検索の定義と実行

レコード、ボリューム、レコード・フォルダー、およびレコード・カテゴリーを検索できます。 選択できる検索オプションは、検索モードが「動的」と「静的」のどちらであるのかによって異なります。検索モードの詳細については、「検索デフォルトの設定」を参照してください。

また、検索テンプレートと保管済み検索にアクセスできます。検索タイプの選択後、以下のタイプの検索基準を指定することで高度な検索を実行できます。

各ページでデフォルトの検索基準が変更できます。

「検索」タブには、検索テンプレートと保管済み検索へのリンクが表示されます。 検索の設計者は Workplace からこれらの検索を作成し、Records Managerから使用できるようマーク付けします。検索テンプレートでは、検索基準の一部は指定されていますが、それ以外のフィールドは編集可能なので検索をカスタマイズできます。保管済み検索は、編集不可能な検索基準がすべて組み込まれた検索です。保管済み検索の名前をクリックすると、フォルダーを開いたときのように結果が表示されます。

検索を定義および実行するには

  1. 検索」タブを選択します。
  2. 検索対象のエンティティーのタイプ (「レコード・カテゴリー」、「レコード・フォルダー」、「ボリューム」、または「レコード」) に基づいて検索リンクをクリックするか、または「検索テンプレートと保管済み検索」を選択します。
  3. すべての検索基準を入力したら、「検索」をクリックします。

検索の場所を指定するには (検索場所)

検索場所」フィールドには、デフォルトの検索場所が表示されます。この場所は次の手順で変更できます。

  1. フォルダーの選択」をクリックします。
  2. 検索を絞り込むカテゴリー、サブカテゴリー、またはフォルダーを選択します。パスの最後には、現在選択されているフォルダーが表示されます。
  3. 承認」をクリックします。
「クラスでフィルター」と「最大結果数」

「クラスでフィルター」フィールドでは、返される結果を特定のクラスのエンティティーだけに絞り込むことができます。たとえば、エンティティー・タイプとしてレコードを選択した場合、クラス・タイプ (電子、E メール、マーカー、または別のカスタム・クラス) を指定することによって検索対象を限定できます。

  1. クラスの選択」をクリックします。
  2. 「フィルター・クラスの選択」ページからクラス・タイプを選択します。
  3. フィルター・クラスの選択」をクリックしてクラス・タイプを選択します。
  4. 選択したクラスのサブクラスのエンティティーを検索結果に含める場合は、「サブクラスを含める」チェック・ボックスを選択します。
  5. 「最大結果数」フィールドに、検索結果として返されるエンティティーの最大数を入力します。(範囲は 50 から 5000 です。)

    「最大結果数」フィールドは、検索モードが「静的」の場合にのみ有効になります。詳細については、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。

プロパティーの指定

検索基準を定義したら、最大 7 つのプロパティーに基づいてエンティティーを検索できます。すべてのプロパティー値を入力することも、一部だけを入力することもできます。分類されたレコードの場合、現在または初期の分類 (ダウングレード、アップグレード、分類解除の日付またはイベント、または補足的マーキング) に基づいて検索基準を入力できます。また、プロパティー値を空のままにして、他の検索基準に基づいてエンティティーを検索することもできます。

プロパティー・セットを選択するには

  1. 変更」をクリックします。
  2. 「プロパティー基準の設定」領域で、1 つまたは複数のプロパティー名メニューからプロパティーを選択します。
  3. ソートの基準にするプロパティーのラジオ・ボタンをクリックします。
  4. 演算子を選択します。選択できる演算子は、プロパティーによって異なります。
  5. 「変更の承認」 をクリックします。

このページの設定の詳細については、「検索デフォルトの設定」を参照してください。

値を入力して演算子を設定するには

検索に含める演算子ごとに、テキストを入力、メニューまたは別のページから値を選択、またはカレンダーから日付を選択することによって値を指定します。値が存在するプロパティーだけが検索で使用されます。

  1. 各プロパティーの演算子を選択します。メニューから演算子を選択するか、またはデフォルトをそのまま使用します。
  2. 使用するプロパティーの値を入力します。
  3. AND」または「OR」を選択して、2 つのプロパティーの関係を指定します。AND 演算子では、両方の値が True のときに結果が返されます。OR 演算子では、どちらか一方のプロパティー値が True ならば、結果が返されます。

    たとえば、Human Resources という複数値プロパティーがあり、Payroll または Recruitments を検索する場合、次の検索基準を入力します。

