Definir uma agenda de disposição
Você define uma agenda de disposição e a seguir a associa a uma categoria de registro, pasta de registros ou tipo de registro. Uma agenda de disposição pode ser definida por um Gerenciador de registros ou um Administrador de registros. No modelo de dados PRO, um Gerente de registros, um Administrador de registros ou um Revisor podem atribuir uma agenda de disposição para uma entidade. No modelo de dados Base e DoD, um Gerente de registros ou um Administrador de registros atribuem uma agenda de disposição para uma entidade.
As agendas de disposição têm várias fases, nas quais as entidades afetadas passam pela disposição em etapas como revisão, exportação, transferência ou destruição. Embora uma agenda de disposição não requeira várias fases, a agenda em geral inclui duas fases:
- Uma fase de corte para encerrar a vida ativa da entidade.
- Uma fase para especificar a disposição final após o corte.
Para definir uma agenda de disposição
- Selecione a guia Disposição .
- Clique em
Planejamentos de Disposição
- Clique em
Adicionar agenda de disposição
Etapa 1 Descrever Planejamento
- Insira o nome e a descrição da agenda.
- Insira o nome da autoridade responsável pela disposição de entidades e clique em Avançar.
Etapa 2 Configurar Acionador
Nesta etapa, você define a condição que aciona o corte de entidades. O corte pode ser automático ou requerer aprovação. Para requerer aprovação, especifique uma ação de corte de disposição. Para um corte automático, não especifique uma ação de corte de disposição.
- Clique no botão de opção correspondente para selecionar o acionador que inicia o corte.
- Se desejar, defina o deslocamento do Evento de disposição para especificar um intervalo de tempo entre o início do corte e o início da ação de corte associada.
- Se desejar, selecione a Ação de corte de disposição a ser associada à agenda.
- Cada ação de corte foi anteriormente adicionada na guia Configurar o IBM InfoSphere Enterprise Records e possui um fluxo de trabalho associado. A varredura de disposição automaticamente inicia este fluxo de trabalho após o corte, mais qualquer deslocamento. O menu Ação de corte de disposição contém somente as ações que pertencem ao tipo de ação de corte. Para obter mais informações sobre ações, consulte Ações.
- O menu suspenso de Base de Corte fornece um conjunto de propriedades de datas do IBM InfoSphere Enterprise Records que calculam as datas limite baseadas em propriedades individuais da entidade do IBM InfoSphere Enterprise Records. Se você deixar isto definido como [Data do evento], a Varredura de disposição usará a data do evento acionador para o cálculo de corte. A Varredura de Disposição inclui o deslocamento de evento de disposição na data base de corte para calcular a data de corte.
Por exemplo, para configurar a data do corte para 2 anos após o registro ter sido criado, configure a data de Base de Corte para "Data Criada" e o Deslocamento do Evento de Disposição para 2 anos. A Varredura de disposição irá então usar a data de criação de cada registro para calcular sua data de corte.
- Clique em Avançar para criar um ou mais períodos de retenção (chamado de fases) para a agenda atual. Se clicar em Concluir neste estágio, as entidades associadas à agenda de disposição não têm um período de retenção específico.
Etapa 3 Configurar as Fases
A associação de fases com uma agenda de disposição permite executar diferentes operações em uma entidade em diferentes intervalos. Cada fase especifica uma ação de disposição e um período de retenção para uma entidade. Por exemplo, para revisar uma entidade antes da eliminação, adicione duas fases na agenda de disposição. A primeira fase especifica uma revisão da entidade, e a segunda especifica a eliminação da entidade. IBM InfoSphere Enterprise Records executa várias fases em um planejamento de disposição na sequência que você adiciona as fases ao planejamento.
Você também pode definir múltiplas Retenções alternativas em uma fase. As Retenções alternativas fornecem períodos de retenção variável com base em um valor de propriedade. Quando nenhuma das condições de retenção alternativas for true, o IBM InfoSphere Enterprise Records usará o período de retenção padrão. Quando mais de uma condição de retenção alternativa for true, então o IBM InfoSphere Enterprise Records aplicará a retenção alternativa com o período de retenção mais longo.
NOTA O número de retenções alternativas ou a complexidade de seus critérios terá um impacto no desempenho no cálculo da retenção.
Depois que o IBM InfoSphere Enterprise Records aplica a ação de corte em uma entidade, a primeira fase de um planejamento de disposição é aplicada a essa entidade. No fim do período de retenção da primeira fase, as entidades estão no prazo da ação de disposição associada à fase. Depois que o IBM InfoSphere Enterprise Records completa a ação de disposição associada, a próxima fase do planejamento começa depois da aprovação de um usuário autorizado.
Para adicionar uma nova fase à agenda de disposição
- Clique em Adicionar novo para abrir a página Propriedades da fase.
- Insira um nome e descrição para a fase.
- Selecione uma Ação de fase no menu suspenso.
- As ações foram anteriormente criadas na guia Configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records.
- O IBM InfoSphere Enterprise Records completa a ação em entidades no fim da fase.
- Cada ação inclui um fluxo de trabalho predefinido que o IBM InfoSphere Enterprise Records ativa para essa ação.
NOTA Fases que transferem ou destroem entidades são fases finais. Não é possível adicionar outra fase após estes tipos de ações.
- No campo de visualização requerida, selecione Verdadeiro se desejar rever entidades antes de iniciar o fluxo de trabalho associado a cada fase. Se a visualização não for requerida, selecione Falso.
- Se selecionar a ação Transferência, Exportação ou Transferência temporária para a fase, insira um local no campo Destino da exportação. O local pode ser:
- Em um servidor remoto. Por exemplo, \\<server
name>\<folder name>.
- Uma pasta em uma unidade local. Por exemplo, <local drive>:\<folder
name>.
- Especifique um período de Retenção padrão para entidades nesta fase. Um valor é necessário se você NÃO estiver atribuindo períodos de retenção alternativa.
- Se definir condições para que as entidades permaneçam na fase por períodos mais longos ou mais curtos com base na propriedade, conclua as etapas a seguir para criar períodos de retenção alternativa.
- Clique em Adicionar nova para exibir a tela Retenção alternativa.
- Selecione um nome de propriedade no menu suspenso.
- Selecione um operador na lista suspensa.
- Especifique o valor da propriedade. O valor a ser inserido depende da propriedade.
- Selecione a Base de retenção como a data de início do período de retenção.
- Especifique os Dias do período de retenção em termos de anos, meses e dias. O IBM InfoSphere Enterprise Records adiciona o valor especificado aqui à Base de Retenção. Na data resultante, o IBM InfoSphere Enterprise Records aplica a ação de fase na entidade.
- Clique em Aceitar para adicionar esta retenção alternativa na agenda atual e retorne para a tela Propriedades da fase.
- Continue a adicionar retenções alternativas para cada condição ao clicar em Adicionar nova.
O IBM InfoSphere Enterprise Records preenche os dados da retenção alternativa anterior em todos os campos de forma que você possa alterar os campos obrigatórios. Se preciso, você pode selecionar a caixa de seleção Remover de uma retenção alternativa e clicar em Aplicar para remover aquela condição.
- Termine a fase ao clicar em Aceitar. O IBM InfoSphere Enterprise Records adiciona a fase e os detalhes à lista de fases do planejamento.
- Para adicionar mais fases, clique em Adicionar novo. Caso contrário, clique em Concluir para completar a agenda de disposição.