Administrér et multiindholdsdokument

Et multiindholdsdokument er tildelt én dokument-id, men dokumentet består af mere end en elektronisk fil. Du kan f.eks. have et forslag, der indeholder både et tekstbehandlingsdokument og et regnearksdokument. Af hensyn til sporing og opbevaring er det hensigtsmæssigt at bruge det samme navn, de samme egenskaber og den samme placering for dette dokument, selvom det består af to filer. Det kan du gøre ved at anvende et multiindholdsdokument til at gruppere filerne. Når du arbejder med et multiindholdsdokument, har du adgang til alle filerne (under hensyntagen til dine adgangsrettigheder).

Du kan tilføje og fjerne indholdselementer efter behov, og hver version af et dokument kan have forskellige filer som indholdselementer. Det vil sige, at indholdselementfilerne er knyttet til en bestemt version af dokumentet. Du skal tjekke et dokument ud for at tilføje eller fjerne indholdselementer. Når du tjekker et multiindholdsdokument ud, oprettes et reservationsobjekt for den nye version af dokumentet. Dette reservationsobjekt indeholder ikke multiindholdsoplysningerne. Det vil sige, at multiindholdselementerne videreføres ikke automatisk fra den ene version til den næste. Når du tjekker den nye version af dokumentet ind, skal du manuelt tilføje hvert indholdselement til den nye dokumentversion.

Din webstedsadministrator bestemmer, hvilke brugere der kan få vist indholdet af multiindholdsdokumentet, og hvilke brugere der kan gemme eller slette indholdselementer fra dokumentet. Hvis ud ikke har de nødvendige adgangsrettigheder, kan du kun få vist det første element, der er indeholdt i dokumentet. Med andre ord finder du ikke ud af, om dokumentet indeholder andre elementer.

Sådan opretter du et multiindholdsdokument

  1. Tilføj det første dokumentelement ved hjælp af guiden Tilføj eller en indgangsskabelon.
  2. Tjek dokumentet ud.
  3. Brug handlingen Save Content til at gemme dokumentets første element.
    1. Navigér til dokumentet. Højreklik på dokumentnavnet, og klik på Save Content.
    2. Klik på Gennemse for at finde filen til det første element.
    3. Når du har accepteret den første fil, bliver den det første indholdselement.
  4. Brug handlingen Save Content til at tilføje det næste indholdselement.
    1. Navigér til dokumentet. Højreklik på dokumentnavnet, og klik på Save Content.
    2. Sørg for, at indstillingen Save as new secondary file er valgt.

      Tip: Du kan også erstatte et bestemt indholdselement med en anden fil ved at vælge filen i listen.

    3. Klik på Gennemse for at finde filen.
    4. Når du har accepteret den anden fil, bliver den det næste indholdselement.
  5. Gentag trin 4 efter behov for at tilføje yderligere filer som yderligere elementer.
  6. Tjek filen ind.

    Bemærk:  Hvis du annullerer udtjekningen (i stedet for at tjekke filen ind), kasseres alt indhold, der er gemt, siden sidste indtjekning.

  7. Sørg for i trinnet Vælg fil, at valgknappen Saved Content er markeret, og klik på Afslut.

Sådan sletter du et eksisterende indholdselement.

  1. Dokumentet skal allerede være tjekket ud og indeholde mindst to elementer. Det vi sige, at du har brugt handlingen Save Content til at tilføje mindst to indholdselementer til dokumentet, men du har ikke tjekket dokument ind endnu.
  2. Navigér til det dokument, der indeholder flere indholdselementer. Højreklik på dokumentet, og klik på Delete Content.
  3. Vælg de filnavne, du vil slette fra dokumentet.

Sådan downloader du et multiindholdselementdokument

Bemærk:  Hvis du vælger to eller flere multiindholdsdokumenter, er det kun det første multiindholdsdokument, der downloades.

  1. Navigér til det eksisterende multiindholdsdokument, og højreklik på det for at åbne pop-up-menuen, eller åben dokumentets informationsside.
  2. Klik på Download. Siden Download Content åbnes.
  3. Vælg de filnavne, du vil downloade. Hvis du vil vælge alle objekter, skal du markere afkrydsningsfeltet i første række (kolonneoverskriften).
  4. Klik på Accept.Hvis du har valgt mere end en fil, downloades en komprimeret fil, der er angivet efter første fil, til din lokale computer.

Vis multiindholdsfiler

Hvis alle indholdselementer er billeder, kan multiindholdsfilerne vises i deres helhed i Image Viewer. Men vær opmærksom på følgende funktionsmåde, når du arbejder med multiindholdsfiler, der medtager en blanding af elementer, der er billeder og ikke-billeder:

Gem indhold

Mens du har et dokument tjekket ud, kan du gemme mindre ændringer uden at tjekke dokumentet tilbage ind i objektlageret. Når du gemmer dokumentet, lagres dine ændringer, men dokumentet forbliver tjekket ud til dig, og dets versionstilstand og egenskaber ændres ikke.

Handlingen Save Content bruges også til at oprette og opdatere et dokument med flere indholdsobjekter. Det vil sige, at et dokument kan består af flere forskellige elektroniske filer.

Bemærkninger 

Sådan gemmer du et dokument

  1. Navigér til det (udtjekkede) dokumentet, du vil gemme. Højreklik på dokumentnavnet, og klik på Save Content.
  2. Klik på siden Save Content på Gennemse for at finde den lokale fil, der skal gemmes.

    Når File Tracker er tilgængelig, kan du klikke på Delete Local File, hvis du ønsker, at den lokale kopi af det dokument, du er ved at gemme, skal slettes fra din arbejdsstation, når lagringsproceduren er udført. Luk den lokale fil, inden du gennemfører lagringen. Din webstedsadministrator bestemmer, om du kan tilsidesætte standardindstillingen for denne mulighed.

    Bemærk:  Du kan komme ud for, at en fil slettes, mens den stadig er åben, og efter du har angivet, at du ville slette den lokale fil.

  3. Vælg filen, og klik derefter på Åbn.
  4. Acceptér ændringerne.

Slet indhold

Med handlingen Delete Content kan du slette et eller flere indholdselementer fra et multiindholdsdokument uden at slette hele dokumentet.

Dokument

Viser navnet på det dokument, du har valgt.

Primary file

Viser filnavnet på dokumentets første indholdselement. Markér afkrydsningsfeltet ud for dette filnavn for at slette dets indhold. Når du sletter den primære fil, bliver den første sekundære fil i listen den nye primære fil.

Secondary files

Viser filnavnene på dokumentets yderligere indholdselementer. Markér afkrydsningsfeltet ud for de ønskede filnavne for at slette et eller flere indholdselementer.