ドキュメントの変更

オブジェクト・ストア内のドキュメントを変更するには、最初に「チェックアウト」アクションを使用してドキュメントのチェックアウトを行う必要があります。変更を行った後に、そのドキュメントをチェックインして、オブジェクト・ストアに戻します。ドキュメントをチェックインすると、ドキュメントのバージョン情報が更新され、そのドキュメントをチェックアウトできるようになります。他のユーザーは、ドキュメントがチェックアウトされているかどうかに関係なく、ドキュメントのコピーをいつでも表示したりダウンロードしたりできます。

File Tracker がインストールされている場合は、ローカル・ワークステーション上にある、オブジェクト・ストアからチェックアウトしたドキュメントが追跡されます。これにより、チェックアウトの取り消し、保存、またはチェックインを行うドキュメントを簡単に検索できます。他の便利な機能として、チェックイン処理を完了するか、またはチェックアウト処理をキャンセルすると、ローカル・ワークステーションからドキュメントのローカル・コピーを自動的に削除できます。この削除機能はサイト管理者が指定します。

ドキュメントを変更するには、以下の方法で行います。

ドキュメントのチェックアウト

ドキュメントをチェックアウトすると、ファイルが編集用に開かれ、そのファイルは新しいバージョンのファイルをチェックインするまでオブジェクト・ストア内でロックされます。オブジェクト・ストアのサイト設定によって、ドキュメントはコラボレーション型または排他的型でチェックアウトされます。コラボレーション型のチェックアウトでは、必要な権限を有していれば、ドキュメントが他の人にチェックアウトされている場合でもそのドキュメントをチェックインできます。排他的型のチェックアウトでは、ある特定のユーザーによってチェックアウトされたドキュメントを再びチェックインできるのはそのユーザーのみになります。

ドキュメントをチェックアウトするには

  1. 「参照」または「検索」を使用してチェックアウトするドキュメントに移動します。
  2. ドキュメント名を右クリックして、「チェックアウト」をクリックします。複数のドキュメントを選択する場合は、チェックアウトするオブジェクトの左にあるチェック・ボックスをオンにします。ページ内のすべてのアイテムを選択するには、オブジェクト・リストのタイトル行の左側にあるチェック・ボックスをオンにします。「アクション」」メニューから、「チェックアウト」をクリックします。オブジェクト・リストを参照して、目的のオブジェクトを選択したことを確認します。

    注意: 「チェックアウト」がメニューに存在しない場合、選択した 1 つ以上のドキュメントがチェックアウトできません。異なるドキュメント・セットを選択してください。

  3. 次のいずれかのオプションを選択します。

Office アプリケーションでドキュメントをチェックアウトするには

オブジェクト・ストアからドキュメントをチェックアウトすると、そのドキュメントのコンテンツを変更できます。ドキュメントのチェックアウト中は、次のいずれかの操作を実行できます。

  1. FileNet P8」メニューの「開く」>「アイテムの選択」をクリックして、ドキュメントの参照と検索を行います。
  2. ドキュメントが保存されているオブジェクト・ストアおよびフォルダーを指定します。Office アプリケーションでドキュメントをチェックアウトするときに、適切なタスクを選択する方法の詳細については、「オブジェクトの選択」を参照してください。

    注意: 「名前を付けて保存」ダイアログ・ボックスで「キャンセル」をクリックしてチェックアウトを取り消すと、ドキュメントはチェックアウト状態でなくなります。この場合、チェックアウトの取り消しを実行する必要があります。「名前を付けて保存」ダイアログ・ボックスは、サイト管理者が「名前を付けて保存を表示」設定オプションを「はい」に設定した場合にのみ表示されます。この設定の詳細については、サイト管理者に問い合わせてください。

  3. ドキュメントが保存されているオブジェクト・ストアを選択します。

チェックアウト・リスト

チェックアウトのリストを使用して、現在自分がチェックアウト中のドキュメントを表示します。チェックアウトのリストには、現在使用中の Office アプリケーションに関連付けられているドキュメントと、自分がチェックアウトしたドキュメントだけが表示されます。例えば、現在 Word を使用している場合、リストには Word ドキュメントだけが表示されます。

