문서 수정

오브젝트 저장소의 문서 내용을 변경하는 작업은 체크아웃 조치를 사용하여 문서를 체크아웃하는 것으로 시작합니다. 변경사항을 완료했으면 문서를 다시 오브젝트 저장소에 체크인할 수 있습니다. 문서를 체크인하면 문서 버전 정보가 업데이트되며 이 문서를 체크아웃할 수 있습니다. 다른 사용자는 문서의 체크아웃 여부와 상관 없이 항상 문서의 사본을 보고 다운로드할 수 있습니다.

File Tracker(설치한 경우)는 오브젝트 저장소에서 문서를 체크아웃한 후 로컬 워크스테이션에서 해당 문서를 추적합니다. 그러면 체크아웃, 저장, 체크인을 취소할 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 또 다른 유용한 기능은 체크인 프로세스를 완료하거나 체크아웃 프로세스를 취소한 후 로컬 워크스테이션에서 문서의 로컬 사본을 자동으로 삭제하는 것입니다. 삭제 기능은 사이트 관리자가 결정합니다.

문서를 수정하는 방법은 다음과 같습니다.

문서 체크아웃

문서를 체크아웃하면 해당 문서가 편집용으로 열리며, 사용자가 새 버전을 체크인할 때까지 오브젝트 저장소에서 잠겨 있습니다. 오브젝트 저장소에 대한 사이트 환경 설정에 따라 문서는 공동작업 또는 전용 모드로 체크아웃됩니다. 공동작업 체크아웃은 필요한 권한이 있으면 해당 문서가 현재 다른 사용자에 의해 체크아웃되어 있는 경우에도 이 문서를 체크인할 수 있음을 의미합니다. 전용 체크아웃은 문서가 특정 사용자에 의해 체크아웃되어 있으며 문서를 체크아웃한 사용자만 문서를 다시 체크인할 수 있음을 의미합니다.

문서 체크아웃

  1. 찾아보기 또는 검색을 사용하여 체크아웃할 문서로 이동합니다.
  2. 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 체크아웃을 클릭합니다. 문서를 둘 이상 선택하려는 경우 체크아웃할 오브젝트의 왼쪽에 있는 확인란을 선택합니다. 페이지에서 모든 항목을 선택하려면 오브젝트 목록의 제목 행 왼쪽에 있는 선택란을 선택하십시오. 동작 메뉴에서 체크아웃을 클릭합니다. 오브젝트의 목록을 검토하여 원하는 오브젝트를 선택했는지 확인하십시오.

    참고  메뉴에 체크아웃이 나타나지 않을 경우 선택한 문서 중 하나 이상을 체크아웃할 수 없는 것입니다. 다른 문서 집합을 다시 선택합니다.

  3. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

Office 애플리케이션에서 문서 체크아웃

오브젝트 저장소에서 문서를 체크아웃하여 해당 문서의 내용을 수정합니다. 문서가 체크아웃된 상태에서 다음 조치 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  1. FileNet P8 메뉴에서 열기 > 항목 선택을 클릭하여 문서를 찾고 검색하십시오.
  2. 문서가 저장되는 오브젝트 저장소 및 폴더를 찾으십시오. Office 애플리케이션에서 문서를 체크아웃할 때 사용하는 적절한 작업을 선택하는 방법은 오브젝트 선택을 참조하십시오.

    참고  다른 이름으로 저장 대화 상자에서 취소를 클릭하면 문서는 더 이상 체크아웃된 상태가 아닙니다. 체크아웃을 취소해야 합니다. 사이트 관리자가 다른 이름으로 저장 표시 환경 설정 옵션을 '예'로 설정한 경우에만 다른 이름으로 저장 대화 상자가 나타납니다. 이 설정에 대한 자세한 내용은 사이트 관리자에게 문의합니다.

  3. 문서가 있는 오브젝트 저장소를 지정하십시오.

체크아웃 목록

체크아웃 목록을 사용하여 현재 자신에게 체크아웃되어 있는 문서를 봅니다. 현재 사용 중인 Office 애플리케이션과 연관된 문서와 사용자가 체크아웃한 문서만 목록에 나타납니다. 예를 들어, Word를 사용할 경우 Word 문서만 목록에 나타납니다.

또한 이 목록은 로컬 문서와 오브젝트 저장소의 해당 문서 간 연관이 필요한 절차(예: 체크인 또는 문서 저장)를 수행할 때 파일 추적을 설정하는 데에도 사용됩니다. 추적이 유지 관리되지 않은 경우 이 목록을 사용하여 파일 추적을 설정하라는 프롬프트가 표시됩니다. 예를 들어, 문서를 체크아웃하고 Office 애플리케이션에서 다시 체크인합니다. 이 옵션을 선택하면 이 목록에 현재 사용자에게 체크아웃되어 있는 문서의 목록이 표시되며, 사용자는 로컬 문서를 이러한 체크아웃된 문서 중 하나에 연결할 수 있습니다.

