啟動處置排程

將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型相關聯後,系統將記錄指定的將觸發排程執行的事件或日期。當該事件發生或指定的日期到來時,將觸發排程中定義的記錄中斷。當中斷被觸發且為記錄指定的偏移(如果有)結束時,系統會自動執行排程中指定的中斷動作。實體處理變為到期,並進入處置排程中指定的階段。記錄保留在您在該階段的保留期內所指定的時間週期的階段。保留期結束後,您必須手動啟動與該階段相關聯的處理動作。系統將啟動與該處理動作相關聯的工作流程,並在核准的情況下將實體從授權人員通過到下一階段。當您啟動實體的處理時,其所有子實體的處理也將自動啟動。

可以將檔案計劃配置為刪除原始宣告的文件和記錄 meta 資料(預設)或僅刪除原來宣告的檔案而保留記錄 meta 資料。請參閱配置保留的 meta 資料

附註

如何啟動處置排程

  1. 瀏覽或搜尋準備處理的實體。準備就緒的實體旁邊會出現備妥可處置的圖示:備妥可處置。請參閱以下的如何找到準備處理的實體
  2. 選取名稱左側的勾選框。(也可以在單一實體上按一下滑鼠右鍵然後使用快速功能表。)
  3. 從「複選動作」功能表中,選取「起始處置」:「起始處置」圖示
  4. 按一下「確定」以確認成功啟動處置排程的訊息。但是,如果啟動處置排程時出現問題,系統將顯示失敗訊息。如果要查看失敗的原因,請按一下實體名稱旁邊的紅色星號。

如何找到準備處理的實體

沒有表示「備妥可處置」的單一屬性,但是您可以使用一組條件來進行搜尋。

您可能想將搜尋範本設置為定期執行此動作。在搜尋範本中,將現行階段執行日期留空並確保其可編輯,以便使用者使用搜尋時可以填寫目前日期。

另一個選項是建立自訂 COM 事件以傳送郵件,以便收件者瞭解哪些實體已準備就緒可以處理。如果使用者熟悉檔案計劃結構,則他或她應該能夠瀏覽至實體。

最後,您也可能想使用 API 方法來建立啟動處理的自訂代碼(如果其適用於您的業務記錄)。

如何檢視處理屬性

您可以檢視處理屬性,例如處理名稱、實體的中斷日期、現行階段執行日期、目前處理日期、現行階段決策日期、現行階段動作名稱、現行階段審查決策及上次清理日期。

  1. 按一下實體的「取得資訊」圖示。
  2. 按一下左側窗格中的「詳細資料」鏈結。

衝突的處置排程 (DOD)

可能有套用到儲存器中記錄的儲存器的處置排程以及不同的記錄類型的處置排程。在最近的日期之前無法毀損或匯出記錄。