Guía del usuario de OLAP Spreadsheet Add-in para Excel

Cómo pivotar, retener y suprimir datos

Después de recuperar datos en la hoja de trabajo, es posible que desee manipular los datos de diversas maneras. Por ejemplo, es posible que desee trasladar filas y columnas a diferentes posiciones en la hoja de trabajo o bien que desee indicar a Hyperion Essbase que suprima o retenga datos específicos durante las recuperaciones de datos.

Para ayudarle a manipular los datos de la hoja de trabajo, este apartado le guía, paso a paso, por los procedimientos siguientes:

Cómo pivotar filas y columnas

Con la opción Pivotar, puede cambiar la orientación de los datos de la hoja de trabajo. Utilice la opción Pivotar para realizar cualquiera de las acciones siguientes:

Puede ejecutar la opción Pivotar de dos formas:

Para pivotar los datos de Year de un grupo de filas a un grupo de columnas:

  1. Para abrir una hoja de trabajo nueva, seleccione Archivo > Nuevo o pulse en el icono siguiente:
    Figure Sifile not displayed.
    Nota:Ya debe estar conectado con la base de datos Sample Basic. Si no lo está, siga los pasos del apartado Conexión con una base de datos.
  2. Seleccione Essbase > Recuperar.
  3. Efectúe sondeos descendentes (con una doble pulsación) en Measures y Product (en las celdas B1 y C1, respectivamente).
  4. Pulse y mantenga pulsada la tecla Alt y, en la celda E1, efectúe un sondeo descendente (con una doble pulsación) en Scenario.

    Figura 27. Vista anterior a la acción de pivotar


    Figure Sspivot1 not displayed.

  5. En la celda C3, seleccione Year y elija Essbase > Pivotar.

    Figura 28. Resultado de pivotar un grupo de filas a un grupo de columnas


    Figure Sspivot2 not displayed.

    Hyperion Essbase pivota la dimensión Year a un grupo de columnas situado junto a Market (sobre los miembros de Scenario).

  6. Como otro ejemplo, en la celda C2, seleccione Actual.
  7. Pulse el botón derecho del ratón y arrastre Actual hacia el producto 100, que está en la celda A3.

    Figura 29. Acción de pivotar un grupo de columnas a un grupo de filas


    Figure Sspivot3 not displayed.

    Nota:En el recuadro de etiquetas de miembros que se visualiza bajo el cursor durante la operación de pivote, aparecen los nombres de los miembros que se están pivotando. No obstante, la orientación del recuadro de etiquetas de miembros no determina la orientación del resultado del pivote. Hyperion Essbase determina la orientación de los datos según la ubicación de la celda de destino.

    Hyperion Essbase pivota los miembros de Scenario (Actual, Budget, Variance y Variance%) de un grupo de columnas a un grupo de filas que se visualiza a la izquierda de los miembros de Product.

    Figura 30. Resultado de pivotar un grupo de columnas a un grupo de filas


    Figure Sspivot4 not displayed.

Para transponer el orden de los grupos de filas:

  1. En la celda A2, seleccione Actual.
  2. Pulse el botón derecho del ratón y arrastre Actual hacia Profit (celda C2).

    Figura 31. Acción de pivotar el orden de los grupos de filas


    Figure Sspivot5 not displayed.

    El pivote cambia el orden de los grupos de filas.

    Figura 32. Resultado de pivotar el orden de los grupos de filas


    Figure Sspivot6 not displayed.

    En este ejemplo, tenga en cuenta que tanto la celda de origen como la celda de destino son miembros de fila. Siempre que la celda de origen y la celda de destino sean miembros de grupos de filas diferentes, Hyperion Essbase intercambiará los grupos de los miembros. Debe seleccionar una celda de destino que contenga un nombre de miembro para intercambiar miembros de fila. También podrá intercambiar miembros de columna si elige una celda de destino de otra columna que contenga un nombre de miembro.

