Vista Examinar

La vista Examinar es una de las principales vistas disponibles en Workplace. La página Examinar le ayuda a encontrar y a trabajar con documentos, carpetas, búsquedas almacenadas y objetos personalizados almacenados en el sitio.

El contenedor de alto nivel de elementos en Workplace se llama almacén de objetos (a menos que el sitio haya sido configurado para utilizar un nombre distinto, como biblioteca) El almacén de objetos puede contener carpetas, búsquedas almacenadas, documentos u objetos personalizados. Una búsqueda almacenada mostrará los documentos u objetos personalizados que coinciden con el criterio de búsqueda. Una carpeta contiene los elementos archivados en la carpeta, tales como subcarpetas, documentos u objetos personalizados.

Vistas Examinar

La barra lateral izquierda de la página Examinar muestra una lista de los almacenes de objetos disponibles. Puede hacer clic en un nombre de almacén de objetos para ver y explorar sus contenidos. El nombre del almacén de objetos actual se resalta en la barra lateral izquierda.

Navegación por ruta

Explorar en busca de objetos requiere navegar a través de una jerarquía de carpetas. La información de la ruta que se muestra en la página Examinar hace un seguimiento de los pasos de navegación y proporciona un método para recuperar la ruta inicial. Considere el siguiente ejemplo:

Ruta: Object Stores> Corporate > Benefits

Si el objeto que desea no aparece en la lista de elementos encontrados en este nivel, puede:

También puede hacer clic en la palabra Ruta para mostrar la navegación de vista de árbol. Para obtener más información sobre la navegación por ruta, consulte Navegar en Workplace.

Acciones

Las acciones válidas se muestran justo debajo de la ruta. Las acciones disponibles dependen de la ruta actual. Por ejemplo, si está viendo una lista de Almacenes de objetos, la única acción disponible es Vista imprimible. Si está viendo el contenido de una carpeta, entonces se muestran las acciones Obtener información, Marcador, Agregar a accesos directos, Agregar documento, Agregar carpeta, Agregar objeto personalizado y Vista imprimible.

Almacenes de objetos

Cuando accede por primera vez a la página Examinar, se muestra una lista de almacenes de objetos bajo la ruta. Un almacén de objetos es un contenedor de alto nivel para carpetas, búsquedas, documentos y objetos. Haga clic en un nombre de almacén de objetos para ver las carpetas y las búsquedas almacenadas que contiene. También puede hacer clic en el nombre de un almacén de objetos en el panel izquierdo de la página Examinar.

Carpetas y búsquedas

Después de seleccionar un almacén de objetos para examinarlo, la lista de almacenes de objetos se sustituye por una lista de carpetas y búsquedas almacenadas en el almacén de objetos. Haga clic en el nombre de la carpeta o de la búsqueda para ver los elementos disponibles (documentos, formularios, objetos personalizados y subcarpetas) Tenga en cuenta que puede haber documentos adicionales y objetos personalizados que no se archivaron en carpetas y que, por lo tanto, no se mostrarán en la vista Examinar. Para localizarlos, debe buscarlos.

Navegación en carpetas

Si el número de carpetas y de búsquedas almacenadas necesita más de una página para mostrar la lista completa, se mostrarán controles de navegación en la parte superior derecha de la lista. Por ejemplo, el siguiente gráfico muestra la navegación por una lista de carpetas y búsquedas que utiliza dos páginas para mostrar los elementos.

Siguiente >> página 1 de 2 Ir

Haga clic en Siguiente para mostrar la página siguiente. Siguiente no se muestra en la última página.

Haga clic en Anterior para mostrar la página anterior. Anterior no se muestra en la página 1.

Para ir a una página específica, escriba el número de página en el cuadro de la página y, a continuación, haga clic en Ir.

NOTA  Si está navegando por más de una página de carpetas y búsquedas, evite utilizar el botón Atrás del explorador, ya que se pueden producir resultados inesperados. Utilice Siguiente, Anterior e Ir y la navegación por ruta antes descrita.

Filtrar carpeta en función de las propiedades

Ya que una carpeta puede contener un gran número de elementos, puede restringir los elementos mostrados para poder acceder más rápidamente. El administrador de sitio puede restringir el número de elementos mostrados en las carpetas de un almacén de objetos determinado y así poder establecer los criterios de filtrado de búsqueda para habilitar el filtrado de carpeta. Una vez activado, podrá filtrar documentos u objetos personalizados innecesarios. Una vez alcanzado el número máximo de elementos, no se mostrará ningún elemento adicional. También podrá localizar elementos deseados filtrando la lista de objetos devueltos. Por ejemplo, si una carpeta contiene 200 elementos, tanto documentos como objetos personalizados, y desea ver sólo los documentos, haga clic en Mostrar criterios avanzados para abrir una lista desplegable en la que podrá seleccionar Documentos u Objetos personalizados y mostrar sólo esos elementos.

Cuando se muestran los criterios avanzados, están disponibles los criterios de filtro adicionales. Introduzca un valor en el cuadro de texto de cualquier criterio de búsqueda de la lista. Las propiedades de filtro se determinan en las preferencias de configuración del usuario. Por ejemplo, si ve "El título del documento contiene", introduzca cualquier carácter que pueda estar en el título del documento para solamente ver documentos con ese carácter en el título. De forma similar, puede que vea "Y contenido contiene". Puede introducir texto que sabe que está en el documento si el sitio indexa el contenido de los documentos.

