Användarhandboken för kalkylarkstillägget för Excel


Utföra avancerade hämtningsuppgifter

I självstudiekursen i "En grundläggande självstudiekurs för Essbase" beskrivs hur du utför grundläggande datahämtning och navigering i Essbase Kalkylarkstillägg. I det här avsnittet kommer du att gå igenom följande avancerade hämtningsuppgifter:

Kom ihåg att du kan utföra vanliga hämtningsuppgifter på något av följande sätt:

Filtrera data

Trots att du enkelt och snabbt kan navigera genom stora Hyperion Essbase-databaser är det inte särskilt praktiskt att använda funktionerna i Excel till att filtrera och sortera mycket stora databaser. Essbase-servern innehåller däremot kraftfulla funktioner för filtrering och sortering. I "En grundläggande självstudiekurs för Essbase", fick du lära dig att använda Essbase Frågedesigner till att definiera en dimensionslayout och att välja element för visning. I Essbase Frågedesigner finns också ett kraftfullt verktyg för definiering av hämtningsvillkor som även är enkelt att använda.

Du kan göra dig hemmastadd med funktionerna i Hyperion Essbase Frågedesigner genom att arbeta med den fråga, Basic1, som du sparade i "En grundläggande självstudiekurs för Essbase" och utföra följande steg:

Anm:
Om du hoppade över självstudiekursen i "En grundläggande självstudiekurs för Essbase", följer du anvisningarna i "Skapa frågor med Essbase Frågedesigner" så att du skapar och sparar frågan Basic1.
  1. Välj Essbase - Frågedesigner.

    Fönstret för frågeinformation i Essbase Frågedesigner visas.

  2. Från den plats du angav i "En grundläggande självstudiekurs för Essbase" väljer du filen Basic1.
  3. Klicka på OK.

    Elementurvalet, som visas i egenskapsfönstret, är oförändrat från den senaste Essbase Frågedesigner-sessionen.

  4. I navigeringsfönstret väljer du Datafiltrering.

    Inställningarna för datafiltrering visas i fönstret för datafiltrering. Filtret avgör antalet datarader som hämtas. Antalet baseras på de kolumnvillkor du anger. Du kan definiera filtreringsvillkor på värden som finns i en eller flera kolumner i vyn.

    Bild 88. Fönstret för datafiltrering


  5. Programmet fönstret för datafiltrering innehåller följande objekt:
  6. Klicka i kryssrutan Översta och ange värdet 30 i textfältet Rader.

    När du tillämpar frågan hämtas de 30 översta raderna av dimensionen.

  7. I listrutan Dimension väljer du Product. Product är den dimension som rangordningen ska tillämpas på.
  8. I listrutan Kolumn väljer du Qtr1, Actual. Qtr1, Actual är den kolumn som datavärdena baseras på.
  9. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datafiltrering. Högerklicka och välj Tillämpa fråga.

    Resultatet av frågan bör se ut så här.

    Bild 89. Resultat av datafiltreringsfråga


    Du kan filtrera utdata ytterligare genom att ange jämförelseoperatorer i rutan Datavillkor.

  10. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datafiltrering.

    De datafilter du har angett visas i egenskapsfönstret.

  11. Dubbelklicka i rutan Datavillkor.

    Inställningarna för datavillkor visas i egenskapsfönstret.

  12. Välj alternativet Värde och skriv 500 i rutan Värde.

    Observera att alternativet är i listrutan Data ändras till =.

  13. Klicka på nedåtpilen i listrutan Data och välj <=.
  14. Välj Qtr1, Actual i listrutan Kolumn.
  15. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datafiltrering. Högerklicka och välj Tillämpa fråga.

    Observera att frågeresultatet nu bara motsvarar de data för Actual och Budget som är mindre än eller lika med 500.

  16. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datafiltrering så att inställningarna för datafiltrering visas i egenskapsfönstret.
  17. I rutan Datavillkor väljer du Qtr1, Actual <= 500, högerklickar och väljer Nya datavillkor.
  18. I rutan Data klickar du på nedåtpilen och väljer <.
  19. I listrutan med datavärden väljer du Qtr2, Actual. Under Kombinerat med andra villkor klickar du på knappen Eller.
  20. I navigeringsfönstret klickar du på ikonen Datafiltrering så att fönstret för datafiltrering öppnas.
  21. I rutan Datavillkor dubbelklickar du så att ett nytt datavillkor skapas.
  22. I rutan Data klickar du på nedåtpilen och väljer Är inte.
  23. Klicka på knappen för alternativet Värde som saknas.

    Om du väljer det här alternativet tas inte data som har värdet #Missing med.

  24. I listrutan Kolumn väljer du Qtr1, Actual. Under Kombinerat med andra villkor klickar du på knappen Och.

    Datavillkoren bör visas på följande sätt:

    Bild 90. Datafiltrering


  25. Markera ikonen Datafiltrering, högerklicka och välj Tillämpa fråga.

    Data för alla kvartal hämtas. Observera att de data som hämtas för Qtr1, Actual är mindre än eller lika med 500 eller mindre än Qtr2, Actual. Resultaten bör visas på följande sätt:

    Bild 91. Resultat av datafiltrering


Anm:
Om du vill ta bort alla datavillkor väljer du ikonen Datafiltrering i navigeringsfönstret, högerklickar och väljer Ta bort alla datavillkor. Du kan också välja ett valfritt datavillkor i rutan Datavillkor, högerklicka och välja Ta bort alla datavillkor.
Anm:
Om du vill ta bort ett visst datavillkor väljer du det i frågedispositionen, högerklickar och väljer Ta bort datavillkor. Du kan också välja datavillkoret i rutan Datavillkor, högerklicka och välja Ta bort datavillkor.

