「エントリー・テンプレートの関連付け」アクションを使用して、1 つまたは複数のエントリー・テンプレートを特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準的なウィザードの代わりにそのエントリー・テンプレートが自動的に使用されます。フォルダーに複数のエントリー・テンプレートが関連付けられている場合、ユーザーは使用するエントリー・テンプレートを選択できます。エントリー・テンプレートの表示順序を指定できます。フォルダーに関連付けられたエントリー・テンプレートに対してユーザーがアクセス権限を持たない場合は、そのエントリー・テンプレートは表示されません。
エントリー・テンプレートは、明示的にフォルダーに関連付けるか、または親フォルダーまたはオブジェクト・ストアから関連付けを継承させることができます。明示的な関連付けまたは継承された関連付けが存在しない場合は、標準のウィザードを使用します。
エントリー・テンプレートを 1 つまたは複数のファイル・タイプ・カテゴリーに関連付けると、特定のタイプのドキュメントを追加する場合のみにそのエントリー・テンプレートを使用するようにすることができます。「ファイル・タイプ・カテゴリー」サイト設定を使用して、MIME タイプのリストを含むファイル・タイプ・カテゴリーを作成します。それぞれの MIME タイプはドキュメント・タイプに対応します。
次のセクションでは、ファイル・タイプ・カテゴリーを指定した場合に、どのように Workplace XT で適当なエントリー・テンプレートが決定されるかを説明します。これは、単一のドキュメントを追加するか、またはドラッグ・メソッドを使用して複数のドキュメントを追加するかによって異なります。
単一のドキュメントを追加する場合に、次のプロセスによって、フォルダーに関連付けられたエントリー・テンプレートを決定して適用します。
ユーザーが以下のドキュメントを追加すると想定します。 | フォルダーには、3 つのエントリー・テンプレートが関連付けられています。エントリー・テンプレートを次の形式で下記に示します。 エントリー・テンプレート名: ファイル・タイプ・カテゴリー (MIME タイプによって参照される拡張子) |
結果の説明 |
---|---|---|
example.doc | ET1: office (.doc, .xls) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: |
ET1 を使用してドキュメントが追加されます。 ET1 は、.doc 拡張子のドキュメントと関連付けられている唯一のエントリー・テンプレートです。 |
example.doc | ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: ET6: |
ユーザーは以下のいずれかのエントリー・テンプレートを選択できます。 ET5 ET6 ファイル・タイプ・カテゴリー関連付け (ET3 and ET4) を持つエントリー・テンプレートは、.doc 拡張子のドキュメントに関連付けられていないため、Workplace XT によってファイル・タイプ・カテゴリーのないエントリー・テンプレートが検索され、ET5 および ET6 が見つけられます。 |
example.doc | ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: |
ユーザーは以下のいずれかのエントリー・テンプレートを選択できます。 ET1 ET2 ET1 および ET2 は、両方とも .doc 拡張子のドキュメントと関連付けられています。エントリー・テンプレートにはファイル・タイプ・カテゴリーが指定されていませんが、ET5 はこのドキュメントに対して使用できません。その理由は、ドキュメントが既に ET1 および ET2 に一致しているからです。 |
example.doc | ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) |
このフォルダーにドキュメントを追加できません。フォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていますが、このドキュメント・タイプが指定されていないためです。 |
example.doc | このフォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていないため、ドキュメントは標準のドキュメントの追加ウィザードによって追加されます。 | |
例 | ET1: office (.doc, .xls) ET5: ET7: コンテンツなし () |
ET7 を使用してドキュメントが追加されます。 ET7 は、コンテンツのないドキュメント (すなわち MIME タイプがないドキュメント) に関連付けられた唯一のエントリー・テンプレートです。 |
例 | ET1: office (.doc, .xls) ET5: |
ET5 を使用してドキュメントが追加されます。 ファイル・タイプ・カテゴリー関連付け (ET1) を持つエントリー・テンプレートは、MIME タイプがないドキュメントに関連付けられていないため、Workplace XT によってファイル・タイプ・カテゴリーのないエントリー・テンプレートが検索され、ET5 が見つけられます。 |
