Definir un programa de disposición
Un usuario autorizado define un programa de disposición y lo asocia a una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Un Gestor de registros o un Administrador de registros pueden definir un programa de disposición. De acuerdo con el modelo de datos de PRO, un Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor puede asignar un programa de disposición a una entidad. En los modelos de datos básicos y DoD, un Gestor de registros o un Administrador de registros asignan un programa de disposición a una entidad.
Los programas de disposición pueden tener varias fases en que las entidades afectadas comprueban la disposición en pasos como revisión, exportación, transferencia o destrucción. A pesar de que un programa de disposición no requiere varias fases, el programa normalmente consta de dos fases:
- Una fase de límite de corte para finalizar la vida útil de la entidad.
- Una fase para especificar la disposición final tras el límite de corte.
Para definir un programa de disposición
- Seleccione la ficha Disposición.
- Haga clic en
Programas de disposición
- Haga clic en
Agregar programa de disposición
Paso 1
Describir programa
- Escriba el nombre y la descripción del programa.
- Introduzca el nombre de la autoridad responsable para la disposición de entidades y haga clic en Siguiente.
Paso 2 Definir
activación
En este paso, defina la condición que activa el límite de corte de las entidades. Un límite de corte puede ser automático o puede que necesite aprobación. Para requerir una aprobación, especifique una acción de límite de corte de disposición. Para el límite de corte automático, no especifique una acción de límite de corte de disposición.
- Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar el activador que inicia el límite de corte.
- Si lo desea, defina un desplazamiento de evento de disposición para especificar un intervalo de tiempo entre el inicio de un límite de corte y el inicio de la acción de límite de corte asociada.
- Si lo desea, seleccione una acción de límite de corte de disposición para asociarla con el programa.
- Todas las acciones de límite de corte se han agregado en la ficha Configurar de
IBM InfoSphere Enterprise Records y tienen un flujo de trabajo asociado. El barrido de disposiciones inicia automáticamente este flujo de trabajo después del límite de corte más cualquier desplazamiento. El menú desplegable Acción de límite de corte de disposición contiene sólo aquellas acciones que pertenecen al tipo de acción del límite de corte. Para obtener más información sobre las acciones, consulte Acciones.
- El menú desplegable Base de límite de corte proporciona un conjunto de
propiedades de fechas de IBM InfoSphere Enterprise Records que calculan las fechas de
límite de corte según cada una de las propiedades de entidades de IBM InfoSphere
Enterprise Records. Si deja este conjunto en [Fecha de evento], el barrido de disposición usa la fecha del evento del activador para el cálculo del límite de corte. El barrido de disposición agrega el desplazamiento del evento de disposición a la fecha
básica de límite de corte para computar la fecha de límite de corte.
Por ejemplo, para establecer la fecha de límite de corte en 2 años después de que
se haya creado el registro, establezca la fecha Base de límite de corte en "Fecha de
creación" y Desplazamiento de evento de disposición en 2 años. El barrido de disposición utilizará la fecha de creación de cada registro para computar la fecha de límite de corte.
- Haga clic en Siguiente para crear uno o más períodos de retención (llamados fases) para el programa actual. Si hace clic en Finalizar, las entidades asociadas con el programa de disposición no tienen un período de retención específico.
Paso 3 Definir
fases
La asociación de fases con un programa de disposición permite ejecutar diversas operaciones en una entidad a intervalos diferentes. Cada fase especifica un período de retención y una acción de disposición para una entidad. Por ejemplo, para revisar una entidad antes de que se elimine, agregue dos fases al programa de disposición. La primera fase especifica una revisión de la entidad y la segunda fase especifica la eliminación de la entidad.
IBM InfoSphere Enterprise Records ejecuta varias fases en un programa de disposición en
la secuencia con la que agrega las fases al programa.
También puede definir varias retenciones alternativas en una fase. Las retenciones alternativas ofrecen diversos períodos de retención en función de un valor de propiedades.
