命名模式提供了一种自动命名记录类别、记录文件夹和记录的方式以满足您的规则。当用户创建带有相关命名模式的实体之一时,“设置属性”步骤将自动提供名称。系统不会禁止用户更改该名称。
显示“设置属性”后,系统将分配并用尽增量。如果您在创建实体前取消,那么将永不使用该数量。
要自动命名记录,请在父容器的“记录模式”字段中输入命名模式。记录模式是容器的属性。之后,申报到该容器中的所有记录将获取模式序列中的下一个名称,并根据您在“记录模式增量”字段中输入的值递增。有关构建模式的帮助,请参阅关于命名模式。
要自动命名类别和文件夹,请遵循以下步骤。
您的业务流程可能需要文件夹名称以字母 A 开头,跟有两个代表年份的数字,一个连字符,然后是文件夹号码,例如 A07-000005。以下模式将创建这样的名称:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
在该模式中,A 是第一个字符,YY 代表年份,\d 是数字。系统将自动为加方括号 [] 的模式提供缺省值。因此,YY 将被当前年份的最后两位数字代替。\d 被增量数字代替。您在输入字符串时可以在另一个字段中指定增量值。
让我们分析记录命名模式的另一个示例。您要为文件夹创建这样的命名规则:以“KX”开头,后面依次跟有两位数的年份、句点、两位数的月份、连字符和两组增量数字,例如“KX07.06-0004-03”。以下模式将满足此要求:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
您还可以使用定制模式创建基于元数据的模式。例如,贵公司的策略可能要求记录文件夹命名规则为:年份、空格、记录文件夹的主题(元数据)、空格和 5 位数字。例如“2006 Loan 00005”。对于这种规则,可以创建如下命名模式:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
或者
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
由于年份和主题包括在 [] 中,因此系统将为它们提供缺省值。THIS.EmailSubject 是定制模式。因此,系统将提供元数据字段的值(您为记录文件夹的父代指定的 EmailSubject)。
创建定制模式时,您需要指定属性的符号名称。同样,如果指定的属性没有可用的值,那么将生成错误。该定制模式仅适用于归档计划中级别为 2 或以下(3、4 等)的那些实体。“归档计划级别”是您添加模式级别时完成的另一个字段。
提示:
请勿使用任何在名称中无效的字符。例如,合并日期时请勿使用斜线(/)字符。无效字符包括:
\ / : * ? " < > |
要确保用户使用的字符数不超过您在命名模式中指定的字符数,请使用 ^ 和 $ 符号分隔命名模式。例如,如果您创建命名模式 \d\d\d,请将 ^ 符号附加在命名模式的开头,并将 $ 符号附加在命名模式的末尾,如下所示:
^\d\d\d$
此操作可确保在用户输入值时,输入的字符不会超过在模式字符串中指定的字符数。
模式级别可以提供要应用于记录类别和记录文件夹的模式的详细信息。您可以在归档计划中指定一个或多个级别,以及每个级别所应用于的实体类型。当在指定的级别创建该类型的新实体时,其将根据模式字符串和递增数自动命名。
如果您要稍后添加模式级别,请参阅修改命名模式。
示例
如果您要自动命名顶级记录类别的子类别,请创建一个级别为 2 的模式并选择“记录类别”作为类型。如果您还要自动命名该子类别中的记录文件夹,请创建一个级别为 3 的模式并选择“记录文件夹”作为类型。将这两种模式级别置于命名模式中可以使级别为 2 的子类别和级别为 3 的记录文件夹自动命名。
该步骤对于激活自动命名是必需的。