参照は、Workplace で使用できるプライマリー・ビューの 1 つです。「参照」ページでは、サイトに保管されているドキュメント、フォルダー、保管済み検索、カスタム・オブジェクトを簡単に検索および操作できます。
(ライブラリーなど、別の名前を使用するようサイトを構成した場合を除き) Workplace のアイテムの最上位のコンテナーはオブジェクト・ストアと呼ばれます。オブジェクト・ストアには、フォルダー、保存済み検索、ドキュメント、またはカスタム・オブジェクトを格納できます。保管済み検索では、検索基準に一致するドキュメントまたはカスタム・オブジェクトが表示されます。フォルダーには、サブフォルダー、ドキュメント、カスタム・オブジェクトなど、フォルダーにファイリングされているアイテムが格納されます。
「参照」ページの左サイドバーに、使用可能なオブジェクト・ストアのリストが表示されます。オブジェクト・ストア名をクリックして、コンテンツを表示および参照できます。現在のオブジェクト・ストアの名前が左サイドバーで強調表示されます。
オブジェクトを参照するには、フォルダーの階層をナビゲートする必要があります。「参照」ページに表示されるパス情報には、ナビゲーション状況が表示されるほか、パスに沿って戻る手段も用意されています。次の例で説明します。
パス: オブジェクト・ストア > 企業 > 利点
目的のオブジェクトがこのレベルで検索されたアイテムのリストに表示されない場合は、次の操作を実行します。
「パス」という文字をクリックしてツリー・ビューのナビゲーションを表示することもできます。パスのナビゲーションに関する詳細については、「Workplace のナビゲート」を参照してください。
パスの下に有効なアクションが表示されます。使用可能なアクションは現在のパスに基づきます。例えば、「オブジェクト・ストア」のリストを表示している場合、使用可能なアクションは「印刷可能なビュー」アクションのみです。フォルダーのコンテンツを表示している場合は、「情報の取得」、「ブックマーク」、「ショートカットに追加」、「ドキュメントの追加」、「フォルダーの追加」、「カスタム・オブジェクトの追加」、および「印刷可能なビュー」の各アクションが表示されます。
「参照」ページに最初にアクセスするときに、オブジェクト・ストアのリストがパスの下に表示されます。オブジェクト・ストアは、フォルダー、検索、ドキュメント、オブジェクトの最上位のコンテナーです。フォルダー、およびフォルダーに格納されている保存済み検索を表示するには、オブジェクト・ストア名をクリックします。「参照」ページの左ペインのオブジェクト・ストア名をクリックすることもできます。
参照するオブジェクト・ストアを選択した後、選択したオブジェクト・ストアのフォルダーと保存済み検索のリストにオブジェクト・ストアのリストが置換されます。使用可能なアイテム (ドキュメント、フォーム、カスタム・オブジェクト、サブフォルダー) を表示するには、フォルダーまたは保存済み検索の名前をクリックします。フォルダーにファイリングしなかったドキュメントやカスタム・オブジェクトが追加されている場合があり、これらは「参照」ビューに表示されません。これらを特定するには、検索を実行する必要があります。
フォルダーと保管済み検索の数のリスト全体を表示するために 2 ページ以上が必要とされる場合、リストの右上にナビゲーション・コントロールが表示されます。例えば、次のグラフィックは、アイテムの表示に 2 ページを使用するフォルダーと検索のリストのナビゲーションです。
「次へ」をクリックすると次のページが表示されます。「次へ」は最後のページには表示されません。
「前へ」をクリックすると前のページが表示されます。「前へ」は 1 ページ目には表示されません。
特定のページに移動するには、ページ・ボックスにページ番号を入力し、「移動」をクリックします。
注意: フォルダーおよび検索の複数のページをナビゲートする場合に、ブラウザーの「戻る」ボタンは使用しないでください。予期せぬ動作が発生する可能性があります。「次へ」、「前へ」、「移動」、および上記のパスのナビゲーションを使用してください。
フォルダーには多数のアイテムが含まれる場合があるため、表示するアイテムを制限してアクセスを高速化できます。サイト管理者は、特定のオブジェクト・ストアのフォルダーに表示されるアイテム数を制限できます。ユーザーは、検索フィルターの基準を設定してフォルダーのフィルター処理を有効にできます。これを設定すると、不要なドキュメントまたはカスタム・オブジェクトを検索対象外にできます。アイテムが最大数に達すると、以降のアイテムは表示されません。返されるオブジェクトのリストをフィルターして、目的のアイテムを検索できます。例えば、フォルダーにドキュメントとカスタム・オブジェクトの両方のアイテムが 200 個あり、ドキュメントだけを表示する場合、「拡張基準を表示」をクリックすると、「ドキュメント」または「カスタム・オブジェクト」のみを選択できるリストが表示され、選択したアイテムだけを表示することができます。
拡張基準を表示すると、追加のフィルター基準を使用できます。リストされる検索基準のテキスト・ボックスに値を入力します。フィルターのプロパティーは、ユーザー設定に基づきます。例えば、「ドキュメント・タイトルの文字列」が表示された場合、ドキュメントのタイトルに含まれる文字を入力すると、入力した文字がタイトルの中にあるドキュメントのみが表示されます。同様に、「かつ次のテキストを含むコンテンツ」が表示された場合は、ドキュメントのコンテンツのインデックスがサイトで作成されている場合は、ドキュメント内にあるとわかっているテキストを入力できます。
