Introduzione a IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records è un componente aggiuntivo della suite di prodotti IBM FileNet P8.
IBM InfoSphere Enterprise Records consente di creare e gestire record accurati, sicuri e affidabili per informazioni
elettroniche e fisiche. IBM InfoSphere Enterprise Records può essere utilizzato per gestire record di
qualsiasi tipo, a prescindere dal supporto o dal formato di archiviazione. Per conoscere IBM InfoSphere Enterprise Records
occorre comprendere la nozione di record e il motivo per cui si utilizza un sistema di gestione dei record.
Record e metadati
Nel contesto di IBM InfoSphere Enterprise Records, un record corrisponde a metadati, ossia a un file che
fa riferimento e contiene informazioni su un altro file (documento) elettronico o oggetto fisico. Un record viene creato se si desidera mettere un documento o un oggetto fisico sotto il controllo dell'azienda o della Pubblica amministrazione, specificandone le modalità di archiviazione, accesso ed eventuale eliminazione. I metadati sono in forma di proprietà di record, ad esempio tipo di supporto, formato, autore, oggetto, revisore, posizione e data di pubblicazione. Questo tipo di controllo a cui vengono sottoposti i record è stabilito dagli standard e dalle linee guida fissati dalla Pubblica amministrazione per il tipo di record.
Un documento elettronico può essere un file singolo, come un documento di Word, una foto digitale o un insieme di file correlati che possono essere trattati come un unico oggetto, ad esempio un messaggio e-mail e i relativi allegati. I file elettronici sono presenti in archivi di oggetti e altri repository.
Quando un documento viene dichiarato come record, IBM InfoSphere Enterprise Records gestisce il documento in tutti i suoi
aspetti, inclusi la sicurezza e la possibile classificazione. Ciò spesso determina il cambiamento del tipo di accesso al documento e può impedire la modifica di quest'ultimo da parte dell'autore.
Gli oggetti fisici possono consistere di videocassette, microfilm, dischi rigidi, campioni di DNA, documenti cartacei stampati e foto. Essi possono essere conservati in contenitori o file cabinet all'interno di magazzini e altre strutture di archiviazione protette. Il record tiene traccia della posizione dell'oggetto fisico.
Il termine record viene spesso utilizzato per indicare in modo informale il file di metadati o il documento o l'oggetto dichiarato record. In genere, l'utilizzo previsto è indicato dal contesto.
Un archivio contenente documenti che possono essere dichiarati record viene definito archivio di record o Records Object Store (ROS).
I record creati in IBM InfoSphere Enterprise Records sono archiviati in repository denominati archivi oggetti piano file o FPOS
(File Plan Object Store). Entrambi gli archivi di oggetti fanno parte di Content Engine.
La figura seguente mostra la creazione di record da origini diverse.
Ciascun record punta alle informazioni gestite dal sistema.

Gestione dei record
Il termine gestione dei record fa riferimento ad attività dirigenziali, quali la pianificazione, il controllo e l'organizzazione ai fini della creazione, della memorizzazione, dell'utilizzo, del recupero e dell'eliminazione di record.
In altri termini, la gestione dei record comprende tutte le attività da eseguire per gestire i record durante le fasi del loro ciclo di vita (creazione, utilizzo attivo, archiviazione inattiva e disposizione).
Importanza della gestione dei record
Per garantire che le informazioni dell'organizzazione siano precise, complete e facilmente accessibili, è necessario impostare un sistema affidabile di gestione dei record. In assenza di un sistema di questo tipo, è possibile investire una notevole quantità di tempo in attività non produttive, come l'individuazione manuale delle informazioni o la ricerca di record mancanti o archiviati in modo errato.
Senza un sistema di gestione dei record, può risultare difficile individuare, interpretare e conformarsi alle norme e ai regolamenti specifici in materia. Ciò può portare a severe multe, penali e altre conseguenze di natura legale. Se i record non vengono gestiti correttamente, si possono verificare inoltre rischi associati a dispute o cause legali, nonché problemi di riservatezza e sicurezza delle informazioni critiche e vitali.
Utilizzare IBM InfoSphere Enterprise Records per contenere i rischi summenzionati.
IBM InfoSphere Enterprise Records può essere utilizzato per conservare informazioni importanti sotto forma
di record disponibili all'occorrenza mediante tecniche di ricerca, mentre i record non essenziali o inattivi
vengono distrutti o archiviati.
Ruolo di IBM InfoSphere Enterprise Records nella gestione dei record
IBM InfoSphere Enterprise Records consente di gestire i record all'interno dell'azienda, indipendentemente dal supporto di
archiviazione. Lo scopo di IBM InfoSphere Enterprise Records è garantire che:
- i record siano facilmente accessibili all'occorrenza all'interno dell'azienda,
- i record siano eliminati quando non sono più necessari o richiesti per legge, dallo statuto aziendale o da direttive amministrative.
