Nesne deposundaki bir belgede değişiklik yapılırken, belge öncelikle Dışarı Al işlemi kullanılarak dışarı alınır. Değişikliklerinizi tamamladıktan sonra, belgeyi bir nesne deposuna geri verebilirsiniz. Bir belgeyi geri verdiğinizde, belge sürüm bilgileri güncellenir ve belge, dışarı alınmak üzere kullanılabilir duruma gelir. Diğer kullanıcılar bir belgenin kopyasını, dışarı alınmış olsun ya da olmasın, her zaman görüntüleyebilir ve aşağı yükleyebilir.
File Tracker uygulaması kuruluysa, bir belgeyi nesne deposundan dışarı aldıktan sonra, yerel iş istasyonunuzda izler. Daha sonra, dışarı alma işlemini iptal etmek, saklamak ya da geri vermek istemeniz durumunda, belgeyi kolayca bulabilirsiniz. Başka bir yararlı özellik de bir geri verme yordamını tamamladıktan ya da bir dışarı alma yordamını iptal ettikten sonra, yerel iş istasyonunuzdan belgenin yerel kopyasının otomatik olarak silinebilmesidir. Silme yeteneği site denetimciniz tarafından belirlenir.
Belgeyi aşağıdaki yollarla değiştirirsiniz:
Bir belgeyi dışarı alma işlemi, yeni bir sürümü geri verilinceye kadar belgenin açılmasını ve nesne deposunda kilitlenmesini sağlar. Nesne deposuna ilişkin site tercihlerine bağlı olarak, belge işbirliğine dayalı ya da özel kipte dışarı alınır. İşbirliğine dayalı dışarı alma, gerekli izinle bir belgeyi (belge, o anda başka bir kişi için dışarı alınmış olsa dahi) geri verebileceğiniz anlamına gelir. Özel dışarı alma, belgenin belirli bir kullanıcı tarafından dışarı alındığı ve yalnızca bu kullanıcının belgeyi geri verebileceği anlamına gelir.
Bir belgeyi dışarı almak için
NOT Menüde Dışarı Al seçeneği görünmüyorsa, seçtiğiniz bir ya da daha fazla belge dışarı alınamıyordur. Farklı bir belge kümesini yeniden seçin.
NOT Dışarı almakta olduğunuz belgenin saklanacağı yeri seçmeden Kapat düğmesini tıklatırsanız, belge dışarı alınır; ancak, File Tracker tarafından aşağı yüklenmez ve izlenmez.
Bir belgeyi bir Office uygulamasından dışarı almak için
Bir belgenin içeriğini değiştirmek için belgeyi nesne deposundan dışarı alın. Belge dışarı alındığında, aşağıdaki işlemlerden birini gerçekleştirebilirsiniz:
NOT Dışarı alma işlemini iptal etmek için Farklı Sakla iletişim kutusunda İptal düğmesini tıklatırsanız, belge bundan sonra dışarı alınmış durumunda yer almaz. Dışarı alma işlemini iptal etmeniz gerekir. Farklı Sakla iletişim kutusu yalnızca site denetimciniz, Farklı Saklayı Göster tercih seçeneğini Evet değerine ayarlamışsa görüntülenir. Bu ayarla ilgili ek bilgi için site denetimcinizle görüşün.
Şu anda sizin için dışarı alınmış belgeleri görüntülemek için bir dışarı alma listesi kullanın. Yalnızca kullanmakta olduğunuz Office uygulamasıyla ilişkili ve sizin tarafınızdan dışarı alınmış olan belgeler listede görüntülenir. Örneğin, Word kullanıyorsanız, listede yalnızca Word belgeleri görüntülenir.
Liste, bir belgeyi geri verme ya da saklama gibi, yerel belgeniz ile nesne deposundaki karşılık gelen belgesi arasında bir ilişkinin bulunmasını gerektiren bir yordamı gerçekleştirdiğinizde, dosya izlemeyi oluşturmak için de kullanılır. İzleme özelliği sağlanmazsa, dosya izlemeyi oluşturmak için listeyi kullanmak isteyip istemediğiniz sorulur. Örneğin, bir belgeyi dışarı alırsınız ve bir Office uygulamasından, belgeyi şimdi geri verirsiniz. Bu seçeneği belirlerseniz, listede sizin için dışarı alınmış belgelerin bir listesi sağlanır ve yerel belgenizi, dışarı alınmış bu belgelerden biriyle ilişkilendirebilirsiniz.
