Los valores de seguridad se utilizan para controlar quién puede ver o modificar contenidos y propiedades o quién puede publicar documentos. En función de los ajustes del sitio, podrá definir permisos de seguridad al añadir nuevos documentos, al incorporar un documento, al publicar un documento o al ver la información. Para ver o cambiar la seguridad debe tener los permisos de acceso adecuados. Consulte Gestionar la seguridad para obtener más información sobre las descripciones de los permisos.
También puede ver y modificar la configuración de seguridad asignada a documentos y carpetas en una aplicación integrada Microsoft Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office. Cuando visualiza detalles o propiedades de un documento o carpeta, puede ver o modificar la configuración de seguridad asignada al documento.
Normalmente, los ajustes de seguridad se crean a partir de la clase del documento, pero los ajustes también pueden derivar de una plantilla de entrada, de una directriz de seguridad, de herencia de carpeta o de una fuente externa, como InfoSphere Enterprise Records. Por ejemplo, si un usuario agrega un nuevo documento, la seguridad del documento se basa en la configuración de seguridad que haya definido el administrador del sitio para la clase de documento. En función de los ajustes de su sitio, podrá establecer de forma explícita la seguridad de una carpeta, de un objeto personalizado, de un documento o de una búsqueda. Los documentos pueden utilizar una directriz de seguridad que consista en dos o más plantillas de seguridad que definen la seguridad de una clase de documento según el estado del documento. Para más información, consulte Definir permisos de seguridad.
Además de la seguridad definida para un documento, el administrador puede definir seguridad adicional para propiedades concretas asociadas a la clase del documento. Por ejemplo, podría tener derechos de acceso para agregar un documento a una determinada carpeta o clase de documento. Al establecer las propiedades para el documento, las máscaras de acceso a propiedades pueden controlar las propiedades que puede editar, así como los valores que puede ver y seleccionar en una lista de opciones para los valores de propiedad. El administrador define estas opciones.
Los roles de acceso controlan el acceso de los usuarios a las vistas, herramientas avanzadas y acciones. El administrador define roles que conceden o deniegan el acceso a determinados modos, comandos y páginas. Si no es miembro de un determinado rol de acceso y accede a una función definida para un rol determinado, no podrá acceder a la función.
Por ejemplo, puede que su departamento sólo esté encargado de agregar nuevos documentos a un almacén de objetos. En tal caso, el administrador puede configurar la aplicación de Workplace para que sólo muestre la vista principal de Examinar y la vista principal de Autor para los miembros de su grupo. Puede que los miembros de su departamento sólo vean un subconjunto de las acciones disponibles en las páginas de información y los menús.