Användarhandboken för kalkylarkstillägget för Excel


Formatera arbetsarket

I Essbase har du flera möjligheter att anpassa arbetsarksvyn. Du kan till exempel lägga till visuella attribut eller format i vissa elementnamn och dataceller i arbetsarket eller visa alternativa namn, eller alias, för elementnamn. I det här avsnittet går vi igenom följande formateringsprocedurer:

Det här avsnittet av självstudiekursen börjar med ett nytt arbetsark.

Formatera text och celler

I en kalkylarksrapport kan du visa databasinformation i många hierarkiska nivåer. Genom att definiera och tillämpa visuella attribut eller format på texten och cellerna i arbetsarket kan du enkelt hålla reda på specifika databaselement, dimensioner och cellfunktioner. Att använda format är ett utmärkt sätt att visa och särskilja data i Essbase Kalkylarkstillägg.

Anm:
Kom ihåg att tillämpandet av format kräver ytterligare bearbetning vid hämtning. Mer information finns i "Ta bort format".

I det här avsnittet av självstudiekursen beskrivs följande:

Anm:
Mer information om relationer mellan Essbase-databaselement finns i "Databasdispositioner".

Tillämpa format på överordnade element

Varje dimension i en databas kan innehålla en hierarki med många nivåer. När du visar data i arbetsarket kan det hända att du inte känner till alla hierarkiska nivåer i databasdispositionen. Om du vill visa att element har underordnade element kan du tillämpa format på de överordnade elementen, även på dem som har attribut.

Så här tillämpar du format på överordnade element:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på ikonen .
  2. Välj Essbase - Hämta.
    Anm:
    Du bör fortfarande vara ansluten till databasen Sample Basic. Om du inte är ansluten följer du anvisningarna i "Ansluta till databaser".
  3. I cell A2 zoomar du in (dubbelklickar) på Year.
  4. Välj Essbase - Alternativ.
  5. I dialogrutan Essbase - Alternativ klickar du på fliken Format.
    Anm:
    Fliken Format är bara tillgänglig när du är ansluten till en databas.

    Fliken Format visas.

    Bild 45. Dialogrutan Essbase - Alternativ, flik Format


    I området Element kan du definiera format för olika typer av databaselement, t ex överordnade, underordnade och delade element.

  6. I grupprutan Element markerar du kryssrutan Överordnat.

    När du klickar i den rutan definieras format för teckensnitt och färg för överordnade elementnamn. Standardfärgen marinblå definieras för alla överordnade element. Du kan välja teckensnittsformat genom att klicka på knappen Format till höger om rutan Element och använda dialogrutan Teckensnitt.

  7. Klicka på knappen Format.

    Dialogrutan Teckensnitt visas.

    Bild 46. Teckensnitt, dialogruta


  8. I listrutan Teckensnittsformat markerar du Fet och klickar på OK.
    Anm:
    Ett exempel på det valda formatet visas i rutan Exempel.
  9. Klicka på OK igen.

    Trots att du har definierat format är de inte aktiverade förrän du markerar kryssrutan Använd format i dialogrutan Essbase - Alternativ och uppdaterar arbetsarket.

  10. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  11. I alternativgruppen Celler markerar du kryssrutan Använd format så att formaten aktiveras och klicka sedan på OK.
  12. Välj Essbase - Hämta så att arbetsarket uppdateras med formaten.

    Överordnade elementnamn visas i marinblå fetstil.

  13. I cell A2 zoomar du in (dubbelklickar) på Qtr1.

    Jan, Feb och Mar visas i vanligt format, eftersom de här elementen inte har några underordnade element.

    Bild 47. Format som tillämpats på överordnade element


Tillämpa format på dimensionselement

Förutom att tillämpa format på överordnade element (som du gjorde i det tidigare avsnittet) kan du också tillämpa format på element i en dimension i databasen. Om du tillämpar format blir det enklare att se olika dimensionselement i Essbase Kalkylarkstillägg.

Så här tillämpar du format på dimensioner:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Format.
  2. I grupprutan Dimensioner väljer du Year.
  3. Markera kryssrutan Cellkant så skapas en ram runt varje cell som innehåller ett element från den markerade dimensionen.
  4. I listrutan Bakgrundsfärg väljer du Yellow.

    Bild 48. Välja bakgrundsfärg på fliken Format


  5. Klicka på knappen Format till höger om listan Dimensioner. Dialogrutan Teckensnitt visas.
  6. I listrutan Teckensnittsformat väljer du Fetstil och klickar sedan på OK.
    Anm:
    Ett exempel på det valda formatet visas i rutan Exempel.
  7. I listan med dimensioner väljer du dimensionen Measures, och i listrutan Bakgrundsfärg väljer du Fuschia.
  8. I listan med dimensioner väljer du Product och avmarkerar kryssrutan Cellkant.
  9. I listrutan Bakgrundsfärg väljer du Aqua.
  10. Bläddra nedåt i listan med dimensioner och välj Market.
  11. Markera kryssrutan Cellkant och klicka på knappen Format till höger om listan Dimensioner.

