Zusammengesetzte Dokumente verwalten

In einer Gruppe von zusammengesetzten Dokumenten werden Dokumente mit einem gemeinsamen Thema zusammengefasst, wodurch Sie relevante Dokumente einsehen können, ohne die Namen und Speicherorte der Dokumente zu kennen.

Informationen zu zusammengesetzten Dokumenten

Um Dokumente zu gruppieren und Beziehungen zwischen Dokumenten herzustellen, wird ein übergeordnetes Dokument einem oder mehreren untergeordneten Dokumenten zugeordnet. Übergeordnete und untergeordnete Dokumente werden unabhängig voneinander erstellt. Wenn Sie das Verhältnis der Dokumente in einem zusammengesetzten Dokument festlegen, werden diese Informationen in einem erstellten Link gespeichert. Dieser Link unterscheidet sich von dem Link, den Sie für andere Objekte wie Ordner, Dokumente und benutzerdefinierte Objekte erstellen können.

Die in einem zusammengesetzten Dokument enthaltenen Dokumente können sich in einem Objektspeicher an verschiedenen Speicherorten befinden. Es ist nicht möglich, ein zusammengesetztes Dokument mithilfe benutzerdefinierter Objekte und Ordner oder basierend auf Dokumenten zu erstellen, die sich in unterschiedlichen Objektspeichern befinden. Ist keine offensichtliche Hierarchie zwischen den Dokumenten vorhanden, können Sie ein übergeordnetes Dokument ohne Inhalt erstellen (eine externe Datei) und festlegen, dass die verwandten Dokumente diesem Dokument untergeordnet sein sollen.

Erstellen eines zusammengesetzten Dokuments

Wenn Sie ein zusammengesetztes Dokument erstellen, erstellen Sie zunächst das übergeordnete Dokument, und anschließend ordnen Sie andere Dokumente als untergeordnete Dokumente zu. Auf über- und untergeordnete Dokumente können Sie dieselben Aktionen wie auf Standarddokumente anwenden. Sie können beispielsweise die Informationsseiten für über- und untergeordnete Dokumente sowie die Informationen zu Links anzeigen, über die Dokumente einander zugeordnet werden. Sowohl die übergeordneten als auch die untergeordneten Dokumente können versioniert werden und Sie können dem Link zwischen beiden einen Namen zuweisen. Über Sondereinstellungen beim Hinzufügen, Ändern oder Einfügen eines untergeordneten Dokuments können Sie das jeweilige Dokument verwalten, wenn das dazugehörige übergeordnete Dokument mit einer Version versehen oder gelöscht wird.

Ändern und Löschen von zusammengesetzten Dokumenten

Außerdem können Sie die Reihenfolge ändern, in der die untergeordneten Dokumente in der zum übergeordneten Dokument gehörigen Liste untergeordneter Dokumente aufgeführt werden, weitere untergeordnete Dokumente wählen, neue Dokumente einfügen und Links zwischen den Dokumenten entfernen.

Hilfreiche Hinweise

Aktion Informationen

Erstellen eines übergeordneten Dokuments

  • Beim Hinzufügen des Dokuments zum Objektspeicher (manuell oder mithilfe einer Erfassungsvorlage). Die untergeordneten Dokumente müssen bereits im Objektspeicher vorhanden sein.
  • Beim Einchecken einer neuen Version.
  • Durch Wählen von Zusammengesetztes Dokument ändern aus dem dazugehörigen Popup-Menü. Nach der Konvertierung kann das Dokument unter- und anderen übergeordneten Dokumenten zugeordnet werden. Sie können ein zusammengesetztes Dokument auch wieder in ein Standarddokument rückkonvertieren. Dies ist nicht möglich, wenn dem Dokument untergeordnete Dokumente zugeordnet sind. Sie müssen zuerst die zugeordneten untergeordneten Dokumente entfernen.

Diese Aktion ist nicht verfügbar, wenn Sie auf Folgendes zugreifen:

  • die Informationsseite für ein Dokument, das ein Reservierungsobjekt ist
  • ein Dokument aus einer integrierten Anwendung wie Word oder Excel

Zuordnen von untergeordneten Dokumenten mit einem übergeordneten Dokument

  • Beim Hinzufügen des übergeordneten Dokuments zum Objektspeicher
  • Beim Einchecken einer neuen Version
  • Beim Anzeigen der zugehörigen Informationsseite (Ansicht 'Untergeordnete Dokumente')
  • Klicken Sie beim Hinzufügen eines Dokuments auf den Link Anzeigen, um eine Liste untergeordneter Dokumente anzuzeigen, die mit einem bestimmten übergeordneten Dokument verbunden sind. Darüber hinaus können Sie auch weitere Aktionen durchführen, z. B. die Anzeigereihenfolge der Dokumente ändern, wenn mehrere untergeordnete Dokumente vorhanden sind.

