Berichtskonfiguration und Voraussetzungen

In diesem Thema erhalten Sie:

Damit ein Bericht erstellt werden kann, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden. Nähere Angaben zu den berichtsspezifischen Voraussetzungen erhalten Sie in der nachfolgenden Liste. Außerdem muss während der Installation von IBM InfoSphere Enterprise Records der Berichtsserver konfiguriert worden sein. Weitere Informationen finden Sie im IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

IBM InfoSphere Enterprise Records-Berichte

Die folgenden Berichte wurden auf Grundlage des aktuellen, vom Administrator festgelegten Standard-Aktenplans erstellt. Zum Erstellen eines Berichts öffnen Sie in IBM InfoSphere Enterprise Records die Registerkarte "Berichte" und befolgen die Aufforderungen zur Eingabe bestimmter Konfigurationskriterien, die das Gerüst des Berichts bilden.

Beim Festlegen der Kriterien können die gewünschten Informationen sehr häufig ausgewählt wie auch manuell eingegeben werden. Es empfiehlt sich jedoch für weniger geübte Benutzer, die erforderlichen Daten auszuwählen und erst dann mit der manuellen Eingabe zu beginnen, wenn man die benötigten Daten kennt. Ein Beispiel dafür ist die Eingabe des vollständigen Pfads, beginnend mit "/Records Management", beim Definieren eines Abschnitts im Aktenplan.

Bei zahlreichen Berichten muss zunächst der Dispositions-Sweep ausgeführt werden, um die aktuellsten Informationen abzurufen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen des Dispositions-Sweep-Vorgangs. Angaben zur Optimierung der Berichtserstellung finden Sie unter Leistung.

Von einem Benutzer ausgeführte Aktionen

Dieser Bericht richtet sich nach dem Namen des Benutzers, der die letzte Änderung vorgenommen hat. Dabei werden allerdings nicht alle von diesem Benutzer ausgeführte Aktionen berücksichtigt. Wenn der angegebene Benutzer beispielsweise eine Akte erstellt und niemand anderer sie bearbeitet hat, so ist er immer noch für die letzte Änderung verantwortlich und daher für den Bericht relevant. Wurde die Akte hingegen von einem anderen Benutzer geändert, so wird der Name des Erstellers im Bericht nicht berücksichtigt, da die letzte Änderung von jemand anderem vorgenommen wurde.

Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Im Bericht werden nur die Aktionen berücksichtigt, die nach der Aktivierung der Audit-Prüfung ausgeführt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Audit-Prüfung.

Hinweis  Der Bericht zeigt Löschereignisse nur an, wenn

Von einem Benutzer ausgeführte Aktionen
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Benutzername Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf "Benutzer auswählen", um nach dem Benutzer zu suchen, dessen Aktionen Sie abfragen möchten.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum der frühesten Aktion, die im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum der letzten Aktion, die im Bericht berücksichtigt werden soll.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine RM-Einheit in der Liste (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Ereignisname, Einheitentyp, Benutzername, Aktionsdatum, Einheitenname und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Ereignisname, Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Kategorien und Ordner nach Dispositionsaktionen

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Kategorien und Ordner von einer bestimmten Dispositionsaktion betroffen wurden. Dazu müssen Sie den Kategorien und Ordnern vorher Dispositionszeitpläne zugewiesen haben. Führen Sie zum Anzeigen der aktuellsten Informationen einen Dispositions-Sweep aus. Nähere Angaben hierzu finden Sie unter Hinzufügen einer Aktion, Verbinden eines Dispositionszeitplans mit einer Einheit und Ausführen eines Dispositions-Sweep.

