Affichage et modifications des propriétés d'entité par les pages d'informations

A chaque entité IBM InfoSphere Enterprise Records est associée un ensemble de pages d'informations, accessibles par l'icône Obtenir des informations (icône Obtenir des informations). Les pages d'informations des entités présentent des informations sur leurs propriétés sous forme de vues. Les droits d'accès appropriés vous permettent d'afficher et de modifier les valeurs de propriétés de l'entité. A partir des pages d'informations, il est possible d'effectuer différentes actions sur l'entité affichée. Ces actions correspondent en général au menu contextuel de l'entité dans l'onglet Parcourir.

Pour afficher et modifier les propriétés d'une entité :

  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des informations de l'entité. La vue par défaut de la plupart des entités est la page de propriétés. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, consultez la rubrique Référentiel des propriétés.

    REMARQUE  La zone Nom du volume est pré-remplie avec un modèle de nom basé sur le modèle que vous avez choisi pendant la configuration. N'importe quel nom peut être saisi dans la zone Nom du volume, à condition qu'il n'existe pas déjà. Les caractères suivants ne peuvent être utilisés :

    \ / : * ? " < > |,
  2. Pour accéder à d'autres types d'informations, cliquez sur le nom d'une page d'informations différente dans la partie supérieure du volet de gauche.

    Certaines propriétés sont mises à jour par le balayage d'élimination ou la mise en attente de balayage. Leurs valeurs peuvent donc changer à la suite de l'un des ces processus.
  3. Les valeurs de propriété sont modifiables par sélection et remplacement de texte, ou par choix de valeurs dans des menus ou des boîtes de dialogue.
  4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications.
  5. Pour fermer la page d'informations, cliquez sur Quitter.

Si vous modifiez des valeurs dans une vue, puis passez à une autre page sans les avoir appliquées, la page modifiée sera marquée d'une icône en forme de crayon. Si vous ne cliquez pas sur Appliquer au fur et à mesure que vous modifiez des pages, pensez à le faire sur chaque page marquée d'un crayon avant de quitter les pages d'informations, sinon vos modifications seront perdues.

En fonction des droits fonctionnels attachés à votre rôle, les propriétés sont affichées en lecture seule ou éditables.

Pour imprimer les propriétés d'une entité :

L'icône Vue imprimable qui s'affiche dans le coin supérieur droit de certaines pages d'informations fournit une liste unique des propriétés dans un format imprimable. Pour une entité donnée, la liste imprimable est généralement la même, quelle que soit la page d'informations affichée. Le contenu du rapport change en fonction du type d'entité.

  1. Sélectionnez l'icône Obtenir des informations de l'entité.
  2. Cliquez sur Vue imprimable sur une page d'information qui affiche l'icône d'imprimante dans le coin supérieur droit.
  3. Imprimez la page HTML à l'aide de l'option Imprimer du menu Fichier.

Le tableau suivant décrit les vues disponibles dans les pages d'informations. Chaque type d'entité dispose d'un jeu de vues particulier.

Vue Description
Propriétés La vue Propriétés est la vue qui s'affiche par défaut lors de l'ouverture de la page d'informations d'une entité. Cette vue affiche les propriétés associées à l'entité en cours. Une astérisque rouge signale qu'une valeur fait défaut. Cette vue permet de réviser et de modifier les propriétés d'une entité.
Classification de sécurité Cette vue affiche les propriétés de classification de sécurité. La vue Classification de sécurité permet de modifier les propriétés de métadonnées des enregistrements classifiés, après leur classement. Consultez également la rubrique Affichage et modification des propriétés de classification de sécurité.
Elimination La vue Elimination permet de modifier le planning d'élimination actuellement associé à l'entité. Cette vue vous permet soit d'hériter du planning d'élimination de l'entité parent, soit d'associer un planning d'élimination différent. Vous pouvez également modifier l'utilisateur ou le groupe chargé de l'élimination de l'entité. Pour plus d'informations sur l'association d'un planning d'élimination différent à une entité, reportez-vous à la rubrique Modification du planning d'élimination associé à une entité.
Enregistrement référent Dans la vue Enregistrement référent, vous pouvez indiquer si la catégorie ou le dossier contient des enregistrements référents. Dans cette vue, vous sélectionnez l'événement déclenchant la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents, ainsi que l'action lancée lors de l'occurrence de l'événement de révision. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Définition des enregistrements référents.
Condition Dans la vue Condition, vous pouvez indiquer les critères de déclenchement d'un événement interne. Vous pouvez sélectionner les opérateurs des critères, spécifier les valeurs de propriétés et créer des conditions de type de liaison déclenchant l'événement interne. Vous pouvez également définir plus de propriétés pour le type d'entité sélectionné. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Ajout d'un événement interne.
Sécurité Dans la vue Sécurité, vous pouvez afficher ou modifier les paramètres de sécurité des entités (en fonction des autorisations de sécurité dont vous disposez). Les paramètres de sécurité permettent de définir les utilisateurs et les groupes pouvant accéder à l'entité et de maîtriser leurs autorisations de sécurité. Vous pouvez également appliquer une règle de sécurité pour contrôler les paramètres de sécurité. Pour plus d'informations sur la définition de la sécurité d'une entité, voir Définir ou modifier la sécurité d'un objet.
Dossiers de classement