Con IBM InfoSphere Enterprise Records è possibile:
- creare e gestire una struttura gerarchica (piano file) per la memorizzazione dei record,
- gestire record sia elettronici che fisici,
- proteggere gli archivi contenenti i record,
- creare regole di conservazione ed eliminazione dei record,
- forzare l'archiviazione o la distruzione dei record in base a tali regole,
- controllare l'accesso ai record,
- richiamare record sulla base di criteri di ricerca,
- distruggere i record non più richiesti dall'organizzazione.
Funzioni e vantaggi di IBM InfoSphere Enterprise Records
La tabella seguente riporta le funzioni di IBM InfoSphere Enterprise Records e i relativi vantaggi.
Funzione |
Vantaggio |
Archivio centralizzato per i record |
- Utilizzo diffuso e ampia disponibilità delle informazioni all'interno dell'azienda.
- Decisioni efficaci grazie alla disponibilità immediata delle informazioni importanti.
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Luoghi e contenitori virtuali per l'archiviazione dei record relativi a documenti elettronici e fisici in una struttura gerarchica |
- Controllo sulle raccolte di documenti stampati e sui file elettronici.
- Simulazione di un ambiente di ufficio reale.
- I luoghi e i contenitori virtuali modellano l'effettiva struttura di archiviazione fisica.
- Controllo dei costi tramite la riduzione delle spese sostenute per lo spazio da adibire a uffici, per le attrezzature e per il personale richiesti per la gestione e il recupero dei record.
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Funzioni di ricerca di facile utilizzo |
- Accesso facile e immediato alle informazioni richieste senza l'uso di una complicata sintassi di ricerca.
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Regole di conservazione ed eliminazione dei record |
Controllo definito dall'utente su:
- Tempo di conservazione di un record.
- Trattamento del record al termine del piano di conservazione.
- Analisi dei record prima della loro distruzione.
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Procedure di verifica per record, monitoraggio automatizzato del periodo di conservazione e avvio del processo di eliminazione dei record |
- I record non vengono accidentalmente distrutti, modificati, manipolati, danneggiati o perduti.
- I record vengono distrutti solo in base alla pianificazione di disposizione o nell'ambito di una procedura di verifica.
- I record non più necessari vengono eliminati per ridurre i requisiti di archiviazione.
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Importazione ed esportazione dei record |
- I record non frequentemente richiesti dall'organizzazione ma che devono essere conservati ai fini della conformità alle leggi della Pubblica amministrazione possono essere esportati in un'altra posizione.
- I record possono essere importati da altri archivi di record.
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Controlli di sicurezza appropriati per i record |
- Gli utenti non autorizzati non possono accedere ai record.
- Gli utenti non possono eliminare accidentalmente i record. I record possono essere eliminati da un amministratore dei record o in seguito a una procedura di verifica.
- Gli utenti possono eseguire solo le operazioni correlate ai record per le quali possiedono i diritti di accesso appropriati.
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Integrazione con FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft® Office e Microsoft Outlook |
Dichiarazione manuale o automatica dei record da:
- Workplace o Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
- Modelli di immissione
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Ruoli dell'utente in IBM InfoSphere Enterprise Records
IBM InfoSphere Enterprise Records fornisce un modello di sicurezza basato sui ruoli e comprende i ruoli di amministratore
dei record, manager dei record, utente con privilegi (DoD e Base) o autore delle revisioni dei record (PRO) e
utente dei record.
Ciascun ruolo determina le attività che possono essere eseguite da un utente ad esso appartenente. Per
ulteriori informazioni, vedere Ruoli di sicurezza di IBM InfoSphere Enterprise Records.
Tipi di
installazioni di IBM InfoSphere Enterprise Records
Prima di installare l'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records, occorre scegliere il tipo di installazione (modello di dati) che
risponde alle proprie esigenze di gestione dei record. Sono disponibili i seguenti modelli di dati:
- Base: offre funzionalità e proprietà di gestione dei record di base. Si tratta
dell'installazione consigliata per IBM InfoSphere Enterprise Records, in quanto aggiunge il numero minimo di
proprietà e si adatta a gran parte delle esigenze. Da un punto di vista funzionale, l'installazione base offre le stesse funzionalità dell'installazione DoD.
- DoD: è conforme agli standard DoD (Department of Defense) 5015.2
Chapter 2 e Chapter 4,
che forniscono informazioni procedurali e di implementazione della gestione dei record nel modello DoD.
Inoltre, l'installazione DoD di IBM InfoSphere Enterprise Records definisce interfacce di sistema e criteri di ricerca specifici e
descrive i requisiti minimi di gestione dei record imposti dalle normative National Archives and Records
Administration (NARA) in vigore.
- PRO: è conforme ai requisiti fissati dal PRO (Public Record Office) per la gestione
dei record elettronici.
Tipi di entità IBM InfoSphere Enterprise
Records
In IBM InfoSphere Enterprise Records, i record sono memorizzati in una struttura gerarchica che contiene diverse entità di gestione dei
record. La seguente figura mostra la struttura gerarchica di queste entità, seguita da una breve descrizione di ciascuna di esse:

- Archivio oggetti: si riferisce a un repository di oggetti e a una suite di servizi di
archiviazione e recupero di tali oggetti. Un archivio oggetti può essere:
- FPOS (File Plan Object Store): contiene il piano file, ossia l'intera gerarchia di entità di
gestione record creata.
