In Workplace sono disponibili procedure guidate che assistono l'utente durante l'aggiunta di qualsiasi tipo di oggetto. Tali procedure funzionano quasi tutte allo stesso modo, tuttavia esse sono illustrate separatamente nel presente argomento e in Aggiunta di una cartella. È possibile accedere a queste procedure guidate da una pagina di informazioni o dalla pagina Autore > Strumenti generali.
Le procedure guidate di aggiunta di documenti o di oggetti consentono di inserire un nuovo documento o un oggetto personalizzato in un archivio oggetti. Quando si aggiunge un nuovo documento o un oggetto personalizzato, è necessario impostarne l'ubicazione, la classe documento, le proprietà e la sicurezza. Per completare la procedura, occorre selezionare il file da aggiungere, a meno che non si aggiunga un documento da un'applicazione Office o da Outlook.
SUGGERIMENTO Per accelerare il processo di aggiunta documenti, invece della procedura guidata Aggiungi documento è possibile utilizzare un modello di immissione. Per ulteriori informazioni sui modelli di immissione, vedere Uso dei modelli di immissione.
Per aggiungere un documento tramite una procedura guidata e un'applicazione Office integrata oppure Outlook, inoltre, è possibile aggiungere un documento a una cartella.
Per avviare la procedura guidata:
NOTE
NOTA Poiché le cartelle di Outlook non in linea sono incluse in file .PST, un formato Microsoft proprietario, non è possibile aggiungere voci e-mail memorizzate in tali file direttamente in archivi oggetti mediante Workplace Application Integration. È necessario, invece, spostare queste e-mail nuovamente nella Posta in arrivo di Outlook o in qualche altra cartella basata sul server Exchange in linea, quindi completare l'operazione di aggiunta.
Alla fine della procedura guidata potrebbe essere visualizzata una pagina di conferma. Per ulteriori informazioni, vedere Prompt di conferma.
Per ulteriori informazioni, fare clic su uno delle seguenti passi della procedura guidata:
Quando si aggiunge una cartella dalla pagina Autore, è necessario prima selezionare un'ubicazione della cartella. In genere, è necessario selezionare una cartella anche quando si aggiunge un documento o un oggetto personalizzato, ma l'amministratore del sito può specificare che non è richiesta alcuna cartella. In tal caso, non appena si seleziona un archivio oggetti, il passo successivo, l'impostazione delle proprietà, diventa selezionabile ed è possibile procedere senza selezionare una cartella.
Se si lavora nella pagina Sfoglia, viene selezionata automaticamente l'ubicazione della cartella corrente.
Per selezionare una cartella
Se un documento o un oggetto personalizzato non viene aggiunto a una cartella, non sarà possibile individuarlo in un secondo momento. Per individuarlo, è necessario eseguire una ricerca.
La pagina Imposta proprietà mostra la classe oggetto di default (base) e le proprietà assegnate a tale classe. È possibile selezionare una sottoclasse creata dall'amministratore di sistema.
Per modificare la classe oggetto
Fare clic sul link Modifica classe nella parte superiore della pagina e selezionare una classe. Per aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti, selezionare una classe documento classificato.
Per impostare le proprietà
NOTA Non è possibile specificare oggetti personalizzati come documenti principali per documenti composti.
Se si aggiunge un messaggio di Outlook o un testo da un messaggio di Outlook, viene visualizzata solo la classe e-mail di base con le relative sottoclassi. Se si aggiungono allegati, sono disponibili tutte le classi.
Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere al documento o oggetto personalizzato inserito e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente e gruppo. È possibile anche applicare un criterio di sicurezza per controllare le impostazioni di sicurezza di un documento.
Per assegnare un criterio di sicurezza a un documento
Per impostare o modificare la sicurezza
Per completare la procedura di aggiunta di un documento, è necessario selezionare un file.
NOTA Questa attività non appare se viene aggiunto un documento da un'applicazione Office o da Outlook, poiché è necessario selezionare il documento prima di avviare il processo di aggiunta. Il nome del file viene visualizzato nella sezione Riepilogo nella parte inferiore della pagina Aggiungi documento.
Se è disponibile File Tracker, è possibile selezionare Elimina file locale se si desidera che la copia locale del documento di cui viene eseguito il check-in venga eliminata dalla workstation una volta eseguito il check-in del documento. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione. Chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se si intendeva eliminare il file locale.
