Användarhandbok för kalkylarkstillägget för 1-2-3


Hämta Data

Nu när du har bekantat dig med Essbase-miljön kan du ansluta till Essbase-servern och börja använda Essbase och Essbase Kalkylarkstillägg. I följande avsnitt får du gå igenom en typisk Essbase-session där du ansluter till en databas och hämtar data på olika sätt.

I det här avsnittet går vi igenom följande grundläggande hämtningsåtgärder:

Anm:
Kontrollera att du har följt stegen i "Ange Essbase-alternativ". Om inställningarna i dialogrutan Essbase - Alternativ skiljer sig från dem som visades i illustrationen ovan kommer arbetsarket att se annorlunda ut än de illustrationer som visas i det här kapitlet.

Kom ihåg att du kan utföra vanliga hämtningsuppgifter på något av följande sätt:

Ansluta till databaser

Innan du kan få åtkomst till Essbase-data måste du först ansluta till en databas på servern. I den här kursen förutsätts att du har rätt behörighet för att kunna ansluta till en server, ett program och en databas.

  1. Välj Essbase - Anslut

    Dialogrutan Essbase - Logga på system visas .

    Bild 12. Essbase - Logga på system, dialogruta


    Anm:
    När du ska utföra de följande stegen måste du känna till namnet på Essbase-servern, ditt användarnamn och ditt lösenord. Om du inte känner till dem kontaktar du systemadministratören för Essbase.
  2. I listrutan Server markerar du den server du vill använda. (Om servernamnet inte visas i listan skriver du namnet på den server du vill använda.)
  3. Tryck på tabbtangenten så att du flyttar markören till textfältet Användarnamn och ange ditt användarnamn.
  4. Tryck på tabbtangenten så att du flyttar markören till textfältet Lösenord och ange ditt lösenord.
    Anm:
    Du kan ändra lösenordet när du är ansluten till en server. Om du vill ändra lösenord läser du Ändra lösenord.
  5. Anslut till servern genom att klicka på OK.

    En lista med tillgängliga par av tillämpningar och databaser visas i listrutan Tillämpning/databas. På Essbase-servrar finns det funktioner för samtidig åtkomst av flera tillämpningar. En tillämpning kan innehålla flera databaser. Endast de databaser du har åtkomst till visas i listan.

    I den här självstudiekursen använder du databasen Sample Basic. Om databasen Sample Basic har installerats som en del av Essbase-installationen visas den i listan. Om Sample Basic inte visas i listan Tillämpning/databas kan du be systemadministratören för Essbase att installera den.

    Bild 13. Tillgängliga tillämpningar och databaspar


  6. I listrutan Tillämpning/databas dubbelklickar du på Sample Basic. Du kan också markera Sample Basic i listrutan och klicka på OK.

Om tillämpningen inte redan körs startas den automatiskt av Essbase. Det kan bli en kort paus medan tillämpningen startar. Hur lång tid det tar att starta en tillämpning beror på antalet databaser, storleken på databaserna och på indexen i de databaser som ingår i tillämpningen.

Ändra lösenord

Du kan bara ändra lösenord om du är ansluten till en server.

Anm:
Uppgifter som du inte ska utföra som en del i självstudiekursen visas i nedtonade rutor.

Så här ändrar du lösenord:
  1. Klicka på knappen Ändra lösenord i dialogrutan Essbase - Logga på system.
  2. I dialogrutan Ändra lösenord i textfältet Nytt lösenord skriver du det nya lösenordet.
  3. I fältet Bekräfta lösenord skriver du in lösenordet igen.

    Lösenorden måste vara identiska.

  4. När du klickar på OK ändras lösenordet.
  5. Klicka på OK igen så att dialogrutan Essbase - Logga på system stängs.

Hämta data från en databas

Varje gång du hämtar information från en Essbase-server utförs följande åtgärder:

Du kan övervaka de här operationerna med hjälp av tre anpassade markörer i Essbase.

Tabell 2. Anpassad markör i Essbase

Markör:

Visas i följande situationer:




Information på servern begärs från Essbase.




