Kopieren einer Akte

Nur ein Benutzer, der mindestens über die Berechtigungen eines privilegierten Benutzers oder eines Prüfers verfügt, kann ein Schriftstück an eine andere Position in demselben Aktenplan kopieren. Dabei geschieht Folgendes:

Auswirkungen auf die Sicherheit beim Kopieren von Datensätzen

Nachdem ein Datensatz kopiert wurde, übernimmt er die Sicherheitseinstellungen des übergeordneten Containers.

Auswirkungen auf die Disposition beim Kopieren von Datensätzen

Das kopierte Schriftstück übernimmt den Aussonderungszeitplan des neuen übergeordneten Containers, es sei denn, das Schriftstück hat infolge des Schriftstücktyps des Schriftstücks eine Aussonderung. Wenn der Originaldatensatz schon abgelaufen ist, gilt dies nicht für den kopierten Datensatz. Ein autorisierter Benutzer muss die Disposition für den kopierten Datensatz starten, wenn der Dispositionszeitplan des Datensatzes durch seinen Datensatztyp festgelegt wird.

So kopieren Sie eine einzelne Akte:

  1. Suchen Sie in der Dateiplan-Hierarchie nach dem Datensatz, der kopiert werden soll.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aktennamen und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option Kopieren.
  3. Im Feld "Dokumenttitel" befindet sich ein Schriftstückname mit dem Präfix Kopie von.
  4. Geben Sie die Beschreibung für die Kopie des Schriftstücks ein und klicken Sie auf Weiter.
  5. Gehen Sie im Dateiplan an den Speicherort, an dem Sie die Kopie speichern möchten, und klicken Sie auf "Kopieren".
  6. Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung des Kopiervorgangs auf "OK", um zur Seite "Durchsuchen" zurückzukehren.

Beachten Sie Folgendes:

So kopieren Sie eine oder mehrere Schriftstücke:

  1. Suchen Sie in der Aktenplan-Hierarchie nach den Schriftstücken, die kopiert werden sollen.
  2. Wählen Sie die Kontrollkästchen links neben den zu kopierenden Datensätzen aus.
  3. Wählen Sie im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" die Option Kopieren aus.
  4. Wählen Sie im Fenster "Kopieren" den Aktenplan-Speicherort aus, an den Sie die Schriftstücke von der Liste kopieren wollen.

    Tipp: Mithilfe des Felds "Filter" können Sie die Anzahl der Elemente begrenzen, die in der Liste der Entitätsnamen angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihr Aktenplan-Speicherort den Buchstaben x im Namen hat, können Sie ein x in das Filterfeld eingeben und auf Los klicken. Daraufhin wird die Liste aktualisiert und enthält nur noch die Namen der Aktenplan-Speicherorte, die den Buchstaben x enthalten. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um die Liste wieder als vollständige Liste der Aktenpläne in alphabetischer Reihenfolge zu aktualisieren.

  5. Navigieren Sie im Dateiplan zu dem Speicherort, an dem Sie die Kopie speichern möchten, und klicken Sie auf Kopieren.
  6. Klicken Sie in der Bestätigungsnachricht des Kopiervorgangs auf "OK", um zur Seite "Durchsuchen" zurückzukehren.