OLAP Tabellenkalkulations-Add-In Benutzerhandbuch für Excel

Erstellen mehrerer Arbeitsblätter aus Daten

Eine häufige Anforderung bei Budgetierungs- und Planungsanwendungen besteht darin, Arbeitsblätter an verschiedene Funktionsbereiche in einer Organisation zu senden. Nachdem die Arbeitsblätter verteilt wurden, können die Empfänger den Inhalt prüfen, Änderungen vornehmen und Aktualisierungen an den Verteiler zurücksenden. Mit Hilfe der Funktion Hyperion Essbase-Kaskade können Sie mehrere Arbeitsblattdateien auf Basis einer einzigen Datenbanksicht erstellen. Sie können angeben, auf welcher Detaillierungsebene ein Arbeitsblatt repliziert werden soll, um die Informationen an die Bedürfnisse des jeweiligen Empfängers anzupassen.

Die Beispielbasisdatenbank enthält Daten für Getränke, die in verschiedenen Staaten der USA verkauft werden. Angenommen, Sie möchten, daß alle Produktverantwortlichen ein vorgeschlagenes Budget prüfen, dazu Stellung nehmen und ihre Änderungen an die Finanzabteilung zurücksenden. Wir müssen ein Arbeitsblatt für jede Kombination aus Budget- und P&L-Daten erstellen, das für die jeweiligen Produkte an die Produktverantwortlichen verteilt wird.

Gehen Sie wie folgt vor, um diese Gruppe von Arbeitsblättern zu erstellen:

  1. Wählen Sie Datei > Öffnen aus.
  2. Öffnen Sie im Verzeichnis \essbase\client\sample die Datei P&l.xls. Diese Datei enthält die Daten, die Sie für jedes Arbeitsblatt replizieren müssen.
  3. Wählen Sie Essbase > Abrufen aus.

    Beachten Sie, daß für die Abfrage die Option Aliasnamen verwenden verwendet wird, die für diese Datei bereits im Dialogfenster Essbase-Optionen festgelegt ist. In diesem Beispiel ändert sich Produkt 200 in Root Beer, den vorab zugeordneten Aliasnamen.

  4. Wählen Sie Central (in Zelle B1) und Root Beer (in Zelle B2) als Elemente aus, die in den erzeugten Arbeitsblättern dargestellt werden sollen.
  5. Wählen Sie Essbase > Kaskade aus.

    Hyperion Essbase zeigt das Dialogfenster Essbase-Kaskadierungsoptionen an.

  6. Klicken Sie die Seite Kaskadierungsinformationen an.

    Die Seite Kaskadierungsinformationen enthält die Liste der Elemente, die Sie ausgewählt haben, und die Optionen zum Angeben der Ebene, auf der die ausgewählten Elemente in die kaskadierten Arbeitsblätter abgerufen werden.
    Anmerkung:Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie in der Online-Hilfe zu Hyperion Essbase-Tabellenkalkulations-Add-In.

  7. Wählen Sie Central im Listenfenster Element aus, und wählen Sie Gleiche Ebene in der Optionsgruppe Ebene für markiertes Element wählen aus.
  8. Wählen Sie Root Beer im Listenfenster Element aus, und wählen Sie Nächste Ebene (die Standardeinstellung) aus.

    Abbildung 164. Seite "Kaskadierungsinformationen"

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    Die replizierten bzw. kaskadierten Arbeitsblattberichte enthalten jetzt Daten für Elemente auf der gleichen Ebene wie Central (East, West und South) und für Elemente auf der Ebene unter Root Beer (Old Fashioned, Diet Root Beer, Sarsaparilla und Birch Beer).

  9. Klicken Sie die Seite Zieloptionen an.
  10. Geben Sie in das Textfenster Zielverzeichnis C:\temp als Name des Verzeichnisses ein, in dem die kaskadierten Arbeitsblätter gespeichert werden sollen.

    Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um ein Zielverzeichnis im Dialogfenster Durchsuchen auszuwählen.

  11. Wählen Sie Separate Arbeitsmappen (die Standardeinstellung) in der Optionsgruppe Zieltypen aus, um separate Excel-Dateien für jedes kaskadierte Arbeitsblatt zu erstellen.

    Sie können Hyperion Essbase auch anweisen, nur eine Arbeitsmappe mit separaten Arbeitsblättern für jeden kaskadierten Bericht zu erstellen, oder Sie können die kaskadierten Berichte an den Drucker senden.

  12. Klicken Sie Vorhandene Dateien überschreiben (die Standardeinstellung) in der Optionsgruppe Dateiinformationen an. Diese Option weist Hyperion Essbase an, kaskadierte Arbeitsblätter mit dem gleichen Dateinamen zu überschreiben.

    Sie können auch Erstellte Dateien öffnen auswählen, um jede kaskadierte Datei beim Erstellen in Excel zu öffnen.