Retención de un subconjunto de los datos

El mandato Mantener sólo seleccionados retiene únicamente las filas o columnas de los miembros seleccionados y elimina los otros datos de la vista de hoja de trabajo. Esta opción proporciona una manera eficaz de eliminar conjuntos de datos dimensionales sin tener que suprimir celdas individuales.

Para mantener únicamente los datos de Actual y Budget en la hoja de trabajo actual:

  1. En la celda C2, seleccione Actual y, en la celda C3, seleccione Budget.

    Figura 33. Selección de miembros para el mandato Mantener sólo seleccionados


    Figure Sskeep1 not displayed.

  2. Seleccione Essbase > Mantener sólo seleccionados.

    Hyperion Essbase elimina las filas de Variance, Variance% y Scenario de la hoja de trabajo y sólo retiene los datos de Actual y Budget.

    Figura 34. Resultado de la retención de un subconjunto de los datos (celdas adyacentes)


    Figure Sskeep2 not displayed.

    En ocasiones, los datos que desea eliminar de la hoja de trabajo no se encuentran en un rango de celdas adyacentes.

Para seleccionar y retener celdas no adyacentes:

  1. Pulse y mantenga pulsada la tecla Alt y, en la celda D1, amplíe el zoom (con una doble pulsación) para Year.
  2. Seleccione Qtr2 (en la celda E2).
  3. Pulse y mantenga pulsada la tecla Control y seleccione Qtr4 (en la celda G2).

    Figura 35. Selección de miembros no adyacentes para el mandato Mantener sólo seleccionados


    Figure Sskeep3 not displayed.

  4. Seleccione Essbase > Mantener sólo seleccionados.

    Hyperion Essbase sólo retiene datos de Qtr2 y Qtr4 y suprime los otros miembros de Year.

    Figura 36. Resultado de la retención de un subconjunto de los datos (celdas no adyacentes)


    Figure Sskeep4 not displayed.

Eliminación de un subconjunto de los datos

La opción Eliminar sólo seleccionados es la contrapartida de la opción Mantener sólo seleccionados. Con Eliminar sólo seleccionados, se pueden eliminar las filas o columnas de los miembros seleccionados y retener los otros datos de la vista de hoja de trabajo.

Para eliminar un subconjunto de los datos de la vista de hoja de trabajo actual:

  1. En la celda B7, seleccione Ratios.
  2. Pulse y mantenga pulsada la tecla Control y, en la celda B9, seleccione Measures.
  3. Seleccione Essbase > Eliminar sólo seleccionados.

    Hyperion Essbase elimina los datos para Ratios y Measures, pero retiene los datos para Profit e Inventory.

    Figura 37. Resultado de la eliminación de un subconjunto de los datos


    Figure Ssremov not displayed.

Navegación por la hoja de trabajo sin recuperar datos

Con la función Desplazarse sin datos, puede realizar operaciones de navegación, como, por ejemplo, pivotar, ampliar y reducir zoom, mantener sólo seleccionados y eliminar sólo seleccionados, sin recuperar datos en la hoja de trabajo.

Esta función es especialmente útil cuando se manejan miembros de cálculo dinámico, habitualmente especificados por el diseñador de aplicaciones. Activando Desplazarse sin datos, en efecto, se indica a Hyperion Essbase que no calcule valores dinámicamente (es decir, calcular la base de datos al recuperar) mientras se está creando el informe de hoja de cálculo. El cálculo dinámico se describe más detalladamente en el apartado Recuperación de miembros de cálculo dinámico.

Para navegar por la hoja de trabajo sin recuperar datos:

  1. Seleccione Essbase > Desplazarse sin datos.

    Hyperion Essbase visualiza una marca de selección junto al elemento de menú.
    Nota:También puede habilitar Desplazarse sin datos seleccionando la opción correspondiente en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase (pestaña Global) o pulsando el botón Desplazarse sin datos de la barra de herramientas de Essbase.

