Bir belgeyi ya da klasörü içindekilere, özelliklerine ya da her ikisine dayalı olarak arayabilirsiniz. Workplace XT uygulamasında, bu aramayı İleri düzey arama sayfasından ya da Aramalarım kısmındaki herhangi bir aramadan gerçekleştirebilirsiniz. Bunlara ek olarak, arama sonuçlarınızı özel bir Microsoft Excel CSV (comma separated value; virgülle ayrılmış değer) dosyasına (dışa) aktarabilir ve yerel olarak saklayabilirsiniz.
Tümleştirilmiş bir Office 2007 uygulamasında bir belgeyi içindekilere, özelliklerine ya da her ikisine dayalı olarak arayabilmeniz için, arama yaptığınız yürürlükteki nesne deposu dizinlenmiş olmalıdır.
İPUCU Bir belgeyi ya da klasörü ad temelinde hızla aramak için Workplace XT'de Yalın arama olanağını kullanın. Ek bilgi için Özellikler temelinde arama (yalın arama) başlıklı konuya bakın.
Aramak istediğiniz nesne deposunu seçin. İsteğe bağlı olarak, belirli alt klasör seçerek aramanızı daraltabilirsiniz. Aramayı seçilen klasörle sınırlayabilir ya da seçilen klasörün tüm alt klasörlerini içerecek şekilde genişletebilirsiniz.
Workplace XT uygulamasında, başka bir nesne deposuna geçerseniz ve bir ekran okuyucu kullanıyorsanız, o nesne deposundaki klasör ve belgelerin listesi hemen okunmaz. Kullandığınız tarayıcıya bağlı olarak, ekran okuyucunun devam edebilmesi için belge ve klasör listesinin yüklenmesinin bitmesini beklemeniz gerekebilir.
Workplace XT'de uygun seçeneği belirleyerek belgeler ya da klasörler için arama yapabilirsiniz. Belirli bir belge ya da klasör sınıfını da seçebilirsiniz. Sınıf belirtirseniz, arama sonuçları yalnızca o sınıfa atanmış öğeleri görüntüler. Klasörler gibi sınıflar da sıradüzenli olarak düzenlenmiştir; aramanızın kapsamını genişleterek, arama sonuçlarının bir sınıfın alt sınıflarını içermesini sağlayabilirsiniz. Örneğin, Tıbbi ve Oto adlı iki alt sınıfı olan Talepler adlı bir sınıfınız olabilir. Yalnızca Talepler sınıfındaki belgeleri ya da Talepler sınıfı ve tüm alt sınıflarındaki belgeleri aramayı seçebilirsiniz.
Anahtar sözcükler alanında (Workplace XT) ya da Belge şunu içerir alanında (Integration for Microsoft Office) bir ya da daha çok sözcük (bulmak istediğiniz bilgileri en iyi tanımlayan sözcükler ya da tümcecikler) yazın ve Ara düğmesini tıklatın. Tüm metin dizinlemesi için yapılandırılmış belgelerde ya da dizgi özelliklerinde belirli sözcükler ya da tümcecikler için arama yapabilirsiniz.
Aşağıda, aramanızın verimliliğini en üst düzeye çıkaracak bazı ipuçları verilmiştir.
Tam sözcük ya da tümcecik eşleştirme |
Tam tümcecik eşleştirmek için tümceciği çift tırnak içine alın. Tümleştirilmiş bir Office 2007 uygulamasında Seçenekler'i tıklattıktan sonra Tam tümcecik eşleştir öğesini seçin. Tam tümcecik eşleştirme, özellikle özel adlar ve çok sık kullanılan sözcükler aranırken yararlı olur. Örneğin Ali Aktar aranırsa, Ali Aktar ve Ali Ömer Aktar gibi adları içeren belgeler döndürülür. Arama "Ali Aktar" biçiminde yapılırsa yalnızca Ali Aktar'ı içeren belgeler döndürülür. Girilen arama terimlerine benzeyen terimler ve sözcükler de bulunur. Örneğin, ay için arama yapılırsa, ay, aylar gibi sözcükleri içeren belgeler bulunur. Tek bir sözcüğün çeşitlemelerini kapsam dışı bırakmak için sözcüğü çift tırnak içine alabilirsiniz; tüm arama terimlerinize ilişkin sözcük çeşitlemelerini kapsam dışı bırakmak için Tam sözcük eşleştir seçeneğini belirleyin. |
Büyük ve küçük harf eşleştirme |
Tam sözcük eşleştir arama seçeneğini belirleyerek sözcük çeşitlemelerini kapsam dışı bıraktığınızda, Büyük ve küçük harf eşleştir (Workplace XT) ya da Büyük ve küçük harfe duyarlı (Integration for Microsoft Office) arama seçeneğini kullanarak büyük ve küçük harf eşleştirmeyi de seçebilirsiniz. Büyük harfler içeren bir anahtar sözcüğün çift tırnak içine alınmasının, arama sonuçlarını büyük/küçük harf eşleştirmeye zorlamayacağını unutmayın. |
Çok sık kullanılan sözcükleri arama |
Aramalar çoğu zaman, için, veya, ve gibi çok sık kullanılan sözcüklerin yoksayılacağı şekilde yapılandırılır. Bir tümceciğin bir parçası olarak bu tür sözcükleri aramak isterseniz, o sözcükleri çift tırnak içine alın. |
Genel arama karakterlerini kullanma |
Aradığınız belgede kullanılan yazımdan ya da başka bir çeşitlemeden emin değilseniz, arama teriminizde genel arama karakteri kullanabilirsiniz.
