IBM InfoSphere Enterprise Records 簡介

IBM InfoSphere Enterprise Records 是 IBM FileNet P8 產品套組的一個附加元件。IBM InfoSphere Enterprise Records 可讓您建立和維護電子和實體資訊的精確、安全而可靠的記錄。 您可以利用 IBM InfoSphere Enterprise Records 來管理任何類型的記錄,不論儲存媒體或格式為何,都是如此。 要瞭解 IBM InfoSphere Enterprise Records 之前,您必須先瞭解何謂記錄,以及何以使用記錄管理系統。

記錄和 meta 資料

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 的環境定義中,記錄是 meta 資料,它是參照及包含另一個電子檔案(文件)或實體物件之相關資訊的檔案。 您可以建立記錄以使文件或實體物件由公司或政府來控制,其將指定檔案或物件的儲存、存取及最終處理的方式。meta 資料的格式為記錄屬性,例如媒體類型、格式、作者、主題、檢閱人員、位置和發佈日期。您可以按照針對該記錄類型的政府標準和方針的要求來控制記錄。

電子檔案可以是單個檔案,例如 Word 文件、數字照片或一組可以作為一個物件進行處理的相關檔案(例如電子郵件訊息及其附件)。電子檔案存在於物件儲存庫及其他儲存庫中。當您將文件宣告為記錄時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會管理這份文件,其中包括它的安全及可能的分類。 這通常會變更對文件的存取權,且可以防止作者變更文件。

實體物件可以由錄影帶、縮微膠磁區、硬碟磁碟機、DNA 範例、列印的紙質文件和照片組成。它們可以儲存在倉庫內的箱子或檔案櫃中及其他安全存檔設施中。記錄將追蹤實體物件的位置。

術語記錄經常用於非正式地指 meta 資料檔案或宣告為記錄的文件或物件。通常,內容會明確是哪種用法。

包含可以宣告為記錄的文件的儲存庫是指記錄儲存庫或記錄物件儲存庫 (ROS)。IBM InfoSphere Enterprise Records 中所建立的記錄儲存在稱為「檔案計劃物件儲存庫 (FPOS)」的儲存庫中。 兩個物件儲存庫都是 Content Engine 的一部分。

以下圖表描述了從不同來源建立記錄。每個記錄均指向由系統管理的資訊。

下圖描述如何將記錄儲存在不同的儲存庫中,其中包括一個可含有 FileNet Web 內容、MS Office 文件、音訊檔的儲存庫;一個可含有電子郵件的儲存庫;再一個可含有錄影帶、微縮膠片及 CD-ROM 的儲存庫;另外還一個可含有合約、專利和執照的儲存庫。每個記錄都指向系統所管理的資訊

記錄管理

記錄管理是指管理的活動,例如對記錄的建立、儲存、使用、擷取和處理進行計劃、控制和組織。換而言之,記錄管理包括在記錄的建立、作用中、非作用中儲存和處理的整個生命週期中,您執行以保留記錄的所有活動。

需要記錄管理

如果要確保組織的資訊準確、完整且易於使用,您需要設置一個可靠的記錄管理系統。否則,您可能在與生產無關的活動(例如手動尋找資訊或搜尋缺少的或歸檔錯誤的記錄)上耗費大量時間。

在沒有記錄管理系統的情況下,尋找、解釋和遵守記錄保持法令和條例可能變得很困難。這可能導致嚴重的罰款、處罰和其他法律後果。如果您沒有正確維護和管理記錄,還可能遇到與關鍵重要資訊的訴訟、機密性和安全性相關聯的風險。

請利用 IBM InfoSphere Enterprise Records 來減輕上述風險。 您可以利用 IBM InfoSphere Enterprise Records,將有價值的資訊當作記錄儲存起來,必要之時可利用搜尋技術來取得,不重要或非作用中的記錄則予以毀損或保存。

IBM InfoSphere Enterprise Records 在記錄管理中的角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 可讓您獨立於儲存媒體之外,管理整個企業的記錄。 IBM InfoSphere Enterprise Records 的用途是確保下列事項:

當使用 IBM InfoSphere Enterprise Records 時,您可以:

IBM InfoSphere Enterprise Records 的功能與優勢

下表列出 IBM InfoSphere Enterprise Records 的功能及所提供的優勢。

功能
優點
集中記錄的儲存庫
  • 使整個企業資訊的使用廣泛而有效。
  • 由於相關資訊及時有效而可做出有效的決策。
階層中電子和實體文件的儲存記錄的虛擬位置和儲存器
  • 控制文件集合的硬拷貝和電子檔案。
  • 模擬實際辦公室環境。
  • 虛擬位置和儲存器塑造實體儲存體結構。
  • 透過減少記錄管理和擷取所需的辦公室空間、設備和人員開支來控制成本。
易用的搜尋功能
  • 及時而輕鬆地存取所需資訊,而無需使用複雜的查詢語法。
記錄的保留和處理規則

使用者定義的控制包括:

  • 記錄應該保留的持續時間。
  • 在其保留計劃末尾對記錄進行的處理。
  • 毀損記錄之前對記錄進行的審查。

記錄的審核步驟、保留期的自動追蹤及記錄的處理程序的起始化

  • 記錄不會未預期地毀損、改變、竄改、損壞或遺失。
  • 記錄僅根據處置排程或作為審核步驟的一部分被毀損
  • 對不再必需的記錄進行處理以減少儲存空間需求。
記錄的匯入和匯出
  • 組織不經常需要但為了遵守政府法令而需要保留的記錄可以匯出到其他位置。
  • 記錄可以從其他記錄儲存庫匯入。
記錄的相應安全控制
  • 未經授權的使用者無法存取記錄。
  • 使用者不會未預期地刪除記錄。記錄可以由記錄管理者刪除或作為審核步驟的結果刪除。
  • 使用者僅能執行那些他們有相應存取權的、與記錄相關的動作。
Microsoft Outlook FileNet P8 Workplace、Workplace XT、Microsoft® Office 和 Microsoft Outlook

從以下位置手動或自動宣告記錄:

  • Workplace 或 Workplace XT
  • Microsoft Outlook、Word、Excel 和 Power Point
  • 項目範本

IBM InfoSphere Enterprise Records 中的使用者角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 提供一個角色型的使用者安全模型,其中包括「記錄管理者」、「記錄管理員」、「特許使用者(DoD 和 Base)」、「記錄檢閱人員 (PRO)」以及「記錄使用者」等角色。 每個角色將確定屬於該角色的使用者可以執行哪個工作。如需相關資訊,請參閱 IBM InfoSphere Enterprise Records 安全角色

IBM InfoSphere Enterprise Records 安裝類型

在安裝 IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式之前,您必須先選擇符合您的記錄管理需求的安裝類型(資料模型)。 以下是可用的資料模型:

IBM InfoSphere Enterprise Records 實體類型

在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中,記錄是儲存在含有不同記錄管理實體的階層式結構中。 以下圖表描述這些實體的階層結構,隨附有每個實體的簡要說明:

下圖描述記錄的階層式結構,其中檔案計劃物件儲存庫在最上層。

以下是一個記錄管理實體階層的範例

檔案計劃

一般管理(種類)

通信檔案(資料夾)

程序簡短說明(資料夾)

2006 管理培訓會議(磁區)

2007 管理培訓會議(磁區)

資訊管理(種類)

電信中心訊息(資料夾)

操作員的號碼單(資料夾)