Modifica di un documento

Per modificare un documento in un archivio oggetti, eseguirne innanzitutto il check-out utilizzando l'azione Check-out. Al termine delle modifiche, è possibile eseguire nuovamente il check-in del documento in un archivio oggetti. Quando si esegue il check-in di un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento può essere sottoposto a check-out. Altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento, anche se ne è stato sottoposto a check-out.

Se è installato File Tracker, è possibile tenere traccia di un documento nella workstation locale dopo averlo sottoposto a check-out da un archivio oggetti. È possibile, quindi, individuare il documento con facilità se si desidera annullare il check-out, salvare il documento o sottoporlo a check-in. Un'altra funzione utile consiste nella possibilità di eliminare automaticamente la copia locale di un documento dalla workstation locale al termine di una procedura di check-in o dopo l'annullamento di una procedura di check-out. La funzionalità di eliminazione dipende dall'amministratore del sito.

È possibile modificare un documento adoperando i seguenti 8metodi:

Check-out di un documento

Con il check-out, un documento viene aperto per la modifica e viene bloccato nell'archivio oggetti fino a quando non viene eseguito il check-in di una nuova versione. In base alle preferenze sito per l'archivio oggetti, il documento viene sottoposto a check-out in modalità collaborativa o esclusiva. Con il check-out collaborativo, con la necessaria autorizzazione è possibile eseguire il check-in di un documento anche se al momento è sottoposto a check-out da qualche altro utente. Con il check-out esclusivo,il documento è sottoposto a check-out da un utente specifico e solo tale utente può sottoporlo nuovamente a check-in.

Per eseguire il check-out di un documento

  1. Utilizzare Sfoglia o Cerca per individuare il documento che si desidera sottoporre a check-out.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome documento e scegliere Check-out. Per selezionare più documenti, selezionare le caselle di controllo a sinistra degli oggetti da sottoporre a check-out. Per selezionare tutte le voci nella pagina, selezionare la casella di controllo a sinistra della riga del titolo dell'elenco di oggetti. Dal menu Azioni scegliere Check-out. Rivedere l'elenco degli oggetti selezionati per verificarne l'esattezza.

    NOTA  Se nel menu non compare la voce Check-out, non è possibile eseguire il check-out di uno o più documenti selezionati. Ripetere la selezione con una serie diversa di documenti.

  3. Selezionare una delle seguenti opzioni:

Per sottoporre a check-out un documento da un'applicazione Office

Si sottopone a check-out un documento da un archivio oggetti per modificarne il contenuto. Durante il check-out del documento, sono possibili le azioni seguenti:

  1. Dal menu FileNet, fare clic su Apri > Seleziona voce per sfogliare e cercare un documento.
  2. Individuare l'archivio oggetti e la cartella in cui è archiviato il documento. Per ulteriori informazioni sulla selezione delle operazioni appropriate da eseguire per sottoporre a check-out un documento da un'applicazione Office, vedere Seleziona oggetto.

    NOTA  Se si fa clic su Annulla nella finestra di dialogo Salva con nome per annullare il check-out, il documento non rimane nello stato di sottoposto a check-out. È necessario annullare il check-out. La finestra di dialogo Salva con nome viene visualizzata solo se l'amministratore del sito ha impostato su Sì l'opzione Mostra finestra di dialogo Salva con nome. Per ulteriori informazioni su questa impostazione, rivolgersi all'amministratore del sito.

  3. Specificare l'archivio oggetti contenente il documento.

Elenco check-out

Utilizzare l'elenco di check-out per visualizzare i documenti attualmente sottoposti a check-out. Nell'elenco vengono visualizzati solo i documenti associati alle applicazioni Office attualmente in uso e i documenti sottoposti a check-out. Ad esempio, se si sta utilizzando Word, verranno visualizzati solo i documenti di Word.

L'elenco viene utilizzato anche per definire la registrazione dei file quando si esegue una procedura che richiede un'associazione tra il documento locale e il documento corrispondente in un archivio oggetti, ad esempio un check-in o il salvataggio di un documento. Se la traccia non è stata conservata, all'utente viene chiesto di utilizzare l'elenco per impostare la traccia del file. Un documento, ad esempio, viene sottoposto a check-out e attualmente viene risottoposto a check-in da un'applicazione Office. Se si desidera, l'elenco fornisce un elenco dei documenti sottoposti a check-out e il documento locale può essere associato a uno dei documenti sottoposti a check-out.

