Ett vanligt krav när det gäller budget- och planeringsprogram är att det ska gå att skicka arbetsark till olika avdelningar inom en organisation. När arbetsarken har distribuerats kan mottagarna granska innehållet, ändra det och skicka tillbaka uppdaterade ark till avsändaren. Med funktionen Skapa flera ark i Essbase kan du skapa flera arbetsarksfiler från en enda databasvy. Du kan ange på vilken detaljnivå arbetsarken ska replikeras och på så sätt anpassa informationen efter mottagarnas behov.
Databasen Sample Basic innehåller data om försålda dryckesprodukter för olika stater i USA. Anta till exempel att du vill att alla produktchefer ska hämta och ge synpunkter på ett budgetförslag och returnera eventuella ändringar till ekonomiavdelningen. Du måste skapa ett arbetsark för varje kombination av budget- och produktionsdata som ska distribueras till produktchefen för respektive produkt.
Så här skapar du arbetsarken:
Lägg märke till att hämtningen utförs med alternativet Använd alias, som redan är angivet för den här filen i dialogrutan Essbase - Alternativ. I det här exemplet ändras produktnamnet 200 till Root Beer, som är det tilldelade aliaset.
På fliken Information för Skapa flera ark finns en lista med element som du har markerat och alternativ för på vilken detaljnivå de markerade elementen ska hämtas till de duplicerade arbetsarken.
Bild 162. Fliken Information för Skapa flera ark
Den replikerade, eller duplicerade, kalkylarksrapporten innehåller nu data för element på samma nivå som Central (East, West och South) och för element på nivån nedanför Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla och Birch Beer).
Du kan också klicka på Bläddra och välja en målkatalog i dialogrutan Bläddra.
Du kan också ange att bara ett arbetsbok ska skapas med separata arbetsark för varje rapport, eller så kan du skicka rapporterna till skrivaren.
Med Öppna skapade filer kan du ange att varje fil ska öppnas i Excel när den skapas.
Varning:
Beroende på antalet replikerade arbetsark som du vill skapa kan kommandot
Skapa flera ark leda till att du skapar fler arbetsark än vad som får plats i
datorns minne. Därför bör du inte använda alternativet Öppna skapade
filer när du replikerar många arbetsark.
Bild 163. Fliken Målalternativ
När du anger ett prefix eller suffix i alternativgruppen Namninformation kommer de arbetsarkfiler som genereras genom att du kör kommandot Skapa flera ark att namnges med det prefix eller suffix som du anger. Standardalternativet är att generera namn på arbetsark som är numrerade från 1 till n, där n är det totala antalet arbetsark som skapas. Syntaxen för filnamn är PrefixnSuffix.xls. Om du inte anger något prefix eller suffix skapas arbetsark med namnen 1.xls, 2.xls o s v. Om du skapar en gemensam arbetsbok används samma nomenklatur för arkflikarna i arbetsboken.
Varning:
Ange inte kombinationer av och suffix som leder till att det inte finns
tillräckligt med tecken kvar till att bilda unika filnamn. Om ett
tidigare använt filnamn används på nytt skrivs den tidigare filen med samma
namn över och ersätts med den nya filen.
Ange ett sidhuvud- eller sidfotsnamn som ska användas för alla arbetsark i textrutorna Sidhuvud och Sidfot.
Som standard får filen med innehållsförteckningen filtillägget .lst i Essbase.
Arbetsarken skapas snabbt i Essbase (totalt nio arbetsark i det här exemplet). Varje arbetsark blir automatiskt sparat, stängt och registrerat i innehållsförteckningen när det skapas. Varje enskild fil sparas i den katalog du angav och ges något av namnen Bud1.xls till Bud9.xls. När åtgärden är slutförd returneras du till den ursprungliga arbetsarksvyn (d v s källfilen).
Bild 165. Innehållsförteckningsfil för arbetsark som har skapats flera ark av
Du behöver inte spara arket.