분류된 전자 레코드 선언
레코드 사용자 그룹에 할당된 사용자만 Workplace 또는 Workplace XT에서 분류된 전자 레코드를 선언할 수 있습니다.
Workplace 또는 Workplace XT에서 분류된 전자 레코드를 선언하려면 다음 조치 중 하나를 완료하여 레코드 선언 마법사를 실행하십시오.
- 문서를 추가하거나 체크인한 후 확인 페이지에서 레코드로 선언을 선택하십시오.
- 문서의 컨텍스트 메뉴 또는 특성 정보 페이지에서 레코드로 선언을 선택하십시오.
레코드 선언 마법사에서 다음 작업을 수행하십시오.
- 분류된 레코드 선언 라디오 단추를 선택하고 승인을 클릭하십시오.
- 클래스 선택을 클릭하십시오.
- 오브젝트 저장소를 선택하고 승인을 클릭하십시오.
마법사를 완료하기 위해 수행해야 하는 나머지 단계는 다음과 같습니다.
카탈로그 레코드
- 적절한 클래스를 선택하십시오. 전자 레코드의 경우 전자 레코드 또는 관리자가 제공한 서브클래스 중 하나를 선택하십시오.
- 파일 계획 위치 선택을 클릭하고 적절한 파일 계획 레벨로 이동하십시오.
- 기본적으로 찾아보기 보기가 선택되지만 왼쪽 패널에서 다른 옵션을 사용할 수 있습니다.
- 이전에 바로 가기를 작성해 놓은 경우 바로 가기를 선택하고 해당 목록에서 바로 가기를 선택하십시오. 사용할 위치의 확인란을 선택하고 선택에 추가를 클릭하십시오. 또한 해당 확인란을 선택하고 바로 가기 제거를 클릭하여 목록에서 원하지 않는 바로 가기를 제거할 수 있습니다.
- 엔티티 이름의 일부를 알고 있는 경우 검색을 클릭하십시오. 제목 또는 파일 계획 ID를 선택하십시오. 기본 연산자는
이름의 일부를 검색할 수 있는 "like"입니다. 텍스트 문자열을 입력하고 검색을 클릭하십시오.
- 하나 이상의 위치에 대한 확인란을 선택하고 선택에 추가를 클릭하십시오. 잘못 추가한 경우 해당 위치 아래에서 제거를 클릭하십시오. 바로 가기에 추가를 클릭하여 바로 가기 목록에 이러한 위치를 추가하십시오.
- 위치 목록이 완료되면 승인을 클릭하십시오.
- 다음을 클릭하여 특성 설정 단계로 진행하십시오.
특성 설정
- 특성 필드에 필수 정보를 제공하십시오. 필수 필드는 선택한 클래스에 따라 달라집니다. 전자 레코드 클래스의 필수 필드는 다음과 같습니다.
- 매체 유형: 매체 유형을 입력하십시오(예: 전자 파일).
- 형식: 형식을 입력하십시오(예: 텍스트, PDF, Word).
- 작성자/소유자: 파일 작성자 또는 소유자의 이름을 입력하십시오.
- 주제: 컨텐츠에 대한 간단한 설명을 입력하십시오.
- 공개 날짜: 파일이 작성된 날짜를 입력하십시오.
- 선언하는 레코드가 다른 분류 레코드의 영수증인 경우 ReceiptOf를 클릭한 다음 해당 영수증의 원본인 분류된 레코드를 찾아서 선택하십시오. 일반적으로 영수증은 분류되지 않습니다. 영수증에 대한 자세한 내용은 영수증을 참조하십시오.
- 특성 설정 단계에서 필수 정보를 입력한 후 다음을 클릭하십시오. 분류 특성 설정 단계가 열립니다.
분류 특성 설정
-
보안 분류 안내서(SCG) 또는 소스 문서를 선택하려면 파생 위치를 클릭하십시오. 이 단계는 선택적입니다.
- SCG, SCG 섹션 또는 SCG 주제를 선택하려면 보안 분류 가이드 영역에서 새로 추가를 클릭하고 원하는 SCG 요소를 선택하십시오. SCG 요소를 선택하면 레코드의 파생 위치 특성이 SCG 이름, SCG 발행 날짜 및 SCG 개시자로 채워집니다.
- 원본 문서를 선택하려면 원본 문서 영역에서 새로 추가를 클릭하고 텍스트 상자에 원본 문서에 대한 설명을 입력하십시오. 원본 문서는 추가 정보를 제공하지 않으므로, 분류 특성 설정 단계에서 필수 필드를 완료해야 합니다.
- 보안 분류 가이드 또는 원본 문서를 제거하려면 제거 열에서 해당 상자를 클릭하고 제거를 클릭하십시오.
- 원하는 분류 가이드 요소 및 원본 문서 추가 또는 제거를 마친 후 승인을 클릭하십시오.
참고 파생 위치 페이지에서 승인을 클릭하면,
IBM InfoSphere Enterprise Records가 요약에 표시된 모든 필드의 데이터(공백 포함)를 분류 특성 설정 단계의 해당 필드로 복사합니다.
이러한 필드에 이전에 다른 데이터를 입력했고 파생 위치 페이지의 정보만 검토하려는 경우 수동으로 입력된 데이터를 유지하려면 승인 대신 취소를 클릭하십시오.
- 가이드를 선택하지 않은 경우 드롭다운 메뉴에서 극비, 비밀 또는 기밀을 선택하여 초기 분류에 대한 값을 지정해야 합니다.
참고
초기 분류 레벨에서 항목을 볼 수 있는 비밀 취급 인가가 있는 경우
현재 분류 값은 기본적으로 초기 분류 값과 동일합니다. 아니면 해당 보안 비밀 취급 인가 레벨에서 값을 지정해야 합니다.
- 가이드를 선택하지 않은 경우 분류 이유를 클릭하십시오.
- 새 값 추가를 클릭하십시오.
- 활성 또는 비추천을 클릭하고 적절한 값을 선택하십시오.
- 승인을 클릭하십시오.
- 필요한 대로 값을 추가하십시오.
- 값을 제거하려면, 값을 강조표시하고
선택한 항목 제거 아이콘
을 클릭하십시오.
- 선택이 완료되면 승인을 클릭하십시오.
- 분류 에이전시 필드에서 현재 레코드를 관리하는 에이전시 이름(예: 국방부)을 입력하십시오.
- 나머지 선택적 필드를 모두 완료하십시오.
- 필수 정보를 입력한 후 완료를 클릭하십시오.
참고
- IBM InfoSphere Enterprise Records 사용자 인터페이스에는 복합 문서의 모든 부분을 단일 레코드로 선언하는 메커니즘이
없습니다. 하지만 개별 하위 또는 상위 문서를 레코드로
선언할 수는 있습니다. 또한 나중에 복합 문서의 레코드 부분으로 이미 선언된 문서를
작성할 수도 있습니다. 특정 복합 문서 설정(예: 삭제 방지 또는
상위가 삭제되는 경우 하위 삭제)은 일반적인 레코드 처리에 영향을
줄 수 있습니다. 그러므로 IBM InfoSphere Enterprise Records에서는 복합 문서의 일부인 레코드 처리를 지원하지 않습니다.
- DITA(Darwin Information Typing Architecture) 파일 기능을 사용하는 모든 응용프로그램은 구성요소를 복합 문서로 작성합니다. 그러므로 이전 참고에서 언급한 복합 문서에 적용하는 차이점을 DITA 파일에도 적용합니다.