Sortera data

Med hjälp av fönstret för datasortering kan du sortera utdata från frågan Basic1 i stigande eller fallande ordning.

  1. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datasortering.

    Inställningarna för datasortering visas i egenskapsfönstret. Du kan ange datasorteringsvillkor som påverkar i vilken ordning de valda raderna hämtas i fönstret för datasortering.

    Programmet fönstret för datasortering innehåller följande objekt:

    Bild 92. Fönstret för datasortering


  2. Dubbelklicka i listrutan Sorteringskolumn.

    Standardurvalet blir Qtr1, Actual. Standardordningen för sortering i listrutan Ordning blir Stigande.

  3. Klicka på Stigande. En nedåtpil visas vid Stigande.
  4. Klicka på nedåtpilen. Fallande visas nedanför Stigande.
  5. I listrutan Ordning väljer du Fallande.

    Bild 93. Ange sorteringsordning för data


  6. Dubbelklicka i nästa rad i listan Sorteringskolumn.

    Standardurvalet blir Qtr1, Actual.

  7. Klicka på nedåtpilen och välj Qtr1, Budget.

    Observera att standardordningen i listrutan Ordning har blivit Stigande.

  8. I navigeringsfönstret, under Datasortering, väljer du Stigande, Qtr1, Budget. Högerklicka och välj Ta bort sorteringsregel.

    Sorteringsregeln Qtr1, Budget tas bort från frågan.

  9. I navigeringsfönstret väljer du ikonen Datasortering. Högerklicka och välj Tillämpa fråga.

    Resultatet returneras sorterat i fallande ordning för varje kvartal, på det sätt som visas nedan:

    Bild 94. Resultatet av datafiltrering och datasortering


    Anm:
    De värden du rangordnar och sorterar måste vara desamma. Du kan till exempel inte ange Product i rutan Dimension som ska rangordnas och Market i rutan Dimension som ska sorteras. Om du anger olika värden ändras automatiskt båda värdena till det senast angivna värdet.
  10. Stäng arbetsarket genom att välja Arkiv - Stäng. Du behöver inte spara arket.

Hämta data till asymmetriska rapporter

När du hämtar data till ett arbetsark kan den resulterande rapporten antingen vara symmetrisk eller asymmetrisk. Symmetriska rapporter känns igen på återkommande, identiska elementgrupper. I figur Bild 94 visas till exempel en symmetrisk rapport som innehåller element från Actual och Budget nästlade nedanför element från Year (Qtr1, Qtr2, Qtr3 och Qtr4).

Asymmetriska rapporter kännetecknas av grupper med nästlade element som skiljer sig med minst ett element. Antalet element eller namnen på elementen kan skilja sig åt.

Du kan skapa asymmetriska rapporter på något av följande sätt:

Om du hämtar data till en asymmetrisk rapport måste ytterligare bearbetning utföras internt om den asymmetriska layouten ska bibehållas. För stora rapporter kan det medföra att hämtningstiden blir längre. Mer information om optimering av rapporter finns i Database Administrator's Guide.

Vid standardinstallationen av Essbase medföljer en exempelfil, Asymm.xls, som visar hur du skapar asymmetriska rapporter.

Om du vill visa exempelfilen Asymm.xls gör du på följande sätt:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen Asymm.xls.

    Det beror på hur programvaran är installerad i datorn om du har tillgång till den. Den kan också vara installerad i någon annan katalog. Kontakta systemadministratören för Essbase om du vill ha mer information.

    Bild 95. Asymmetrisk rapport


    I filen Asymm.xls är rad- och kolumndimensionsgrupperna asymmetriska. Därför skiljer sig innehållet åt i de staplade grupperna i dimensionen Product inom respektive marknader. Ett exempel är att Colas och Fruit Soda finns med i East men inte i West. Dessutom visas elementet Actual för Qtr1, medan elementet Budget visas för Qtr2, Qtr3, och Qtr4. Lägg också märke till att elementen för dimensionerna Scenario och Year är formaterade.

  3. Lämna filen Asymm.xls öppen för nästa uppgift i självstudiekursen.

Pivotera i asymmetriska rapporter

När du pivoterar en grupp element behålls endast unika element från dimensioner som inte ingår i pivoteringen.

Använd den öppna filen Asymm.xls till att visa det här på följande sätt:

  1. Använd knapp 2 och dra East till cellen nedanför Qtr1.

    Bild 96. Resultatet från pivotering i en asymmetrisk rapport


    Elementen i Product kombineras till helt unika element. Root Beer, som visas två gånger i figur Bild 95, visas till exempel bara en gång i den aktuella vyn. Colas, som bara visas för en marknad i figur Bild 95, visas nu i både East och West.

    Den tomma raden mellan radgrupperna i Product tas också bort. En pivoteringsåtgärd tar alltid bort rader och kolumner där alla celler är tomma.

  2. Stäng filen Asymm.xls utan att spara några ändringar.

Arbeta med formaterade arbetsark

Utöver de flexibla och dynamiska hämtningarna kan du också hämta data till formaterade ark med Essbase. Ett arbetsark kan innehålla följande format:

När du har formaterat och sparat ett arbetsark kanske du vill hämta och navigera igenom nya data i det befintliga arkformatet. I det här avsnittet finns följande information om hur du arbetar med formaterade arbetsark:

Regler för att arbeta med formaterade arbetsark

Lägg märke till följande regler när du hämtar data till formaterade arbetsark:

Regel 1

I arbetsarket kan inga numeriska celler placeras före den första Hyperion Essbase-datacellen. I figur Bild 97 är till exempel den första Essbase-datacellen B6. Inga celler i raderna 1 - 5 och inte heller cell A6 kan innehålla numeriska värden. De här cellerna kan inte heller innehålla formler som löser numeriska värden.