Se le informazioni di accesso di Workplace non corrispondono a un account IS, verrà chiesto di accedere con le informazioni del proprio account IS. Queste informazioni vengono salvate per il tempo di connessione a Workplace con la sessione corrente del browser per interazioni successive con IS.
È possibile aggiungere un nuovo documento a una cartella dalla pagina Sfoglia o dalla pagina Autore.
Per aggiungere un documento a una cartella in Workplace
NOTA L'azione Aggiungi documento è disponibile anche dalla pagina di informazioni della cartella.
Questo profilo determina il processo in cui le voci di Outlook vengono aggiunte a un archivio oggetti. Viene creato in Preferenze sito dall'amministratore del sito. In base alle impostazioni definite in Preferenze sito, potrebbe essere possibile modificare le impostazioni nel profilo.
NOTA Alcune opzioni definite dall'amministratore del sito possono essere nascoste, ma è comunque necessario completare determinate operazioni richieste dalle opzioni nascoste. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore del sito.
Il profilo specifica se la voce di Outlook viene aggiunta utilizzando la Procedura guidata di aggiunta documento o un modello di immissione. La Procedura guidata di aggiunta documento raccoglie le informazioni necessarie per completare il processo di aggiunta. I modelli di immissione contengono informazioni che consentono di saltare alcune o tutte le pagine di una Procedura guidata di aggiunta documento durante un processo di aggiunta. Se vengono aggiunti più allegati, inoltre, accertarsi che al profilo utilizzato sia assegnato un modello di immissione. Il modello di immissione accelera il processo di aggiunta. Evita di utilizzare la procedura guidata Aggiungi documento per i singoli allegati da aggiungere.
Al modello di immissione assegnato al profilo potrebbe essere assegnata qualsiasi classe o sottoclasse documento. A seconda della classe o sottoclasse assegnata, determinate proprietà e-mail, ad esempio Da, A e Cc, possono essere incluse quando un file .msg o .txt viene aggiunto a un archivio oggetti. Ad esempio, quando si aggiungono voci di Outlook a un archivio oggetti, determinate informazioni dell'e-mail, ad esempio A e Oggetto, vengono associate automaticamente dall'e-mail alle proprietà della classe quando il file viene aggiunto a un archivio oggetti.
Se si annulla una procedura di aggiunta mentre si utilizza un modello di immissione che avvia automaticamente un altro processo, ad esempio un flusso di lavoro, la procedura di aggiunta viene annullata ma il processo automatico rimane avviato.
NOTE
Oltre a una classe e sottoclasse e-mail, nel profilo utilizzato è possibile specificare anche una classe o sottoclasse documento. La classe o sottoclasse può includere proprietà e-mail specifiche, ad esempio Da, A e Cc, una volta che è stato aggiunto un file .msg o .txt a un archivio oggetti. Il formato in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail dipende dall'indirizzo SMTP utilizzato. Ad esempio, un indirizzo e-mail completo visualizzato nel campo della proprietà Da potrebbe essere JaneD@ibm.com o Doe, Jane[jdoe@ibm.com].
L'impostazione del profilo specifica se vengono creati dei link tra la voce di Outlook e gli allegati. L'impostazione del link viene determinata dall'amministratore del sito.
NOTA Se si aggiungono un messaggio e un allegato e l'amministratore del sito ha attivato l'impostazione Link, i documenti devono essere aggiunti allo stesso archivio oggetti.
L'opzione Dichiara record è disponibile solo sui sistemi configurati per InfoSphere Enterprise Records.
Questa impostazione del profilo determina se una voce di Outlook con più allegati verrà dichiarata come singolo record quando è abilitato Records Management. L'impostazione viene determinata dall'amministratore del sito.
Per aggiungere un documento a un archivio oggetti
Individuare la voce di Outlook che si desidera aggiungere a un archivio oggetti.
Fare clic su Aggiungi nel menu di FileNet P8. Viene visualizzata la pagina Seleziona profilo in cui è possibile selezionare il profilo da utilizzare per aggiungere la voce. È inoltre possibile modificare alcune impostazioni del profilo.
NOTA Poiché le cartelle di Outlook non in linea sono incluse in file .PST, un formato Microsoft proprietario, non è possibile aggiungere voci e-mail memorizzate in tali file direttamente in archivi oggetti mediante Application Integration. Sarà necessario, invece, spostare le e-mail nuovamente nella Posta in arrivo di Outlook o in qualche altra cartella in linea basata sul server Exchange, quindi completare l'operazione di aggiunta.