Kategorien und Ordner nach Dispositionsaktionen
Eigenschaft Beschreibung
Dispositionsaktion Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Dispositionssaktion; dazu gehören Prüfen, Exportieren, Übertragen, Vernichten, Zwischenübertragung, Abgrenzung und kritische Überprüfung.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Startdatum des Berichts festzulegen. Dadurch legen Sie den Beginn des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Dispositionsaktion ausgeführt wurde.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Enddatum des Berichts festzulegen. Dadurch legen Sie das Ende des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Dispositionsaktion ausgeführt wurde. .
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Ausführungsdatum der Phase, Name des Dispositionszeitplans, Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Ausführungsdatum der Phase, Name des Dispositionszeitplans, Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In Aktenplan definierte Dispositionszeitpläne

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Dispositionszeitpläne, die im Aktenplan vorliegen. Weitere Informationen zu Dispositionszeitplänen finden Sie unter Dispositionszeitpläne.

In Aktenplan definierte Dispositionszeitpläne
Eigenschaft Beschreibung
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Dispositionszeitplans, Aktionsname, Einheitentyp und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Name des Dispositionszeitplans, Einheitenname und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Mit Aktentypen verbundene Dispositionszeitpläne

Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Mit Aktentypen verbundene Dispositionszeitpläne
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Name des Dispositionszeitplans Klicken Sie auf Dispositionszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplan enthalten ist, sollten Sie beachten, dass auch dieser Zeitplan ausgewählt wird.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Zeitplans, Einheitenname, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Gesamtanzahl der Akten in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Name des Zeitplans und Gesamtanzahl der Akten in den Bericht aufzunehmen.

Mit einem Dispositionszeitplan verbundene elektronische Kategorien und Ordner

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Kategorien und Ordner mit einem bestimmten Dispositionszeitplan verbunden wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden eines Dispositionszeitplans mit einer Einheit.

Mit einem Dispositionszeitplan verbundene elektronische Kategorien und Ordner
Eigenschaft Beschreibung
Name des Dispositionszeitplans Klicken Sie auf Dispositionszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplan enthalten ist, sollten Sie beachten, dass auch dieser Zeitplan ausgewählt wird.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine RM-Einheit in der Liste (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Zeitplans, Aktionsname, RM-Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Name des Zeitplans, Aktionsname, RM-Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Ordner und Akten nach Schutzmarkierungen (nur PRO)

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Ordner und/oder Akten, die für die ausgewählte Sicherheitsklassifikation markiert wurden. Für diesen Bericht müssen Sie eine Benutzer-ID und ein Kennwort eingeben, damit Ihre Sicherheitsstufe festgestellt werden kann. Sie können alle Daten anzeigen, die auf oder unter Ihrer Sicherheitsstufe liegen.

Elektronische Ordner und Akten nach Schutzmarkierungen
Eigenschaft Beschreibung
Sicherheitskategorie Wählen Sie eine oder mehrere Sicherheitskategorien (Streng geheim, Geheim, Vertraulich, Beschränkt zugänglich oder Nicht klassifiziert).
RM - Einheitentyp Wählen Sie einen oder beide Einheitentypen, die im Bericht berücksichtigt werden sollen.
Berichtstyp Wählen Sie "Detailliert", um Sicherheitskategorie, RM-Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen. Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Sicherheitskategorie, RM-Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In einem bestimmten Zeitraum erstellte elektronische Ordner

Dieser Bericht gibt die elektronischen Ordner an, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden.

In einem bestimmten Zeitraum erstellte elektronische Ordner
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Erstellungsdatum und Gesamtanzahl der erstellten Aktenordner in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Akten, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der elektronischen Akten, die von einem bestimmten Benutzer innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums erstellt wurden.

Elektronische Akten, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Erstellt von Benutzer Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf "Benutzer auswählen", um nach dem Benutzer zu suchen, auf den sich der Bericht beziehen soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um "Erstellt von", Erstellungsdatum und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um "Erstellt von", Erstellungsdatum und Anzahl der erstellten Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Akten, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum angezeigt wurden

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Akten, die von einem bestimmten IBM InfoSphere Enterprise Records-Benutzer innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums angezeigt wurden. Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Deaktivieren der Audit-Prüfung.

Im Bericht werden nur nach der Aktivierung der Audit-Prüfung angezeigte Akten berücksichtigt.

