Ver y modificar propiedades de entidad mediante las páginas de información

Cada entidad de IBM InfoSphere Enterprise Records tiene un conjunto de páginas de información a la que puede acceder haciendo clic en su icono Obtener información (icono obtener información). Las páginas de información de una entidad proporcionan información de las propiedades en diferentes vistas. Con los permisos de seguridad pertinentes, puede ver y modificar los valores de las propiedades de la entidad. En las páginas de información puede realizar diferentes acciones en la entidad que está visualizando. Estas acciones habitualmente se corresponden con el menú contextual de la entidad en la ficha Examinar.

Para ver y modificar las propiedades de una entidad

  1. Haga clic en el icono Obtener información de una entidad. Casi todas las entidades tienen como vista predeterminada la página de propiedades. Para obtener más información sobre las propiedades que se ven en pantalla, consulte Referencia de propiedades.

    NOTA  El campo Nombre de volumen se mostrará llenado con un nombre de pauta basado en la pauta seleccionada durante la configuración. Puede especificar cualquier nombre en el campo Nombre de volumen pero no pueden existir nombres de volúmenes duplicados. No puede incluir ninguno de los caracteres siguientes en el nombre del volumen:

    \ / : * ? " < > |,
  2. Para acceder a otra clase de información, haga clic en el nombre de otra página de información que haya en la parte superior del panel izquierdo.

    Los barridos de disposiciones o retenciones de disposiciones actualizan algunas propiedades, por lo tanto quizá cambien algunos valores una vez se ejecuten estos procesos.
  3. Para cambiar valores de propiedades, seleccione texto y reemplácelo, o seleccione valores en los menús u otros cuadros de diálogo.
  4. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios.
  5. Haga clic en Salir para cerrar la página de información.

Si ha modificado propiedades en una determinada vista pero no las aplica antes de pasar a otra página de propiedades, la página modificada queda señalada con un icono de lápiz. Si no hace clic en Aplicar en cada página que modifica, no olvide volver a las páginas que tengan un icono de lápiz y haga clic en Aplicar. De lo contrario, los cambios se perderán una vez salga de las páginas de información.

Las propiedades son de sólo lectura o se pueden editar en función de los derechos que tenga asignados el rol del usuario.

Para imprimir las propiedades de una entidad

En el vínculo Vista imprimible de la esquina superior derecha de algunas páginas de información, hay una lista exclusiva de propiedades en un formato apto para imprimir. En cualquier entidad, la lista de vistas imprimibles suele ser la misma, sea cual sea la página de información desde la que se acceda al informe. El contenido del informe varía según la clase de entidad.

  1. Seleccione el icono Obtener información de la entidad.
  2. Haga clic en Vista imprimible de cualquier página de información en cuya esquina superior derecha esté el icono de impresora.
  3. Imprima la página HTML mediante la opción Imprimir del menú Archivo.

La siguiente tabla describe las vistas disponibles en las páginas de información. Cada tipo de entidad dispone de su propio conjunto de vistas.

Vista Descripción
Propiedades La vista Propiedades es la predeterminada al abrir la página de información de una entidad. Esta vista muestra las propiedades asociadas con la entidad actual. Un asterisco rojo denota que un valor d epropiedad es necesario. Esta vista se usa para comprobar y modificar las propiedades de la entidad.
Clasificación de seguridad Vista que muestra las propiedades de clasificación de seguridad. La vista Clasificación de seguridad se usa para editar las propiedades de metadatos del registro clasificado, una vez se haya archivado el registro. Para obtener más información, consulte Ver y modificar propiedades de clasificación de seguridad.
Disposición Con la vista Disposición se modifica el programa de disposición asociado con la entidad. Esta vista permite heredar el programa de disposición de la entidad superior o asociar otro programa de disposición. También puede cambiar el usuario o grupo designado para la disposición de la entidad. Para obtener más información sobre cómo asociar otro programa de disposición con una entidad, consulte Cambiar el programa de disposición asociado con una entidad.
Registro vital Mediante la vista Registro vital, puede especificar si la categoría o carpeta contiene registros vitales. En esta vista, se selecciona el evento que activará la actualización o revisión histórica de registros vitales, así como la acción que se debe iniciar en cuanto tenga lugar el evento de revisión. Para obtener más información, consulte Definir registros vitales.
Condición La vista Condición permite especificar los criterios de activación de un evento interno. Puede seleccionar los operadores de condición, especificar valores de propiedad y crear condiciones de tipos de unión que activen el evento interno. También puede definir más propiedades para el tipo de entidad seleccionada. Para obtener más información, consulte Agregar un evento interno.
Seguridad Con la vista Seguridad puede ver o editar la configuración de seguridad de una entidad (en función de los permisos de seguridad). La configuración de seguridad determina los usuarios y grupos que pueden acceder a la entidad, y controla sus permisos de seguridad. También puede aplicar una directriz de seguridad para controlar la configuración de seguridad. Para obtener más información sobre cómo especificar la seguridad de una entidad, consulte Definir o modificar la seguridad de un objeto.
Archivado

