Adicionar um volume

Quando você cria uma pasta de registros, o sistema cria automaticamente um volume sob aquela pasta de registros. Os volumes são tipicamente usados para limitar o número de itens, talvez para particionar os registros por mês ou por ano. Quando você abre um novo volume, o volume antigo é automaticamente fechado. Nenhum registro será automaticamente adicionado no volume fechado, embora seja possível adicioná-lo manualmente se necessário. Por exemplo, se um registro tiver que estar em um volume que está agora fechado, você pode abrir o volume antigo e adicionar manualmente o registro. A seguir, feche novamente o volume.

É possível incluir novos volumes eletrônicos, físicos ou híbridos nas pastas de registro. O tipo de volume deve ser o mesmo do tipo de sua pasta. Você não pode incluir volumes de caixa.

Um volume herda o planejamento de disposição da pasta de registros sob a qual é criada. Você não pode definir uma planejamento de disposição que seja independente da pasta de registros pai. Além disso, você não pode criar uma subpasta ou volume sob um volume.

Para adicionar um volume

  1. Efetue o login como o gerenciador de registros ou como o administrador de registros e abra a pasta de registros na qual deseja criar o volume.
  2. Clique em Adicionar Volume: ícone Criar um volume

Definir propriedades

  1. Insira ou modifique os valores exibidos da propriedade. Algumas propriedades podem ser editadas nesta página. Outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores.

    O campo Nome do Volume será preenchido previamente com um nome padrão baseado no padrão que você selecionou durante a configuração. É possível inserir qualquer nome no campo Nome de Volume, mas você não pode ter nomes de volume duplicados. Você não pode incluir quaisquer dos seguintes caracteres como parte do nome do volume:

    \ / : * ? " < > |,

    Para obter mais informações sobre propriedades exibidas, consulte Referência de propriedades.
  2. Clique em Avançar para definir o Registro vital ou selecione outra etapa no painel esquerdo.

Definir registros vitais

Se todos os registros criados sob o novo volume precisam de revisões e atualizações contínuas, você pode marcar o volume como Vital. Antes de completar esta etapa, uma ou mais ações de revisão vitais precisam existir. Para obter ajuda na criação desta ação, consulte Adicionar uma ação. Também precisa existir um ou mais eventos recorrentes. Para obter ajuda na criação de um evento recorrente, consulte Adicionar um evento recorrente.

  1. No menu Indicador de Registro Vital, selecione Verdadeiro.
  2. Opcional: Insira uma descrição de registro vital.
  3. No menu Ação de Revisão de Registro Vital, selecione a ação que será iniciada com a revisão periódica e ciclo de atualização de registros vitais.
  4. No menu suspenso Ciclo de Revisão e Atualização de Registro Vital, selecione o evento recorrente apropriado que irá acionar a revisão periódica de registros vitais neste volume.
  5. Clique em Avançar para definir a segurança para o volume.

Configurar Segurança - Opcional

As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar o volume e controlar as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança que você aqui especifica podem ser sobrepostas por um conjunto de marcações de segurança na entidade.

  1. Inclua novos usuários ou grupos.
    1. Clique em Adicionar novo.
    2. Selecione o domínio no menu Selecionar em.
    3. Selecione Usuários ou Grupos.
    4. Insira os primeiros poucos caracteres do nome do usuário ou grupo e clique em Pesquisar.
    5. Selecione um ou mais nomes da lista e clique em Aceitar.
  2. Altere as permissões de um usuário ou grupo se desejado.
    1. Clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título para alterar os direitos de acesso para aquele usuário ou grupo.
    2. Selecione a caixa Permitir ou Negar apropriada para cada permissão. Permitir sobrepõe os direitos do grupo para permitir que o usuário ou grupo execute as funções associadas; Negar sobrepõe os direitos do grupo para impedir que aquele usuário ou grupo acesse aquela função.
    3. Clique em Aceitar.
  3. Clique em Concluir e a seguir em OK na página de confirmação.