Sucheinstellungen
Die Seite "Benutzereinstellungen" enthält Einstellungen, mit denen die Darstellung von Workplace bei der Anmeldung gesteuert werden kann. Diese Einstellungen gelten nur für Ihr Benutzerkonto auf der aktuellen Workplace-Website. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Sites verfügt, müssen Sie Ihre Voreinstellungen für jede Workplace-Site festlegen.
In der Ansicht "Suchen" auf der Seite "Benutzereinstellungen" werden die auf der Seite "Suche" angezeigten Suchkriterien festgelegt.
Allgemeine Sucheinstellungen
Die allgemeinen Sucheinstellungen definieren die grundlegenden Suchkriterien für alle einfachen Suchvorgänge, auf die Sie über die Seite Suchen zugreifen.
- "Suchen in" gibt an, welcher Objektspeicher und optional welcher Ordner durchsucht wird. Wenn Sie einen Objektspeicher auswählen möchten, klicken Sie auf Suchort ändern. Wählen Sie den Objektspeicher auf der Seite "Objekt auswählen" aus. Um einen Ordner anzugeben, klicken Sie auf das Pluszeichen links neben dem Namen des Objektspeichers. Navigieren Sie zu dem Ordner, und klicken Sie auf seinen Namen, um ihn auszuwählen.
- "Standardsuche nach" gibt den Standardobjekttyp an, der auf der Seite "Suchen" gesucht werden soll. Sie können Dokument, Ordner oder Benutzerdefiniertes Objekt auswählen.
- "Suche anzeigen für" legt fest, ob die Liste "Suchen nach" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird. Wenn Sie dieses Menü anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen aus. Wenn Sie dieses Menü ausblenden möchten, wählen Sie Ausblenden aus.
- "Standardsuchansicht" gibt die Standardsuchseite an, die für einen bestimmten Objektspeicher angezeigt wird. Die Optionen sind Standard, Einfache Suche oder Suchvorlagen. Für "Standard" gilt die vom Administrator gewählte Option. Sie können in den Ansichten "Einfache Suche" und "Suchvorlage" die Standardsuchseite angeben. Die gewählte Standardeinstellung setzt diese Benutzereinstellung außer Kraft.
- "Suchauswahlmodus" gibt an, wie Suchen angezeigt werden, wenn Sie auf einer Suchseite auf Suchort ändern oder Suchvorlage ändern klicken und eine bestimmte Suchvorlage und einen Objektspeicher auswählen. Suchen können als eine Glättungsliste oder in Ordnernavigation angezeigt werden. Die Glättungsliste zeigt die Objektspeicher und alle darin gespeicherten Suchen. Ordnernavigation zeigt die Objektspeicher an. Sie können dann die Ordner ansteuern, in deren Unterordnern die Suchvorgänge gespeichert sind. Für Standard gilt die vom Administrator gewählte Option.
HINWEIS Ordnernavigation wird stets unabhängig vom ausgewählten Suchauswahlmodus verwendet, wenn Sie eine einfache Suche verwenden und auf Suchort ändern klicken, um einen anderen zu durchsuchenden Objektspeicher auszuwählen.
- "Relevanzrangfolge" legt fest, ob die Suchergebnisse so sortiert, dass das Dokument mit den meisten passenden Wörtern zuerst aufgeführt wird. Wenn Sie die Ergebnisse sortieren möchten, wählen Sie Ein.
- "Suchbereich" gibt an, ob die in der Suche verwendeten Begriffe nahe beieinander stehen müssen oder ob die Begriffe an beliebigen Stellen im durchsuchten Text erscheinen dürfen. Wählen Sie Nahe, wenn die Begriffe innerhalb einer bestimmten Anzahl von Wörtern voneinander stehen sollen. Der Operator "Nahe" kann in "Suchen" zur Suche nach einem einzelnen Begriff verwendet werden. Wählen Sie Beliebig, wenn die Begriffe an beliebigen Stellen im durchsuchten Text stehen dürfen.
- "Bereich" gibt die Wörterzahl für den Operator "Nahe" an.
