Administrere dokumentversjoner

Versjonskontroll er en viktig del av innholdsstyring. Dokumentene du arbeider med i forretningene dine, kan gjennomgå mange endringer i sin livstid, og det blir gitt versjonsinformasjon som en hjelp med å administrere dokumentinnholdet. Versjonene Versjonene av et dokument gir en historikk av endringene dokumentet har vært gjennom fra da det først ble opprettet. Dokumentversjoner opprettes når du sjekker et dokument inn og ut. En versjon er et dokument som tilhører dokumentklassen eller en av subklassene for dokumentet. Den representerer dokumentet slik det var på et bestemt tidspunkt i historien, det lagres individuelt og vedlikeholdes i et objektlager. Når de slås sammen, blir de ulike versjonene av et dokument versjonsserien for dokumentet.

Noen endringer blir ikke fanget opp i en versjon:

Et ikon ved siden av et dokument angir om dokumentet er sjekket inn eller ikke, og angir versjonsstatusen for dokumentet som er sjekket ut. Hovedversjonsnummeret for dokumentet vises også (hvis det ikke fjernes av stedsadministratoren). Når du sjekker ut et dokument, sjekker du alltid ut den gjeldende versjonen. Den gjeldende versjonen av et dokument er den nyeste versjonen i versjonsserien. Du kan åpne og vise andre versjoner av dokumentet fra siden for informasjon eller egenskaper for dokumentet. Du kan oppgradere, degradere eller slette dokumentversjoner.

Du finner mer informasjon om dokumentversjoner under Om versjonskontroll.

Oppgradere en dokumentversjon

Du kan oppgradere den gjeldende underordnede versjonen av et dokument til en hovedversjon uten å sjekke dokumentet ut og inn. Når du oppgraderer versjonen, øker hovedversjonsnummeret med én, og det underordnede versjonsnummeret settes til null (0). Hvis for eksempel versjon 0.1 oppgraderes, blir versjonsnummeret versjon 1.0, og det finnes ingen andre versjoner. Hvis versjon 1.4 oppgraderes, blir versjonsnummeret versjon 2.0. Versjon 1.4 finnes ikke lenger, men alle de andre versjonene forblir uendret.

Du kan ikke oppgradere et dokument mens det sjekkes ut.

Slik oppgraderer du en dokumentversjon:

  1. Naviger til dokumentet du vil oppgradere. Høyreklikk på dokumentet, og klikk på More Actions > Promote Version.
  2. Gjennomgå sikkerhetspolicyen ved behov hvis det er tilknyttet noen. Hvis det ikke er tilknyttet noen policy for øyeblikket, kan du klikke på Assign Policy for å tilknytte en policy. Du finner mer informasjon under Sikkerhetspolicy.
  3. Gjennomgå de viste sikkerhetsinnstillingene og gjør de nødvendige endringene. Du finner mer informasjon under Angi sikkerhetstillatelser.
  4. Klikk på Accept for å fullføre handlingen.

Degradere en dokumentversjon

Du kan degradere den gjeldende hovedversjonen av et dokument til en underordnet versjon uten å sjekke dokumentet ut og inn. Når du degraderer versjonen, reduseres hovedversjonsnummeret med én, o g det underordnede versjonsnummeret økes med én. Hvis for eksempel versjon 1.0 degraderes, og den underordnede versjonen 0.22 finnes, blir versjonsnummeret versjon 0.23. Hvis versjonen 4.0 degraderes og det ikke finnes noen underordnede versjoner, blir versjonsnummeret versjon 3.1.

Du kan ikke degradere et dokument mens det sjekkes ut.

Slik degraderer du en dokumentversjon:

  1. Naviger til dokumentet du vil degradere. Høyreklikk på dokumentet, og klikk på Demote Version.
  2. Klikk på Accept for å fullføre handlingen.

Slette en dokumentversjon

Du kan ved behov slette en bestemt versjon av et dokument fra en versjonsserie.

ADVARSEL Når du sletter en dokumentversjon, fjernes objektet fullstendig fra applikasjonen. Du kan ikke gjenopprette en slettet versjon av et dokument.

Slik sletter du bestemte versjoner av et dokument:

  1. Naviger til dokumentet du vil slette versjonen for. Høyreklikk på dokumentet, og klikk på Delete Versions.
  2. På siden Slette versjoner merker du av for Valgte elementer til venstre for den bestemte versjonen eller de bestemte versjonene du vil slette. Hvis du vil velge alle de oppførte versjonene, merker du av i boksen på tittelraden på listen over elementer.
  3. Klikk på Accept for å fullføre handlingen.