프로파일 사이트 환경설정은 메시지, 달력 항목과 같은 Microsoft® Outlook 항목이 Outlook에서 객체 저장소로 추가되는 프로세스를 결정합니다. 새 프로파일을 추가하거나 기존 프로파일을 수정할 수 있습니다. 다음 제목은 설정을 나타냅니다.
프로파일 이름 및 프로파일 설명 필드를 사용하여 프로파일의 레이블을 지정합니다. 기존 프로파일을 편집할 경우 이 필드에 업데이트된 정보를 입력합니다. 이 필드에서 지정한 프로파일 이름은 사용자가 Outlook에서 전자우편 항목을 추가할 때 프로파일 목록에 나타납니다.
액세스 역할 선택을 클릭하여 작성하거나 편집 중인 프로파일에 대한 액세스 권한을 부여할 사용자 그룹을 지정합니다.
각 옵션의 옆에서 추가 프로세스 중에 해당 옵션을 수정할 수 있는지 여부를 지정합니다. 사용자가 전자우편 메시지를 추가하는 동안 프로파일을 선택하면 지정된 전자우편 메시지 옵션이 프로파일에 나타납니다. 사용자가 설정을 수정할 수 있는지 여부를 결정하는 옵션은 편집 가능, 읽기 전용, 숨기기의 세 가지가 있습니다.
Outlook 항목을 .msg(전자우편 형식), .txt(텍스트 형식) 또는 두 형식 모두로 추가할 수 있습니다. 프로파일에서 전자우편 메시지를 추가할 파일 형식을 지정합니다. 전자우편 메시지를 .msg 및 .txt 파일 모두로 추가하도록 지정하려면 전자우편을 .msg 파일로 추가 및 전자우편을 .txt 파일로 추가 옵션 옆에 있는 예를 선택합니다.
.msg 및 .txt 파일을 추가할 때 사용할 입력 템플릿을 할당하여 사용자의 작업을 간소화하도록 선택할 수 있습니다. .msg 또는 .txt 파일이 객체 저장소에 추가되면 받는 사람 및 제목과 같은 특정 전자우편 정보가 전자우편에서 클래스 속성으로 자동 매핑됩니다.
입력 템플릿을 선택하면 입력 템플릿의 이름이 프로파일에 표시됩니다.
.msg 또는 .txt 파일이 객체 저장소에 추가되면 보낸 사람, 받는 사람, 참조와 같은 특정 전자우편 정보가 전자우편 클래스 또는 서브클래스 속성에 표시 이름 대신 전체 전자우편 주소와 함께 표시될 수 있습니다. 전자우편 주소가 표시되는 형식은 SMTP 주소에 의해 결정됩니다. 예를 들어, 보낸 사람 속성 필드에 표시되는 전체 전자우편 주소는 JaneD@ibm.com 또는 Doe, Jane[jdoe@ibm.com]일 수 있습니다.입력 템플릿을 선택하지 않거나 제거를 클릭하여 템플릿을 삭제하는 경우 문서 추가 마법사가 기본적으로 사용됩니다.
주 사용자가 한 번에 여러 Outlook 항목(.msg 또는 .txt 파일 및 첨부항목)을 추가할 경우 프로파일 옵션에 입력 템플릿을 지정하는 것이 좋습니다. 입력 템플릿을 지정하지 않은 경우 사용자는 추가되는 각 .msg 파일, .txt 파일 또는 첨부항목에 대해 문서 추가 마법사를 사용해야 합니다. 입력 템플릿은 추가 프로세스의 속도를 높여줍니다.
전자우편 옵션의 설정이 읽기 전용인지 편집 가능인지에 관계없이 사용자는 지정된 입력 템플릿을 변경할 수 없습니다. 사용자는 입력 템플릿을 사용하여 여러 문서를 추가할 때 추가 프로세스를 완료해야 합니다. 사용자가 문서를 모두 추가하기 전에 프로세스를 취소하면 전체 프로세스가 취소됩니다.
