カテゴリー、フォルダー、ボリューム

この章では、IBM InfoSphere Enterprise Records で使用できるコンテナーについて説明します。物理コンテナー管理に固有の、追加情報については、「物理エンティティー」を参照してください。

レコード・カテゴリー

レコード・カテゴリーは、ファイリング計画内の関連レコードのセットを分類するコンテナーです。通常、レコード・カテゴリーは、機能別のカテゴリーに基づいてレコードを分類する場合に使用します。レコード・カテゴリーには、サブカテゴリーとレコード・フォルダーを格納できます。ただし、階層内の同じレベルにレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーを作成することはできません。Base および DoD データ・モデルの場合、カテゴリーにレコードを直接宣言できます。PRO データ・モデルでは、この操作は実行できません。デフォルトでは、子エンティティーはその親コンテナーのセキュリティーと廃棄スケジュールを継承します。セキュリティーおよび廃棄の継承の詳細については、「オブジェクトのセキュリティー」および「廃棄スケジュールの継承」を参照してください。

レコード・カテゴリーには、名前と ID が割り当てられます。どちらもハイフンで区切ってパスに表示されます。名前と ID は、ともに親コンテナー内で固有でなければなりません。

レコード・フォルダー

レコード・フォルダーは、関連レコードのコレクションです。レコード・フォルダーでは、指定の保存期間と廃棄イベントに基づいてレコードを管理します。デフォルトでは、レコード・フォルダーの子エンティティーは、レコード・フォルダーのセキュリティーと廃棄スケジュールを継承します。電子レコードおよび物理レコードを管理するために、レコード・カテゴリーに電子レコード・フォルダー、物理レコード・フォルダー、ボックス、ハイブリッド・レコード・フォルダーを作成できます。

レコード・フォルダーには、名前と ID が割り当てられます。どちらもハイフンで区切ってパスに表示されます。名前と ID は、ともに親コンテナー内で固有でなければなりません。

電子フォルダー

電子フォルダーは、電子レコード、および 1 つ以上のボリュームを格納します。電子フォルダーには、物理レコード (紙などの物理アイテム) も格納できます。

物理フォルダー

物理フォルダーは、物理レコード、および 1 つ以上のボリュームを格納します。物理フォルダーは、紙のフォルダーの仮想エントリーです。企業や組織における、物理的な格納構造に基づき、IBM InfoSphere Enterprise Records でも物理フォルダーの階層をモデル化できます。

ボックス

ボックスは、物理レコードのコンテナーです。ボックスでは、他の物理エンティティーを格納する物理エンティティーをモデリングできます。例えば、「ウェアハウス」を作成し、その中に「シェルフ」、その中に「ボックス」、その中に「物理フォルダー」と作成できます。他のタイプのフォルダーと異なり、ボックスには、レコード (物理レコード) だけでなく、他のフォルダー (物理フォルダーとボックス。電子フォルダー、ハイブリッド・フォルダーは除く) も格納できます。ただし、ボックスでボリュームを使用することはできません。

ハイブリッド・フォルダー

ハイブリッド・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。また、1 つ以上のボリュームも格納します。電子フォルダーとハイブリッド・フォルダーでは、動作に違いはありません。ただし、ハイブリッド・フォルダーには、ホーム・ロケーションなど、物理エンティティーを記述する追加のメタデータがあります。ホーム・ロケーションの詳細については、「場所」を参照してください。

ボリューム

ボリュームは、より簡単に管理できる小さな単位にレコード・フォルダーを論理分割したものです。ボリュームは、フォルダーから独立して存在できません。(ボックスを除く) レコード・フォルダーには、常にボリュームが最低 1 つあります。ボリュームは、レコード・フォルダーの作成時に自動的に作成されます。その後、レコード・フォルダーに任意の数のボリュームを作成できます。ただし、フォルダー内の開いたボリュームは常に 1 つに限定されます。デフォルトでは、現在のボリュームが開いたボリュームになります。新しいボリュームを追加したり、指定の基準が満たされたりすると、ボリュームは自動的に閉じられます。たとえば、特定の年のレコードを格納するボリュームの場合、その年の末に自動的に閉じられます。

ボリュームのタイプは親レコード・フォルダーのタイプ (電子、物理、ハイブリッド) と同じになります。また、ボリュームには、親と同じタイプのレコードを格納できます。ただし、ボリュームにサブフォルダーまたは別のボリュームを格納することはできません。ボリュームは、作成先のレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを継承します。親レコード・フォルダーとは無関係に廃棄スケジュールを定義することはできません。

アクティブ・コンテナーと非アクティブ・コンテナー

作成したレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーは、アクティブとしてマークされます。ただし、コンテナーの作成後に、コンテナーを非アクティブとしてマークすることもできます。コンテナーを非アクティブとしてマークすると、そのコンテナーに新しいエンティティーを作成、移動、コピー、またはファイリングできなくなります。子コンテナーも非アクティブとしてマークされます。また、レコードを宣言すると、非アクティブ・コンテナーは表示されなくなります。コンテナーを非アクティブとしてマークする操作は、コンテナーを汎用で使用できるようにする前に、確認と承認が必要な場合に役立ちます。

開いたコンテナーと閉じたコンテナー

作成したコンテナー・エンティティーは、デフォルトで開いています。コンテナー内の子エンティティーの作成を制限するが、コンテナーからのレコードの取得は許可する場合、コンテナーの作成後にいつでもコンテナーを閉じることができます。この場合、子コンテナーも閉じた状態としてマークされます。