Modification d'un document

Pour apporter des modifications dans une librairie, il convient tout d'abord d'emprunter le document concerné à l'aide de l'action Emprunter. Les modifications étant faites, vous pouvez restituer le document à la librairie. Lorsque vous restituez un document, les informations de version du document sont mises à jour et les autres utilisateurs peuvent l'emprunter. Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher ou télécharger une copie du document, qu'il soit ou non emprunté.

S'il est installé, File Tracker assure le suivi de ce document sur votre poste de travail local dès que vous l'empruntez d'une bibliothèque. Cette fonction permet d'identifier facilement le document au cas où vous souhaiteriez annuler l'emprunt, enregistrer ou restituer le document. Une autre fonctionnalité très pratique permet de supprimer automatiquement de votre poste de travail local la copie locale d'un document une fois la procédure de restitution ou d'annulation d'emprunt effectuée. La fonction de suppression est déterminée par l'administrateur du site.

Les fonctions que vous pouvez utiliser pour modifier un document sont les suivantes :

Emprunt d'un document

L'option Emprunter permet d'ouvrir le fichier en vue de le modifier et le verrouiller dans la librairie jusqu'à ce qu'une nouvelle version du fichier soit restituée. En fonction des préférences de site définies pour la librairie, le document est emprunté en mode collaboratif ou exclusif. Un emprunt collaboratif signifie qu'avec l'autorisation nécessaire, vous pouvez restituer un document même s'il est actuellement emprunté par quelqu'un d'autre. Un emprunt exclusif signifie que le document est emprunté par un utilisateur spécifique et qu'il est le seul à pouvoir le restituer.

Pour emprunter un document

  1. Utilisez Navigation ou Rechercher pour accéder au document que vous souhaitez emprunter.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Emprunter. Si vous souhaitez sélectionner plus d'un document, cochez les cases situées à gauche des objets que vous souhaitez emprunter. Pour sélectionner tous les éléments de la page, cochez la case située à gauche de la ligne de titre de la liste des objets. Dans le menu Actions, cliquez sur Emprunter. Vérifiez la liste des objets pour vous assurer que vous avez sélectionné les objets appropriés.

    REMARQUE  Si Emprunter n'apparaît pas sur le menu, cela signifie qu'un ou plusieurs des documents sélectionnés ne peuvent pas être empruntés. Sélectionnez à nouveau un autre ensemble de documents.

  3. Choisissez l'une des options suivantes :

Pour emprunter un document depuis une application Office

Vous empruntez un document d'une librairie pour en modifier le contenu. Pendant que le document est emprunté, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

  1. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Ouvrir > Sélectionner un élément pour parcourir le système et rechercher un document.
  2. Localisez la librairie et le dossier où est stocké le document. Pour plus d'informations sur la sélection des tâches appropriées lorsque vous empruntez un document d'une application Office, reportez-vous à la rubrique Sélection d'un objet.

    REMARQUE  Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour annuler la procédure d'emprunt, le document n'est plus à l'état emprunté. Vous devez annuler l'emprunt. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît uniquement si l'administrateur de votre site a paramétré sur Oui l'option d'affichage de la boîte de dialogue Enregistrer sous. Pour plus d'informations sur ce paramètre, adressez-vous à l'administrateur de votre site.

  3. Spécifiez la librairie dans laquelle se trouve le document en question.

Liste d'emprunts

Utilisez la liste d'emprunts pour consulter les documents que vous empruntez actuellement. Seuls les documents associés à l'application Office que vous utilisez et ceux que vous avez empruntés apparaissent dans la liste. Par exemple, si vous utilisez Word, seuls les documents Word y sont répertoriés.

La liste permet également d'établir le suivi des fichiers lorsque vous exécutez une procédure nécessitant une association entre votre document local et son document correspondant dans une librairie, telle que la restitution ou l'enregistrement d'un document. Si le suivi n'a pas été mis à jour, vous êtes invité à utiliser la liste d'emprunts pour établir ce suivi. Par exemple, vous avez emprunté un document et êtes en train de le restituer depuis une application Office. Si vous choisissez cette option, la liste indique les documents que vous empruntez actuellement et vous pouvez associer votre document local à l'un des documents empruntés.

