"Durchsuchen" ist eine der in Workplace verfügbaren primären Ansichten. Mithilfe der Seite "Durchsuchen" können Sie nach Dokumenten, Ordnern, gespeicherten Suchen und benutzerdefinierten Objekten, die in Ihrer Site gespeichert sind, suchen und diese bearbeiten.
Der übergeordnete Container für Objekte in Workplace wird Objektspeicher genannt (es sei denn, Ihre Site wurde für die Verwendung eines anderen Namens wie Bibliothek konfiguriert). Der Objektspeicher kann Ordner, gespeicherte Suchen, Dokumente und benutzerdefinierte Objekte enthalten. Eine gespeicherte Suche zeigt die Dokumente oder benutzerdefinierten Objekte an, die den Suchkriterien entsprechen. Ein Ordner enthält die in diesem abgelegten Objekte, wie z. B. Unterordner, Dokumente und benutzerdefinierte Objekte.
In der Leiste links auf der Seite "Durchsuchen" wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt. Sie können auf einen Namen eines Objektspeicher klicken, um dessen Inhalt anzuzeigen und zu durchsuchen. Der Name des aktuellen Objektspeichers wird in der Leiste auf der linken Seite markiert.
Beim Suchen nach Objekten müssen Sie sich durch eine Hierarchie von Ordnern bewegen. Die auf der Seite "Durchsuchen" angezeigten Pfadinformationen zeichnen Ihre Bewegung nach und bieten Ihnen gleichzeitig eine Methode, sich im Pfad aufwärts zu bewegen. Betrachten Sie das folgende Beispiel:
Pfad: Objektspeciher > Unternehmen > Zusatzleistungen
Wenn das gewünschte Objekt nicht in der Liste der Objekte dieser Ebene aufgeführt wird, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie können auch auf das Wort Pfad klicken, um die Navigation in der Baumansicht anzuzeigen. Weitere Informationen zur Pfadnavigation erhalten Sie unter Navigation in Workplace.
Unterhalb des Pfads werden die zulässigen Aktionen angezeigt. Die verfügbaren Aktionen sind vom aktuellen Pfad abhängig. Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Objektspeichern anzeigen, wird als einzige Aktion Druckbare Ansicht angezeigt. Wenn Sie den Inhalt eines Ordners anzeigen, werden die Aktionen Informationen abrufen, Lesezeichen, Zu Kurzbefehlen hinzufügen, Dokument hinzufügen, Ordner hinzufügen, Benutzerdefiniertes Objekt hinzufügen und Druckbare Ansicht angezeigt.
Beim ersten Zugriff auf die Seite "Durchsuchen" wird unterhalb des Pfads eine Liste der Objektspeicher angezeigt. Der Objektspeicher ist ein übergeordneter Container für Ordner, gespeicherte Suchen, Dokumente und benutzerdefinierte Objekte. Klicken Sie auf den Namen eines Objektspeichers, um die darin enthaltenen Ordner und gespeicherten Suchen anzuzeigen. Zudem können Sie auf einen Objektspeichernamen links auf der Seite "Durchsuchen" klicken.
Nachdem Sie einen zu durchsuchenden Objektspeicher ausgewählt haben, wird die Liste der Objektspeicher durch eine Liste von Ordnern und gespeicherten Suchen im ausgewählten Objektspeicher ersetzt. Klicken Sie auf den Ordner oder suchen Sie nach dem Namen, um die verfügbaren Objekte (Dokumente, Formulare, benutzerdefinierte Objekte und Unterordner) anzuzeigen. Beachten Sie, dass es zusätzliche Dokumente und benutzerdefinierte Objekte geben kann, die nicht in Ordnern abgelegt wurden, weshalb diese in der Ansicht "Durchsuchen" nicht angezeigt werden. Um diese zu finden, müssen Sie nach ihnen über die Funktion "Suchen" suchen.
Wenn die Anzahl der Ordner und gespeicherten Suchen so hoch ist, dass mehr als eine Seite zum Anzeigen der vollständigen Liste erforderlich ist, werden rechts oberhalb der Liste Navigationsoptionen angezeigt. Beispiel: Eine Liste mit Ordnern und Suchen, für die zwei Seiten zur Anzeige aller Objekte benötigt werden, wird durch folgende Grafik dargestellt.
Klicken Sie auf Nächste, um die nächste Seite anzuzeigen. Nächste wird auf der letzten Seite nicht angezeigt.
Klicken Sie auf Zurück, um die vorherige Seite anzuzeigen. Zurück wird auf Seite 1 nicht angezeigt.
