レコードの宣言は、以下のようないくつかの方法で行うことができます。
Base または DoD インストールの場合は、ボリューム、レコード・フォルダー、またはレコード・カテゴリーにレコードを宣言できます。PRO インストールの場合は、レコード・フォルダーまたはボリュームにレコードを宣言できます。レコードを宣言するには、そのレコードが含まれているエンティティーが開いている必要があります。
レコードをレコード・フォルダーに宣言する場合、そのレコードはそのフォルダーに存在するアクティブなボリュームに自動的に割り当てられます。最後に作成されたボリュームが常にアクティブ・ボリュームです (閉じられるまで)。レコードを閉じたボリュームに宣言する必要がある場合、そのボリュームを再び開いて手動で選択します。
注: エントリー・テンプレートを作成すると、レコードの宣言が簡単になります。IBM InfoSphere Enterprise Records には、E メール・レコード用のサンプル・エントリー・テンプレートが用意されています。このテンプレートを使用すると、Workplace から E メール・レコードを宣言できます。(サンプル E メール宣言テンプレートのインポートの詳細については、IBM InfoSphere Enterprise Records ソフトウェア・パッケージの Readme ファイルを参照してください。) IBM InfoSphere Enterprise Records には、レコード宣言用のサンプル・ワークフローも用意されています。このワークフローには、ソフトウェア開発者向けに、API とワークフローを使用してドキュメントを宣言する方法が示されています。詳細については、『IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide』の「Install a sample workflow」を参照してください。
ドキュメントをレコードとして宣言し、そのドキュメントに複数のバージョンが存在する場合、一連のドキュメント用のレコードの作成方法を選択できます。詳細については、「ドキュメントとレコードの管理」を参照してください。ただし、1 つのレコードとして宣言できるドキュメント・バージョンの数は 16 だけです。
注: レコード・ユーザーがドキュメントをレコードとして宣言したら、レコード・ユーザー以外の他のユーザーはそのドキュメントの情報ページにアクセスできなくなります。これは、設計上の制限です。
レコード宣言プロセスを高速化するために、レコードとして宣言ウィザードとレコードとして宣言エントリー・テンプレートはドキュメントからレコードへのプロパティー値の自動マッピングをサポートしています。ドキュメントをレコードとして宣言する場合、ドキュメント・クラス・プロパティーのシンボル名がレコード・クラス・プロパティーのシンボル名と比較されます。名前が合致した場合、ドキュメント・プロパティーの値が対応するレコード・プロパティーの値として自動的に割り当てられます。たとえば、ドキュメント・クラスとレコード・クラスに Color というプロパティーが存在する場合、ドキュメント・プロパティーの値がレコード・プロパティーに自動的にマッピングされます。土曜に、デフォルトの E メール・レコード・クラスを使用して Outlook の E メール・メッセージを宣言する場合、Subject、To、CC、From、Sent On、および Received On のプロパティー値が自動的にマッピングされます。
プロパティー・マッピングは、エントリー・テンプレートにレコードのプロパティーの設定ステップが表示されるかどうかに関係なく行われます。ドキュメントの複数のバージョンを宣言する場合、プロパティー・マッピングは宣言アクションに対して選択されたドキュメントの最新バージョンに基づいて行われます。ドキュメントのバージョンによっては異なるクラスとプロパティーを備えている場合があります。プロパティーは、常にドキュメントの最新バージョンのプロパティーに基づいてマッピングされます。
以下に、ドキュメントとレコード・クラスに共通のプロパティーのマッピングについてのルールを示します。
注: プロパティーは別のオブジェクト・ストアへと別名化される可能性があります。別のオブジェクト・ストアにプロパティーをマッピング場合、管理者が定義した設定を考慮する必要があります。