Servern behandlar begäran.




Servern returnerar data.

Anm:
Om du utför små hämtningsåtgärder visas markörerna mycket snabbt. Du kanske inte ens lägger märke till att pilen ändrar riktning om du hämtar små datamängder.

Så här hämtar du data till ett tomt arbetsark:

  1. Öppna ett nytt arbetsark genom att antingen välja Arkiv - Nytt eller klicka på knappen .
    Anm:
    Du bör vara ansluten till databasen Sample Basic. Om du inte är ansluten följer du anvisningarna i "Ansluta till databaser".
  2. Välj Essbase - Hämta.

    Data hämtas till arbetsarket i Lotus 1-2-3.

    Bild 14. En första datahämtning från Sample Basic


Eftersom du markerade kryssrutan Dubbelklicka i dialogrutan Essbase - Alternativ (fliken Globala inställningar) kan du hämta data genom att dubbelklicka i tomma celler. Du kan också klicka på knappen Hämta i verktygsfältet för Essbase.

När du hämtar data till tomma arbetsark returneras data från de översta nivåerna i varje databasdimension. Den översta nivån används som startpunkt för att gå, eller zooma, till nivåer med detaljerade data. I databasen Sample Basic hämtas följande fem dimensioner: Measures, Product, Market, Scenario och Year.

I de övriga uppgifterna i den här självstudiekursen kan du hämta data genom att dubbelklicka i en datacell, välja Essbase - Hämta eller genom att klicka på knappen Hämta i Essbase-verktygsfältet.

Avbryta en begäran om hämtning av data

Ibland kanske du vill avbryta en hämtningsbegäran. Det kan bero på att hämtningen tar längre tid än du har räknat med eller på att du har dubbelklickat av misstag.

Eftersom data hämtas så snabbt till arbetsarket kan det vara svårt att hinna avbryta en hämtning innan den slutförs. Funktionen är framför allt användbar när du behöver stoppa en stor hämtningsfråga.

När du vill avbryta hämtningar trycker du på Esc under hämtningen.

Anm:
Du kan endast avbryta en hämtning medan Essbase bearbetar den i Essbase Kalkylarkstillägg. Du kan inte avbryta en hämtning när Essbase bearbetar den från servern.

Återställa föregående databasvy

Med kommandot Ångra återställs föregående databasvy. En databasvy är helt enkelt det som visas i arbetsarket efter en hämtning eller navigeringsåtgärd. Ångra motsvarar kommandot Redigera - Ångra i Lotus 1-2-3, där senaste åtgärd ångras. Med kommandot Ångra används datorns minne för lagring av den aktuella vyn innan Essbase bearbetar en hämtningsbegäran. Du kan endast ångra den senaste åtgärden med Ångra. Du kan inte ångra flerstegsåtgärder med Ångra.

I hela den här självstudiekursen bör du följa alla steg i den ordning de presenteras. Om du gör fel eller känner att du vill ha tid att tänka igenom saker i självstudiekursen kan du använda kommandot Ångra på Essbase-menyn eller -verktygsfältet för att ångra det senaste kommandot och gå tillbaka till föregående databasvy. Om du vill börja om från början med kursen markerar du hela arbetsarket och väljer Redigera - Rensa - Alla. Sedan trycker du på Enter eller klickar på OK så att arbetsarket töms och du kan börja om igen.

Du kan avaktivera Ångra under vanliga åtgärder om du vill spara på minnet i datorn. Avaktivera inte Ångra när du går igenom självstudiekursen.

Anm:
Uppgifter som du inte ska utföra som en del i självstudiekursen visas i nedtonade rutor.

Så här avaktiverar du Ångra:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Globala inställningar.
  2. Avmarkera kryssrutan Aktivera Ångra.

Visa mer detaljerade data

Med Essbase kan du zooma in på olika nivåer av flerdimensionella data i arbetsarket. Om du till exempel vill visa data för ett visst kvartal eller en viss månad i stället för ett sammanlagt datavärde för hela året kan du zooma in på dimensionen Year och visa mer detaljerade data.

