Für die Optimierung des Prozesses zum Deklarieren von Akten über Workplace können Sie eine oder mehr Erfassungsvorlagen eigens für diesen Zweck erstellen. In einer solchen Vorlage legen Sie die Standardinformationen (etwa Aktenklassen, Aktenplan-Speicherort und Eigenschaften) fest. Außerdem können Sie bestimmte Seiten des Assistenten "verstecken", um so die Erfassung zu beschleunigen oder dafür zu sorgen, dass der Benutzer bestimmte Voreinstellungen gar nicht sieht. (IBM InfoSphere Enterprise Records enthält eine Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftsätzen. Außerdem enthält IBM InfoSphere Enterprise Records auch ein Beispiel einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von E-Mail-Schriftstücken. Informationen zum Importieren der Beispielvorlage zum Deklarieren eines E-Mail-Schriftstücks finden Sie in der Readme-Datei des InfoSphere Enterprise Records-Softwarepakets.)
Verwenden Sie Workplace zum Erstellen einer Erfassungsvorlage für die Deklaration einer Akte. Sie müssen Zugriff auf die Erweiterten Werkzeuge auf der Seite "Autor" haben, um Erfassungsvorlagen erstellen zu können. Ausführlichere Informationen finden Sie unter Der Erfassungsvorlagen-Designer und Erfassungsvorlagen zum Deklarieren von Akten in der Hilfe zum Erfassungsvorlagen-Designer.