Las preferencias de sitio de perfil determinan el proceso en el cual los elementos de Microsoft® Outlook, como mensajes y elementos de calendario, se agregan a un almacén de objetos desde Outlook. Puede agregar un perfil nuevo o modificar los que ya existen. Los siguientes títulos se refieren a los parámetros de configuración.
Use los campos Nombre de perfil y Descripción de perfil para etiquetar un perfil. Si está editando un perfil que ya existe, introduzca la información actualizada en estos campos. El nombre de perfil que se especifica en estos campos aparece en una lista de perfil cuando los usuarios agregan un elemento de correo electrónico desde Outlook.
Haga clic en Seleccionar roles de acceso para especificar los grupos de usuario que tendrán acceso al perfil que usted está creando o editando.
Especifique junto a cada opción si la opción se puede modificar durante un proceso de adición. Cuando los usuarios seleccionan un perfil al agregar un mensaje de correo, las opciones de mensaje de correo electrónico que se especifican aparecen en el perfil. Las tres opciones que determinan si los usuarios pueden modificar configuraciones son Editable, Sólo lectura u Ocultar:
Los elementos de Outlook se pueden agregar como tipo .msg (formato de correo electrónico), como tipo .txt (formato de texto) o como ambos. Usted especifica el tipo de archivo en el que desea agregar mensajes de correo electrónico en un perfil. Seleccione la opción Sí, ubicada junto a las opciones Agregar correo electrónico como archivo .msg y Agregar correo electrónico como archivo .txt, para especificar la adición de mensajes de correo electrónico como archivos .msg y .txt.
Puede elegir asignar una plantilla de entrada para utilizarla al agregar un archivo .msg y .txt, para simplificar la tarea de un usuario. La información específica del correo electrónico, como por ejemplo Para y Asunto, se asigna automáticamente desde el correo electrónico a las propiedades de clase cuando se agrega el archivo .msg o .txt a un almacén de objetos.
Si selecciona una plantilla de entrada, el nombre de la plantilla de entrada aparece en un perfil.
La información específica del correo electrónico, como De, Para y CC, puede aparecer con una dirección de correo electrónico completa en lugar de sólo un nombre para mostrar en las propiedades de clase o subclase de correo electrónico una vez que se agrega un archivo .msg o .txt a un almacén de objetos. El formato en que aparece la dirección de correo electrónico está determinado por su dirección SMTP. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico completa que aparece en el campo de propiedad De puede ser JaneD@ibm.com o Doe, Jane[jdoe@ibm.com].Si no selecciona una plantilla de entrada ni hace clic en Eliminar para eliminar una plantilla, el asistente para agregar documentos se utilizará como predeterminado.
SUGERENCIA asigne una plantilla de entrada a la opción de perfil si se sabe que los usuarios agregarán más de un elemento de Outlook (archivos .msg o .txt y archivos adjuntos ) a la vez. Si no indica una plantilla de entrada, los usuarios deben utilizar el asistente para agregar documentos para cada archivo o archivo adjunto msg o .txt que agregan. La plantilla de entrada acelera el proceso de agregación.
Independientemente de que la configuración en la opción de correo electrónico sea Sólo Lectura o Editable, los usuarios no pueden modificar la plantilla de entrada asignada. Informe a los usuarios de que deben completar el proceso de adición cuando agreguen varios documentos mediante una plantilla de entrada. Si cancelan el proceso antes de agregar todos los documentos, se cancelará todo el proceso.
Seleccione Sí para mover una copia de un elemento de Outlook a la carpeta Elementos eliminados una vez que se haya agregado el elemento a un almacén de objetos.
NOTA Si selecciona Ocultar, informe a los usuarios sobre esta opción. No sabrán que su elemento de Outlook se mueve a la carpeta Elementos eliminados.
Especifique si los mensajes que se agregan deben estar vinculados. Seleccione No, Sí o Sí, eliminar en cascada.
Los vínculos organizan sus documentos. Le permiten vincular objetos de un tipo a otros objetos. Por ejemplo, puede vincular archivos adjuntos a un elemento de Outlook que es un archivo .msg. Si tiene diversos correos electrónicos y archivos adjuntos adicionales relacionados con una reunión específica, puede vincularlos para asegurarse de que todos los documentos sobre esa reunión se guarden juntos.
Sólo puede vincular archivos adjuntos a un mensaje de correo electrónico que sea un archivo .msg o .txt. Todos los elementos de Outlook que se van a agregar y vincular deben también residir en el mismo almacén de objetos.
Eliminar en cascada significa que si se elimina un documento al cual están vinculados otros elementos de correo electrónico, el objeto de vínculo y todos los archivos vinculados al documento también se eliminarán.
NOTA Si selecciona Ocultar, informe a los usuarios que podrían ver vínculos creados o eliminados, según lo que usted haya seleccionado para esta opción.
Como los elementos de Outlook incluyen con frecuencia uno o más archivos adjuntos que son tipos de archivos diferentes, puede agregar un mensaje de correo electrónico entero como una unidad o puede agregar cada archivo adjunto por separado. Esta sección brinda opciones para agregar archivos adjuntos como objetos independientes a un almacén de objetos.
Seleccione Sí para agregar archivos adjuntos incluidos en un mensaje de correo electrónico durante un proceso de adición.
También puede elegir la plantilla de entrada que va a utilizar al agregar archivos adjuntos. Después de que seleccione una plantilla de entrada, aparecerá el nombre de la plantilla de entrada. Si los usuarios agregan varios archivos adjuntos por cada elemento de Outlook, considere la posibilidad de asignar una plantilla de entrada a esta opción.
Si no selecciona una plantilla de entrada ni hace clic en Eliminar para evitar que se utilice la plantilla, el asistente para agregar documentos se utilizará como predeterminado.
Especifica si los archivos adjuntos se agregan usando la clase o subclase de correo electrónico.
Seleccione Sí para restringir la selección de clase a una clase o subclase de correo electrónico cuando agregue el documento. La información de propiedad del mensaje de correo electrónico, que contiene el archivo adjunto, aparece en las propiedades correspondientes, definidas en la clase o subclase de correo electrónico, cuando se agrega el archivo adjunto a un almacén de objetos.
Es importante configurar esta opción en Sí, si especificó vínculos para crear entre un elemento de Outlook y archivos adjuntos.
Seleccione No si no desea restringir la clase utilizada al agregar archivos adjuntos.
NOTA Si selecciona Ocultar, los usuarios no podrán ver la configuración y no sabrán que esta clase está asignada a los archivos adjuntos que agregan. Además, si la opción de Agregar archivos adjuntos se configura en Ocultar, esta opción se configura automáticamente en Ocultar, independientemente de los derechos de acceso del usuario.
Esta opción solamente está disponible en sistemas configurados para InfoSphere Enterprise Records.
Seleccione Sí para utilizar la opción Declarar como registro único para declarar un mensaje de correo electrónico y sus archivos adjuntos como un solo registro. El proceso de declaración se produce cuando se agrega satisfactoriamente el último elemento de Outlook a un almacén de objetos.
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