La vue Classé dans n'est disponible que pour les enregistrements. Vous pouvez utiliser cette vue pour afficher la liste des entités dans lesquelles l'enregistrement sélectionné est enregistré. Vous pouvez afficher :

  • le chemin complet des entités de classement de l'enregistrement ;
  • la date de création de l'annotation de l'enregistrement ;
  • le nom de l'utilisateur ayant créé l'enregistrement.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Affichage des conteneurs de classement d'un enregistrement.

Détails

La vue Détails permet de revoir en lecture seule les propriétés d'une entité ou d'un objet associé et leurs valeurs.

Pour les catégories ou dossiers d'enregistrements, les volumes et les enregistrements, la vue Détails regroupe les propriétés par catégories, telles que général, élimination, référent, physique et détails supplémentaires d'enregistrement. Vous pouvez afficher ou masquer les propriétés d'un groupe spécifique en cliquant sur les icônes d'affichage et de masquage situées à côté du groupe : Afficher les détails Masquer les détails

Liens Un lien représente une relation entre deux entités. La vue Liens permet d'afficher les différents liens associés à une entité. La vue Liens ne s'affiche que sur la page d'informations des dossiers d'enregistrement et des enregistrements. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Affichage et modification des liens.
Historique La vue Historique vous permet de tracer les opérations effectuées sur chaque entité IBM InfoSphere Enterprise Records. Grâce au traçage des entités dans IBM InfoSphere Enterprise Records, il est possible de surveiller les opérations réalisées sur les entités IBM InfoSphere Enterprise Records, telles que la création, l'élimination, la modification de droits d'accès, le déplacement, la copie et la modification d'un planning d'élimination. Pour plus d'informations sur le suivi des entités, consultez la rubrique Utilisation de la vue historique d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
Mises en attente La vue Mises en attente permet d'afficher, de modifier ou de supprimer les mises en attente d'élimination appliquées aux entités. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Mises en attente d'élimination.
Raison La vue par défaut des pages d'informations pour un planning d'élimination est Raison. Si vous effectuez une modification, saisissez une raison. Sinon, sélectionnez la vue souhaitée.
Planning Cette vue permet de modifier le nom et la description du planning, ainsi que l'autorité d'élimination du planning d'élimination sélectionné.
Phases Si le planning d'élimination affiché comporte des phases, elles sont listées dans cette vue. Vous pouvez supprimer les phases en activant leur case à cocher et ajouter des phases supplémentaires en cliquant sur Ajouter nouveau. Cliquez sur le titre d'une phase pour obtenir plus d'informations ou pour apporter des modifications.
Entités en attente Cette vue affiche les entités spécifiquement mises en attente. A partir de cette vue, vous pouvez supprimer la mise en attente d'une entité, ou utiliser une recherche pour filtrer l'affichage des entités en attente. Consultez égalementAffichage et modification des entités en attente.

Actions de pages d'informations

Les pages d'information comprennent également des actions adaptées au type d'entité consultée. Elles figurent dans la partie inférieure du volet de gauche. Le tableau ci-dessous décrit les actions disponibles dans les pages d'informations.