Sucheinstellungen für Dokumente
Die Sucheinstellungen für Dokumente definieren die grundlegenden Suchkriterien für alle Dokument- und Formularsuchen, auf die Sie über die Seite "Suchen" zugreifen. Wenn Sie zum ersten Mal auf die Sucheinstellungen für Dokumente zugreifen, müssen Sie einen Objektspeicher aus der Liste auswählen. Nachdem Sie einen Objektspeicher gewählt haben, werden Allgemeine Einstellungen und Einstellungen für Eigenschaftskriterien angezeigt. Geben Sie die folgenden Einstellungen an:
- "Standard für Filterklasse" legt fest, welche Dokumentunterklasse für die Suche verwendet wird. Standardmäßig werden alle Dokumentklassen durchsucht, sofern Sie nicht eine bestimmte Klasse angeben. Klicken Sie auf Klasse auswählen, um eine bestimmte Klasse auf der Seite "Filterklasse auswählen" auszuwählen. Klicken Sie auf Klasse löschen, um die ausgewählte Klasse zu entfernen.
- "Unterklassen einschließen" legt fest, ob bei der Suche Unterklassen der ausgewählten Klasse für "Standard für Filterklasse" einbezogen werden sollen. Aktivieren Sie diese Option, um Unterklassen einzubeziehen.
- "Filterklasse anzeigen" bestimmt, ob das Kriterienfeld "Nach Klasse filtern" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird. Das Angeben einer Klasse bedeutet, dass nach Abschluss der Suche nur Objekte angezeigt werden, die der bestimmten Filterklasse zugewiesen sind. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" nicht anzeigen möchten, wählen Sie Ausblenden.
- "Versionsoption anzeigen" bestimmt, ob das Kriterienfeld "Versionsoption" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird. Wenn Sie das Feld "Versionsoption" anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen. Wenn Sie das Feld "Versionsoption" nicht anzeigen möchten, wählen Sie Ausblenden.
- "Versionsoption" bestimmt, welche Version von Dokumenten in den Suchergebnissen zurückgegeben werden. Freigegebene Version, Aktuelle Version oder Alle Versionen werden nach Abschluss der Suche angezeigt. Wenn Sie eine Suche auf Ordnerebene angeben, wird die Option "Abgelegte Version" stets verwendet. "Abgelegte Version" ist die Version des Dokuments, die ursprünglich in dem Ordner abgelegt wurde, den Sie durchsuchen.
- "'Inhalt enthält' anzeigen" legt fest, ob das Kriterienfeld "Inhalt enthält" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird, damit Sie nach bestimmten Wörtern in einem Dokument suchen können. Wenn Sie das Feld "Inhalt enthält" anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen. Wenn Sie das Feld "Inhalt enthält" nicht anzeigen möchten, wählen Sie Ausblenden.
- "Zusammenfassung in Magazinansicht anzeigen" bestimmt, ob eine Zusammenfassung zu jedem Suchergebnis in einer Magazinansicht der Suchergebnisse angezeigt werden soll. Wählen Sie diese Option aus, um eine Zusammenfassung anzuzeigen.
- "AND/OR-Inhaltskriterien" bestimmt, ob die Operatoren AND oder OR mit dem Kriterienfeld "Inhalt enthält" auf der Seite "Suchen" verwendet werden.
- "Max. Ergebnisanzahl" gibt an, wie viele Ergebnisse maximal in den Suchergebnissen angezeigt werden.
- "Einstellungen für Eigenschaftskriterien" legt fest, welche Eigenschaften und Operatorkriterien auf der Seite "Suchen" angezeigt werden. Sie können bis zu fünf Eigenschaften und den Operator für jede Eigenschaft auswählen sowie für jede Eigenschaft einen AND/OR-Verknüpfungsoperator angeben. Sie können eine Eigenschaft auswählen, die zum Sortieren der Ergebnisse verwendet werden soll. Unter Einstellungen für Eigenschaftskriterien finden Sie weitere Informationen zum Einrichten der Eigenschaften und Operatorkriterien, die auf der Seite "Suchen" angezeigt werden.
HINWEIS Sie können auch nach Eigenschaftstypen für einwertige Objekte suchen. Darüber hinaus können Sie Markierungslisten in den Einstellungen der Eigenschaftskriterien angeben.
