Vue Navigation

Navigation est l'une des vues principales disponibles dans Workplace. La page Navigation permet de rechercher et d'utiliser les documents, dossiers, recherches enregistrées et objets personnalisés stockés dans votre site.

Le conteneur de niveau supérieur pour les éléments de Workplace s'appelle une librairie (à moins que votre site n'ait été configuré pour utiliser un autre nom, comme bibliothèque). La librairie peut contenir des dossiers, des recherches enregistrées, des documents ou des objets personnalisés. Une recherche enregistrée affiche les documents ou les objets personnalisés qui correspondent aux critères de recherche. Un dossier contient les éléments classés dans le dossier, comme des sous-dossiers, des documents ou des objets personnalisés.

Parcourir les vues

L'encadré latéral situé à gauche de la page Navigation affiche la liste des librairies disponibles. Cliquez sur le nom d'une librairie pour afficher et parcourir son contenu. Le nom de la librairie en cours apparaît en surbrillance dans l'encadré latéral de gauche.

Navigation via le chemin

Lorsque vous recherchez des objets à l'aide de la vue Navigation, vous devez parcourir une hiérarchie de dossiers. Le chemin s'affiche dans la page Navigation et permet de visualiser les différents éléments parcourus. Il permet également de revenir à ces différents éléments. L'exemple ci-dessous illustre ce type de navigation :

Chemin : Librairies> Entreprise > Bénéfices

Si l'objet souhaité ne figure pas dans la liste d'éléments trouvés à ce niveau, vous pouvez :

Vous pouvez également cliquer sur le mot Chemin pour afficher l'arborescence de navigation. Pour plus d'informations sur la navigation via le chemin, reportez-vous à la rubrique Navigation dans Workplace.

Actions

Les actions autorisées apparaissent juste sous le chemin. Les actions disponibles dépendent du chemin actuel. Par exemple, si vous consultez une liste de librairies, l'action Vue imprimable est l'unique action disponible. Si vous consultez le contenu d'un dossier, les actions Obtenir des infos, Signet, Ajouter aux raccourcis, Ajouter un document, Ajouter un dossier, Ajouter un objet personnalisé, et Vue imprimable s'affichent.

Librairies

Lorsque vous accédez pour la première fois à la page Navigation, une liste de librairies apparaît sous le chemin. Une librairie est un conteneur de niveau supérieur pour des dossiers, des recherches enregistrées, des documents et des objets. Cliquez sur le nom d'une librairie pour afficher les dossiers et les recherches enregistrées qu'elle contient. Vous pouvez également cliquer sur le nom d'une librairie dans le volet gauche de la page Navigation.

Dossiers et recherches

Une fois que vous avez sélectionné la librairie à parcourir, la liste des librairies est remplacée par une liste de dossiers et de recherches enregistrées dans la librairie sélectionnée. Cliquez sur le nom du dossier ou de la recherche pour afficher les éléments disponibles (documents, formulaires, objets personnalisés, et sous-dossiers). Remarque : il peut exister des documents supplémentaires ou des objets personnalisés qui ne sont pas classés dans des dossiers, et n'apparaissent donc pas dans la vue Navigation. Pour les trouver, vous devez les rechercher.

Navigation dans les dossiers

Si le nombre de dossiers et de recherches enregistrées nécessite plusieurs pages pour afficher la liste complète, les commandes de navigation apparaissent en haut à droite de la liste. Par exemple, le graphique suivant indique la navigation d'une liste de dossiers et de recherches qui utilise deux pages pour afficher les éléments.

Suivant >> page 1 sur 2 Atteindre

Cliquez sur Suivant pour afficher la page suivante. Suivant n'apparaît pas sur la dernière page.

Cliquez sur Précédent pour afficher la page précédente. Précédent n'apparaît pas en page 1.

Pour accéder à une page spécifique, entrez le numéro de page dans la zone de saisie de la page, puis cliquez sur Atteindre.

REMARQUE  Si vous naviguez dans plusieurs pages de dossiers et de recherches, évitez d'utiliser le bouton Retour de votre navigateur, car cela pourrait produire des résultats imprévisibles. Utilisez les boutons Suivant, Précédent et Atteindre, ainsi que la navigation via le chemin décrite ci-dessus.

Filtrage de dossier sur la base des propriétés

Sachant qu'un dossier peut contenir de nombreux éléments, vous avez la possibilité de limiter le nombre d'éléments affichés afin d'en rendre l'accès plus rapide. Votre administrateur de site peut limiter le nombre d'éléments affichés dans les dossiers pour une librairie donnée, et vous pouvez définir des critères de filtre de recherche pour activer le filtrage des dossiers. Une fois les critères définis, vous pouvez éliminer des documents ou des objets personnalisés inutiles. Lorsque le nombre maximal d'éléments est atteint, aucun autre élément ne peut être affiché. Vous avez la possibilité de localiser les éléments souhaités en filtrant la liste des objets renvoyés. Par exemple, si un dossier contient 200 éléments, parmi lesquels des documents et des objets personnalisés, et que vous souhaitez afficher uniquement les documents, cliquez sur Afficher les critères avancés pour afficher une liste depuis laquelle vous pourrez sélectionner Documents uniquement ou Objets personnalisés, afin de n'afficher que ces éléments.

Lorsque vous affichez les critères avancés, des critères de filtrage supplémentaires sont disponibles. Entrez une valeur dans la zone de texte pour l'un des critères de recherche. Les propriétés du filtre sont déterminées par vos préférences utilisateur. Par exemple, si vous voyez "Le titre du document contient", entrez les caractères pouvant figurer dans le titre du document pour afficher uniquement les documents dont le titre comporte ces caractères. La mention "ET Contenu Contient" peut également s'afficher. Vous pouvez alors entrer du texte qui figure dans le document que vous recherchez, si votre site indexe le contenu des documents.

