IBM InfoSphere Enterprise Records 提供了帮助您自动审阅和处理记录类别、记录文件夹、卷和记录的工作流。工作流包括任务、程序步骤、人员、输入和输出信息以及业务流程中每个步骤所需的工具。
您可以修改现有的工作流,也可以创建新工作流。大部分 IBM InfoSphere Enterprise Records 工作流作为处理扫描进程的结果或者与工作流相关联的操作的执行结果而自动启动。物理记录管理工作流和创建记录文件夹工作流必须手动启动。
当在处理调度中创建处理阶段时,您必须将处理操作和处理工作流与该阶段关联。在特殊阶段中实体的保留期末尾,实体需要进行处理。您必须手动启动处理操作,该操作将启动关联的处理工作流。有关处理过程的更多信息,请参阅:
使用工作流启动之前,您需要完成配置任务。这些任务通常在 IBM InfoSphere Enterprise Records 安装期间完成。有关更多信息,请参阅 IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide 中的“Prepare to configure IBM InfoSphere Enterprise Records workflows”。
IBM InfoSphere Enterprise Records 中提供的工作流如下所示。
有关如何完成处理工作流的一般信息,请参阅使用处理工作流。
系统显示包括工作流进行时发生的有关状态、失败和验证错误的信息在内的通知消息。通知消息有以下四种类型:
抄录是在核准处理的实体上成功执行处理操作时系统生成的 XML 文件。该文件包含的信息有关以下内容:
系统自动将该文件作为附件发送给记录主管。记录主管可以查看该文件、将其保存到本地驱动器,或者在浏览器中打开该文件。
如果对工作流的特定步骤中的各个字段指定的值不正确,或者必填字段缺少值,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将显示警告消息。如果您未指定过渡转移工作流的“物理转移”步骤中“位置”字段的值,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将显示警告消息。
IBM InfoSphere Enterprise Records 将显示“物理记录管理”和“创建记录文件夹”工作流的信息和状态消息。该消息包含实体的状态或有关实体的任何其他相关信息。例如,如果物理实体的当前占用者延迟释放该实体,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 会将该消息作为工作项放入计划接收该实体的人员的收件箱。
有关信息和状态消息的更多信息,请参阅:
失败和异常消息显示受影响的实体以及工作流步骤失败的原因,例如,您完成了一批十个实体的截止步骤,在这十个实体中有两个实体被重新打开。在这种情况下,该消息会指示这两个实体的截止操作无法完成,并显示失败原因。
在“消息”步骤中,您可以单击“完成”来完成已失败的工作流步骤,并从收件箱中除去该工作项。您可以更正问题,并再次启动工作流以正确地完成该步骤。在上面给出的示例中,您可以关闭截止步骤未能处理的两个实体,然后再次启动工作流。