Declarar un registro

Puede declarar registros de diversos modos, como por ejemplo:

En el caso de una instalación DoD o básica puede declarar un registro de un volumen, una carpeta de registros o una categoría de registro; en una instalación PRO puede declarar un registro en una carpeta de registros o un volumen. Para declarar un registro necesita asegurar que la entidad donde declara el registro está abierta.

Si declara un registro en una carpeta de registros, aquél se asigna automáticamente al volumen activo que existe en esa carpeta. El último volumen creado siempre es el volumen activo hasta que se cierra. Si necesita declarar un registro en un volumen cerrado, vuelva a abrir el volumen y seleccione manualmente el volumen reabierto.

NOTA Puede crear plantillas de entradas para facilitar la declaración de registros. IBM InfoSphere Enterprise Records contiene una plantilla de entrada de muestra para declarar registros de correo electrónico. Puede utilizar esta plantilla para declarar registros de correo electrónico de Workplace. (Para obtener información sobre cómo importar la plantilla de declaración de correo electrónico de muestra, consulte el archivo Léame del paquete de software de IBM InfoSphere Enterprise Records). IBM InfoSphere Enterprise Records también contiene un flujo de trabajo de muestra para declarar registros. Este flujo de trabajo demuestra a los profesionales de desarrollo de software cómo se puede declarar un documento mediante el flujo de trabajo y la API. Para obtener más información, consulte "Install a sample workflow" en el documento IBM InfoSphere Enterprise Records Installation and Upgrade Guide).

Declarar documentos como registros

Si declara un documento como registro y el documento tiene más de una versión, tiene varias opciones para la creación del registro de la serie de documentos (consulte Administración de documentos y registros si desea obtener más información). Sin embargo, sólo puede declarar un máximo de 16 versiones de documento como registro único.

NOTA  Después de que un usuario de registros declare un documento como registro, otros usuarios que no sean usuarios de registros (como mínimo) no podrán acceder más a la página de información del documento. Esta limitación se debe al diseño.

Para agilizar el proceso de declarar registros, la plantillas de entrada de Declarar como registro y el asistente de Declarar como registro admiten la asignación automática de valores de propiedades del documento al registro. Si un documento se declara como registro, los nombres simbólicos de la propiedad de clase de documento se comparan con los nombres simbólicos de la propiedad de clase de registro. Si los nombres coinciden, el valor de la propiedad de documento se asigna automáticamente como valor a la propiedad de registro coincidente. Por ejemplo, si la clase de documento tiene la propiedad "Color" y la clase de registro también tiene la propiedad "Color", el valor de la propiedad de documento se asignará automáticamente a la propiedad de registro. De igual modo, si declara un mensaje de correo electrónico de Outlook mediante la clase de registro de correo electrónico predeterminado, los valores de las propiedades Asunto, A, CC, De, Enviado el y Recibido el se asignarán automáticamente.

La asignación de propiedades se produce independientemente de si la plantilla de entrada muestra el paso Definir propiedades de registro. En los casos en que se seleccione la declaración de más de una versión de un documento, la asignación de propiedades se basa en la versión más reciente del documento que se haya seleccionado para la acción de declarar. Las versiones diferentes de un documento pueden tener clases y propiedades diferentes. Las propiedades siempre se asignan según las propiedades de la versión más reciente del documento.

Las reglas siguientes describen cómo funciona la asignación para una propiedad que es común para las clases de registro y el documento.

NOTA  Las propiedades se pueden suavizar de un almacén de objetos a otro. Cualquier asignación de propiedades tiene en cuenta la configuración definida por el administrador para la asignación de propiedades de un almacén de objetos a otro.