- ROS (Records Object Store): contiene documenti che possono essere dichiarati come record in un
FPOS.
FileNet consiglia di configurare archivi di dati separati per i record (metadati) e per i documenti dichiarati record. Pertanto, FPOS contiene la struttura del piano file, mentre ROS contiene i documenti, alcuni dei quali sono dichiarati record. Di norma, molti utenti con accesso al ROS non dovrebbero avere accesso alle entità che costituiscono il piano file in FPOS. A ogni FPOS è possibile associare più di un ROS.
- Piano file: definisce l'organizzazione dei record. In un piano file, i record vengono memorizzati in una struttura gerarchica designata per conservare il contesto dei record. Ad esempio, è possibile creare piani file che rispecchino le funzioni aziendali dell'organizzazione. Successivamente, è possibile catalogare i record in base a questi schemi a seconda delle funzioni aziendali. È possibile inoltre associare un modello di denominazione a un piano file. Tutte le entità create in un piano
file seguono il modello di denominazione record.
- Categoria record: suddivide in categorie un insieme di record correlati in un piano file. Le categorie record vengono create al fine di catalogare i record in base a categorie funzionali. Una categoria record può contenere sottocategorie o cartelle record (ma non entrambe). A differenza del modello di dati PRO, i modelli di dati Base e DoD consentono la dichiarazione dei record direttamente in una categoria. È inoltre possibile associare a ciascuna categoria regole di conservazione e di disposizione. Tali regole si applicano a tutte le cartelle record e a tutti i record creati nella categoria.
- Cartella record: funge da contenitore per record correlati. Viene utilizzata per gestire i record in base ai periodi di conservazione specificati e agli eventi di disposizione. In una categoria è possibile creare cartelle record elettroniche, fisiche e ibride per gestire i record elettronici e fisici.
- Cartella elettronica: utilizzata per memorizzare record elettronici. Una cartella elettronica contiene anche contrassegni. Un contrassegno è una voce elettronica relativa a un record fisico che non può essere memorizzato in un file fisico. Tra gli esempi di record di questo tipo ci sono le planimetrie di edifici di grandi dimensioni, le videocassette o i database.
- Cartella fisica: contiene i record relativi ad elementi fisici, ad esempio i record
cartacei. Una cartella fisica è una voce virtuale relativa a una cartella cartacea. In IBM InfoSphere
Enterprise Records è possibile modellare la gerarchia di cartelle fisiche in base alla struttura di
archiviazione fisica dell'organizzazione.
- Scatola: una scatola permette di modellare le entità fisiche che contengono altre entità fisiche. Ad esempio, è possibile creare un "Magazzino" che contiene "Scaffali" che contengono
"Scatole" che contengono "Cartelle fisiche". Una scatola può contenere un'altra scatola, una cartella fisica o un record.
- Cartella ibrida: si riferisce a una raccolta di record elettronici e fisici correlati.
- Volume: funge da suddivisione logica di una cartella record in unità più piccole e di più facile
gestione. Un volume non esiste senza una cartella. Una cartella record contiene sempre almeno un volume, che viene automaticamente creato dal sistema al momento della creazione di una cartella record. All'interno di una cartella record, pertanto, è possibile creare il numero di volumi desiderato.
- Record: fornisce metadati relativi a un documento o un oggetto fisico messo sotto controllo
dell'applicazione IBM InfoSphere Enterprise Records. Un record può ereditare parte del proprio comportamento dalla cartella record in cui viene creato. Ad esempio, può ereditare la pianificazione di disposizione della cartella record padre. I record possono essere classificati come segue:
- Record elettronico: punta a un documento elettronico.
- Contrassegno: punta a un oggetto fisico o a un documento cartaceo.
- Record vitale: un record essenziale richiesto per far fronte a responsabilità operative
nel corso di un'emergenza aziendale. I record vitali sono periodicamente revisionati e aggiornati.
- Record permanente: record con valore storico o di altro tipo sufficiente da garantirne la
conservazione continua da parte dell'organizzazione oltre il normale tempo richiesto a fini amministrativi,
legali o fiscali.
- Tipi di record: è possibile
associare un tipo di record a record con funzioni comuni. Ad esempio, è possibile definire un tipo di record per specificare una pianificazione comune di disposizione per i record e per agevolarne la ricerca e il richiamo. I tipi di record si utilizzano quando un gruppo di record esistente in una cartella record deve essere associato a una pianificazione di disposizione diversa da quella correntemente associata alla cartella record.
Di seguito è riportato un esempio di gerarchia di entità di gestione di record:
Piano file
Gestione generale (categoria)
File di corrispondenza (cartella)
Briefing programma (cartella)
Conferenza 2006 sulla formazione del personale dirigente (volume)
Conferenza 2007 sulla formazione del personale dirigente (volume)
Gestione informazioni (categoria)
Messaggi centro telecomunicazioni (cartella)
Fogli numero operatore (cartella)