Um eine bestimmte Seite aufzurufen, geben Sie die gewünschte Seitenzahl in das Seitenfeld ein und klicken auf Los.
HINWEIS Wenn Sie durch mehr als eine Seite mit Ordnern und Suchvorgängen navigieren, klicken Sie nicht auf die Schaltfläche "Zurück" in Ihrem Browser, da dies zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen kann. Klicken Sie auf Nächste, Zurück und Los, und verwenden Sie die zuvor beschriebene Pfadnavigation.
Da ein Ordner eine große Anzahl an Objekten enthalten kann, können Sie für einen schnelleren Zugriff die Anzahl der angezeigten Objekte einschränken. Ihr Administrator kann die Anzahl der in den Ordnern für einen bestimmten Objektspeicher angezeigten Objekte einschränken und Sie können Filterkriterien festlegen, um die Ordnerfilterung zu aktivieren. Falls festgelegt, können Sie nicht benötigte Dokumente und benutzerdefinierte Objekte herausfiltern. Wenn die maximale Anzahl an Objekten erreicht wurde, werden keine weiteren Objekte mehr angezeigt. Möglicherweise können Sie die gewünschten Objekte finden, indem Sie die zurückgegebene Liste der Objekte filtern. Beispiel: Wenn ein Ordner 200 Objekte, sowohl Dokumente als auch benutzerdefinierte Objekte, enthält und Sie nur Dokumente anzeigen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Kriterien anzeigen, um eine Liste einzublenden, indem Sie nur Dokumente oder nur Benutzerdefinierte Objekte auswählen können, um nur die gewünschten Objekte anzuzeigen.
Wenn Sie die erweiterten Kriterien anzeigen, stehen weitere Filterkriterien zur Verfügung. Geben Sie einen Wert in das Textfeld für beliebige aufgelistete Suchkriterien ein. Die Filtereinstellungen werden durch Ihre Benutzereinstellungen bestimmt. Beispiel: Wenn "Dokumenttitel enthält" angezeigt wird, geben Sie Zeichen ein, die ggf. im Titel des Dokuments enthalten sind, um nur Dokumente anzuzeigen, deren Titel diese Zeichen enthalten. Es könnte auch "AND Inhalt enthält" angezeigt werden. Sie könnten Text eingeben, von dem Sie wissen, dass er im Dokument enthalten ist, wenn Ihre Site den Inhalt von Dokumenten indiziert.
Klicken Sie nach Eingabe von Filterkriterien auf Filter anwenden, um Ihre Änderungen auf den Ordnerfilter anzuwenden. Klicken Sie auf Leeren, um Ihre Änderungen an den Einstellungen zu löschen. Weitere Informationen finden Sie in Ordnerfiltereinstellungen.
Ordnerinhalt und Suchergebnisse werden in der Liste "Gefundene Objekte" angezeigt. Sie können auf den Namen des Objekts oder sein Symbol klicken, um es zu öffnen. Klicken Sie zum Beispiel auf das Microsoft Word-Dokumentsymbol oder auf Dokument1, um das MS-Word-Dokument mit dem Namen "Dokument1" zu öffnen. Die neueste Version des Dokuments wird geöffnet, wenn Sie die entsprechende Software, in diesem Fall Microsoft Word, auf Ihrem lokalen Computer installiert haben. Wenn das Objekt aus Formulardaten besteht, wird die freigegebene Version des Formular zum Anzeigen oder Bearbeiten der aktuellen Werte geöffnet.
Über Informationen abrufen können Sie die Informationsseite für das Objekt öffnen. Auf der Informationsseite werden Informationen zu den Eigenschaften, den Berechtigungen, der Version und andere Informationen angezeigt. Außerdem erhalten Sie dort Zugriff auf Aktionen, wie "Auschecken", "Herunterladen", "Ablegen" und "Verschieben".
Sie können auch das Popup-Menü eines Objekts aufrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Objektnamen klicken. Im Popup-Menü werden die verfügbaren Aktionen aufgelistet, die Sie für das Objekt ausführen können, wie beispielsweise "Auschecken". Wenn Sie beispielsweise mit der rechten Maustaste auf das Objekt mit dem Namen "Dokument1," klicken, können Sie in der Liste der Aktionen Auschecken auswählen, um das Dokument auszuchecken. Die im Popup-Menü aufgelisteten Elemente hängen vom Typ des von Ihnen ausgewählten Objekts und Ihren Zugriffsrechten ab. Ihr Administrator legt fest, welche Aktionen für welche Benutzergruppen zur Verfügung stehen.
