使用「建立記錄資料夾」流程

如果您不具有建立所需記錄資料夾的安全權限,則可以發送要求以建立記錄資料夾。提供關於資料夾的詳細資料後,會為記錄管理員(如果預設工作流程已變更則也可能是其他授權使用者)啟動一個工作流程。您可以在 Workplace 中建立要求。

附註  管理者可選取是否要安裝「建立記錄資料夾」工作流程功能,而您的環境中可能未提供。

啟動「建立記錄資料夾」工作流程時,記錄資料夾建立要求會作為工作項目顯示在 Workplace 中的「RecordsManagerApproval 公共收件匣」中。如果記錄管理員核准了該要求,則會建立資料夾並且您的收件匣中將收到「成功建立工作流程」的訊息。如果要求沒有被核准,則會收到關於拒絕的一條訊息。按一下「完成」按鈕以從您的「收件匣」中移除工作流程。

建立記錄資料夾的要求

如何啟動「建立記錄資料夾」工作流程

  1. 在 Workplace 中,移至「作者」視圖並選取「一般工具」。在 Workplace XT 中,移至「瀏覽」模式,然後選取「工具」鏈結。
  2. 按一下「要求記錄資料夾」。
  3. 選取您要建立的資料夾的類型。
  4. 為資料夾指定一個名稱。
  5. 請選取您想建立的新資料夾的種類或所在資料夾。
  6. 按一下「啟動」。

附註  「工具」鏈結僅在您於「網站喜好設定」>「工具整合」中對其進行配置後才可使用。

核准記錄資料夾的建立

「核准」步驟頁面有助於記錄管理員核准或拒絕建立記錄資料夾的要求,並有助於管理者輸入核准或拒絕的原因。此頁面也會顯示使用者要求建立的資料夾所在的資料夾的名稱和路徑。在頁面的頂部,您可以檢視完成工作流程「核准」步驟的說明。如果指令文字不可見,請按一下:指令圖示

如何核准或拒絕記錄資料夾的建立

  1. 在 Workplace 或 Workplace XT 中,請移至「作業」視圖並選取「公共收件匣」。
  2. 選取「RecordsManagerApproval」。
  3. 如果您要核准記錄資料夾的建立,請按一下「CreateFolder」。這會開啟 IBM InfoSphere Enterprise Records 應用程式的「新增記錄資料夾」頁面,供您在檔案計劃的指定位置上建立要求的記錄資料夾。 如需建立記錄資料夾的相關資訊,請參閱新增記錄資料夾
  4. 建立記錄資料夾後,請從「核准決策」下拉清單中選取「已核准」。如果您不予核准,請從「核准決策」下拉清單中按一下「拒絕」。
  5. 請在「原因」文字框中輸入拒絕記錄資料夾之建立要求的原因。
  6. 按一下「套用」儲存所需變更,或者按一下「離開」忽略變更。這樣會關閉「核准」步驟頁面,並將工作項目保留在收件匣中。
  7. 按一下「重新指派」以將核准建立記錄資料夾的作業指派給其他使用者。
  8. 按一下「狀態」以檢查「建立記錄資料夾」工作流程的狀態。
  9. 完成後,按一下「完成」。