  Actions d'informations

icône Supprimer

Supprimer  Supprime une entité. Pour d'avantage d'informations sur la suppression des différentes entités, reportez-vous aux rubriques suivantes :

icône Fermer Fermer  Empêcher la création d'entités enfants pour un enregistrement, une catégorie, un dossier d'enregistrement ou un volume. Reportez-vous à la rubrique Fermeture/réouverture de catégories, dossiers ou volumes.
icône Relocaliser Relocaliser  Déplace une catégorie ou un dossier d'enregistrement à un autre emplacement du plan de fichiers. Reportez-vous à la rubrique Relocalisation d'une catégorie ou d'un dossier d'enregistrements.
icône Rouvrir Rouvrir  Rouvre une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement ou un volume fermé. Reportez-vous à la rubrique Fermeture/réouverture de catégories, dossiers ou volumes.
icône Activer Activer  Réactive une catégorie ou un dossier d'enregistrement inactif. Reportez-vous à la rubrique Activation/désactivation de catégories ou de dossiers.
icône Désactiver Désactiver  Désactives une catégorie ou un dossier d'enregistrement. Un conteneur inactif n'accepte pas de nouvelles entités et ne s'affiche pas lors de la déclaration d'enregistrements. Reportez-vous à la rubrique Activation/désactivation de catégories ou de dossiers.
icône Mettre en attente Mettre en attente  Interrompt ou suspend un processus d'élimination sur une catégorie ou un dossier d'enregistrement, un volume ou un enregistrement. De plus, lorsqu'une entité est en attente, elle ne peut être supprimée à l'aide de l'action Supprimer. Reportez-vous à la rubrique Mise en attente d'entités (procédure manuelle).
icône Lancer un planning d'élimination Lancer un planning d'élimination  Lance un planning d'élimination pour une entité. Reportez-vous à la rubrique Lancement d'un planning d'élimination.
icône Classer Classer  Classe une référence à un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Reportez-vous à la rubrique Classement d'enregistrements.
icône Déplacer Déplacer  Déplace un enregistrement ailleurs dans le plan de fichiers. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Déplacement d'enregistrements.
icône Créer un lien Créer un lien  Crée un lien entre un enregistrement ou un dossier d'enregistrement et un autre objet. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Création d'un lien.
icône Lancer/Décharger Lancer/Décharger  Lance un flux de travaux. Pour des information générales sur les flux de travaux, reportez-vous à la rubrique Flux de travaux.
icône Copier Copier  Copie un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Reportez-vous à la rubrique Copie d'enregistrements.
icône Déclassifier Déclassifier  Supprime le niveau de classification d'un enregistrement.
icône Augmenter le niveau de classification Augmenter le niveau de classification  Augmente le niveau de classification d'un enregistrement. Vous pouvez par exemple classifier un enregistrement qui ne l'était pas, ou le faire passer de Secret à Top Secret.
icône Diminuer le niveau de classification Diminuer le niveau de classification  Diminue le niveau de classification d'un enregistrement. Ce lien permet d'abaisser le niveau de classification de sécurité actuel, de Top Secret à Secret par exemple. Pour passer d'un niveau de classification quelconque à Non classifié, vous devez utiliser l'action Déclassifier.
icône Afficher les informations d'un document Afficher les informations d'un document  Affiche les pages d'informations Workplace de l'enregistrement. Reportez-vous à la rubrique Affichage des informations d'un document.
icône Gérer le niveau de modèle Gérer le niveau de modèle  Saisissez des chaînes de modèle de nommage pour le nommage automatique des différentes entités à tous les niveaux du plan de fichiers.
icône Exécuter le script de sécurité Exécuter le script de sécurité  Ajoute de nouveaux membres aux groupes IBM InfoSphere Enterprise Records pour définir la sécurité des classes et dossiers IBM InfoSphere Enterprise Records. Consultez Définir la sécurité.
icône importer des modèles Modèles d'importation  Use Importe le modèle physique et le modèle de recherche d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Consultez Importer des échantillons de modèles.
icône Convertir en FPOS et ROS Convertir en FPOS et ROS Ajoute une librairie de plans de fichiers (FPOS) à une librairie d'enregistrements (ROS) configurée. Consultez Convertir en FPOS et ROS.
icône Inclure des documents classifiés Inclure des documents classifiés Indique si la librairie contiendra des documents classifiés. Consultez Ajouter les propriétés de document classifié.
icône Inclure des propriétés NARA Inclure des propriétés NARA Indique si la librairie contiendra des documents avec des propriétés NARA (National Archives and Records Administration). Reportez-vous à la rubrique Ajouter des propriétés NARA.