Et flerinnholdsdokument har én tildelt dokument-ID, men dokumentet inneholder flere enn én elektronisk fil. Du har for eksempel et anbud som innehol der både et tekstbehandlingsdokument og et regnearkdokument. For sporing og oppbevaring ønsker du å bruke det samme navnet, de samme egenskapene og den samme plasseringen for dette dokumentet, selv om det består av to filer. Dette gjør du ved å bruke et flerinnholdsdokument til å gruppere filene. Når du arbeider med et flerinnholdsdokument, har du tilgang til alle filene (i tråd med sikkerhetstilgangen din).
Du kan legge til og fjerne innholdselementer etter behov, og hver versjon av et dokument kan ha forskjellige filer som innholdselementer. Det vil si at innholdselementfilene knyttes til en bestemt versjon av dokumentet. Du må sjekke ut et dokument for å legge til eller fjerne innholdselementer. Når du sjekker ut et flerinnholdsdokument, opprettes det et reserveringsobjekt for den nye versjonen av dokumentet. Dette reserveringsobjektet inneholder ikke flerinnholdsinformasjonen. Det vil si at flerinnholdselementene ikke automatisk overføres fra en versjon til den neste. Når du sjekker inn den nye versjonen av dokumentet, må du manuelt legge til hvert innholdselement i den nye dokumentversjonen.
Administratoren på stedet bestemmer hvilke brukere som kan vise innholdet i et flerinnholdsdokument, og hvilke brukere som kan lagre eller slette innholdselementer fra dokumentet. Hvis du ikke har de nødvendige tilgangs rettighetene, kan du bare vise det første elementet i dokumentet. Du vil med andre ord ikke se at dokumentet inneholder andre elementer.
Slik oppretter du et flerinnholdsdokument
TIPS Du kan også erstatte et bestemt innholdselement med en annen fil ved å velge filen på listen.
MERK Hvis du avbryter utsjekkingen (i stedet for å sjekke inn filen), forkastes alt lagret innhold siden siste innsjekkingen.
Slik sletter du et eksisterende innholdselement
Slik laster du ned et flerinnholdsdokument
MERK Hvis du velger to eller flere flerinnholdsdokumenter, blir bare det første elementet av hvert flerinnholdsdokument lastet ned.
Vise flerinnholdsfiler
Hvis alle innholdselementene er bilder, kan flerinnholdsfilene vises i sin helhet i Image Viewer. Vær imidlertid oppmerksom på følgende virkemåte når du arbeider med flerinnholdsfiler som omfatter en blanding av elementer der noen er bilder og andre ikke er det:
Når du har et utsjekket dokument, kan det hende at du ønsker å lagre mindre endringer uten å sjekke inn dokumentet igjen i objektlageret. Når du lagrer dokumentet, lagres også endringene, men dokumentet forblir utsjekket til deg og dokumentets versjonsstatus og egenskaper endres ikke.
handlingen Save Content brukes også til å opprette og oppdatere et dokument med flerinnholdsobjekter. Det vil si at ett dokument kan bestå av flere forskjellige elektronisk filer.
MERKNADER
Slik lagrer du et dokument
Når File Tracker er tilgjengelig, kan du klikke på Delete Local File hvis du vil at den lokale kopien av dokumentet du lagrer, skal slettes fra arbeidsstasjonen så snart lagringen er fullført. Lukk den lokale kopien før du fullfører lagringen. Administratoren på stedet bestemmer om du kan overstyre standardinnstillingen for dette alternativet eller ikke.
MERK Det kan forekomme tilfeller der en fil slettes mens den fremdeles er åpen og etter at du valgte den lokale filen for sletting.
Handlingen Delete Content sletter ett eller flere elementer fra et flerinnholdsdokument uten å slette hele dokumentet.
Lister opp navnet til dokumentet du har valgt.
Lister opp filnavnet til det første innholdselementet i dokumentet. Merk av i boksen ved siden av dette filnavnet for å slette filens innhold. Når du sletter primærfilen, blir den første sekundærfilen i listen den nye primærfilen.
Lister opp filnavnene til de ytterligere innholdselementene i dokumentet. Merk av i boksen ved siden av de ønskede filnavnene for å slette ett eller flere innholdselementer.