A jelentés első létrehozásakor és az adatok előnézetének megtekintésekor a jelentés az adatokat abban a sorrendben jeleníti meg, ahogyan az adatforrás visszaadja azokat. Ez a sorrend az adatok adatforrásba töltésétől, illetve az adatbázistáblák lekérdezésbeli összekapcsolásától függően változó lehet.
Legtöbb esetben módosítani kell az adatok megjelenési sorrendjét a
jelentésben. Egy vásárlói telefonszámokat tartalmazó listát például
könnyebb használni, ha ábécérendben van. Az értékesítési jelentés jobban használható az értékesítési eredményeket csökkenő sorrendben vagy fordítva jeleníti meg, attól függően, hogy a fókusz a magas vagy az alacsony teljesítményen van-e.