OLAP Spreadsheet Add-in Brukerhåndbok for 1-2-3

Opprette flere regneark fra data

En av oppgavene som ofte blir utført med budsjetterings- og planleggingsapplikasjoner, er å sende regneark til ulike fagområder i en organisasjon. Når regnearkene er distribuert, kan mottakerne se gjennom innholdet, gjøre endringer og sende oppdateringer tilbake til distributøren. Ved hjelp av funksjonen Kaskade i Hyperion Essbase, kan du opprette flere regnearkfiler på grunnlag av ett enkelt databaseutsnitt. Du kan oppgi hvilket detaljnivå du ønsker å replikere regnearkene på, for å tilpasse informasjonen etter behovene til de enkelte mottakerne.

Databasen Sample Basic inneholder data for leskedrikkprodukter som selges i ulike stater i USA. Vi tar utgangspunkt i at alle produktsjefene skal se gjennom og svare på et budsjettforslag, og returnere endringene til økonomiavdelingen. Vi må derfor opprette et regneark for budsjett- og resultatdata som skal distribueres til produktsjefene for de enkelte produktene.

Slik oppretter du disse regnearkene:

  1. Velg Fil > Åpne.
  2. Fra katalogen \essbase\client\sample åpner du filen P&l.123. Denne filen inneholder dataene du må ha for å replikere for de enkelte regnearkene.
  3. Velg Essbase > Hent.

    Legg merke til at hentingen bruker alternativet Bruk tilnavn, som allerede er definert for denne filen i tilleggsvinduet Essbase Alternativer. I dette eksempelet blir produktet 200 endret til Root Beer, som er det forhåndsdefinerte tilnavnet.

  4. Velg Central (i celle B1) og Root Beer (i celle B2) som medlemmene som skal vises i de resulterende regnearkene.
  5. Velg Essbase > Kaskade.

    Hyperion Essbase viser tilleggsvinduet Essbase Kaskadealternativer.

  6. Klikk på flippen Kaskadeinformasjon.

    Siden Kaskadeinformasjon inneholder listen over medlemmer som du har valgt, og alternativer for å oppgi hvilket detaljnivå som skal brukes når de valgte medlemmene blir hentet inn i kaskadearkene.
    Merk:Du finner flere opplysninger om de enkelte alternativene i hjelpen på systemet for Hyperion Essbase Spreadsheet Add-in.

  7. Velg Central fra valglisten Medlem og velg Samme nivå i alternativgruppen Velg nivå for valgt medlem.
  8. Velg Root Beer fra valglisten Medlem og velg Neste nivå (standardinnstillingen).

    Figur 163. Flippen Kaskadeinformasjon


    Figure Sdcasca1 not displayed.

    De replikerte regnearkrapportene, eller kaskaderapportene, inneholder nå data for medlemmene på samme nivå som Central (East, West og South) og for medlemmer på nivået under Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla og Birch Beer).

  9. Klikk på flippen Målalternativer.
  10. Oppgi C:\temp i tekstfeltet Målkatalog som navn på katalogen der du vil lagre kaskadearkene.

    Du kan også klikke på Bla gjennom for å velge en målkatalog fra tilleggsvinduet Bla gjennom.

  11. Velg Separate arbeidsbøker (standardinnstillingen) i alternativgruppen Måltyper for å opprette separate Lotus 1-2-3-filer for hvert kaskadeark.

    Du kan også be Hyperion Essbase om å opprette en enkelt arbeidsbok med egne regneark for hver kaskaderapport, eller du kan sende kaskaderapportene til skriveren.

  12. Velg Overskriv eksisterende filer (standardinnstillingen) i alternativgruppen Filinformasjon. Dette alternativet ber Hyperion Essbase om å overskrive kaskadeark med samme filnavn.

    Du kan også velge Åpne opprettede filer for å åpne kaskadefilene i Lotus 1-2-3 når de blir opprettet.

