Visão geral de configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records

Para configurar um ambiente IBM InfoSphere Enterprise Records, conclua as seguintes tarefas de configuração.

Você deve configurar um armazenamento de objetos (armazenamento de objetos de plano de arquivo ou FPOS) para a estrutura do plano de arquivo, e outro (armazenamento de objetos ativado por registros ou ROS) para documentos declarados como registros. Tipicamente, poderia haver muitos usuários com acesso ao ROS que não deveriam ter acesso as entidades que constituem seu plano de arquivo no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.

Embora algumas tarefas de configuração tenham sido executadas durante o procedimento de instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records, você pode revisitar as definições de configuração depois de criar seus planejamentos de arquivos e quando estiver configurando a solução do IBM InfoSphere Enterprise Records para um ambiente de produção.

Para obter detalhes sobre os procedimentos de instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte o Guia de Instalação e Upgrade do Gerenciador de Registros.

Para obter informações sobre tarefas de configuração associadas à criação de um plano de arquivo (como configurar um sufixo de nome de volume), consulte Criar um plano de arquivo.

Criar classes de documento ROS

Você deve criar classes de documento para os documentos que serão declarados como registros.

As classes do Documento ROS possuem uma propriedade Possível Declarar, que o IBM InfoSphere Enterprise Records usa para determinar se um documento pode ser declarado como um registro. Durante a instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records, a propriedade para a classe do Documento de base ou para uma ou mais subclasses do Documento foi definida como True, indicando que as instâncias dessas classes podem ser declaradas como um registro. Para preparar seu ambiente do IBM InfoSphere Enterprise Records para produção, verifique se o valor desta propriedade está definido para True (ou se uma subclasse herda esta definição de sua superclasse) para todas as classes apropriadas do Documento ROS. Além disso, verifique se a Segurança de instância padrão para essas classes tem os direitos de uma versão Secundária ou versão Principal definidos para que os usuários (com os direitos apropriados de acesso) possam criar a versão de instâncias das classes.

Para obter informações adicionais, consulte "Configurar a propriedade Pode Declarar no ROS" no Guia de Instalação e Upgrade do Gerenciador de Registros.

Configurar plano de arquivos padrão

Apenas uma hierarquia de planejamento de arquivo é exibida no aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records em qualquer tempo dado. Como parte do procedimento de instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records, uma preferência do site Local de Trabalho foi definida para especificar este planejamento de arquivo padrão. Entretanto, no momento em que o IBM InfoSphere Enterprise Records foi instalado e configurado, é improvável que um ou mais de seus planejamentos de arquivos do site tenha(m) sido configurado(s). Você pode modificar esta configuração de preferência do site, se desejado, para especificar seu padrão preferido. Observe que cada usuário do IBM InfoSphere Enterprise Records pode definir uma preferência de usuário que substitua esta definição de preferência padrão do site.

Para obter mais informações, consulte Definir o plano padrão de arquivo.

Configurar a varredura de disposição

Um administrador configura o processo de Varredura de Disposição durante o procedimento de instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records. No entanto, para garantir que seja configurado corretamente, revise a configuração da Varredura de disposição. Por exemplo, se seu site não usar tipos de registro, verifique se Executar para tipos de registro está definido para Falso.

Para obter mais informações, consulte Configurar a varredura de disposição.

Configurar tipos de registro

Os tipos de registro fornecem uma forma de associar um registro com um planejamento de disposição que seja diferente do que está no momento associado com a categoria de registro ou pasta de registros pai do registro. Se sua solução do IBM InfoSphere Enterprise Records usar tipos de registros, certifique-se de configurar a Varredura de Disposição para executar o tipo de registro processando a configuração da opção Executar para Tipos de Registro para True. Para obter mais informações, consulte Configurar a varredura de disposição.

Considere também como um tipo de registro será associado a um registro. Você pode especificar que todos os registros de uma classe de registro específica sejam atribuídos a um tipo de registro específico por padrão. Para obter mais informações, consulte Configurar um tipo de registro padrão.

Como alternativa, você pode exibir os metadados do tipo de registro quando um registro é declarado através do Workplace, permitindo que o usuário selecione um tipo de registro. Para obter mais informações, consulte Configurar a exibição dos metadados do tipo de registro durante a declaração.

Você também pode combinar estas duas abordagens quando especifica um padrão, mas também permitir que o usuário sobreponha o padrão ao selecionar um tipo de registro.

NOTAS 

Configurar a opção de reter metadados

Quando um usuário com direitos de acesso adequados exclui uma entidade do IBM InfoSphere Enterprise Records, ela é permanentemente removida do armazenamento de objetos. No entanto, você pode configurar a opção para reter metadados no nível do plano de arquivo para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros excluídos. Se um administrador ativar a opção de metadados de retenção, as entidades mencionadas anteriormente permanecem no armazenamento de objetos (marcadas como excluídas), mas não são mais visíveis no aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records. Você pode exportar periodicamente estas entidades excluídas e todos os seus metadados para um arquivo XML para fins históricos, e a seguir excluir permanentemente as entidades de um armazenamento de objetos. Para obter informações sobre como configurar esta opção, consulte Configurar a retenção de metadados.

