Süreçler ve görevlerle çalışma

Tümleştirilmiş bir Office uygulamasından yapısal bir iş sürecini tamamlamak için iş akışının otomatikleştirilmesi, işinizin bir parçası olabilir. Aşağıda, otomatikleştirilmiş süreçlere ilişkin birkaç örnek verilmiştir:

Yukarıda listelenen görevler gibi çok adımlı süreçler, her adımın ilgili gözden geçirme sorumlusu tarafından tamamlandığı bir belge ve bilgi yöneltimine dayalıdır. Her süreç, belirli bir iş süreci için belirli bir tipteki bir belgenin ya da belge kümesinin yöneltilmesini ve işlenmesini otomatikleştirir. Sürecin nasıl tanımlandığına dayalı olarak, süreçte farklı kullanıcılar farklı etkinliklerde bulunur.

Tümleştirilmiş bir Office uygulamasından süreç başlatabilir ve tasarımlayabilirsiniz. Bir sürecin görevlerini tamamlamak için atamış gözden geçirme sorumluları, görevlerini tümleştirilmiş bir Office uygulamasından ya da Workplace XT'den de gerçekleştirebilirler. Ancak, bir süreci tümleştirilmiş bir Office uygulaması dışından koşut olarak gözden geçirdiğinizde, sürece ilişin tüm geçmiş bilgilerini göremeyebilirsiniz. Tümleştirilmiş bir Office uygulamasından görüntülenen görevler, diğer FileNet P8 uygulamalarıyla başlatılan süreçleri içermez.

Süreç tanımlanması

Süreç tanımlamasında belirtilen işlerin akışını başlatan bir süreç, süreç yazarları tarafından başlatılır ve tasarımlanır. Süreç, iş akışındaki her etkinliğin tanımlanmasını, etkinliklerin gerçekleştirileceği sıranın (koşut ya da sıralı) saptanmasını, her adıma kimlerin katılacağına karar verilmesini ve adımı tamamlamak için gerekecek bilgilerin belirlenmesini içerir. Süreçler, nesne deposunuzdaki belirli belgeleri yönetecek şekilde tasarlandığından, doğrudan doğruya bir belgeden süreç başlatabilirsiniz.

İş akışının koşut ya da sıralı düzende gerçekleştirilmesini belirtebilirsiniz. Koşut düzende tüm gözden geçirme sorumluları görevi aynı anda alır. Sıralı düzende, gözden geçirme sorumluları görevlerini belirli bir sırayla alır; bir gözden geçirme sorumlusu görevi tamamlamadıkça, diğer gözden geçirme sorumlusu görevi alamaz.

Görevlerin yönetilmesi

Görevlerin gözden geçirilmesi ve tamamlanması

Göreve gözden geçirme sorumluları katılır; bir görev, atanan işlerin saptanması ve tamamlanmasını ve büyük olasılıkla, başlatılan sürecin sonucu olarak görev durumunun izlenmesini içerir. Bir görevi gözden geçirirken, size atanan ve yönetilen işler üzerinde çalışırsınız. Size atanan her görevin durumunu ve geçmişini görebilirsiniz. Sıralı düzende bir görevi tamamladığınızda, Integration for Microsoft Office bu işi, görevin sonraki adımını işlemek üzere atanmış gözden geçirme sorumlusuna yöneltir. Ancak, bir gözden geçirme sorumlusu görevi reddederse, süreç tanımlandığında belirlenmiş seçeneklere bağlı olarak, iş akışı süreç yazarına ya da önceki gözden geçirme sorumlusuna geri gönderilebilir.

Koşut düzende, Integration for Microsoft Office görevi sürece atanmış tüm gözden geçirme sorumlularına aynı anda gönderir. Tüm gözden geçirme sorumlularının ortak çalışmaları, gözden geçirme onaylarının sayısı süreç tanımlamasında belirlenmiş alt sınırı aşıncaya kadar devam eder.

Süreçler ve görevlerle ilgili sorunların çözülmesi

Süreçlerinizin ve görevlerinizin tıkandığı, iptal edilmesinin gerektiği ya da hataların oluştuğu durumlar olabilir. Denetimcinizin yardımıyla Process Engine olanağını kullanarak ve Process Administrator ve Process Tracker ile ilgili bilgileri gözden geçirerek sorunları çözebilirsiniz. Process Administrator, denetimcinizin süreçleri aramasına ve görüntülemesine, süreç verilerini ve özelliklerini düzenlemesine ve süreçleri yönetmesine olanak sağlar. Process Tracker, devam etmekte olan bir sürecin durumunu görüntüler. Hangi görevlerin tamamlandığını, ne zaman tamamlandığını ve şu an hangi görevlerin etkin olduğunu da gösterir.

Tümleştirilmiş Office uygulamalarında ve Process Engine, Process Administrator ve Process Tracker uygulamalarında kullanılan terimleri ve etiketleri eşlemek için aşağıdaki çizelgelerden yararlanın. Denetimciniz bu çizelgeleri kullanarak, işleme ve görev sorunları çözülürken uygulamalarda kullanılan farklı terimlerin ve etiketlerin anlaşılmasına yardımcı olabilir.

Integration for Microsoft Office terimleri Process Engine terimleri
Süreç İş Akışı
Görev İş Öğesi/Adım
Gözden Geçiren (Gözden Geçirme Sorumlusu) Katılımcı

 

Integration for Microsoft Office görevleri ve süreç pencere gözü etiketleri Process Administrator ve Process Tracker etiketleri
Süreç/Süreç Adı F_Subject/Konu
Görev Adım
Başlatan/Gözden Geçiren/Kullanıcı Başlatan/Katılımcı

 

Integration for Microsoft Office görev adı Süreç adımı adı
Başlatma LaunchStep (Başlatma Adımı)
Onay Bildirimi Final (Son)

Süreç başlatmak ve tanımlamak için

  1. Nesne deposundaki bir belgeyi açıp IBM ECM etiketini tıklatın ve Süreç Başlat öğesini tıklatın ya da bir belgeyi farenin sağ düğmesiyle tıklatıp beliren menüden Süreç başlat öğesini seçin.
  2. Tanımlayacağınız süreçle ilgili ölçütleri tamamlayıon ve süreci başlatın.

Bir görevi gözden geçirmek ve tamamlamak için

  1. Size atanan görevleri görmek için, IBM ECM etiketini tıklattıktan sonra Görevler öğesini tıklatın.
  2. İşlemek istediğini görevi çift tıklatın ve görevi tamamlamak için gereken yönergeleri ve atanmış işleri gözden geçirin.
  3. İşlemekte olan görevi saklayın ve daha sonra göreve dönün ya da görevi tamamlayın.