문서 추가(Workplace)

Workplace에는 각 유형의 객체를 추가할 때 유용하게 사용할 수 있는 마법사가 있습니다. 마법사는 대부분 동일하지만 이 주제와 폴더 추가 섹션에서 각각 따로 설명합니다. 정보 페이지 또는 저작 > 일반 툴 페이지에서 이러한 마법사에 액세스할 수 있습니다.

문서 추가 또는 객체 추가 마법사는 객체 저장소에 새 문서 또는 사용자 정의 객체를 추가합니다. 새 문서 또는 사용자 정의 객체를 추가할 때 추가할 문서 또는 사용자 정의 객체의 위치, 문서 클래스, 속성, 보안을 설정해야 합니다. Office 응용프로그램 또는 Outlook에서 문서를 추가하는 경우가 아니라면 문서 추가의 마지막 단계는 추가할 파일을 선택하는 것입니다.

참고 문서 추가 마법사를 사용하는 대신, 입력 템플릿을 선택하고 사용하여 문서 추가 작업을 빠르게 진행할 수 있습니다. 입력 템플릿에 대한 자세한 내용은 입력 템플릿 관련 작업을 참조하십시오.

또한 마법사를 사용하여 그리고 통합 Office 응용프로그램 또는 Outlook을 통하여 문서를 추가할 때 폴더에 문서를 추가할 수도 있습니다.

마법사 시작

자세한 내용을 보려면 다음 마법사 단계 중 하나를 클릭합니다.

폴더 선택

저작 페이지에서 폴더를 추가할 때 먼저 폴더 위치를 선택해야 합니다. 일반적으로 문서 또는 사용자 정의 객체를 추가할 때는 폴더를 선택해야 하지만 사이트 관리자가 폴더가 필수가 아닌 것으로 지정할 수 있습니다. 이러한 경우에는 객체 저장소를 선택하는 즉시 속성을 설정하는 다음 단계를 선택할 수 있게 되어서, 사용자가 폴더를 선택하지 않고 계속 진행할 수 있습니다.

찾아보기 페이지에서 작업할 때 자동으로 현재 폴더 위치가 선택됩니다.

폴더 선택

  1. 객체 저장소 및 연관된 폴더 계층을 탐색합니다.
  2. 원하는 폴더를 선택하거나 폴더 추가 아이콘을 클릭하여 지정한 위치에 새 폴더를 추가합니다.
  3. 다음을 클릭합니다.

폴더에 문서 또는 사용자 정의 객체를 추가하지 않으면 나중에 이 문서를 찾아보기로 찾을 수 없습니다. 이 문서를 찾으려면 검색을 통해 찾아야 합니다.

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속성 설정

속성 설정 페이지는 기본 객체 클래스를 표시하며, 해당 클래스에 할당된 속성을 보여줍니다. 여기서 시스템 관리자가 작성한 서브클래스를 선택할 수 있습니다.

객체 클래스 변경

페이지 맨 위에 있는 클래스 변경 링크를 클릭하고 클래스를 선택합니다. 분류된 문서를 레코드 객체 저장소에 추가하려면 분류된 문서 클래스를 선택합니다.

속성 설정

  1. 추가 또는 체크인 중인 객체와 연관된 속성을 검토합니다. 빨간색 별표는 계속하려면 입력이 필요한 속성을 나타냅니다.
  2. 속성 값을 입력하거나 표시된 속성 값을 수정합니다. 일부 속성은 이 페이지에서 직접 편집할 수 있지만 일부 속성은 속성 이름 또는 달력 제어 아이콘을 클릭하여 값을 편집해야 합니다. 알 수 없는 속성에 대한 도움말은 사이트 관리자에게 문의합니다.
  3. 분류된 문서의 경우 필요에 따라 분류 값을 업데이트합니다.
  4. 혼합 문서의 경우 또는 아니오를 선택하여 추가 중인 문서가 혼합 문서가 됨을 나타냅니다. 현재 추가 중인 문서와 연관시킬 하위 문서를 추가하려면 하위 추가를 클릭합니다. 이 문서는 상위 문서로 참조됩니다. 연관된 하위 문서와 함께 상위 문서를 보려면 표시를 클릭합니다.

    사용자 정의 객체는 혼합 문서의 상위 문서로 지정할 수 없습니다.

  5. 다음을 클릭하여 계속 진행합니다.

Outlook 메시지를 추가하거나 Outlook 메시지에서 텍스트를 추가할 경우 기본 전자우편 클래스와 그 서브클래스만 표시됩니다. 첨부항목을 추가할 경우 모든 클래스를 사용할 수 있습니다.

