Erstellen eines Aktenplans
Dieses Thema beschreibt kurz die Schritte zum Erstellen eines Aktenplans im IBM InfoSphere Enterprise Records und enthält Verknüpfungen zu anderen Themen mit ausführlicheren Erläuterungen. Die Aufgaben werden in der Reihenfolge behandelt, in der sie durchzuführen sind. Mit anderen Worten: Bestimmte Aufgaben - etwa das Hinzufügen von Aktionen und Ereignissen - müssen erledigt sein, bevor Sie andere - etwa das Festlegen von Dispositionszeitplänen - ausführen können.
- Überprüfen Sie die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen für die Aktenverwaltung (möglicherweise müssen Änderungen vorgenommen werden). Eine Anpassung der Standardsicherheitseinstellungen im Nachhinein ist relativ schwierig. Im Allgemeinen sollten Sicherheitseinstellungen Gruppen - und nicht einzelnen Benutzern - zugewiesen werden, weil dies die Wartung und Pflege des Systems erleichtert. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit.
- Auf Wunsch können Sie auch ein Namensmuster hinzufügen. Dieses legt die Regeln zur Benennung der Objekte (Aktenkategorien, Ordner) innerhalb des Aktenplans fest. Definieren Sie diese Regeln und verbinden Sie das Namensmuster dann mit dem Aktenplan, bevor Sie die Einheiten hinzufügen, für die diese Regeln gelten sollen.
- Auf Wunsch können Sie auch die Konfiguration des Namensuffixes für den Band ändern. Dies ist ein Inkrement, das jedes Mal hinzugefügt wird. (Der Standardwert dieses Suffix ist "00000".) Nehmen Sie diese Konfiguration vor, ehe Sie Akten hinzufügen, weil bei jedem Hinzufügen eines Aktenordnertyps (mit Ausnahme einer Box) ein Band eingerichtet wird. Siehe Konfigurieren des Suffixes für Bandnamen.
- Erstellen Sie wahlweise neue oder passen Sie bestehende Dispositions-Workflows an und übertragen Sie diese an den Process-Engine-Server. Mit Aktionen verbundene Workflows müssen verfügbar sein, ehe Sie die damit verbundenen Aktionen erstellen. Siehe Erstellen und Ändern von Workflows.
- Fügen Sie die Dispositionsaktionen hinzu: etwas Vernichten oder in den Speicherraum verschieben. Aktionen müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden. Wenn Sie Akten-Container oder Aktenordner als kritische Container markieren wollen (d.h. die Akten, die sie enthalten, sind kritische Akten, die einer regelmäßigen Überprüfung bedürfen), müssen Sie unbedingt eine oder mehr Aktionen des Typs "Kritische Prüfung" hinzufügen. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, so empfiehlt es sich doch, einen Container bei seiner Erstellung als "Kritisch" zu markieren. Dazu müssen Sie die Aktion "kritische Prüfung" und ein wiederkehrendes Ereignis festlegen. Siehe Hinzufügen einer Aktion.
- Geben Sie Ereignisse ein, d.h. das Auftreten bestimmter Bedingungen (etwa das Ende des Finanzjahrs), auf deren Grundlage vom System bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Ereignisse müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden.
Wenn Sie Akten-Container oder Aktenordner als kritische Container markieren wollen, müssen Sie ein oder mehr wiederkehrende Ereignisse hinzufügen. Siehe Ereignisse.
- Fügen Sie auf Wunsch vordefinierte Daten hinzu. Das sind Daten (in der Regel einmalige Ereignisse), aufgrund derer das System bestimmte Aktionen auslöst. Vordefinierte Daten müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden. Siehe Hinzufügen eines vordefinierten Datums.
- Dispositionszeitpläne definieren. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, so können Sie eine Einheit doch gleich bei ihrer Erstellung mit einem Dispositionszeitplan verbinden. Wenn Ihre IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung die Verwendung von Aktentypen einschließt, müssen Sie einen Dispositionszeitplan definieren, bevor Sie den damit verbundenen Aktentyp erstellen. Siehe Definieren eines Dispositionszeitplans.
- Fügen Sie wahlweise Aktentypen hinzu, die die Möglichkeit bieten, eine Akte mit einem Dispositionszeitplan zu verbinden, der verschieden von dem momentan mit der übergeordneten Aktenkategorie oder dem Aktenordner verbundenen Zeitplan ist. Siehe Hinzufügen oder Ändern eines Aktentyps.
- Optional können Sie eine Anpassung von Klassen oder Eigenschaften vornehmen, beispielsweise eine Unterteilung der IBM InfoSphere Enterprise Records-Klassen in Unterklassen, Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und Anpassen der Anzeige von Eigenschaften in der Benutzerschnittstelle. Siehe Erstellen von Unterklassen, Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
- Wenn Ihre IBM InfoSphere Enterprise Records-Lösung die Verwaltung physischer Akten einschließt, müssen Sie auch Speicherorte einfügen. Beim Hinzufügen einer physischen Einheit ist stets der Speicherort anzugeben. Siehe Hinzufügen eines Speicherorts.
- Hinzufügen des Aktenplans Siehe Hinzufügen des Aktenplans.
- Erstellen Sie Ihre Aktenplanhierarchie.
Siehe Hinzufügen einer Aktenkategorie und Hinzufügen eines Aktenordners.
Nach Erstellen des Aktenplans sollten Sie die bestehenden IBM InfoSphere Enterprise Records-Konfigurationseinstellungen überprüfen und einige zusätzliche Konfigurationsaufgaben durchführen. Eine Zusammenfassung hierzu finden Sie unter Konfigurieren von IBM InfoSphere Enterprise Records.
Eine Beschreibung zur Migration eines Aktenplans von einem Objektspeicher zu einem anderen (etwa beim Verschieben eines Aktenplans von einer Entwicklungs- oder Testumgebung in eine Produktionsumgebung) finden Sie unter Das Aktenplan-Import/Export-Tool.