檔案記錄

歸檔記錄時,您可以在相同檔案計劃內的其他位置建立該記錄的參考。記錄不會重複。這意味著,除了建立記錄副本,您還應建立對記錄的參考,該參考指向位於其原始位置的記錄。您可以同時歸檔一或多個記錄。

歸檔記錄時,請謹記以下幾方面:

歸檔記錄的安全含意

將一個記錄宣告至多個儲存器時,您可以在宣告期間指定其安全母項。只要保留儲存器,且仍在該儲存器中歸檔記錄,則宣告後將記錄歸檔至其他資料夾不會變更安全母項。您可以透過選取「歸檔位置」資訊頁面來查看哪個儲存器是安全母項。如需其他詳細資料,請參閱安全主題中的歸檔記錄

歸檔記錄的處置含意

將一個記錄歸檔至有不同處置排程的母項儲存器時,指向記錄的指標受其母項的處置排程影響。因此,如果一個母項儲存器有 5 年的排程且另一個有 2 年的排程,則兩年後,記錄將不再顯示在有 2 年記錄的母項中,但是它仍將顯示在有 5 年排程的母項中。

如何歸檔一或多個記錄

  1. 瀏覽或搜尋您需要歸檔的記錄。
  2. 選取名稱左側的勾選框。
  3. 從「複選動作」功能表中選擇「歸檔」。(也可以在單一記錄上按一下滑鼠右鍵,然後從快速功能表中選取「歸檔」。)
  4. 導覽至檔案計劃中要歸檔記錄的相應位置,然後按一下「歸檔」。
  5. 系統將顯示確認訊息以驗證「歸檔」動作是否完成。按一下「確定」以返回至檔案計劃。

附註  如果要查看實體歸檔的位置,請選取其資訊頁面的「歸檔位置」視圖。