Ajout d'un document

Workplace fournit des assistants qui vous aident lors de l'ajout des différents types d'objets. Bien qu'ils soient tous pratiquement identiques, chacun de ces assistants fait l'objet d'une explication séparée dans cette rubrique et dans la rubrique Ajout d'un dossier. Les assistants sont accessibles depuis une page d'informations ou depuis la page Auteur  > Outils généraux.

Les assistants d'ajout de document et d'ajout de dossier permettent d'ajouter un nouveau document ou un objet personnalisé dans une librairie. Lorsque vous ajoutez un nouveau document ou un dossier personnalisé, vous devez définir l'emplacement, la classe, les propriétés et les paramètres de sécurité du document ou du dossier personnalisé. La dernière étape de l'ajout d'un document consiste à sélectionner le fichier à ajouter, excepté si ce document provient d'une application Office ou Outlook.

ASTUCE Au lieu d'utiliser l'assistant d'ajout de document, vous pouvez sélectionner et utiliser un modèle d'entrée pour accélérer le processus d'ajout de document. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Utilisation des modèles d'entrée.

Si vous utilisez un assistant et passez par une application Office ou Outlook intégrée, vous pouvez aussi ajouter un document à un dossier.

Pour lancer l'assistant

Pour plus d'informations, cliquez sur l'une des étapes suivantes de l'assistant :

Sélection d'un dossier

Lors de l'ajout d'un dossier depuis la page Auteur, vous devez d'abord sélectionner un emplacement de dossier. Généralement, vous devez également sélectionner un dossier lors de l'ajout d'un document ou d'un objet personnalisé, mais votre administrateur de site peut spécifier que le dossier n'est pas nécessaire. Dans ce cas, dès que vous sélectionnez une librairie, la prochaine étape, Définir les propriétés, peut être sélectionnée et vous pouvez effectuer l'opération sans sélectionner de dossier.

Dans la page Navigation, l'emplacement du dossier en cours est automatiquement sélectionné.

Pour sélectionner un dossier

  1. Naviguez dans les librairies et dans la structure hiérarchique de dossiers associée.
  2. Sélectionnez le dossier souhaité ou cliquez sur l'icône Ajouter un dossier pour ajouter un nouveau dossier à l'emplacement spécifié.
  3. Cliquez sur Suivant.

Si vous n'ajoutez pas de document ou d'objet personnalisé dans un dossier, vous ne pourrez pas le rechercher ultérieurement. Pour le trouver, vous devez le rechercher.

Définition des propriétés

La page Définir propriétés affiche la classe d'objet par défaut (base) et les propriétés assignées à cette classe. Vous pouvez sélectionner une sous-classe créée par votre administrateur système.

Pour changer la classe d'objet

Cliquez sur le lien Changer la classe en haut de la page et sélectionnez une classe. Pour ajouter des documents classifiés à une librairie d'enregistrements, sélectionnez une classe de documents classifiés.

Pour définir les propriétés

  1. Vérifiez les propriétés associées à l'objet ajouté ou restitué. Un astérisque rouge identifie les propriétés qui doivent être définies.
  2. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certains propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, pour d'autres propriétés, vous devez cliquer sur leur nom ou sur l'icône de commande de calendrier pour modifier les valeurs. Pour obtenir de l'aide sur des propriétés inconnues, consultez l'administrateur de votre site.
  3. Pour les documents classifiés, effectuez les mises à jour de valeurs de classification nécessaires.
  4. Pour les documents composés, sélectionnez Oui ou Non en indiquant que le document ajouté est un document composé. Cliquez sur Ajouter enfant pour ajouter des documents enfant qui seront associés au document que vous ajoutez. Ce document se nomme le document parent. Cliquez sur Afficher pour voir les documents enfant associés au document parent.

    REMARQUE  Les objets personnalisés ne peuvent pas être spécifiés comme documents parent des documents composés.

  5. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Si vous ajoutez un message Outlook ou le texte issu d'un message Outlook, seules la classe de courrier électronique de base et ses sous-classes sont affichées. Si vous ajoutez des pièces jointes, toutes les classes sont disponibles.

Définition de la sécurité

Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs pouvant accéder au document ou à l'objet personnalisé que vous ajoutez, et contrôlent les autorisations de chaque groupe ou utilisateur. Vous pouvez également appliquer une règle de sécurité pour contrôler les paramètres de sécurité d'un document.