Pour accéder à la liste d'emprunts depuis une application Office

Choisissez l'une des options suivantes selon l'application que vous utilisez :

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Accédez au groupe Ouvrir sous l'onglet IBM ECM du ruban Office 2007 et cliquez sur Emprunts.
  2. Sous Navigation, sélectionnez le document emprunté à ouvrir. Vous pouvez filtrer les documents par l'application dans lesquels ils ont été créés, telle que Word ou Excel, lorsque vous consultez une longue liste de documents.
  1. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Ouvrir un document puis sélectionnez Mes emprunts.
  2. Spécifiez la librairie dans laquelle se trouve le document en question.
  3. Dans la liste des documents actuellement empruntés depuis la librairie sélectionnée, cliquez sur Sélectionner sous le nom du document. Le document sélectionné s'ouvre dans une application Office.

 

Restitution d'un document

Lorsque vous archivez un document, les informations sur la version du document sont actualisées, et le document est disponible pour que les autres utilisateurs puissent l'extraire. Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher ou télécharger une copie du document, qu'il soit ou non emprunté. Pour plus d'informations sur les versions des documents, reportez-vous à la rubrique Gestion des versions de documents.

Vous pouvez utiliser l'assistant de restitution et la Restitution rapide pour restituer un document du poste de travail ou d'une application intégrée. La différence entre ces deux procédures est que la Restitution rapide permet de restituer rapidement un document sans en modifier la classe, les propriétés ou la sécurité.

Les étapes de l'assistant de restitution peuvent varier selon la façon dont le document est restitué et dont votre administrateur a personnalisé Workplace. Si le document a été créé avec un modèle d'entrée, le modèle peut spécifier que le document doit être restitué en utilisant la dernière version du modèle d'entrée. Les modèles d'entrée ayant généralement des interfaces simplifiées, il se peut qu'il y ait moins d'étapes que lors de restitution de documents créés sans modèle d'entrée.

Pour lancer l'assistant de restitution

Pour plus d'informations, cliquez sur l'une des étapes suivantes de l'assistant de restitution de documents. Il se peut que toutes les étapes ne s'affichent pas.

Sélection d'un document (Page auteur)

  1. dans la page auteur, cliquez sur Restituer document.
  2. Sélectionnez la librairie qui contient le document que vous souhaitez restituer. Tous les documents que vous avez empruntés dans cette librairie s'affichent.
  3. Cliquez sur Sélectionner sous le document de votre choix.

Définition des propriétés

La page Définir propriétés affiche la classe d'objet par défaut (base) et les propriétés assignées à cette classe. Vous pouvez sélectionner une sous-classe créée par votre administrateur système.

Pour changer la classe d'objet

Cliquez sur le lien Changer la classe en haut de la page et sélectionnez une classe.

Pour définir les propriétés

  1. Vérifiez les propriétés associées à l'objet ajouté ou restitué. Une icône identifie les propriétés qui doivent être définies.
  2. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certains propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, pour d'autres propriétés, vous devez cliquer sur leur nom ou sur l'icône de commande de calendrier pour modifier les valeurs. Pour obtenir de l'aide sur des propriétés inconnues, consultez votre administrateur système.
  3. Pour les documents composés, sélectionnez Oui ou Non en indiquant que le document ajouté est un document composé. Cliquez sur Ajouter enfant pour ajouter des documents enfant qui seront associés au document que vous ajoutez. Ce document se nomme le document parent. Cliquez sur Afficher pour voir les documents enfant associés au document parent.
  4. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Définition de la sécurité

Les paramètres de sécurité protègent vos documents dans Workplace. Ils contrôlent les autorisations octroyées aux utilisateurs et aux groupes pour afficher ou utiliser les objets. Vous pouvez modifier la sécurité lorsque vous restituez un document.