Office 애플리케이션에서 체크아웃 목록에 액세스

애플리케이션에 따라 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

Application Integration BCS
Application Integration
  1. Office 2007 리본의 IBM ECM 탭 아래의 열기 그룹으로 이동하여 체크아웃을 클릭합니다.
  2. 찾아보기에서 체크아웃된 문서 중 열 문서를 선택합니다. 문서 목록이 긴 경우 Word 또는 Excel 등 문서가 작성된 애플리케이션을 기준으로 문서를 필터링할 수 있습니다.
  1. FileNet P8 메뉴에서 문서 열기를 클릭한 다음 내 체크아웃을 선택하십시오.
  2. 문서가 있는 오브젝트 저장소를 지정하십시오.
  3. 선택한 오브젝트 저장소로부터 현재 체크아웃되어 있는 문서의 목록에서 문서 이름 아래에 있는 선택을 클릭합니다. 선택한 문서가 Office 애플리케이션에서 열립니다.

 

문서 체크인

문서를 체크인하면 문서 버전 정보가 업데이트되고 다른 사용자가 문서를 체크아웃할 수 있습니다. 다른 사용자들은 문서의 체크아웃 여부와 상관 없이 항상 문서의 사본을 보고 다운로드할 수 있습니다. 문서 버전에 대한 자세한 정보는 문서 버전 관리를 참조하십시오.

체크인 마법사 및 빠른 체크인을 사용하여 Workplace 또는 통합 애플리케이션에서 문서를 체크인할 수 있습니다. 두 절차 간의 차이점은 빠른 체크인이 문서 클래스, 특성 또는 보안을 변경하지 않고 문서를 체크인하는 더 빠른 방법이라는 것입니다.

체크인 마법사 단계는 문서가 체크인된 방식 및 사이트 관리자가 Workplace를 사용자 정의한 방식에 따라 달라질 수 있습니다. 문서가 입력 템플리트로 작성된 경우 템플리트는 입력 템플리트의 최신 버전을 사용하여 문서를 체크인해야 하도록 지정할 수 있습니다. 일반적으로 입력 템플리트는 더 간단한 인터페이스를 제공하므로, 입력 템플리트 없이 작성된 문서를 체크인할 때보다 단계가 적습니다.

체크인 마법사 시작

자세한 내용을 보려면 다음 문서 체크인 마법사 단계 중 하나를 클릭합니다. 이러한 단계가 모두 나타나지 않을 수도 있습니다.

문서 선택(저작 페이지)

  1. 작성자 페이지에서 문서 체크인을 클릭하십시오.
  2. 체크인할 문서가 들어 있는 오브젝트 저장소를 선택합니다. 오브젝트 저장소에 현재 체크아웃되어 있는 모든 문서가 나열됩니다.
  3. 원하는 문서에 아래의 선택을 클릭합니다.

특성 설정

특성 설정 페이지는 기본 오브젝트 클래스를 표시하며, 해당 클래스에 지정된 특성을 보여줍니다. 시스템 관리자가 작성한 서브클래스를 선택할 수 있습니다.

오브젝트 클래스 변경

페이지의 맨 위에서 클래스 변경 링크를 클릭하고 클래스를 선택하십시오.

특성 설정

  1. 추가 또는 체크인되는 오브젝트와 연관된 특성을 검토하십시오. 아이콘은 진행하려면 입력이 필요한 특성을 식별합니다.
  2. 특성 값을 입력하거나 표시된 특성 값을 수정합니다. 일부 특성은 이 페이지에서 직접 편집할 수 있지만 일부 특성은 특성 이름 또는 달력 제어 아이콘을 클릭하여 값을 편집해야 합니다. 알 수 없는 특성에 대한 도움말은 시스템 관리자에게 문의합니다.
  3. 복합 문서의 경우 또는 아니오를 선택하여 추가하는 문서가 복합 문서임을 표시하십시오. 하위 추가를 클릭하여 현재 추가하는 문서와 연관되는 하위 문서를 추가하십시오. 이 문서를 상위 문서라고 합니다. 표시를 클릭하여 상위 문서와 연관된 하위 문서를 보십시오.
  4. 계속하려면 다음을 클릭하십시오.

