Dispositionszeitpläne

Zur Steuerung der Aufbewahrung und Disposition von Akten werden Dispositionszeitpläne definiert und Aktencontainern sowie Aktentypen zugewiesen. Bei der Definition eines Zeitplans legen Sie die Regeln für die Aufbewahrung der Akten und deren Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest. Die Dispositionsanweisungen umfassen Folgendes:

Die verschiedenen Phasen, die eine Akte durchläuft, werden ebenfalls in einem Dispositionszeitplan definiert. Für jede Phase ist eine Aufbewahrungsfrist festgelegt. Am Ende jeder Phase wird die angegebene Aktion in der Akte ausgeführt und die Akte in die nächste Phase überstellt. Bei der Rückstellung einer Akte wird der ihr zugewiesene Dispositionszeitplan ausgesetzt. Nach der Aufhebung der Rückstellung wird er automatisch wieder aufgenommen.

Um zu ermitteln, ob eine Akte zur Disposition bereit ist, führen Sie einen Dispositions-Sweep aus. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Sweep-Prozesse. Dispositionszeitpläne können mithilfe des Aktenplan-Import/Export-Tools importiert und exportiert werden.

Dispositionszeitplan-Parameter

Ein Dispositionszeitplan kann folgende Parameter enthalten:

Erben von Dispositionszeitplänen

Dispositionszeitpläne können mit einer Aktenkategorie, einem Aktenordner oder einem Aktentyp verbunden werden. Aktenordner können über einen eigenen Dispositionszeitplan verfügen oder den mit der übergeordneten Aktenkategorie verbundenen Zeitplan erben.

Standardmäßig erbt eine Akte immer den Dispositionszeitplan ihres übergeordneten Aktenordners. Möchten Sie der Akte jedoch einen eigenen Zeitplan zuweisen, können Sie einen Aktentyp erstellen, mit dem gewünschten Dispositionszeitplan verbinden und den Aktentyp anschließend der Akte zuordnen. Wenn für Kategorie, Ordner und Typ einer Akte unterschiedliche Dispositionszeitpläne festgelegt sind, so erbt die Akte jenen des Aktentyps. Wird eine Akte direkt in einer Aktenkategorie erstellt, übernimmt die Akte den Dispositionszeitplan der Kategorie.

Im Allgemeinen gilt, dass der Dispositionszeitplan auf der niedrigsten Ebene in der Aktenhierarchie übernommen wird. Das folgende Diagramm veranschaulicht die Vererbung von Dispositionszeitplänen bei verschiedenen Einheiten unter unterschiedlichen Bedingungen:

Das folgende Diagramm veranschaulicht die Vererbung von Aussonderungszeitplänen bei verschiedenen Entitäten unter unterschiedlichen Bedingungen.

Beim Verschieben einer Aktenkategorie oder eines Aktenordners können Sie den Container mit einem Dispositionszeitplan verbinden und angeben, auf welche Einheiten im Container sich diese Zuweisung auswirken soll. Weitere Informationen zum Verschieben von Einheiten finden Sie unter Verschieben einer Aktenkategorie oder eines Aktenordners.

Weisen Sie bei der Verschiebung eines Containers keinen Dispositionszeitplan zu, so tritt Folgendes ein:

Dispositionsprozess

Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Aktenkategorie oder einem Aktenordner verbunden haben, erben alle darin erstellten Akten standardmäßig diesen Zeitplan. Dadurch wird die Disposition der Akten fällig und die Dispositionsphase beginnt. Zur Aussonderung bereite Entitäten werden mit dem Symbol Bereit für Aussonderung markiert: Symbol 'Bereit für Aussonderung'.

Die Disposition kann nun von autorisierten Benutzern gestartet werden. Nachdem die Genehmigung durch den Schriftgutmanager eingeholt wurde, werden die zugewiesenen Dispositionsaktionen in den genehmigten Akten durchgeführt. Dazu können Sie einer Phase im Dispositionszeitplan eine der folgenden Dispositionsaktionen zuweisen:

VORSICHT  Wenn ein Vernichtungsworkflow aus irgendeinem Grund fehlschlägt, bleibt die Entität im Status Disposition läuft. In diesem Fall muss die Disposition der Einheit erneut gestartet werden. Informationen hierzu finden Sie unter Anstoßen eines Dispositionszeitplans.

Empfehlungen

Manche Eigenschaften werden von Dispositions-Sweeps dynamisch aktualisiert. Wenn diese Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungsfristen verwendet werden, kann ein aktualisierter Disposition-Sweep zu einer längeren Aufbewahrungsfrist führen. Verwenden sie keine der folgenden Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungen.

Aktuelle Phase - Ausführungsdatum
Aktuelle Vorgangsphase
Datum des letzten Sweep
Aktuelles Datum des Phasenbescheids
Prüfungsentscheidung zur aktuellen Phase
ID der aktuellen Phase
Phasenretention erneut kalkulieren
Aktuelle Phase - Ausführungsstatus
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate