Declarar un registro electrónico clasificado
Sólo los usuarios asignados al grupo de usuarios de registros pueden declarar registros electrónicos clasificados en Workplace o Workplace XT.
Para declarar un registro electrónico clasificado en Workplace o Workplace XT, complete una de las acciones siguientes para iniciar el asistente de Declaración de registro:
- Seleccione Declarar como registro en la página de confirmación después de agregar o comprobar un documento.
- Seleccione Declarar como registro en el menú de contexto de un documento o en la página de información de propiedades.
En el asistente de Declaración de registro:
- Seleccione el botón de opción Declarar un registro clasificado y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Seleccionar clase.
- Seleccione un almacén de objetos y haga clic en Aceptar.
Los demás pasos del asistente son:
- Registro de catálogos
- Definir propiedades
- Establecer propiedades de clasificación
Registro de catálogos
- Seleccione la clase adecuada. En el caso de registros electrónicos, seleccione Registro electrónico o una de sus subclases proporcionadas por los administradores.
- Haga clic en Seleccionar ubicación de plan de archivos y vaya al nivel adecuado del plan de archivos.
- De forma predeterminada se selecciona la vista Examinar, pero puede usar las demás opciones del panel izquierdo.
- Si anteriormente ha creado accesos directos, seleccione Accesos directos y elija uno de la lista. Seleccione la casilla de verificación de ubicaciones que desee usar y haga clic en Agregar a selección. También puede eliminar accesos directos que ya no desea en la lista si selecciona sus casillas de verificación y hace clic en Quitar acceso directo.
- Si ya conoce al menos una parte del nombre de la entidad, haga clic en Buscar. Seleccione el título o el identificador de plan de archivos. El operador predeterminado es "like" y le permite buscar una parte del nombre. Introduzca una cadena de texto y haga clic en Buscar.
- Seleccione la casilla de verificación de una o varias ubicaciones y haga clic en Agregar a selección. Haga clic en Quitar en alguna ubicación que se haya agregado por error. Haga clic en Agregar a accesos directos para agregar cualquiera de estas ubicaciones a la lista de accesos directos.
- Cuando la lista de ubicaciones esté completa, haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.
Definir propiedades
- Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos necesarios varían según la clase que haya seleccionado. Los campos necesarios de la clase Registro electrónico son:
- Tipo de medio: Introduzca el tipo de medio, por ejemplo archivo
electrónico.
- Formato: Introduzca el formato, por ejemplo texto, PDF o Word.
- Autor/Originador: Introduzca el nombre de la persona que ha creado o
posee el archivo.
- Asunto: Introduzca una breve descripción del contenido.
- Fecha de publicación: Introduzca la fecha de creación del archivo.
- Si el registro que declara es un recibo de otro registro clasificado, haga clic en Recibo de y después seleccione el registro clasificado que sea el origen del recibo. Normalmente los recibos no están clasificados. Para obtener información sobre los recibos, consulte Recibos.
- Haga clic en Siguiente después de introducir la información necesaria en el paso Definir propiedades. El asistente abre el paso Establecer propiedades de clasificación.
Establecer propiedades de clasificación
-
Para seleccionar una guía de clasificación de seguridad (SCG) o un documento de
origen, haga clic en Derivado de. Este paso es optativo.
- Para seleccionar un tema, sección o guía de clasificación de seguridad, haga clic en Agregar nuevo en el área Guías de clasificación de seguridad y seleccione el elemento SCG deseado. Al seleccionar un elemento SCG se llena la propiedad Derivado de del registro con el nombre de la SCG, la fecha en que se emitió la SCG y el originador de la SCG.
- Para seleccionar un documento de origen, haga clic en Agregar nuevo en el área Documentos de origen e introduzca una descripción del documento de origen en el cuadro de texto. Un documento de origen no ofrece información adicional, por lo que deberá completar los campos necesarios en el paso Establecer propiedades de clasificación.
- Para eliminar una guía de clasificación de seguridad o un documento de origen, haga clic en la casilla correspondiente de la columna Eliminar y haga clic en Eliminar.
- Después de añadir o quitar los documentos de origen y los elementos de guías de clasificación pertinentes, haga clic en Aceptar.
NOTA Si hace clic en
Aceptar en la página Derivado de, IBM InfoSphere
Enterprise Records copia los datos de todos los campos mostrados en el resumen (incluidos
los espacios en blanco) en los campos correspondientes en el paso Establecer propiedades
de clasificación. Si ya ha introducido otros datos en esos campos y simplemente está revisando la información de la página Derivado de, haga clic en Cancelar en lugar de Aceptar para conservar los datos que se han introducido manualmente.
- Si no ha seleccionado una guía, debe especificar un valor en Clasificación inicial. Seleccione Alto secreto, Secreto o Confidencial en el menú desplegable.
NOTA Clasificación actual adquiere de forma
predeterminada el mismo valor que Clasificación inicial si dispone de autorización para
ver elementos en el nivel de la clasificación inicial. De lo contrario, se debe especificar un valor en el nivel de la autorización de seguridad que tenga.
- Si no ha seleccionado una guía, haga clic en Razones para la clasificación.
- Haga clic en Agregar valor.
- Haga clic en Activo o No aprobado, y seleccione el valor que corresponda.
- Haga clic en Aceptar.
- Agregue cuantos valores necesite.
- Para eliminar un valor, resalte dicho valor y haga clic en el icono Quitar
elementos seleccionados:

- Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
- En el campo Agencia de clasificación, especifique el nombre del organismo que se encarga del registro, como el Departamento o Ministerio de Defensa.
- Complete cualquiera de los campos opcionales restantes.
- Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.
NOTAS
- La interfaz de usuario de IBM InfoSphere Enterprise Records no tiene mecanismos
para declarar todas las partes de un documento compuesto como registro único.
No obstante, puede declarar documentos principales o secundarios individuales como
registros. También puede hacer que los documentos que ya se hayan declarado como
registros formen parte posteriormente de un documento compuesto. Ciertas
configuraciones de documento compuesto (como Impedir suprimir o
Suprimir secundario cuando se suprima el primario) pueden afectar a la
disposición normal de un registro. Por este motivo, IBM InfoSphere Enterprise Records no
admite la disposición de registros que formen parte de un documento compuesto.
- Cualquier aplicación quer utilice funcionalidad de archivo Darwin Information
Typing Architecture (DITA) crea los componentes como documentos compuestos. Por
lo tanto, las diferencias aplicables a los documentos compuestos mencionadas en
la nota anterior también se aplican a los archivos DITA.