Linkinformationen und Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments

Die Ansicht der Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments auf der Informationsseite ist eine schreibgeschützte Seite mit einer aktuellen Momentaufnahme der Komponentenbeziehung zwischen einem bestimmten untergeordneten Dokument und seinem übergeordneten Dokument. Anhand der angezeigten Informationen können Sie die Beziehung zwischen einem untergeordneten Dokument und übergeordneten Dokument verwalten, wenn beispielsweise ein übergeordnetes Dokument gelöscht oder seine Version verändert wird.

Die angezeigten Eigenschaftsinformationen werden erstellt, wenn Sie ein untergeordnetes Dokument erstmals einem übergeordneten Dokument zuordnen. Ändern Sie die auf dieser Seite angezeigten Eigenschaften, wenn Sie das untergeordnete Dokument ändern.

Systemeigenschaften sind ebenfalls schreibgeschützt und können deshalb nicht bearbeitet werden. Je nach Ihren Benutzervorgabeeinstellungen sind Systemeigenschaften ausgeblendet. Klicken Sie auf Systemeigenschaften anzeigen oder Systemeigenschaften ausblenden, um die Anzeige der Systemeigenschaften umzuschalten.

Sie können auf die Ansicht Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments zugreifen, wenn Sie die Informationsseite eines übergeordneten oder untergeordneten Dokuments öffnen.

Anzeigen der zu einem zusammengesetzten Dokument gehörigen Dokumente In Workplace XT können Sie die zu einem bestimmten übergeordneten Dokument gehörigen untergeordneten Dokumente schnell anzeigen. In der Listenansicht werden Informationen zu den einzelnen Dokumenten angezeigt und Sie können die hierarchische Beziehung für jedes Dokument erkennen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie Weitere Informationen > Zusammengesetztes Dokument anzeigen aus, um ein zusammengesetztes Dokument anzuzeigen. Sie können auch bestimmte Aktionen für die Dokumente ausführen.

