Användarhandboken för kalkylarkstillägget för Excel


Pivotera, behålla och undertrycka data

När du har hämtat data till arbetsarket kanske du vill ändra data på olika sätt. Du kan till exempel flytta rader och kolumner till olika platser i arbetsarket, samt undertrycka eller behålla specifika data vid datahämtningar.

I det här avsnittet får du gå igenom följande ändringsprocedurer:

Pivotera rader och kolumner

Med kommandot Pivotera kan du ändra orienteringen av data i arbetsarket. Du kan använda kommandot Pivotera när du vill göra följande:

Du kan utföra kommandot Pivotera på två sätt:

Så här pivoterar du data under Year från en radgrupp till en kolumngrupp:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på ikonen .
    Anm:
    Du bör redan vara ansluten till databasen Sample Basic. Om du inte är ansluten följer du anvisningarna i "Ansluta till databaser".
  2. Välj Essbase - Hämta.
  3. Zooma in (dubbelklicka) på Measures och Product (i cellerna B1 och C1).
  4. Tryck och håll nere knappen Alt och zooma in (dubbelklicka) på Scenario i cell E1.

    Bild 26. Vyn före pivotering


  5. I cell C3 markerar du Year och väljer Essbase - Pivotera.

    Bild 27. Resultat av att pivotera en radgrupp till en kolumngrupp


    Dimensionen Year pivoteras till en kolumngrupp bredvid Market (ovanför elementen i Scenario).

  6. Som ett alternativ kan du markera Actual i cell C2.
  7. Högerklicka och dra Actual till produkt 100 i cell A3.

    Bild 28. Pivotering av en kolumngrupp till en radgrupp


    Anm:
    I elementetikettrutan som visas under markören vid pivoteringsåtgärden visas namnen på de element du pivoterar. Elementetikettens orientering bestämmer dock inte pivoteringsresultatets orientering. Orienteringen för data avgörs utifrån placeringen för målcellen.

    Elementen i Scenario (Actual, Budget, Variance och Variance%) pivoteras från en kolumngrupp till en radgrupp som visas till vänster om elementen i Product.

    Bild 29. Resultat av att pivotera en kolumngrupp till en radgrupp


Så här ändrar du ordningen i radgrupper:

  1. I cell A2 väljer du Actual.
  2. Högerklicka och dra Actual till Profit (cell C2).

    Bild 30. Pivotera ordningen på radgrupper


    Pivoteringen ändrar ordningen för radgrupperna.

    Bild 31. Resultat av att pivotera ordningen för radgrupper


    I det här exemplet kan du lägga märke till att både källcellen och målcellen nu är element. När källcellen och målcellen är element i olika radgrupper byter Essbase ut elementgrupperna. Du måste markera en målcell som innehåller ett elementnamn om du vill byta radelement. Du kan också byta kolumnelement genom att markera en målcell i en annan kolumn som innehåller ett elementnamn.

Behålla ett dataurval

Med kommandot Behåll endast urval behålls bara valda rader eller kolumner med element, och alla andra data i arbetsarksvyn tas bort. Det här kommandot är ett praktiskt sätt att ta bort dimensionsdelar utan att behöva ta bort enskilda celler.

Så här gör du om du bara vill behålla data från Actual och Budget i det aktuella arbetsarket:

  1. I cell C2 markerar du Actual och i cell C3 markerar du Budget.

    Bild 32. Markera element för kommandot Behåll endast urval


  2. Välj Essbase - Behåll endast urval.

    Raderna för Variance, Variance% och Scenario tas bort från arbetsarket och endast data för Actual och Budget behålls.

    Bild 33. Resultat av att behålla ett dataurval (intilliggande celler)


Ibland ligger kanske inte de data du vill ta bort från arbetsarket i intilliggande celler.

Så här markerar du och behåller celler som inte ligger intill varandra:

  1. Tryck och hålls nere Alt-tangenten och zooma in (dubbelklicka) på Year i cell D1.
  2. Markera Qtr2 (i cell E2).
  3. Tryck på och håll ned Ctrl-tangenten och markera Qtr4 (i cell G2).

