Pour configurer un environnement IBM InfoSphere Enterprise Records, effectuez les tâches de configuration ci-dessous.
Vous devez configurer une librairie FPOS pour la structure de plan de fichier, et une librairie ROS pour les documents déclarés en tant qu'enregistrements. Classiquement, de nombreux utilisateurs ayant accès à la ROS ne devraient pas pouvoir accéder aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la FPOS. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
Bien que certaines tâches de configuration ont été effectuées pendant l'installation et la procédure de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records, vous pouvez revoir les paramètres de configuration après avoir créé vos plans de fichiers et quand vous configurez votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records pour un environnement de production.
Pour plus d'informations sur l'installation et la procédure de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records, consultez le guide d'installation et de mise à niveau d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
Pour plus d'informations sur la configuration des tâches associées à la création d'un plan de fichiers (telles que la configuration d'un suffixe de nom de volume), consultez la rubrique Création d'un plan de fichiers.
Vous devez créer des classes de documents pour les documents qui seront déclarés en tant qu'enregistrements.
Les classes de documents ROS ont une propriété Peut déclarer, qu'IBM InfoSphere Enterprise Records utilise pour déterminer si un document peut être déclaré en tant qu'enregistrement. Pendant l'installation et la configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records , la propriété de la classe de documents de base, ou d'une voire plusieurs sous-classes de documents, a été définie sur Vrai, indiquant que les instances de ces classes peuvent être déclarées en tant qu'enregistrements. Pour préparer l'environnement de production d'IBM InfoSphere Enterprise Records, vérifiez que la valeur de cette propriété est définie sur TRUE (ou que cette sous-classe hérite de ce paramètre de sa superclasse) pour toutes les classes de document ROS appropriées. De plus, vérifiez que la sécurité d'instance par défaut pour ces classes dispose de droits de versionnement secondaires/principaux de manière à ce que les utilisateurs (disposant de droits d'accès appropriés) puissent versionner les instances des classes.
Consultez aussi la section relative à la définition de la propriété Peut déclarer dans les librairies ROS, dans le guide d'installation et de mise à niveau d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
L'application IBM InfoSphere Enterprise Records n'affiche qu'une seule hiérarchie de plan de fichiers à la fois. Dans le cadre de la procédure d'installation et de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records, une préférence de site Workplace a été définie pour spécifier ce plan de fichiers par défaut. Il est toutefois improbable que lors de l'installation et de la configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records vous ayez disposé d'un ou plusieurs plans de fichiers définis. Si nécessaire, vous pouvez modifier ce paramètre de préférence de site pour spécifier votre valeur par défaut préférée. Notez que chaque utilisateur d'IBM InfoSphere Enterprise Records peut ignorer ce paramètre de préférence de site par défaut grâce à la définition d'une préférence utilisateur.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Définition du plan de fichiers par défaut.
Le processus de balayage d'élimination a été configuré par un administrateur lors de la procédure d'installation et de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Vous souhaiterez toutefois revoir la configuration du balayage d'élimination pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Si par exemple votre site n'utilise pas de types d'enregistrement, assurez-vous que le paramètre Exécution de types d'enregistrement est défini sur Faux.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration du balayage d'élimination.
Les types d'enregistrement permettent d'associer un enregistrement avec un planning d'élimination différent de celui actuellement associé à la catégorie ou au dossier parent de l'enregistrement. Si votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records utilise des types d'enregistrement, faites attention à bien configurer le balayage d'élimination pour l'exécution du traitement des types d'enregistrement en définissant le paramètre Exécution de types d'enregistrement sur Vrai. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration du balayage d'élimination.
Examinez également l'association entre enregistrements et types d'enregistrement. Vous pouvez définir l'affectation de l'ensemble des enregistrements d'une classe d'enregistrements donnée à un type d'enregistrement donné par défaut. Reportez-vous à la rubrique Configuration d'un type d'enregistrement par défaut.
Une autre méthode consiste à afficher les métadonnées du type d'enregistrement lorsqu'un enregistrement est déclaré à partir de Workplace, laissant ainsi à l'utilisateur le choix du type d'enregistrement. Reportez-vous à la rubrique Configuration de l'affichage des métadonnées de type d'enregistrement lors de la déclaration.
Vous pouvez également combiner ces deux approches en définissant un réglage par défaut et en permettant également à l'utilisateur d'ignorer ce réglage par la sélection d'un type d'enregistrement.
