重要レコードのレビューと承認

重要レコードのレビューは、関連付けられた繰り返しイベントに伴って発生する継続的なプロセスです。繰り返しイベントにより、重要レコードのレビューが行われる頻度が決まります。繰り返しレビュー・イベントが発生するたびに、そのイベントに関連付けられた重要レコード・レビュー・ワークフローが起動されます。レビュー対象の重要レコードは、レビューアーの受信トレイまたは RecordsManagerApproval パブリック受信トレイにワーク・アイテムとして表示されます。ワーク・アイテムを選択すると、承認ステップが表示されます。

レビュー・ステップ

このワークフローの完了方法に関する全般的な情報については、「廃棄ワークフローの使用」を参照してください。

「レビュー・ステップ」ページには、影響を受けたエンティティーの名前、レビューアーの名前、およびワークフローをトリガーしたイベントが表示されます。このページには、レビュー・コメントおよび現在のレビュー日付を入力する場所があります。これらの入力内容は変更が可能です。

重要レコードをレビューするには

  1. 「レビュー・コメント」フィールドにコメントを入力します。
  2. 必要に応じて、カレンダー・アイコンをクリックし、実際にエンティティーをレビューする日付を選択します。
  3. 全般的なワークフローの手順に従って操作を完了します。

承認ステップ

「承認ステップ」ページでは、重要レコードの承認を行います。このページには、レコードをレビューした担当者、およびワークフローの起動をトリガーしたレビュー・イベントが表示されます。「承認」ページを使用することにより、Records Manager は、レビューアーが入力したレビュー・コメントを変更することができます。

レビュー済み重要レコードを承認するには

  1. 必要に応じて、「重要レコード・レビュー・コメント」フィールド内のコメントを変更し、さらに「次回の重要レビュー日付」フィールドに日付を入力して、重要レコードの次回のレビュー日付を変更します。
  2. 全般的なワークフローの手順に従って操作を完了します。

Records Manager が重要レコードを承認すると、レビュー・コメントおよびレコードに対する次回のレビュー日付がシステム内で更新されます。さらに、重要レコードの次回のレビューが、指定した日付でスケジュールされます。