レコード・クラスとファイリング計画ロケーションの設定
「レコードとして宣言エントリー・テンプレート」を作成する最初のステップは、レコードのレコード・クラスとファイリング計画ロケーションの設定です。選択されたレコード・クラスをエンド・ユーザーが変更することはできません。
事前設定されたファイリング計画ロケーションをユーザーが変更できるようにするには、
「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの表示 (Show Record File Plan Locations step)」オプションを選択する必要があります。「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの非表示 (Hide Record File Plan Locations step)」オプションを選択すると、
テンプレートを使用してユーザーがレコードを宣言する際、「カタログ・レコード」ウィザード・ページは
表示されません。
レコード・クラスとファイリング計画ロケーションを定義するには
- レコード・クラスのアクセス・レベルを設定します。
- ユーザーがレコード・クラスを変更できないようにするには、「読み取り専用」を選択します。これはデフォルトの設定です。
- ユーザーがレコード・クラスを表示できないようにするには、「非表示」を選択します。
- 「クラスの選択」をクリックして、レコード・クラスを指定します。「クラスの選択」ツリー選択ページが開きます。
- ツリーが展開されていない場合は、+ 記号をクリックしてオブジェクト・ストアとレコード・クラス・レベルを開きます。
- 適切なオブジェクト・ストアにナビゲートし、クラス名を選択します。クラスを選択すると、ツリーは閉じます。
- ファイリング計画ロケーションのアクセス・レベルを設定します。
- ファイリング計画ロケーションの変更をユーザーに許可するには、「編集可能」を選択します。
- ファイリング計画ロケーションをユーザーに表示はしても、変更できないようにするには、「読み取り専用」を選択します。
- ユーザーがファイリング計画ロケーションを表示できないようにするには、「非表示」を選択します。
- (オプション)必要な場合、事前設定ファイリング計画ロケーションを指定します。アクセス・レベルを「読み取り専用」または「非表示」に設定する場合は、レコードのファイリング計画ロケーションを 1 つ以上指定する必要があります。
- 「ファイリング計画ロケーションの選択」をクリックして、レコードを宣言するカテゴリーまたはフォルダーを選択します。「参照」ビュー内に「レコードの宣言 - ファイリング計画ロケーションの選択」ページが開きます。
- 必要な場合、「検索」ビューまたは「ショートカット」ビューを選択して、必要なカテゴリーを見つけます。あるいは、該当のカテゴリーまたはフォルダーを参照します。
- 必要なファイリング計画ロケーションのチェック・ボックスを選択します。カテゴリーやフォルダーによっては、選択対象でないためにチェック・ボックスがないものがありますが、それらを開いて選択可能なフォルダーを見つけることができます。
- 「選択内容に追加」をクリックします。選択項目は「選択済みのファイリング計画ロケーション」の下にリストされます。
- 必要な場合、前は表示されなかった別のロケーションにナビゲートし、それらのチェック・ボックスを選択します。
- 「承認」をクリックして、選択を保存し、「レコードの宣言テンプレートの追加 (Add Declare Records Template)」ページに戻ります。
- 必要な場合、「追加」をクリックして、追加のファイリング計画ロケーションを選択し、ステップ 4 を繰り返します。選択したフォルダーの下にある「削除」をクリックして、リストからそのフォルダーを削除することもできます。
- (オプション)ファイリング計画ロケーションの選択をユーザーに許可する場合は、開始ロケーションを選択できます。
- 「ファイリング計画ロケーションの選択」をクリックします。「レコードの宣言 - ファイリング計画ロケーションの選択」ページが開きます。
- 開始カテゴリーのラジオ・ボタンを選択するか、下位レベルのフォルダーにナビゲートし、それを選択します。
- ファイリング計画ロケーションの開始ロケーションを選択したら、「承認」をクリックします。
- 選択したファイリング計画ロケーションの開始ロケーションが必要でなくなった場合は、「削除」をクリックします。
- 指定したフォルダーまたはそのサブフォルダーに分類を制限する場合は、「選択済みフォルダーまたはそのサブフォルダーに制限する (Constrain to folder selected or its sub-folders)」を選択します。ユーザーは、開始フォルダーまたは下位レベルのフォルダーは選択できますが、上位レベルのフォルダーは選択できません。
注: 開始フォルダーを指定しないと、オブジェクト・ストアのサイト設定 (「オブジェクト・ストア」ビュー) で指定されたデフォルトのファイリング計画が使用されます。開始参照ロケーションが設定されていない場合は、一般サイト設定 (一般設定: レコード管理) から取得されます。
- エンド・ユーザーにファイリング計画ロケーション・ステップを表示するかどうかを指定します。
- ユーザーが選択内容を表示または編集できるようにするには、「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの表示 (Show Record File Plan Locations step)」を選択します。ファイリング計画ロケーションを指定しなかった場合は、このオプションを選択して、少なくとも 1 つのファイリング計画ロケーションをユーザーが選択できるようにする必要があります。
- 選択されているファイリング計画ロケーションをユーザーが表示できないようにするには、「レコード・ファイリング計画ロケーション・ステップの非表示 (Hide Record File Plan Locations step)」を選択します。