Ajouter un modèle de nommage

Un modèle de nommage vous permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement, et les enregistrements, afin qu'ils répondent à vos conventions. Lorsqu'un utilisateur crée l'une de ces entités contenant un modèle de nommage, le nom est automatiquement inscrit dans l'étape Etablir les propriétés. Le système n'empêche en aucun cas l'utilisateur de modifier ce nom.

Des nombres incrémentiels sont assignés et utilisés dés l'apparition de l'étape Etablir les propriétés. Si vous annulez avant la création de l'entité, ce nombre ne sera jamais utilisé.

Nommer les enregistrements automatiquement

Pour nommer les enregistrements automatiquement, saisissez un modèle de nommage dans le champ Modèle d'enregistrement du conteneur parent. Le modèle d'enregistrement fait partie des propriétés du conteneur. Tous les enregistrements déclarés par la suite dans ce conteneur acquerront le nom suivant dans la séquence de modèle et s'incrémenteront selon la valeur que vous aurez saisie dans le champ Modèle d'enregistrement incrémenté par. Reportez-vous à A propos des modèles de nommage pour obtenir de l'aide dans l'élaboration du modèle.

Nommer automatiquement les catégories et les dossiers

Pour nommer automatiquement les catégories et les dossiers, suivez les étapes suivantes.

  1. Ajouter un modèle de nommage à l'onglet Configuration. Reportez-vous à Pour ajouter un modèle de nommage.
  2. Ajouter des niveaux de modèles à partir de la page de confirmation ou ultérieurement sur les pages d'informations. Reportez-vous à Pour ajouter un niveau de modèle.
  3. Assigner un modèle de nommage à un plan de fichiers. Reportez-vous à Pour assigner un modèle de nommage à un plan de fichiers.

La syntaxe des modèles de nommage

Vos processus d'affaires peuvent nécessiter des noms de dossier commençant par la lettre A, suivie de deux unités décimales pour marquer l'année, un trait d'union suivi d'un numéro de dossier, comme A07-000005. Le modèle suivant crée des noms de la sorte :

A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]

Dans ce modèle, A est la première lettre, AA représente l'année, et \d est un nombre. Le système fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les modèles entre crochets []. AA est ainsi remplacé par les deux derniers chiffres de l'année en cours. \d est remplacé par des chiffres incrémentiels. Vous spécifiez la valeur incrémentielle dans un autre champ lorsque vous saisissez la chaîne.

Considérons un autre exemple d'un modèle de nommage d'enregistrement. Vous souhaitez créer une règle de nommage pour des dossiers en KX, suivis d'un nombre à 2 décimales pour l'année, un point, 2 décimales pour le mois, un trait d'union, et deux suites de chiffres incrémentiels, du genre KX07.06-0004-03. Vous pourriez créer le modèle suivant :

KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Vous pouvez également utiliser des modèles personnalisés pour créer des modèles basés sur les métadonnées. Les règles de votre organisation, peuvent, par exemple, exiger que la convention de nommage du dossier d'enregistrement soit : année, espace, objet (métadonnées) du dossier d'enregistrement, espace, et une suite numérique à 5 chiffres, du genre "2006 Loan 00005.". Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle de nommage comme celui-ci :

[AAAA] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

ou

[AAAA] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

Le système donnera les valeurs par défaut pour ce qui est de l'année et de l'objet car ces données sont entre crochets []. THIS.EmailSubject est un modèle personnalisé. Le système vous donnera cependant la valeur du champ de métadonnées, EmailSubject, que vous spécifierez pour le parent du dossier d'enregistrement.

Vous devez spécifier le nom symbolique de la propriété lors de la création du modèle personnalisé. Un erreur est créée s'il n'y a aucune valeur disponible pour la propriété spécifiée. Ce modèle personnalisé ne s'applique qu'aux entités de niveau 2 ou de niveau inférieur (3, 4, et ainsi de suite) du plan de fichiers. Le Niveau du plan de fichiers est un autre champ qu'il vous faut remplir lorsque vous ajoutez un niveau de modèle.

CONSEILS

N'utilisez aucun caractère invalide pour éditer les noms. Par exemple, n'utilisez pas la barre oblique (/) lors de la saisie de dates. Les caractères invalides sont :

\ / : * ? " < > |

Afin de vous assurer que les utilisateurs ne dépassent pas le nombre de caractères spécifiés dans le modèle de nommage, vous pouvez délimiter le modèle de nommage à l'aide des symboles ^ et $. Si, par exemple, vous créez le modèle de nommage \d\d\d, ajoutez le symbole ^ au début du modèle de nommage, et le symbole $ à la fin, comme indiqué ci-dessous :

^\d\d\d$

Vous serez ainsi assuré que lorsqu'un utilisateur saisit une valeur, le nombre de caractères saisi ne dépasse pas le nombre de caractères spécifiés dans la chaîne de modèle.