Elektronische Akten, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum angezeigt wurden
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Anzeigedatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Anzeigedatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Angezeigt von Benutzer Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf "Benutzer auswählen", um nach dem Benutzer zu suchen, auf den sich der Bericht beziehen soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um "Angezeigt von", Anzeigedatum, "Erstellt von", RM-Einheitenname und Gesamtanzahl der Akten in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich "Angezeigt von", Anzeigedatum und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In einem bestimmten Zeitraum geöffnete und geschlossene elektronische Bände

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche elektronischen Bände innerhalb eines von Ihnen angegebenen Zeitraums geöffnet und/oder geschlossen wurden. In einem detaillierten Bericht können Sie beide Aktionen abfragen, während Sie im zusammengefassten Bericht festlegen müssen, ob das Öffnen oder das Schließen der Bände angegeben werden soll. Informationen zum Öffnen und Schließen von Bänden finden Sie unter Bände.

In einem bestimmten Zeitraum geöffnete und geschlossene elektronische Bände
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Öffnungs- bzw. Schließungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Öffnungs- bzw. Schließungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Aktion Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Geöffnet" und/oder "Geschlossen" (nach Verfügbarkeit), um die gewünschte Aktion in den Bericht aufzunehmen.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Öffnungsdatum, Schließungsdatum (entweder-oder bzw. beides), "Geschlossen von", Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Öffnungsdatum (bzw. Schließungsdatum) und Anzahl der geöffneten bzw. geschlossenen Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Mit einem Dispositionszeitplan verbundene Ordner und Akten

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Ordner und Akten in einem angegebenen Zeitraum einem bestimmten Dispositionszeitplan zugeordnet wurden.

Mit einem Dispositionszeitplan verbundene Ordner und Akten
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Name des Dispositionszeitplans Klicken Sie auf Dispositionszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplan enthalten ist, wird auch dieser Zeitplan ausgewählt. Bei der Eingabe in diesem Feld muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Zuordnungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Zuordnungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Dispositionszeitplan, Einheitentyp, Aktionsname, Zuordnungsdatum, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Zuordnungsdatum, Dispositionszeitplan und Einheitentyp in den Bericht aufzunehmen.

Ordner und Akten nach Dispositionsaktionen

Dieser Bericht zeigt alle Einheiten, die von der angegebenen Aktion betroffen wurden. Bevor Sie diesen Bericht erstellen können, müssen Sie die Aktion mit einer oder mehreren Dispositionszeitplänen verbinden und die Dispositionszeitpläne mit einer oder mehreren Kategorien bzw. Ordnern. Führen Sie zum Anzeigen der aktuellsten Informationen im Bericht einen Dispositions-Sweep aus.

Hinweis Dieser Bericht enthält nur Informationen zu Ordnern.

Ordner und Akten nach Dispositionsaktionen
Eigenschaft Beschreibung
Dispositionsaktion Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Dispositionssaktion; dazu gehören Prüfen, Exportieren, Übertragen, Vernichten, Zwischenübertragung, Abgrenzung und kritische Überprüfung.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Startdatum des Berichts festzulegen. Dadurch legen Sie den Beginn des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Dispositionsaktion ausgeführt wurde.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Enddatum des Berichts festzulegen. Dadurch legen Sie das Ende des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Dispositionsaktion ausgeführt wurde.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Aktionsname, Einheitenname, Ausführungsdatum der Phase, Deklarationsdatum/Ablagedatum, "Erstellt von", Name des Zeitplans, ID, Ort, Aktenkategorie/Ordner-ID, Medientyp und Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Aktionsname, RM-Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Zurückgestellte Ordner und Akten

Dieser Bericht listet alle derzeit zurückgestellten Ordner und Akten auf. Dazu müssen Sie im Vorfeld mindestens eine Rückstellung erstellt und auf eine Einheit angewendet haben. Das Datum bezieht sich auf die Anwendung der Rückstellung, nicht auf die Erstellung.

