ボリュームの追加
レコード・フォルダーを作成する場合、そのレコード・フォルダーの下にボリュームが自動的に作成されます。通常、ボリュームはアイテムの数を制限するため (月または年別にレコードを分類するためなど) に使用します。新しいボリュームを開くと、古いボリュームは自動的に閉じられます。閉じられたボリュームにはレコードが自動的に追加されませんが、必要な場合は手動で追加できます。たとえば、閉じられているボリュームにレコードを格納する必要がある場合、そのボリュームを開いてレコードを手動で追加できます。その後、ボリュームを再び閉じます。
レコード・フォルダーには、新しい電子ボリューム、物理ボリューム、またはハイブリッド・ボリュームを追加できます。
ボリュームのタイプは、そのフォルダーのタイプと同じである必要があります。ボックス・ボリュームを追加することはできません。
ボリュームは、作成先のレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを継承します。親レコード・フォルダーとは無関係に廃棄スケジュールを定義することはできません。また、ボリュームの下にサブフォルダーまたはボリュームを作成できません。
ボリュームを追加するには
- レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてログインし、ボリュームの作成先となるレコード・フォルダーを開きます。
- 「
ボリュームの追加」
をクリックします。
プロパティーの設定
- プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。一部のプロパティーはこのページで編集することができます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。
「ボリューム名」フィールドには、構成時に選択したパターンに基づくパターン名が事前入力されます。「ボリューム名」フィールドには任意の名前を入力
できますが、重複したボリューム名を使用することはできません。また、次の文字をボリューム名に含めることはできません。
\ / : * ? " < > |,
表示されるプロパティーの詳細については、「プロパティーの参照」を参照してください。
- 「次へ」をクリックして重要レコード情報を設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。
重要レコードの設定
ボリュームに作成されるすべてのレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合、このステップでそのボリュームを重要として指定できます。このステップを実行する前に、1 つまたは複数の重要レビュー・アクションが存在する必要があります。このアクションの作成については、「アクションの追加」を参照してください。また、1 つまたは複数の繰り返しイベント・トリガーが存在する必要があります。繰り返しイベントの作成については、「繰り返しイベントの追加」を参照してください。
- 重要レコード・インジケーターのメニューから「True」を選択します。
- オプション: 重要レコードの説明を入力します。
- 「重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューおよび更新サイクルと一緒に起動するアクションを選択します。
- 「重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このボリューム内の重要レコードの定期レビューをトリガーする繰り返しイベントを選択します。
- 「次へ」をクリックして、ボリュームのセキュリティーを設定します。
セキュリティーの設定 - オプション
セキュリティー設定では、ボリュームにアクセスできるグループとユーザーを指定し、各グループまたはユーザーに付与される権限を制御します。ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定されたセキュリティー・マーキングによって上書きされる場合があります。
- 新しいユーザーまたはグループを追加します。
- 「追加」をクリックします。
- メニューの「選択」からドメインを選択します。
- 「ユーザー」または「グループ」を選択します。
- ユーザーまたはグループ名の最初の数文字を入力して「検索」をクリックします。
- リストから 1 つまたは複数の名前を選択して、「承認」をクリックします。
- 必要な場合、ユーザーまたはグループの権限を変更します。
- 「タイトル」カラムのユーザー名またはグループ名をクリックして、そのユーザーまたはグループのアクセス権を変更します。
- 各権限について、「許可」または「拒否」チェック・ボックスを選択します。「許可」を選択すると、そのユーザーまたはグループは関連付けられている機能を実行できるようになり、「拒否」を選択すると、そのユーザーまたはグループはその機能にアクセスできなくなります。
- 「承認」をクリックします。
- 「終了」をクリックし、確認ページで 「OK」 をクリックします。