Per accedere all'elenco dei check-out da un'applicazione Office

A seconda dell'applicazione, selezionare una delle seguenti opzioni.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Passare gruppo Apri nella scheda IBM ECM sul Ribbon di Office 2007 e fare clic su Check-out.
  2. In Sfoglia, selezionare il documento sottoposto a check-out da aprire. Quando viene visualizzato un lungo elenco di documenti, è possibile filtrarli in base all'applicazione in cui sono stati creati, ad esempio Word o Excel.
  1. Dal menu FileNet, fare clic su Apri documento e selezionare I miei check-out.
  2. Specificare l'archivio oggetti contenente il documento.
  3. Dall'elenco dei documenti attualmente sottoposti a check-out dall'archivio oggetti selezionato, fare clic su Seleziona sotto il nome del documento. Il documento selezionato viene aperto in un'applicazione Office.

 

Check-in di un documento

Quando si sottopone a check-in un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento diventa accessibile agli altri utenti per il check-out. Gli altri utenti possono visualizzare e scaricare sempre una copia di un documento, indipendentemente dal fatto che sia stato sottoposto a check-out. Per ulteriori informazioni sulle versioni di un documento, vedere Gestione delle versioni dei documenti.

È possibile utilizzare la procedura guidata Check-in e Check-in rapido per eseguire il check-in di un documento da Workplace o da un'applicazione integrata. La differenza tra le due procedure consiste nel fatto che il check-in rapido fornisce un metodo più veloce per eseguire il check-in di un documento senza modificarne la classe, le proprietà o la sicurezza.

La procedura guidata Check-in può variare a seconda della modalità di check-in del documento e del tipo di personalizzazione di Workplace effettuato dall'amministratore del sito. Se il documento è stato creato con un modello di immissione, il modello specificare che il documento deve essere sottoposto a check-in utilizzando la versione più recente del modello di immissione. Poiché i modelli di immissione normalmente forniscono un'interfaccia più semplice, è possibile che venga visualizzato un numero di passi inferiore rispetto a quelli visualizzati quando viene eseguito il check-in di documenti creati senza un modello di immissione.

Per avviare la procedura guidata di check-in

Per ulteriori informazioni, fare clic su uno dei seguenti passi della procedura guidata Check-in. È possibile che non vengano visualizzate tutte questi passi.

Selezione di un documento (pagina Autore)

  1. Dalla pagina Autore, fare clic su Check-in documento.
  2. Selezionare l'archivio oggetti che contiene il documento da sottoporre a check-in. Nell'archivio sono indicati tutti i documenti attualmente sottoposti a check-out dall'utente.
  3. Fare clic su Seleziona sotto il documento desiderato.

Imposta proprietà

La pagina Imposta proprietà mostra la classe oggetto di default (base) e le proprietà assegnate a tale classe. È possibile selezionare una sottoclasse creata dall'amministratore di sistema.

Per modificare la classe oggetto

Fare clic sul link Modifica classe nella parte superiore della pagina e selezionare una classe.

Per impostare le proprietà

  1. Rivedere le proprietà associate all'oggetto aggiunto o sottoposto a check-in. Un'icona identifica le proprietà che richiedono un'immissione per procedere.
  2. Immettere o modificare i valori delle proprietà visualizzati. Alcune proprietà possono essere modificate direttamente da questa pagina, mentre per altre è necessario fare clic sul nome della proprietà o su un'icona di controllo calendario per modificare i valori. Per assistenza su proprietà sconosciute, consultare l'amministratore di sistema.
  3. Per i documenti composti, selezionare o No indicando che il documento aggiunto sarà un documento composto. Fare clic su Aggiungi secondario per aggiungere documenti secondari che verranno associati al documento che si sta aggiungendo. Il documento viene considerato come documento principale. Fare clic su Mostra per visualizzare i documenti secondari associati al documento principale.
  4. Fare clic su Avanti per continuare.

