Ordner hinzufügen
Vorausgesetzt, dass Sie über die nötigen Zugriffsberechtigungen verfügen, können Sie Objektspeichern Ordner und Unterordner hinzufügen. Sie können auch Ordner aus Office-Anwendungen und Outlook mithilfe der FileNet P8-Menüs in diesen Anwendungen hinzufügen.
Der Assistent zum Hinzufügen von Ordnern fügt einem Objektspeicher einen neuen Ordner hinzu. Wenn Sie einen neuen Ordner hinzufügen, müssen Sie den Speicherort, die Ordnerklasse, die Ordnereigenschaften und die Berechtigungen für den neuen Ordner einstellen. Um den Assistenten zum Hinzufügen von Ordnern zu starten, wechseln Sie zu dem Objektspeicher und Ordner, in dem Sie den Ordner erstellen möchten. Klicken Sie dann auf der Symbolleiste auf Ordner hinzufügen. Beim Hinzufügen anderer Objekte werden auch Ordner hinzufügen-Verknüpfungen angezeigt. Wenn es keinen Ordner gibt, dem Sie ein neues Objekt hinzufügen möchten, können Sie einen neuen Ordner erstellen, bevor Sie den Vorgang des Hinzufügens eines anderen Objekts abschließen.
HINWEIS
- Das Erstellen sehr vieler Ordner auf einer beliebigen Ebene kann die Systemleistung beeinträchtigen. Beim Öffnen eines Ordners mit sehr vielen Objekten kann beispielsweise das Anzeigen der Seite sehr lange dauern. Ihr Siteadministrator findet im Dokument FileNet P8 Recommendations for Handling Large Numbers of Folders and Objects Technical Notice weitere Informationen.
- Neue Ordner können Sie auf der Seite Autor, mit dem Assistenten Ordner hinzufügen oder mit einer Erfassungsvorlage erstellen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten.
Klicken Sie auf einen der folgenden Schritte im Assistenten zum Hinzufügen von Ordnern, um weitere Informationen aufzurufen:
"Ordner auswählen" oder "Übergeordnetes Element auswählen"
Wenn Sie über die Seite "Autor" einen Ordner hinzufügen, müssen Sie zunächst einen Ordnerspeicherort auswählen. Bei der Arbeit auf der Seite "Durchsuchen" wird automatisch Ihr aktueller Ordnerspeicherort ausgewählt.
So wählen Sie einen Ordner aus:
- Gehen Sie durch die Objektspeicher und die zugehörige Ordnerhierarchie.
- Wählen Sie den übergeordneten Ordner aus, oder klicken Sie auf Ordner hinzufügen, um am angegebenen Speicherort einen neuen (übergeordneten) Ordner hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Weiter.
Eigenschaften festlegen
Auf der Seite Eigenschaften festlegen wird die ausgewählte Standardobjektklasse mit ihren jeweiligen Eigenschaften angezeigt. Sie können eine vom Systemadministrator erstellte Unterklasse auswählen.
So ändern Sie die Objektklasse:
Klicken Sie oben auf der Seite auf die Verknüpfung Klasse ändern, und wählen Sie eine Klasse aus.
So legen Sie Eigenschaften fest:
- Überprüfen Sie Eigenschaften, die mit dem hinzugefügten oder eingecheckten Objekt verknüpft sind. Das Symbol "Erforderlich" kennzeichnet Eigenschaften, für die zum Fortfahren ein Eintrag erforderlich ist.
- Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Einige Eigenschaften können direkt auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie auf den Eigenschaftsnamen oder ein Kalendersymbol klicken, um die Werte bearbeiten zu können. Wenn Sie Hilfe zu unbekannten Eigenschaften benötigen, befragen Sie den Systemadministrator.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Sicherheit festlegen
Berechtigungseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den hinzugefügten Ordner zugreifen können, und steuern, welche Berechtigungen jede Gruppe und jeder Benutzer erhält.
So legen Sie Berechtigungen fest:
- Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen
- Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Daraufhin wird die Seite "Berechtigungen festlegen - Benutzer/Gruppen auswählen" eingeblendet, auf der Sie nach bestimmten Namen suchen können.
- Wählen Sie die Domäne aus, die durchsucht werden soll. Klicken Sie für Auswählen in auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie den gewünschten Domänennamen in der Liste aus.
- Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der Namen zu präzisieren, die zum Hinzufügen verfügbar sind.
- Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit den Namen aalberto und amoss ausfindig machen möchten, geben Sie a ein. Alle mit "a" beginnenden Benutzernamen werden zurückgegeben. Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
- Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Zeit werden die übereinstimmenden Namen angezeigt.
- Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen das Limit für die Standardanzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Suchkriterien ändern und dann erneut auf Suchen klicken, um weitere Ergebnisse anzuzeigen.
- Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie die gewünschten Namen in der Liste aus. Durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste bzw. Umschalttaste können in der Liste mehrere Namen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, um mit der Festlegung der Berechtigungen für die ausgewählten Namen fortzufahren. Die Seite "Berechtigungen festlegen" wird erneut eingeblendet und die Liste der autorisierten Benutzer enthält den neuen Benutzer- bzw. Gruppennamen.
- Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe.
- Klicken Sie auf den Namen des Benutzers oder der Gruppe in der Spalte Titel. Die Seite "Berechtigungen festlegen - Einstellungen" wird geöffnet.
- Aktivieren bzw. inaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um die einzelnen Berechtigungsstufen zu erteilen oder zu verweigern. Weitere Informationen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren".
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Hinzufügen des neuen Ordners abzuschließen.