Regel 2

En cell som ligger på en rad eller i en kolumn med Essbase-data kan inte innehålla text eller numeriska värden. I figur Bild 97 kan till exempel inte cellerna i kolumnerna B, C, D och F samt raderna 6 till 9 och 11 till 14 innehålla text eller numeriska värden, eftersom sådana värden kan skrivas över (eller tömmas) med de data som hämtas. De här cellerna kan innehålla formler, men bara om alternativet Behålla formler är aktiverat. Mer information om alternativen för Behålla formler finns i "Behålla formler vid hämtning av data".

Tip:
Om du behöver behålla text i en cell definierar du texten eller värdet som en Excel-formel och väljer alternativet Behålla formler.

Regel 3

Kommandot Pivotera är inte tillgängligt när kryssrutan Behåll vid Hämta är markerat i dialogrutan Essbase - Alternativ (fliken Läge).

Regel 4

Med kommandot Pivotera tar du bort alla celler som innehåller text som inte är namn på databaselement.

Hämta data till formaterade arbetsark

Vid standardinstallationen av Essbase medföljer en exempelfil, P&l.xls, som visar hur du hämtar data till formaterade arbetsark. Exempelfilen P&l.xls visar hur du hämtar data till ett arbetsark som innehåller formaterad text, formler och skyddade celler.

Så här visar du arbetsarket P&l.xls:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen P&l.xls.

    Du har tillgång till filen beroende på hur programvaran är installerad i datorn. Den kan också vara installerad i någon annan katalog. Kontakta systemadministratören för Essbase om du vill ha mer information.

    Bild 97. Exempel på formaterat arbetsark


  3. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  4. I alternativgruppen Celler ser du till att Justera kolumner är markerat.
  5. Välj fliken Läge.
  6. I gruppen Behålla formler markerar du kryssrutan Behåll vid Hämta så att läget Behålla formler aktiveras.
    Anm:
    När alternativet Behåll vid Hämta är aktiverat kan det uppstå en viss fördröjning i hämtningstiden.
  7. Klicka på OK.

    Som standard skrivs formler i Excel över med datavärden i hämtningsområdet av arbetsarket vid en Essbase-hämtning. Vid hämtningsprocessen tas också formler i celler utanför hämtningsområdet bort. Men med alternativet Behåll vid Hämta kan du definiera hämtningar som inte ersätter formler någonstans i arbetsarket.

  8. Välj Essbase - Hämta om du vill uppdatera arbetsarket med de senaste datavärdena.

    I Essbase avgörs att några textceller i arbetsarket inte motsvarar något databaselementnamn. När det inte går att lösa ut text i arbetsarket visas följande meddelande:

    Bild 98. Essbase - Okända element


    I det här exemplet är det första okända element som upptäcks Market: (i cell A1). Kolonet (:) som står efter Market i cellen känns inte igen i Essbase. Om du klickar på Ja, visas nästa okända element i Essbase, och om du klickar på Nej fortsätter hämtningen i Essbase.

    Anm:
    Om du ofta arbetar med formaterade arbetsark kanske du vill att meddelandet inte ska visas i Essbase. Mer information finns i "Pivotera data i formaterade arbetsark".
  9. Klicka på Nej om du vill stänga dialogrutan och fortsätta med hämtningen.

    Nya data hämtas, men formateringen och formlerna i arbetsarket behålls.

    Bild 99. Resultat av hämtning till ett formaterat arbetsark


  10. Stäng filen P&l.xls utan att spara ändringar.

Anm:
Avsnittet om "Behålla formler vid hämtning av data" i det här kapitlet innehåller ytterligare självstudieuppgifter som visar hur du drar nytta av alla alternativ för Behålla formler.

Pivotera data i formaterade arbetsark

Med kommandot Pivotera kan du skapa dynamiska rapporter i både formaterade och oformaterade arbetsark. Ett formaterat arbetsark kan däremot innehålla etiketter och formler som gör pivoteringsresultatet oklart. Pivoteringen är utformad att komprimera och behålla endast de databaselement som är representerade i arbetsarket. Arbetsarket innehåller också etiketter i områden som inte ersätts av pivoterade data.

Anm:
Pivoteringsåtgärder förhindras på arbetsark som innehåller formler när läget Behålla formler är aktiverat.

I Inv.xls, en exempelfil som installeras vid standardinstallationen av Essbase, visas hur du pivoterar data i ett arbetsark. Den har sparats utan att alternativet Behåll vid Hämta var aktiverat så att du kan pivotera data i arbetsarket.

Så här visar du arbetsarket Inv.xls:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen Inv.xls.

    Beroende på hur programvaran är installerad i datorn kan det hända att filen inte är tillgänglig, eller att den finns i någon annan katalog. Kontakta systemadministratören för Essbase om du vill ha mer information.

    Bild 100. Formaterat arbetsark före formatering


  3. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Globala inställningar.
  4. I gruppen Meddelanden som visas avmarkerar du kryssrutan Visa okända element så att inga Essbase-meddelanden visas när du arbetar med formaterade arbetsark.
  5. Använd knapp 2 och dra Sales (i cell A5) till den cell som är staplad under Jan (C4).

