Ouverture d'un document dans les applications Microsoft Office et Outlook

Pour ouvrir un document, il vous suffit de cliquer deux fois sur le nom du fichier. De plus, si votre application Microsoft Office ou Outlook est intégrée à IBM FileNet Workplace XT à l'aide d'Integration for Microsoft Office ou d'Application Integration, vous pouvez ouvrir un document depuis ces applications à l'aide de différentes procédures, telles que la réservation d'un document d'un conteneur d'objets ou la sélection d'un document de votre liste de favoris ou de réservations.

Application Office

Si votre application Office intégrée utilise Integration for Microsoft Office, vous pouvez ouvrir un document lorsque vous cliquez deux fois sur le nom du fichier. Vous pouvez également utiliser le groupe Ouvrir sous l'onglet IBM ECM. Le groupe comprend les actions disponibles utilisées pour l'ouverture d'un document.

Vous pouvez ouvrir un document dans une application Office intégrée à Workplace XT à l'aide d'Application Integration en exécutant l'une des actions suivantes :

Outlook

Depuis Outlook, vous pouvez ouvrir un document en le recherchant. Vous pouvez également ouvrir des versions spécifiques de vos documents. Il vous sera peut-être demandé d'ajouter un courrier électronique lorsque vous l'envoyez, quand vous ajoutez le message à un conteneur d'objets après avoir envoyé votre courrier électronique. L'élément Outlook peut aussi être automatiquement supprimé de votre système après l'ajout du courrier électronique, ce qui est déterminé par une préférence de site d'Application Integration ou une préférence de site d'Application Integration BCS.

Travailler avec les applications Office et Outlook

Types de fichier

Les types de fichiers sont définis dans les préférences de site. Les préférences de site déterminent les types de fichier affichés dans Workplace XT après avoir ouvert ou inséré un document depuis Outlook. Elles garantissent également que les types de fichier sont reconnus et affichés correctement dans Workplace XT lorsque vous ajoutez un document en provenance d'une application intégrée.

Certains fichiers, notamment les fichiers de type EXE et WAV, risquent de ne pas s'ouvrir correctement dans les applications Office. Pour les afficher correctement, vous devez sélectionner l'option Ouvrir en tant que copie, enregistrer le document en local, puis l'ouvrir dans son application d'origine. Vous pouvez par ailleurs modifier les propriétés de dossier telles que Nom de dossier et Sécurité lorsque vous ouvrez un document, mais pas lorsque vous en ajoutez un.

Pour ouvrir des documents

  1. Cliquez deux fois sur le nom du document à ouvrir. A partir d'une application Office ou d'Outlook, vous pouvez aussi chercher les menus FileNet P8, IBM FileNet Workplace XT ou l'onglet IBM ECM.
  2. Choisissez l'une des options suivantes selon l'application que vous utilisez :
Integration for Microsoft Office
Application Integration
Applications Office
Outlook
Applications Office
Outlook
Vous pouvez cliquer à l'aide du bouton droit de la souris sur un document et sélectionner Ouvrir ou Réserver et ouvrir dans le menu contextuel.

Accédez au groupe Ouvrir sous l'onglet IBM ECM du ruban Office 2007 et sélectionnez une option pour ouvrir un document. Vous pouvez naviguer, rechercher, sélectionner Documents récents ou localiser vos documents dans le dossier Favoris ou depuis Mes réservations.

Vous pouvez également cliquer à l'aide du bouton droit de la souris sur un document et sélectionner Ouvrir.

Dans le menu IBM ECM , cliquez sur Parcourir et sélectionnez un document à ouvrir en parcourant, sélectionnant Documents récents, ou localisez vos documents dans le dossier Favoris ou depuis Mes réservations.

Cliquez sur Ouvrir un document, puis procédez de l'une des façons suivantes :
  • Cliquez sur Sélectionner un élément, puis localisez le conteneur d'objets et le dossier où est stocké le document. Pour plus d'informations sur la sélection des tâches appropriées lorsque vous ouvrez un document d'une application Office, reportez-vous à la rubrique de sélection des objets.
  • Sélectionnez Mes réservations pour afficher la liste des documents que vous réservez actuellement. Sélectionnez le document à ouvrir.
Dans le menu FileNet P8 ou IBM FileNet Workplace XT, cliquez sur Ouvrir.

Localisez le conteneur d'objets et le dossier où est stocké le document.

Pour plus d'informations sur la sélection des tâches appropriées lorsque vous ouvrez un document, reportez-vous à la rubrique de sélection des objets.