Verfahren für das Arbeiten mit zusammengesetzten Dokumenten

Übergeordnete Dokumente Vorgehensweise
So erstellen Sie beim Hinzufügen eines Dokuments ein übergeordnetes Dokument:
  1. Legen Sie ein Dokument in einem Objektspeicher ab und wählen Sie im Feld Zusammengesetztes Dokument die Option Ja.
  2. Um sofort ein untergeordnetes Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument hinzufügen, klicken Sie auf Auswählen und navigieren Sie zum gewünschten Dokument. (Die untergeordneten Dokumente können auch später über die Informationsseiten hinzugefügt werden.)
  3. Wählen Sie die benötigten Einstellungen.
    • Wählen Sie für Mit neuer Version des übergeordneten Dokuments behalten die Option Ja (die Standardeinstellung), damit die Beziehung zwischen dem übergeordneten und dem untergeordneten Dokument erhalten bleibt, wenn das übergeordnete Dokument geändert und als neue Version eingecheckt wird. Wählen Sie Nein, wenn die Beziehung beim Einchecken des übergeordneten Dokuments als neue Version aufgehoben werden soll.
    • Wählen Sie für Löschen beim Löschen des übergeordneten Dokuments die Option Ja, wenn das untergeordnete Dokument beim Löschen des übergeordneten ebenfalls gelöscht werden soll. Wählen Sie Nein, wenn das untergeordnete Dokument beim Löschen des übergeordneten Dokuments im Objektspeicher verbleiben soll.
    • Wählen Sie für Löschen verhindern die benötigte Einstellung, je nachdem, was nicht gelöscht werden darf.
  4. Optional: Geben Sie einen Namen für den Link ein. Dieser wird in der Spalte Linkname auf der Informationsseite des übergeordneten Dokuments (Ansicht Untergeordnete Dokumente) angezeigt.
  5. Schließen Sie das Hinzufügen des Dokuments ab.
Über die Aktion Zusammengesetztes Dokument ändern können Sie ein Dokument in ein übergeordnetes Dokument konvertieren.
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie im Menü auf Weitere Aktionen > Zusammengesetztes Dokument ändern.
  2. Akzeptieren Sie die Änderung.
Untergeordnete Dokumente Vorgehensweise
So zeigen Sie die zu einem übergeordneten Dokument gehörigen untergeordneten Dokumente an:
  1. Überprüfen Sie die aktuellen untergeordneten Dokumente, oder klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument hinzufügen, um ein neues untergeordnetes Dokument hinzuzufügen.
  2. Wenn mehrere untergeordnete Dokumente vorhanden sind, können Sie zusätzliche Aktionen ausführen.
  3. Fahren Sie fort, um das Hinzufügen oder Ändern abzuschließen.
So wird ein untergeordnetes Dokument hinzugefügt oder geändert:
  1. Suchen Sie die Informationsseite des übergeordneten Dokuments, Ansicht 'untergeordnete Dokumente', bevor Sie damit fortfahren, ein untergeordnetes Dokument hinzuzufügen oder zu ändern.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie eine neues untergeordnetes Dokument hinzufügen, klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument hinzufügen.
    • Wenn Sie ein untergeordnetes Dokument in einen vorhandenen Satz untergeordneter Dokumente einfügen, die zu einem übergeordneten Dokument gehören, klicken Sie im Menü Aktionen auf Untergeordnetes Dokument einfügen.
    • Wenn Sie ein vorhandenes untergeordnetes Dokument ändern, wählen Sie das Dokument aus, und klicken Sie dann im Menü Aktionen auf Untergeordnetes Dokument ändern.
  3. Führen Sie unter Untergeordnetes Dokument eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wählen Sie Dokument aus, um ein Dokument anzugeben, das Sie als untergeordnetes Dokument hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Auswählen, um das Dokument zu bestimmen. Geben Sie nach dem Bestimmen des Dokuments an, ob die freigegebene Version, die aktuelle Version oder die Version des untergeordneten Dokuments verlinkt werden soll. Weitere Informationen zum Auswählen der Versionen finden Sie in Objekt auswählen.

      Je nach Dokument und Version, das/die Sie auswählen, müssen Sie eine Beschriftung der Komponentenbindung angeben und auswählen. Die Beschriftung wird von der Dokumentklasse bestimmt, die dem hinzuzufügenden untergeordneten Dokument zugewiesen ist. Diese Einstellung stellt sicher, dass bestimmte Dokumente, die Sie hinzufügen oder ändern, in ein zusammengesetztes Dokument einbezogen werden. Zusätzlich zum Zuweisen einer Beschriftung müssen Sie das Kontrollkästchen neben der Beschriftung aktivieren, um die Einstellung zu aktivieren.

    • Wählen Sie Externe Datei aus, um einen URL-Pfad zu einer Datei außerhalb Ihrer Anwendungsumgebung anzugeben.
  4. Führen Sie unter Einstellungen die folgenden Aktionen aus:
    • Wählen Sie bei Mit neuer Version des übergeordneten Dokuments behalten Ja aus, um eine Beziehung zwischen einem unter- und einem übergeordneten Dokument beizubehalten, nachdem das übergeordnete Dokument einem Objektspeicher hinzugefügt wurde.
    • Wählen Sie für die Einstellung Löschen beim Löschen des übergeordneten Dokuments die Option Ja, um anzugeben, dass das untergeordnete Dokument gelöscht werden soll, wenn das dazugehörige übergeordnete Dokument ebenfalls gelöscht wird.
    • Wählen Sie für die Einstellung Löschen verhindern die entsprechende Option aus, um zu verhindern, dass ein bestimmtes untergeordnetes oder übergeordnetes Dokument gelöscht wird. Keine und Des übergeordneten Dokuments sind für externe Dateien verfügbare Optionen.
  5. Klicken Sie auf Klasse ändern, um eine Linkklasse für das hinzuzufügende übergeordnete Dokument auszuwählen oder Eigenschaftswerte für die Linkklasse einzugeben.
So ändern Sie die Einstellungen untergeordneter Dokumente nachträglich:
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das übergeordnete Dokument und klicken Sie im Menü auf Weitere Informationen > Untergeordnete Dokumente.
  2. Wählen Sie das untergeordnete Dokumente aus, das Sie ändern möchten.
  3. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Untergeordnetes Dokument ändern.
  4. Ändern Sie die benötigten Felder.
So zeigen Sie den Inhalt verwandter Dokumente an:
  1. Beginnen Sie mit der Ansicht Untergeordnete Dokumente eines übergeordneten Dokuments und klicken Sie nacheinander auf die Titel der untergeordneten Dokumente in der Liste.
  2. Klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument auswählen, um die Beziehungen in einer hierarchischen Ansicht anzuzeigen. Um den Inhalt eines untergeordneten Dokuments auf einer niedrigeren Ebene anzuzeigen, wählen Sie das dazugehörige übergeordnete Dokument aus. Das untergeordnete Dokument wird dann angezeigt und Sie können auf seinen Titel klicken.
  3. Nachdem Sie ein untergeordnetes Dokument in der Hierarchie Untergeordnetes Dokument auswählen ausgewählt haben, können Sie im Pfad Untergeordnete Dokumente zu zu einem anderen übergeordneten Dokument wechseln. Die zu diesem Dokument gehörigen untergeordneten Dokumente werden angezeigt und Sie können ihren Inhalt durch Klicken auf den jeweiligen Titel anzeigen.