|
Arama sözcüklerinin herhangi birini ya da tümünü arama |
Yazdığınız sözcük ya da tümceciklerin herhangi biriyle ya da tümüyle eşleşen sözcük ya da tümcecikler için arama yapabilirsiniz. Örneğin FileNet P8 için arama yaparken Herhangi biri seçeneğini belirlerseniz, arama sonuçları FileNet ya da P8 adlarını içeren belgeleri döndürür. Tümü seçeneğini belirlerseniz, her iki sözcüğü de içeren belgeler döndürülür. |
Anahtar sözcükleri yakınlık temelinde arama |
Anahtar sözcükleri birbirilerine yakınlıklarına dayalı olarak arayabilirsiniz. (Bu seçeneği kullandığınızda, arama otomatik olarak tüm anahtar sözcükleri arar.) Anahtar sözcüklerin, eşleşmeyle sonuçlanması için ne kadar yakın olmaları gerektiğini belirtebilirsiniz. Aralık belirtmezseniz (ya da 0 yazarsanız), arama tüm anahtar sözcüklerin aranmasına benzer; yalnızca, arama sonuçlarının derecelendirilmesi farklı olur. Örneğin, FileNet P8 Platform ile ilgili belgeleri aramak için, FileNet P8 Platform yazıp tüm sözcükler için arama yapabilirsiniz. Bu arama, diğer FileNet ürünleri ele alındığı belgeleri ya da diğer platformların ele alındığı belgeleri döndürebilir. Tümü yerine Yakın seçeneğini belirlerseniz, yalnızca FileNet ve P8 adlarına yakın olarak bulunduğunda platform sözcüğünü içeren belgelerin döndürülmesini güvenceye almış olursunuz. |
Aranacak belge sürümlerini seçerek aramanızı daha da sınırlayabilir ya da genişletebilirsiniz. Arama varsayılan olarak, eşleşen bir belgenin en güncel sürümünü döndürür ve bu sürüm ikincil bir sürüm olabilir. Serbest bırakılan seçeneğini belirlerseniz, arama yalnızca en güncel ana sürümü döndürür. Tümü seçeneğini belirlerseniz, belgenin tüm sürümleri döndürülür.
NOT Workplace XT olanağında anahtar sözcük araması VQL sorgularını (Autonomy K2 sorgu dilini kullanan sorgular) desteklemez. VQL sorgusu gerçekleştirmek için bir arama şablonunu ya da saklanmış aramayı kullanmanız gerekir.
Aramanızda koşul olarak kullanılacak bir ya da daha çok özellik seçebilirsiniz. Kullanabileceğiniz özellikler ve ilişkili seçenek listeleri, seçtiğiniz belge ya da klasör sınıfıyla ilişkilendirilmiş olanlarıdır. Gizlenmiş özellikler ya da aranamayan özellikler içerilmez. Alt sınıfların içerilmesini seçerseniz, tüm alt sınıfılar ilişkin özellikler ve seçenek listeleri de kullanılabilir. Koşullar belirtirseniz ve daha sonra farklı bir belge ya da klasör sınıfı seçerseniz, yeni sınıf için geçerli olmayan özellikler ya da değerler koşul listenizden otomatik olarak atılır.
Aramanıza koşul eklerken, bulunan nesnelerin koşulların tümüyle mi, yoksa herhangi biriyle mi eşleşmesi gerektiğini belirtmelisiniz.
Aşağıdaki temel ipuçları, aramanıza koşul eklemenize yardımcı olacaktır.
Koşul eklemek ya da kaldırmak için + ve
- simgelerini kullanın.
+ simgesi tıklatıldığında, yürürlükteki seçili koşulun
hemen altına yeni bir koşul eklenir.
KLAVYE İPUCU Workplace XT uygulamasındaki bazı alan
değerlerinin ... düğmesi kullanılarak bir listeden
seçilmesi gerekir. (Bu düğme, değer yazılmasının
tersine, bir listeden değer seçilmesini sağlar.) Bu yolla seçilmiş bir değeri temizlemek
için (Arama yeri ya da
Sınıf alanları dışında), odağı
... düğmesine taşıyıp
Delete tuşuna basın.
Bununla başlayan, bununla biten ve bunu içeren seçeneklerini kullanırken, dizgi tabanlı özellik değerleri için genel arama karakterleri kullanabilirsiniz.
NOT Arama metninin başında yüzde imi kullanırsanız ya da bunu içeren ya da bununla biten seçeneğini kullanırsanız, nesne deposuna ilişkin arama dizininin tamamı aranır. Dizin çok büyükse, arama sonuçlarının alınması uzun sürebilir.
