處置排程

如果要控制記錄的保留和處理,您要定義處置排程並將其與記錄儲存器和記錄類型進行關聯。在處置排程中,您要指定記錄的保留規則,以及在保留期結束時處理這些記錄的說明。處理說明包括:

您要定義記錄應在處置排程中經過的其他階段。每個階段均有定義的保留期。在每個階段結束時,將對記錄執行指定的動作,然後記錄會轉至下一個階段。對於已放置暫存區的實體,處置排程將中斷。移除所有暫存區後,處置排程將會恢復。

如果要計算記錄何時可以準備好進行處理,您要執行「處置清理」。請參閱清理處理程序。使用檔案計劃匯入和匯出工具來匯入和匯出處置排程。

處置排程參數

處置排程可包括以下任意一項:

處置排程繼承

您可以將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型進行關聯。記錄資料夾可以有其自己的處置排程,或者它可以繼承與母項記錄種類相關聯的處置排程。

依預設,記錄可繼承資料夾(在該資料夾中宣告記錄)的處置排程。但是,如果您要將其他處置排程與記錄進行關聯,則您可以建立記錄類型,將所需處置排程與該記錄類型進行關聯,然後將該記錄類型指派給記錄。當其他處置排程與記錄的記錄種類、記錄資料夾和記錄類型進行關聯後,記錄將從記錄類型繼承處置排程。如果在記錄種類下直接建立記錄,則記錄將繼承記錄種類的處置排程。

一般說來,記錄的階層中最低層級的處置排程是可應用的。以下圖表描述了不同的實體在不同情況下的處置排程的繼承:

下圖依據在不同條件下的不同實體,來描述處置排程的繼承。

如果您移動記錄類別或資料夾,則可以將處置排程指派給儲存器,並指定儲存器中受您的指派影響的實體。如需移動實體的相關資訊,請參閱重新定位記錄種類或記錄資料夾

如果重新定位儲存器時您未指派處置排程,則以下內容是真的:

處理程序

您將處置排程與記錄種類或資料夾關聯後,依預設,在該儲存器中建立的所有記錄均會繼承該處置排程。如果對記錄執行中斷動作,則這些動作將到期進行處理並移動至處理階段。識別為準備處置的實體會標示準備處置圖示:準備處置圖示

授權的使用者可以啟動處理。取得 Records Manager 的核准後,系統將對已核准的實體執行相關聯的處理動作。您可以將以下其中一個處理動作指派給處置排程中的階段:

警告  如果由於某種原因,毀損工作流程失敗,實體會維持處置進行中狀態。您需要在實體上再次啟動處理。請參閱啟動處置排程

最佳實務

某些屬性由「處置清理」動態地進行更新。如果這些屬性用作備用保留的保留基礎,則更新處置清理會導致保留期的延長。請勿使用以下任意屬性作為備用保留的保留基礎:

現行階段執行日期
現行階段動作
上次清理日期
現行階段決策日期
現行階段審查決策
現行階段 ID
重新計算階段保留
現行階段執行狀態
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
重要記錄下次審查日期
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate