Administrar documentos compuestos

Un documento compuesto agrupa documentos con un tema o un asunto común, lo que le permite ver los documentos relacionados sin necesidad de saber los nombres o las ubicaciones de los documentos.

Acerca de documentos compuestos

Agrupar y establecer relaciones entre documentos conlleva asociar un documento principal con uno o más documentos secundarios. Los documentos principales y secundarios se crean de manera independiente. Al establecer las relaciones entre los documentos en un documento compuesto, la información se guarda en un vínculo que se crea para ello. Esto es diferente del vínculo que puede crear para relacionar distintos tipos de objetos como carpetas, documentos u objetos personalizados.

Los documentos que se incluyen en un documento compuesto pueden residir en ubicaciones diferentes de un almacén de objetos. No puede crear un documento compuesto mediante objetos personalizados y carpetas, ni un documento compuesto que incluya documentos que residen en almacenes de objetos diferentes. Si no existe una relación jerárquica obvia entre documentos, puede crear un documento principal sin contenido (un archivo externo) y especificar que los documentos relacionados sean secundarios respecto a ese documento.

Crear un documento compuesto

Para crear un documento compuesto, primero debe crear el principal y luego asociar los documentos adicionales como documentos secundarios. Se realizan procedimientos similares en documentos principales y secundarios al igual que haría con documentos estándares. Por ejemplo, puede ver las páginas de información de documentos principales y secundarios, así como la información de los vínculos que asocian los documentos entre sí. Se pueden establecer versiones de documentos principales y secundarios, y asignar un nombre al vínculo entre principal y secundario. Hay una configuración especial al agregar, modificar o insertar un documento secundario que permite gestionar dicho documento durante el evento en que se versiona o se elimina su documento principal correspondiente.

Modificar y eliminar documentos compuestos

Además, puede modificarse el orden en que los documentos secundarios aparecen en la lista de documentos secundarios del documento principal, seleccionar más documentos secundarios, insertar nuevos documentos y eliminar los vínculos que los conectan.

Sugerencias útiles

Acción Información

Crear un documento principal

  • Al agregarlo al almacén de objetos (manualmente o con una plantilla de entrada). En el almacén de objetos ya deben estar los documentos secundarios.
  • Al registrarlo en una nueva versión.
  • Al seleccionar Cambiar compuesto en el menú emergente. Una vez se haya convertido el documento, podrá ser asociado a documentos secundarios y a otros documentos principales. También puede reconvertir un documento compuesto en un documento estándar. Pero no puede reconvertir un documento compuesto en un documento estándar si tiene documentos secundarios asociados. Antes deberá eliminar los documentos secundarios asociados.

Esta acción no está disponible cuando accede a:

  • la página de información de un documento que sea un objeto de reserva.
  • un documento desde una aplicación integrada, como Word o Excel.

Asociar documentos secundarios con un documento principal

  • Al agregar el documento principal al almacén de objetos
  • Al registrarlo en una nueva versión
  • Al ver su página de información (vista Documentos secundarios)
  • Use el vínculo Mostrar al agregar un documento para ver una lista de los documentos secundarios asociados a un determinado documento principal. Además, puede realizar también acciones adicionales tales como modificar el orden en que se muestran los documentos secundarios, en caso de que haya más de uno.

Propiedades de Información de vínculo y vínculo de documento compuesto

La vista de propiedades de vínculo de documento compuesto de la página de información es una página de sólo lectura que proporciona una instantánea del vínculo de relación de componente existente entre un determinado documento secundario y su documento principal. La información mostrada le permite gestionar la relación entre un documento secundario y un documento principal cuando, por ejemplo, se elimina un documento principal o bien se crea una nueva versión de él.

La información sobre las propiedades que aparecen se crea al asociar por primera vez un documento secundario con un documento principal. Cambie las propiedades mostradas en esta página cuando modifique el documento secundario.