Pour assigner des règles de sécurité à un document

  1. Si aucune règle de sécurité n'est actuellement définie, cliquez sur Assigner une règle.
  2. Cliquez sur Obtenir des infos pour afficher les informations concernant les règles de sécurité répertoriées.
  3. Cliquez sur Sélectionner sous le nom de la règle de sécurité que vous souhaitez assigner.
  4. Pour modifier ou supprimer une règle de sécurité déjà assignée, cliquez sur  Annuler l'assignation de la règle.
  5. Pour plus d'informations sur les règles de sécurité et leur application, reportez-vous à la rubrique Utilisation des règles de sécurité.

Pour définir ou modifier les paramètres de sécurité

  1. Vérifiez les paramètres de sécurité existants.
  2. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes, cliquez sur Ajouter nouveau. La page Définir la sécurité - Sélectionner les utilisateurs/les groupes s'ouvre et vous permet de rechercher des noms précis.
    1. Sélectionnez le domaine à explorer. Cliquez sur la flèche vers le bas de la zone Sélectionner dans, puis sélectionnez le nom de domaine voulu dans la liste.
    2. Sélectionnez l'option Utilisateurs ou Groupes pour affiner la liste des noms susceptibles d'être ajoutés.
    3. Saisissez un ou plusieurs caractères correspondant au début des noms à rechercher. Par exemple, pour trouver les utilisateurs dont le nom est albert et amoss, saisissez a. La recherche renvoie tous les noms commençant par "a". Pour restreindre la recherche, saisissez davantage de caractères. Par exemple, une recherche sur alb renvoie albert et albains, mais pas alier ni amoss.
    4. Cliquez sur Rechercher. Au bout d'un court instant, les noms concordants apparaissent.
      • Si le nombre de noms concordants est supérieur au nombre maximal à afficher par défaut, les noms ne sont pas tous affichés. Vous devez alors modifier les critères de recherche et cliquer sur Rechercher à nouveau pour afficher davantage de résultats.
      • Lorsque les résultats vous conviennent, sélectionnez les noms voulus dans la liste. Pour sélectionner plusieurs noms dans la liste, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée.
    5. Cliquez sur Accepter pour poursuivre le paramétrage de la sécurité des noms sélectionnés. La page Sécurité réapparaît et le nouveau nom de groupe ou d'utilisateur est indiqué dans la liste des utilisateurs autorisés.
  3. Le cas échéant, vous pouvez modifier les droits d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs.
    1. Cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe dans la colonne Titre. La page Définir sécurité - Paramètres s'affiche.
    2. Cochez ou décochez les cases pour autoriser et refuser chaque niveau d'autorisation. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion de la sécurité.
    3. Cliquez sur Accepter.
  4. Cliquez sur Suivant pour poursuivre si vous êtes en train d'ajouter un document. S'il s'agit d'un objet personnalisé, achevez le processus d'ajout.

Sélection d'un fichier

Pour ajouter un document, vous devez sélectionner un fichier.

REMARQUE  Si le document que vous êtes en train d'ajouter provient d'une application Office ou d'Outlook, pour que cette tâche s'affiche, vous devez sélectionner le document avant de lancer le processus d'ajout. Le nom du fichier apparaît dans la section Résumé en bas de la page Ajouter le document.

Pour sélectionner le fichier

  1. Sélectionnez l'une des options suivantes :
  2. Achevez l'ajout du document.

Ajout d'un document à un dossier

Vous pouvez ajouter un nouveau document à un dossier à l'aide des pages Navigation ou Auteur.

Pour ajouter un document à un dossier dans Workplace

  1. Depuis la page de navigation, accédez au dossier concerné (cliquez sur son nom pour l'ouvrir).
  2. Cliquez sur Ajouter document sous le chemin.

    REMARQUE  L'action Ajouter le document est également disponible sur la page d'informations du dossier.

  3. Si nécessaire, cliquez sur Changer de classe pour sélectionner une classe différente. Votre sélection de classe contrôle les propriétés associées au document.
  4. Passez en revue et définissez les Propriétés associées au nouveau document et enregistrez les paramètres des Propriétés.
  5. Passez en revue et définissez les paramètres de Sécurité assignés au nouveau document et enregistrez-les. Pour plus d'informations sur la sécurité, reportez-vous à la rubrique Gestion de la sécurité.
  6. Sélectionnez votre fichier à l'aide de l'une des options suivantes :
  7. Achevez l'ajout du document.

