OLAP Användahandbok för kalkylarkstillägget i Excel

Skapa flera arbetsark från data

Ett vanligt krav när det gäller budget- och planeringsprogram är att det ska gå att skicka arbetsark till olika avdelningar inom en organisation. När arbetsarken har distribuerats kan mottagarna granska innehållet, ändra det och skicka tillbaka uppdaterade ark till avsändaren. Med hjälp av funktionen Skapa flera ark i Hyperion Essbase kan du skapa flera arbetsarkfiler som är baserade på en enda databasvy. Du kan ange på vilken detaljnivå arbetsarken ska replikeras och på så sätt anpassa informationen efter mottagarnas behov.

Databasen Sample Basic innehåller data om försålda dryckesprodukter för olika stater i USA. Anta till exempel att du vill att alla produktchefer ska hämta och ge synpunkter på ett budgetförslag och returnera eventuella ändringar till ekonomiavdelningen. Du måste skapa ett arbetsark för varje kombination av budget- och produktionsdata som ska distribueras till produktchefen för respektive produkt.

Så här skapar du arbetsarken:

  1. Välj Arkiv - Öppna.
  2. I katalogen \essbase\client\sample öppnar du filen P&l.xls. Den här filen innehåller de data du behöver replikera för varje arbetsark.
  3. Välj Essbase - Hämta.

    Lägg märke till att hämtningen utförs med alternativet Använd alias, som redan är angivet för den här filen i dialogrutan Essbase - Alternativ. I det här exemplet ändras produktnamnet 200 till Root Beer, som är det tilldelade aliaset.

  4. Välj Central (i cell B1) och Root Beer (i cell B2) som de element som ska vara med på de arbetsark som skapas.
  5. Välj Essbase - Skapa flera ark.

    Dialogrutan Essbase - Alternativ för Skapa flera ark visas.

  6. Klicka på fliken Information för Skapa flera ark.

    På fliken Information för Skapa flera ark finns en lista med element som du har markerat och alternativ för på vilken detaljnivå de markerade elementen ska hämtas till de duplicerade arbetsarken.
    Anm:Mer information om varje alternativ finns i onlinehjälpen till Kalkylarkstillägget för Hyperion Essbase.

  7. Välj Central i listrutan Element och markera Samma nivå i alternativgruppen Välj nivå för valt element.
  8. Välj Root Beer i listrutan Element och markera Nästa nivå (standard).

    Bild 164. Fliken Information för Skapa flera ark


    Figure Sdcasca1 not displayed.

    Den replikerade, eller duplicerade, kalkylarksrapporten innehåller nu data för element på samma nivå som Central (East, West och South) och för element på nivån nedanför Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla och Birch Beer).

  9. Klicka på fliken Målalternativ.
  10. I textfältet Målkatalog skriver du C:\temp som namn på den katalog där du vill att de duplicerade arken ska lagras.

    Du kan också klicka på Bläddra och välja en målkatalog i dialogrutan Bläddra.

  11. I alternativgruppen Måltyper väljer du Separata arbetsböcker (standard) så skapas separata Excel-filer för varje arbetsark som du har skapat flera ark av.

    Du kan också ange att Hyperion Essbase ska skapa endast en arbetsbok med separata arbetsark för varje rapport som du har skapat flera ark av, eller skicka de duplicerade rapporterna till skrivaren.

  12. I alternativgruppen Filinformation klickar du på Skriv över befintliga filer (standard). Med det här alternativet kommer Hyperion Essbase att skriva över eventuella duplicerade arbetsark som har samma filnamn.

    Du kan också välja Öppna skapade filer och öppna varje fil som du har skapat flera ark av i Excel när den har skapats.

    Varning:Beroende på antalet replikerade arbetsark som du vill skapa kan kommandot Skapa flera ark leda till att du skapar fler arbetsark än vad som får plats i datorns minne. Därför bör du inte använda alternativet Öppna skapade filer när du replikerar många arbetsark.

  13. I alternativgruppen Namninformation skriver du BUD i textfältet Prefix.

    Bild 165. Fliken Målalternativ


    Figure Sdcasca2 not displayed.

    När du anger ett prefix eller suffix i alternativgruppen Namninformation kommer de arbetsarkfiler som genereras genom att du kör kommandot Skapa flera ark att namnges med det prefix eller suffix som du anger. Som standard genereras arknamn som är numrerade från 1 till n, där n är det totala antalet ark som skapas. Syntaxen för filnamn är PrefixnSuffix.xls. Om du inte anger prefix eller suffix skapar Hyperion Essbase arbetsarken 1.xls, 2.xls, och så vidare. Om du skapar en gemensam arbetsbok används samma nomenklatur för arkflikarna i arbetsboken.

    Varning:Ange inte en kombination av prefix och suffix som består av så många tecken att unika filnamn inte kan skapas för alla ark. Om ett tidigare använt filnamn används på nytt skriver Hyperion Essbase över den tidigare filen med samma namn och ersätter den med den nya filen.

  14. Klicka på fliken Formateringsalternativ.
  15. Om du vill kopiera formateringen för källarken till varje arbetsark som du skapar flera ark av markerar du kryssrutan Kopiera formatering.
    Anm:När du väljer Kopiera formatering kopieras vara de visuella attribut som är angivna i Hyperion Essbase och den cellformatering som du har angett med hjälp av arbetsarket. Formler, kolumnformatering, arbetsarkformatering och grafiska element kopieras inte.

    I textfälten Sidhuvud och Sidfot anger du ett namn för sidhuvud eller sidfot som ska användas för alla duplicerade arbetsark.

  16. I gruppen Arkformat markerar du kryssrutan Undertryck rader där värde saknas så att rader som innehåller data där värde saknas inte replikeras.
  17. I gruppen Innehållsförteckning markerar du kryssrutan Ta med innehållsförteckning så skapas en textfil med en lista över alla replikerade arbetsark, vilket datum de har skapats och elementinnehållet.

    Som standard namnges innehållsförteckningsfilen med filtillägget .lst.

    Bild 166. Fliken Formateringsalternativ


    Figure Sdcasca3 not displayed.

  18. Klicka på OK om du vill skapa flera ark.

    Hyperion Essbase skapar snabbt flera ark (nio arbetsark i det här exemplet). Varje arbetsark blir automatiskt sparat, stängt och registrerat i innehållsförteckningen när det skapas. Varje enskild fil sparas i den katalog du har angett och får namnen Bud1.xls till Bud9.xls. När åtgärden är slutförd visas den ursprungliga vyn (källfilen).

  19. Med hjälp av en textredigerare kan du sedan öppna innehållsförteckningen som finns i den målkatalog du har angett. Filen har namnet BUD0.LST och innehåller en lista över alla arbetsark som har skapats.

    Bild 167. Innehållsförteckningsfil för arbetsark som har skapats flera ark av


    Figure Sscastoc not displayed.

  20. Välj Arkiv - Stäng när du vill stänga arbetsarket.

    Du behöver inte spara arket.
    Anm:Du kan skapa flera arbetsarkfiler baserat på attributen för en produkt. Skriv attributens namn på översta raden i arbetsarket. Markera attributens namn och välj Essbase - Skapa flera ark. Fortsätt enligt beskrivningen i ovanstående exempel.


[ Början av sidan | Föregående sida | Nästa sida | Innehåll | Index ]