Las propiedades del sistema son también de sólo lectura y no pueden editarse. En función de su configuración de preferencia de usuario, es posible que las propiedades del sistema aparezcan contraídas (ocultas). Haga clic en Mostrar propiedades del sistema u Ocultar propiedades del sistema para alternar entre mostrar y ocultar las propiedades del sistema.

Puede acceder a la vista Propiedades de vínculo de documento compuesto al abrir la página de información de un documento principal o un documento secundario.

Procedimientos para trabajar con documentos compuestos

Documentos principales Procedimiento
Para crear un documento principal al agregar el documento
  1. Agregue un documento a un almacén de objetos y seleccione en el campo Documento compuesto.
  2. Para agregar un documento secundario, haga clic en Agregar secundario. Después de hacer clic en Seleccionar, acceda al documento. (Puede añadir un documento secundario posteriormente desde las páginas de información.)
  3. Seleccione las opciones pertinentes.
    • En Mantener la nueva versión del documento principal, seleccione (valor predeterminado) para mantener la relación principal-secundario si se modifica el documento principal y se registra como versión nueva. Seleccione No para cancelar esta relación si el documento principal se registra como versión nueva.
    • En Eliminar al eliminar el documento principal, seleccione para eliminar el documento secundario cuando se suprima el principal. Seleccione No para mantener el documento secundario en el almacén de objetos aunque se elimine el documento principal.
    • En Evitar eliminación, seleccione la opción pertinente, en función de lo que desee evitar que se elimine.
  4. Opcional - Asigne un nombre al vínculo. Se muestra en la columna Nombre del vínculo en la página de información del documento principal (vista Documentos secundarios).
  5. Finalice la adición del documento.
Convertir un documento en documento principal mediante la acción Cambiar compuesto.
  1. Seleccione un documento y haga clic en Obtener información para ver las acciones disponibles. Haga clic en Cambiar compuesto y luego complete la acción.
  2. Acepte el cambio.
Documentos secundarios Procedimiento
Mostrar los documentos secundarios asociados a un documento principal
  1. Examine los documentos secundarios existentes o haga clic en Agregar secundario para agregar un nuevo documento secundario.
  2. Si tiene más de un documento secundario, puede llevar a cabo acciones adicionales.
  3. Continúe hasta completar el proceso de agregación o modificación.
Agregación o modificación de un documento secundario
  1. Localice la página de información del documento principal, vista de documentos secundarios, antes de proceder a agregar o modificar un documento secundario.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Si va a agregar un nuevo documento secundario, haga clic en Agregar secundario.
    • Si va a insertar un documento secundario en un conjunto existente de documentos secundarios asociados a un documento principal, haga clic en la opción Insertar secundario del menú Acciones.
    • Si está modificando un documento secundario existente, seleccione el documento y haga clic en la opción Modificar secundario del menú Acciones.
  3. En Documento secundario, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
    • Seleccione Documento para identificar un documento que desee agregar como documento secundario. Haga clic en Seleccionar para localizar el archivo. Una vez localizado el documento, indique si desea vincular la versión liberada, la versión actual o la versión del documento secundario. Si desea más información sobre la selección de estas versiones, consulte Seleccionar objeto.

      En función del documento y la versión que haya seleccionado, es posible que deba especificar una etiqueta de unión de componentes y seleccionarla. La etiqueta está determinada por la clase de documento asignada al documento secundario que vaya a agregar. La etiqueta garantiza que los documentos específicos que va a agregar o modificar son incluidos en un documento compuesto. Además de asignar la etiqueta, debe también marcar la casilla que aparece al lado de la etiqueta para activar la opción.

