Copiar un registro
Sólo los usuarios que como mínimo tengan privilegios de rol de usuario privilegiado o
revisor pueden copiar un registro a otra ubicación del mismo plan de archivos. Cuando un usuario privilegiado o un revisor copia un registro:
- IBM InfoSphere Enterprise Records copia el documento declarado en el almacén de
objetos del registro (ROS) en el mismo archivo de origen con un nombre de contención
diferente.
- IBM InfoSphere Enterprise Records copia los metadatos de registros (excepto la
información del nombre, la descripción, la seguridad y la disposición) en la nueva
carpeta en el almacén de objetos del plan de archivos (FPOS) junto con un vínculo al
documento copiado en ROS.
Implicaciones de seguridad de la copia de registros
Cuando se copia un registro, éste hereda la seguridad del nuevo contenedor superior.
Implicaciones de disposición de la copia de registros
El registro copiado hereda el programa de disposición del nuevo contenedor superior, a
menos que tenga su propia disposición como resultado de su tipo de registro. Si el registro original ya ha llegado al límite, el registro copiado aún no lo ha hecho. Un usuario autorizado debe iniciar la disposición en el registro copiado cuando el registro copiado tenga un programa de disposición como resultado de su tipo de registro.
Para copiar un registro único
- Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder al registro que desea copiar.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del registro y seleccione Copiar en el menú contextual.
- Observe cómo el campo de título de documento se ha llenado con un registro, cuyo
nombre tiene un prefijo de Copia de.
- Introduzca la descripción de la copia del registro, y haga clic en
Siguiente.
- Vaya a la ubicación del plan de archivos donde desea almacenar la copia y haga clic en Copiar.
- Cuando aparezca un mensaje de confirmación a fin de comprobar que la copia se haya completado, haga clic en Aceptar para volver a la página Examinar.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Un registro electrónico no se puede copiar en una carpeta física.
- Un registro sólo puede copiarse en una carpeta de destino que esté activa y abierta.
Para copiar uno o varios
registros
- Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder a los registros que desea
copiar.
- Seleccione las casillas de verificación que aparecen a la izquierda de los
registros que desea copiar.
- En el menú Acciones de multiselección, seleccione
Copiar.
- En la ventana Copiar, seleccione en la lista la ubicación de plan de archivos en la
que desea copiar los registros.
Consejo: Puede utilizar el campo Filtro para limitar
el número de elementos que se mostrarán en la lista Nombre de entidad. Por ejemplo, si
sabe que la ubicación de plan de archivos tiene la letra x en su nombre, puede escribir x
en el campo de filtro, hacer clic en ir, y la lista se
renovará sólo con los nombres de ubicación de plan de archivos que tengan la letra x.
Haga clic en Restablecer para volver a renovar la lista
completa de ubicaciones de plan de archivo en orden alfabético.
- Vaya a la ubicación del plan de archivos donde desea almacenar la copia y haga clic
en Copiar.
- Cuando aparezca un mensaje de confirmación a fin de comprobar que la copia se haya completado, haga clic en Aceptar para volver a la página Examinar.