  2. Efectúe una doble pulsación del botón secundario del ratón en la celda D2 para realizar un sondeo ascendente en Qtr2.

    Hyperion Essbase muestra la dimensión Year contraída, pero detiene la recuperación de los datos que cambian como resultado del sondeo ascendente. Las celdas donde normalmente se visualizarían datos están en blanco.

    Figura 38. Resultado de Reducir zoom (opción Desplazarse sin datos habilitada)


    Figure Ssnavig1 not displayed.

  3. En la celda D2, efectúe un sondeo descendente (con una doble pulsación) en Year pulsando y manteniendo pulsada la tecla Alt.

    Hyperion Essbase efectúa un sondeo descendente sin recuperar datos.

  4. En la celda C3, seleccione Actual y elija Essbase > Pivotar.

    Hyperion Essbase ejecuta el pivote, pero no recupera datos.
    Nota:Se obtiene el mismo resultado al pivotar cualquier otro miembro de Scenario.

    Figura 39. Resultado de la acción de pivotar (opción Desplazarse sin datos habilitada)


    Figure Ssnavig2 not displayed.

  5. En la celda G1, pulse en el botón secundario del ratón sobre Market y arrastre Market hacia el producto 100 (celda A4).

    Hyperion Essbase ejecuta el pivote sin recuperar datos.

    Figura 40. Resultado de la acción de pivotar (opción Desplazarse sin datos habilitada)


    Figure Ssnavig3 not displayed.

    La navegación sin datos también funciona con los mandatos Mantener sólo seleccionados y Eliminar sólo seleccionados.

Para navegar sin datos cuando se utiliza el mandato Mantener sólo seleccionados o Eliminar sólo seleccionados:

  1. Seleccione Qtr1 (celda D2) y Qtr2 (celda E2) y elija Essbase > Mantener sólo seleccionados.

    Hyperion Essbase sólo retiene los miembros seleccionados, pero no recupera datos.

    Figura 41. Resultado de Mantener sólo seleccionados (opción Desplazarse sin datos habilitada)


    Figure Ssnavig4 not displayed.

  2. Seleccione los productos 300 (celda B7), 400 (celda B9) y Diet (celda B11) y elija Essbase > Eliminar sólo seleccionados.

    Hyperion Essbase ejecuta la opción Eliminar sólo seleccionados sin consultar la información de la base de datos en realidad.

    Figura 42. Resultado de Eliminar sólo seleccionados (opción Desplazarse sin datos habilitada)


    Figure Ssnavig5 not displayed.

Para desactivar Desplazarse sin datos cuando esté dispuesto a recuperar datos:

  1. Seleccione Essbase > Desplazarse sin datos.

    Hyperion Essbase elimina la marca de selección junto al elemento de menú.
    Nota:También puede inhabilitar Desplazarse sin datos deseleccionando la opción correspondiente en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase (pestaña Global) o pulsando el botón Desplazarse sin datos de la barra de herramientas de Essbase.

  2. En la celda A3, efectúe un sondeo descendente (con una doble pulsación) en Market.

    Hyperion Essbase efectúa una sondeo descendente en la dimensión Market y también recupera datos en la hoja de trabajo.

    Figura 43. Resultado de un sondeo descendente (opción Desplazarse sin datos inhabilitada)


    Figure Ssnavig6 not displayed.

    Nota:Si desea recuperar datos sin cambiar la vista de hoja de trabajo actual, también puede recuperar datos con sólo efectuar una doble pulsación en cualquier celda de datos o seleccionar Essbase > Recuperar (después de inhabilitar Desplazarse sin datos).

Supresión de los valores Missing, los valores de cero y los caracteres de subrayado

Pueden devolverse varios tipos de datos a una vista de hoja de trabajo:

Un valor vacío (missing) no es lo mismo que un valor de cero cargado en la base de datos Hyperion Essbase. Cuando no existen datos para una celda de datos en Hyperion Essbase, se devuelve el valor #Missing a la hoja de trabajo. Si cualquier celda de una fila contiene un valor, esta fila no se suprime en una recuperación.