Pour ajouter un modèle de nommage

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur d'enregistrements, et sélectionnez l'onglet Configurer.
  2. Cliquez sur Modèles de nommage.
  3. Cliquez sur Ajouter un modèle de nommage.
  4. Sur la page d'Ajout de modèle, saisissez un nom et une description pour le modèle.
  5. Sélectionnez Nom ou Identificateur dans le menu déroulant Appliquer au nom ou à l'identifiant. Suivant la valeur que vous aurez choisie, le nom ou l'identifiant de la catégorie d'enregistrement ou du dossier d'enregistrement sera automatiquement généré selon le modèle qui lui est associé.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Etablissez les paramètres de sécurité du modèle de nommage et cliquez sur Terminer.
  8. Sur la page de confirmation page, cliquez sur Ajouter un niveau de modèle pour ajouter des niveaux supplémentaires au modèle de nommage. Si vous souhaitez ajouter des niveaux plus tard, cliquez sur OK pour fermer la page Ajouter un modèle. Reportez-vous à Modifier un modèle de nommage pour de plus amples informations sur l'ajout de modèles ultérieur.

Pour ajouter un niveau de modèle

Un niveau de modèle vous donne les détails du modèle qui sera appliqué aux catégories d'enregistrement et aux dossiers d'enregistrement. Vous spécifiez un ou plusieurs niveaux dans le plan de fichiers et le type d'entité auquel il(s) s'applique(nt). Lors de la création au niveau spécifié d'une entité de ce type, elle est automatiquement nommée selon la chaîne de modèle et le nombre incrémentiel.

Cette procédure se poursuit à partir de la page de confirmation, après avoir cliqué sur Ajouter un niveau de modèle. Si vous ajoutez des niveaux de modèle ultérieurement, reportez-vous à Modifier un modèle de nommage.

  1. Saisissez un Numéro du niveau de plan de fichiers. Le niveau dans la hiérarchie du plan de fichiers est représenté par un nombre, dont la première catégorie du plan de fichier est 1. Sa première sous-catégorie est 2. Si cette sous-catégorie contient un dossier d'enregistrement, son niveau est 3.
  2. Pour le Type d'entité correspondant, sélectionnez soit Catégorie d'enregistrement ou Dossier d'enregistrement. Si, par exemple, vous spécifiez 3 comme niveau et Catégorie d'enregistrement comme type d'entité, toutes les catégories d'enregistrement du troisième niveau du plan de fichiers suivront le modèle de nommage spécifié.
  3. Spécifiez la chaîne de modèle comme indiqué ci-dessus. Consultez A propos des modèles de nommage. La chaîne de modèle doit vous fournir un caractère numérique.
  4. Saisissez une valeur pour le Modèle d'enregistrement incrémenté par. En utilisant la valeur 1, chaque nouvelle catégorie ou dossier affecté par le modèle sera incrémenté par la valeur supérieure suivante. Un incrément de 2 utilise tous les autres nombres. Ce champ doit être supérieur à zéro.
  5. Cliquez sur Ajouter. Vous placez ainsi le modèle au bas de l'écran et libérez les champs afin de pouvoir ajouter des modèles supplémentaires pour d'autres entités et niveaux.
  6. Cliquez sur Quitter lorsque vous avez terminé l'ajout des niveaux de modèle.

Exemple

Si vous souhaitez voir les sous-catégories d'une catégorie d'enregistrement de niveau supérieur nommées automatiquement, créez un modèle pour le niveau 2 et sélectionnez Catégorie d'enregistrement dans le type. Si vous souhaitez également que les dossiers d'enregistrement de cette sous-catégorie soient nommés automatiquement, créez un modèle pour le niveau 3 et sélectionnez Dossier d'enregistrement dans le type. Ces deux niveaux de modèle étant intégrés dans le modèle de nommage, les sous-catégories de niveau 2 et les dossiers d'enregistrement de niveau 3 seront donc automatiquement nommés.

Pour ajouter ou modifier les niveaux de modèle ultérieurement

  1. Rendez-vous sur le modèle de nommage (dans l'onglet Configuration, Modèle de nommage) et cliquez sur le bouton Obtenir des informations.
  2. Sélectionnez Gérer le niveau de modèle dans la barre latérale.
  3. Si vous ajoutez un niveau de modèle, remplissez les champs comme dans Pour ajouter un niveau de modèle ci-dessus. Si vous modifiez un niveau de modèle existant, passez à l'étape 4.
  4. Sélectionnez la case d'option du modèle. Les données existantes sont ainsi copiées dans les champs.
  5. Modifiez les champs nécessaires et cliquez sur Modifier.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter.

Pour assigner un modèle de nommage à un plan de fichiers

Cette étape est nécessaire pour activer le nommage automatique.

  1. Rendez-vous sur le niveau racine du plan de fichiers afin que le chemin d'accès n'affiche que le nom du plan de fichiers.
  2. Cliquez surObtenir des informations pour le plan de fichiers (juste sous le chemin d'accès). Le champ du Modèle de nommage se trouve sur la page Propriétés.
  3. Sur le menu déroulant du Modèle de nommage, sélectionnez le nom du modèle que vous souhaitez utiliser.
  4. Cliquez sur Appliquer, puis sur Quitter.