検索条件を入力するには、「検索条件」タブをクリックします。検索条件を入力できるテーブル (グリッドと呼ばれる) が 2 つあります。グリッド間の分割バーをドラッグすると、一方のグリッドの垂直スペースを大きくすることができます。Mac では、ヘッダー行の下をクリックすると、空のグリッド内のセルが表示されます。
「現在のビュー (Current View)」ボックスを使用して、オブジェクト・タイプと、その関連検索条件設定を選択します。例えば、「フォルダー」を選択した場合、フォルダーに適用される検索条件のみが表示されます。「オブジェクト・タイプ」タブで指定したオブジェクト・タイプのみが、「現在のビュー (Current View)」ボックスに表示されます。
「共通」はオブジェクト・タイプではありませんが、「現在のビュー (Current View)」ボックスに表示することができます。
注: 3 つのオブジェクト・タイプ (「ドキュメント」、「フォルダー」、「カスタム・オブジェクト」) または「ドキュメント」オブジェクト・タイプを含む 2 つのオブジェクト・タイプ (「ドキュメント」と「フォルダー」、または「ドキュメント」と「カスタム・オブジェクト」など) を選択した場合、コンテンツ・グリッドは「ドキュメント」ビューだけでなく、「共通」ビュー、「フォルダー」ビュー、および「カスタム・オブジェクト」ビューにも表示されます。
どのビューでもコンテンツ条件を入力できますが、コンテンツ条件はドキュメント・オブジェクトのみに適用されます。
検索条件を入力する順序
現在のビューを選択するには
注意: 「共通」を選択して、指定したすべてのオブジェクト・タイプの間で同一である有効なプロパティーにアクセスします。この検索からの結果の数は制限されています。「共通」はオブジェクト・タイプではありませんが、「現在のビュー (Current View)」ボックスに表示することができます。
プロパティー条件を入力するには
「値」列に含まれる値を選択できる場合も、テキスト・フィールドにデータを入力することが必要な場合もあります。プロパティーが日付である場合は、ポップアップ・カレンダーから日付を選択できます。
注: プロパティー値がユーザーである場合は、「検索条件 - ユーザーの選択 (Search Criteria - Select User)」ダイアログ・ボックスからユーザーを選択します。ビューが「編集可能」である場合、ユーザー・プロパティーの値を入力する必要はありません。
検索テンプレートを設計する場合、この値は空にしてもかまいません (ビューが「必須」または「編集可能」である場合)。検索テンプレートで値を入力または選択した場合、その値がデフォルトとなり、ユーザーはそれを変更できます。
コンテンツ条件を入力するには
結果の最大数を入力するには
以下の要素から検索を構成できます。
プロパティー・グリッドとコンテンツ・グリッドの両方を空白のままにして、有効な検索を作成することができます。これにより、選択したオブジェクト・ストアおよびフォルダー内のすべてのドキュメントが返されます。
デフォルトでは、2 つのグリッドの間の関係は AND に設定されます。関係を変更するには、2 つのグリッドの間でドロップダウン・メニューから OR オプションを選択します。AND は、ドキュメントが両方の条件を満たす必要があることを意味します。OR を選択した場合は、コンテンツ条件かプロパティー条件のいずれかを満たす場合にドキュメントが条件に一致すると見なされます。
注: 「共通」ビューの検索条件を入力し、次に別のビュー (「フォルダー」など) に切り替える場合、「共通」ビューに指定した条件が、AND/OR の組み合わせを示す、他のビューのデフォルト条件として挿入されることに注意してください。
コンテンツ条件 (一番下のグリッド) のみを使用して検索を行うには、グリッド間の関係を定義する演算子が AND に設定されていることを確認してください。プロパティーが何も定義されておらず、この演算子が OR に設定されている場合は、検索によって、選択したオブジェクト・ストアまたはフォルダー内のすべてのドキュメントが返されます。このようになる理由を理解するには、『コンテンツのみの検索』を参照してください。
検索条件が完成すると、ウィンドウの下部に、「準備できました (Ready)」という状況メッセージが表示されます。条件が完成するまでは、ここに「条件が未完成です (Criteria incomplete)」というメッセージが表示されます。状況メッセージでは、検索が正常に追加されたこと、保存されたこと、チェックインされたことなども確認します。
「ファイル」メニューから「新規」を選択することによって、いつでもすべてのタブのすべての項目をクリアできます。現在の検索が完成すると、保存するように促されます。「はい」と回答すると検索がオブジェクト・ストアに追加され、「いいえ」と回答すると条件が破棄され、「キャンセル」と回答すると「新規」ボタンをクリックしなかったかのように操作を続行できます。
検索が未完成の場合、その検索を破棄するか、それに対する作業を続行することができます。
新規検索の作成を開始すると、選択したオブジェクト・ストアを含め、すべての項目がクリアされ、プロパティー・グリッドとコンテンツ・グリッドの間の論理演算子が AND
に設定されます。
コンテンツ検索は、検索対象のオブジェクト・ストアがコンテンツ検索用に構成されている場合のみのオプションです。どのオブジェクト・ストアがそのように構成されているかについて、FileNet 管理者に問い合わせてください。
プロパティー・グリッドで条件が指定されていない場合、選択したオブジェクト・ストアおよびフォルダー内のすべてのドキュメントが返されます。グリッドの間で AND を選択すると、それらすべてのドキュメントに追加的な制限が設定され、ドキュメントが特定のコンテンツを含むことが必要になります。
OR 演算子の方が、プロパティーとコンテンツのいずれかの条件が真であればよいため、ドキュメントが条件に一致しやすくなります。プロパティー条件で、すべてのドキュメントが条件に一致するようになっている場合は、コンテンツ条件に何を入力しても、OR の指定によりすべてのドキュメントが返されるため、結果は変わりません。
グリッド内の空のセルは表示されません。ドロップダウン・セルから何かを選択するには、見出しのすぐ下をクリックすると、ドロップダウン・メニューが表示されます。また、これにより、グリッド内のいくつかの行が強調表示されます。
キー・コマンドの使用は一般に現実的ではありません。ボタンの間をタブで移動するときにボタンが強調表示されないためです。