ユーザーが複数のドキュメントを一度に追加すると、そこにはいくつかのドキュメント・タイプが含まれる場合があります。この場合、あるドキュメント・タイプに適用されるエントリー・テンプレートは、他のドキュメント・タイプには適用されない場合があります。追加するドキュメントのタイプのすべてに適用する 1 つまたは複数のエントリー・テンプレートが Workplace XT によって識別されない場合、ユーザーはドキュメントを選択し直してはじめからやり直す必要があります。
ただし、1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーに一度に複数のドキュメントを追加する場合、Workplace XT は、ドキュメントをファイル・タイプ・カテゴリー別にグループ化します。ドキュメントのプロパティーの割り当ておよび更新の前に、ファイル・タイプ・カテゴリー・グループまたはそのグループ内のドキュメントを除去できます。それらのドキュメントは追加されません。
一度に複数のドキュメントを追加する場合、ワークフローを起動するエントリー・テンプレートは使用できません。ワークフローを起動するエントリー・テンプレートをユーザーが選択すると、エラーが発生します。ユーザーは、他のエントリー・テンプレートを選択するか、一度に 1 つのドキュメントを追加する必要があります。
複数のドキュメントが追加された場合に、次のプロセスによって、フォルダーに関連付けられたエントリー・テンプレートを決定して適用します。
ユーザーが以下のドキュメントを追加すると想定します。 | フォルダーには、3 つのエントリー・テンプレートが関連付けられています。エントリー・テンプレートを次の形式で下記に示します。 エントリー・テンプレート名: ファイル・タイプ・カテゴリー (MIME タイプによって参照される拡張子) |
ユーザーは以下の結果を得ます。 |
---|---|---|
example.doc example.xls |
ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: |
ET1 を使用してドキュメントが追加されます。 |
example.jpg example.pdf |
ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET5: |
ET5 を使用してドキュメントが追加されます。 |
example.doc example.xls |
ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) |
このフォルダーにドキュメントを追加できません。フォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていますが、これらのドキュメント・タイプが指定されていないためです。 |
example.doc example.xls example.jpg |
ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET5: |
追加するドキュメントのすべてのタイプに一致するファイル・タイプ仕様を含む単一のエントリー・テンプレートが存在しないため、ドキュメントは追加されません。 追加する 1 つまたは複数のドキュメントがエントリー・テンプレートの 1 つまたは複数のファイル・タイプ仕様に一致するため ET5 は使用できません。 |
フォルダーに対するエントリー・テンプレートの関連付けは、ドキュメントを追加する場合のみに適用され、ドキュメントを変更する場合には適用されません。エントリー・テンプレートをドキュメントの今後のチェックインでも使用するように指定すると、追加したドキュメントを後で他のフォルダーに移動した場合でも、エントリー・テンプレートとドキュメントの関連付けは維持されます。標準ウィザードでドキュメントを追加した場合、ドキュメントのフォルダーがエントリー・テンプレートと関連付けられている場合でも、後続のチェックインではエントリー・テンプレートは使用されません。
エントリー・テンプレートをフォルダーに関連付けるには、Application Engine 管理者 アクセス・ロールのメンバーであり、「設定」アクションへのアクセスが必要です。また、「ページ表示のオーサリング」サイト設定を「Workplace XT と Workplace」に設定する必要があります。サイト設定の詳細については、「一般設定 (オーサー)」を参照してください。
エントリー・テンプレートをフォルダーに関連付けるには
コンテンツのないドキュメントでエントリー・テンプレートを使用する場合、定義された MIME タイプのないファイル・タイプ・カテゴリーを持つエントリー・テンプレートにフォルダーを関連付けます。(通常、コンテンツを含まないドキュメントとは、電子的に格納できないがプロパティーの集合として表示され追跡できる外部アイテムを表します。)
Web アドレスなどの外部ファイルでエントリー・テンプレートを使用する場合、外部ファイルの MIME タイプを含むファイル・タイプ・カテゴリーを持つエントリー・テンプレートにフォルダーを関連付けます。詳細については、「ファイル・タイプ・カテゴリー サイト設定」を参照してください。
ヒント:利用可能なエントリー・テンプレートのリストからエントリー・テンプレートを追加する場合を除き、継承エントリー・テンプレートを削除できません。継承エントリー・テンプレートの代わりに標準ウィザードを使用する場合、標準ウィザードのように動作するエントリー・テンプレートを作成することができます。