Pour assigner une règle de sécurité

  1. Si aucune règle de sécurité n'est actuellement définie, cliquez sur Assigner une règle.
  2. Cliquez sur Obtenir des infospour afficher les informations concernant les règles de sécurité répertoriées.
  3. Cliquez sur Sélectionner sous le nom de la règle de sécurité que vous souhaitez assigner.
  4. Pour modifier ou supprimer une règle de sécurité déjà assignée, cliquez sur  Annuler l'assignation de la règle.
  5. Pour plus d'informations sur les règles de sécurité et leur application, reportez-vous à la rubrique Utilisation des règles de sécurité.

Pour définir ou modifier les paramètres de sécurité

  1. Vérifiez les paramètres de sécurité existants.
  2. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes, cliquez sur Ajouter nouveau. La page Définir la sécurité - Sélectionner les utilisateurs/les groupes s'ouvre et vous permet de rechercher des noms précis.
    1. Sélectionnez le domaine à explorer. Cliquez sur la flèche vers le bas de la zone Sélectionner dans, puis sélectionnez le nom de domaine voulu dans la liste.
    2. Sélectionnez l'option Utilisateurs ou Groupes pour affiner la liste des noms susceptibles d'être ajoutés.
    3. Saisissez un ou plusieurs caractères correspondant au début des noms à rechercher. Par exemple, pour trouver les utilisateurs dont le nom est albert et amoss, saisissez a. La recherche renvoie tous les noms commençant par "a". Pour restreindre la recherche, saisissez davantage de caractères. Par exemple, une recherche sur alb renvoie albert et albains, mais pas alier ni amoss.
    4. Cliquez sur Rechercher. Au bout d'un court instant, les noms concordants apparaissent.
      • Si le nombre de noms concordants est supérieur au nombre maximal à afficher par défaut, les noms ne sont pas tous affichés. Vous devez alors modifier les critères de recherche et cliquer sur Rechercher à nouveau pour afficher davantage de résultats.
      • Lorsque les résultats vous conviennent, sélectionnez les noms voulus dans la liste. Pour sélectionner plusieurs noms dans la liste, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée.
    5. Cliquez sur Accepter pour poursuivre le paramétrage de la sécurité des noms sélectionnés. La page Sécurité réapparaît et le nouveau nom de groupe ou d'utilisateur est indiqué dans la liste des utilisateurs autorisés.
  3. Le cas échéant, vous pouvez modifier les droits d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs.
    1. Cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe dans la colonne Titre. La page Définir sécurité - Paramètres s'affiche.
    2. Cochez ou décochez les cases pour autoriser et refuser chaque niveau d'autorisation. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion de la sécurité.
    3. Cliquez sur Accepter.
  4. Cliquez sur Suivant pour continuer.

Sélectionner un fichier

Restituez votre document en sélectionnant le fichier source du contenu de votre document.

REMARQUE  En cas de restitution d'un document à partir d'une application Office, il n'est pas nécessaire de sélectionner de fichier. Le document est déjà ouvert et sélectionné et l'emplacement à partir duquel le document a été emprunté est répertorié dans la liste d'emprunts.

Pour sélectionner le fichier pour restitution

  1. Choisissez l'une des options suivantes :
  2. Achevez la restitution. Il se peut qu'une page de confirmation s'affiche à la fin des étapes de l'assistant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Invite de confirmation.

Restitution rapide

L'action archivage rapide offre un moyen rapide pour archiver un document sans modifier la classe, les propriétés ou le niveau de sécurité du document. La seule page d'assistance qui s'affiche est la page "choisir un fichier" qui vous permet de localiser la nouvelle version du document. La restitution rapide utilise le paramètre par défaut de "Restituer la version principale" (page Propriétés) défini par l'administrateur de votre site.