La vista Archivado sólo está disponible en los registros. Se utiliza para obtener una lista de entidades en las que se ha archivado el registro seleccionado. Se puede ver:

  • Toda la ruta de acceso de entidades en que se archiva el registro.
  • La fecha de creación del registro.
  • El usuario autor del registro.

Para obtener más información, consulte Ver los contenedores donde se archiva un registro.

Detalle

La vista Detalle, de sólo lectura, muestra las propiedades de una entidad u objeto asociado y sus valores.

En categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros, la vista Detalle muestra las propiedades organizadas por categorías en varios grupos como General, Disposición, Vital, Físico y Detalles adicionales del registro. Puede mostrar y ocultar las propiedades que pertenecen a un grupo específico haciendo clic, respectivamente, en los iconos de mostrar y ocultar que hay junto al nombre del grupo: Mostrar detalles ocultar detalles

Vínculos Un vínculo representa una relación entre dos entidades. Mediante la vista Vínculos se visualizan los vínculos asociados con una entidad. La vista Vínculos aparece en la página de información sólo de registros y carpetas de registros. Para obtener más información, consulte Ver y modificar vínculos.
Historial La vista Historial permite hacer el seguimiento de las operaciones efectuadas en cada entidad de IBM InfoSphere Enterprise Records. El seguimiento de las entidades en IBM InfoSphere Enterprise Records permite controlar las operaciones que se realizan en las entidades de IBM InfoSphere Enterprise Records, por ejemplo creación, eliminación, acceso, traslado, copia y reubicación de un programa de disposición. Para obtener más información sobre cómo efectuar el seguimiento de una entidad, consulte Utilizar la vista Historial de IBM InfoSphere Enterprise Records.
Retenciones En la vista Retenciones puede ver, modificar o eliminar las retenciones de eliminación colocadas en la entidad. Para obtener más información, consulte Retenciones de disposiciones.
Motivo Al visualizar páginas de información de un programa de disposición, Motivo es la vista predeterminada. Si va a cambiar alguna cosa, especifique el motivo del cambio. De lo contrario, seleccione la vista pertinente.
Programa En esta vista puede cambiar el nombre del programa, la descripción y la autoridad de disposición del programa de disposición seleccionado.
Fases Si el programa de disposición en pantalla consta de fases, aparecen en esta vista. Para eliminar una fase, haga clic en su casilla de verificación. Para agregar fases, haga clic en Agregar nuevo. Haga clic en el título de una fase para obtener información más detallada o para modificar la información.
Entidades retenidas Esta vista muestra las entidades en las que se ha colocado una retención concreta. En esta vista puede eliminar la retención en una entidad o utilizar una búsqueda para filtrar la visualización de las entidades retenidas. Para obtener más información, consulte Ver y modificar entidades retenidas.

Acciones de las páginas de información

Las páginas de información también contienen acciones apropiadas para el tipo de entidad. Se ubican en la parte inferior del panel izquierdo. La siguiente tabla describe las acciones disponibles en las páginas de información.