HINWEIS  Wenn Sie IBM InfoSphere Enterprise Records verwenden, legen Sie die Optionen unter Einstellung sorgfältig fest. Einstellungen, die das Löschen von Dokumenten verhindern, können den normalen Zeitplan zum Löschen von Dokumenten stören. Auch die Einstellung zum Löschen untergeordneter Dokumente zusammen mit den dazugehörigen übergeordneten Dokumenten kann die normale Behandlung abgelaufener Dokumente stören. Weitere Informationen finden Sie in Übersicht über die IBM InfoSphere Enterprise Records-Konfiguration.

So ändern Sie die Reihenfolge untergeordneter Dokumente:
  1. Wählen Sie ein untergeordnetes Dokument in einer Ansicht untergeordneter Dokumente oder beim Anzeigen der zu einem bestimmten übergeordneten Dokument gehörenden untergeordneten Dokumente über den Hyperlink Anzeigen während eines Hinzufüge- oder Änderungsvorgangs aus.
  2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Reihenfolge ändern.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf Erstes verschieben, um das angegebene Dokument in der Liste der untergeordneten Elemente ganz nach oben zu verschieben.
    • Klicken Sie auf Nach oben, um das angegebene Dokument in der Liste der untergeordneten Elemente um eine Stelle nach oben zu verschieben.
    • Klicken Sie auf Nach unten, um das angegebene Dokument in der Liste der untergeordneten Elemente um eine Stelle nach unten zu verschieben.
    • Klicken Sie auf Letztes verschieben, um das angegebene Dokument in der Liste der untergeordneten Elemente ganz nach unten zu verschieben.
So entfernen Sie ein untergeordnetes Dokument:
  1. Öffnen Sie die Ansicht 'Untergeordnete Dokumente'. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie entfernen möchten, und öffnen Sie das Menü Aktionen, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.
  2. Klicken Sie auf Untergeordnetes Dokument entfernen und dann auf Entfernen, um die Aktion abzuschließen. Der Link zwischen einem übergeordneten und einem untergeordneten Dokument wird gelöscht; das untergeordnete Dokument jedoch verbleibt nach Abschluss des Vorgangs in einem Objektspeicher.
So verwalten Sie die Linkeigenschaften für ein zusammengesetztes Dokument:
  1. Führen Sie zum Zugreifen auf die Linkeigenschaften für ein übergeordnetes Dokument oder ein untergeordnetes Dokument die folgenden Aktionen aus:
    • Wählen Sie das untergeordnete Dokument aus, und klicken Sie dann auf den zugehörigen Link des übergeordneten Dokuments. Neben dem Wert der Linkeigenschaften, beispielsweise in der Spalte Linkname, klicken Sie auf die Schaltfläche Informationen, um auf die Seite Linkinformationen zuzugreifen.
    • Wählen Sie das übergeordnete Dokument aus und klicken Sie dann auf den zugehörige Link des untergeordneten Dokuments. Wählen Sie das untergeordnete Dokument mit den Eigenschaften der Linkinformationen aus, die Sie anzeigen möchten. Klicken Sie im Menü 'Aktionen' auf Linkinformationen, um auf die Seite Linkinformationen zuzugreifen.
  2. Überprüfen Sie die aktuellen Linkinformationen, welche die Beziehung zwischen bestimmten über- und untergeordneten Dokumenten definieren.