Definieren eines Dispositionszeitplans

Ein autorisierter Benutzer definiert einen Dispositionszeitplan und verbinden diesen dann mit einer Datensatzkategorie, einem Datensatzordner oder einem Datensatztyp. Ein Dispositionszeitplan kann durch einen Schriftgutmanager oder Schriftgutadministrator definiert werden. Im PRO-Datenmodell ist dies Schriftgutmanagern, Schriftgutadministratoren und Prüfern vorbehalten. Die Basis- und DoD-Datenmodelle räumen dieses Recht Schriftgutmanagern und Schriftgutadministratoren ein.

Dispositionszeitpläne können in mehrere Phasen untergliedert sein, etwa: Überprüfung, Export, Übertragung und Vernichtung. Obwohl Dispositionszeitpläne nicht mehrere Phasen erfordern, enthält der Zeitplan gewöhnlich zwei Phasen:

So definieren Sie einen Dispositionszeitplan:

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
  2. Klicken Sie auf "Dispositionszeitpläne"
  3. Klicken Sie auf "Dispositionszeitplan hinzufügen"
Schritt 1   Zeitplan beschreiben
  1. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Zeitplan ein.
  2. Geben Sie den Namen der Stelle, die zuständig ist für die Disposition von Einheiten und klicken Sie auf "Weiter".
Schritt 2  Auslöser festlegen

In diesem Schritt legen Sie die Bedingung fest, die die Abgrenzung von Einheiten auslösen soll. Die Abgrenzung kann automatisch erfolgen oder einer Genehmigung bedürfen. Um eine Genehmigung erforderlich zu machen, legen Sie eine Dispositions-Abgrenzungsaktion fest. Für eine automatische Abgrenzung müssen Sie keine Dispositions-Abgrenzungsaktion festlegen.

  1. Aktivieren Sie die entsprechende Optionsschaltfläche, um den gewünschten Abgrenzungsauslöser auszuwählen.
  2. Auf Wunsch definieren Sie einen Dispositionsereignisaufschub (Offset) zur Angabe eines zeitlichen Intervalls zwischen dem Anfang der Abgrenzung und dem Beginn der damit verbundenen Abgrenzungsaktion.
  3. Sie können auch eine Dispositions-Abgrenzungsaktion mit dem Zeitplan verbinden.
  4. Klicken Sie auf "Weiter", um eine oder mehr Aufbewahrungsfristen (auch "Phasen" genannt) für den aktuellen Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie auf "Fertig stellen" klicken, haben mit dem Dispositionszeitplan verbundene Einheiten keine spezifische Aufbewahrungsperiode.

Schritt 3  Phasen festlegen

Das Verbinden von Phasen mit einem Dispositionszeitplan erlaubt es Ihnen, verschiedene Vorgänge an einer Einheit in verschiedenen Zeitabständen durchzuführen. Jede Phase legt eine Dispositionsaktion und eine Aufbewahrungsperiode für eine Einheit fest. Zum Überprüfen einer Einheit vor dem Aussondern fügen Sie beispielsweise zwei Phasen zum Dispositionszeitplan hinzu. Die erste Phase enthält die Prüfung und die zweite die Aussonderung der Einheit. IBM InfoSphere Enterprise Records führt mehrere Phasen in einem Aussonderungszeitplan in der Reihenfolge aus, in der sie hinzugefügt wurden.

Innerhalb einer Phase können Sie auch mehrfache alternative Aufbewahrungsoptionen definieren. Diese sind nützlich, wenn je nach Eigenschaftswerten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten sollen. Wenn keine der alternativen Bedingungen zutreffen, verwendet IBM InfoSphere Enterprise Records den Standardaufbewahrungszeitraum. Wenn mehr als eine der alternativen Aufbewahrungsbedingungen zutreffen, wendet IBM InfoSphere Enterprise Records den längsten Aufbewahrungszeitraum an.

HINWEIS Die Anzahl der alternativen Aufbewahrungsbedingungen oder die Komplexität ihrer Kriterien beeinflussen die Leistung der Berechnung der Aufbewahrungsdauer.