Bir Office uygulamasından dışarı alınan belgelerin bir listesine erişmek için
Uygulamanıza bağlı olarak aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin.
Application Integration BCS |
Application Integration |
---|---|
|
|
Bir belgeyi geri verdiğinizde, belge sürüm bilgileri güncellenir ve belge, diğerleri tarafından dışarı alınmak üzere kullanılabilir duruma gelir. Diğer kullanıcılar bir belgenin kopyasını, dışarı alınmış olsun ya da olmasın, her zaman görüntüleyebilir ve aşağı yükleyebilir. Belge sürümleriyle ilgili ek bilgi için Belge sürümlerini yönetme başlıklı konuya bakın.
Bir belgeyi Workplace olanağından ya da tümleşik bir uygulamadan geri vermek için Geri Verme sihirbazını ve Hızlı Geri Verme yordamını kullanabilirsiniz. İki yordam arasındaki fark, Hızlı Geri Verme'nin belge sınıfını, özelliklerini ya da güvenliğini değiştirmeden bir belgeyi geri vermek için hızlı bir yöntem sağlamasıdır.
Geri Verme sihirbazının adımları, belgenin geri verilme ve denetimcinizin Workplace'i uyarlama şekline bağlı olarak değişebilir. Belge bir giriş şablonu ile yaratılmışsa, şablonda belgenin en son giriş şablonu sürümü kullanılarak geri verilmesi gerektiği belirlenebilir. Giriş şablonları genellikle daha basit bir arabirim sağladığından, bir giriş şablonu olmadan yaratılan belgeleri geri verirken daha az adım görebilirsiniz.
Geri Verme sihirbazını başlatmak için
Ek bilgi için aşağıdaki Geri Verme sihirbazı adımlarından birini tıklatın. Bu adımların tümünü görmeyebilirsiniz.
Özellikleri Ayarla sayfasında varsayılan (temel) nesne sınıfı görüntülenir ve söz konusu sınıfa atanan özellikler gösterilir. Sistem denetimciniz tarafından yaratılan bir alt sınıfı seçebilirsiniz.
Nesne sınıfını değiştirmek için
Sayfanın tepesindeki Sınıfı Değiştir bağlantısını tıklatın ve bir sınıf seçin.
Özellikleri ayarlamak için
Güvenlik, Workplace'teki belgelerinizi korur. Nesneleri görüntülemek ya da nesnelerle çalışmak için kullanıcılara ve gruplara verilen izni denetler. Bir belgeyi geri verdiğinizde, güvenliği değiştirebilirsiniz.
Güvenlik ilkesi atamak için
Güvenliği ayarlamak ya da değiştirmek için
Belge içeriğinizin kaynağı olan dosyayı seçerek belgenizi geri verme işlemini tamamlayın.
NOT Bir Office uygulamasındaki bir belgeyi geri veriyorsanız, bir dosya seçmenize gerek yoktur. Belgeniz önceden açılmış ve seçilmiştir. Belgenizin dışarı alındığı yer de Dışarı Alma Listesi tarafından izlenmektedir.
File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa ve geri vermekte olduğunuz belgenin yerel kopyasının belge geri verildikten sonra iş istasyonunuzdan silinmesini isterseniz, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini belirleyin. Bu seçeneğe ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın.
Workplace oturum açma bilgileriniz bir IS hesabıyla eşleşmezse, IS hesap bilgilerinizle oturum açmanız istenir. Bu bilgiler, yürürlükteki tarayıcı oturumunuzla Workplace'te oturum açtığınız sürece IS ile sonraki etkileşimleriniz için saklanır.
Hızlı Geri Ver işlemi belge sınıfını, özelliklerini ya da güvenliğini değiştirmeden bir belgeyi geri vermek için hızlı bir yöntem sağlar. Görüntülenen tek sihirbaz sayfası, belgenin yeni sürümünü bulmanız için görüntülenen Dosya Seç sayfasıdır. Hızlı Geri Verme, site denetimciniz tarafından tanımlandığı şekliyle "Ana sürüm olarak geri ver" (Özellikler sayfası) varsayılan ayarını kullanır.