    Bild 34. Markera element som inte ligger intill varandra för kommandot Behåll endast urval


  4. Välj Essbase - Behåll endast urval.

    Endast data för Qtr2 och Qtr4 behålls och övriga element från Year tas bort.

    Bild 35. Resultat av att behålla ett dataurval (celler som inte ligger intill varandra)


Ta bort ett dataurval

Kommandot Ta endast bort urval är motsatsen till kommandot Behåll endast urval. Med Ta endast bort urval kan du ta bort markerade elementrader och -kolumner, och behålla alla andra data i arbetsarksvyn.

Så här tar du bort ett dataurval från den aktuella arbetsarksvyn:

  1. I cell B7 väljer du Ratios.
  2. Tryck och håll nere Ctrl-tangenten och välj Measures i cell B9.
  3. Välj Essbase - Ta endast bort urval.

    Data för Ratios och Measures tas bort medan data för Profit och Inventory behålls.

    Bild 36. Resultat av att ta bort ett dataurval


Bläddra genom arbetsarket utan att hämta data

Med kommandot Navigera utan data kan du utföra navigeringsåtgärder som Pivotera, Zooma in, Zooma ut, Behåll endast urval och Ta endast bort urval utan att hämta några data till arbetsarket.

Den här funktionen är särskilt användbar när du arbetar med dynamiska beräkningselement som normalt definierats av tillämpningsutvecklaren. Genom att aktivera Navigera utan data instruerar du Essbase att inte beräkna värden dynamiskt (beräkna databasen vid hämtning) medan du skapar kalkylarksrapporten. Mer information om dynamiska beräkningar finns i "Hämta dynamiska beräkningselement".

Så här navigerar du i arbetsarket utan att hämta några data:

  1. Välj Essbase - Navigera utan data.

    En bock visas bredvid menyobjektet.

    Anm:
    Du kan även avaktivera Navigera utan data genom att avmarkera lämpligt alternativ i dialogrutan Essbase - Alternativ (fliken Globala inställningar) eller genom att klicka på knappen Navigera utan data i Essbase-verktygsfältet.
  2. I cell D2 dubbelklickar du med knapp 2 så att du zoomar ut till Qtr2.

    Den komprimerade dimensionen Year visas, men data som ändrats vid zoomningen hämtas inte. Cellerna där data normalt skulle visas är tomma.

    Bild 37. Resultat av utzoomning (Navigera utan data aktiverat)


  3. I cell D2 zoomar du in (dubbelklickar) på Year genom att trycka på och hålla nere Alt-tangenten.

    Zoomningen sker utan att några data hämtas.

  4. I cell C3 markerar du Actual och väljer Essbase - Pivotera.

    Pivoteringen sker utan att några data hämtas.

    Anm:
    Du får samma resultat när du pivoterar de andra Scenario-elementen.

    Bild 38. Resultat av pivotering (Navigera utan data aktiverat)


  5. I cell G1 klickar du med knapp 2 på Market och drar Market till produkt 100 (cell A4).

    Pivoteringen körs utan att några data hämtas.

    Bild 39. Resultat av pivotering (Navigera utan data aktiverat)


Att navigera utan data fungerar även med kommandona Behåll endast urval och Ta endast bort urval.

Så här navigerar du utan data när du använder kommandot Behåll endast urval eller Ta endast bort urval:

  1. Markera Qtr1 (cell D2) och Qtr2 (cell E2) och välj Essbase - Behåll endast urval.

    Endast de valda elementen behålls och inga data hämtas.

    Bild 40. Resultat av att endast behålla urval (Navigera utan data aktiverat)


  2. Markera produkterna 300 (cell B7), 400 (cell B9) och Diet (cell B11) och välj Essbase - Ta endast bort urval.

    Kommandot Ta endast bort urval körs utan att databasen faktiskt frågas om information.

    Bild 41. Resultat av att endast ta bort urval (Navigera utan data aktiverat)


Så här avaktiverar du Navigera utan data när du vill hämta data igen:

  1. Välj Essbase - Navigera utan data.

    Bocken bredvid menyobjektet tas bort.