Arama sonuçlarında görüntülenen kolonlar, arama koşullarınızda kullanılan özellikler ile seçilen nesne deposuna ilişkin site tercihlernde belirtilen özelliklerin bir birleşimidir. YBir özelliği arama koşulu olarak ekleyip değeri boş bırakarak, arama sonuçlarında ek özellikler görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Tümleştirilmiş bir Office 2007 uygulamasında Kolon seç öğesini tıklatın ve arama sonuçlarına eklenmesini ya da sonuçlardan kaldırılmasını istediğiniz kolonların adlarını listeden seçin.
Workplace XT uygulamasında ve aramadan önce, arama sonuçları için sıralama temeli olarak kullanılacak bir özellik seçebilirsiniz. Sıralamayı yükselen ya da alçalan düzende gerçekleştirebilirsiniz. Otomatik sırala temeli olarak için farklı bir özellik seçilmesi, daha önce seçilen özellik temelindeki sıralamayı temizler.
Tümleştirilmiş bir Office 2007 uygulamasında arama sonuçlarını düzenini sıralayabilirsiniz.
NOT Arama anahtar sözcük içeriyorsa, sıralama temeli olarak özellik seçemezsiniz; arama sonuçları otomatik olarak, içerik yakınlığına dayalı bir derecelendirme sistemine göre sıralanır. En yakın içerikli öğeler arama sonuçlarının başında görüntülenir.
Aynı özelliğin birden çok değeri için arama yapacaksanız, özelliği bir koşul olarak, aramak istediğiniz her değer için bir kez olmak üzere belirtmeniz gerekir. Örneğin, Cinsler adlı çok değerli bir özelliğiniz olabilir. Kaniş ya da Tazı için arama yapmak isterseniz ölçütleriniz aşağıdaki gibi olmalıdır:
Şu koşullardan herhangi birine uyan öğeleri bul:
Cinsler = Kaniş
Cinsler = Tazı
Bazı seçenek listeleri, girişinize dayalı olarak seçeneklere süzgeç uygıulamanıza izin verir. Seçenek listesi, yazdığınız metinle başlayan tüm seçenekleri görüntüler. Genel arama karakteri olarak yıldız imi (*) kullanabilirsiniz. Örneğin, *Tal yazarsanız Oto Talepleri ve Talep İşleme adlı sınıfları bulabilirsiniz. (Her zaman, yazdığınız metnin sonunda bir yıldız imi olduğu varsayılır.)
İPUCU Listenin tamamını görüntülemek için "*" yazın.
Workplace XT'de, her belge için özet bilgilerin içerilmesini seçebilir ve arama sonuçlarında bu özet bilgileri görebilirsiniz.
Bir ya da daha fazla arama seçeneği belirleyerek aramanızı daha da sınırlayabilir ya da genişletebilirsiniz. Arama seçenekleri, belge ya da klasör aranırken yaygın olarak kullanılan özelliklere dayalıdır.
Seçenekler yaygın olarak seçilen ölçütlere ilişkin kısayollardır; örneğin, sahiplik ("Benim yarattığım"), değiştirme tarihi ("Geçen ay eklenen") ya da belge tipleri (PDF belgeleri gibi). Bir ya da daha fazla seçenek belirlenmesi arama sonuçlarını sınırlandırır.
Arama varsayılan olarak, eşleşen bir belgenin en güncel sürümünü döndürür ve bu sürüm ikincil bir sürüm olabilir. Serbest bırakılan seçeneğini belirlerseniz, arama yalnızca en güncel ana sürümü döndürür. Tümü seçeneğini belirlerseniz, belgenin tüm sürümleri döndürülür.
Belirli özellikleri ya da değerleri sık sık arıyorsanız, bunları sırasıyla arama varsayılanları olarak ya da adlandırılmış arama olarak Aramalarım'da (Workplace XT) ya da Saklanmış Aramalar'da (Integration for Microsoft Office) saklayabilirsiniz.
Tümleştirilmiş Office 2007 uygulamalarında, arama için bir ad yazıp Sakla düğmesini tıklatın. Saklanmış Aramalar kısmına gidin ve sakladığınız aramanın adını vurgulayın. Farenin sağ düğmesini tıklatıp Varsayılan olarak belirle öğesini seçin. Aramayı sonraki açışınızda varsayılan aramanızı kullanabilirsiniz.
Bir kolon başlığını tıklatarak sonuçları sıralayabilirsiniz. Sıralama düzenini tersine çevirmek için başlığı yeniden tıklatın. Aşağıdaki koşullarda sıralama yapamazsınız:
Görüntülemek ya da Workplace XT uygulamasında çeşitli işlemler gerçekleştirmek ya da tümleştirilmiş bir Office 2007 uygulamasında işlemler gerçekleştirmek için bir ya da daha çok belge seçebilirsiniz. Kullanılabilecek işlemleri araç çubuğunda, Ribbon çubuğunda ya da beliren menülerde görebilirsiniz.
Workplace XT uygulamasında, her arama sonucuna ilişkin özet açıklamaları görebilirsiniz. Açıklamaları görmek için, özet gösterilmesine ilişkin koşulu seçmeniz gerekir.