Bir belgeyi dışarı alma işleminde kullanılan bilgilerle geri vermek için
File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini tıklatın. Bu seçeneği, geri vermekte olduğunuz belgenin yerel kopyasının, geri verme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız belirleyin. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın. Bu seçeneğe ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.
NOT
Workplace oturum açma bilgileriniz bir IS hesabıyla eşleşmezse, IS hesap bilgilerinizle oturum açmanız istenir. Bu bilgiler, yürürlükteki tarayıcı oturumunuzla Workplace'te oturum açtığınız sürece IS ile sonraki etkileşimleriniz için saklanır.
Bir belgeyi bir Office uygulamasından geri vermek için
Belgeyi değiştirdikten sonra, FileNet P8 menüsünden Belgeyi Geri Ver seçeneğini tıklatın.
Bir belgeyi, diğer kullanıcıların dışarı alması amacıyla kullanılabilir duruma getirmek için belgenin dışarı alma işlemini iptal edebilirsiniz. Örneğin, bir belgede değişiklikler yapmak için belgeyi dışarı almış ve daha sonra, değişikliklerin gerekli olmadığına karar vermiş olabilirsiniz. Dışarı alma işlemini iptal ettiğinizde, belge dışarı alınmadan önceki sürüm durumuna ve sürüm numarasına döner. Belge sürümleriyle ilgili ek bilgi için Belge Sürümlerini Yönetme başlıklı konuya bakın.
NOTLAR
Dışarı alma işlemini Workplace'teki Yazar sayfasından iptal etmek için
Söz konusu nesne deposundan sizin için dışarı alınan tüm belgelerin bir listesi görüntülenir. Farklı bir nesne deposu seçmek için Yol'daki Nesne Depoları'nı tıklatabilirsiniz.
File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa, Geri Vermeyi İptal Et sayfası gösterilir. Bir nesne deposundan dışarı aldığınız ve daha sonra, iş istasyonunuza aşağı yüklediğiniz belgenin yerel kopyası görüntülenir. İptal etmek istediğiniz belge dışarı alma işlemine karşılık gelen dosyayı belirtmek için Göz At düğmesini tıklatın. Belge önceden izlenmiş, ancak artık kullanılabilir durumda değilse, belgeyi bulmak için Göz At düğmesini kullanın.
Buna ek olarak, iptal etmekte olduğunuz belge dışarı alma işleminin yerel kopyasının, iptal etme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini tıklatın. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın.
NOT Dosya açıkken ve yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra silinen bir dosyayı içeren örneklerle karşılaşabilirsiniz.
Yerel Dosyayı Sil seçeneğine ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.
Bir dışarı alma işlemini Göz At ya da Ara işlevinden iptal etmek için
File Tracker uygulaması kullanılabiliyorsa, Geri Vermeyi İptal Et sayfası gösterilir. Bir nesne deposundan dışarı aldığınız ve daha sonra, iş istasyonunuza aşağı yüklediğiniz belgenin yerel kopyası görüntülenir. İptal etmek istediğiniz belge dışarı alma işlemine karşılık gelen dosyayı belirtmek için Göz At düğmesini tıklatın. Belge önceden izlenmiş, ancak artık kullanılabilir durumda değilse, belgeyi bulmak için Göz At düğmesini kullanın.
Buna ek olarak, iptal etmekte olduğunuz belge dışarı alma işleminin yerel kopyasının, iptal etme yordamı tamamlandıktan sonra iş istasyonunuzdan silinmesini istiyorsanız, Yerel Dosyayı Sil seçeneğini tıklatın. Silme işlemi tamamlanmadan önce yerel kopyayı kapatın.
NOT Dosya açıkken ve yerel dosyanın silinmesini istediğinizi belirttikten sonra silinen bir dosyayı içeren örneklerle karşılaşabilirsiniz.
Yerel Dosyayı Sil seçeneğine ilişkin varsayılan ayarı geçersiz kılıp kılamayacağınızı site denetimciniz saptar.
Bir Office uygulamasından gerçekleştirilen dışarı alma işlemini iptal etmek için