    Anm:
    Du kan även avaktivera Navigera utan data genom att avmarkera lämpligt alternativ i dialogrutan Essbase - Alternativ (fliken Globala inställningar) eller genom att klicka på knappen Navigera utan data i Essbase-verktygsfältet.
  2. I cell A3 zoomar du in (dubbelklickar) på Market.

    Zoomningen sker på dimensionen Market och data hämtas till arbetsarket.

    Bild 42. Resultat av inzoomning (Navigera utan data avaktiverat)


    Anm:
    Om du vill hämta data utan att ändra den aktuella arbetsarksvyn kan du också hämta data genom att helt enkelt dubbelklicka i någon datacell eller genom att välja Essbase - Hämta (efter att ha avaktiverat Navigera utan data).

Undertrycka värden som saknas, nollvärden och understreck

Flera typer av data kan returneras till en arbetsarksvy:

Ett värde som saknas är inte detsamma som ett nullvärde som läses in till Essbase-databasen. När det inte vinns några data för en datacell i Essbase returneras värdet #Missing till arbetsarket. Om en cell i en rad innehåller ett värde undertrycks inte den raden vid hämtning.

Med Essbase kan du undertrycka visning av saknade värden och nullvärden i arbetsarket. Dessutom kan du ange att Essbase ska undertrycka understreck som finns i vissa elementnamn.

Så här undertrycker du rader som innehåller värden som saknas så att de inte visas i arbetsarket:

  1. I cell C3 dubbelklickar du med knapp 2 så att du zoomar ut till Profit.
  2. Pivotera Measures (i cell C3) till Actual (i cell D1).
  3. I cell B4 zoomar du in (dubbelklickar) på product 100.

    Observera att i South innehåller raden för produkt 100-30 alla värden som saknas, vilket innebär att den här produkten inte har sålts i South. Du måste kanske bläddra ned en bit i arbetsarket för att se den raden.

    Bild 43. Arbetsark i en vy där värden som saknas visas


  4. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  5. I alternativgruppen Undertryck markerar du kryssrutan Rader där värde saknas och klickar på OK.
    Anm:
    Alternativen Undertryck rader där värde saknas och Rader med noll är inte tillgängliga när något av alternativen under Behålla formler är markerat i dialogrutan Essbase - Alternativ. Mer information om Behålla formler finns i "Behålla formler vid hämtning av data".
  6. Välj Essbase - Hämta så att arbetsarket uppdateras.
    Anm:
    När du har ändrat alternativ för ett arbetsark i dialogrutan Essbase - Alternativ måste du utföra en hämtning eller en inzoomning innan den nya inställningen genomförs.

    Produkten 100-30 undertrycks från elementgruppen South.

    Bild 44. Resultat av att undertrycka data där värden saknas


  7. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.
    Anm:
    När du har aktiverat funktionen Undertryck rader där värde saknas i dialogrutan Essbase - Alternativ kommer inte de saknade värden som undertryckts vid datahämtning att hämtas genom att funktionen avaktiveras. Om du avaktiverar funktionen i dialogrutan Essbase - Alternativ hämtas de värden som saknas endast från den punkten och framåt. Exempel: I den kursuppgift som beskrivs ovan kunde inte Essbase gå tillbaka och returnera de värden som saknas för produkt 100-30. Om du vill återställa de saknade värdena i arbetsarket avaktiverar du funktionen Undertryck rader där värde saknas, zoomar ut på en Product-element och zoomar sedan in igen.

Du kan också undertrycka nollvärden och understreck på samma sätt som beskrivs i föregående uppgift genom att välja motsvarande alternativ i alternativgruppen Undertryck i dialogrutan Essbase - Alternativ (fliken Visning).

Förutom att undertrycka specifika värden och tecken vid hämtning kan du definiera en etikett för saknade värden ( #Missing) och för data du inte har tillgång till ( #No Access). Om du definierar en ersättningsetikett för de här värdena visas ersättningsetiketten i stället för standardetiketterna. Mer information om hur du definierar ersättningsetiketter för etiketterna #Missing och #NoAccess finns i onlinehjälpen för Essbase Kalkylarkstillägg.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]