Configurar a declaração automática de registros

Você pode configurar o IBM InfoSphere Enterprise Records para declarar automaticamente um documento como um registro sempre que um usuário completar uma operação específica, como a criação de um documento. Para configurar uma declaração automática:

Configurar a sincronização de propriedades

Você configura a sincronização de propriedade para sincronizar automaticamente os valores de propriedade de um documento com seu registro associado (ou vice-versa) sempre que ocorrer uma atualização de propriedade no documento ou registro. Para obter mais informações, consulte Configurar a sincronização de propriedades.

Definir tamanho do lote do fluxo de trabalho

Por padrão, o IBM InfoSphere Enterprise Records armazena um máximo de dez itens de trabalho em um lote de fluxo de trabalho para revisão ou aprovação antes do descarte, mas você pode alterar o número máximo armazenado através de uma definição de configuração. Para obter mais informações, consulte Configurar o tamanho do lote do fluxo de trabalho.

Configurar o fluxo de trabalho Solicitar uma pasta de registros

O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro, permite que os usuários enviem um pedido para um gerenciador de registros para criar uma pasta de registro. Muitos usuários, geralmente, possuem privilégios insuficientes para criar uma pasta de registros. Para tornar disponível este fluxo de trabalho para os usuários, você precisa configurar a preferência do site Solicitar pasta de registros. Esta preferência pode ter sido definida durante a instalação e configuração do IBM InfoSphere Enterprise Records. Para obter mais informações sobre como usar este fluxo de trabalho, consulte Usar o fluxo de trabalho Criar pasta de registros.

Para obter instruções sobre como definir a preferência do site, consulte Definir a preferência do site para Solicitar pasta de registros.

Definir preferência de site de links editáveis

O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui links que permitem que os usuários vinculem registros e pastas relacionados. Para criar e manter links no IBM InfoSphere Enterprise Records, você deve definir a preferência do site Classes do Link Editável usando o Local de Trabalho. Para obter mais informações sobre os links do IBM InfoSphere Enterprise Records, consulte Links.

Para obter instruções sobre como definir a preferência do site, consulte Definir a preferência do site Classe de link.

Configurar eventos específicos de conformidade

O IBM InfoSphere Enterprise Records inclui vários eventos para conformidade PRO ou DoD, como eventos que definem metadados. A configuração destes eventos é opcional, já que o processamento dos eventos pode impactar o desempenho. Para obter um desempenho ótimo, somente configure eventos que sejam relevantes para suas operações de gerenciamento de registros. Para obter mais informações sobre como configurar estes eventos, consulte "Tarefas Opcionais" no Guia de Instalação e Upgrade do IBM InfoSphere Enterprise Records.

Os modelos de dados DoD e PRO requerem que o Armazenador de arquivos seja configurado para poder usar o método de limpeza de exclusão de documentos. Isso faz com que o conteúdo do documento seja sobreposto com brancos três vezes antes de excluir o arquivo. Assim, o arquivo é irrecuperável. Consulte Usar limpeza como o método de exclusão.

Configurar documentos CFS-IS

Se sua solução do IBM InfoSphere Enterprise Records incluir a utilização do recurso opcional Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), coordene com o administrador do sistema IS para garantir que a segurança do IS esteja configurada adequadamente para modificação e exclusão do documento IS e para garantir que os parâmetros de retenção de classe do documento IS estejam configurados adequadamente, assim como que os documentos IS que tenham sido declarados como registros não sejam excluídos por causa das definições de retenção do IS. Pata obter mais informações, consulte Gerenciamento de documentos IS como registros.

Configurar Dispositivos de Armazenamento Protegidos

Se sua solução do IBM InfoSphere Enterprise Records incluir a utilização de dispositivos de armazenamento protegidos, como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager e outros, é importante que as definições de retenção do IBM InfoSphere Enterprise Records não entrem em conflito com as definições de retenção que podem ser configuradas no dispositivo de armazenamento. Portanto, desligue a retenção para o dispositivo de armazenamento e permita que o IBM InfoSphere Enterprise Records controle a retenção.

Nos dispositivos Tivoli Storage Manager, a retenção é controlada por diversos parâmetros. Para obter informações adicionais sobre a configuração desses parâmetros, consulte "Esquemas de Retenção" do tópico Sobre o IBM Tivoli Storage Manager. Quando o sistema IBM InfoSphere Enterprise Records estiver completamente configurado, o aplicativo IBM InfoSphere Enterprise Records permanecerá no controle total da retenção e exclusão.