记录是对信息的引用并为管理信息提供元数据。记录可以从创建记录的容器中继承。例如,记录可以继承父容器的处理调度。记录可以是电子记录或物理记录。电子记录和物理记录都可以归类为重要记录并标记为永久记录。DoD 第 4 章数据模型允许使用安全性分类(“最高机密”、“机密”、“保密”或“非保密”)申报记录。PRO 数据模型允许将记录分类为“最高机密”、“机密”、“保密”、“受限”或“非保密”。
Base 和 DoD 数据模型允许在记录类别、记录文件夹和卷中申报记录。RO 数据模型允许在记录文件夹和卷中申报记录。
注意:如果正在将未分类记录升级到更高的分类(例如保密、机密或最高机密),那么可能会缺少新升级的记录的许多必需属性。要确保已对记录指定正确的属性,请转到该记录的信息页面,单击安全性分类,填写该记录的分类所缺少的所有“必需”属性,然后单击“应用”。
电子记录指向电子文档,例如 Content Engine(CE)文档或电子邮件。对于 CE 文档,您可以为每个文档版本创建单独的记录,或为文档版本的集合创建单个记录。您可以在电子文件夹和混合文件夹中存储电子记录。有关更多信息,请参阅文档和记录管理。
物理记录(有时候称作标记)是有关物理文档或其他对象(例如纸质记录、磁带或缩微胶卷)的元数据。您可以在任意类型的记录文件夹中存储物理记录。但是,电子文件夹除外,只能在一个容器(混合文件夹、物理文件夹或框)中申报物理记录。在混合文件夹、物理文件夹或框中申报物理记录后,您便无法将记录归档在其他容器内,除非该容器是电子文件夹。该约束可以模仿记录的物理存储。例如,如果只有单一备份磁带,那么只能将其存放在一个盒子中。
有关管理物理记录的其他信息,请参阅物理实体。
在 DoD 已分类数据模型中,记录将被分类为最高机密、机密、保密或非保密中任一种。用户仅可以访问那些与其安全性许可级别相对应的记录。有关申报已分类记录的更多信息,请参阅:
重要记录是在紧急情况或发生灾难时需要用来满足运行职责的基本代理记录。为确保定期审阅这些记录,应将记录类别、记录文件夹或卷标记为“重要”,并且在这些容器内创建的所有记录都将自动分类为“重要”。
当您将容器标记为“重要”后,可以选择将会触发定期审阅或更新重要记录的重现事件以及审阅事件发生时启动的操作。无论何时发生重复审阅事件,均将启动与该事件关联的重要记录审阅工作流。有关更多信息,请参阅设置重要记录。
IBM InfoSphere Enterprise Records 提供了“到期处理的重要记录”报告,此报告显示在特定时间段内到期处理的重要电子记录。有关报告的更多信息,请参阅报告生成。
永久记录标示为拥有足够的价值,要求贵公司在超过正常的保留时间后仍然保留。您可以通过将记录“永久记录标识符”属性值设置为 True 的方式将其标记为“永久”。缺省情况下,此属性并不显示在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中。有关在 IBM InfoSphere Enterprise Records 中显示“永久记录指示符”属性的信息,请参阅定制属性的显示。
没有任何行为与“永久记录指示符”属性关联。该属性仅用做提示信息,即使“永久记录指示符”设置为 True,仍可删除该记录。