Özellikleri ayarlama

Özellikleri Ayarla adımında, kayıtla ilgili ayrıntıları eklersiniz. Kullanabileceğiniz özellikler, Katalog Kaydı adımında seçilen kayıt sınıfına göre saptanır. Tek tek özelliklere ilişkin erişim haklarınız belirli özellikleri görüntüleyip görüntüleyemeyeceğinizi, değerleri değiştirip değiştiremeyeceğinizi ve bazı durumlarda, açılan listelerden seçebileceğiniz değerleri saptar.

Kayda ilişkin özellik değerlerini ayarlamak için

  1. Görüntülenen özellikleri gözden geçirin. Özellik adının yanındaki kırmızı renkli yıldız imi, bu bilgilerin kaydın bildirilmesini tamamlamak için zorunlu olduğu anlamına gelir.
  2. Gereken yerlerde değerleri seçin.
  3. Sınıflandırılmamış kayıtlar için Son düğmesini tıklatın. Sınıflandırılmış kayıtlar için İleri düğmesini tıklatın.

Biçim alanı

Yönetiminiz Biçim alanında bulunan belirli bilgilere bağlı bir rapor çalıştırmak isteyebilir. Biçim alanı DoD veri modeli için zorunlu, ancak Base ve PRO veri modelleri için isteğe bağlıdır. Aşağıdaki listede, raporun doğru sonuçları döndürmesi için tam olarak nelerin girilmesi gerektiği gösterilmektedir. Girdiğiniz veriler, bildirilen belge türüne bağlıdır. Örneğin, bir Word belgesi söz konusuysa, application/msword verilerini girmeniz gerekir. Bir Acrobat PDF belgesi için application/pdf girmelisiniz.

Yönetiminiz, kayıt olarak bildirdiğiniz tüm belge türleri için hangi bilgileri gireceğinizi belirtmelidir. Powerpoint gibi bazı belge türleri için birden çok seçenek bulunduğundan, kuruluştaki herkesin aynı seçeneği kullanması önemlidir. Raporu çalıştıran kişinin aşağıdaki seçeneklerden birini belirlemesi gerekir; rapor, yalnızca Biçim alanındaki seçeneği içeren kayıtları döndürür.

application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi