Los documentos se gestionan en un almacén de objetos por medio de acciones que le ayudan a organizar los documentos. Puede archivar documentos en carpetas, mover documentos a carpetas diferentes o suprimir documentos. También puede guardar cambios menores en un documento sin incorporar el documento en un almacén de objetos.
Puede archivar uno o varios documentos, búsquedas, objetos personalizados o formularios en varias carpetas. El elemento no se duplica en cada carpeta sino que cada carpeta contiene una referencia al mismo elemento. El elemento puede editarse desde todas las ubicaciones si el usuario tiene derechos de acceso al mismo. Cuando se archivan documentos en aplicaciones integradas Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, los documentos se copian en una ubicación y se pegan en otra ubicación.
También puede desarchivar elementos de una carpeta específica. Cuando desarchiva un elemento, lo está sacando de su carpeta actual. Cuando desarchiva el elemento de todas sus carpetas, el elemento permanece en el almacén de objetos. Sin embargo, la única manera de encontrar el elemento es buscándolo. Si el elemento no está archivado en al menos una carpeta, no podrá navegar hasta el elemento.
Para archivar un elemento en una carpeta nueva | Para desarchivar un elemento de una carpeta |
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Puede mover un documento, plantilla de búsqueda, formulario u objeto personalizado de una carpeta a otra del mismo almacén de objetos. Cuando se mueven documentos en aplicaciones integradas Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office, los documentos se cortan en una ubicación y se pegan en otra ubicación.
Para mover un elemento
PRECAUCIÓN Si elimina un elemento, como un documento, se eliminará completamente de un almacén de elementos. No puede deshacer esta acción y el administrador no podrá recuperar el elemento borrado.
Para eliminar un elemento
Mientras tiene un documento extraído, puede querer guardar cambios menores sin volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Si guarda el documento se almacenan los cambios, pero el documento sigue extraído.
La acción Guardar contenido también se utiliza para crear y actualizar un documento con múltiples elementos de contenido. Si desea obtener más información acerca de los documentos multicontenido, consulte Administrar documentos multicontenido.
NOTA Asegúrese de registrar el documento después de completar los cambios. Si cancela la extracción en lugar de registrar el documento, éste volverá a la versión anterior y se omitirán todos los cambios guardados.
Para guardar un documento
Guardar un documento en Workplace y dentro de una aplicación integrada de Microsoft® Office requiere realizar diferentes pasos. Desplácese hasta el documento extraído que desea guardar y consulte la siguiente sección, más adelante, para obtener instrucciones.
Workplace y Application Integration | Aplicaciones Office 2007 utilizando Integration for Microsoft Office |
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En una aplicación integrada de Office, busque la ficha
ECM de IBM y realice una de las siguientes acciones:
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