Vínculos
Un vínculo representa una relación entre dos entidades. Las propiedades Encabezado y Cola del vínculo definen la relación.
Puede crear vínculos entre entidades IBM InfoSphere Enterprise Records y otros objetos de
CE en Workplace. Un registro puede compartir vínculos con otros registros, documentos y carpetas de registros.
Asimismo, una carpeta de registros puede compartir vínculos con registros y carpetas de
registros en IBM InfoSphere Enterprise Records y Workplace. Al crear vínculos, se puede hacer referencia o asociar registros relacionados o información, por ejemplo notas, archivos adjuntos y recibos de devoluciones de correo electrónico con un registro determinado. Los vínculos y asociaciones sólo los pueden modificar o eliminar usuarios autorizados.
IBM InfoSphere Enterprise Records permite los tipos de vínculos siguientes:
- Vínculo Extraer Establece una asociación entre una
extracción y el registro del que se origina. Las extracciones sirven para que determinados usuarios puedan acceder a una sección de un documento.
El vínculo Extraer puede crearse entre registros, y entre un registro y un documento. Este vínculo se usa para hacer referencia a una parte seleccionada del contenido del registro en lugar de todo el contenido. Por ejemplo, si desea que determinados usuarios puedan acceder a algunas partes de un documento de gran tamaño, cree un documento con fragmentos seleccionados del documento principal, declare como registro el documento secundario y, a continuación, cree un vínculo Extraer entre el registro principal y el secundario.
- Vínculo Carpeta híbrida Vínculo que establece una
relación entre una carpeta híbrida y una carpeta física o electrónica. Es útil en el
modelo de datos PRO porque IBM InfoSphere Enterprise Records utiliza una sola carpeta en
la que puede haber registros electrónicos y marcadores físicos.
- Vínculo Copia de registro Vínculo exclusivamente de uso
interno; establece una asociación entre el registro original y las distintas copias. El sistema crea automáticamente este vínculo para un registro al crear una copia de dicho registro. Cuando se crea una copia de un registro, no se copian los vínculos asociados con el registro.
- Vínculo Ver también carpetas de registros Vínculo que
establece una asociación entre dos carpetas relacionadas. El vínculo Ver también carpetas
de registros puede establecerse entre carpetas de registros de IBM InfoSphere Enterprise
Records o cualquier otra carpeta que no esté en IBM InfoSphere Enterprise Records. Además, este vínculo se puede crear entre un registro y una carpeta de registros. Por ejemplo, es apto para asociar un registro con detalles de Nómina con una carpeta de registros Cuentas.
- Vínculo Ver también registro Establece una asociación entre
registros con contenido relacionado. Por ejemplo, al crear un registro que contiene las entradas de Cuentas por cobrar, también puede crearse un vínculo Ver también con el registro Cuentas por pagar.
Al examinar el registro Cuentas por cobrar, existe la opción de ver también el registro Cuentas por pagar. Esta clase de vínculo se puede establecer con registros o documentos.
- Vínculo Referencia Vínculo que establece una asociación
entre un registro y sus referencias.
Esta clase de vínculo se puede crear con otros registros, documentos o carpetas de registros con contenido asociado. Referencia y Ver también son vínculos distintos. Un vínculo Referencia proporciona vínculos a registros o documentos con contenido asociado como referencia a temas; por su parte, un vínculo Ver también alude a todos los registros o documentos con información que tiene contenido relacionado.
- Vínculo Representación Establece una asociación entre un
registro y sus representaciones. Una representación se refiere a una instancia de un registro generada en otro formato de software sin pérdida de contenido. El contenido y casi todos los metadatos son idénticos.
Utilice representaciones por motivos de conservación o de acceso y visualización.
La representación de un documento puede crearse mediante otra aplicación. Por ejemplo, tiene un documento de MS Word ya declarado como registro. Desea convertir dicho documento a uno en formato PDF. Por lo tanto, cree un documento en formato PDF a partir del documento de Word y, a continuación, declare el documento en PDF como registro. Posteriormente, puede establecer un vínculo Representación entre ambos registros. Los usuarios pueden ver las representaciones que tiene este único registro.
NOTAS
- Si se elimina un registro con vínculos, también se eliminan todos sus vínculos asociados.
- Si se cambia la ubicación, transfiere o exporta registros, se conservan todos los vínculos entre registros.