Con Hyperion Essbase, puede impedir que los valores vacíos y los valores de cero se visualicen en la hoja de trabajo. Además, puede indicar a Hyperion Essbase que suprima los caracteres de subrayado que aparecen en algunos nombres de miembros.

Para impedir que las filas que contienen valores vacíos se visualicen en la hoja de trabajo:

  1. Efectúe una doble pulsación del botón secundario del ratón en la celda C3 para realizar un sondeo ascendente de Profit.
  2. Pivote Measures (en la celda C3) hacia Actual (en la celda D1).
  3. En la celda B4, efectúe un sondeo descendente (con una doble pulsación) en el producto 100.

    Observe que, en South, la fila del producto 100-30 contiene en su totalidad valores vacíos, que indican que este producto no se vende en la región South (Sur). Es posible que tenga que desplazarse hacia abajo en la hoja de trabajo para ver esta fila.

    Figura 44. Vista de hoja de trabajo en que se visualizan valores de datos Missing


    Figure Ssmiss1 not displayed.

  4. Seleccione Essbase > Opciones y elija la pestaña Visualizar.
  5. En el grupo de opciones Suprimir, pulse en el recuadro de selección Filas vacías y luego pulse en Aceptar.
    Nota:Las opciones Filas vacías y Filas cero de Suprimir no están disponibles cuando se ha seleccionado cualquiera de las opciones de Conservación de fórmulas en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase. Para obtener más información sobre Conservación de fórmulas, consulte el apartado Cómo conservar las fórmulas al recuperar datos.
  6. Seleccione Essbase > Recuperar para actualizar la hoja de trabajo.
    Nota:Después de cambiar una opción de hoja de trabajo en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase, debe efectuar una operación de recuperación o de sondeo para que el nuevo valor tenga efecto.

    Hyperion Essbase suprime el producto 100-30 del grupo de miembros de South.

    Figura 45. Resultado de la supresión de los valores de datos Missing


    Figure Ssmiss2 not displayed.

  7. Seleccione Archivo > Cerrar para cerrar la hoja de trabajo. No es necesario guardar la hoja de trabajo.
    Nota:Después de habilitar la función Filas vacías de Suprimir en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase, ningún valor vacío suprimido durante una recuperación de datos se recupera otra vez con sólo inhabilitar la función. Si inhabilita la función en el recuadro de diálogo Opciones de Essbase, se recuperarán los valores vacíos sólo a partir de entonces. Si se toma como ejemplo la tarea de guía de aprendizaje descrita anteriormente, Hyperion Essbase no podría ir hacia atrás y devolver los valores vacíos para el producto 100-30. Para devolver estos valores vacíos a la hoja de trabajo, inhabilite la función Filas vacías de Suprimir, efectúe un sondeo ascendente de un miembro de Product y luego efectúe de nuevo un sondeo descendente.

Asimismo, puede suprimir los ceros y los caracteres de subrayado siguiendo la descripción de la tarea anterior si pulsa en las opciones correspondientes del grupo de opciones Suprimir dentro del recuadro de diálogo Opciones de Essbase (pestaña Visualizar).

Además de suprimir valores y caracteres específicos durante la recuperación, Hyperion Essbase le permite definir una etiqueta para los valores vacíos (#Missing) o para los datos a los que no se tiene acceso (#NoAccess). Si define una etiqueta sustitutiva para estos valores, Hyperion Essbase visualizará las etiquetas sustitutivas en lugar de las etiquetas por omisión. Si desea obtener más información sobre cómo definir etiquetas sustitutivas para las etiquetas #Missing y #NoAccess, consulte la ayuda en línea de Hyperion Essbase Spreadsheet Add-in.


[ Principio de página | Página anterior | Página siguiente | Contenido | Índice ]