レコードをファイリングするときは、同じファイリング計画内の別の場所にそのレコードの参照を作成します。レコードは複製されません。つまり、レコードのコピーを作成する代わりに、元の場所にあるレコードを指し示すレコード参照を作成します。1 つまたは複数のレコードを同時にファイリングできます。
レコードをファイリングするときには、以下のことに留意してください。
レコードが複数のコンテナーに宣言される場合、宣言中にその親セキュリティーを指定できます。宣言後にレコードを別のフォルダーにファイリングしても、コンテナーが維持され、レコードがそのコンテナーにファイリングされている限り、親セキュリティーは変更されません。どのコンテナーが親セキュリティーかは、「ファイリングされるフォルダー」情報ページを選択することによって確認できます。詳細については、セキュリティー・トピックの「レコードのファイリング」を参照してください。
異なる廃棄スケジュールが設定された親コンテナーにレコードがファイリングされた場合、そのレコードのポインターはその親の廃棄スケジュールの影響を受けます。したがって、ある親コンテナーに 5 年のスケジュールが設定され、別の親コンテナーに 2 年のスケジュールが設定されている場合、そのレコードは 2 年のスケジュールが設定された親コンテナーからは消えますが、5 年のスケジュールが設定された親コンテナーには依然として表示されます。
1 つまたは複数のレコードをファイリングするには
注: エンティティーがファイリングされる場所を確認するには、その情報ページの「ファイリングされるフォルダー」ビューを選択します。