Administrér dokumenter og records

Administration af records er en proces, der består i at identificere, hvilke dokumenter din virksomhed skal bevare som virksomhedsrecords samt udvikling af opbevaringsplaner, som identificerer årsagerne til, hvorfor en record bevares, hvor længe den skal bevares, og hvem der har autorisation til at afgøre, hvad der afslutningsvis skal ske med recorden. Administration af records sikrer, at vigtige records bevares tilgængelige i relevante tidsperioder, så dine interne brugere eller eksterne auditører kan referere til dem. Administration af records kan også definere yderligere sikkerhed for dokumenter (og deres egenskaber) for at sikre, at kun godkendte brugere har adgang til vigtige virksomhedsdata og for at sikre, at dataene ikke ændres, når de først er blevet til en record. I de fleste tilfælde bestemmer offentlige regulativer og virksomhedsprocedurer, hvilke elementer der skal være records og hvordan records skal organiseres, klassificeres og opbevares.

Din webstedsadministrator kan konfigurere Workplace til at arbejde sammen med det valgfri InfoSphere Enterprise Records-program. Fra Workplace kan du identificere dokumenter, der skal være virksomhedsrecords. InfoSphere Enterprise Records anvender derefter yderligere egenskaber og sikkerhed på dokumentet og gemmer det i yderligere folderplaceringer, som du har angivet under proceduren Declare as Record. Efter dokumentet er blevet erklæret som record, har den oprindelige ejer af dokumentet og andre brugere muligvis ikke længere de samme adgangsrettigheder til det.

For at gøre det lettere at identificere records korrekt kan din administrator oprette Declare as Record-indgangsskabeloner for dit websted. En skabelon kan stille en foruddefineret recordkategori eller -placering og egenskabsværdier til rådighed for at strømline den proces, der består i at identificere records.

Hvis der er flere versioner af dit dokument, har du flere muligheder, hvad angår oprettelse af recorden for dokumentserien:

Når først InfoSphere Enterprise Records er blevet konfigureret for dit websted, vil brugere, som er medlemmer af Declare as Record-adgangsrolle, få vist knappen Declare As Record på bekræftelsessiden, når de tilføjer et dokument eller tjekker et dokument ind. Handlingerne Declare As Record og Declare Versions As Record vises på siden Information og pop-up-menuen for de dokumentversioner, som ikke allerede er erklæret som records.

En dokumentversion kan kun erklæres som record én gang. Gør et af følgende for at undersøge, om en version allerede er blevet erklæret som en record:

Bemærk:  Hvis Declare as Record vises på pop-up-menuen for et dokument, du netop har erklæret, skal du opfriske menuen ved at klikke på det sidste element i stien.

Sammensatte dokumenter (inkl. DITA-dokmenter)

Når du erklærer et dokument, skal du være opmærksom på, at der kan være problemer, hvis dokumentet er en del af et sammensat dokument. Når du tilføjer underordnede dokumenter til overordnede, angives der muligvis indstillinger, der virker forstyrrende på den normale dispositionsplan for relaterede dokumenter. En indstilling, der forhindrer dokumenter (overordnede eller underordnede) i at blive slettet, kan have en forstyrrende indvirkning på den normale plan for sletning af dokumenter, når dokumenter bliver klar til sletning. Ligeledes kan angivelse af, at et underordnet dokument skal slettes, når dets overordnede slettes, have en forstyrrende indvirkning på det underordnede dokuments normale dispositionsproces. Der er flere oplysninger om konsekvenserne af diverse indstillinger i Configuring IBM InfoSphere Enterprise Records.

Bemærk  Ethvert program, der anvender DITA-filens funktionalitet, opretter komponenterne som sammensatte dokumenter, og derfor gælder reglerne for sammensatte dokumenter også for DITA-filer.

Da sammensatte overordnede dokumenter har en særlig ikon, kan du nemt identificere dem og undersøge deres underordnede dokumenter og link, inden du erklærer dem som records. Bemærk, at med de relevante rettigheder til revidering af egenskaber kan du tilføje yderligere underordnede dokumenter til et overordnet dokument, efter du har erklæret det som en record. Du kan også ændre de indstillinger, der er knyttet til et underordnet dokument. (Vil du gøre det, skal du vælge Modify Child i stedet for Link Info i følgende procedure.)

Underordnede dokumenter har ikke en specialikon. Vi foreslår følgende for at forhindre uforudsete konsekvenser:

  1. Klik på ikonen Get Info for andre eksisterende dokumenter, inden du erklærer dem som records.
  2. Vælg fremvisningen Overordnede dokumenter.
  3. Hvis der findes et overordnet dokument, skal du klikke på dets Get Info-ikon.
  4. Vælg dets Underordnede dokumenter-fremvisning.
  5. Vælg Link Info på handlingsmenuen for det underordnede dokument, du planlægger at erklære som en record.
  6. Bemærk indstillingerne for Delete when Parent deleted og Prevent delete.
  7. Se Configuring IBM InfoSphere Enterprise Records for at bestemme, om du skal erklære dette dokument som en record.
Sådan erklærer du et dokument som en record

Udfør en af følgende handlinger for at starte guiden Declare As Record:

Klik på Hjælp efter behov for de efterfølgende trin.