Añadir un documento

Workplace proporciona asistentes para agregar cada tipo de objeto. Estos asistentes son casi idénticos, pero se tratan por separado en este tema y en Agregar carpeta. Puede acceder a estos asistentes desde una página de información o desde la página Autor > Herramientas generales.

Los asistentes para agregar documentos u objetos agregan un documento nuevo o un objeto personalizado a un almacén de objetos. Cuando se agrega un documento nuevo o un objeto personalizado, debe definir la ubicación, la clase del documento, las propiedades y la seguridad. El último paso para agregar un documento es seleccionar el archivo que agregar a menos que se vaya a agregar un documento desde dentro de una aplicación de Office o Outlook.

CONSEJO En lugar de utilizar el asistente para Agregar documento, puede seleccionar y utilizar una plantilla de entrada para acelerar el proceso de agregar documentos. Para obtener más información acerca de las plantillas de entrada, consulte Trabajar con plantillas de entrada..

Además de agregar un documento utilizando un asistente y mediante una aplicación integrada de Office o Outlook, puede agregar un documento a una carpeta.

Para iniciar el asistente

Haga clic en uno de estos pasos del asistente para obtener más información:

Seleccionar carpeta

Cuando se agrega una carpeta desde la página Autor, primero debe seleccionar una ubicación de carpeta. Por norma general, también debe seleccionar una carpeta cuando agrega un documento o un objeto personalizado, pero el administrador del sitio puede especificar que no se necesite una carpeta. En ese caso, tan pronto como seleccione un almacén de objetos, el paso siguiente (Definir propiedades) quedará seleccionable y podrá proceder sin necesidad de seleccionar una carpeta.

Cuando se trabaja en la página Examinar, la ubicación de la carpeta actual se selecciona automáticamente.

Para seleccionar una carpeta

  1. Navegue por los almacenes de objetos y la jerarquía asociada de carpetas.
  2. Seleccione la carpeta que desee o haga clic en el icono de Agregar carpeta para agregar una carpeta nueva en la ubicación especificada.
  3. Haga clic en Siguiente.

Si no agrega un documento u objeto personalizado a una carpeta, no lo podrá examinar en otro momento. Para localizarlo, deberá realizar una búsqueda del documento u objeto.

Definir propiedades

La página Definir propiedades muestra la case de objeto predeterminada (básica) y las propiedades asignadas a dicha clase. Puede seleccionar una subclase que haya creado el administrador del sistema.

Para cambiar la clase de objeto

Haga clic en el vínculo Cambiar clase en la parte superior de la página y seleccione una clase. Para agregar documentos clasificados al almacén de objetos de registros, seleccione una clase de documento clasificado.

Para definir las propiedades

  1. Revise las propiedades asociadas al objeto que se va a agregar o registrar. Un asterisco rojo identifica las propiedades que debe especificar obligatoriamente para poder continuar.
  2. Introduzca o modifique los valores de propiedades que se indican. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad o en un icono de control de calendario para modificar los valores. Para obtener ayuda para las propiedades que no conozca, consulte al administrador del sitio.
  3. Para los documentos clasificados, actualice los valores de clasificación según sea necesario.
  4. Para los documentos compuestos, seleccione o No para indicar si el documento que va a agregar será un documento compuesto. Haga clic en Agregar secundario para agregar documentos secundarios que se asocien al documento que está agregando. A este documento se le conoce con el nombre de documento principal. Haga clic en Mostrar para ver los documentos secundarios asociados al documento principal.

    NOTA  Los objetos personalizados no pueden especificarse como un documento principal para documentos compuestos.

  5. Haga clic en Siguiente para continuar.

Si va a agregar un mensaje de Outlook o un texto a partir de un mensaje de Outlook, sólo se mostrará la clase básica de correo electrónico y sus subclases. Si agrega adjuntos, todas las clases estarán disponibles.