Die Liste der Objekte kann entweder in der Magazinansicht oder in der detaillierten Ansicht angezeigt werden, je nachdem, welche Sitevorgaben und Benutzereinstellungen vorgenommen wurden. Sie können die Ansicht auch über die Liste "Ansicht" über der Liste ändern. Die Ansicht Detailliert enthält Spalten für Eigenschaften, wie beispielsweise den Namen oder den Titel, das Datum der letzten Änderung, die Versionsbezeichnung und die Dateigröße. In der Ansicht Magazin wird der Objektname mit einer kurzen Beschreibung angezeigt. Der Administrator legt fest, was in den Spaltenüberschriften oder der Beschreibung angezeigt wird. Beide Ansichten enthalten links neben den einzelnen Objekten eine Spalte mit Kontrollkästchen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für ein oder mehrere Objekte, um das Menü Aktionenfür die Liste der Objekte zu verwenden.
Über die Liste Objekte anzeigen rechts oberhalb der Liste können Sie die Anzahl der Objekte ändern, die pro Seite angezeigt werden soll. Sie legen einen Standardwert in den Benutzereinstellungen fest, können diesen Wert in der aktuellen Sitzung jedoch schnell ändern.
Klicken Sie auf Menü "Aktionen", um ein Popup-Menü mit einer Liste der verfügbaren Aktionen anzuzeigen, die auf die ausgewählten Objekte angewendet werden können. Aktivieren Sie beispielsweise das Kontrollkästchen für drei Dokumente in der Liste, die Sie auschecken möchten. Wenn Sie im Popup-Menü Auschecken auswählen, werden alle drei Dokumente ausgecheckt, sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte für die Dokumente verfügen. Weitere Informationen finden Sie in Mit Aktionen arbeiten.
HINWEIS Wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben und dann auf Menü "Aktionen" klicken, werden die Zeilen der ausgewählten Objekte hervorgehoben.
Wenn die Anzahl der gefundenen Objekte so hoch ist, dass mehr als eine Seite zum Anzeigen der vollständigen Liste erforderlich ist, werden rechts unterhalb der Liste Navigationsoptionen angezeigt. Beispiel: Eine Liste mit Objekten, für die 2 Seiten zur Anzeige aller Objekte benötigt werden, wird durch folgende Grafik dargestellt.
Klicken Sie auf Nächste, um die nächste Seite anzuzeigen. Nächste wird auf der letzten Seite nicht angezeigt.
Klicken Sie auf Zurück, um die vorherige Seite anzuzeigen. Zurück wird auf Seite 1 nicht angezeigt.
Um eine bestimmte Seite aufzurufen, geben Sie die gewünschte Seitenzahl in das Seitenfeld ein und klicken auf Los.
Der anzuzeigende Inhalt eines Ordners in der Ansicht "Durchsuchen" wird anfänglich abgerufen, wenn Sie das erste Mal auf einen Ordnernamen klicken, um seinen Inhalt einzublenden. Abhängig von den von Ihrem Siteadministrator gewählten Einstellungen ist die Zwischenspeicherung von Ordnerinhalten ggf. aktiviert. Ist die Zwischenspeicherung aktiviert, wird Ihre Ansicht "Durchsuchen" ggf. nicht mit den Änderungen aktualisiert, die andere Benutzer oder Anwendungen am Ordner vorgenommen haben. Durch das Wechseln zu einem anderen Ordner und Zurückkehren zum Ordner werden die geänderten Daten ggf. nicht abgerufen. Sie können die Ansicht des aktuellen Ordners schnell aktualisieren, indem Sie auf den Ordnernamen im Pfad und dann auf Filter anwenden klicken oder in dem Ordner eine gespeicherte Suche auswählen. Darüber hinaus kann die aktuelle Ordneransicht auch durch Aktionen wie "Einchecken" oder "Auschecken" aktualisiert werden.
HINWEIS Berechtigungseinstellungen steuern, was Sie in Workplace sehen können. Von diesen Einstellungen hängt es ab, ob Sie Zugriff auf bestimmte primäre Ansichten, Ordner, gespeicherte Suchvorgänge, Dokumente, Objekte oder Kontextmenüaktionen haben. Die Berechtigungseinstellungen steuern außerdem, welche Aufgaben Sie an einem Objekt ausführen können. Weitere Informationen zu Berechtigungseinstellungen finden Sie in Berechtigungseinstellungen verwalten.