다중 컨텐츠 문서 관리

다중 컨텐츠 문서에 할당되는 문서 ID는 하나지만 이 문서는 두 개 이상의 전자 파일로 구성됩니다. 예를 들어, 워드 프로세싱 문서와 스프레드시트 문서가 모두 포함된 제안서를 만들 수 있습니다. 추적 및 보존 목적을 위해 이 문서가 두 개의 파일로 구성되었더라도, 이 문서에 대해 동일한 이름, 동일한 속성 및 동일한 위치를 사용하기를 원합니다. 다중 컨텐츠 문서를 사용하여 파일을 그룹화하여 이를 수행할 수 있습니다. 다중 컨텐츠 문서로 작업할 때 사용자는 보안 액세스 권한에 따라 모든 파일에 대한 액세스 권한을 가집니다.

필요에 따라 컨텐츠 요소를 추가 및 제거할 수 있으며, 문서의 각 버전은 컨텐츠 요소로 각각 다른 파일을 가질 수 있습니다. 즉, 컨텐츠 요소 파일은 문서의 특정 버전과 연관됩니다. 컨텐츠 요소를 추가 또는 제거하려면 문서를 체크아웃해야 합니다. 다중 컨텐츠 문서를 체크아웃할 때 문서의 새 버전에 대한 예약 객체가 작성됩니다. 이 예약 객체에는 다중 컨텐츠 정보가 들어 있지 않습니다. 즉, 다중 컨텐츠 요소는 한 버전에서 다음 버전으로 자동으로 전달되지 않습니다. 문서의 새 버전을 체크인할 때 수동으로 각 컨텐츠 문서를 새 문서 버전에 추가해야 합니다.

사이트 관리자가 다중 컨텐츠 문서의 컨텐츠를 볼 수 있는 사용자와 컨텐츠 요소를 저장하고 문서에서 제거할 수 있는 사용자를 지정합니다. 적절한 액세스 권한을 가지고 있지 않으면 문서에 포함된 첫 번째 요소만 볼 수 있습니다. 즉, 문서에 다른 요소가 들어 있음을 알지 못합니다.

다중 컨텐츠 문서 작성

  1. 추가 마법사 또는 입력 템플릿을 사용하여 첫 번째 문서 요소를 추가합니다.
  2. 문서를 체크아웃합니다.
  3. 컨텐츠 저장 동작을 사용하여 문서의 첫 번째 요소를 저장합니다.
    1. 문서로 이동하고 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
      • Workplace에서 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 컨텐츠 저장을 클릭합니다.
      • Workplace XT에서는 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 추가 동작 > 컨텐츠 저장을 클릭합니다.
    2. 찾아보기를 클릭하여 첫 번째 요소에 대한 파일을 찾습니다.
    3. 이 첫 번째 파일을 승인하면 해당 파일이 첫 번째 컨텐츠 요소가 됩니다.
  4. 컨텐츠 저장 동작을 사용하여 그 다음 컨텐츠 요소를 추가합니다.
    1. 문서로 이동하고 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
      • Workplace에서 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 컨텐츠 저장을 클릭합니다.
      • Workplace XT에서는 문서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 추가 동작 > 컨텐츠 저장을 클릭합니다. .
    2. 새 보조 파일로 저장 옵션이 선택되었는지 확인합니다.

      설명 또한 필요한 경우 목록에서 파일을 선택하여 특정 컨텐츠 요소를 다른 파일로 바꿀 수 있습니다.

    3. 찾아보기를 클릭하여 파일을 찾습니다.
    4. 이 두 번째 파일을 승인하면 해당 파일이 두 번째 컨텐츠 요소가 됩니다.
  5. 필요에 따라 4단계를 반복하여 다른 파일을 추가 요소로 추가합니다.
  6. 파일을 체크인합니다.

     파일을 체크인하는 대신 체크아웃을 취소하면 마지막 체크인 이후 저장된 모든 컨텐츠가 지워집니다.

  7. 파일 선택 단계에서 '저장된 컨텐츠' 라디오 단추가 선택되었는지 확인하고 마침을 클릭합니다.