Definir seguridad

La configuración de Seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder al documento u objeto personalizado que va a agregar y controlar los permisos otorgados a cada grupo o usuario. También puede aplicar una directriz de seguridad para controlar la configuración de seguridad para un documento

Para asignar una directriz de seguridad a un documento

  1. Si no hay ninguna directriz de seguridad asignada, haga clic en Asignar directriz.
  2. Haga clic en Obtener información  para ver la información sobre cualquier directriz de seguridad que figure en la lista.
  3. Haga clic en Seleccionar debajo del nombre de la directriz de seguridad que desea asignar.
  4. Para cambiar o eliminar una directriz de seguridad asignada, haga clic en Desasignar directriz.
  5. Para obtener más información sobre las directrices de seguridad y su aplicación, consulte Utilizar una directriz de seguridad.

Para definir o modificar la seguridad

  1. Revise la configuración de seguridad existente.
  2. Para agregar nuevos usuarios o grupos, haga clic en Agregar nuevo. La página Definir seguridad - Seleccionar usuarios o grupos se abre para que pueda buscar nombres específicos.
    1. Seleccione el dominio que desea buscar. Haga clic en la flecha descendente Seleccionar en, y luego seleccione el nombre del dominio deseado de la lista.
    2. Seleccione la opción Usuarios o la opción Grupos para refinar la lista de nombres que se pueden añadir.
    3. Escriba uno o varios caracteres del principio de los nombres que desea buscar. Por ejemplo, para localizar a los usuarios que se llaman aalberto y amoss, escriba a. Se devuelven todos los nombres de usuario que comiencen por "a". Para reducir la búsqueda, puede introducir más caracteres. Por ejemplo, aal devuelve aalberto y aallen, pero no alemon ni amoss.
    4. Haga clic en Buscar. Después de un momento, aparecen los nombres coincidentes.
      • Si el número de nombres coincidentes es mayor que el predeterminado para la muestra en pantalla, no aparecerán todas las coincidencias. Tendrá que cambiar los criterios de búsqueda y volver a pulsar Buscar para ver más resultados.
      • Cuando esté satisfecho con los resultados de la búsqueda, seleccione los nombres deseados de la lista. Puede utilizar Ctrl+clic o Mayús+clic para seleccionar más de un nombre de la lista.
    5. Haga clic en Aceptar para seguir definiendo la seguridad de los nombres seleccionados. La página Definir seguridad vuelve a abrirse, y ya aparece el nuevo usuario o nombre de grupo en la lista de usuarios autorizados.
  3. Si es necesario, modifique los derechos de acceso para un usuario o grupo específico.
    1. Haga clic en el nombre de usuario o grupo de la columna Título. Aparecerá la página Definir seguridad - Configuración.
    2. Active o desactive las casillas de verificación Permitir y Denegar de cada nivel de permisos según sea necesario. Para obtener más información, consulte Administración de la seguridad.
    3. Haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar si va a agregar un documento. Si va a agregar un objeto personalizado, finalice su adición.

Seleccionar archivo

Para finalizar el proceso de adición de documentos, debe seleccionar un archivo.

NOTA  Esta tarea no aparece si se agrega un documento desde una aplicación de Office o desde Outlook porque primero se debe seleccionar el documento antes de iniciar el proceso de agregar el documento. El nombre del archivo aparece en la sección Resumen, en la parte inferior de la página Agregar documento.

Para seleccionar el archivo

  1. Seleccione una de las opciones siguientes:
  2. Finalice la adición del documento.

Agregar un documento a una carpeta

Puede agregar un documento nuevo a una carpeta mediante la página Examinar o la página Autor.

Para agregar un documento a una carpeta en Workplace

  1. En la página Examinar, navegue hasta la carpeta que desee (haga clic en su nombre para abrirla).
  2. Haga clic en Agregar documento debajo de la ruta.

    NOTA  La acción Agregar documento también está disponible en la página de información de la carpeta.

  3. Haga clic en Cambiar clase para seleccionar una clase diferente, si es preciso. La selección de la clase controla las propiedades asociadas al documento.
  4. Revise y establezca las Propiedades asociadas al nuevo documento y guarde la configuración de las Propiedades.
  5. Revise y establezca la Seguridad asignada al nuevo documento y guarde la configuración de la seguridad. Para obtener más información sobre Seguridad, consulte Administración de la seguridad.
  6. Seleccione el archivo utilizando una de estas opciones:
  7. Finalice la adición del documento.

