Vise og redigere vedlegg
Du kan vise vedleggene for et arbeidselement og legge til nye vedleggsobjekter ved behov. Vedlegget kan enten være ett enkelt objekt eller en rekke objekter, for eksempel et dokument, en mappe, et lagret søk, en søkemal, en publiseringsmal eller en arbeidsflytdefinisjonsfil.
Hvis vedlegget er en mappe, har hvem som helst som arbeider med arbeidselementet, tilgang til alt innholdet i mappen. Innholdet i mappen anses ikke som en del av vedlegget og står ikke oppført som vedleggsobjekter.
Arbeidsflyten ExpenseReport inkluderer for eksempel to vedlegg som heter
ExpenseForm og ExpenseReceipts. ExpenseForm er et enkeltobjekt som er tildelt regnearket ExpenseForm.xls av arbeidsflytdefinisjonen. ExpenseReceipts
er en plassholder for at du skal tildele opptil fem skannende bildefiler av fysiske kvitteringer.
Personen som designet arbeidsflyten, bestemmer hvor mange vedlegg som er nødvendig, og når objektene tildeles til vedlegget. Objektet tildeles enten på designstadiet, eller du kan tildele objekter til et vedlegg mens arbeidsflyten pågår. I tillegg kan designeren av arbeidsflyten gjøre enkelte vedlegg skrivebeskyttede, slik at du ikke kan endre objektet som er tildelt til vedlegget.
Hvis vedlegget er en samling av objekter, kan du legge til flere objekter enn det designeren planla. Det kan for eksempel hende at du har seks kvitteringer (i stedet for fem) du skal legge til i ExpenseReceipts-vedlegget i eksempelet over.
MERK I et arbeidsflyttrinn som bruker CE_Operations for en publiseringsoperasjon, og der kopiering av publisering er valgt, returneres vedlegget umiddelbart, og deretter fortsetter arbeidsflyten til neste trinn. Når en transformasjonsoperasjon er valgt (PDF eller HTML), publiseres det nye dokumentet i PDF eller HTML, men det returneres ikke som et vedlegg – arbeidsflyten fortsetter til neste trinn uten det endrede dokumentet som vedlegg.
Slik viser du et vedlegg
- Gå til det ønskede arbeidselementet i Oppgaver.
- Du kan enten klikke på navnet på arbeidselementet for å åpne oppgavetrinnsiden eller klikke på Get Info for å åpne informasjonssiden. Fra oppgavetrinnsiden kan du åpne og redigere det vedlagte objektet. Fra informasjonssiden kan du bare vise informasjonen om vedlegget.
- Klikk på Vedlegg på flipplinjen for å vise listen over vedlegg.
- Klikk på linken for et vedleggsnavn i listen for å vise listen over objekter som er tildelt til et vedlegg. Hvis det ikke er tildelt noe
objekt til vedlegget, vises Ikke tildelt for objektnavnet.
- Valgfritt. Hvis du vil åpne og vise det vedlagte objektet, klikker du på linken for objektnavnet.
MERK Hvis du bruker Netscape 6.0 eller senere og ikke kan åpne et UNC-filvedlegg, kan du kontakte systemadministratoren. Et UNC-vedleggsnavn ser slik ut fil:\\maskin_navn\ressursnavn\katalog\fil.ext.
For eksempel: fil:\\D:\JanuarRapporter\Region7.xls.
- Valgfritt. Hvis du vil vise objektegenskapene, klikker du på Get Info.
Slik tildeler du et objekt til et vedlegg
- Naviger til Vedlegg-visningen på oppgavetrinnsiden for arbeidselementet.
- Klikk på navnet på det ønskede vedlegget. Det vises en beskrivelse av vedlegget.
- Klikk på Tildel under beskrivelsen for det ønskede vedleggsobjektet. Siden Tildel vedlegg – Velg element åpnes, der du kan bla eller søke etter objektet du ønsker å tildele til dette vedlegget.
- Naviger til objektlageret og mappen for det ønskede objektet.
- Gjør ett av følgende for å velge det ønskede objektet:
- Hvis du legger til en mappe eller et lagret søk, klikker du på Velg navn.
- Hvis du legger til en fil, klikker du enten på Velg eller Select from Versions for den ønskede filen.
- Hvis du klikket på Select from Versions, må du velge en versjon fra listen.
- Fra oppgavetrinnsiden klikker du på Bruk.
Slik fjerner du et tildelt vedleggsobjekt
- Naviger til Vedlegg-visningen på oppgavetrinnsiden.
- Klikk på navnet på det ønskede vedlegget.
- Klikk på Opphev tildeling under beskrivelsen av vedlegget du vil fjerne.
- Klikk på Bruk.
- Fortsett å arbeide med arbeidselementet etter behov, og klikk deretter på Avslutt
for å lukke oppgavetrinnsiden.
Slik legger du til et nytt objekt i en samling med vedlegg
- Naviger til Vedlegg-visningen på oppgavetrinnsiden.
- Klikk på Edit
Attachment. Siden Edit Attachments åpnes.
- Nederst på siden klikker du på Add New. Det åpnes en forenklet valgside der du kan bla eller søke etter det ønskede objektet.
- Naviger til objektlageret og kategorien for det ønskede objektet.
- Gjør ett av følgende for å velge det ønskede objektet:
- Hvis du legger til en mappe eller et lagret søk, klikker du på Velg navn.
- Hvis du legger til en fil, klikker du enten å Velg eller Select from Versions for den ønskede filen. Hvis du klikket på Select from Versions, må du velge en versjon fra listen.
- Fra siden Edit Attachments klikker du på Bruk.