Modification d'un document

Lorsque vous souhaitez modifier un ou plusieurs documents en même temps, vous devez tout d'abord réserver les documents. Cette opération ouvre le document, vous permettant ainsi de le modifier, puis le verrouille dans le conteneur d'objets jusqu'à ce que vous restituiez une nouvelle version. En fonction des préférences de site du conteneur d'objets, le document est réservé en mode collaboratif ou exclusif. En mode collaboratif, vous pouvez avec les droits appropriés réserver un document même si ce dernier est actuellement réservé par un autre utilisateur. En mode exclusif, le document est réservé par un utilisateur spécifique et seul cet utilisateur peut restituer le document. La réservation collaborative n'est pas disponible lorsque vous réservez un document à partir d'une application Office intégrée utilisant Integration for Microsoft Office.

Une fois vos modifications effectuées, vous pouvez restituer les documents dans un conteneur d'objets. Lorsque vous restituez un ou plusieurs documents, les informations de version du document sont mises à jour. Les documents sont ensuite disponibles et peuvent être réservés par d'autres utilisateurs. Il est toujours possible d'afficher et de télécharger une copie d'un document, que ce dernier soit réservé ou non. Vous pouvez restituer des documents directement à partir de Workplace XT ou d'une application Microsoft Office intégrée en utilisant Integration for Microsoft Office ou Application Integration.

Vous pouvez modifier plusieurs documents en même temps. Lorsque ces documents se trouvent dans un dossier auquel un ou plusieurs modèles d'entrée sont associés, Workplace XT vous permet d'utiliser vos documents sélectionnés avant de les restituer ou de les réserver dans un conteneur d'objets. Par exemple, vous pouvez retirer des documents spécifiques avant de restituer vos documents.

Lorsque vos documents sont suivis, Workplace XT peut les retrouver sur votre machine locale une fois que vous les avez réservés à partir d'un conteneur d'objets. Vous pouvez ensuite facilement trouver le document si vous souhaitez annuler la réservation, enregistrer ou réserver le document. Vous pouvez également supprimer automatiquement la copie locale d'un document de votre machine locale après une procédure de restitution ou d'annulation de réservation. La fonction de suppression est déterminée par votre administrateur de site.

Réservation d'un document

Vous pouvez réserver ou réserver et télécharger un ou plusieurs documents simultanément dans Workplace XT. Si vous réservez un document, vous pouvez télécharger le document que vous réservez après la réservation d'un document. L'action Réserver et télécharger permet de réserver et de télécharger des documents en même temps. Vous pouvez remplacer les documents existants sur votre machine locale avant de télécharger vos documents à partir du conteneur d'objets. Si vous réservez et téléchargez un document, vous pouvez ouvrir le fichier.

Certains des documents que vous souhaitez réserver et télécharger peuvent être classés dans plusieurs dossiers. Workplace XT ne peut pas traiter les documents si votre administrateur a défini le paramètre de dossier hiérarchique pour la préférence de site de téléchargement de structure de dossiers. Ce paramètre crée à nouveau la hiérarchie de dossiers dans laquelle les documents ont été enregistrés dans un conteneur d'objets sur votre machine locale. Par exemple, si vos documents ont été enregistrés dans un conteneur d'objets nommé My Object Store\my folders\, la même structure de dossiers est créée sur votre machine locale sous le nom de C:\My Object Store\my folders. Utilisez Sélectionnez un dossier pour indiquer un des dossiers dans lequel les documents sont archivés. Workplace XT peut ensuite télécharger et suivre ces documents sur votre machine locale.

Vous pouvez également réserver ou réserver et ouvrir des documents dans des applications Office intégrées utilisant Integration for Microsoft Office.

Restitution d'un document

Vous pouvez restituer un ou plusieurs documents en même temps à l'aide des valeurs de propriété et des droits d'accès de la version précédente. Vous pouvez restituer des documents en suivant une des procédures décrites ci-après.

Annulation d'une réservation

Vous pouvez annuler la réservation d'un ou de plusieurs documents afin que d'autres utilisateurs puissent les réserver. Par exemple, vous pouvez avoir réservé un document afin de le modifier et avoir décidé ultérieurement que ces modifications n'étaient pas nécessaires. Lorsque vous annulez la réservation, le document revient à l'état précédent de la version et a à nouveau le numéro de version qu'il avait avant sa réservation.