保存搜索
要使搜索可供用户使用,您必须将它添加到对象库中的文件夹。如果您要使用的文件夹尚不存在,那么您可以在添加搜索之前或添加搜索时创建该文件夹。请参阅下面的添加新文件夹或在创建搜索之前添加文件夹。
注意:使用“应用程序名称”属性来指示要供特定应用程序使用的已存储搜索或搜索模板。例如,RM 可以是“应用程序名称”的属性值。于是,使用此属性定义的已存储搜索或搜索模板将仅供 Records Manager 使用。
如果让此属性值留空,那么可以从 Workplace XT 访问存储的搜索或搜索模板。
- 从“文件”菜单中选择“添加新项”,或单击“添加新项”按钮。
- 如果需要更改缺省(最近一次使用的)对象库和文件夹,请单击“浏览”按钮,以便为您的搜索选择新位置。您可以选择任何对象库,而无论该搜索在何处查找文档。请选择预期用户具有访问权的位置。这些用户将需要能够浏览至该搜索或者能够在快捷方式页面中找到该搜索以进行选择。
- 浏览至要在其中放置该搜索的文件夹。可以双击列表中的某一项,也可以在选择某一项时单击“打开”按钮。单击“选择”按钮以选择突出显示的文件夹。如果要后退到更高级别,请使用“查找位置”框中的下拉菜单或窗口顶部的图标。您还可以使用“添加新文件夹”按钮为您的搜索创建新文件夹。请参阅下面的添加新文件夹。有关这些图标的更多详细信息,请参阅选择子文件夹。
- 在选择文件夹后(这将返回到您在其中单击“下一步”的先前屏幕),请输入标题、描述和应用程序名称,以帮助用户以后找到该搜索。保存已修改的搜索后,请在单击“下一步”之前检查属性并在必要时更新这些属性。
- 文档标题、描述和应用程序名称是可选的。然而,如果您未输入文档标题,那么用户将会看到“未定义名称”。以后尝试检出该搜索的任何用户将会看到一个没有名称的图标。
- 单击“下一步”以指定安全性设置,或单击“完成”以接受缺省安全性设置并完成保存过程。
- 如果您要指定安全性设置,请在单击“完成”之前检查缺省设置并在必要时更新这些设置。这些安全性设置控制对该搜索本身的访问,而不控制对该搜索将要查找的文档的访问。
- 在状态行中看到“已成功保存”消息后,您可以通过“启动”选项或通过作为将使用该搜索的用户登录来预览该搜索。
添加新文件夹
在保存搜索后,您可以创建将在其中存储您的搜索的新文件夹。
- 浏览至要在其中添加文件夹的对象库或要在其中添加子文件夹的文件夹。(必要时,请单击“浏览”。)
- 单击“添加新文件夹”按钮。
- 为文件夹选择一个类。(单击“浏览”按钮,以查看“类”字段是否有其他选项。单击指向上方的三角形(在 Windows 上)或指向右方的三角形(在
Mac 上)以显示更多类。)不同的文件夹类可能显示不同的属性。
- 请至少输入必需的属性数据(由红色星号指示),然后单击“下一步”(以设置安全性)或单击“完成”。
- 查看或更新文件夹的安全性(如果您单击了“下一步”),然后单击“完成”。
您可以现在完成保存该搜索,如本页面的顶部(步骤 4)所述。
在创建搜索之前添加文件夹
- 在“浏览”中,选择对象库。
- 浏览至要在其中创建新文件夹的文件夹,或停留在对象库的根级别。
- 单击“添加新文件夹”按钮。
- 完成以上步骤 3 至 5 以添加新文件夹。