Attivazione o disattivazione di categorie o cartelle

Quando crei una categoria o una cartella record, questa verrà contrassegnata come Attiva. Tuttavia, è possibile contrassegnare specificatamente un'entità come Non attiva dopo averla creata. Gli utenti non possono aggiungere nuove entità a una categoria o una cartella non attiva e non vedranno le categorie o cartelle non attive quando dichiarano un record. Contrassegnare un'entità come non attiva è utile quando è necessario revisionare e approvare una categoria o una cartella record prima di renderla disponibile per l'uso generale.

Quando si contrassegna un'entità come Non attiva, anche tutti i suoi contenitori figlio sono automaticamente contrassegnati come Non attivi. In qualsiasi momento, è possibile contrassegnare un'entità Non attiva come Attiva, tuttavia i contenitori figlio non diventano automaticamente Attivi. Occorre contrassegnare esplicitamente queste entità come Attive.

Su un'entità non attiva, è possibile eseguire qualsiasi altra operazione come la ricerca, il recupero, l'utilizzo o il riposizionamento dell'entità. Su un'entità non attiva è possibile anche avviare azioni di disposizione.

Per contrassegnare uno o più contenitori come Attivi

  1. Sfogliare o cercare le categorie o le cartelle da contrassegnare come Attive.
  2. Selezionare le caselle di controllo alla sinistra dei nomi. In alternativa, è anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un'entità e utilizzare il menu di scelta rapida.
  3. Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Attiva: Icona Attiva.
  4. Fare clic su OK per confermare il messaggio della riuscita attivazione dell'entità.

Per contrassegnare un contenitore come Non attivo

  1. Sfogliare o cercare le categorie o le cartelle da contrassegnare come Non attive.
  2. Selezionare le caselle di controllo alla sinistra dei nomi. In alternativa, è anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un'entità e utilizzare il menu di scelta rapida.
  3. Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Disattiva: Icona Disattiva. Questa icona verrà visualizzata per le entità contrassegnate come non attive.
  4. Immettere il motivo della disattivazione.
  5. Fare clic su OK per confermare il messaggio della riuscita disattivazione dell'entità.