Adicionar uma pasta de registros

Este tópico descreve como adicionar uma pasta de registro em uma categoria de registro. É possível adicionar uma pasta de registro no nível mais baixo da categoria de registro. Isto significa que se uma categoria de registro contém uma subcategoria, você não pode adicionar uma pasta de registros nela. Também somente é possível adicionar uma pasta de registros em uma categoria ativa de registro. Você não pode criar uma subpasta sob uma pasta de registros. Uma pasta de registro somente pode conter volumes ou registros. O IBM InfoSphere Enterprise Records é enviado com quatro tipos de pastas de registros: pasta eletrônica, pasta física, caixa física e pasta híbrida. Seu local pode ter criado pastas adicionais personalizadas.

Na instalação PRO do IBM InfoSphere Enterprise Records, apenas um Gerenciador de Registros ou Administrador de Registros pode adicionar uma pasta de registros. Nas instalações Dob e Base, além do Gerente de registros ou do Administrador de registros, usuários privilegiados podem adicionar uma pasta de registros. Se você não tem as permissões de segurança requeridas para criar uma pasta de registros, poderá iniciar o fluxo de trabalho Criar pasta de registros no Workplace. Quando você inicia este fluxo de trabalho, uma solicitação de criação de pasta de registro é enviada para o Gerente de registros para aprovação. Para obter mais informações, consulte Usar o fluxo de trabalho para criar pasta de registros.

Por padrão, a nova pasta de registros recém criada herda todas as propriedades, exceto o Nome, Identificador e Data aberta, de sua entidade pai. Você pode alterar os valores herdados.

NOTA  Em qualquer nível do plano de arquivo, você não deve criar mais de 100 categorias de registros e pastas de registros (consulte Planos de Arquivos para obter informações adicionais).

Para adicionar uma pasta de registros

  1. Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e navegue para o plano de arquivo para acessar a categoria de registro na qual deseja criar a pasta de registros.
  2. Clique em Adicionar Pasta de Registros: ícone Adicionar pasta de registros. Em seguida, execute as seguintes etapas.

Definir classe

  1. Clique no tipo de pasta de registros que deseja criar, e a seguir clique em Avançar para prosseguir para a etapa Definir propriedades.

Para obter informações adicionais sobre tipos de pastas, consulte Categorias, pastas e volumes.

Definir propriedades

  1. Insira ou modifique os valores exibidos da propriedade. Algumas propriedades podem ser editadas diretamente nessa página, enquanto outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que você precisa especificar um valor para aquela propriedade.

    Para obter mais informações sobre propriedades exibidas, consulte Referência de propriedades. Se estiver inserindo um Padrão de registro que nomeia automaticamente os registros a serem adicionados na pasta, insira o padrão diretamente neste campo. Para obter ajuda no desenvolvimento de um padrão, consulte Sobre a sintaxe de padrão de nomeação.

  2. Clique em Avançar para definir a agenda de disposição para a pasta de registros ou selecione outra etapa no painel esquerdo. Clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar pasta de registros.

Definir disposição

  1. Há três possibilidades. Uma agenda de disposição pode já ter sido pré-selecionada (a caixa Herdar está marcada). Uma agenda de disposição pode estar listada, mas a caixa Herdar não está marcada. Para usá-la, clique em Herdar. Pode não haver informações de disposição. Em todos os casos, clique em Procurar agenda para selecionar uma agenda ou alterá-la. Clique em Limpar agenda para deixar a disposição em branco por agora. Você pode rever as páginas de informações de qualquer agenda atribuída ao clicar no ícone Obter informações.
  2. Quando você procura uma agenda, clique em Selecionar abaixo do nome da agenda de disposição que deseja atribuir a esta pasta.
  3. Se necessário, especifique a Autoridade de disposição designada para o descarte da pasta de registros quando está estiver no prazo de descarte.

    Por padrão, a autoridade de disposição especificada para a agenda de disposição selecionada será automaticamente atribuída como a autoridade de disposição para a pasta de registros. Se uma autoridade de disposição não for definida para a agenda selecionada, a autoridade de disposição que você define para a pasta será aplicável. Se você decidir especificar agora a autoridade de disposição, e definir mais tarde o planejamento de disposição, a autoridade de disposição definida para a agenda irá sobrepor a autoridade de disposição que foi anteriormente definida para a pasta de registros.

  4. Clique em Avançar para definir o Registro vital para a pasta de registros ou selecione outra etapa no painel esquerdo.

Definir registro vital

Se os registros criados na categoria de registro requerem revisões e atualizações contínuas, você pode marcar a pasta de registros como Vital nesta etapa. Todos os registros criados na pasta serão automaticamente classificados como Vitais.

  1. Para especificar que os registros nesta pasta são vitais, selecione Verdadeiro no menu suspenso Indicador de registro vital.
  2. Se desejado, insira uma descrição dos registros vitais a serem adicionados nesta pasta de registro.
  3. No menu Ação de revisão de registro vital, selecione a ação que será iniciada com a revisão periódica ou com o ciclo de atualização de registros vitais. O menu lista as ações de Revisão vital criadas como descrito em Adicionar uma ação.
  4. No menu Revisão e ciclo de atualização de registro vital, selecione o evento que irá acionar a revisão periódica ou a atualização de registros vitais na pasta. O menu lista os eventos recorrentes anteriormente criados, como descrito em Adicionar um evento recorrente.
  5. Clique em Avançar para definir a segurança e concluir a pasta.

Definir segurança

As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar a pasta de registros e controlar as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança que você aqui especifica podem ser sobrepostas por um conjunto de marcações de segurança na entidade.

  1. Analise as configurações de segurança existentes. Consulte Especificar a configuração de segurança para obter informações sobre cada direito de acesso.
  2. Se você deseja alterar os direitos de acesso para um usuário ou grupo específico listado na página, clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título. A página Configurações de segurança é exibida, na qual é possível especificar as permissões de segurança para diferentes usuários e grupos.
  3. Para adicionar novos usuários ou grupos, clique em Adicionar novo. Para remover um usuário ou grupo existente da lista, selecione a opção Remover para aquele usuário ou grupo. Para obter mais informações, consulte Adicionar usuários e grupos em um objeto.
  4. Para salvar as modificações nas configurações de segurança e concluir a criação da pasta de registros, clique em Concluir.
  5. Clique em OK para reconhecer a mensagem sobre a adição com êxito de uma pasta de registros e sair do assistente.