Da es nicht möglich ist, physische (analoge) Einheiten online zu sichten, müssen Sie veranlassen, dass Ihnen diese zugesandt werden. Dieser Prozess, der als Auschecken (engl. Charge-Out) bezeichnet wird, startet auch den Physical Records Management-Workflow (PRM-Workflow), der überwacht, wo die Einheiten sich in jeder Phase befindet. Es können einzelne Akten (jeweils eine) oder aber ganze Container mit physischen Objekten ausgecheckt werden.
Der PRM-Workflow umfasst den gesamten Zyklus, angegangen von der Reservierung über den Empfang und die Freigabe an den nächsten Benutzer (Leihnehmer). Der Workflow überwacht auch auftretende Verzögerungen bei Zustellung/Empfang und Freigabe. Darüber hinaus überwacht er auch die Einheiten, die während des Transit oder bei ihrem aktuellen Besitzer verloren gehen. Diese Überwachung des Verbleibs von Entitäten anhand des PRM-Workflow erfordert natürlich, dass alle Beteiligten jeweils präzise notieren, wo sich die Einheit befindet, indem sie auf die in ihrem Posteingang eintreffenden Aufgaben prompt reagieren.
Das Auschecken kann über Workplace oder IBM InfoSphere Enterprise Records erfolgen. Wenn Sie Workplace dazu verwenden, navigieren Sie zum FPOS und öffnen dort den Records Management-Ordner. Öffnen Sie dann den Aktenplanordner und navigieren Sie zum Objekt.
Informationen über den Auscheck-Status einer Einheit erfahren Sie über ihr Symbol "Informationen abrufen" und die Seite "Detail". Im Abschnitt "Physisch" dieser Seite können Sie den Standort der Einheit, ihren Ausgangsstandort (Ablageort), den Auscheck-Status und den Leihnehmer sehen. Falls die Einheit einen Strichcode aufweist, können Sie ihren Auscheck-Status auch über die Option "Physische Objekte scannen" auf der Registerkarte "Physisch" überprüfen. Siehe Scannen einer physischen Einheit. Schließlich können Sie auch die Schaltfläche "Status" im PRM-Workflow klicken, um den Status über die Anwendung Tracker zu ermitteln.
Während die Einheit durch den Workflow passiert und von verschiedenen Benutzern in Empfang genommen und wieder freigegeben wird, werden Arbeitselemente generiert. Manche davon werden im Posteingang von Benutzern, andere in öffentlichen Posteingängen angezeigt. Wer Einblick in öfffentlichen Posteingänge hat, wer einen Workflow-Schritt öffnen und wer den Auscheck-Status über die Scanfunktion sehen kann, hängt von den Benutzer- und Gruppen-Sicherheitseinstellungen ab. Der PRM-Workflow kann Arbeitselemente in die folgenden öffentlichen Posteingänge stellen.
Achtung Nachdem eine Einheit als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzuzeigen, dass sie später gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
Das Auschecken einer Einheit beginnt mit der Auswahl der Option "Starten/Auschecken" im Kontextmenü. Danach tauchen Vorgangsobjekte in den persönlichen Posteingängen der Teilnehmer oder in den öffentlichen Posteingängen auf. Beim erstmaligen Auschecken einer Einheit zeigt das System, dass der Benutzer, der die Einheit anfordert, sie vom angegebenen Standort ausgecheckt hat. Jedoch muss der Hüter das Objekt erst freigeben, bevor es vom Leihnehmer in Empfang genommen werden kann.
Wenn ein Element bereits ausgecheckt wurde, können weitere anfordernde Benutzer ein Reservierungsdatum festlegen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen. Die Weitergabe der Einheit an andere Benutzer erfolgt nach dem Reservierungsdatum, das bei den Vorgangsobjekten in der PhysicalEntitiesReserveQueue vermerkt ist. Das System wartet nicht bis zum Reservierungsdatum, bis es neue Vorgangsobjekte erstellt.
Wenn der Hüter oder der momentane Besitzer einen Zustelldienst anfordert statt einer manuellen Lieferung, dann wird ein Vorgangsobjekt in die Lieferwarteschlange gestellt. Der Zustelldienst liefert dann die Einheit aus oder meldet sie als verloren. Wenn der Hüter oder der Zustelldienst die Zustellung des Objekts meldet, erhält der Leihnehmer ein Vorgangsobjekt "Empfangen". Wenn der Zustelldienst das Objekt als verloren meldet, geht ein Vorgangsobjekt in die Find Lost-Warteschlange.