REMARQUES
Lorsqu'une entité IBM InfoSphere Enterprise Records est supprimée par un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, elle est définitivement supprimée de la librairie. Vous pouvez toutefois configurer la conservation de métadonnées au niveau du plan de fichiers, pour les éléments supprimés - catégories ou dossiers d'enregistrements, volumes et enregistrements. Si l'option de conservation des métadonnées est configurée par un administrateur, ces entités restent dans la librairie (marquées comme supprimées) mais ne s'affichent plus dans l'application IBM InfoSphere Enterprise Records. Vous pouvez exporter régulièrement ces entités supprimées et l'ensemble de leurs métadonnées vers un fichier XML à des fins d'historique, puis supprimer définitivement les entités de la librairie. Pour plus d'informations sur la configuration de cette option, reportez-vous à la rubrique Configuration de la conservation de métadonnées.
Vous pouvez configurer IBM InfoSphere Enterprise Records pour déclarer automatiquement un document en tant qu'enregistrement dès lors qu'il fait l'objet d'une opération donnée (création du document, par exemple). Pour configurer la déclaration automatique :
Vous pouvez configurer la synchronisation automatique des valeurs de propriétés d'un document à son enregistrement associé (ou vice-versa) dès lors qu'une propriété du document (ou de l'enregistrement) est modifiée. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration de la synchronisation de propriétés.
Par défaut, IBM InfoSphere Enterprise Records stocke au maximum 10 éléments de travail par lot de flux de travaux pour révision ou approbation avant élimination, mais vous pouvez modifier cette valeur limite par l'intermédiaire d'un paramètre de configuration. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration de la taille de lot du flux de travaux.
IBM InfoSphere Enterprise Records comprend le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrements, qui permet aux utilisateurs d'envoyer une requête au gestionnaire d'enregistrements pour créer un dossier d'enregistrements. De nombreux utilisateurs ne disposent généralement pas des privilèges nécessaires pour créer un dossier d'enregistrements. Pour rendre ce flux de travaux accessible aux utilisateurs, vous devez configurer la préférence de site Requête d'un dossier d'enregistrements. Cette préférence a pu être définie au cours de la procédure d'installation et de configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce flux de travaux, reportez-vous à la rubrique Utilisation du flux de travaux de création de dossier d'enregistrements.
Pour des instructions de définition de la préférence de site, reportez-vous à la rubrique Définition de la préférence de site Requête de dossier d'enregistrements.
IBM InfoSphere Enterprise Records propose des liens permettant aux utilisateurs de relier entre eux les enregistrements ou dossiers associés. Pour créer et gérer des liens dans IBM InfoSphere Enterprise Records, vous devez définir la préférence de site Classes de lien modifiables à l'aide de Workplace. Pour plus d'informations sur les liens IBM InfoSphere Enterprise Records reportez-vous à la rubrique Liens.
Pour obtenir des instructions sur la définition de la préférence de site, reportez-vous à la rubrique Définition de la préférence de site Classes de liens.
IBM InfoSphere Enterprise Records comprend plusieurs événements permettant la conformité avec PRO ou DoD (événements qui définissent les métadonnées, par exemple). La configuration de ces événements est facultative, le traitement des événements pouvant affecter les performances. Afin d'obtenir des performances optimales, ne configurez que les événements nécessaires à vos opérations de gestion d'enregistrements. Pour plus d'informations sur la configuration des événements, consultez la rubrique "Tâches facultatives" dans le guide d'installation et de mise à niveau d'IBM InfoSphere Enterprise Records.
Pour l'utilisation de la suppression de documents par la méthode de purge dans les modèles de données DoD ou PRO, la mémoire fichier doit être configurée. Cette méthode implique trois écrasements successifs du contenu du document avec des blancs avant la suppression du fichier. Le fichier est par conséquent non récupérable. Consultez Utiliser la méthode de purge pour la suppression.
Si votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records comprend l'utilisation de la fonctionnalité optionnelle Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), assurez-vous auprès de votre administrateur système IS que la sécurité IS est bien configurée pour la modification et la suppression de documents IS. Assurez-vous également que les paramètres de conservation des classes de documents IS sont bien définis afin que les documents IS déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés à cause de paramètres de conservation IS. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion des documents IS comme enregistrements.
Si votre solution IBM InfoSphere Enterprise Records inclut des unités de stockage protégées, par exemple EMC Centera, NetApp SnapLock ou Tivoli Storage Manager, vérifiez que les paramètres de conservation d'IBM InfoSphere Enterprise Records ne soient pas en conflit avec ceux de l'unité de stockage. Désactivez les paramètres de conservation de l'unité de stockage et laissez IBM InfoSphere Enterprise Records gérer la conservation.
Sur les unités Tivoli Storage Manager, la conservation est gérée par plusieurs paramètres. Pour plus d'informations sur le réglage de ces paramètres, reportez-vous à la section relative aux plans de conservation dans la rubrique A propos d'IBM Tivoli Storage Manager. Lorsque l'application IBM InfoSphere Enterprise Records est entièrement configurée, elle assure le contrôle complet des conservations et des éliminations.