Zurückgestellte Ordner und Akten
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Rückstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Rückstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Einheitentyp, Einheitenname, Erstellungsdatum, "Erstellt von", Rückstellungsdatum, Rückstellungsname, ID, Ort, Aktenkategorie/Ordner-ID, Medientyp und Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Speicherort der elektronischen Akten nach Anwendungstyp

Dieser Bericht listet die Speicherorte der Akten nach Anwendungstyp auf, in dem das verbundene Dokument erstellt wurde. Dazu werden die Daten aus dem Feld "Format" einer deklarierten Akte hinzugezogen. Die Eingabe im Feld "Format" ist bei der Deklaration einer Akte im Basis- und PRO-Datenmodell optional, im DoD-Datenmodell hingegen verpflichtend. Wenn der Wert im Feld "Format" mit einem der Formattypen übereinstimmt, die Sie für diesen Bericht auswählen können, wird das betreffende Format in den Bericht aufgenommen.

Speicherort der elektronischen Akten nach Anwendungstyp
Eigenschaft Beschreibung
Anwendungstyp Klicken Sie auf "Anwendungstyp auswählen" und wählen Sie ihn aus der angezeigten Liste. Bei Bedarf können Sie auf "Weiter" klicken, um die folgende Seite von Anwendungstypen anzuzeigen.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Anwendungstyp, "Erstellt von", Erstellungsdatum und RM-Einheitenname (einschl. Speicherort) in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Anwendungstyp, Speicherort und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Für Downgrade oder Deklassifikation vorgesehene Akten (nur DoD Classified)

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Akten, für die innerhalb des angegebenen Zeitraums eine Herabstufung (Downgrade) oder eine Aufhebung der Klassifikation vorgesehen ist. Er liefert nur dann Ergebnisse, wenn bereits genügend Zeit verstrichen ist, sodass Akten überhaupt für eine Klassifikationsänderung in Frage kommen können. Den jeweiligen Benutzern werden ausschließlich die Akten angezeigt, die ihrer Sicherheitsstufe entsprechen. Die Herabstufung bei Ereignissen wird in diesem Bericht nicht berücksichtigt.

Für Downgrade oder Deklassifikation vorgesehene Akten
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um zu dem Abschnitt des Aktenplans zu gehen, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn die gewünschte Einheit am Pfadende angezeigt wird, klicken Sie auf "OK". Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Klassifikationsaktion Wählen Sie "Downgrade", um die Akten zu finden, die von "Streng geheim" oder "Geheim" auf eine niedrigere Klassifikation herabgestuft werden. Wählen Sie "Klassifikation aufheben", um die Akten zu finden, die von "Streng geheim", "Geheim" oder "Vertraulich" auf "Nicht klassifiziert" herabgestuft werden.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um (bei der Option "Downgrade") Herabstufung bei Datum, aktuelle Klassifikation, Aktentitel und Downgrade-Anweisungen in den Bericht aufzunehmen. Bei der Option "Klassifikation aufheben" zeigt der Bericht das Deklassifikationsdatum, die aktuelle Klassifikation und den Aktentitel an.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um (bei der Option "Downgrade") Herabstufung bei Datum, aktuelle Klassifikation und Aktentitel in den Bericht aufzunehmen. Bei der Option "Klassifikation aufheben" zeigt der Bericht das Deklassifikationsdatum, die aktuelle Klassifikation und den Aktentitel an.

Aktenordner ohne zugeordneten Dispositionszeitplan

Wenn Sie Aktenordner vor den dazugehörigen Dispositionszeitplänen erstellt haben und diese nun den Zeitplänen zuweisen möchten, können Sie mithilfe dieses Berichts die entsprechenden Akten ermitteln. Der Bericht bezieht sich auf den gesamten Aktenplan.

