실제 레코드 선언

시스템에 DoD 분류 데이터 모델을 사용하도록 설정된 오브젝트 저장소가 있는 경우 먼저 실제 레코드가 분류되어야 하는지 여부를 나타내야 합니다. 다음 절차는 분류되지 않은 실제 레코드에 대한 경우입니다. 분류된 실제 레코드를 선언하려면 분류된 실제 레코드 선언을 참조하십시오.

IBM InfoSphere Enterprise Records에서 실제 레코드를 선언하기 위해 입력 템플리트를 사용할 수 있습니다. 입력 템플리트에 파일 계획 위치가 포함될 때 사용자가 선언 조치를 호출한 위치와 템플리트에 지정된 모든 위치에서 실제 레코드가 선언됩니다. 레코드 관리자(Records Manager 또는 Records Administrator)는 Workplace에서 입력 템플리트 추가 툴을 사용하여 실제 레코드 선언 템플리트를 작성하거나 수정할 수 있습니다. 입력 템플리트에 대한 자세한 내용은 실제 레코드를 선언하기 위한 입력 템플리트 작성을 참조하십시오.

다음 절차에서는 디폴트 IBM InfoSphere Enterprise Records 실제 레코드 선언 템플리트를 사용하고 있는 것으로 가정합니다.

IBM InfoSphere Enterprise Records에서 실제 레코드 선언

  1. IBM InfoSphere Enterprise Records에서 파일 계획의 적절한 위치를 탐색하고 실제 레코드 선언을 클릭하십시오.
  2. 선택 마법사 페이지에 분류되지 않은 레코드 선언 라디오 단추가 표시되면 이 단추를 클릭하고 다음을 클릭하십시오.
  3. 사용할 입력 템플리트의 이름 아래에 있는 선택을 클릭하십시오.

특성 설정

  1. 특성 필드에 필수 정보를 제공합니다. 필드는 사용한 클래스에 따라 달라집니다. 예를 들어, 기본 표식기 레코드 클래스의 필수 필드는 다음과 같습니다.
  2. 선언하는 레코드가 분류된 레코드의 영수증인 경우 ReceiptOf를 클릭한 다음 영수증이 지시하는 분류된 레코드를 찾아보고 선택하십시오. 자세한 내용은 영수증을 참조하십시오.
  1. 필수 정보를 입력한 후 완료를 클릭하십시오.
  2. 선언할 추가 레코드가 있을 경우 입력 템플리트를 다시 선택하십시오. 마쳤으면 종료를 클릭하십시오.

Workplace에서 실제 레코드 선언

  1. 새 문서를 추가하십시오. 파일 선택 단계에서 없음을 파일 형식으로 선택하십시오.
  2. 확인 페이지에서 레코드로 선언을 클릭하십시오.
  3. 분류되지 않은 레코드 옵션을 선택하십시오. 분류된 레코드의 경우 분류된 실제 레코드 선언을 참조하십시오.
  4. 승인을 클릭하여 마법사를 사용하거나 선택을 클릭하여 입력 템플리트를 사용하십시오.

카탈로그 레코드

  1. 클래스 선택을 클릭하고 해당 클래스를 선택하십시오. 기본적으로, 모든 FPOS 오브젝트 저장소는 표식기 레코드 클래스를 제공합니다. 관리자가 제공한 다른 선택사항이 있을 수 있습니다.
  2. 파일 계획 위치 선택을 클릭하고 해당 엔티티를 탐색하십시오. 실제 레코드는 한 실제 위치에만 있을 수 있으므로, 일반적으로 혼합형 폴더, 상자 또는 실제 레코드 폴더와 같은 하나의 파일 계획 위치만 선택하십시오.
  3. 해당 엔티티의 확인란을 선택하고 선택에 추가를 클릭하십시오.
  4. 해당 위치 선택을 마쳤으면 승인을 클릭하십시오.
  5. 다음을 클릭하여 특성 설정 단계로 계속하십시오.

특성 설정

  1. 특성 필드에 필수 정보를 제공하십시오. 필드는 사용한 클래스에 따라 달라집니다. 예를 들어, 기본 표식기 레코드 클래스의 필수 필드는 다음과 같습니다.
  2. 선언하는 레코드가 분류된 레코드의 영수증인 경우 ReceiptOf를 클릭한 다음 영수증이 지시하는 분류된 레코드를 찾아보고 선택하십시오. 자세한 내용은 영수증을 참조하십시오.
  3. 필수 정보를 입력한 후 완료를 클릭하십시오.

바코드 정보

바코드 데이터를 제공하는 하드웨어 및 소프트웨어가 있는 경우, 바코드를 직접 활성 필드에 스캔하거나 로컬 컴퓨터에서 복사하여 IBM InfoSphere Enterprise Records의 관련 필드에 붙여넣을 수 있습니다. 실제 탭의 실제 항목 스캔을 사용할 목적으로 텍스트 문자열을 바코드 필드에 입력할 수 있습니다.