OLAP Spreadsheet Add-in 使用手冊 (1-2-3 版)

從資料建立多重工作表

預算及規劃應用程式的一個常見要求,就是傳送工作表到組織內的各作業單位。 分送工作表之後,接收者就可檢視內容、執行修改,並將更新傳回給分送者。 透過 Hyperion Essbase「重疊顯示」特性,您可根據單一資料庫概略表來建立多重工作表檔案。 您可指定要抄寫工作表的詳細程度,以修飾資訊來符合每一位接受者的需求。

「基本範例」資料庫包含全美各州銷售的飲料產品資料。 例如,假設您規定所有產品經理必須複查並回應一個預算提議, 然後將變更的部份傳回到財務部門。 您必須為每一個預算及 P&L 資料的組合建立工作表, 以分送給負責個別產品的產品經理。

建立這一組工作表︰

  1. 選取「檔案 > 開啟」。
  2. \essbase\client\sample 目錄中,開啟 P&l.xls 檔案。 此檔案包含您必須為每一個工作表抄寫的資料。
  3. 選取「Essbase > 擷取」。

    注意,擷取動作採用使用別名選項,這已為此檔案設定於Essbase 選項對話框中。在本範例中,產品 200 變更為 Root Beer,此為預先指定的別名。

  4. 選取 Central (資料格 B1) 及 Root Beer (資料格 B2), 當做結果工作表中要代表的成員。
  5. 選取「Essbase > 重疊顯示」。

    Hyperion Essbase 顯示 Essbase 重疊顯示選項對話框。

  6. 按一下重疊顯示資訊欄標。

    重疊顯示資訊頁面包含您已選取的成員列示, 以及指定的選項,用來指定擷取已選取的成員到階式排列工作表的層次。
    註:每一個選項的其他資訊,請參閱 Hyperion Essbase Spreadsheet Add-in 線上說明。

  7. 成員列示框中選取 Central, 再於「選擇已選取成員的層次」選項群組中選取相同層次
  8. 成員列示框中選取 Root Beer, 然後選取下一層 (預設設定)。

    圖 163. 重疊顯示資訊欄標


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    抄寫或階式排列的試算表報告, 現在為相同層次的成員將資料提供為 Central (East、 West 及 South),以及 Root Beer (Old Fashioned、 Diet Root Beer、Sarsaparilla 及 Birch Beer) 以下層次的成員。

  9. 按一下目的地選項欄標。
  10. 目的地目錄文字框中, 輸入 C:\temp 做為您要儲存階式排列工作表的目錄名稱。

    您亦可按一下瀏覽, 從瀏覽對話框中選取目的地目錄。

  11. 在「目的地類型」選項群組中,選取個別工作簿 (預設設定), 為每一個階式排列工作表建立個別的 Lotus 1-2-3 檔案。

    您亦可指示 Hyperion Essbase 為每一個階式排列報告,只建立一個含有個別工作表的工作簿, 或傳送階式排列報告到印表機。

  12. 在「檔案資訊」選項群組中,按一下改寫現存的檔案 (預設設定)。 此選項指示 Hyperion Essbase 以相同檔名改寫任何階式排列工作表。

    您亦可選取「開啟已建立的檔案」, 在檔案建立時,開啟 Lotus1-2-3 中的每一個階式排列檔案。

    注意:
    根據您要建立的抄寫工作表數目, 「重疊顯示」指令可建立超過電腦記憶體所能儲存的工作表數量。 因此,當您抄寫大量工作表時,最好不要使用「開啟已建立的檔案」選項。

  13. 在「命名資訊」選項群組中,在字首文字框內輸入 BUD

    圖 164. 目的地選項欄標


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    當您在「命名資訊」選項群組中指定一個字首或字尾時, 執行「重疊顯示」指令所產生的工作表檔案,將以您指定的字首或字尾來命名。 預設值是建立從 1 至 n 編號的工作表名稱, 其中 n 是建立的工作表總數。 檔名的語法是 PrefixnSuffix.123。 如果您不指定字首或字尾,Hyperion Essbase 會建立工作表 、2.xls1.1232.123, 依此類推。 如果您建立單一工作簿,相同的命名慣例會應用在工作簿內的工作表欄標名稱上。

    注意:
    指定的字首及字尾組合不可造成 Hyperion Essbase 沒有可用的字元來建立唯一的檔名。 如果檔名重複,Hyperion Essbase 會以上一個階式排列工作表改寫重複的檔名。

  14. 按一下格式選項欄標。
  15. 若要將來源工作表的格式複製到每一個階式排列工作表, 請選取複製格式勾選框。
    註:複製格式只會複製使用 Hyperion Essbase 所設定的明示, 以及您利用工作表所設定的資料格格式。複製格式不會複製公式、直欄格式、工作表格式,或圖形。

    在「標頭」及「標底」文字框中, 指定要使用於所有階式排列工作表的標頭或標底名稱。

  16. 在「工作表格式」群組中, 選取隱藏無資料列勾選框,避免抄寫僅含 #Missing 值的橫列。
  17. 在「目錄」群組中,選取併入目錄勾選框來建立一個文字檔, 其中列示所有抄寫的工作表、其建檔日期,及其成員內容。

    Hyperion Essbase 預設會使用 .lst 副檔名來命名「目錄」檔。

    圖 165. 格式選項欄標


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  18. 按一下「確定」來建立階式排列工作表。

    Hyperion Essbase 快速地建立階式排列工作表 (本範例中共有九個工作表)。 每一個工作表建立時,就會自動儲存、關閉及記載於「目錄」內。 每一個個別檔案儲存於您指定的目錄中, 依次從 Bud1.xlsBud9.xls 來命名。 完成「重疊顯示」時,Hyperion Essbase 會傳回原始工作表檢視畫面 (亦即,來源檔)。

  19. 使用文字編輯應用程式,從您先前指定的目的地目錄中開啟「目錄」檔。 此檔案名為 BUD0.LST,其包含所有階式排列工作表的列示。

    圖 166. 階式排列工作表的目錄檔


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  20. 選取「檔案 > 關閉」以結束工作表。

    您不需要儲存工作表。
    註:您可根據產品的屬性來建立多重工作表檔案。 在工作表頂端橫列中鍵入屬性名稱。 選取屬性名稱,再選取「Essbase > 重疊顯示」。 依照上述範例的指示進行。


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