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보안 설정

보안 설정은 사용자가 추가하는 문서 또는 사용자 정의 객체에 액세스할 수 있는 사용자와 그룹을 지정하며, 각 그룹 또는 사용자에 부여된 권한을 제어합니다. 또한 보안 정책을 적용하여 문서의 보안 설정을 제어할 수도 있습니다.

문서 보안 정책의 할당

  1. 현재 할당된 보안 정책이 없는 경우 정책 할당을 클릭합니다.
  2. 정보 가져오기를 클릭하여 나열된 보안 정책에 대한 정보를 봅니다.
  3. 할당할 보안 정책의 이름 아래에 있는 선택을 클릭합니다.
  4. 할당된 보안 정책을 변경하거나 제거하려면 정책 할당 취소를 클릭합니다.
  5. 보안 정책 및 정책 적용에 대한 자세한 내용은 보안 정책 사용을 참조하십시오.

보안 설정 또는 수정

  1. 기존 보안 설정을 검토합니다.
  2. 새 사용자 또는 그룹을 추가하려면 새로 추가를 클릭합니다. 특정 이름을 검색할 수 있는 보안 설정 - 사용자/그룹 선택 페이지가 열립니다.
    1. 검색할 도메인을 선택합니다. 선택 위치의 아래쪽 화살표를 클릭한 다음 목록에서 원하는 도메인 이름을 선택합니다.
    2. 사용자 옵션 또는 그룹 옵션을 선택하여 추가할 수 있는 이름 목록을 세분화합니다.
    3. 검색할 이름의 시작이 되는 문자를 하나 이상 입력합니다. 예를 들어, aalberto와 amoss라는 사용자를 찾으려면 a를 입력합니다. 그러면 'a'로 시작되는 모든 사용자 이름이 결과로 반환됩니다. 문자를 추가로 입력하여 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 예를 들어, aal은 aalberto와 aallen은 결과로 반환하지만 alemon 또는 amoss는 반환하지 않습니다.
    4. 검색을 클릭합니다. 잠시 후 일치하는 이름이 표시됩니다.
      • 일치하는 이름의 수가 화면 표시 기본값보다 많을 경우 일부 일치 항목은 표시되지 않습니다. 표시되지 않은 이러한 결과를 보려면 검색 기준을 변경하고 검색을 다시 클릭해야 합니다.
      • 결과가 만족스러우면 목록에서 원하는 이름을 선택합니다. Ctrl 또는 Shift 키를 누른 상태에서 목록에서 둘 이상의 이름을 클릭하여 여러 이름을 선택할 수 있습니다.
    5. 승인을 클릭하여 선택한 이름에 대한 보안 설정을 계속합니다. 인증된 사용자 목록의 새 사용자 또는 그룹 이름과 함께 보안 설정 페이지가 다시 열립니다.
  3. 필요한 경우 특정 사용자 또는 그룹의 액세스 권한을 변경합니다.
    1. 제목 열에서 사용자 또는 그룹 이름을 클릭합니다. 보안 설정 - 설정 페이지가 열립니다.
    2. 필요에 따라 각 권한 수준을 허용 또는 거부하는 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다. 자세한 내용은 보안 관리를 참조하십시오.
    3. 승인을 클릭합니다.
  4. 문서를 추가하는 경우 다음을 클릭하여 계속 진행합니다. 사용자 정의 객체를 추가하는 경우 사용자 정의 객체 추가를 완료합니다.

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파일 선택

문서 추가 프로세스를 완료하려면 파일을 선택해야 합니다.

Office 응용프로그램 또는 Outlook에서 문서를 추가하는 경우에는 추가 프로세스를 시작하기 전에 먼저 문서를 선택해야 하기 때문에 이 작업이 표시되지 않습니다. 파일의 이름은 문서 추가 페이지의 하단에 있는 요약 섹션에 표시됩니다.

파일 선택

  1. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
  2. 문서 추가를 완료합니다.

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폴더에 문서 추가

찾아보기 페이지 또는 저작 페이지를 사용하여 폴더에 새 문서를 추가할 수 있습니다.

Workplace의 폴더에 문서 추가

  1. 찾아보기 페이지에서 원하는 폴더로 이동합니다(폴더의 이름을 클릭하여 열면 됨).
  2. 경로 아래의 문서 추가를 클릭합니다.

     폴더의 정보 페이지에서도 문서 추가 동작을 사용할 수 있습니다.

  3. 필요한 경우 클래스 변경을 클릭하여 다른 클래스를 선택합니다. 선택한 클래스가 문서와 연관된 속성을 제어합니다.
  4. 새 문서와 연관된 속성을 검토하여 설정하고 속성 설정을 저장합니다.
  5. 새 문서에 할당된 보안을 검토하여 설정하고 보안 설정을 저장합니다. 보안에 대한 추가적인 도움말은 보안 관리를 참조하십시오.
  6. 다음 옵션 중 하나를 사용하여 파일을 선택합니다.
  7. 문서 추가를 완료합니다.