보안 설정

보안은 Workplace의 문서를 보호합니다. 보안은 오브젝트를 보거나 관련 작업을 수행하는 사용자와 그룹에 제공된 권한을 제어합니다. 문서를 체크인할 때 보안을 변경할 수 있습니다.

보안 정책 지정

  1. 보안 정책이 현재 지정되지 않은 경우 정책 지정을 클릭하십시오.
  2. 정보 가져오기를 클릭하여 나열된 보안 정책에 대한 정보를 봅니다.
  3. 지정할 보안 정책 이름의 아래에서 선택을 클릭하십시오.
  4. 지정된 보안 정책을 변경하거나 제거하려면 정책 지정 해제를 클릭하십시오.
  5. 보안 정책 및 애플리케이션에 대한 자세한 정보는 보안 정책 사용을 참조하십시오.

보안 설정 또는 수정

  1. 기존 보안 설정을 검토하십시오.
  2. 새 사용자 또는 그룹을 추가하려면 새로 추가를 클릭하십시오. 고유 이름을 검색할 수 있도록 보안 설정 - 사용자/그룹 선택 페이지가 열립니다.
    1. 검색할 도메인을 선택하십시오. 선택에서 아래로 화살표를 클릭한 후 목록에서 원하는 도메인 이름을 선택하십시오.
    2. 사용자 옵션 또는 그룹 옵션을 선택하여 추가할 수 있는 이름 목록을 세분화합니다.
    3. 검색할 이름의 시작이 되는 문자를 하나 이상 입력합니다. 예를 들어, 사용자 aalberto 및 amoss를 찾으려면 a를 입력하십시오. "a"로 시작하는 모든 사용자 이름이 리턴됩니다. 문자를 추가로 입력하여 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 예를 들어, aal은 aalberto 및 aallen을 리턴하지만 alemon 또는 amoss를 리턴하지 않습니다.
    4. 검색을 클릭하십시오. 잠시 후 일치하는 이름이 표시됩니다.
      • 일치하는 이름의 수가 화면 표시 기본값보다 많을 경우 일부 일치 항목은 표시되지 않습니다. 표시되지 않은 이러한 결과를 보려면 검색 기준을 변경하고 검색을 다시 클릭해야 합니다.
      • 결과가 만족스러우면 목록에서 원하는 이름을 선택합니다. Ctrl 또는 Shift 키를 누른 상태에서 목록에서 둘 이상의 이름을 클릭하여 여러 이름을 선택할 수 있습니다.
    5. 승인을 클릭하여 선택한 이름의 보안 설정을 계속하십시오. 권한 부여된 사용자 목록에 새 사용자 또는 그룹 이름이 표시되는 보안 설정 페이지가 다시 열립니다.
  3. 필요하면 고유 사용자 또는 그룹의 액세스 권한을 변경하십시오.
    1. 제목 열에서 사용자 또는 그룹 이름을 클릭하십시오. 보안 설정 - 설정 페이지가 열립니다.
    2. 필요에 따라 각 권한 수준을 허용 또는 거부하는 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다. 자세한 정보는 보안 관리를 참조하십시오.
    3. 승인을 클릭하십시오.
  4. 계속하려면 다음을 클릭하십시오.

파일 선택

문서 컨텐츠의 소스인 파일을 선택하여 문서의 체크인을 완료합니다.

참고  Office 애플리케이션에서 문서를 체크인하는 경우 파일을 선택할 필요가 없습니다. 이미 문서를 열고 선택했으며, 문서가 체크아웃된 위치는 체크아웃 목록을 통해 추적됩니다.

체크인할 파일 선택

  1. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
  2. 체크인을 완료합니다. 마법사 끝에 확인 페이지가 표시될 수 있습니다. 자세한 내용은 확인 프롬프트를 참조하십시오.

빠른 체크인

빠른 체크인 조치는 문서 클래스, 특성 또는 보안을 변경하지 않고 문서를 체크인하는 빠른 방법을 제공합니다. 문서의 새 버전을 찾을 수 있는 파일 선택 마법사 페이지만 표시됩니다. 빠른 체크인은 사이트 관리자가 정의한 대로 "주 버전으로 체크인"(특성 페이지)에 대한 디폴트 설정을 사용합니다.

체크아웃에서와 동일한 정보를 사용하여 문서 체크인

  1. 체크인할 문서를 찾아서 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 메뉴에서 빠른 체크인을 선택합니다.
  2. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

Office 애플리케이션에서 문서 체크인

  1. 문서를 수정한 후, FileNet P8 메뉴에서 문서 체크인을 클릭합니다.

  2. 빠른 체크인을 클릭하거나 체크인 마법사 사용을 클릭하고, 필요한 문서 정보를 입력합니다.

