宣告已分類的電子記錄
僅指派給記錄使用者群組的使用者可以從 Workplace 或 Workplace XT 中宣告已分類的電子記錄。
如果要從 Workplace 或 Workplace XT 中宣告已分類的電子記錄,請透過完成以下動作之一來啟動記錄宣告精靈:
- 新增或簽入文件後,選取確認頁面上的「宣告為記錄」。
- 從文件的快速功能表或屬性資訊頁面選取「宣告為記錄」。
在記錄宣告精靈中:
- 選取「宣告已分類的記錄」圓鈕,然後按一下「接受」。
- 按一下「選取類別」。
- 選取物件儲存庫,然後按一下「接受」。
精靈的其餘步驟包括:
目錄記錄
- 選取相應的類別。對於電子記錄,請選取「電子記錄」或其子類別之一(由您的管理者所提供)。
- 按一下「選取檔案計劃位置」並導覽至檔案計劃的相應層級。
- 依預設,將選取瀏覽視圖,但是您可以使用左側畫面中的其他選項。
- 如果您之前已經建立了捷徑,請選取「捷徑」並從該清單中選取捷徑。選取您想要使用的位置的勾選框,並按一下「新增到選取」。透過選取該清單上您不再想使用的捷徑的勾選框並按一下「移除捷徑」,您還可以將其移除。
- 如果您至少知道實體名稱的一部分,請按一下「搜尋」。選取「標題」或「檔案計劃識別碼」。預設運算子為 "like",它可讓您搜尋部分名稱。輸入字串並按一下「搜尋」。
- 選取一或多個位置的勾選框,並按一下「新增到選取」。在任何錯誤新增的位置下,按一下「移除」。按一下「新增到捷徑」,以將所有這些位置新增到您的捷徑清單中。
- 完成位置清單後,按一下「接受」。
- 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。
設定屬性
- 在屬性欄位中輸入所需的資訊。視您選取的類別不同,所需的欄位也不同。「電子記錄」類別中所需的欄位如下:
- 媒體類型:輸入媒體類型,例如電子檔案。
- 格式:輸入格式,例如純文字、PDF、Word。
- 作者/建立者:輸入建立或擁有此檔案的人員姓名。
- 主旨:輸入內容的簡要說明。
- 出版日期:輸入建立檔案的日期。
- 如果您要宣告的記錄是其他已分類記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此已分類的記錄,即回條的來源。通常回條是不分類的。如需有關回條的資訊,請參閱回條。
- 在「設定屬性」步驟中輸入所需的資訊後,按「下一步」。精靈將開啟「設定分類屬性」步驟。
設定分類屬性
-
如果要選取安全分類手冊 (SCG) 或來源文件,請按一下衍生自。此步驟是可選的。
- 如果要選取 SCG、SCG 章節或 SCG 主題,請按一下安全分類手冊區域中的「新增」,然後選取所需的 SCG 元素。選取 SCG 元素將引入記錄的「衍生自」屬性,該屬性具有 SCG 名稱、發行 SCG 的日期以及 SCG 的建立者。
- 如果要選取來源文件,請按一下來源文件區域中的「新增」,然後在文字框中輸入來源文件的說明。來源文件不會提供其他資訊,因此您將需要在「設定分類屬性」步驟中完成所需的欄位。
- 如果要移除安全分類手冊或來源文件,請按一下「移除」欄中的對應方框,然後按一下「移除」。
- 完成新增或移除所需的分類手冊元素和來源文件後,按一下「接受」。
附註當您在「衍生自」頁面中按一下「接受」時,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將摘要顯示的所有欄位資料(包括空格),複製到「設定分類屬性」步驟的對應欄位中。
如果您之前在這些欄位中輸入了其他資料,並且僅在「衍生自」頁面上審查資訊,請按一下「取消」(而不是「接受」)以保留手動輸入的資料。
- 如果您沒有選取手冊,則必須透過從下拉功能表中選取「最高秘密」、「秘密」或「機密」來指定「初始分類」的值。
附註 如果您擁有在初始分類層級中查看項目的許可權,則「現行分類」預設為與「初始分類」相同的值。否則,您需要在安全權限層級中指定值。
- 如果您沒有選取手冊,請按一下「分類原因」。
- 按一下「新增值」。
- 按一下「作用中」或「已取代」,並選取適當的值。
- 按一下「接受」。
- 請根據需要加入足夠多的值。
- 如果要移除值,請強調顯示該值,然後按一下「移除所選的項目」圖示:

- 完成選取後,按一下「接受」。
- 在「分類代理」欄位中,輸入目前管理記錄的代理名稱(例如,國防部)。
- 完成其餘可選的欄位。
- 輸入所需資訊後,按一下「完成」。
附註
- IBM InfoSphere Enterprise Records 使用者介面,沒有將複合文件的所有組件宣告成單一記錄的機制。
不過,您可以將個別子項或母項文件宣告為記錄。您也可以稍後將已宣告為記錄的文件變成複合文件的一部分。某些複合文件設定(例如「防止刪除」或「母項刪除時,也刪除子項」)會影響正常的記錄處置。因此,IBM InfoSphere Enterprise Records 不支援處置屬於複合文件的記錄。
- 任何使用「達爾文資訊分類架構 (DITA)」檔案功能的應用程式,都會將元件建立成複合文件。
因此,在前一個附註中所提及適用於複合文件的差異,同樣也適用於 DITA 檔案。