Nachdem IBM InfoSphere Enterprise Records die Abgrenzungsaktion auf eine Entität anwendet, folgt die erste Phase des Aussonderungszeitplans. Am Ende der Aufbewahrungsfrist der ersten Phase sind die Einheiten fällig für die Dispositionsaktion, die zu der betreffenden Phase gehört. Nachdem IBM InfoSphere Enterprise Records diese Aussonderungsaktion ausgeführt hat, beginnt nach Genehmigung durch einen autorisierten Benutzer die nächste Phase des Zeitplans.

So fügen Sie einem Dispositionszeitplan eine neue Phase hinzu:

  1. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen", um die Seite "Phaseneigenschaften" zu öffnen.
  2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Phase ein.
  3. Wählen Sie eine Phasenaktion aus der Dropdown-Liste.

    HINWEIS Phasen, die Entitäten übertragen oder löschen sind letzte Phasen. Im Anschluss an diese können keine weiteren Phasen angehängt werden.

  4. Für das Feld "Screening erforderlich?" wählen Sie True, wenn die Einheiten mit einem Screening-Verfahren geprüft werden sollen, bevor der mit der jeweiligen Phase verbundene Workflow gestartet wird. Ist kein Screening erforderlich, wählen Sie False.
  5. Wenn Sie die Aktion "Übertragung", "Exportieren" oder "Zwischenübertragung" für die Phase wählen, geben Sie einen Speicherort in das Feld "Exportziel" ein. Folgende Speicherorte sind möglich:
  6. Geben Sie eine Standardaufbewahrungsfrist für Einheiten in dieser Phase ein. Wenn Sie KEINE alternativen Aufbewahrungsfristen zuweisen, müssen Sie hier einen Wert eingeben.
  7. Wenn Sie Bedingungen definieren müssen, damit Einheiten in Abhängigkeit von einer Eigenschaft kürzere oder längere Zeit in der Phase verbleiben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um alternative Aufbewahrungsfristen festzulegen.
    1. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen", um das Dialogfeld "Alternative Aufbewahrung" zu öffnen.
    2. Wählen Sie einen Eigenschaftennamen aus der Dropdown-Liste.
    3. Wählen Sie einen Operator aus der Dropdown-Liste.
    4. Geben Sie den Eigenschaftswert ein. Der eingegebene Wert hängt von der gewählten Eigenschaft ab.
    5. Wählen Sie die Rückhaltungsbasis als Anfangsdatum für den Rückhaltungszeitraum.
    6. Geben Sie die Frist in Jahren, Monaten und Tagen an. IBM InfoSphere Enterprise Records fügt den hier angegebenen Wert zur Aufbewahrungsbasis hinzu. An dem betreffenden Datum wird die Phasenaktion dann auf die Entität angewendet.
    7. Klicken Sie auf "Akzeptieren", um diese alternative Aufbewahrungsoption dem aktuellen Zeitplan hinzuzufügen und zur Seite "Phaseneigenschaften" zurückzuwechseln.
    8. Fügen Sie weitere alternative Aufbewahrungsfristen für jede Bedingung hinzu, indem Sie auf "Neu hinzufügen" klicken. Die Daten aus der früheren alternativen Aufbewahrungsoption werden von IBM InfoSphere Enterprise Records in alle Felder übernommen, so dass Sie nur die erforderlichen Änderungen vornehmen müssen. Wenn notwendig, können Sie das Kontrollkästchen "Entfernen" einer alternativen Aufbewahrungsoption aktivieren und auf "Anwenden" klicken, wenn Sie eine Bedingung entfernen wollen.
  8. Schließen Sie diese Phase ab, indem Sie auf "Akzeptieren" klicken. IBM InfoSphere Enterprise Records fügt die Phase und Details zur Phasenliste im Zeitplan hinzu.
  9. Um weitere Phasen hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neu hinzufügen". Klicken Sie anderefalls auf Fertig stellen, um den Dispositionszeitplan abzuschließen.