체크아웃 취소

문서의 체크아웃을 취소하여 다른 사용자가 문서를 체크아웃할 수 있게 할 수 있습니다. 예를 들어, 문서를 체크아웃하여 내용을 변경했지만 나중에 변경사항이 필요 없다고 결론내릴 수 있습니다. 체크아웃을 취소하면 문서는 체크아웃되기 전의 이전 버전 상태 및 버전 번호로 되돌아갑니다. 문서 버전에 대한 자세한 내용은 문서 버전 관리를 참조하십시오.

참고 

Workplace의 저작 페이지에서 체크아웃 취소

  1. 체크아웃 취소를 클릭합니다. 체크아웃 목록 페이지가 열립니다.
  2. 문서가 있는 오브젝트 저장소를 선택합니다.

    현재 해당 오브젝트 저장소에서 체크아웃되어 있는 모든 문서의 목록이 표시됩니다. 경로에서 오브젝트 저장소를 클릭하여 다른 오브젝트 저장소를 선택할 수 있습니다.

  3. 원하는 문서에 대한 설명 아래의 선택을 클릭합니다.

    File Tracker가 사용 가능한 경우 체크아웃 취소 페이지가 표시됩니다. 오브젝트 저장소에서 체크아웃한 후 사용자의 워크스테이션으로 다운로드한 문서의 로컬 사본 위치를 표시합니다. 찾아보기를 클릭하여 취소한 문서 체크아웃에 해당하는 파일을 지정하십시오. 또한 문서를 이전에 추적했지만 더 이상 사용 가능하지 않은 경우 찾아보기를 사용하여 이 문서를 찾으십시오.

    취소 프로시저가 완료된 후 취소하는 문서 체크아웃의 로컬 사본을 워크스테이션에서 삭제하려면 로컬 파일 삭제를 클릭하십시오. 삭제를 완료하기 전에 로컬 사본을 닫으십시오.

    참고  파일이 여전히 열려 있는 동안 그리고 로컬 파일을 삭제하기로 지정한 후 파일이 삭제된 일부 인스턴스가 나타날 수 있습니다.

    사이트 관리자는 사용자가 로컬 파일 삭제 옵션의 기본 설정을 재지정할 수 있는지 여부를 결정합니다.

  4. 승인을 클릭하여 조치를 완료하십시오.

찾아보기 또는 검색에서 체크아웃 취소

  1. 찾아보기나 검색을 통해 원하는 문서를 찾습니다.
  2. 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 메뉴에서 체크아웃 취소를 선택하십시오. 둘 이상의 문서를 선택하려면 보관할 오브젝트의 왼쪽에 있는 선택란을 선택하십시오. 페이지에서 모든 항목을 선택하려면 오브젝트 목록의 제목 행 왼쪽에 있는 선택란을 선택하십시오. 동작 메뉴에서 체크아웃 취소를 클릭합니다. 오브젝트의 목록을 검토하여 원하는 오브젝트를 선택했는지 확인합니다.
  3. 선택한 문서의 이름이 체크아웃 취소 페이지에 나타납니다.

    File Tracker가 사용 가능한 경우 체크아웃 취소 페이지가 표시됩니다. 오브젝트 저장소에서 체크아웃한 후 사용자의 워크스테이션으로 다운로드한 문서의 로컬 사본 위치를 표시합니다. 찾아보기를 클릭하여 취소한 문서 체크아웃에 해당하는 파일을 지정하십시오. 또한 문서를 이전에 추적했지만 더 이상 사용 가능하지 않은 경우 찾아보기를 사용하여 이 문서를 찾으십시오.

    취소 프로시저가 완료된 후 취소하는 문서 체크아웃의 로컬 사본을 워크스테이션에서 삭제하려면 로컬 파일 삭제를 클릭하십시오. 삭제를 완료하기 전에 로컬 사본을 닫습니다.

    참고  파일이 여전히 열려 있는 동안 그리고 로컬 파일을 삭제하기로 지정한 후 파일이 삭제된 일부 인스턴스가 나타날 수 있습니다.

    사이트 관리자는 사용자가 로컬 파일 삭제 옵션의 기본 설정을 재지정할 수 있는지 여부를 결정합니다.

  4. 취소된 체크아웃을 승인합니다.

Office 애플리케이션에서 체크아웃 취소

  1. Office 애플리케이션에서 체크아웃된 문서의 사본을 엽니다.
  2. FileNet P8 메뉴에서 체크아웃 취소를 클릭하십시오.
  3. 확인을 클릭하십시오. 체크아웃이 취소됩니다.