ワークフローのプロパティーの設定 - ステップ情報

ワークフローのステップは、「ルーティング」列の下にリストされます。ワークフロー内のステップごとに、そのステップの 処理方法を定義できます。これには、添付やデータ・フィールドを介して使用できる情報、ステップの 特別なインストラクション、ステップに参加するユーザーなどが含まれます。

ステップのプロパティーを設定するには

  1. 「プロパティーの設定」ステップで、「ルーティング」列にあるワークフロー・ステップの名前をクリックします。
  2. 必要な場合、ステップ名を編集します。
  3. 必要な場合、ワーク・アイテムを処理する「ステップ・プロセッサー」を 選択します。デフォルトのステップ・プロセッサーは、「Approval HTML (FileNet)」です。サイト管理者がカスタム・ステップ・プロセッサーを 作成している場合は、リストから適切なプロセッサーを選択してください。
  4. 「再割り当て」オプションを選択します。このステップを他のユーザーに割り当てることを ユーザーに許可する場合は、「参加者にステップの再割り当てを許可する (Allow participants to reassign step)」チェック・ボックスを選択します。
  5. 必要な場合、ステップの有効期限を設定します。ステップの有効期限および有効期限切れのステップに関する注意メモを、トラッカー・アプリケーションでワークフロー履歴と一緒に表示したり、E メール通知で送信したりできます。
  6. 「データ・フィールド」を選択して、このステップで使用できるようにします。データ・フィールド値は、後で ユーザーが設定します。
    1. データ・フィールド」をクリックします。「プロパティーの設定 - ステップ情報 - フィールドの選択」ページが開きます。
    2. データ・フィールドを追加するには、「使用可能なデータ・フィールド (Available Data Fields)」リストから 必要なフィールドを選択します。「単一アイテムを追加 (Add Single Item)」アイコンをクリックすると、その名前が「現在のデータ・フィールド」リストに追加されます。 「すべてのアイテムを追加 (Add All Items)」アイコンをクリックすると、すべてのフィールドがリストに追加されます。
    3. データ・フィールドを削除するには、「現在のデータ・フィールド」リストから 目的のフィールドを選択します。「単一アイテムを削除 (Remove Single Item)」アイコンをクリックすると、その名前が 「現在のデータ・フィールド」リストから削除されます。 「すべてのアイテムを削除 (Remove All Items)」アイコンをクリックすると、すべてのフィールドが現在のリストから削除されます。
  7. 「添付」を選択して、このステップで使用できるようにします。特定のドキュメントまたはフォルダーは、後で ユーザーが設定します。
    1. 添付」をクリックします。「プロパティーの設定 - ステップ情報 - 添付の選択」ページが開きます。
    2. 添付を追加するには、必要な添付を「使用可能な添付」リストから選択します。「単一アイテムを追加 (Add Single Item)」アイコンをクリックすると、その名前が「現在の添付」リストに追加されます。「すべてのアイテムを追加 (Add All Items)」アイコンをクリックすると、すべての添付がリストに追加されます。
    3. 添付を削除するには、目的の添付を「現在の添付」リストから選択します。「単一アイテムを削除 (Remove Single Item)」アイコンをクリックすると、その名前が「現在の添付」リストから削除されます。 「すべてのアイテムを削除 (Remove All Items)」アイコンをクリックすると、すべてのフィールドがリストから削除されます。
  8. ユーザー向けに、このステップを完了するための具体的なインストラクションがあれば 入力します。例えば、このステップを完了するには、どのデータ・フィールド値を 設定する必要があるかを参加者に指示できます。
  9. このステップの参加者を選択します。ワーク・アイテムは、所定ステップの参加者として 選択されたユーザーまたはグループにのみルーティングされます。
    1. 参加者」をクリックします。「参加者の選択」ページが開きます。
    2. ユーザーまたはグループの名前を検索します。
      1. ユーザー」オプションまたは「グループ」オプションを選択し、選択可能な名前リストの対象範囲を狭めます。
      2. 検索する名前の最初の 1 文字以上を入力します。例えば、aalberto および amoss という名前のユーザーを検索するには、「a」と入力します。「a」で始まるユーザー名がすべて返されます。さらに多くの文字を入力することで、検索対象を絞ることができます。例えば、aal と入力すると aalberto および aallen が返されますが、alemon または amoss は返されません。
      3. 検索」をクリックします。検索テキストと一致する名前が表示されます。

        注:  一致する名前の数がデフォルトの表示数よりも多いと、画面には検索結果が一部しか表示されません。検索条件を変更して再度「検索」をクリックし、より多くの結果を表示することができます。

      4. リストから 1 つ以上の名前を選択し、「選択内容に追加」をクリックします。返された名前をすべて使用する場合は、「選択内容にすべて追加 (Add all to selection)」をクリックしてください。Ctrl キーまたは Shift キーを押したままクリックすることで、複数の名前を選択できます。
      5. 「現在の参加者」ボックスにある名前のリストを確認します。必要な場合、追加の検索を実行して、「現在の参加者」リストに必要なすべての名前を取得してください。
    3. 参加者を削除するには、「現在の参加者」リストから該当するユーザー名を選択し、「削除」をクリックします。
    4. (オプション)参加者全員がステップを承認しなければならないのではなく、一定数の承認が得られればいいように指定できます。このようにするには、「はい、投票承認ルーティングを作成します」 チェック・ボックスを選択して、必要な承認の数を入力します。