Verbinden eines Aussonderungszeitplans mit einer Einheit

Berechtigte Benutzer (Schriftgutmanager, Schriftgutverwalter oder Prüfer in Pro Standard; Schriftgutmanager oder Schriftgutverwalter in DoD oder Base) können zu jedem Zeitpunkt einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner zuordnen. Untergeordnete Container erben den Aussonderungszeitplan wie vorstehend beschrieben.

Weitergabe des Aussonderungszeitplans

Beim Verbinden eines Aussonderungszeitplans nach dem Erstellen einer Kategorie oder eines Ordners können Sie den Zeitplan wie folgt an die untergeordneten Container weitergeben.

Zuordnen eines Aussonderungszeitplans zu einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner

Aussonderungszeitpläne können während der Erstellung oder zu einem späteren Zeitpunkt einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner zugeordnet werden. Im Thema zum Hinzufügen des Containers finden Sie Vorgehensweisen zum Zuordnen eines Aussonderungszeitplans während der Erstellung. Informationen zu Schriftstückkategorien finden Sie unter Schritt 2: Aussonderung festlegen. Informationen zu Schriftstückordnern finden Sie unter Schritt 3: Disposition festlegen. Anhand der folgenden Vorgehensweise können Sie einen Aussonderungszeitplan erstmalig nach der Erstellung zuordnen. Eine Anleitung zum Ändern eines bestehenden Zeitplans finden Sie unter Ändern des mit einer Einheit verbundenen Dispositionszeitplans.

So ordnen Sie einen Aussonderungszeitplan zu einem späteren Zeitpunkt zu: 

  1. Navigieren Sie zum Container, dessen Dispositionszeitplan Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf "Disposition".
  3. Klicken Sie auf "Plan suchen", um einen Dispositionszeitplan auszuwählen.
  4. Die Seite "Dispositionszeitpläne auswählen" wird mit einer Liste der Aussonderungszeitpläne angezeigt. Klicken Sie unterhalb des Namens eines Zeitplans auf "Auswählen".
  5. Nach Auswahl des gewünschten Aussonderungszeitplans wird ein neues Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Option, um festzulegen, wie der neue Dispositionszeitplan an seine untergeordneten Container weitergegeben werden soll. Siehe Weitergabe des Aussonderungszeitplans weiter oben.
  6. Auf Wunsch können Sie hier die einschlägigen Vorschriften Ihres Unternehmens eingeben.

    HINWEIS Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für den Container zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Container festgelegte.. Wenn beim Erstellen des Containers eine Aussonderungsberechtigung festgelegt wurde, aber kein Aussonderungszeitplan zugewiesen, ersetzt die Aussonderungsberechtigung des Zeitplans die vorher festgelegte Aussonderungsberechtigung.

  7. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  8. Klicken Sie auf Beenden, um die Seite zu schließen.

HINWEIS Einem Schriftstücktyp zugeordnete Schriftstücke können einen anderen Aussonderungszeitplan als ihr übergeordneter Container haben. Der dem Schriftstücktyp zugeordnete Aussonderungszeitplan hat Vorrang vor dem Zeitplan des Containers. Wenn Sie einen Scanvorgang ausführen, wird in der Protokolldatei für den Scanvorgang jedoch eine Warnung zu einem Aussonderungskonflikt protokolliert, wenn der dem übergeordneten Container zugeordnete Zeitplan einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum hat wie der dem Schriftstücktyp zugeordnete Zeitplan.