また、チェックアウトのリストは、ローカル・ドキュメントとオブジェクト・ストア内の該当ドキュメントとの関連付けを必要とする手順 (ドキュメントのチェックインや保存など) を実行するときに、ファイル・トラッキングを確立するために使用します。トラッキングが維持されていない場合、リストを使用してファイル・トラッキングを確立するよう要求されます。例えば、Office アプリケーションからドキュメントをチェックアウトし、チェックインして戻すとします。選択した場合、チェックアウトのリストには現在チェックアウト中のドキュメントがリストされ、ローカル・ドキュメントをチェックアウト済みドキュメントの 1 つに関連付けることができます。

Office アプリケーションでチェックアウトのリストにアクセスするには

使用するアプリケーションに基づいて、次のいずれかのオプションを選択します。

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Office 2007 リボンの「IBM ECM」タブの下にある「開く」グループに移動して、「チェックアウト」をクリックします。
  2. 「参照」で、開くチェックアウト済みドキュメントを選択します。表示するドキュメントのリストが長い場合、Word や Excel など、ドキュメントを作成したアプリケーションによって、ドキュメントをフィルタリングすることができます。
  1. FileNet P8」メニューの「文書を開く」をクリックし、「マイ・チェックアウト」をポイントします。
  2. ドキュメントが保存されているオブジェクト・ストアを選択します。
  3. 選択したオブジェクト・ストアから現在チェックアウトされているドキュメントのリストで、ドキュメント名の下の 「選択」 をクリックします。選択したドキュメントを Office アプリケーションとして開きます。

 

ドキュメントのチェックイン

ドキュメントをチェックインすると、ドキュメントのバージョン情報が更新され、他のユーザーがそのドキュメントをチェックアウトできるようになります。他のユーザーは、ドキュメントをチェックアウトするかどうかに関係なく、ドキュメントのコピーをいつでも表示およびダウンロードできます。ドキュメント・バージョンの詳細については、「ドキュメントのバージョン管理」を参照してください。

Workplace または統合したアプリケーションからドキュメントをチェックインするには、チェックイン・ウィザードまたはクイック・チェックインを使用します。この 2 つの手順の相違点としては、クイック・チェックインの場合はドキュメント・クラス、プロパティー、またはセキュリティーを変更する必要がないため、ウィザードを使用する場合よりも簡単にドキュメントをチェックインできる点が挙げられます。

チェックイン・ウィザードの手順は、ドキュメントのチェックイン方法、およびサイト管理者がどのように Workplace をカスタマイズしたかによって異なります。エントリー・テンプレートを使用してドキュメントを作成した場合は、ドキュメントのチェックイン時に最新バージョンのエントリー・テンプレートを使用しなければならないようテンプレートで指定できます。通常、エントリー・テンプレートを使用したインターフェースは比較的簡潔であるため、表示される手順の数は、エントリー・テンプレートを使用せずにドキュメントをチェックインする場合よりも少なくなる場合がります。

チェックイン・ウィザードを開始するには

以下のドキュメントのチェックイン・ウィザードの各手順をクリックすると、詳細な説明が表示されます。ユーザーによっては、一部の手順が表示されない場合があります。

ドキュメントの選択 (「オーサー」ページ)

  1. 「オーサー」ページで「ドキュメントのチェックイン」をクリックします。
  2. チェックインするドキュメントが格納されているオブジェクト・ストアを選択します。選択したオブジェクト・ストア内で、ユーザーが現在チェックアウトしているドキュメントがすべて表示されます。
  3. 目的のドキュメントの下に表示される「選択」をクリックします。

プロパティーの設定

プロパティーの設定」ページには、デフォルトの (基本) オブジェクト・クラス、およびそのクラスに割り当てられたプロパティーが表示されます。システム管理者が作成したサブクラスを選択できます。

オブジェクト・クラスを変更するには

ページの上部にある「クラスの変更」リンクをクリックして、クラスを選択します。

プロパティーを設定するには

  1. 追加中またはチェックイン中のオブジェクトに関連付けられているプロパティーを確認します。アイコンが付いているプロパティーに値を指定しないと、次の手順に進むことができません。
  2. プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名またはカレンダー・コントロール・アイコンをクリックして値を編集します。未知のプロパティーの詳細については、システム管理者に問い合わせてください。
  3. 複合ドキュメントの場合は、「はい」または「いいえ」を選択して、追加するドキュメントが複合ドキュメントであることを示します。「子の追加」をクリックして、追加中のドキュメントに関連付ける子ドキュメントを追加します。このドキュメントは、親ドキュメントと呼ばれます。「表示」をクリックすると、親ドキュメントに関連付けられた子ドキュメントを表示できます。
  4. 次へ」をクリックして作業を続けます。

