レコードの削除

レコードを削除すると、レコードとして宣言されたドキュメントが削除されます。通常、レコード・メタデータも同時に削除されますが、そのまま保持することもできます。 レコード・メタデータを XML ファイルにエクスポートし、後でメタデータを削除する場合には、メタデータを保持しておきます。メタデータを保持するには、ファイリング計画をそのように構成しておく必要があります。「メタデータ保持の構成」を参照してください。

レコードはその保存期間の終わりに達し、システムによって廃棄されるときに削除されます。必要な場合、レコード管理者はレコードを手動で削除できます。

DoD 標準に準拠する場合、レコード・マネージャーにもレコードの削除権限が与えられます。PRO 標準では、レコード・マネージャーはオブジェクト・ストアからレコードを削除できません。

単独のレコードを削除するには

  1. レコードの名前を右クリックして、「削除」 を選択します。
  2. 削除するには 「承認」 を、レコードを保持するには「終了」をクリックします。

複数のレコードを削除するには

  1. ファイリング計画の階層を参照して、削除するレコードにアクセスします。
  2. コピーするレコードの左側にあるチェック・ボックスを選択します。
  3. 「複数選択アクション」メニューの「削除」を選択します。
  4. 「削除」ウィンドウで、削除したいレコードが選択されているか確認し、「削除」をクリックします。その後の警告なしでレコードが削除されます。
  5. 表示される確認メッセージで、削除操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。