Guía del usuario de OLAP Spreadsheet Add-in para Excel

Creación de varias hojas de trabajo a partir de los datos

Un requisito frecuente de las aplicaciones relacionadas con presupuestos y planificaciones es el de enviar hojas de trabajo a varias áreas funcionales de una organización. Una vez distribuidas las hojas de trabajo, los destinatarios pueden revisar el contenido, efectuar modificaciones y devolver las actualizaciones al distribuidor. Utilizando la función En cascada de Hyperion Essbase, puede crear varios archivos de hoja de trabajo basados en una sola vista de base de datos. Puede especificar el nivel de detalle con el que desea reproducir las hojas de trabajo para adaptar la información a las necesidades de cada destinatario.

La base de datos Sample Basic contiene datos referentes a productos de bebida vendidos en diferentes estados de los Estados Unidos. Por ejemplo, suponga que desea que todos los gestores de productos revisen un presupuesto que se propone y emitan una respuesta para devolver los cambios al departamento de finanzas. Hay que crear una hoja de trabajo para cada combinación de datos de P&L y presupuesto a distribuir a los gestores de productos en relación con sus productos respectivos.

Para crear este conjunto de hojas de trabajo:

  1. Seleccione Archivo > Abrir.
  2. Desde el directorio \essbase\client\sample, abra el archivo P&l.xls. Este archivo contiene los datos que tiene que reproducir para cada hoja de trabajo.
  3. Seleccione Essbase > Recuperar.

    Tenga en cuenta que la recuperación utiliza la opción Usar alias, que ya se ha establecido para este archivo en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase. En este ejemplo, el producto 200 pasa a denominarse Root Beer, que es su alias preasignado.

  4. Seleccione Central (en la celda B1) y Root Beer (en la celda B2) como miembros a representar en las hojas de trabajo resultantes.
  5. Seleccione Essbase > En cascada.

    Hyperion Essbase visualiza el recuadro de diálogo Opciones de cascada de Essbase.

  6. Pulse la pestaña Información de vista en cascada.

    La página Información de vista en cascada contiene la lista de miembros que ha seleccionado y las opciones para especificar el nivel con el que se recuperarán los miembros seleccionados en las hojas de trabajo en cascada.
    Nota:Para obtener más información sobre cada opción, consulte la ayuda en línea de Hyperion Essbase Spreadsheet Add-in.

  7. Seleccione Central en el cuadro de lista Miembro y seleccione Mismo nivel en el grupo de opciones Elegir nivel para el miembro seleccionado.
  8. Seleccione Root Beer en el cuadro de lista Miembro y seleccione Nivel siguiente (el valor por omisión).

    Figura 164. Pestaña Información de vista en cascada


    Figure Sdcasca1 not displayed.

    Ahora los informes de hoja de cálculo reproducidos, o en cascada, proporcionan datos para los miembros del mismo nivel que Central (East, West y South) y para los miembros del nivel por debajo de Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla y Birch Beer).

  9. Pulse la pestaña Opciones de destino.
  10. En el cuadro de texto Directorio de destino, entre C:\temp como nombre del directorio donde desea almacenar las hojas de trabajo en cascada.

    También puede pulsar Examinar para seleccionar un directorio de destino en el recuadro de diálogo Examinar.

  11. En el grupo de opciones Tipos de destino, seleccione Libros separados (el valor por omisión) con el fin de crear archivos de Excel individuales para cada hoja de trabajo en cascada.

    También puede indicar a Hyperion Essbase que cree un solo libro con hojas de trabajo individuales para cada informe en cascada o bien puede enviar los informes en cascada a la impresora.

  12. Dentro del grupo de opciones Información de archivo, pulse en Grabar sobre archivos existentes (el valor por omisión). Esta opción indica a Hyperion Essbase que grabe sobre cualquier hoja de trabajo en cascada con el mismo nombre de archivo.

    También puede seleccionar Abrir archivos creados para abrir cada archivo en cascada en Excel cuando se crea.

