Colocar entidades en retención (manual)

Las retenciones de disposiciones se pueden colocar en entidades mediante el barrido de retenciones si las retenciones son condicionales, pero también se pueden colocar de forma manual. Una retención interrumpe el proceso normal de disposición, habitualmente por motivos de litigación o auditoría. Las entidades en retención tampoco se pueden eliminar manualmente. Puede colocar retenciones en una o más categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes o registros. Puede colocar una retención de disposición antes de la fecha de límite de corte o durante cualquiera de las fases posteriores a esa fecha.

Los únicos que pueden colocar retenciones en entidades son los administradores y gestores de registros. Para que otros usuarios puedan colocar retenciones, precisan de los siguientes privilegios. Para obtener más información, consulte Seguridad.

El procedimiento siguiente explica la forma de colocar una retención de disposición. Antes de poder terminar este procedimiento debe haber agregado al sistema retenciones de disposición.

Para colocar una retención de disposición

  1. Acceda a la ubicación o busque las entidades que quiere colocar en retención manualmente.
  2. Marque la casilla de verificación de una o más entidades. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en una única entidad y utilizar el menú contextual.
  3. En el menú Acciones de multiselección (o el menú contextual), seleccione Poner en retención. Aparece en pantalla la página Colocar entidades en retención.
  4. En la lista de retenciones, marque las casillas de verificación correspondientes a las retenciones que va a poner en la entidad. Los detalles de una retención pueden verse haciendo clic en los iconos Obtener información.
  5. Haga clic en Retener para colocar las retenciones seleccionadas o en Salir para cancelar el procedimiento y cerrar la página.
  6. Haga clic en Aceptar en la página de confirmación.

Tras haber colocado una retención de disposición en una entidad, ya sea manualmente o con un proceso de barrido de retenciones, junto al nombre de la entidad de la página Examinar aparece el icono de retención. El icono de retención tiene un aspecto parecido al siguiente: icono Colocar en retención. Si el icono de retención no se muestra inmediatamente, haga clic en el vínculo al final de la ruta de acceso para actualizar la página Examinar.

NOTA  Si coloca manualmente una retención condicional en una entidad que cumpla las condiciones de la retención, en el próximo barrido de retenciones se aplicará de nuevo la retención y definirá como retención condicional que sólo podrá quitarse mediante un barrido de retenciones. Para eliminar la retención, en el menú contextual de la entidad seleccione Iniciar solicitud de quitar retención. La retención se eliminará durante el próximo barrido de retenciones.