워크플로우 참가자는 워크플로우의 프로세스 작업에 할당된 사용자 또는 그룹입니다. 워크플로우 작성자, 관리자 또는 트래커가 임의의 사용자 또는 그룹을 워크플로우의 특정 단계에 대한 참가자로 할당할 수 있습니다. 워크플로우가 실행 중일 때 참가자에게 할당된 작업이 해당 참가자의 받은 편지함에 표시됩니다.
또한 작성자는 특정 워크플로우 정의 내에서 워크플로우 그룹을 정의할 수 있습니다. 이러한 그룹은 하나 이상의 사용자 또는 그룹에 대한 자리 표시자입니다. 일반적으로 워크플로우 그룹의 구성원은 워크플로우상의 특정 직무(예: 클레임 조정자 또는 감독자)를 수행합니다. 워크플로우 그룹은 임의의 단계에 할당된 참가자일 수 있습니다.
워크플로우 정의 시 유연성을 주기 위해 작성자는 하나 이상의 특정 참가자를 워크플로우 그룹에 할당하거나, 나중에 실행 프로세스의 일부로 또는 워크플로우가 실행 중일 때 특정 단계에서 참가자 할당을 허용할 수 있습니다. 워크플로우 정의에 지정되지 않은 워크플로우 그룹을 포함시키는 이 방법은 워크플로우가 실행될 때마다 단계의 참가자가 변경될 가능성이 있을 때 유용합니다. 예를 들어, 감독자 승인 단계를 포함한 출장 허가 워크플로우에서 이 워크플로우가 실행될 때마다 실제 감독자는 달라질 수 있습니다. 이 워크플로우 정의에서 워크플로우 작성자는 감독자라는 워크플로우 그룹을 작성하여 출장 승인 단계의 참가자로 할당합니다. 출장 요청을 제출하고 워크플로우를 실행하는 모든 사용자는 감독자라는 워크플로우 그룹에 어떤 사용자(감독자)가 할당되는지를 지정합니다.
주 런타임 시, 현재 시스템에 없는 참가자에게 단계가 할당되거나 최소 한 명의 참가자도 없는 워크플로우 그룹에 단계가 할당되면 이 단계는 실행할 수 없으며 워크플로우는 중지됩니다. 따라서 워크플로우 정의에서 워크플로우 그룹을 지정되지 않은 상태로 두는 작성자는 이 워크플로우 그룹으로 단계의 경로를 지정하기 전에 그룹의 구성원을 한 명 이상 지정하도록 사용자에게 요청해야 합니다.
설명 워크플로우 그룹은 특정 워크플로우 정의 내에 정의됩니다. 이것은 동일한 워크플로우 그룹 이름이 다른 여러 워크플로우 정의의 서로 다른 여러 사용자로 구성될 수 있음을 의미합니다.
모든 단계에 대해 작성자는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
또한 관리자와 트래커는 사용자, 그룹, 워크플로우 그룹을 실행 중인 워크플로우의 임의의 단계에 할당할 수 있습니다.