Si ninguna de las condiciones de retención alternativas son verdaderas, IBM InfoSphere
Enterprise Records utiliza el período de retención predeterminado. Sí más de una
condición de retención alternativa es verdadera, IBM InfoSphere Enterprise Records aplica
la retención alternativa con el período de retención más largo.
Nota El número de retenciones alternativas o la
complejidad de sus criterios tendrá influencia en el rendimiento del cálculo de
retenciones.
Después de que IBM InfoSphere Enterprise Records haya aplicado la acción de límite
de corte en una entidad, la primera fase de un programa de disposición se aplica a dicha
entidad. Al final del período de retención de la primera fase, las entidades vencen para la acción de disposición asociada con la fase.
Después de que IBM InfoSphere Enterprise Records haya completado la acción de disposición
asociada, la fase siguiente del programa comienza después de la aprobación de un usuario
autorizado.
Para agregar una fase en el programa de disposición
- Haga clic en Agregar nuevo para abrir la página Propiedades de la fase.
- Introduzca un nombre y una descripción para la fase.
- En el menú desplegable, seleccione una acción de fase.
- Las acciones se han creado en la ficha Configurar de IBM InfoSphere
Enterprise Records.
- IBM InfoSphere Enterprise Records completa la acción en entidades al final de
la fase.
- Cada acción incluye un flujo de trabajo predefinido que IBM InfoSphere
Enterprise Records inicia para la acción.
Nota Las fases que transfieren o destruyen
entidades son fases finales. No puede agregar otra fase después de estos tipos de acciones.
- En el campo Necesita cribado, seleccione True para requerir la revisión de las entidades antes de iniciar el flujo de trabajo asociado con la fase. Si no se necesita el cribado, seleccione False.
- Si selecciona la acción Transferir, Exportar o Transferencia provisional para la fase, debe especificar una ubicación en el campo Destino de exportación. La ubicación puede estar:
- En un servidor remoto. Por ejemplo, \\<nombre del
servidor>\<nombre de carpeta>.
- En una carpeta de una unidad local. Por ejemplo, <unidad
local>:\<nombre de carpeta>.
- Especifique un período de retención predeterminado para las entidades en esta fase. Se necesita un valor si no asigna períodos de retención alternativos.
- Para configurar condiciones para que las entidades permanezcan en la fase durante períodos más largos o más cortos de acuerdo con una propiedad, complete los pasos siguientes para crear períodos de retención alternativos.
- Haga clic en Agregar nuevo para que aparezca la pantalla Retención alternativa.
- En el menú desplegable, seleccione el nombre de la propiedad.
- Seleccione un operador de la lista desplegable.
- Especifique el valor de la propiedad. El valor que especifica depende de la propiedad.
- Seleccione la Base de retención como fecha de inicio para el período de retención.
- Especifique Días del período de retención en años, meses o días. IBM InfoSphere
Enterprise Records agrega el valor especificado a la Base de retención. En la fecha
resultante, IBM InfoSphere Enterprise Records aplica la acción de la fase a la entidad.
- Haga clic en Aceptar para agregar esta retención alternativa al programa actual y volver a la pantalla Propiedades de la fase.
- Haga clic en Agregar nuevo para seguir agregando retenciones alternativas a cada condición.
IBM InfoSphere Enterprise Records completa los datos de la retención alternativa anterior
en todos los campos, de modo que puede cambiar los campos necesarios. Si fuera necesario, puede seleccionar la casilla de verificación Quitar de una retención alternativa y hacer clic en Aplicar para suprimir esa condición.
- Para finalizar la fase haga clic en Aceptar. IBM
InfoSphere Enterprise Records agrega la fase y los datos a la lista de fases del
programa.
- Para agregar más fases, haga clic en Agregar nuevo. O bien, puede hacer clic en Finalizar para completar el programa de disposición.