Det finns tre sätt att zooma in på ett element:

Så här zoomar du in på lägre nivåer i dimensionen Year:

  1. Dubbelklicka med knapp 1 på Year i cell A2.

    Med zoomningen hämtar du data på nivån närmast under Year: Qtr1, Qtr2, Qtr3 och Qtr4.

    Bild 15. Resultat av en inzoomning på dimensionen Year


    Anm:
    Mer information om relationer mellan Essbase-databaselement finns i "Databasdispositioner".

    Med Essbase kan du hämta element till grupperade, eller nästlade, kolumner och rader. Radgrupper som innehåller mer än en nivå av data är nästlade i radgrupper med ett enda element. Exempel: En radgrupp som innehåller Qtr1, Qtr2, Qtr3, och Qtr4 kan nästlas i en rad med enkla element för en specifik region, till exempel East (se följande illustration). Att zooma in på lägre nivåer i databaselementen är ett sätt att hämta data till nästlade grupper.

  2. I cell D1 dubbelklickar du så att du zoomar in på Market och skapar nästlade grupper av raderna i arbetsarket.

    Bild 16. Resultat av inzoomning på dimensionen Market (nästlade rader)


    Eftersom arbetsark kan ha fler rader än kolumner är Essbase inställt så att data hämtas till rader när du zoomar in på ett element. Du kan ändra den standardinställningen och visa resultaten av en zoomning som kolumner. När du zoomar in flera kolumner är det endast element på den översta nivån i dimensionen som påverkas (till exempel Market eller Scenario).

Gå igenom följande steg och zooma in på Scenario och hämta de respektive elementen till kolumner i stället för till rader:

  1. Tryck och håll nere Alt-tangenten.
  2. Dubbelklicka på Scenario (i cell E1).
  3. Släpp upp Alt-tangenten.

    Data visas i kolumner i arbetsarket.

    Bild 17. Resultat av en inzoomning på dimensionen Scenario (nästlade kolumner)


Zooma in på attributelement

Du kan använda attributfunktionen i Essbase till att hämta och analysera i termer av egenskaper, eller attribut, för dimensioner. Du kan till exempel analysera den potentiella vinsten för produkter baserat på storlek eller förpackning. Attributdimensioner är associerade med basdimensioner.

Du kan använda en attributdimension och zooma in på den basdimension som den är associerad med. I databasen Sample Basic är basdimensionen Product associerad med flera attributdimensioner, till exempel Caffeinated, Ounces och Pkg_Type. Varje attributdimension består av attributelement på nivå 0. Attributelement på nivå 0 är den lägsta nivån av attribut som är associerade med en basdimension. Attributdimensionen Pkg_Type har två element på nivå 0, Bottle och Can.

Du kan extrahera information om alla produkter som har sålts på burk (Can) genom att skriva namnet Can manuellt i arbetsarket. Du kan också använda Essbase Frågedesigner eller dialogrutan Essbase - Elementurval till att välja attributet och visa det i arbetsarket.

Öppna ett arbetsark, anslut till databasen Sample Basic och välj Essbase - Hämta. Välj Product och ersätt det med Can genom att skriva Can manuellt. Klicka någonstans utanför cell C1 och välj Essbase - Hämta igen. Resultaten visas i figur Bild 18:

Bild 18. Ett attributelement i en rapport


Zooma in alla produkter som har sålts på burk genom att dubbelklicka på Can i cell C1. Cola, Diet Cola och Diet Cream är de element i Product som har attributet Can. Så här ser resultatet ut:

Bild 19. Resultat av en inzoomning på ett attributelement


Zooma in på attributelement på nivå 0

Programmet som följer är en beskrivning av det generella beteendet i Essbase Kalkylarkstillägg när du zoomar ned till ett attributelement på nivå 0:

När du zoomar in på attributelement som inte finns på nivå 0 fungerar det på samma sätt som vid zoomning på andra typer av element. Mer information om och exempel på att zooma ned till attributelement på nivå 0 finns i onlinehjälpen för Essbase Kalkylarkstillägg. Mer information om attribut finns i Database Administrator's Guide.