  Acciones de información

icono Eliminar

Eliminar  La acción Eliminar sirve para suprimir una entidad. Para obtener información sobre cómo eliminar varias entidades, consulte los temas siguientes:

icono Cerrar Cerrar  Esta acción se usa para limitar la creación entidades secundarias en una categoría de registro, carpeta de registros o volumen. Consulte Cerrar o reabrir categorías, carpetas o volúmenes.
icono Reubicar Cambiar ubicación  Sirve para trasladar una categoría de registro o carpeta de registros y todo su contenido a otra ubicación del plan de archivos. Consulte Cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros.
icono Reabrir Reabrir  Con esta acción se vuelve a abrir una categoría de registro, carpeta de registros o volumen cerrados. Consulte Cerrar o reabrir categorías, carpetas o volúmenes.
icono Activar Activar  Emplee esta acción para reactivar una categoría de registro o carpeta de registros inactivos. Consulte Activar o desactivar categorías o carpetas.
icono Desactivar Desactivar  Esta acción se utiliza para desactivar una categoría de registro o carpeta de registros inactivos. Si un contenedor está inactivo, no se pueden crear entidades dentro de él y, cuando declaren un registro, los usuarios no verán el contenedor desactivado. Consulte Activar o desactivar categorías o carpetas.
icono Colocar en retención Poner en retención  La acción Poner en retención se usa para suspender o para detener la ejecución de acciones de disposición en una categoría de registro, carpeta de registros, volumen o registro. Asimismo, si una entidad está en retención, no se puede suprimir mediante la acción Eliminar. Consulte Colocar entidades en retención (manual).
icono Iniciar disposición Iniciar disposición  Utilice esta acción para ejecutar un programa de disposición de una entidad. Consulte Iniciar un programa de disposición.
icono Archivar Archivo  Esta acción se emplea para hacer referencia a un registro en otra ubicación del mismo plan de archivos. Consulte Registros de archivos.
icono Trasladar Mover  Sirve para trasladar un registro de una ubicación a otra del mismo plan de archivos. Para obtener más información, consulte Trasladar registros.
icono Crear vínculo Crear vínculo  Esta acción se utiliza para crear un vínculo de un registro o carpeta de registros a otro objeto. Para obtener más información, consulte Crear un vínculo.
icono Iniciar/descargar Iniciar/Extraer  La acción Iniciar/Extraer se usa para iniciar un flujo de trabajo. Para obtener información general sobre flujos de trabajo, consulte Flujos de trabajo.
icono Copiar Copiar  Esta acción sirve para copiar un registro a otra ubicación del mismo plan de archivos. Consulte Copiar un registro.
icono Desclasificar Desclasificar  Esta acción se utiliza para eliminar cualquier nivel de clasificación de un registro.
icono Actualizar clasificación Ascender clasificación  Utilice esta acción para subir el nivel de clasificación de un registro. Este vínculo sirve para clasificar un registro que estaba desclasificado, o para ascender su nivel de clasificación actual, por ejemplo de Secreto a Alto secreto.
icono Degradar clasificación Degradar clasificación  Utilice esta acción para bajar el nivel de clasificación de un registro. Puede usar este vínculo para degradar el nivel de clasificación actual, por ejemplo de Alto secreto a Secreto. Para pasar de cualquier nivel de clasificación a Desclasificado, utilice Desclasificar.
icono Ver información de documento Ver información del documento  Se utiliza para visualizar las páginas de información de Workplace del registro. Consulte Ver la información de documentos de un registro.
icono Gestionar nivel de pauta Gestionar nivel de pauta  Especifique las cadenas de pautas de asignación de nombre que, de forma automática, asignan nombres a entidades en distintos niveles del plan de archivos.
icono Ejecutar secuencia de mandatos de seguridad Ejecutar secuencia de comandos de seguridad  Se utiliza para agregar miembros a los grupos de IBM InfoSphere Enterprise Records y definir la seguridad completa de carpetas y clases relacionadas con IBM InfoSphere Enterprise Records. Consulte Definir seguridad.
icono Importar plantillas Importar plantillas  Se utiliza para importar la plantilla física y la plantilla de búsqueda de IBM InfoSphere Enterprise Records. Consulte Importar plantillas de muestra.
icono Convertir a FPOS y ROS Convertir a FPOS y ROS Se utiliza para agregar un almacén de objetos del plan de archivos (FPOS) a un almacén de objetos de registros (ROS) configurado. Consulte Convertir a FPOS y ROS.
icono Incluir documento clasificado Incluir documento clasificado Se utiliza para indicar si el almacén de objetos contendrá documentos clasificados. Consulte Agregar las propiedades del documento clasificado.
icono Incluir propiedades NARA Incluir propiedades de NARA Se utiliza para indicar si el almacén de objetos contendrá documentos con propiedades NARA (National Archives and Records Administration). Consulte Agregar las propiedades de NARA.