항목이 객체 저장소에 추가되면 Outlook 항목의 사본을 삭제된 항목 폴더로 이동하려면 예를 선택합니다.
주 숨기기를 선택하는 경우 사용자에게 이 옵션에 대해 알립니다. 사용자는 Outlook 항목이 삭제된 항목 폴더로 이동되는 사실을 모릅니다.
추가할 메시지를 연결할지 여부를 지정합니다. 아니오, 예 또는 예, 계단식 삭제를 선택합니다.
링크는 문서를 구성합니다. 링크를 사용하여 특정 유형의 객체를 다른 유형의 객체에 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 첨부항목을 .msg 파일 형식의 Outlook 항목에 연결할 수 있습니다. 특정 회의에 관련된 다양한 전자우편 및 추가 첨부항목이 있는 경우 이러한 항목을 연결하여 해당 회의에 대한 모든 문서를 함께 보관할 수 있습니다.
첨부항목은 .msg 또는 .txt 파일 형식의 전자우편 메시지에만 연결할 수 있습니다. 추가 및 연결할 모든 Outlook 항목은 또한 동일한 객체 저장소에 있어야 합니다.
계단식 삭제에서는 다른 전자우편 항목이 연결되어 있는 문서가 삭제될 경우 링크 객체와 문서에 연결된 모든 파일이 함께 삭제됩니다.
주 숨기기를 선택할 경우 이 옵션에 대해 선택한 항목을 기반으로 작성 또는 삭제한 링크가 표시될 수 있다고 사용자에게 알립니다.
Outlook 항목에 서로 다른 파일 형식을 가진 여러 개의 첨부항목이 포함되어 있는 경우가 종종 있으므로 전체 전자우편 메시지를 단일 단위로 추가하거나 각 첨부항목을 별도로 추가할 수 있습니다. 이 섹션에서는 첨부항목을 객체 저장소에 독립적인 객체로 추가하는 옵션에 대해 설명합니다.
추가 프로세스 중에 전자우편 메시지에 포함된 첨부항목을 추가하려면 예를 선택합니다.
첨부항목을 추가할 때 사용할 입력 템플릿을 선택할 수도 있습니다. 입력 템플릿을 선택하면 입력 템플릿의 이름이 표시됩니다. Outlook 항목별로 여러 첨부항목을 추가할 경우 이 옵션에 입력 템플릿을 할당하는 것이 좋습니다.
입력 템플릿을 선택하지 않거나 제거를 클릭하여 템플릿을 사용하지 못하게 할 경우 문서 추가 마법사가 기본적으로 사용됩니다.
전자우편 클래스 또는 서브클래스를 사용하여 첨부항목을 추가할지 여부를 지정합니다.
문서를 추가할 때 클래스 선택을 전자우편 클래스 또는 서브클래스로 제한하려면 예를 선택합니다. 첨부항목이 객체 저장소에 추가될 때 첨부항목이 포함된 전자우편 메시지의 속성 정보가 전자우편 클래스 또는 서브클래스에 정의된 해당 속성에 표시됩니다.
Outlook 항목과 첨부항목 사이에 링크를 작성하도록 지정한 경우 이 옵션을 예로 설정해야 합니다.
첨부항목을 추가할 때 사용되는 클래스를 제한하지 않으려면 아니오를 선택합니다.
주 숨기기를 선택하는 경우 사용자는 설정을 볼 수 없으므로 이 클래스가 추가하려는 첨부항목에 지정된다는 것을 모릅니다. 또한 첨부항목 추가 옵션이 숨기기로 설정되어 있는 경우 이 옵션은 사용자의 액세스 권한에 상관없이 숨기기로 자동으로 설정됩니다.
이 옵션은 Records Manager에 대해 구성된 시스템에서만 사용할 수 있습니다.
단일 레코드로 선언 옵션을 사용하여 전체 전자우편 메시지와 첨부항목을 단일 레코드로 선언하려면 예를 선택합니다. 선언 프로세스는 마지막 Outlook 항목이 객체 저장소에 성공적으로 추가되면 발생합니다.
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