Användarhandboken för kalkylarkstillägget för Excel


Skapa flera arbetsark från data

Ett vanligt krav när det gäller budget- och planeringsprogram är att det ska gå att skicka arbetsark till olika avdelningar inom en organisation. När arbetsarken har distribuerats kan mottagarna granska innehållet, ändra det och skicka tillbaka uppdaterade ark till avsändaren. Med funktionen Skapa flera ark i Essbase kan du skapa flera arbetsarksfiler från en enda databasvy. Du kan ange på vilken detaljnivå arbetsarken ska replikeras och på så sätt anpassa informationen efter mottagarnas behov.

Databasen Sample Basic innehåller data om försålda dryckesprodukter för olika stater i USA. Anta till exempel att du vill att alla produktchefer ska hämta och ge synpunkter på ett budgetförslag och returnera eventuella ändringar till ekonomiavdelningen. Du måste skapa ett arbetsark för varje kombination av budget- och produktionsdata som ska distribueras till produktchefen för respektive produkt.

Så här skapar du arbetsarken:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \Essbase\client\sample öppnar du filen P&l.xls. Den här filen innehåller de data du behöver replikera för varje arbetsark.
  3. Välj Essbase - Hämta.

    Lägg märke till att hämtningen utförs med alternativet Använd alias, som redan är angivet för den här filen i dialogrutan Essbase - Alternativ. I det här exemplet ändras produktnamnet 200 till Root Beer, som är det tilldelade aliaset.

  4. Välj Central (i cell B1) och Root Beer (i cell B2) som de element som ska vara med på de arbetsark som skapas.
  5. Välj Essbase - Skapa flera ark.

    Dialogrutan Essbase - Alternativ för skapa flera ark visas.

  6. Klicka på fliken Information för Skapa flera ark.

    På fliken Information för Skapa flera ark finns en lista med element som du har markerat och alternativ för på vilken detaljnivå de markerade elementen ska hämtas till de duplicerade arbetsarken.

    Anm:
    Mer information om varje alternativ finns i onlinehjälpen till Essbase Kalkylarkstillägg.
  7. Välj Central i listrutan Element och välj Samma nivå i alternativgruppen Välj nivå för valt element.
  8. Välj Root Beer i listrutan Element och markera Nästa nivå (standard).

    Bild 162. Fliken Information för Skapa flera ark


    Den replikerade, eller duplicerade, kalkylarksrapporten innehåller nu data för element på samma nivå som Central (East, West och South) och för element på nivån nedanför Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla och Birch Beer).

  9. Klicka på fliken Målalternativ .
  10. I textfältet Målkatalog skriver du C:\temp som namn på den katalog där du vill att de duplicerade arken ska lagras.

    Du kan också klicka på Bläddra och välja en målkatalog i dialogrutan Bläddra.

  11. I alternativgruppen Måltyper väljer du Separata arbetsböcker (standardinställningen) så att separata Excel-filer skapas för varje arbetsark.

    Du kan också ange att bara ett arbetsbok ska skapas med separata arbetsark för varje rapport, eller så kan du skicka rapporterna till skrivaren.

  12. I alternativgruppen Filinformation klickar du på Skriv över befintliga filer (standardinställningen). Med det här alternativet anger du att arbetsark med samma filnamn ska skrivas över.

    Med Öppna skapade filer kan du ange att varje fil ska öppnas i Excel när den skapas.

    Varning:
    Beroende på antalet replikerade arbetsark som du vill skapa kan kommandot Skapa flera ark leda till att du skapar fler arbetsark än vad som får plats i datorns minne. Därför bör du inte använda alternativet Öppna skapade filer när du replikerar många arbetsark.

  13. I alternativgruppen Namninformation anger du BUD i textfältet Prefix.

    Bild 163. Fliken Målalternativ


    När du anger ett prefix eller suffix i alternativgruppen Namninformation kommer de arbetsarkfiler som genereras genom att du kör kommandot Skapa flera ark att namnges med det prefix eller suffix som du anger. Standardalternativet är att generera namn på arbetsark som är numrerade från 1 till n, där n är det totala antalet arbetsark som skapas. Syntaxen för filnamn är PrefixnSuffix.xls. Om du inte anger något prefix eller suffix skapas arbetsark med namnen 1.xls, 2.xls o s v. Om du skapar en gemensam arbetsbok används samma nomenklatur för arkflikarna i arbetsboken.

    Varning:
    Ange inte kombinationer av och suffix som leder till att det inte finns tillräckligt med tecken kvar till att bilda unika filnamn. Om ett tidigare använt filnamn används på nytt skrivs den tidigare filen med samma namn över och ersätts med den nya filen.

  14. Klicka på fliken Formateringsalternativ.
  15. Om du vill kopiera formateringen för källarken till varje arbetsark som du skapar flera ark av markerar du kryssrutan Kopiera formatering.
    Anm:
    När du väljer Kopiera formatering kopieras vara de visuella attribut som är angivna i Essbase och den cellformatering som du har angett med hjälp av arbetsarket. Formler, kolumnformatering, arbetsarksformatering och grafiska element kopieras inte.

    Ange ett sidhuvud- eller sidfotsnamn som ska användas för alla arbetsark i textrutorna Sidhuvud och Sidfot.

  16. I gruppen Arkformat markerar du kryssrutan Undertryck rader där värde saknas så att rader som bara innehåller värdet #Missing inte replikeras.
  17. I gruppen Innehållsförteckning markerar du kryssrutan Skapa innehållsförteckning så att en textfil skapas med alla replikerade arbetsark, vilket datum de skapades och elementinnehållet.

    Som standard får filen med innehållsförteckningen filtillägget .lst i Essbase.

    Bild 164. Fliken Formateringsalternativ


  18. Klicka på OK när du vill skapa arbetsarken.

    Arbetsarken skapas snabbt i Essbase (totalt nio arbetsark i det här exemplet). Varje arbetsark blir automatiskt sparat, stängt och registrerat i innehållsförteckningen när det skapas. Varje enskild fil sparas i den katalog du angav och ges något av namnen Bud1.xls till Bud9.xls. När åtgärden är slutförd returneras du till den ursprungliga arbetsarksvyn (d v s källfilen).

  19. Med hjälp av en textredigerare kan du sedan öppna innehållsförteckningen som finns i den målkatalog du har angett. Filen har namnet BUD0.LST och innehåller en lista över alla arbetsark som har skapats.

    Bild 165. Innehållsförteckningsfil för arbetsark som har skapats flera ark av


  20. Välj Arkiv - Stäng så att arbetsarket stängs.

    Du behöver inte spara arket.

Anm:
Du kan skapa flera arbetsarkfiler baserat på attributen för en produkt. Skriv attributens namn på översta raden i arbetsarket. Välj attributnamnen och välj Essbase - Skapa flera ark. Fortsätt enligt beskrivningen i ovanstående exempel.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]