Aktenordner ohne zugeordneten Dispositionszeitplan
Eigenschaft Beschreibung
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Einheitentyp, Einheitenname, ID, Erstellungsdatum/Ablagedatum, "Erstellt von", Ort, Aktenkategorie/Ordner-ID, Medientyp und Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich die Anzahl der Einheiten pro Einheitentyp anzuzeigen.

In einem bestimmten Zeitraum gefällte Prüfungsentscheidungen

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung aller Kategorien, Ordner und Akten, für die im angegebenen Zeitraum eine Prüfungsentscheidung getroffen wurde. Der Bericht bezieht sich auf den gesamten Aktenplan. Zuvor müssen Sie Dispositionszeitpläne erstellt und auf die entsprechenden IBM InfoSphere Enterprise Records-Ordner angewendet sowie einen Dispositions-Sweep ausgeführt haben. Die Prüfer müssen die Aufgaben in ihren Workflow-Posteingängen (bzw. dem öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval") erledigt haben.

Bevor Sie diesen Bericht ausführen, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen:

  1. Gehen Sie in Enterprise Manager (EM) zu "FPOS > Records Management > RM Master > System-Konfiguration".
  2. Klicken Sie und wählen Sie "Neu" > "Benutzerdefiniertes Objekt" aus.
  3. Geben Sie einen Namen für das benutzerdefinierte Objekt ein und klicken Sie auf "Weiter".
  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen zum Auflisten ausgeblendeter Klassen aus.
  5. Wählen Sie die Systemkonfigurationsklasse in der Liste aus.
  6. Geben Sie in das Feld "Eigenschaftsname" genau die folgende Zeichenfolge ein: "Disposal Phase Required"
  7. Geben Sie in das Feld für den Eigenschaftswert "1" ein.
  8. Stellen Sie das Objekt fertig.
  9. Aktualisieren Sie den Objektspeicher.
In einem bestimmten Zeitraum gefällte Prüfungsentscheidungen
Eigenschaft Beschreibung
Prüfungsbescheid Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Prüfungsentscheidung; dazu gehören "Genehmigen", "Zurückweisen", "Zurückstellen" und "Plan ändern".
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Prüfungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Datum der Phasenentscheidung (Monat), Name des Zeitplans, Einheitentyp, Datum der Phasenentscheidung (Tag und Uhrzeit), Prüfungskommentare, Erstellungsdatum und "Erstellt von" in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Datum der Phasenentscheidung (Monat), Name des Zeitplans, Einheitentyp und Gesamtanzahl in den Bericht aufzunehmen.

Aktenplan-Gliederungsansicht

Dieser Bericht listet die Kategorien oder Ordner (oder beides) auf, die im ausgewählten Abschnitt des Aktenplans enthalten sind. Das Datum bezieht sich auf die Erstellung der Einheiten.

Aktenplan-Gliederungsansicht
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine RM-Einheit in der Liste (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Einheitentyp, "Erstellt von", Erstellungsdatum, Einheitenname und Gesamtanzahl dieses Einheitentyps in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich die Anzahl der Einheiten dieses Typs anzuzeigen.

Zur Disposition anstehende kritische Akten

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der kritischen Akten, für die innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitraums eine Prüfung (oder eine andere konfigurierte Aktion) vorgesehen ist. Dazu müssen Sie im Vorfeld eine kritische Prüfaktion und einen wiederkehrenden Zeitpunkt für deren regelmäßige Ausführung festgelegt haben. Der kritische Aktenindikator muss auf "True" gesetzt sein. Zum Aktualisieren der Akten sollten Sie vor der Berichtsausführung einen Dispositions-Sweep veranlassen. Eine genauere Beschreibung hierzu finden Sie unter Kennzeichnen von kritischen Akten.

Zur Disposition anstehende kritische Akten
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Prüfdatum für kritische Akten, das in den Bericht aufgenommen werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Prüfdatum für kritische Akten, das in den Bericht aufgenommen werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Datum der Überprüfung, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich das Datum der Überprüfung und die Gesamtanzahl der Akten in den Bericht aufzunehmen.