklasseneigenschaft verglichen. Besteht eine Übereinstimmung, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch als der Wert für die entsprechende Akteneigenschaft zugewiesen. Wenn die Dokumentklasse und die Schriftstückklasse die Eigenschaft "Farbe" haben, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch der Schriftstückeigenschaft zugeordnet. Analog dazu verhält es sich, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus Outlook mit der Standard-Email-Aktenklasse deklarieren: In diesem Fall werden die Eigenschaftswerte Betreff, An, CC, Von, Datum und Erhalten am automatisch zugewiesen.

Eine Zuweisung der Eigenschaften erfolgt unabhängig davon, ob die Erfassungsvorlage den Schritt "Akteneigenschaften festlegen" anzeigt oder nicht. Wenn mehrere Versionen eines Dokuments für die Deklaration ausgewählt werden, basiert die Eigenschaftenzuordnung auf der neuesten Version des Dokuments. Verschiedene Versionen eines Dokuments können unterschiedliche Klassen und Eigenschaften aufweisen. Die Zuweisung der Eigenschafte richtet sich jedoch immer nach der neuesten Version des Dokuments.

Die folgenden Regeln beschreiben, wie die Zuordnung für eine Eigenschaft gehandhabt wird, die der Dokument- und der Aktenklasse gemeinsam ist.

HINWEIS Für Eigenschaften kann ein Alias von einem Objektspeicher auf einen anderen erstellt werden. Bei der Zuweisung von Eigenschaften werden stets die vom Administrator festgelegten Einstellungen für das Zuweisen von Eigenschaften von einem Objektspeicher auf den anderen berücksichtigt.