Ajout d´un dossier d´enregistrement

Cette rubrique décrit la procédure d'ajout d'un dossier d'enregistrement à une catégorie d'enregistrement. Vous ne pouvez ajouter un dossier d'enregistrement qu'au niveau le plus bas d'une catégorie d'enregistrement. Cela signifie que si une catégorie d'enregistrement contient une sous-catégorie, vous ne pouvez pas lui adjoindre de dossier d'enregistrement. Vous ne pouvez toutefois ajouter un dossier d'enregistrement à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Vous ne pouvez pas créer de sous-dossier dans un dossier d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement ne peut contenir que des volumes ou des enregistrements. IBM InfoSphere Enterprise Records est livré avec quatre types de dossiers d'enregistrement : dossier électronique, dossier physique, boîte physique et dossier hybride. Votre site peut très bien avoir créé d'autres dossiers personnalisés.

Dans la version PRO d'IBM InfoSphere Enterprise Records, seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements sont habilités à ajouter un dossier d'enregistrement. Dans les versions DoD et de base, outre les gestionnaire ou administrateur d'enregistrements, les utilisateurs privilégiés sont habilités à ajouter un dossier d'enregistrement. Si vous ne disposez pas des autorisations de sécurité nécessaires pour la création d'un dossier d'enregistrement, vous pouvez initialiser le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement à partir de Workplace. Lorsque vous lancez ce flux de travaux, une requête de création de dossier d'enregistrement est envoyée au gestionnaire d'enregistrements pour recevoir son accord. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'Utiliser le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement.

Le tout nouveau dossier d'enregistrement héritera par défaut de toutes les propriétés de son entité parent, hormis les Nom, Identifiant et Date d'ouverture. Ces valeurs héritées sont modifiables.

REMARQUE  Vous ne devez créer plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement à aucun niveau du plan de fichiers (voir Plan de fichiers pour plus d'informations).

Pour ajouter un dossier d'enregistrement

  1. Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et parcourez le plan de fichiers pour accéder à la catégorie d'enregistrement sous laquelle vous souhaitez créer un dossier d'enregistrement.
  2. Cliquez sur Ajouter un dossier d'enregistrement: icône Ajouter un dossier d'enregistrement. Puis passez aux étapes suivantes.

Définir la classe

  1. Cliquez sur le type de dossier d'enregistrement que vous souhaitez créer, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Définir les propriétés.

Pour obtenir des informations supplémentaires sur les types de dossiers, consultez Catégories, Dossiers et Volumes.

Définir les propriétés

  1. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page ; pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge vous indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété.

    Pour de plus amples informations sur les propriétés affichées, reportez-vous à Référence des propriétés. Si vous souhaitez entrer un Modèle d'enregistrement pour nommer automatiquement les enregistrements ajoutés au dossier, saisissez directement le modèle dans ce champ. Pour obtenir de l'aide dans l'élaboration du modèle, reportez-vous à A propos de la syntaxe du modèle de nommage.

  2. Cliquez sur Suivant pour établir un plan d'élimination pour le dossier d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du tableau de gauche. Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter un dossier d'enregistrement.

Définir l'élimination

  1. Il existe trois possibilités : Un planning d'élimination peut déjà avoir été présélectionné (la case Hériter est cochée). Un planning d'élimination peut déjà avoir été assigné sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter. Il peut n'y avoir aucune information d'élimination. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir les plannings afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Supprimer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez corriger les pages d'informations d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
  2. Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner situé sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez assigner à ce dossier.
  3. Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer le dossier d'enregistrement lorsqu'il devra l'être.

    L'autorité d'élimination spécifiée par défaut pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement assignée en tant qu'autorité d'élimination du dossier d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est établie pour le planning choisi, l'autorité d'élimination que vous établirez pour ce dossier s'applique. Si vous choisissez de spécifier l'autorité d'élimination à ce stade, et d'établir le planning d'élimination ultérieurement, l'autorité d'élimination établie pour ce planning passera outre l'autorité d'élimination que vous avez choisie précédemment pour le dossier d'enregistrement.

  4. Cliquez sur Suivant pour établir le document essentiel pour le dossier d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du tableau de gauche.

Définir un enregistrement essentiel

Si les enregistrements créés dans la catégorie d'enregistrement demandent des corrections et des mises à jour permanentes, vous pouvez, dans cette étape, désigner la catégorie d'enregistrement comme Essentielle. Tous les enregistrements créés dans une telle catégorie sont donc automatiquement classés comme étant Essentiels.

  1. Afin de spécifier que les documents de ce dossier sont essentiels, sélectionnez Vrai dans le menu déroulant de l'Indicateur de documents essentiels.
  2. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une description des documents essentiels qui seront ajoutés dans ce dossier d'enregistrement.
  3. Dans le menu Action de correction des enregistrements essentiels, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec les révisions périodiques et les cycles de mise à jour des enregistrements essentiels. Le menu répertorie les actions de Correction essentielle antérieurement créées selon Ajouter une action.
  4. Dans le menu Action de correction des enregistrements essentiels et Cycle de mise à jour, sélectionnez l'événement qui déclenchera les révisions périodiques ou les cycles de mise à jour des enregistrements essentiels de ce dossier. Le menu répertorie les événements récurrents créés antérieurement selon Ajouter un événement récurrent.
  5. Cliquez surSuivant pour établir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de ce dossier.

Définir la sécurité

Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au dossier d'enregistrement, et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les marquages de sécurité choisis pour l'entité.

  1. Vérifiez les paramètres de sécurité existants. Consultez Spécifier les paramètres de sécurité pour plus d'informations sur les droits d'accès.
  2. Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre si vous souhaitez modifier les droits d'accès pour un utilisateur ou groupe spécifique référencé sur la page. La page des Paramètres de sécurité s'affiche et vous pouvez y spécifier les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
  3. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour de plus amples informations, consultez Ajouter des utilisateurs ou des groupes à un objet.
  4. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du dossier d'enregistrement, cliquez sur Terminer.
  5. Cliquez sur OK pour valider le message vous indiquant que l'ajout d'un dossier d'enregistrement est réussi et pour quitter l'Assistant.