Verschieben einer Kategorie oder eines Ordners
Das Verschieben von Kategorien und Ordnern bezeichnet das Einfügen einer Einheit samt Inhalt an eine andere Position im Aktenplan. Dabei muss zwischen dem Verschieben von Containern, d. h. Aktenkategorien und Aktenordnern, und dem Verschieben von einzelnen Akten unterschieden werden. Das Verschieben von Kategorien und Ordnern betrifft auch alle Unterkategorien, Ordner, Bände und Akten, die sich darin befinden; diese werden ebenfalls an die neue Position verschoben. Informationen zum Verschieben von Akten finden Sie unter Verschieben von Akten. Nur der Schriftgutmanager oder ein Schriftgutadministrator kann eine Aktenkategorie oder einen Aktenordner verschieben.
Beachten Sie folgende Regeln:
- Eine Aktenkategorie kann nur in eine andere Kategorie verschoben werden, wenn diese keine Aktenordner aufweist.
- Aktenordner können nicht in andere Aktenordner verschoben werden, weil diese keine Unterordner enthalten dürfen.
- Aktenordner können nicht auf die Basisebene des Aktenplans verschoben werden. Sie müssen in Kategorien enthalten sein.
- Die Zielkategorie muss offen und aktiv sein, um das Verschieben zu ermöglichen. Die Quelle kann allerdings inaktiv und geschlossen sein.
- Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um der Zielkategorie Einheiten hinzufügen zu können.
So verschieben Sie eine Aktenkategorie oder einen Aktenordner:
- Gehen Sie zur Kategorie oder dem Ordner, die bzw. der verschoben werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie "Verschieben" aus. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte durch.
Grund festlegen
- Geben Sie den Grund für die Verschiebung der Einheit an.
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt überzugehen, oder auf "Abbrechen", um den Vorgang vorzeitig zu beenden.
Ziel festlegen
- Wählen Sie die Ziel-Aktenkategorie, in die die ausgewählte Kategorie bzw. der ausgewählte Ordner verschoben werden soll.
- Klicken Sie auf "Weiter", wenn Sie einen Dispositionszeitplan angeben möchten.
Andernfalls klicken Sie auf "Verschieben" und fügen die Einheit in das ausgewählte Ziel ein.
Disposition festlegen
In diesem Schritt können Sie den aktuellen Dispositionszeitplan der Einheit ändern. Der hier festgelegte Zeitplan wird nach der Verschiebung auf die Einheit angewendet. Informationen zum Erben von Dispositionszeitplänen finden Sie unter Dispositionszeitpläne.
- Klicken Sie auf "Plan suchen", um den Dispositionszeitplan auszuwählen. (Dazu klicken Sie unterhalb des Namens eines Zeitplans auf "Auswählen"). Nun verfügen Sie über ein neues Dropdown-Menü, in dem Sie bestimmen können, wie der Dispositionszeitplan weitergegeben werden soll.
- Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
- Neuen Dispositionszeitplan an alle Erbelemente übertragen: Diese Option betrifft alle Unterkategorien, Ordner und Akten in der verschobenen Kategorie.
- Neuen Dispositionszeitplan nicht übertragen: Diese Option wirkt sich nur auf den verschobenen Container, nicht aber seinen Inhalt aus. Beim Verschieben einer Unterkategorie hat diese Option keine Auswirkungen auf die darin enthaltenen Ordner, Bände und Akten.
- Neuen Dispositionszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente weitergeben: Diese Option betrifft alle Ebenen unterhalb des Containers, den Sie verlagern. Wenn Sie einen Ordner verlagern, sind die zugehörigen Datenträger und Akten ebenfalls betroffen.
- Die Angabe der Dispositions-Autorität im entsprechenden Textfeld ist optional.
- Klicken Sie auf "Verschieben".