    När dialogrutan Teckensnitt visas väljer du Kursiv i listrutan Teckensnittsformat, och klickar sedan på OK.

  12. I listan med dimensioner väljer du Scenario, och i listrutan Bakgrundsfärg väljer du Red.
  13. Klicka på knappen Format och välj White i listrutan Färg.
  14. Klicka på OK två gånger så att du återgår till arbetsarket.
    Anm:
    När du definierar format sparas dina val lokalt i Windows-registret. Du kan ange en uppsättning formatinställningar per databas.
  15. I cell D1 zoomar du in (dubbelklickar) på Market.
  16. Tryck och håll nere Alt-tangenten och zooma in (dubbelklicka) på Scenario (i cell E1).
  17. Välj Essbase - Hämta så att arbetsarket uppdateras.

    Arbetsarket visas igen med de nya formaten. Element i dimensionen Scenario visas till exempel med röd bakgrund.

    Bild 49. Dimensioner med tillämpade format


Tillämpa format på dataceller

Du kan tillämpa format på dataceller, till exempel skrivskyddade celler, läs- och skrivbara celler, länkade objektceller och Essbase Drill-through via Integration Server-celler så att du kan särskilja dem från andra celler i arbetsarket. Databasen Sample Basic som du använder i den här självstudiekursen innehåller inga dataceller med de här egenskaperna. I den avancerade självstudiekursen i "En avancerad självstudiekurs för Essbase" kommer du att ansluta ett länkat rapportobjekt till en datacell och tillämpa ett format på cellen.

Anm:
Du kan inte utföra åtgärderna i nedtonade rutor.

Så här gör du i allmänhet när du tillämpar format på dataceller:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Format.
  2. I alternativgruppen Dataceller markerar du någon av kryssrutorna Länkade objekt, Integration Server Drill-Through, Skrivskyddade eller Läs- och skrivbara.
  3. Klicka på Format.
  4. I dialogrutan Teckensnitt anger du teckensnitt, teckensnittstorlek, teckensnittsformat, färg och effekter samt klickar på OK.
    Anm:
    Ett exempel på det valda formatet visas i rutan Exempel.


    Exempel på format för läs- och skrivbara dataceller


  5. Repetera steg 2 till steg 4 om du vill ange format för andra dataceller.
  6. Välj fliken Visning och markera kryssrutan Använd format så att formaten tillämpas i arbetsarket.
  7. Klicka på OK så att du stänger dialogrutan Essbase - Alternativ.
  8. Välj Essbase - Hämta så att de nya formaten visas i arbetsarket.

Bestämma prioritet för överlappande format

Det enda sättet att tillämpa en bakgrundsfärg på data är att definiera ett format för dimensioner. Om dimensionsformat definierats och inställningen Använd format är aktiverad har elementen i en dimension alltid den bakgrundsfärg som har definierats för dimensionen.

De textformat du kan tillämpa på element, dimensioner och dataceller har en hierarki som avgör vilka egenskaper som tillämpas. Elementformat är högst upp i den hierarkin. Därför tillämpas alltid elementformat (om formatfunktionen är aktiverad). Observera att etiketten Qtr1 i cell B6 i figur Bild 49 visas i marinblå fetstil med gul bakgrund. Det marinblå teckensnittet kommer från det format som har definierats för överordnade element, och den gula bakgrunden kommer från det format som har definierats för Year.

Följande prioritetsordning används när flera textformat används:

Om du vill se formatet för ett underordnat element måste formatet för det överordnade elementet vara avaktiverat. Om du vill se formatet för ett delat element måste formaten för både över- och underordnade element vara avaktiverade.

Ta bort format

Format kan vara bra att använda när du vill hålla reda på data i Essbase Kalkylarkstillägg. Men det innebär ytterligare bearbetning i en hämtningsfråga. Den ytterligare bearbetningen påverkar hastigheten något vid hämtningar i Essbase.

Om du inte vill tillämpa format på arbetsarket kan du ta bort dem. Du kan också avaktivera formaten så att de inte visas när du uppdaterar vyn (genom att välja Essbase - Hämta, till exempel). Ta inte bort formaten när du går igenom självstudiekursen, eftersom det är bra om arbetsarket överensstämmer med illustrationerna i de följande uppgifterna.

Anm:
Om du kör kommandot Ångra när format är tillämpade på arbetsarket så tas formaten temporärt bort från den aktuella vyn. Formaten tillämpas igen när du påbörjar en ny hämtning. Du kan inte utföra åtgärderna i nedtonade rutor.

Så här tar du bort alla format från ett arbetsark:
  1. Markera alla celler i arbetsarket.
  2. Från menyraden i Excel väljer du Redigera - Radera - Format.

Så här avaktiverar du format:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  2. I alternativgruppen Celler avmarkerar du kryssrutan Använd format och klickar på OK.
Anm:
Om du avaktiverar format utan att rensa dem från arbetsarket blir formaten kvar i den aktuella vyn av arbetsarket när du uppdaterar vyn. Det fungerar så för att du ska undvika att format tas bort när du tillämpar dem på enskilda celler med hjälp av formateringsalternativen för arbetsark.

