Quando criar um relatório e pré-visualizar os dados, este apresenta os dados de acordo com a ordem em que foram devolvidos pela origem de dados. A ordem varia de acordo com a forma como os dados foram introduzidos na origem de dados e como foram reunidas as tabelas na consulta.
Na maioria dos casos, irá pretender alterar a ordem em que os dados aparecem num relatório. Uma lista telefónica de clientes, por exemplo, é mais fácil de utilizar se estiver ordenada alfabeticamente. Um relatório de vendas é mais útil caso apresente os números das vendas do
mais alto para o mais baixo ou o contrário, caso pretenda visualizar os melhores ou os piores desempenhos.