Imposta sicurezza

La sicurezza protegge i documenti all'interno di Workplace e controlla le autorizzazioni concesse a utenti e gruppi per visualizzare o lavorare con gli oggetti. Durante il check-in di un documento, è possibile modificare la sicurezza.

Per assegnare un criterio di sicurezza

  1. Se non sono stati assegnati criteri di sicurezza, fare clic su Assegna criterio.
  2. Fare clic su Ottieni informazioni per visualizzare le informazioni relative a qualsiasi criterio di sicurezza riportato in elenco.
  3. Fare clic su Seleziona sotto il nome del criterio di sicurezza che si desidera assegnare.
  4. Per modificare o rimuovere un criterio di sicurezza assegnato, fare clic su Rimuovi assegnazione criterio.
  5. Per ulteriori informazioni sui criteri di sicurezza e sulla loro applicazione, vedere Uso dei criteri di sicurezza.

Per impostare o modificare la sicurezza

  1. Rivedere le impostazioni di sicurezza esistenti.
  2. Per aggiungere nuovi utenti o gruppi, fare clic su Aggiungi nuovo: viene visualizzata la pagina Imposta sicurezza - Seleziona utenti/gruppi, che consente di cercare nomi specifici.
    1. Selezionare il dominio in cui effettuare la ricerca. Fare clic sulla freccia giù in corrispondenza di Seleziona in, quindi selezionare il nome di dominio desiderato dall'elenco.
    2. Selezionare l'opzione Utenti o Gruppi per circoscrivere l'elenco dei nomi disponibili per l'aggiunta.
    3. Digitare i primi caratteri dei nomi da cercare. Ad esempio, per individuare gli utenti di nome aalberto e amoss, digitare a. Verranno restituiti tutti i nomi utente che iniziano con "a". Per circoscrivere le ricerca, immettere più caratteri. Ad esempio, aal restituisce aalberto e aallen, ma non alemon né amoss.
    4. Fare clic su Cerca. Dopo alcuni secondi vengono visualizzati i nomi corrispondenti.
      • Se il numero di nomi corrispondenti è superiore a quello di default per la visualizzazione, non vengono visualizzate tutte le corrispondenze. Sarà necessario modificare i criteri di ricerca e fare nuovamente clic su Cerca per visualizzare più risultati.
      • Quando si ottengono i risultati desiderati, selezionare i nomi che interessano dall'elenco. Per selezionare più nomi dall'elenco, utilizzare i tasti Ctrl o Maiusc mentre si fa clic con il mouse.
    5. Fare clic su Accetta per proseguire l'impostazione della sicurezza per i nomi selezionati. Viene aperta nuovamente la pagina Imposta sicurezza con il nome del nuovo utente o gruppo nell'elenco di utenti autorizzati.
  3. Se necessario, cambiare i diritti di accesso per un utente o un gruppo specifico.
    1. Fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo. Viene visualizzata la pagina Imposta sicurezza - Impostazioni.
    2. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo per consentire o meno i singoli livelli di autorizzazione a seconda della necessità. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione della sicurezza.
    3. Fare clic su Accetta.
  4. Fare clic su Avanti per continuare.

Selezione di un file

Completare la procedura di check-in del documento selezionando il file che rappresenta l'origine del contenuto del documento.

NOTA  Se viene eseguito il check-in di un documento da un'applicazione Office, non è necessario selezionare un file. Il documento è già aperto e selezionato e l'ubicazione da cui è stato eseguito il check-out del documento è controllata dall'elenco check-out.

Per selezionare un file per il check-in

  1. Selezionare una delle seguenti opzioni:
  2. Completare il processo di check-in. Alla fine della procedura guidata potrebbe essere visualizzata una pagina di conferma. Per ulteriori informazioni, vedere Prompt di conferma.

Check-in rapido

L'azione Check-in rapido fornisce un metodo rapido per eseguire il check-in di un documento senza modificarne la classe, le proprietà o la sicurezza. L'unica pagina visualizzata della procedura guidata è Seleziona file, che consente di individuare la nuova versione del documento. Il check-in rapido utilizza l'impostazione di default per "Check-in per versione principale" (pagina Proprietà) in base a quanto definito dall'amministratore del sito.

