レコードの保存と廃棄を管理するために、廃棄スケジュールを定義してレコード・コンテナーおよびレコード・タイプに関連付けます。廃棄スケジュールでは、レコードの保存ルールや、保存期間終了時のレコードの廃棄インストラクションを指定します。廃棄インストラクションには次の種類があります。
廃棄スケジュールには、レコードが経由するいくつかのフェーズを定義します。各フェーズには定義された保存期間があります。各フェーズの最後に特定のアクションがレコードに対して実行されてから、レコードは次のフェーズに移行します。エンティティーに保留が適用されていると廃棄スケジュールは中断し、すべての保留が削除された後で再開します。
レコードの廃棄を開始できる時期を計算するには、廃棄スイープを実行します。「スイープ・プロセス」を参照してください。廃棄スケジュールは、ファイリング計画のインポートおよびエクスポート・ツールを使用するときに、インポートおよびエクスポートされます。
廃棄スケジュールでは、次の内容を設定します。
廃棄スケジュールは、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはレコード・タイプと関連付けることができます。レコード・フォルダーには、そのフォルダー固有の廃棄スケジュールを関連付けるか、または親レコード・カテゴリーと関連付けられている廃棄スケジュールを継承させることが可能です。
レコードは、デフォルトではそのレコードが宣言されたフォルダーの廃棄スケジュールを継承します。ただし、別の廃棄スケジュールに関連付けたい場合は、レコード・タイプを作成し、そのレコード・タイプと必要な廃棄スケジュールを関連付けてから、このレコード・タイプをレコードに割り当てることができます。レコードのレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコード・タイプに異なる廃棄スケジュールを関連付けた場合、レコードはレコード・タイプの廃棄スケジュールを継承します。レコード・カテゴリーの直下に作成したレコードの場合は、そのレコード・カテゴリーの廃棄スケジュールを継承します。
原則としては、レコードの階層で最下位レベルにある廃棄スケジュールが適用されます。次の図は、異なる状態にあるさまざまなエンティティーが継承する廃棄スケジュールを示しています。
レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを移動する場合は、そのコンテナーに廃棄スケジュールを割り当てて、この割り当てにより影響を受けるコンテナー内のエンティティーを指定できます。エンティティーの移動の詳細については、「レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場所の変更」を参照してください。
コンテナーの場所を変更するときに廃棄スケジュールを割り当てない場合は、次のことが成り立ちます。
廃棄スケジュールをレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに関連付けると、そのコンテナー内に作成されたすべてのレコードは、デフォルトでその廃棄スケジュールを継承します。カットオフ・アクションがレコードで実行されると、レコードは廃棄期限を迎えて廃棄フェーズに移行します。廃棄可能な状態として識別されたエンティティーには、「廃棄準備完了」アイコン が表示されます。
権限のあるユーザーが廃棄を開始できます。レコード管理者の承認を受けると、承認されたエンティティーに対して関連付けられた廃棄アクションが実行されます。廃棄スケジュールの各フェーズには、次のいずれかの廃棄アクションを割り当てることができます。
注意 : 破棄ワークフローが何らかの理由により失敗した場合、エンティティーは「廃棄中」のままとなります。このようなエンティティーに対しては、廃棄を再度開始する必要があります。「廃棄スケジュールの開始」を参照してください。
一部のプロパティーは、廃棄スイープによって動的に更新されます。これらのプロパティーが代替保存期間の保存ベースとして使用される場合、更新された廃棄スイープの保存期間が長くなります。次のプロパティーは、代替保存期間の保存ベースとして使用しないでください。
現在のフェーズの実行日付
現在のフェーズ・アクション
最終スイープ日付
現在のフェーズの判断日付
現在のフェーズ・レビューの判断
現在のフェーズ ID
フェーズ保存の再計算
現在のフェーズの実行状況
DisposalPhases
CycleYears
CycleMonths
CycleDays
CurrentActionType
VitalWorkflowStatus
VitalSweepDate
VitalRecordReviewDate
重要レコードの次回レビュー日付
CurrentPhaseId
AlternateRetentions
RetentionBase
RetentionPeriodYears
RetentionPeriodMonths
RetentionPeriodDays
CurrentPhaseExportFormat
ExportFormat
CurrentPhaseDecisionDate