    • Seleccione Archivo externo para indicar la URL de un archivo que resida fuera del entorno de su aplicación.
  4. En Configuración, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
    • En la opción Mantener la nueva versión del documento principal, seleccione para mantener una relación de documento principal-secundario una vez el documento principal se haya añadido a un almacén de objetos.
    • En la opción Eliminar al eliminar documento principal, seleccione para que el elemento secundario sea eliminado cuando su documento principal asociado sea a su vez eliminado.
    • En la opción Evitar eliminación, seleccione el valor adecuado para evitar que un determinado documento secundario o principal sea eliminado. Las opciones principales disponibles para los archivos externos son De ambos y Del documento principal.
  5. Haga clic en Cambiar clase para seleccionar una clase de vínculo para el documento principal que va a agregar o indique los valores de las propiedades de la clase de vínculo.
Para modificar las opciones de documentos secundarios más adelante
  1. Haga clic en el icono Obtener información del documento principal y, a continuación, seleccione la vista Documentos secundarios.
  2. Seleccione el documento secundario que desea modificar.
  3. En el menú Acciones, seleccione Modificar secundario.
  4. Cambie los campos que desee.
Para ver el contenido de documentos relacionados
  1. A partir de la vista Documentos secundarios de un documento principal, haga clic en el título de un documento secundario de la lista.
  2. Haga clic en Seleccionar secundario para obtener una jerarquía de relaciones. Para ver el contenido de un documento secundario en un nivel inferior, seleccione el documento principal. El secundario se colocará en lista y podrá hacer clic en su título.
  3. Tras seleccionar el documento secundario en la jerarquía Seleccionar secundario, puede retroceder en la ruta de documentos secundarios a otro documento principal. Esta acción muestra su documento secundario y se puede hacer clic en un título para visualizar el contenido.

NOTA  Si utiliza InfoSphere Enterprise Records, tenga cuidado al seleccionar las opciones de configuración. Una opción que impide la eliminación de cualquier documento puede interferir con la planificación habitual de la supresión de elementos en el momento previsto de su eliminación. Asimismo, especificar la eliminación de un documento secundario cuando se elimina su superior puede interferir con el proceso normal de eliminación del documento secundario. Consulte Información general de IBM InfoSphere Enterprise Records para obtener más información.

Para modificar el orden de los documentos secundarios
  1. Seleccione un documento secundario en la Vista de documento secundario o cuando esté visualizando los documentos secundarios relacionados con un determinado documento principal utilizando el vínculo Mostrar durante un proceso de agregación o de modificación.
  2. En el menú de acciones, haga clic en Modificar orden.
  3. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en Mover al principio para mover el documento especificado al principio de la lista de documentos secundarios.
    • Haga clic en Mover hacia arriba para subir el documento especificado una posición en la lista de documentos secundarios.
    • Haga clic en Mover hacia abajo para bajar el documento especificado una posición en la lista de documentos secundarios.
    • Haga clic en Mover al final para mover el documento especificado al final de la lista de documentos secundarios.
Para eliminar un documento secundario
  1. Acceda a la vista Vista de documentos secundarios. Seleccione el documento que quiere eliminar y pulse Menú Acciones para ver las acciones disponibles.
  2. Pulse Eliminar secundario y, a continuación, Eliminar para completar la acción. Se elimina el vínculo entre un documento principal específico y un documento secundario. Sin embargo, el documento secundario permanece en un almacén de objetos después de cerrar el proceso.
Gestión de las propiedades del vínculo de documento compuesto
  1. Para acceder a las propiedades de vínculo de un documento principal o de un documento secundario, lleve a cabo las siguientes acciones:
    • Seleccione el documento secundario y haga clic en el vínculo del documento principal relacionado. Junto al valor de las propiedades del vínculo, por ejemplo, en la columna Nombre de vínculo, haga clic en el botón Información para acceder a la página de información del vínculo.
    • Seleccione el documento principal y haga clic en el vínculo del documento secundario relacionado. Seleccione el documento secundario con propiedades de información de vínculo que desea visualizar. Desde el Menú de acciones, haga clic en Información de vínculo para acceder a la página de información del vínculo.
  2. Examine la información del vínculo actual que define la relación entre los documentos principal y secundario específicos.