修改文档

当您要同时修改一个或多个文档时,必须先检出文档。这将会打开文档以供编辑并将其锁定在对象库中,直到检入新版本。根据对象库的站点首选项,将以协作方式或独占方式检出该文档。协作检出表示只要拥有必要的许可权,您就可以检入文档,即使此文档目前已由他人检出。独占检出表示文档已被特定用户检出,并且只有该用户才能检入此文档。当您从使用 Integration for Microsoft Office 集成的 Office 应用程序中检出文档时,协同检出不可用。

完成更改后,您可以将文档检入回对象库中。当检入一个或多个文档时,将更新文档的版本信息。然后,文档可供其他用户检出。无论是否检出文档,其他用户始终可以查看和下载文档副本。您可以直接从 Workplace XT 检入文档,也可以从使用 Integration for Microsoft Office 或 Application Integration 集成的 Microsoft® Office 应用程序检入文档。

可以同时修改多个文档。当这些文档驻留在与一个或多个条目模板相关联的文件夹中时,Workplace XT 使您可以处理所选文档,然后才将其检入或检出对象库。例如,在检入文档之前,可以除去特定文档。

如果文档被跟踪,那么在您将文档从对象库中检出后,Workplace XT 可以在本地机器上找到文档。如果要取消检出、保存或检入文档,那么可以轻易找到该文档。在完成检入过程或取消检出过程后,您也可以自动从本地机器中删除文档的本地副本。删除功能由您的站点管理员确定。

检出文档

可在 Workplace XT 中同时检出一个或多个文档,也可以检出并下载一个或多个文档。 如果检出文档,那么在检出文档后可以选择是否要下载要检出的文档。检出并下载操作允许您同时检出并下载文档。您可以覆盖本地机器上的现有文档,然后从对象库中下载您的文档。如果检出并下载一个文档,那么可以打开该文件。

您要检出并下载的某些文档可能已归档到多个文件夹中。如果管理员已为“下载文件夹结构”站点首选项指定“分层文件夹”设置,那么 Workplace XT 无法处理文档。此设置会在本地机器上重新创建先前在对象库中存储这些文档的文件夹层次结构。例如,如果文档已存储在名为 My Object Store\my folders\ 的对象库中,那么将在本地机器上创建与 C:\My Object Store\my folders 相同的文件夹结构。使用“选择文件夹”以指定将这些文档归档至的其中一个文件夹。然后,Workplace XT 可以在本地机器上下载并跟踪这些文档。

您也可以在使用 Integration for Microsoft Office 集成的 Office 应用程序中检出或检出并打开文档。

检入文档

可使用先前版本的属性值和访问权来同时检入一个或多个文档。可通过以下任意一种方式来检入文档:

取消检出

可取消检出一个或多个文档,以使其他人可以检出这些文档。例如,您可能已检出某个要更改的文档,而随后又决定无需这些更改。如果取消检出,那么该文档将返回至检出之前其所具有的先前版本状态和版本号。