Perfiles de Outlook

Este perfil determina el proceso en el cual sus elementos de Outlook son agregados a un almacén de objetos. Es creado por su administrador de sitio en Preferencias del sitio. Dependiendo de la configuración definida en Preferencias del sitio, podrá cambiar la configuración del perfil.

NOTA Algunas de las opciones definidas por su administrador de sitio pueden estar ocultas, pero aún así debe completar ciertos pasos obligatorios para las opciones ocultas. Consulte a su administrador de sitio para obtener más información.

Asistente para agregar documentos y plantillas de entrada

El perfil especifica si el elemento de Outlook se agrega utilizando el Asistente para agregar una plantilla de entrada. El Asistente para documentos recopila la información necesaria para completar el proceso de agregación. Las plantillas de entrada tienen información predefinida que le permite omitir todas o algunas de las páginas que aparecen en el Asistente para agregar documentos durante un proceso de agregación. Además, si va a agregar varios archivos adjuntos, asegúrese de que el perfil que está utilizando está asignado a una plantilla de entrada. La plantilla de entrada acelera el proceso de agregación. Evita tener que usar el Asistente para agregar Documentos en cada archivo adjunto que desea agregar.

La plantilla de entrada asignada al perfil puede tener cualquier clase o subclase de documento asignado. Dependiendo de la clase o subclase que se asigne, las propiedades especificas del correo electrónico, tales como De, Para y CC se pueden incluir una vez que se agregue un archivo .msg o .txt a un almacén de objetos. Por ejemplo, cuando agrega elementos de Outlook a un almacén de objetos, la información específica del correo electrónico, por ejemplo Para y Asunto, se asigna automáticamente a las propiedades de clase cuando se agrega el archivo a un almacén de objetos.

Si cancela un procedimiento de agregación mientras utiliza una plantilla de entrada que automáticamente inicia otro proceso, como por ejemplo un flujo de trabajo, el procedimiento de agregación se cancela aunque el proceso automático sigue abierto.

NOTAS 

Clases y subclases de documentos

Además de la clase y subclase de correo electrónico, el perfil que utiliza también puede especificar la clase o subclase de un documento. Ya sea clase o subclase, puede incluir propiedades especificas del correo electrónico, tales como De, Para y CC, una vez que se agrega un archivo .msg o .txt a un almacén de objetos. El formato en que aparece la dirección de correo electrónico está determinado por su dirección SMTP. Por ejemplo, una dirección completa de correo electrónico que aparezca en el campo de propiedad De podría ser JaneD@ibm.com o Doe, Jane[jdoe@ibm.com].

Vínculos

La configuración del perfil especifica si los vínculos son creados entre su elemento de Outlook y los archivos adjuntos. La definición del vínculo está determinada por su administrador de sitio.

NOTA Si agrega un mensaje y un archivo adjunto y su administrador de sitio activó su configuración de Vínculos, sus documentos deben agregarse al mismo almacén de objetos.

IBM InfoSphere Enterprise Records

La opción de declaración de registro sólo está disponible para sistemas configurados para InfoSphere Enterprise Records.

Esta configuración de perfil determina si un elemento de Outlook con varios archivos adjuntos será considerado como un único registro cuando está habilitada la Gestión de registros. Esta configuración se determina a través de su administrador de sitio.

Para agregar un documento a un almacén de objetos

  1. Localice el elemento de Outlook que desea agregar a un almacén de objetos.

  2. En el menú FileNet P8, haga clic en Agregar. En la página Seleccionar Perfil puede elegir el perfil que quiere utilizar para agregar el elemento. También puede modificar algunas de las configuraciones del perfil.

    NOTA  Puesto que las carpetas Outlook sin conexión se alojan en archivos .PST, un formato propio de Microsoft, no se pueden agregar directamente elementos de correo electrónico almacenados en esos archivos a almacenes de objetos utilizando Application Integration. En su lugar, primero tendrá que trasladar esos correos electrónicos a su Bandeja de entrada de Outlook o a alguna carpeta basada en servidores de intercambio en línea y, a continuación, completar la operación de agregación.