Wenn der anfordernde Benutzer das Vorgangsobjekt "Empfangen" abschließt, indem er meldet, dass es eingegangen ist, dann tritt ein Vorgangsobjekt "Freigeben" an die Stelle des Objekts "Empfangen". Wenn der Benutzer meldet, dass das Objekt nicht empfangen wurde, geht ein Vorgangsobjekt in die Find Lost-Warteschlange.
Die Find-Lost-Gruppe findet dann das Objekt und stellt es zu - oder sie meldet es also permanent verloren. Das Auffinden und die Zustellung des Objekts generiert ein Vorgangsobjekt "Empfangen" im Posteingang des Benutzers. Die Nachricht über den Verlust des Objekts sendet eine Nachricht an die betroffenen Teilnehmer (Benutzer in den Warte- und Reserve-Warteschlangen). Alle verbleibenden Vorgangsobjekte werden beendet. Eine permanente Verlustanzeige sollte nur erstattet werden, wenn auszuschließen ist, dass das Objekt irgendwann wieder gefunden wird. Denn, wie bereits erwähnt, kann ein als verloren gemeldetes Objekt später nichts als "wiedergefunden" erklärt werden. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
Wenn der aktuelle Besitzer der Einheit seine Arbeit an dem Objekt beendet hat, schließt er oder sie das Vorgangsobjekt "Freigabe" ab und stellt die Einheit der nächsten Person oder dem Hüter zu, der dann das Vorgangsobjekt "Empfangen" abschließt.
Wenn Sie versuchen, eine Einheit auszuchecken, deren übergeordneter Container ausgecheckt ist, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht. Sie können dann nichts anderes tun als das Startschritt-Fenster zu schließen. Sie können dann entweder den übergeordneten Container auschecken, womit Sie sich in die Warteschlange einreihen, oder Sie können zu einem späteren Zeitpunkt nochmals versuchen, die Einheit auszuchecken.
Wenn Sie umgekehrt versuchen, einen Container auszuchecken, bei dem ein oder mehr untergeordnete Einheiten ausgecheckt sind, erhalten Sie eine ähnliche Nachricht. Auch in diesem Fall bleibt Ihnen nichts andres übrig, als es später wieder zu versuchen.
So checken Sie ein physisches Objekt aus:
Die verschiedenen Schritte des Workflows haben einige Objekte gemein.
Am oberen Rand des Fensters sollten Anleitungen zum Abschließen des jeweiligen Schritts angegeben sein. Dieser werden vom Workflow-Designer zusammengestellt. Wenn Sie keine Anweisungen sehen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Bezeichnung "Anweisungen".
Wenn die Einheit ein Container ist, können Sie auf den Namen klicken, um den Container zu öffnen und seinen Inhalt anzuzeigen. Ist die Einheit eine einzelne physische Akte, so verfügt sie über keinen Inhalt und beim Klicken auf ihren Namen wird eine entsprechende Nachricht angezeigt.
Sie können einen Kommentar direkt in das Kommentarfeld eingeben oder auf das gelbe Symbol unten im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zum Eingeben oder Lesen von längeren Kommentaren ohne Betätigung der Bildlaufleiste zu öffnen.
Die Einträge in diesem Menü variieren je nach Schritt. Informationen zu den einzelnen Schritt-Typen finden Sie unten. Außerdem sollten die Anweisungen im oberen Bereich des Workflow-Fensters Ihnen bei der Auswahl helfen.
Klicken Sie auf Speicherort, um eine diesbezügliche Liste einzublenden. Klicken Sie auf "Auswählen" unterhalb des Orts, an den eine Einheit zugestellt werden soll.
Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum auszuwählen, für das Sie eine Einheit reservieren wollen. Wenn die Einheit momentan nicht ausgecheckt ist, müssen Sie das heutige Datum wählen. Ist sie ausgecheckt, können Sie das heutige oder ein Datum in der Zukunft wählen. Allerdings zeigt das System nicht notwendigerweise das von Ihnen gewählte Datum an. Das System legt Reservierungsdaten fest, wenn die Einheit von einem Ort zum anderen wechselt.
Verschiedene Schritte können anzeigen, wer das Objekt hatte, wo es sich befindet, die Reservierungs- und Anforderungsdaten und wer es als nächstes bekommen soll.
Sie können Informationen ändern, anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Vorgangsobjekte verbleiben im selben Posteingang. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Objekt als vorübergehend verloren melden wollen, jedoch meinen, dass es wieder auftauchen wird. Dies verhindert eine "permanentere" Aktion, die mit der Schaltfläche "Abschließen" ausgelöst würde.
Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf "Suchen". Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren. Weitere Informationen finden Sie unter Neuzuweisen eines Vorgangsobjekts.
Diese Schaltfläche öffnet die Anwendung Tracker. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Workflow-Status.
Die Schaltfläche "Abschließen" endet diesen Workflow-Schritt - dies ist die übliche Wahl.
