複合ドキュメントの管理

複合ドキュメントでは、共通のテーマや主題を持つドキュメントをグループ化できます。ドキュメントの名前や場所を知らなくても、関連するドキュメントを表示できます。

複合ドキュメントについて

ドキュメントのグループ化および関連付けでは、親ドキュメントに 1 つ以上の子ドキュメントに関連付けます。親ドキュメントと子ドキュメントは別々に作成します。複合ドキュメントでどのようにドキュメントを関連付けるかを定義した情報は、作成されるリンクに保管されます。このリンクは、フォルダーやドキュメント、カスタム・オブジェクトなど、異なる種類のオブジェクトを関連付けるために作成する リンクとは異なります。

複合ドキュメントを構成するドキュメントは、1 つのオブジェクト・ストア内の異なる場所に配置されている場合があります。複合ドキュメントは、カスタム・オブジェクトおよびフォルダーを使用して作成できません。また、別々のオブジェクト・ストアにあるドキュメントで構成される複合ドキュメントは作成できません。ドキュメント間に明確な階層関係がない場合は、コンテンツのない親ドキュメント (外部ファイル) を作成し、関連ドキュメントをこの親ドキュメントの子にするよう指定できます。

複合ドキュメントの作成

複合ドキュメントを作成するには、まず親ドキュメントを作成し、次に別のドキュメントを子として関連付けます。親ドキュメントおよび子ドキュメントでは、標準のドキュメントと同様の操作手順を実行できます。例えば、親ドキュメントおよび子ドキュメントの「情報」ページを表示したり、ドキュメントを相互に関連付けるリンクに関する情報を参照したりできます。親ドキュメントと子ドキュメントは、どちらもバージョン化でき、親と子のリンクに名前を割り当てることができます。子ドキュメントを追加、変更、または挿入する際に行う特別な設定により、親ドキュメントをバージョン化または削除する場合に、該当するドキュメントを管理することができます。

複合ドキュメントの変更および削除

また、親の子ドキュメントのリストにおける表示順序の変更、追加する子ドキュメントの選択、新しいドキュメントの挿入、ドキュメントを関連付けるリンクの削除を行うこともできます。

役に立つヒント

アクション 情報

親ドキュメントの作成

  • オブジェクト・ストアに追加する場合 (手動またはエントリー・テンプレートを使用)事前に子ドキュメントをオブジェクト・ストアに配置しておく必要があります。
  • 新しいバージョンをチェックインする場合
  • ポップアップ・メニューから「複合の変更」を選択する方法。変換されたドキュメントは、子ドキュメントと他の親ドキュメントに関連付けられます。また、複合ドキュメントを標準ドキュメントに戻すこともできます。ただし、複合ドキュメントが子ドキュメントに関連付けられている場合、標準ドキュメントに戻すことはできません。この場合、関連付けられている子ドキュメントを最初に削除する必要があります。

このアクションは、以下にアクセスした場合使用できません。

  • 予約オブジェクトであるドキュメントの情報ページ
  • Word や Excel などの統合アプリケーションからのドキュメント

子ドキュメントを親ドキュメントに関連付ける

  • 親ドキュメントをオブジェクト・ストアに追加する場合
  • 新しいバージョンをチェックインする場合
  • 「情報」ページの「子のドキュメント」ビューを表示する場合
  • 特定の親ドキュメントに関連付けられている子ドキュメントのリストを参照するには、ドキュメントの追加中に「表示」 リンクを使用します。また、複数の子ドキュメントが存在する場合にドキュメントの表示順序の変更するなど、他のアクションも実行できます。

リンク情報と複合ドキュメント・リンク・プロパティー・ビュー

「情報」ページの複合ドキュメント・リンク・プロパティー・ビューは、特定の子ドキュメントとその親ドキュメント間の現在のコンポーネント関係を示す読み取り専用ページです。表示される情報を使用すると、親ドキュメントのバージョン化や削除などを行うときに、子ドキュメントと親ドキュメント間の関係を管理できます。

表示されるプロパティー情報は、子ドキュメントを親ドキュメントに最初に関連付けるときに作成されます。このページに表示されるプロパティーは、子ドキュメントを変更するときに変更します。