Profils Outlook

Ce profil détermine le processus qui vous permet d'ajouter des éléments Outlook à une librairie. Il est créé dans Préférences de site par l'administrateur du site. En fonction des paramètres définis dans Préférences de site, il est possible que vous puissiez modifier les paramètres dans le profil.

REMARQUE  Certaines des options définies par l'administrateur du site peuvent être masquées mais vous devez tout de même exécuter certaines étapes qui peuvent être requises par les options masquées. Pour plus d'informations, adressez-vous à votre administrateur de site.

Assistant d'ajout de document et modèles d'entrée

Le profil indique si l'élément Outlook est ajouté à l'aide de l'assistant d'ajout de document ou d'un modèle d'entrée. L'assistant d'ajout de document collecte les informations requises pour effectuer l'opération d'ajout. Les modèles d'entrée contiennent des informations prédéfinies qui simplifient le processus d'ajout en supprimant quelques pages ou toutes les pages habituelles de l'assistant d'ajout de document. Si vous ajoutez plusieurs pièces jointes, assurez-vous qu'un modèle d'entrée est assigné au profil que vous utilisez. Le modèle d'entrée accélère la procédure d'ajout. Il évite d'avoir à utiliser l'assistant d'ajout de document pour chaque pièce jointe que vous souhaitez ajouter.

Une classe ou une sous-classe de document peuvent être assignées au modèle d'entrée attribué au profil. Selon la classe ou sous-classe ayant été assignée, les propriétés spécifiques du courrier électronique, tels que De, A et CC, peuvent être inclues lorsqu'un fichier .msg ou .txt a été ajouté à une librairie. Par exemple, lorsque vous ajoutez vos éléments Outlook à une librairie, des informations spécifiques de courrier électronique, telles que A et Objet, sont automatiquement mappées aux propriétés de classe lors de l'ajout du fichier.

Si vous annulez une procédure d'ajout tout en utilisant un modèle d'entrée qui lance automatiquement un autre processus, tel qu'un flux de travaux, l'annulation est effective, mais le processus automatique est tout de même lancé.

REMARQUES : 

Classes et sous-classes de documents

En plus des classes et sous-classes de courrier électronique, le profil utilisé peut spécifier la classe et sous-classe de document. La classe ou la sous-classe peuvent inclure les propriétés spécifiques de courrier électronique, tels que De, A et CC, lorsqu'un fichier .msg ou .txt a été ajouté à une librairie. Le format d'affichage de l'adresse électronique est déterminé par votre adresse SMTP. Par exemple, l'adresse électronique complète apparaissant dans la zone de propriété De peut être JulietteD@ibm.com ou Durand, Juliette[jdurand@ibm.com].

Liens

Les paramètres du profil indiquent si des liens sont créés entre votre élément Outlook et les pièces jointes. Le paramétrage des liens est déterminé par l'administrateur du site.

REMARQUE Si vous ajoutez un message et une pièce jointe et que l'administrateur du site a activé vos paramètres de lien, vos documents doivent être ajoutés à la même librairie.

IBM InfoSphere Enterprise Records

L'option Déclaration d'enregistrements n'est disponible que sur les systèmes configurés pour InfoSphere Enterprise Records.

Ce paramètre de profil détermine si un élément Outlook comportant plusieurs pièces jointes est déclaré comme enregistrement unique lorsque la gestion des enregistrements est activée. Ce paramètre est déterminé par l'administrateur du site.

Pour ajouter un document à une librairie

  1. Recherchez l'élément Outlook à ajouter.

  2. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Ajouter. Dans la page de sélection de profil qui apparaît, sélectionnez le profil à utiliser pour ajouter l'élément. Vous pouvez également modifier certains paramètres de profil.

    REMARQUE  Les dossiers Outlook hors ligne sont stockés dans des fichiers .PST, un format propriétaire de Microsoft. Par conséquent, vous ne pouvez pas ajouter d'éléments de courrier électronique de ces fichiers directement dans des librairies en utilisant Application Integration. Vous devrez d'abord déplacer ces courriers électroniques dans votre boîte de réception Outlook, ou vers un autre dossier de serveur Exchange en ligne puis terminer l'ajout.