ドキュメントのバージョン管理

バージョン管理は、コンテンツ管理において非常に重要な作業です。業務で取り扱うドキュメントは、完成するまでの間に何度も変更されることが多々あります。そのため、バージョン管理情報が提供されることは、ドキュメント・コンテンツの管理の助けとなります。ドキュメントの複数のバージョンを参照すると、そのドキュメントが作成されてから、どのように変更されたかを確認できます。ドキュメントの各バージョンは、そのドキュメントをチェックインまたはチェックアウトする際に作成されます。バージョンとは、「ドキュメント」クラスまたはドキュメント・サブクラスのいずれかに属するドキュメントのことです。それは、ドキュメントが変化する過程で、特定の時点におけるドキュメントの状態を表し、個別に保存され、オブジェクト・ストア内に保持されます。1 つのドキュメントのバージョンをすべてまとめると、そのドキュメントのバージョン・シリーズになります。

次のような一部の変更は、バージョンに組み込まれません。

ドキュメントの横にあるアイコンは、ドキュメントがチェックインまたはチェックアウトされているかどうかや、チェックアウト済みのドキュメント・バージョンのステータスを示しめします。また、ドキュメントのメジャー・バージョン番号も表示されます (サイト管理者によって削除された場合を除く)。ドキュメントをチェックアウトするときは、常に現在のバージョンをチェックアウトします。ドキュメントの現在のバージョンは、バージョン・シリーズ内の最新バージョンです。ドキュメントの「情報」ページや「プロパティー」ページから、ドキュメントの他のバージョンを開いて表示することができます。ドキュメント・バージョンを、昇格降格、または削除できます。

ドキュメント・バージョンの詳細については、「バージョンについて」を参照してください。

ドキュメント・バージョンの昇格

ドキュメントのチェックアウトやチェックインを行わずに、現行のマイナー・バージョンのドキュメントをメジャー・バージョンに昇格できます。バージョンを昇格させると、メジャー・バージョン番号は 1 つ増加し、マイナー・バージョン番号はゼロに設定されます。例えば、バージョン 0.1 を昇格すると、バージョン番号は 1.0 になり、他のバージョンは存在しなくなります。バージョン 1.4 を昇格すると、バージョン番号は 2.0 になり、バージョン 1.4 は存在しなくなりますが、その他のすべてのバージョンには変更はありません。

ドキュメントがチェックアウトされている間は、ドキュメントを昇格できません。

ドキュメント・バージョンを昇格するには

  1. 昇格するドキュメントの場所を選択します。ドキュメントを右クリックし、「より多くのアクション」 > 「バージョンの昇格」 をクリックします。
  2. セキュリティー・ポリシーが割り当てられている場合は、必要に応じて確認します。現在割り当てられているポリシーがない場合は、「ポリシーの割り当て」 をクリックしてポリシーを割り当てます。詳細については、「セキュリティー・ポリシー」を参照してください。
  3. 表示されたセキュリティー設定を確認し、必要に応じて変更します。詳細については、「セキュリティー権限の設定」を参照してください。
  4. 適用」をクリックしてアクションを実行します。

ドキュメント・バージョンの降格

ドキュメントのチェックアウトやチェックインを行わずに、現行のメジャー・バージョンのドキュメントをマイナー・バージョンに降格できます。バージョンを降格させると、メジャー・バージョン番号は 1 つ減少し、マイナー・バージョン番号は 1 つ増加します。例えば、マイナー・バージョン 0.22 が存在するときに、バージョン 1.0 を降格すると、バージョン番号は 0.23 になります。マイナー・バージョンが存在しないときに、バージョン 4.0 を降格すると、バージョン番号は 3.1 になります。

ドキュメントがチェックアウトされている間は、ドキュメントを降格できません。

ドキュメント・バージョンを降格するには

  1. 降格するドキュメントの場所を選択します。ドキュメントを右クリックし、「バージョンの降格」 をクリックします。
  2. 適用」をクリックしてアクションを実行します。

ドキュメントのバージョンの削除

必要に応じて、バージョン・シリーズからドキュメントの特定のバージョンを削除できます。

警告:  ドキュメントのバージョンを削除すると、オブジェクトがアプリケーションから完全に削除されます。削除したドキュメントのバージョンを元に戻すことはできません。

ドキュメントの特定のバージョンを削除するには

  1. バージョンを削除するドキュメントの場所を選択します。ドキュメントを右クリックし、「バージョンの削除」 をクリックします。
  2. バージョンの削除」ページで、削除する特定のバージョンの左にある「選択済みのアイテム」チェック・ボックスをオンにします。リストされているバージョンをすべて選択するには、アイテムのリストの行タイトルにあるボックスをオンにします。
  3. 適用」をクリックしてアクションを実行します。