システム・プロパティーも読み取り専用であり、削除できません。ユーザー設定によっては、システム・プロパティーが省略されている (隠されている) 場合があります。システム・プロパティーの表示と非表示を切り替えるには、「システム・プロパティーを表示する」 または 「システム・プロパティーを非表示にする」 をクリックします。

複合ドキュメント・リンク・プロパティー ビューは、親ドキュメントまたは子ドキュメントの「情報」ページを開くときにアクセスできます。

複合ドキュメントに関する作業手順

親ドキュメント 手順
ドキュメントを追加するときに親ドキュメントを作成するには
  1. オブジェクト・ストアにドキュメントを追加して、「複合ドキュメント」フィールドで「はい」を選択します。
  2. この時点で子を追加するには、「子の追加」をクリックし、「選択」をクリックして目的のドキュメントを選択します(子ドキュメントは、後から「情報」ページで追加できます)。
  3. 適切な設定を選択します。
    • 変更した親ドキュメントを新しいバージョンとしてチェックインするときに、親と子の関係を維持するには、「新しい親バージョンを保持」で「はい」(デフォルト) を選択します。親を新しいバージョンとしてチェックインするときに、この関係を解除するには、「いいえ」を選択します。
    • 親の削除時にその子ドキュメントも削除するには、「親の削除時に削除」で「はい」を選択します。親の削除時に子ドキュメントをオブジェクト・ストアに保持するには、「いいえ」を選択します。
    • 親ドキュメントの削除を防止するかどうかに応じて、「削除の防止」で適切な設定を選択します。
  4. リンクの名前を任意で入力します。入力した名前は、親の「情報」ページ (「子のドキュメント」ビュー) の「リンク名」列に表示されます。
  5. ドキュメントの追加を終了します。
ドキュメントを親ドキュメントに変換するには、「複合の変更」アクションを使用します。
  1. ドキュメントを選択し、「情報の取得」をクリックして使用可能なアクションを表示します。「複合の変更」 をクリックし、アクションを終了します。
  2. 変更を適用します。
子ドキュメント 手順
親のドキュメントに関連付けられている子のドキュメントを表示するには
  1. 現在の子ドキュメントを参照するか、「子の追加」 をクリックして子ドキュメントを追加します。
  2. 複数の子ドキュメントが存在する場合、追加アクションを実行できます。
  3. 「続行」をクリックして追加または変更処理を完了します。
子ドキュメントを追加または変更するには
  1. 子ドキュメントを追加または変更する前に、親の「情報」ページの 「子のドキュメント」ビューを開きます。
  2. 次のいずれかの操作を実行します。
    • 新しい子のドキュメントを追加する場合、「子の追加」 をクリックします
    • 親ドキュメントに関連付けられている既存の子ドキュメントのセットに子ドキュメントを挿入する場合、「アクション・メニュー」「子の挿入」をクリックします。
    • 既存の子ドキュメントを変更する場合、ドキュメントを選択し、「アクション・メニュー」 「子の変更」 をクリックします。
  3. 「子のドキュメント」で、次のいずれかの操作を実行します。
    • 子のドキュメントとして追加するドキュメントを指定するには、「ドキュメント」 を選択します。「選択」 をクリックして目的のドキュメントを指定します。ドキュメントを指定したら、リリース済みバージョン、現在のバージョン、または子のドキュメントのバージョンとリンクするかどうかを指定します。これらのバージョンの選択の詳細については、「オブジェクトの選択」を参照してください。

      選択するドキュメントとバージョンによっては、コンポーネント・バインド・ラベルを指定する必要があります。このラベルは、追加する子のドキュメントに割り当てられているドキュメント・クラスによって決定されます。これは、追加または変更する特定のドキュメントが複合ドキュメントに含まれるようにするための設定です。ラベルの割り当てに加えて、ラベルの隣のボックスを選択してその設定を有効化する必要があります。