Visa mindre detaljerade data

Med Essbase kan du zooma ut till högre nivåer i den flerdimensionella databasdispositionen genom att dra samman det aktuella elementträdet. Om du tidigare har zoomat in i en dimension, till exempel Scenario, och vill visa data för Actual och Budget, kan du behöva zooma ut så att du kan se sammanlagda data för dimensionen Scenario.

Det finns tre sätt att zooma ut från ett element:

Så här zoomar du ut från dimensionen Scenario i det aktuella arbetsarket:

  1. Dubbelklicka med knapp 2 på något element i dimensionen Scenario (cell C2, D2, E2, F2 eller G2).

    Elementen i dimensionen Scenario komprimeras.

    Bild 20. Resultat av utzoomning från dimensionen Scenario


  2. Zooma ut på East genom att dubbelklicka med knapp 2 i cell A3.

    East, West, South och Central komprimeras till dimensionen Market och behålls i kolumnen A.

    Bild 21. Resultat av utzoomning från East


Anpassa inzoomning och utzoomning

Du kan anpassa beteendet för kommandona Zooma in och Zooma ut i dialogrutan Essbase - Alternativ. I följande steg visas några av metoderna.

Så här hämtar du alla element i en dimension med en enda zoomningsåtgärd:

  1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Zooma tab.

    Fliken Zooma visas.

    Bild 22. Inställningar för alternativen Zooma in och Behålla element


    Alternativgruppen Zooma in innehåller objekt som du kan anpassa zoomningar med. Du kan ange vilka element som återförs till arbetsarket vid en inzoomningsåtgärd. Om du till exempel väljer Bottom Level hämtas data för den lägsta nivån med element i en dimension. Om du använder det här alternativet och zoomar in på Year i databasen Sample Basic hämtas Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov och Dec.

    Alternativgruppen Behålla element innehåller objekt som du kan använda till att anpassa hämtningsegenskaper. Med standardinställningen, Ta med urval, behålls valda element tillsammans med de element som hämtas vid en zoomning. Om du t ex zoomar in på Qtr1 hämtas data för såväl Jan, Feb och Mar, som för Qtr1. När alternativet är avmarkerat hämtas bara Jan, Feb, och Mar. Qtr1 bortses ifrån.

    Anm:
    Mer information om alternativgrupperna Zooma in och Behålla element finns i onlinehjälpen för Essbase Kalkylarkstillägg.
  2. I alternativgruppen Zooma in markerar du alternativet Alla nivåer och klickar på OK så att inställningen sparas.
  3. I cell A3 zoomar du in (dubbelklickar) på Market.
  4. I cell C2 zoomar du in (dubbelklickar) på Scenario.

    Alla element i Market och Scenario hämtas. För dimensionen Market zoomades två nivåer för de undre elementen, som är de enskilda staterna. I dimensionen Scenario finns bara en elementnivå, så elementen i Scenarion skulle också hämtas om du valde Nästa nivå i alternativgruppen Zooma in.

    Bild 23. Resultat av inzoomning till nivån Alla element


  5. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Zooma tab.
  6. Återställ alternativinställningen för Zooma in till Nästa nivå.

Om du vill zooma ut till endast ett kvartal av året markerar du Inom markerad grupp i alternativgruppen Behålla element.

Så här zoomar du ut till Qtr1:

  1. I alternativgruppen Behålla element på fliken Zooma markerar du kryssrutan Inom markerad grupp och klickar på OK.

    Kontrollera att alternativet Ta med urval också är markerad fortfarande.

  2. Om du vill zooma ut till Qtr 1 (i cell B3) dubbelklickar du med knapp 2.

    Lägg märke till att utzoomning till dimensionen Year bara påverkar New York. För alla andra stater visas data för samtliga fyra kvartal.

    Bild 24. Resultat av utzoomning inom en markerad grupp


  3. Innan du fortsätter med självstudiekursen bör avmarkera alternativet Inom markerad grupp:
    1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Zooma tab.
    2. I alternativgruppen Behålla element avmarkerar du kryssrutan Inom markerad grupp.
  4. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]