Sucheinstellungen für Ordner
Die Sucheinstellungen für Ordner definieren die grundlegenden Suchkriterien für alle Ordnersuchen, auf die Sie über die Seite Suchen zugreifen. Wenn Sie zum ersten Mal auf die Sucheinstellungen für Ordner zugreifen, müssen Sie einen Objektspeicher aus der Liste auswählen. Nachdem Sie einen Objektspeicher gewählt haben, werden Allgemeine Einstellungen und Einstellungen für Eigenschaftskriterien angezeigt. Geben Sie die folgenden Einstellungen an:
- "Vorgabe für Filterklasse" legt fest, welche Ordnerunterklasse für die Suche verwendet wird. Standardmäßig werden alle Ordnerklassen durchsucht, sofern Sie nicht eine bestimmte Klasse angeben. Klicken Sie auf Klasse auswählen, um eine bestimmte Klasse auf der Seite "Filterklasse auswählen" auszuwählen. Klicken Sie auf Klasse löschen, um die ausgewählte Klasse zu entfernen.
- "Unterklassen einschließen" legt fest, ob bei der Suche Unterklassen der ausgewählten Klasse für "Standard für Filterklasse" einbezogen werden sollen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Unterklassen einzubeziehen.
- "Filterklasse anzeigen" bestimmt, ob das Kriterienfeld "Nach Klasse filtern" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird. Das Angeben einer Klasse bedeutet, dass nach Abschluss der Suche nur Objekte angezeigt werden, die der bestimmten Filterklasse zugewiesen sind. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" nicht anzeigen möchten, wählen Sie Ausblenden.
- "Max. Ergebnisanzahl" gibt an, wie viele Ergebnisse maximal in den Suchergebnissen angezeigt werden.
- "Einstellungen für Eigenschaftskriterien" legt fest, welche Eigenschaften und Operatorkriterien auf der Seite "Suchen" angezeigt werden. Sie können bis zu fünf Eigenschaften und den Operator für jede Eigenschaft auswählen sowie für jede Eigenschaft einen AND/OR-Verknüpfungsoperator angeben. Sie können eine Eigenschaft auswählen, die zum Sortieren der Ergebnisse verwendet werden soll. Unter Einstellungen für Eigenschaftskriterien finden Sie weitere Informationen zum Einrichten der Eigenschaften und Operatorkriterien, die auf der Seite "Suchen" angezeigt werden.
Sucheinstellungen für benutzerdefinierte Objekte
Die Sucheinstellungen für benutzerdefinierte Objekte definieren die grundlegenden Suchkriterien für alle Suchen nach benutzerdefinierten Objekten, auf die Sie über die Seite "Suchen" zugreifen. Wenn Sie zum ersten Mal auf die Sucheinstellungen für benutzerdefinierte Objekte zugreifen, müssen Sie einen Objektspeicher aus der Liste auswählen. Nachdem Sie einen Objektspeicher gewählt haben, werden Allgemeine Einstellungen und Einstellungen für Eigenschaftskriterien angezeigt. Geben Sie die folgenden Einstellungen an:
- "Standard für Filterklasse" legt fest, welche Unterklasse für untergeordnete Objekte für die Suche verwendet wird. Standardmäßig werden alle Klassen für untergeordnete Objekte durchsucht, sofern Sie nicht eine bestimmte Klasse angeben. Klicken Sie auf Klasse auswählen, um eine bestimmte Klasse auf der Seite "Filterklasse auswählen" auszuwählen. Klicken Sie auf Klasse löschen, um die ausgewählte Klasse zu entfernen.
- "Unterklassen einschließen" legt fest, ob bei der Suche Unterklassen der ausgewählten Klasse für "Standard für Filterklasse" einbezogen werden sollen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Unterklassen einzubeziehen.
- "Filterklasse anzeigen" bestimmt, ob das Kriterienfeld "Nach Klasse filtern" auf der Seite "Suchen" angezeigt wird. Das Angeben einer Klasse bedeutet, dass nach Abschluss der Suche nur Objekte angezeigt werden, die der bestimmten Filterklasse zugewiesen sind. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" anzeigen möchten, wählen Sie Anzeigen. Wenn Sie das Feld "Nach Klasse filtern" nicht anzeigen möchten, wählen Sie Ausblenden.