    • アプリケーション環境外にあるファイルへの URL パスを指定するには、「外部ファイル」 を選択します。
  4. 「設定」で、次の操作を実行します。
    • 「新しい親バージョンを保持」 で、親ドキュメントがオブジェクト・ストアに追加されるときに親子ドキュメント関係を維持するには 「はい」 を選択します。
    • 「親の削除時に削除」 で、親のドキュメントが削除されるときにその子ドキュメントも削除するには、「はい」 を選択します。
    • 「削除しない」設定で、特定の子または親ドキュメントが削除されないようにするため適切な設定を選択します。「なし」 および 「親の」 は外部ファイルに対して使用できます。
  5. 追加する親ドキュメントのリンク・クラスを選択するか、リンク・クラスのプロパティー値を入力するには、「クラス変更」 をクリックします。
子の設定を後から変更するには
  1. 親ドキュメントの「情報の取得」ボタンをクリックし、「子のドキュメント」ビューを選択します。
  2. 変更する子ドキュメントを選択します。
  3. アクション」メニューから「子の変更」を選択します。
  4. 該当するフィールドを変更します。
関連するドキュメントのコンテンツを表示するには
  1. 親ドキュメントの「子のドキュメント」ビューで、リストから子ドキュメントのタイトルをクリックします。
  2. 子を選択」をクリックし、関係の階層を表示します。下位の子のコンテンツを表示するには、その親ドキュメントを選択します。子がリストに表示され、子のタイトルをクリックします。
  3. 「子を選択」の階層から子を選択すると、別の親への「」パスに戻ることができます。子が表示されます。子のコンテンツを表示するには、タイトルをクリックします。

注意:InfoSphere Enterprise Records を使用する場合、「設定」オプションを選択する際は注意が必要です。ドキュメントの削除を防止する設定が原因で、ドキュメントの削除予定時に、ドキュメントの通常の削除スケジュールが干渉される場合があります。同様に、親ドキュメントの削除時に子ドキュメントを削除するよう指定すると、子ドキュメントの通常の廃棄プロセスが干渉される場合があります。詳細については、「IBM InfoSphere Enterprise Records 構成の概要」を参照してください。

子のドキュメントの並べ替え順序を変更するには
  1. 子のドキュメントのビューから、または追加または変更プロセス中に 「表示」 リンクを使用して特定の親ドキュメントの子ドキュメントを表示しているときに子のドキュメントを選択します。
  2. 「アクション」 メニューから、「順序の変更」 をクリックします。
  3. 次のいずれかの操作を実行します。
    • 目的のドキュメントを子ドキュメント・リストの先頭に移動するには、「最初に移動」 をクリックします。
    • 目的のドキュメントを子ドキュメント・リストの 1 つ上に移動するには、「上に移動」 をクリックします。
    • 目的のドキュメントを子ドキュメント・リストの 1 つ下に移動するには、「下に移動」 をクリックします。
    • 目的のドキュメントを子ドキュメント・リストの最後に移動するには、「最後に移動」 をクリックします。
子ドキュメントを削除するには
  1. 「子のドキュメント」ビューにアクセスします。削除するドキュメントを選択し、「アクション・メニュー」 をクリックして使用可能なアクションを表示します。
  2. 「子の削除」 をクリックし、続いて 「削除」 をクリックするとアクションが完了します。特定の親と子ドキュメントのリンクが削除されます。ただし、この処理を完了しても、子ドキュメントはオブジェクト・ストアに残ります。
複合ドキュメント・リンク・プロパティーを管理するには
  1. 親ドキュメントまたは子ドキュメントのリンク・プロパティーにアクセスするには、以下の操作を行います。
    • 子ドキュメントを選択し、関連する親ドキュメント・リンクをクリックします。リンク・プロパティーの値の横、例えば「リンク名」列で、「情報」ボタンをクリックし、「リンク情報」ページにアクセスします。
    • 親ドキュメントを選択し、関連する子ドキュメント・リンクをクリックします。子ドキュメントを選択し、関連する親ドキュメント・リンクをクリックします。「アクション・メニュー」から「リンク情報」をクリックし、「リンク情報」ページにアクセスします。
  2. 特定の親ドキュメントと子ドキュメント間の関係を定義する現在のリンク情報を参照します。