Dokument hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, einem Objektspeicher mindestens ein Dokument hinzuzufügen. Sie können eine Aktion zum Hinzufügen verwenden oder die Dokumente auf Drag files here to add (Dateien zum Hinzufügen hier ablegen) ziehen. Verwenden Sie die Aktion Dokument hinzufügen oder Erweitertes Hinzufügen von Dokumenten, um jeweils ein Dokument hinzuzufügen. Ziehen Sie mindestens ein Dokument, um mehrere Dokumente gleichzeitig hinzuzufügen.

Sie können auch von einer über Integration for Microsoft Office integrierten Microsoft® Outlook-Instanz oder Microsoft® Office-Anwendung aus Dokumente direkt hinzufügen. Beim Hinzufügen können Sie angeben, welche Dokumente Sie einem Objektspeicher hinzufügen wollen. Außerdem werden Eigenschaften zugewiesen, die Informationen zum Dokument definieren.

Sie können das Verfahren zum Hinzufügen neuer Dokumente optimieren, indem Sie (oder ein Administrator) eine Erfassungsvorlage entwerfen, die Standardinformationen bereitstellt. Mit einer Erfassungsvorlage können Sie z. B. die Dokumentklasse und andere Dokumenteigenschaften automatisch zuweisen. Eine Erfassungsvorlage kann zu einem bestimmten Ordner gehören. Wenn Sie ein Objekt einem Ordner mit einer zugeordneten Erfassungsvorlage hinzufügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstelle des Standardassistenten verwendet. Ist mehr als eine Erfassungsvorlage dem Ordner zugeordnet, können Sie die gewünschte auswählen. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in Mit Erfassungsvorlagen arbeiten. Weitere Informationen zum Zuordnen von Erfassungsvorlagen zu einem Ordner finden Sie in Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen.

Wenn Sie einem Ordner mit mehreren zugehörigen Erfassungsvorlagen mehrere Dokumente hinzufügen, ermöglicht Workplace XT Ihnen, mit den ausgewählten Dokumenten zu arbeiten, bevor Sie sie einem Objektspeicher hinzufügen. Sie können z. B. bestimmte Dokumente entfernen, bevor Sie Ihre Dokumente hinzufügen.

Nachdem Sie ein Dokument einem Objektspeicher hinzugefügt haben, können Sie es anhand der verschiedenen Aktionen verwalten, die Ihnen über die Symbolleiste oder über die Schaltfläche Aktionen zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie das Dokument aus einem Objektspeicher auschecken, es bearbeiten und es danach wieder in den Objektspeicher einchecken. Außerdem können Sie die lokale Kopie des hinzugefügten Dokuments automatisch löschen, wenn Ihr Dokument überwacht wird.

Assistenten zum Hinzufügen

Ihr Siteadministrator bestimmt durch Festlegen der Sitevorgabe für die Anzeige der Seite 'Autor', welche Aktionen Ihnen für das Authoring von Dokumenten zur Verfügung stehen. Je nach Sitevorgabe stehen Ihnen zwei Gruppen von Optionen (Dokument hinzufügen und Erweitertes Hinzufügen von Dokumenten bzw. Öffnen und Erweitert öffnen) oder nur eine (Dokument hinzufügen und Öffnen) zur Verfügung. Die verfügbaren erweiterten Aktionen werden unter der Option Weitere Aktionen in der Symbolleiste oder im Popup-Menü angezeigt.

So starten Sie den Vorgang zum Hinzufügen:

Dokument auswählen

Sie können Dokumente hinzufügen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind oder außerhalb Ihrer Umgebung liegen (etwa auf einer Webseite), indem Sie einen Pfad angeben. Wenn der eingegebene Pfad auf ein nicht vorhandenes Dokument verweist, wird ein neues Dokument ohne Inhalt angelegt. Sie können auch ein externes Objekt hinzufügen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch repräsentiert und anhand einer Sammlung von Eigenschaften überwacht werden kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Satz von Schulungs-DVDs.

Tipp für Sprachausgabeprogramme Wenn Sie einen anderen Typ aus der Liste Typ auswählen, ändern sich die Optionen auf der Seite.

Lokale Datei löschen wird angezeigt, wenn Ihr Dokument überwacht wird. Wählen Sie diese Option aus, wenn die lokale Kopie des Dokuments, das Sie einchecken, nach Abschluss des Hinzufügevorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Speichern und schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie. Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option überschreiben können oder nicht.

Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist. Dies kann der Fall sein, nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.

Hinweis Vor dem Hinzufügen eines Dokuments zu einem Objektspeicher wählen Sie dieses Dokument mithilfe von Integration for Microsoft Office oder Application Integration über eine integrierte Office-Anwendung aus.

Erfassungsvorlage auswählen

Sie können ein Dokument einem Ordner hinzufügen, dem mehrere Erfassungsvorlagen zugewiesen sind. Sie müssen die gewünschte Erfassungsvorlage in der Liste Erfassungsvorlagen auswählen. Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen, wählen Sie keine Erfassungsvorlage aus. Stattdessen werden die Dokumente nach Dateitypkategorie gruppiert und Sie können die hinzuzufügenden Dokumente auswählen.

Eigenschaften zuweisen

Eigenschaften sind Informationen über das Dokument, etwa sein Ablageort in einem Objektspeicher sowie die Klasse und die Eigenschaftswerte. Beim Hinzufügen eines Dokuments über eine Erfassungsvorlage kann es sein, dass einige oder alle Eigenschaften bereits vordefiniert sind. Dokumente können je nach der Sitevorgabe Ordnerauswahl erforderlich einem bestimmten Ordner oder direkt einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Die Klasse bestimmt, welche Eigenschaften dem Dokument zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie in Mit Eigenschaften arbeiten.

HINWEISE 

Zusammengesetzte Dokumente

Es besteht auch die Möglichkeit, das Dokument zum übergeordneten Dokument eines zusammengesetzten Dokuments zu erklären, und Sie können untergeordnete Dokumente dem übergeordneten zuweisen. Die Option für ein zusammengesetztes Dokument steht nicht zur Verfügung, wenn Sie ein Dokument per Drag and Drop oder mit der Aktion Dokument hinzufügen hinzufügen, während die Aktion Erweitertes Hinzufügen von Dokumenten ebenfalls zur Verfügung steht.

Versionen

Standardmäßig wird das Dokument als eine Hauptversion hinzugefügt. Eine Hauptversion wird im Allgemeinen allen Benutzern zugänglich gemacht.

Sicherheit

Sie können auch die Zugriffsberechtigungen für das Dokument ändern, indem Sie den Berechtigungsabschnitt erweitern. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn Sie ein Dokument mit der Aktion Dokument hinzufügen hinzufügen, während die Aktion Erweitertes Hinzufügen von Dokumenten ebenfalls zur Verfügung steht. Stattdessen erhält des Dokument die standardmäßigen Zugriffsrechte und Berechtigungen, die der Dokumentklasse des Dokuments zugeordnet sind.

Klassifizierte Dokumente

Wenn Records Manager auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie einem Objektspeicher für Schriftstücke klassifizierte Dokumente hinzufügen, indem Sie eine Klasse für das jeweilige klassifizierte Dokument wählen. Die Klassifizierungswerte können nach Bedarf aktualisiert werden.

Ziehvorgang abbrechen

Wenn Sie Dokumente ziehen und den Vorgang abbrechen, nachdem der Download der Dokumente begonnen hat, werden dem Objektspeicher nur die Dokumente hinzugefügt, die vor dem Abbrechen des Vorgangs verarbeitet wurden.