    Achtung:
    Je nachdem, wie viele replizierte Arbeitsblätter Sie erstellen möchten, können vom Befehl "Kaskade" mehr Arbeitsblätter erstellt werden, als im Speicher Ihres Computers gespeichert werden können. Daher sollte die Option "Erstellte Dateien öffnen" nicht verwendet werden, wenn Sie eine große Anzahl von Arbeitsblättern replizieren.

  13. Geben Sie in der Optionsgruppe Benennungsinformationen BUD in das Textfenster Präfix ein.

    Abbildung 165. Seite "Zieloptionen"

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    Wenn Sie in der Optionsgruppe Benennungsinformationen ein Präfix oder Suffix zuordnen, werden die Arbeitsblattdateien, die durch Ausführen des Befehls Kaskade generiert werden, anhand des von Ihnen angegebenen Präfixes oder Suffixes benannt. In der Standardeinstellung werden Arbeitsblattnamen generiert, die von 1 bis n numeriert werden, wobei n die Gesamtzahl der erstellten Arbeitsblätter ist. Die Syntax für die Dateinamen ist PräfixnSuffix.xls. Wenn Sie kein Präfix oder Suffix angeben, erstellt Hyperion Essbase die Arbeitsblätter 1.xls, 2.xls und so weiter. Wenn Sie eine einzelne Arbeitsmappe erstellen, wird die gleiche Namenskonvention für die Arbeitsblattseitennamen innerhalb der Arbeitsmappe verwendet.

    Achtung:
    Geben Sie keine Präfix- und Suffixkombination an, die für Hyperion Essbase keine Zeichen zum Erstellen eindeutiger Dateinamen übrig läßt. Wenn Dateinamen doppelt sind, überschreibt Hyperion Essbase den doppelten Dateinamen durch das letzte kaskadierte Arbeitsblatt.

  14. Klicken Sie die Seite Formatoptionen an.
  15. Wählen Sie das Markierungsfeld Formatierung kopieren aus, um die Formatierung des Quellenarbeitsblatts in jedes kaskadierte Arbeitsblatt zu kopieren.
    Anmerkung:Beim Kopieren der Formatierung werden nur die Formatvorlagen kopiert, die in Hyperion Essbase festgelegt wurden, sowie die Zellenformatierung, die Sie im Arbeitsblatt festgelegt haben. Nicht kopiert werden Formeln, die Spaltenformatierung, die Arbeitsblattformatierung oder Diagramme.

    Geben Sie in die Textfelder Kopfzeile oder Fußzeile einen Kopfzeilen- oder Fußzeilennamen ein, der für alle kaskadierten Arbeitsblätter verwendet werden soll.

  16. Wählen Sie in der Gruppe Blattformatierung das Markierungsfeld Fehlende Zeilen unterdrücken aus, damit Zeilen, die nur #Missing-Werte enthalten, nicht repliziert werden.
  17. Wählen Sie in der Gruppe Inhaltsverzeichnis das Markierungsfeld Inhaltsverzeichnis einschließen aus, um eine Textdatei zu erstellen, in der alle replizierten Arbeitsblätter, ihr Erstellungsdatum und ihr Elementinhalt aufgelistet sind.

    In der Standardeinstellung benennt Hyperion Essbase die Inhaltsverzeichnisdatei mit der Erweiterung .lst.

    Abbildung 166. Seite "Formatoptionen"

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  18. Klicken Sie OK an, um die kaskadierten Arbeitsblätter zu erstellen.

    Hyperion Essbase erstellt rasch die kaskadierten Arbeitsblätter (in diesem Beispiel insgesamt neun). Jedes Arbeitsblatt wird beim Erstellen automatisch gespeichert, geschlossen und im Inhaltsverzeichnis protokolliert. Jede einzelne Datei wird in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis mit den Namen Bud1.xls bis Bud9.xls gespeichert. Wenn die Kaskadierung abgeschlossen ist, kehren Sie in Hyperion Essbase zur ursprünglichen Arbeitsblattsicht (d. h. der Quellendatei) zurück.

  19. Öffnen Sie mit einem Texteditor die Inhaltsverzeichnisdatei in dem Zielverzeichnis, das Sie vorhin angegeben haben. Diese Datei hat den Namen BUD0.LST, und sie enthält eine Liste aller kaskadierten Arbeitsblätter.

    Abbildung 167. Inhaltsverzeichnisdatei für kaskadierte Arbeitsblätter

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  20. Wählen Sie Datei > Schließen aus, um das Arbeitsblatt zu schließen.

    Sie müssen das Arbeitsblatt nicht speichern.
    Anmerkung:Sie können mehrere Arbeitsblattdateien auf Basis der Attribute eines Produkts erstellen. Geben Sie die Attributnamen in der obersten Zeile des Arbeitsblatts ein. Wählen Sie die Attributnamen und dann Essbase > Kaskade aus. Gehen Sie wie im obigen Beispiel beschrieben vor.


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