Dichiarazione di un record elettronico classificato
Solo gli utenti che sono assegnati al gruppo di utenti di record possono dichiarare record elettronici classificati in Workplace o Workplace XT.
Per dichiarare un record elettronico classificato in Workplace o Workplace XT, avviare la procedura guidata per la dichiarazione di record eseguendo una delle azioni seguenti.
- Selezionare Dichiara come record nella pagina di conferma dopo avere aggiunto o sottoposto a check-in un documento.
- Selezionare Dichiara come record dal menu di scelta rapida o nella pagina Informazioni sulle proprietà di un documento.
Nella procedura guidata per la dichiarazione di record:
- Selezionare il pulsante di opzione Dichiara un record classificato, quindi fare clic su Accetta.
- Fare clic su Seleziona classe.
- Selezionare un archivio oggetti, quindi fare clic su Accetta.
Le fasi rimanenti della procedura guidata includono:
- Record catalogo
- Imposta proprietà
- Imposta proprietà classificazione
Record catalogo
- Selezionare la classe appropriata. Per i record elettronici selezionare Record elettronico o una delle relative sottoclassi fornite dagli amministratori.
- Fare clic su Seleziona posizione piano file, quindi selezionare il livello appropriato del piano file.
- Per impostazione predefinita viene selezionata la visualizzazione Sfoglia, ma è possibile utilizzare le altre opzioni presenti nel pannello sinistro.
- Se in precedenza sono stati creati dei collegamenti, scegliere Collegamenti, quindi selezionarne uno dall'elenco. Selezionare la casella di controllo delle posizioni da utilizzare, quindi fare clic su Aggiungi a selezione. È inoltre possibile rimuovere i collegamenti che non si desiderano più dall'elenco. A questo scopo selezionare la relativa casella di controllo, quindi fare clic su Rimuovi collegamento.
- Se si conosce almeno parte del nome dell'entità, fare clic su Ricerca. Selezionare Titolo oppure Identificatore piano file. L'operatore di default è "like" che consente di cercare parte del nome. Immettere una stringa di testo, quindi fare clic su Ricerca.
- Selezionare la casella di controllo di una o più posizioni, quindi fare clic su Aggiungi a selezione. Fare clic su Rimuovi sotto eventuali posizioni aggiunte per errore. Fare clic su Aggiungi ai collegamenti per aggiungere le posizioni desiderate all'elenco di collegamenti.
- Quando l'elenco di posizioni è completo, fare clic su Accetta.
- Fare clic su Avanti per passare alla fase Imposta proprietà.
Imposta proprietà
- Fornire le informazioni richieste nei campi delle proprietà. I campi obbligatori variano a seconda della classe selezionata. Di seguito sono riportati i campi obbligatori della classe Record elettronico.
- Tipo elemento multimediale: immettere il tipo di elemento multimediale, ad esempio
file elettronico.
- Formato: immettere il formato, ad esempio testo, PDF, Word.
- Autore/Originatore: immettere il nome della persona che ha creato o possiede il file.
- Argomento: immettere una breve descrizione del contenuto.
- Data pubblicazione: immettere la data in cui è stato creato il file.
- Se il record da dichiarare è una ricevuta di un altro record classificato, fare clic su ReceiptOf, quindi individuare e selezionare il record classificato da cui ha avuto origine la ricevuta. Solitamente le ricevute non sono classificate. Per ulteriori informazioni sulle ricevute, vedere Ricevute.
- Fare clic su Avanti dopo avere immesso le informazioni obbligatorie nella fase Imposta proprietà. Viene visualizzata la fase Imposta proprietà classificazione.
Imposta proprietà classificazione
-
Per selezionare una guida alla classificazione di sicurezza (SCG) o un documento di origine, fare
clic su Derivato/a da. Questa fase è facoltativa.
- Per selezionare una guida alla classificazione di sicurezza, una sezione o un argomento della guida alla classificazione di sicurezza, fare clic su Aggiungi nuovo nell'area Guide alla classificazione di sicurezza e selezionare l'elemento della guida alla classificazione di sicurezza desiderato. Se si seleziona un elemento della guida alla classificazione di sicurezza, in corrispondenza della proprietà Derivato/a da del record vengono inseriti il nome, la data di pubblicazione e il creatore della guida alla classificazione di sicurezza.
- Per selezionare un documento di origine, fare clic su Aggiungi nuovo nell'area Documenti di origine, quindi immettere la descrizione del documento nella casella di testo. Poiché un documento di origine non fornisce informazioni aggiuntive, è necessario completare i campi obbligatori nella fase Imposta proprietà classificazione.
- Per rimuovere una guida alla classificazione di sicurezza o un documento di origine, fare clic sulla casella corrispondente nella colonna Rimuovi, quindi fare clic su Rimuovi.
- Dopo avere aggiunto o rimosso gli elementi della guida alla classificazione e i documenti di origine desiderati, fare clic su Accetta.
NOTA Se si fa clic su Accetta nella
pagina Derivato/a da, IBM InfoSphere Enterprise Records copia i dati di tutti i campi mostrati nel riepilogo
(inclusi i campi vuoti) nei campi corrispondenti nella fase Imposta proprietà classificazione.
Se precedentemente sono stati immessi altri dati in questi campi e si stanno esaminando solo le informazioni della pagina Derivato/a da, fare clic su Annulla, invece che Accetta, per mantenere i dati immessi manualmente.
- Se non si è selezionata una guida, specificare un valore per Classificazione iniziale scegliendo Segreto, Riservato o Confidenziale dal menu a discesa.
NOTA: Classificazione corrente assume per impostazione predefinita
lo stesso valore di Classificazione iniziale se si dispone di un'autorizzazione di sicurezza che consente di
visualizzare gli elementi al livello della classificazione iniziale. In caso contrario è necessario specificare un valore adeguato all'autorizzazione di sicurezza di cui si dispone.
- Se non si è selezionata una guida, fare clic su Motivi della classificazione.
- Fare clic su Aggiungi nuovo valore.
- Fare clic su Attivo oppure Obsoleto e selezionare il valore desiderato.
- Fare clic su Accetta.
- Aggiungere i valori a seconda delle esigenze.
- Per rimuovere un valore, evidenziarlo, quindi fare clic sull'icona Rimuovi voci selezionate:

- Al termine della selezione fare clic su Accetta.
- Nel campo Ente di classificazione immettere il nome dell'ente che gestisce il record, ad esempio Dipartimento della Difesa.
- Compilare gli altri campi facoltativi.
- Fare clic su Fine dopo avere immesso le informazioni richieste.
NOTE
- L'interfaccia utente di IBM InfoSphere Enterprise Records non dispone di un meccanismo per
dichiarare tutte le parti di un documento composto come record singolo. Tuttavia, è possibile dichiarare singoli
documenti padre o secondari come record. Inoltre, è possibile che documenti già dichiarati diventino
successivamente parte di un documento composto. Alcune impostazioni del documento composto (ad esempio
Impedisci eliminazione o Elimina secondari quando si elimina il padre)
possono avere effetti sulla normale disposizione di un record. Per questo motivo, IBM InfoSphere Enterprise
Records non può supportare la disposizione di record che fanno parte di un documento composto.
- Qualsiasi applicazione che utilizza la funzionalità file DITA (Darwin Information Typing
Architecture) crea i componenti come documenti composti. Pertanto, le differenze che si applicano ai
documenti composti riportate nella precedente nota si applicano anche ai file DITA.