Pour restituer un document en utilisant les mêmes informations que pour l'emprunt

  1. Accédez au document que vous souhaitez restituer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son nom et sélectionnez Restitution rapide dans le menu.
  2. Choisissez l'une des options suivantes :

Pour restituer un document depuis une application Office

  1. Après avoir modifié un document, cliquez sur Restituer dans le menu FileNet P8.

  2. Cliquez sur Restitution rapide ou sur Utiliser l'assistant de restitution et entrez les informations nécessaires concernant le document.

Annuler un emprunt

Vous pouvez annuler l'emprunt d'un document et ainsi le rendre accessible aux autres utilisateurs qui souhaitent l'emprunter. Par exemple, il se peut que vous ayez emprunté un document dans le but d'y apporter des modifications et que vous ayez ensuite décidé que ces modifications n'ont pas lieu d'être. Lorsque vous annulez un emprunt, le document reprend l'état et le numéro de version qui étaient les siens avant l'emprunt. Pour plus d'informations sur les versions de document, reportez-vous à la rubrique Gestion des versions de documents.

REMARQUES : 

Pour annuler un emprunt à partir de la page Auteur de Workplace

  1. Cliquez sur Annuler l'emprunt. La liste d'emprunts apparaît.
  2. Sélectionnez la librairie dans laquelle figure le document.

    Une liste de tous les documents que vous avez emprunté dans cette bibliothèque s'affiche. Pour sélectionner une autre librairie, cliquez sur Librairies dans le chemin.

  3. Cliquez sur Sélectionner sous la description correspondant au document souhaité.

    Lorsque File Tracker est disponible, la page Annuler emprunt s'affiche. Elle affiche l'endroit où se trouve la copie locale du document que vous avez emprunté dans la bibliothèque et que vous avez téléchargée dans votre poste de travail. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier correspondant à l'emprunt de document que vous souhaitez annuler. Utiliser Parcourir pour trouver un document qui a déjà été recherché, mais n'est plus disponible.

    De plus, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale de l'emprunt que vous souhaitez annuler soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'annulation. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression.

    REMARQUE  Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.

    Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour l'option Supprimer fichier local.

  4. Cliquez sur Accepter pour terminer l'action.

Pour annuler un emprunt à partir de Navigation ou Rechercher

  1. Retrouvez le document souhaité en parcourant les différents dossiers ou en effectuant une recherche.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document, puis sélectionnez Annuler emprunt dans le menu. Si vous souhaitez sélectionner plus d'un document, cochez les cases situées à gauche des objets que vous souhaitez classer. Pour sélectionner tous les éléments de la page, cochez la case située à gauche de la ligne de titre de la liste des objets. Dans le menu Actions, cliquez sur Annuler l'emprunt. Vérifiez la liste des objets pour vous assurer que vous avez sélectionné les objets appropriés.
  3. Le nom du document sélectionné s'affiche sur la page Annuler l'emprunt.

    Lorsque File Tracker est disponible, la page Annuler emprunt s'affiche. Elle affiche l'endroit où se trouve la copie locale du document que vous avez emprunté dans la bibliothèque et que vous avez téléchargée dans votre poste de travail. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier correspondant à l'emprunt de document que vous souhaitez annuler. Utiliser Parcourir pour trouver un document qui a déjà été recherché, mais n'est plus disponible.

    De plus, cliquez sur Supprimer fichier local si vous souhaitez que la copie locale de l'emprunt que vous souhaitez annuler soit supprimée de votre poste de travail à la fin de la procédure d'annulation. Fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression.

    REMARQUE  Il se peut qu'un fichier soit supprimé alors qu'il est encore ouvert après avoir donné l'ordre de suppression du fichier local.

    Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour l'option Supprimer fichier local.

  4. Acceptez l'emprunt annulé.

Pour annuler un emprunt depuis une application Office

  1. Ouvrez votre copie du document emprunté dans une application Office.
  2. Dans le menu FileNet P8, cliquez sur Annuler emprunt.
  3. Cliquez sur OK. Votre emprunt est annulé.