Outlook 프로파일

이 프로파일은 Outlook 항목이 객체 저장소에 추가되는 프로세스를 결정합니다. 이 프로파일은 사이트 관리자가 사이트 환경설정에서 작성합니다. 사이트 환경설정에 정의된 설정값에 따라 프로파일의 설정을 변경할 수 있습니다.

  사이트 관리자가 정의한 일부 옵션은 숨길 수 있지만 숨겨진 옵션에 필요한 특정 단계는 완료해야 합니다. 자세한 내용은 사이트 관리자에게 문의합니다.

문서 추가 마법사 및 입력 템플릿

이 프로파일은 Outlook 항목을 추가할 때 문서 추가 마법사를 사용하는지 아니면 입력 템플릿을 사용하는지를 지정합니다. 문서 추가 마법사는 추가 프로세스를 완료하는 데 필요한 정보를 수집합니다. 입력 템플릿은 추가 프로세스 중에 문서 추가 마법사에 나타나는 일부 또는 모든 페이지를 생략할 수 있도록 하는 정보로 미리 정의되어 있습니다. 또한 다중 첨부항목을 추가할 경우 사용 중인 프로파일에 입력 템플릿이 할당되었는지 확인합니다. 입력 템플릿은 추가 프로세스의 속도를 높여줍니다. 이렇게 하면 추가할 모든 첨부항목에 대해 문서 추가 마법사를 사용하지 않아도 됩니다.

프로파일에 지정된 입력 템플릿에는 지정된 문서 클래스 또는 서브클래스가 포함될 수 있습니다. 지정된 클래스 또는 서브클래스에 따라, .msg 또는 .txt 파일이 객체 저장소에 추가되면 보낸 사람, 받는 사람, 참조 등의 특정 전자우편 속성이 포함될 수 있습니다. 예를 들어, Outlook 항목을 객체 저장소에 추가할 때 파일이 객체 저장소에 추가되면 받는 사람 및 제목과 같은 특정 전자우편 정보가 전자우편에서 클래스 속성으로 자동으로 매핑됩니다.

워크플로우와 같은 다른 프로세스를 자동으로 실행하는 입력 템플릿을 사용하는 동안 추가 절차를 취소할 경우 이 추가 절차는 취소되지만 자동 프로세스는 계속 실행됩니다.

 

문서 클래스 및 서브클래스

전자우편 클래스 및 서브클래스 외에, 사용 중인 프로파일이 문서 클래스 또는 서브클래스를 지정할 수도 있습니다. .msg 또는 .txt 파일이 객체 저장소에 추가되면 클래스 또는 서브클래스에 보낸 사람, 받는 사람, 참조와 같은 특정 전자우편 속성이 포함될 수 있습니다. 전자우편 주소가 표시되는 형식은 SMTP 주소에 의해 결정됩니다. 예를 들어, 보낸 사람 속성 필드에 표시되는 전체 전자우편 주소는 JaneD@ibm.com 또는 Doe, Jane[jdoe@ibm.com]일 수 있습니다.

링크

이 프로파일 설정은 Outlook 항목과 첨부항목 간에 링크를 작성할 것인지 여부를 지정합니다. 링크 설정은 사이트 관리자가 결정합니다.

 메시지와 첨부항목을 추가하고 사이트 관리자가 링크 설정을 켠 경우 문서를 모두 동일한 객체 저장소에 추가해야 합니다.

Records Manager

레코드 선언 옵션은 Records Manager에 대해 구성된 시스템에서만 사용할 수 있습니다.

이 프로파일 설정은 레코드 관리가 활성화되었을 때 다중 첨부항목이 있는 Outlook 항목이 단일 레코드로 선언되는지 여부를 결정합니다. 이 설정은 사이트 관리자가 결정합니다.

객체 저장소에 문서 추가

  1. 객체 저장소에 추가할 Outlook 항목을 찾습니다.

  2. FileNet P8 메뉴에서 추가를 클릭합니다. 프로파일 선택 페이지가 나타납니다. 여기서 항목을 추가하는 데 사용할 프로파일을 선택하게 됩니다. 또한 일부 프로파일 설정을 수정할 수도 있습니다.

     오프라인 Outlook 폴더는 Microsoft 독점 형식인 .PST 파일에 보관되므로, Application Integration을 사용하여 이러한 파일에 저장된 전자우편 항목을 객체 저장소에 직접 추가할 수 없습니다. 대신, 먼저 이러한 전자우편을 Outlook 받은 편지함 또는 일부 다른 온라인 Exchange 서버 기반 폴더로 다시 옮긴 후 추가 작업을 완료해야 합니다.