Visa alias för elementnamn

Alias är alternativa namn på databaselement. Du kan skapa rapporter där namnet på databaselementet används, som ofta är ett lagernummer, en produktkod eller ett aliasnamn, som är mer beskrivande. Definitionen bestäms av tillämpningsdesignern för Essbase. Varje databas kan innehålla en eller flera aliastabeller

. Exempel: Elementen i dimensionen Product i databasen Sample Basic är definierade som koder, till exempel 100 och 200. Ett beskrivande alias för Product-elementen, som Colas och Root Beer, definieras i en aliastabell. I en del fall kan aliasnamn variera beroende på vilka databaselement de kombineras med. Ett Product-element kan till exempel ha olika alias för varje Market där det säljs. Mer information finns i onlinehjälpen för Essbase Kalkylarkstillägg och i Database Administrator's Guide.

Så här visar du alias för ett element i stället för databasnamnet:

  1. I cell C2 dubbelklickar du med knapp 2 så att du zoomar ut till Actual.
  2. Tryck och håll nere Alt-tangenten och zooma in (dubbelklicka) på Product (i cell D1).
  3. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  4. I alternativgruppen Alias markerar du kryssrutan Använd alias så att elementalias visas.
  5. Välj Standard i listrutan Alias.

    Bild 50. Aktivera alias på fliken Visning i Essbase - Alternativ


  6. Klicka på OK.
  7. Välj Essbase - Hämta så att arbetsarket uppdateras med visning av aliasnamn.

    Koderna i Product (100, 200 o s v) ändras till de fördefinierade aliasnamnen (Colas, Root Beer, Cream Soda o s v). I databasen Sample Basic är Product den enda dimensionen med fördefinierade alias.

    Bild 51. Resultat av att alias visas


    Observera att de format du skapade och tillämpade i föregående avsnitt fortfarande visas.

Visa både elementnamn och aliasnamn

Förutom att visa alias för databaselement kan du också ange att Essbase ska visa både alias och namn för databaselement i Essbase Kalkylarkstillägg.

Så här visar du namn och alias för ett element:

  1. I cell B8 dubbelklickar du med knapp 2 så att du zoomar ut till Qtr2.
  2. I cell C2 markerar du Colas och väljer sedan Essbase - Pivotera.
  3. I cell C3 markerar du Year och väljer sedan Essbase - Pivotera.
  4. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  5. I alternativgruppen Alias markerar du kryssrutan Använd både elementnamn och Alias för raddimensioner.

    Kontrollera att Använd alias är markerad.

  6. Klicka på OK så att du återgår till arbetsarket och välj Essbase - Hämta.

    Både elementnamn och alias visas för raddimensioner. Eftersom den enda raddimension i det här exemplet som har förtilldelade alias är Product, är det bara Product-element som visas med sina alias. För Region-elementen upprepas helt enkelt elementnamnet i stället för att alias visas.

    Bild 52. Resultat av att visa både elementnamn och alias


Upprepa elementetiketter

Standardalternativet är att visa elementetiketter en gång för varje nästlad rad- och kolumngrupp. Om du är ansluten till en stor databas när du använder Essbase Kalkylarkstillägg kanske du måste rulla nedåt eller åt sidan i arbetsarket för att kunna se ytterligare rader och kolumner. I vissa fall syns inte en del elementetiketter när du bläddrar nedåt eller åt sidan. I Essbase finns en funktion för repetering av elementetiketter i varje rad- eller kolumncell som representerar en datapunkt, så att du alltid kan se en elementetikett i arbetsarksvyn.

Så här upprepar du elementetiketter vertikalt och horisontellt i arbetsarket:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  2. I alternativgruppen Alias avmarkerar du kryssrutan Använd både elementnamn och alias för raddimensioner.
  3. I alternativgruppen Celler markerar du kryssrutan Upprepa elementetiketter och klicka sedan på OK.

    Bild 53. Aktivera alternativet Upprepa elementetiketter


  4. I cell E1 zoomar du in (dubbelklickar) på Year.

    En elementetikett visas i varje kolumn- och radcell. För databasen Sample Basic som du använder i självstudiekursen är det troligen inte nödvändigt att upprepa elementetiketter eftersom databasen är relativt liten. Funktionen är särskilt användbar för att hålla reda på elementetiketter när du bläddrar i stora arbetsark.

    Bild 54. Resultat av upprepade elementetiketter


    Anm:
    Även om du avmarkerar kryssrutan Upprepa elementetiketter i dialogrutan Essbase - Alternativ behålls de upprepade elementetiketterna i arbetsarksvyn. Om du vill ta bort de upprepade etiketterna måste du gör på något av följande sätt:
  5. Innan du återgår till självstudiekursen utför du följande åtgärder:
    1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
    2. I alternativgruppen Celler avmarkerar du kryssrutan Upprepa elementetiketter och klickar på OK.
    3. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]