セキュリティーの設定

Workplace のドキュメントはセキュリティーにより保護されます。また、セキュリティー設定では、オブジェクトに対して表示および作業するユーザーやグループに付与される権限を制御します。ドキュメントをチェックインするときにセキュリティーを変更できます。

セキュリティー・ポリシーを割り当てるには

  1. 現在割り当てられているセキュリティー・ポリシーがない場合は、「ポリシーの割り当て」をクリックします。
  2. 情報の取得」をクリックして、リストされたセキュリティー・ポリシーの情報を表示します。
  3. 割り当てるセキュリティー・ポリシー名の下にある「選択」をクリックします。
  4. 割り当てられているセキュリティー・ポリシーを変更または削除するには、「ポリシーの割り当て解除」をクリックします。
  5. セキュリティー・ポリシーとその適用については、「セキュリティー・ポリシーの使用」を参照してください。

セキュリティーを設定または変更するには

  1. 既存のセキュリティー設定を確認します。
  2. 新しいユーザーまたはグループを追加するには、「追加」をクリックします。「セキュリティーの設定 - ユーザー/グループの選択」ページが表示されるので、名前を検索します。
    1. 検索するドメインを選択します。「選択」で下矢印をクリックして、リストから目的のドメイン名を選択します。
    2. ユーザー」オプションまたは「グループ」オプションを選択して、追加できる名前リストの対象範囲を狭めます。
    3. 検索する名前の最初の 1 文字以上を入力します。例えば、aalberto および amoss という名前のユーザーを検索するには、「a」 と入力します。「a」で始まるユーザー名がすべて返されます。さらに多くの文字を入力することで、検索対象を絞ることができます。例えば、aal と入力すると aalberto および aallen が返されますが、alemon または amoss は返されません。
    4. 検索」をクリックします。検索テキストと一致する名前が表示されます。
      • 一致する名前の数がデフォルトの表示数よりも多いと、画面には検索結果が一部しか表示されません。この場合には、検索基準を変更して、再度「検索」をクリックします。
      • 該当するユーザーまたはグループが検索されたら、リストから名前を選択します。Ctrl キーまたは Shift キーを押したままクリックすることで、リストから複数の名前を選択できます。
    5. 承認」をクリックして、選択した名前のセキュリティーを設定します。権限のあるユーザーのリストに新しいユーザーまたはグループが追加された「セキュリティーの設定」ページが表示されます。
  3. 必要に応じて、特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更します。
    1. 「タイトル」列で、ユーザー名またはグループ名をクリックします。「セキュリティーの設定 - 設定」ページが表示されます。
    2. 権限レベルごとに許可と拒否のチェック・ボックスを適宜オンとオフに切り替えます。詳細については、「セキュリティーの管理」を参照してください。
    3. 承認」をクリックします。
  4. 次へ」をクリックして作業を続けます。

ファイルの選択

ドキュメントのチェックインを実行するには、ドキュメントのコンテンツのソースとなっているファイルを選択します。

注意: Office アプリケーションからドキュメントをチェックインする場合、ファイルを選択する必要はありません。ドキュメントは既に開いて選択されています。ドキュメントをチェックアウトした場所が「チェックアウト済みリスト」で追跡されます。

チェックインするファイルを選択するには

  1. 次のいずれかのオプションを選択します。
  2. チェックインを終了します。ウィザードの最後に確認ページが表示される場合があります。詳細については、「確認プロンプト」を参照してください。

クイック・チェックイン

「クイック・チェックイン」アクションは、ドキュメントのクラス、プロパティー、またはセキュリティーを変更することなくドキュメントを迅速にチェックインするための手段を提供します。表示されるウィザードは、ドキュメントの新バージョンを選択するための「ファイルの選択」ページだけです。クイック・チェックインでは、サイト管理者によって定義されている (「プロパティー」ページの)「メジャー・バージョンとしてチェックイン」のデフォルト設定を使用します。