Tras introducir cualquier criterio de filtrado, haga clic en Aplicar filtro para aplicar los cambios en el filtro de la carpeta. Haga clic en Borrar para borrar los cambios de la configuración. Para obtener más información, consulte Configuración de filtrado de carpetas.

Elementos encontrados

Los contenidos de la carpeta y los resultados de búsqueda se muestran en la lista Elementos encontrados. Puede hacer clic en el nombre del objeto o en el icono para abrirlo. Por ejemplo, haga clic en el icono Documento de Microsoft Word o Document1 para abrir el documento de MS Word llamado "Document1". Se abrirá la última versión liberada del documento si tiene el software apropiado en el equipo local, como por ejemplo Microsoft Word. Si el objeto son datos de formulario, se abrirá la versión liberada del formulario para ver o editar los valores actuales.

Puede hacer clic en el icono Obtener información para abrir la página de información del objeto. La página de información muestra datos sobre propiedad, seguridad, versión y otras informaciones, además de proporcionar acceso a acciones tales como Extracción, Descarga, Archivo y Mover.

También puede hacer clic con el botón derecho en un nombre de objeto para mostrar el menú emergente. El menú emergente contiene una lista de acciones disponibles que se pueden realizar en el objeto, tales como Extraer. Por ejemplo, si hace clic con el botón derecho en el objeto llamado "Document1" seleccione Extraer en la lista de acciones para extraer el documento. Los elementos incluidos en el menú emergente dependen del tipo de objeto seleccionado y los derechos de acceso. El administrador de sitio determina qué acciones están disponibles para qué grupos de usuarios.

La lista de elementos puede mostrarse en vista Revista o en vista Detallada, dependiendo de las preferencias del sitio y de la configuración de preferencias del usuario. También puede cambiar la vista en la lista Vista situada sobre la lista. Seleccione Detallada para ver columnas de propiedades tales como nombre o título, la última fecha modificada, la etiqueta de versión y el tamaño del archivo. Seleccione Revista para ver el nombre del elemento y una descripción breve. El administrador determina exactamente lo que aparece en los encabezados de las columnas o en la descripción. Amabas vistas incluyen una columna de casillas de verificación situadas a la izquierda de cada elemento. Seleccione la casilla de verificación de uno o varios elementos para utilizar el Menú de acciones con la lista de elementos.

Utilice la lista Mostrar elementos, situada en la parte superior derecha de la lista, para cambiar el número de elementos que desea mostrar por página. Puede establecer un valor predeterminado en las preferencias de usuario, pero puede cambiarlo rápidamente en la sesión actual.

Haga clic en el Menú de acciones para mostrar un menú emergente con una lista de las acciones disponibles a realizar en los elementos seleccionados. Por ejemplo, seleccione la casilla de verificación de tres documentos de la lista que desea extraer. Cuando seleccioneExtraer en el menú emergente, se extraerán los tres documentos si tiene los derechos de acceso apropiados. Para obtener más información, consulte Trabajar con acciones.

NOTA  Si selecciona más de un elemento y después hace clic en Menú de acciones, las filas de los elementos seleccionados se resaltan.

Navegación en elementos encontrados

Si el número de elementos encontrados necesita más de una página para mostrar la lista completa, se mostrarán controles de navegación en la parte inferior derecha de la lista. Por ejemplo, el siguiente gráfico muestra la navegación por una lista de elementos que utiliza 2 páginas para mostrar los elementos.

Siguiente > página 1 de 2 Ir

Haga clic en Siguiente para mostrar la página siguiente. Siguiente no se muestra en la última página.

Haga clic en Anterior para mostrar la página anterior. Anterior no se muestra en la página 1.

Para ir a una página específica, escriba el número de página en el cuadro de la página y, a continuación, haga clic en Ir.

Almacenamiento en caché de carpeta

Los contenidos de una carpeta en la vista Examinar son inicialmente recuperados para la visualización la primera vez que hace clic en el nombre de una carpeta para ver los contenidos. Dependiendo de la configuración establecida por el administrador de sitio, el almacenamiento en caché del contenido de la carpeta puede estar habilitado. Cuando el almacenamiento en caché está habilitado, la vista Examinar no se actualizará con los cambios que otras personas o aplicaciones realicen en la carpeta. Si se navega fuera de una carpeta y se vuelve de nuevo a la misma puede que no se recuperen los datos modificados. Puede actualizar de manera rápida la vista de la carpeta actual haciendo clic en el nombre de la carpeta en la Ruta, haciendo clic en Aplicar filtro, o seleccionando una búsqueda almacenada en la carpeta. Además, acciones como registrar o extraer un documento también pueden actualizar la vista actual de la carpeta.

NOTA  Los permisos de seguridad controlan lo que puede verse en Workplace. Es posible que no tenga acceso a vistas principales específicas, carpetas, búsquedas almacenadas, documentos, objetos o acciones de menú contextual. Los permisos también controlan lo que se puede hacer con un objeto. Para obtener más información sobre seguridad, consulte Administración de la seguridad.