您可以搜索记录、卷、记录文件夹和记录类别。您可以选择的搜索选项取决于搜索方式,即“动态”或“静态”。有关搜索方式的详细信息,请参阅设置搜索缺省值。
您还可以访问搜索模板和存储搜索。在选择搜索类型之后,可以通过指定下列类型的搜索条件来优化搜索:
您可以在每个页面上修改缺省的搜索条件。
“搜索”选项卡包含指向“搜索模板和存储搜索”的链接。搜索设计者在 Workplace 中创建这些预先设计的搜索,并对其进行标记以供 Records Manager 使用。搜索模板可以指定某些搜索条件并使某些字段可编辑,以便您对搜索进行定制。存储搜索是包含您无法编辑的所有搜索条件的搜索。当您单击存储搜索的名称时,您将只看到结果,就像是打开了一个文件夹。
如何定义和运行搜索
搜索范围字段将显示搜索的缺省位置,您可以如下所示对其进行更改。
在“按类过滤”字段中,可以对返回的结果进行限制,以使其只包括特定类中的实体。例如,如果您已选择记录作为实体类型,那么可以通过指定类的类型(电子类、电子邮件类、标记类或其他定制类)来优化搜索。
仅当“搜索方式”是“静态”时,“最大结果数”字段才可用。有关详细信息,请参阅设置搜索缺省值。
在定义搜索条件时,可以根据多达 7 个属性来搜索实体。您可以输入任意或所有这些属性的值。对于已分类记录,您可以根据当前或初始分类、降级、升级、销密日期或事件或补充标记来输入搜索条件。另外,也可以将属性值保留为空,并根据其他搜索条件来搜索实体。
有关此页面中的设置的更多信息,请参阅设置搜索缺省值。
如何输入值和设置运算符
对于每个要包括在搜索中的运算符,您必须通过输入文本、从菜单或另一页面中选择值或者从日历中选择日期来指定值。只有具有值的属性才能用于搜索。
例如,如果有一个名为
Human Resources 的多值属性,并且您想要搜索 Payroll 或 Recruitments,请输入以下条件:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
也可以输入如下搜索条件:
Human Resources = Payroll, Recruitments
注意:如果使用“DoD 分类”数据模型的“初始分类”属性,那么分类输入字段将是字符串字段。所有使用运算符(例如大于 >、小于 < 或等于 =)进行的比较都将根据您输入的文本进行。因此,Unclassified 大于 Classified,这是因为 U 是英语字母表中的第 17 个字母,而 C 是第 3 个字母。
如果您正在搜索记录,那么可以指定包含在已申报文档内容(在记录对象库中)或记录属性文本(归档计划对象库中的元数据)中的字词或短语。站点管理员必须配置搜索引擎才能对属性建立索引。通过使用 AND 或 OR 运算符,可以将属性搜索与内容搜索相结合。
如果搜索方式是“静态”,并且您使用 OR 运算符,那么搜索将先处理属性搜索。如果返回的结果数等于或超出“最大结果数”的值,那么搜索将停止并且不再搜索内容。因此,结果可能未包括任何包含所请求内容的文档。有关搜索方式的详细信息,请参阅设置搜索缺省值。如果搜索方式是“动态”,那么该方式将先处理内容搜索,接着处理属性搜索,而“动态”方式将返回所有内容。
如何搜索内容
如果在搜索中指定内容,那么搜索结果页面将包含“级别”列,该列将显示百分比值以指示与搜索条件的相关程度。“级别”是缺省排序列,最初按降序排序。仅当“搜索方式”是“动态”时,“级别”列才可用。
注意:
month
,那么您将接收到包含 month、months 和 monthly 的文档。如果执行属性搜索时输入
month
,那么您将只接收到那些包含 month 属性值的文档。monthly report
,那么仅返回既包含 monthly 又包含 report 的文档。right hand
将只返回包含短语 right hand 的文档。star
将返回 star,但不会返回 starship 或 Star。*
)作为通配符可搜索零个或多个字母、数字或者下划线( _)字符。例如,wo*d
将返回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用(?
)可以代表单个字母数字字符,例如,?an
将返回 ran、pan、can 和 ban。可以根据记录的父实体的类型和属性来搜索记录。
如何选择父实体
指定搜索条件完成后,请单击“搜索”。
如果搜索方式是“静态”,那么返回的结果数受“最大结果数”值限制。如果搜索方式是“动态”,那么返回的结果数不受“最大结果数”值影响。有关“最大结果数”和“搜索方式”的信息,请参阅设置搜索缺省值。
搜索结果包括实体名称以及在搜索条件中指定的所有属性值。如果属性(例如“补充标记”)具有多个值,那么在该列中将显示“显示详细信息”链接。当您单击该链接时,将显示该属性的所有值。
您可以对搜索结果执行下列操作:
注意:“列表视图页面大小”值(Workplace 用户首选项中的常规设置)确定搜索结果在每个页面上显示的实体数。如果搜索结果包含 100 个实体,并且“列表视图页面大小”值是 20,那么搜索结果将包含 5 页并且每页 20 个实体。
如果您单击子类别的“获取信息”图标,但您无权访问父类别,那么 IBM InfoSphere Enterprise Records 将显示错误。
如果归档计划层次结构包含许多记录类别、记录文件夹和记录,那么搜索操作可能会引起错误 (包括超时错误)。要了解为了消除这些错误而可以修改的设置,请参阅 P8 Troubleshooting Guide 中的 IBM InfoSphere Enterprise Records 一节。