Rückstellen von Einheiten (manuell)

Dispositions-Rückstellungen können vom Rückstellungs-Sweep-Vorgang auf Einheiten angewandt werden, wenn die Rückstellungen bedingter Natur sind. Aber es ist auch möglich, Dispositions-Rückstellungen von Hand vorzunehmen. Eine Rückstellung unterbricht den normalen Dispositions-Vorgang, meist im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder mit Audit-Prüfungen. In Rückstellung befindliche Einheiten können nicht manuell gelöscht werden. Sie können Rückstellungen auf eine oder mehr Aktenkategorien, Aktenordner, Bände oder Akten anwenden. Sie können eine Dispositions-Rückstellung vor dem Abgrenzungsdatum oder während einer der Phasen nach dem Abgrenzungsdatum vornehmen.

Allein der Schriftgutmanager und der Schriftgutadministrator können Einheiten rückstellen. Um dieses Vorrecht anderen Benutzern einzuräumen, sind die folgenden Rechte erforderlich: Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit.

Das folgende Verfahren beschreibt, wie eine Dispositions-Rückstellung vorgenommen wird. Bevor Sie dieses Verfahren abschließen können, müssen Sie dem System Dispositions-Rückstellungen hinzugefügt haben.

So nehmen Sie eine Dispositions-Rückstellung vor:

  1. Navigieren Sie zu den oder suchen Sie nach den Einheiten, die Sie manuell rückstellen wollen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Einheiten. (Oder rechtsklicken Sie auf eine einzelne Einheit und verwenden Sie das Kontextmenü.)
  3. Wählen Sie aus dem Mehrfachauswalaktionsmenü die Option Rückstellen. Die Seite "Elemente zurückstellen" wird angezeigt.
  4. Aktivieren Sie in der Liste der verfügbaren Rückstellungen ein oder mehr Kontrollkästchen für die gewünschten Rückstellungen. Sie können die Details einer Rückstellung anzeigen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
  5. Klicken Sie auf "Rückstellen", um die ausgewählten Rückstellungen zu aktivieren, oder klicken Sie auf "Beenden", um das Verfahren abzubrechen und die Seite zu schließen.
  6. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "OK".

Nachdem Sie (oder der Rückstellungs-Sweep-Vorgang) eine Einheit erfolgreich rückgestellt haben, wird das Rückstellungssymbol neben dem Einheitsnamen angezeigt. Das Rückstellungssymbol sieht wie folgt aus: Rückstellungssymbol. Wenn das Rückstellungssymbol nicht sofort angezeigt wird, klicken Sie auf die letzte Verknüpfung im Pfad, um die Suchseite zu aktualisieren.

Hinweis  Wenn Sie eine bedingte Rückstellung manuell auf eine Einheit anwenden, die mit den Bedingungen der Rückstellung übereinstimmt, wird die Rückstellung bei der nächsten Ausführung des Rückstellungs-Sweeps neu als bedingte Rückstellung angewendet, die nur durch den Rückstellungs-Sweep entfernt werden kann. Zum Entfernen der Rückstellung müssen Sie "Anforderung 'Rückstellung entfernen' auslösen" aus dem Kontextmenü der Einheit auswählen. Die Rückstellung wird dann während des nächsten Rückstellungs-Sweep-Vorgangs entfernt.