Schließen und Öffnen von Containern

Kategorien, Ordner und Bände werden in der Regel automatisch geschlossen, wenn Sie eine Bedingung erfüllen, die in ihrem Dispositionszeitplan festgelegt ist, aber ein Schließen von Hand ist ebenfalls möglich. Wenn Sie einen dieser Container erstellen, ist er standardmäßig geöffnet, und Sie können auf Wunsch untergeordnete Einheiten einfügen. Das Schließen eines Containers startet seinen Dispositionsprozess - in diesem Zustand können keine untergeordneten Einheiten mehr hinzugefügt werden.

Normalerweise würden Sie einen geschlossenen Container nicht mehr öffnen wollen. Trotzdem ist dies möglich, weshalb Sie also auch Akten hinzufügen können, die noch nicht verfügbar waren, als der Container noch offen war. Angenommen, ein Container wurde am Jahresende geschlossen. Etwas später taucht noch eine Akte für das abgelaufene Jahr auf. Sie öffnen also den Container erneut, fügen die Akte hinzu und schließen den Container wieder. Das Wiederauffinden von Akten kann in geschlossenen oder in offenen Containern erfolgen.

Wenn eine Einheit geschlosse wird, werden automatisch auch alle ihre untergeordneten Einheiten geschlossen. Wenn Sie hingegen eine Einheit erneut öffnen, öffnet dies nicht automatisch auch alle ihre untergeordneten Einheiten. Um eine untergeordnete Einheit zu öffnen, müssen Sie immer erst die übergeordnete öffnen. Um eine Akte einem erneut geöffneten Band hinzuzufügen, müssen Sie zunächst den betreffenden Band ausdrücklich öffnen.

Schriftgutadministratoren und Schriftgutmanager können Aktenkategorien, Aktenordner und Bände schließen und wieder öffnen.

So schließen Sie einen Container manuell:

  1. Suchen Sie nach den Kategorien, Ordnern oder Bänden, die geschlossen werden sollen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen. (Oder rechtsklicken Sie auf eine einzelne Einheit und verwenden Sie das Kontextmenü.)
  3. Wählen Sie im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" die Option "Schließen" aus:
  4. Die Seite "Einheiten schließen" wird angezeigt. Geben Sie den Grund zum Schließen der Einheit ein und klicken Sie auf "Schließen" oder klicken Sie auf "Beenden", um die Einheit geöffnet zu lassen.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Schließnachricht zu bestätigen.

Hinweis Einheiten, die geschlossen wurden, werden mit dem Schließsymbol markiert: Schließsymbol

So öffnen Sie eine Einheit erneut:

  1. Suchen Sie nach der Kategorie, dem Ordner oder dem Band, die oder der geschlossen werden soll.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie "Erneut öffnen" aus: Symbol 'Erneut öffnen'
  3. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht des erneuten Öffnens zu bestätigen.

Hinweis Einheiten, die geschlossen und erneut geöffnet wurden, werden mit dem Symbol für erneute Öffnung markiert: Symbol für erneute Öffnung