Activar o desactivar categorías o carpetas

Si crea una categoría de registro o una carpeta de registros, se marcará como activada. Sin embargo, puede marcar específicamente una entidad como desactivada después de crearla. Los usuarios no pueden agregar nuevas entidades a una categoría o carpeta desactivada y no verán categorías ni carpetas desactivadas al declarar un registro. Es útil marcar una entidad como desactivada cuando es necesario revisar y aprobar la carpeta o categoría de registro antes de dejarla disponible para el uso general.

Si marca una entidad como desactivada, todos los contenedores secundarios se marcarán también automáticamente como desactivados. En cualquier momento puede marcar una entidad desactivada como activada, pero tenga en cuenta que los contenedores secundarios no se activan automáticamente. Debe marcar estas entidades como activadas.

En una entidad desactivada, puede efectuar todas las demás operaciones como buscar, recuperar, utilizar o cambiar su ubicación. También puede iniciar las acciones de disposición en una entidad desactivada.

Para marcar uno o más contenedores como activados

  1. Busque las categorías o carpetas que desee marcar como activadas.
  2. Seleccione las casillas de verificación que aparecen a la izquierda de los nombres. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en una única entidad y utilizar el menú contextual.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Activar: icono Activar
  4. Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de activación satisfactoria de la entidad.

Para marcar un contenedor como desactivado

  1. Busque las categorías o carpetas que desee marcar como desactivadas.
  2. Seleccione las casillas de verificación que aparecen a la izquierda de los nombres. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en una única entidad y utilizar el menú contextual.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Desactivar: icono Desactivar. Este icono aparecerá entonces en entidades marcadas como desactivadas.
  4. Escriba el motivo de la desactivación.
  5. Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de desactivación satisfactoria de la entidad.