Po utworzeniu raportu i wyświetleniu podglądu danych raport przedstawia dane w kolejności, w jakiej zostały zwrócone przez źródło danych. Kolejność ta może być różna w zależności od kolejności wprowadzania danych w źródle danych i sposobu łączenia tabel w zapytaniu.
W większości przypadków wskazana jest zmiana kolejności wyświetlania danych w raporcie. Na przykład korzystanie z listy numerów telefonów klientów będzie znacznie łatwiejsze, jeśli zostanie ona ułożona w kolejności alfabetycznej. Z kolei raport sprzedaży będzie bardziej czytelny, jeśli będzie posortowany według wyników sprzedaży — zależnie od przeznaczenia raportu na początku mogą być widoczne wartości najwyższe lub najniższe.