    Human Resources = Payroll     OR
    Human Resources = Recruitments

    また、以下のように検索基準を入力することもできます。

    Human Resources = Payroll, Recruitments

注:   DoD 分類データ・モデルの「初期の分類」プロパティーを使用する場合、分類入力フィールドはストリング・フィールドです。「>」(より大きい) または「< or =」(より小か等しい) などの演算子を使用する比較はすべて、入力したテキストに基づきます。このため、Unclassified は Classified より大きいと評価されます (英語のアルファベットで U は 17 番目の文字であり、C は 3 番目の文字であるため)。

コンテンツの指定

レコードを検索する場合、レコード・オブジェクト・ストア内の宣言されたドキュメントの内容、またはレコード・プロパティーのテキスト (ファイリング計画オブジェクト・ストア内のメタデータ) に含まれる単語または語句を指定できます。この検索では、サイト管理者は検索エンジンによるプロパティーの索引付けを構成する必要があります。AND または OR 演算子を使用して、プロパティー検索とコンテンツ検索を組み合わせることができます。

検索モードが「静的」の場合に OR 演算子を使用すると、検索ではプロパティー検索が最初に処理されます。 戻される結果数が「最大結果数」の値以上の場合は、検索が停止して、コンテンツ検索は行われません。このため、検索結果には要求したコンテンツを備えたドキュメントが含まれない場合があります。検索モードの詳細については、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。 検索モードが「動的」の場合、このモードでも最初にコンテンツ検索が処理され、次にプロパティー検索が処理されますが、「動的」モードでは、すべての結果が戻されます。

コンテンツ検索を行うには

  1. 「コンテンツの内容」テキスト・ボックスに、検索に含めるテキストを入力します。
  2. 検索場所」の値に、「メタデータ」(プロパティー内のテキストを検索する場合) または「コンテンツ」(宣言済みのドキュメント内のテキストを検索する場合) を選択します。

    検索時に「コンテンツ」を指定した場合は、検索結果ページに「ランキング」列が含まれます。この列には、検索基準との関連率が示されます。「ランキング」はデフォルトのソート列であり、最初は降順でソートされます。 「ランキング」列は、検索モードが「動的」の場合にのみ有効になります。

  3. 入力したテキストがエンティティーに含まれ、かつ、プロパティーが True でなければならないことを指定するには、演算子を「AND」に設定します。コンテンツまたはプロパティー条件のいずれかが True でなければならない場合は、OR に設定します。

注:

親タイプでフィルター

親エンティティーのタイプとプロパティーに基づいてレコードを検索できます。

親エンティティーを選択するには

  1. 次の親タイプでフィルター」の右側の「選択」をクリックします。
  2. レコードの検索先となる親のタイプを選択します。
  3. 承認」をクリックして検索ページに戻ります。
  4. 演算子と値を入力するか、または「変更」をクリックして他のプロパティーを指定します。

    親エンティティーの検索基準を変更すると、そのエンティティー・タイプの「マイ・サーチ」ページにそれが反映されます。たとえば、レコード・フォルダーを親として選択し、ここで一連のプロパティーを変更した場合、次に直接レコード・フォルダーを検索する場合、それらに対して同じプロパティー値が設定されます。

検索基準を指定したら、「検索」をクリックします。

検索結果

検索モードが「静的」の場合は、「最大結果数」の値によって返される結果数が制限されます。 検索モードが「動的」の場合、返される結果数は「最大結果数」の値に影響されません。 「最大結果数」および検索モードについては、「 検索デフォルトの設定」を参照してください。

検索結果には、検索基準で指定したエンティティーの名前とすべてのプロパティー値が含まれます。「補足的マーキング」などのプロパティーに複数の値が存在する場合、そのカラムに「詳細の表示」リンクが表示されます。このリンクをクリックすると、そのプロパティーのすべての値が表示されます。

検索結果に対して、以下の操作を実行できます。

 サブカテゴリーの「情報の取得」アイコンをクリックした場合、その親カテゴリーへのアクセス権限がないと、IBM InfoSphere Enterprise Records でエラーが発生します。

検索エラー

ファイリング計画階層に大量のレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコードが含まれている場合、タイムアウト・エラーなどのエラーになる場合があります。これらのエラーを解消するために変更できる設定については、『P8 Troubleshooting Guide』の「IBM InfoSphere Enterprise Records」セクションを参照してください。