    Advarsel:
    Det kan hende at valget Kaskade oppretter flere ark enn minnet til datamaskinen har kapasitet til å lagre. Dette avhenger av antallet replikerte ark du vil opprette. Derfor bør du ikke bruke alternativet Åpne opprettede filer hvis du replikerer et stort antall regneark.

  13. Oppgi BUD i tekstfeltet Prefiks i alternativgruppen Navninformasjon.

    Figur 164. Flippen Målalternativer


    Figure Sdcasca2 not displayed.

    Når du tildeler et prefiks eller suffiks i alternativgruppen Navninformasjon, får regnearkfilene som blir generert som et resultat av at du utfører valget Kaskade, navn med prefikset eller suffikset du oppgir. Standardverdien er at det blir opprettet regnearknavn som er nummerert fra 1 til n, der n er det totale antallet regneark som blir opprettet. Syntaksen for filnavnene er PrefixnSuffix.123. Hvis du ikke definerer et prefiks eller suffiks, oppretter Hyperion Essbase regnearkene 1.123, 2.123 og så videre. Hvis du bare oppretter en enkelt arbeidsbok, gjelder den samme navngivningsregelen for navnene på regnearkflippene i arbeidsboken.

    Advarsel:
    Pass på at du oppgir en kombinasjon av prefiks og suffiks som gir noen ledige tegn, slik at Hyperion Essbase kan opprette entydige filnavn. Hvis filnavn blir duplisert, overskriver Hyperion Essbase det dupliserte filnavnet med det siste kaskadearket.

  14. Klikk på flippen Formatalternativer.
  15. Hvis du skal kopiere formateringen av kilderegnearket til de enkelte kaskadearkene, merker du valgruten Kopier formatering.
    Merk:Hvis du merker alternativet Kopier formatering, kopieres bare blikkfangene du har definert ved hjelp av Hyperion Essbase, og celleformateringen du har definert ved hjelp av regnearket. Formler, kolonneformatering, arkformatering eller grafer blir ikke kopiert.

    I tekstfeltene Topptekst og Bunntekst kan du oppgi en topptekst eller bunntekst som skal brukes i alle kaskadearkene.

  16. Merk valgruten Utelat rader som mangler verdi i gruppen Arkformatering, slik at rader som bare inneholder #Missing-verdier, ikke blir replikert.
  17. Merk valgruten Ta med innholdsfortegnelse i gruppen Innholdsfortegnelse for å opprette en tekstfil som viser en liste over alle de replikerte regnearkene, opprettelsesdatoen og medlemsinnholdet.

    Standardverdien er at Hyperion Essbase gir innholdsfortegnelsen filtypen .lst.

    Figur 165. Flippen Formatalternativer


    Figure Sdcasca3 not displayed.

  18. Klikk på OK for å opprette kaskadearkene.

    Hyperion Essbase oppretter kaskadearkene raskt (ni regneark totalt i dette eksempelet). Når et regneark blir opprettet, blir det automatisk lagret, lukket og loggført i innholdsfortegnelsen. Hver enkelt fil blir lagret i katalogen du oppgav, og får navn fra Bud1.123 til Bud9.123. Når kaskadeoperasjonen er fullført, tar Hyperion Essbase deg tilbake til det opprinnelige regnearkutsnittet (det vil si kildefilen).

  19. Åpne innholdsfortegnelsefilen i målkatalogen du oppgav tidligere, i et tekstredigeringsprogram. Denne filen heter BUD0.LST og inneholder en liste over alle kaskadearkene.

    Figur 166. Innholdsfortegnelsefil for kaskadeark


    Figure Sscastoc not displayed.

  20. Velg Fil > Lukk for å lukke regnearket.

    Du behøver ikke å lagre regnearket.
    Merk:Du kan opprette flere regnearkfiler basert på attributtene til et produkt. Oppgi attributtnavnene i den øverste raden i regnearket. Velg attributtnavnene og velg Essbase > Kaskade. Fortsett slik eksempelet over beskriver.


[ Øverst på siden | Forrige side | Neste side | Innholdsfortegnelse | Stikkordregister ]