「內容」用來定義物件的相關資訊,例如:文件和資料夾。 在物件儲存庫中您可以存取的所有物件都屬於一個類別。類別決定了物件的內容和行為。例如,所有資料夾都屬於 Folder 類別,所有文件都屬於「文件」類別。 資料夾的行為和內容不同於文件的行為和內容。例如,您可以移出文件,但您不能移出資料夾。
管理者定義特定類別的內容,且可以建立類別的新子類別。 比方說,如果您的網站需要所有文件的專案帳戶代碼,管理者可以新增「專案代碼」內容到基本「文件」類別中。 如果您的網站需要將某些內容套用於某些類型的文件,不套用於其他類型的文件,管理者可以定義一或多個新的子類別來處理這些附加內容。 例如,您的費用報告文件可能需要帳戶代碼的內容,但您的市場文件可能需要專案代碼、專案發行日期和管理核准的內容。 您在新增或移入文件時,選取文件的適當類別,然後填寫內容值。
某些內容值是由系統建立,無法直接修改。系統內容(例如:物件的建立者和建立日期)是在物件新增到物件儲存庫時設定。 其他內容(例如:物件的修改日期和修改者)是在修改物件、其內容或其安全性時,由系統來更新。
內容有各種類型和限制。內容類型決定了您用來指定值的方法。 一般而言,您只要遵循頁面上的指示即可。在下列各區段之下,列出某些特定需求和要訣。 您用來整合 Microsoft® Office 應用程式的應用程式,決定了您存取文件內容的方式。
當您將文件或資料夾新增到物件儲存庫,或修改物件(例如:移入文件或儲存已移出之文件的內容 (content))時,您可以存取及更新指派給文件或資料夾的內容 (properties)。 您用來新增文件的項目範本,決定了您是否能選取類別,或將類別指派給文件。 您可以修改指派給文件的內容(但類別不行);不過,您可以修改指派給資料夾的內容和類別。
當您儲存內容 (content) 時,您可以按一下儲存內容 (properties) 來修改文件的內容 (properties),也可以在文件重新移回物件儲存庫之前儲存新內容 (content)。
請使用 IBM ECM 標籤之下的檢視/修改內容指令,或從蹦現功能表中選取內容。 您也可以在選取文件或資料夾之後,按一下「瀏覽」窗格底端的顯示詳細資料。 物件的相關資訊顯示在「詳細資料」窗格中,您可以在按一下修改之後,檢視和修改您選取的任何物件的資訊。
管理者可能會指派包含生命週期的內容給您的某些文件。 文件生命週期包含文件在其生命中所經歷的不同狀態。 例如,貸款應用程式可能依照下列順序呈現生命週期狀態:
這些狀態反映實際的貸款應用程式在程序之間的移動順序。 當文件從一個狀態移至下一個狀態時,會更新生命週期狀態。 例如,在核准之時,文件會升級到第二個狀態(核准)。 銀行進行貸款融資之後,文件會再次升級到它的「資金」狀態。
部分內容可能指派了文件生命週期原則。 文件生命週期原則會指派給文件類別,供管理者使用。 生命週期狀態會顯示出來,指派給您適當的權限之後,您就可以修改生命週期。
管理者可能會在文件和資料夾的部分內容上指派標記。 標記是以特定內容值為基礎,可供存取文件或資料夾。 當標記套用於物件時,所產生的物件存取權是物件原始存取權設定與標記設定的組合。 標記的設定能夠決定誰有權存取指派了標記的物件,以及誰能夠修改或移除指派的標記。
當開啟、新增或插入文件時,您可以檢視文件的內容。 移出文件時,您可以從取得資訊功能表修改文件內容,網站管理者允許的話,也可以在移入文件時修改它們。 除了編輯內容值之外,您還可以將其中的某些值插入 Office 文件中。
如果您要建立複合文件,您必須存取文件的資訊頁面。 在整合性應用程式中,無法從「取得資訊」功能表選項建立複合文件。
Workplace XT 中,當您檢視已移出文件的內容時,您實際上是在檢視「進行中」或「已發行」狀態之版本的內容;在 Application Integration 中,您是在檢視「保留」狀態之版本的內容。當使用已移出文件時,這可導致以下非預期的行為:
從 Office 應用程式和 Outlook 中檢視或修改內容
請根據您的應用程式,選擇以下選項之一:
使用 Integration for Microsoft Office 的整合式 Office 2007 應用程式 |
Application Integration |
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Office 應用程式 |
Outlook |
Office 應用程式 |
Outlook |
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