Første gang du oppretter en rapport og forhåndsviser dataene, viser rapporten dataene i samme rekkefølge som datakilden returnerer dem. Rekkefølgen varierer, avhengig av hvordan dataene ble oppgitt i datakilden, og hvordan du har sammenføyd tabeller i spørringen.
I de fleste tilfeller ønsker du å endre rekkefølgen for visning av data i en rapport. Det er for eksempel enklere å bruke en kundetelefonliste hvis den er i alfabetisk rekkefølge. En salgsrapport er nyttigere hvis den presenterer salgstall fra høyest til lavest, eller motsatt, avhengig av om fokus er på de beste eller dårligste selgerne.