Per effettuare il check-in di un documento utilizzando le stesse informazioni del check-out

  1. Spostarsi sul documento di cui si desidera eseguire il check-in, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi selezionare Check-in rapido dal menu.
  2. Selezionare una delle seguenti opzioni:

Per sottoporre a check-in un documento da un'applicazione Office

  1. Dopo avere modificato il documento, dal menu FileNet P8 fare clic su Check-in documento.

  2. Fare clic su Check-in rapido o su Utilizza Procedura guidata check-in e immettere le informazioni necessarie per il documento.

Annullamento di un check-out

È possibile annullare il check-out di un documento affinché agli altri utenti possano sottoporlo a check-out. Ad esempio nel caso sia stato eseguito il check-out per modificare il documento e successivamente si desideri annullare tali modifiche. Una volta annullato il check-out, il documento acquisisce di nuovo lo stato e il numero di versione precedenti il check-out. Per ulteriori informazioni sulle versioni dei documenti, vedere Gestione delle versioni dei documenti.

NOTE 

Per annullare un check-out dalla pagina Autore in Workplace

  1. Fare clic su Annulla check-out. Viene visualizzata la pagina Elenco check-out.
  2. Selezionare l'archivio oggetti contenente il documento da modificare.

    Viene visualizzato un elenco di tutti documenti attualmente sottoposti a check-out dall'archivio oggetti. Per selezionare un altro archivio oggetti, selezionare Archivi oggetti in corrispondenza di Percorso.

  3. Fare clic su Seleziona in corrispondenza della descrizione del documento desiderato.

    Quando File Tracker è disponibile, appare la pagina Annulla check-out. Questa visualizza l'ubicazione della copia locale del documento sottoposto a check-out da un archivio oggetti e quindi scaricato nella workstation. Fare clic su Sfoglia per specificare il file corrispondente al check-out del documento che si desidera annullare. Utilizzare Sfoglia anche per individuare un documento precedentemente tracciato ma non più disponibile.

    Inoltre, fare clic su Elimina file locale se si desidera che la copia locale del check-out del documento che si sta annullando venga eliminata dalla workstation al completamento della procedura di annullamento. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione.

    NOTA  In alcuni casi, un file viene eliminato mentre è ancora aperto e dopo che si è specificato che si desiderava eliminare il file locale.

    L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default dell'opzione Elimina file locale.

  4. Fare clic su Accetta per portare a termine l'operazione.

Per annullare un check-out da Sfoglia o Cerca

  1. Ricercare o selezionare il documento desiderato.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento e selezionare Annulla check-out dal menu. Per selezionare più documenti, selezionare le caselle di controllo a sinistra degli oggetti da archiviare. Per selezionare tutte le voci nella pagina, selezionare la casella di controllo a sinistra della riga del titolo dell'elenco di oggetti. Dal menu Azioni, scegliere Annulla check-out. Rivedere l'elenco degli oggetti selezionati per verificarne l'esattezza.
  3. Il nome del documento selezionato viene visualizzato all'interno della pagina Annulla check-out.

    Quando File Tracker è disponibile, appare la pagina Annulla check-out. Questa visualizza l'ubicazione della copia locale del documento sottoposto a check-out da un archivio oggetti e quindi scaricato nella workstation. Fare clic su Sfoglia per specificare il file corrispondente al check-out del documento che si desidera annullare. Utilizzare Sfoglia anche per individuare un documento precedentemente tracciato ma non più disponibile.

    Inoltre, fare clic su Elimina file locale se si desidera che la copia locale del check-out del documento che si sta annullando venga eliminata dalla workstation al completamento della procedura di annullamento. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione.

    NOTA  In alcuni casi, un file viene eliminato mentre è ancora aperto e dopo che si è specificato che si desiderava eliminare il file locale.

    L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default dell'opzione Elimina file locale.

  4. Accettare il check-out annullato.

Per annullare un check-out da un'applicazione Office

  1. Aprire la copia del documento sottoposto a check-out in un'applicazione Office.
  2. Dal menu FileNet P8, scegliere Annulla check-out.
  3. Fare clic su OK. Il check-out viene annullato.