So schließen Sie den Startschritt ab:
Der Schritt "Empfangen" ist als ein Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen erscheint die Titelseite "Empfangen". Sie erhalten diesen Schritt, wenn der frühere Benutzer (bzw. der Hüter) das Objekt freigibt und Sie der Nächste in der Reihe sind. Wenn Sie das Objekt noch nicht erhalten haben, können Sie sehen, wer es zustellen wird, wo es zuletzt gewesen ist, und wie es geliefert wird. Wenn das Objekt nach einer vernünftigen Zeit nicht bei Ihnen eintrifft, können Sie diesen Umstand melden. Dies generiert dann ein Vorgangsobjekt für die Find-Lost-Warteschlange. Wenn Sie der Hüter sind, erhalten Sie einen Schritt "Empfangen", sobald der letzte Besitzer das Objekt freigibt.
So schließen Sie den Empfangsschritt ab:
Hinweis Möglicherweise haben Sie die Einheit nicht erhalten, weil der Zustellservice eine Verzögerung verursacht hat oder weil ein Benutzer die Einheit zurzeit ausgecheckt hat. Oder die Einheit ist während der Übertragung verloren gegangen. In einer solchen Situation erhalten Sie ein Vorgangsobjekt mit einer Nachricht über den Status.
Der Schritt "Freigeben" ist als ein Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen erscheint die Titelseite "Freigeben". Der Freigabeschritt muss vom aktuellen Besitzer abgeschlossen werden. Dies kann entweder der Hüter sein oder aber der Benutzer, der das Objekt ausgecheckt hat. Sie geben die Zustellmethode an sowie eine etwaige Verzögerung in der Zustellung oder den Verlust des Objekts. Zustellen des Objekts an den anfordernden Benutzer am Auscheck-Ort.
So schließen Sie den Freigabeschritt ab:
Wenn ein Benutzer eine Einheit reserviert hat und als Nächster an der Reihe ist, zeigt das Vorgangsobjekt in der Warteschlange seinen Namen als den anfordernden Benutzer. Benutzer mit Zugriffsrecht auf diese Warteschlange können die Informationen sehen, aber es gibt nichts abzuschließen.
So zeigen Sie den Warteschlangenschritt an:
Der öffentliche Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue enthält Vorgangsobjekte für jeden Benutzer, der auf eine Lieferung wartet. Autorisierte Benutzer können jedes Vorgangsobjekt öffnen, um zu sehen, wer die Entität angefordert hat, ihre Anforderungsdaten und die angeforderten Standorte. Sie können die Reservierungsdaten ändern - und somit die Priorität der Benutzer.
So schließen Sie den Reservewarteschlangenschritt ab:
Wenn eine Einheit als verloren erklärt wird, sendet das System ein Vorgangsobjekt an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue. Wenn Sie Zugriff auf diesen Posteingang haben, können Sie auf das Vorgangsobjekt klicken, um die Seite mit dem Schritt "Verlorenes Objekt suchen" anzuzeigen und den Status zu aktualisieren. Entweder Sie finden die Einheit und liefern Sie aus, oder Sie erklären sie als permanent verloren. Dies benachrichtigt alle betroffenen Benutzer und beendet alle für diese Einheit gestarteten PRM-Workflows. Wenn ein Benutzer versucht, für diese Einheit einen Workflow zu starten, sendet das System automatisch eine Benachrichtigung über den Status "Verloren".
So schließen Sie den Schritt "Verlorenes Objekt suchen":
Achtung Nachdem eine Einheit als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzuzeigen, dass sie später gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei. Wenn es sich bei dem verlorenen Objekt um einen Container handelt, der später gefunden wurde, kann sein Inhalt nicht ausgecheckt werden. Jeder Benutzer, der versucht, Objekte aus einem früher verlorenen Container auszuchecken, erhält eine Nachricht, dass die übergeordnete Einheit ausgecheckt ist.
Wenn ein Benutzer den Zustelldienst zum Versenden einer physischen Einheit auswählt, sendet das System ein Vorgangsobjekt an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Wenn Sie Zugriff auf diesen Posteingang haben, können Sie auf das Vorgangsobjekt klicken, um die Seite mit dem Schritt "Zustellung" abzuschließen.
So schließen Sie den Zustellungsschritt ab:
Die Seite mit dem Nachrichtsschritt benachrichtigt Sie über den Status der physischen Einheit, für die Sie den PRM-Workflow gestartet haben. Diese Seite wird als ein Vorgangsobjekt in Ihren Posteingang versandt. Sie erhalten sie in den folgenden Situationen:
Zum Abschließen des Meldungsschritts klicken Sie auf "Abschließen".