Après avoir saisi des critères de filtrage, cliquez sur Appliquer le filtre pour appliquer vos modifications au filtre de dossier. Cliquez sur Effacer pour effacer les modifications apportées aux paramètres. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique sur les paramètres de filtre des dossiers.

Eléments trouvés

Le contenu des dossiers et le résultat des recherches s'affichent dans la liste Eléments trouvés. Pour ouvrir un objet, cliquez sur son nom ou sur son icône. Par exemple, cliquez sur l'icône de document Microsoft Word ou sur Document1 pour ouvrir le document MS Word intitulé "Document1". La version finale du document s'affiche si le logiciel approprié est installé sur votre ordinateur local, dans le cas présent : Microsoft Word. Si l'objet est constitué de données de formulaire, la version finale du formulaire apparaît pour que vous puissiez consulter ou modifier les valeurs actuelles.

Pour ouvrir la page d'informations de l'objet, cliquez sur l'icône Obtenir des infos. La page d'informations affiche les propriétés, les options de sécurité, la version de l'objet et d'autres informations et permet également d'effectuer des actions, par exemple, Emprunter, Télécharger, Classer et Déplacer.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom d'un objet pour afficher son menu contextuel. Le menu contextuel répertorie les actions disponibles que vous pouvez effectuer sur l'objet, comme l'emprunt. Par exemple, si vous cliquez avec le bouton droit sur l'objet nommé "Document1" , vous pouvez sélectionner Emprunter dans la liste d'actions pour emprunter le document. Les éléments répertoriés dans le menu contextuel dépendent du type d'objet sélectionné et de vos droits d'accès. Votre administrateur de site détermine les actions disponibles pour les différents groupes d'utilisateurs.

La liste d'éléments peut apparaître en vue Magazine ou en vue détaillée, en fonction des préférences du site et de vos préférences utilisateur. Vous pouvez également modifier la vue à l'aide de la liste Vue juste au-dessus de la liste. Sélectionnez Détaillée pour voir des colonnes indiquant des propriétés comme le nom ou le titre, la date de dernière modification, l'étiquette de version et la taille du fichier. Sélectionnez Magazine pour voir le nom de l'élément et une brève description. Votre administrateur détermine exactement ce qui apparaît dans le titre de la colonne ou dans la description. Les deux vues comportent une colonne de cases situées à gauche de chaque élément. Cochez la case correspondant à un ou plusieurs éléments pour utiliser le Menu Actions avec la liste des éléments.

Utilisez la liste Afficher les éléments, située en haut à droite de la liste, pour modifier le nombre d'articles à afficher par page. Vous devez définir une valeur par défaut dans vos préférences utilisateur, mais vous pouvez rapidement modifier cette valeur dans la session en cours.

Cliquez sur Menu Actions pour afficher un menu contextuel contenant la liste des actions que vous pouvez effectuer sur les éléments sélectionnés. Par exemple, cochez les cases correspondant à trois documents de la liste que vous souhaitez emprunter. Si vous sélectionnez Emprunter dans le menu contextuel, les trois documents seront empruntés si vous disposez des droits d'accès appropriés sur les documents. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Actions.

REMARQUE  Si vous sélectionnez plus d'un élément, puis que vous cliquez sur Menu Actions, les lignes des éléments sélectionnés sont mises en surbrillance.

Navigation dans les éléments trouvés

Si le nombre d'éléments trouvés est tel que la liste complète doit s'afficher sur plusieurs pages, les commandes de navigation apparaissent en bas à droite de la liste. Par exemple, le graphique suivant indique la navigation dans une liste d'éléments qui utilise 2 pages pour afficher les éléments.

Suivant > page 1 sur 2 Atteindre

Cliquez sur Suivant pour afficher la page suivante. Suivant n'apparaît pas sur la dernière page.

Cliquez sur Précédent pour afficher la page précédente. Précédent n'apparaît pas en page 1.

Pour accéder à une page spécifique, entrez le numéro de page dans la zone de saisie de la page, puis cliquez sur Atteindre.

Mise en mémoire cache des dossiers

Dans la vue Navigation, cliquez une fois sur le nom d'un dossier pour extraire et afficher son contenu. Selon les paramètres sélectionnés par votre administrateur de site, il se peut que la mise en cache du contenu des dossiers soit activée. Dans ce cas, il est possible que votre vue de navigation ne soit pas actualisée avec les modifications apportées dans ce dossier par d'autres personnes ou applications. Le fait de quitter un dossier puis d'y retourner ne récupérera pas nécessairement les données modifiées. Vous pouvez mettre à jour rapidement la vue du dossier en cours en cliquant sur le nom du dossier dans le chemin d'accès, en cliquant sur Appliquer le filtre, ou en sélectionnant une recherche enregistrée dans le dossier. En outre, les actions comme la restitution ou l'emprunt de document peuvent également mettre à jour la vue du dossier en cours.

REMARQUE  Les éléments qui s'affichent dans Workplace dépendent des autorisations de sécurité. Il se peut que vous ne soyez pas autorisé à accéder à certains dossiers, vues principales, recherches enregistrées, documents, objets ou actions contextuelles. Les autorisations régissent également les différentes actions que vous pouvez effectuer sur un objet. Pour plus d'informations sur la sécurité, reportez-vous à la rubrique Gestion de la sécurité.