    Elementgruppen Sales pivoteras så att den nästlas under månadselementen. Vid pivoteringen behålls däremot bara databaselement. Exempel: Alla data för Stock to Sales och Adjusted for Audit tas bort vid pivoteringen.

    Bild 101. Resultat av pivotering i ett formaterat arbetsark


  6. Stäng filen Inv.xls utan att spara några ändringar.

Behålla formler vid hämtning av data

I "Hämta data till formaterade arbetsark" använde du alternativet Behåll vid Hämta till att behålla formatering och formler i ett befintligt arbetsark. Du kan behålla formler med alternativ under Behålla formler när du hämtar data, behåller urval, tar bort urval samt zoomar in och ut. Dessutom kan formler replikeras för ytterligare element som hämtas till arbetsarket som del av en dataunderlagsoperation. I det här avsnittet får du gå igenom hur du använder alla alternativen för Behålla formler i en rapport som du skapar.

Du måste aktivera vissa alternativ innan du kan aktivera andra. Tänk på följande regler och begränsningar när du använder alternativen under Behålla formler:

Om du vill behålla formler när du hämtar eller behåller data gör du på följande sätt:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Välj Essbase - Hämta.
  3. I cell A2 zoomar du in (dubbelklickar) på Year.
  4. Tryck och håll nere knappen Alt och zooma in (dubbelklicka) på Scenario i cell E1.
  5. Välj cell G3 och ange följande formel i cellen: =B3/B$7*100.
    Anm:
    Med tecknet $ framför 7 fästs formeln till elementet Year.

    Bild 102. Ange en Excel-formel i en cell


  6. Tryck på Enter.

    I Excel beräknas den formel du angav i cell G3, och Qtr1 ses nu som en procentandel av Year.

    Bild 103. Resultat från Excel-formel med Essbase-data


  7. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  8. I området Behålla formler markerar du kryssrutan Behåll vid Hämta och Behåll vid Behåll och Ta endast bort urval. Klicka på OK.
  9. I cellerna D2, E2 och F2 väljer du respektive Variance, %Variance och Scenario.
  10. Välj Essbase - Ta endast bort urval.

    De valda kolumnerna tas bort, men den Excel-formel du angav behålls tillsammans med datauppsättningen.

    Bild 104. Resultat av borttagning av kolumner med alternativen Behåll vid Behåll och Ta endast bort urval aktiverade


  11. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  12. I området Behålla formler markerar du alternativet Behåll vid Zooma in och Zooma ut och klicka på OK.
  13. I cell A3 zoomar du in (dubbelklickar) på Qtr1.

    Essbase zoomar in på Qtr1 och flyttar ned formeln med elementet Qtr1.

    Bild 105. Resultat av zoomning med Behåll vid Zooma in och Zooma ut aktiverat


  14. Välj Essbase - Ångra.
  15. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  16. I området Behålla formler markerar du kryssrutan Fyll i formler. Klicka på OK.
  17. I cell A3 zoomar du in (dubbelklickar) på Qtr1.

    Essbase zoomar in på Qtr1 och replikerar formeln för varje element i Qtr1 (Jan, Feb och Mar). Om du vill visa de replikerade formlerna klickar du i cellerna D3, D4, D5 och D6 och tittar på den nya syntaxen i Excel-formelfältet.

    Bild 106. Resultat av zoomning med Fyll i formler aktiverat


  18. Innan du fortsätter med självstudiekursen bör du göra följande:
    1. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
    2. Avmarkera alla alternativ för Behålla formler.
    3. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.

Hämta dataområden

I ett typiskt Excel-arbetsark kan du markera celler genom att dra musen över arbetsarket. Du kan också välja ett område med celler och ange att hämtningen ska begränsas till det valda området i arbetsarket. I följande situationer är det särskilt praktiskt att hämta områden med data:

Vid standardinstallationen av Essbase medföljer en exempelfil, Profit.xls, som visar hur du hämtar ett dataområde.

Så här visar du filen Profit.xls:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen Profit.xls.

    Beroende på hur programvaran är installerad i datorn kan det hända att filen inte är tillgänglig, eller att den finns i någon annan katalog. Kontakta systemadministratören för Essbase om du vill ha mer information.

    I Profit.xls är redan att cellområde (B2 till F9) förvalt.

    Bild 107. Cellområde som är markerat för hämtning


  3. Välj Essbase - Hämta så att det markerade området uppdateras.

    Bild 108. Resultat av hämtning av det första dataområdet


    Det är bara data i det markerade cellområdet som uppdateras.

  4. Markera cellerna B12 - G16.

    Bild 109. Markera celler för hämtning


  5. Välj Essbase - Hämta igen så att det markerade området uppdateras.

    Data i det markerade området uppdateras.

    Bild 110. Resultat av hämtning av det andra dataområdet


  6. Stäng filen Profit.xls utan att spara några ändringar.

Hämta data med hjälp av funktioner

Med cellhämtningsfunktionen i Essbase, EssCell, hämtas ett enskilt databasvärde till en cell i ett arbetsark. Ange en EssCell-funktion direkt i ett arbetsark eller välj en EssCell-funktion på menyn Excel.

Anm:
Du måste vara ansluten till en databas för att kunna använda EssCell.

Med EssCell hämtas data när du utför en Essbase-hämtning eller när du beräknar om ett arbetsark med hjälp av Excel. Vid standardinstallationen av Essbase medföljer exempelfilen Summary.xls. I den filen finns redan EssCell-funktioner angivna i cellerna B16 och B17.

