Ce chapitre vous apporte des informations concernant les conteneurs disponibles dans IBM InfoSphere Enterprise Records. Pour obtenir des informations spécifiques supplémentaires sur la gestion des conteneurs physiques, reportez-vous à Entités physiques.
Une catégorie d'enregistrement est un conteneur qui catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. Les catégories d'enregistrement sont en général employées pour effectuer une classification des enregistrements selon les catégories fonctionnelles. Une catégorie d'enregistrement peut comporter plusieurs sous-catégories et dossiers d'enregistrement. Il vous est néanmoins impossible de créer une catégorie d'enregistrement et un dossier d'enregistrement d'un même niveau hiérarchique. Dans les modèles de données de base et DoD, vous pouvez déclarer les enregistrements directement dans les catégories. Le modèle de données PRO ne vous le permet pas. Par défaut, les entités enfants héritent de la sécurité et du planning d'élimination de leur conteneur parent. Pour plus d'informations sur la propagation de la sécurité et du planning d'élimination, consultez les rubriques Sécurité des objets et Héritage des plannings d'élimination.
Une catégorie d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Tous deux apparaissent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.
Un dossier d'enregistrement est en fait un regroupement d'enregistrements liés. Les dossiers d'enregistrement sont utilisés pour gérer les enregistrements selon les périodes de conservation et les événements d'élimination spécifiés. Par défaut, les entités enfants d'un dossier d'enregistrement héritent de la sécurité et du planning d'élimination du dossier d'enregistrements. Vous pouvez créer des dossiers d'enregistrement électroniques, physiques, boîtes et hybrides sous une catégorie d'enregistrement pour gérer les enregistrements électroniques et physiques.
Un dossier d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Tous deux apparaissent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.
Un dossier électronique sert à sauvegarder des enregistrements électroniques, et il contient un ou plusieurs volumes. Un dossier électronique peut également servir à sauvegarder des enregistrements physiques (sur papier ou tout autre support physique).
Un dossier physique sert à sauvegarder des enregistrements physiques, et contient un ou plusieurs volumes. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier. Vous pouvez organiser la hiérarchie des dossiers physiques dans IBM InfoSphere Enterprise Records sur le modèle de votre structure de stockage physique.
Une boîte est un conteneur d'enregistrements physiques et vous offre un mécanisme permettant de reproduire les entités physiques contenant d'autres entités physiques. Vous pouvez, par exemple, créer un "entrepôt" contenant des "étagères", contenant elles-mêmes des "boîtes", contenant elles-mêmes des "dossiers physiques." Contrairement à d'autres types de dossiers, une boîte peut contenir d'autres dossiers (en particulier des boîtes et dossiers physiques, mais pas de dossiers électroniques ou hybrides), ainsi que des enregistrements (physiques uniquement). Cependant, une boîte n'utilise pas de volumes.
Un dossier hybride peut contenir des enregistrements électroniques et physiques, et il contient un ou plusieurs volumes. Notez qu'il n'existe aucune différence de comportement entre un dossier électronique ou un dossier hybride. Un dossier hybride comprend néanmoins des métadonnées supplémentaires qui décrivent une entité physique, emplacement d'accueil inclus. Pour obtenir des informations supplémentaires, reportez-vous à la rubrique Emplacements.
Un volume sert de sous-classe logique d'un dossier d'enregistrement en unités plus petites et plus faciles à manipuler. Un volume n'existe qu'en lien avec le dossier. Un dossier d'enregistrement (à l'exception d'une boîte) contient toujours au moins un volume, qui est lui créé automatiquement par le système lors de la création d'un dossier d'enregistrements. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité au sein d'un dossier d'enregistrements. Notez, toutefois, qu'un seul volume à la fois peut rester ouvert dans un dossier. Par défaut, le volume en cours est ouvert. Un volume est automatiquement fermé lors de l'ajout d'un nouveau volume, et lorsque le critère spécifié est rempli. Par exemple, un volume comportant les enregistrements d'une année calendaire spécifique peut se fermer automatiquement à la fin de cette année calendaire.
Un volume sera du même type que son dossier d'enregistrement parents (électronique, physique ou hybride) et peut contenir le même type d'enregistrement que son parent. Un volume ne peut cependant pas contenir de sous-dossier ou un autre volume. Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé. Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent.
Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier d'enregistrements, il/elle est désigné(e) comme étant activé(e). Vous pouvez cependant désigner le conteneur comme étant inactif après la création de ce conteneur. Lorsqu'un conteneur est désigné inactif, le système empêche que de nouvelles entités soient créées, déplacées, copiées ou archivées dans ce conteneur. Tous les conteneurs enfants sont également désignés comme étant inactifs. En outre, les conteneurs inactifs ne seront pas visibles pour les utilisateurs lors de la déclaration d'un document. Désigner une conteneur inactif peut s'avérer utile lorsque vous avez besoin de revoir et d'approuver le conteneur avant de le rendre disponible pour une utilisation plus générale.
Lorsque vous créez une entité conteneur, elle est ouverte par défaut. Si vous souhaitez limiter la création d'entités enfants à l'intérieur d'un conteneur mais permettre l'extraction d'enregistrements de ce conteneur tout de même, vous pouvez le fermer à tout moment après sa création. Tous les conteneurs enfants sont également désignés comme étant fermés.