Workfloweigenschaften festlegen - Schrittinformationen
Schritte für einen Workflow sind unter der Spalte Routing aufgelistet. Für jeden Schritt im Workflow können Sie definieren, wie der Schritt verarbeitet wird. Dazu gehören die Informationen, die über Anlagen und Datenfelder verfügbar sind, besondere Anweisungen für den Schritt und die Benutzer, die an dem Schritt mitwirken.
So legen Sie die Schritteigenschaften fest:
- Klicken Sie beim Schritt Eigenschaften festlegen auf den Namen des Workflowschritts in der Spalte Routing.
- Bearbeiten Sie den Schrittnamen gegebenenfalls.
- Wählen Sie bei Bedarf den Schrittprozessor für die Arbeit am Arbeitselement aus. Der Standardschrittprozessor ist Approval HTML (FileNet). Wenn Ihr Siteadministrator benutzerdefinierte Schrittprozessoren erstellt hat, wählen Sie den entsprechenden Prozessor aus der Liste aus.
- Wählen Sie eine Option unter Neu zuweisen aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuzuweisung des Schritts durch Teilnehmer zulassen, um zuzulassen, dass ein Benutzer diesen Schritt einem anderen Benutzer zuweist.
- Legen Sie bei Bedarf einen Endtermin für den Schritt fest. Erinnerungshinweise für Schrittzeitlimits und überfällige Schritte können zusammen mit dem Workflowverlauf in der Tracker-Anwendung angezeigt werden oder als E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden.
- Wählen Sie die Datenfelder aus, die in diesem Schritt verfügbar gemacht werden sollen. Der Benutzer legt die Datenfeldwerte später fest.
- Klicken Sie auf Datenfelder. Die Seite Eigenschaften festlegen - Schrittinformationen - Felder auswählen wird geöffnet.
- Wählen Sie zum Hinzufügen eines Datenfeldes das gewünschte Feld aus der Liste Verfügbare Felder aus. Klicken Sie auf das Symbol Einzelnes Element hinzufügen, um den Namen der Liste der aktuellen Datenfelder hinzuzufügen, oder klicken Sie auf das Symbol Alle Elemente hinzufügen, um alle Felder der Liste hinzuzufügen.
- Wählen Sie zum Entfernen eines Datenfeldes das gewünschte Feld aus der Liste der aktuellen Datenfelder aus. Klicken Sie auf das Symbol Einzelnes Element entfernen, um den Namen aus der Liste der aktuellen Datenfelder zu entfernen, oder klicken Sie auf das Symbol Alle Elemente entfernen, um alle Felder aus der aktuellen Liste zu entfernen.
- Wählen Sie die Anlagen aus, die in diesem Schritt verfügbar gemacht werden sollen. Der Benutzer legt die genauen Dokumente oder Ordner später fest.
- Klicken Sie auf Anlagen. Die Seite Eigenschaften festlegen - Schrittinformationen - Anlagen auswählen wird geöffnet.
- Wählen Sie zum Hinzufügen einer Anlage die gewünschte Anlage aus der Liste Verfügbare Anlagen aus. Klicken Sie auf das Symbol Einzelnes Element hinzufügen, um den Namen der Liste der aktuellen Anlagen hinzuzufügen, oder klicken Sie auf das Symbol Alle Elemente hinzufügen, um alle Anlagen der Liste hinzuzufügen.
- Wählen Sie zum Entfernen einer Anlage die gewünschte Anlage aus der Liste der aktuellen Anlagen aus. Klicken Sie auf das Symbol Einzelnes Element entfernen, um den Namen aus der Liste der aktuellen Anlagen zu entfernen, oder klicken Sie auf das Symbol Alle Elemente entfernen, um alle Felder aus der Liste zu entfernen.
- Geben Sie besondere Anweisungen zum Ausführen dieses Schritts für den Benutzer ein. Sie können den Teilnehmern beispielsweise mitteilen, welche Datenfeldwerte vor der Ausführung dieses Schritts festgelegt werden müssen.
- Wählen Sie die Teilnehmer für diesen Schritt aus. Das Arbeitselement wird nur an die Benutzer oder Gruppen weitergeleitet, die Sie als Teilnehmer für einen bestimmten Schritt auswählen.
- Klicken Sie auf Teilnehmer. Die Seite Wählen Sie einen Teilnehmer aus wird geöffnet.
- Suchen Sie nach den gewünschten Benutzer- oder Gruppennamen.
- Wählen Sie die Option Benutzer oder die Option Gruppen, um die Liste der verfügbaren Namen zu präzisieren.
- Geben Sie ein oder mehr Zeichen vom Anfang der Namen ein, nach denen gesucht werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit den Namen aalberto und amoss ausfindig machen möchten, geben Sie
a
ein. Alle mit a beginnenden Benutzernamen werden zurückgegeben. Sie können die Suche einschränken, indem Sie weitere Zeichen eingeben. Bei Eingabe von aal
werden beispielsweise aalberto und aallen zurückgegeben, jedoch nicht alemon oder amoss.
- Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Zeit werden die übereinstimmenden Namen angezeigt.
HINWEIS Wenn die Anzahl der übereinstimmenden Namen den Standardwert für die Anzeige übersteigt, werden nicht alle Übereinstimmungen angezeigt. In diesem Fall können Sie die Suchkriterien ändern und dann erneut auf Suchen klicken, um weitere Ergebnisse anzuzeigen.
- Wählen Sie mindestens einen Namen aus der Liste aus und klicken Sie auf Zur Auswahl hinzufügen oder klicken Sie einfach auf Alle zur Auswahl hinzufügen, wenn Sie alle zurückgegebenen Namen verwenden möchten. Durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste bzw. Umschalttaste können Sie mehrere Namen auswählen.
- Überprüfen Sie die Liste der Namen im Feld Aktuelle Teilnehmer. Führen Sie bei Bedarf weitere Suchvorgänge durch, um alle gewünschten Namen in der Liste Aktuelle Teilnehmer zu erhalten.
- Wählen Sie zum Entfernen eines Teilnehmers seinen Benutzernamen in der Liste der aktuellen Teilnehmer aus und klicken Sie auf Entfernen.
- Optional. Sie können angeben, dass nur eine bestimmte Anzahl von Genehmigungen erforderlich ist, anstatt alle Teilnehmer den Schritt genehmigen zu lassen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, Abstimmungsgenehmigungs-Routing erstellen und geben Sie die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen ein.