可选择一个或多个文档并将其添加到对象库。使用添加操作或将文档拖至将文件拖至此处添加。使用“添加文档”或“高级添加文档”操作,以便每次添加一个文档。拖动一个或多个文档,以便同时添加多个文档。
您也可以从使用 Integration for Microsoft Office 集成的 Microsoft® Outlook 或 Microsoft® Office 应用程序直接添加文档。添加进程允许您指定要添加到对象库的文档。此外,它还指定了定义有关文档的信息的属性。
要简化添加新文档的过程,您或管理员可以设计能够提供缺省信息的条目模板。例如,您可以使用条目模板来自动分配文档类和其他文档属性。可将条目模板与特定文件夹相关联。使用关联的条目模板将对象添加到文件夹时,系统将自动使用该条目模板代替标准向导。如果多个条目模板与该文件夹相关联,那么您可以选择要使用的条目模板。有关条目模板的更多信息,请参阅使用条目模板。有关将条目模板与文件夹相关联的更多信息,请参阅将条目模板与文件夹相关联。
如果要将多个文档添加到与一个或多个条目模板关联的文件夹,那么 Workplace XT 使您可以处理所选文档,然后才将其添加到对象库。例如,在添加文档之前,可以除去特定文档。
在将文档添加到对象库后,可以使用工具栏或操作按钮中可用的操作来管理文档。例如,您可以将文档检出对象库,对其进行修改,然后将其检回该对象库中。如果文档已跟踪,那么您还可以自动删除要添加的文档的本地副本。
您的站点管理员通过设置“制作页面显示”站点首选项确定您制作文档可使用的操作。根据站点首选项设置,您可能有两组选项(“添加文档”和“高级添加文档”,以及“打开”和“高级打开”),或者只有一组选项(“添加文档”和“打开”)。高级操作(如果可用)会显示在工具栏或弹出菜单中的“更多操作”选项下。
您可以添加存储在本地机器上的文档,或者通过指定路径添加位于您的环境之外的文档(例如 Web 页面)。请注意,如果您输入的路径指向的文档并不存在,那么系统会添加一个无内容的文档。您也可以添加一个无法以电子方式存储,但可由属性集合表示和跟踪的外部项目。一套视频培训 DVD 即是此类型文档的一个示例。
屏幕朗读器提示:当您从“类型”列表选择其他类型时,页面上的选项会更改。
当文档已跟踪时,会出现“删除本地文件”。如果您要在完成添加过程后,从工作站删除正在检入的文档的本地副本,请选择此选项。请保存并关闭本地副本后再完成删除。站点管理员确定您是否可以覆盖此选项的缺省设置。
您可能会遇到这样一些情况,删除了文件后,该文件在删除后仍处于打开状态。如果您指定要删除本地文件,那么会发生这种情况。
注意:在将文档添加到对象库之前,从使用 Integration for Microsoft Office 或 Application Integration 集成的 Office 应用程序中选择文档。
可将文档添加到与多个条目模板相关联的文件夹。您必须从“条目模板”列表中选择要使用的条目模板。如果要同时添加多个文档,那么不要选择条目模板。而是按文件类型类别对文档进行分组,然后可选择要添加的文档。
属性将定义有关您要添加的文档的信息,例如文档在对象库中的位置以及为文档指定的类和属性值。如果您使用条目模板添加文档,那么可能已经为您预定义了一些或者全部属性。根据需要文件夹选择站点首选项设置,您可以将文档添加到特定文件夹,或者直接添加到对象库。文档的类可以控制指定给文档的属性。有关更多信息,请参阅使用属性。
注意:
可选择使已添加的文档成为复合文档的父文档。此外,您可以将子文档与父文档关联。如果您要在“高级添加文档”操作也可用时,使用拖动方法或“添加文档”操作添加文档,那么复合文档选项不可用。
缺省情况下,文档将添加为主版本。通常所有用户均可使用主版本。
可选择性地通过展开安全性部分为已添加的文档修改安全性访问权和许可权。如果您要在“高级添加文档”操作也可用时,使用“添加文档”操作添加文档,那么此选项不可用;而文档将接收与其文档类相关联的缺省安全性访问权和许可权。
如果安装了 Records Manager,您可以通过选择已分类文档类将已分类文档添加到记录对象库。请根据需要更新分类值。
如果拖动文档并在文档开始下载后取消该进程,那么只有在您取消进程之前处理的那些文档才会被添加到对象库。