- "Max. Ergebnisanzahl" gibt an, wie viele Ergebnisse maximal in den Suchergebnissen angezeigt werden.
- "Einstellungen für Eigenschaftskriterien" legt fest, welche Eigenschaften und Operatorkriterien auf der Seite "Suchen" angezeigt werden. Sie können bis zu fünf Eigenschaften und den Operator für jede Eigenschaft auswählen sowie für jede Eigenschaft einen AND/OR-Verknüpfungsoperator angeben. Sie können eine Eigenschaft auswählen, die zum Sortieren der Ergebnisse verwendet werden soll. Unter Einstellungen für Eigenschaftskriterien finden Sie weitere Informationen zum Einrichten der Eigenschaften und Operatorkriterien, die auf der Seite "Suchen" angezeigt werden.
Einstellungen für Eigenschaftskriterien
Sie können einen Suchausdruck aufbauen, indem Sie die einzelnen Eigenschaften durch die Operatoren UND
und ODER
kombinieren. Der Operator UND
gibt nur dann Ergebnisse zurück, wenn alle Werte erfüllt sind. Der Operator ODER
gibt Ergebnisse zurück, wenn einer oder mehrere Eigenschaftswerte erfüllt sind.
Wenn Sie nach mehreren Werten für die gleiche Eigenschaft suchen möchten, muss die Eigenschaft mehrmals aufgeführt werden, damit Sie die Werte auswählen können. Beispiel: Sie haben eine Eigenschaft "Rassen", die mehrere Werte enthalten kann. Wenn Sie nach "Collie" oder "Pudel" suchen möchten, geben Sie die Kriterien folgendermaßen an:
Rassen = Collie OR
Rassen = Pudel
Die Suche wertet die Eigenschaftswerte eine Zeile nach der anderen in der aufgeführten Reihenfolge aus, und alle Eigenschaften ohne Wert werden ausgelassen. Wenn Sie drei oder mehr Eigenschaften eingegeben haben, werden alle mit AND verknüpften Eigenschaften zuerst als Gruppe ausgewertet. Wenn OR zwischen zwei mit AND verknüpften Eigenschaftengruppen angegeben ist, werden die Ergebnisse der ersten mit AND verknüpften Eigenschaftengruppe der zweiten mit AND verknüpften Eigenschaftengruppe hinzugefügt. Beispiel: Eine Suche, die aus Eigenschaft A und Eigenschaft B oder Eigenschaft C und Eigenschaft D besteht, wird ausgewertet, indem zuerst die Ergebnisse von Eigenschaft A und Eigenschaft B ausgewertet und anschließend die Ergebnisse der Auswertung von Eigenschaft C und Eigenschaft D hinzugefügt werden.
Die folgenden Beispiele erzielen unterschiedliche Ergebnisse.
Beispiele |
Eigenschaft 1 = Bericht OR
Eigenschaft 2 = OR
Eigenschaft 3 = AND
Eigenschaft 4 not = cat
|
Ergebnis:
Eigenschaft 1 = Bericht OR Eigenschaft 4 not= cat |
Eigenschaft 1 = Bericht AND
Eigenschaft 2 = AND
Eigenschaft 3 = AND
Eigenschaft 4 not = cat
|
Ergebnis:
Eigenschaft 1 = Bericht AND Eigenschaft 4 not= cat |
Nach Auswertung der Eigenschaftswerte werden die Suchoptionen und der Inhaltswert überprüft. Sie legen fest, ob die Suche anhand von Eigenschaften UND
Inhalt durchgeführt werden soll oder ob Sie nach Eigenschaften ODER
Inhalt suchen möchten.
Platzhalter für Eigenschaftswerte und Suchoperatoren
Wenn Sie die Eigenschaftswerte mithilfe von Platzhaltern eingeben, müssen Sie folgende Regeln beachten:
- Verwenden Sie den Operator enthält für Platzhalterwerte. Er ersetzt den Operator Like. Andere Operatoren erkennen die Platzhalterzeichen nicht.
- Die Operatoren beginnt mit und endet mit können beliebige Anzahlen von Zeichen, einschließlich Nullzeichen, enthalten. Diese beiden Operatoren ersetzen das Prozentzeichen (%) vor und nach einem Zeichen, A% findet beispielsweise Werte, die mit A beginnen.