OLAP Spreadsheet Add-in Brugervejledning til 1-2-3

Opret flere arbejdsark fra data

Der skal ofte sendes arbejdsark til forskellige afdelinger i en organisation fra applikationer, der anvendes til planlægning og budgettering. Når arbejdsarkene er distribueret, kan modtagerne gennemse indholdet, foretage ændringer og sende opdateringer tilbage til afsenderen. Med funktionen Opret afledte ark i Essbase kan du oprette flere regnearksfiler på basis af en enkelt databasefremvisning. Du kan angive, på hvilket detailniveau arbejdsarkene skal replikeres, så dataene kan skræddersys til de enkelte modtageres behov.

Sample Basic-databasen indeholder data for drikkevarer, der sælges i forskellige stater over hele USA. Lad os som et eksempel antage, at du ønsker, at alle produktchefer skal gennemse og svare på et foreslået budget og sende eventuelle ændringer til økonomiafdelingen. Du skal derfor oprette regneark for alle kombinationer af budgetdata og P&L-data, som skal distribueres til produktcheferne for de respektive produkter.

Sådan oprettes sættet med arbejdsark:

  1. Vælg Filer > Åbn.
  2. Åbn filen P&l.xls i biblioteket \essbase\client\sample. Filen indeholder de data, du skal bruge for at replikere hvert ark.
  3. Vælg Essbase > Hent.

    Bemærk, at hentningen bruger parameteren Brug aliaser, som allerede er markeret i dialogboksen Tilpas Essbase for denne fil. I dette eksempel ændres 200 til Root Beer, som er et foruddefineret alias.

  4. Vælg Central (i celle B1) og Root Beer (i celle B2) som de elementer, der skal repræsenteres i de afledte arbejdsark.
  5. Vælg Essbase > Opret afledte ark.

    Funktionen åbner dialogboksen Tilpas afledte ark.

  6. Klik på siden Oplysninger om afledte ark.

    Siden Oplysninger om afledte ark indeholder en oversigt over de elementer, du har valgt, samt parametre til angivelse af det niveau, på hvilket de valgte elementer hentes ind i de afledte ark.
    Bemærk:Der er flere oplysninger om de enkelte indstillinger i onlinehjælpen til Hyperion Essbase Spreadsheet Add-in.

  7. Vælg Central i oversigten Element, og vælg Samme niveau under Vælg niveau for markeret element.
  8. Vælg Root Beer i oversigten Element, og vælg Næste niveau (standardindstillingen).

    Fig. 163. Oplysninger om afledte ark


    Figure Sdcasca1 not displayed.

    De replikerede eller afledte regnearksrapporter indeholder nu data for elementer på det samme niveau som Central (East, West og South) og for elementer på niveauet under Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla og Birch Beer).

  9. Vælg siden Destinationsvalg.
  10. Skriv C:\temp i feltet Destinationsbibliotek. De afledte ark placeres i dette bibliotek.

    Du kan også klikke på Gennemse for at vælge et destinationsbibliotek i dialogboksen Gennemse.

  11. Vælg Separate arbejdsbøger under Destinationstyper (standardindstillingen) for at oprette separate Lotus 1-2-3-filer for hvert afledt arbejdsark.

    Du kan også angive, at der kun skal oprettes én arbejdsbog med separate arbejdsark for hver afledt rapport, eller du kan sende de afledte rapporter til printeren

  12. Klik på Overskriv eksisterende filer under Filoplysninger (standardindstillingen). Denne parameter angiver, at Hyperion Essbase skal overskrive eventuelle afledte ark med samme filnavn.

    Du kan også vælge Åbn oprettede filer for at åbne en afledt fil i Lotus1-2-3, når den oprettes.

    Pas på!
    Der kan oprettes flere ark, end der er plads til i computerens hukommelse, hvis du opretter mange replikerede ark. Brug derfor ikke parameteren Åbn oprettede filer, når du replikerer et stort antal arbejdsark.

  13. Skriv BUD i feltet Præfiks under navngivning.

    Fig. 164. Destinationsvalg


    Figure Sdcasca2 not displayed.

    Når du angiver et præfiks eller suffiks under Navngivning, navngives de arbejdsarksfiler, der oprettes som et resultat af kommandoen Opret afledte ark, med det præfiks eller suffiks, du angiver. Som standard navngives arbejdsarkene med numre fra 1 til n, hvor n er det totale antal ark, der oprettes. Syntaksen for filnavnene er PrefixnSuffix.123. Hvis du ikke angiver et præfiks eller suffiks, opretter Hyperion Essbase arbejdsarkene , 2.xls1.123, 2.123 osv. Hvis du opretter en enkelt arbejdsbog, benyttes den samme navngivning for arbejdsarkenes sider i arbejdsbogen.

    Pas på!
    Angiv ikke en præfiks- eller suffikskombination, der er så lang, at der ikke er nok ledige tegn til, at Essbase kan oprette entydige filnavne. Hvis der oprettes filer med ens navne, overskrives filer med ens navne af det sidst afledte ark.

  14. Klik på siden Formatvalg.
  15. Markér afkrydsningsfeltet Kopiér format for at kopiere formatet i kilderegnearket til de afledte ark.
    Bemærk:Kopiér format kopierer kun de visuelle signaler, du angiver i Hyperion Essbase, samt det celleformat, du bruger i regnearket. Formler, kolonneformatering, arbejdsarkformatering og diagrammer kopieres ikke.

    I felterne Toptekst og Bundtekst kan du angive et toptekstnavn eller bundtekstnavn, der skal bruges på alle de afledte arbejdsark.

  16. Under Arkformat skal du markere afkrydsningsfeltet Vis ikke #Missing-rækker, så rækker, der kun indeholder #Missing-værdier, ikke replikeres.
  17. Markér afkrydsningsfeltet Inkludér indholdsfortegnelse under Indholdsfortegnelse for at oprette en tekstfil, der viser alle de replikerede ark, deres oprettelsesdato samt elementindhold.

    Som standard får filen med indholdsfortegnelsen filtypen .LST.

    Fig. 165. Formatvalg


    Figure Sdcasca3 not displayed.

  18. Klik på OK for at oprette de afledte arbejdsark.

    Hyperion Essbase opretter hurtigt de afledte ark (i dette tilfælde 9 ark). Når et arbejdsark er oprettet, bliver det automatisk gemt, lukket og registreret i indholdsfortegnelsen. De enkelte filer gemmes i det bibliotek, du har angivet, med navnene Bud1.xls til Bud9.xls. Når de afledte ark er oprettet, vender du tilbage til den oprindelige arbejdsarksfremvisning, hvilket vil sige kildefilen.

  19. Brug et tekstredigeringsprogram til at åbne filen med indholdsfortegnelsen i det bibliotek, du angav tidligere. Filen hedder BUD0.LST og indeholder en oversigt over alle de afledte ark.

    Fig. 166. Fil med indholdsfortegnelse til de afledte ark


    Figure Sscastoc not displayed.

  20. Vælg Filer > Luk for at lukke arbejdsarket.

    Det er ikke nødvendigt at gemme arbejdsarket.
    Bemærk:Du kan oprette flere arbejdsarkfiler, baseret på et produkts attributter. Skriv attributnavnet i øverste række i arbejdsarket. Vælg attributnavne og derefter Essbase > Opret afledte ark. Fortsæt som beskrevet i eksemplet ovenfor.


[ Øverst på siden | Forrige side | Næste side | Indholdsfortegnelse | Stikordsregister ]