Så här visar du filen Summary.xls:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen Summary.xls.

    Beroende på hur programvaran är installerad i datorn kan det hända att filen inte är tillgänglig, eller att den finns i någon annan katalog. Kontakta systemadministratören för Essbase om du vill ha mer information.

    Bild 111. Arbetsark som innehåller EssCell-funktioner


    Cellerna B16 och B17 i Summary.xls innehåller EssCell-funktionen. Om du markerar någon av de cellerna kan du se syntaxen för EssCell-funktionen i formelfältet längst upp på arbetsarket.

    EssCell-funktionen är definierad i en cell på följande sätt:


    =EssCell(mbrList)
    

    mbrList är något av följande:

    Syntaxen för EssCell-funktionen i cell B16 i filen Summary.xls är till exempel följande:


    =EssCell("Sales", A1, A2, B4, F5)
    

    När du öppnar arbetsarket är värdena i de här cellerna Saknas. När du ska uppdatera värdena med data från databasen måste du utföra en hämtning från Essbase.

  3. Välj Essbase - Hämta. EssCell-funktionerna i cellerna B16 och B17 beräknas.

    Bild 112. Hämtning i ett arbetsark som innehåller EssCell-funktion


    Uppdatera nu EssCell-funktionerna så att du hämtar data för en annan stat.

  4. Ändra innehållet i cell A2 från Texas till Florida.

    Värdena i cellerna B16 och B17 uppdateras så fort du uppdaterar cellen. Uppdateringen sker eftersom Excel har beräknat om arbetsarket (om du har konfigurerat Excel att beräkna ändringar automatiskt). De återstående datacellerna ändras inte. Om du vill uppdatera arbetsarket helt måste du hämta data från servern.

    Bild 113. Uppdatera EssCell-funktionen


    Tip:
    Om arbetsarket innehåller många EssCell-funktioner ändrar du Excel till läget för manuell beräkning. På så sätt förhindrar du att cellhämtningen beräknar innan du hämtar data eller beräknar arket manuellt. Mer information finns i dokumentationen till Microsoft Excel.
  5. Du uppdaterar rapporten genom att välja Essbase - Hämta.

    Ett felmeddelande returneras om EssCell misslyckas. I följande tabell visas meddelanden som visas i EssCell-cellen med förklaringar till vad som orsakar meddelandena:


    Meddelande

    Orsak

    #N/A

    Arbetsarket är inte anslutet till en databas.

    #VALUE!

    Ett elementnamn i listan eller referensen är ogiltigt.

    #NAME?

    Ett textnamn i funktionen innehöll inte dubbla anföringstecken.

  6. Stäng Summary.xls utan att spara några ändringar.

Den exempelfil som du använde för den här uppgiften har redan definierade EssCell-funktioner.

Anm:
Uppgifter som du inte ska utföra som en del i självstudiekursen visas i nedtonade rutor.

Om du vill ange en egen EssCell-funktion i ett arbetsark gör du på följande sätt:

  1. På menyraden i Excel väljer du Infoga - Funktion.
  2. I listan Funktionskategori väljer du Essbase-tilläggsfunktion.

I guiden för Excel-funktioner leds du genom definitionen av EssCell-funktionen.

Anm:
Mer information om EssCell-funktionerna finns i onlinehjälpen till Essbase Kalkylarkstillägg.

Hämta dynamiska beräkningselement

Element med dynamiska beräkningar är databaselement som inte tas med i satsberäkningsprocessen, så att tiden för vanliga databasberäkningar minskar

. Tillämpningsutvecklaren för Essbase märker element med dynamiska beräkningar i databasdispositionen så att inte elementen beräknas förrän de begärs vid en datahämtning. Den här processen kallas dynamisk beräkning. Det finns följande fördelar för Essbase-servern med att databaselement beräknas dynamiskt:

Databasvärden som beräknas dynamiskt i Essbase tar lite längre tid att hämta i Essbase Kalkylarkstillägg eftersom beräkningarna måste utföras innan data hämtas till arbetsarket. Mer information om dynamiska beräkningar finns i Database Administrator's Guide.

Tip:
Aktivera Navigera utan data medan du formaterar rapporten på kalkylarket så att att databasen inte beräknas automatiskt med Essbase medan du skapar rapporten. Mer information om hur du navigerar utan data finns i "Bläddra genom arbetsarket utan att hämta data".

Eftersom prestanda kan påverkas vid datahämtning för dynamiska beräkningselement bör du definiera visuella attribut, eller format, för de här elementen så att du kan identifiera dem i Essbase Kalkylarkstillägg.

I filen Asymm.xls visas hur du använder element med dynamiska beräkningar.

Så här visar du filen Asymm.xls:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen Asymm.xls.
  3. Zooma ut från Actual genom att dubbelklicka med knapp 2 i cell C3.
  4. I cell C3 zoomar du in på Scenario så att alla Scenario-element visas.

    Det är bara Scenario-elementen för Qtr1 som visas.

    Bild 114. Visa Scenario-element


  5. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Format.

    Anm:
    Du måste vara ansluten till databasen Sample Basic för att kunna visa fliken Format. Mer information om hur du ansluter till en databas finns i "Ansluta till databaser".
  6. I gruppen Element bläddrar du nedåt tills du ser Dynamiska beräkningar.
  7. Markera kryssrutan Dynamiska beräkningar och klicka på knappen Format.
  8. I formatlistan Teckensnitt väljer du Fet kursiv.
  9. I listan Färg väljer du Grå.
  10. Klicka på OK och sedan på fliken Visning.
  11. I gruppen Celler markerar du Använd format. Klicka på OK.
  12. Välj Essbase - Hämta.