    Precaución:
    Según el número de hojas de trabajo reproducidas que desee crear, es posible que la opción En cascada cree más hojas de trabajo de las que puedan almacenarse en la memoria del sistema. Por lo tanto, no debe utilizar la opción Abrir archivos creados cuando desee reproducir un gran número de hojas de trabajo.

  13. Dentro del grupo de opciones Información de nombre, entre BUD en el cuadro de texto Prefijo.

    Figura 165. Pestaña Opciones de destino


    Figure Sdcasca2 not displayed.

    Cuando asigna un prefijo o un sufijo en el grupo de opciones Información de nombre, los archivos de hoja de trabajo que se generan como resultado de ejecutar la opción En cascada reciben denominación con el prefijo o sufijo que ha especificado. El valor por omisión es generar nombres de hoja de trabajo numerados del 1 al n, donde n es el número total de hojas de trabajo creadas. La sintaxis de los nombres de archivo es PrefijonSufijo.xls. Si no especifica ni un prefijo ni un sufijo, Hyperion Essbase crea las hojas de trabajo 1.xls, 2.xls, etc. Si desea crear un solo libro, se utiliza el mismo convenio de denominación para los nombres de pestaña de hoja de trabajo del libro.

    Precaución:
    No especifique una combinación de prefijo y sufijo que no deje caracteres libres para que Hyperion Essbase cree nombres de archivo exclusivos. Si se duplican los nombres de archivo, Hyperion Essbase sobregraba el nombre de archivo duplicado con la última hoja de trabajo en cascada.

  14. Pulse la pestaña Opciones de formato.
  15. Para copiar el formato de la hoja de trabajo de origen en cada hoja de trabajo en cascada, seleccione el recuadro de selección Copiar formato.
    Nota:Copiar formato sólo copia las señales visuales establecidas utilizando Hyperion Essbase y el formato de celda establecido utilizando la hoja de trabajo. No copia las fórmulas, el formato de columna, el formato de hoja de trabajo ni los gráficos.

    En los cuadros de texto Cabecera y Pie, especifique un nombre de cabecera o de pie de página para utilizarlo en todas las hojas de trabajo en cascada.

  16. En el grupo Formato de hoja, seleccione el recuadro de selección Suprimir filas vacías para que no se reproduzcan las filas que sólo contienen valores #Missing.
  17. En el grupo Tabla de contenido, seleccione el recuadro de selección Incluir Tabla de contenido para crear un archivo de texto que liste todas las hojas de trabajo reproducidas, sus fechas de creación y el contenido de sus miembros.

    Por omisión, Hyperion Essbase denomina el archivo Tabla de contenido con la extensión .lst.

    Figura 166. Pestaña Opciones de formato


    Figure Sdcasca3 not displayed.

  18. Pulse Aceptar para crear las hojas de trabajo en cascada.

    Hyperion Essbase crea rápidamente las hojas de trabajo en cascada (en este ejemplo, nueve hojas de trabajo en total). Cuando se crea cada hoja de trabajo, automáticamente se guarda, se cierra y se anota cronológicamente en la Tabla de contenido. Los archivos individuales se guardan en el directorio que ha especificado, con nombres que van desde Bud1.xls hasta Bud9.xls. Cuando se ha completado En cascada, Hyperion Essbase le devuelve a la vista de hoja de trabajo original (es decir, el archivo de origen).

  19. Utilizando una aplicación de edición de textos, abra el archivo Tabla de contenido desde el directorio de destino que ha especificado anteriormente. Este archivo se denomina BUD0.LST y contiene una lista de todas las hojas de trabajo en cascada.

    Figura 167. Archivo Tabla de contenido relativo a hojas de trabajo en cascada


    Figure Sscastoc not displayed.

  20. Seleccione Archivo > Cerrar para cerrar la hoja de trabajo.

    No es necesario guardar la hoja de trabajo.
    Nota:Puede crear varios archivos de hoja de trabajo basados en los atributos de un producto. Escriba los nombres de atributo en la fila superior de la hoja de trabajo. Seleccione los nombres de atributo y elija Essbase > En cascada. Proceda tal como se ha descrito en el ejemplo anterior.


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