チェックアウト時と同じ情報を使用してドキュメントをチェックインするには

  1. チェックインするドキュメントにナビゲートし、ドキュメント名を右クリックして、メニューから「クイック・チェックイン」を選択します。
  2. 次のいずれかのオプションを選択します。

Office アプリケーションでドキュメントをチェックインするには

  1. ドキュメントを変更した後、「FileNet P8」メニューの「ドキュメントのチェックイン」をクリックします。

  2. クイック・チェックイン」または「チェックイン・ウィザードを使用」をクリックして、ドキュメントに必要な情報を入力します。

チェックアウトの取り消し

ドキュメントのチェックアウトを取り消すと、他のユーザーがチェックアウトできるようになります。例えば、ドキュメントをチェックアウトして変更を加えた後に、その変更が不要であったと判断したとします。チェックアウトを取り消すと、ドキュメントは、チェックアウトする前のバージョンの状態およびバージョン番号に戻ります。ドキュメント・バージョンの詳細については、「ドキュメントのバージョン管理」を参照してください。

注: 

Workplace の「オーサー」ページからチェックアウトを取り消すには

  1. チェックアウトの取り消し」をクリックします。「チェックアウト済みリスト」ページが表示されます。
  2. ドキュメントが保存されているオブジェクト・ストアを選択します。

    そのオブジェクト・ストアから現在チェックアウトされているすべてのドキュメントのリストが表示されます。「パス」の「オブジェクト・ストア」をクリックして、別のオブジェクト・ストアを選択できます。

  3. 目的のドキュメントの説明の下にある「選択」をクリックします。

    File Tracker が使用可能な場合は、「チェックアウトの取り消し」ページが表示されます。このページには、オブジェクト・ストアからチェックアウトしてワークステーションにダウンロードしたドキュメントのローカル・コピーの場所が表示されます。「参照」をクリックすると、チェックアウトを取り消すドキュメントに対応するファイルを指定できます。また、以前は追跡できたが現在は使用できなくなっているドキュメントを検索することもできます。

    取り消し処理の完了後に、チェックアウトを取り消したドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除する場合は、「ローカル・ファイルの削除」をクリックします。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。

    注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。

    サイト管理者は、「ローカル・ファイルの削除」オプションのデフォルト設定をユーザーが変更できるかどうかを指定します。

  4. 適用」をクリックしてアクションを実行します。

「参照」または「検索」からチェックアウトを取り消すには

  1. 目的のドキュメントを参照または検索して、ドキュメントを指定します。
  2. ドキュメント名を右クリックし、メニューから「チェックアウトの取り消し」を選択します。複数のドキュメントを選択する場合、ファイリングするオブジェクトの左のチェック・ボックスオンにします。ページ内のすべてのアイテムを選択するには、オブジェクト・リストのタイトル行の左側にあるチェック・ボックスをオンにします。「アクション」メニューから「チェックアウトの取り消し」をクリックします。オブジェクト・リストを参照して、目的のオブジェクトを選択したことを確認します。
  3. 選択したドキュメントの名前が「チェックアウトの取り消し」ページに表示されます。

    File Tracker が使用可能な場合は、「チェックアウトの取り消し」ページが表示されます。このページには、オブジェクト・ストアからチェックアウトしてワークステーションにダウンロードしたドキュメントのローカル・コピーの場所が表示されます。「参照」をクリックすると、チェックアウトを取り消すドキュメントに対応するファイルを指定できます。また、以前は追跡できたが現在は使用できなくなっているドキュメントを検索することもできます。

    取り消し処理の完了後に、チェックアウトを取り消したドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除する場合は、「ローカル・ファイルの削除」をクリックします。ローカル・コピーを閉じてから、削除を行います。

    注意: ファイルがまだ開いていても、そのローカル・ファイルの削除を指定した後にファイルが削除される場合があります。

    サイト管理者は、「ローカル・ファイルの削除」オプションのデフォルト設定をユーザーが変更できるかどうかを指定します。

  4. チェックアウトの取り消しを適用します。

Office アプリケーションでのチェックアウトを取り消すするには

  1. Office アプリケーションで、チェックアウトされているドキュメントのコピーを開きます。
  2. FileNet P8」メニューの「チェックアウトの取り消し」をクリックします。
  3. OK」をクリックします。チェックアウトが取り消されます。