フィルター基準を入力したら、「フィルターを適用」をクリックしてフォルダー・フィルターの変更内容を適用します。設定の変更内容をクリアするには、「クリア」をクリックします。詳細については、「フォルダー・フィルターの設定」を参照してください。
フォルダーの内容と検索結果は、「見つかったアイテム」リストに表示されます。オブジェクトの名前またはアイコンをクリックして開きます。例えば、Microsoft Word ドキュメント・アイコンまたは「Document1」をクリックすると、「Document1」という名前の MS Word ドキュメントが開きます。Microsoft Word などの適切なソフトウェアがローカル・コンピューターにインストールされている場合は、最新バージョンのドキュメントが開きます。オブジェクトがフォーム・データの場合、現在の値を表示および編集できるフォームのリリース済みのバージョンが開きます。
オブジェクトの「情報」ページを表示するには、「情報の取得」アイコンをクリックします。「情報」ページにはプロパティー、セキュリティー、バージョン、その他の情報が表示されます。また、「チェックアウト」、「ダウンロード」、「ファイリング」、「移動」などのアクションを実行できます。
オブジェクト名を右クリックしてポップアップ・メニューを表示することもできます。 ポップアップ・メニューには、「チェックアウト」など、そのオブジェクトに対して実行できるアクションがリストされています。例えば、「Document1」という名前のオブジェクトを右クリックすると、アクションのリストから「チェックアウト」を選択してドキュメントをチェックアウトできます。 ポップアップ・メニューにリストされるアイテムは、選択したオブジェクトのタイプおよびユーザーのアクセス権限によって異なります。ユーザー・グループに対して許可するアクションはサイト管理者が指定します。
アイテムのリストは、サイト設定とユーザー設定に基づいてマガジン・ビューまたは詳細ビューのいずれかに表示できます。ビューは、リストの上にある「ビュー」リストで変更することもできます。「詳細」を選択すると、名前またはタイトル、最終変更日、バージョン・ラベル、ファイル・サイズなどのプロパティーの列が表示されます。「マガジン」を選択すると、アイテム名と短い説明が表示されます。列の見出しまたは説明に表示する内容は管理者が指定します。両方のビューには、各アイテムの左側にチェック・ボックスの列があります。1 つ以上のチェック・ボックスを選択するには、アイテムのリストで「アクション・メニュー」を使用します。
リストの右上隅にある「アイテムの表示」リストを使用すると、ページごとに表示するアイテム数を変更できます。設定したユーザー設定のデフォルト値は、現在のセッションで簡単に変更できます。
「アクション・メニュー」をクリックすると、ポップアップ・メニューが表示されます。ポップアップ・メニューには、選択したアイテムに対して実行できるアクションのリストが表示されます。例えば、チェックアウトするリスト中の 3 つのドキュメントのチェック・ボックスを選択するとします。ポップアップ・メニューの「チェックアウト」を選択すると、ドキュメントへの適切なアクセス権がある場合、3 つのドキュメントがすべてチェックアウトされます。詳細については、「アクションに関する作業」を参照してください。
注意: 複数のアイテムを選択して「アクション・メニュー」をクリックすると、選択したアイテムの行が強調表示されます。
見つかったアイテムの数のリスト全体を表示するために 2 ページ以上が必要とされる場合、リストの右下にナビゲーション・コントロールが表示されます。例えば、次のグラフィックは、アイテムの表示に 2 ページを使用するアイテムのリストのナビゲーションです。
「次へ」をクリックすると次のページが表示されます。「次へ」は最後のページには表示されません。
「前へ」をクリックすると前のページが表示されます。「前へ」は 1 ページ目には表示されません。
特定のページに移動するには、ページ・ボックスにページ番号を入力し、「移動」をクリックします。
フォルダー名を初めてクリックしてコンテンツを表示する際は、最初に「参照」ビューのフォルダーのコンテンツが検索され表示されます。サイト管理者が選択した設定内容によっては、フォルダー・コンテンツ・キャッシュが有効になっている場合があります。キャッシュが有効になっていると、他のユーザーやアプリケーションが対象のフォルダー内で行った変更内容で「参照」ビューが更新されないことがあります。また、いったん別のフォルダーに移動して、再び対象のフォルダーに戻っても変更データを検索できない場合があります。現在のフォルダー・ビューの表示を直ちに更新するには、「パス」でフォルダー名をクリックするか、「フィルターを適用」をクリックするか、フォルダー内の保管済み検索を選択します。また、ドキュメントのチェックインまたはチェックアウトなどのアクションを実行しても、現在のフォルダー・ビューを更新できます。
注意: Workplace に表示されるアイテムはセキュリティー権限によって異なります。特定のプライマリー・ビュー、フォルダー、保管済み検索、ドキュメント、オブジェクト、またはコンテキスト・メニュー・アクションに対するアクセス権がユーザーにない場合もあります。また、オブジェクトに対して実行できる動作も権限によって制御されています。セキュリティーの詳細については、「セキュリティーの管理」を参照してください。