기존 컨텐츠 요소 삭제

  1. 문서가 이미 체크아웃되어 있어야 하며, 문서에 컨텐츠 요소가 2개 이상 들어 있어야 합니다. 즉, 컨텐츠 저장 동작을 사용하여 최소 2개의 컨텐츠 요소를 문서에 추가했지만 아직 문서를 체크인하지는 않았습니다.
  2. 다중 컨텐츠 요소가 들어 있는 문서로 이동하고 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
  3. 문서에서 삭제할 모든 파일 이름을 선택합니다.

다중 컨텐츠 요소 문서 다운로드

 둘 이상의 다중 컨텐츠 문서를 선택하면 각 다중 컨텐츠 문서의 첫 번째 요소만 다운로드됩니다.

  1. 기존 다중 컨텐츠 문서를 찾은 후 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 컨텍스트 메뉴를 열거나 문서의 정보 페이지를 엽니다.
  2. 다운로드를 클릭합니다. 컨텐츠 다운로드 페이지가 열립니다.
  3. 다운로드할 모든 파일 이름을 선택합니다. 모든 객체를 선택하려면 첫 번째(열 머리글) 행의 확인란을 선택합니다.
  4. 승인을 클릭합니다. 둘 이상의 파일을 선택한 경우 첫 번째 파일의 이름을 딴 압축 파일이 로컬 컴퓨터에 다운로드됩니다.

다중 컨텐츠 파일 보기

모든 컨텐츠 요소가 이미지인 경우 Image Viewer에서 다중 컨테츠 파일을 완벽하게 볼 수 있습니다. 그러나 이미지 요소와 이미지가 아닌 요소가 혼합된 다중 컨텐츠 파일로 작업할 경우 다음 동작을 알아둡니다.

컨텐츠 저장

문서를 체크아웃한 상태에서 문서를 다시 객체 저장소에 체크인하지 않고 경미한 변경사항을 저장하려고 할 수 있습니다. 문서를 저장할 때 변경사항은 저장되지만 문서는 그대로 체크아웃된 상태로 유지되고 문서의 버전 상태와 속성은 변경되지 않습니다.

컨텐츠 저장 동작은 다중 컨텐츠 객체로 문서를 작성하고 업데이트하는 데에도 사용됩니다. 즉, 하나의 문서가 여러 가지 다양한 전자 파일로 구성될 수 있습니다.

 

문서 저장

  1. 저장할 체크아웃된 문서를 찾아서 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
  2. 컨텐츠 저장 페이지에서 찾아보기를 클릭하여 저장할 로컬 파일을 찾습니다.

    File Tracker를 사용할 수 있을 때 저장 절차가 완료되고 나서 저장 중인 문서의 로컬 사본을 워크스테이션에서 삭제할 경우 로컬 파일 삭제를 클릭할 수 있습니다. 저장 절차를 완료하기 전에 로컬 사본을 닫습니다. 사이트 관리자는 사용자가 이 옵션의 기본 설정을 재지정할 수 있는지 여부를 결정합니다.

     파일이 열려 있는 동안 그리고 로컬 파일을 삭제하기로 지정한 후 파일이 삭제된 일부 인스턴스가 나타날 수 있습니다.

  3. 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.
  4. 변경사항을 승인합니다.

컨텐츠 삭제

컨텐츠 삭제 동작은 전체 문서를 삭제하지 않고 다중 컨텐츠 문서에서 하나 이상의 컨텐츠 요소를 삭제합니다.

문서

선택한 문서의 이름을 나열합니다.

기본 파일

문서의 첫 번째 컨텐츠 요소인 파일 이름을 나열합니다. 이 파일 이름 옆에 있는 확인란을 선택하여 해당 컨텐츠를 삭제합니다. 기본 파일을 삭제할 때 목록에 있는 첫 번째 보조 파일이 새 기본 파일이 됩니다.

보조 파일

문서의 추가적인 컨텐츠 요소인 파일 이름을 나열합니다. 하나 이상의 컨텐츠 요소를 삭제하려면 원하는 파일 이름 옆에 있는 확인란을 선택합니다.