    Data visas och alla visuella attribut, eller format, du anger tillämpas, inklusive de nya formaten för element med dynamiska beräkningar och de format du angav i "En grundläggande självstudiekurs för Essbase". Du kan se att kolumnerna för Variance och Variance% är dynamiskt beräknade eftersom de visas i grå, fet och kursiv stil. (Variance och Variance% har också röd bakgrund eftersom det formatet tidigare angavs för alla element i dimensionen Scenario.)

    Bild 115. Resultat av hämtning av dynamiska beräkningselement


    Anm:
    Ibland går andra format du har angett före formatet för dynamiska beräkningselement. Exempel: Om ett överordnat element också är ett dynamiskt beräkningselement, och om du har angett format för både överordnade element och dynamiska beräkningar, kommer formatet för det överordnade elementet att åsidosätta formatet för det dynamiska beräkningselementet. I så fall måste du ta bort formatet för det överordnade elementet för att kunna se formatet för dynamiska beräkningselement. Mer information om prioritet av olika format finns i "Bestämma prioritet för överlappande format".
  13. Stäng filen Asymm.xls utan att spara några ändringar.

Ange senaste tidsperiod för dynamiska tidsserier

Dynamiska tidsserier är fördefinierade databaselement som används i dynamisk periodrapportering, som värden av typen år till datum eller månad till datum. Dynamiska tidsserier visas inte som enskilda element i databasdispositionen. I stället motsvarar de ett generationsnamn som använder en nyckelterm för tid, till exempel Year, Month eller Day.

Exempel: I databasen Sample Basic skapades en generation med namnet Quarter för generation 2 i dimensionen Year. Generation 2 omfattar elementen för Qtr1, Qtr2, Qtr3 och Qtr4. När du skapade generationsnamnet Quarter skapades ett element i en dynamisk tidsserie med namnet Q-T-D som står för "quarter-to-date", dvs det senaste kvartalet.

När du ska använda dynamiska tidsserier i Essbase Kalkylarkstillägg väljer du den senaste tidsperiod som du vill använda data för i periodberäkningen. Det beräknade värdet av ett element i en dynamisk tidsserie hittas när du definierar den senaste tidsperiod som rapporterades. I databasen Sample Basic är elementen på nivå 0 av dimensionen Year månader: Jan, Feb, Mar osv. Om innevarande månad är augusti och du vill ta reda på försäljningsdata för det aktuella kvartalet t o m innevarande månad kommer beräkningen för den dynamiska tidsserien att ge försäljningsdata för månaderna juli och augusti.

Dynamiska tidsserier fungerar på följande sätt:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Zoom.
  3. I alternativgruppen Zooma in väljer du Nästa nivå.
  4. Avmarkera kryssrutan Inom markerad grupp och klicka på OK.
  5. Välj Essbase - Hämta.
  6. I cell B1 zoomar du in (dubbelklickar) på Measures.
  7. I cell B2 klickar du på Year.
  8. Ange Q-T-D i cell B2 och tryck på Enter så anger du en fördefinierad dynamisk tidsserie (Q-T-D):

    Bild 116. Ange ett dynamiskt tidsserieelement i ett arbetsark


    Anm:
    I onlinehjälpen till Essbase Kalkylarkstillägg finns en lista med andra tänkbara dynamiska tidsserieelement.
  9. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Visning.
  10. Under Dynamiska tidsserier markerar du kryssrutan Senaste tidsperiod.
  11. Välj May i listrutan. Klicka på OK.

    Bild 117. Ange senaste tidsperiod i en dynamisk tidsserie


    Anm:
    Om du inte anger någon senaste tidsperiod används det första elementet på Nivå 0 (Jan) som standard.
  12. Välj Essbase - Hämta.
    Anm:
    Kommandona Hämta & Lås, Zooma in och Zooma ut kan inte användas med dynamiska tidsserieelement.

    Data för elementet Q-T-D visas. Datavärdena i arbetsarket är de sammanslagna värdena för April och May, eftersom maj är den månad du angett som senaste månad i den dynamiska tidsserien Q-T-D (Quarter-To-Date).

    Bild 118. Resultat när senaste tidsperiod har angetts i en dynamisk tidsserie


  13. Stäng arbetsarket genom att välja Arkiv - Stäng. Du behöver inte spara arket.

Anm:
Du kan också skapa en sådan rapport som visas nedan genom att helt enkelt skriva namnet på det dynamiska tidsserieelementet följt av namnet på den senaste tidsperioden inom parenteser. Exempel: Q-T-D (May). Om du använder läget Frihandsurval måste du ange det dynamiska tidsserieelementet och den senaste tidsperioden i separata, intilliggande celler. Du kan också välja ett dynamiskt tidsserieelement och en senaste tidsperiod med hjälp av Hyperion Essbase Frågedesigner eller Elementurval.
Anm:
Mer information om dynamiska tidsserier finns i onlinehjälpen till Essbase Kalkylarkstillägg.

