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Workflow-TeilnehmerEin Workflow-Teilnehmer ist ein beliebiger Benutzer bzw. eine Gruppe, der bzw. die mit der Verarbeitung von Vorgangsobjekten in einem Workflow betraut wurden. Der Autor, Administrator oder Tracker eines Workflows kann einen Benutzer oder eine beliebige Gruppe als Teilnehmer für einen bestimmten Schritt in einem Workflow festlegen. Bei der Ausführung des Workflows erscheinen die einem Teilnehmer zugewiesenen Vorgangsobjekte im Posteingang des Teilnehmers. Der Autor kann auch Workflow-Gruppen innerhalb einer speziellen Workflow-Definition festlegen. Dabei handelt es sich um Platzhalter für einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen. Die Mitglieder einer Workflow-Gruppe haben normalerweise eine bestimmte Funktion innerhalb eines Workflows inne. Sie sind beispielsweise Regulierer oder Supervisoren. Eine Workflow-Gruppe kann der zugewiesene Teilnehmer jedes Schritts sein. Um beim Definieren eines Workflows mehr Flexibilität zu haben, kann der Autor einen oder mehrere bestimmte Teilnehmer einer Workflow-Gruppe zuordnen oder die Teilnehmerauswahl später – als Teil des Startprozesses oder als separaten Schritt bei der Ausführung des Workflows – treffen. Die Einbeziehung nicht spezifizierter Workflow-Gruppen in der Workflow-Definition eignet sich dann, wenn sich der Teilnehmer eines Schritts wahrscheinlich bei jeder Ausführung des Workflows ändert. Bei einem Reisegenehmigungs-Workflow mit einem Schritt für die Genehmigung durch den Supervisor kann der Supervisor bei jeder Ausführung des Workflows eine andere Person sein. In der Workflow-Definition erstellt der Workflow-Autor eine Workflow-Gruppe namens "Supervisor" und weist diesem Supervisoren als Teilnehmer für den Reisegenehmigungsschritt zu. Jeder Benutzer, der einen Antrag auf Reisegenehmigung einreicht und den Workflow startet, zeigt an, welcher Benutzer der Workflow-Gruppe "Supervisor" zugeordnet ist (und somit sein Supervisor ist). HINWEIS Wenn während der Laufzeit ein Schritt einem Teilnehmer zugewiesen wird, der im aktuellen System nicht existiert, oder wenn der Schritt einer Workflow-Gruppe zugewiesen wird, die nicht mindestens einen Teilnehmer hat, kann dieser Schritt nicht ausgeführt werden, und der Workflow wird beendet. Daher muss ein Autor, der keine Workflow-Gruppe in der Workflow-Definition angibt, dafür sorgen, dass der Benutzer aufgefordert wird, mindestens ein Mitglied der Workflow-Gruppe zuzuweisen, bevor Schritte an diese Gruppe weitergeleitet werden. TIPP Da eine Workflow-Gruppe innerhalb einer bestimmten Workflow-Definition erstellt wird, kann ein Workflow-Gruppenname in verschiedenen Workflow-Definitionen aus unterschiedlichen Benutzern bestehen. Bei sämtlichen Schritten kann der Autor Folgendes festlegen:
Auch Administratoren und Tracker können Benutzer, Gruppen und Workflow-Gruppen beliebigen Schritten eines in Bearbeitung befindlichen Workflows zuweisen.
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