Använda ersättningsvariabler

Tillämpningsutvecklaren för Essbase använder ersättningsvariabler till att definiera globala variabler som ska representera värden som är specifika för Essbase. Exempel: Latest kan vara en ersättningsvariabel för den senaste tidsperioden i en dynamisk tidsserie. Genom att använda Essbase Application Manager anger tillämpningsutvecklaren ersättningsvariabler och motsvarande värden för en specifik tillämpning. Variablerna och deras värden lagras på Essbase-servern. Du kan utnyttja de fördefinierade ersättningsvariablerna i Essbase Kalkylarkstillägg när du rapporterar dynamiska tidsserier

. Anta att tillämpningsutvecklaren anger en ersättningsvariabel på servern för innevarande månad. Variabeln heter CurMnth och har värdet August. Om du använder ersättningsvariabeln i arbetsarket returneras hämtningsvärden för augusti eftersom augusti är innevarande månad på servern. Om tillämpningsutvecklaren vid ett senare tillfälle ändrar värdet för ersättningsvariabeln CurMnth till October, skulle en hämtning returnera data för oktober.

Databasen Sample Basic som du använder i den här självstudiekursen innehåller inga fördefinierade ersättningsvariabler. Om tillämpningsutvecklaren har angett en ersättningsvariabel i databasen du använder, skulle du kunna föra in en ersättningsvariabel direkt i ett arbetsark. Du skulle till exempel kunna öppna ett tomt arbetsark och skriva elementnamnen på följande sätt:

Bild 119. Ange en ersättningsvariabel i ett arbetsark


Anm:
Lägg märke till ersättningsvariabeln (CurMnth) i cell A2. När du anger en ersättningsvariabel direkt i en cell måste den föregås av ett et-tecken (&).

I det här exemplet ger en hämtning följande resultat:

Bild 120. Resultat av hämtning med en ersättningsvariabel


En fråga skickas mot servern om värdet på ersättningsvariabeln CurMnth, som är August. Data returneras endast för augusti.

Anm:
Om du sparar ett arbetsark med en ersättningsvariabel som mall måste du se till att du sparar arbetsarket innan du hämtar data. Om du till exempel sparar arbetsarket som visas i figur Bild 120 som en mall, visas August istället för ersättningsvariabeln CurMnth varje gång du hämtar mallen.

Använda rapporter med frihandsurval för hämtning av data

Hittills har du lärt dig hur du hämtar Essbase-data till ett arbetsark med dynamisk hämtning, frågor i Hyperion Essbase Frågedesigner och elementurval. Förutom de här hämtningsmetoderna innehåller Essbase funktioner för frihandsrapportering. Med frihandsrapportering kan du ange exakt vad du vill hämta, genom att helt enkelt ange data i arbetsarket. Frihandsrapportering är särskilt användbar när du känner till elementen och dimensionerna i databasdispositionen väl.

I Essbase finns följande två hämtningslägen för frihandsrapportering:

I båda lägena anger du elementnamnen direkt i arbetsarket. I följande avsnitt beskrivs likheter och skillnader mellan de två lägena.

Använda Avancerad tolkning

På Essbase-servern finns en avancerad tolkningsmotor för kalkylark som läser av arbetsark och tolkar innehållet vid hämtningsbegäran. När du skapar en rapport genom att ange namn direkt i ett arbetsark i hämtningsläget Avancerad tolkning, Elementnamnen tolkas i Essbase och en standardvy skapas som baseras på placeringen av etiketterna.

Kom ihåg följande riktlinjer när du arbetar i läget Avancerad tolkning:

Så här konstruerar du en frihandsrapport i läget Avancerad tolkning:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  3. I alternativgruppen Hämta väljer du Avancerad tolkning (standardinställningen) och klickar på OK.
  4. Ange elementnamn och -data på det sätt som visas i följande illustration.
    Anm:
    Om ett elementnamn består av en siffra, t.ex. 100, måste det föregås av ett enkelt citattecken (t ex, '100 ). Det gäller också för elementnamn med blanksteg mellan orden.

    Bild 121. Skapa en ny frihandsrapport


  5. Välj Essbase - Hämta eller dubbelklicka i en datacell.

    Data hämtas för de element du angav i frihandsrapporten och alternativet Använd alias som du angav i dialogrutan Essbase - Alternativ i början av det här kapitlet implementeras.

    Bild 122. Hämta data till en frihandsrapport


Börja med att definiera en frihandsrapport som inte innehåller alla dimensioner från databasen. I läget Avancerad tolkning kanske du måste ange en platshållare som 0 i den första Essbase-datacellen för att visa var i arbetsarket data börjar. Använd ett numeriskt värde som platshållare.

Exempel:

  1. Välj Essbase - Ångra.
  2. Ta bort cellerna A1, B1 och C1.
  3. I cell B4 skriver du 0 i cell B4 så att Essbase får en referenspunkt för datacellen.

    Bild 123. Definiera en frihandsrapport utan alla dimensioner


  4. Välj Essbase - Hämta.

    De dimensioner som inte togs med i frihandsrapporten läggs till i arbetsarket och data hämtas.

    Bild 124. Hämtning i en frihandsrapport utan alla dimensioner


  5. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.

Använda läget Frihandsurval

Liksom i läget Avancerad tolkning kan du med Frihandsurval ange elementnamn var som helst i ett arbetsark, och innehållet i arbetsarket tolkas när hämtningsbegäran fullföljs. Dessutom kan du använda Essbase-kommandon för rapportskript när du hämtar data till ett arbetsark.

Kommandon för rapportskript är mycket praktiska att använda när du definierar elementreferenser som kan hämta den mest aktuella elementinformationen dynamiskt. Om du till exempel behöver skapa en rapport som visar varje produkt, även de som har lagts till efter den senaste hämtningen, kan du med standardhämtningen bara se ändringar när du zoomar in på produkten. Om du använder rapportskriptkommandot <IDESCENDANTS hämtas alla underordnade element till ett specifikt element, inklusive det angivna elementet. Mer information om syntaxen för rapportskriptkommandon och riktlinjer för hur du skapar rapporter finns i Technical Reference i katalogen docs och Database Administrator's Guide

. Kom ihåg följande riktlinjer när du arbetar i läget Frihandsurval:

Så här konstruerar du en frihandsrapport i hämtningsläget Frihandsurval:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  3. I alternativgruppen Hämta väljer du Frihandsurval.
  4. Välj fliken Visning.
  5. I alternativgruppen Celler väljer du Sortera rader automatiskt. Klicka på OK.
  6. Ange elementnamnen i arbetsarket enligt figur Bild 125:

    Bild 125. Skriva elementnamn i frihandsrapporter


  7. Välj Essbase - Hämta.

    Data för elementen hämtas och en standardvy skapas efter placeringen av etiketterna. Observera att tre element pivoterats från rad- till kolumngrupp.

    Bild 126. Resultat av hämtning i läget Frihandsurval


  8. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.

Skapa en rapport genom att föra in elementnamn och ett kommando för rapportskript:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Ange elementnamnen i det tomma arbetsarket enligt figur Bild 127.

    Bild 127. Skriva elementnamn i frihandsrapporter


  3. I cell A3 skriver du <IDESCENDANTSProduct. Tryck på Enter.

    Bild 128. Ange kommando för rapportskript i frihandsrapporter


  4. Välj Essbase - Hämta.

    Data hämtas till arbetsarket för alla underordnade objekt till Product och för elementen du angav i arbetsarket.

    Bild 129. Resultat av en hämtning med rapportskriptkommando


    Anm:
    När hämtningen slutförs i Essbase skrivs rapportskriptkommandot över med de data som returneras. Du kan använda Ångra om du vill återställa den föregående vyn i läget Frihandsurval.
  5. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.

Använda attribut i frihandsrapporter

Med Essbase kan du hämta data selektivt genom att ange attribut som är kopplade till en basdimension. Exempel: I databasen Sample Basic är dimensionen Product associerad med attribut som package och size. Du kan ange ett attributnamn i arbetsarket och hämta data som är associerade med det attributet.

Så här använder du attribut i en frihandsrapport:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Ange elementnamnen på det sätt som visas i figur Bild 130.

    Caffeinated är en attributdimension som är associerad med grunddimensionen Product. Bottle är ett element på nivå 0 i attributdimensionen Pkg_Type. Dimensionen Pkg_Type är associerad med grunddimensionen Product. Ett element på nivå 0 är det lägsta elementet i en dimension.

    Bild 130. Använda attribut i frihandsrapporter


  3. Klicka i någon tom cell och välj Essbase - Hämta eller dubbelklicka i någon tom datacell.

    I Essbase hämtas information om vinster för det första kvartalet i året för alla element i basdimensionen Product som är kopplade till både elementen med attributet nivå 0 i attributdimensionen Caffeinated (Caffeinated_True och Caffeinated_False) och nivå 0-elementet Bottle i attributdimensionen Pkg_Type. Resultaten bör visas enligt nedan:

    Bild 131. Resultat av att använda attribut i frihandsrapportering


  4. Du kan zooma in på data för attributelement på nivå 0 i attributdimensionen Caffeinated. Resultaten bör visas enligt nedan:

    Bild 132. Zooma in på attribut i frihandsrapporter


  5. Om du vill zooma in ytterligare på data om vinsterna för det första kvartalet för alla element i grunddimensionen East dubbelklickar du på cell E1. Resultaten bör visas enligt nedan:

    Bild 133. Resultat av inzoomning på East


Ange generations- och nivånamn

Du kan inte bara ange namn på databaselement i en frihandsrapport utan du kan också ange generations- eller nivånamn direkt i ett arbetsark när du vill hämta specifika element. Tillämpningsutvecklaren för Essbase definierar generations- och nivånamn för databasdimensioner i databasdispositionen. Det finns två sätt att ta reda på vilka generations- och nivånamn som definierats i databasen:

Så här gör du om du vill ange generations- och nivånamn direkt i en frihandsrapport:

  1. Om du vill öppna ett nytt arbetsark väljer du Arkiv - Nytt eller klickar på knappen .
  2. Välj Essbase - Alternativ och klicka på fliken Läge.
  3. I alternativgruppen Hämta väljer du Avancerad tolkning. Klicka på OK.
  4. Ange elementnamn på det sätt som visas i figur Bild 134:

    Bild 134. Ange elementnamn i frihandsrapporter


  5. Ange ett generationsnamn på det sätt som visas i figur Bild 135:

    Family är ett generationsnamn i dimensionen Product. Namnet är redan definierat i databasen Sample Basic.

    Bild 135. Ange ett generationsnamn i en frihandsrapport


  6. Välj Essbase - Hämta.

    Data hämtas för det element- och generationsnamn du angav. Generationsnamnet Family expanderas till sina enskilda element.

    Bild 136. Resultat av hämtning i läget Frihandsurval med generationsnamn


  7. Ändra Year till ett nivånamn (Lev0,Year) enligt följande illustration.

    Bild 137. Ange ett nivånamn i en frihandsrapport


    Anm:
    Se till att du inte infogar någon blanksteg mellan kommatecknet efter 0 och ordet Year. Generations- och nivånamn som anges direkt i arbetsark måste vara exakta.
  8. Välj Essbase - Hämta.

    Data hämtas för nivå 0-elementen i dimensionen Year, som är de enskilda månaderna (Jan, Feb, Mar...).

    Bild 138. Resultat av hämtning i läget Frihandsurval med nivånamn


  9. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs. Du behöver inte spara arket.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]